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CREACIÓN DE UNA HERRAMIENTA QUE IDENTIFIQUE LAS NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN EN EL ÁREA ORGANIZACIONAL
Realizado por:
CLAUDIA LIZETTE MANRIQUE SALGUERO
ID: 377172
TANIA VANESSA LÓPEZ SUA
ID:358638
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
PSICOLOGÍA
BOGOTA D.C
2018
C a p a c i t a c i ó n | 2
CREACIÓN DE UNA HERRAMIENTA QUE IDENTIFIQUE LAS NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN EN EL ÁREA ORGANIZACIONAL
Realizado por:
CLAUDIA LIZETTE MANRIQUE SALGUERO
TANIA VANESSA LÓPEZ SUA
Asesora:
CLAUDIA YANIRA HERNÁNDEZ VILLAMIZAR
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS
PSICOLOGÍA
BOGOTA D.C
2018
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TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN……………………………………………………………………………4
JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………… 5
MARCO TEÓRICO…………………………………………………………………. 7
DESCRIPCIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………………………12
OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………...13
OBJETIVOS ESPECÍFICOS……………………………………………………… 13
METODOLOGÍA……………………………………………………………………. 14
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO…………………………………………………...17
RESULTADOS………………………………………………………………………18
CONCLUSIONES……………………………………………………………………19
LIMITACIONES……………………………………………………………………...19
FUTURAS DIRECCIONES…………………………………………………………19
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS……………………………………………….20
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RESUMEN
La presente investigación se realiza con el propósito de crear una herramienta
que contribuya con la identificación, descripción, detección y recopilación de las
necesidades de capacitación en las organizaciones para establecer planes de mejora,
dentro de ellas. Aumentado su desempeño, conocimiento, competencias, habilidades,
motivación, cooperación por los colaboradores y la misma organización, a su vez el
rendimiento y cumplimiento de los objetivos; siendo una herramienta y oportunidad
que facilita nuevos aprendizajes y crecimiento a nivel social, personal, ambiental,
laboral y de formación. Por ello se construye una encuesta, que dé cuenta y sea un
diagnostico preliminar de las necesidades de capacitación dentro de la organización.
Palabras clave: Capacitación, necesidades, instrumento.
ABSTRACT
The present investigacion is carried out the purpose of creating a tool that
contributes in the identification, description, detection and collection of training needs
in organizations to establish improvement plans, within them. Icreased performance,
Knowledge, skills, motivation, cooperation by employees and the same organization,
in turn the performance and compliance with the objectives; being a tool and
opportunity thar facilitates new learning and growth at a social, personal,
environmental, labor and trining level. For this reason, a survey is created, which gives
an account and is a preliminary diagnosis of the training needs within the organization.
Keywords: Training, needs, intrument.
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JUSTIFICACIÓN
En la actualidad las empresas buscan cada vez más el crecimiento profesional
y laboral de sus colaboradores, con el fin de aumentar su desempeño y conocimiento
dentro de la organización. Así como lo afirman Bermúdez, L (2015) “estos procesos
tales como reclutamiento, selección, contratación y capacitación de nuevos
empleados, se han convertido en tareas críticas que debe conocer y desempeñar,
dado que la correcta aplicación de estos ayudará a las organizaciones a reducir
efectos y costos”; es decir: un ejemplo de ello es la continua rotación del personal.
Además, se ha demostrado que las organizaciones piensan en el bienestar y el
continuo aprendizaje de los empleados, donde tienen en cuenta el recurso humano;
un ejemplo de esto es (Google) una organización destaca dentro de la nominación
“Great Place to Work”.
Incluso afirma, Chiavenato (2009) que “capacitación y desarrollo son el centro
de un esfuerzo continuo, diseñado para mejorar las capacidades de los empleados y
el desempeño organizacional” teniendo en cuenta lo anterior, el área de capacitación
está diseñada y pensada para mejorar no solo el rendimiento de los empleados, sino
también brindarles las herramientas y las oportunidades de creer en desarrollo he
intelecto acerca de los procesos que se realizan en la empresa u organización
Por otro lado, se puede identificar que aún existen entidades que no cuentan
con programas adecuados que brinden un clima laboral confortable y la obtención
necesaria de nuevos aprendizajes que faciliten el crecimiento social, personal,
ambiental, laboral y de formación como se puede evidenciar dentro de las áreas de
bienestar y capacitación, todo esto se presenta ya que las empresas piensan más en
los gastos que la formación de esta área podría generar y no en el bienestar y
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desarrollo que podría crear en cada uno de los empleados y en el crecimiento de la
organización.
Por otra parte, esta investigación es de utilidad metodológica dado que puede
contribuir a crear un nuevo instrumento para la recolección o análisis, es decir; se
crea un instrumento en este caso una encuesta que permita identificar, describir,
detectar y recopilar las necesidades de capacitación para una empresa, así mismo,
dado el análisis correspondiente, se puede disponer de la necesidad que se requiere
capacitar y esto hace que aumente el desempeño, productividad o servicio, las
habilidades, competencias, a su vez el rendimiento y cumplimiento de los objetivos;
siendo una herramienta que facilita nuevos aprendizajes y transformaciones a nivel
social, personal, ambiental, laboral y de formación. Por ello se crea una encuesta,
que permita hacer un diagnóstico preliminar de las necesidades de capacitación
dentro de la organización.
De igual modo, es necesario destacar que si no se identifican este tipo de
necesidades a capacitar la organización se va a ver afectada dado que, se le
imposibilitara cumplir las metas y objetivos propuestos, la organización estará
desactualizada y no en un constante aprendizaje o mejoramiento continuo, y por otra
parte no habrá un crecimiento profesional y laboral, alta rotación, baja motivación
dado que el recurso humano es de gran relevancia para que una organización tenga
buen clima laboral, cultura organizacional, desempeño y cumplimiento de los objetivos
y metas de la organización, permitiendo que los clientes tengan admiración por la
misma.
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MARCO TEÓRICO
En primer lugar, Chiavenato (2009) señala que, “la capacitación constituye el
núcleo de un esfuerzo continuo, diseñado para mejorar las competencias de las
personas y, en consecuencia, el desempeño de la organización. Se trata de uno de
los procesos más importantes de la administración de los recursos humanos”. (p.377).
a su vez Ávalos, A & Murillo ,V (2013), define la capacitación “ en aquellas actividades
diseñadas para brindar a los aprendices los conocimientos y habilidades necesarias
para desempeñar en sus trabajos actuales”, es decir la capacitación tiene una función
muy importante en la administración de la gestión del talento humano, donde tiene
actividades, temáticas, programas para el desarrollo y crecimiento del colaborador
como de la organización misma; asimismo, es un proceso que facilita el aprendizaje
continuo en conocimiento y habilidad.
Por otro lado, cabe destacar que la capacitación se está convirtiendo con el
paso del tiempo en uno de los procesos más significativos e indispensables como lo
afirma Ryan (2010) citado por Orozco, F (2017), para que una organización pueda:
Atraer a nuevos empleados
Desarrollar las habilidades / capacidades de los empleados y de la
organización misma.
Comprometer activamente a los empleados con la organización.
Generar cooperación y colaboración.
Crear y/o fortalecer la cultura de la organización.
Facilitar la innovación
Sumando, esta necesidad que surge de capacitar es dado a que en la
organización u empresa requiere que la función que está desempeñando el
empleador o la tarea sea de una calidad óptima, por lo que sí, se necesita de ciertos
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saberes ya sean conocimientos, habilidades o actitudes; requeridos para la ejecución
de esta, lo pueda obtener los resultados deseados. Por ello es de gran relevancia
destacar los tipos de necesidades donde puede surgir según IPAP (2016);
Discrepancia: ya existen y se han dado al desempeño insatisfactoria,
por lo que carece (conocimientos, habilidades, actitudes)
Cambio: Sucederán en el futuro, porque se modifica el modo de hacer
algo.
Incorporación: Surgen como consecuencia, de tareas que actualmente
no se están desempeñando y generan nuevos aprendizajes.
Ahora bien, estos tipos de necesidades constan de criterios según la organización
que lo requiera encaminado a sus objetivos, principios y recursos organizacionales,
por lo que pueden intervenir todos los actores que tengan la necesidad de capacitarse
o de crea un área de capacitación, de todas formas, es necesario efectuar una
detección según se ajuste a la necesidad que requiera tal organización por ello indica
la IPAP & Orozco, F. A. dan un análisis de instrumentos que se pueden utilizar para
la detección y puede ser guía de necesidades de la capacitación.
Observación del trabajo a desempeñar los actores de la compañía, y
el rendimiento de este
Cuestionario: Para evaluar aspectos dentro de la compañía y de los
mismo trabajadores y de funciones a cargo.
Análisis de puestos: El perfil del puesto posibilita identificar vacíos en
conocimientos o mejoras en habilidades para su cargo y aprender que
requiere en actualización de acuerdo con la necesidad de su puesto.
Entrevista, consulta a público interno / externo, reuniones,
informes, evaluación de desempeño.
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Sin embargo, no solo basta aplicar aquellos instrumentos que facilitan la
detección de esta, además se deben de identificar y analizar a modo anterior y
posterior de la aplicación; actualizaciones, cambios, incorporación de nuevas
tecnologías, expansión de nuevos servicios / productos dentro de la compañía;
adicional a esto también a partir de accidentes, errores pueden generar una
necesidad de acabar con el problema y adquirir formación y capacitación pertinente.
De igual forma, se expone de acuerdo con Oliver J citado por Orozco, F. A.
(2017). el diagnóstico de necesidades es un proceso que se realiza con el fin de
conocer las necesidades reales, comparando el desempeño actual con el esperado,
para que la capacitación propuesta tenga validez suficiente y se de forma efectiva en
crecimiento y desarrollo a sus labores, afirma que se debe realizar estas etapas;
Análisis de la organización: Por medio de la observación, se da un
análisis de estrategias y recursos, para definir quién necesita
capacitación.
Análisis de tareas: Proceso que determina el contenido que debe tener
el programa de capacitación, basó en el análisis y resultados del estudio
de funciones específicas y generales, tareas a desempeñar.
Evaluación de competencias: Es el análisis de habilidades y
conocimientos necesarios para puestos con toma de decisiones y de
conocimientos específicos.
Análisis de personas: Determinar si requieren dicha capacitación,
basado en la evaluación de desempeño.
Ahora bien, dichas etapas facilitan el proceso para llegar a un diagnóstico de
la necesidad misma de capacitar y medir lo real con lo esperado y crear así mismo
programa adaptados según la organización misma. Abordado desde un análisis
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situacional y de la detección de necesidades; desarrollado y basado en un estudio
sobre la problemática identificada, donde abarque cada nivel ocupacional, laboral, a
su vez, permita desarrollar proyectos, planes, programas; Sin embargo, se debe tener
en cuenta los objetivos, metas, políticas, recursos, que faciliten o determinen para la
adecuada preparación integral.
Además, expone Orozco, F. A. (2017) que se puede obtener bajo el
cumplimiento de los siguientes objetivos;
Determinar si las dificultades se localizan en los trabajadores o en la
organización, con el propósito de identificar al personal que requiere
capacitación.
Identificar las áreas prioritarias de atención.
Reconocer en el personal las carencias de conocimiento y habilidades,
o bien la falta de un reforzamiento de sus actitudes, que repercuten en
el desempeño laboral.
Definir necesidades de capacitación, tanto presentes, como futuras,
estas últimas atendiendo posibles cambios en la empresa.
De este modo la organización va a obtener información precisa con un
diagnóstico claro de las necesidades que se necesitan capacitar, y para quien
debe ser dirigida que le permitan poner tener un plan de desarrollo por
prioridades.
Por lo tanto, el plan o programa de capacitación a desarrollar requiere
de un recurso es decir de un presupuesto, pero también va a satisfacer la
necesidad que requiere. Por lo que debe tener claro los objetivos, el número
de población que va a tener a oportunidad y la metodología misma. Es decir,
se puede operar de forma individual, grupal, o a distancia; el modo se puede
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realizar a través de un seminario, conferencia, taller, curso y finalmente se
requiere de un seguimiento para dar cuenta del cumplimento de los objetivos.
A su vez, lo afirma Carlos R, (2016), el proceso elemental de la
capacitación como se dice anteriormente está dado según el autor por cuatro
fases, a saber: El diagnóstico de necesidades, el diseño de planes y
programas, la implantación de las acciones de aprendizaje y la evaluación
integral del proceso; facilita una mejor detección y gestión efectiva para la
organización misma. Asimismo, Ana O (2017), los participantes de la
capacitación detectada generan impacto, es decir tendrán ciertos beneficios
tales, como información fidedigna respecto a las competencias actuales según
su cargo, y el desarrollo de capacitaciones que inciden directamente en la
satisfacción de los clientes, por lo que el resultado y las metas a realizar se
harán superiores y aportara al impacto del programa de capacitación.
Finalmente, lo demuestra la MINTIC (2017) “Para poder diseñar el plan
apropiadamente, deben identificarse las necesidades dentro de la
organización, el resultado de identificar estas necesidades es la justificación
que se tendrá para implementar el plan. Igualmente se presentan diferentes
métodos para identificas las necesidades o mejoras, es de gran relevancia
implementar diferentes métodos que permitan generar indicadores de gestión,
mejoras en el desempeño y en el resultado, meta u objetivo propuesto por la
organización alcanzando la visión, valores, cultura en la organización.
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DESCRIPCIÓN Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Ante todo, esta investigación está dirigida al contexto organizacional; dado que,
en las organizaciones al tener bajo desempeño, la alta rotación, pocas
habilidades/competencias, el mal estado del producto o servicio, que se puede
encontrar en una organización; se pretende crear un instrumento que contribuya en
la identificación, descripción, detección y recopilación de las necesidades de
capacitación dentro de las empresas y organizaciones con el fin de establecer planes
de mejora. Por el contrario, si no se busca una estrategia, herramienta o instrumento
que sea una guía del diagnostico para detectar la capacitación que requiere la
organización o los colaboradores; lo que va a generar es que el colaborador este
desactualizado y no este en un aprendizaje continuo, asimismo, que tenga una
capacitación innecesaria para su puesto de trabajo, incluso que la misma
organización y actores que la componen no cumplan con los objetivos o metas
propuestas.
¿Qué herramienta identifica las necesidades de capacitación en las organizaciones?
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OBJETIVO GENERAL:
❖ Proporcionar una herramienta que facilite la detección de la necesidad del área
de capacitación dentro de una organización.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
❖ Identificar las necesidades de capacitación dentro de empresas u
organizaciones.
❖ Crear una herramienta que permite denotar la necesidad del área de
capacitación.
❖ Comparar las consecuencias favorables y desfavorables que se puedan
encontrar con la aplicación de esta herramienta.
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METODOLOGÍA
Esta investigación es de utilidad metodológica dado que puede contribuir a la
creación un nuevo instrumento para la recolección o análisis de información, es decir;
se crea un instrumento en este caso una encuesta que permita identificar, describir,
detectar y recopilar las necesidades de capacitación para una empresa. A su vez, se
construye esta investigación desde una metodología de investigación Cualitativa
según Sampieri, R (2014) un enfoque Cualitativo; “Utiliza la recolección y análisis de
los datos para afinar las preguntas de investigación o revelar nuevas interrogantes en
el proceso de interpretación” es decir, desde un enfoque cualitativo se pueden
desarrollar preguntas e hipótesis antes, durante o después de la recolección y el
análisis de los datos esto hace que pueda ser un diagnostico preliminar para
determinar las necesidades que se puedan presentar para capacitar, a través, de este
caso de una encuesta abordada según eventos, situaciones que pueden generar un
aprendizaje nuevo a capacitar o como lo afirma Patton citado por Sampieri (2014)
quien define los datos cualitativos como descripciones detalladas de situaciones,
eventos, personas, interacciones, conductas observadas y sus manifestaciones.
INSTRUMENTO: El presente instrumento tiene como finalidad brindar a las empresas
una herramienta que les permita identificar las necesidades que presentan sus
empleados y la organización del área de capacitación.
IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DEL ÁREA DE CAPACITACIÓN
Objetivo: Recolectar la información necesaria, a través de un cuestionario, que
permita identificar las necesidades que se debe brindar desde el área de capacitación.
Para la organización es de gran importancia el recurso humano, por ello, el saber y
conocer lo que piensa y siente, nos permite identificar los posibles cambios y
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mejoras que se deben realizar. Por esto le pedimos que responda de manera
sincera y objetiva. ¡GRACIAS!
Instrucciones: Lea cuidadosamente cada una de las preguntas y conteste de manera
honesta y objetiva, marcando con una X la casilla que corresponda a lo que usted
considere.
Variables: 3 SIEMPRE, 2- ALGUNAS VECES, 1- NUNCA
# PREGUNTAS SIEMPRE ALGUNAS
VECES
NUNCA
1
¿Usted considera necesario capacitarlo
sobre alguna técnica, actividad que
incremente su habilidad en su puesto de
trabajo?
2
¿Usted considera pertinente que exista
una área de capacitación en su
organización?
3
¿Alguna de las funciones que le han sido
asignadas, no las realiza de forma
adecuada por falta de conocimiento sobre
ella?
4
¿Considera que el tipo de liderazgo que
se maneja en su equipo de trabajo es el
adecuado?
5
¿Considera que su conocimiento lógico y
matemático es el necesario para realizar
las funciones que le han sido asignadas?
6
¿Usted considera que necesita reforzar
alguna habilidad o conocimiento que le
facilite su desempeño laboral?
7
¿Cree usted que las instrucciones y
directrices que le dan son los
suficientemente claras para desempeñar
dicha tarea?
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8
¿Considera que su conocimiento acerca
de tecnología y medios audiovisuales son
los adecuados para desempeñar sus
funciones?
9
¿Cree usted que el trato que se maneja
en la empresa entre compañeros es el
adecuado?
10
¿Conoce usted el reglamento interno que
maneja la empresa?
11
¿La organización lo motiva o impulsa para
alcanzar metas y objetivos propuestos?
12
¿Considera que el trabajo en equipo es
indispensable o necesario para la
realización de tareas asignadas?
De acuerdo a su experiencia y conocimiento usted podría darnos observaciones,
sugerencias y recomendaciones sobre las necesidades de formación y capacitación
laboral._____________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
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PROCEDIMIENTO
MATRIZ DE PROCEDIMIENTO
OBJETIVO ACTIVIDAD DURACIÓN
Identificar las
necesidades de
capacitación
dentro de
empresas u
organizaciones.
Se realiza una búsqueda de diferentes
teorías bibliográficas tales como base de
datos, libros, artículos, que nos permita
recolectando la información pertinente y
adecuada para mostrar la importancia del
área de capacitación.
Un mes (1)
Crear una
herramienta que
permite denotar la
necesidad del
área de
capacitación.
A través de la revisión bibliográfica realizada,
se crea una herramienta que permita a las
organizaciones u empresas, identificar las
necesidades que se están presentando
dentro de la misma y con la cual poder formar
el área de capacitación. Esta, brindará la
ayuda necesaria para reforzar, enseñar y
trabajar temas que sean importantes en la
realización de funciones por parte de los
empleados.
Quince días
(15)
Comparar las
consecuencias
favorables y
desfavorables que
se puedan
encontrar con la
aplicación de esta
herramienta.
A través de la investigación realizada,
pudimos obtener información acerca de las
consecuencias que pueden surgir de la
aplicación de la encuesta en las empresas.
Una semana
(1)
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RESULTADOS
Con este proyecto buscamos en primer lugar, mostrar la importancia del área
de capacitación dentro de las empresas u organizaciones, la cual brinda la ayuda
necesaria y oportuna para reforzar, enseñar y explicar conocimientos y procedimiento,
que se manejan dentro de ellas con cada uno de sus empleados. En segundo lugar,
a través de la creación de una herramienta de medición, esperamos que esta nos
permita identificar las necesidades que se están presentando dentro de las empresas,
se busca que dichas entidades hagan uso de ella y apliquen con cada uno de sus
empleados, todo esto, con el fin de lograr que puedan identificar, obtener y recolectar,
la información pertinente que les permite denotar cuales son las necesidades que se
están presentando actualmente dentro de ellas.
Con la información recolectada a través de la aplicación esta herramienta, se
espera que las empresas u organizaciones logren dar inicio a la formación, creación
e implementación del área de capacitación y así mejorar e incrementar el desarrollo
y crecimiento de sus empleados y de la organización.
Por último, a través de la conformación del área de capacitación esperamos
dar solución a las necesidades encontradas y con la cual el rendimiento, la destreza
y el conocimiento de los trabajadores se vea reflejado en la productividad y
crecimiento personal y laboral de cada uno de ellos y de la organización.
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CONCLUSIONES
Se puede obtener información de la importancia de los procesos que se
encuentran dentro de una organización, es decir, a través de la revisión
bibliográfica se pudo identificar la relevancia que posee el área de capacitación
y las necesidades que puede presentar una empresa que no cuente con ella,
para mejorar el desempeño y el crecimiento no solo de la organización si no,
también, de sus colaboradores.
Se requiere de tiempo y recursos para lograr la validez y confiabilidad de la
encuesta para ser aplicada en empresas, sin embargo, se crea el instrumento
pertinente según la investigación realizada y la profundización de la
información bibliográfica sobre organizaciones.
LIMITACIONES
La aplicación del instrumento, por lo menos en prueba piloto; dado el tiempo
necesario para la comprobación misma del objetivo propuesto.
Los recursos necesarios que tenga la organización, para la planeación y
aplicación del instrumento guía del diagnostico de necesidades de
capacitación.
Tiempo para la validez de la prueba en si misma.
FUTURAS DIRECCIONES
Disponer del tiempo necesario para hacer más efectivo, el proceso de
investigación y poder tener la oportunidad de aplicar y afirmar la veracidad de
esta.
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