Creado por:Yuliana Vélez Fernández, CADAEvelyn Velázquez, CCCParte de la presentación tomada de:http://www.slideshare.net/BethAdamczyk/22-excel-basics

Microsoft Office Microsoft Office EXCELEXCEL

Microsoft ExcelMicrosoft Excel

Es una aplicación de hoja de cálculo incluida en el conjunto de programas que ofrece Microsft Office.

Está compuesta de columnas y filas. Es útil para organizar y analizar datos.

Hoja de cálculoHoja de cálculo

Hoja de cálculo… otras funcionesHoja de cálculo… otras funciones

• Crear tablas y gráficas

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Mon Tue Wed Thu Fri

• Fórmulas y funciones para realizar cálculos

=sum(B6:B23)

=AVERAGE(F4:F8)

=5+7

=B6-C4

La ventana ExcelLa ventana Excel

FILA 3

COLUMNA F

Referencia de celda

Pestañas que identifican las hojas

Celda activa

F3

Barra de Menú

Barra de Herramientas

Barra de fórmulas

Barra de navegación

Celda Celda

• A la intersección entre una columna y una fila se le llama celda. Cada celda tiene su propia referencia o identificación

Referencia

Celda activa

El cursor en Excel, luce comouna cruz color blanco.

Botones de navegación Botones de navegación

• Estos botones te permiten desplazarse fácilmente a otra hoja de cálculo dentro de un libro de Excel.

• El libro viene con tres hojas de cálculo, pero pueden añadirse más.

Para recorrer la hoja de cálculo:

¿¿Cómo moverse en la hoja de Cómo moverse en la hoja de cálculo?cálculo?

• “Tab”

• “Enter”

• Flechas direccionales

•Barras de desplazamiento

Entrada de informaciónEntrada de información

Al entrar información a la celda, ésta aparecerá simultáneamente en la barra de formulas.

En Excel, el cursor luce como una cruz

color blanco

Entrada de InformaciónEntrada de Información

• Escoga la celda en la que desea escribir.

• Si deseas cambiar la información, da doble clic en la celda y corrige.

El ancho de la columna se puede modificar o ajustar manualmente o mediante el empleo de la opción de autoajuste.

Tamaño de columnasTamaño de columnas

Debe colocar el puntero del ratón sobrela línea que divide una columna y otra,cuando aparezca la herramienta deajuste, se arrastra hacia el lado.

Inserción de filasInserción de filas

• Siga estos pasos para agregar una fila:

– Haga clic en la fila donde desea agregar una fila nueva.

– Seleccione Insert → Rows en la barra de menús. Las filas inferiores sedesplazarán hacia abajo.

Vea ilustración gráfica másadelante...

EjemploEjemplo

Nota: La interfaz de este programa está en español.

Inserción de columnasInserción de columnas

• Haga clic en la columna donde desea agregar una columna nueva.

• Seleccione Insert Columns en la barra de menús. Las columnas

existentes las moverá a la

derecha.

EjemploEjemplo

Selección de varias celdasSelección de varias celdas

• Al hacer clic en la celda el puntero del ratón se transformará en una cruz grande, color blanco.

• Mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y arrástrelo hasta la última celda que desea seleccionar.

• Al soltar el botón del ratón las celdas seleccionadas aparecerán sombreadas.

Selección de varias celdas (cont.)Selección de varias celdas (cont.)

• Para seleccionar celdas que no son contiguas mantenga pulsada la tecla Control mientras selecciona los demás.

Selección de columnas y filasSelección de columnas y filas

Seleccione una columna

Seleccione una fila

Toda la hoja de cálculo

Nota: Al colocar el puntero en el área de columnas ofilas, el cursor se convertirá en una flecha color negro.

Mover o Copiar InformaciónMover o Copiar Información

• Seleccionar los datos

• Sobre la selección oprimir el botón derecho del ratón y seleccionar “cut” o “copy”

• Luego moverse al lugar donde llevará los datos, oprimir clic derecho y escogerla opción “paste”

Pantallas del formato de celdasPantallas del formato de celdasÉstas se activan al oprimir Format, en la barra de menú.

Una de las pestañas en la caja de formato es “Number”. Esta opción te facilita aplicar el formato de número más apropiado para tu trabajo.

Formato de NúmerosFormato de Números

Recuerda:

Sombrear primero las celdas, columnas o filas en tu hoja de

cálculo.

FómulasFómulas

En Excel todas las fórmulas deben comenzar con el signo es igual (=), ejemplo =1+1. Esto es válido para cualquier fórmula, sencilla o compleja, de suma, resta, multiplicación o división.

Operadores matemáticos en Excel:

Suma (+) Multiplicación (*)

Resta (-) División ( / )

Ilustración de una FórmulaIlustración de una Fórmula

FuncionesFunciones• El programa Excel tiene funciones definidas,

que muchas veces facilitan la aplicación de cálculos.

• Ejemplo:

Para sumar una serie de datos...

Puede usar la fórmula:

=d1+d2+d3+d4+d5, o

Puede usar la función:

=SUM(d1:d5).

Insertar funcionesInsertar funcionesSe da clic sobre el botón fx, o se utiliza la opción Insert Function.

En la caja de diálogo, seselecciona la función quequiero aplicar. Fíjese queestán organizadas encategorías.

AutoSumAutoSum

Esta opción suma automáticamente las celdas escogidas. Éste representa la función SUM.

Copiar fórmulas y funcionesCopiar fórmulas y funciones

• El “fill handle”aparece en la parte inferior derecha de la celda activa.

• Al poner el cursor sobre el “fill handle”, éste se convierte en una cruz color negro.

• Al dar clic y arrastrar se copia el contenido de la celda hacia la dirección trazada.

FILL HANDLE

Copiar fórmulas y funciones (cont.)Copiar fórmulas y funciones (cont.)

• Fíjese que al copiar fórmulas o funciones, las referencias de celda o datos van cambiando.

• Si usted está copiando un valor que debe mantenerse fijo, tiene que convertirlo a lo que se conoce como Referencia

absoluta, ésta se plantea así:

$C$4.

Relativa / AbsolutaRelativa / AbsolutaRelativa Absoluta

““Merge cells”Merge cells”

• Para centralizar títulos en una hoja de cálculo. Primero se selecciona la serie

de celdas en las que se va a centralizar.

Cálculo automáticoCálculo automático

Impresión de un áreaImpresión de un áreaPara imprimir sólo una parte de su trabajo: -Sombrear el área que deseas imprimir

–Presionar File en la barra de menú –Escoger “PRINT AREA” “Set print area”–Finalmente, utilizar el comando Print.

Page Setup TipsPage Setup Tips

Presionar File en la barra de menú y luego Page Setup

Fit to ___ pages

Ésta opción se utiliza para ajustar la tabla o diagrama al tamaño de la página si es que sobresale.

Ésta opción es para imprimir el documento sin las líneas grises de división. Debe quitar el marcador de la opción “Gridlines”. Éste se encuentra en la pestaña Sheet.

GráficasGráficas

Buffalo Seminary / School Districts

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Amherst Buffalo Clarence East Aurora Kenton Orchard Park Williamsville other

Buffalo Seminary / School Districts

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Williamsville

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GráficasGráficas

• Selecciona todas las celdas que contienen información para incluir en la gráfica.

“Chart Wizard”

Chart Wizard – Chart Wizard – Paso 1 de 4Paso 1 de 4

El Chart Wizard presentará una selección de tipos de gráficas, cada uno de los cuales incluye varios subtipos.

Para avanzar en lospasos, presionar Next

Chart Wizard – Chart Wizard – Paso 2 de 4Paso 2 de 4

• Abrirá una pantalla con la serie de datos incluidos en la gráfica.

• Para cambiar el rango sólo tienes que hacer clic en la hoja de cálculo y seleccionar las celdas con los datos deseados.

Chart Wizard – Chart Wizard – Paso 3 de 4Paso 3 de 4

• Se presentarán las opciones que rigen los elementos que se incluyen en su gráfica. Por ejemplo, puedes hacer clic en la pestaña Titles y escribir un título para la gráfica y los ejes.

Chart Wizard – Chart Wizard – Paso 4 de 4Paso 4 de 4

• Aquí puedes elegir entre insertar la gráfica en su propia hoja de cálculo o en una hoja nueva.

Gracias por su atención...