CRONOGRAMA DE PLANEJAMENTO DO EVENTO

Este documento fornece uma lista de atividades importantes para que se possa estabelecer um planejamento para a perfeita organização do seu evento. Adapte-o às suas necessidades e estabeleça suas próprias datas ideais e, caso existirem, datas alternativas para a realização do evento.

3 Meses Antes ou no Momento de fazer a reserva *Determine o objetivo da reunião e desenvolva um programa e um orçamento. *Reserve o espaço do evento e os serviços de apoio. *Notifique os participantes.

Pelo menos 5 semanas antes do Evento *Confirme os cardápios por escrito com a equipe de eventos além da disposição das salas.

Pelo menos 3 semanas antes do Evento *Submeta a lista de hospedagem ao hotel e confirme todos os presentes.

Pelo menos 1 semana antes do Evento *Envie os materiais (especificar que tipo de material) para que cheguem 24 horas antes de sua chegada e confirme a chegada antes de sair de seu escritório. *Confirme todas as solicitações audiovisuais e organize os slides. *Faça os arranjos necessários para que os materiais sejam enviados para seu escritório após o evento. *Confirme (72 horas antes) a quantidade de alimentos e bebidas para o evento. *Inspecione pessoalmente os materiais enviados e assegure-se que tudo tenha chegado em boas condições.

Dia do Evento *Verifique o local do evento uma hora antes. *Notifique imediatamente o gerente de eventos se há mudanças em seus planos e necessidades.

Conclusão de uma Reunião Exitosa *Reúna-se com seu gerente de eventos para revisar as reuniões, débitos e recibos. *Compartilhe com o gerente de eventos os nomes dos associados que lhe prestarão um serviço extraordinário.

Verificação do Orçamento

Partindo do princípio de que cada evento é diferente, segue uma lista que servirá de guia para os possíveis gastos que possam existir na hora de realizar um evento com sucesso. 1. Escolha do Lugar *Prepare e distribua os pedidos dos orçamentos. *Custos da viagem, hospedagem, transporte terrestre e outras visitas. 2. Pessoal *Gastos de viagem, hospedagem e outros custos no lugar escolhido para o evento. 3. Programa *Serviços audiovisuais *Custo da sala de reuniões *Eventos especiais, entretenimento *Custo da decoração *Letreiros/Banners *FloresGastos Diversos a prever *Ônibus e outros transportes

Promoção e Divulgação *Revise os orçamentos de promoções dos anos anteriores. *Determine os objetivos e o âmbito do programa. *Determine o público: membros, expositores potenciais, uma indústria ou intercâmbio, público em geral.

Verificação de Alimentos, Bebidas e Recepção Na hora de negociar e estabelecer um contrato de alimentos e bebidas para

uma reunião discuta o perfil de seu grupo com o gerente de alimentos e bebidas e inclua o número de assistentes. Informe-os de seu orçamento e pergunte quais seriam as melhores opções para seu evento.

Escolha sua seleção de acordo com seu Custo *Avalie a economia no custo e o tempo que seu grupo tem em reunião utilizando uma área privativa do restaurante em vez de tê-lo em uma sala de reuniões privativa. *Escreva dentro do contrato qual será o excedente, o número de pessoas além das garantidas para que as instalações estejam preparadas. Normalmente variam de 0 a 5 por cento; a média do mercado é de 3 por cento. *O evento será faturado pelo número garantido de pessoas ou o número de pessoas servidas, o qual for maior. *Investigue quais serão as cobranças adicionais, como gorjetas, que serão inclusas em sua fatura além dos impostos, para evitar surpresas. *Não comprometa a qualidade. Se seu orçamento é limitado, revise o número de refeições. Você está planejando e considerando sua verba.

*Considere flores, decoração e entretenimento. O Imperatriz Apart Hotel pode dar-lhe idéias de arranjos florais, decoração de mesas, a sala e qualidade de entretenimento.

Detalhando a Alimentação *Considere o tempo necessário em todas as refeições para que os participantes comam sem pressa, interagindo com seus colegas e desfrutando da apresentação, caso tenha alguma. Geralmente programe 20 a 30 minutos para o coffee break e coquetel, 45 a 60 minutos para o almoço assim como para jantar. Para os intervalos, programe no mínimo 15 minutos para um grupo de até 100 pessoas. *Planeje uma ou duas xícaras de café ou chá por pessoa durante os intervalos de manhã. Nos intervalos à tarde, calcule uma xícara de café ou chá ou um refresco. *Leve em conta solicitar uma pessoa de serviço por cada mesa em eventos mais formais ou para mesas que tenham pessoas mais importantes. Certifique-se com o hotel sobre algum tipo de cobrança adicional para mais pessoas de serviço.

Exemplo de Arrumação de Salas A configuração de uma sala de reunião tem efeito direto na eficiência de sua

reunião. O desenho ideal deste pode alcançar e superar os objetivos da experiência de aprendizagem dos participantes.

Exemplos de Configuração Conferência e “Hollow Square” Próprio para discussões interativas e sessões com menos de 25 pessoas em que se tomam anotações.

Formato E, U e T Próprios para grupos com menos de 40 pessoas. Estas configurações são melhores para que haja interação com um condutor sentado na cabeceira. O equipamento audiovisual está otimamente situado no lado aberto da configuração.

Redondas Geralmente utilizados para refeições e reuniões que tenham discussões em pequenos grupos. Dispomos de mesas redondas que permitem acomodar até 8 pessoas confortavelmente.

Teatro Próprio para grandes reuniões e convenções curtas que não exijam uma extensa tomada de anotações.

Escolar O formato mais requisitado para reuniões. As mesas permitem que os participantes disponham de espaço suficiente para seus materiais e para fazer anotações.