Dam phan kinh doanh quoc te.hv

1

PGS.TS Nguyễn Thế Phán0983 319 345

ĐÀM PHÁN KINH DOANH

QUỐC TẾ

2

NỘI DUNG

11

22

33

44

55

Tổng quan về đàm phán

Các kiểu đàm phán

Chuẩn bị đàm phán

Quá trình đàm phán

Một số lưu ý trong đàm phán

66 Văn hóa trong đàm phán

3

1. TỔNG QUAN VỀ ĐÀM PHÁN

11.1. Bản chất

2 1.2. Đặc điểm

31.3. Đặc điểm đàm phán KD

quốc tế

2 1.4. Nguyên tắc đàm phán

4

a. Đàm phán là gì?

- Là một cuộc giao tiếp giữa 2 hay nhiều bên nhằm tạo ra các thoả

thuận, đạt sự thống nhất về một vấn đề gì đó mà các bên quan tâm.

-- Như vậy, đàm phán là hành vi và quá trình:

+ Các bên tiếp xúc, trao đổi, thảo luận

+ Có những điểm chung và những bất đồng

Cuối cùng: đi đến một thoả thuận thống nhất về quyền và nghĩa vụ

của mỗi bên.

1.1. Bản chất đàm phán

5

b. Bản chất

+ Là những thoả hiệp nhằm thống nhất về quyền lợi và nghĩa vụ

+ Vấn đề trung tâm của mọi cuộc đàm phán là lợi ích

+ Hạt nhân của mọi cuộc đàm phán là giá cả và điều kiện giao dịch

Như vậy, bản chất của đàm phán kinh doanh cũng là giao tiếp

trong kinh doanh. Phải tuân thủ các kỹ năng giao tiếp.

- Giao tiếp ngôn ngữ

- Giao tiếp phi ngôn ngữ.

1.1. Bản chất đàm phán

6

- Các bên phải luôn điều chỉnh nhu cầu của mình

- Giữa các bên luôn có những xung đột và sự hợp tác

- Kết quả tùy thuộc vào:

+ Mục tiêu thỏa mãn lợi ích;

+ Lực lượng chi phối (Thế, lực, thời gian);

+ Kỹ năng đàm phán;

+ Nghệ thuật đàm phán.

1.2. Đặc điểm của đàm phán KD

7

1.3. Đặc điểm của đàm phán KD quốc tế

a. Quốc tịch khác nhau

b. Khác biệt về ngôn ngữ và thông tin

c. Khác biệt về hệ thống pháp luật. Hệ thống luật pháp của mỗi quốc

gia phản ánh và bảo vệ lợi ích của quốc gia đó..

d. Khác nhau giữa các nền văn hoá, các phong tục, tập quán.

8

1.4. Nguyên tắc của đàm phán KD quốc tế

- Tự nguyện, có thể thoái lui hay từ chối tham dự đàm phán vào

bất cứ lúc nào.

- Phải có ít nhất có một bên muốn thay đổi thỏa thuận

- Chỉ được quyết định khi có thỏa thuận chung.

- Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán

- Một kết cục thành công của đàm phán là đạt được điều mà cả hai

bên đều mong muốn.

- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những

người ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình

đàm phán.

9

1.4. Các nguyên tắc đàm phán

1) Ấn tượng ban đầu

2) Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi

đàm phán

3) Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo

đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán

4) Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng

nghe đối tác nói

5) Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh

hoạt.

10

6) Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều.

7) Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu,

tự do đàm phán tới giới hạn nào.

8) Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư

duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết.

9) Cố gắng tránh những hiểu lầm vô tình hay hữu ý

1.4. Các nguyên tắc đàm phán

11

Nhược điểm

Ưu điểm

2.1. Theo hình thức đàm phán

Đàm phán trực tiếp

Đàm phán bằng thư tín

Đàm phán bằng điện thoại

2. CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN

12


Cách viết thư thương mại

a. Thư hỏi hàng (the enquiry)

1) Hỏi hàng: Có không, giá, điều kiện để mua…

2) Cách viết thư:

- Phần mở đầu: Lý do chọn đối tác giao dịch

- Nội dung chính của thư:

+ Thông báo loại hàng cần,

+ Yêu cầu chủ hàng gởi cho catalog, mẫu hàng…

+ Yaau cầu cho biết: Giá cả, chất lượng, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác.

3) Phần kết:

Mong chủ hàng đáp ứng yêu cầu của mình, mong thư phúc đáp.

13



b. Chào hàng, báo giá

1) Chào hàng thụ động

- Phần mở đầu: Cám ơn khách hàng đã gởi thư hỏi hàng đến công ty

mình.

- Phần nội dung chính của thư: Trả lời những câu hỏi của người

nhập khẩu. Gửi cho họ catalog, hàng mẫu, biểu giá, thời hạn giao hàng,

phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá.

- Phần kết: Tỏ ý mong đợi sự trả lời của khách hàng và hứa hẹn.

14




2) Chào hàng chủ động

- Phần mở đầu: Trình bày lý do lựa chọn đối tác giao dịch

- Phần nội dung chính: Tự giới thiệu về công ty của mình và các mặt

hàng của mình sản xuất kinh doanh. Gửi kèm Catalogue, hàng mẫu, giá

biểu và các điều kiện mà mình mong muốn để bán hàng.

- Phần cuối thư: Mong sớm có thư trả lời.

15




3) Chào hàng cố định và chào hàng tự do

- Chào hàng cố định: Chào bán một lô hàng nhất định cho một người

mua nhất định, trong đó có ràng buộc về thời gian (thời gian hiệu lực

của chào hàng cố định). Trong thời gian hiệu lực, nếu người mua chấp

nhận hoàn toàn lời chào hàng đó thì hợp đồng coi như được ký kết.

- Chào hàng tự do: Chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người

phát ra nó, cùng một lúc với cùng một lô hàng người ta có thể chào hàng

tự do cho nhiều khách hàng.

16



c. Ðặt hàng

- Lập và gửi đơn hàng đến bên bán (Thông thường có mẫu đơn đặt hàng in sẵn). Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt người ta mới dùng thư đặt hàng. Thông thường một đơn đặt hàng đầy đủ gồm có các mục sau: Tên hàng, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán. . .

- Cách viết đơn đặt hàng:

+ Phần mở đầu: Lý do lập, gửi đơn đặt hàng.

+ Phần nội dung chính: Nêu rõ những điều kiện mình đề nghị về: Chất lượng, bao bì, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, vận chuyển…

+ Phần kết thúc: Ðề nghị bên bán chấp nhận đơn đặt hàng của mình.

17



d. Hoàn giá

- Đề nghị mới về giá chào hàng hoặc đặt hàng. Khi hoàn giá, chào giá

trước đó coi như hủy bỏ. Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch

thường phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc.

- Cách trình bày một lá thư trả giá của bên mua:

+ Phần mở đầu: Cám ơn bên bán đã báo giá cho công ty mình.

+ Phần nội dung chính: Trình bày các điều kiện không thích hợp với

công ty mình. Ðề xuất điều kiện của mình.

+ Phần kết: Mong nhận được thư hồi âm.

18



e. Chấp thuận

- Sau khi đã thỏa thuận ký kết hợp đồng mua bán. Khi thấy trong

Telex hoặc Fax chỉ cần viết một chữ chấp nhận (ACCEPT) là đủ. Nhưng

sau đó vẫn phải viết thư chấp thuận theo đúng nguyên tắc.

- Cách viết thư chấp thuận:

Bên mua viết cho bên bán:

+ Phần mở đầu: Nêu rõ đã chấp thuận những điều kiện do bên bán

đưa ra. Nếu đã gửi Fax, telex rồi, thì xác nhận lại cho rõ ràng.

+ Phần nội dung chính: Thông báo, gửi "Phiếu xác nhận mua" và

"Ðơn đặt hàng" cho bên bán. Báo cho bên bán biết mình đã chuẩn bị mở

L/C cho họ.

+ Phần kết thúc: Mong bên bán quan tâm đến đơn đặt hàng của

mình.

19



e. Chấp thuận

- Cách viết thư chấp thuận:

Bên bán viết cho bên mua:

+ Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp nhận các điều kiện do bên mua

đưa ra. Nếu đã gửi điện thì cần xác nhận rõ thêm.

+ Phần nội dung chính thư: Nói rõ về phiếu xác nhận bán và bản hợp

đồng gửi kèm theo thư cho bên mua. Yêu cầu bên mua mở thư tín dụng

cho mình.

+ Phần kết thúc: Cám ơn về đơn đặt hàng bảo đảm sẽ thực hiện tốt

nhất hợp đồng giữa hai bên.

20



f. Xác nhận

Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, hai bên mua và

bán ghi lại các kết quả đã đạt được, rồi trao cho đối phương. Ðó là văn

kiện xác nhận.

Văn kiện này do bên bán lập gọi là giấy xác nhận bán hàng. Văn kiện

do bên mua lập gọi là giấy xác nhận mua hàng.

Xác nhận thường lập thành hai bản, bên lập xác nhận ký trước rồi

gửi bên kia, bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản.

21

“ĐÀM PHÁN KHÔNG PHẢI LÀ TRẬN

ĐÁNH, VÌ VẬY MỤC TIÊU KHÔNG PHẢI LÀ

TIÊU DIỆT

HOẶC ĐƯA ĐỐI PHƯƠNG VÀO

ĐẤT CHẾT”

“ĐẾN VỚI NHAU CHỈ LÀ SỰ KHỞI ĐẦU,

LÀM VIỆC CÙNG NHAU LÀ SỰ TIẾN BỘ,

GIỮ ĐƯỢC NHAU

MỚI LÀ THÀNH CÔNG”.

Henry Ford

2.2. Dựa trên kết quả

Kiểu Thắng - Thua

Kiểu Thắng - Thắng

Kiểu Thua - Thua


22

2.2. Dựa vào phong cách và mô hình:

Kiểu “mặc cả lập trường”

Đàm phán kiểu cứng

Đàm phán kiểu mềm KIỂU NGUYÊN TẮC

Đối tác mềm: Ta CỨNG? MỀM?

Đối tác cứng:Ta MỀM? CỨNG?


23

So sánh các kiểu đàm phán

Với người thì ôn hòa Với việc thì cứng rắn

Với việc và người đều cứng rắn

Với việc và người đều ôn hòa

Chủ trương

Tập trung vào lợi íchBám chặt

lập trườngDễ đổi lập trườngLập trường

Tách con người khỏi vấn đề

Ép đối thủ nhượng bộ

Nhượng bộXuất phát

điểm

GQ vấn đề hiệu quả và thân thiện

Giành thắng lợi bằng mọi giá

Đạt thỏa thuận, giữ quan hệ

Mục tiêu

Coi đối tác như cộng sự

Coi đối tác như đối thủ

Coi đối tác như bạn bè

Đối tác

Nguyên tắcCứngMềm

24

THẮNG - THẮNGTHẮNG

THUA - THUATHUA

THẮNG - THẮNGKết quả

Cần có tiêu chuẩn khách quan để

thỏa thuận

Tranh đua sức mạnh ý chí

Rất tránh xung đột

Biểu hiện

Tìm nhiều phương án có lợi

cho cả 2 bên

Tìm phương án có lợi cho mình

Tìm phương án để đối tác chấp

nhận đượcPhương án

Cùng kiếm lợi ích chung

Uy hiếp đối tác

Đề xuất, kiến nghị

Phương pháp

Nguyên tắcCứngMềm

So sánh các kiểu đàm phán

25

“BIẾT NHIỀU

KHÔNG BẰNG BIẾT ĐIỀU”

26

3. CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN

3.1. Xây dựng chiến lược đàm phán

3.2. Chuẩn bị ngôn ngữ đàm phán

3.3. Chuẩn bị thông tin đàm phán

3.4. Chuẩn bị thời gian và địa điểm đàm phán

3.5. Chuẩn bị năng lực đàm phán

3.6. Thiết lập mục tiêu cần đàm phán

3.7. Đánh giá SWOT

3.8. Đàm phán thử

3.9. Xây dựng BATNA

“KHÔNG CHUẨN BỊ

LÀ CHUẨN BỊ CHO THẤT BẠI”

27

1) Chiến lược

- Tư duy chiến lược (mang tính sáng tạo, tính nhất quán, tính tổng

thể) và Tư duy ứng biến. Cần có sự kết hợp.

- Chuẩn bị thái độ chiến lược:

+ Thái độ đơn giản và thẳng tuột

+ Thái độc thúc bách và chèn ép

+ Thái độ hờ hững, xa lánh

- Chuẩn bị biện pháp chiến lược: Kiên nhẫn, nín nhịn, có bộ mặt lạnh,

bộc lộ thái độc chia xẻ, chuyển hướng đột ngột, làm động tác giả, bỏ bàn

đàm phán, biến thành chuyện đã rồi, biện pháp nhặt nhạnh, khoanh vùng

giới hạn, chống thù địch…

2) Chuẩn bị kế hoạch

3.1. Xây dựng chiến lược đàm phán

28

Nên dùng

ngôn ngữ nào?

3.2. Chuẩn bị ngôn ngữ

Sử dụng

phiên dịch

29

a. Thông tin về thị trường (Cung, cầu, giá cả)

- Thị trường loại dịch vụ giao dịch;

- Thông tin về cầu của khách hàng;

- Hệ thống cung; so sánh các Dn khác trong hệ thống cung

- Tình hình giá cả, điều kiện giao dịch, trong đó có mình.

b. Thông tin về đối tượng giao dịch

Thí dụ, nếu là mua bán hàng hóa, cần phải nắm những thông tin về

loại hàng hóa đó?

3.3. Chuẩn bị thông tin

30

c. Thông tin về đối tác

* Về công ty

a. Lịch sử; tính pháp lý; mô hình tổ chức của công ty;

b. Năng lực tài chính;

c. Khả năng tổ chức quản trị điều hành; Kinh nghiệm và uy tín;

d. Văn hóa quốc gia, văn hóa công ty:

- Phong tục, tập quán… - Khả năng cạnh tranh;

- Cơ sở hạ tầng: giao thông vận tải, thông tin liên lạc, tín dụng và

ngân hàng;

- Sự can thiệp của Ch.phủ qua: Giấy phép, thuế quan, quota, trợ

giúp

e. Tình hình hoạt động kinh doanh;

f. Quan hệ đối với các tổ chức khác.

3.3. Chuẩn bị thông tin

31

2) Chuẩn bị thông tin


* Về người tham gia đàm phán

- Số lượng người

- Vị thế, vai trò:

- Tuổi tác:

- Giới tính:

- Dân tộc:

- Quốc tịch

- Tôn giáo:

- Quê quán:

- Lịch sử bản thân:

- Gia cảnh:

- Quan hệ thân thuộc:

- Nghề nghiệp:

- Sở thích:

- Sở trường, sở đoản:

- Sự quan tâm:

3.3. Chuẩn bị đàm phán

32

2) Chuẩn bị thông tin


* Về người tham gia đàm phán

- Thuộc tính tâm lý

+ Tính khí

+ Tính cách

+ Năng lực


33

- Vấn đề đàm phán, nội dung ĐP

- Mục tiêu của đối tác

- Đối tác biết gì về ta?

- Những điểm mạnh của cả 2 bên

- Những điểm yếu của cả 2 bên

3) Những vấn đề chung


34

- Tổ chức đoàn đàm phán

+ Thành phần: đại diện, chuyên gia thuê, tư vấn…

+ Năng lực của từng chuyên gia: chuyên môn, pháp lý…

- Tổ chức nghiên cứu cuộc đàm phán

- Các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ

- Chuẩn bị các kỹ năng đàm phán hiệu quả

3.4. Chuẩn bị lực lượng đàm phán

35

- Thời gian:

+ Lịch làm việc (không liên tục quá 2 tiếng)

+ Phương án dự phòng

+ Chú ý “điểm chết”

Đa phần các cuộc đàm phán đều được kết thúc ở gần điểm chót

của thời hạn đàm phán. Cần phải cố gắng khai thác được “điểm

chết” trong đàm phán.

Người ta thường đợi đến khi tới thời hạn mới đi đến thống nhất;

thời hạn xấu nhất là thời hạn do đối phương đặt ra cho mình;

Kiểm tra lại thời hạn mà đối phương đặt ra là thật hay giả.


36

- Địa điểm đàm phán

+ “Sân nào”?

+ Tiện nghi

+ Bố trí phòng họp, chọn chỗ ngồi.


37

min

min max

maxGiới hạn thương lượng

- Lên giá đích

3.6. Thiết lập những mục tiêu cần đàm phán

38

- Xác định phạm vi đàm phán

- Quyết định những nhượng bộ

- Nếu có thể, quyết định cái ta phải “thả ra”

- Nêu khuôn khổ hạn chế về thời gian

- Định vị các tác động ảnh hưởng từ bên ngoài

- Nhận biết những động thái của tác giả

- Tính đến giải pháp tháo gỡ

- Quyết định các giải pháp thay thế nếu đàm phán không thành

công

3.6. Thiết lập những mục tiêu cần đàm phán

39

- Xác định cơ hội, thách thức (nguy cơ)

- Xác định điểm mạnh, điểm yếu của đối tác

- Xác định điểm mạnh, điểm yếu của ta

- Sử dụng SWOT

3.7. Đánh giá SWOT


- Batna là gì?

+ Là viết tắt của “Best Alternative To a Negotiated Agreement” có

nghĩa là lựa chọn thay thế tốt nhất cho thỏa thuận được đàm phán.

+ Là phương án dự phòng trong đàm phán.

+ Là một bước quan trọng, bắt buộc phải có trong khi lập kế

họach đàm phán.

40

- Vai trò:

+ Tạo sự tự tin cho chủ thể đàm phán.

+ Là cơ sở để xác định mục tiêu đàm phán.

+ Là cơ sở/tiêu chuẩn để chấp nhận hay không chấp nhận.

+ Thể hiện quyền lực, sức mạnh trong đàm phán; thuyết phục đối tác

nhanh hơn.

+ Dùng để đánh giá kết quả đạt được sau khi đàm phán.


41

- Phương pháp xây dựng BATNA

+ Liệt kê tất cả các tình huống có thể xảy ra, những việc mà ta sẽ làm

nếu không đạt được thỏa thuận trong đàm phán.

+ Lựa chọn, phân tích kỹ một số tình huống có tính khả thi hơn cả và

đưa ra giải pháp cho những tình huống này.

+ Chọn tình huống nào thích hợp nhất, là tốt nhất đối với nhà đàm

phán để làm BATNA mang đi đàm phán.

Kết luận: Việc chuẩn bị kỹ BATNA trước khi đi vào đàm phán là thực

sự cần thiết. Nó giúp nhà đàm phán dễ dàng đàm phán thành công hơn.


42

Các giai đoạn đàm phán

Chuẩn bị

Đề nghị

Tranh luận

Thương llượng

Kết thúc

Chuẩn bị

Tiếp xúc

Đàm phán

Kết thúc

Rút KN

4. Quá trình đàm phán

43

4. Quá trình đàm phán

TRẢ LỜI CÂU HỎI

ĐẶT VÀ TRẢ GIÁ

GiẢI QUYẾT BẾ TẮC

KẾT THÚC ĐÀM PHÁN

MỞ ĐẦU

ĐẶT CÂU HỎI

LẮNG NGHE

CHÀO HỎI

44

Dựa vào văn hóa giao tiếp

- Chào

- Bắt tay

- Trao danh thiếp

- Thăm hỏi (câu chuyện làm quà)

CHÀO HỎI

45

- Nguyên tắc mở đầu:

+ Ai là người mở đầu?

+ Phải tạo được sự hấp dẫn, chú ý lắng nghe của đối tác

+ Làm sôi động đối tác nhưng phải bình tĩnh

- Nghệ thuật mở đầu:

+ Tạo tiếng cười vui vẻ

+ Bằng đặt câu hỏi

+ Bằng những câu chuyện có liên quan tới vấn đề

+ Một thí dụ, một danh ngôn, một đoạn sách báo có sẵn liên quan

+ Điệu bộ đặc biệt

4.1. Mở đầu

46

Tại sao phải đặt câu hỏi?

- Nhằm thu thập thông tin cần thiết, hiểu rõ hơn

- Tiết kiệm được thời gian & lái đàm phán đi đúng hướng

- Giành & duy trì quyền chủ động trong đàm phán

- Kích thích tích cực & tính sáng tạo

- Xử lý kịp thời những “lỗ hổng”, những bế tắc trong ĐP

- Là cách kéo dài thời gian: câu giờ

4.2. Đặt câu hỏi

47

Các loại câu hỏi

1. Câu hỏi trực tiếp

2. Câu hỏi gián tiếp

3. Câu hỏi nhằm chuyển chủ đề

4. Câu hỏi thăm dò ý kiến đối tác

5. Câu hỏi có định hướng

6. Câu hỏi không định hướng

7. Câu hỏi trình bày thông tin

8. Câu hỏi kích thích suy nghĩ

9. Câu hỏi kích thích ra quyết định

10. Câu hỏi xỏ xiên

11. Câu hỏi mập mờ

12. Câu hỏi dẫn dắt

13. Câu hỏi tu từ

14. Câu hỏi thật

15. Câu hỏi kết luận

48

- Không nên dùng câu hỏi đóng

- Đặt câu hỏi ycầu trả lời bằng số liệu chứ không phải là giải pháp

- Với thông tin khó moi, nên đặt các câu hỏi mềm mỏng ngữ điệu

trung tính, thái độ hỏi bình tĩnh

- Hỏi câu hỏi cần một câu trả lời kỹ thuật dài

- Phải nhớ hỏi lại lời hứa sẽ trình bày sau của đối phương

- Hạn chế sử dụng câu hỏi hướng dẫn (câu hỏi có định hướng)

- Tránh những câu hỏi có tính ép buộc.

- Tránh đặt quá nhiều câu hỏi với nhiều nội dung cùng một lúc

- Chú ý giọng điệu & từ dùng, nên ngắn gọn, đi vào trọng tâm chính

- Câu hỏi phải phù hợp với văn hoá, phong tục tập quán

Một số kỹ thuật đạt câu hỏi

49

- Mục đích nghe

+ Để biết được những thông tin muốn chuyển tải của đối phương

+ Thể hiện sự tôn trọng, tạo quan hệ

+ Để biết đối phương đã hiểu ta chưa.

- Đặc điểm lắng nghe trong đàm phán:

+ Không chỉ nghe qua ngôn ngữ mà còn qua cả phi ngôn ngữ

+ Có Lắng nghe chủ động, thụ động, lựa chọn, chăm chú, nhiệt tình,

thông cảm. Trong đàm phán là lắng nghe chủ động và chăm chú.

4.4. Lắng nghe

50

4.4. Lắng nghe

51

- Làm gì trong khi nghe

+ Nên để cho ai bắt đầu trước.

+ Không ngắt lời khi đối tác đang nói.

+ Đừng xao nhãng, mất tập trung .

+ Đừng quá tin vào trí nhớ của bạn, cần ghi chép.

+ Nhìn vào mắt của người đối diện, không được tức giận.

+ Cần khuyến khích đối phương nói

+ Phản đối lời nói chứ không phản đối người.

+ Tránh phán đoán trước

+ Phải cảm nhận đc cảm tưởng, ý đồ, dụng ý sâu xa của người nói

+ Sắp xếp những ý chính, phụ; cân nhắc chứng cứ để đáp hồi.

4.4. Lắng nghe

52

1) Nguyên tắc:

- Suy nghĩ chín chắn trước khi trả lời

“Lời chưa nói ra, ta là chủ nó. Lời nói ra rồi, nó là chủ ta”

- Trong trường hợp ta đã sẵn sàng trả lời:

+ Nếu nội dung đàm phán không quá phức tạp, đôi bên thân thiện,

cởi mở: Không lòng vòng, trả lời ngắn gọn, rõ ràng, chắc chắn, khảng

khái.

+ Nếu nội dung đàm phán phức tạp, đối tác thiếu thiện chí, ít cởi

mở: Không trả lời ngay, nên vòng vo, chậm chắc…

4.5. Trả lời câu hỏi

53

1) Nguyên tắc:

- Trong trường hợp ta đã sẵn sàng trả lời:

+ Im lặng, nói ít, nghe nhiều

+ Không “cướp lời”

+ Không nói một lèo, nên nhường cơ hội cho đối phương.

+ Lặp lại lời nói của đối phương nếu cần nhắc lại cho rõ, cho đúng

+ Diễn giải hay tóm tắt điều đã nghe để xác định tính chính xác.

+ Kết hợp giữa diễn giải lại nội dung với phản ánh cảm xúc.


54

2) Trong trường hợp chưa hiểu rõ câu hỏi: Phải hỏi lại cho rõ.

3) Trong trường hợp đã rõ câu hỏi nhưng chưa rõ câu trả lời, cần

phải kéo dài thời gian để tìm câu trả lời:

- Hỏi lại

- Nhắc lại câu hỏi của đối phương

- Tóm tắc lại nội dung ý kiến của đối phương có liên quan đến câu

hỏi

- Hỏi lại đối phương bằng chính câu hỏi đó hoặc một câu hỏi tương

tự.

- Tảng lờ, trả lời mập mờ, chuyển sang nội dung khác.


55

4) Một số chú ý:

- Sử dụng ngôn ngữ: Âm lượng, từ ngữ, xưng hô, hài hước, biểu

cảm, kiên quyết, phù định hay khẳng định…

- Cách thuyết phục đối phương:

+ Chứng minh lập luận của ta bằng dẫn chứng.

+ Dẫn ý kiến chuyên gia để bảo vệ quan điểm.

+ Tránh cách nói hú hoạ hoặc không có cơ sở.

+ Không nhấn vào những điểm yếu của ta nhưng cũng không nên

lảng tránh, có luận giải cơ sở.

+ Luôn luôn dùng câu ngắn, rõ ràng, khúc chiết

+ Tốc độ vừa phải để cử toạ có thể dễ theo dõi và ghi chép.


56

4) Một số chú ý:

- Cách thuyết phục đối phương:

+ Luôn luôn giữ tư thái khẳng định và sử dụng câu khẳng định

trong ngôn từ

+ Nhớ số liệu của ta và trình bày số liệu một cách thuần thục

+ Đảm bảo chắc chắn cho người nghe hiểu ta

+ Nói chuyện với người ra quyêt định

+ Không công kích cá nhân đối với đối phương

+ Nếu có thể, dẫn chứng lập luận của ta bằng sự xác nhận của bên

thứ ba

+ Chỉ cho phía bên kia cach ta có thể giải quyết vấn đề của họ

+ Cách trình bày hấp dẫn


57

1) Nguyên tắc chung:

- Nếu đặt giá cao sẽ bán được giá cao; đặt giá thấp sẽ bán được với

giá thấp.

- Nếu trả giá thấp sẽ mua được với giá thấp; nếu trả giá cao sẽ phải

mua với giá cao.

- Phải đặt giá trong mối quan hệ với các điều kiện có liên quan như:

thời hạn thanh toán, điều kiện thanh toán, các dịch vụ, thiết bị kèm

theo…

4.6. Đàm phán về giá

58

2) Các chiến lược giá

- Giá hớt váng

- Giá thâm nhập (Theo đối thủ cạnh tranh)

- Giá theo phẩm cấp (chất lượng)

- Giá trọn gói

- Giá sản phẩm chính, phụ, bổ sung

- Giá theo cảm nhận của khách hàng

- Giá đấu thầu

- Giá lẻ mức dưới.


59

3) Thông tin về giá của đối tác

- Thông tin chi phí làm ra sản phẩm

- Nhận biết khách hàng

- Nhận biết đối thủ cạnh tranh

4) Rà soát phân tích, tổng hợp thông tin

- Phân tích tài chính

- Phân tích cạnh tranh

- Phân tích khách hàng


5) Quyết định giá

- Giá hớt váng

- Giá thâm nhập

- Giá trung tính

60

6) Phân tích độ nhạy cảm của giá của đối phương


KH trọng giá cả KH trọng giá trị

KH trọng tiện lợi KH ttrung thành

61

7) Đa dạng hoá phương thức đàm phán giá

- Đàm phán với khách hàng trọng tiện lợi

- Đàm phán với khách hàng trọng giá trị

- Đàm phán với khách hàng trung thành

- Đàm phán với đại diện của khách hàng trọng giá cả

8) Kỹ thuật thuyết phục trong đàm phán giá

- Tâm lý: + Lợi nhuận (giá thấp); + Thổi giá (nói thách)

- Phương pháp: Chứng minh sự vượt trội của hàng hóa, giao dịch:

Về tính năng (hơn/kém); về các đặc điểm (hơn/kém), về chi phí bảo

dưỡng (cao/thấp); về độ tin cậy (cao/thấp); về chi phí vận hành

(cao/thấp); về dịch vụ (nhanh/chậm)….


62

1. Xem lại mục tiêu của các bên và tính hợp lý của chúng.

2. Xem lại diễn biến đàm phán có sát với mục tiêu đặt ra hay không

để định hướng lại cho sát.

3. Xem lại các quan điểm có cùng nằm trên một quan điểm, lập

trường hay không để thống nhất lại trước khi tiếp tục đàm phán.

4. Đánh giá lại tình cảm, tình huống, ngoại cảnh chi phối đến đàm

phán để có cách giải quyết thoả đáng.

5. Sử dụng kỹ thuật lạc đề: Tức đột ngột đưa ra một đề nghị phá vỡ

bế tắc.

4.7. Khắc phục bế tắc

63

Nếu đã giải quyết tất cả các vấn đề trên, mà vẫn bế tắc thì có thể sử

dụng một trong các giải pháp sau:

Một là: Thống nhất các vấn đề đôi bên đã đạt được, các vấn đề còn

bất đồng có thể gác lại hoặc gạt bỏ.

Hai là: Chọn giải pháp đường vòng bằng cách giải quyết các vấn đề

có liên quan đến bế tắc trước. Sau khi giải quyết xong mới quay lại vấn

đề bế tắc để xem xét lại.

Ba là: Tạm thời đình chỉ đàm phàn để các bên cùng có thời gian suy

nghĩ, để thể hiện thiện trí của mình trong các lần đàm phán tiếp.


64

- Trong một số trường hợp, nên biết cách tạo ra bế tắc để:

+ Thể hiện quyết tâm và ưu thế của mình;

+ Để biết quyết tâm của đối phương;

+ Để biết đối phương có nhượng bộ không?

+ Tạo thất vọng và tiếc nuối cho đối phương;

+ Thay đổi tiến độ theo hướng có lợi cho phía chủ động.


65

- Phải nhận biết dấu hiệu khách hàng muốn kết thúc đàm phán

- Phản ứng nhanh và thích hợp với những cơ hội có thể kết thúc

- Khi nhận ra dấu hiệu thỏa thuận, phải biết cách kết thúc đàm phán 1 cách hợp lý.

- Đặt câu hỏi trực tiếp: “Chúng ta ký hợp đồng ngay bây giờ?’- đề nghị điều này như là ý muốn của đối tác

- Yêu cầu: Vậy chúng ta có thể tiến hành thực hiện ngay những gì đã thỏa thuận - sử dụng khi đối tác cảm thấy khó khăn khi ra quyết định.

4.8. Kết thúc đàm phán

66

- Ký hợp đồng

+ Nên giành quyền chắp bút hợp đồng

+ Lưu ý trong soạn thảo hợp đồng

Các căn cứ: Pháp lý, tập quán thương mại…

Nội dung các điều khoản: Hàng hóa, số, chất lượng, quy cách, bao

bì, kí mã hiệu, gái cả, nghiệm thu, giao nhận, thanh toán, đam rbaor hợp

đồng, chanh chấp, các thỏa thuận khác…

Các ràng buộc

Sử dụng ngôn ngữ hợp đồng

4.8. Kết thúc đàm phán

67

5.1. Khi ta gặp một đối phương “bất trị”

- Nhà đàm phán kia có tính bốp chát

- Một số nhà đàm phán thiếu kinh nghiệm lầm tưởng rằng áp đảo

- Họ tưởng rằng bốp chát, áp đảo có thể hù doạ được người khác

- Hù doạ để lấp liếm những điểm yếu của họ

Cách ứng phó:

- Không tỏ ra sợ sệt

- Tương kế, tựu kế

- Tạm dừng cho đến khi họ bình tĩnh.

5. Một số lưu ý trong đàm phán

68

5.2. Tìm phương thức buộc đối phương đưa ra đề nghị trước

- Lợi thế: Ta chủ động hơn trong năm mục đích của đổi tác; nếu

không chấp nhận, buộc đối phương phải đưa ra đề nghị khác; cá thể đề

nghị đầu tiên dễ bị “hớ” khi chưa hiểu rõ về ta.

- Phương pháp: Đặt luôn câu hỏi lúc bắt đầu, buộc họ bày tỏ quan

điểm, đề nghị trước.

5.3. Đưa ra đề nghị và kiên trì bảo vệ đề nghị đã đưa ra

5.4. Đối phó với thủ thuật đưa đề nghị chót của đối phương

- Đối phương nói, đó là đề nghị chót?

- Không tin, bác bỏ, nêu lý do, buộc đối phương phải thay đổi

- Bỏ qua đề nghị của đối phương. Nếu họ vẫn tiếp tục đàm phán thì

đó đơn giản chỉ là một thủ thuật dồn ép.


69

5.5. Kỹ thuật rút đề nghị

Có một số cơ sở cần xem xét đối với việc rút đề nghị:

- Khi tình hình bất lợi, rút đề nghị, giải thích lý do khách quan, chủ

quan. Đố phương sẽ chất vấn, lựa cách trả lời.

- Khi ta định làm động tác giả để ép đối phương đi đến thoả thuận

(Giả vờ bỏ đi).


70

5.6. Chỉnh lý mục tiêu ban đầu trong đàm phán

- Không vội vã chấp nhận một đề nghị đột ngột - dù cho đề nghị đó

có vẻ hấp dẫn - nếu đề nghị đó khác xa với những gì đã định ra trong

mục tiêu ban đầu.

- Không vội vã chỉnh lý bất kỳ mục tiêu nào nếu chưa phân tích kỹ tác

động hậu quả mà mục tiêu chỉnh lý đó gây ra.

- Không thay đổi quan điểm nếu thỏa thuận mới bất lợi.


71

5.7. Kỹ thuật xử lý những nhượng bộ

Cần xem xét:

- Liệu cái mà đối phương trao cho ta có phải là thứ có giá trị không?

- Đối phương đòi lại cái gì khi trao nhượng bộ?

- Liệu nhượng bộ có được thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ không?

5.8. Kỹ thuật chống thái độ lảng tránh trong đàm phán

Khi phát hiện ra dấu hiệu đối phương đang lảng tránh, cần tìm các

câu trả lời cho nghi ngờ của ta bằng cách:

- Đặt cho đối phương các câu hỏi mà ta đã biết rõ câu trả lời (không

chỉnh lý các câu trả lời sai hoặc lạc đề của đối phương).

- Không công kích thái độ của đối phương khi phát hiện các chi tiết

trả lời dối trá để không đưa đối phương vào thế phòng thủ.


72

5.7. Kỹ thuật xử lý những nhượng bộ

Cần xem xét:

- Liệu cái mà đối phương trao cho ta có phải là thứ có giá trị không?

- Đối phương đòi lại cái gì khi trao nhượng bộ?

- Liệu nhượng bộ có được thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ không?

5.8. Kỹ thuật chống thái độ lảng tránh trong đàm phán

Khi phát hiện ra dấu hiệu đối phương đang lảng tránh, cần tìm các

câu trả lời cho nghi ngờ của ta bằng cách:

- Đặt cho đối phương các câu hỏi mà ta đã biết rõ câu trả lời (không

chỉnh lý các câu trả lời sai hoặc lạc đề của đối phương).

- Không công kích thái độ của đối phương khi phát hiện các chi tiết

trả lời dối trá để không đưa đối phương vào thế phòng thủ.


73

5.8. Kỹ thuật xử lý những câu trả lời mập mờ:

- Nhắc lại câu trả lời của đối phương và yêu cầu làm rõ những chi tiết

chưa làm rõ.

- Bỏ qua những câu trả lời chưa phù hợp nhưng sẽ đặt lại câu hỏi

(mà ta đã hỏi) vào một thời điểm bất ngờ nào đó.

- Đặt những câu hỏi tương tự tiếp theo để đối phương buộc phải trả

lời

- Kiên trì hỏi đến khi ta tìm được câu trả lời. Ta không ngại khi đối

phương nổi cáu.


74

5.8. Kỹ thuật xử lý những câu trả lời mập mờ:

- Nhắc lại câu trả lời của đối phương và yêu cầu làm rõ những chi tiết

chưa làm rõ.

- Bỏ qua những câu trả lời chưa phù hợp nhưng sẽ đặt lại câu hỏi

(mà ta đã hỏi) vào một thời điểm bất ngờ nào đó.

- Đặt những câu hỏi tương tự tiếp theo để đối phương buộc phải trả

lời

- Kiên trì hỏi đến khi ta tìm được câu trả lời. Ta không ngại khi đối

phương nổi cáu.


75

5.9. Một số nguyên tắc căn bản:

- Không chấp nhận ngay bất cứ những gì được đưa ra. Trong đàm

phán nhanh, sẽ có một bên thiệt

- Đừng tin vào những gì mà người ta viết hay nói với mình. Phải

cảnh giác với bề ngoài chính thống: văn bản giấy tờ, những số liệu

thống kê, những bài báo…

- Không nên tỏ ra lo sợ và quá sốt ruột

- Đừng cho rằng đối phương đã biết hết những gì ta biết.

- Không nên lộ sự bức xúc cần giao dịch đó.

- Không nên để đối phương điều khiển hay cuốn hút, đưa vào cuộc

đàm phán quá nhanh.


76


- Khi đối phương muốn chậm tiến độ, cần gây sức ép về thời hạn đối

với họ, đừng để họ nói: “khi nào đàm phán được, chúng tôi sẽ gọi”.

- Khi đối phương muốn đẩy nhanh tốc độ thì mình lại nên làm ngược

lại

- Nhiều trường hợp, có thể đổi thời gian lấy tiền (muốn nhanh thì

phải chấp nhận mức phí cao hơn).

- Không nên chấp nhận 1 đề nghị nào đó ngay (đối phương sẽ

tưởng là bị hớ);

- Linh hoạt trong đàm phán


77


- Linh hoạt trong đàm phán

+ Phải phân biệt những vấn đề nhỏ với những vấn đề lớn; linh hoạt

nhân nhượng những vấn đề nhỏ, yêu cầu đối phương nhân nhượng

một vấn đề lớn hơn.

+ Phải theo dõi, ghi chép những nhân nhượng của mình để đưa vào

hợp đồng.

- Giả thua: Đưa ra những yêu cầu cao, đối phương không đồng ý,

giả thua phải nhân nhượng đưa ra những đề nghị mới dể chấp thuận

hơn nhưng đó chính là mục tiêu cần đạt được của minh. Khi đó đối

phương thường ngộ nhận rằng họ đã thắng và mất cảnh giác.

- Thể hiện mình là người quyết tâm nhất, sẵn sàng trả giá cao nhất,

mặc dù chưa biết người khác đã trả thế nào.


78


- Chiến thuật đàm phán:

+ Vừa đấm, vừa xoa

+ Người nói nhiều, người nói ít và chỉ chăm chú ghi chép, suy nghĩ…

+ Không để cho đối phương hiểu ai là người quyết định.

- Dọa nạt có thể tạo ra những cơ hội mới: vì “sơn ăn tùy mặt, ma bắt tùy người”.

- Ép đối phương về giá, về điều kiện thanh toán, giao hàng… đến mức có thể. Kiên nhẫn, không sớm nhượng bộ, nhưng đừng quên: “già néo, đứt dây”.

- “Đã cố hết sức”. Có thể nói cho ĐP biết rằng mình đã cố hết mức rồi, không thể cố được nữa.


79

5.10. Ứng xử với một số đối tác:

1) Với những đối tác thích dọa nạt

- Không cần căng thẳng, giữ lập trường, hãy thể hiện mình không sợ

sự dọa nạt đó. Khi đó, đổi phương sẽ phải chuyển phong cách hoặc ta

chiếm ưu thế.

- Không nhất thiết phải đối đầu trong ĐP, hãy mềm dẻo để thiết lập

mối quan hệ tốt hơn.

- Thận trọng để không mắc sai lầm (Thí dụ, những người hay dọa

nạt thường ít quan tâm đến những chi tiết vụn vặt nên ta cứ gửi cho họ

và người đại diện tất cả những gì là vụn vặt nhất, chắc chắn họ không

đọc, không có ý kiến, ta có cớ để nói rằng họ đã đồng ý…).


80


2) Với những đối tác huyênh hoang

Hay bị chủ quan, khinh xuất. Khi đó:

- Đối phương kiêu ngạo thì ta nên khiêm nhường, tâng bốc họ lên,

họ sẽ dễ bị mất cảnh giác.

- Nhả thông tin như tằm nhả tơ. Hãy chuẩn bị sẵn những nội dung

trao đổi và nói rằng đây là vấn đề rất quen thuộc với họ rồi, họ huyênh

hoang sẽ dễ không để ý và dễ dàng nhất trí.

- Cần đến sự trợ giúp từ đối phương, tức từ những người dưới

quyền của kẻ huyênh hoang. Thí dụ, về những chi tiết nhỏ, nên yêu cầu

trao đổi với những người dưới quyền.


81


3) Đối với những đối tác thiếu quyết đoán

- Cần phải từ từ và nhẫn nại. Phải để cho họ biết là đã thỏa thuận

được những gì rồi và sẽ không lặp lại những vấn đề đó.

- Hãy tâng bốc đối phương trước mặt đồng nghiệp của anh ta. Giả

sử khi gặp Sếp của nhà ĐP, hãy ca ngợi anh ta qua Sếp của họ, họ sẽ tự

tin hơn.

- Hạn chế nhượng bộ: càng nhượng bộ, họ càng băn khoăn, càng

chần chừ, do dự. Ta nên quyết đoán, đừng để cho họ lựa chọn. Thí dụ:

“trong 3 phương án trên, tôi QĐ chọn phương án 2” chứ đừng nói: “Vậy

trong 3 phương án trên, ông định chọn phương án nào?”.


82

6.1. Văn hóa và vai trò của văn hóa

6.2. Sự khác biệt về văn hóa

a. Khác biệt về ngôn ngữ và phi ngôn từ

b. Khác biệt về quan niệm giá trị

c. Khác biệt về tư duy và ra quyết định

6. Văn hóa trong đàm phán

83

Trọng sức mạnhTrọng tình

Du cưĐịnh cư

Trọng độngTrọng tĩnh

Phân tích, trọng yếu tốTổng hợp, trọng quan hệ

Nguyên tắcLinh hoạt

Hiếu thắng, Hiếu hòa, bao dung

Coi thường và chế ngựTôn trọng và hòa hợp

Tây Bắc, lạnhĐông Nam, nóng

VH gốc du mụcVH gốc nông nghiệp

Ảnh hưởng của yếu tố văn hóa

84

Khác biệt về văn hóa

Nguyên tắcLinh hoạtỨng xử

Lớn, quyết đoán, bất BĐ

Nhỏ (dchủ, bình đẳng)

Kh.cách quyền lực

Cá nhânTập thể cộng đồngTương quan xã hội

Trọng lý, cứng rắnTrọng tình, mềm dẻoĐặc tính xã hội

Trọng phát triểnTrọng ổn địnhNhu cầu xã hội

Phương TâyPhương ĐôngTiêu chí

85

Phương TâyPhương ĐôngTiêu chí

Đơn giảnPhóng phúNghi thức giao tiếp

Nghiêm trangHay cười, hài hướcPhong cách giao

tiếp

Rõ ràng, dứt khoátVòng vo, giữ ýCách thức giao tiếp

Trọng lý, lợi íchTrọng danh dựVề bản thân

Ghét tò mòƯa tìm hiểuVề đối tượng

Khác biệt về văn hóa

86

Đàm phán với đối tác châu Âu

Bắt đầu đàm phán:

- Đừng bao giờ nói "Vâng” với đề nghị đầu tiên

- Đòi hỏi nhiều hơn những gì bạn hy vọng đạt được

- Phản ứng trước từng đề xuất của đối tác

- Tránh đối đầu.

- Đóng vai trò người bán hay người mua bất đắc dĩ.

- Viện cấp quyết định cao hơn hoặc "kẻ đấm người xoa".

- Đừng bao giờ đề nghị nhượng bộ ngang bằng

- Biết cách đặt các vấn đề bế tắc sang một bên (Bế tắc không hẳn là ngõ cụt hoàn toàn).

- Luôn đề nghị thỏa thiệp

- Đề phòng tạo ra ấn tượng trông chờ vào những nhượng bộ tiếp theo của bạn.

87

Trong quá trình đàm phán:

- Đừng bao giờ bó hẹp nội dung đàm phán vào một vấn đề.

- Trong đàm phán không phải tất cả mọi người đều có mối quan tâm giống nhau. Giá cả không phải lúc nào cũng là vấn đề quan trọng nhất.

- Đừng quá tham lam

- Khi đàm phán đã kết thúc hãy tặng lại cho đối tác một vài nhượng bộ nhỏ. Ví dụ: một dịch vụ bổ trợ không quan trọng.

- Bạn cần hiểu rõ phong cách đàm phán của bản thân và cố gắng sửa đổi cho thích nghi với đối tác.

- Chuẩn bị thật kỹ cho đàm phán.

Kết thúc đàm phán:

- Đặt phía đối tác vào hoàn cảnh dễ chấp nhận kết quả đàm phán.

- Luôn tự hỏi: Đây có phải là tình thế cả hai bên đều giành được thắng lợi hay không?

Đàm phán với đối tác châu Âu

88

- Tuổi tác đồng nghĩa với khôn ngoan, kinh nghiệm

- Không chú ý nhiều vào người nói tiếng Anh

- Đưa từng vấn đề bàn bạc, không đem hết 1 lúc

- Đừng nhân nhượng giá quá nhanh

- Tránh nhìn lâu vào mắt

- Không nên phá vỡ sự im lặng

- Coi trọng chữ tín, dựa vào cam kết miệng hơn văn bản

- Sau ký kết, nên nghiêm túc thực hiện

- Cố gắng duy trì, phát triển quan hệ kinh doanh

Đàm phán với người Nhật

89

- Loại bỏ lời lẽ rườm rà, vào ngay mục đích

- Thường dồn trí tuệ ngay sau xã giao

- Đưa nhiều vấn đề, ngược lại là dấu hiệu bất thành

- Đừng bị mê hoặc bởi các lợi ích lớn, hoặc ban ơn

- Số lượng lớn, chất lượng cao và cần giấy CN

- Điều khoản số chất lượng, thời gian… rất chặt chẽ

- Chú ý các điều khoản pháp lý

- Thường dùng hợp đồng hoặc giao kèo in sẵn

- Cần đọc, hiểu kỹ, có thể yêu cầu sửa ngay

- Hợp đồng thường dài và phức tạp

Đàm phán với người Mỹ

90

- Đi thẳng vào vấn đề

- Đặt danh thiếp lên bàn: Trung thực

- Đừng ngồi đó im lặng, hãy nói đi

- Đừng bỏ cuộc giữa chừng

- Thường tách ra nhiều phần nhỏ

- Công việc là công việc

- Lời hứa: Hứa hẹn kết quả tốt đẹp

- Lời khuyên: Khuyên để có kết quả tốt đẹp

- Các lợi ích: Đưa các lợi ích, để thuyết phục

- Đưa ra tiêu chuẩn thực tế.

Đàm phán với người Mỹ

91

Nhượng bộ và cam kết xuyên suốt

Gần cuối mới nhượng bộ

Nhượng bộ và thỏa thuận

Quan trọng nhất, nhanh, áp đảo

Thành công chủ yếu sau hậu trường

Thuyết phục

Ngắn gọn, trực tiếp, nhanh chóng

Quan trọng nhấtTrao đổi thông tin

Ít thơi gian hơnNhiều thơi gian,

chi phíLàm quen

MỹNhậtCác giai đoạn

Đàm phán với Nhật như cha và con trai, còn với Mỹ như hai anh em trai.

So sánh Nhật - Mỹ

92

Giao tiếp với người Anh

1)Bắt tay

2)Giới thiệu và xưng hô

3)Coi trọng riêng tư

4)Không tin tưởng đàn ông dùng trang sức

5)Không được đùa về Nữ hoàng Anh

6)Ít hỏi những vấn đề liên quan đến cá nhân.

7)Hẹn làm việc trước, hãy đến đúng giờ nhưng đừng đến sớm.

8)Làm việc 9h - 17h, tiệc buổi tối

9)Là một xã hội phân biệt giai cấp khá rõ

10)Các doanh nhân không giữ một tốc độ làm việc căng như người

Mỹ.

11)Đừng nên lẫn lộn phong cách Anh và Mỹ

93

1) Thói quen dùng ngôn ngữ cơ thể khi nói

2) Đừng đút tay vào túi khi nói chuyện

3) Thói quen bắt tay khi đến và về

4) Nghiêm túc trong công việc

5) Thường cẩn trọng với đề nghị làm ăn đột ngột

6) Tốt nhất nên có giới thiệu

7) Bắt buộc phải hẹn trước, có thể phải xác nhận

8) Cần tế nhị thong thả

9) Mời ăn tối phải là nơi sang trọng, đắt tiền

Giao tiếp với người Pháp

94

Giao tiếp với người Pháp

10)Họ làm việc trong môi trường cạnh tranh cao, vì vậy thường

gây ấn tượng là người không lịch sự lắm.

11)Thường niềm nở và thân mật, tự hào về văn hóa và khả năng

hùng biện của dân tộc mình.

12)Thích thắng trong cuộc tranh luận về tính hợp lý của vấn đề

mình đưa ra.

13)Trong đàm phán "Vâng" tức là "Có thể", "Không" tức là chúng

ta hãy cùng thỏa thuận.

14)Hệ thống lãnh đạo trong các doanh nghiệp Pháp rất tập trung

từ cao xuống thấp.

15)Hãy luôn đến đúng giờ

95

Giao tiếp với người Đức

1)Chào hỏi và bắt tay

2)Coi trọng sự lịch thiệp với phụ nữ

3)Trọng chức vị

4)Không nên bàn chuyện chính trị

5)Tặng hoa phải tự mang đến và bỏ gói giấy

6)Rất coi trọng pháp luật

7)Phong cách ứng xử lễ nghi hơn người Mỹ. Hẹn đúng giờ là yêu cầu rất quan trọng

8)Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng hơn là giữ mối quan hệ giữa các bên đối tác

9)Thích các hợp đồng thật chi tiết và thực hiện chính xác các hợp đồng đó. Không thích thay đổi hợp đồng khi đã soạn thảo xong.

10)Rất chú ý đến các chức danh: Ví dụ Ngài Giáo sư Schmitt.

96

Đàm phán với người Ả Rập

- Không được xúc phạm tới tôn giáo của họ.

- Không nên đến các nước Arập đàm phán vào thời họ ăn chay.

- Người Arập thường chậm đưa ra quyết định vì họ thường lấy lý do quốc gia, do đó không được vội vã, thúc giục

- Không dùng các từ ngữ quá ngắn gọn, rõ ràng. Khi muốn đưa ra yêu cầu chỉ được dùng cách nói trong thương lượng để diễn đạt.

- Không được tự cao tự đại nếu không sẽ làm đối phương tức giận.

- Rất coi trọng các kiến nghị, thường giao lại cho cấp dưới là các chuyên gia để kiểm tra. Nếu có hứng thú họ sẽ chọn thời gian thích hợp để đàm phán

- Không nên phái phụ nữ tới các nước Arập đàm phán hoặc giao dịch

- Người Arập không muốn tốn nhiều thời gian cho việc mặc cả.

- Hợp đồng phải được làm đồng thời bằng cả hai thứ tiếng, Anh và Arập.

97

Đàm phán với người Trung Quốc

1. Xây dựng những điều khoản hợp đồng rõ ràng.

2. Tin chắc là dự án của mình khả thi về mặt kinh tế.

3. Hiểu rõ đối tác của mình.

4. Thận trọng lưu ý đến thể thức thanh toán,

5. Đừng đi vào những thỏa thuận bị cấm.

6. Phải phù hợp với các quy định của WTO.

7. Tìm cho ra những khó khăn trước khi chúng biến thành hiện thực.

8. Phân tích rủi ro có thể xảy đến.

9. Hạn chế sự phóng túng của bạn.

10. Lưu ý thường xuyên.

98

1.Giờ làm việc từ 8 giờ - 6 giờ chiều, làm việc ngoài giờ là rất phổ biến

2.Phải cung cấp cho họ nhiều thông tin chi tiết về giao dịch.

3.Việc đàm phán thường diễn ra ở phòng họp của doanh nghiệp.

Trưởng đoàn đàm phán phải vào phòng họp trước.

4.Người Đài Loan rất thân thiện với người ngoại quốc,

5.Thích đi thẳng vào vấn đề chính.

6.Gọi tên người Đài Loan bằng họ và có thể kèm theo chức danh

7.Chào hỏi khi gặp nhau là gật đầu chào hoặc cúi chào nhẹ. Nếu bắt tay,

thường nhẹ nhàng và giữ trong vài giây.

Đàm phán với người Đài Loan

99

Đàm phán với người Đài Loan

8.Thường trả lời “vâng” hoặc “không”. Không bao giờ từ chối việc

gì một cách trực tiếp.

9.Mời cơm, phải thực sự là một bữa cơm, không phải là một bữa

qua loa hoặc một tiệc rượu giản đơn.

10.Việc ăn thử ở tất cả các món ăn là thể hiện phép lịch sự và phải

để dư một ít thức ăn trên đĩa sau buổi ăn.

11.Ăn mặc: không cần quá cầu kỳ và không được hở hang

12.Thích quà biếu, nhưng tránh biếu đồng hồ treo tường, khăn tay,

dù, hoặc các loại hoa màu trắng (hoa cúc) và những vật sắc nhọn

100

Đàm phán với người Myanmar

- Nên thiết lập ngày giờ cụ thể; họ thường đến chậm, muộn.

- Không nên nói trực diện, nên gián tiếp. (“Anh cần làm tốt hơn

công việc của mình”, chứ đừng bao giờ nói: “Công việc anh vừa làm thật

tệ”).

- Ngoài giờ phải trả gấp đôi tiền công .

- Tại hầu hết các văn phòng làm việc và các cơ sở kinh doanh đều

có đặt một bàn thờ Phật. Người dân Myanmar chủ yếu theo đạo Phật,

hiền lành, thật thà, chất phác.

- Thường gặp gỡ nhau, trực tiếp trao đổi, tiếp xúc, bàn bạc thảo

luận trước khi ký kết hợp đồng kinh tế.

- Quá trình thương thảo hợp đồng kinh tế, chờ đợi xin giấy phép

xuất - nhập khẩu diễn ra rất lâu, có những lúc kéo dài đến mấy tháng.

101


- Có thói quen là thăm trụ sở, nơi làm việc của nhau, thăm nhà máy

sản xuất chế biến sản phẩm, xem xét quy trình công nghệ, đội ngũ công

nhân viên chức; sau đó thì họ sẽ có đàm phán, thương thảo, quyết định

ký kết hợp đồng kinh tế.

- Thường yêu cầu đối tác nhập khẩu có khoản tiền "đặt cọc" bằng

tiền mặt khoảng 10% trong tổng số tiền của hợp đồng kinh tế.

- Một số doanh nghiệp muốn bên mua thanh toán trước 100% qua

ngân hàng rồi mới giao hàng. Nếu cần tiền đặt cọc thì chỉ nhận tiền ngoại

tệ mới, không nhăn, bẩn.

- Giá cả trên thị trường trong nước và giá cả hàng hóa xuất khẩu

của Myanmar thường thấp hơn nhiều so với giá cả thị trường thế giới.

102


- Rất thích được tặng quà dù chỉ là món quà nhỏ.

- Rất cần chú ý đến việc thẩm định năng lực XNK của doanh nghiệp

Myanmar.

- Trình độ phổ cập tiếng Anh của lực lượng lao động phổ thông hơn

hẳn Việt Nam.

- Coi trọng chữ "tín“

- Làm việc thông tầm, chỉ nghỉ ăn trưa khoảng 30 phút và không

dùng đồ uống có cồn. Nhiều người kiêng kỵ ăn thịt động vật 4 chân.

103

Đàm phán với người Malaysia

- Nhận thức sự vật theo cách nhìn truyền thống của văn hóa Hồi giáo

- Dựa vào cảm xúc chủ quan riêng để đánh giá một sự việc; các số

liệu dẫn chứng, bằng chứng khách quan ít quan trọng hơn.

- Nhiều lĩnh vực kinh doanh tại Malaysia do người Hoa và người Ấn

chi phối, các sắc tộc này trong cộng đồng dân tộc Malaysia lại có những

hệ thống giá trị khác nhau.

- Khi tiến hành quyết định, thường chú ý xem xét đến hoàn cảnh cụ

thể của sự việc và các mối quan hệ chằng chịt chung quanh nó.

- Tự bản chất, người Malaysia không giỏi trong việc đối kháng nên

họ thường tìm cách hài hòa các mâu thuẫn.

104


- Niềm tin tôn giáo giúp người Malaysia vững vàng và ổn định trong

đời sống.

- Malaysia là một liên bang và hầu hết các tiểu bang đều có tiểu

vương (Sultan) riêng. Sự phân biệt giữa hoàng tộc và thứ dân khá rõ.

- Ở Malaysia, người Malay chiếm đa số và nắm quyền điều hành

quốc gia, nhưng về kinh tế thì người Malaysia gốc Hoa lại chi phối nhiều

hơn.

105


Thương lượng:

- Chỉ làm ăn với người họ biết và thích; tình cảm rất quan trọng.

- Tiến trình thương lượng kinh doanh ở đây diễn ra chậm, nên đòi

hỏi nhiều kiên nhẫn.

- Lịch thiệp, ít khi nói "không". Chữ "vâng" hàm ý nhiều nghĩa

- Một số người Malaysia gốc Hoa thường chọn ngày lành tháng tốt

cho công việc

- Chẳng hạn thay vì mời: "Ngài vui lòng dự bữa tiệc tối với tôi", thì

họ sẽ nói: "Ngài có thể dùng tiệc tối với tôi hay không?“

- Người Malaysia không bao giờ biểu lộ cảm xúc giận dữ nơi công

cộng.

106

Đàm phán với người Philippines

- Tiếng Anh và tiếng Phi (gọi là Tagalog) là ngôn ngữ chính của

Philippines.

- Rất thích chuyện trò, rất cởi mở với những luồng thông tin khác

nhau; có khuynh hướng xử lý các thông tin theo cảm xúc chủ quan, hơi

nghiêng về các yếu tố tình cảm.

- Chân lý được Philippines thừa nhận thường đến từ các cảm xúc

trực tiếp; rất ít khi họ quan tâm đến các số liệu, dẫn chứng khách quan.

- Đa văn hóa: văn hóa, bản địa, Trung Hoa, Hồi giáo, Tây Ban Nha và

Mỹ…

- Cá nhân hành động trong mối tương quan của nhóm xã hội mà họ

phụ thuộc, trong đó gia đình là quan trọng nhất.

107

Đàm phán với người Philippines

- Có thói quen thường chờ đối tác bày tỏ trước và thông qua việc

đáp lại thái độ mới bày tỏ quan điểm của mình.

- Gia đình là nơi che chở an toàn nhất. Bên cạnh đó là tôn giáo và

các truyền thống xã hội.

- Xem trọng dân chủ, tôn trọng tự do cá nhân, các quyền bình đẳng

về giáo dục và báo chí.

- Địa vị xã hội cũng được chú ý nhiều. Về sắc tộc, người có màu da

sáng hơn thường được xem trọng hơn.

108

Đàm phán với người Singapore

- Tính cạnh tranh cao và có đạo đức kinh doanh; có năng lực chuyên

môn, khả năng làm việc theo nhóm.

- Không thích những thông tin “ngoài lề”.

- Rất trung thành với công ty.

- Lịch sự; tuổi tác và thâm niên được kính trọng; thành viên quan

trọng nhất phải được giới thiệu đầu tiên.

- Danh thiếp được trao đổi vào lúc bắt đầu cuộc gặp gỡ, ngay sau

khi giới thiệu. Không bao giờ được dùng tay trái khi trao đổi danh thiếp.

- Khi ngồi nói chuyện với đối tác không nên ngồi chéo chân. Ra hiệu

vẫy tay nên vẫy bằng tay phải với lòng bàn tay hướng xuống đất, các

ngón tay hướng ra và vẫy lại.

109


- Khá cởi mở trong việc tiếp nhận các luồng thông tin khác nhau.

- Đánh giá sự vật hoặc đối tượng thông qua kinh nghiệm trực tiếp và

các bằng chứng cụ thể, chứ không qua diễn giải của người khác.

- Chịu ảnh hưởng bởi ít nhất ba hệ thống giá trị: Trung Hoa, Malaysia

và Ấn Độ.

- Cá nhân phải phục tùng tập thể nên quyết định của cá nhân phải

chú ý đến sự nhất trí của tập thể.

- Gia đình được xem là yếu tố quan trọng nhất trong xã hội

- Cạnh tranh trong kinh doanh khá khốc liệt, nên rất dễ phát sinh sự

phân hóa do tài năng.

- Ít nhiều vẫn còn mang tính sắc tộc (người gốc Hoa thích làm ăn với

người gốc Hoa, người gốc Ấn với gốc Ấn, người gốc Malaysia với

Malaysia,…).

110


- Thương lượng kinh doanh tuy có nhanh hơn những vẫn nhuốm

chút phong cách Đông phương, nên hãy từ tốn.

- Cách từ chối khéo léo để không làm bẽ mặt người khác.

- Thích làm việc với cá nhân

- Tuổi tác là điều được kính trọng nhất, kế đến là chức vụ

- Nói năng nhẹ nhàng từ tốn, luôn giữ thái độ đúng mực, dành đủ

thời gian cho người nói chuyện suy nghĩ để trả lời các vấn đề.

- Các chủ đề cần tránh đề cập đến khi nói chuyện là: Cách sống của

người Singapore, tôn giáo, các tệ nạn quan liêu (nếu có), chính trị. Đặc

biệt tránh nói về chuyện tình dục.

- Các chủ đề dễ tìm sự đồng cảm là du lịch, những kế hoạch tương

lai, các thành tựu về tổ chức xã hội và về nghệ thuật ẩm thực.

111

Đàm phán với người Thái Lan

- Mối quen biết trong công việc kinh doanh rất được xem trọng

- Người Thái thích hợp tác làm việc với những người họ kính trọng.

- Sự tiến triển trong mối quan hệ của người Thái diễn ra chậm, cần

thời gian tạo lập quan hệ.

- Khi giao tiếp phải luôn giữ thái độ kính trọng và lịch sự

- Coi trọng nghi thức giao tiếp và họ coi các cử chỉ khi giao tiếp quan

trọng hơn cả lời nói.

- Những người có vị trí cao trong xã hội cũng như những người lớn

tuổi nhất trong công ty luôn được kính trọng.

- Nên đặt lịch hẹn với đối tác trước một tháng.

- Nên đến đúng giờ

112


- Nên gửi trước những tài liệu, thông tin về công ty của mình

- Hãy nên đứng cho đến khi được mời ngồi.

- Luôn giữ được sự bình tĩnh.

- Rất ít khi nói “ Không” dễ dẫn đến hiểu lầm

- Chức vụ và thâm niên trong công việc

- Giỏi trong việc thương lượng và đàm phán.

- Cách thức chào trang trọng; không cần làm theo, chỉ cần mỉm cười

đáp lại hoặc gật đầu chào lại họ, nhưng nếu chào lại họ theo đúng cách

truyền thống thì rất tốt.

- Nên đợi chủ nhà giới thiệu bạn với những người khách khác

113


- Việc trao đổi quà tặng là một thói quen phổ biến

- Quà tặng không cần thiết phải quá đắt tiền nhưng phải có giá trị

tinh thần. Khi đến thăm gia đình, nên tặng quà họ

- Quà tặng nên được bọc gói thật đẹp; nên dùng nơ và những dải

ruy băng; tránh giấy gói có màu xanh lá cây, màu đen hoặc xanh sẫm

- Những món quà yêu thích: Hoa, sôcôla ch.lượng cao hoặc hoa

quả.

- Không tặng hoa cúc vạn thọ hoặc hoa cẩm chướng (tang lễ)

- Màu vàng được xem như là biểu tượng của sự vương giả, nên

chọn những giấy gói quà với màu này.

- Chỉ nên sử dụng giấy gói quà màu đỏ nếu bạn biết rõ đối tác là

người Thái gốc Hoa.

114


Trên bàn tiệc:

- Những dụng cụ chính trong bữa ăn của người Thái là dĩa và thìa

- Thìa được cầm tay phải và dĩa được cầm tay trái.

- Hầu hết những bữa tiệc thường là những bữa tiệc đứng

- Bạn có thể bắt đầu ăn ngay sau khi được phục vụ.

- Bạn nên để lại một chút thức ăn tại đĩa

- Không nên để thừa lại gạo trên đĩa của bạn

- Bạn nên chú ý đừng bao giờ gắp miếng thức ăn cuối cùng khi

được phục vụ đồ ăn.

- Không nên liếm tay khi dùng bữa.

115


Đàm phán:

- Lần gặp đầu nên diễn ra thân mật tại một bữa ăn trưa hoặc buổi

uống cocktail chiều.

- Đặc tính tuân thủ tôn ti trật tự của người Thái khá kiên định, nên

các thông tin truyền đạt thường phải đi qua nhiều tầng nấc trước khi

đến nơi cao nhất, do vậy cần phải biết mềm dẻo và kiên nhẫn trong

thương lượng.

- Đừng bao giờ mất tự chủ, đừng biểu lộ quá đáng các cảm xúc,

đừng tỏ ra quá kiên định.

- Người Thái thường tránh đối đầu bằng mọi giá.

- Trong một buổi thương lượng làm ăn, nếu một đối tác Thái bắt

đầu mỉm cười mà không có lý do rõ ràng, bạn hãy mau đổi đề tài.

116

1. Tiểu xảo chê bai

2. Tiểu xảo “bỏ đi”

3. Tiểu xảo ăn vạ

4. Tiểu xảo cạnh tranh công kênh

5. Tiểu xảo “hỏi ý kiến cấp trên”

6. Tiểu xảo xin thêm

7. Tiểu xảo cưa đôi chênh lệch

8. Tiểu xảo siết ốc

9. Tiểu xảo liên tưởng

10. Tiểu xảo đưa ra bằng chứng và số liệu thống kê

4. Một số tiểu xảo

117

TỪ CHỐI KHÔNG CÓ NGHĨA LÀ KHÔNG,

MÀ NGHĨA LÀ CHƯA PHẢI BÂY GIỜ

SAI LẦM NGHIÊM TRỌNG NHẤT LÀ

SỢ PHẠM SAI LẦM

118

KẾT LUẬN

1.CUỘC ĐÀM PHÁN THÀNH CÔNG CÓ CÁC BÊN ĐỀU THẮNG.

2.PHẢI TUỲ CƠ ỨNG BIẾN, TÌM KIẾM CƠ HỘI, NẮM BẮT CƠ

HỘI.

3.ĐỪNG DỒN ĐỐI THỦ CỦA MÌNH TỚI TẬN CHÂN TƯỜNG.

4.CON NGƯỜI LÀ CHỦ THỂ CỦA MỌI CUỘC THƯƠNG LƯỢNG.

5.THÔNG TIN LÀ YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH THẮNG LỢI.

6.RÈN LUYỆN KHẢ NĂNG TIÊN ĐOÁN Ý ĐỒ CỦA ĐỐI PHƯƠNG.

7.PHẢI CHUẨN BỊ SẴN MẪU HỢP ĐỒNG ĐỊNH KÝ

119

1. COI ĐỀ NGHỊ CỦA ĐỐI TÁC MỚI CHỈ LÀ BƯỚC ĐẦU.

2. TRÍCH DẪN CÁC KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU NẾU CẦN.

3. SỬ DỤNG THÔNG TIN CỦA BÊN THỨ BA.

4. XOÁ BỎ SỰ IM LẶNG.

5. THÚC ĐẨY THIỆN CHÍ CỦA ĐỐI TÁC

NHỮNG ĐIỀU NÊN LÀM

120

1. CHÀO GIÁ, ĐIỀU KIỆN GIAO DỊCH MÌNH MUỐN TRONG LẦN

ĐẦU.

2. ĐỂ ĐỐI TÁC BIẾT BIÊN ĐỘ THƯƠNG LƯỢNG.

3. PHỎNG ĐOÁN.

4. ĐỀ XUẤT CÁI GÌ MÌNH KHÔNG THỂ THỰC HIỆN.

5. RA QUYẾT ĐỊNH KHI TỨC GIẬN, VỘI VÃ.

NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN LÀM

121

BIẾT GIẤU Ý ĐỊNH, MÀ KHÔNG BỊ COI LÀ NÓI DỐI;

TẠO ĐƯỢC SỰ TIN CẬY, MÀ KHÔNG CẢ TIN;

NHÚN NHƯỜNG, QUẢ QUYẾT, MÊ HOẶC NGƯỜI KHÁC,

MÀ KHÔNG BỊ MÊ HOẶC;

MUỐN NHIỀU TIỀN VÀ VỢ ĐẸP, NHƯNG VẪN DỬNG DƯNG

TRƯỚC PHỤ NỮ VÀ TIỀN,

ĐÓ LÀ NHÀ ĐÀM PHÁN!

NGƯỜI THÀNH CÔNG NHẬN RA CƠ HỘI TRONG KHÓ KHĂN;

KẺ THẤT BẠI NHÌN THẤY KHÓ KHĂN TRONG CƠ HỘI

122

XIN TRÂN TRỌNG CẢM ƠN!

Documents

Dam phan kinh doanh quoc te.hv