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DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS, CAJA Y BANCOS, PARA
LA EMPRESA ROBAYO HOLDING INDUSTRIES S.A.S., DE CALI VALLE DEL CAUCA
DANIELA ARIAS ADARVE
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN SEDE NORTE DEL CAUCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTANDER DE QUILICHAO
2020
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS, CAJA Y BANCOS, PARA
LA EMPRESA ROBAYO HOLDING INDUSTRIES S.A.S., DE CALI VALLE DEL CAUCA
DANIELA ARIAS ADARVE
INFORME SOBRE LA PASANTÍA PRESENTADO PARA OPTAR EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO
Tutor:
WILSON NOÉ GARCÉS AGUILAR.
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DE POPAYÁN SEDE NORTE DEL CAUCA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTANDER DE QUILICHAO
2020
CONTENIDO
Página.
CAPÍTULO 1. MARCO REFERENCIAL ............................................................................. 7
1.1 Título ..................................................................................................................................... 7
1.2 Tema ...................................................................................................................................... 7
1.3 Introducción ........................................................................................................................... 7
1.4 Pregunta orientadora del problema ........................................................................................ 8
1.5 Planteamiento del Problema .................................................................................................. 8
1.6 Objetivos ................................................................................................................................ 9
1.6.1 Objetivo general. .................................................................................................................... 9
1.6.2 Objetivos específicos. ............................................................................................................. 9
1.7 Justificación ........................................................................................................................... 9
1.8 Marco Teórico ..................................................................................................................... 10
1.8.1 Antecedentes. ........................................................................................................................ 10
1.8.2 Bases Teóricas. ..................................................................................................................... 13
1.8.3 Glosario. ............................................................................................................................... 20
1.9 Diseño Metodológico .......................................................................................................... 23
1.9.1 Tipo de estudio. .................................................................................................................... 23
1.9.2 Método de Investigación. ..................................................................................................... 23
1.9.3 Población. ............................................................................................................................. 24
1.9.4 Recolección de información. ................................................................................................ 24
1.9.5 Fuentes de Información. ....................................................................................................... 24
1.9.6 Técnicas para la Recopilación. ............................................................................................. 24
1.9.7 Procesamiento de la Información. ........................................................................................ 25
CAPÍTULO 2. RESULTADOS ........................................................................................... 26
2.1 Información utilizada por la empresa Robayo Holding Industries SAS para la toma de sus
decisiones gerenciales................................................................................................................ 26
2.1.1 Horizonte Institucional. ........................................................................................................ 26
2.1.2 Ubicación Geográfica de la Empresa. .................................................................................. 27
2.1.3 Misión. .................................................................................................................................. 28
2.1.4 Visión. .................................................................................................................................. 28
2.1.4 Políticas de la Empresa. ........................................................................................................ 28
2.1.5 Organigrama. ........................................................................................................................ 29
2.1.6 Levantamiento de proceso de compras. ................................................................................ 30
2.2 Identificación de consecuencias de no contar con un sistema de control de inventarios, caja
y bancos dentro de la empresa Robayo Holding Industries SAS. ............................................. 30
2.3 Plantear el sistema de control e inventarios, caja y bancos, que se adapte a la actividad
económica de la empresa y analizar los beneficios económicos que traería dicho sistema. ..... 33
2.3.1 Implementación del sistema. ................................................................................................ 33
3. CONCLUSIONES. ....................................................................................................... 41
4. RECOMENDACIONES. ............................................................................................. 42
RESUMEN DE LOS PASOS REALIZADOS PARA LA PASANTÍA EN LA EMPRESA
ROBAYO HOLDING INDUSTRIES SAS. ........................................................................ 43
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................. 44
LISTA DE CUADROS
Página.
Cuadro 1. Información sobare el horizonte institucional. ............................................................. 26
Cuadro 2. Pantalla del Programa Ecomm Expert y algunos temples. ........................................... 37
Cuadro 3. Fotografías del programa Ecomm Expert y algunos temples. ...................................... 38
Cuadro 4. Fotografías del programa Ecomm Expert y algunos temples. ...................................... 38
Cuadro 5. Imagen de la plantilla donde se convierte la publicación en artículo ........................... 39
Cuadro 6. Imagen de la plantilla donde se convierte la publicación en artículo ........................... 39
Cuadro 7. Crear artículos de manera masiva ................................................................................. 40
LISTA DE FIGURAS
Página.
Figura 1. Mapa de la ubicación de la empresa Robayo Holding Industries SAS. ......................... 27
Figura 2. Fotografías de la empresa Robayo Holding Industries, SAS. ........................................ 27
Figura 3. Organigrama de la empresa Robayo Holding Industries SAS. ...................................... 29
7
CAPÍTULO 1. MARCO REFERENCIAL
En este Capítulo se relaciona la temática que sustenta la pasantía llevada a cabo en la empresa
Robayo Holding Industries S.A.S., ubicada en la ciudad de Santiago de Cali, Valle del Cauca. Estos
temas son referentes a la toma de decisiones gerenciales, el sistema de control de inventario, y caja
y bancos.
1.1 Título
“Diseño de un sistema de control de inventarios, caja y bancos, para la empresa Robayo
Holding Industries S.A.S., Cali Valle del Cauca”.
1.2 Tema
Control Interno.
1.3 Introducción
En el siguiente trabajo se expone el informe de pasantía sobre el diseño de un sistema de
control de inventarios, caja y bancos, llevada a cabo en la empresa Robayo Holding Industries
S.A.S., Cali Valle del Cauca. El objetivo principal de la empresa es dedicarse al comercio al por
menor, realizado a través de internet.
El propósito de la implementación del sistema de control de inventarios, fue lograr controlar
las existencias del inventario, debido a la actividad económica de la empresa, especialmente por
los productos que vende, que en su gran mayoría son pedidos por el cliente.
Una vez son solicitados por el cliente, la empresa procede a realizar la compra pertinente
inmediatamente, motivo por el cual no existe un control sobre sus existencias. Con respecto a caja
y bancos, se requiere un mayor control por medio de conciliaciones bancarias para tener una
certeza de que el dinero fue consignado efectivamente por la persona encargada y para identificar
si la empresa está siendo rentable.
8
Todo lo anterior, tiene como propósito que el propietario de la empresa tenga una visión
más real y pueda tomar decisiones acertadas para el crecimiento de su organización.
La metodología que se utilizó para llevar a cabo la pasantía en la empresa Robayo Holding
Industries SAS, fue mixta, por requerirse una amplia información para la implementación del
sistema, se evidenció que la toma desicones más común utilizada por los empresarios en Cali, es
la basada en el modelo racional.
1.4 Pregunta orientadora del problema
¿Qué consecuencias trae a una empresa el no tener control adecuado sobre sus inventarios,
caja y bancos para la toma de decisiones?
1.5 Planteamiento del Problema
La empresa Robayo Holding Industries SAS, se encuentra ubicada en la ciudad de Cali Valle
del Cauca, se dedica a la venta de productos por internet, y a pesar de su exitoso funcionamiento
no cuentan con un sistema de control de inventarios, que le permita tener conocimiento de lo que
realmente tiene a disposición para la venta, generándole el problema cuando la empresa empiece a
crecer, se convertirá imposible controlar sus productos.
Por otro lado, también es común encontrar que no tienen control sobre el dinero de sus cuentas
bancarias y caja menor, por lo cual tienen total desconocimiento de cuál es el disponible con el que
cuenta para realizar las compras de los productos inmediatamente después que los clientes los
demandan.
Lo anterior, puede llevar a que existan fugas de efectivo por no tener la estimación precisa de
este, debido a la falta de control, generando que la empresa viva sobre un riesgo económico y tome
decisiones erradas que pueden llevarla a un estado de insolvencia económica.
Como alternativa de solución se le propuso a la empresa Robayo Holding Industries SAS, un
sistema de control de inventarios, buscando adaptar la oferta de los productos a los diferentes
niveles de la demanda determinada por el consumo de los clientes (Álvarez H., y Cabrera R., 2007,
p, 1).
9
De este modo, el control de inventarios en la empresa Robayo Holding Industries SAS, estaría
integrado por técnicas para determinar cuándo deben reabastecerse los inventarios actuales, y en
cuánto debe reabastecerse, para satisfacer las demandas de los clientes a un nivel predefinido con
un bajo costo (p, 1).
1.6 Objetivos
1.6.1 Objetivo general.
Diseñar un sistema de control de inventarios, caja y bancos, para la empresa Robayo
Holding Industries S.A.S., Cali Valle del Cauca.
1.6.2 Objetivos específicos.
• Conocer la información utilizada por la empresa Robayo Holding Industries SAS para
la toma de sus decisiones gerenciales.
• Identificar las consecuencias de no contar con un sistema de control de inventarios,
caja y bancos dentro de la empresa Robayo Holding Industries SAS.
• Plantear el sistema de control e inventarios, caja y bancos, que se adapte a la actividad
económica de la empresa y analizar los beneficios económicos que traería dicho
sistema.
1.7 Justificación
Éste trabajo se llevó a cabo con el fin de diseñar un sistema de Control Interno para la empresa
Robayo Holding Industries S.A.S, ubicada en la ciudad de Cali, ya que toda organización por
pequeña que sea, necesita un sistema de control interno de inventario.
Para el caso de la empresa Robayo Holding Industries SAS, fue necesario un control sobre sus
activos más importantes que son el efectivo y su inventario. Por medio de su inventario se pueden
generar proyecciones de ingresos de la entidad a corto, mediano y largo plazo, debido a su
actividad económica, algo que obliga a la organización a implementar un sistema de control sobre
el inventario.
10
Aparte es necesario que se genere control sobre su efectivo debido a que sin este la empresa no
podría seguir en funcionamiento. La implementación del sistema de control de inventario en la
empresa Robayo Holding Industries SAS, es de gran importancia como futura Contadora Pública,
debido a la obligación que hay de generar estrategias que puedan ser aplicables al modelo de
negocio en el que se encuentra la empresa, ayudándome a ampliar mis conocimientos en el plan de
contaduría pública.
1.8 Marco Teórico
Las teorías que soportan este informe de pasantía llevada a cabo en la empresa Robayo Holding
Industries S.A.S., ubicada en la ciudad de Cali, son el inventario, y el sistema de control interno de
inventarios.
1.8.1 Antecedentes.
Robayo Holding Industries SAS y una empresa dedicada al comercio de productos al por menor
por internet, su actividad principal inicialmente es la venta de relojería por internet, con el tiempo
fueron incluyendo artículos según la necesidad del cliente hasta convertirse en la tienda virtual
más grande de Mercado Libre con más de 100 variedades de productos.
A lo largo del estudio se evidencia la metodología sobre la toma de decisiones de la entidad
tal como lo afirma González (2010), en su investigación denominada “aproximación al modelo
de toma de decisiones usado por los gerentes de las MiPyme en Cali, Colombia”, que tuvo
como objetivo principal conocer los modelos de toma de decisiones, las herramientas
gerenciales, las fuentes de información y lo principios que soportan el modelo de decisión usado
por los gerentes de las MiPymes en Cali, para lo cual plantea que:
“Las MiPymes nacen con un avance industrial en los primeros años del siglo XX, generando empleo
y desarrollo para el país, las cuales en su gran mayoría se dedican a la fabricación de prendas de
vestir, productos de plástico, productos de panadería, macarrones, productos químicos y muebles”
(González, 2010, p.23).
11
Lo anterior, remonta a inicios de los principales modelos de Mipymes en Colombia, y
su manera de toma de decisiones gerenciales en dicha época, es relevante debido a que se
debe conocer cómo era el proceso y así poder tener claro cuál ha sido la evolución que han
tenido estas empresas en Colombia.
Así como González (2010), plantea que existen diversas herramientas en las cuales los gerentes
de las MiPymes en Cali, toman decisiones utilizando el Modelo Racional, el Modelo de Procesos,
y el Modelo Anárquico. Para lo cual el Modelo Racional, fundamentado específicamente en tomar
las decisiones en base a su objetivo específico, utilizando reglas, rutinas y programas para alcanzar
los objetivos; el Modelo de Procesos, se basa en que se tiene claro los objetivos a alcanzar pero no
los métodos para lograrlos, y por último, el Modelo Anárquico, que no tiene claro los objetivos ni
los métodos para llegar a cumplirlos.
La población encuestada por González (2010), en su mayoría opina que los gerentes en la
ciudad de Cali, se basan en el Modelo Racional, es decir, que la mayoría de las empresas se basan
en manuales, reglas y planes de acción que los lleven a lograr su objetivo. Se tomó como referencia,
el trabajo realizado por González, debido a que el objeto de estudio se basó en las MiPymes de la
ciudad de Cali y la toma de sus decisiones.
Por otro lado, se involucra la parte del inventario como factor estratégico de la empresa por
formar parte del capital de trabajo, según lo menciona Garrido, Irma & Cejas, Magda (2018), en
su investigación titulada “la gestión de inventario como factor estratégico en la administración
de empresas” y exponen que:
“El inventario representa un importante capital de trabajo para las empresas, igual manera los
objetivos de tener un inventario apropiado está vinculado al aumento de la rentabilidad
prediciendo con ello el impacto de las políticas internas de la empresa de acuerdo a los niveles de
stock; buscando en este sentido minimizar el costo total de las actividades logísticas que aseguran
el servicio que demanda un cliente” (p. 3).
12
Para este trabajo de investigación es importante lo expuesto por Garrido, Irma & Cejas, Magda
(2018), debido a que especifica la importancia de tener un control de inventarios adecuado, para
con ello visionar la rentabilidad de la empresa y asegurar que la demanda siempre será cubierta.
Así mismo Pírela (2005), en su investigación “estudio de un caso de control interno”, expone
los principales objetivos del control interno que son:
“Garantizar la eficacia~ eficiencia y economía, en todas las operaciones de la organización,
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas
(Control interno administrativo), Proteger los recursos de la organización, buscando su
adecuada administración ante riesgos potenciales que los puedan afectar (Control interno
Contable)” (Garrido, Irma & Cejas, Magda, 2018, p, 484).
El siguiente trabajo de investigación se relaciona con la idea de Pírela (2005), debido a que en
ella se plantea la importancia de una buena implementación del control interno para una correcta
ejecución de funciones dentro de la entidad, y con ella evitar al máximo que se generen riesgos
potenciales que puedan afectar la toma de decisiones gerenciales y su rentabilidad.
Del mismo modo, Castañeda (2014), en su investigación “los sistemas de control interno en
las MiPymes y su impacto en la efectividad empresarial” menciona que:
“Los problemas para la dirección empresarial hoy no es simplemente entender la necesidad de cambio
sino cómo efectuarlo de forma tal que se logren los objetivos a través de las estrategias diseñadas. En
este sentido, el control de gestión en las empresas debe conducir a que los componentes operativos les
permitan alcanzar sus objetivos estratégicos. En especial para las empresas micro, pequeñas y
medianas, denominadas MiPymes, las cuales para sobrevivir en este contexto se han visto obligadas a
formalizar sus procesos de planificación y de control de todas sus operaciones” (p.130).
También se trae a colación la idea de Rubí Mejía (2005), el cual afirma que:
“El control interno genera mutua responsabilidad en la alta dirección y en los empleados de
todas las dependencias, estimula la colaboración y el empoderamiento, en las grandes
empresas lo implementan debido a que los procesos están escritos y segmentados, el cual
13
genera que los trabajadores de todas las áreas se vean involucradas para llevar a cabo el
control interno de la empresa y con ello apoyar a la toma de decisiones de la alta gerencia”.
También se tiene en cuenta lo que plantea Rubí Mejía (2005) “se deben establecer controles en
las entidades pero de manera escrita para generar compromiso por parte del empleado, y realizar
controles permanentes de que se estén ejecutando de manera correcta”.
1.8.2 Bases Teóricas.
Como se realizó la pasantía en la empresa Robayo Holding Industries SAS, y el propósito
fue diseñarle un sistema de control de inventario, se pasa a describir todo lo concerniente al tema
de inventario y posteriormente al sistema de control interno de inventario, para que el lector tenga
bases para diseñar dicho sistema en las empresas que lo requieran.
El inventario. Díaz Moreno (2001), explica que:
“el inventario está representado por aquellos bienes corporales destinados la venta en el
curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentran en proceso de
producción o que se utilizan en la producción de otros bienes que se van a vender, ya sean
no fabricados por la empresa”.
El inventario se debita por el costo de las mercancías, el costo de las mercancías devuelta
por los clientes, el valor de los ajustes por sobrantes en la forma física del inventario, el valor del
inventario final al cierre del ejercicio si se utiliza el sistema periódico; y se acredita por el costo de
las mercancías vendidas, el costo de las mercancías devueltas a los proveedores, el valor de los
ajustes por faltantes en la toma física del inventario, el valor del inventario inicial al cierre del
ejercicio, si se utiliza el sistema periódico, y por el valor de las mercancías para el consumo interno
(Díaz Moreno, 2001, p, 109).
El inventario de mercancías constituye uno de los activos que demanda mayor inversión y
de su venta se derivan los ingresos y las utilidades operacionales. Se presenta como un activo
corriente en el Balance General, dada la conversión en forma rápida; es un elemento importante en
el Estado de Resultados Integral, para la determinación del costo de ventas (p, 109).
14
El registro contable del inventario, se basa en su costo de adquisición más todas las
erogaciones necesarias para ponerlo en condiciones de venta, la determinación del costo tiene como
finalidad conocer la utilidad (Díaz Moreno, 2001, p, 109).
Otra forma de describir el inventario, es de Catácora (1998), quien lo relaciona con “el
conjunto de bienes propiedad de la empresa cuyo objetivo es volver a venderlos y obtener un
margen de utilidad razonable” (p, 238).
Los inventarios se establecen en dos tipos de empresas, empresas comerciales y
manufactureras. En las empresas comerciales se caracteriza por tener una actividad de compra y
venta de bienes y no tienen un proceso de transformación del activo adquirido, y los costos de los
bienes se determinan por el precio de factura más que cualquier otro costos relacionado con su
adquisición, en este tipo de empresa se habla es de inventario de mercancías (P, 110).
Y en las empresas manufactureras, manejan una mayor diversidad de inventarios los cuales
responden al tipo de actividad que tiene la empresa. (p, 110).
Se buscó en la empresa Robayo Holding Industries SAS, que ésta adaptara el inventario a
la oferta y a los diferentes niveles de la demanda determinada por el consumo de los clientes
mediante el control de inventarios y para ello se le diseñó el sistema de control del mismo.
El Control interno de inventario. Se empieza según Díaz Moreno (2001), cuando se reciben
los artículos, se confronta la orden de compra con la factura, se verifica precios, cantidades,
artículos solicitados; se registra el ingresos de los artículos y se envía la factura al departamento de
contabilidad, y se deben establecer medidas de seguridad para evitar daños de las mercancías en la
bodega; permitir el paso sólo a empleados autorizados, y utilizar formatos de requisición para el
retiro de mercancías, debidamente autorizadas (p, 109).
Para el control de inventario, existen dos sistemas o procedimientos que conforman la
estructura para la contabilización de los inventarios: el sistema periódico y el sistema permanente
o perpetuo. El sistema periódico es conocido también como el “juego de inventario”, y es
recomendable para empresas como supermercados, ferreterías, farmacias, tiendas de abarrotes y
otros negocios en los cuales el volumen de ventas de productos de precios unitarios relativamente
bajos es muy grande cada día, lo que dificulta la consulta del valor de costo de estos bienes (Díaz
Moreno, 2001, p, 110).
15
El sistema de inventario permanente o perpetuo, es utilizado por las empresas que venden
mercancías con precios relativamente altos como almacenes de electrodomésticos, almacenes de
prendas de vestir, materiales de construcción, etc. (p, 110).
Agrega Díaz Moreno (2001), que existen varios métodos para evaluar los inventarios, entre
estos está el método primeras en entrar primeras en salir PEPS; el método últimas en entrar,
primeras en salir, UEPS; método del promedio ponderado, el método retail, y el método de
identificación específica (p, 119).
Y que los descuentos de inventario son incentivos financieros que los comerciantes
conceden a sus clientes, para atraerlos y aumentar sus ventas, porque aumentando sus ventas
aumentan sus ganancias. El inventario se presenta en el Balance General como un activo corriente.
La cuenta de inventario representa la existencia a precio de costo de mercancías producidas o
adquiridas por la entidad con el fin de comercializarlas (p, 119).
Por requisito fiscal y por normas de contabilidad las empresas que manejan inventario para
su producción y comercialización, deben hacer conteo físico de todas las existencias mínimo el 31
de diciembre. Deben hacerse en promedio dos veces al año. El inventario físico debe valorizarse
de acuerdo con el método utilizado por la empresa para todas la mercancía y su resultado se
compara con el saldo que figura en los libros antes de ajustes y cierres tanto de cantidades como
de valores (p, 130).
Una vez se analizan las diferencias entre el saldo físico y el saldo en libros que muestra la
tarjeta del Kárdex, se registra contablemente los ajustes que se denominan faltantes o sobrantes; y
en el estado de resultados se muestra como un mayor o menor valor del costo de las mercancías
vendidas si es faltante, como mayor valor y si es sobrante como menor valor. En el ajuste de un
inventario se utiliza el método de inventario permanente (p, 130).
Otra forma de expresar el control de inventario, lo hace Catácora (1998), cuando afirma que
“para el proceso administrativo de las cantidades ingresadas y despachadas, se implanten
controles que son instrumentados a través de formularios que controlan las cantidades recibidas
o despachadas a través de las operaciones de ingreso o salida” (p, 238).
Las existencias para Catácora (1998), refieren al monto de materiales que los gerentes
deciden que es necesario tener disponible en todo momento para evitar que se agoten debido a
circunstancias no previstas; el stock de inventario se relaciona con el volumen de las existencias
16
requeridas para lograr un rendimiento óptimo de las operaciones, y a las cuales se debe incorporar
todos los costos relacionados con la compra o adquisición de dichos bienes; y el libro de inventario
refleja la situación financiera de la empresa, por medio del registro y detalle de los activos (p, 238).
Se concluye, que existiría eficacia en la empresa Robayo Holding Industries SAS, cuando
el control interno de los inventarios se lleve a cabo mediante el compromiso de la alta dirección y
de sus empleados, estableciendo por escrito los procedimientos que va a realizar, ya sea periódica
o permanentemente, y garantice la estabilidad económica, ya que los inventarios son los que
estimulan las ventas y por ende los ingresos.
Así que, la implantación del control interno de inventarios en la empresa Robayo Holding
Industries SAS, le garantiza la eficacia-eficiencia en todas las operaciones, le protege los recursos
ante riesgos potenciales, una correcta ejecución de funciones, una excelente toma de decisiones
gerenciales, y con ello los beneficios económicos (Pírela, 2005).
Norma Internacional de Contabilidad NIC 2 Inventarios. Este modelo Bohórquez Forero
(2014), lo distingue para tres tipos de empresas que manejan inventarios bajo la Norma
Internacional NIC 2: comercializadoras (inventarios para ser vendidos), fabricantes (proceso de
producción), y servicios. En el caso de las empresas comercializadoras, la NIC 2 en su párrafo 10,
establece que:
“Se pueden llevar con un mayor valor del inventario todos aquellos costos para colocar el
inventario en su lugar de uso o venta, que incluye valores como costos de compra,
aranceles, transporte, almacenamiento, y otros costos directamente relacionados con la
adquisición del inventario”.
En el caso de Colombia, estos valores enunciados por la NIC 2 Inventario, también eran
permitidos, por lo que no se evidencia un cambio importante por este concepto (Bohórquez F.,
2004, p, 1).
En Colombia las empresas que venden bienes excluidos deben llevar el impuesto sobre las
ventas (IVA), pagado por las compras realizadas como un mayor valor del inventario, algo que es
congruente con el párrafo 11 de la NIC 2 “constituyen un mayor valor del inventario los impuestos
pagados que no sean recuperables por disposición de las autoridades fiscales; si la compra de
17
mercancía está sujeta a un descuento comercial, el valor de este descuento es un menor valor del
inventario” (p, 1).
Existen algunos valores que bajo la normativa colombiana podían incrementar el valor del
inventario, por ejemplo, la diferencia en el cambio y los intereses que se pagaban antes que la
mercancía estuviera lista en su lugar de uso o venta. La NIC 2 Inventario, en su párrafo 8, permite
el incremento de dichos valores solamente para activos aptos como inventarios, fábricas, propiedad
de inversión e intangibles, que requieren un tiempo largo o substancial para estar en condiciones
de uso, además que los valores relacionados con activos no aptos deben reconocerse como un gasto
del periodo (p, 1) .
Por tanto, las empresas colombianas tendrán más gastos por intereses y diferencia en
cambio relacionados con inventarios no aptos, generando una menor utilidad y menor pago de
impuestos. Por otra parte, el valor del inventario disminuye al no poder capitalizar estos rubros,
disminuyendo el activo corriente de la empresa y base de impuestos como el impuesto al
patrimonio y la renta presuntiva del impuesto de renta.
En síntesis, la NIC 2 Inventarios, exige que los intereses y la diferencia de cambio sean
restadas de la utilidad operacional, lo que hace disminuir la utilidad antes de impuesto y por ende
la utilidad neta.
Relaciona la NIC 2 Inventarios, Castillo Perea (2013), con activos, son de gran importancia
para las empresas, el mismo que proporciona los ingresos y su adecuada valuación impide que se
subestime o sobre estime las utilidades o pérdidas en un periodo contable; mediante el manejo
racional a los inventarios se debe evidenciar el flujo de beneficios que recibirán las empresas una
vez que los mismos se conviertan en efectivo o equivalentemente mediante la realización de
transacciones mercantiles que sean medibles, fiables y por lo consiguiente, se realizan dando
cumplimiento a lo establecidos en la NIC 2 Inventario, en cuanto al reconocimiento y registro
inicial de los mismos. El control de los inventarios requiere de fórmulas y métodos que permitan
su medición y reconocimiento de manera integral (Castillo Perea, 2013, p, 20).
La NIC 2 Inventario, busca mejorar y armonizar las prácticas contables, efectuando un
control en los sistemas de inventarios, permitiendo a la empresa estas a la igualdad con la alta
competencia existente en el mercado, y se encarga de establecer las medidas para el buen
18
funcionamiento y registro de los inventarios, y permite llevar la información contable actualizada
de unos de los principales rubros que manejan las empresas “los inventarios” (p, 20).
Sobre la NIC 2 Inventarios, Benavides (2012), exterioriza que “fue emitida por el Comité
de Normas Internacionales de Contabilidad en diciembre de 1993, y su última revisión fue en
diciembre de 2003”. Los requerimientos en la Sección 13 de las NIIF para Pymes son
sustancialmente los mismos que en la NIC 2 Inventarios (p, 30).
La NIC 2 Inventarios aplica a todos los inventarios, excepto a obras en curso, resultantes
de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados (NIC
11 Contratos de Construcción), instrumentos financieros (NIC 32 Presentación y NIC 39
Instrumentos Financieros-Reconocimiento y Medición), a activos biológicos relacionados con la
actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección (NIC 41 Agricultura),
después de la cosecha su tratamiento es de NIC 2 Inventarios (p, 39).
Los sectores que tienen mayor participación como inventario en sus estados financieros son
construcción de obras residenciales, comercio de vehículos, fabricación de otros productos con
materiales; fabricación de otros medios de transporte, manufactura de calzado y otros productos
relacionados, fabricación de maquinaria y equipo, comercio al por mayor, fabricación de vehículos
automotores y sus partes, y tabaco; fabricación de prendas de vestir, e industria metalmecánica, y
comercio al por menor (p, 39).
En el mismo contexto, Soto, Mesa y Quirós (2013), relacionan los inventarios con activos,
poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación, así como los bienes comprados y
almacenados para su reventa; en procesos de producción con propósito de venta y el producto
terminado, en forma de materiales, repuestos y suministraos para ser consumidos en el proceso de
producción; el costo de los inventarios para un prestador de servicios; los terrenos u otras
propiedades de inversión que se tienen para ser vendidos a terceros (p, 906-941).
El costo de inventario comprende todos los costos derivados de su adquisición y
transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y
ubicación actuales. La NIC 2 y la Sección 13 de NIIF para Pymes establecen que debe haber un
costo de adquisición, transformación y otros costos necesarios para darles su condición y ubicación
actuales a los inventarios, pero el capítulo 8 de microempresas se refiere al costo de adquisición y
19
demás costos, este último no es tan claro como decir que incluye costos de transformación y otros
costos (p, 908).
La NIC 2 Inventario, alude que si hay microempresas que desarrollan actividades de
transformación deben tenerlo en cuenta como sistema de información para interpretar los costos de
producción. El costo de adquisición de los inventarios comprende el precio de compra más
aranceles de importación y otros impuestos no recuperables, más transporte, más almacenamiento,
más demás costos atribuibles a la mercancía, materiales o servicios, menos los descuentos
comerciales, rebajas y otras partidas similares (p, 935).
Siguiendo a Barrientos y Sarmiento (2013), reseñan que el inventario señalado por la NIC
2, es “un activo controlado del cual la empresa espera obtener en el futuro beneficios económicos
por su venta en el curso normal de la operación”. Hacen parte de los inventarios, las existencias,
materias primas, otros aprovisionamientos, productos en proceso, productos terminados,
subproductos, residuos y materiales recuperados. En la clasificación no se hace una mención
expresa a los servicios que, como se ha indicado, se pueden considerar como inventarios, cuando
están en curso de ejecución al finalizar un ejercicio económico (Barrientos y Sarmiento, 2013, p,
12).
Los aspectos clave de la NIC2 Inventario, es que los inventarios se valoran por el menor
valor entre su costo y su valor neto realizable, el costo incluye todos los desembolsos directos,
hasta conseguir que los inventarios estén listos para la venta., incluyendo los costos indirectos que
sean atribuibles, el costo de los inventarios generalmente se determina utilizando el método PEPS
(primera entrada, primera salida) o el precio medio ponderado (p, 12).
Está prohibido usar el método UEPS (últimas en entrar, últimas salir); otras fórmulas de
costos como el costo estándar, o el método del minorista, pueden usarse en la medida en que los
resultados se aproximen al costo real, el costo de los inventarios se reconoce como gasto cuando
se venden dichos inventarios, cuando el valor neto realizable de los inventarios sea inferior al costo,
el valor de los inventarios debe rebajarse hasta alcanzar el valor neto realizable, si el valor neto
realizable de una partida a la que se le ha rebajado su valor, aumenta con posterioridad, se revertirá
dicha rebaja de valor (p, 12).
Prescribe Uribe M. (2011), que “la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo
que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos
20
correspondientes sean reconocidos”. Suministra una guía práctica para la determinación de ese
costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo
cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable, suministra directrices
sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios, que se miden al costo
o al valor neto realizable, según cuál sea menor (p, 54).
Y brinda herramientas para establecer y prescribir la forma contable y tratamiento para los
inventarios, para un periodo determinado basándose en la medición de los mismos, a través de
métodos, fórmulas e información a revelar, suministra una práctica para determinar el costo de los
inventarios y el posterior reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo cualquier
deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable; suministra directrices sobre las
fórmulas del costo, que se usan para atribuir costos a los inventarios (p, 54).
El objetivo de recomendar la aplicación de la NIC 2 Inventario en la empresa Robayo
Holding Industries SAS, que ejerce la actividad de comercio al por menor sería que esta empresa
establezca el tratamiento contable de las existencias, reconociéndoles su costo como un activo y
que sea diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. También
suministrarle una guía para la determinación de ese coste, así como para el posterior
reconocimiento como gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el
importe en libros al valor neto realizable.
1.8.3 Glosario.
Activo corriente. Se le llama también activo circulante o líquido, es el activo de una
empresa que puede hacerse líquido (convertirse en dinero) en menos de doce meses, como
por ejemplo, el dinero del banco, las existencias, y las inversiones financieras (Samper
Arias, s.f., p, 1).
Costo de ventas. Es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para prestar
un servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien que se vende
(Díaz Moreno, 2001, p, 56).
Contabilidad. Es un medio de revelación financiera que facilita la comprensión de la
situación económica del ente a una fecha determinada, la cual debe permitir un registro en
21
forma sistemática y estructurada de las operaciones realizadas con el fin de producir
informes que analizados e interpretados, permitan planear, controlar, y tomar decisiones
sobre la actividad de la empresa (Montaño Orozco, 2002, p, 32).
Demanda. Es la solicitud para adquirir algo. La demanda es la cantidad total de un bien
o servicio que le gente desea adquirir. Comprende una amplia gama de bienes y servicios
que pueden ser adquiridos a precios de mercado, bien sea por un consumidor específico o
por el conjunto total de consumidores en un determinado lugar, a fin de satisfacer sus
necesidades y deseos (Pereiro Ucha, s.f., p, 1).
Estado de resultados integral. Contiene los conceptos relacionados con los ingresos y
gastos del periodo de la entidad adicionando los componentes de otro resultado integral que
es una partida que hace parte del patrimonio, también se conoce como ingresos gastos no
realizados (Normas Internacionales de Información Financiera, 2011, p, 1).
El estado de resultados integrales puede presentarse en un solo estado en el que se
muestre la utilidad integral (ingresos y gastos, que están en resultados, así como ingresos y
gastos no realizados que están en el patrimonio), o en dos estados uno que muestre los
componentes del resultado y un segundo estado que comience con el resultado y muestre
los componentes de otros resultado integral para llegar al resultado integral total (p, 1).
Formato de requisición. Es un formulario documento generado por un departamento
usuario o por el personal de almacén para notificar al departamento de compras los artículos
que se necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo de entrega. La compra en una
empresa comienza con la recopilación de requerimientos. Luego se hayan compilado, se
debe informar al departamento de compras. La requisición de compra, es el documento que
contiene la lista de esos requerimientos. Para prevenir algún fraude, a los gerentes de los
departamentos no se les suele permitir colocar pedidos directamente a los proveedores ni
comprar en nombre de la empresa (Sy Corbo, 2019).
Inventario permanente. Es un método para contabilizar el inventario que registra la venta
o compra de inventario de forma inmediata mediante el uso de sistemas computarizados de
puntos de ventas o entradas de pedidos, y un software de administración de activos
empresariales. Proporciona una visión altamente detallada de los cambios en el inventario,
22
con un informe inmediato de la cantidad de inventario en el almacén, reflejando con
precisión el nivel de los artículos disponibles (Sy Corbo, 2019).
Margen de utilidad. Es la diferencia entre el precio de venta menos los costos variables,
es considerado también como el exceso de ingresos con respecto a los costos variables,
exceso que debe cubrir los costos fijos y la utilidad o ganancia. Si el margen de utilidad se
determina excluyendo de las ventas los costos variables, entonces el margen de utilidad es
quien debe cubrir los costos fijos y la utilidad esperada por el inversionista (p, 60).
Oferta. El lado de la oferta tiene que ver con los términos en que las empresas desean
producir y vender sus productos. Ofrecer es tener la intención o estar dispuesto a vender,
mientras que vender es hacerlo realmente, La oferta recoge las intenciones de venta de los
productores (Ministerio de Educación, s. f., p, 65).
Sistema periódico de inventario. Realiza un control cada determinado tiempo o periodo
y para eso es necesario hacer un conteo físico para poder determinar con exactitud la
cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este
sistema la empresa no puede saber en determinado momento cuántos son sus mercancías,
ni cuánto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede saber tanto el
inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual
se hace al final de un periodo, que puede ser mensual, semestral o anual (Díaz Hernando,
2001, p, 117).
Toma de decisiones. Es el proceso a través del cual, se escoge un curso de acción como
respuesta a un problema de decisión. Pueden participar uno o más actores y se elige entre
varias alternativas (Ecured, s., f. p, 1).
Valor neto realizable. Es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de
la explotación, menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios
para llevar a cabo la venta (NIC 2 Inventarios).
23
1.9 Diseño Metodológico
1.9.1 Tipo de estudio.
El tipo de estudio de la pasantía fue descriptivo ya que esta práctica consistió en identificar y
definir las variables y puntos que permitan diseñar un sistema de control interno en la Empresa
Robayo Holding Industries SAS.
Sobre el estudio descriptivo Sampieri (1998) afirma que “permite detallar situaciones y
eventos, es decir cómo es y cómo se manifiesta determinado fenómeno y busca especificar
propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea
sometido a análisis” (p.60).
1.9.2 Método de Investigación.
El método de estudio que fue utilizado es mixto, ya que por medio de él se recopiló información
cuantitativa en la interpretación de los estados financieros y cualitativa al momento de analizarlos,
la técnica de recolección que se realizó es observación participante en la empresa Robayo Holding
Industries SAS, debido a que permitió recoger información sobre procesos y procedimientos, pues
la investigadora participó de forma directa con el objeto en estudio.
Sobre el método de investigación mixto, Sampieri (2004), afirma:
“El enfoque cuantitativo utiliza la recolección y el análisis de datos para contestar preguntas
de investigación y probar hipótesis establecidas previamente, y confía en la medición numérica,
el conteo y frecuentemente en el uso de la estadística para establecer con exactitud patrones de
comportamiento en una población”; y “el enfoque cualitativo con frecuencia se basa en métodos
de recolección de datos sin medición numérica, como las descripciones y las observaciones”
(p.10).
24
1.9.3 Población.
Dentro de la pasantía, la población estuvo conformada por: 1 Gerente General, 1 Gerente
Suplente, 1 Auxiliar Contable, 1 Servicio al Cliente, 1 Bodega, 1 Ingeniero de Sistemas.
1.9.4 Recolección de información.
En este trabajo la fuente de información primaria fue el área Administrativa de la empresa
Robayo Holding Industries SAS, quién fue la fuente directa ya que suministró la información
necesaria sobre el desarrollo de la organización y con ello dar continuidad a la investigación.
1.9.5 Fuentes de Información.
Fuentes Primarias: la recolección de información fue realizada en la empresa Robayo Holding
Industries S.A.S.
Fuentes Secundarias: se acudió a la documentación sobre administraciones anteriores.
1.9.6 Técnicas para la Recopilación.
Se clasificó la información obtenida de la empresa Robayo Holding Industries SAS, a
través de encuestas, observación, inspección documental y análisis de procesos. La información
para establecer el diagnóstico se obtuvo mediante una encuesta, que se aplicó a las personas en
diferentes etapas del tiempo, es decir, personas que ya no están en la empresa, pero se generó
contacto con ellas para tener mayor conocimiento de cómo era el manejo administrativo en todas
las etapas de le entidad.
Para la primera técnica de recopilación se tuvo en cuenta la observación participante, es una
de los más certeros tal como lo menciona Rodríguez, citado por Rekalde, Itziar; Vizcarra, María
Teresa; Macazaga, Ana María (2014) “es un método interactivo de recogida de información que
requiere de la implicación del observador en los acontecimientos observados, ya que permite
25
obtener percepciones de la realidad estudiada, que difícilmente podríamos lograr sin implicarnos
de una manera afectiva” (p.8).
1.9.7 Procesamiento de la Información.
La información seleccionada se analizó, sintetizó, se describió en todos sus componentes.
Los datos, fueron procesados en el computador manipulando el Programa Word y Excel, para
establecer un informe escrito cuyo componente son datos, cuadros y tablas, que describen la
información en forma cualitativa y cuantitativa, ya que el tema del control interno de inventario,
contiene información que debe procesarse en cuadros y tablas.
26
CAPÍTULO 2. RESULTADOS
Se describen en este capítulo el desarrollo de los objetivos específicos de la pasantía y ejecución
del sistema de control de inventarios, Caja y Bancos, identificando las mejoras que se presentan en
la empresa Robayo Holding Industries SAS, con dicho sistema.
2.1 Información utilizada por la empresa Robayo Holding Industries SAS para la toma de sus
decisiones gerenciales.
La información utilizada por la empresa Robayo Holding Industries SAS, que le permite tomar
decisiones es la siguiente:
2.1.1 Horizonte Institucional.
En el Cuadro 1, se identifica la información concerniente a la empresa Robayo Holding
Industries SAS.
Cuadro 1. Información sobare el horizonte institucional.
Razón social de la empresa Robayo Holding Industries S.A. S
NIT. 900.369.036-3
Representante legal Javier Fernando Robayo Coral.
Dirección Carrera40 9b- 68 B/ Cámbulos
Teléfono 3757479
Actividad económica Venta al por menor de productos por internet.
Clase de riesgo 1
Fuente: Empresa Robayo Holding Industries SAS (2019).
27
2.1.2 Ubicación Geográfica de la Empresa.
La empresa se encuentra ubicada en la Carrera 40 9B-68 Barrio los Cámbulos, de la ciudad de
Cali, Valle del Cauca (Figura 1).
Figura 1. Mapa de la ubicación de la empresa Robayo Holding Industries SAS.
Fuente: Mapa de ubicación de la empresa Robayo Industries SAS, en Google.
Figura 2. Fotografías de la página web de la empresa Robayo Holding Industries, SAS.
Fuente: Mercado Libre. https://www.mercadolibre.com.co/perfil/DISTRIBUYELO-2
28
2.1.3 Misión.
Lograr que la comunidad utilice el servicio de la plataforma y luego estén dispuestos a pagar
por el servicio, asegurarnos que ROBAYO HOLDING INDUSTRIES SAS, sea una plataforma
con los más altos niveles de seguridad y calidad a nivel mundial.
2.1.4 Visión.
Desarrollar para el 2025, una tecnología que sea destacable y un producto que sea fácil de usar
para los usuarios en toda América Latina y ser líderes en cada uno de los países donde esté
operando ROBAYO HOLDING INDUSTRIES SAS.
2.1.4 Políticas de la Empresa.
• Ningún empleado puede borrar la información del sistema, solo puede anexar notas.
• Todos los empleados deben de tener una productividad diaria como mínimo del 80%, (lo
miden por medio de un programa donde mide la productividad de acuerdo a las actividades que
realice en el computador).
• Cuando el empleado completa una semana como mínimo y su productividad estuvo estable
en el 90% se le da un bono de incentivo por su alta productividad, se realiza de manera esporádica.
• Cuando llega mercancía que se va a tener en bodega, la administración ha destinado un
lugar en el cual siempre se tiene que destapar y ordenar ahí.
• En las bodegas cada producto tiene un lugar específico y no se puede cambiar el orden de
ellos, porque se puede prestar para confusiones al momento del envío hacia el cliente.
• El celular no se puede utilizar en las horas laborales, solo se puede utilizar el computador.
29
2.1.5 Organigrama.
Figura 3. Organigrama de la empresa Robayo Holding Industries SAS.
Fuente: empresa Robayo Holding Industries SAS (2019).
Descripción del Organigrama. El Organigrama representa los cargos, autoridad, responsabilidad
y funciones, que hay en la empresa Robayo Holding Industries SAS.
Gerente: Javier Fernando Robayo Coral, Dueño de la entidad.
Administradora: Luz María Arias Useche, Coordinadora general.
Contador: Wilson Noé Garcés, asesor externo de la parte contable.
Pasante Contable: Daniela Arias, Realiza los informes de fin de mes para la Administración.
Pre-Compra: Edward, procesa las órdenes de compra que el área de bodega asignó.
Compra: Vivian Media, se encarga de realizar las compras en los diferentes Marketplace
(Amazon, Aliexprex, Ebay).
Bodega: Diana Marcela Benavides, encargada de mantener el stock adecuado en las bodegas.
Servicio al cliente: En esta área hay 2 personas que son: Claudia Galeano que es la persona que
se encarga de responder las preguntas frecuentes de los clientes antes de comprar los productos.
GERENTE
ADMINISTRADORA
CONTADOR
PASANTE CONTABLE
OPERADORES
PRE-COMPRA BODEGA
COMPRA
SERVICIO AL
CLIENTE
30
Sofía Garcés es la persona que atiende todos los reclamos, devoluciones que se originen una vez el
cliente haya comprado el producto.
2.1.6 Levantamiento de proceso de compras.
El levantamiento del proceso de compras en la empresa Holding Industries SAS, dejó como
resultado que la empresa cuenta con dos modalidades de compras:
• Los productos de Warehouse (que son todos los productos que se van a tener en bodega los
cuales se van a tener un stock con mínimo 2 unidades, estos son los productos que se
despachan todos los días de acuerdo a las compras que realizan por la plataforma de
Mercado Libre).
• Los productos de CBT, los cuales hacen parte en su gran mayoría de compras que realiza
el cliente y luego salen a comprarlos, es decir se manejan por encargo.
Marcela Benavides, es la persona encargada de bodega, es la que genera las órdenes de compra,
despacha los productos y está pendiente de las unidades disponibles.
Vivian Medina, es la persona encargada de realizar las compras de productos que van a ser
vendidos en bodega a los cuales anteriormente Marcela le ha generado las órdenes de compra.
Luz Marina Arias, es la persona la cual realiza las compras de los CBT y audita el proceso de
Marcela y Vivian.
2.2 Identificación de consecuencias de no contar con un sistema de control de inventarios, caja y
bancos dentro de la empresa Robayo Holding Industries SAS.
Las siguientes son las consecuencias identificadas en la empresa Robayo Holding Industries
SAS, por no contar con un sistema de control de inventarios, caja y bancos:
• Se identificó que el método de obtención de sus ingresos y pagos los realizaba por medio
de consignaciones bancarias, de las cuales no tenía control, cada que un cliente compraba.
31
• El dinero ingresaba a una plataforma que tiene mercado libre que se llama Mercado Pago,
la cual garantizaba que hasta que no se le entregara el producto al cliente el dinero que este
había depositado, no se iba a ver reflejado en la cuenta de la empresa por lo que no tenían
control sobre que pagaban y que no. Pero, se logró tener control sobre ello debido a que Luz
Marina empezó a realizar auditorías sobre el dinero que estaba en tránsito de acuerdo a las
ventas realizadas, generando un grado de confianza más alto sobre los valores que estaban
siendo reportados en la cuenta bancaria, debido a estos controles la empresa empezó a
vender por medio de otros Marketplace (plataformas de ventas por internet) que son Linio y
Éxito, empezó a realizar auditorías sobre el dinero que entraba a la cuenta bancaria vs las
ventas que se realizaban por medio de ellos.
• Una vez ya se tenía orden en la operación del año en curso, se presentan varios
acontecimientos de años anteriores, entre los cuales se destacan: en Agosto del 2019, llega
un requerimiento a la empresa por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio,
debido a que la empresa estaba comercializando un producto que era prohibido de vender y
estaban revisando qué empresas habían vendido de ese producto; para la verificación de lo
anterior, realizaron la solicitud de ciertos documentos: Declaración de Renta del año 2018,
Declaración de Industria y Comercio del año 2016 al 2018, una vez que empieza a organizar
la carpeta de presentar a la citación se evidencia que la empresa no había realizado el pago
de industria y comercio de ninguno de los años en mención, todo esto había ocurrido debido
a que en la empresa había un Contador Público, el cual presentaba las declaraciones más
nunca se realizaban los pagos de las mismas, lo que ocasionaba que la declaración se diera
por no presentada, la administración no tenía conocimiento de estos huecos fiscales que
existían, debido al requerimiento, la empresa tuvo que empezar a ponerse al día en todo el
aspecto tributario. El contador empezó a realizar todas las declaraciones pertinentes para
quedar al día y poder presentarse ante dicha solicitud, este requerimiento ocasionó que en el
mes de agosto la empresa se viera sobrecargada financieramente, afectando el Flujo de Caja
y con ello la liquidez que tendría en ese mes.
• Una vez analizado lo anterior, la empresa tenía un déficit tributario, el cual debía solventar
en el año 2019, debido a que podían tener un requerimiento de la DIAN, arriesgando a que
cerraran la empresa por evasión de impuestos. Todos los pagos que estaban pendiente se
32
fueron saldando por medio de acuerdos de pagos que se realizaron con las entidades en las
que se presentaban retrasos.
Ahora se pasa a analizar las actividades realizadas en la empresa Robayo Holding Industries SAS,
en cuanto a las diferentes administraciones que tuvo, hasta el día hoy:
La empresa Robayo Holding presenta en la línea de tiempo, evidencias de diferentes
administraciones en cada periodo de administración: años 2016, 2017, 2018, y 2019:
Año 2016. La administración estaba a cargo de Karen Robayo.
Año 2017. La administraba el Contador de la empresa Carlos.
Año 2018. La administraba Carlos el Contador.
Año 2019. La administración estaba a Cargo de Luz Marina Arias.
De acuerdo con el análisis general que se le realiza a la empresa cuando se da inicio a la
pasantía, se evidenció que venían ocurriendo problemas internos en la entidad, algunos de ellos
habían ocurrido y la gerencia no tenía mayor conocimiento sobre ello.
Uno de los principales problemas era que la empresa a pesar de su actividad económica la
cual es vender productos al por menor por internet, no tenía conocimiento de cuál era su inventario
en cuanto a lo económico ni la variedad de productos, aun siendo este parte del activo más
importante y por el cual obtiene la totalidad de sus ingresos. Al no tener conocimiento de cual era,
se volvía complejo realizar cierto control sobre él, lo cual generaba la duda de que en la entidad
se estuvieran presentando fugas de dinero.
Una vez se realizó el análisis con el Propietario y Gerente de la empresa, se procedió a realizar
auditorías. El primer paso que se realizó fue auditar qué productos habían sido comprados y de
los cuales no se sabía su existencia, por medio de un programa llamado ZOHO. Se encontraron
más de 300 productos aproximadamente entre los años 2016 a 2018, que la empresa no conocía
si llegaron a bodegas o no. Debido a que habían ocurrido casi 2 años, se dejaron en investigación
contable, para identificar que había ocurrido con cada caso, algunos efectivamente llegaron a la
33
entidad, ya que habían estado represados en la bodega de Bogotá, pero más del 85% quedaron sin
resolverse por no saber que ocurrió por su antigüedad.
Debido a que había muchos productos posiblemente extraviados, se empezó a ejercer control
al área de compras, de algunos productos se tomaban valores de manera aleatoria y se verificaba
primeramente que existiera la compra por parte del cliente. Segundo, que efectivamente se hubiera
comprado el producto. Y por último, que el producto si hubiera sido entregado al respectivo cliente.
Se concluye entonces, que en la empresa no se tomaban decisiones administrativas con base en
información real, ya que no se tenían los datos suficientes para poder tener una idea real de lo que
ocurría en la empresa con el inventario. Por ende, había que organizar la información de la entidad
para poder tener control sobre todos los ingresos, costos y gastos representativos de la entidad,
para con ello generar una aproximación financiera real de la organización.
A continuación, se presentarán los pasos que se realizaron para llegar a dicho control:
o Se realizó un presupuesto para todos los gatos y obligaciones tributarias para con ello tener
control sobre el efectivo disponible en la entidad.
o Se provisionan los pagos de nómina, seguridad social y demás obligaciones parafiscales.
o Se Realiza un flujo de caja diario.
o Se lleva a cabo el funcionamiento del sistema de control de inventarios para con el tener
certeza del stock que se tiene en bodega, y con ello, tener control sobre los pedidos que se
realizaran de acuerdo a la información obtenida.
2.3 Plantear el sistema de control e inventarios, caja y bancos, que se adapte a la actividad
económica de la empresa y analizar los beneficios económicos que traería dicho sistema.
2.3.1 Implementación del sistema.
Analizando los problemas que se venían presentando en la empresa se toma la decisión de
implementar un sistema de control de inventarios, el cual ayudara a controlar las existencias en
bodega y a cuantificarlas para saber qué dinero tenían invertido en él.
Se analizan varios programas, ya que el programa debía ser especial debido a que la empresa
maneja las ventas por medio de la plataforma de Mercado Libre y por lo tanto sus productos debían
ser descontados directamente de las publicaciones cuando esta tuviera ventas. Se encontró un
34
programa Argentino llamado ECOMM EXPERT, el cual ayudaría a tener control sobre el
inventario respecto a: preguntas frecuentes que realizan los clientes, órdenes de compra,
indicadores de venta y demás funciones que son exclusivas de la empresa para control de su
inventario. Dicho sistema ayudó a que la persona de bodega no realizara trabajos manuales sino
por medio del Programa ECOMM EXPERT, entendiendo que la modalidad de la empresa es:
Ofrecer los productos en una plataforma llamada Mercado Libre para los cuales existen 5
tiendas virtuales y en cada una de ellas están publicados los productos, cada que vendían un
producto la persona de bodega lo despachaba y si habían pocas unidades en bodega ella generaba
órdenes de compra y pausaba el producto tienda por tienda el articulo y si este tenía combos con
otro también debían realizar el mismo procedimiento de manera manual. Una vez llegaba el
producto a bodega regresaba a las tiendas para activarlo y seguir vendiéndolo, este proceso lo hacía
con todos los productos de bodega que son más de 60 líneas y en cada una hay más de 50 productos
solos y en combos.
El Programa ECOMM EXPERT, ayuda a que los productos que se vendan en mercado libre se
vayan descontando según las unidades vendidas, e informar cuántas unidades quedaban disponibles
en bodega y que cada que lleguen a determinadas unidades genera alertas de compra, para evitar
que los productos en bodega se acaben y sean pausadas las publicaciones en las tiendas virtuales
de mercado libre. Se deben realizar los siguientes pasos para que los artículos que se tienen en
bodega queden en el programa:
• Verificar en el programa dónde se encuentra la galería de productos que se llama ZOHO,
que los que estén ahí sean los que realmente se oferten, los que no, pasarlos a un estado de
descontinuado para que no me afecte el valor del inventario.
• Una vez identificados los productos, se verifica que estén publicados en mercado libre con
su respectivo código interno (SKU).
• Se toma el número de publicación (MCO), que genera mercado libre, se copia en Ecomm y
se convierte en artículo, este proceso de convertirlo en artículo, solo se le hace a una tienda,
para cada producto.
• Como se manejan 5 tiendas, hay que verificar que en todas ellas se encuentre el producto y
copiar el número de publicación (MCO), de cada una y vincularlas al producto que
anteriormente ya se creó.
35
• Una vez estén convertidos en artículos los productos, se identifica que los productos no se
estén pausando cuando se acaban, para ello hay que asignarles una regla de stock, para que
el sistema entienda que cuando llegara a dicha cantidad debe pausar la publicación.
• Primero se crearon alrededor de 12 reglas de stock para cada combo, es decir, el combo que
vendiera 2 unidades tenía una regla que si quedaba una sola unidad, debía pausarse y así
sucesivamente con los combos de 3,4, 5 o más productos. Aun teniendo estas reglas, los
productos no se están pausando para lo cual se investigó y se encontró que cada regla había
que asignarla a cada combo, para lo cual se tardaría más de 2 días, porque este proceso se
hizo de manera manual, es decir, se tomaba cada publicación e identificaba qué combo era,
y así mismo, se le asignaba la regla. A la semana siguiente, nos dimos cuenta que la regla se
debía aplicar a cada combo, para lo cual, también se tardó el proceso, porque se hizo manual.
• Pasaron dos semanas, después de ello, nos dimos cuenta que las reglas de stock se podían
ASIGNAS Y APLICAR, de manera masiva, algo que ahorraría mucho tiempo para los
siguientes productos.
• De esa manera se terminaron dos líneas de los productos, luego nos dimos cuenta de que por
medio de un TEMPLE (Archivo plano), se podía vincular de manera masiva todos los
productos ahorrando tiempo. Se empezó a realizar de esta manera y se empezó hacer una
auditoria de las publicaciones vinculadas y se detectó que todas las publicaciones que se
habían subido por medio del temple, no estaban quedando vinculadas a su respectivo
artículo, lo cual generaba un error a la hora de descontarse los productos del inventario de
Ecomm, se acudió a comunicarse con los técnicos del sistema e informaron que era un error
que estaba presentando dicho sistema, dijeron que cada que se subiese un temple, debía
enviarse a ellos para que corrieran un programa y se actualizarán todos las publicaciones, y
quedaran vinculadas a su artículo respectivo.
• En la entidad se venden combos, a los cuales hay que realizarles el mismo proceso pero con
la excepción de que no se pueden subir de manera masiva, sino tomar las publicaciones de
cada tienda y vincularlas a sus respectivos productos, teniendo en cuenta, que en cada tienda
pueden haber más de dos publicaciones por cada combo o producto. Tener la misma cantidad
de publicaciones en cada tienda, genera un retraso, porque si hay en una cuatro y en las
demás de a uno, hay que publicar tres más en cada tienda y vincularlas en Ecomm.
36
• Hay productos en inventario, los cuales llevan mucho tiempo sin tener rotación, para lo cual
el Gerente autorizó realizar un descuento del 10% durante una semana, lo que género un
retraso para seguir vinculando los productos por línea y saltarse los productos que se van a
descontinuar, y que se conocen como (W03), comodín que se asigna para saber que una vez
lleguen a 0 en la bodega, ya no se traen más y pasan a estar en un estado de (W13), que es
descontinuado. Se empezó a vincular todos los W03, contarlos en bodega, ponerle el costo
respectivo, una vez se realizaron todos los productos de esta categoría W03, se tenía que
investigar cómo realizar el descuento desde Ecomm, para que una vez pasara la oferta, se
volviera a su precio normal.
• El programa tiene unos tutoriales por medio de los cuales se entendió cómo aplicarle la regla
de precio a esos productos, pero antes de ello, se debía bajar un MELI (archivo plano donde
nos arroja todas las publicaciones que se tienen con ese comidan y su precio). Una vez
realizado este proceso, se corrió la asignación de la regla de precio y luego su respectiva
aplicación, para lo cual se verificó que se hubiera disminuido el 10% y estaba correcto. A la
semana siguiente se requirió que los productos volvieran a su precio normal y posterior a
ello, realizar un conteo de lo que había en bodega para tener la certeza de que se habían
descontados los artículos de manera correcta.
• Pasadas dos semanas, se autorizó el descuento del 15% a los mismos productos, a los cuales
se debía realizar el mismo procedimiento, solo que esta vez, nos dimos cuenta de un error
en la manera de cómo se estaba asignando los precios originales, porque no se estaba
quitando la regla de stock, sino asignando precios de Ecomm, para lo cual se encontró otro
TEMPLE, donde según el número de publicación, se podía ponerle el precio que se quisiera,
de manera masiva y generando que los productos volvieran a su precio original.
Se adjuntan las pantallas del Programa PECOMM EXPERT y algunos temples (Cuadro 2,
3, 4), en los cuales se muestra que al activarse el filtro de publicaciones activas, todas las
publicaciones de los productos que existen en mercado libre de la empresa, aparecen
inmediatamente en dichas pantallas.
37
Cuadro 2. Pantalla del Programa Ecomm Expert y algunos temples.
Fuente: diseño de la autora.
38
Cuadro 3. Fotografías del programa Ecomm Expert y algunos temples.
Fuente: diseño de la autora.
Cuadro 4. Fotografías del programa Ecomm Expert y algunos temples.
Fuente: diseño de la autora.
39
En el Cuadro 5, se presentan los pasos para agregar la Regla de Stock, y en el Cuadro 6, se
presenta los pasos de asignar Reglas de Stock
Cuadro 5. Imagen de la plantilla donde se convierte la publicación en artículo
Fuente: diseño de la autora.
Cuadro 6. Imagen de la plantilla donde se convierte la publicación en artículo
Fuente: diseño de la autora.
40
`
Una vez convertida la publicación en artículo, se le asignó la regla de stock para que cuando
lleguen las unidades disponibles a cero se pausen solas.
En el Cuadro 6, se muestra la pantalla del paso 3, para crear artículos de forma masiva.
Cuadro 7. Crear artículos de manera masiva
Fuente: diseño de la autora.
Concluyendo este capítulo se puede decir que, por medio de un archivo plano se logra crear
artículos en grandes cantidades. Los beneficios económicos que trajo a la empresa la
implementación del sistema de Control de Inventarios fueron enormes debido al aumento de las
ventas ya que con ellos se empezó a controlar la venta de productos que no estaban disponibles,
anteriormente cuando sucedía una venta de algo que no había en bodega se generaban reclamos y
perjudicaba la reputación de la tienda trayendo consecuencias económicas debido a que si teníamos
mala reputación era poco probable que las ventas se mantuvieran y por lo tanto los ingresos iban a
disminuir al pasar el tiempo generando que no hubiera liquidez en la entidad, en cuanto al control
de Caja y Bancos ya se tiene control sobre el dinero que se mueve en cada tienda debido a que a
Diario se sabe con qué dinero se empezó, cuáles fueron los ingresos y sus gastos dando como
resultado el dinero disponible del Día.
41
3. CONCLUSIONES.
Se conoció la información utilizada por la empresa Robayo Holding Industries SAS para la
toma de sus decisiones gerenciales, y se evidenció que en la entidad habían deficiencias en el
control sobre el inventario, ya que se comprobó que existían fugas de dinero, que en la mayoría de
casos, la administración no tenía conocimiento, no se hacían auditorias en ninguna de las áreas de
la empresa, generándose un déficit económico que en el momento en que ocurrían no se reflejaban
en rentabilidad, sino que se reflejó casi dos años después, cuando se empezaron a realizar
auditorías.
Se identificaron las consecuencias de no contar con un sistema de control de inventarios, caja
y bancos dentro de la empresa Robayo Holding Industries SAS, y se conoció que el pago de
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impuestos fue la cuenta más afectada, sufriendo el riesgo que la empresa hubiese podido ser
requerida por la DIAN, y en el peor de los casos, cerrarla por evasión de impuestos.
El sistema de control e inventarios, caja y bancos, y su implementación en la empresa Robayo
Holding Industries SAS, fue un éxito, debido a que en la actualidad ya tiene un control de todos
los productos que hay en bodega, costo y cantidades exactas, logrando una mayor efectividad en la
entrega de los productos, y con ello, un crecimiento a nivel de ventas.
4. RECOMENDACIONES.
Se recomienda que la empresa Robayo Holding Industries SAS, realice inventarios por lo
menos dos veces al mes, ya que los productos tienen alta rotación, generando que puedan existir
faltantes.
En el área de los impuestos, es recomendable que la parte administrativa se vea más involucrada
en ello para ejercer control sobre la persona que efectúa los pagos de los impuestos, que se esté
verificando en la página de la DIAN, si efectivamente el impuesto fue recibido por ellos para evitar
sanciones a futuro.
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Realizar cuadres de caja diarios teniendo control sobre los gastos, ya que, como la empresa
maneja la mayoría de dinero en los bancos, normalmente no se efectúa un recibo de pago sino la
constancia de la consignación.
Tener bien claros cuáles son las áreas en la empresa a las cuales hay que ejercerles mayor
control, en este caso, al Área de Compras, ya que si no se ejerce control sobre esta área, se podrían
presentar fugas de dinero, porque la persona puede comprar artículos innecesarios con dinero de la
empresa.
RESUMEN DE LOS PASOS REALIZADOS PARA LA PASANTÍA EN LA EMPRESA
ROBAYO HOLDING INDUSTRIES SAS.
Ingrese a la empresa el 1 de Abril del 2019, el cual tenía como objetivo cumplir con las horas
de práctica empresarial que exige la Universidad, a medida que me fueron explicando la actividad
de la empresa y su lógica empresarial me fui dando cuenta de que en el lugar hacía falta ejercer
mucho control ya que no se tenía en el momento, todas las áreas trabajaban pero nadie auditaba el
trabajo de cada uno, no contaban con un sistema de control de inventarios, caja y bancos lo cual
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era preocupante debido a que una empresa para poder llegar a ser exitosa debía controlar las
entradas y salidas de dinero, en este caso el activo más importante es el inventario dado por su
actividad económica que es comercializar productos al por menor por internet.
Completado el tiempo de las horas, propuse a la universidad realizar la pasantía en la misma
entidad ya que quería ser partícipe del acondicionamiento contable que se pretendía realizar en la
empresa, empezamos a implementar un sistema de control de inventarios llamado ECOM EXPERT
el cual nos brinda control sobre los productos que tenemos y los que van saliendo, tenemos control
sobre el costo de los productos que se tienen en bodega teniendo en cuenta que el inventario que
se maneja en la empresa es Promedio Ponderado debido a la rapidez con la que se mueve el
inventario. Se realizan inventarios cada semana controlando las existencias, se realizan
presupuestos mensuales de pagos teniendo control sobre las salidas de dinero.
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