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8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Diplomado en Administración yDirección de Proyectos
Módulo 03: Gestión de la Comunicación ylos Interesados en el Proyecto
Educación Profesional
Escuela de
Ingeniería
UC
Profesor: Guillermo Müller
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Acerca del Profesor
GUILLERMO MULLER J.
Ingeniero Comercial, Pontificia Universidad Católica de Chile; Magíster en Dirección de EmpresasMBA, Escuela de Negocios, Universidad Adolfo Ibáñez; Coach Ontológico, Newfield Network. Consultor de empresas; especialista en Desarrollo Organizacional y Gestión de RecursosHumanos por Competencias. Relator de programas de desarrollo de habilidades, tales como liderazgo, gestión del cambio,
formación y desarrollo de equipos, gestión del desempeño, formación de Instructores Internos,manejo Interpersonal, gestión de la comunicación en proyectos, presentaciones efectivas ygestión por competencias. Profesor del Departamento de Ingeniería en Gestión de la Construcción, Escuela de Ingeniería,Pontificia Universidad Católica de Chile.
Miembro del staff de relatores de Educación Profesional de laEscuela de Ingeniería, PontificiaUniversidad Católica de Chile. Actualmente se desempeña como Socio – Gerente de MEG Consulting & Training, empresaconsultora en Desarrollo Organizacional y Gestión del Capital Humano.
[email protected] 2224811150 / 9 4796680
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La dirección de proyectos se mueve entre un mundo
“formal”
y
un
mundo
“sutil”
ROL MUNDO FORMAL MUNDO SUTIL
Gestionador de recursos
Planificar, informar,
organizar,
controlar Entusiasmar,
generar
confianza,
motivar,
generar compromiso, hacer que los miembros del equipo avancen en su desarrollo profesional y personal. Otorgar feedback permanente.
Tomador de
decisiones
Plantear el problema, definir alternativas,
recoger toda
la
información
pertinente,
ponderar costo – beneficio, tomar la decisión más conveniente
Entender los intereses diversos de los actores
que se
ven
afectados.
Usar
la
intuición.
Dar
espacios de libertad y generar adhesión con la decisión.
Estratega Entender las tendencias de la Industria, comprender el comportamiento de los clientes, aprender de los competidores, desarrollar
alianzas con
proveedores,
Entender que la estrategia es también un proceso social, político y comunicacional. El éxito se logra cuando el grupo humano
comparte el
mismo
proyecto.
Guiar
el
proyecto
de cambio.
Comunicador Transmitir los mensajes en forma efectiva a todas las audiencias relevantes, tanto internas como externas.
Apelar a los afectos y emociones de la gente; no sólo a su razón, sino también a su corazón. “Contar una historia” atractiva y desafiante.
Basado en Majluf N., Prólogo en “Inteligencia emocional en el liderazgo”; Abarca N. (2004)
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Rueda trasera:
• Conocimiento de productos • Evaluación de Proyectos • Herramientas financieras
• Utilización de software • Gestión de la calidad • Control de costos
Rueda delantera:
• Comunicación • Manejo interpersonal Efectivo • Empatía • Liderazgo de grupos • Trabajo en equipo • Negociación• Manejo de conflictos
Pedales: • Automotivación
Manubrio: • Versatilidad y
flexibilidad
Contexto: Analogía con la Bicicleta
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Objetivos de Aprendizaje del Módulo
1. Comprender la importancia de la comunicación y las habilidades “sociales”
en la gestión de proyectos y cómo pueden impactar en su efectividad.
2. Identificar los distintos procesos relacionados con la gestión de la
comunicación y los interesados en un proyecto.
3. Ampliar el auto‐conocimiento del alumno, por medio de la aplicación de
un instrumento de evaluación de competencias en dirección de proyectos,
relativas a los temas del módulo.
4. Adquirir herramientas y mejores prácticas que les permitan gestionar demanera más profesional la comunicación y los interesados en un proyecto.
5. Aplicar las distintas herramientas adquiridas al proyecto integrador que
están desarrollando.
5
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Mapa
de
Ruta
del
Módulo
1. Apertura y generación del contexto.
2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto. Un modelo de
comunicación para coordinar acciones en el contexto de un proyecto.
3. La gestión de los interesados y la gestión de las comunicaciones en el proyecto.Visión panorámica de ambas áreas del conocimiento.
4. Las competencias en dirección de proyectos. El “ojo” de las competencias en
dirección de proyectos. Auto‐evaluación.
5. Herramientas para gestionar a los interesados del proyecto. La hoja de Registro deInteresados y el Plan de Gestión de los Interesados.
6. Herramientas para gestionar las comunicaciones en el proyecto. El Plan de Gestiónde las Comunicaciones y la Matriz de Comunicaciones.
7. Herramientas complementarias para gestionar las comunicaciones en un proyecto.La dirección de reuniones productivas. La preparación y realización depresentaciones efectivas.
8. Integración y cierre.
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Forma de evaluar el Módulo
Entrega de una tarea grupal que se realizará durante eldesarrollo de las clases (20%).
Entrega de una tarea individual (20%). Entrega de un trabajo grupal que se realiza “en casa” (60%).
Se entregará una pauta con los términos de referencia.
Evaluación de 1 a 7, aprobando con una nota mínima de 4,0.
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Bibliografía Complementaria1. Chamoun, Yamal; Administración Profesional de Proyectos: La
GuÍa; Mc Graw Hill, 2002
2. Project Management Institute, Guía de los fundamentos de ladirección de proyectos (PMBOK), 5ª Edición, 2013.
3. Gido, Jack y Clements, James, Administración Exitosa deProyectos, International Thomson Editores, Segunda Edición,2003.
4. Lledó P., Rivarola G.; Gestión de Proyectos, Pearson, 2007
5. NCB, Bases para la competencia de dirección de proyectos,versión 3.0, 2006
6. Robbins, Stephen, Comportamiento Organizacional, 10ªEdición, Prentice Hall, México, 2004
7. Undurraga, Jaime, La ingeniería blanda o el lado incierto de losnegocios, Baco Ediciones, 2009.
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Mapa
de
Ruta
del
Módulo
1. Apertura y generación del contexto.
2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto.Un modelo de comunicación para coordinar acciones en elcontexto de un proyecto.
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Transferencia y comprensión de significados,
con el propósito de satisfacer las expectativasde conducta entre las personas involucradas.
Espacios:
‐ Lenguaje
‐ Corporalidad
‐ Emocionalidad
Comunicación
10
EMOCIONALIDAD
CORPORALIDAD
LENGUAJE
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El Lenguaje tiene dos facetas
Escuchar
Hablar
EMOCIONALIDAD
CORPORALIDAD
LENGUAJE
Hablamos para ser escuchados; el escuchar valida el
hablar.
El fenómeno de la comunicación no depende de lo que
se entrega, sino de lo que le pasa al que lo recibe. Y
esto es muy distinto a transmitir información.
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Decir y escuchar son fenómenos distintos
Decimos lo que decimos y los demás
escuchan lo que escuchan.
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EMISORCodificación
MENSAJECANAL / MEDIO RECEPTOR
Decodificación
MENSAJE
Modelo de Comunicación uni‐direccional
RUIDO
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Comunicación Uni‐direccional
VENTAJAS
• Rápida y económica
• Cómoda para el emisor
DESVENTAJAS
• Bajo nivel de precisión. Alto riesgo de mal interpretación
• Frustración en los receptores
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Codificación
EMISORDecodificación
MENSAJECANAL / MEDIO
Decodificación
RECEPTOR
Codificación
MENSAJE
Modelo de Comunicación bi‐direccionalRUIDO
CANAL / MEDIO
MENSAJEMENSAJE
RUIDO
FEEDBACKFEEDBACK
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Comunicación bi‐direccional
VENTAJAS
• Más precisa, menor riesgo
de malinterpretación
• Da más confianza, tanto a emisor como al receptor
• Mayor
satisfacción
y
compromiso de los receptores
DESVENTAJAS
• Es más costosa en tiempo y
esfuerzo• Más exigente, tanto para
emisores como receptores
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Comunicación Efectiva en 3 Niveles
Primer Nivel
• La comprensión simultánea e idéntica del contenido ysignificado de un mensaje, tanto por el emisor como porel receptor.
• Al emisor le consta que su mensaje fue interpretado talcomo él lo quiso expresar.
• El receptor está seguro que su interpretación delmensaje recibido corresponde a lo que el emisordeseaba expresar.
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Comunicación Efectiva en 3 Niveles
Segundo Nivel
• Grado en que se cumplen las expectativas de conducta,
tanto del emisor como del receptor.
• Emisor y receptor constatan que las conductas de cadauno son consistentes con lo esperado o comprometidoen la comunicación.
18
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Comunicación Efectiva en 3 Niveles
Tercer Nivel
• Calidad de la relación. La medida en que las partesquedan satisfechas por el tipo de relación implícita en
la comunicación.
• Tipos de relación: admiración, respeto, desprecio,
indiferencia, dominio, sumisión, colaboración,asertividad, paternalismo, etc.
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COMUNICACIÓN EFECTIVA
• Es imposible no comunicar
• Uno dice lo que dice y el otro escucha
lo que
escucha.
Decir
y escuchar
son
fenómenos distintos.
• Nosotros elegimos comunicarnos en
una o en
dos
direcciones
• La retroalimentación permite asegurar
al emisor y al receptor lo que quieren
comunicar; permite verificar que la
comunicación sea efectiva.
Resumen:
Puntos Claves
20
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Un modelo de comunicación efectiva para coordinar acciones en un Proyecto
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Nos vamos a focalizar en 3 actos l ingüísticos básicos:
Peticiones Ofertas Promesas
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AREA DE HABILIDADESEXPRESIVAS
Cómo transmito a losdemás lo que siento, pienso
y necesito.
Capacidad de expresar,
pedir, ofrecer, prometer,
aclarar, resolver.
Unidad de Capacitación y Competencias Laborales - UCyC
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Las Peticiones
Iniciador / Orador
Receptor / Oyente
Acción futura
Tiempo
Condiciones de satisfacción
Presunción de competencia del receptor / oyente
Trasfondo de obviedad
Sinceridad / Credibilidad
Una Petición es un acto lingüístico en el cual una persona le solicita a la otra que
haga algo en el futuro.
“Yo te pido que hagas tal cosa en un tiempo determinado”.
Elementos constitutivos:
Elementos explícitos
Elementos implícitos
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Las
Ofertas
Iniciador / Orador
Receptor / Oyente
Acción futura
Tiempo
Condiciones de satisfacción
Presunción de competencia del iniciador / orador
Trasfondo de obviedad
Sinceridad / Credibilidad
Una Oferta es un acto lingüístico en el cual una persona le solicita a la otra
que acepte una promesa suya.
“Yo te ofrezco hacer tal cosa en un tiempo determinado”.
Elementos constitutivos:
Elementos explícitos
Elementos implícitos
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Las
Promesas
Iniciador / Orador
Receptor / Oyente
Acción futura
Tiempo
Condiciones de satisfacción
Presunción de competencia Trasfondo de obviedad
Sinceridad / Credibilidad
Una Promesa es un acto lingüístico en el cual una persona se compromete
ante la otra a ejecutar una acción en el futuro.
“Yo te prometo a hacer tal cosa en un tiempo determinado”.
Elementos constitutivos:
Elementos explícitos
Elementos implícitos
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CUANDO SE ABRE EL CICLO CON UNA PETICIÓN :
CREACIÓN DELCONTEXTO
NEGOCIACIÓN
REALIZACIÓN EVALUACIÓN
Trasfondocompartido de
inquietudes
CONFIANZA
Proceso de seducción
Proceso dearticulación de lapetición
Petición Declinar Contra ofrecer
Posponer
Cancelar Posponer
Declaración decumplimiento
Lectura deinquietudes /
declaración de un
problema......................Declaración de
satisfacción
Reclamar
Declaración deaceptación de la
Petición=
Promesa
RE C E
P T OR
CICLO DE LA PROMESA
Otros ciclos
Modelo de comunicación para coordinar acciones
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Modelo de comunicación para coordinar accionesCICLO DE LA PROMESA
CUANDO SE ABRE EL CICLO CON UNA OFERTA :
CREACIÓN DELCONTEXTO
NEGOCIACIÓN
REALIZACIÓN EVALUACIÓN
Trasfondocompartido de
inquietudes
CONFIANZA
Proceso de seducción
Proceso dearticulación de laoferta
Oferta
Declinar Contra ofrecer Posponer
Cancelar Posponer
Declaración decumplimiento
Lectura deinquietudes /declaración de un
problema
Declaración desatisfacción
Declaración deaceptación de la
Oferta=
Promesa
I N I C I A D O R
Reclamar
Otros ci clos
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• Los pedidos, las ofertas y las promesas son actos
lingüísticos que utilizamos a diario. Por lo mismo es
relevante tener claro estas distinciones al momento de
comunicarnos con
otras
personas
cuando
coordinamos
acciones.
• Cuando nos piden hacer algo, es importante
establecer antes las condiciones de satisfacción para
que el proceso de comunicación sea efectivo.
• Establecer un
proceso
de
comunicación
basado
en
el ciclo de la promesa crea una cultura de trabajo
orientada al cumplimiento de compromisos.
Resumen:
Puntos Claves
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Mapa de Ruta del Módulo
1. Apertura y generación del contexto.
2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto.Un modelo de comunicación para coordinar acciones en elcontexto de un proyecto.
3. La gestión de los interesados y la gestión de las
comunicaciones en el proyecto. Visión panorámica de ambasáreas del conocimiento.
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Inicio
Planificación
Ejecución
Seguimiento y Control Cierre
Tiempo
N i v e l d e A
c t i v i d a d
La
gestión
de
interesados
y
la
gestión
de
la
comunicación
atraviesan todas las fases del proyecto
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Gestión de los Interesados en el Proyecto
Se refiere a los procesos requeridos con el fin de identificar a las
personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o verseafectadas por la ejecución del proyecto, analizar sus expectativas e
impactos, y desarrollar las estrategias y acciones más apropiadas para
lograr su compromiso y apoyo o bien para minimizar las posibles
resistencias y amenazas que pudieran provenir de ellos durante el ciclo
de vida de éste.
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Área de Conocimiento
Grupos de Procesos de Administración de Proyectos
Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y
Control Cierre
11.Gestión de
Riesgos del
Proyecto
11.1 Planificar gestión
del
Riesgo11.2 Identificación de Riesgos
11.3 Análisis Cualitativo
11.4 Análisis Cuantitativo
11.5 Plan de
Respuesta al
Riesgo
11.6 Monitoreo y
Control
de
Riesgos
12. Gestión de Adquisiciones del Proyecto
12.1 Plan de Adquisiciones del Proyecto
12.2 Conducción adquisiciones
12.3 Adm. de Adquis. del Proyecto
12.4 Cierre de Adquis. y Contratos
13. Gestión
de
Grupos de Interés del Proyecto
13.1 Identificar los grupos de interés
13.2 Planificar
gestión
de grupos de interés del Proyecto
13.3 Administrar
expectativas de grupos de interés
13.4 Control
de
gestión de grupos de interés Á
r e a
s d e C o n o
c i m i e n t o
s e g ú n e l
P M B
O K ,
P M I
32
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Gestión de los Interesados en el Proyecto: Overview
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(PMBOK, 5ta. Edición, 2013)
• Análisis de los interesados• Juicio de expertos• Reuniones
Inputs:
Técnicas y herramientas:
• Project Charter• Documentos de adquisiciones• Factores ambientales de la
empresa• Activos de los procesos de la
organización
Outputs:
• Hoja de registro de los interesados
Identificar a los interesados
• Juicio de expertos• Reuniones• Técnicas de análisis
Inputs:
Técnicas y herramientas:
• Plan de gestión del Proyecto• Hoja de registro de los
interesados• Factores ambientales de la
empresa• Activos de los procesos de la
organización
Outputs:
• Plan de gestión de los interesados
Desarrollar el plan de gestión de los interesados
• Métodos de comunicación• Habilidades interpersonales• Habilidades de management
Inputs:
Técnicas
y
herramientas:
• Plan de gestión de los interesados
• Plan de gestión de las comunicaciones
• Activos de los procesos de la organización
Outputs:
• Situaciones resueltas
• Requerimientos
de
cambios• Actualizaciones al plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización
Gestionar el compromiso y la involucración de los interesados
• Sistemas de gestión de la información
• Juicio de expertos• Reuniones
Inputs:
Técnicas y herramientas:
• Plan de gestión del proyecto• Situaciones resueltas• Datos del desempeño del
trabajo• Documentos del proyecto
Outputs:
Controlar el compromiso y la involucración de los interesados
• Información del desempeño del trabajo
• Requerimientos de cambios• Actualizaciones al plan de
gestión del proyecto• Actualizaciones a los activos
de los procesos de la organización
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Gestión de la Comunicación en Proyectos
Se refiere a los procesos requeridos con el fin de lograr una
comunicación efectiva con todos los interesados y asegurar la
oportuna y apropiada generación, recopilación, distribución, archivoy disposición final de la información requerida durante todo el ciclo
de vida del proyecto.
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Área de Conocimiento
Grupos de Procesos de Administración de Proyectos
Inicio Planificación Ejecución Monitoreo
y Control Cierre
7. Gestión del Costo del Proyecto
7.1 Planificar gestión costos
7.2 Estimación de
Costos7.3 Elaboración de Presupuesto
7.4 Control de Costos
8. Gestión de la Calidad del Proyecto
8.1 Planificar la Calidad del Proyecto
8.2 Desarrollo del Aseguramiento de Calidad
8.3 Control de Calidad
.
9. Gestión de
los
RR.HH. del Proyecto
9.1 Planificar
gestión de RR.HH del Proyecto
9.2 Contratación
del
Equipo del Proyecto
9.3 Desarrollo del Equipo
9.4 Adm. del Equipo
10.Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
10.1 Planificar
la
gestión de Comunicaciones del Proyecto
10.2 Administrar
las
comunicaciones10.3
Control
de
las Comuni‐caciones Á
r e a
s d e C o n o c i m i e n t o
s e g ú n e l
P M B O K ,
P M I
35
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•Tecnologías de comunicación•Modelos de comunicación•Habilidades de comunicación•Sistemas de Información•Reportes de desempeño
Inputs:
Técnicas y herramientas:
•Plan de Gestión de las comunicaciones
•Reportes de desempeño del
Proyecto•Factores ambientales de la
organización•Activos de los procesos de la
organización
Outputs:
•Comunicaciones del Proyecto•Actualizaciones del Plan de
Gestión del Proyecto•Actualizaciones de los
documentos del Proyecto•Actualizaciones de los activos de
los procesos de la organización
•Sistemas de Gestión de la Información
•Juicio de expertos•Reuniones
Inputs:
Técnicas y herramientas:
•Plan de Gestión del Proyecto•Comunicaciones del proyecto•Situaciones resueltas
•Datos y registros del proyecto•Activos de los procesos de la
organización
Outputs:
• Información del desempeño del proyecto
•Solicitudes de cambios•Actualizaciones del Plan de
Gestión del proyecto•Actualizaciones de los
documentos del proyecto•Actualizaciones de los activos de
los procesos de la organización
•Análisis de los requerimientos de información
•Tecnologías de comunicación•Habilidades de comunicación•Métodos de comunicación•Reuniones
Inputs:
Técnicas y herramientas:
•Plan de Gestión del proyecto•Registro de interesados•Plan de Gestión de los
interesados•Factores ambientales de la
empresa•Activos de los procesos de la
organización
Outputs:
•Plan de Gestión de las comunicaciones
•Matriz de Comunicaciones•Actualizaciones de los
documentos del Proyecto
Desarrollar el Plan de Gestión
de las Comunicaciones
Gestionar las Comunicaciones Controlar las Comunicaciones
Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: Overview
(PMBOK, 5ta. Edición, 2013)
36
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Mapa de Ruta del Módulo
1. Apertura y generación del contexto.
2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto.Un modelo de comunicación para coordinar acciones en elcontexto de un proyecto.
3. La gestión de los interesados y la gestión de las
comunicaciones en el proyecto. Visión panorámica de ambasáreas del conocimiento.
4. Las competencias en dirección de proyectos. El “ojo” de las
competencias en dirección de proyectos. Auto‐
evaluación.
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¿ Qué son las competencias?
1. Con distintos matices, se tiende a coincidir en que las competencias son
aquellos conocimientos, destrezas y actitudes visibles que las personasutilizan en un ámbito específico de actividad para desempeñarse de maneraeficaz y satisfactoria.
2. El concepto de competencia laboral se refiere a las “actitudes,
conocimientos y destrezas necesarias para cumplir exitosamente lasactividades que componen una función laboral, según estándares definidospor el sector productivo” (Sence).
3. Las competencias consisten en la capacidad de vincular los conocimientos
teóricos de las personas (“Saber”) con ciertas destrezas prácticas (“Hacer”)y actitudes (“Ser”), en un “Saber Hacer”.
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Es capaz de realizar su función laboral de acuerdo al estándar definidopor la empresa o bien por el sector productivo, de manera que los
comportamientos esperados, el estilo, los procedimientos, los aspectosnormativos y los objetivos del quehacer son claramente demostrados.
Una persona es competente cuando…
39
39
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40
SABER ACTUAR
Ser competente ≠Actuar con competencia
ACTUAR CON COMPETENCIA
QUERER ACTUAR PODER ACTUAR
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1. Gestionar a los interesados del proyecto
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p y
Es la capacidad para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o verse
afectadas por la ejecución del proyecto, analizar sus expectativas e impactos, y desarrollar las estrategias y
acciones más apropiadas para lograr su compromiso y apoyo o bien para minimizar las posibles
resistencias y amenazas que pudieran provenir de ellos durante el ciclo de vida de éste.
1.1 Identificar a los interesados
Recopilar, analizar y registrar demanera sistemática la información
cuantitativa y cualitativa de cada
uno de los interesados, con el fin
de determinar sus expectativas e
interés en el proyecto, grado de
poder e influencia que tienen,cómo se ven afectados, posibles
reacciones, nivel de compromiso y
apoyo, entre otros.
1.2 Planif icar la gestión de losinteresados
Planear las estrategias y
acciones más apropiadas quepermitan comprometer e
involucrar de manera efectiva a
los interesados durante las
distintas fases del ciclo de vida
del proyecto, basado en el
análisis de sus expectativas,poder, intereses, potenciales
impactos en el éxito del
proyecto y necesidades de
información.
1.3 Gestionar el compromisode los interesados
Involucrar y lograr el apoyo delos distintos interesados durante
todo el ciclo de vida del
proyecto, por medio de una
comunicación efectiva y
permanente con ellos, de modo
de poder satisfacer sus
requisitos y expectativas, ymanejar adecuadamente las
necesidades y cambios
emergentes que ocurren.
Elementos de la Competencia
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1.1 Identificar a los interesados
Recopilar, analizar y registrar de manera sistemática la información cuantitativa y cualitativa de cada
uno de los interesados, con el fin de determinar sus expectativas e interés en el proyecto, grado de
poder e influencia que tienen, cómo se ven afectados, posibles reacciones, nivel de compromiso y
apoyo, entre otros.
Criterios de Desempeño:
1.1.1.- Identificar a todos los interesados y determinar la importancia e influencia de ellos en el
proyecto.
1.1.2.- Identificar los requisitos, los intereses y las expectativas de todos los interesados en el proyecto.
1.1.3.- Determinar los impactos potenciales que el proyecto ocasiona en los distintos interesados.
1.1.4.- Comunicar a los distintos interesados qué parte de sus requisitos y expectativas quedarán
satisfechos por el proyecto y qué partes no.
1.1.5.- Identificar y evaluar la manera en que los distintos interesados podrían reaccionar frente alproyecto a lo largo del ciclo de vida de éste.
1.1.6.- Elaborar un documento formal u hoja de registro que incorpore todos los análisis y las
evaluaciones que se hayan hecho para identificar a los distintos interesados.
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1.2 Planificar la gestión de los interesados
Planear las estrategias y acciones más apropiadas que permitan comprometer e involucrar de manera
efectiva a los interesados durante las distintas fases del ciclo de vida del proyecto, basado en el análisis
de sus expectativas, poder, intereses, potenciales impactos en el éxito del proyecto y necesidades de
información.
Criterios de desempeño:
1.2.1.- Incluir los intereses y expectativas de los distintos interesados en los requisitos, objetivos, alcance
y entregables del proyecto.
1.2.2.- Identificar el nivel de compromiso y apoyo de los distintos interesados a lo largo de todo el ciclode vida del proyecto.
1.2.3.- Determinar las necesidades de información e instancias de comunicación con los distintos
interesados para asegurar permanentemente su apoyo y colaboración con el proyecto.
1.2.4.- Identificar el proceso de escalamiento de decisiones entre el equipo de proyecto y los
interesados.
1.2.5.- Desarrollar estrategias y acciones para relacionase con los distintos interesados, de modo delograr su apoyo durante todo el ciclo de vida del proyecto.
1.2.6.- Elaborar un Plan formal de Gestión de Interesados que permita lograr el apoyo de ellos y
asegurar la satisfacción de sus requisitos y expectativas.
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8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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1.3 Gestionar el compromiso de los interesados
Involucrar y lograr el apoyo de los distintos interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto, por
medio de una comunicación efectiva y permanente con ellos, de modo de poder satisfacer sus requisitos
y expectativas, y manejar adecuadamente las necesidades y cambios emergentes que ocurren.
Criterios de desempeño:
1.3.1.- Ejecutar el Plan de Gestión de Interesados del proyecto y cumplirlo a cabalidad.
1.3.2.- Involucrar, hacer partícipes de las decisiones y lograr acuerdos con los distintos interesados paraobtener su apoyo durante todo el ciclo de vida del proyecto.
1.3.3.- Comunicar oportunamente a los distintos interesados los cambios que ocurren durante la
ejecución del proyecto.
1.3.4.- Realizar una actualización permanente y sistemática del Plan de Gestión de Interesados del
proyecto.
1.3.5.- Asegurarse que los distintos interesados queden satisfechos en cada fase del proyecto y en el
cierre de éste.
1.3.6.- Documentar las lecciones aprendidas en relación a la gestión de los interesados para aplicarlas a
futuros proyectos.
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Elementos de la Competencia
2. Gestionar las comunicaciones en el proyecto
Es la capacidad para lograr una comunicación efectiva con todos los interesados y asegurar la oportuna y
apropiada generación, recopilación, distribución, archivo y disposición final de la información requerida
durante todo el ciclo de vida del proyecto.
2.1 Planificar las comunicaciones
Determinar el enfoque, las estrategias y el plan
más adecuado para abordar las
comunicaciones durante todo el desarrollo del
proyecto, basado en las necesidades de
información de los distintos interesados yconsiderando las características del proyecto.
2.2 Gestionar las comunicaciones
Generar, recopilar, distribuir, controlar y archivar
la información relativa al proyecto, de acuerdo a
lo establecido en el plan de gestión de las
comunicaciones, así como interactuar y
comunicarse con los distintos interesados para
mantenerlos al tanto del status, los cambios ydesempeño del proyecto, de modo de facilitar el
apoyo de ellos y satisfacer sus expectativas.
50
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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2.1 Planificar las comunicaciones
Determinar el enfoque, las estrategias y el plan más adecuado para abordar las comunicaciones
durante todo el desarrollo del proyecto, basado en las necesidades de información de los distintos
interesados y considerando las características del proyecto.
Criterios de desempeño:
2.1.1.- Determinar los requerimientos de información y la documentación necesaria que deberán ser
considerados en las distintas fases del proyecto para mantener una comunicación fluida y oportuna con
los interesados.
2.1.2.- Identificar las estrategias y los medios más apropiados para recopilar, elaborar y distribuir
oportunamente la información a los distintos interesados, en función de sus requerimientos.
2.1.3.- Definir la periodicidad y las fechas de entrega de la información requerida (informes,
presentaciones, comunicaciones verbales), según las estrategias establecidas y las características del
proyecto.
2.1.4.- Establecer el programa de reuniones con los distintos interesados, de acuerdo a los
requerimientos de comunicación y las características del proyecto.2.1.5.- Elaborar un plan formal para gestionar las comunicaciones del proyecto, incorporando por lo
menos aspectos tales como qué, a quién, por quién, cómo y cuándo deberá ser comunicada la
información requerida.
2.1.6.- Programar las actividades para ejecutar el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto.
51
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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2.2 Gestionar las comunicaciones
Generar, recopilar, distribuir, controlar y archivar la información relativa al proyecto, de acuerdo a lo
establecido en el plan de gestión de las comunicaciones, así como interactuar y comunicarse con los
distintos interesados para mantenerlos al tanto del status, los cambios y desempeño del proyecto, de
modo de facilitar el apoyo de ellos y satisfacer sus expectativas.
Criterios de desempeño:
2.2.1.- Ejecutar y mantener actualizado el Plan de Gestión de las Comunicaciones del proyecto.
2.2.2.- Recopilar los datos y registros para llevar a cabo una actualización permanente acerca del status ydesempeño del proyecto, considerando las distintas disciplinas y variables relevantes.
2.2.3.- Comunicarse oportunamente con los distintos interesados para informar y gestionar los cambios
emergentes que suceden a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
2.2.4.- Presentar informes de avance, de cierre de etapas, registros, tendencias y planes de acción del
proyecto para mantener comunicados e involucrados a los distintos interesados.
2.2.5.- Asegurarse de recibir feedback de parte de los distintos interesados al término de cada fase parasaber si el proyecto está cumpliendo con sus requerimientos y expectativas.
2.2.6.- Documentar las lecciones aprendidas en materia de gestión de las comunicaciones para aplicarlas
a futuros proyectos.
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Cuestionario de Auto‐evaluación
Interpretación de los Resultados
Promedio de cada elemento 1,0 – 1,59 1,6 – 2,19 2,2 – 2,79 2,8 – 3,39 3,4 – 4,0
ivel de esarrollo Nada Básico En desarrollo Desarrollado Avanzado
Umbral
de aceptación
1,0 4,02,8
53
Plan de Desarrollo Individual de Competencias
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Competencia Elemento de lacompetencia
Desempeño quequiero mejorar
Acciones queimplementaré
Fecha derealización
Apoyo y/orecursos que
necesitaré
Seguimiento y evaluacióndel Plan
Seguimientoal:
Resultadofinal
Gestionar a losinteresados del
proyecto
Gestionar lascomunicacionesen el proyecto
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Mapa de Ruta del Módulo
1. Apertura y generación del contexto.
2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto. Un modelo
de comunicación para coordinar acciones en el contexto de un proyecto.3. La gestión de los interesados y la gestión de las comunicaciones en el
proyecto. Visión panorámica de ambas áreas del conocimiento.
4. Las competencias en dirección de proyectos. El “ojo” de las competencias
en dirección de proyectos. Auto‐evaluación.
5. Herramientas para gestionar a los interesados del proyecto. La hoja deRegistro de Interesados y el Plan de Gestión de los Interesados.
55
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Los interesados en el Proyecto
Son personas u organizaciones (clientes, patrocinadores, la
organización ejecutante, la comunidad, el público, etc.) que estánactivamente involucradas en el proyecto o cuyos intereses puedenverse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución oterminación del mismo.
También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.
Pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de laorganización y poseer diferentes niveles de autoridad, o bienpueden ser externos a la organización ejecutante.
56
Identificar a los interesados del proyecto
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Organización
Desarrollar el
Charter del
proyecto
Desarrollar el Plan deAdquisiciones del
proyecto
Identificar a los interesados
Desarrollar el Plan deGestión de los
Interesados
Factores ambientales
de la empresa
Activos de los procesosde la organización
Charter del
Proyecto
Documentos deAdquisiciones
Registro de los interesados
(Adaptado del PMBOK, 5ta. Edición, 2013)
Identificación deRiesgos
Plan de Gestión de
las comunicaciones
Plan de Gestiónde las adquisiciones
Plan de Gestión de la Calidad
Plan de Gestión delos riesgos
Registro de los interesados
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8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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En general, se debe determinar:
Roles en relación al proyecto
Intereses que tiene en el proyecto
Niveles de conocimiento del proyecto
Expectativas con respecto al proyecto
Niveles de poder en el proyecto
Cómo impactará el proyecto en ellos
Cómo reaccionarán ellos
Es el proceso de recopilar, analizar y registrar de manera sistemática la
información cuantitativa y cualitativa de cada uno de los interesados, con el fin de
determinar sus expectativas e interés en el proyecto, grado de poder e influencia
que tienen, cómo se ven afectados, posibles reacciones, nivel de compromiso yapoyo, entre otros.
Identificar a los interesados
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8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Output: Hoja de Registro de los interesados
Es un documento / matriz que contiene:
La información de identificación de cada interesado:nombre, puesto en la organización, ubicación, rol en elproyecto, información de contacto.
La información de evaluación de cada interesado:principales expectativas, influencia en el proyecto, faseen el ciclo de vida donde el interés es mayor, clasificación(partidario / neutral / opositor)
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8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Output: Hoja de Registro de los interesados
Interesado Nombre Información de contacto
Rol en el Proyecto
Expectativas Poder / Interés en el
Proyecto
Fase del ciclo de vida del
proyecto en la que su interés
es mayor
Clasificación (partidario/
neutral / opositor)
60
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Hoja de Registro de los interesados
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Hoja de Registro de los interesados
62
Interesado
Información de
Contacto
Rol en el
proyecto Expectativas
Poder/Interés
que tiene en elproyecto
Fase del ciclo de
vida del proyecto
en la que su
interés es mayor
Clasificación
(partidario/
neutral/
opositor)
Áreas Usuarias deMantenimiento
Carlos Chá[email protected]: 222496534
Key User Disminuir los tiempos deproceso para la recolecciónde información.
Disminuir las multascursadas por la Autoridad
por no disponer de ladocumentación requerida. Disminuir papelería y migrar
toda la información adigital.
Tener disponible toda lainformación del área en unsolo lugar.
Alto / Alto Todo el proyecto Partidario
Áreas Usuarias deAbastecimiento
Rubén Cá[email protected]:222496598
Key User Administrar las versiones delos contratos.
Relacionar los contratos concualquier documentoasociado a los servicios.
Integrar los contratos con losprocesos de compras
realizados en SAP. Disminuir papelería y migrartoda la información adigital.
Tener disponible toda lainformación del área en unsolo lugar.
Alto / Alto Todo el proyecto Partidario
Hoja de Registro de los interesados
Fase del ciclo de Clasificación
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Hoja de Registro de los interesados
63
InteresadoInformación de
Contacto
Rol en el
proyectoExpectativas
Poder/Interés
que tiene en el
proyecto
Fase del ciclo de
vida del proyecto
en la que suinterés es mayor
Clasificación
(partidario/
neutral/opositor)
Patricio Campos(Responsable antela SEC).Usuario Interno
[email protected]:222496510
Usuario finalde laplataforma -interno
Disminuir los tiempos deproceso para la recolecciónde información.
Disminuir la papelería ymigrar toda la informacióna digital.
Administrar las versiones delos contratos.
Asegurar el cumplimientode la gestión documentalasociado a la SEC.
Relacionar toda laDocumentación Generadaen un Oficio.
Centralizar y Disponibilizartoda la información delárea en un solo lugar.
Bajo /Alto Factibilidad yejecución
Partidario
Contratistas(externo a lacompañía).
Juan [email protected]
Usuario finalde laplataforma -
externo
Continuar trabajando de lamisma manera.
No le interesa cambiar la
metodología de trabajo;piensa que será másengorroso.
Indican que no estánpreparados digitalmentepara el uso de la nuevaherramienta.
Bajo / Bajo Factibilidad yejecución
Neutral
Herramientas complementarias: Matriz
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Herramientas complementarias: Matriz
Poder / Interés
Poder
Interés
Alto
Bajo
Bajo
Alto
Gestionarde cerca
Mantenerinformado
Mantener
satisfecho
Monitorear
B
C
D
E
FA
H
G
64
Poder: grado en que
el interesado puedeinfluir en el desarrollo
del proyecto ó alterar
el orden de las cosas
Interés: grado en queel interesado le pone
foco al desarrollo del
proyecto
Herramientas complementarias: Matriz
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
65/154
p
Poder / Interés
65
Cuadrante Poder Interés Estrategia
InferiorIzquierdo
Bajo Bajo Se debe monitorear a estos interesados,destinando una energía relativamente menoren ello
Inferiorderecho
Bajo AltoSe debe mantener informados, para no perder
su apoyo.
SuperiorIzquierdo
Alto Bajo
Se debe satisfacer sus necesidades yexpectativas y trasladar su nivel de
compromiso actual y llevarlo al compromisodeseado del proyecto.
SuperiorDerecho
Alto AltoIncrementar su apoyo a favor del proyecto y
manejarlos de manera muy cercana.
Herramientas complementarias: Matriz
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
66/154
p
Poder / Interés
Poder
Interés
Alto
Bajo
Bajo
Alto
Gestionarde cerca
Mantenerinformado
Mantener
satisfecho
Monitorear
D
E
FA
H
66
Areas Usuarias
de Abastecimiento
Areas Usuarias
de Mantenimiento
Patricio Campos
Contratistas
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
67/154
Herramientas
complementarias:
Juicio
de
Expertos
Pueden ser:
Gerentes Senior Gerentes de Proyecto que hayan pasado por experiencias
similares
Miembros del equipo de Proyecto
Otras unidades de la organización
Otros interesados claves identificados
Expertos en la materia
Consultores
Otros
67
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Desarrollar el Plan de Gestión de los interesados
Organización
Desarrollar el Plan de Gestión
del Proyecto
Desarrollar el Plan de Gestión de
los interesados
Recolección de losrequerimientos
Gestionar el
compromisode los interesados
Factores ambientalesde la empresa
Activos de los procesosde la organización
Plan de Gestióndel Proyecto
Plan de Gestión de los interesados
Documentosdel Proyecto
Hoja de Registro delos
Interesados
(Adaptado del PMBOK, 5ta. Edición, 2013)
Identificar a losInteresados
Desarrollar el Plan deGestión de las
Comunicaciones
Plan de
Gestión
de los interesados
Actualizacionesde los documentosdel
Proyecto
68
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Desarrollar
el
Plan
de
Gestión
de
los
interesadosEs el proceso que consiste en Planear las estrategias y acciones más apropiadas
que permitan comprometer e involucrar de manera efectiva a los interesados
durante las distintas fases del ciclo de vida del proyecto, basado en el análisis de
sus expectativas, poder, intereses, potenciales impactos en el éxito del proyectoy necesidades de información.
69
Desarrollar el Plan de Gestión de los interesados
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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En general, se debe determinar:
Alcance del impacto del proyecto en el interesado
Niveles de compromiso e involucramiento actual y deseado de los
interesados
Estrategias para potenciar los niveles de apoyo, compromiso einvolucramiento de los interesados
Estrategias para mitigar y/o reducir potenciales obstáculos
Requerimientos de información de los interesados en cada una
de las fases del proyecto Método para actualizar y redefinir la estrategia de gestión de los
interesados a medida que el proyecto se desarrolla.
Desarrollar el Plan de Gestión de los interesados
70
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Output:
Plan
de
Gestión
de
los
interesadosInteresado Impacto que
tendrá el proyecto en el interesado
Nivel de compromiso e involucramiento actual
Nivel de compromiso e involucramiento deseado
Acciones para potenciar su apoyo y compromiso y/o reducir obstáculos
Frecuencia (cuándo deberá realizarse la actividad)
Responsable
Interesado N°1
Interesado N°2
Interesado
N°3
71
NIVEL DECOMPROMISO
NIVEL DECOMPROMISO
IMPACTOQUETENDRÁELPROYECTO ACCIONESPARAPOTENCIARSUAPOYOYCOMPROMISO
Output: Plan de Gestión de los interesados
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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COMPROMISO
ACTUAL
COMPROMISO
DESEADO
IMPACTO QUE TENDRÁ EL PROYECTOEN EL INTERESADO
ACCIONES PARA POTENCIAR SU APOYO Y COMPROMISOY/O REDUCIR OBSTÁCULOS
MINERA HOYOGRANDE
AC AC
- Incorporación de tecnología depunta
- Pone a la empresa como referenteenel Industria
- Bonopor puestaenmarcha- Prestigio profesional
- Mantenerla al tanto del avance del proyecto y gestionar oportunamente los cambios importantes de alcance,calidad, tiempoycostos.
- Informaroportunamentelos riesgos.- Informar oportunamente las actividades excluidas de los
alcancesdelproyecto.
JULIO LÓPEZ AC AC
- Prestigio profesional- Posibilidaddeprofundizar la cuenta
haciaotroscontratos- Posibilidad de captar otros clientes
enel rubro- Retornodelproyecto
- Mantenerlo al tanto del avance del proyecto y de los
eventos que pudieran provocar cambios importantes enlosalcances, calidad, tiempoycostos.
- Presentarle sistemáticamente los informes de estado desatisfaccióndel cliente.
- Presentarle sistemáticamenteel estado demotivacióndelequipodeproyecto.
- Informar oportunamente la estrategia de control decambios, para mantener las actividades dentro delalcancey cobrar cualquier actividadnoincluida, demodo
demaximizarel retorno.
EQUIPO DEPROYECTO
A AC- Evaluación de desempeño
professional- Mayorempleabilidad- Capacitaciónyaprendizaje- Bonosporcumplimiento
- Llevar a cabo proceso de formación de equipo a labrevedad(team building)
- Informar del estado global del proyecto en formaperiódica
- Asegurar continuidad laboral- Cpacitación continua- Incentivos a través de bonos de cumplimiento
- Reconocimiento por logros y avances importantes
MUNICIPIPALIDAD DEHOYO GRANDE
N A- Aumentodeingresosmunicipales- Disminucióndetasadedesempleo- Buen posicionamiento en la
comunidadparaposible re-elección
- Influir para que el Alcandemantenga informada a lacomunidad de los beneficios del proyecto (fuente laboral)
- Proponer iniciativas que puedan ser incluidas dentro delPlan de Desarrollo Comunal
- Sugerir a la Autoridad que publicite el proyecto a travésde medios radiales y escritos
INTERESADO
72
INTERESADO
Output: Plan de Gestión de los interesados
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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73
Interesado
Impacto delProyecto en el
Interesado
Nivel deCompromiso e
Involucramiento
Actual
Nivel deCompromiso e
Involucramiento
Deseado
Acciones para Potenciarsu Apoyo y Compromiso
y/o Minimizar su
Resistencia
Frecuencia
(Cuando deberá
realizarse la
Acción)
Responsable
Áreas UsuariasMantenimiento
Nueva Tecnologíapara su Gestión
Documental.
__
Mejoramiento en elProceso.
__
Disminución de HHpara Administrar
Documentos.
Apoyador ActivamenteComprometido
Envío de Informes deAvances
__
Participar en Reuniones deDefiniciones
__
Envío de Minutas de Todaslas Reuniones del Proyecto
Quincenal yContra Evento
Jefe deProyecto
Áreas UsuariasAbastecimiento
Nueva Tecnologíapara su Gestión
Documental.
__
Mejoramiento en el
Proceso. __
Disminución de HHpara Administrar
Documentos.
Apoyador ActivamenteComprometido
Envío de Informes deAvances
__
Participar en Reuniones deDefiniciones
__
Envío de Minutas de Todaslas Reuniones del Proyecto
Quincenal yContra Evento
Jefe deProyecto
Output: Plan de Gestión de los interesados
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
74/154
74
Interesado
Impacto del
Proyecto en el
Interesado
Nivel de
Compromiso e
Involucramiento
Actual
Nivel de
Compromiso e
Involucramiento
Deseado
Acciones para Potenciar
su Apoyo y Compromiso
y/o Minimizar su
Resistencia
Frecuencia
(Cuando deberá
realizarse la
Acción)Responsable
Patricio Campos(Responsable ante
la SEC).
Usuario Interno
Modificación en laForma de Operar
__
Mejor Oportunidadde la Información
Apoyador Apoyador Realizar Capacitación paraEnfrentar Nuevo Modelo de
Operación
__
Enviar Informes de Avances
Al finalizar laPuesta en Marcha
/
__
Quincenal
ÁreaCapacitacion
__Jefe deProyectos
Contratistas (son
externos a lacompañía).
Modificación en laForma de Operar
__
Cambio Cultural
__
AlfabetizaciónDigital
No Consciente Apoyador Realizar Capacitación paraEnfrentar Nuevo Modelo de
Operación
__
Enviar díptico explicativo
Al finalizar laPuesta en Marcha
__
Cuando se difundael proyecto
ÁreaCapacitacion
___Jefe deProyectos
Herramientas complementarias: Clasificación del nivel de compromiso e involucramiento de los
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Los niveles de compromiso e involucramiento de los interesadospueden ser clasificados de la siguiente forma:
No consiente (NC): desconoce el proyecto y sus potencialesimpactos
Resistente (R): conciente del proyecto y de sus potenciales
impactos y resistente al cambio Neutral (N): conciente del proyecto e indiferente; ni apoyador niresistente
Apoyador (A): conciente del proyecto y de sus potencialesimpactos y colaborador con el cambio
Activamente comprometido (AC): conciente del proyecto y desus potenciales impactos y activamente involucrado en asegurarsu éxito.
p
interesados
75
Herramientas complementarias:
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
76/154
Matriz de compromiso e involucramiento de los
interesados
Interesado No conciente Resistente Neutral Apoyador Activamente
comprometido
Interesado 1 A D
Interesado 2 A D
Interesado 3 A D
A: nivel actualD: nivel deseado
Evaluación al 16‐11‐2015
76
Mapa de Ruta del Módulo
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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1. Apertura y generación del contexto.
2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto. Un modelo decomunicación para coordinar acciones en el contexto de un proyecto.
3. La gestión de los interesados y la gestión de las comunicaciones en el proyecto.Visión panorámica de ambas áreas del conocimiento.
4. Las competencias en dirección de proyectos. El “ojo” de las competencias endirección de proyectos. Auto‐evaluación.
5. Herramientas para gestionar a los interesados del proyecto. La hoja de Registro deInteresados y el Plan de Gestión de los Interesados.
6. Herramientas para gestionar las comunicaciones en el proyecto. El Plan de Gestiónde las Comunicaciones y la Matriz de Comunicaciones.
77
Desarrollar el Plan de Gestión de las Comunicaciones
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Organización
Desarrollar el Plan de Gestión
del Proyecto
Identificar a losInteresados
Desarrollar el Plan de Gestión delas Comunicaciones
Gestionar el compromiso e
involucramiento delos interesados
Gestionar lascomunicaciones
Activos de los procesosde la organización
Plan de Gestióndel Proyecto
Hoja de Registro delos Interesados
Plan de Gestión de las comunicaciones
Matriz de Comunicaciones
Documentosdel Proyecto
Plan
de
Gestión
de los Interesados
(Adaptado del PMBOK, 5ta. Edición, 2013)
Desarrollar el Plan de Gestión de los
InteresadosFactores ambientalesde la empresa
78
Desarrollar el Plan de Gestión de las Comunicaciones
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
79/154
Es el proceso que se utiliza para determinar el enfoque, las estrategias y elplan más adecuado para abordar las comunicaciones durante todo eldesarrollo del proyecto, basado en las necesidades de información de losdistintos interesados y considerando las características del proyecto.
En general, se debe definir por lo menos:
¿Quién necesita qué información? ¿Con qué nivel de detalle? ¿Cuándo la necesitará? ¿Cómo le será proporcionada? ¿Por quién?
¿Cómo se actualizará la información? ¿Con qué recursos se contará?
79
Output 1: Plan de Gestión de las comunicaciones (1)
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
80/154
p ( )
El Plan de Gestión de las comunicaciones proporciona orientaciones encuanto a:
– Requerimientos de comunicación de los participantes. – Información a ser comunicada (idioma, formato, contenido y
nivel de detalle). – Persona responsable de comunicar la información. – Personas o grupos que recibirán la información. – La persona responsable de autorizar la divulgación de
información confidencial. – Métodos o tecnologías a usar para transmitir la información. – El plazo y la frecuencia para la distribución de la información
requerida.
80
Output 1: Plan de Gestión de las comunicaciones 2)
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
81/154
El Plan de Gestión de las comunicaciones proporciona orientaciones en
cuanto a:
–La secuencia de autorizaciones requeridas para los reportes, tanto de avance
como finales.
–Pautas para la realización de reuniones del equipo de proyecto, tele / video
conferencias y el uso de correo electrónico / sitio WEB del proyecto.
–El proceso de escalamiento para aquellos incidentes que no pueden
resolverse a un nivel inferior
–Método para actualizar y afinar el plan a lo largo del proyecto.
–Los recursos asignados
–Eventuales restricciones en materia de comunicación, derivadas de políticasde la organización, uso de alguna tecnología específica o normativa interna.
–Glosario de terminología común
81
Output 2: Matriz de Comunicaciones
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
82/154
Interesado
(A quién)
Rol en el
proyecto
Información a
entregar (Que)
Responsable de entregar la
información
(Quién)
Medios o
tecnologías
(Cómo)
Frecuencia
(Cuándo)
82
Ejemplos:
Matriz
de
comunicaciones
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
83/154
INTERESADO ROL EN EL
PROYECTOINFORMACION A ENTREGAR
(QUE)
RESPONSABLE DE ENTREGAR LA
INFORMACION (QUIÉN)
METODOS O TECNOLOGIA (COMO)
FRECUENCIA (CUANDO)
FORMATO
MINERA HOYO
GRANDECliente
- Informe de Avance- Informe de
desviaciones en t y $- Solicitudes de cambio
- Documentación
técnica u otra información relacionada
- Minutas de reunión- Requerimientos de
información / acción
PROJECT
MANAGER
- Informe impreso- Informe impreso- Solicitud de
cambio
- Carta + memo
de
recepción- Acta de reunión- Memorando
- Mensual- Mensual- Sujeto a evento- Sujeto a
solicitud delcliente
- Semanal- Sujeto a evento
Documento Word
JULIO LÓPEZ Sponsor
- Informe financiero
- Informe de Avance- Informe de
desviaciones en T,$ yQ
- Solicitud de recursos- Solicitudes de cambio
(para validación)
PROJECT MANAGER
- Informe impreso
+ reunión
de
presentación + minuta de reunión
- Memorando- Solicitud de
cambio
- Quincenal- Sujeto a evento
Documento Word
PPT
EQUIPO DE PROYECTO Equipo de
proyecto- Visión global del
proyecto
- Reporte de avance
PROJECT MANAGERJEFATURAS
- Reunión con
minuta
- Informe impreso
- Al inicio del proyecto
- Semanal
PPTDocumento
word
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Responsable de
8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)
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Nombre Función Información a entregar que
entrega
de
informaciónquien
Métodos
o tecnologías
Como
FrecuenciaCuando
Administración Superior Celulosa Chile S.A.‐Directorio
‐Comité
de
Inversiones‐Presidente Ejecutivo‐Ejecutivos
Maximizar agregación de valor Planificación
del NegocioMáximos
responsables de la gestión del capital
Informe financiero, evolución del
proyecto, avance
físico, desvíos en tiempo y costo
Gerente de
Proyecto
Informe enviado
por correo
electrónicoReunión expositiva
Informe cada
15 díasReunión
Mensual
Equipo de trabajo del proyecto
Implementar y desarrollar el proyecto
Avance físico, desvíos en tiempo y costo,
división de
los
trabajos y responsabilidades, resolución de problemas de reunión anterior
Jefe de ProyectoReunión periódicaCorreo electrónicoTeléfono
Reunión semanal
Trabajadores Celulosa Chile S.A.
‐Profesionales‐Técnicos‐Trabajadores‐Contratistas
Proveer servicios
eficientes y segurosCumplir con tareas encomendadas con excelencia operacional
LicitacionesTareas especificas, lineamientos, entrega y seguimiento de plazos, licitaciones, ordenes de cambio
Gerente de
Contratos
Equipo de trabajo del proyecto
Publicadas licitaciones
en
concurso publico, Reuniones de seguimientoCorreo electrónicoTeléfono
Licitaciones al
comienzo del proyectoReunión seguimiento semanal
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Responsable Información a
transmitir Frecuencia Áreas Receptoras Medio Finalidad
Comité de Proyecto
Validación etapas proyecto
Trimestral1 Representante
de cada área involucrada.
Reuniones Validación por parte de la
alta Gerencia.
Representante de cada área
Validación y avances etapas
proyecto
Mensual ‐Trimestral
El representante informa a su
equipo de trabajo.Reuniones
Transmitir a todos los miembros de los equipos la información de avance que fue comunicada al jefe de
grupo.
Jefe de Proyecto
Principales
avances proyecto (aspectos generales)
Mensual1 Representante
de cada área involucrada.
Audio conferenci
a
Enfocar el trabajo y reforzar lo realizado.
Ingeniería Avances
de
Implementación Mensual
1 Representante
de cada
área
involucrada.Mail
Conocer avance de la
implementación y
cuantificar posibles retrasos
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Plan de Gestión de Comunicaciones
Proyecto:
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Información a ser comunicada
Responsable de Comunicar
Grupo que recibirá la
Información
Método o tecnología a utilizar
Frecuencia de la comunicaciónContenido Formato
Nivel de Detalle
Acciones Correctivas y
preventivas gatilladas
por
el
sistema de Control de Riesgos del proyecto
Presentación
formato power point
Alto Analista de Calidad
Comité de
ProyectoPresencial
en
reunión
de seguimiento. Mensual
Resultados de la Evaluación de Desempeño del equipo de trabajo
Documento Word:
“Evaluación de Desempeño”
Medio Jefe de Proyecto Comité de
proyecto
Presencial en reunión de seguimiento y distribución vía correo electrónico
Mensual
Desviaciones criticas con respecto a línea base en las distintas áreas de conocimiento
Documento Word: “Informe
de desviaciones”
Alto Patrocinador Comité de
proyecto
Se discute en reunión de Sesión extraordinaria de comité de proyecto y se distribuye vía correo electrónico
Inmediato
Resultados de las Auditorías de Calidad
Documento Word: “Informe
de Auditoria”Alto
Jefe DeptoAseguramiento de Procesos
Equipo de
Proyecto.Integrantes de
Comité de proyecto
Correo Electrónico
De acuerdo
a
programa de Auditorias
internas de Calidad[1]
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Participante ROL EN EL Statusl
Reporte
l
Minuta de reuniones
d l i
Minuta de
i /
Ordenes de
bi
Ordenes de Control
t i
Status de Evaluación de
d
Plan del
P t
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PROYECTO semanal mensual del equipo reuniones c/contratistas
cambio pago presupuestario compras proveedores Proyecto
Semanal Mensual Semanal Semanal c / vez Quincena Mensual Mensual Otro Mensual
ComitéDirectivo
Cliente e-mail Impreso e-mail Impreso Impreso Impreso
RubénGonzález
Patrocinador e-mail Impreso e-mail Impreso Impreso Impreso e-mail e-mail Impreso
MarcoGutiérrez
Gerente delProyecto
e-mailGenera
Genera e-mail e-mail Impreso Impreso Impreso e-mail e-mailGenera
ImpresoGenera
Equipo interno Staff interno e-mail Impreso e-mailGenera
e-mailGenera
Genera Genera Genera e-mailGenera
e-mail Impreso
Gloria Rí os Responsable de
la mudanza
e-mail e-mail Impreso
Claudia Silva Responsable delos sistemas
e-mail e-mail e-mail Impreso
Malú Rivas Responsable deeventos / cambiode imagen
e-mail e-mail Impreso
Arquitecto Diseño e-mail Impreso
Contratistas yproveedores
Implementación e-mail Impreso
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Mapa de Ruta del Módulo
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1. Apertura y generación del contexto.
2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto. Un modelo decomunicación para coordinar acciones en el contexto de un proyecto.
3. La gestión de los interesados y la gestión de las comunicaciones en el proyecto.Visión panorámica de ambas áreas del conocimiento.
4. Las competencias en dirección de proyectos. El “ojo” de las competencias endirección de proyectos. Auto‐evaluación.
5. Herramientas para gestionar a los interesados del proyecto. La hoja de Registro deInteresados y el Plan de Gestión de los Interesados.
6. Herramientas para gestionar las comunicaciones en el proyecto. El Plan de Gestiónde las Comunicaciones y la Matriz de Comunicaciones.
7. Herramientas complementarias para gestionar las comunicaciones en un proyecto.La dirección de reuniones productivas. La preparación y realización depresentaciones efectivas.
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Herramientas complementarias:
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Pautas para planear y realizar reuniones productivas
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Tipos de Reuniones de Proyecto Reuniones de constitución del proyecto
Reuniones para revisar el estado de avance / situación delproyecto
Reuniones para solucionar problemas
Reuniones de revisión y validación de etapas
Reuniones de cierre del Proyecto
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El ciclo de las reuniones
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Diseñar y preparar la reunión- Planear la agenda
Recopilar la informaciónnecesaria para preparar la
próxima reunión
Conducir la reunión- Revisar la agenda
- Discutir los puntos
- Acuerdos y actividades futuras- Evaluar la reunión
Llevar a cabo las tareasasignadas entre reuniones
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Consideraciones importantes para una reunión efectiva
Usar agendas (Puntos de la agenda personas que presentan los
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Usar agendas (Puntos de la agenda, personas que presentan lostemas, tiempos para cada punto)
Asistencia, puntualidad, hora y lugar de la reunión
Tener un moderador
Mantener la discusión enfocada en el punto
Intervenir si la discusión se convierte en múltiples diálogos
Impedir que alguien sea dominante o pase inadvertido Concluir las discusiones y resumir los acuerdos
Controlar el tiempo asignado a cada punto
Evaluar la reunión
Hacer la minuta de la reunión: decisiones y acuerdos tomados
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Antes de la reunión
Determine si la reunión es realmente necesaria
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Determine si la reunión es realmente necesaria
Defina y establezca los objetivos de la reunión
Prepare el temario, tabla o agenda
Dimensione adecuadamente el tiempo para cada punto
Determine quiénes necesitan participar. Invite a personas que requiera
el grupo para cumplir su temario; personas con capacidad decontribuir o aprobar decisiones
Cite a los participantes con anticipación, especifique el temario,duración y lugar
Prepare el material que va a requerir
Asegúrese que todo esté dispuesto
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Durante la reunión
Comience la reunión a tiempo
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Comience la reunión a tiempo
Haga una breve introducción (el objetivo y temario de la reunión)
Motive permanentemente la participación
Mantenga la discusión en el tema
Evite transformarse en un participante más
Esté atento a la comunicación no verbal Haga que la discusión avance y progrese
Resuma los acuerdos y próximos pasos
Termine a la hora fijada
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Responsabilidades de los asistentes a la reunión
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Prepararse para la reunión
Llegar a la hora fijada
Participar de modo activo
Hablar y escuchar correctamente
Respetar las opiniones de los demás
No salirse del tema
Estar preparado para aceptar críticas
Cooperar y estar preparado para aceptar un compromiso
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Después de la reunión
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Evalúe la reunión
Su desempeño La participación Los acuerdos Qué hacer distinto para la próxima vez
Redacte la minuta (acta) y consigne los acuerdos por escrito
Envíe el acta a los asistentes
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P. Scholtes
Ejemplo: Las reglas del juego para hacer nuestras reuniones de Proyecto (1)
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La asistencia a las reuniones no es opcional. Estas reuniones son laprioridad, debido a su importancia para el desarrollo y la mantencióndel equipo de Proyecto.
Puntualidad. Si no comenzamos y terminamos puntualmentedesperdiciamos un gran recurso: nuestro tiempo.
Nuestras reuniones no se deben improvisar. Debemos planear laagenda y citar a los participantes con la debida anticipación.
Nuestra reunión resultará más eficaz si existe un moderador. Su rol esel de facilitar el correcto desarrollo de ésta.
Todos debemos participar en la reunión. Si los miembros fueroninvitados es porque se requiere el aporte de todos y cada uno deellos.
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P. Scholtes
Ejemplo: Las reglas del juego para hacer nuestras reuniones de Proyecto (2)
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Nos escuchamos activamente, no nos interrumpimos ni llevamos varias
conversaciones a la vez. Los desacuerdos entre nosotros son constructivos para el equipo deProyecto, están permitidos.
Las decisiones las tomamos por consenso, esto es, discutiremos el temahasta que haya un acuerdo, una decisión con la cual estemos
comprometidos y la apoyemos. Mantenemos minutas que reflejen los acuerdos tomados y las tareas que
se compromete llevar a cabo cada uno de los miembros. Sólo de esta formapodremos hacer un seguimiento de las actividades y los compromisosasumidos en nuestras próximas reuniones.
Nos damos el tiempo para evaluar nuestra reunión. Esta es una actividadde vital importancia para mejorar la efectividad de nuestras reuniones ydesarrollarnos como equipo.
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Herramientas complementarias:
Té i li P t i f ti
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Técnicas para preparar y realizar Presentaciones efectivas
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Una Presentación puede hacerse para cumplir múltiples objetivos...
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Convencer
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... Sin embargo, todos estos objetivos apuntan a
un propósito común que es que la audiencia
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un propósito común, que es que la audiencia
Recuerde, Aprenda, ó
Compre …
una idea y/o contenido
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Para que la Audiencia recuerde, aprenda o compre
una idea / contenido no basta con que ésta sea
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una idea / contenido, no basta con que ésta seabuena…
50 % es tener una buena idea
50
%
es
saber
presentarla
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Pero muchas presentaciones son
deficientes
debido
a
problemas
de
forma
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deficientes debido a problemas de forma
El material a exponer ( láminas, Cuadros,
Papelógrafos, etc.) no contienen la información
adecuada.
Las láminas están sobrecargadas de información
El código de la Presentación es muy técnico o
complejo y la secuencia temática no moviliza a tomar
decisiones o acciones
La manera de realizar la presentación es confusa y
poco amena
Mala Presentación
Otras tienen serias
deficiencias
de
fondo
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deficiencias de fondo
No hay claridad respecto
a la idea que se quieretransmitir.
Los mensajes no se
adecuan a la audiencia.
La presentación no sigue
un camino lógico hacia la
conclusión deseada
No logran transmitir un
mensaje convincente
Una buena presentación se construye con
técnica, creatividad y habilidades sociales
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, y
• Conocimiento del tema
• Objetivos de la presentación• Estructura• Secuencia lógica• Mensajes coherentes• Láminas adecuadas
TÉCNICA
• Formato de la presentación• Diseño de las láminas
HABILIDADES SOCIALES+
CREATIVIDAD+
• Claridad en la exposición• Capacidad de Persuasión• Manejo corporal• Manejo de las emociones• Manejo de la Audiencia
El objetivo de esta sección es orientar a los
alumnos para que:
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1. Puedan organizar y estructurar una presentación
atractiva y efectiva.
2. Puedan real izar una presentación generando un alto
impacto en la audiencia.
3. Puedan preparar la presentación de su proyecto del
Diplomado de acuerdo a mejores prácticas.
p q
¿Cómo
preparar
y
estructurar
una
Presentación?
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¿Cómo preparar y estructurar una Presentación?
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Primero, determine el propósito de la Presentación
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¿Qué quiere lograr?
¿Es para informar o convencer?
¿Para enseñar contenidos o desarrollar habilidades?
Ejemplo: ¿Quiere que la audiencia comprenda los pasos de un determinado proceso o que modifique las conductas para aplicar dicho proceso?
Convencer
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A veces el tema en cuestión no es necesariamente
el
objetivo
de
la
presentación
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TEMA EN CUESTIÓN :
Estamos con índices de
pérdida por sobre lo
tolerable
OBJETIVO DE LA PRESENTACIÓN:
Convencer a laGerencia de cambiarla política de Control Totalde Pérdidas
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También debe conocer la audiencia
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ASPECTOSOBSERVABLES DE LA
AUDIENCIA
ASPECTOS Y MOTIVOSSUBYACENTESDE LA AUDIENCIA
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Aspectos observables en una audiencia
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¿Cuál será su tamaño?
¿Cómo se compone la audiencia?
Nivel (Profesional, Operario) Edad Sexo
¿Están familiarizados con el tema y el lenguaje?
¿Cuánto tiempo podrán dedicar a su presentación?
¿Quiénes son los que toman las decisiones?
¿Líderes de opinión? ¿Influenciadores?
LA PRESENTACIÓNDEBE ADECUARSE
A LAS CARÁCTERÍSTICASOBSERVABLES DE LA AUDIENCIA
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Aspectos subyacentes de la audiencia
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¿Qué querrá escuchar la audiencia?
¿Cómo reaccionarán ante la presentación?
¿Qué imagen tienen de mí?
¿ Qué expectativa tendrá el que toma la decisión?¿Y el influenciador?
¿Habrá alguna agenda oculta?
¿Cómo le gustará que le presenten la información?
¿Con qué se sentirán a gusto?
LA PRESENTACIÓNDEBE ADECUARSE
TAMBIÉN A LOS ASPECTOSSUBYACENTES
DE LA AUDIENCIA
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Ahora recién piense en la estructura que le
quiere dar a la presentación
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Una buena estructura es fundamental para dar una buena presentación:
‐ Ubica a la audiencia‐ Permite llegar a las conclusiones en forma ordenada‐ Disminuye las distracciones‐ Permite acortar los tiempos de una presentación
La estructura de una presentación no debiera tener más de 5‐6 secciones
CÓMO
ARMARUNA
PRESEN-
TACIÓN
CÓMO
PREPARARAPOYOS
VISUALES
EFECTIVOS
CÓMO
DARUNA
PRESEN-
TACIÓN
Secciones
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VISIÓN GENERAL:
INTRODUCCIÓN‐
Para
qué
sirve
una
presentación‐ Deficiencias habituales de las presentaciones‐ Objetivo del Manual
Se puede estructurar la presentación a través de un bosquejo tipo “índice de libro”
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COMO PREPARAR LOS APOYOS VISUALES‐ Definición del tipo de presentación‐ Uso de Softwares‐ Definición de Transparencias
‐ Uso
de
mensajes
PRINCIPALES TIPOS DE LAMINAS‐ Textos‐ Gráficos‐ Ilustraciones‐ Diagrámas
CÓMO ESTRUCTURAR UNA PRESENTACIÓN‐ Cuando comenzar a trabajar‐ Definición de objetivos y audiencia‐ Definición del contenido‐ Estructura‐ Método de la historieta
COMO DAR
UNA
PRESENTACIÓN
‐ Razones del fracaso‐ Distracción y atención‐ Cómo leer los contenidos‐ Cómo usar láminas con mucho texto
CÓMO
ARMAR
UNA
PRESEN-
TACIÓN
CÓMO
PREPARAR
APOYOS
VISUALES
EFECTIVOS
CÓMO
DAR
UNA
PRESEN-
TACIÓN
Secciones
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BENEFICIOS
RealzarPREGUNTAS Y
EVITARSi / NoNo interrumpa
TIPOS
Informativo
Informe sobre progresos
Formación
(*) Tony Buzan
Hacer un Mapa Mental también puede ayudar a estructurar la Presentación (*)
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PRESENTACIONES
Establecer autoridad
Crear imagen
Suplementar
Centrar la atención
Implicar
Expandir
Forza preparaciónRESPUESTAS
Preguntar Grupos pequeños
Información ??
Opinión
?? Antecedentes
T i m i n gGeneral a específico
ResumenGrupo Individual
Responder
Límite de tiempo
Capta la ??
Contenido / intención
Reconocimiento
Parafrasear
Claridad
Respuestar
Verificar
EVITAR
Falta de respuesta
Sentimientos negativos
Posponer Tangentes
MATERIALES
Ideas sobre acciones
Interpretación de papeles
Cuadros
Impresos evaluaciones
ImpresosDiagrámas
Glosarios
Rempresiones
Hojas de discusión
Esquemas
MatricesVisual parcial
CIERRE
Anécdota
Como el principio
Retórico?
Recapitulación
Minisumario
DURANTE INCICIO
Historia
Ocasión
Halago
Promesa
Estadística
Afirmación
ORGANIZACIÓN
Hacer asociaciones
Una herramienta
Movimiento
Organizar después
Explosiones creativas
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