DASAR-DASAR MANAJEMEN DAN STRUKTUR ORGANISASI

Ditulis Dalam Rangka Mengikuti Mata kuliah Pengantar Bisnis

Oleh Kelompok VI A

No NIM Nama

50 201510160311050 Octa Cyntya Dewi

20 201510160311020 Rosy Ardiana

45 201510160311045 Inggit Silviana Sari

08 201510160311008 Della Devinta Putri

Universitas Muhammadiyah Malang

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Program Studi Manajemen I A

Tahun 2015/2016

ii

Kata Pengantar

Bismillahir Rahmanir Rahim

Puji syukur penulis haturkan kehadirat Allah SWT. Karena atas rahmat dan hidayah-Nya,

penulis telah dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “Dasar-Dasar Manajemen dan

Struktur Organisasi”. Penulisan ini merupakan tugas wajib untuk mengikuti mata kuliah

Pengantar Bisnis semester 1 dan juga kami berterimakasih pada Bapak Muh Buswari selaku

Dosen mata kuliah Pengantar Bisnis di Jurusan Manajemen Universitas Muhammadiyah Malang

yang telah memberikan tugas ini kepada kami.

Penulis sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan

serta pengetahuan kita mengenai Dasar-Dasar Manajemen dan Struktur Organisasi. Dengan

materi pengertian manajemen, dasar-dasar manajemen meliputi perencanaan, perorganisasian,

pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian, dan struktur manajemen.

Penulis sadar bahwa karya tulis ini jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis

mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua pihak. Dengan iringan doa semoga

makalah ini bisa bermanfaat dalam pengembangan pendidikan dan wacana berpikir kita bersama.

Amin

Malang, 7 Oktober 2015

Penulis

iii

DAFTAR ISI

Judul......................................................................................................................................i

Kata Pengantar.....................................................................................................................ii

Daftar Isi.............................................................................................................................iii

Daftar Gambar......................................................................................................................v

BAB I Pendahuluan..............................................................................................................1

1.1 Latar Belakang..........................................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah.....................................................................................................1

1.3 Tujuan Masalah.........................................................................................................2

BAB II Gambaran Umum....................................................................................................3

2.1 Pengertian Manajemen..............................................................................................3

2.2 Fungsi Manajemen....................................................................................................4

2.2.1 Perencanaan.....................................................................................................4

2.2.1.1 Manfaat Perencanaan..........................................................................6

2.2.1.2 Perencanaan Strategis dan Perencanaan Taktis..................................6

2.2.1 Pengorganisasian (Organizing).......................................................................7

2.2.2.1 Langkah – Langkah Dalam Pengorganisasian......................................8

2.2.3 Pengarahan......................................................................................................9

2.2.3.1 Sifat Individu Dalam Organisasi..........................................................9

2.2.3.2 Teori Motivasi Dalam Organisasi.......................................................10

2.2.4 Kepemimpinan..............................................................................................10

iv

2.2.5 Pengkoordinasian..........................................................................................11

2.2.3 Pengendalian.................................................................................................12

2.2.3.1 Langkah-Langkah Dalam Pengendalian............................................12

2.2.3.2 Cara-Cara Yang Baik Dalam Pengendalian........................................12

2.2.3.1 Luasnya Pengendalian........................................................................13

2.2.3.2 Karakteristik Sistem Pengendalian......................................................14

2.3 Tugas-Tugas Manajemen........................................................................................15

2.4 Struktur Organisasi..................................................................................................16

BAB III Analisis Dasar-Dasar Manajemen dan Organisasi..............................................21

3.1 Organisasi Memerlukan Manajemen.......................................................................21

3.2 Kepentingan Manajemen Bagi Organisasi..............................................................21

BAB IV Penutup................................................................................................................23

4.1 Kesimpulan..............................................................................................................23

4.2 Pendapat Kelompok................................................................................................23

v

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1..............................................................................................................................3

Gambar 2..............................................................................................................................4

Gambar 3..............................................................................................................................9

Gambar 4............................................................................................................................11

Gambar 5............................................................................................................................16

Gambar 6............................................................................................................................18

1

BAB I

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Pada saat sekarang ini istilah Manajemensudah banyak dikenal di Negara kita Indonesia,

baik dikalangan masyarakat secara luas maupun kalangan Perguruan Tinggi. Dikalangan

Perguruan Tinggi sendiri, ternyata hamper semua disiplin ilmu (fakultas) telah mengajarkan Ilmu

Manajemen. Dan kita tidak pernah terlepas yang namanya manajemen apakah itu dalam skala

besar maupun kecil dan itu terjadi di kehidupan sehari-hari kita, orang yang memiliki jiwa

manajemen yang baik akan mampu memanajemen suatu kegiatan dengan baik pula. Juga terlihat

pula disetiap organisasi masyarakat baik yang mencari keuntungan maupun lembaga-lembaga

sosial, hamper semuanya menyadari akan arti pentingnya Ilmu. Manajemen yang diterapkan di

dalam organisasi, untuk memperlancar tuganya sehari-hari.

Di dalam manajemen tidak terlepas dari namanya orang lain atau organisasi sebab organisasi

merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam memanaje suatu kegiatan. Oleh karena itu jika

seorang manajer memiliki jiwa organizing yang baik maka dia kana mampu mengelompokkan

seseorang sesuai pada tempatnya sehingga perwujudan “The Right Man The Right Place” bisa

terlaksana dengan baik. Oleh karena itu organizing memiliki peran penting dalam membantu

kesuksesan manajer

Organisasi sangat perlu dimiliki oleh setiap manajer baik itu memanajemen diri sendiri dan

orang serta perusahaan dalam skala kecil maupun besar.

1.2 Rumusan Masalah

a. Bagaimana dasar-dasar manajemen?

b. Bagaimana bentuk-bentuk dari organisasi?

c. Bagaimana prinsip yang dimiliki oleh organisasi?

d. Bagaimana bagan struktur organisasi?

e. Mengapa setiap organisasi memerlukan manajemen?

2

1

1.3 Tujuan Masalah

a. Mendeskripsikan dasar-dasar manajemen.

b. Mendeskripsikan bentuk-bentuk dalam organisasi.

c. Mendeskripsikan prinsip yang dimiliki oleh organisasi.

3

2

BAB II

Gambaran Umum Dasar-Dasar Manajemen dan Struktur Organisasi

2.1 Pengertian Manajemen

Kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ‘menagement’, yang memiliki arti “seni

melaksanakan dan mengatur”. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai

seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer

bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. (Anonim,

2014)

Gambar 1 Konseptual Pengertian Manajemen (Handoko, 1991:10)

Manajemen merupakan suatu proses yang khas, yang terdiri atas kegiatan-kegiatan

perencanaan, perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian yang dilakukan

untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia

dan sumberdaya yang lain.

Metode ilmiah pada hakikatnya meliputi urutan kegiatan sebagai berikut :

1. Mengetahui adanya persoalan

2. Mendefinisikan persoalan

3. Mengumpulkan fakta, data dan informasi

4. Menyusun alternative penyelesaian

4

3

5. Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian

6. Melaksanakan keputusan serta tindak lanjut

2.2 Fungsi Manajemen

Berdasarkan pengertian manajemen yang telah dikemukakan sebelumnya

Gambar 2:

Gambar 2 Konseptual Dasar-dasar Manajemen (Zailani dan Antowijoyo, 1989:4)

Manajemen memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

2.2.1 Perencanaan (Planning)

Perencanaan sebenarnya adalah menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu

sendiri dilaksanakan. Dengan kata lain bahwa dalam perencanaan maka orang diharuskan untuk

berpikir lebih dahulu tentang apa yang dilakukannya, bagaimana melakukannya dan siapa yang

melaksanakan serta bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan tersebut

Fungsi ini merupakan langkah awal daripada fungsi manajemen yang lain. Dengan

perencanaan ini semua kegiatan akan mempunyai suatu pedoman pelaksanaan kerja. Perencanaan

mempunyai bentuk-bentuk :

a. Sasaran

Dalam kurun waktu tertentu perusahaan tentu mempunyai suatu sasaran atau tujuan yang

hendak dicapai. Misalnya akan mengadakan pengurangan biaya produksi sebanyak 6%

5

4

dalam waktu dua tahun atau mengurangi kerusakan barang sebanyak 8%,dan sebagainya.

Jadi semua kegiatan akan diarahkan pada sasaran ini.

b. Kebijakan

Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan. Misalkan kebijakan seorang

perancang pakaian adalah hanya membuat atau merancang pakaian berselera tinggi

dengan bahan-bahan yang pilihan.

c. Strategi

Strategi merupakan program yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu

bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Suatu strategi akan menetapkan arah

yang terjadi dari berbagai tujuan dan membimbing penggunaan sumber daya yang

diperlukan. Ketetapan waktu pelaksanaan adalah masalah yang perlu di perhatikan dalam

strategi ini.

d. Prosedur

Merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan

kegiatan perusahaan

e. Aturan

Yaitu merupakana bagian dari Prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa

aturan yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi suatu prosedur.

f. Program

Merupakan kombinasi antar kebijakan, prosedur, aturan, dan pemberian tugas yang

disertai dengan anggaran atau budget.

Perencanaan disini dapat meliputi:

- Menentukan jenis dan jumlah produk yang akan dibuat agar tepat dalam hal kualitas,

manfaat dan kuantitasnya agar dapat dicapai keuntungan yang maksimal.

- Menetapkan jumlah dana yang diperlukan untuk modal kerja maupun modal tetap.

Apakah akan dipenuhi dengan modal sendiri atau dagang pinjaman (kredit).

- Menentukan jumlah perkerja yang akan ditark dan dipekerjakan dalam perusahaan.

2.2.1.1 Manfaat Perencanaan

1. Dapat memberikan arah dan arti tujuan bagi perusahaan.

2. Dapat ditentukan suatu pedoman sebagai standar/ukuran untuk mengurangi ketidakpastian

serta perubahan di masa mendatang.

6

5

3. Dengan perencanaan dapat diukur berhasil tidaknya suatu pekerjaan, sehingga akan

mempermudah pengawasan.

4. Membantu memperkirakan peluang di masa mendatang.

Dengan perencanaan akan dapat diminimumkan resiko-resiko dan memperkirakan

peluang yang dapat dijangkau.

5. Dengan perencanaan akan timbul efisiensi sehingga pengeluaran biaya dapat ditekan.

Di dalam menyusun suatu perencanaan perlu diperhatikan hal-hal berikut :

- Supaya diingat meskipun kadangkala waktu dan kesempatan untuk membuat perencanaan

itu terbatas, tetapi hendaknya dapat dibuat suatu rencana yang terperinci dan realistis,

sehingga pelaksanaannya mudah dan tidak banyak penyimpangan.

- Biasanya rencana sudah dibuat agar fleksibel, mudah mengikuti perubahan. Oleh karena

itu, perlu diimbangi adanya tindak lanjut apabila rencana tersebut mengalami hambatan.

- Jika perusahaan akan membuat suatu rencana, maka perlu disesuaikan jumlah dana yang

tersedia untuk itu, sebab diperlukan biaya-biaya misalnya untuk penelitian pasar,sebaga

dasar perencanaan penjualan dan lain-lain.

2.2.1.2 Perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan

taktis.

1. Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis merupakan suatu proses untuk menganalisis dan mengambil

keputusan yang berkenaan dengan :

Misi, atau alasan keberadaan suatu organisasi

Sasaran, atau hasil yang harus dicapai oleh suatu organisasi

Strategi, atau upaya (Aktivitas) untuk mencapai sasaran yang diinginkan

Alokasi sumber daya, yaitu mendistribusikan sumber daya pada aktivitas yang

tepat untuk mencapai sasaran

Sifat-sifat perencanaan strategis

1. Menyangkut kurun waktu yang panjang

2. Menyangkut persoalan dasar organisasi

3. Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan managerial sehari-hari

4. Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan

7

6

5. Pada umumnya, perencanaan strategis merupakan kegiatan puncak

Faktor-faktor yang mempengaruhi semakin pentingnya perencanaan strategis

a. Peningatan perubahan teknologi

b. Semakin rumitnya tugas managerial

c. Lingkungan luar perusahaan yang semakin kompleks

d. Semakin panjangnya jangka waktu antara keputusan yang dibuat dengan dampaknya

yang akan datang, sehingga memerlukan suatu perencanaan yang masak untuk

pengambilan keputusan

2. Perencanaan Taktis

Perencanaan taktis antara lain mencakup kegiatan :

Membuat anggaran tahunan (divisi), Departemen, Proyek

Memilih metode atau prosedur spesifik guna mengimplementasi strategi

perusahaan

Menetapkan serangkaian tindakan tertentu yang diperlukan guna memperbaiki

dan meningkatkan kinerja operasional

2.2.2 Pengorganisasian (Organizing)

Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses penciptaan hubungan antara

berbagai fungsi, personaliadan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat

bermanfaat serta terarah pada satu tujuan. Mengorganisasikan merupakan bagian manajemen

yang memiliki arti: membagi pekerjaan diantara

Dalam suatu organisasi terdapat hubungan informal dan hubungan formal.Hubungan

informal menyangkut hubugan manusiawi, di luar dinas atau bersifat tidak resmi.

Sedangkan hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang disengaja secara resmi

( kedinasan ). Biasanya ditunjukkan dengan suatu bagan organisasi.

Ada 3 hubungan dasar dalam hubungan formal yaitu :

- Tanggung Jawab

Hal ini merupakan kewajiban individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya.Barang kali

bisa diarahkan terjadinya spesialisasi dalam bekerja.

8

7

- Wewenang

Masudnya adalah hak untuk mengambil keputusan mengenai apa yang harus dijalankan

oleh seseorang yang merupakan hak untuk meminta kepada orang lain untuk melakukan

sesuatu. Sebaiknya wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab yang dipikulnya.

- Pertanggung jawaban

Apabila wewenang berasal dari pimpinanya itu alirannya dari atas ke bawah, maka

pertanggungjawaban ini berasal dari bawah ke atas.Disini pertanggungjawaban

merupakan laporan hasil kerja dari bawahan kepada yang berwenang( atasan ).

2.2.2.1 Langkah – langkah dalam Pengorganisasian

a. Memperinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan

organisasi.

Misalkan: pembelian peralatan produksi, penempatan tenaga yang akan menjaga /

menjalankan alat tersebut.

b. Membagi beban kerja ke dalam aktivitas- aktivitas yang secara logis dan menyenangkan

dapat dilakukan oleh seseorang/ sekelompok orang.

c. Mengkombinasikan pekerja anggota perusahaan dalam cara yang logis dan efisien.

d. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam satu

kesatuan yang harmonis.

e. Memantau efektivitas organisasi dan pengambilan langkah – langkah penyesuaian untuk

mempertahankan atau meningkatkan efektivitas\.

Beberapa Keuntungan adanya Pengorganisasian yang baik:

(1) Dapat terjalin polahubugan yang baikantarorganisasi, antar anggota organisasinya

serta antar anggota organisasi dengan organisasi, sehingga dapat mempermudah

pencapaian tujuan organisasi.

(2) Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta

tanggung jawabnya. Karena disini terjadi pendelegasian wewenang secara tegas.

2.2.3 Pengarahan

Arti dari pengarahan itu sendiri adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota

organisasi melakukan kegiatan yang sudah ditentukan kea rah tercapainya tujuan. Oleh karena

9

8

itu, di sini manajer atau pemimpin di tuntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan putunjuk

atau nasehat, berfikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas sert memberikan stimulasi

kepada para karyawan. Dengan demikian kegiatan Pengarahan ini banyak menyangkut masalah

pemberian Motivasi kepada para anggota organisasi, Kepemimpinan serta Pengembangan

Komunikasi.

Gambar 3 Manajemen Atas Dasar Kerangka Ilmu Pengetahuan yang Sistematis (Handoko,

1991:6)

2.2.3.1 Sifat Individu dalam Organisasi

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan agar dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan para

pekerja:

.① Kebiasaan serta emosi penting sekali untuk menerangkan kelakuan manusia dan akal

bersifat sekunder.

.② Manusia menginginkan pujian untuk pekerjaan yang dilaksanakan apabila mereka

pantas memperolehnya.

.③ Para pekerja ingin mendapat pengawas yang terpercaya dan dapat menimbulkan rasa

hormat mereka.

.④ Para pekerja ingin memanfaatkan kemampuan mereka yang maksimal dan menikmati

kepuasan atas hasil kerja mereka itu.

.⑤ Perlu dihindarkan adanya perubahan-perubahan kerja yang mendadak.

Kemudian, yang disebut dengan Motivasi ialah proses pemberian motif (penggerak kepada

karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi secara efisien dapat

tercapai.

Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi adalah:

10

9

—Kebutuhan pribadi.

— Tujuan dan persepsi individu atau kelompok.

—Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi.

2.2.3.2 Beberapa Teori Motivasi

a. Teori Motivasi Klasik (Fredick W. Taylor)

b. Teori Motivasi Kebutuhan ( Abraham H. Maslow)

c. Teori X dan teori Y ( Douglas Mc. Gregor)

2.2.4 Kepemimpinan

Organisai adalah suatu pengaturan orang yang secara sengaja diciptakan untuk mencapai

suatu tujuan tertentu dengan tiga ciri umum yang dipunyainya, yaitu: manusia, tujuan, dan

struktur. Setiap organisasi terdiri atas beberapa orang manusia untuk menjalankan pekerjaan agar

organisasi tersebut dapat mencapai sasarannya (jika hanya satu orang yang berkerja bukanlah

organisasi). Setiap organisasi mempunyai tujuan tertentu yang biasanya diungkapkan dalam

rangka sebuah sasaran (serangkaian sasaran) yang ingin dicapai oleh organisasi.

Semua organisasi mengembangkan struktur secara sengaja agar semua anggota dapat

melaksanakan pekerjaan mereka. Struktur itu dapat terbuka dan luwes tanpa batasan yang jelas

dan tegas mengenai kewajiban jabatan atau ketaatan yang kaku pada setiap pengaturan jabatan

yang tegas. Singkatnya suatu jaringan kerja sederhana yang terdiri atas hubungan kerja longgar

(struktur) tersebut dapat bersifat lebih rasional dengan peraturan dan uraian. Misalnya salah satu

anak perusahaan independent General Motors, Saturn Corporation, bisa mewakili ciri penampilan

organisasi kontemporer dengan pengaturan kerja yang luwes, tim kerja karyawan, sistem

komunikasi terbuka, dan gabungan pemasoknya.

Yaitu proses pengarahan yang dapat memotivasi orang lain untuk bekerja kearah pencapaian

tujuan tertentu. Dengan adanya kekuasaan inilah bawahan bersedia tunduk pada pemimpinnya

(atasannya). Terdapat 7 (tujuh) dasar Kekuasaan (Power)

.① Kekuasaan Legitimasi (Legitimate Power)

.② Kekuasaan Keahlian (Expert Power)

.③ Kekuasaan Referensi (Referent Power)

.④ Kekuasaan Penghargaan (Reward Power)

.⑤ Kekuasaan Paksaan (Coercive Power)

11

10

.⑥ Kekuasaan Informasi (Information Power)

.⑦ Kekuasaan Hubungan (Connection Power)

Gambar 4 Penataan Kerja

2.2.5 Pengkoordinasian

Suatu organisasi disusun untuk mencapai satu tujuan bersama. Hal ini dapat menimbulkan

perbedaan pendapat yang akhirnya dapat mempengaruhi keputusan-keputusab yang akan diambil

oleh manajemen.

Koordinasi adalah suatu proses pengintergrasian tujuan dan aktivitas unit-unit yang

terpisah (departemen/bidang fungsional) dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang

telah ditetapkan.

Dalam melaksanakan fungsi koordinasi ini manajer mengusahakan agar:

— Lingkungan organisasi turut mendukung tugas itu

— Penerapan prinsip-prinsip koordinasi pada setiap anggota organisasi yaitu:

a. Harus terjalin hubungan antar anggota organisasi, baik vertical maupun horizontal.

b. Harus dipupuk prinsip kerjasama antar anggota organisasi agar diperoleh adanya

informasi timbal balik.

Dengan adanya fungsi koordinasi maka akan diperoleh manfaat:

12

11

.① Terjadinya efisiensi di semua bidang karena terjadi koordinasi antar bagian

.② Adanya suasana kerja yang tenteram karena terjadi keseimbangan tugas dan hak setiap

anggota organisasi.

.③ Terdapat kesatuan tujuan dari masing-masing individu dalam organisasi.

.④ Menghindarkan adanya konflik dan perebutan sumber/fasilitas dalam organisasi

.⑤ Menjamin adanya kesatuan sikap, tindakan, kebijakan dan pelaksanaan dalam pekerjaan.

2.2.6 Pengendalian (Controlling)

Pengendalian merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-

penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah

ditetapkan.

Proses pengendalian mencatat perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta

metode pencapaiannya dalam organisasi yang memungkinkan manajer melihat lebih awal

adanya penyimpangan.

2.2.6.1 Langkah-langkah dalam proses pengendalian:

1. Menetapkan standard an metode untuk mengukur prestasi

2. Mengukur prestasi kerja.

Pelaksanaan langkah kedua ini merupakan proses yang berkesinambungan dan berulang-

ulang yang frekuensinyya tergantung pada jenis aktivitasnya

3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar

4. Mengambil tindakan korektif

2.2.6.2 Cara-cara Pengendalian yang baik

a. Pengendalian harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan

Untuk masing-masing kegiatan, cara pengendaliannya berbeda-beda pula, antara organisasi

kecil dan besar juga berbeda-beda.

b. Pengendalian harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan

Apabila sesuatu penyimpangan ditunda atau terlambat pengatasannya maka akibat yang

terjadi kesalahan itu akan semakin parah sehingga semakin rumit tindakan kolektif yang

harus dilakukan.

c. Pengendalian harus berorientasi jauh kedepan

13

12

Untuk mengetahui yang akan datang maka manajemen perlu membuat perkiraan atau

ramalan situasi yang mungkin akan terjadi berkaitan dengan organisasi.

d. Pengendalian harus akurat dan objektif

Manusia dalam melakukan pengendalian seringkali bertindak subjektif atau keputusan yang

diambil dipengaruhi oleh reaksi pribadi. Oleh karena itu agar pengendalian yang dilakukan

itu objektif, maka diperlukan suatu ukuran sebagai pedoman pelaksanaanya.

e. Pengendalian harus fleksibel

Di dalam melaksanakan pengendalian, perlu dicari alternatif-alternatif rencana untuk situasi

yang memungkinkan.

f. Pengendalian harus serasi dengan pola organisasi

Apabila salah satu bagian membuat suatu kekeliruan, maka hal itu harus diatasi bersama-

sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan organisasi.

g. Pengendalian harus ekonomis

Perlu diingat bahwa pengendalian adalah alat untuk mencapai tujuan, sehingga biaya-biaya

pengendalian perlu diusahakan agar seminimal mungkin.

h. Pengendalian harus mudah dimengerti

Cara-cara pengendalian harus disesuaikan dengan tingkat pengetahuan yang dimiliki oleh

pelaksana pengendalian itu, sehingga akan mudah untuk dimengerti.

i. Pengendalian harus diikuti dengan tindakan koreksi

Cara pengendalian yang baik harus dapat menunjukan letak penyimpangan yang terjadi,

siapa yang harus bertanggung jawab serta alternatif untuk tindakan koreksi manakah yang

akan digunakan.

2.2.6.3 Luasnya Pengendalian

Secara singkat, Pengendalian dapat dilakukan pada bidang:

a. Produksi

Di bidang ini pengendalian dimulai saat menerima pesanan dari pembeli, kemudian

melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat.

b. Pemasaran

Tugas bagian pemasaran pada suatu perusahaan mulai terasa saat produk akan dikirim ke

pasar/konsumen. Oleh karena itu biasanya pengendalian pemasaran juga dimulai dari sini.

c. Keuangan

14

13

Bidang Keuangan harus ditangani dengan cepat dan tepat, pengelolaan dan pengendalian

yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam kesulitan keuangan.

d. Personalia

Sebetulnya pengendalian untuk para pekerja ini semakin terasa kompleks dibandingkan

dengan pengendalian untuk bagian lain, sebab semakin lama kondisi tenaga kerja akan

semakin maju sehingga pengendaliannyapun memerlukan perhatian tersendiri.

2.2.6.4 Karekteristik Sitem Pengendalian Yang Efektif

1) Akurat, maksudnya setiap data dari sitem pengendalian harus akurat sebab jika tidak maka

akan mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam mengambil keputusan untuk mengkoreksi

suatu penyimpangan.

2) Tepat waktu, yaitu informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan segera pula di evaluasi jika

hendak diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan.

3) Objektif dan Komprehensif

Di sini informasi dalam sitem pengendalian harus dapat dipahami dan dianggap objektif oleh

individu yang menggunakan.

Dipusatkan pada titik pengendalian stretegis

4) Ekonomis, maksudnya biaya untuk implementasi system pengendalian sebaiknya lebih kecil

daripada keuntungan yang diperoleh dari sitem itu.

5) Fleksibel, yaitu untuk semua organisasi system pengendalian itu harus fleksibel sehingga

organisasi akan lebih mudah bertindak untuk mengatasi perubahan yang kurang

menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan-kesempatan baru.

6) Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi

Idealnya adalah jika sistem pengendalian itu dapat menghasilkan prestasi kerja yang tinggi di

antara para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa, mereka memiliki

otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai kemajuan.

7) Dapat dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi

2.3 Tugas-tugas Manajemen

Untuk memimpin, seorang manajer memerlukan kualifikasi tertentu yaitu:

a. Kecerdasan

15

14

Seorang manajer diharapkan memiliki kemampuan berpikir yang lebih luas dari

bawahannya

b. Kemampuan Memimpin

Ini merupakan sifat yang seharusnya dimiliki seorang manajer, karena tanpa adanya

kemampuan untuk memimpin, maka akan mengurangi kewibawaannya.

c. Kemampuan berkomunikasi

Dalam hal ini seorang pemimpin disamping menerima laporan, kuluhan maupun saran

dari bawahan, juga tuntut harus mampu mengadakan komunikasi ke bawah yaitu,

memberikan perintah, petunjuk dan sebagainya

d. Berpikir logis

Setiap manajer dituntut untuk memecahkan masalah-masalah secara logis, tidak

emosional.

e. Mengenal Kultur setempat

Hal ini penting agar perusahaan atau organisasi yang dipimpinnya dapat menyesuaikan

diri dengan adat-istiadat dan kebudayaan setempat.

f. Ketahanan Moral

Moral yang tinggi sangat menunjang kewibawaan seorang manajer, oleh karena itu hal ini

mutlak diperlukan.

g. Bersikap adil

Seorang pemimpin harus berusaha berlaku adil terhadap siapapun, jika seseorang bersalah

harus ditegur atau dikenakan sanksi (tata tertib perusahaan).

h. Inisiatif

Hal ini diperlukan sekali terutama menyangkut pengembangan produk perusahaan agar

menjadi pendahulu (pelopor) dari perusahaan lain supaya dapat diciptakan ide-ide baru

untuk pengembangan usaha.

16

15

Gambar 5 Sistem Pembagian Kerja Manajemen (Zailani dan Antowijoyo, 1989:14)

2.4 Struktur Organisasi

Pengorganisasian struktur manajemen

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam

suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Seperti telah diuraikan sebelumnya

tentang Manajemen, Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan

pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai

dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil

pengorganisasian adalah struktur organisasi.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang

ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk

mencapai tujuan yang di harapakan dan di inginkan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan

jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan

aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan

wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung jawaban apa yang akan di

kerjakan.

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian

didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-

tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah

struktur organisasi.

1. Pengorganisasian sebagai Fungsi Manajemen

Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen, meliputi:

a. Organisasi Formal

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan

suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.

Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

17

16

b. Organisasi Informal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas

serta tujuan bersama yang tidak disadari.

Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung

pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-

hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal seperti yang

ditunjukkan bagan organisasi.

Argiyris mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan

informal berbeda :

a) Organisasi Informal

Hubungan-hubungan antar pribadi. Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal

digambarkan jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan

mereka.

b) Kepemimpinan.

Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.

c) Pengendalian perilaku.

Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman,

sedangkan kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

d) Ketergantungan.

Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan

lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.

Walaupun ada perbedaan tersebut adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan

informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak dapat

dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan setiap organisasi

informal brkembang dalam berbagai tinkatan formal.

3. Contoh struktur Organisasi

18

17

Manfaat Struktur Fungsional dan Divisional

Fungsionalisme struktural adalah sebuah sudut pandang luas dalam sosiologi dan antropologi

yang berupaya menafsirkan masyarakat sebagai sebuah struktur dengan bagian-bagian yang

saling berhubungan.

.① Teori fungsionalisme struktural adalah suatu bangunan teori yang paling besar

pengaruhnya dalam ilmu sosial di abad sekarang. Tokoh-tokoh yang pertama kali

mencetuskan fungsional yaitu August Comte, Emile Durkheim dan Herbet Spencer.

.② Teori struktural fungsional berkaitan erat dengan sebuah struktur yang tercipta dalam

masyarakat. Struktural – fungsional, yang berarti struktur dan fungsi. Artinya, manusia

memiliki peran dan fungsi masing – masing dalam tatanan struktur masyarakat

Struktur Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam

organisasi. Struktur-struktur ini dibagi ke dalam: Departemen dikelompokkan ke dalam divisi

mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan

keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.

a. Struktur produk – struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan

kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga

jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk

tersebut.

b. Struktur pasar – struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan

pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa

pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam

struktur.

c. Struktur geografis – organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya

ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona

wilayah.

19

18

Kelebihan:

1) Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang

lebih kecil.

2) Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh

pada tugas-tugas.

3) Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

4) Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan

divisinya.

5) Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan

karena adanya.

Kerugian struktur fungsional dan struktur divisional

Struktur Fungsional Kelemahan :

1. Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.

2. Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan.

3. Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan.

4. Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung

berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan.

Struktur Divisional Kelemahan:

1. Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi

dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.

2. Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara

keseluruhan.

3. Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan

organisasi.

4. Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.

5. Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

6. Duplikasi sumberdaya lintas divisi.

7. Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.

8. Koordinasi yang buruk lintas divisi.

9. Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak.

10. Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

20

19

BAB III

Analisis Dasar-Dasar Manajemen Dan Struktur Organisasi

3.1 Setiap Organisasi Memerlukan Manajemen

Manajemen sebenarnya tidak hanya diperlukan di dalam suatu perusahaan saja, tetapi

sebaliknya setiap organisasi macam apapun memerlukan manajemen, baik organisasi pemerintah

maupun organisasi swasta. Bahkan organisasi yang bergerak dibidang sosial seperti Panti

Asuhan, Rumah Sakit dan lain sebagainya, selalu memerlukan manajemen dalam setiap usahanya

demi kelancaran tugas sehari-harinya.

Setiap organisasi di dalam mencapai tujuan yang telah dicanangkan/ditetapkan sebelumnya,

akan berhasil bila organisasi tersebut mampu membuat suatu perencanaan, mampu untuk

mengorganisir, memberikan pengarahan-pengarahan kerja, mengkoordinir dalam usaha untuk

melaksanakan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya, serta organisasi tersebut mampu pula

untuk melaksanakan pengawasan dalam pelaksanaan kerja. Tanpa adanya suatu perencanaan

yang baik, kemungkinan besar organisasi tersebut akan mengalami suatu kegagalan. Ini

disebabkan oleh karena perencanaan pada hakekatnya menetapkan apa yang akan dilakukan,

bagaimana serta siapa yang melakukan, sebelum pekerjaan itu sendiri dilaksanakan.

Untuk melaksanakannya, maka perlulah dibentuk suatu organisasi yang tepat sebab dengan

adanya organisasi yang tepat dapatlah dimungkinkan adanya suatu pembagian kerja yang baik,

sehingga mendukung pelaksanaan kerja dan mencegah adanya kesemrawutan (kesimpang-siuran)

dalam pelaksanaan kerja serta meniadakan adanya pekerjaan yang rangkap.

Meski kita sadar, bahwa keberhasilan suatu organisasi pada umumnya, terutama atau

khususnya terhadap tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, hanya dapat

diharapkan apabila ada suatu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian serta

pengawasan, namun yang pelu dipertanyakan kemudian adalah bentuk perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian serta pengawasan yang bagaimanakah yang

dapat mendukung

3.2 Kepentingan Manjemen Bagi Organisasi

Seseorang yang mempunyai 5 pohon jeruk mungkin untuk memelihara, memetik serta

menjual hasil kebunnya tersebut dapatlah ditangani sendiri. Sehinggga dalam hal ini

kemungkinan orang tersebut belum memerlukan manajemen. Namun apabila jumlah pohonnya

berkembang menjadi banyak, katakanlah 100 pohon, maka ia tidak dapat melaksanakan tugasnya

sendiri.

21

20

Oleh sebab itu, semakin besar bentuk suatu organisasi maka dituntut adanya kemampuan

manajemen yang lebih baik, terutama kemampuan teknis, sebab tidak semua pekerjaan terseut

dapat dilakukan sendiri. Sebagai contoh dalam bidang kemiliteran seorang temtama atau prajurit

meskipun pandai dalam bertempur mungkin akan sulit bila dijadikan komandan suatu pasukan

yang cukup besar yang dalam menjalankan tugasnya memerlukan pengawasan yang matang serta

pengawasan yang baik.

22

21

BAB IV

PENUTUP4.1 Kesimpulan

1. Pada bagian terdahulu telah dikemukakan bahwa setiap perusahaan mempunyai tujuan

yang telah ditetapkan, karena tujuan itulah yang akan memberikan arah bagi kegiatan

yang akan dilakukan serta digunakan untuk mengukur efektifitas kegiatannya.

2. Untuk mencapai tujuan perusahaan yang pandai dalam mengelola faktor produksi yang

ada dalam perusahaannya

3. Faktor-faktor yang dibutuhkan oleh perusahaan ialah tenaga kerja, bahan baku, mesin,

metode, modal dan pasar atau dalam bahasa Inggrisnya “6M” (Man, Material, Mechines,

methods, Money and Market). Keenam faktor harus dikembangkan semaksimal mungkin

oleh perusahaan dengan menggunakan fungsi-fungsi manajemen.

4. Didalam dasar-dasar manajemen terdapat struktur jalur, fungsional, organisasi jalur.

5. Fungsi-fungsi seorang manajer, maka tampaklah diantara planning dan controlling

terdapat berbagai fungsi seperti Forecasting, Creating, Decision Making, Organizing,

Staffing, Assembling, Directing, Commanding, Leading, Motivating, Communicating

4.2 Pendapat Kelompok

1. Unsur-unsur manajemen perencanaan, perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan

pengendalian. Jika salah satu hilang maka fungsi-fungsi tersebut bukan fungsi manajemen.

2. Fungsi dann aturan manajemen adalah satu jadi apabila ada yang kurang dari mereka maka

tidak akan balance.

3. Dalam perencanaan manajemen semua komponen sebaiknya harus ada apabila (sasaran,

kebijakan strategis, prosedur, aturan dan program salah satunya hilang maka perencanaan

tidak seimbang karena semua komponen saling berkaitann dan mempunyai peran masing-

masing yang mendukung manajemen (planning)

4. Manajemen dalam perusahaan berfungsi untuk Forecasting, Creating, Decision Making,

Organizing, Staffing, Assembling, Directing, Commanding, Leading, Motivating,

Communicating. Untuk perusahaan yang lebih baik.

23

22

5. DAFTAR PUSTAKA

Louis, David. 2013. Pengantar Bisnis Kontenporer. Jakarta: Salemba Empat

Djati, John. 1998. Manajemen Umum Sebuah Pengantar. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta

Sunarto. 2003. Pengantar Bisnis. Yogyakarta: Amus Yogyakarta

Murti. John. 1998. PengantarBisnis (Dasar-dasar Ekonomi Perusahaan). Yogyakarta: Liberty

Yogyakarta

Sumber Internet :

http://id.wikipedia.org/wiki/Fungsionalisme_struktural

http://filsafat.kompasiana.com/2013/04/15/teori-struktural-fungsional--546379.html

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certob2.htm

http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certob3.htm

http://repository.binus.ac.id/content/A0172/A017299334.ppt

http://machdans-manajemen.blogspot.com/2011/06/actuating.html

http://id.shvoong.com/social-sciences/sociology/2205936-pengertian-pelaksanaan-actuating/

http://www.frijal.com/2013/03/pentingnya-perencanaan.html

https://www.google.com/#q=Prinsip+Actuating&start=10

http://joemarnioye.blogspot.com/2013/02/makalah-fungsi-manajemen- actuating.html

24

23

Lampiran:

Study Kasus

Merck Pun Kunjung Baik

Dalam sebuah rapat umum pemegang saham yang diadakan beberapa tahun lalu, CEO Merck,

Ray Gillmartin, menyampaikan visinya tentang masa depan. Perusahaan tersebut baru saja

mengalami tiga kuartal dengan pendapatan rendah dan sebelumnya baru membatalkan dua

program riset obat yang menjanjikan. Ketika mendengar bahwa rencana pemulihan Ray berfokus

pada pembuatan tiga vaksin, para pemegang saham bersikap septis, vaksin secara historis belum

pernah dipandang sebagai produk penting. Dalam waktu lima bulan, Ray dipecat dari jabatan

CEO.

Saat ini, setelah melewati periode yang diwarnai oleh kinerja saham yang buruk dan gugatan

hukum atas salah obatnya yang menjanjikan, Merck kembali ke jalur yang benar. Ironisnya ,

semuanya dimulai dalam pengawasan Ray. Semua obat yang ia umumkan akhirnya disetujui oleh

Food and Drug Administration (FDA). Secara keseluruhan, obat-obatan ini akan menghasilkan

pendapatan tahunan senilai 7 milliar dolar. Jelas bahwa vaksin akan jauh lebih sukses daripada

yang dibayangkan oleh para skeptis

Belum lama ini, Merck menunjukkan kinerja yang baik dalam semua bidang. Perusahaan ini

mendapat izin dari FDA untuk jumlah obat-obatan yang lebih banyak dari yang diproduksi para

kompetitornya. Perusahaan ini juga memenangkan hamper semua gugatan atas Vioxx, obat

arthritis yang dihubungkan dengan serangan jantung dan stroke sehingga ditarik dari pasaran.

Penyelesaian komperhensif dicapai pada November 2007 dengan nilai 4.85 miliar dolar, jauh

lebih kecil daripada perkiraan sebelumnya. Saham perusahaan juga naik 75 persen selama

periode ini.

Sebagian besar kesuksesan Merck disebut-sebut berkat kepemimpinan CEO saat ini, Richard

Clark: Richard membawa perusahaan tersebut melewati krisis Vioxx, dengan mengadakan

pertemuan secara rutin dengan sekelompok kecil pegawai. Ia membubarkan klik yang telah

membentuk dan mengabadikan “satu Merck”, sebuah frase yang sering ia gunakan. Richard

mengatakan, “Sejak kami membicarakan tentang waralaba obat tertentu, saya menginginkan agar

peneliti, staf pemasaran, dan staf produksi duduk dalam satu ruangan.

Sejumlah pegawai lain berkonstribusi secara signifikan bagi pemulihan Merck. Ilmuan pertama

Petter Kim mereovasi laboratorium Merck yang dahulu sangat produktif, namun menjadi stagnan

dan tidak berdaya laba. Peter mengubah budaya insular di Merck, yang jarang melakukan merger

25

24

dan aliansi yang mendapat momentum di industry. Ia mengembangkan system baru bagi para

ilmuwan Merck untuk mengindetifikasi senyawa kimia yang menjanjikan pada berbagai referensi

ilmiah. Richard juga membujuk para ilmuwan untuk menggunakan koneksi yang mereka miliki

Meski Merck telah mengalami pemulihan signifikan berbagai tantangan pada masa depan masih

harus dihadapi Vytonin, obat antikolestrol terlaris yang diproduksi melalui ventura ternama

dengan Schering-Prough, kini tengah diawasi dengan ketat. Sebuah penelitian yang dilakukan

oleh kedua perusahaan ini yang sebelumnya tidak dirilis menemukan bahwa obat tersebut tidak

bekerja sesuai dengan apa yang diiklankannya. Efek samping tersebut menyebabkan saham

kedua perusahaan itu anjlok yang menurunkan penjualan Vytorin, dan memicu potensi sejumlah

gugatan class-action. Merck yakin bahwa tantangan ini jauh lebih mudah dibandingkan berbagai

masalah yang pernah mereka alami.