Upload
lyhanh
View
252
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
1
DASAR PEMBANGUNAN KOLEKSI
1. PENDAHULUAN
Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi (BPK) diwujudkan
dengan mengikut garis panduan Dasar Pembangunan Koleksi untuk menilai,
memantap, mengukuh dan menguruskan koleksi perpustakaan. Dasar ini
akan digunakan untuk keseragaman di antara individu yang diberi
tanggungjawab di bahagian ini untuk menilai, memantap, mengukuh dan
membuat cadangan perolehan bahan melalui bahagian perolehan
perpustakaan. Dalam proses menentukan pertumbuhan koleksi yang
sistematik demi mencapai matlamat asal BPK, polisi di bahagian ini akan
disemak dari masa ke semasa agar selaras dengan program dan keperluan
universiti.
2. TUJUAN
Tujuan BPK diwujudkan untuk memantap dan mengukuhkan koleksi
dengan menyokong dari segi penyediaan koleksi dan maklumat kepada
program akademik di universiti ini. Sejajar dengan proses penyebaran
maklumat, BPK wajar menyediakan koleksi yang berkualiti untuk dinikmati
oleh pelanggan.
3. SKOP
Dasar ini merupakan dasar umum kajian, penilaian dan cadangan ke
atas bahan koleksi perpustakaan. Ia merangkumi bahan cetak dan bukan
cetak.
4. MISI
Untuk menyediakan koleksi perpustakaan yang lengkap, sempurna dan
terkini yang dapat membantu memberi maklumat dan menyokong proses
pengajaran pembelajaran dan penyelidikan di Universiti Pendidikan Sultan
Idris.
2
5. DASAR UTAMA PEMBANGUNAN KOLEKSI
Dasar utama BPK ialah melakukan kajian, penilaian dan cadangan
koleksi perpustakaan dengan pertumbuhan koleksi sekurang-kurangnya yang
setara atau cepat dari masa ke semasa.
6. KANDUNGAN KOLEKSI
Kandungan koleksi yang diambilkira dalam proses penilaian dan
pengukuhan adalah bahan cetak dan bahan bukan cetak
7. DEFINISI
Bahan Cetak
Bahan yang dikeluarkan dalam bentuk cetak sama ada salinan
fotokopi yang terang, merangkumi semua bahan monograf yang
terdiri daripada buku atau terbitan berkala dan tidak berkala,
terbitan bersiri dan sumber media seperti peta, poster, carta,
risalah, brosur, pamplet, gambar, lukisan dan kertas muzik.1
Bahan bukan cetak iaitu gabungan bahan multimedia yang terdiri
daripada transparensi, slaid, filem gelung, strip, cakera liut, cakera
padat, pita, video, pita audio dan pangkalan data atas talian. Proses ini
disokong oleh projektor, pemain cakera, pita, komputer dan perisian
program semasa proses penggunaannya.
7.2 Bahan Bukan Cetak
2
1 Kamus Bahasa Malaysia.Kuala Lumpur:Dewan Bahasa dan Pustaka,1985,98 2 Prytherch, Raymond John, Harrod's librarians' glossary and reference book : a directory of over 10,200 terms, organizations, projects and acronyms in the areas of information management, library science, publishing and archive management, compiled by Ray Prytherch, Gower Pulshing:England,2005, 452.
3
7.3 Memantapkan Koleksi
Bermaksud menambahkan koleksi dalam bidang yang sedia
ada.3
7.4 Mengukuhkan Koleksi
Meneguhkan atau menjadikan lebih kukuh koleksi – koleksi yang
berkaitan program yang ditawarkan di universiti.4
7.5 Berkualiti
7.5.1 Isi kandungan bahan berkaitan dengan silibus atau kursus
yang ditawarkan
7.5.2 Senarai bahan yang dicadangkan oleh penyelaras dan
pensyarah
7.5.3 Bahan digunakan oleh pengguna
7.5.4 Keadaan bahan yang sempurna dan bermutu5
7.6 Lengkap
Koleksi yang meliputi semua bidang program dan pengetahuan
am.6
7.7 Terkini
7.7.7 Koleksi yang diterbitkan pada tahun terkini dan 5 tahun
terkebelakang
7.7.2 Menyediakan bahan yang mengandungi maklumat yang
diperkatakan umum.
7.7.3 Yang paling kini, terbaru.7
3 Kamus Bahasa Malaysia.Kuala Lumpur:Dewan Bahasa dan Pustaka,1985,290 4 Ibid., 290. 5 Prytherch, Raymond John, Harrod's librarians' glossary and reference book : a directory of over 10,200 terms, organizations, projects and acronyms in the areas of information management, library science, publishing and archive management, compiled by Ray Prytherch, Gower Pulshing:England,2005, 576. 6 Kamus Bahasa Malaysia.Kuala Lumpur:Dewan Bahasa dan Pustaka,1985,923 7 Ibid., 792.
4
8. OBJEKTIF
8.1 Mengenalpasti kekukuhan koleksi dalam bidang-bidang yang
relevan untuk menyokong keperluan rujukan, penyelidikan dan
pembelajaran
8.2 Menyediakan maklumat koleksi yang terkini setara dengan
perkembangan teknologi maklumat.
8.3 Mengkaji keperluan pelanggan dari segi keperluan koleksi
8.4 Memantapkan koleksi yangs sedia ada.
9. TANGGUNGJAWAB
9.1 Pustakawan BPK bertanggungjawab membuat cadangan untuk
perolehan bahan.
9.2 Pustakawan Bahagian Perolehan (BPO) bertanggungjawab
menilai bahan untuk dibeli.
9.3 Pustakawan BPK bertanggungjawab membuat penilaian koleksi
yang sedia ada.
9.4 Pustakawan BPK bertanggungjawab untuk mengkaji, mengawal
dan menyelenggara bahan supaya pertumbuhan bahan sentiasa
meningkat
10. STRATEGI
Pembangunan koleksi dilakukan dengan cara membuat kajian melalui:-
10.1 Kaedah soal selidik pengguna perpustakaan mengenai koleksi
yang disediakan.
10.2 Membuat kajian dengan cara menilai hasil lawatan, kursus,
seminar, latihan yang dihadiri.
10.3 Membuat kajian pengukuhan koleksi dengan membuat
perbandingan nisbah pelajar dengan jumlah koleksi yang
disediakan.
5
10.4 Menilai statistik rujukan pelanggan di perpustakaan.
10.5 Membuat pengesanan bahan untuk memantapkan koleksi yang
sedia ada.
11. TAHAP KOLEKSI
Ahli profesional perpustakaan perlu meneliti dan menilai bidang yang
bersesuaian dengan program dan kursus yang ditawarkan di UPSI. Penilaian
terhadap koleksi hendaklah dibuat semasa menentukan tahap koleksi
sekarang dan masa akan datang. Garis panduan ini yang diubahsuai dari
Library of Congress boleh digunapakai dalam membangunkan koleksi
perpustakaan. Definisi umum tahap koleksi adalah seperti berikut:
11.1 Comprehensive level
a) Koleksi idaman perpustakaan iaitu yang merangkumi
semua karya yang berkaitan dengan bidang perkara.
11.2 Research level
a) Koleksi yang merangkumi bahan terbitan lama yang
diperlukan untuk penulisan disertasi dan penyelidikan
bebas.
b) Bahan laporan, penemuan baru, keputusan eksperimen
saintifik dan maklumat lain yang berguna untuk
penyelidikan seperti karya rujukan utama, bahan
monograf yang meluas, bahan terbitan bersiri yang
menyeluruh, serta perkhidmatan indeks dan abstrak
dalam sesuatu bidang berkenaan.
11.3 Study level
a) Koleksi karya yang membantu kursus/program yang
ditawarkan seperti buku, karya penulis untuk subjek
berkaitan, karya penulis-penulis lain, jurnal yang
berkaitan, bahan rujukan dan bibliografi yang berkaitan.
6
11.4 Basic level
a) Koleksi terkini seperti kamus subjek utama, ensiklopedia,
bibliografi dan jurnal.
11.5 Minimal level
a) Bidang matapelajaran di mana pemilihan akan dibuat
melebihi karya asas.
12. GARIS PIAWAIAN
12.1 Perpustakaan akan menggunapakai garis piawaian berikut:
12.1.1 Untuk membangunkan koleksi yang membantu kurikulum
dan ko-kurikulum kursus/program di UPSI
12.1.2 Memastikan sekurang-kurangnya 80% judul yang
dicadangkan dalam senarai rujukan ada di perpustakaan.
Daripada senarai tersebut sekurang-kurangnya 3 naskah
bahan akan dibeli untuk 100 full time equivalent (FTE)
student atau mana yang bersesuaian.
12.1.3 Memastikan perolehan judul-judul lain yang lebih meluas
yang bersangkutan dengan pengajaran dan pembelajaran
kursus/program akademik
12.1.4 Cuba untuk memperolehi format bahan yang berbagai
berdasarkan kursus/program yang ditawarkan.
12.1.5 Menyediakan kemudahan secara dalaman atau dari
sumber luar untuk aktiviti baikpulih dan pemuliharaan
bahan.
12.1.5 Memastikan jumlah bahan adalah sesuai dengan jumlah
pelajar dan saiz kursus/program yang ditawarkan. Untuk
pengguna yang melebihi 1,000 FTE jumlah asas koleksi
ialah sebanyak 85,000 naskah.
12.1.6 Cuba untuk mencapai pertumbuhan sekurang-kurangnya
sebanyak 5% setiap tahun sekiranya jumlah koleksi
berada pada tahap kurang dari tahap asas yang
7
dicadangkan iaitu 40,000 naskah untuk 1,000 orang
pelajar.
12.2 Formula Piawaian
12.2.1 Untuk mencapai keperluan tersebut di atas, satu formula
yang didasarkan kepada piawaian oleh Association of
College Libraries (ACRL) American Library Association
(ALA) akan digunakan.
Bahan Bercetak
Koleksi asas 85,000 naskah
Untuk setiap ahli fakulti 100 naskah
Untuk setiap pelajar sepenuh masa 15 naskah
Untuk setiap program major/minor (ijazah) 350 naskah
Untuk setiap program pasca siswazah (MA shj.) 6,000 naskah
Untuk setiap program pasca siswazah (MA dan PhD.) 3,000 naskah
Untuk keperluan tahun ke 6 (ijazah) 6,000 naskah
Untuk setiap bidang kedoktoran 25,000 naskah
Angka tersebut di atas hendaklah dikira secara menyeluruh. Satu naskah
dianggap sebagai satu unit secara fizikal yang telah dicetak atau diterbitkan
semula secara bertaip atau tulis tangan, terkandung dalam satu jilidan atau
folio, berkulit keras atau tidak, telah dikatalog, dikelaskan atau dihitung
secara hitung panjang atau berdasarkan jumlah gelung yang ada.
Bahan Multimedia
Bahan multimedia termasuk pita audio dan video akan dikira sebagai 1 – 1.
Filem gelung, perisian komputer, peta akan dikira sebagai 1 – 1 manakala
slaid dikira sebagai 1 – 50.
8
13. KRITERIA UMUM PENILAIAN BAHAN
Kriteria yang akan dipakai oleh pustakawan BPK sewaktu menilai sesuatu
bahan adalah seperti berikut:
13.1 Kesesuaian bahan dengan kegunaan pelajar, pensyarah dan
kakitangan
13.2 Kesesuaian bahan dengan keperluan penyelidikan pelajar,
pensyarah dan kakitangan
13.3 Kesesuaian mengikut program atau kursus yang akan
ditawarkan
13.4 Kekuatan atau kelemahan koleksi dalam sesuatu bidang / subjek
13.5 Tahap kualiti yang tinggi pada kandungan, format dan nilai
kesusasteraan
13.6 Kekukuhan bahan dari segi penggunaan pengguna
13.7 Kekukuhan bahan dari segi pemilikan koleksi
13.8 Kekinian dan kesesuaian bahan dari segi masa
13.9 Mengambil kira adanya bahan di perpustakaan lain sekiranya
bahan tersebut amat mahal dan bahan terlalu khusus dalam
sesuatu bidang
13.10 Mengambil kira koleksi yang dibina di perpustakaan lain
14. KRITERIA PENILAIAN DAN PENYEMAKAN BAHAN
14.1 Piawaian yang digunakan
Penilaian dan penyemakan semua bahan adalah diubahsuai
daripada piawai yang digunakan oleh American Library
Association (ALA) dan Association of College Libraries (ACL). Ia
akan digunapakai dalam mengenalpasti tahap koleksi sedia ada
dan kesesuaiannya dengan bidang subjek dan aktiviti koleksi
semasa.
9
14.2 Maklumbalas dari pelanggan
Untuk mendapat input yang baik dan berkesan, pustakawan
BPK boleh mendapat pandangan dari kakitangan akademik serta
pelanggan perpustakaan untuk mencadangkan bahan yang
perlu ada di perpustakaan.
14.3 Sumber rujukan
Oleh kerana perpustakaan jarang dapat memeriksa dan menilai
bahan sebagaimana yang diinginkan, peralatan lain seperti
Global Books in Print, bibliografi, pangkalan data atas talian,
katalog penerbit, indeks, senarai perolehan dan ulasan buku
akan digunapakai bagi menilai sesuatu judul.
15. PENILAIAN KOLEKSI
Untuk memantapkan koleksi perpustakaan, pustakawan BPK hendaklah
melakukan penilaian berdasarkan:
15.1 Kajian terhadap program universiti
15.1.1 Pustakawan BPK hendaklah sentiasa mengambil tahu dan
peka terhadap sebarang program yang akan ditawarkan
oleh universiti dari masa ke semasa.
15.1.2 Pustakawan BPK perlu mempunyai hubungan yang rapat
dengan setiap fakulti untuk mengetahui perkembangan
kurikulum pada setiap fakulti.
15.2 Kajian keperluan pengguna
15.2.1 Pustakawan BPK hendaklah membuat kajian atau
tinjauan terhadap pengguna perpustakaan mengenai
koleksi yang diperlukan oleh mereka.
15.2.2 Tinjauan atau kajian boleh diadakan melalui cara
mengedarkan borang soal selidik, temuramah, temubual,
10
pemerhatian, menyediakan peti cadangan dan
penyelidikan.
15.2.3 Kajian keperluan pengguna perlu diadakan sekurang-
kurangnya dua kali setahun atau lebih kerap. Laporan
hendaklah dikeluarkan setiap kali kajian dijalankan.
15.3 Cadangan pelanggan
15.3.1 Pustakawan BPK perlu mendapat tindakbalas dari
pelanggan sama ada secara manual atau atas talian.
15.3.2 Pustakawan BPK hendaklah mengambil tindakan yang
cepat sekiranya cadangan yang dikeluarkan oleh
pelanggan adalah mustahak atau bersesuaian dengan
keadaan.
15.3.3 Untuk memudahkan lagi mendapat cadangan dari
pelanggan, perpustakaan hendaklah memaklumkan dan
menyediakan ruangan cadangan secara atas talian bagi
memudahkan pelanggan menghantar cadangan.
15.4 Tinjauan koleksi sedia ada
15.4.1 Pustakawan BPK hendaklah memperuntukkan masa
untuk meninjau koleksi yang sedia ada untuk
memantapkan lagi perpustakaan.
15.4.2 Pustakawan perlu mempunyai data atau statistik bahan
yang ada dalam koleksi.
15.4.3 Pembahagian jumlah koleksi bagi setiap program juga
perlu diambilkira untuk mengkaji kekukuhan koleksi.
Pustakawan perlu mempunyai statistik jumlah koleksi
mengikut program dengan nisbah pelajar bagi program
berkenaan. Pustakawan perlu mendapatkan statistik
jumlah pelajar mengikut program dari bahagian
akademik.
11
15.4.4 Selain itu, penggunaan bahan koleksi perlu disemak
untuk mengetahui sejauh mana koleksi perpustakaan
digunakan.
15.5 Permohonan pengguna ke pusat sumber atau perpustakaan lain
15.5.1 Permohonan untuk membuat rujukan di tempat lain
perlu diambil kira.
15.5.2 Kajian hendaklah dilakukan dengan mengedarkan borang
soalselidik.
16. AKTIVITI PENGURUSAN KOLEKSI
Aktiviti pengurusan koleksi adalah:-
16.1 Penyemakan Stok
16.1.1 Tujuan
Memastikan keadaan koleksi berada dalam keadaan yang
sempurna dan tidak mengalami cacat fizikal.
16.1.2 Pelaksanaan penyemakan stok
●Dilakukan setiap cuti semester
●Dilakukan oleh BPK
16.1.3 Kriteria
●Bahan rosak ringan dan bahan rosak berat.(Rujuk AK
baikpulih bahan)
16.2 Pengambilan Stok
16.2.1 Tujuan
●Mengira jumlah koleksi di atas rak
●Mengira jumlah koleksi mengikut bidang
●Mengetahui jumlah koleksi yang hilang
●Mengetahui kekerapan pinjaman bahan
●Mengetahui kekinian koleksi
12
16.2.2 Pelaksanaan pengiraan stok
●Dilakukan setiap 5 tahun sekali
●Dilakukan semasa cuti semester
16.2.3 Kriteria
●Koleksi di atas rak
●Buku di bilik stek
●Koleksi monograf, koleksi sumber media dan koleksi
terbitan bersiri.
16.3 Hapus Kira Bahan
16.3.1 Tujuan
●Mengeluarkan buku yang tidak sesuai diletakkan di atas
rak untuk proses pelupusan
16.3.2 Pelaksanaan hapus kira bahan
●Dilakukan sekurang-kurangnya 2 tahun sekali.
16.3.3 Kriteria
●Bahan koleksi yang jarang atau tidak digunakan
●Bahan rosak yang masih boleh digunakan tetapi kos
pembaikan lebih tinggi dari kos gentian
●Kebanyakan mukasurat bahan telah hilang dan sukar
untuk mendapatkan naskah lain untuk salinan gentian.
16.4 Pilih buang
16.4.1 Tujuan
●Memilih dan mengeluarkan dari penggunaan
Penilaian semula bahan secara berkala hendaklah
dilaksanakan setiap dua tahun. Bahan- bahan yang akan
dipilihbuang dan dihapuskira termasuklah bahan yang
sudah tidak lagi berkaitan dari segi isi kandungan dan
fakta, edisi lama, set yang tidak mencukupi, jurnal- jurnal
yang tidak lengkap dan tidak diindeks, bahan yang
jumlahnya banyak serta bahan yang sudah rosak teruk.
13
●Prosedur
Prosedur pilihbuang hendaklah mengikut kriteria dalam
dasar pelupusan.
●Lain- lain kriteria yang digunakan sewaktu penilaian
semula ialah kriteria - kriteria yang dinyatakan dalam
kriteria umum penilaian di atas. Penekanan kepada faktor
masa dan kekinian hendaklah diutamakan. Sekiranya
terdapat keraguan, maklumbalas dari kakitangan
akademik hendaklah diberikan perhatian sebelum sesuatu
keputusan diambil. Walau bagaimanapun Pustakawan
Bahagian Pembangunan Koleksi mempunyai hak untuk
membuat keputusan muktamad.
16.5 Jilid bahan
●Tujuan
Semua koleksi perpustakaan yang mempunyai frekuansi
akan dijilid supaya klien mudah merujuk kepada isu
terkebelakang. Bahan-bahan perpustakaan yang akan
dijilid adalah bahan terbitan bersiri, keratan akhbar,
kertas peperiksaan, kertas seminar dan kertas laporan.
●Prosedur
Proses penjilidan adalah mengikut peraturan penjilidan
dengan mengisi borang penjilidan yang disediakan.
Tempoh menjilid bahan mestilah tidak melebihi dari
sebulan. Proses penjilidan bahan akan dilakukan pada
masa cuti semester untuk mengelakkan bahan yang
dikehendaki tidak dapat diperolehi oleh klien.
●Peraturan
Semua bahan yang dijilid hendaklah menggunakan kulit
tebal dari jenis violin atau vakrum untuk mendapat kualiti
yang baik. Tulisan pada bahan jilid hendaklah bertinta
emas supaya senang dibaca dan kemas. Setiap isu
14
atau frekuansi yang dijilid hendaklah tidak melebihi 5
inci tebal. Tulisan pada tulang belakang jilidan hendaklah
standard pada setiap bahan.
16.6 Pemuliharaan
16.6.1 Adalah menjadi tanggungjawab pustakawan
bahagian pembangunan koleksi untuk memantau
koleksi supaya berada dalam keadaan terkawal
dan sempurna. Mana-mana bahan perpustakaan
yang berada dalam keadaan uzur atau tidak
sempurna, perlu dibuat pemuliharaan dengan
segera.
16.6.2 Bahan-bahan yang perlu dibuat pemuliharaan
adalah bahan cetak dan juga bahan media. Proses
untuk pemuliharaan bahan perlu diberi perhatian
serius kerana proses ini mengambil masa yang
lama. Pustakawan pembangunan koleksi perlu
mengenalpasti jumlah koleksi yang akan dipulihara
untuk menyediakan peruntukan.
16.7 Baikpulih bahan
16.7.1Baikpulih bahan perlu dilakukan kepada semua
bahan perpustakaan supaya bahan yang dirujuk
oleh klien berada dalam keadaan baik. Adalah
menjadi tugas pustakawan pengurusan koleksi
untuk menyemak bahan koleksi untuk mengetahui
keadaan bahan. Penyemakan bahan yang rosak
boleh juga dilakukan oleh pembantu dan
pembantu am rendah semasa menyusun buku di
rak. Penyemakan bahan koleksi perlu dilakukan
setiap tiga bulan untuk mengawal koleksi supaya
berada dalam keadaan baik dan sempurna.
15
16.7.2 Peraturan
Proses baik pulih bahan akan dibahagikan kepada
tiga kategori iaitu ringan, sederhana dan berat.
Mana-mana buku yang mengalami kerosakan
ringan akan dibaiki oleh kakitangan perpustakaan
sendiri dan mana-mana bahan yang mengalami
kerosakan berat, perlu dihantar ke kedai untuk
dibaikpulih. Kesemua status buku yang dihantar
keluar perlu dimaklukan kepada unit katalog untuk
proses makluman status bahan kepada klien
perpustakaan.
16.8 Penyediaan indeks dan abstrak
Pustakawan pengurusan koleksi perlu memastikan indeks
dan abstrak bahan-bahan yang dipilih disediakan untuk
klien. Proses mengindeks dan mengabstrak perlu
dilakukan oleh bahagian yang mengeluarkan bahan
tersebut.
16.9 Brosur dan panduan bahan
Setiap jenis bahan yang terdapat dalam koleksi
perpustakaan perlu dipromosikan dengan brosur sebagai
hebahan kepada klien. Dengan cara ini, penggunaan
koleksi tersebut akan meningkat atau sekurang-
kurangnya dapat memberi pengetahuan kepada klien
yang mungkin tidak mengetahui mengenai koleksi yang
terdapat dalam perpustakaan. Setiap bahagian adalah
perlu menyediakan brosur masing-masing.
16
16.10 Pendigitalan bahan koleksi
Adalah menjadi tanggungjawab pustakawan
pembangunan koleksi merancang dan memastikan bahan
koleksi yang terpilih didigitalkan agar selaras dengan
perkembangan teknologi imejan masa kini.
17. PENGUKUHAN KOLEKSI
Pengukuhan bahan koleksi akan dititik beratkan kepada bahan cetak
dan bahan bukan cetak.
18. PENGUKUHAN BAHAN CETAK
Pengukuhan bahan cetak akan berdasarkan kepada proses-proses
penilaian, pemilihan, pembelian, pengawalan dan kajian yang akan
dilakukan dari masa ke semasa. Proses-proses ini akan sentiasa
disemak untuk memastikan tahap pengukuhan koleksi sentiasa
bergerak secara praktikal atau luar biasa.
18.1 Pengukuhan sumber elektronik.
Sumber elektronik dirujuk kepada sebarang bentuk bahan yang
boleh digunakan melalui sistem komputer. Sumber elektronik ini
termasuklah data atas talian dan data elektronik dalam format
fizikal misalnya Cd-ROM dan disket. Kesemua bahan elektronik
yang terdapat dalam perpustakaan mestilah melalui proses
pembelian atau dapatan yang betul iaitu mengikut prosedur.
Dasar pengukuhan bahan elektronik di perpustakaan adalah
dititik beratkan kepada penjagaan dan pengawasan oleh
kakitangan untuk memastikan keadaan bahan sentiasa baik
dan dapat berfungsi dengan betul.
18.1.1 Skop sumber elektronik.
17
Selain bahan eletronik dalam bentuk fizikal, perpustakaan
boleh juga mempunyai bahan dalam bentuk pangkalan
data. Bahan dalam pangkalan data diuruskan oleh
kakitangan perpustakaan yang diberi tanggungjawab
mengendalikan sistem dalam perpustakaan. Selain I
tu juga, bahan elektronik boleh diperolehi dari pangkalan
data lain secara percuma misalnya menerusi laman
web yang ditawarkan dalam Internet. Pemilihan subjek
atau perkara untuk sumber elektronik mestilah
mengikut subjek yang bersesuaian dan selaras dengan
penawaran kursus di universiti.
18.1.2 Antaramuka sumber elektronik perpustakaan.
Perpustakaan perlu mempunyai antaramuka untuk
menyatakan koleksi yang terdapat dalam perpustakaan.
Format untuk menyimpan sumber elektronik mestilah
diwakili dengan format semasa iaitu antaramuka, pautan
kepada rangkaian lain untuk menyokong proses
penyelidikan yang dikehendaki. Sumber elektronik
hendaklah meliputi bahan AV, bahan cetak, imej dan
peta.
19. HADIAH DAN SUMBANGAN Perpustakaan akan menerima bahan hadiah dan sumbangan dalam
bentuk material dan wang bagi pembelian bahan tanpa sebarang
syarat. Kriteria di bawah turut digunakan untuk bahan-bahan yang
didermakan kepada perpustakaan:
19.1 Bahan yang diterima oleh perpustakaan akan dinilai sama
seperti bahan baru yang akan dibeli melalui prosidur biasa.
19.2 Bahan hendaklah boleh diintegrasi dengan koleksi sedia ada dan
tidak memerlukan kemudahan tambahan, pengawalan atau
gunatenaga.
18
19.3 Bahan yang menambah kepada koleksi sedia ada tidak akan
diterima
19.4 Nilai sumbangan hendaklah dibandingkan dengan adanya ruang
penyimpanan dan kos memproses bahan tersebut
19.5 Perpustakaan mempunyai hak untuk menyimpan atau
melupuskan bahan atas budi bicara sendiri
19.6 Langganan bahan terbitan bersiri akan diterima jika ia
memenuhi keperluan sesuatu bidang atau subjek dan
19.7 Bahan terbitan bersiri retrospektif akan diterima jika ia mengisi
kekosongan dalam koleksi secara keseluruhannya.
20. PERTUKARAN Perpustakaan hanya akan bersetuju terhadap sebarang pertukaran
sekirannya ia memenuhi Syarat-syarat Am Pemilihan Bahan. Untuk
tujuan ini perpustakaan akan membuat pertukaran (daripada sumber
yang berkenaan) untuk dihantar kepada institusi atau perpustakaan
berkenaan seperti yang dinyatakan dalam Dasar Hadiah dan
Pertukaran Bahan.
20.1 Bahan Tajaan Komersial
Bahan yang ditaja secara komersial akan diterima jika ia
memenuhi kriteria di bawah:
20.1.1 Ia menambah atau memperkaya koleksi
20.1.2 Ia memenuhi piawaian yang sama dengan bahan yang
dibeli
20.1.3 Kadar iklan tidak dititikberatkan (hanya pada tahap
minimum)
19
21. TARIKH KUATKUASA
Dasar Pembangunan Koleksi ini diluluskan dan berkuatkuasa pada 01 hb.
Januari 2001
Diluluskan oleh :
…………………………
(ZAHARIAH MOHAMED SHAHAROON)
Ketua Pustakawan
Universiti Pendidikan Sultan Idris
20
21 JENIS KOLEKSI
21.1 MONOGRAF
Satu naskah yang secara sistematik dan terperinci dengan satu
subjek atau kelas subjek-subjek. Termasuk monograf bersiri
dengan judul kolektif dan sumber-sumber rujukan.
21.1.1 KRITERIA PEMILIHAN BAHAN MONOGRAF
Kriteria dibawah akan digunapakai sebagai tambahan
kepada kriteria umum pemiliha
Penilaian :
1) Ulasan positif daripada media atau agen pengulas
2) Kewibawaan penulis dalam bidang berkenaan
3) Kewibawaan penerbit;
4) Jika harga bahan melebihi RM 500.00 senaskah sokongan dari Ketua
Bahagian, Unit, Dekan atau Pustakawan hendaklah diambil kira;
5) Bahan dalam Bahasa Melayu hendaklah mendapat penekanan yang
lebih;
6) Bahan – bahan yang menjadi minat pelajar dan mengandungi isu-isu
semasa;
7) Judul yang ditulis oleh kakitangan UPSI;
8) Judul yang melengkapi satu siri;
9) Judul adalah edisi terbaru, semakan atau cetakan semula; dan
10) Kualiti penerbitan semula bagi judul yang mempunyai illustrasi.
BUKU KULIT NIPIS
1) Bahan yang hanya terdapat dalam kulitnipis tetapi memenuhi kriteria
21
penilaian akan dibeli;
2) Sekurang-kurangnya satu naskah judul berkulit keras akan dibeli bagi
judul yang mungkin akan kerap diperlukan;
3) Jika terdapat perbezaan harga yang agak nyata diantara edisi kulit
keras
dan kulit nipis sedangkan bahan tidak begitu diperlukan atau jika
diperlukan hanya untuk satu jangkamasa yang singkat sahaja,
pembelian satu naskah edisi kulit nipis adalah dicadangkan; dan
4) Apabila naskah kulit keras tiada lagi dalam penerbitan perpustakaan
akan
secara otomatik membeli naskah kulit nipis.
KOLEKSI RUJUKAN
Bahan rujukan dari semua jenis dipilih berdasarkan kepada kriteria umum.
Penilaian untuk lain-lain kriteria adalah seperti berikut:
Ensiklopedia
Seharusnya terdiri daripada edisi terkini yang bersesuaian dengan taraf
perpustakaan universiti. Termasuk karya umum tahap universiti,
ensiklopedia, bahasa dan subjek yang berkaitan dengan kurikulum. Judul
yang melebihi dari 3 tahun harus diganti dengan edisi yang baru.
Kamus
Kamus hendaklah terdiri dari yang terbaik bagi orang dewasa dan tahap
universiti
termasuk kamus bahasa utama dunia, kamus bidang subjek, tisaurus
dan sinonim. Hendaklah dikemaskini selalu. Naskah yang outdated lebih dari
5 tahun hendaklah diganti dengan yang terbaharu.
Handbook
Handbook dalam kebanyakan bidang subjek yang ditawarkan di universiti
hendaklah dibeli.
Indeks dan Abstrak
22
Pembelian indeks dan abstrak hendaklah mengambil kira adanya bahan
berkaitan
di perpustakaan atau boleh diperolehi melalui sistem perbekalan penerbitan.
Bibliografi
Termasuklah dalam pilihan ialah bibliografi yang umum dan kebangsaan.
Penekanan harus diletakkan kepada bibliograpi yang umum dan dapat
memberikan akses kepada bidang subjek yang utama. Bibliografi harus
dipilih bukan hanya kerana kandungan subjek dan kepentingan
tetapi penekanan yang berpatutan harus diberikan kepada corak bahan
yang dinyatakan. Bahan bibliografi ini mesti ada dalam perpustakaan atau
boleh
diperolehi melalui sistem pembekalan penerbitan.
Direktori
Termasuk direktori semasa berbentuk umum, berkaitan sesuatu subjek, dan
biografi.
Panduan
Termasuk panduan utama dan menyeluruh kepada bidang subjek,
penggunaan bahasa Melayu dan Inggeris serta teknik penulisan bersesuaian
dengan taraf Universiti.
Sumber Statistik
Termasuk sumber statistik yang luas, panduan serta indeks yang berkaitan
dengan pendidikan dan Malaysia secara keseluruhannya
Koleksi Pelbagai
Lain-lain koleksi yang sepatutnya dimasukkan kepada koleksi rujukan selari
dengan keperluan pengguna, dengan syarat bahan tersebut dianggap
bersesuaian dengan perpustakaan Universiti dan boleh diperolehi dengan
peruntukan kewangan sedia ada.
Bukan Fiksyen
Bahan monograf yang tidak termasuk dibawah rujukan, fiksyen atau terbitan
bersiri dianggap sebagai Bukan Fiksyen
23
Brosur dan risalah
Brosur dan risalah terkini yang diperlukan seharusnya termasuk dalam koleksi
Tesis dan dissertasi
Adalah menjadi tanggungjawab semua kakitangan dan pelajar untuk
mengemukakan apa sahaja bentuk penulisan bahan bercetak yang ditulis
atau dikarang sewaktu bekerja atau belajar di UPSI tanpa bayaran. Ini
termasuklah tesis, dissertasi, kertas projek, kertas kerja seminar, laporan
penyelidikan dan gubahan lagu yang mempunyai kaitan dengan UPSI,
kakitangan atau pelajarnya yang ditulis atau dikarang oleh orang lain juga
hendaklah dibeli
Fiksyen
Suatu koleksi asas novel, karya klasik dan separa klasik berkaitan dengan
Kesusasteraan Melayu yang tidak termasuk dalam program atau subjek yang
ditawarkan akan disimpan. Bahan popular dan berbentuk rekreasi juga
dimasukkan untuk memenuhi keperluan minat membaca pengguna. Ini
termasuklah karya-karya penulis yang pernah memenangi anugerah
kesusasteraan seperti Anugerah Negara dan SEA Writers Award.
Terbitan Bersiri
Terbitan bersiri merupakan karya yang diterbitkan secara berkala dan
mempunyai rujukan susunan nombor yang berturutan dan akan disambung
penerbitannya. Ini termasuklah jurnal, majalah, akhbar, memoir dna kertas
seminar. Tidak dimasukkan ialah penerbitan monograf dalam bentuk siri yang
mempunyai judul berlainan dan bahan yang dianggap sebagai sumber
rujukan. Semua terbitan bersiri akan dinilai setiap tahun dan penilaian akan
dibuat berdasarkan kriteria dibawah.
1. Berdasarkan naskah contoh, isi kandungan, artikel pilihan dan
ulasan
2. Ketepatan fakta, isi kandungan dan objektif yang nyata
24
3. Bahan dalam Bahasa Melayu menjadi pilihan
4. Isi kandungan yang menitikberatkan isu-isu tempatan
5. Judul baru hendaklah mengambil kira koleksi Universiti lain
6. Judul baru hendaklah mengambil kira judul lain subjek yang
sama
7. Judul tambahan tidak akan dilanggan
SUMBER MEDIA / MULTIMEDIA
Bahan - bahan Multimedia atau alat pandang dengar adalah seperti pita
audio, pita visual, slaid, film strip, transparensi, photo, carta dan lain- lain.
Kualiti aspek teknologi adalah berdasarkan kepada kesan penggunaannya.
Bahan- bahan bukan cetak akan dipesan secara on a preview basis dan dinilai
sebelum keputusan memesan / membeli dibuat. Bahan yang sama tidak akan
dibeli. Bahan yang memerlukan pembelian perkakasan sampingan khusus
yang tiada di UPSI tidak akan dibeli. Dalam membangunkan koleksi dan
penyalinan semula bahan perpustakaan akan melaksanakan aktiviti berkenaan
selaras dengan Akta Hakcipta yang berkuatkuasa.
KRITERIA PEMILIHAN BAHAN SUMBER MEDIA / MULTIMEDIA
Berasaskan kepada prinsip - prinsip yang sama dengan buku, bahan
multimedia hendaklah mengambil kira aspek kualiti warna, sound track,
25
format, ulasan dsb. Berikut disenaraikan kriteria umum penilaian yang perlu
dipertimbangkan dalam setiap pemilihan bahan multimedia:-
1. Isi kandungan bahan hendaklah menyokong penuh kurikulum atau
mempunyai potensi untuk digunakan dalam lebih dari satu bidang atau
program
2. Isi kandungan subjek, penghuraian dan persembahan terutamanya pada
bahagian yang khusus hendaklah pada aras yang bersesuaian
3. Kewibawaan penerbit atau pengeluar
4. Kualiti warna, bunyi, kesinambungan, imej dll.
5. Kekinian bahan
6. Kos efektif jika dibandingkan dengan format bercetak jika ada
7. Kemudahan untuk preview atau mempunyai ulasan
8. Bahan dalam Bahasa Melayu menjadi keutamaan kecuali aspek Bahasa
yang menjadi asas program berkenaan
9. Ketahanan bahan
10. Kesesuaian digunakan dalam subjek berkenaan dan
11. Jika ada unsur - unsur komersial hanya pada tahap yang rendah dan tidak
mengganggu penumpuan pada aspek isi kandungan atau tema boleh
diterima.
KOLEKSI KHUSUS
Koleksi Perpustakaan UPSI antara lain mengandungi beberapa koleksi khusus
yang tidak digolongkan dalam koleksi sedia ada. Diantara koleksi berkenaan
ialah:-
KOLEKSI PENDIDIKAN MALAYSIA
Perpustakaan akan berusaha untuk menjadi pelopor dalam menyimpan
koleksi yang berkaitan dengan Pendidikan di Malaysia. Ini termasuklah buku,
artikel, kertas persidangan / seminar/ bengkel, memorandum, srikular,
keratan akhbar, dll.
TESIS / DISERTASI
26
Tesis / disertasi yang berkaitan dengan anugerah akademik seperti Diploma,
Ijazah Sarjanamuda, Ijazah Sarjana, dan PhD. Termasuk tesis/ disertasi yang
ditulis oleh pelajar UPSI untuk anugerah akademik dan kakitangan akademik.
KARYA ANAK KANDUNG
Bahan hasil tulisan Anak Kandung. Laporan , artikal, kertas projek dll.( Tidak
termasuk tesis/ disertasi)
ARKIB UNIVERSITI
Setiap bahan penerbitan Universiti akan disimpan di perpustakaan sebagai
bahan koleksi Arkib Universiti. Ini termasuklah buku cenderamata, buku
panduan , buku laporan tahunan dll. Yang bukan berbentuk rekod
pengurusan dan pentadbiran atau sulit.
BAHAN NADIR/ HARAM/ TERHAD ( ANTIQUARIAN )
Bahan - bahan antiquarian, terhad atau sulit yang perlu disimpan sebagai
koleksi bagi kemudahan rujukan yang khusus. Surat kebenaran dari Unit/
Jabatan/ Fakulti diperlukan untuk merujuk bahan dari koleksi ini.
KERTAS PERSIDANGAN, SEMINAR, BENGKEL DSB
Semua bahan terbitan kertas persidangan, seminar, bengkel atau forum akan
ditempatkan dalam suatu koleksi yang berasingan.
KERTAS PEPERIKSAAN
Perpustakaan akan menyimpan untuk rujukan kertas- kertas peperiksaan
semua program / mata pelajaran yang lepas untuk kemudahan rujukan
pelajar.
KEADAAN LUARBIASA
Jika terdapat sebarang keraguan dan penafsiran yang berbeda
Perpustakawan Universiti hendaklah menentukan definisi dan penafsiran yang
akan digunapakai. Perlaksanaan dan gunapakai polisi ini akan sentiasa
diberikan perhatian dan Jawatankuasa Perpustakaan berhak untuk masuk
campur pada bila- bila masa sekiranya keadaan memerlukan.
27
CADANGAN
Koleksi perpustakaan boleh dimantapkan melalui proses cadangan yang boleh
dicadangkan oleh pustakawan pembangunan koleksi, dekan, ketua unit dan
pensyarah. Setiap cadangan mestilah melalui proses yang betul iaitu dengan
mengisi borang cadangan dan hendaklah dihantar ke bahagian perolehan
untuk proses mengesan. Selain penanggungjawab yang disebutkan di atas,
pelajar dan kakitangan digalakkan membuat cadangan dan usulan kepada
perpustakaan. Mereka boleh membuat cadangan melalui peti cadangan yang
disediakan di dalam perpustakaan. Setiap cadangan mestilah disertakan nama
dan nombor matrik yang betul. Adalah menjadi tanggungjawab pustakawan
bahagian pembangunan koleksi atau pustakawan bahagian perolehan untuk
menjawab setiap cadangan yang dikemukakan. Namun, sebarang cadangan
yang tidak disertakan dengan maklumat lengkap dan betul, tidak akan
dilayan. Selain itu, adalah menjadi tugas pustakawan perolehan untuk
mengedarkan semua katalog yang diperolehi kepada dekan, penyelaras
program dan pensyarah untuk mendapatkan cadangan.
KESIMPULAN
Adalah diharapkan Dasar Pembangunan Koleksi ini dapat disesuaikan dengan
visi, misi dan objektif UPSI. Dasar Perolehan/ Pemilihan Koleksi ini juga
hendaklah disemak pada setiap tahun atau apabila dirasakan perlu.
Tujuan utama suatu dasar yang bertulis ialah untuk menerangkan secara
terperinci kestabilan dan kefleksibilitian proses pembangunan dan perolehan
koleksi. Sebagaimana koleksi bertambah dan membangun begitu juga dasar
ini. Oleh itu, Di samping membentuk suatu rangka pertumbuhan yang
dijangkakan dasar ini hendaklah dinilai semula pada kekerapan yang tertentu
bagi memastikan ia sentiasa dapat menyediakan suatu garis panduan
pembangunan dan perolehan koleksi yang diterima dan berkesan.
RUJUKAN
1. http://www.mtholyoke.edu/offices/library/arch/rarepol/html
2. http://lcweb.loc.gov/acq/devpol/colldev.html
28
3. American Library Association (ALA) 1979. Collection Development
Committee, guidelines for collection development, (ed.) david L.
Chicago: American Library Association.
4. Coolection development policies for college libraries. 1989. (Eds).
Theresa Taborsky et al., Chicago, College and research Libraries.
5. Evans, G. E. 1995. Developing library and information center
collections. #rd ed. Colorado, Libraries Unlimited.
6. Feng, Y.T. 1979. The necessity for a collection development policy
statement. Library resources and technical services. 23:1, P39-44
7. Gorman, G.E. and Howes, B.R. 1989. Collection development for
libraries. Topics in library and information studies. London, Bowker
Saur.
8. Library acquisition policies and procedures. 1984. Ed. Elizabeth Futas,
2 nd ed. Arizona, Oryx Press.