Den gode rundering- Formål, metoder og kortlægningsværktøj

APV på AAU

Den gode rundering

D e n g o d e r u n d e r i n g

Runderingen markerer startskuddet for APV-året på AAU.

Runderingen opleves af mange medarbejdere som en vigtig

anledning og mulighed for at italesætte problemer, håb og

ønsker ift. arbejdsmiljøet. På AAU bliver runderingen taget

alvorligt, og mange ressourcer lægges i planlægning og

eksekvering.  

Denne vejledning samler den væsentligste information om

krav, rammer og inspiration i forbindelse med runderinger

på AAU. Formålet er at gøre processen håndgribelig og let at

oversætte ind i jeres APV-arbejde.

Hvis du har spørgsmål til vejledningen, rundering, APV eller

arbejdsmiljø generelt, er du altid velkommen til at kontakte

AAU’s arbejdsmiljøsektion AMS.

Kort lægning af fys isk,

kemisk, organisator isk

og social t arbejdsmil jø

SIDE 1

Indledning - sådan laver

v i rundering på AAU

SIDE 2

Indholds- fortegnelse

Sådan laver vi runderinger påAAU Med runderinger på AAU vil vi:

Kortlægge arbejdsmiljøet Analysere arbejdsmiljøets tilstand Sætte løsningsmuligheder i spil Prioritere indsatserne. 

Dialog er et grundlæggende princip i APV-arbejdet på AAU. Dialog mellem ledelse og medarbejdere og mellem medarbejderne. En af grundpillerne i runderingen på AAU er at få de ansatte til at deltage mere aktivt i arbejdsmiljøarbejdet for gennem dialogen at påvirke holdninger og adfærd i forhold til at tænke mere på sikkerhed, sundhed og trivsel.  En dialogbaseret tilgang muliggør også, at kortlægningen direkte skaber handlinger. I dialogen er der plads til at komme med potentielle løsningsmuligheder eller at fortælle om gode erfaringer, som kan sættes i spil.

1

Hvem skal lave

runderingen?

SIDE 2

Vælg den r igt ige metode

t i l runderingen

SIDE 2

Struktureret t i lgang

SIDE 3

Åben t i lgang

SIDE 4

Struktureret el ler åben

t i lgang? Hvad skal v i

vælge?

SIDE 5

Vær opmærksom på jeres

fokus ved runderingSIDE 6

Forandringsprocesser

kan kræve en APV

SIDE 6

Særl igt om gravidi tet og

APV

SIDE 6

Hvem bør fac i l i tere en

rundering?

SIDE 7

Efter rundering – fra

kort lægning t i l handl ing

SIDE 7Arbejdsmiljøsektionen, april 2018

C o m m e n t s ?

h i @ t e a c h e r s . c o m

D e n g o d e r u n d e r i n g

På AAU har HAMiU valgt et APV-koncept, hvor arbejdsmiljøarbejdet sker løbende året rundt. Loven kræver, at en APV skal indeholde kortlægning af de ovennævnte forhold. Fordi AAU’s APV-arbejde ikke udføres som en særskilt proces hvert 3. år, men som et løbende arbejde hvert år, muliggør det et mere fokuseret arbejde i en periode med særlige tematikker eller problemstillinger, som er aktuelle. I kan derfor vælge at have fokus på eksempelvis ”kemisk arbejdsmiljø og social kapital” det ene år og ”god kommunikation og ergonomi” det næste.

Kortlægning af fysisk, kemisk, organisatorisk og socialt arbejdsmiljø – hvor meget skal vi nå?

Hvem skal lave runderingen?Jeres lokale arbejdsmiljøudvalg (AMiU) eller arbejdsmiljøgruppe (AMG) planlægger og udfører runderingen. I nogle tilfælde vælger AMiU at lade flere interesserede medarbejdere være med til at planlægge og udføre runderingen. Den samlede runderingsgruppe bør dog højst være 5‐6 personer. En fordel ved at der er medarbejdere med i runderingsgruppen er, at deltagelsen virker opmærksomhedsskabende. Ved at deltage i runderingerne, og dermed aktivt være med til at vurdere og kontrollere arbejdsmiljøets tilstand, bliver medarbejderne mere bevidste om arbejdsmiljøet - også i det daglige. Når I laver runderingen, er det til gengæld vigtigt, at I så vidt muligt sørger for, at alle ansatte i instituttet eller afdelingen involveres og får mulighed for at bidrage med oplysninger.

Oplæring, instruktion og tilsynErgonomisk arbejdsmiljøOrganisatorisk og socialt arbejdsmiljø - herunder psykisk arbejdsmiljøFysisk arbejdsmiljøKemiBiologiRisiko for ulykker.

APV-konceptet på AAU opfylder alle regler og krav til APV. I skal dog selv sørge for, at I behandler alle relevante emner indenfor en treårig periode, herunder især

Vælg den rigtige metode til runderingenPå AAU benytter vi overordnet to tilgange til rundering: struktureret tilgang og den åbne tilgang. Der er forskellige runderingsmetoder knyttet til hver tilgang (se nedenfor). I kan frit vælge hvilken runderingsmetode, I ønsker at benytte også ud over de nedenfor beskrevne. 

2

I den strukturerede tilgang vælger I nogle fast formulerede spørgsmål. Spørgsmålene følger en foruddefineret struktur, og I stiller dem på samme måde til alle ansatte og i nogle tilfælde i en bestemt rækkefølge. Fordelen ved den strukturerede tilgang er, at I kan nå mange arbejdsmiljøtematikker, og at det er forholdsvis nemt at danne sig et overblik bagefter. 

Struktureret tilgang

Tjeklister i den strukturerede tilgangAAU har egne tjeklister, som er tilpasset og opdelt efter forskellige jobfunktioner. I finder tjeklisterne på arbejdsmiljoe.aau.dk/arbejdspladsvurdering.

Tjeklisterne bruges til at kortlægge arbejdsforhold og usikker/sikker adfærd. Brugen foregår på den måde, at runderingsgruppen går rundt i en afdeling, område eller institut og tjekker punkterne på listen, som så scores som enten ”ok” eller ”Ikke-ok” (fejl). Ved fejl/problemer skal der påføres en kommentar, som uddyber hvad det konkret omhandler. Fejlen udbedres enten med det samme eller ved, at der laves en handlingsplan for udbedringen. 

Spørgeskemaer er en anden metode, der kan anvendes. AAU udsender årligt et trivselsbarometer til alle medarbejdere. Det kan være, at I finder det hensigtsmæssigt at supplere trivselsbarometeret med jeres eget spørgeskema, som er specialdesignet til jeres enhed og formål.

Husk at spørgeskemaet ikke kan stå alene, men er udgangspunkt for dialog, ligesom det kan indsnævre jeres fokus ift. udvælgelse af temaer til videre drøftelse i medarbejdergruppen. Find inspiration til, hvordan I kan kickstarte en dialog om resultaterne fra spørgeskemaet i guiden "Fra tal til dialog og handling" på arbejdsmiljoe.aau.dk/arbejdspladsvurdering. 

Spørgeskemaer i den strukturerede tilgang

De faste svarkategorier gør det let at give et ”kvantitativt” overblik. Materialet gør det let at sammenligne indenfor eget område og fx i forhold til andre områder. Eksempelvis ”om 3 år vil vi have ”OK” i 90 % af tjekliste-kategorierne.  Der vil ofte være mindre tid til at behandle hvert emne, til gengæld kan mange temaer belyses. 

D e n g o d e r u n d e r i n g

Kategorierne er foruddefinerede og rummer ikke muligheden for uddybning. Medarbejderne sætter et kryds eller overleverer passivt viden. Hvis der er andre, fyldige temaer, som ikke er indeholdt i spørgeskemaet eller tjeklister, kan de let blive overset og ikke kortlagt. Kortlægningen kan derfor alt i alt få karakter af at være rutinepræget.

Let at lave statistik på

Godt sammenligningsgrundlag

Gør det let at sætte mål

Sikrer at de foruddefinerede temaer bliver belyst

Ufleksibel

Medarbejderne kan køre på frihjul

Der afdækkes kun det, spørgeskema eller tjeklisterne indeholder:

3

D e n g o d e r u n d e r i n g

Den åbne tilgang omfatter metoder, der baserer sig på direkte dialog i mindre eller større medarbejdergrupper. Den åbne tilgang er kendetegnet ved en kortlægning af arbejdsmiljøet, der giver plads til mere dynamisk dialog – og mulighed for at give plads til uddybe temaer, der bringes op. Typisk vil AMG vælge eller indkredse relevante temaer, som danner grundlag for dialogen.

Grundidéen er, at medarbejderne bedst kender problemstillingerne i arbejdsmiljøet. Fremgangsmåden er, at medarbejderne går deres egen afdeling igennem i mindre grupper og udpeger forhold, der udgør en sundheds- og sikkerhedsrisiko, og forhold, der kan forbedre arbejdsmiljøet. Problemer og eventuelle løsningsforslag bliver noteret ned af de enkelte grupper.

Nogle af AAU’s institutter og afdelinger har udviklet egne metoder til dialogformer og processer, ligesom en hurtig googlesøgning vil lede til et væld af dialogspil og procesværktøjer. Arbejdsmiljøsektionen har sammenfattet fire metoder, der kan anbefales som inspiration til runderingen; "delfi-metoden", "fremtidsværksted", "prioriter og roter-metoden" og "løsningsfokuseret dialog - skalaspørgsmål". Disse kan findes på arbejdsmiljoe.aau.dk/arbejdspladsvurdering.

Åben tilgang

”Du er ikke alene” Fælles dialog giver medarbejderne indblik i fælles udfordringer og arbejdsmiljøforhold. Det er medarbejdernes egne ord og opfattelser af det organisatoriske og sociale arbejdsmiljø, som kommer til udtryk, og ikke nødvendigvis arbejdsmiljøgruppens fortolkninger.  Den fælles drøftelse giver en større fælles ansvarsfølelse og forpligtigelse i forhold til problemerne, karakteren og løsningerne, end eksempelvis anonyme spørgeskemaer gør. Den åbne tilgang fanger det væsentligste direkte. Det direkte samspil i medarbejdergruppen giver rum for at uddybe eksempelvis ”højt arbejdspres”. Er det knyttet til konkrete processer, opgaver eller samarbejdsflader,  og hvilke konsekvenser har det? AMiU kan lade medarbejdergruppen finde løsninger og prioritere disse undervejs, fremfor at AMiU skal lave analyse arbejdet efterfølgende. På den måde vil medarbejdergruppen også kunne få ejerskab for løsningen.

Tættere proces mellem kortlægning og handling

Delagtighed ift. årsager og løsninger

Konkretiserer problemer og gør dem håndterbare:

Identificerer løsninger, som umiddelbart kan sættes i værk

En lille bid af virkeligheden

Der er ingen garanti for, at alle relevante problemstillinger bliver kortlagt. Eksempelvis  vil ens egne blinde pletter blive overset. Medarbejderne vil i mange tilfælde søge enighed. Det indebær en risiko for, at nogle medarbejdere ikke får udtrykt egne meninger, måske fordi de ikke ønsker en konflikt. Aktuelle problemstillinger kan fylde i kortlægningen og få afgørende betydning i prioriteringen af det videre arbejde. Her ud over er der ikke samme mulighed for at se udviklingen over år. Derfor er det VIGTIGT at gøre det klart fra starten, hvilke kanaler medarbejderne kan benytte for at få løst problemer med krænkende adfærd. Den ansatte kan henvende sig til lederen, arbejdsmiljørepræsentanten, TR eller den psykologiske rådgivning

Gruppetænkning

Et "her og nu billede"

Ikke egnet til at behandle krænkende adfærd

Svaghederne kan modificeres af god facilitering, fx af en

tovholder med faglig og procesmæssig viden og

erfaring. 4

D e n g o d e r u n d e r i n g

Tjeklisterne er nyttige som værktøj til runderinger, når det gælder det fysiske arbejdsmiljø. Der er mange temaer, som skal belyses i en APV. Så for at sikre, at man kommer hele vejen rundt, bør der som udgangspunkt planlægges fysiske runderinger ud fra de temaer, der står i tjeklisterne. Hvis der er temaer knyttet til fysisk arbejdsmiljø, hvor løsningerne findes i kulturen eller fælles procedureforståelse, kan det være relevant at bruge den åbne tilgang. Det kan eksempelvis være ved temaer som ”kultur og storrumskontor”, ”procedurer og ansvarsfordeling ved arbejdet på laboratorier og værksteder”, ”flytning – hvordan indretter vi os bedst ift. faglige fællesskaber og samarbejdsflader” m.m.

Fysisk arbejdsmiljø

Struktureret eller åben tilgang? Hvad skal vi vælge og kan de kombineres? 

Organisatorisk og socialt arbejdsmiljøNår organisatorisk og socialt arbejdsmiljø skal kortlægges, er det en god idé at benytte den åbne tilgang. Det psyko-sociale arbejdsmiljø er en kompleks størrelse og bør derfor også behandles på en måde, hvor der er mulighed for at stille uddybende spørgsmål og nuancere svarene. Eksempelvis ”vi får for få informationer fra ledelse”. Her er det væsentligt at kunne indsnævre handlemulighederne ift. ”ledelse på hvilket niveau?”, ”er det ved særlige anledninger, hvor I oplever for lidt information” eller mere løsningsorienteret ”hvilke typer informationer ønsker I at få, hvornår og fra hvem?”

Den åbne tilgang muliggør, at I kommer i dybden med udvalgte tematikker og samtidig giver medarbejdergruppen mulighed for at bidrage aktivt med deres kvalitative vurderinger og løsningsforslag. Udvælg på forhånd, eller lad medarbejdergruppen prioritere på dagen, hvilke emner de finder relevante at afdække, så I ikke risikerer en overfladisk behandling af flere mulige temaer, der knytter sig til organisatorisk og socialt arbejdsmiljø.

Konkrete personsager er aldrig en sag for et udvalg.  Hverken SU eller AMiU må behandle personsager eller enkeltstående, konkrete hændelser med krænkende adfærd. Men SU og AMiU kan og skal forholde sig til den generelle håndtering af mobning, chikane o.l.. Det gør I ved at udarbejde en procedure for håndtering af krænkende adfærd. Hvis I ikke allerede har en procedure kan I evt. benytte  runderingen som anledning til at få medarbejdernes input til, hvad de ønsker sig i forhold til forebyggelse og håndtering af krænkende adfærd. Inspiration til hvad proceduren bør indeholde findes endvidere i håndbogen.  Løsning af mobning, chikane, trusler, vold mv. er et ledelsesanliggende. Lederen har pligt til at løse problemet. Har du som leder behov for ekstern hjælp, kontakt da arbejdsmiljøsektionen. Tydeliggør i forbindelse med runderingen, hvilke ”kanaler” den krænkede kan benytte sig af. Den krænkede person bør primært henvende sig til lederen. Hvis det ikke er hensigtsmæssigt, kan denne også henvende sig til en tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller andre særligt udpegede personer. De sidstnævnte kan så, hvis den krænkede siger ja, bringe det videre til lederen. Det er vigtigt, at medarbejderne er bekendt med de informationskanaler, der findes og bør benyttes, så de ikke oplever, at krænkende adfærd overses i kortlægningen af arbejdsmiljøet.

Opmærksomhedspunkter ift. mobning, konflikter chikane, m.m.

5

D e n g o d e r u n d e r i n g

Skade

Sygdom

Nær-ved-ulykker

Sundhedsrisiko

Muligheder

Indflydelse

Velvære

Mening

Engagement

Udvikling

Reagerende Forebyggende Udviklende

Sundhedsfremme

Vær opmærksom på jeres fokus ved rundering

I en rundering bør fokus være rettet mod både at reagere på allerede eksisterende arbejdsmiljøproblemer, at forebygge ved at identificere risikofaktorer, og at fremme eller stimulere en bevægelse hen mod en ønsket tilstand og udvikle på dét, der fungerer godt i arbejdsmiljøet.

Arbejdet for et godt organisatorisk, socialt og fysisk arbejdsmiljø skal altså fokusere på både reagerende, forebyggende og udviklende arbejdsmiljøarbejde. Når I runderer/kortlægger arbejdsmiljøet er det væsentligt, at I overvejer, hvilke spørgsmål I stiller, da det har betydning for, hvilke svar I får:

Reagerende Forebyggende Fremmende/udviklende

Hvilke problemer oplever du i dit arbejdsmiljø, hvordan bør vi reagerere på disse problemer?

Hvilke problemer forventer du vil kunne opstå i den kommende tid, hvordan kan vi undgå, at de opstår?

Hvordan skal dit arbejdsmiljø være, for at det er bedst? Hvordan understøtter vi, at vi når derhen?

Ifølge arbejdsmiljøloven skal APV’en revideres, hvis der sker ændringer i arbejdet, arbejdsmetoder eller arbejdsprocesser med betydning for arbejdsmiljøet. APV-processen på AAU er tilpas dynamisk og hyppig til, at kendte forandringer, eksempelvis flytning, omstruktureringer m.m. normalt kan integreres i den eksisterende APV-proces. Men der kan også være forandringsprocesser, der er så anderledes eller omfattende, at de kræver en særlig APV. Har I brug for inspiration til, hvordan forandringsprocesser og APV kan gå hånd i hånd, kan I søge støtte og hjælp hos arbejdsmiljøsektionen.

Forandringsprocesser kan kræve en APV

Når en arbejdsgiver bliver bekendt med, at en medarbejder er gravid, skal arbejdsgiveren vurdere om, der er en risiko for, at medarbejderen er udsat for påvirkninger, der kan indebære en fare for graviditeten eller amningen. Arbejdsmiljøsektionen har udarbejdet vejledningen ”Gravid-APV” for medarbejdere med hhv. kontorarbejde/undervisning og laboratoriearbejde m.m. I vejledningen kan I læse om det fysiske, det kemisk-biologiske, det organisatoriske og sociale arbejdsmiljø og om tilbagevenden til arbejde efter graviditet. Guiden findes på arbejdsmiljoe.aau.dk/gravid.

Særligt om graviditet og APV

6

D e n g o d e r u n d e r i n g

Facilitering’ stammer fra det latinske ’facilis’, som betyder

’at gøre det let’. Som tovholder/facilitator i

runderingen er det din opgave at gøre det ”let” for

medarbejdergruppen at bidrage aktivt og

konstruktivt med input og oplevelser af arbejdsmiljøet.

Hvem bør facilitere runderingerne?Uanset hvilken tilgang I vælger, falder snakken ofte på hvem der bør facilitator/tovholder på dialogen. Typisk vil arbejdsmiljøudvalget (AMiU) planlægge den fulde APV- proces .

Vælg dog altid én eller to blandt jer til at være tovholder på runderingsdialogen. Valget kan ske ud fra forskellige betragtninger; ønskes en medarbejder med en position, hvor det er muligt at skabe et tillidsfuldt rum, eller en mere neutral position, en leder med beslutningskompetence eller en medarbejder med særlige kompetencer i forhold til fx procesfacilitering.

I kan også kontakte arbejdsmiljøsektionen for støtte eller rekvirering af ekstern hjælp. Det vigtigste er dog altid, at præmissen for facilitatorrollen er klar og introduceret til en start. Er valget af vedkommende truffet ud fra en søgt neutral/objektiv position eller en deltagende. Falder valget på et udvalgsmedlem er det væsentligt at afklare inden runderingen, hvordan facilitatorens eget arbejdsmiljø behandles, når nu dennes input næppe bliver hørt i runderingen.

Når runderingen er gennemført, er det vigtigt, at I fortæller medarbejderne , hvad I har fundet under runderingen, hvilke problemer der bliver løst snart, og hvilke der bliver løst senere. Brug gerne et medarbejdermøde til at fortælle om runderingsresultatet og handlingsplanerne.

Efter rundering – fra kortlægning til handling

Hav fokus på at afmontere din indre ekspertrådgiver, når du faciliterer en dialog. Start med at gøre det klart med hvilket udgangspunkt, du faciliterer dialogen. Er du neutral, delvist deltagende, eller hvad er din position?

”Vi kan ikke ændre ved situationen” og ”det er ministeriets skyld”, det har du måske hørt før? Hjælp medarbejdergruppen ved at indkredse jeres handlerum: Hvilke præmisser arbejder I under, og hvilke forhold kan I påvirke. Ofte har medarbejderne idéer til små justeringer, der kan forbedre arbejdsmiljøet selv i grænseområdet mellem præmisser og handlerum. Vær opmærksom på, hvor tilbøjelig du er til at lytte og forfølge pointer ud fra din egen historie, funktion eller din position. Afslut evt. med at sige ”vil det være sigende for jeres beskrivelse, at jeg noterer…?”

Kendte faldgruber ved rundering

Ekspert eller facilitator?

Ansvarsfralæggelse

Selektiv lytning

7