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CARRERACARRERACARRERACARRERA: INGENIERÍA COMERCIAL: INGENIERÍA COMERCIAL: INGENIERÍA COMERCIAL: INGENIERÍA COMERCIAL
“APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LA “APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LA “APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LA “APLICACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A LA
UNIVERSIDAD AUTONOMA JUAN MISAEL SARACHO”UNIVERSIDAD AUTONOMA JUAN MISAEL SARACHO”UNIVERSIDAD AUTONOMA JUAN MISAEL SARACHO”UNIVERSIDAD AUTONOMA JUAN MISAEL SARACHO”
DOCENTEDOCENTEDOCENTEDOCENTE: LIC. HEYDI FLORES ALVAREZ: LIC. HEYDI FLORES ALVAREZ: LIC. HEYDI FLORES ALVAREZ: LIC. HEYDI FLORES ALVAREZ
ALUMNOALUMNOALUMNOALUMNO: CRISTIAN FERNANDEZ GARZON: CRISTIAN FERNANDEZ GARZON: CRISTIAN FERNANDEZ GARZON: CRISTIAN FERNANDEZ GARZON
TARITARITARITARIJA JA JA JA ---- BOLIVIA BOLIVIA BOLIVIA BOLIVIA
Cristian Fernández – Ing. Comercial
Aplicación del Proceso Administrativo
MARCO TEORICO
1. JUSTIFICACION
2. ANTECEDENTES
3. PLANEACION
3.1. Concepto
3.2. Tipos de planes
3.2.1. Visión
3.2.2. Misión
3.2.3. Objetivos
3.2.4. Estrategias
3.2.5. Políticas
3.2.6. Procedimientos
3.2.7. Reglas
3.2.8. Presupuestos
3.3. Comentario
4. ORGANIZACIÓN
4.1. Concepto
4.2. Conceptos básicos de diseño organizacional
4.2.1. Complejidad
4.2.2. Formalización
4.2.3. Centralización
4.2.4. División de trabajo
4.2.5. Unidad de Mando
4.2.6. Autoridad y Responsabilidad
4.2.7. Tramo de control
4.3. Tipología de la organización
4.4. Departamentalización
4.5. Comentario
5. INTEGRACION DE PERSONAL
Cristian Fernández – Ing. Comercial
Aplicación del Proceso Administrativo
5.1. Concepto
5.2. Proceso de Administración de Recursos Humanos
5.2.1. Planeación de Recursos Humanos
5.2.2. Reclutamiento
5.2.3. Despido de Personal
5.2.4. Selección
5.2.5. Orientación o Inducción
5.2.6. Capacitación
5.2.7. Evaluación del desempeño
5.2.8. Desarrollo de la carrera
5.2.9. Relaciones obrero-patronales
5.3. Comentario
6. DIRECCION
6.1. Concepto
6.2. Principios de dirección aplicados en la Organización
6.2.1. Principio de la armonía del objetivo o coordinación de intereses
6.2.2. Impersonalidad de mando
6.2.3. De la supervisión directa
6.2.4. De la vía jerárquica
6.2.5. Aprovechamiento del conflicto
6.3. Motivación
6.4. Liderazgo
6.5. Comunicación
6.6. Comentario
7. CONTROL
7.1. Concepto
7.2. Proceso del Control Administrativo
7.3. Control por áreas funcionales
7.4. Desarrollo de controles
7.5. Comentario
Cristian Fernández – Ing. Comercial
Aplicación del Proceso Administrativo
UNIVERSIDAD AUTONOMA “JUAN MISAEL SARACHO”
1. JUSTIFICACION
El motivo de este trabajo de investigación es saber como una organización
(Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho”) emplea las funciones administrativas,
es decir saber como planifica, como está organizada, como integra a su personal,
además de dirigirla y por cuanto saber como controla a dicho personal y otros, es
decir ver que principios se cumplen y cuales son pasados por altos (quebrantados).
2. ANTECEDENTES
Primer Período 1886-1930
Está constituido por los siguientes retos decisivos:
El congreso Nacional, bajo la Presidencia del Dr. Mariano Baptista, sanciona el 16 de
noviembre de 1886, la creación de un Distrito Universitario independiente en el
Departamento de Tarija, siendo promulgada la Ley, al día siguiente, por el Presidente
Gregorio Pacheco y refrendado por el Ministro de Justicia, Instrucción Pública y Culto
Don José Pol.
El 15 de diciembre del mismo año, el Presidente de la República expide el título de
Cancelario del Distrito Universitario de Tarija a favor del Dr. Luis Paz, quien toma
posesión del cargo el 10 de enero de 1887, fecha en que entra en funcionamiento la
Universidad Estatal.
Una de las primeras medidas fue organizar el Consejo Universitario y representar al
gobierno la necesidad que dicho organismo gerente las rentas del Distrito “haciendo
a los Cancelarios Superintendentes del Ramo”.
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Aplicación del Proceso Administrativo
En 1930 al establecerse en la República el régimen autónomo de la Universidad
Boliviana, quedó suprimida la Universidad de Tarija, funcionando únicamente un
Distrito Escolar. Con tal medida desapareció también la Facultad de Derecho.
Segundo Período desde 1946
El 6 de junio de 1946 a invitación del Sr. Don Federico Ávila, se reunió en la
Biblioteca Municipal, un grupo de profesionales y personalidades tarijeñas, el que
después de escuchar los propósitos que perseguía el Sr. Ávila acordaron fundar la
Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” designando al autor de la idea para
que prosiguiera los trámites necesarios y facultándole para actuar como Rector
Interino.
Aprobado el Estatuto Orgánico y la personalidad jurídica fue electo Rector el Dr.
Octavio O’Connor d’Arlach, bajo cuya gestión funcionaron dos facultades: la de
Derecho y Ciencias Sociales y la de Humanidades y Ciencias de la Educación, ésta
última de efímera duración. El cuadro de la Estructura Académica muestra la relación
de creación de las diferentes carreras con las que cuenta la U.A.J.M.S.
La actual Universidad
La Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho”, actualmente cuenta con 7
facultades y 22 carreras. De estas últimas, 17 son a nivel Licenciatura y 8 a nivel de
Técnico Superior. La matrícula sobrepasa a los 13.000 estudiantes, mostrando un
crecimiento acelerado, en los últimos años.
La planta docente está conformada por algo más de 550 profesores, de los cuales
aproximadamente, un tercio son a tiempo completo y el resto a tiempo horario. La
Universidad realiza, anualmente la evaluación de los docentes contratados, que les
permite acceder a la titularidad de la cátedra, a raíz de la cual más de la mitad de las
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Aplicación del Proceso Administrativo
cátedras son regentadas por profesores titulares con una tendencia creciente, hasta
cubrir el 100 por ciento de las cátedras, se ha desarrollado un intenso programa de
formación pedagógica para un perfeccionamiento profesional y docente permanente
y sistemático. Lo que redundará en la optimización del proceso enseñanza-
aprendizaje.
El personal administrativo alcanza de 313 empleados de los cuales 292
corresponden al personal permanente y el resto es eventual, además cuenta con una
Biblioteca Central y 11 especializadas con un acerbo de libros en crecimiento.
Además cuenta, con clínicas, laboratorios, centros de investigación, gabinetes,
fundos agrícolas, ganaderos y forestales, etc., equipados convenientemente y
ubicados en espacios adecuados.
Además brinda una formación a nivel de Licenciatura en Administración Educativa y
en Educación Escolar, con las menciones en Educación Primaria y Secundaria. Se
crea además, mediante Resolución del Honorable Consejo Universitario No. 058/94
de 6 de septiembre de 1994, la Dirección de Postgrado de la Universidad. El
propósito fundamental de esta unidad académica es la formación de profesionales al
nivel de Diplomado, Especialidad, Maestría y Doctorado, así también brindar
permanentemente cursos de actualización.
La Dirección de Planificación Académica, en el marco de la operacionalización, del
Plan Piloto de Acción de la U.A.J.M.S., ha promovido la elaboración de los planes de
desarrollo de las unidades académicas facultativas, para el período 2002-2006, como
uno de los subsistemas del Sistema Integrado de Planificación Estratégica que se ha
previsto en la institución, en su proceso de cambio y transformación.
Para coadyuvar al logro de la excelencia académica, se ha visto la necesidad de
reestructurar las bases del gobierno universitario y reorientar los sistemas de gestión
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Aplicación del Proceso Administrativo
universitaria con eficiencia y eficacia internas, revalorizando el trabajo universitario
mediante su rearticulación con el medio.
Se dedica a:
� Contribuir a la creación de una conciencia nacional.
� Formar profesionales idóneos en todas las áreas del conocimiento científico,
tecnológico y cultural.
� Identificar el quehacer científico-cultural con los intereses del país.
� Organizar y mantener institutos destinados a la capacitación cultural, técnica y
social de nuestra población.
� Impartir enseñanza superior para formar, graduar profesionales y técnicos con
sentido crítico y creativo.
� Dirigir sus actividades al conocimiento y estudio de los problemas de la realidad
local, regional y nacional.
� Contribuir al planeamiento educativo integral.
� Defender los recursos humanos y naturales de la región y del país.
� Cumplir su misión social.
� Crear las condiciones para la investigación y el análisis científico de la realidad
boliviana.
� Contribuir al enriquecimiento del arte y cultura, la ciencia, la conquista y
afianzamiento de la paz mundial.
3. PLANEACION
3.1. CONCEPTO
Es la determinación de los objetivos, establecimiento de una estrategia global para
alcanzar estos objetivos y el desarrollo de una amplia jerarquía de planes para
integrar y coordinar las actividades.
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3.2. TIPOS DE PLANES
3.2.1. VISION
Responde a la pregunta ¿Qué queremos ser? o como quisiéramos ver a nuestra
empresa en el futuro; es una declaración general a largo plazo.
“Una Institución Dinámica de Educación Superior, con Liderazgo Moral, Científico-
Tecnológico y Cultural, que busca permanentemente el Desarrollo Humano
sostenible de su Medio Social”
3.2.2. MISION
Es la función o tarea básica de una empresa o institución.
“La Integración con su Medio Social para contribuir a la solución de sus problemas a
través de la Investigación y la Generación de Conocimientos Apropiados”
3.2.3. OBJETIVOS
Son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole, no
sólo representan el punto final de la planeación sino también de la organización, la
integración de personal, la dirección y el control.
� Planificar y coordinar las actividades académicas, de investigación científica,
técnica y de extensión universitaria.
� Elaborar planes de mejoramiento económico y promocional social para superar
las condiciones regionales, teniendo en cuenta la política y la cultura de la región
y del país.
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� Investigar, enriquecer y desarrollar el patrimonio cultural y popular de la región y
del país en todas sus manifestaciones.
� Promover el perfeccionamiento pedagógico del docente universitario para mejorar
la enseñanza superior.
� Contribuir a la planificación y a la formulación de políticas para la integración del
sistema educativo nacional.
� Ejecutar las políticas de interacción social para hacer efectiva la identificación de
la Universidad con el pueblo y contribuir a la defensa social
� Asumir la defensa de los principios básicos de la Universidad Boliviana y
coordinar la acción conjunta de las Universidad en caso de amenaza o
intervención al régimen de la autonomía.
� Planificar políticas económicas para generar, captar y distribuir recursos propios
destinados al desarrollo de sus fines y objetivos.
� Capacitar teórico-prácticamente profesionales y técnicos que contribuyan al
mejoramiento de las condiciones individuales y sociales.
� Responder a las condiciones sociales, necesidades y aspiraciones del desarrollo
regional y nacional, creando Carreras, Institutos Politécnicos acordes con el
rumbo de la evolución histórica.
3.2.4. ESTRATEGIAS
Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la
adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su
cumplimiento.
� Mejorar y diversificar los servicios que presta la Universidad, racionalizando el
uso de recursos humanos, materiales y financieros con que cuenta, es decir,
ampliando sus servicios (como Ing. Comercial en Yacuiba y Comercio
Internacional en Bermejo).
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� Modernizar la estructura universitaria, perfeccionar las funciones de docencia,
investigación y extensión universitaria, fortaleciendo los recursos humanos,
materiales y financieros, a través de la capacitación de sus docentes e
incrementando la cooperación nacional, regional e internacional.
3.2.5. POLITICAS
Son enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento del
administrador en la toma de decisiones.
� Dar oportunidades, facilidades e incentivos para todos aquellos estudiantes que
acrediten un meritorio rendimiento.
� Dar prioridad a profesionales nacionales, altamente capacitados para brindar una
formación académica integral de alta calidad.
� Acceso directo a bachilleres del Departamento que hayan obtenido un promedio
igual o mayor a 60, en el último curso de secundaria.
� Accesos especiales directos para profesionales universitarios de nivel
Licenciatura y Técnico Superior, como para Titulados de Maestros Normalistas y
para Oficiales Militares y Policías.
3.2.6. PROCEDIMIENTOS
Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de
actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones
requeridas, son guías de acción no de pensamiento en las que se detalla la manera
exacta en que deben realizarse ciertas actividades.
� Para dar facilidades a estudiantes con alto rendimiento, se tiene que hacer
trámites para demostrar además una situación económica de bajos ingresos,
evaluando tras un examen de la Visitadora Social que investiga la situación del
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individuo, tras la correcta evaluación y aprobación se debe recabar todos los
documentos necesarios en Bienestar Estudiantil para su acreditación de becario.
� La elección de docentes se hace evaluando el nivel de educación, si es
Licenciado, Master, Doctor, además de las pruebas en que se demuestran los
conocimientos, esta evaluación lo hacen los Jefes de Carreras, Delegados de los
Centros de Estudiantes de las Respectivas Carreras y tras un consenso se elige
al que haya obtenido el más alto promedio.
� Además se brinda el servicio de Ayudantía (beca-trabajo), la cual se asigna a uno
de los mejores alumnos del curso tras una competición entre postulantes, se lo
realiza primero con una prueba escrita, luego se hace un sorteo del tema a
disertar 24 horas antes, y el día siguiente se expone al curso, que necesite al
ayudante, la duración de la exposición no debe pasar los 20 minutos, evaluando
el Docente de la Cátedra, tras consenso con los estudiantes del curso.
3.2.7. REGLAS
Son acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada
persona, de obligada realización.
� El beneficio del universitario en las áreas de alimentación, salud y otras se
anulará si éste es sometido a proceso o que hayan sido expulsado de alguna
Universidad del Sistema.
� No fumar ni comer en los cursos.
� Para estudiantes extranjeros es necesario para su inscripción la presentación de
la fotocopia del pasaporte con Visa de Estudiante.
3.2.8. PRESUPUESTOS
Es la formulación de resultados esperados expresados en términos numéricos,
podría llamársele un programa en cifras.
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Actualmente el presupuesto de la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” no
está designado acorde a las necesidades de esta Casa Superior de Estudios, se
guarda la información hasta que el Gobierno aumente el presupuesto, ya que la
Universidad cuenta con más 13.000 universitarios (2004), más de 550 docentes y en
el área administrativa un número mayor a 300.
Los que formulan los objetivos, estrategias, políticas, procedimientos políticas y
presupuestos son:
� El Honorable Consejo Universitario
� El Honorable Consejo Facultativo
� El Honorable Consejo de Sede
� El Honorable Consejo de Instituto
3.3. COMENTARIO
La Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” aplica en un 90% la función de
planeación, ya que formula su visión, misión, objetivos (aunque principalmente
cualitativos en su mayoría), sus estrategias se dirigen al mejoramiento tras una
incrementada cooperación nacional, regional e internacional, además racionalizando
sus recursos humanos, materiales y financieros.
El presupuesto en realidad lo definen los Directivos de la Universidad junto con el
Gobierno, es decir de acuerdo a un consenso, ya que uno puede pedir mucho y el
otro puede dar poco, pero actualmente el presupuesto es muy bajo para administrar
una organización tan grande como es la Universidad que sustenta a un gran número
de estudiantes.
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Pero en la planificación de asignación de docentes, aulas para pasar clases es muy
deficiente, ya que surgen problemas en el choque de horario con otros cursos, o que
docentes dicten clases a la misma hora pero en distintas carreras.
4. ORGANIZACIÓN
4.1. DEFINICION
Es agrupar actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada
grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto
en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.
4.2. CONCEPTOS BASICOS DE DISEÑO ORGANIZACIONAL
4.2.1. COMPLEJIDAD
Mientras mayor sea la división del trabajo dentro de una organización, mayor número
de niveles habrá en la jerarquía y mientras más estén geográficamente dispersas las
unidades de la organización más difícil es coordinar a la gente y sus actividades.
La Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” tiene una complejidad
considerable, ya que está estructurado por facultades, por departamentos,
programas (carreras), programas de formación de Maestros y Postgrado.
La Facultad es la dependencia básica y fundamental de la Nueva Estructura
Académico-Administrativa de la Universidad, es una unidad que tiene carácter
descentralizado para administrar sus recursos; planificar y promover su desarrollo;
coordinar, dirigir, administrar la investigación, docencia y extensión, en todas sus
modalidades y niveles, en áreas afines del conocimiento.
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El Departamento es una unidad académica básica, encargada de planificar, ejecutar
y evaluar, de manera integra, bajo criterios de calidad, pertinencia, eficiencia y
eficacia, las funciones de docencia, investigación y extensión propias de su área de
conocimiento, en correspondencia con las necesidades, demandas y expectativas de
su entorno.
El programa (carrera) es una unidad académica constituida por un conjunto de
asignaturas organizadas con el propósito de formas profesionales en determinadas
áreas de la ciencia, arte y técnica.
Los programas de formación de Maestros son unidades académicas, el primer
programa tiene por objetivo formar licenciados en Administración Educativa y el
segundo licenciados en Educación Escolar, menciones en Educación Primaria y
Educación Secundaria.
El Programa de Postgrado es una unidad académica constituida por un conjunto de
asignaturas organizadas con el propósito de formar especialistas con un elevado
nivel científico.
4.2.2. FORMALIZACION
Es el grado en que una organización se basa en reglas y procedimientos para dirigir
la conducta de los empleados.
La Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” tiene un alto grado de
formalización, ya que tiene reglas tanto generales (en toda la Universidad) como por
Facultades, Programas, etc. con sus propias reglas y procedimientos ante problemas
de cualquier índole.
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Por ejemplo, ante cualquier reclamo sobre el quebrantamiento de reglas dentro de la
Universidad sobre docentes, alumnos o autoridades universitarias, se puede hacer
dicho reclamo en las Unidades de Administración Académicas (UNADA) de cada
facultad o a los distintos Centros de Estudiantes de cada carrera.
4.2.3. CENTRALIZACION
Tiene que ver con el sitio en donde radica la autoridad.
En realidad esta organización tiene un carácter descentralizado ya que el Órgano de
Gobierno está constituido por:
� El Honorable Consejo Universitario
� El Honorable Consejo Facultativo
� El Honorable Consejo de Sede
� El Honorable Consejo de Instituto
Estos organismos de gobierno son los que tienen la última palabra, es decir son los
que toman la última decisión.
Pero actualmente existe lo que se llama el co-gobierno, es decir el 50% de docentes
y el otro 50% representan los universitarios representados por la FUL (Federación
Universitaria Local) cada parte tiene cierto grado de autoridad y poder.
4.2.4. DIVISION DE TRABAJO
Es desglosar en cierto número de pasos una actividad, es decir cada paso lo
realizará un individuo diferente.
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Esto está claramente definido ya que cada facultad está dividida según los
programas (carreras) relacionadas entre sí, por ejemplo en la Facultad de Ciencias
Económicas y Financieras en el área de Finanzas está dirigido por un especialista en
dicha área, es decir los puestos que tiene la Universidad están diseñados y
ocupados por personas altamente capacitados para dichos cargos.
4.2.5. UNIDAD DE MANDO
Es el principio en la que anuncia que un subordinado debe tener un jefe y sólo uno
ante el cual es directamente responsable.
Por ejemplo: los docentes son responsables ante el Jefe de Carrera y éste ante el
Decano de la Facultad, y el Decano ante el Rector de la Universidad, su unidad de
mando está muy especificada.
Pero a veces este principio se rompe, cuando docentes no sólo son responsables
ante los Jefes de Carreras, porque ahora con lo del Co-Gobierno, los universitarios
tienen poder de decidir sobre algunos casos, y es a veces que los docentes deben
realizar reportes ante los Centros de Estudiantes.
4.2.6. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Se refiere a los derechos inherentes a un puesto administrativo de dar órdenes y
esperar que obedezcan, al delegar autoridad se delega responsabilidad paralela,
caso contrario crea oportunidades de abuso.
La autoridad y responsabilidad de los distintos jefes ya sea de carreras, facultades
está claramente definido, estos a su vez realizan un delegación de autoridad por
ejemplo después del Decano de la Facultad, con otro grado de autoridad está el
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Vicedecano con sus respectivas responsabilidades y sus propias funciones
detalladas.
Las autoridades de la Universidad, son colocadas de dos maneras: por méritos en
ciertos puestos administrativos, pero en su mayoría se las realiza por medio del voto.
Ejemplo: la elección del Rector
4.2.7. TRAMO DE CONTROL
Es el número de subordinados que un administrador puede dirigir eficaz y
eficientemente.
En la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” el tramo de control está
mezclado con tramos anchos y tramos estrechos. No está claramente definido,
aunque hay una tendencia hacia tramos estrechos con un máximo de 4 subordinados
bajo control de un superior, aunque este valor no es fijo.
Ya que algunos Facultades están conformados por una o por varias carreras a la
vez, haciendo así el tramo de control muy variado, así el Decano de la Facultad tiene
un tramo ancho o estrecho dependiendo de las carreras que la conformen , y algunos
departamentos son muy numerosos dependiendo también de la Facultad a la que
pertenezcan.
4.3. TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIÓN
La Universidad utiliza o emplea:
� La organización lineal, en la alta dirección como del Rector manda al Vicerrector y
éste al Director Administrativo y Financiero, y éste al Secretario General de la
Universidad, es decir, emplea esta organización en el nivel más alto.
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� Además utiliza la organización de staff (asesoría) también en la alta gerencia,
como ayuda a la toma de decisiones. Los más comunes que se utilizan son los
asesores legales y financieros que comúnmente son de la misma Universidad con
alta capacitación en el extranjero.
� También emplea la organización líneo-funcional, como un nexo entre la alta
dirección y las distintas decanaturas de cada facultad que la componen, y a la
misma vez dentro de algunas Facultades utilizan esta organización para coordinar
con las carreras que la conforman.
En realidad la organización que utiliza la Universidad Autónoma “Juan Misael
Saracho” es muy variada, utiliza varios tipos de organización, de acuerdo a las
distintas necesidades que desea satisfacer, para tener una mejor coordinación, tanto
vertical como horizontal.
La organización que se tiene en la Universidad es muy variada, debido al cierto
grado de autonomía que tienen las facultades, es decir estas adecuan su
organización a la que crean la más conveniente.
A continuación detallamos el diseño de la estructura organizacional con la que
cuenta la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” (para nuestro tema de
estudio realizamos el organigrama de la parte superior, ejecutiva, de esta institución)
debido a la gran descentralización, lo cual hace tener un organigrama mucho más
amplio, complejo, además de que en cada Facultad existe un organigrama
independiente, es decir diferente el uno del otro, debido a su gobierno semi-
autónomo dentro de esta Universidad, que además tiene un gobierno autónomo
dicha institución.
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4.4. DEPARTAMENTALIZACION
Es la agrupación de actividades y personas en departamentos según criterios
específicos, actualmente con tendencia a la departamentalización por clientes,
departamentalización por equipos y grupos de actividades.
� Se podría decir que su departamentalización está dirigida a sus clientes
(universitarios) ya que está dividida en facultades que brindan servicios
específicos como áreas de salud, áreas financieros, etc. Utiliza este tipo de
departamentalización para tener una mejor atención a sus distintos clientes
(universitarios), es decir darles el mismo interés a todos ellos para que el servicio
que presten sea de alta calidad.
� Pero también en algunas facultades están agrupadas sus actividades por la
función que realicen, es decir tienen una departamentalización funcional. Este tipo
de departamentalización es muy común en toda la Universidad, para tener un
mejor control en las funciones que se realicen y también internamente dentro de
cada facultad es empleada.
� Actualmente está habiendo una departamentalización geográfica, ya que los
antiguos politécnicos de Bermejo y Yacuiba se convirtieron en Facultades
integradas con cierto grado de autonomía. Este tipo de departamentalización es
empleado a partir de este año (2004) especialmente para tener un mejor control
sobre las carreras financieras que aumentaron el número de estudiantes en los
últimos años, lo que hizo que también aumentara el número de docentes y
administrativos en dichos lugares, haciendo muy difícil su control, es decir se lo
dividió por regiones.
� Al realizarse una departamentalización por clientela, la Universidad Autónoma
“Juan Misael Saracho”, también ofrece servicios específicos, es decir utiliza una
departamentalización por productos (pero en este caso por servicio) claro ejemplo
está su departamento de Postgrado, que brinda servicios de especialización en
ciertas ramas.
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4.5. COMENTARIO
La función de Organización en la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” no
es única, las adecua según el criterio que vean más conveniente sus autoridades
para tener un mejor control, al no ser única su organización hace que existan
también muchas variedades de departamentalización, según el número de alumnos
que tenga dichas facultades, según a quines vaya dirigido, etc.
Las carreras que existen en ésta Universidad tienen su propia organización, pero
ésta esta dentro de la organización de la Facultad a la que pertenece y esta última
dentro de la organización de la Universidad.
Esta Casa Superior de Estudios (Universidades) es considerada como la
Organización de Organizaciones, porque existe una dentro de otra.
La Organización (función administrativa) es empleada casi en un 100%, aunque no
existe una centralización en la toma de decisiones, lo rescatable y también
reprochable es lo del Co-Gobierno en la que Docentes y Universitarios comparten el
poder, lo que podría llevar a roces entre estos ejecutivos, esto tiene sus ventajas
pero también sus desventajas (abuso de poder).
5. INTEGRACION DE PERSONAL
5.1. DEFINICION
Consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional, esto
se lo realiza a través de la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo,
realizando el inventario de personal disponible, reclutando, seleccionando,
contratando, promoviendo o ascendiendo, planeando la carrera profesional y
capacitando a los individuos.
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5.2. PROCESO DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
Está compuesto por aquellas actividades necesarias para incorporar personal en la
organización y sostener un alto desempeño de los empleados.
5.2.1. PLANEACION DE RECURSOS HUMANOS
Es el proceso por el cual la Administración se asegura de que tiene el personal
correcto que es capaz de terminar aquellas actividades que ayudan a la organización
a alcanzar sus objetivos, comprende tres pasos: el inventario de recursos humanos,
análisis de puestos y observación directa.
Cada año es realizada esta planeación, a través del inventario de su personal que
posee, especialmente en el área de docentes, que surgen cambios cada año,
dependiendo de los requerimientos y las necesidades que se busca satisfacer,
mientras que en el área administrativa ocurre todo lo contrario, se analiza los puestos
de trabajo pero los cambios en ellos son casi nulos, por estar designados por la
autoridad máxima.
El empleador-funcionario o trabajador (nombre genérico con que se designa al
personal); sea este profesional, técnico-profesional, profesional medio, personal de
supervisión, de cargos generales de oficina, secretarias, auxiliares y de servicio
depende del desempeño que tengan éstos en su puesto, para ver así si es necesario
hacer algún nuevo reclutamiento o despedir a quien no cumple con sus obligaciones.
5.2.2. RECLUTAMIENTO
Consiste en atraer a candidatos que puedan ocupar los puestos de que consta la
estructura organizacional, es decir consiste en llenar las vacantes que existen en la
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empresa, este reclutamiento se lo realiza a través de: búsqueda interna, anuncios,
recomendaciones, agencias de colocaciones, bolsa de trabajo, etc.
La Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” recluta a su personal de dos
formas:
a. Invitación directa, será efectuada por la máxima autoridad ejecutiva a personas
que reúnan altos méritos personales y profesionales para cubrir los puestos que
se encuentren en la cúspide y primer nivel de la estructura orgánica de la entidad
y son responsabilidad de su conducción.
b. Convocatoria Pública, esta puede ser:
i. Interna
ii. Externa
iii. Reclutamiento de personal eventual
5.2.3. DESPIDO DE PERSONAL
Esta etapa consiste en reducir el excedente de la mano de obra, a través de una
suspensión temporal involuntaria, transferencia, semana laboral reducida, jubilación
anticipada.
El despido de personal es muy frecuente (especialmente en el área de docentes),
porque los últimos objetivos, que busca la Universidad Autónoma “Juan Misael
Saracho”, es el de fomentar una nueva forma de educación, no tradicional, es decir
no con los mismos docentes cada año (dependiendo de su desempeño); esto
también ocurre con los auxiliares de cátedra (ayudantes), ya que cuando terminan su
periodo de servicio, su contrato no tiene validez para el siguiente semestre.
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La transferencia de su personal a otro lugar (Bermejo o Yacuiba) es casi nula, es
decir, no hay intercambio entre su personal de esas regiones con la central (Ciudad
de Tarija).
5.2.4. SELECCIÓN
Es un proceso que filtra a los candidatos (solicitantes) de puestos para asegurarse
de que se contraten los candidatos más apropiados; es un proceso de previsión,
pues procura prever que solicitantes tendrán éxito si se les contrata, se lo realiza a
través de: la solicitud de empleo, pruebas escritas, pruebas de simulación de
desempeño, entrevistas, investigación de antecedentes y exámenes físicos (para
ciertos puestos).
Según el Artículo 49 del Reglamento Interno del Sistema de Administración de
Personal, la selección de personal busca promover a la Universidad de personal
idóneo y capaz de contribuir eficientemente al logro de los objetivos institucionales, a
través de un proceso que comprende:
� Evaluación del currículo
� Evaluación de la capacidad técnica
� Y de las cualidades personales
5.2.5. ORIENTACION O INDUCCION
Es la presentación, dotando a los empleados de información preliminar sobre la
empresa, sus funciones, tareas y su personal, su objetivo se centra en reducir la
ansiedad inicial de un nuevo puesto.
Al ser elegido, el individuo para ingresar a ser un funcionario de la Universidad,
recibe toda la información necesaria para su mejor desenvolvimiento en su puesto de
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Aplicación del Proceso Administrativo
trabajo, haciéndole saber cuales serán las funciones que realizará, las tareas que
tendrá y con quienes trabajará, es decir quienes serán sus subordinados y ante
quienes tendrá que responder sus resultados obtenidos.
Esta orientación se la realiza principalmente para que este nuevo empleado pueda
desenvolverse bien en su trabajo (cualquiera que sea su trabajo).
5.2.6. CAPACITACION
Es la etapa en la que se busca contribuir a que los empleados desempeñen de mejor
manera sus labores, detectando deficiencias a ser corregidas en el desempeño, es
decir comparando el desempeño obtenido por el empleado con el desempeño que
quiere la empresa; ésta capacitación se la realiza en 3 habilidades: técnicas,
interpersonales y de solución de problemas. Esta capacitación puede ser dentro o
fuera de la empresa.
La Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” realiza varios tipos de capacitación
a su personal, es decir de forma externa como interna, realiza una capacitación a los
docentes que tengan un alto desempeño a través de becas en el exterior (gracias a
ciertos convenios), y a la misma vez terminada su capacitación, lo hacen de manera
interna, es decir, sustitúyete al personal que quiera jubilarse.
Los capacita a través de conferencias que se realizan en la misma universidad, como
en otras, principalmente en las habilidades interpersonales y de solución de
problemas.
5.2.7. EVALUACION DEL DESEMPEÑO
Se efectúa la evaluación a los individuos a fin de llegar a decisiones objetivas de
personal, es decir para saber quienes recibirán incrementos en su salario,
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Aplicación del Proceso Administrativo
necesidades de capacitación y de promover de insumos a recursos humanos. Esto
se lo realiza a través de: ensayos escritos, escalas gráficas de clasificación,
incidentes críticos, comparaciones multipersonales y objetivos.
El modo de evaluar a su personal es muy variado, utiliza todos los métodos,
dependiendo del nivel jerárquico que tenga el servidor en la institución. Por ejemplo
utiliza los ensayos escritos para saber cuales son las fortalezas y debilidades que
tienen los docentes (evalúan los alumnos por orden de los jefes de carreras y de
manera sorpresiva), también evalúa a los docentes en base a los incidentes críticos
que pueda tener, y en base a las comparaciones multipersonales; en el área técnica-
administrativa utiliza las escalas gráficas de clasificación y en base a los objetivos
alcanzados; también en el área de servicios generales (serenos, porteros) evalúa su
lealtad, asistencia y honestidad.
5.2.8. DESARROLLO DE CARRERA
Esto implica planear los diversos puestos que una persona puede ocupar en el
transcurso de su vida, dentro de la empresa según su desempeño. Está abarcado en
5 etapas: exploración, establecimiento, mitad de la carrera, postrimerías y
declinación; estas etapas sirven para orientar a los administradores en su trato con el
personal.
Según la denominación de contratos (Art.15 Reglamento Interno del Sistema de
Administración de Personal), pueden ser:
� Permanentes
� Eventuales
Empleados Permanentes (Art. 16).- Son aquellos empleados que hubieran sido
contratados por tiempo indefinido, después de cumplir satisfactoriamente el periodo
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Aplicación del Proceso Administrativo
de prueba, este personal está habilitado para hacer carrera en la institución; quedan
exentos del periodo de prueba los profesionales en su calidad de tales.
Empleados Eventuales (Art. 17).- Son eventuales los recibidos en esa condición,
pueden ser ratificados como permanentes, según la evaluación y los resultados del
periodo de prueba y la decisión del máximo ejecutivo.
Al realizar el desarrollo de la carrera de cierto empleado, se estipula en cuanto
tiempo puedo ascender a otro cargo y cuanto ganará, dependiendo del desempeño
que tenga éste.
5.2.9. RELACIONES OBRERO-PATRONALES
Este tipo de relación que existe tanto entre empleados y jefes es muy estrecha,
debido a que por ejemplo los docentes universitarios cuentan con una Federación de
Docentes que tiene la responsabilidad de velar por el bienestar de sus integrantes
(docentes), debido a este tipo la relación entre docentes y sus superiores es muy
lejana, ya que el derecho que tienen los directivos de la Federación (sindicato) los
hace que sean los únicos que puedan decidir por los demás pero gracias al apoyo de
estos antes mencionados.
Además de existir una Federación de docentes, existe un sindicato de trabajadores
(permanentes) quien vela también el bienestar de sus componentes, ya sean estos
administrativos, operarios, técnicos, de servicios generales, etc.
5.3. COMENTARIO
La Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho”, emplea esta función administrativa
casi en todo su personal, es decir lo emplea en casi en un 100%, ya que establece
una división entre su personal (permanentes y eventuales), quienes pueden hacer
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Aplicación del Proceso Administrativo
una carrera en la institución, las condiciones y requisitos que se requieren para el
ingreso a esta universidad como servidor.
El periodo de prueba que se utiliza para saber si ese empleado responderá
adecuadamente ante ciertas situaciones es muy rescatable, para saber quien puede
adaptarse, y puede adecuarse más fácilmente a ese puesto.
Lo negativo, es que en el nivel directivo, no es muy clara la evaluación, es muy difícil
establecer sobre que se evaluará; y también algo negativo es al ser tan
descentralizada su autoridad y muy departamentalizada, los altos directivos no
conocen a todo su personal, algo que a mi parecer es un poco negativo (aunque se
da en todas las organizaciones grandes).
6. DIRECCION
6.1. CONCEPTO
Es la esencia misma de la administración, es la ejecución de los planes de acuerdo
con la estructura organizacional, mediante la guía de esfuerzos del grupo social a
través de la motivación, la comunicación y la supervisión.
6.2. PRINCIPIOS DE DIRECCION APLICADOS EN LA ORGANIZACIÓN
6.2.1. Principio de la armonía del objetivo o coordinación de intereses
La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos
generales de la empresa, que podrán ser alcanzados si los subordinados se
interesan en ellos.
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Aplicación del Proceso Administrativo
El nuevo Rector de la Casa Superior de Estudios (Universidad Autónoma “Juan
Misael Saracho”) tiene y sigue con el objetivo propuesto hacia tiempo, encaminado al
objetivo general la de generar un perfeccionamiento pedagógico del docente
universitario para mejorar la enseñanza superior, es decir en busca de la excelencia
académica.
6.2.2. Impersonalidad de mando
La autoridad y su ejercicio, el mando surgen como necesidad de la organización para
obtener resultados.
Al establecer la organización se vio claramente las líneas de autoridad que se tienen
en los distintos departamentos, facultades y carreras; se ve un jefe de carrera a la
cabeza del programa para obtener los objetivos propuestos, pero esta autoridad
debe estar claramente especificada y que no de lugar al abuso de autoridad.
6.2.3. De la supervisión directa
Apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados.
El directivo de cualquier facultad o carrera tiene la obligación de brindar el máximo
apoyo a los nuevos empleados (docentes) para que éste se sienta satisfecho en el
puesto de trabajo, sin temor a nada, sintiendo el apoyo de su superior, y a la misma
vez demuestra una comunicación formal e informal (en un primer instante se muestra
más la comunicación formal) pero esto va cambiando al transcurso del tiempo.
6.2.4. De la vía jerárquica
Es importante respetar los canales de comunicación establecidos por la organización
formal.
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Aplicación del Proceso Administrativo
Al estar bien organizada la Universidad, los canales de comunicación también son
tomados muy en cuenta, ya que deben estar bien presentables, pero actualmente
con la introducción del Sistema de Programación (Coimata) el alumno, o los
docentes pueden dirigirse ante el decano de las facultades para hacer saber sus
distintos puntos de vistas.
6.2.5. Aprovechamiento del conflicto
Problemas u obstáculos que se anteponen al logro de las metas permiten visualizar
nuevas estrategias y emprenden nuevas opciones.
Los constantes problemas que tenían por falta de infraestructura en la Facultad de
Ciencias Económicas y Financieras hizo que generara nuevas estrategias para dicha
facultad por el aumento constante de su alumnado teniendo más fuerza dentro de la
Universidad, pero creó estrategias de diversificación de los servicios en distintas
ciudades (Bermejo, Yacuiba y Tarija).
Es decir aprovechó el problema (conflicto) que afectaba y lo convirtió en una ventaja
para esta Facultad.
6.3. MOTIVACION
Es la disposición de desarrollar altos niveles de esfuerzo para alcanzar las metas de
la organización, condicionada por la habilidad de este esfuerzo de satisfacer alguna
necesidad individual.
- ¿Qué tipo de motivación emplea la organización a sus empleados?
Utiliza varios tipos de motivación entre los más usuales son:
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Aplicación del Proceso Administrativo
� A sus ejecutivos de las distintas carreras, facultades les da cursos de
capacitación en universidades extranjeras por su brillante y sobresaliente
desempeño, y al mismo tiempo ofrecen contratos para trabajar en la universidad
como pago por la inversión que realizó la universidad en ellos, con disposición a
seguir o no dentro de ella dependiente del interesado.
� Realiza reconocimientos a sus docentes que hayan obtenido un alto rendimiento
en sus alumnos (generación de conocimientos), como aquellos que tengan varios
años de antigüedad.
� Aunque esto es teórico, se ve como una motivación el cumplir con el pago de los
sueldos hasta los primeros 8 días.
� En realidad la principal motivación es la remuneración por la prestación de los
servicios y con aumentos en ciertos casos debido a su desempeño.
6.4. LIDERAZGO
Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y
entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales.
- ¿Qué tipo de liderazgo se observa en la organización?
Se observa un liderazgo transaccional (son aquellos que guían o motivan a sus
seguidores en dirección a las metas ya establecidas), porque al entrar el nuevo
Rector a dirigir esta Universidad, ya tuvo objetivos propuestos a largo plazo
(objetivos generales), como es el “Plan Piloto de Acción para la Transformación
de la Educación Superior”, con el apoyo y asesoramiento de expertos de
IESALC/UNESCO comprendido en la departamentalización y el nuevo rediseño
curricular, en todos los curso del año de la Universidad, a partir de la gestión
2002.
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Aplicación del Proceso Administrativo
Es así que el actual Rector (Eduardo Cortéz) está basado en ese objetivo
general, y los distintos decanos de las facultades también están bajo este objetivo
que engloba a toda la Universidad.
6.5. COMUNICACIÓN
Es la transferencia de información de un emisor a un receptor, asegurándose de que
el mensaje se comprende, esta puede ser: formal, es la que fluye a través de los
canales organizacionales (correspondencia, manuales, instructivos, etc.) y también
puede ser informal, que surge de los grupos informales como los chismes,
comentarios, opiniones, etc.
- ¿Qué tipos de comunicación se dan en la organización?
Se ve tanto la comunicación formal como la informal, por ejemplo la comunicación
formal basada en correspondencia, manuales o instructivos cuando no existe
clases se hace saber mediante uno de estos, y también se ve la comunicación
informal basados en los chismes y comentarios que crean en realidad conflictos
en el área de docentes, porque genera ciertos aspectos que dan lugar a
discrecionalidad de cada uno (esto entre docentes).
- ¿Qué métodos y canales de comunicación se utilizan (orales o escritos)?
Se emplea los dos métodos, orales y escritos, según sea el caso en particular,
como por ejemplo en forma oral mediante discursos y discusiones que se realizan
entre los distintos directivos de las diversas facultades para concertar sus
objetivos en particular; y mediante el método escrito cuando se trata de algo
mucho más formal, como invitaciones, memorando, llamadas de atención,
despidos, felicitaciones, defensas legales, registros sobre algunas cosas en
particular.
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Aplicación del Proceso Administrativo
- ¿Existen barreras?
Sí existen, debido a la falta de planeación en ciertas facultades no especializadas
en dicha función, principalmente en la facultad de ciencias de la salud, a veces
debido a la utilización del método oral, la información se distorsiona
semánticamente, y los mensajes son deficientemente expresados.
- ¿Se desarrollan habilidades?
Sí, como se desarrolló la habilidad para escuchar activamente en el programa de
Auditoría, el cual se basó en un estudio o sondeo sobre la disponibilidad de horas
que tienen para estudiar, lo cual hizo crear un nuevo grupo de estudiantes en un
horario especial de 17:00-21:00 otro ejemplo es sobre las peticiones que se
realizaron por parte de la Facultad de Ciencias Económicas y Financieras por
tener predios propios y con mayor capacidad para su estudiantado que se hizo
realidad hace un mes pasado, gracias a la atención de sus autoridades.
En tanto en las habilidades de retroalimentación, no está muy desarrollada ya que
presenta el problema de que los directivos en caso de ascensos o buenas
noticias se hacen cargo de ellas pero cuando son malas noticias como despidos
dejan ese trabajo para otra persona (algún subordinado).
Las habilidades para delegar, están muy desarrolladas por que al ser una
organización tan grande, con muchas funciones y tareas por realizar el directivo
ya sea de la facultad, programa o instituto, busca gente de su confianza para
poder delegar su autoridad con la misma proporción de responsabilidad.
Mientras que las habilidades disciplinarias no están muy empleadas
(desarrolladas) ya que se observa casos en que docentes rompen con ciertas
reglas y se ven inmiscuidos en actos dañinos para la organización, pero que no
reciben ninguna sanción por parte de las autoridades.
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Las habilidades para el manejo de conflictos como las habilidades de
negociación, están muy desarrolladas en los directivos de las distintas facultades
ya que en un buen número ocurren muchos conflictos con los docentes por la
falta de cancelación de su sueldo, estos acuerdan precios y ciertas estipulaciones
con los demandantes para resolver dichos conflictos.
6.6. COMENTARIO
La función de Dirección en la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” está
empleada en un 80%, por que algunos principios muy importantes no son tomados
en cuenta como de la resolución de conflicto que se ve al iniciar las clases con la
mala programación y fallas del sistema Coimata, el empleo del liderazgo
transaccional lo hace un tanto negativo pero a largo plazo es algo bueno, ya que
recién se está iniciando dicho plan (excelencia académica y rediseño curricular).
La motivación es algo muy rescatable, tanto en el área directiva como operativa, ya
que existen empleados con cierta antigüedad (serenos, conserjes y otros) a los
cuales se les premia por su antigüedad y su buen rendimiento, al igual que a docente
con buen rendimientos en sus alumnos y también por su antigüedad.
Aunque lo más rescatable es la motivación hacia los docentes, sobre la capacitación
en universidades extranjeras, con todo pagado, además de un contrato para pagar
dicha inversión en su persona por parte de la Universidad facilitándole ciertos
trámites, es decir dictando clases después de haberse especializado.
La comunicación, es decir los métodos y canales que se utilizan son muy buenos ya
que una organización no debe ser tan rígida (formal en todo) debe dar lugar a la
creación de grupos informales en los cuales se da una comunicación informal, tanto
oral como escrita, donde se desarrollan habilidades especiales como saber escuchar
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Aplicación del Proceso Administrativo
a los demás sobre sus puntos de vistas, también desarrollan en estos grupos
habilidades de retroalimentación como de negociación extraoficial.
7. CONTROL
7.1. CONCEPTO
Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de detectar y
prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.
7.2. PROCESO DE CONTROL ADMINISTRATIVO
- ¿Se efectúa medición del desempeño real?
Sí, especialmente en su personal en el área administrativa y en su plantel de
docentes, ya que la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho” busca un
cambio renovador, un cambio total basado en la eficiencia de sus funciones, esto
a través del cumplimiento de los requisitos que se busca cumplir, midiendo así el
desempeño que tiene cada miembro de esta institución, para saber en que se
debe mejorar, perfeccionar para ofrecer un mejor servicio.
- ¿Se compara desempeños reales contra estándares?
Claro que sí, estos desempeños son comparados en base a lo estipulado en los
contratos individuales que tiene cada individuo con la institución, ya que al
ingresar una persona al servicio de esta institución, lo hace a través del
cumplimiento de ciertos requisitos, y en este contrato basado en las funciones
que realizará, el desempeño que se espera de dicho sujeto, para su posterior
comparación, si todo avanza con todo lo estipulado o para así cambiar en ciertos
aspectos que tal vez son limitantes y así mejorar su normal desenvolvimiento,
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Aplicación del Proceso Administrativo
aumentando flexibilidad, sobre ciertas funciones en las cuales el desempeño que
se espera es muy alto, bajo ciertos límites. Lo cual hace muy difícil el normal
cumplimiento de los objetivos (a su vez el desempeño real es bajo).
- ¿Se corrigen desviaciones?
Sí, ya que estas desviaciones significarían una pérdida de tiempo y costo para la
institución (Universidad), por que se incurre o se dirige a actividades fuera de lo
establecido (planeado) generando el rompimiento de las reglas, en base a los
objetivos establecidos, es decir rompiendo los límites en los cuales se basaba
para cumplir con su propósito.
El proceso que se sigue para su corrección es en un primer instante se lo
identifica cual es la razón de ser de esta desviación, que efectos provocó quién
fue responsable, analizar y sugerir las acciones que se seguirán para su posterior
corrección que debe realizarse y volver al fin que se buscaba antes.
7.3. CONTROL POR AREAS FUNCIONALES
Esto se lo realiza a nivel general tanto en las áreas funcionales que abarcan a toda la
Universidad como dentro de cada Facultad, ya que algunas facultades tienen un
subdivisión funcional en ellas, es decir sus propios jefes financieros, de personal, de
procesamiento de datos, lo cual hace que los controles sean aún mas específicos
para cada área, aparte del control que se realiza a todas las facultades.
- Control de Producción (Calidad, inventario, compras)
Este control busca el incremento de la eficiencia, reducción de costos y la
uniformidad y mejora de la calidad del producto.
Cristian Fernández – Ing. Comercial
Aplicación del Proceso Administrativo
Basado en la calidad de servicio educacional que prestan los docentes, basado
en que debe ser igual en todas las carreras, viendo si existe demasiado o poco
personal para que su generación de servicio sea el adecuado, pero al generar sus
servicios de extensión universitaria se ve una diferencia grande en el nivel de
educación (calidad educacional) ya que existen carreras dentro de la Universidad
Autónoma “Juan Misael Saracho” reconocidos en todo Bolivia (como Odontología)
pero otras, que gozan de mala reputación por falta de prestigio y de baja calidad
educacional. Lo cual hace que no existe una uniformidad en la calidad de su
servicio, como debe ser.
- Control de Mercadotecnia (Ventas, desarrollo de productos, distribución,
publicidad, promoción)
Nos permite desarrollar planes a corto y mediano plazo, evaluación efectiva de
vendedores, basada en la evaluación de la eficacia de las funciones a través de
las cuales se hace llegar el producto al consumidor.
Este tipo de control basado en el desarrollo de productos (en este caso en el
desarrollo del servicio) se basa en el mejoramiento del servicio de extensión
universitaria que presta a la sociedad, la publicidad que se la realiza es a través
de sus medios de comunicación (radio y televisión universitaria) lo cual hace que
los controles se vayan dirigido hacia ellos especialmente, basado como lo
realizan si son convincentes o no, la forma como llega al usuario.
El control de promoción de sus servicios se basa principalmente en el número de
alumnos que tienen las nuevas carreras (Ing. Comercial y Comercio
Internacional), su aumento y reducción de su alumnado dependerá de la calidad
de servicio que preste al iniciar un nuevo producto (en este caso servicio).
Cristian Fernández – Ing. Comercial
Aplicación del Proceso Administrativo
- Control de Finanzas (Presupuestal, contable, costos y auditoría)
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del
rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades
que la integran.
El control presupuestal es muy importante en esta Universidad debido a que
tienen que comparar el nivel de ingreso de universitarios cada año, para ver en
cuanto se debe aumentar el presupuesto, ya que debido al creciente aumento de
alumnos hace que cada vez los costos para esta Casa Superior de Estudios
vayan elevándose. En base al alumnado de cada Facultad se aumentan o
reducen sus presupuestos, lo que hace que sus controles también varíen en base
a esto, como los controles contables dentro de cada carrera, dependiendo de la
facultad a la que pertenece, las auditorias en estos tiempos (2000-2004) son muy
comunes debido a que tienen apoyo financiero de organismos extranjeros, los
cuales se basan en rendimientos de cuentas, controles contables, sobre los
costos y auditorias cada año de cada carrera, por facultad, especialmente un
control realizado por los funcionarios de AUTAPO (Ayuda a las Universidades de
Tarija y Potosí), ayuda japonesa y otros organismos que cooperan con la
reestructuración y rediseño de la Universidad Autónoma “Juan Misael Saracho”
gracias al plan Piloto.
- Control de Recursos Humanos (Evaluación de actuación, del reclutamiento
y selección, capacitación y desarrollo, evaluación de la motivación, sueldos
y seguridad)
Se lo lleva a cabo a través de la auditoría de recursos humanos, es decir a través
de la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del
personal, incluye el inventario de recursos humanos.
Cristian Fernández – Ing. Comercial
Aplicación del Proceso Administrativo
Este tipo de control, es el más utilizada principalmente en el control de asistencia
de los docentes, controlada mediante el uso de relojes marcadores magnéticos.
En los lugares de trabajo donde no exista reloj marcador, la asistencia se
controlará mediante tarjeta, libros u otros registros especiales autorizados y
habilitados al efecto. Los funcionarios tienen la obligación de registrar sus horas
de ingresos y salida diarias.
El control sobre la evaluación del reclutamiento y de selección es el más variable
que cada año cambian los programas y procedimientos, para la eficiencia del
personal que se desea tener.
7.4. SE DESARROLLA:
- Controles preliminares o preventivos?
Se efectúa antes de realizar las actividades, es el tipo de control más deseable
porque previene los problemas. Exigen información oportuna y exacta que difícil
de obtener.
En realidad no se realiza ya que debido a los factores externos cambiantes, hace
que resulte difícil, realizar este tipo de controles, además de que contar con
información oportuna representa un costo adicional, aunque previene problemas
no se lo realiza, pero en ciertas facultades se lo realiza. Por ejemplo en la
construcción de los predios de la Facultad de Ciencias Económicas y Financieras
se planeo el tiempo estipulado para su realización, el control preliminar basado en
las Gráficas de Gantt, en las cuales se mostraba que tiempo duraría cada
actividad, lo cual representó ahorro de tiempo en controles concurrentes o
posteriores, y a la misma vez una reducción de costos de control.
Cristian Fernández – Ing. Comercial
Aplicación del Proceso Administrativo
- Controles concurrentes?
Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, cuando la
actividad está en desarrollo, corrigiendo problemas antes de que sean muy
costosos.
Este tipo de control es el más usado, en el normal desenvolvimiento de las
actividades académicas, ya que se tiene un control sobre la asistencia tanto de su
personal administrativo como docente, otros tipos de estos controles son los
informes que se realizan en cualquier momento a los docentes (los evalúan los
alumnos) para ver si cumplen las funciones que tiene o no, para así corregir el
desempeño real comparándolo con el desempeño que se espera (establecido en
su contrato).
- Controles posteriores o de retroalimentación?
Es el que se realiza después de haber realizado las actividades planeadas, con el
fin de comparar los resultados obtenidos con lo preestablecido.
Basados en los controles contables, ya muestran una situación económica-
financiera que tiene la Universidad sobre meses pasados, es decir después de
haber incurrido en sus actividades, para poder así poder tomar decisiones a
futuro, aunque este control es muy ineficaz, ya que muestra una situación pasada
que podría resultar muy tarde para su corrección.
7.5. COMENTARIO
La función administrativa de control, se la emplea en un 90% ya que al ser una
institución tan grande, los controles son muy numerosos de diversos tipos, es decir
específicos para cada función.
Cristian Fernández – Ing. Comercial
Aplicación del Proceso Administrativo
El control se lo realiza desde el cargo más bajo hasta los más altos (Rector,
Vicerrector, etc.) a través de ciertos organismos especializados (Consejo
Universitario) es decir al estar establecido los puestos de trabajo, viendo quien es su
inmediato superior, este debe realizar un cierto control sobre sus subordinados,
además de los controles que realizan a nivel general en toda la Universidad.
El control más empleado, el de asistencia, es muy deficiente debido a que los relojes
magnéticos no están en funcionamiento, en vez de esos se lo realizan a través de
planillas estampando sus firmas, lo cual hace un control ineficaz, ya que no muestra
la hora en que se entró a trabajar (área administrativa o docente) o la hora de salida
como lo es en la Universidad Católica.
La falta de controles preliminares reduce su efectividad, ya que cuenta o emplea
mayormente controles concurrentes o posteriores, mayormente estos últimos.
