Upload
buidat
View
221
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
EVALUASI SISTEM PENGADAAN PERALATAN KANTOR DENGAN METODE PEMILIHAN LANGSUNG PADA DINAS PERINDUSTRIAN
PERDAGANGAN KOPERASI DAN UMKM KABUPATEN KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
CHRISTINA WAHYU RATNA SARI F3308036
PROGRAM STUDI DIII AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
MASALAH ADALAH SEBUAH KESEMPATAN BAGI ANDA UNTUK MENGERAHKAN YANG TERBAIK DARI DIRI ANDA
(DUKE ELLINGTON)
ORANG YANG MENGERJAKAN SESUATU TAPI GAGAL,
JAUH LEBIH BAIK DARIPADA ORANG YANG TIDAK MENCOBA
MELAKUKAN APAPUN DAN SUKSES.
(LIYOD JONES)
HENDAKLAH KAMU SELALU RENDAH HATI, LEMAH
LEMBUT, DAN SABAR. TUNJUKKANLAH KASIHMU
DALAM HAL SALING MEMBANTU.
(EFESUS 4:2)
Penulis persembahkan kepada:
v Papa dan Mama, trimakasih atas doanya.
v Kakak- kakakku yang memberi motivasi.
v Teman-teman Akuntansi 2008.
v Almamater.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kehadirat Tuhan YME yang telah melimpahkan
segala rahmat, karunia, hidayah dan inayah-Nya kepada penulis sehingga penulis
mampu menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “ EVALUASI SISTEM
PENGADAAN PERALATAN KANTOR DENGAN METODE PEMILIHAN
LANGSUNG PADA DINAS PERINDUSTRIAN PERDAGANGAN
KOPERASI DAN UMKM KABUPATEN KARANGANYAR ”.
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk melengkapi dan memenuhi
persyaratan guna memperoleh Gelar Ahli Madya pada Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak lepas dari
bantuan dan kerjasama dari berbagai pihak yang telah memberikan kesediaan
waktunya untuk membantu demi terselesainya Tugas Akhir ini. Penulis juga
mengucapkan terimakasih yang tulus kepada pihak-pihak yang membantu
penulisan Tugas Akhir ini :
1. Tuhan YME, terimakasih Engkau selalu memberikan yang terbaik
untukku, memudahkan langkah-langkahku dan mengabulkan semua doa-
doaku.
2. Bapak Dr. Wisnu Untoro, MS. selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. Santosa T H, M.Si., Ak selaku Ketua Program Diploma III
Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
4. Ibu Sri Murni, SE, M.Si., Ak selaku Ketua Program Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Ibu Putri Nugrahaningsih, SE, Ak. selaku Pembimbing Tugas Akhir yang
telah berkenan memberikan kesediaan waktunya untuk memberi
bimbingan dan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas
Akhir ini.
6. Bapak maupun Ibu Dosen yang telah memberikan ilmu praktik dan teori
selama masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret
Surakarta.
7. Bapak Sundoro, SH, Msi yang memberikan ijin kepada penulis untuk
melakukan penelitian di Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, dan
UMKM Kabupaten Karanganyar.
8. Seluruh direksi, staf, serta karyawan di Dinas Perindustrian,
Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Karanganyar yang telah
membantu memberikan informasi dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
9. Papa dan Mama tercinta, terimakasih atas cinta, doa, kasih sayang,
perhatian, dan pengorbanannya selama ini.
10. Kakak- kakakku, mbak inuk, mas hongki, mbak ucik, mas momok,
terimakasih atas doa dan dukungannya.
11. Keponakanku yang bandel sekali tapi sangat kusayang, Leonard Rafael
Adinugroho, Marcelline Calista Adinugroho.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
12. Sahabat-sahabatku, anak-anak Ram’s, Dita, Destia, Cerli, Selvi, Tpr,
Diyan, Marita, Nisha dan Citra, terimakasih atas dukungan, semangat dan
kerjasamanya. Suatu hari aku pasti sangat merindukan kalian.
13. Teman-teman Akuntansi angkatan 2008, terimakasih atas persahabatan
yang indah selama 3 tahun ini, aku bangga mengenal kalian.
14. Ceguk izzy, terimakasih buat doa dan semangatnya.
15. My Best Friend, Shendy Karenina Wijaya, terimakasih telah mewarnai
hidupku, ku percayakan langkah bersamamu, kita bisa jika bersama.
16. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini
yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.
Penulis menyadari dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari
sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi akademi serta para
pembaca yang budiman.
Surakarta, 08 Juli 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul.................................................................................................. i
Abstract ............................................................................................................ ii
Halaman Pesetujuan ......................................................................................... iii
Halaman Pengesahan ....................................................................................... iv
Motto dan Persembahan ................................................................................... v
Kata Pengantar ................................................................................................. vi
Daftar Isi .......................................................................................................... ix
Daftar Gambar .................................................................................................. xi
Daftar Lampiran ............................................................................................... xii
BAB I PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum Perusahaan .................................................... 1
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan ............................................ 1
2. Visi dan Misi ....................................................................... 3
3. Tujuan .................................................................................. 4
4. Tugas Pokok dan Fungsi ...................................................... 5
5. Struktur Organisasi .............................................................. 9
6. Deskripsi Jabatan ................................................................. 10
B. Latar Belakang Masalah ............................................................. 14
C. Rumusan Masalah ...................................................................... 16
D. Tujuan Penelitian........................................................................ 17
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
E. Manfaat Penelitian...................................................................... 17
BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka.................... .................................................... 19
1. Pengertian Evaluasi ............................................................. 19
2. Pengertian Sistem ............................................................... 19
3. Peralatan Kantor ................................................................. 20
4. Pengertian Sistem Akuntansi dan Sistem Informasi
Akuntansi .......................................................................... 22
5. Sistem Pengadaan Peralatan Kantor .................................... 23
B. Analisis Data dan Pembahasan .................................................. 31
1. Sistem Pengadaan Peralatan Kantor .................................... 31
2. Evaluasi Sistem Pengadaan Peralatan Kantor ..................... 65
BAB III TEMUAN
A. KELEBIHAN ............................................................................. 68
B. KELEMAHAN .......................................................................... 68
BAB IV PENUTUP
A. SIMPULAN ............................................................................... 70
B. REKOMENDASI ....................................................................... 70
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR Halaman 1.1 Struktur Organisasi Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan
Akuntansi dan Aset Daerah Kabupaten Karanganyar ............................ 9
2.1 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Barang ...................................... 38
2.2 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Barang (Lanjutan) .................... 39
2.3 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang ....................................... 44
2.4 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan) ..................... 45
2.5 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan) ..................... 46
2.6 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan) .................... 47
2.7 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan) ..................... 48
2.8 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan) ..................... 49
2.9 Bagan Flowchart Prosedur Penerimaan Barang ..................................... 53
2.10 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Pembayaran .............................. 56
2.11 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Pembayaran (Lanjutan) ............. 57
2.12 Bagan Flowchart Prosedur Pencairan Dana ........................................... 61
2.13 Bagan Flowchart Prosedur Pencatatan Pencairan Dana ......................... 64
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan Tugas Akhir
2. Surat Keterangan Telah Melakukan Kegiatan Magang
3. Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
4. Buku Kas Umum Pengeluaran
5. Register SPP-LS
6. Register SPM-LS
7. Surat Perintah Membayar (SPM)
8. Perpres No. 54 Tahun 2010
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGADAAN PERALATAN KANTOR DENGAN METODE PEMILIHAN LANGSUNG PADA DINAS PERINDUSTRIAN
PERDAGANGAN KOPERASI DAN UMKM KABUPATEN KARANGANYAR
Christina Wahyu Ratna Sari
F3308036
Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui prosedur/sistem pelaksanaan pengadaan peralatan kantor pada Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar dengan metode pemilihan langsung, serta menemukan kendala-kendala yang ada dalam pelaksanaan pengadaan peralatan kantor pada Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar dengan metode pemilihan langsung.
Dengan penelitian ini, penulis dapat membandingkan prosedur pemungutan pajak hotel menurut Peraturan Daerah dengan prosedur yang digunakan oleh DPPKAD Kabupaten Karanganyar di lapangan. Penulis juga menemukan kelebihan maupun kelemahan terhadap prosedur/sistem yang digunakan oleh DPPKAD Kabupaten Karanganyar dalam pelaksanaan pemungutan pajak hotel.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan, penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain adalah adanya prosedur/sistem yang digunakan sudah cukup baik hal ini dapat dilihat dari adanya pemisahan fungsi yang jelas, adanya otorisasi untuk setiap transaksi, penggunaan formulir bernomor urut tercetak, namun penerbitan formulir masih kurang jumlahnya, karena ada beberapa bagian yang tidak dapat mengarsipnya setelah divalidasi serta pembuatan Rencana Kerja dan Syarat-syarat serta Harga Perkiraan Sendiri dilakukan setelah prakualifikasi.
Berdasarkan dari temuan-temuan dalam penelitian ini, maka penulis mengajukan beberapa saran kepada pihak Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar yaitu Petugas menambah jumlah dokumen dalam penerbitan formulir yang digunakan, sehingga semua bagian yang terkait dapat mengarsip juga dokumen yang telah diverifikasinya dan pembuatan RKS dan HPS sebaiknya sebelum prakualifikasi, karena RKS dan HPS adalah acuan proses negosiasi harga dalam pengadaan barang/jasa, agar mencegah adanya penyelewengan yang dilakukan oleh petugas. Kata Kunci : Evaluasi, Sistem, Metode Pemilihan Langsung
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Gambaran Umum
1. Sejarah Berdirinya Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan
Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (Disperindagkop dan UMKM)
Kabupaten Karanganyar
Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil, dan
Menengah, dibentuk dengan dasar hukum sebagai berikut ini.
a) UU No.32 tahun 2004 tentang pemerintah Daerah (Lembaga Negara
RI tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara RI 4437).
Sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan UU Nomor
12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas UU No 34 Tahun 2004
tentang Pemerintah Daerah (Lembaga Negara RI tahun 2008 Nomor
59, Tambahan Lembaran Negara RI 4484).
b) UU Nomor 33 Tahun 2004, tentang Perimbangan Keuangan antara
Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Republik
Indonesia Nomor 4438).
c) Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pedoman,
Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 165,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4593).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
d) Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian
Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi
dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 4737).
e) Peraturan Pemerintah Nomor 41 tahun 2007 tentang Organisasi
Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007
Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
4741).
f) Peraturan Presiden Nomor 1 Tahun 2007 tentang Pengesahan,
Pengundangan dan Penyebarluasan Peraturan Perundang-undangan.
g) Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 7 Tahun 2008
tentang Urusan Pemerintah yang Menjadi Kewenangan pemerintah
Daerah Kabupaten Karanganyar (Lembaran Daerah Kabupaten
Karanganyar Nomor 7).
h) Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar No.2 Tahun 2009 Tanggal
12 Januari 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Kabupaten
Karanganyar.
i) Keputusan Bupati Karanganyar No.56 tahun 2009, Tanggal 15 Mei
2009 tentang Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Struktural pada
kegiatan Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan Usaha
Mikro, Kecil dan Menengah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
2. Visi dan Misi
Visi :
Terwujudnya Kabupaten Karanganyar sebagai daerah industri,
niaga yang tangguh dengan ditunjan peningkatan koperasi dan usaha
mikro, kecil dan menengah (UMKM) sebagai penggerak utama menuju
kemandirian Ekonomi Daerah.
Misi :
a) Menumbuhkembangkan perekonomian daerah yang bertumpu pada
potensi dan pemberdayaan masyarakat melalui sektor industri,
perdagangan, koperasi, dan usaha mikro, kecil, dan menengah yang
dapat menciptakan kesempatan berusaha, kesempatan kerja,
pemerataan pembangunan dan peningkatan pendapatan.
b) Meningkatkan akses teknologi dan pembangunan, produksi,
perdagangan, permodalan dengan perkuatan sarana produksi, promosi,
kerjasama kemitraan, studi banding dan temu usaha.
c) Terjalinnya distribusi barang barang jasa untuk kebutuhan masyarakat,
tertib niaga dan perlindungan konsumen serta peningkatan ekspor
nonmigas daerah.
d) Meningkatkan peran koperasi dan UKM melalui pembinaan atau
bimbingan serta perkuatan modal.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
e) Meningkatkan pemanfaatan dan pengelolaan potensi pasar secara
profesional dan berwawasan lingkungan serta menerapkan penataan
pasar yang tertib, bersih, dan aman.
3. Tujuan
a) Meningkatnya sektor industri khususnya industri kecil dan menengah
lebih dapat berkembang, berkualitas, berdaya saing tinggi dengan
pemanfaatan berbagai potensi yang ada sera melakukan pembinaan
dan pengawasan terhadap kegiatan industri.
b) Meningkatakan kelancaran kebutuhan barang pokok dan strategis serta
barang umum lainnya pada tingkat harga yang wajar dan
meningkatkan perdagangan ekspor impor non migas.
c) Meningkatkan ketertiban administrasi organisasi dan usaha bagi
koperasi serta meningkatkan perkuatan yang dapat menambah usaha,
sehingga kesejahteraan masyarakat dan pendapatan daerah bertambah.
d) Adanya pasar yang tertib, bersih dan aman yang dapat
menumbuhkembangkan perekonomian daerah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
4. Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi
dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah ( Disperindagkop dan
UMKM) Kabupaten Karanganyar
Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Perindustrian, Perdagangan,
Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah, yaitu sebagai berikut ini.
a) Tugas Pokok Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan Usaha
Mikro, Kecil dan Menengah adalah melaksanakan sebagian tugas dan
fungsi Pemerintah Daerah di bidang Perindustrian, Perdagangan,
Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah Kabupaten
Karanganyar.
b) Fungsi Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan Usaha Mikro,
Kecil dan Menengah adalah sebagai berikut ini.
1) Perumusan kebijakan teknis penyelenggaraan Pemerintah Daerah
di bidang perindustrian, perdagangan, koperasi dan usaha mikro,
kecil dan menengah yang meliputi perindustrian, perdagangan,
koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah dan pengelolaan
pasar serta kesekretariatan.
2) Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelaksanaan pelayanan
umum di bidang perindustrian, perdagangan, koperasi dan usaha
mikro, kecil dan menengah dan pengelolaan pasar serta
kesekretariatan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
3) Pembinaan dan Pelaksanaan Tugas di bidang perindustrian,
perdagangan, koperasi dan usaha mikro, kecil dan menengah yang
meliputi perindustrian, perdagangan, koperasi dan usaha mikro,
kecil dan menengah dan pengelolaan pasar serta kesekretariatan.
4) Pembinaan terhadap Unit Pelaksana Teknis dalam Lingkup Dinas
Perindustrian, Perdagangan, Koperasi, dan Usaha Mikro, Kecil dan
Menengah.
5) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
5. Struktur Organisasi Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi,
dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah
Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 2
Tahun 2009 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten
Karanganyar, maka susunan organisasi Dinas Perindustrian, Perdagangan,
Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah kabupaten Karanganyar
adalah sebagai berikut ini.
1. Kepala Dinas
2. Sekretariat, membawahi:
a) Sub Bagian Perencanaan;
b) Sub Bagian Keuangan;
c) Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
3. Bidang Perindustrian, membawahi:
a) Seksi Industri Agro dan Hasil Hutan;
b) Seksi Industri Kimia, Logam dan Aneka Industri.
4. Bidang Perdagangan, membawahi:
a) Seksi Bimbingan Usaha Perdagangan dan Perlindungan Konsumen;
b) Seksi Pendaftaran Perusahaan, Promosi, Distribusi, Ekspor dan Impor.
5. Bidang Koperasi, Usaha Mikro, Kecil dan Menengah, membawahi:
a) Seksi Kelembagaan dan Pengembangan Koperasi, Usaha Mikro, Kecil
dan Menengah;
b) Seksi Permodalan, Kemitrausahaan dan Pemasaran Produk.
6. Bidang Pengelolaan Passar
a) Seksi Penataan Pasar;
b) Seksi Keamanan dan Ketertiban Pasar;
c) Seksi Pemeliharaan dan Pengembangan Pasar.
7. Unit Pelaksana Teknis
8. Kelompok Jabatan Fungsional
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada dibawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Kemudian masing-masing bidang
dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang berada dibawah dan bertanggung
jawab kepada Kepala Dinas. Masing-masing sub bagian dipimpin oleh
seorang Kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertanggung jawab
kepada Sekretaris. Masing-masing seksi dipimpin oleh Kepala Seksi yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang yang
bersangkutan. Gambaran dari susunan organisasi Dinas Perindustrian,
Perdagangan, Koperasi dan Usaha Mikro, Keci, dan Menengah Kabupaten
Karanganyar adalah sebagai berikut ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
6. Deskripsi Jabatan
KEPALA
SEKRETARIAT
KELO
MPO
K JABATAN
FUN
GSIO
NAL
Sub Bagian
Perencanaan
Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian U
mum
dan Kepegaw
aian
BIDANG
PERIN
DUSTRIAN
BIDAN
G
PERDAGAN
GAN
Seksi Bimbingan
Usaha
Perdagangandan Perlindungan
Konsumen
BIDANG
KOPERASI DAN
UM
KM
BIDANG
PEN
GELO
LAAN PASAR
Seksi Pendaftaran Perusahaan,
Promosi, Distribusi,
Ekspor dan Impor
Seksi Permodalan,
Kemitraan dan
Pemasaran Produk
Seksi Kelembagaan
Koperasi dan Usaha
Mikro, Kecil dan
Menengah
Seksi Industri Agro dan H
asil Hutan
Seksi Industri Kimia,
Logam dan Aneka
Industri
Seksi Pemeliharaan
dan Pengembangan Pasar
Seksi Keamanan
dan Ketertiban Pasar
Seksi Penataan Pasar
UPT
Struktur Organisasi D
inas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan U
saha Mikro, K
ecil dan Menengah K
abupaten Karanganyar
Keterangan:
Bagian/ D
ivisi tempat m
elakukan kegiatan magang
BID
AN
G K
OPE
RA
SI DA
N
UM
KM
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
1. Kepala Dinas
Bertugas membantu Bupati dalam melaksanakan urusan
Pemerintahan Daerah di Bidang Dinas Perindustrian, Perdagangan,
Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah berdasarkan azas
otonomi dan tugas pembantuan
2. Sekretaris
Bertugas membantu Kepala Dinas dalam merumuskan
kebijakan, mengkoordinasikan, membina, dan mengendalikan kegiatan
perencanaan, keuangan, umum, dan kepegawaian di lingkungan dinas.
3. Kepala Sub Bagian Perencanaan
Bertugas membantu sekretaris dalam menyusun program
kegiatan, monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan program
kegiatan Dinas.
4. Kepala Sub Bagian Keuangan
Bertugas membantu Sekretaris dalam melaksanakan urusan
administrasi keuangan dan pelaporan pertanggungjawaban keuangan
Dinas.
5. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Bertugas membantu Sekretaris dalam melaksanakan
pengelolaan urusan administrasi umum, rumah tangga, perlengkapan/
perbekalan, dokumentasi, perpustakaan dan kearsipan, serta
pengelolaan administrasi kepegawaian Dinas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
6. Kepala Bidang Perindustrian
Bertugas membantu Kepala Dinas dalam merumuskan
kebijakan, mengkoordinasi, membina dan mengendalikan kegiatan di
bidang perindustrian.
7. Kepala Seksi Industri Agro dan Hasil Hutan
Bertugas membantu Kepala Bidang Perindustrian dalam
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,
pembinaan, dan pengendalian kegiatan Seksi Industri Agro dan Hasil
Hutan.
8. Kepala Seksi Industri Kimia Logam dan Aneka Industri
Bertugas membantu Kepala Bidang Perindustrian dalam
penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, dan
pengendalian kegiatan Seksi Industri Kimia Logam dan Aneka
Industri.
9. Kepala Bidang Perdagangan
Bertugas membantu Kepala Dinas dalam merumuskan bahan
kebijakan, mengkoordinasikan, membina, dan mengendalikan kegitan
di Bidang Perdagangan.
10. Kepala Seksi Bimbingan Usaha Perdagangan dan Perlindungan
Konsumen
Bertugas membantu Kepala Bidang Perdagangan dalam
melaksanakan persiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
pembinaan, dan pengendalian kegitan Seksi Bimbingan Usaha
Perdagangan dan Perlindungan Konsumen.
11. Kepala Seksi Pendaftaran, Promosi, Distribusi, Ekspor dan Impor
Bertugas membantu Kepala Bidang Perdagangan dalam
melaksanakan persiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,
pembinaan, dan pengendalian kegiatan Seksi Pendaftaran, Promosi,
Distribusi, Ekspor dan Impor.
12. Kepala Bidang Koperasi dan Usaha Mikro , Kecil dan Menengah
(UMKM)
Bertugas membantu Kepala Dinas dalam merumuskan
kebijakan, mengkoordinasikan, membina dan mengendalikan kegiatan
di bidang Koperasi dan Usaha Mikro , Kecil dan Menengah (UMKM).
13. Kepala Seksi Kelembagaan dan Pengembangan Koperasi dan Usaha
Mikro, Kecil dan Menengah
Bertugas membantu Kepala Bidang Koperasi dan Usaha Mikro,
Kecil dan Menengah dalam melaksanakan penyiapan bahan
perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, dan pengembalian
kegiatan Seksi Kelembagaan dan Pengembangan Koperasi dan Usaha
Mikro, Kecil dan Menengah.
14. Kepala Seksi Permodalan, Kemitrausahaan dan Pemasaran Produk
Bertugas membantu Kepala Bidang Koperasi dan Usaha Mikro,
Kecil dan Menengah dalam melaksanakan penyiapan bahan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan, dan pengendalian
kegiatan Seksi Permodalan, Kemitrausahaan dan Pemasaran Produk.
15. Kepala Bidang Pengelolaan Pasar
Bertugas membantu Kepala Dinas dalam merumuskan
kebijakan, mengkoordinasikan, membina dan mengendalikan kegiatan
di bidang pengelolaan pasar.
16. Kepala Seksi Penataan Pasar
Bertugas membantu Kepala Bidang Pasar dalam melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan
pengendalian kegiatan Seksi Penataan Pasar.
17. Kepala Seksi Keamanan dan Ketertiban Pasar
Bertugas membantu Kepala Bidang Pengelolaan Pasar dalam
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakn, koordinasi,
pembinaan dan pengendalian kegiatan Seksi Keamanan dan Ketertiban
Pasar.
18. Kepala Seksi Pemeliharaan dan Pengembangan Pasar
Bertugas membantu Kepala Bidang Pengelolaan Pasar dalam
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,
pembinaan dan pengendalian kegiatan Kepala Seksi Pemeliharaan dan
Pengembangan Pasar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
B. Latar Belakang Masalah
Penggunaan anggaran negara dalam pengelolaan barang milik daerah
adalah hal yang perlu diperhatikan oleh pemerintah. Sistem pengadaan
barang/ jasa milik daerah pada lembaga pemerintah mengacu pada Peraturan
Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/ Jasa Pemerintah. Jika peraturan tersebut tidak dipatuhi, maka
pemerintah melalui BPK ataupun BPKD berhak memberikan sanksi yang
setimpal. Untuk mengetahui sistem pengadaan perealatan kantor pada
lembaga pemerintah oleh Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan
UMKM akan dievaluasi menggunakan bagan alir dokumen (flowchart).
Di kalangan lembaga pemerintah baik pusat maupun daerah menyadari
perlunya menyelesaikan tugas pemerintahan dan pembangunan dengan cepat,
efisien, dan bermanfaat. Salah satu faktor yang mempengaruhi kelancaran
operasional di dinas pemerintah itu adalah pemakaian inventaris kantor yang
dibutuhkan pada setiap dinas pemerintah.
Pengadaan peralatan kantor seperti meja, kursi, kipas angin, AC,
komputer, laptop, televisi, LCD, dan pendukung lainnya dibutuhkan untuk
kelancaran kegiatan operasional pemerintahan. Pemerintah daerah kabupaten
Karanganyar menggunakan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010
sebagai pedoman pengadaan barang dan jasa, sedangkan untuk pencairan
dananya, Pemerintah kabupaten Karanganyar menggunakan Peraturan Bupati
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
nomor 7 tahun 2007 yang mengatur tentang prosedur permintaan pembayaran
sampai dengan prosedur pencatatan pencairan dana.
Sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010, pemilihan
penyedia barang dan jasa memiliki beberapa metode diantaranya metode
pelelangan umum, metode pelelangan terbatas, metode pemilihan langsung,
dan metode penunjukan langsung. Pengadaan peralatan kantor pada Dinas
Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM menggunakan metode
pemilihan langsung dalam proses pelaksanaannya. Metode pemilihan
langsung yaitu metode pemilihan yang membandingkan sebanyak-
banyaknya penawaran dan sekurang- kurangnya tiga (3) penawaran dari
penyedia barang dan jasa yang telah lulus prakualifikasi.
Metode pemilihan langsung digunakan untuk aktivitas yang bernilai
antara Rp 50 juta sampai Rp 100 juta. Pengadaan peralatan kantor pada Dinas
Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM menggunakan metode ini
karena lebih sederhana dalam proses pengadaannya, dan harga peralatan
kantor yang dibutuhkan memang tidak lebih dari Rp 100 juta. Hal ini sudah
sesuai dengan Peraturan Bupati nomor 7 tahun 2007 tentang pedoman
penatausahaan pelaksanaan APBD Kabupaten Karanganyar.
Berdasarkan penelitian sebelumnya, (Trisnawati, 2006) yang
dilakukan di Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
(DPPKAD) Kabupaten Karanganyar mengenai Evaluasi Sistem Pengadaan
Kendaraan Dinas menyatakan bahwa menurut Peraturan Presiden Nomor 54
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
Tahun 2010 tentang “Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa
Pemerintah”, sistem pengadaan kendaraan Dinas roda empat (mobil) di
Kabupaten Karanganyar menggunakan metode pelelangan umum dengan
pascakualifikasi. Begitu juga dengan fungsi- fungsi yang terkait dan
dokumen- dokumen yang digunakan, serta catatan akuntansi yang digunakan
sudah sesuai dengan prosedur yang diterapkan.
Pengadaan peralatan kantor pada Dinas Perindustrian, Perdagangan,
Koperasi dan UMKM Kabupaten Karanganyar memerlukan pengeluaran kas
yang tidak sedikit jumlahnya, hal ini berarti dibutuhkan sistem kerja yang
teliti dalam pelaksanaan tugasnya. Dengan demikian Dinas Perindustrian,
Perdagangan, Koperasi dan UMKM harus lebih memperhatikan pengawasan
pada sistem pengadaan peralatan kantor supaya tidak terjadi kesalahan dalam
penulisan jumlah, atau pencatatan.
Berdasarkan latar belakang di atas, dalam penulisan Tugas Akhir ini
penulis mengambil judul : “EVALUASI SISTEM PENGADAAN
PERALATAN KANTOR DENGAN METODE PEMILIHAN
LANGSUNG PADA DINAS PERINDUSTRIAN, PERDAGANGAN,
KOPERASI DAN USAHA MIKRO KECIL DAN MENENGAH
(UMKM) KABUPATEN KARANGANYAR.”
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
C. Rumusan Masalah
Sesuai dengan latar belakang masalah diatas maka rumusan masalah
dalam penelitian ini adalah sebagai berikut ini.
a. Bagaimana prosedur/sistem pengadaan peralatan kantor oleh Dinas
Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten
Karanganyar dengan metode pemilihan langsung?
b. Apa saja kelebihan dan kelemahan yang muncul dari pelaksanaan
pengadaan peralatan kantor pada Dinas Perindustrian, Perdagangan,
Koperasi dan UMKM Kabupaten Karanganyar dengan metode pemilihan
langsung?
D. Tujuan Penelitian
Sesuai dengan permasalahan di atas, maka tujuan dari penelitian ini
adalah sebagai berikut ini.
a. Untuk mengetahui apakah sistem pengadaan peralatan kantor oleh Dinas
Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM dengan metode
pemilihan langsung sudah sesuai dengan prosedur yang diterapkan.
b. Untuk mengetahui apakah Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi
dan UMKM Kabupaten Karanganyar sudah menerapkan sistem pengadaan
peralatan kantor dengan metode pemilihan langsung secara benar dan
efektif dalam prosedur pengadaannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
E. Manfaat Penelitian
Hasil dari penelitian ini diharapkan mampu memberikan manfaat bagi
semua pihak antara lain sebagai berikut ini.
a. Bagi Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten
Karanganyar.
Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai wacana bagi
DinasPerindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten
Karanganyar untuk selalu menciptakan kondisi pemerintahan yang tertib
melalui sistem pengadaan peralatan kantor dan mesin yang sesuai dengan
Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010.
b. Bagi Penulis
Sebagai salah satu syarat penting untuk kelulusan sebagai Ahli Madya
program Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas
Maret Surakarta dengan penyusunan tugas akhir ini.
c. Bagi Pembaca
Diharapkan bisa menjadi wacana ulang agar dapat digunakan sebagai
sarana pembelajaranuntuk penelitian selanjutnya dan bagi pihak pembaca.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka
1. Pengertian Evaluasi
Menurut Arikunto (2004: 1), evaluasi adalah kegiatan untuk
mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya
informasi tersebut. Di dalam mengevaluasi suatu kegiatan salah satu hal yang
perlu diperhatikan ialah efisiensi dan efektivitas kinerja karyawan supaya dapat
meningkatkan produktivitas pengelolaan peralatan kantor dan mesin sesuai
tujuan yang diharapkan.
2. Pengertian Sistem
Sistem merupakan suatu susunan terpadu yang terdiri dari sejumlah
komponen fungsional yang saling berhubungan dengan tujuan untuk memenuhi
suatu proses. Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001: 15) adalah sekelompok
unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-
sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Perbedaaan definisi sistem dengan prosedur adalah sebagai berikut ni.
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu
untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi, 2001:5). Prosedur
adalah suatu urutan kegiatan yang klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang
dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang- ulang (Mulyadi,
2001: 5). Sistem yang besar terdiri dari sistem- sistem lain yang lebih kecil yang
saling melengkapi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem akuntansi adalah
organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa
untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3).
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
suatu komponen yang terdiri dua atau lebih bagian yang saling berhubungan
untuk mencapai tujuan tertentu sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh
guna melaksanakan aktifitas pokok perusahaan.
3. Peralatan Kantor
Peralatan kantor merupakan jenis inventaris barang yang tergolong dalam
aktiva tetap yang mendukung lancarnya aktifitas suatu perusahaan. Pengertian
aktiva tetap itu sendiri menurut PSAK Nomor 16 tentang Pengelolaan Aktiva
Tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau
dengan dibangun lebih dahulu, yang digunakan dalam operasi perusahaan, tidak
dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal perusahaan dan
mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun.
Menurut Nurdiawan (2007: 4), peralatan kantor adalah merupakan biaya
perolehan meliputi harga pembelian, biaya pengangkutan, biaya instalasi, serta
biaya langsung lainnya untuk memperoleh dan mempersiapkan sampai peralatan
tersebut siap digunakan.
Menurut Taswan (2008: 277), aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang
diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun lebih dahulu, yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
digunakan dalam operasional bank, tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka
kegiatan normal bank dan mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun.
Sedangkan menurut Bastian (2005: 69), aktiva tetap adalah aktiva
berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibangun terlebih
dahulu, yang digunakan dalam operasi entitas pemerintah, tidak dimaksudkan
untuk dijual dalam rangka kegiatan normal entitas pemerintah dan mempunyai
masa manfaat lebih dari satu tahun. Karena kekayaan memiliki wujud, sering kali
aktiva tetap disebut dengan aktiva tetap berwujud (tangible fixed assets).
Peralatan menggambarkan seluruh biaya yang dikeluarkan untuk
memperoleh peralatan sampai dengan siap untuk dipakai. Biaya ini meliputi
harga pembelian, biaya instalasi, dan biaya langsung lainnya untuk memperoleh
serta mempersiapkan aktiva sehingga dapat digunakan. Untuk peralatan yang
berasal dari donasi dinilai berdasarkan nilai wajar dari harga pasar atau harga
gantinya.
4. Pengertian Sistem Akuntansi dan Sistem Informasi Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan
(Mulyadi 2001: 3).
Dari definisi tersebut, menurut Mulyadi (2001: 3) unsur pokok sistem
akuntansi adalah sebagai berikut ini.
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam
terjadinya transaksi. Contoh: bukti kas keluar, dengan demikian bukti kas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
keluar tersebut merupakan media pencatatan ke dalam jurnal dan ke dalam
buku kas keluar.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasi dan menurut penggolongan yang sesuai dengan
informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan dan meringkas data
keuangan dan data lainnya.
c. Buku Besar
Buku besar terdiri dari rekening- rekening yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah di catat sebelumnya dalam jurnal.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening- rekening pembantu yang merinci
data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar dan
merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada lagi catatan
akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam
rekening buku besar dan buku pembantu.
e. Laporan
Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi
yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi dan laporan perubahan laba
yang ditahan.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:
19) adalah sebagai berikut ini.
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu
untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan
untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan
perlindungan kekayaan perusahaan.
d. Untuk mengurangi biaya operasional dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
5. Sistem Pengadaan Barang dan Jasa
Menurut Perpres No. 54 Tahun 2010, pengadaan barang dan jasa adalah
kegiatan pengadaan barang yang dibiayai dengan APBN/ APBD, baik yang
dilaksanakan secara swakelola maupun oleh penyedia barang dan jasa.
Berdasarkan Perpres No. 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pengadaan Barang dan
Jasa, sistem pengadaan barang dan jasa dapat dijelaskan sebagai berikut ini.
a. Metode yang digunakan dalam sistem pengadaan barang/jasa.
1) Pelelangan Umum
Pelelangan umum adalah metode pemilihan penyedia barang dan
jasa yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas
melalui media massa dan papan pengumuman resmi untuk penerangan
umum sehingga masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan
memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa dengan metode pelelangan
umum adalah sebagai berikut ini.
a) Prakualifikasi, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini.
(1) Pengumuman.
(2) Pengambilan dokumen prakulifikasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
(3) Pemasukan dokumen prakualifikasi.
(4) Evaluasi dokumen prakualifikasi.
(5) Penetapan hasil prakualifikasi.
(6) Pengumuman hasil prakualifikasi.
(7) Masa sanggah prakualifikasi.
(8) Undangan kepada peserta yang lulus prakualifikasi.
(9) Pengambilan dokumen lelang umum.
(10) Penjelasan.
(11) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan
perubahannya.
(12) Pemasukan penawaran.
(13) Pembukaan penawaran.
(14) Evaluasi penawaran.
(15) Penetapan pemenang.
(16) Pengumuman pemenang.
(17) Masa sanggah.
(18) Penunjukkan pemenang.
(19) Penandatanganan kontrak.
b) Pasca kualifikasi, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut ini.
(1) Pengumuman pelelangan umum.
(2) Pendaftaran untuk mengikuti pelelangan.
(3) Pengambilan dokumen lelang umum.
(4) Penjelasan.
(5) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan
perubahannya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
(6) Pemasukan penawaran.
(7) Pembukaan penawaran.
(8) Evaluasi penawaran termasuk evaluasi kualifikasi.
(9) Penetapan pemenang.
(10) Pengumuman pemenang.
(11) Masa sanggah.
(12) Penunjukkan pemenang.
(13) Penandatangan kontrak.
2) Pelelangan Terbatas
Metode ini dilakukan apabila pelelangan umum dinilai sulit
dilaksanakan karena penyedia barang/jasa yang mampu mengerjakannya
diyakini terbatas serta pekerja yang dilaksanakan adalah pekerjaan yang
kompleks.
Pekerjaan kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi
tinggi atau mempunyai resiko tinggi atau yang menggunakan peralatan
yang didesain khusus atau yang bernilai di atas Rp 50.000.000,00 (Lima
Puluh Juta Rupiah).
Pelelangan terbatas diumumkan secara luas melalui media massa
dan papan pengumuman yang resmi dengan mencantumkan penyedia
barang/jasa yang telah diyakini mampu, untuk memberikan kesempatan
kepada penyedia barang/jasa lainnya yang mampu memenuhi
kualifikasinya.
Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa dengan metoda pelelangan
terbatas adalah sebagai berikut ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
a) Pemberitahuan dan konfirmasi kepada peserta terpilih.
b) Pengumuman pelelangan terbatas.
c) Pengambilan dokumen prakualifikasi.
d) Pemasukan dokumen prakualifikasi.
e) Evaluasi dokumen prakualifikasi.
f) Penetapan hasil prakualifikasi.
g) Pemberitahuan hasil prakualifikasi.
h) Masa sanggah prakualifikasi.
i) Undangan kepada peserta yang lulus prakualifikasi.
j) Penjelasan.
k) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan
perubahannya.
l) Pemasukan penawaran.
m) Pembukaan penawaran.
n) Evaluasi penawaran.
o) Penetapan pemenang.
p) Pengumuman pemenang.
q) Masa sanggah.
r) Penunjukkan pemenang.
s) Penandatanganan kontrak.
3) Penunjukkan Langsung
Metode ini langsung menunjuk 1 (satu) penyedia barang/jasa
dengan cara melakukan negosiasi teknis maupun harga. Metode ini
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
biasanya digunakan pada keadaan tertentu dan khusus, termasuk apabila
nilai pengadaan di bawah Rp 50.000.000,00 (Lima Puluh Juta Rupiah).
Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa dengan metoda
penunjukkan langsung adalah sebagai berikut ini.
a) Undangan kepada peserta terpilih.
b) Pengambilan dokumen prakualifikasi dan dokumen penunjukkan
langsung.
c) Pemasukkan dokumen prakualifikasi, penilaian kualifikasi,
penjelasan dan pembuatan berita acara penjelasan.
d) Pemasukkan penawaran.
e) Evaluasi penawaran.
f) Negosiasi baik teknis maupun biaya.
g) Penetapan/penunjukkan penyedia barang/jasa.
h) Penandatanganan kontrak.
4) Pemilihan Langsung
Metode ini dilakukan apabila pelaksanaan metode pelelangan umum
dan pelelangan terbatas sulit dilaksanakan dan dinilai mungkin tidak
mencapai sasaran. Pemilihan langsung dapat dilaksanakan untuk
pengadaan yang bernilai Rp 50.000.000,00 (Lima Puluh Juta Rupiah)
sampai dengan Rp 200.000.000,00 (Seratus Juta Rupiah).
Prosedur pemilihan penyedia barang/jasa dengan metoda pemilihan
langsung adalah sebagai berikut ini.
a) Pengumuman pemilihan langsung.
b) Pengambilan dokumen prakualifikasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
c) Pemasukkan dokumen prakualifikasi.
d) Evaluasi dokumen prakualifikasi.
e) Penetapan hasil prakualifikasi.
f) Pemberitahuan hasil prakualifikasi.
g) Masa sanggah prakualifikasi.
h) Undangan pengambilan dokumen pemilihan langsung.
i) Penjelasan.
j) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan
perubahannya.
k) Pemasukkan penawaran.
l) Pembukaan penawaran.
m) Evaluasi penawaran.
n) Penetapan pemenang.
o) Pemberitahuan penetapan pemenang.
p) Masa sanggah.
q) Penunjukkan pemenang.
r) Penandatanganan kontrak.
5) Prinsip-prinsip yang wajib digunakan dalam sistem pengadaan
barang/jasa.
a) Efisien
Pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan
menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran
yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat
dipertanggungjawabkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
b) Efektif
Pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang
telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-
besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.
c) Terbuka dan bersaing
Pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia
barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui
persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan
memenuhi syarat/criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan
prosedur yang jelas dan transparan.
d) Transparan
Semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan
barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara
evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa,
sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat
serta bagi masyarakat luas pada umumnya.
e) Adil/tidak diskriminatif
Memberikan perlakuan yang samabagi semua calon
penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi
keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan
apapun.
f) Akuntabel
Harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun
manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan
yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa.
B. Analisis dan Pembahasan
1. Sistem Pengadaan Peralatan Kantor
a. Bagian-bagian terkait
1) PPTK Bagaian Perlengkapan
Pejabat pada unit SKPD yang melaksanakan satu atau
beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya.
2) Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
Pejabat yang diberi kuasa untuk melaksanakan sebagian
kewenangan pengguna anggaran dalam melaksanakan sebagian tugas
dan fungsi SKPD.
3) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Pejabat yang diangkat oleh KPA sebagai pemilik pekerjaan
yang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
4) Panitia Pengadaan Barang/Jasa
Tim yang diangkat oleh pengguna anggaran untuk
melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Panitia pengadaan
bertanggungjawab penuh atas seluruh proses pengadaan barang/jasa.
5) Penyedia Barang/Jasa (Pihak Ketiga)
Badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya
menyediakan barang/jasa.
6) Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD (PPKSKPD)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
Pejabat yang melaksanakan fungsi tata usaha keuangan pada
SKPD.
7) Tim Pemeriksa
Bagian yang mengadakan pemeriksaan terhadap barang yang
dikirimkan oleh penyedia barang/jasa.
8) Bagian Penyimpan Barang
Bertanggungjawab atas penyimpanan barang setelah dilakukan
pemeriksaan oleh panitia pemeriksa dan selanjutnya akan
didistribusikan ke unit pemakai barang yang membutuhkan.
9) Pengguna Anggaran/Pengguna Barang
Pejabat di lingkungan pemerintahan yang bertanggungjawab
atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dibiayai dari dana
anggaran belanja APBD.
10) Bendahara Pengeluaran
Bertanggungjawab secara fungsional atas pengelolaan uang
yang menjadi tanggung jawabnya dengan melaporkan laporan
pertanggung jawaban pengeluaran kepada BUD.
11) Kuasa BUD
Pejabat pengelola keuangan daerah yang bertindak dalam
kapasitas sebagai bendahara umum daerah. Fungsi ini mempunyai
tugas untuk menyiapkan anggaran kas dan menerbitkan SP2D.
12) Sub Bagian Pembukuan
Pejabat yang bertugas mencatat setiap pembukuan yang terjadi
dalam setiap transaksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
b. Dokumen yang digunakan
1) SPPB-PPTK Bagian Perlengkapan
Surat Perintah Pengadaan Barang yang dibuat oleh PPTK
Bagian Perlengkapan yang digunakan untuk memberitahukan kepada
KPA bahwa akan melaksanakan pengadaan barang.
2) SPPB-KPA
Surat Perintah Pengadaan Barang yang dibuat oleh KPA yang
akan diajukan kepada PPK untuk menyusun perencanaan kegiatan
pengadaan.
3) SPPB-PPK
Surat Perintah Pengadaan Barang yang dibuat oleh PPK yang
akan diserahkan kepada panitia pengadaan untuk memproses kegiatan
pengadaan.
4) Rencana Kerja dan Syarat-syarat
RKS diperlukan dalam melakukan prosedur pengadaan barang
untuk penyusunan perencanaan dan menetapkan paket-paket pekerjaan
disertai ketentuan dalam data penunjukkan langsung yang memuat
ketentuan dan informasi yang spesifik sesuai dengan jenis pekerjaan.
5) Syarat Prakualifikasi
Persyaratan kualifikasi dilakukan penyedia barang yang
dilakukan berdasarkan criteria yang ditetapkan dalam dokumen
prakualifikasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
6) Dokumen Prakualifikasi
Dokumen ini dibuat oleh panitia pengadaan yang digunakan
untuk kualifikasi bagi penyedia barang dan penyampaian dokumen ini
sebelum pemasukkan dokumen penawaran.
7) Dokumen Penawaran
Metode penyampaian dokumen penawaran yang digunakan
adalah metode satu sampul. Metode satu sampul adalah penyampaian
harga yang terdiri persyaratan administrasi, teknis, dan penawaran
harga yang dimasukkan kedalam satu sampul tertutup kepada
panitia/pejabat pengadaan.
8) Surat Perintah Mulai Kerja
Dokumen yang dibuat oleh PPK yang berisi perintah kerja
dengan penyedia barang.
9) Berita Acara Pemeriksaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh tim pemeriksa sebagai pernyataan
bahwa barang yang diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan
spesifikasi yang telah ditentukan dalam RKS.
10) Berita Acara Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Penyimpanan Barang sevagai
pernyataan penerimaan barang dari penyedia barang.
11) SPD
Dokumen yang menyatakan tersedianya dana untuk
melaksanakan kegiatan sebagai dasar penerbitan SPP.
12) SPP-LS
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
Dokumen ini diajukan oleh Bendahara Pengeluaran untuk
permintaan pembayaran langsung kepada pihak ketiga atas dasar
perjanjian kontrak kerja.
13) SPM-LS
Dokumen ini diterbitkan oleh KPA untuk menerbitkan SP2D-
LS atas beban pengeluaran kepada pihak ketiga.
14) SP2D-LS
Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencairan dana yang
diterbitkan oleh BUD berdasarkan SPM.
15) STS
Dokumen ini dibuat oleh Kuasa BUD yang digunakan untuk
bukti pembayaran kepada pihak ketiga.
c. Catatan yang digunakan
1) Register SPP-LS
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat penerbitan
SPP-LS melalui PPK SKPD.
2) Register SPM-LS
Catatan akuntansi yang digunakan mencatat penerbitan SPM-
LS.
3) Register SP2D-LS
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat penerbitan
SP2D-LS yang diterbitkan oleh kuasa BUD.
4) Buku Kas Pengeluaran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
Bukti jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat
transaksi pengeluaran kas.
5) Register Bukti Kas Keluar
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat semua
transaksi pengadaan peralatan kantor.
d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem.
1) Prosedur Permintaan Barang
Bagian yang terkait adalah PPTK Bagian Perlengkapan, KPA
dan PPK, prosedur-prosedur yang terkait dapat dijelaskan sebagai
berikut ini.
a) PPTK Bagian Perlengkapan memberitahukan kepada KPA untuk
melaksanakan pengadaan barang/jasa sesuai dengan pagu
anggaran.
b) KPA memeriksa ketersediaan dana dengan SPD yang berasal dari
pengarsipan sementara pembentukan SPD.
c) KPA memberitahukan kepada PPK untuk menyusun perencanaan
pengadaan barang disertai ketentuan dan informasi yang spesifik.
d) PPK menunjuk panitia untuk pengadaan kemudian memerintahkan
kepada Panitia Pengadaan untuk memproses pengadaan
barang/jasa.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
PPTK Bagian Perlengkapan Kuasa Pengguna Anggaran
Keterangan :
SPPB : Surat Pemberitahuan Pengadaan Barang
SPD : Surat Penyediaan Dana
Gambar 2.1 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Barang.
Memberita
hukan kebutuhan
barang
2
SPPB-
PPTK 1
SPPB-
PPTK 1
Memeriksa
2
SPD
1
Menerbitkan
2
SPPB-
KPA 1
Menandata
ngani
SPPB-
KPA 1
2
SPPB-
KPA 1
2
SPD
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
Pejabat Pembuat Komitmen
Keterangan :
SPPB : Surat Pemberitahuan Pengadaan Barang
Gambar 2.2 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Barang (Lanjutan).
HPS
SPPB-
KPA 1
Menunjuk
Panitia
Membuat dan
SPPB-
KPA 1
2
SPPB-
PPK 1
2
RKS
1
2
SP
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
Keterangan Flowchart Prosedur Permintaan Barang :
1) PPTK Bagian Perlengkapan
Membuat SPPB-PPTK rangkap 2, lembar pertama
diserahkan kepada KPA dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
2) Kuasa Pengguna Anggaran
a) Menerima SPPB-PPTK lembar pertama dari PPTK Bagian
Perlengkapan.
b) Menerbitkan SPPB-KPA rangkap 2, serta menandatangani
SPPB-PPTK dan SPPB-KPA sebagai tanda disetujuinya
pengadaan barang.
c) SPPB-PPTK lembar pertama serta SPD dan SPPB-KPA lembar
kedua disimpan sebagai arsip.
d) SPPB-KPA lembar pertama diserahkan kepada PPK,
sedangkan SPD lembar pertama diserahkan kepada Bendahara
Pengeluaran perihal permintaan pencairan dana.
3) Pejabat Pembuat Komitmen
a) Menerima SPPB-KPA lembar pertama dari KPA.
b) Membuat dan memvalidasi SPPB-PPK rangkap 2, SP rangkap
2, RKS rangkap 2, dan HPS rangkap 1.
c) SP dan SPPB-PPK lembar pertama diserahkan kepada Panitia
Pengadaan.
d) SP lembar kedua digunakan oleh PPK sendiri dalam prosedur
pengadaan barang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
e) RKS lembar pertama diserahkan kepada Panitia Pengadaan
sedangkan lembar kedua diserahkan kepada Tim Pemeriksa.
f) SPPB-PPK lembar kedua, SPPB-KPA dan HPS kemudian
disimpan sebagai arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
2) Prosedur Pengadaan Barang
Bagian yang terkait adalah Panitia Pengadaan dan PPK,
prosedur-prosedur yang terkait dapat dijelaskan sebagai berikut ini.
a) Panitia Pengadaan menerima pemberitahuan dari PPK untuk
mengadakan pengadaan barang, setelah itu mengumumkan
pengadaan di papan pengumuman/internet dan menerima
pendaftaran calon penyedia barang.
b) Panitia menerima dokumen-dokumen prakualifikasi dari para calon
penyedia barang.
c) Panitia menetapkan pemenang dan mengusulkannya ke PPK
bersama dengan dokumen-dokumen prakualifikasi milik calon
penyedia barang.
d) PPK memilih pemenang prakualifikasi dan menyerahkan kembali
semua dokumen milik calon penyedia barang.
e) Panitia kemudian mengumumkan pemenang prakualifikasi dan
selanjutnya mengundangnya untuk penyampaian RKS dan
aanwjzing.
f) Panitia menerima dokumen-dokumen penawaran dari para
pemenang prakualifikasi.
g) Panitia melakukan negosiasi dan kualifikasi, setelah itu
mengusulkan pemenang kepada PPK, untuk menetapkan penyedia
barang.
h) PPK memeriksa semua dokumen penawaran dan kemudian
menetapkan siapa penyedia barang yang akan digunakan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
i) Panitia mengumumkan pemenang penyedia barang dan meminta
PPK untuk menerbitkan SPK dan SPMK untuk memulai
pengerjaan pengadaan barang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
PANITIA PENGADAAN
Keterangan :
SPPB : Surat Pemberitahuan Pengadaan Barang
SP : Syarat Prakualifikasi
Gambar 2.3 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan).
SPPB-
PPK 1
SP
1
Mengum
umkan
Membuka
Menerima
5
4
3
2
DOKUMEN
1
Memilih
Mengusulkan
5
4
3
2
DOKUMEN
1
5
4
3
2
DOKUMEN
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
PANITIA PENGADAAN
Keterangan :
SPPB : Surat Pemberitahuan Pengadaan Barang
SP : Syarat Prakualifikasi
RKS : Rencana Kerja dan Syarat-syarat
Gambar 2.4 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan).
5
4
3
2
DOKUMEN
1
Mengumumkan
Memberi
Mengundang para
Menyam
paikan
RKS
1
RKS
1
Menerima
RKS
1
3
2
DOKUM
EN 1
Mengevaluasi
Melakukan
Memilih
pemenang
RKS
1
3
2
DOKUM
E 1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
PANITIA PENGADAAN
Pihak Ketiga
Keterangan : SPPB : Surat Pemberitahuan Pengadaan Barang SPK : Surat Perjanjian Kerja SPMK : Surat Perintah Mulai Bekerja RKS : Rencana Kerja dan Syarat-syarat
Gambar 2.5 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan).
3
3
DOKUM
EN 1
Mengum
umkan
Memberi
DOKUM
EN 1
2 SPMK
1
4
3
2 SPK
1
Memi
ntakan ttd
2 SPMK
1
4
3
2 SPK
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
Keterangan :
SP : Syarat Prakualifikasi
Gambar 2.6 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan)
5
4
3
2
DOKUMEN
1
SP
2
Memband
ingkan
Menetapkan
5
4
3
2
DOKUME
N 1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
Keterangan :
SPK : Surat Perjanjian Kerja
SPMK : Surat Perintah Mulai Bekerja
RKS : Rencana Kerja dan Syarat-syarat
Gambar 2.7 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan).
RKS
1
3
2
DOKUM
EN 1
Memeriksa RKS
Menetapkan
DOKUM
EN 1
13
DOKUM
EN 1
Membuat dan
menandat
15
3
2 SPMK
1
4
3
2 SPK
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
Keterangan :
SPK : Surat Perjanjian Kerja
SPMK : Surat Perintah Mulai Bekerja
Gambar 2.8 Bagan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang (Lanjutan).
17
SPMK
2
3
2 SPK
1
16
T
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Keterangan Flowchart Prosedur Pengadaan Barang :
a) Panitia Pengadaan
(1) Panitia menerima SPPB-PPK dan SP lembar pertama dari
PPK kemudian Panitia mengumumkan adanya pengadaan.
(2) Selanjutnya PPK menerima dokumen-dokumen prakualifikasi
dari para calon penyedia barang.
(3) Panitia menerima dan kemudian mengarsip semua dokumen
prakualifikasi, serta menerima RKS yang akan disampaikan
kepada para pemenang.
(4) Panitia menerima dokumen penawaran dari para pemenang,
dan mengarsip semua dokumen penawaran tersebut setelah
sebelumnya ditetapkan pemenangnya oleh PPK.
(5) Panitia menerima RKS dan kemudian menyampaikannya
kepada penyedia barang.
(6) Panitia menerima SPK dan SPMK kemudian memintakan
tanda tangan penyedia barang.
(7) SPMK lembar pertama disimpan sebagai arsip oleh panitia.
(8) SPK lembar pertama, kedua dan ketiga serta SPMK lembar
kedua diserahkan kepada PPK.
(9) SPK lembar keempat dan SPMK lembar ketiga diserahkan
kepada penyedia barang.
b) Pejabat Pembuat Komitmen
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
(1) PPK menerima dokumen-dokumen prakualifikasi milik para
calon penyedia barang dan membandingkannya dengan SP
lembar kedua.
(2) PPK menetapkan pemenang prakualifikasi dan
mengembalikan semua dokumen prakualifikasi milik calon
penyedia barang.
(3) PPK kemudian menerima beberapa dokumen penawaran dari
panitia.
(4) PPK menerbitkan dan menandatangani SPMK rangkap 3 dan
SPK rangkap 4, kemudian diserahkan semua ke panitia
pengadaan untuk ditandatangani oleh penyedia barang.
(5) PPK menerima SPK lembar pertama,kedua dan ketiga serta
SPMK lembar kedua dari panitia pengadaan, kemudian SPK
lembar ketiga dan SPMK lembar kedua akan disimpan sebagai
arsip sedangkan SPK lembar pertama dan kedua diserahkan
kepada tim pemeriksa untuk penerimaan barang.
3) Prosedur Penerimaan Barang
Bagian yang terkait adalah Tim Pemeriksa dan Bagian
Penyimpanan Barang, prosedur-prosedur yang terkait dapat dijelaskan
sebagai berikut ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
a) Penyedia barang menyelesaikan pekerjaannya, setelah selesai
barang diserahkan ke panitia pengadaan melalui tim pemeriksa
barang
b) Tim pemeriksa menerima SPK dan RKS beserta barang, kemudian
tim pemeriksa memeriksa barang apakah sesuai dengan ketentuan.
c) Tim pemeriksa menerbitkan BAPmB dan menyerahkan barang ke
Bagian Penyimpanan Barang.
d) Bagian Penyimpanan Barang menerima dan kemudian
mendistribusikan barang kepada bagian yang memerlukan
e) Menerbitkan BAPnB untuk keperluan permintaan pembayaran
yang akan diserahkan ke PPTK Bagian Perlengkapan untuk di
otorisasi terlebih dulu sebelum akhirnya diserahkan kepada
Bendahara Pengeluaran.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
TIM PEMERIKSA BAGIAN PENYIMPANAN BARANG
Bersama Bersama
Barang barang
Mendistribusikan Barang
Keterangan :
SPK : Surat Perjanjian Kerja
SPMK : Surat Perintah Mulai Bekerja
RKS : Rencana Kerja dan Syarat-syarat
BAPnB : Berita Acara Penyimpanan Barang
BAPmB : Berita Acara Pemeriksaan Barang
Gambar 2.9 Bagan Flowchart Prosedur Penerimaan Barang
RKS
2
2 SPK
1
Me
meriksa
Me
mbuat
2 BAPm
B 1
RKS
2
2 SPK
1
BAPm
B 2 SPK
2
Men
yimpanBara
Me
mbuat
2 BAPn
B 1 BAPm
B 2 SPK
2
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
Keterangan Flowchart Prosedur Penerimaan Barang :
a) Tim Pemeriksa
(1) Menerima SPK lembar pertama dan kedua dari PPK serta
RKS lembar kedua dari panitia pengadaan.
(2) Menerbitkan BAPmB rangkap 2, kemudian menyerahkan
SPK lembar kedua dan BAPnB lembar kedua kepada bagian
penyimpanan barang, sedangkan SPK lembar pertama, RKS
dan BAPmB lembar pertama disimpan sebagai arsip.
b) Bagian Penyimpanan Barang
(1) Menerima SPK dan BAPmB lembar kedua dan kemudian
menyimpan barang.
(2) Bagian Penyimpanan Barang menerbitkan BAPnB rangkap 2.
(3) SPK, BAPmB dan BApnB lembar pertama kemudian
diserahkan ke PPTK Bagian Perlengkapan untuk diotorisasi
sedangkan BAPnB lembar kedua disimpan sebagai arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
4) Prosedur Permintaan Pembayaran
Bagian yang terkait adalah PPTK Bagian Perlengkapan,
Bendahara Pengeluaran dan PPK SKPD, prosedur-prosedur yang terkait
dapat dijelaskan sebagai berikut ini.
a) PPTK menerima serta mengotorisasi BAPmB, BAPnB dan SPK
kemudian menyerahkannya ke Bendahara Pengeluaran sebagai
dasar pembuatan SPP-LS.
b) Bendahara pengeluaran memeriksa semua dokumen pembuatan
SPP-LS.
c) Bendahara menerbitkan SPP-LS dan mencatat penerbitan SPP-LS
dalam Register SPP-LS.
d) Menyerahkan SPP-LS kepada PPK SKPD sebagai dasar penerbitan
SPM-LS.
e) PPK SKPD menerbitkan SPM-LS, dan menyerahkan SPM-LS dan
SPP-LS sebagai berkas pembuatan SP2D-LS kepada Kuasa BUD
yang sebelumnya harus diotorisasi oleh KPA.
f) PPK SKPD mencatat penerbitan SPM-LS dalam Register SPM-LS.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
PPTK BAGIAN PERLENGKAPAN BENDAHARA PENGELUARAN
Keterangan :
SPK : Surat Perjanjian Kerja
SPMK : Surat Perintah Mulai Bekerja
BAPnB : Berita Acara Penyimpanan Barang
BAPmB : Berita Acara Pemeriksaan Barang
Gambar 2.10 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Pembayaran
BAPn
B 1 BAPm
B 2 SPK
2
Mengotori
sasi semua
dokumen
BAPn
B 1 BAPm
B 2 SPK
2
SPD
1 BAPn
B 1 BAPm
B 2 SPK
2
Memeriks
a semua dokumen
Memb
uat
SPD
1 BAPn
B 1 BAPm
B 2 SPK
2
R
egister
3
2 SPP-
LS 1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
PPK SKPD
Keterangan :
SPP-LS : Surat Permintaan Pembayaran Langsung
SPM-LS : Surat Perintah Membayar Langsung
Gambar 2.11 Bagan Flowchart Prosedur Permintaan Pembayaran (Lanjutan)
SPP-
LS 1
2 SPP-
LS 1
Memeri
ksa
2 SPP-
LS 1
Membuat
SPM-LS rangkap 3
3
2 SPM-
LS 1
R
egister
Membuat
SPM-LS rangkap 3
2 SPM-
LS 1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
Keterangan Flowchart Prosedur Permintaan Pembayaran :
a) PPTK Bagian Perlengkapan
(1) Menerima SPK lembar kedua, BAPmB lembar kedua dan
BAPnB lembar pertama dari Bagian Penyimpanan Barang
sebagai berkas pembuatan SPP-LS.
(2) PPTK Bagian Perlengkapan mengotorisasi semua berkas
pembuatan SPP-LS kemudian menyerahkannya ke Bendahara
Pengeluaran.
b) Bendahara Pengeluaran
(1) Bendahara Pengeluaran menerima semua berkas pembuatan
SPP-LS dan juga SPD lembar kedua dari KPA pada saat
prosedur permintaan barang.
(2) Menerbitkan SPP-LS rangkap 3 dan mencatat penerbitannya
dalam Register SPP-LS.
(3) SPP-LS lembar pertama dan kedua diserahkan ke PPK SKPD
sebagai dasar pembuatan SPM-LS.
(4) SPP-LS lembar ketiga, SPK dan BAPmB lembar kedua,
BAPnB dan SPD lembar pertama disimpan sebagai arsip.
c) PPK SKPD
(1) Menerima dan memeriksa SPP-LS lembar pertama dan kedua
dari Bendahara Pengeluaran.
(2) Menerbitkan dan menandatangani SPM-LS rangkap 3 dan
mencatat penerbitannya dalam Register SPM-LS.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
(3) SPM-LS lembar pertama dan kedua dan SPP-LS lembar
pertama diserahkan ke KPA untuk diotorisasi sebagai dasar
penerbitan SP2D-LS.
(4) SPM-LS lembar ketiga SPP-LS lembar kedua disimpan
sebagai arsip.
5) Prosedur Pencairan Dana
Bagian yang terkait adalah KPA dan Kuasa BUD, prosedur-
prosedur yang terkait dapat dijelaskan sebagai berikut ini.
a) KPA menerima semua berkas pembuatan SP2D-LS dan kemudian
menandatanganinya.
b) KPA menyerahkan SPP-LS kepada Sub Bagian Pembukuan dan
SPM-LS kepada Kuasa BUD.
c) KPA menyerahkan semua berkas pembuatan SP2D-LS kepada
Kuasa BUD.
d) Kuasa BUD menerbitkan SP2D-LS dan mencatat penerbitannya
dalam Register SP2D-LS.
e) Kuasa BUD meminta Bank Jateng untuk menyetor sejumlah uang
kepada penyedia barang sebagai pembayaran pengadaan barang.
f) Kuasa BUD mencatat transaksi tersebut dalam Buku Kas
Pengeluaran.
g) Kuasa BUD menerima STS (nota debet) dari Bank Jateng,
kemudian menyerahkannya ke Sub Bagian Pembukuan bersama
SP2D-LS dan SPM-LS untuk pencatatan pencairan dana.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
KUASA PENGGUNA ANGGARAN KUASA BUD
Keterangan :
SPP-LS : Surat Permintaan Pembayaran Langsung
SPM-LS : Surat Perintah Membayar Langsung
SP2D-LS : Surat Perintah Pencairan Dana Langsung
Gambar 2.12 Bagan Flowchart Prosedur Pencairan Dana
SPP-
LS 1
Memeriksa
kelengkapan
2 SPM-
LS 1
2 SPM-
LS 1
SPP-
LS 1
2
SPM-
LS 1 Memerik
sa kelengkapan
2 SPM-
LS 1
Membua
t SP2D-LS
Memerint
ahkan kpd Bank
Jateng
STS
2 SP2D-
LS 1
R
egister
Buku
Kas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
Keterangan Flowchart Prosedur Pencairan Dana :
a) KPA
(1) Menerima serta memeriksa dan juga menandatangani berkas
pembuatan SP2D-LS.
(2) SPP-LS lembar pertama diserahkan ke Sub Bagian
Pembukuan, sedangkan SPM-LS lembar pertama dan kedua
diserahkan ke Kuasa BUD.
b) Kuasa BUD
(1) Menerbitkan SP2D-LS rangkap 3 dan menerima STS (nota
debet) dari bank Jateng.
(2) SP2D-LS lembar kedua, STS dan SPM-LS lembar pertama di
serahkan ke Sub Bagian Pembukuan sedangkan SP2D-LS
lembar pertama dan SPM-LS lembar kedua disimpan sebagai
arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
6) Prosedur Pencatatan Pencairan Dana
Bagian yang terkait hanya sub bagian pembukuan, prosedur-
prosedur yang terkait dapat dijelaskan sebagai berikut ini.
a) Sub Bagian Pembukuan menerima serta memeriksa STS, SP2D-
LS, SPM-LS dan juga SPP-LS.
b) Mencatat semua transaksi yang terjadi dalam register bukti kas
pengeluaran.
c) Mengarsip semua dokumen yang diterima dan sudah digunakan
sebagai dasar pembukuan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
SUB BAGIAN PEMBUKUAN
Keterangan : SPP-LS : Surat Permintaan Pembayaran Langsung SPM-LS : Surat Perintah Membayar Langsung SP2D-LS : Surat Perintah Pencairan Dana Langsung STS : Surat Tanda Setor
Gambar 2.13 Bagan Flowchart Prosedur Pencairan Dana
SPP-
LS 1
SPM-
LS 1
STS SP2D-
LS 2
Meneri
ma dan
SPM-
LS 1
STS SP2D-
LS 2
SPP-
LS 1
Re
gister
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
Keterangan Flowchart Pencatatan Pencairan Dana :
Menerima SPP-LS lembar pertama dari KPA dan SP2D-LS
lembar kedua, STS dan SPM-LS dari Kuasa BUD sebagai dasar
pembukuan, kemudian semua dokumen yang diterima disimpan sebagai
arsip.
e. Evaluasi Sistem Pengadaan Peralatan Kantor dengan metode pemilihan
langsung pada Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar.
1) Evaluasi terhadap bagian-bagian yang terkait
Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan metode pemilihan
langsung pada Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar
melibatkan beberapa bagian yaitu PPTK Bagian Perlengkapan, Kuasa
Pengguna Anggaran, Pejabat Pembuat Komitmen, Panitia Pengadaan, Tim
Pemeriksa, Bagian Penyimpanan Barang, Pengguna Anggaran, Bendahara
Pengeluaran, PPK SKPD, Kuasa BUD, Sub Bagian Pembukuan dan
Penyedia Barang (Pihak Ketiga). Setiap bagian mempunyai tugas dan
wewenang yang berbeda, tetapi saling terkait. Pemisahan fungsi yang jelas,
menghindari adanya penggelapan dana yang dilakukan oleh petugas.
2) Evaluasi terhadap formulir-formulir yang digunakan
Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan metode pemilihan
langsung pada Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar
menggunakan beberapa formulir. Formulir-formulir yang digunakan antara
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
lain SPPB-PPTK, SPBB-KPA, SPPB-PPK, RKS, Syarat Prakualifikasi,
HPS, RKS, Dokumen Prakualifikasi, Dokumen Penawaran, SPP-LS, SPM-
LS, SP2D-LS dan STS (nota debet). Mulai dari prosedur permintaan
barang hingga prosedur pencatatan pencairan dana, formulir-formulir yang
digunakan selalu mendapat otorisasi oleh pihak yang berwenang, bahkan
formulir-formulir tersebut sudah menggunakan nomor urut tercetak.
3) Evaluasi terhadap catatan yang digunakan
Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan metode pemilihan
langsung pada Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar
menggunakan beberapa catatan akuntansi, diantaranya antara lain Register
SPP-LS, Register SPM-LS, Register SP2D-LS, Buku Kas Pengeluaran,
dan Register Bukti Kas Keluar. Catatan-catatan tersebut memuat informasi
transaksi-transaksi selama proses pengadaan barang/jasa berlangsung yang
dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh
Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar.
4) Evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem
Dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan metode pemilihan
langsung pada Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar terdiri
dari beberapa prosedur, antara lain adalah: Prosedur Permintaan Barang,
Prosedur Pengadaan barang, Prosedur Penerimaan Barang, Prosedur
Permintaan Pembayaran, Prosedur Pencairan Dana, Prosedur Pencatatan
Pencairan Dana. Hal ini menunjukkan adanya pemisahan fungsi yang
cukup jelas, dan sistem yang digunakan sudah cukup baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
BAB III
TEMUAN
A. KELEBIHAN
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis selama
melakukan penelitian di Disperindagkop dan UMKM Kabupaten
Karanganyar, penulis menemukan beberapa kelebihan dalam sistem
pengadaan barang/jasa dengan metode pemilihan langsung di Kabupaten
Karanganyar, antara lain sebagai berikut ini.
1. Adanya pemisahan fungsi yang tegas sehingga menghindari adanya
tindak penyelewengan oleh petugas dalam pelaksanaan pengadaan
barang/jasa pada Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar.
2. Semua transaksi pengadaan barang/jasa pada Disperindagkop dan
UMKM telah mendapat otorisasi oleh pihak yang berwenang, sehingga
semua transaksi yang terjadi dapat dipertanggungjawabkan.
3. Semua prosedur pelaksanaan pengadaan barang/jasa menggunakan
formulir yang bernomor urut tercetak serta adanya validasi untuk semua
formulir oleh bagian yang bertanggungjawab terhadap transaksi yang
berkaitan dengan prosedur pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
B. KELEMAHAN
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis selama
melakukan penelitian di Disperindagkop dan UMKM Kabupaten
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
Karanganyar, penulis menemukan beberapa kelemahan dalam sistem
pelaksanaan pengadaan peralatan kantor, antara lain sebagai berikut ini.
1. Dokumen yang digunakan pada prosedur permintaan pembayaran yaitu
SPM-LS, diterbitkan terlalu sedikit jumlahnya. SPM-LS diterbitkan oleh
PPK SKPD rangkap 3, lembar pertama diserahkan ke Sub Bagian
Pembukuan, lembar kedua diarsipkan oleh Kuasa BUD, dan lembar
ketiga diarsipkan oleh PPK SKPD. KPA sebagai pihak yang
memverivikasi dokumen tersebut justru tidak dapat mengarsipnya.
2. Pembuatan RKS dan HPS setelah prakualifikasi. HPS yang digunakan
sebagai acuan dan tolok ukur pada proses negosiasi dalam pelaksanaan
pengadaan peralatan kantor. Hal tersebut memungkinkan adanya
penyelewengan oleh petugas.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
BAB IV
PENUTUP
A. SIMPULAN
Berdasarkan pembahasan yang telah disampaikan pada bab-bab
sebelumnya, penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut ini.
1. Dilihat dari prosedur/sistem pelaksanaan pengadaan peralatan kantor
dengan metode pemilihan langsung di Disperindagkop dan UMKM
Kabupaten Karanganyar, sistem yang digunakan sudah cukup baik. Hal
ini dapat dilihat adanya pemisahan fungsi yang cukup jelas, adanya
otorisasi untuk setiap transaksi pengadaan peralatan kantor, penggunaan
formulir yang sudah bernomor urut tercetak serta adanya validasi untuk
semua formulir oleh bagian yang bertanggungjawab.
2. Penerbitan dokumen dalam prosedur permintaan pembayaran khususnya
SPM-LS masih kurang, karena KPA bagian yang terkait yang bertugas
memverivikasi justru tidak dapat mengarsipnya.
B. REKOMENDASI
Meninjau dari kelemahan-kelemahan yang timbul dalam pelaksanaan
sistem pelaksanaan pengadaan peralatan kantor dengan metode pemilihan
langsung pada Disperindagkop dan UMKM Kabupaten Karanganyar, penulis
berusaha memberikan saran yang nantinya bermanfaat bagi Disperindagkop
dan UMKM Kabupaten Karanganyar, antara lain sebagai berikut ini.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
1. Petugas menambah jumlah dokumen dalam penerbitan SPM-LS,
sehingga KPA dapat mengarsip juga dokumen yang telah
diverifikasinya. Hal tersebut memudahkan KPA jika suatu saat
dokumen tersebut diperlukan kembali.
2. Pembuatan RKS dan HPS sebaiknya sebelum prakualifikasi, karena
RKS dan HPS adalah acuan proses negosiasi harga dalam pengadaan
barang/jasa, agar mencegah adanya penyelewengan yang dilakukan
oleh petugas.