Upload
others
View
17
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
i
DIGITALISASI PROSES PENCETAKAN DOKUMEN
AKADEMIK UNTUK MENINGKATKAN LAYANAN BAGI
MAHASISWA UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA
Oleh :
DIANA NURMILA
NIM: 00000042142
PROYEK DIGITAL TRANSFORMATION
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Dari Persyaratan Guna
Memperoleh Gelar Magister Manajemen Teknologi
UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA
FAKULTAS BISNIS
PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI
TANGERANG
2020
ii
DIGITALISASI PROSES PENCETAKAN DOKUMEN
AKADEMIK UNTUK MENINGKATKAN LAYANAN BAGI
MAHASISWA UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA
Oleh :
DIANA NURMILA
NIM: 00000042142
DIGITAL TRANSFORMATION
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Dari Persyaratan Guna
Memperoleh Gelar Magister Manajemen Teknologi
Telah disetujui oleh komisi pembimbing pada tanggal tertera di bawah ini:
Tangerang, 28 September 2020
Dr. J. Johnny Natu Prihanto, M.M. Dr. So Yohanes Jimmy, S.T.,M.M.
Pembimbing Utama Pembimbing Pendamping
Diketahui,
Dr. Florentina Kurniasari, MBM
Ketua Program Studi
Magister Manajemen Teknologi
iii
DIGITALISASI PROSES PENCETAKAN DOKUMEN
AKADEMIK UNTUK MENINGKATKAN LAYANAN BAGI
MAHASISWA UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA
Oleh :
DIANA NURMILA
NIM: 00000042142
DIGITAL TRANSFORMATION
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Dari Persyaratan Guna
Memperoleh Gelar Magister Manajemen Teknologi
Telah disetujui oleh komisi pembimbing pada tanggal tertera di bawah ini:
Tangerang, 6 Oktober 2020
Komisi Penguji,
Ketua Penguji Anggota Penguji Ahli
Dr. Ir. Y. Budi Susanto, M.M. Dr. Florentina Kurniasari, MBM
Anggota Penguji I Anggota Penguji II
Dr. J. Johnny Natu Prihanto, M.M. Dr. So Yohanes Jimmy, S.T.,M.M.
iv
v
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA
TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Saya mahasiswa Universitas Multimedia Nusantara yang bertanda tangan di
bawah ini:
Nama : Diana Nurmila
NIM : 00000042142 demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada
Universitas Multimedia Nusantara Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif
(Nonexclusive Royalty-Free Right) atas karya tugas akhir saya yang berjudul :
Digitalisasi Proses Pencetakan Dokumen Akademik untuk
Meningkatkan Layanan bagi Mahasiswa Universitas Multimedia Nusantara
beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan Hak Bebas Royalti Non-
Eksklusif ini Universitas Multimedia Nusantara berhak menyimpan,
mengalihmedia/formatkan, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data
(database), mendistribusikannya, dan menampilkan/mempublikasikannya di
internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari
saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta. Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak
Universitas Multimedia Nusantara, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas
pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini. Demikian surat pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di : Tangerang Tanggal : 18 September 2020 Yang membuat pernyataan
Diana Nurmila
vi
ABSTRAK
Transformasi digital mendukung sasaran stratejik yang ingin dicapai dari
Biro Informasi Akademik (BIA) yaitu selain menyediakan data dan informasi yang
akurat dan komprehensif dalam bidang akademik, diharapkan mampu memberikan
layanan dengan cepat dan akurat. Sejalan dengan hal tersebut, BIA sebagai objek
penelitian berupaya untuk meningkatkan layanan terutama dalam hal pencetakan
dokumen-dokumen akademik dimana dalam proses pencetakannya masih
mengalami beberapa permasalahan salah satu diantaranya adalah proses pencetakan
yang melebihi dari batas waktu layanan yaitu 3 (tiga) hari kerja.
Penelitian ini menggunakan pendekatan Digital Maturity Model (DMM)
dari TM Forum, dengan 5 (lima) dimensi yaitu Customer, Strategy, Technology,
Operation, dan Culture. Penelitian ini juga menggunakan metode kuantitatif
dengan in-depth interview kepada perwakilan dari Rektorat untuk memperoleh
gambaran kondisi saat ini dan mencari letak gap dari kondisi current dan future
tersebut seperti yang diharapkan oleh Universitas. Temuan dari penelitian ini
menyatakan bahwa kondisi rata-rata berada pada level advancing, dan harapan
kedepannya bisa berada pada level leading. Namun tentunya setelah mencapai level
tersebut, diharapkan untuk tetap mengikuti perkembangan teknologi.
Penelitian ini mengusulkan untuk memanfaatkan transformasi digital
berupa teknologi self-service dengan membangun sistem Kiosk yaitu Student Self
Service Printing Document (S3PD). Dari hasil analisis kelayakan, proyek ini layak
dijalankan dengan mempertimbangkan efisiensi resource yang diperoleh dengan
biaya yang dikeluarkan. Dengan adanya sistem ini diharapkan mampu mendukung
sasaran yang ingin dicapai dalam peningkatan service time yaitu mempercepat
proses pencetakan yang dapat diakses secara mandiri (self-service) tanpa perlu
waktu tunggu (real time).
Kata Kunci: transformasi digital, digital maturity model, student self service
printing document.
vii
ABSTRACT
Digital transformation supports the strategic goals to be achieved from the
Academic Information Bureau (BIA), in addition to providing accurate and
comprehensive data and information in the academic field, it is expected to be able
to provide services quickly and accurately. In line with this, BIA as an object of the
research strives for improving the services, especially in terms of printing academic
documents where the printing process is still found several problems, which is the
printing process that exceeds the service time limit, which is 3 (three) working days.
This research is using Digital Maturity Model (DMM) approach from TM
Forum, with 5 (five) dimensions, Customer, Strategy, Technology, Operation, and
Culture. This research also uses quantitative methods by in-depth interviews with
representatives from the Rectorate to obtain an overview of current conditions and
to find the gaps from current and future conditions as expected by the University.
The findings of this study indicate that the average condition is at the advancing
and performing levels, and it is hoped that in the future it can be at the leading level.
This research proposes to take advantage of digital transformation in the
form of self-service technology by developing the Kiosk system, namely the
Student Self Service Printing Document (S3PD). This project is feasible to run by
considering the efficiency of resources obtained at the expense of it. By using this
system, it is expected to be able to support the target to be achieved in increasing
service time, which can improve the printing process that can be accessed self-
service without the need for waiting time (real-time).
Keywords: digital transformation, digital maturity model, student self-service
printing document.
viii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur atas berkat dan rahmat kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas
selesainya penulisan tugas akhir ini dengan judul: “Digitalisasi Proses Pencetakan
Dokumen Akademik untuk Meningkatkan Layanan bagi Mahasiswa Universitas
Multimedia Nusantara”. Penulisan tugas akhir ini merupakan salah satu syarat guna
memperoleh gelar Magister Manajemen Teknologi pada Program Magister
Manajemen Teknologi Fakultas Bisnis Universitas Multimedia Nusantara.
Penulis menyadari bahwa penyusunan tugas akhir ini tidak terlepas dari
bimbingan, dorongan, serta bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini
penulis menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya sebagai ucapan
terima kasih kepada:
1. Dr. Ninok Leksono, M.A., selaku Rektor Universitas Multimedia Nusantara.
2. Dr. Florentina Kurniasari, MBM, selaku Dekan dan Ketua Program Studi
Magister Manajemen Teknologi, Fakultas Bisnis Universitas Multimedia
Nusantara.
3. Dr. J. Johnny Natu Prihanto, M.M sebagai Pembimbing utama yang telah
banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, arahan dan
motivasi atas terselesainya tugas akhir ini.
4. Dr. So Yohanes Jimmy, S.T.,M.M sebagai Pembimbing pendamping yang
telah banyak membantu dan memberikan bimbingan atas terselesainya
tugas akhir ini.
5. Pimpinan dan Staff Program Magister Manajemen Teknologi Fakultas
Bisnis Universitas Multimedia Nusantara, yang telah banyak membantu
penulis selama menempuh studi ini hingga terselesaikannya tugas akhir ini.
6. Friska Natalia, Ph.D selaku pimpinan dan Wakil Rektor I UMN yang selalu
memberi dukungan dan meluangkan waktu kepada penulis untuk
menyelesaikan tugas akhir ini.
7. Rekan-rekan Biro Informasi Akademik terutama Astri Forturia, Bestari
Dyah, Catharina Evi, dan Sekar Widuri yang selalu memberi semangat
ix
kepada penulis untuk tetap melanjutkan dan menyelesaikan tugas akhir di
sela-sela kesibukan pekerjaan yang sangat padat.
8. Kepada teman-teman mahasiswa angkatan 1 MMT dan para sahabat penulis
telah membantu dalam penyelesaian penulisan tugas akhir ini.
9. Khusus bagi Orang Tua, Ibu, alm. Bapak dan kakak penulis yang senantiasa
memberi dukungan moril untuk melanjutkan studi.
Akhirnya penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari
sempurna, maka penulis mengharapkan saran dan masukan yang bersifat positif
sehingga tugas akhir ini akan lebih baik lagi.
Tangerang, 18 September 2020
Penulis,
Diana Nurmila
x
DAFTAR ISI JUDUL …………………………………………………………………………………… i
LEMBAR PENGESAHAN ……………………………………………………………… ii
PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR ………………………………………... iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TUGAS AKHIR UNTUK
KEPENTINGAN AKADEMIS .......................................................................................... v
ABSTRAK ......................................................................................................................... vi
ABSTRACT ...................................................................................................................... vii
KATA PENGANTAR ..................................................................................................... viii
DAFTAR ISI ....................................................................................................................... x
DAFTAR TABEL .............................................................................................................. xi
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ xii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................................... xiii
BAB I .................................................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang .......................................................................................................... 1
1.2 Karakteristik Industri ................................................................................................ 2
1.3 Konteks Transformasi Digital Secara Umum ........................................................... 5
1.4 Peluang dan Manfaat Transformasi Digital .............................................................. 7
1.5 Ancaman dan Tantangan Transformasi Digital ........................................................ 8
BAB II ............................................................................................................................... 12
2.1 Analisis Internal Perusahaan ................................................................................... 13
2.2 Analisis Eksternal Perusahaan ................................................................................ 19
2.3 Analisis Pesaing ...................................................................................................... 20
2.4 Analisis Perusahaan ................................................................................................ 21
2.5 Strategi dan Motivasi Bisnis ................................................................................... 24
2.6 Proses Pengambilan Keputusan .............................................................................. 25
2.7 Analisis Sumber Daya ............................................................................................. 27
BAB III ............................................................................................................................. 32
3.1 Kerangka Kerja Transformasi Digital ..................................................................... 32
3.2. Digital Maturity Model .......................................................................................... 37
3.3. Manfaat Penggunaan Teknologi ............................................................................ 50
3.4. Pelaksanaan Proyek Transformasi Digital ............................................................. 54
BAB IV ............................................................................................................................. 62
4.1. Laporan Prioritas dan Kemampuan Bisnis ........................................................ 62
4.2. Pembahasan dan Pemetaan ............................................................................... 64
4.2.1. Capability Business ........................................................................................ 64
4.2.2. Solution .......................................................................................................... 67
4.2.3. Pembahasan analisa gap menggunakan Digital Maturity Model (DMM) ..... 75
4.2.4. Pembentukan roadmap transformasi digital ................................................... 80
4.2.5. Perhitungan Keuangan (Asumsi) ................................................................... 83
BAB V .............................................................................................................................. 85
5.1 Kesimpulan ............................................................................................................. 85
5.2 Saran ....................................................................................................................... 86
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... xiv
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Laju Pertumbuhan Penduduk Berdasarkan Provinsi ..................... 3
Tabel 1.2 Angka Partisipasi Kasar (APK) Perguruan Tinggi (PT) Menurut
Provinsi ......................................................................................................... 4
Tabel 3.1 Tabel Operasionalisasi Variabel ................................................ 45
Tabel 3.2 Hasil Uji Validitas Pearson .......................................................... 55
Tabel 3.3 Hasil Uji Realibilitas Alpha Cronbach ........................................ 56
Tabel 3.4 Analisis Deskriptif Dimensi Customer ....................................... 58
Tabel 3.5 Analisis Deskriptif Dimensi Strategy ......................................... 59
Tabel 3.6 Analisis Deskriptif Dimensi Technology ................................... 59
Tabel 3.7 Analisis Deskriptif Dimensi Operation ...................................... 60
Tabel 3.8 Analisis Deskriptif Dimensi Culture ........................................... 60
Tabel 4.1 Kapabilitas Perusahaan dalam Penerapan Transformasi Digital .. 64
Tabel 4.2 Jibility Canvas .............................................................................. 66
Tabel 4.3 Tahap Pelaksanaan DTP dan kapabilitas ..................................... 67
Tabel 4.4 Hasil Uji Validitas Main-test …………………………………... 76
Tabel 4.5 Hasil Uji Realibilitas Main-test ………………………………... 76
Tabel 4.6 Measurement Dimensi DMM ...................................................... 77
Tabel 4.7 Penerapan Transformasi Digital .................................................. 79
Tabel 4.8 Perhitungan Biaya Capex Kiosk .................................................. 83
Tabel 4.9 Perhitungan Biaya Operasional .................................................... 84
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Jumlah Perguruan Tinggi di Indonesia ..................................... 4
Gambar 2.1 Alur Diagram Cetak Dokumen Akademik ............................... 17
Gambar 2.2 Business Model Canvas UMN ................................................. 23
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Universitas Multimedia Nusantara 2019 .. 26
Gambar 2.4 McKinsey 7s Framework ......................................................... 27
Gambar 2.5 Layanan Permohonan Dokumen Mahasiswa melalui Gapura .. 31
Gambar 3.1 Digital Transformation Strategy Framework ........................... 32
Gambar 3.2 Alur Diagram Cetak Dokumen Akademik .............................. 33
Gambar 3.3 Monitoring Permohonan Surat Keterangan Aktif ................... 35
Gambar 3.4 Roadmap pencetakan dokumen ............................................... 36
Gambar 3.5 Digital Maturity Model ............................................................. 38
Gambar 3.6 Alur Student Self Service Printing Document Cetak KRS...... 52
Gambar 4.1 Business Capability Mapping ................................................. 63
Gambar 4.2 Jibility Canvas ......................................................................... 65
Gambar 4.3 Halaman Master Dokumen ..................................................... 69
Gambar 4.4 Halaman Master Nomor Surat ................................................ 69
Gambar 4.5 Halaman Master Tanda Tangan ............................................. 70
Gambar 4.6 Halaman Master Mesin ........................................................... 71
Gambar 4.7 Halaman Monitoring Cetak Dokumen..................................... 71
Gambar 4.8 Halaman Login Mahasiswa ..................................................... 72
Gambar 4.9 Halaman Utama Menu ............................................................. 73
Gambar 4.10 Halaman Cetak KHS .............................................................. 73
Gambar 4.11 Halaman Konfirmasi Cetak Dokumen ................................... 74
Gambar 4.12 Halaman Feedback Cetak Dokumen ...................................... 75
Gambar 4.13 Gap Analisis Current dan Future State .................................. 78
Gambar 4.14 Penerapan Transformasi Digital ............................................. 80
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Kuesioner Digital Transformation Project ............................... 88
Lampiran 2 Hasil Kuesioner Pre-test ……………………………………... 96
Lampiran 3 Hasil Uji Validitas Pre-test ...................................................... 97
Lampiran 4 Hasil Kuesioner Main-test........................................................ 101
Lampiran 5 Tabel r untuk df= 1 – 50 .......................................................... 102
Lampiran 6 Hasil Uji Validitas Main-test ................................................... 103
Lampiran 7 Transkrip Wawancara .............................................................. 105
Lampiran 8 Surat Pengalihan Hak Cipta ..................................................... 108
Lampiran 9 Kartu Bimbingan Tugas Akhir ................................................. 109
Lampiran 10 Pengecekan Turnitin ………………………………………... 112