UNIVERZA V MARIBORU

EKONOMSKO-POSLOVNA FAKULTETA, MARIBOR

DIPLOMSKI SEMINAR

ANALIZA PRIMERNOSTI RAČUNALNIŠKE

PODPORE V RAČUNOVODSTVU IZBRANE

PROIZVODNJE ORGANIZACIJE

ANALYSIS OF COMPUTER SUPPORT ADAQUANTANCE IN ACCOUNTING

DEPARTMENT OF SELECTED PRODUCTION ORGANIZATION

Študentka: Rebeka Babič

Študentka rednega študija

Številka indeksa: 81647990

Program: Bolonjski visokošolski strokovni

Študijska usmeritev: Računovodstvo in davščine

Mentor: dr. Andreja LUTAR SKERBINJEK, doc.

Študijsko leto: 2009/2010

Kriţni Vrh, junij, 2010

2

PREDGOVOR

V današnjem času je informacijska tehnologija nujnost, ki je vključena v obdelavo

poslovnega sistema in obveščanja. Podjetja za dobro delovanje in hitro sprejemanje

odločitev potrebujejo hitre in natančne informacije, ki jih lahko zagotovi le učinkovit

informacijski sistem. Del informacijskega sistema v podjetju je tudi računovodski

informacijski sistem, ki zagotavlja in predstavlja celotno sliko podjetja in njegovega

delovanja. Računovodski informacijski sistem zagotavlja učinkovito posredovanje

podatkov. Namenjeni so vodstvu podjetja, ostalim notranjih in zunanjim uporabnikom.

Za učinkovito delovanje računovodskega informacijskega sistema so potrebne uspešne

notranje kontrole, ki zagotavljajo zavarovanje podatkov pred nepooblaščenim

uporabljanjem in preprečevanje napak pri knjiţenju.

Za laţje delovanje in večjo preglednost je računovodski informacijski sistem navadno

razdeljen na več modulov.

V diplomskem seminarju bomo predstavili računalniško primernost računovodskega

programa Sirena/400 na primeru skupine Impol. Spoznali bomo katere module in funkcije

zajema program Sirena ter kakšne notranje kontrole ima podjetje vzpostavljene za pravilno

delovanje tega programa. S tem delom ţelimo ugotoviti katere so prednosti in slabosti

Sirene, ter predlagati moţne izboljšave.

Za to temo sem se odločila z razlogom, da pridobim vpogled v delovanje informacijskega

sistema skupine Impol in da se podrobno seznanim s računalniško rešitvijo za potrebe

računovodstva v proizvodnem podjetju, na katerem sem opravljala razna dela v času

obvezne prakse in občasnega študentskega dela med študijem.

Diplomski seminar je sestavljen iz štirih delov.

V prvem delu je opredeljeno področje pisanja ter opisan problem. Navedeni so namen,

cilji, trditve, predpostavke in omejitve ter metode raziskovanja.

V drugem delu so navedene opredelitve računovodskega informacijskega sistema ter

njegove funkcije in predstavitev podjetja in njihove dejavnosti.

V tretjem delu je podrobneje prikazan program Sirena in modul glavna knjiga, modul

pomoţnih knjig kupcev, dobaviteljev in osnovnih sredstev ter delovanje notranjih kontrol v

teh modulih.

Četrti del je posvečen pregledu in presoji prednosti in slabosti delovanja Sirene ter

predlogom za njihovo izboljšanje na primeru skupine Impol.

3

ZAHVALA

Zahvaljujem se mentorici dr. Andreji Lutar

Skerbinjek za pomoč in vodenje pri pisanju

diplomskega seminarja.

Zahvaljujem se tudi zaposlenim v podjetju Simfin

za vso vzpodbudo, pomoč in podatke, ki so mi jih

nudili za laţje pripravljanje diplomskega seminarja.

Posebna zahvala velja staršem, ki so mi omogočili

študij in nudili vso podporo in spodbudo v času

študija in nastajanja diplomskega seminarja. Prav

tako se zahvaljujem vsem prijateljem, ki so mi ves

čas stali ob strani in me vzpodbujali

4

KAZALO VSEBINE

1 UVOD ........................................................................................................................... 5

1.1 Opredelitev področja in opis problema ................................................................... 5

1.2 Namen diplomskega seminarja ............................................................................... 5

1.3 Cilji diplomskega seminarja ................................................................................... 5

1.4 Trditve ..................................................................................................................... 5

1.5 Predpostavke in omejitve ........................................................................................ 6

1.6 Predvidene metode diplomskega seminarja ............................................................ 6

2 INFORMACIJSKI SISTEMI IN PODJETJE .......................................................... 7

2.1 Opredelitev računovodskega informacijskega sistema ........................................... 7

2.2 Predstavitev podjetja in njegove dejavnosti ............................................................ 9

2.3 Ugotovitve 2. poglavja .......................................................................................... 10

3 RAČUNALNIŠKO INTEGRALNO POSLOVNO INFORMACIJSKI SISTEM –

SIRENA/400 ............................................................................................................... 11

3.1 Modul glavna knjiga ............................................................................................. 11

3.2 Modul pomoţne knjige kupcev in dobaviteljev .................................................... 14

3.3 Modul pomoţne knjige osnovnih sredstev ........................................................... 15

3.4 Notranje kontrole v programu Sirena ................................................................... 18

3.4.1 Notranje kontrole v modulu glavna knjiga .................................................... 18

3.4.2 Notranje kontrole v modulu pomoţne knjige kupcev in dobaviteljev .......... 21

3.4.3 Notranje kontrole v pomoţni knjigi osnovnih sredstvih ............................... 22

3.5 Ugotovitve 3. poglavja .......................................................................................... 23

4 PRESOJA PREDNOSTI IN SLABOSTI INFORMACIJSKEGA SISTEMA

SIRENA/400 NA PRIMERU SKUPINE IMPOL ................................................... 26

5 SKLEP ........................................................................................................................ 28

6 POVZETEK IN KLJUČNE BESEDE ..................................................................... 29

7 KRATICE, KI SO UPORABLJENE V DIPLOMSKEM SEMINARJU ............. 30

8 LITERATURA .......................................................................................................... 31

9 VIRI ............................................................................................................................ 32

KAZALO SLIK

Slika 1: Organizacijska shema skupine Impol ....................................................................... 9

5

1 UVOD

1.1 Opredelitev področja in opis problema

Na trgu obstaja velika konkurenca podjetij, ki ponujajo najrazličnejše računalniške rešitve

za računovodske storitve in odločanje. Podjetja morajo za svoje delovanje izbrati

informacijski sistem, ki jim bo zagotavljal vse, kar potrebujejo za svoje delo. Za hitre in

pravilne odločitve potrebujejo takšen informacijski sistem, ki jim bo omogočal hitro

zajemanje podatkov z enkratnimi vnosi in nizko stopnjo ročnega vnašanja, zbiranje in

hranjenje podatkov na enem mestu, obdelava podatkov ter zagotavljanje potrebnih

informacij za upravljanje in poslovanje.

V diplomskem seminarju bomo proučili računalniško integralni poslovno informacijski

sistem Sirena/4001. Proučili bomo, ali računalniško integralni poslovni informacijski

sistem Sirena zadovoljuje potrebe uporabnikov v računovodstvu proizvodnega podjetja, ali

je v skladu s SRS in ugotovili morebitne predloge za izboljšanje.

1.2 Namen diplomskega seminarja

Namen diplomskega seminarja je ugotoviti, ali je računalniško integralni poslovno

informacijski sistem Sirena primeren za uporabo in ustrezen v skladu s SRS v modulu

glavne knjige, modulu pomoţnih knjig kupcev, dobaviteljev in osnovnih sredstev. Naš

namen je tudi ugotoviti kako so ta področja računovodstva medsebojno povezana in

spoznati prednosti in slabosti posameznega modula, ter moţne izboljšave tega

informacijskega sistema.

1.3 Cilji diplomskega seminarja

Naši cilji v diplomskem seminarju so:

Spoznati opredelitve računovodskega informacijskega sistema na splošno in

računovodski informacijski sistem v izbranem proizvodnem podjetju

Spoznati modul glavna knjiga, module pomoţnih knjig kupcev, dobaviteljev in

osnovnih sredstev ter se seznaniti z notranjimi kontrolami, ki jih ima izbrano

podjetje vgrajeno v Sireni

Spoznati prednosti in slabosti Sirene za izbrano podjetje

1.4 Trditve

Trdimo, da je računovodski program Sirena, ki ga uporablja skupina Impol ustrezen in

zadovoljuje potrebe proučevanega podjetja.

1 V nadaljevanju Sirena

6

1.5 Predpostavke in omejitve

Vsak računovodski informacijski sistem (v nadaljevanju RIS) je specifičen in zahteva

dobro poznavanje organizacije in informacijskih tokov v njej, zato se bomo omejili na

računalniško rešitev Sirena, v okviru te rešitve pa le na modul glavna knjiga, module

pomoţnih knjig kupcev, dobaviteljev in osnovnih sredstev. Podjetje poleg Sirene uporablja

še program proizvodni informacijski sistem (v nadaljevanju PIS) za zagotavljanje in

pridobivanje informacij o proizvodnji. Vsi podatki iz PIS-a se prenesejo na konte glavne

knjige preko posebnega vmesnega programa. Zaradi obseţnosti PIS-a se bomo v

diplomskem seminarju omejili samo na pridobitev informacij iz PIS-a v Sireno. V času

diplomskega seminarja predpostavljamo, da izbrano podjetje ne bo uvajalo nove

računalniške opreme, ter da bo podjetje uporabljalo obstoječo verzijo IS Sirena/400 brez

sprememb.

Obravnavanje in izbiranje literature je omejeno preteţno na angleško, hrvaško in slovensko

jezikovno področje.

1.6 Predvidene metode diplomskega seminarja

Diplomski seminar je poslovna raziskava, ki se osredotoča na računovodski informacijski

sistem proizvodnega podjetja, natančneje je to statična raziskava, saj bomo proučili

predvsem trenutno stanje. Uporabili bomo deskriptivni pristop za presojo primernosti

računalniške podpore v računovodstvu izbranega proizvodnega podjetja. Z deskriptivnim

pristopom bomo iz razpoloţljivih virov črpali informacije in podatke, ki jih bomo uporabili

v naši raziskavi.

V diplomskem seminarju bomo proučili računalniško podporo v modulu glavna knjiga in v

modulih pomoţnih knjig kupcev, dobaviteljev in osnovnih sredstev z uporabo metode

kompilacije, saj bomo do določenih spoznaj prišli s tolmačenjem izkušenj, sklepov, stališč

in rezultatov različnih avtorjev.

Uporabili bomo tudi metodo intervjuja, ki ga bomo izvedli z zaposlenimi v računovodstvu

izbranega podjetja.

7

2 INFORMACIJSKI SISTEMI IN PODJETJE

2.1 Opredelitev računovodskega informacijskega sistema

RIS je specializiran podsistem informacijskega sistema (v nadaljevanju IS). Namenjen je

za zbiranje, obdelavo in sporočanje informacij v zvezi s finančnimi vidiki poslovnih

dogodkov (Gelinas 2010, 13). RIS obsega procese, postopke in sisteme, ki zajemajo

računovodske podatke iz poslovnih procesov. To so vhodni podatki v RIS, ki se v RIS-u

evidentirajo v ustreznih evidencah, se zdruţujejo, seštevajo in razvrščajo na ustrezne konte.

Iz njega pridobimo poročila o računovodskih podatkih, ki so prikazani v bilanci stanja,

izkazu poslovnega izida in izkazu denarnega toka (Turner 2009, 5,6).

RIS je usmerjen k pridobivanju in obdelovanju kvalitetnih finančnih informacij, zato

računovodski sistem sestavlja niz nalog v podjetju, pri katerih se poslovni dogodki

obravnavani kot podlaga za vnašanje v računovodske evidence. Tak sistem naj bi

prepoznaval, preračunaval, razvrščal, knjiţil in povzemal poslovne dogodke ter poročal o

njih. (Ekonomija on net, 2009)

Bobek (2003) je RIS opredelil kot sistem, ki omogoča računalniško evidentiranje

poslovnih dogodkov, vodenje računalniških poslovnih evidenc in računalniško pripravo

poslovnih poročil. Pomenijo avtomatizacijo računovodske spremljave poslovanja,

informacijsko povezavo poslovnih področij v podjetjih, računalniško arhiviranje podatkov

o poslovnih dogodkih, informacijsko podporo priprave računovodskih analiz in uvedbo

novih računovodskih konceptov.

RIS, ki je podmnoţica upravljalnega informacijskega sistema je odgovoren za

zagotavljanje pravočasnih in točnih finančnih in statističnih poročil (Business dictionary,

2010). Računovodska poročila so povratne informacije za vodstvo podjetja, saj s pomočjo

teh podatkov spremljajo poslovanje podjetja in oblikujejo nadaljnje odločitve.

Računovodska poročila so lahko namenjena tudi za zunanje uporabnike kot so davčni urad,

banke, upniki itd. (Turner 2009, 6).

Računalniški sistemi znotraj podjetja so danes veliko bolj neposredno povezani med seboj

in podatke obdelujejo takoj, ko jih uporabniki vnesejo. To hkrati tudi pomeni, da je končni

uporabnik z zahtevano informacijo takoj postreţen. Zato je podjetje pri takšnem načinu

dela veliko bolj odvisno od svojega informacijskega sistema in njegovega pravilnega

delovanja (Skitek, 2001, 292).

Računovodska oprema deluje kot RIS, ki ga lahko razvijemo v lastni reţiji, razvije nam ga

lahko drugo podjetje ali pa uporabimo rešitev drugega podjetja in jo prilagodimo svojim

potrebam. Računovodska programska oprema je oprema, ki beleţi in izvaja računovodske

transakcije znotraj delovanja modulov (Wikipedia, 2010).

8

V organizacijskem smislu se RIS deli na določene segmente ali module. Moduli so

različno organizirani, odvisno od specifičnosti poslovnega procesa. Z računovodskega

vidika ali z vidika poslovnih knjig mora RIS vsebovati vsaj tri temeljne module (Mamić –

Sačer 2007, 22):

Modul glavne knjige (je temeljni modul, ki je usmerjen predvsem na zagotavljanje

sintetičnih informacij, predvsem za zadovoljevanje potreb zunanjih uporabnikov);

Modul pomožnih knjig (nanaša se na analitične evidence, ki zagotavljajo

informacije za notranje uporabnike, najpogostejši moduli so: kupci in dobavitelji,

osnovna sredstva, plačilni promet, osebni dohodki itd.);

Dodatni programski moduli (nanašajo se na module, ki lajšajo delovanje

računovodskih in drugih poslovnih nalog npr. samostojen izračun obresti, obračun

avtorskih honorarjev, izpis plačilnih virmanov…).

Računovodstvo kot splet dela informacijske dejavnosti mora zagotoviti celovito

informiranje o spremembah in stanjih gospodarskih kategorij določenega poslovnega

sistema. Oblikovanje in posredovanje računovodskih informacij je moţno le, če

zagotovimo zbiranje odločujočih podatkov za njihovo oblikovanje. V računalniško

podprtem računovodstvu gre za to, kako ob danih omejitvah oblikovati najboljše

računovodske informacije, take, ki bodo sposobnim upravljalnim in vodstvenim organom

zagotovili ustrezno strokovno podlago za odločanje o spremembah in stanjih gospodarskih

kategorij poslovnega sistema (Kokotec, 2002, 95,96).

Namen računovodskega informiranja je omogočati uporabnikom računovodskih

informacij, da kar najbolje presojajo, ocenjujejo, sklepajo in odločajo. Pri računovodskem

informiranju se prenašajo informacije med odločevalnim in izvajalnim področjem nalog v

podjetju pa tudi med podjetjem in uporabniki zunaj njega. Tako je računovodsko

informiranje temeljnega pomena za spoznavanje bistva gospodarskih kategorij in pojavov,

povezanih s poslovanjem. Ureditev računovodskega informiranja zagotavlja smotrne

tokove in načine prejemanja in prenašanja računovodskih podatkov in/ali računovodskih

informacij uporabnikom. Značilnosti računovodskega sistema morajo biti skladne z

zakonodajo in standardi (SRS, 2006, 30.39.).

Za zanesljivost teh informacij poskrbimo tako, da v RIS vgradimo številne notranje

kontrolne postopke v vse segmente obdelave. Notranje kontrole predstavljajo poleg

informacijske in komunikacijske tehnologije temeljni komponenti RIS-a. (Mamić – Sačer

2007, 22)

Podjetja pri svojem odločanju potrebujejo kakovostne informacije za odločanje, katere pa

omogoča kvaliteten RIS in dobre notranje kontrole. Kakovost RIS je opredeljena z ISO

9000 standardi. Običajno se ocena kakovosti sistema poistoveti s koristnostjo, tj.

merjenjem materialnih in nematerialnih koristi sistema, z značajem negativnosti ali z

omejevanjem dejavnikov takšnega sistema. Iz tega razloga je merjenje in izvajanje

kvalitete RIS-a mogoče le, če so poznani notranji in zunanji dejavniki ki bi mogli vplivati

na kvaliteto RIS-a (prav tam, 57-58).

9

2.2 Predstavitev podjetja in njegove dejavnosti

Diplomski seminar se nanaša na računovodski informacijski sistem Sirena, ki se uporablja

za skupino Impol.

Impolova zgodovina sega v leto 1825. Takrat so ob bistriškem potoku pričeli z industrijsko

proizvodnjo bakrenih kovanih izdelkov. Pomembna zgodovinska prelomnica je

preusmeritev na proizvodnjo aluminijevih polizdelkov po letu 1950.

Podjetje je delniška druţba, ki s povezanimi in pridruţenimi druţbami tvori poslovno

skupino Impol. Podjetje je holdinško - koncerniška organizacija, v kateri so druţbe, ki so

prikazane na sliki. (Časopis skupine Impol: Metalurg, 2008, 2)

Slika 1: Organizacijska shema skupine Impol

Vir: letno poročilo skupine Impol 2008

Impol izdeluje izdelke iz aluminija in aluminijevih zlitin s postopki polkontinuiranega in

kontinuiranega ulivanja, valjanja, iztiskanja, vlečenja in izsekovanja v ulitke namenjene

preoblikovanju, liti trak, valjane pločevine, trakove in folijo, iztiskane profile, iztiskane in

vlečene palice in cevi ter izsekane rondele. Celotna proizvodnja je naročniška. Proizvodnja

poteka v tovarnah v Sloveniji in Srbiji. Najpomembnejši trgi so v Nemčiji, Italiji,

Sloveniji, Avstriji, Češki in ostalih drţavah evropske unije.

Poslanstvo podjetja predstavlja predelava lahkih kovin, predvsem aluminija, v izdelke, ki

kupcem zagotavljajo zanje najvišjo moţno vrednost.

10

Osnovne vrednote podjetja so prilagodljivost in hitrost, zanesljivost in zaupanje, stalno

izobraţevanje, izboljševanje in inovativnost vseh zaposlenih, pripadnost podjetju in timsko

delo, kakovost ter varovanje okolja in zdravja zaposlenih (Impol, 2010).

2.3 Ugotovitve 2. poglavja

V tem poglavju smo predstavili opredelitve računovodskega informacijskega sistema, kako

je RIS sestavljen ter namen računovodskega informiranja. Predstavili smo tudi izbrano

podjetje Impol in njegovo dejavnost. Skupina Impol uporablja za namene računovodstva

RIS Sirena, ki vsebuje modul glavne knjige, module pomoţnih knjig osnovnih sredstev,

plač, kupcev, dobaviteljev ter plačilni promet.

Ugotovili smo, da je RIS eden izmed najpomembnejših delov informacijskih sistemov v

podjetju, saj prikazuje podatke in stanje o celotnem delovanju podjetja. S pomočjo RIS-a

podjetja pridobivajo in obdelujejo kvalitetne finančne informacije, ki morajo biti

pravočasne in točne, saj so namenjene za nadaljnje odločevanje vodstva podjetja ter za

zunanje uporabnike kot so DURS, SURS, AJPES, banke, upniki itd. RIS je sestavljen iz

modula glavne knjige, ki je osrednji modul in na katerem se zbirajo vsi podatki o delovanju

podjetja ter pomoţnih analitičnih in dodatnih programskih modulov. Za dobro delovanje

RIS-a in pridobivanje kakovostnih verodostojnih podatkov pa mora vodstvo podjetja

poskrbeti za ustrezne notranje kontrole, ki zagotavljajo varovanje podatkov, preprečujejo

dostop do informacij nepooblaščenim osebam. Notranje kontrole skrbijo, da so podatki v

RIS vneseni pravilno in v skladu s standardi in z zakoni, saj lahko le s pravilnimi podatki

poslovodstvo podjetja dobi celovito sliko o poslovanju podjetja, kar pa je pomembno pri

nadaljnjih poslovnih odločitvah.

11

3 RAČUNALNIŠKO INTEGRALNO POSLOVNO INFORMACIJSKI SISTEM –

SIRENA/400

Sirena je poslovno informacijski sistem namenjen za računovodstvo in finance vseh vrst

podjetij. Deluje v DOS-ovem2 okolju. V skupini Impol so računalniško rešitev Sirena

začeli uporabljati leta 1993 in se uporablja za vsa povezana podjetja. Sestavljajo jo modul

glavna knjiga in moduli pomoţnih knjig osnovnih sredstev, kupcev, dobaviteljev, plač,

plačilnega prometa ter plana in analiz stroškov.

Za brezhibno delovanje IS Sirena skrbi pogodbeni programer, ki na Sireni opravlja

vzdrţevanje, odpravljanja nastale napake na programu in podatkovnih bazah, skrbi za

prilagoditve zakonskim spremembam, nudi nasvete in pomoč za prilagajanje delovnega

programskega produkta po zahtevah uporabnika ter skrbi za dobro delovanje notranjih

kontrol.

Ker se v Sireni vodi računovodstvo za več podjetij ima vsako podjetje svojo šifro podjetja,

ki se nahajajo v šifrantu podjetij npr. vsi podatki za podjetje Impol d.o.o. se knjiţijo v

Sireno pod šifro 01, za Impol FT pod šifro 02, za Impol PCP pod šifro 03 itd.

3.1 Modul glavna knjiga

Glavna knjiga je kontna poslovna knjiga, ki je organizirana, da v njej zgoščeno urejujemo

in obdelujemo podatke o vseh spremembah in stanjih vseh gospodarskih kategorij

organizacije tako, da upoštevamo povezano spreminjanje gospodarskih kategorij (Turk

2004, 183)

Glavna knjiga je bistvo finančnih evidenc v vsakem podjetju. Predstavlja osrednje knjige

RIS-a in omogoča evidence za vse transakcije, ki se v njej izvršijo. Te evidence ostanejo

kot stalni sledovi zgodovine vseh finančnih transakcij, od prvega dne delovanja podjetja.

(Business town, 2003). Vse finančne objave imajo vpliv na glavno knjigo, tudi če izhajajo

iz pomoţnih poslovnih knjig. Vrednosti, zapisane v glavni knjigi se uporabljajo za

ustvarjanje vseh računovodskih izkazov (Wise geek, 2010).

Modul glavne knjige je eden od osnovnih modelov RIS-a, ker se v njem povzemajo vse

podrobne informacije o posameznih poslovnih odsekih podjetja. V tem smislu se ta modul

nanaša na celotno druţbo. Informacije v modulu glavne knjige so sintetične. Kakor so

vneseni podatki o poslovnih dogodkih v glavno knjigo, tako se informacije, pridobljene iz

modula prenesejo na zbirne informacije o stanju in gibanju sredstev, obveznosti, kapitala,

prihodkov, odhodkov in finančnih rezultatov vsake druţbe (Mamić – Sačer 2007,148).

2 DOS-ovo okolje je operacijski sistem, ki ga je izdelal Microsoft in je predhodnik sistema Windows

12

Pri računalniškem vodenju glavne knjige se uporabljajo preverjeni računalniški programi.

Knjigovodski podatki, vneseni v računalniški dnevnik, se samodejno uvrščajo v ustrezne

konte v datotekah. Podatki se vnašajo v glavno knjigo z enega ali več krajev, na katerih

nastajajo poslovni dogodki. Če se vnašajo na več krajih, mora računalniški program

zagotoviti prepoznavanje knjigovodskih listin po oznakah odgovornih oseb. Računalniško

vodena glavna knjiga mora kadarkoli omogočati kontroliranje knjiţenja pa tudi prikaz

kateregakoli konta in/ali celotne glavne knjige na zaslonu oziroma odtis na papirju. (SRS,

2006, 22.16)

Glavno knjigo je potrebno voditi po načelu dvostavnega knjigovodstva, kot tudi vse ostale

poslovne knjige. Vsebina modula je določena s konti in kontnim planom, katerega se drţi

poslovni subjekt (Mamić – Sačer 2007,148). V Sloveniji kontni plan pripravi Slovenski

inštitut za revizijo, da je osnovna razporeditev kontov enotna za vsa podjetja (SRS 2006,

22.10).

Spremembe se vnašajo v glavno knjigo in ustrezni dnevnik hkrati. Pri računalniškem

knjiţenju zagotavlja računalniški program na podlagi enkratnega vnosa sprememb v

računalnik samodejno vodenje tako dnevnikov kot glavnih knjig in ustreznih pomoţnih

poslovnih knjig (SRS 2006, 22.22).

Zapisi v splošnem modulu glavna knjiga se izvajajo izključno na podlagi računovodskih

dokumentov.

Del glavne knjige je navadno organiziran tako, da vsebuje del za sestavo poslovnih poročil.

(Mamić – Sačer 2007, 153). Iz modula glavne knjige lahko dobimo bilančna in

zunajbilančna poročila. Stanja bilančnih kontov izkazujemo v temeljnih računovodskih

izkazih kot so bilanca stanja, izkaz poslovnega izida in izkaz finančnih tokov.

Zunajbilančna poročila prikazujejo stanje bilančnih kontov posebej, saj so pomembna za

določene ocene, analize, nadzor in informiranje. (Turk 2004, str 185,186)

Modul glavne knjige v programu Sirena omogoča računalniško vodenje glavne knjige za

(Sirena/400 – integrirani poslovno informacijski sistem, interni viri skupine Impol –

Glavna knjiga):

posamezno podjetje,

organizacijske enote drugega nivoja v okviru enega podjetja,

več različnih podjetij.

Vnos in vzdrţevanje matičnih podatkov (kontnega plana, vrst temeljnic in dokumentov,

tujih valut) poteka interaktivno, pri čemer se avtomatsko izpisuje poseben protokol, v

katerem so zabeleţene vse spremembe v podatkovni bazi, z imenom osebe, ki jih je izvršila

(prav tam).

Pri vpisu kontnega plana lahko uporabnik za vsak konto določi več karakteristik, ki jih

računalnik upošteva pri knjiţenju in drugih obdelavah; npr: oznako za obvezen vpis

organizacijske enote določenega nivoja pri knjiţenju na ta konto, oznako za obvezen

kreditni ali debetni promet ali saldo, oznako za zapiranje odprtih postavk, itd. (prav tam).

13

Konti v kontnem planu so šestmestni in so na podlagi določenega kontnega plana

prilagojeni za potrebe podjetja (prav tam).

Za knjiţenje v modul glavne knjige obstajajo štirje načini. To so: interaktivno knjiţenje s

sprotno kontrolo, paketno knjiţenje z interaktivnim popravljanjem napačnih vknjiţb,

prenos vknjiţb, ki nastanejo pri računalniški obdelavi drugih analitičnih knjigovodstev

(plače, osnovna sredstva, materialni obračun itd.) in avtomatska izdelava vknjiţb pri

zaključevanju razredov 4 in 7 ter pri saldiranju kontov (prav tam).

Takoj po knjiţenju je vsaka vknjiţba dostopna vsem ostalim uporabnikom finančnih

podatkov, bodisi za prikaze na ekranu, bodisi za izpis v poročilih (prav tam).

Pri knjiţenju so uporabniku na razpolago funkcije, ki mu povečujejo produktivnost:

avtomatska izdelava protiknjiţbe, dupliciranje podatkov iz predhodne vknjiţbe, iskanje

podatkov v matičnih datotekah kontov, organizacijskih enot, vrst dokumentov in tujih valut

in avtomatska kontrola ravnoteţja vknjiţenih postavk (prav tam).

Knjiţenje poteka v skupinah postavk, ki so med seboj v ravnoteţju in ki jih imenujemo

temeljnica. Dokler je temeljnica »odprta«, je moţno v njej popravljanje in brisanje ţe

vključenih postavk ter dodajanje novih. Ko temeljnico »zapremo«, vknjiţb iz nje ne

moremo več popravljati. Obračunskega meseca ne moremo zaključiti, dokler niso »zaprte«

vse temeljnice iz tega meseca (prav tam).

Knjiţenje poteka tekoče, ne glede na obračunska obdobja. Zaključek meseca lahko

zaostaja za tekočim knjiţenjem za dva meseca, zaključek leta pa celo za tri. Tako lahko

npr. knjiţimo ţe postavke za mesec marec, ne da bi morali pred tem zaključiti predhodno

leto (prav tam).

Uporabnik naroča izpise poročil interaktivno, dejanski izpis pa se izvrši v paketni obdelavi.

Pri vpisu naročil lahko izpis omeji na določene konte, organizacijske enote, časovna

obdobja in status vknjiţbe. V vsakem trenutku lahko naroči izpis za katerokoli obdobje iz

obračunskega leta ali pa naroči izpis iz arhiva za pretekla leta (prav tam).

Ob zaključku leta lahko računalnik avtomatsko izdela zaključene vknjiţbe na kontih

razredov 4 in 7. Poleg tega pa saldira vse konte, v novo leto pa prenese, odvisno od

karakteristike konta, saldo ali odprte postavke (prav tam).

Najvaţnejše funkcije modula glavna knjiga so (prav tam):

interaktivno vzdrţevanje matičnih podatkov (kontnega plana, vrst temeljnic in

dokumentov, tujih valut, tečajnih list, ključev za razpored stroškov),

paketni vnos kontnega plana,

interaktivno knjiţenje poslovnih dogodkov

paketno knjiţenje poslovnih dogodkov

avtomatsko knjiţenje postavk, ki prihajajo iz računalniških obdelav drugih,

analitičnih knjigovodstev

blokiranje in likvidiranje kontov,

zapiranje odprtih postavk po evrskih zneskih,

14

zapiranje odprtih postavk z avtomatskim formiranjem tečajnih razlik,

odpiranje napačno zaprtih postavk,

preknjiţevanje s konta na konto,

zaključek razreda 4,

zaključek razreda 7,

arhiviranje mesečnih stanj po sintetičnih ali analitičnih kontih,

formiranje zaključnih in otvoritvenih vknjiţb,

uporabnik sam določa kriterije za prikaz in izpis podatkov,

spremljanje evrskih in deviznih zneskov.

Iz modula glavne knjige lahko uporabnik dobi najvaţnejše prikaze, kot so kontni plan,

kontna kartica, stanje kontov, postavke po temeljnicah in postavke po dokumentih. Izpiše

pa si lahko tudi poročila, ki so namenjena za zunanjo ali notranjo rabo (prav tam).

Najvaţnejša poročila, ki si jih uporabnik lahko naroči so: kontna kartica, stanje kontov v

poljubni valuti, bruto bilanca in zaključni list v poljubni valuti (prav tam).

3.2 Modul pomožne knjige kupcev in dobaviteljev

V pomoţno knjigo se na osnovi izvirnih in izvedenih knjigovodskih listin beleţijo poslovni

dogodki, ki dokazujejo nastanek terjatev in obveznosti do poslovnih partnerjev in

poravnavanje, ne glede na to, ali gre za poslovanje v domači ali v tuji valuti. Pomoţne

knjige kupcev in dobaviteljev kot analitična evidenca, omogočajo vpogled v stanje terjatev

oziroma obveznosti do posameznega poslovnega partnerja, tako vsebinsko, kot tudi

časovno (RC IRC, 2007).

Potreba po vodenju modula pomoţne knjige kupcev in dobaviteljev izhaja iz terjatev in

obveznosti med poslovnimi partnerji, saj lahko tako prikaţemo vse informacije o terjatvah

in obveznostih na enem mestu, poleg tega, pa lahko dobimo pogled na kontno kartico za

vsako poslovno stranko posebej (Mamić – Sačer 2007, 211).

Za boljšo organizacijo in laţji pregled, mora podjetje v modulu pomoţne knjige kupcev in

dobaviteljev vzpostaviti in voditi šifrant, tj. matične podatke o kupcih in dobaviteljih.

Podjetja vodijo eden imenik vseh poslovnih partnerjev, ki se pojavljajo kot kupci in/ali

dobavitelji. V šifrantu so vneseni podatki o nazivu podjetja, naslov, telefonska številka

kontaktne osebe, transakcijski račun, davčna številka, jezik korespondence, moţni popusti

itd. Najbolje je, da se šifrant organizira po abecednem redu naziva podjetja ali po sedeţu

podjetja (prav tam, 216).

V programu Sirena sta modula pomoţne knjige kupcev in dobaviteljev samostojna modula,

ki omogočata računalniško vodenje analitike kupcev in dobaviteljev na nivoju podjetja in

na nivoju vseh niţjih organizacijskih enot (Sirena/400 - integralni poslovno informacijski

sistem, interni viri skupine Impol – modul pomoţne poslovne knjige kupcev in

dobaviteljev).

Programski paket deluje integrirano z glavno knjigo. Vsaka vknjiţba, narejena na modulu

pomoţne knjige kupcev ali dobaviteljev, postane istočasno ţe vknjiţba v glavni knjigi.

15

Konti, na katerih se vodijo pomoţne knjige kupcev in dobaviteljev, morajo biti v glavni

knjigi posebej označeni. Vknjiţbe na teh kontih se pri prikazih ali izpisih v glavni knjigi

zaradi preglednosti lahko zdruţujejo (prav tam).

Za knjiţenje v modul pomoţne knjige kupcev lahko uporabimo interaktivno knjiţenje s

sprotno kontrolo in moţnostjo zapiranja odprtih postavk, paketno knjiţenje in avtomatsko

knjiţenje računov, ki nastanejo pri računalniški pripravi računov kupcem. Za knjiţenje

prometa dobaviteljev v računalnik lahko uporabimo interaktivno knjiţenje s sprotno

kontrolo in moţnostjo zapiranja odprtih postavk ter paketno knjiţenje (prav tam).

Pri knjiţenju so uporabniku na razpolago funkcije, ki mu povečujejo produktivnost (prav

tam):

avtomatska izdelava protivknjiţbe,

dupliciranje podatkov iz predhodne vknjiţbe,

iskanje podatkov v matičnih datotekah poslovnih partnerjev, plačilnih pogojev,

kontov, organizacijskih enot, vrst dokumentov in tujih valut tudi med knjiţenjem,

sprotno zapiranje odprtih postavk ter

avtomatska kontrola ravnoteţja za vknjiţene postavke.

Izdani računi se za skupino Impol izpisujejo v PIS-u v modulu za prodajo, nato pa se preko

vmesnika avtomatsko prenesejo na pomoţne knjige kupcev v programu Sirena. Če si

povezana podjetja izdajajo račune med seboj, se s pomočjo avtomatskega prenosa

prenesejo tudi prejeti računi na pomoţne knjige dobaviteljev povezanih podjetij (prav tam).

Uporabnik ima moţnost, da si na ekranu prikaţe matične ali finančne podatke o kupcih in

dobaviteljih, pri čemer si lahko prikaz omeji na določene kupce ali dobavitelje,

organizacijske enote, časovna obdobja in status vknjiţbe (zaprta, odprta, toţena, zapadla

nad x dni). Prikazi podatkov so dostopni iz menijev in tudi direktno iz knjiţenja (prav

tam).

3.3 Modul pomožne knjige osnovnih sredstev

Osnovna sredstva so stvari, ki jih ima podjetje za opravljanje temeljne, stranske ali

pomoţne proizvajalne oziroma druge poslovne dejavnosti. Osnovna sredstva so stalni del

premoţenja podjetja. Pridobi jih z nakupom ali z lastno izdelavo. Razlikujemo

opredmetena in neopredmetena osnovna sredstva. To so materialne in nematerialne vrste

sredstev, ki sodelujejo v poslovnih procesih ter se postopoma obrabljajo in prenašajo svojo

vrednost na poslovne učinke. Osnovna sredstva so lahko v pripravi, v uporabi in zunaj

uporabe. (Koletnik 2004, 98)

16

Opredmeteno osnovno sredstvo je sredstvo, ki ga ima podjetje v lasti ali finančnem najemu

ali ga na drug način obvladuje ter ga uporablja pri ustvarjanju proizvodov ali opravljanju

storitev oziroma dajanju v najem ali za pisarniške namene in ga bo po pričakovanjih

uporabljalo v te namene v več kot enem obračunskem obdobju (Spremembe SRS 2010,

1.1). Opredmetena osnovna sredstva so zemljišča, zgradbe, proizvajalna oprema, druga

oprema in biološka sredstva. (SRS 2006, 1.3)

Neopredmetena sredstva se razpoznavajo kot nedenarna sredstva, ki praviloma fizično ne

obstajajo. Praviloma se pojavljajo kot neopredmeteno dolgoročno sredstvo.

Neopredmetena sredstva zajemajo dolgoročno odloţene stroške razvijanja, usredstvene

stroške naloţb v tuja opredmetena osnovna sredstva, naloţbe v pridobljene pravice do

industrijske lastnine in druge pravice, ter v dobro ime prevzetega podjetja. (SRS 2006,

2.1-2.2).

V modulu analitičnega knjigovodstva osnovnih sredstev se prikazujejo stanja in prometi na

dolgoročnih neopredmetenih in opredmetenih sredstvih. Poslovne dogodke v tem modulu

je treba prikazati v skladu z zakonskimi predpisi ali z mednarodnimi standardi

računovodskega poročanja. Procesi nabave osnovnih sredstev niso povezani le s klasičnim

primerom nabave z nakupom, temveč tudi s pridobitvijo, najemom, gradnjo ali

izdelovanjem osnovnega sredstva v lastni reţiji (Mamić – Sačer 2007, 158).

Vsako osnovno sredstvo dobi svojo inventarno številko. Osnovna sredstva so v registru

osnovnih sredstev vnesena časovno in po inventarni številki. Analitični modul

opredmetenih in neopredmetenih sredstev se deli na osnovna sredstva v pripravi in v

uporabi. Na kontih osnovnih sredstev v pripravi se evidentirajo vsi stroški nabave in

kalkulacije nabavnih stroškov. Ko sredstvo preide v uporabo, se mora na njem

obračunavati amortizacija in odpis vrednosti tega sredstva. Konto sredstev v uporabi

vsebuje matične podatke in spremembe stanja tega sredstva (prav tam, 164,165).

Amortizirati moramo vsa sredstva, ki se uporabljajo v obdobju, daljšem od poslovnega leta

in imajo omejeno dobo koristnosti ali pa so namenjena uporabi pri proizvajanju ali

dobavljanju proizvodov in storitev. Amortizacijska osnova je vrednost osnovnega sredstva,

ki je predmet amortiziranja (SRS 2006, 13).

Za dosledno razporejanje zneska amortizacije sredstva v njegovi dobi koristnosti je

mogoče uporabiti različne metode – metodo enakomernega časovnega amortiziranja,

metodo padajočega amortiziranja in metodo proizvedenih enot (SRS 2006, 1.18).

Za merjenje po pripoznavanju opredmetenega in neopredmetenega osnovnega sredstva

mora podjetje za svojo računovodsko usmerite izbrati ali model nabavne vrednosti ali

model prevrednotenja; izbrano usmeritev mora uporabljati za celotno skupino

opredmetenih in neopredmetenih sredstev (SRS 2006, 1.24, 2.28).

17

Modul pomoţne knjige osnovnih sredstev v programu Sirena omogoča računalniško

vodenje evidence in obdelave osnovnih sredstev za podjetja, pri čemer upošteva določila

SRS. Podpira vse funkcije analitičnega knjigovodstva osnovnih sredstev v uporabi in sicer

od trenutka arhiviranja sredstva do trenutka odtujitve ali izločitve sredstva iz uporabe

(Sirena/400 - integralni poslovno informacijski sistem, interni viri skupine Impol – modul

pomoţne poslovne knjige osnovnih sredstev).

S pomočjo modula osnovna sredstva lahko vzdrţujemo matične podatke o osnovnih

sredstvih, amortizacijskih skupinah3, nahajališčih osnovnih sredstev, vrstah gibanj

osnovnih sredstev in shemah knjiţenja osnovnih sredstev v glavno knjigo (prav tam).

Izdelamo lahko predračun in obračun amortizacije na poljubno obračunsko obdobje ter

poračun amortizacije na koncu obračunskega obdobja. Kontiranje obračunane amortizacije

in gibanje osnovnih sredstev se avtomatsko prenesejo v glavno knjigo (prav tam).

V modulu pomoţne knjige osnovnih sredstev so nam na voljo prikazi sredstev po nazivu,

po interni številki osnovnega sredstva in prikazi osnovnih sredstev po nahajališčih (prav

tam).

V modulu pomoţne knjige osnovnih sredstev nam Sirena ponuja moţnost izbire modela

nabavne vrednosti ali modela prevrednotenja za pripoznavanje opredmetenih in

neopredmetenih osnovnih sredstev, ki ga podjetje izbere za celotno skupino osnovnih

sredstev. Za amortiziranje osnovnih sredstev lahko v modulu pomoţne poslovne knjige

osnovnih sredstev zbiramo med tremi metodami amortiziranja, ki jih določajo SRS.

Podjetje se odloči za tisto metodo, ki najbolje ustreza gospodarski kategoriji glede na njeno

fizično izrabljanje, tehnično in gospodarsko staranje in na pričakovane zakonske in druge

omejitve (prav tam).

Najvaţnejša poročila, ki jih lahko izpišemo iz modula osnovna sredstva so (prav tam):

register osnovnih sredstev,

mesečni pregled osnovnih sredstev po vrstah gibanj,

pregled osnovnih sredstev po stroškovnih mestih in nahajališčih,

rekapitulacija stanja osnovnih sredstev po amortizacijskih skupinah in kontih,

rekapitulacija stanja osnovnih sredstev po kontih in mesecih aktiviranja,

predračun amortizacije,

obračun amortizacije,

izpis temeljnic za knjiţenje obračunov v glavno knjigo,

izpis popisne liste osnovnih sredstev po stroškovnih mestih in nahajališčih,

spisek osnovnih sredstev, ki si ga uporabnik sam oblikuje in določa vsebino,

kartica osnovnega sredstva.

3 Amortizacijske skupine – zaradi specifičnosti sistema in laţjega knjiţenja je podjetje oblikovalo

amortizacijske skupine; vsaka amortizacijska skupina ima svoj pomen glede na določeno stopnjo

amortizacije.

18

3.4 Notranje kontrole v programu Sirena

Notranje računovodske kontrole so sestavina RIS-a, ki ob pomoči kontrolnih postopkov, ki

so temeljna sestavina računovodskih kontrol neposredno vplivajo na zanesljivost,

popolnost, točnost in zakonitost računovodskih razvidov in računovodskih izkazov ter

poročil. Zagotavljajo, da se poslovni dogodki uresničujejo skladno s standardi, zakoni,

pravilniki in navodili; da se stanje sredstev v poslovnih razvidih primerja z dejanskim

stanjem; da se poslovni dogodki evidentirajo tako, kot so bili opravljeni; da čim prej

odkrijemo morebitne napake pri nastajanju in evidentiranju poslovnih dogodkov. Notranje

kontrole uvede poslovodstvo v poslovne procese podjetja, kjer obstaja verjetnost nastanka

napake ali nepravilnosti. (Koletnik 2008, str. 83)

Za zagotavljanje notranjih kontrol v programu Sirena je zadolţeno računovodstvo skupine

Impol, ki določa katere notranje kontrole morajo biti vzpostavljene za pravilno delovanje

Sirene v skladu z zakoni in standardi, za varovanje podatkov in pravilno prikazovanje

podatkov. Notranje kontrole vzpostavlja, posodablja in nastavlja pogodbeni programer.

Navodila za nastavitve notranjih kontrol dobi programer od računovodkinje, ki mu na

podlagi zakonskih novosti in standardov izda navodila za izdelavo novih kontrol, ki so

potrebne za zagotavljanje verodostojnih podatkov.

Vsaka računovodkinja uporablja za vstop v Sireno svoje osebno uporabniško ime in geslo,

s čemer preprečujejo nepooblaščenim osebam vstop v IS Sireno ter varovanje poslovnih

informacij. Osebno geslo sluţi tudi za pregled vknjiţb v sistemu Sirene, v katerem so

zabeleţene vse spremembe v podatkovni bazi, z imenom osebe, ki jih je izvršila. Pri

svojem delu mora računovodja upoštevati kontrole ter kontrolirati poslovne dogodke ali so

v skladu s standardi in zakoni.

Za vnos podatkov v Sireno je določen šifrant podjetij. Vsako podjetje ima svojo šifro in

mora biti knjiţeno pod to šifro. Pod svojo šifro imajo podjetja opredeljena stroškovna

mesta, na katera se lahko knjiţi. Notranje kontrole so vzpostavljene tako, da nam sistem

onemogoča knjiţenje in opozori, da to stroškovno mesto pripada drugemu podjetju, če

knjiţimo pod napačno šifro podjetja.

3.4.1 Notranje kontrole v modulu glavna knjiga

Kontrolni postopki, ki so nameščeni v modulu glavne knjige, so neločljivo povezani z

računalniško obdelavo podatkov. Vsi kontrolni postopki, ki so vgrajeni v modul glavne

knjige, so odvisni od organizacijske strukture tega modula in njegovih povezav z drugimi

moduli podjetja. (Mamić – Sačer 2007, str. 154)

Eden od temeljnih kontrolnih postopkov, ki so vgrajeni v modul glavne knjige je zagotovo

uporaba dvostavnega računovodstva, zato mora biti v modulu glavne knjige vgrajena

omejitev, ki ne dovoli konca zapisa poslovnega dogodka, če aktivna in pasivna stran

kontov nista izenačeni (prav tam, 154).

19

Kvaliteten modul glavne knjige mora vsebovati vgrajene kontrolne postopke, ki

prikazujejo vsebino vnesenih poslovnih sprememb v časovnem zaporedju. Te spremembe

morajo biti vsebinsko in vrednostno izkazane na ustreznih sintetičnih kontih. V pogojih

računalniškega poslovanja je najpomembnejša vloga dnevnika prav njegova kontrolna

vloga. Če se skupna obremenitev ne ujema s skupnim prometom vseh kontov glavne knjige

je mogoče reči, da so kontrolni postopki oslabljeni. Modul glavne knjige je povezan z

ostalimi moduli informacijskega sistema v podjetju. Tako je mogoče govoriti o kontrolnih

postopkih v povezavi med posameznimi analitičnimi evidencami in glavno knjigo, med

konti glavne knjige in bruto bilance ter med konti glavne knjige in računovodskimi poročili

(prav tam, 154).

S pomočjo bruto bilance računovodja ugotovi računske, logične ali vsebinske nepravilnosti

v izvedenih knjiţenjih na vseh kontih glavne knjige. Hkrati je eden od značilnih kontrolnih

elementov v tem modulu. Če so vnaprej definirani pravilni kriteriji o kontih glavne knjige,

predstavljajo ti kriteriji izvorne podatke za bilanco, izkaz poslovnega izida in druga

poročila. Na podlagi tega lahko sklepamo da so poročila in informacije, ki jih dobimo iz

tega modula natančne. Na ta način oblikujemo izhodna poročila in informacije za

uporabnike (prav tam, 154, 155).

V Sireni mora računovodja pri svojem delu kontrolirati razne aktivnosti, ki se neposredno

knjiţijo v glavno knjigo ali pa se podatki iz drugih modulov istočasno knjiţijo v glavno

knjigo.

Notranje kontrole v glavni knjigi delujejo po načelu dvostavnega knjiţenja, kar pomeni, da

mora biti vsak dogodek knjiţen na določen konto in hkrati na ustrezen protikonto. Če se to

načelo ne upošteva, ne moremo zaključiti zapis dogodka ali temeljnice.

Kontrolni postopki v glavni knjigi nam ne pusti dokončati zapisa poslovnega dogodka, v

kolikor nismo vnesli vseh zahtevanih podatkov, ali smo vnesli podatke na napačno mesto.

Vsi zapisi v glavni knjigi morajo biti prikazani po časovnem zaporedju, tako kot so nastali

poslovni dogodki ter se morajo vsebinsko in vrednostno ujemati s ustreznimi sintetičnimi

konti.

Notranje kontrole nam preprečujejo knjiţenje na konte pomoţne knjige kupcev in

dobaviteljev v modulu glavne knjige.

Nove konte v kontnem planu lahko odpira samo pooblačena oseba, vpogled v kontni plan

pa imajo vsi zaposleni. Notranje kontrole onemogočajo knjiţenje podatkov za povezana

podjetja na konte ostalih podjetij.

Poleg programskih kontrol, ki zagotavljajo pravilno knjiţenje v modul glavne knjige, pa

mora računovodja za verodostojne podatke in informacije kontrolirati še druge aktivnosti.

Pri evrskih denarnih sredstvih in deviznih sredstvih preverjati ali je knjiţeno dnevno stanje

denarnih in deviznih sredstev na bančnih izpiskih enako s konti v glavni knjigi. Ujemati se

mora dnevni promet in skupno stanje sredstev na transakcijskem računu (Interni viri

skupine Impol – Notranje kontrole; glavna knjiga).

20

Kontrola blagajne in devizne blagajne vsebuje kontrolo stanja na blagajniškem dnevniku s

konti v glavni knjigi, priloge blagajne in konte, na katere se knjiţijo terjatve ali obveznosti

(prav tam).

Iz modula pomoţne poslovne knjige plač se prenesejo podatki v glavno knjigo, kjer je

treba preveriti pravilen vnos davčnih skupin4 za davčno občutljive kotne, kot sta konta

stroški malice in stroški prevoza. Po izplačilu obveznosti za izplačila plač in drugih

prejemkov iz dela, avtorskih pogodb, sejnin, nagrad, štipendij, prispevkov in davkov iz in

na plače mora računovodja preveriti stanje kontov obveznosti po izplačilu, ki morajo biti

enaki 0 (prav tam).

Na kontih osnovnih sredstev moramo preveriti stanje kontov v glavni knjigi s konti

analitičnega knjigovodstva osnovnih sredstev. Pri prenosu iz analitičnega knjigovodstva

osnovnih sredstev v glavno knjigo moramo preveriti, ali so vnesene davčne skupine za

davčno občutljive konte. Na kontih investicij moramo kontrolirati stanje investicij v teku in

na kontih opreme v pripravi (prav tam).

Podjetje poleg Sirene uporablja še program proizvodni informacijski sistem - PIS za

zagotavljanje in pridobivanje informacij o proizvodnji. Vsi podatki iz PIS-a se prenesejo

na konte glavne knjige preko posebnega vmesnega programa, zato moramo preverjati

konte glavne knjige s PIS-om, kjer se beleţi stanje o nabavi, porabi, prodaji in zalogah na

kontih zalog surovin, materiala, proizvodov in polproizvodov, nedokončane proizvodnje in

drobnega inventarja (prav tam).

Za potrebe stroškovnega knjigovodstva in obračuna proizvodnje se mora v glavni knjigi

preverjati stanje zalog nedokončane proizvodnje, stanje zalog surovin, materiala,

proizvodov in polproizvodov po preračunu vrednosti zalog, mesečno gibanje zalog in

gibanje cen za preračun zalog (prav tam).

Pri kontroliranju prejetih in izdanih računov moramo biti pozorni na vpis pravilne davčne

stopnje, saj drugače lahko pride do napačnega odbijanja ali zaračunavanja DDV-ja.

Preveriti moramo, če imajo prejeti računi vnesene pravilne organizacijske enote, za

razdelitev stroškov, delovne naloge, naročila, prevzemnice in izdajnice (prav tam).

Z bruto bilanco računovodja kontrolira ali je stanje aktive enako stanju pasive ter konte

razreda 4 in 7 (prav tam).

Vse navedene kontrole vplivajo na verodostojnost računovodskih izkazov. Če te kontrole

niso zagotovljene, ali so napačno nastavljene, bo poslovodstvo dobilo napačne informacije

o podjetju, kar lahko vpliva tudi na pomembnejše odločitve (prav tam).

4 Davčne skupine – zaradi specifičnosti sistema je podjetje oblikovalo davčne skupine; vsaka skupina ima

svoj pomen glede razvrščanja v davčni obračun in za knjigo prejetih in izdanih računov.

21

3.4.2 Notranje kontrole v modulu pomoţne knjige kupcev in dobaviteljev

Kontrolni postopki v modulu pomoţne knjige kupcev in dobaviteljev se izvajajo v okviru

podjetja ali zunaj njega. Kontrolne postopke mora v podjetju izvajati oseba, ki ne vodi

analitičnih in sintetičnih razvidov istega segmenta, saj le tako lahko ugotovi kakšno

napako. Kontrola dokumentov je predpogoj podatkov, ki vstopajo v RIS. Za zagotovitev

točnih informacij o poslovanju posameznega kupca in dobavitelja je pomembno v šifrant

modula pomoţnih knjig vgraditi preventivne kontrole v obliki, ki onemogoča večkratni

vnos istega kupca ali dobavitelja z istim nazivom ali isto šifro. Analitični razvidi kupcev in

dobaviteljev po posameznih kontih morajo v skupnem znesku ustrezati sintetičnim

razvidom na kontih kupcev in dobaviteljev v glavni knjigi. Kontrolne postopke pa lahko

izvedemo tako, da stanje na kontu kupca ali dobavitelja preverimo z odprtimi postavkami

našega kupca ali dobavitelja in tako preverimo, ali so v našem sistemu knjiţeni vsi računi

kupcev in dobaviteljev ter ali imamo enako stanje (Mamić – Sačer 2007, str. 219).

Za zagotavljane pravilnosti in laţje odkrivanje napak v Sireni se vodijo pomoţne knjige

kupcev in dobaviteljev ločeno od glavne knjige.

Knjigovodske listine morajo biti pred knjiţenjem pregledane in opredeljene z ustreznimi

podlagami, ki utemeljujejo poslovni dogodek. Pravilnost in točnost knjigovodskih listin

preverja za to odgovorno mesto oz. oseba in izvedbo kontrole potrdi s svojim podpisom.

Pri kontroliranju se preverja ali je odgovorna oseba s svojim podpisom potrdila

odgovornost za stroške, ki jih je povzročil poslovni dogodek in hkrati odredila katero

stroškovno mesto oz. delovni nalog bremeni ta poslovni dogodek. Posamezne listine

morajo biti oštevilčene z nepretrganim zaporedjem številk od 1 naprej za vsako poslovno

leto (Pravilnik o računovodstvu 2009, 3).

V pomoţnih knjigah kupcev in dobaviteljev so vsi kupci in dobavitelji zbrani v šifrantu, v

katerega se vpisujejo vsi osnovni podatki. Notranje kontrole so vzpostavljene tako, da nam

šifrant preprečuje večkratni vnos kupca ali dobavitelja, ki ţe obstaja v šifrantu. Prepozna

ga po nazivu, transakcijskem računu ali davčni številki.

Notranje kontrole v modulu pomoţne knjige kupcev in dobaviteljev so nastavljene tako, da

onemogočajo večkratni vnos računa istega kupca ali dobavitelja z istim nazivom in isto

številko računa. V modulu analitike kupcev nam sistem preprečuje knjiţenje kontov

dobaviteljev ter obratno.

Tudi v modulu pomoţne knjige kupcev in dobaviteljev je vzpostavljeno načelo

dvostavnega knjigovodstva. Vsak poslovni dogodek moramo knjiţiti s šifro kupca ali

dobavitelja in mora imeti protiknjiţbo, drugače ne moremo zaključiti zapisa dogodka.

Zapisa dogodka ne moremo dokončati če imamo napačno vpisane datume npr. datum

unovčljivosti terjatev ali zapadlosti obveznosti je večji od datuma opravljene storitve,

vnesemo višjo ali niţjo letnico od sedanje ali nimamo vnesene davčne skupine za obračun

DDV-ja.

V temeljnicah moramo vpisati kontroli seštevek, ki mora biti enak prometu v temeljnici na

aktivni in pasivni strani, saj lahko le takrat zaključimo temeljnico.

22

Pri knjiţenju na kontih za povezana podjetja (npr. 220500, 120500) nam sistem preprečuje

vpis kontov za ostale kupce in dobavitelje (npr. 220150, 120000), saj se na podlagi kontov,

določenih za povezana podjetja izdelujejo konsolidirana bilanca stanja, izkaz poslovnega

izida in izkaz denarnega toka.

Poleg programskih kontrol, ki zagotavljajo pravilno knjiţenje v pomoţnih knjigah kupcev

in dobaviteljev morajo računovodje pred knjiţenjem na konte kupcev in dobaviteljev

nadzorovati ali imajo vsi izdani in prejeti računi vse sestavine in klavzule, ki jih mora

vsebovati račun. Preverja ali so potrjeni vsi dobropisi in storno računi ter ali so vneseni v

pravilno davčno obdobje za obračun DDV-ja. Če so izdani in prejeti računi v deviznih

zneskih, mora preveriti tečajne razlike in zakaj je prišlo do odstopanj. Računovodja

kontrolira zaporednost številk izdanih in prejetih računov na računih in v modulu pomoţne

poslovne knjige kupcev in dobaviteljev ter vrednost realizacije in knjige izdanih in prejetih

računov.

Pri obračunu DDV-ja mora pogledati in preveriti vse prikazane postavke in ugotoviti

morebitne napake in jih popraviti. Potrebna je kontrola davčnih številk kupcev in

dobaviteljev, uporabljenih davčnih skupin, pravilna opredelitev SM5 in DN

6 ter kontrola s

konti glavne knjige.

Na oddelku analitičnih razvidov kupcev kontrolirajo prejete račune in izdane račune za

predplačilo in jih ustrezno poročajo komerciali. Preverjajo obstoječe terjatve in obveznosti

in pravilnost danega in prejetega plačila za obstoječo terjatev in obveznost. Preverjajo se

zapadle terjatve in obveznosti z izpisi odprtih postavk, ki se morajo vsaj enkrat na leto

uskladiti s kupci ali dobavitelji. Nadzorujejo in obračunavajo se obresti s pogodbenimi

določili ter skladnost z določbami ZDDV-ja. Preverjajo se pravilna pokrivanja in

zaporedno številčenje kompenzacij.

Računovodkinje kontrolirajo stanje toţb za zapadle terjatve in obveznosti in spremljajo

stanje na kontnih karticah s pravno sluţbo. Spremljati morajo mesečne objave stečajev in

prisilnih poravnav v uradnih listih, ter preveriti ali podjetje, ki je v stečaju obstaja v

šifrantu podjetja in če imamo do tega podjetja terjatve in obveznosti.

3.4.3 Notranje kontrole v pomoţni knjigi osnovnih sredstev

Široka paleta kontrolnih postopkov na področju osnovnih sredstev je povezanih s

izvajanjem poslovnega procesa, delitve pristojnosti in odgovornosti ter vključuje precejšnje

število kontrol, ki so vgrajene v modul pomoţne knjige osnovnih sredstev. Notranje

kontrole v postopku nabave osnovnega sredstva se nanašajo na preverjanje prejetih

računov, njihovih sestavin, naročil in prevzemov. Za osnovna sredstva, ki se izvajajo z

investicijami se mora voditi poseben konto, kjer se knjiţijo stroški investicije, za kasnejšo

določitev nabavne vrednosti osnovnega sredstva. Za osnovna sredstva se določi stroškovno

mesto, ki bo bremenilo to osnovno sredstvo. V procesu nabave se obračunajo stroški

nabave osnovnega sredstva ter vsi stroški, ki so povezani s tem osnovnim sredstvom, saj so

ti stroški osnova za določitev nabavne vrednosti osnovnega sredstva.

5 SM – stroškovno mesto

6 DN – delovni nalog

23

Osnovnemu sredstvu se določi doba uporabnosti glede na uporabo osnovnega sredstva, na

podlagi česar bo podjetje obračunavalo amortizacijo. Osnovna sredstva se vpišejo v

register osnovnih sredstev, s čemer dobi osnovno sredstvo inventarno številko. Za osnovna

sredstva se vodi dnevnik nabavljenih osnovnih sredstev, ki se preverja s konti osnovnih

sredstev v glavni knjigi in s popisom vseh sredstev vsaj enkrat letno (Mamić – Sačer 2007,

str. 167,168)

Pri vnašanju novega osnovnega sredstva v Sireno v register osnovnih sredstev moramo

obvezno vnesti datume, amortizacijske skupine, stroškovna mesta in delovne naloge, ki

bremenijo to osnovno sredstvo, saj je shema knjiţenja in vnašanja osnovnih sredstev ţe

vnaprej določena hkrati z amortizacijskimi skupinami. Pri vnašanju enakih osnovnih

sredstev v Sireno nam ponudi program moţnost kopiranja podatkov, pri čemer moramo

spremeniti zaporedno številko osnovnega sredstva, saj pod isto številko ne moremo vnesti

dveh osnovnih sredstev.

Poleg programskih kontrol, ki zagotavljajo pravilno knjiţenje v modulu osnovnih sredstev

pa mora računovodja za verodostojne podatke in informacije kontrolirati še druge

aktivnosti. Za osnovna sredstva, ki jih nabavimo ali so izvedena s pomočjo investicije

kontrolirati sestavine prejetih računov, priloge (naročila, prevzemi, dobavnice) ter pravilno

določitev SM in DN. Preverjati moramo datum pričetka nabavljenih amortiziranja sredstva,

končanje investicijskih del z datumom pričetka amortiziranja, predvidene dobe uporabe in

SM.

Pri obračunu amortizacije moramo kontrolirati konte investicij v teku in opreme v pripravi

z osnovnimi sredstvi danimi v uporabo. Preverjati moramo ali je bila določena in

obračunana pravilna višina amortizacijske stopnje.

V modulu osnovnih sredstev preverimo številke osnovnih sredstev s knjigo osnovnih

sredstev, ter preverimo konte osnovnih sredstev s konti glavne knjige. Preverimo konte za

izknjiţbo osnovnega sredstva s določeno stopnjo uporabnosti osnovnih sredstev.

3.5 Ugotovitve 3. poglavja

V tem poglavju smo podrobneje proučili RIS Sirena, ki se uporablja za namene

računovodstva v skupini Impol, module, ki sestavljajo Sireno in notranje kontrole, ki so

vgrajene v teh modulih. V Sireni smo proučili modul glavne knjige in module pomoţnih

knjig kupcev, dobaviteljev in osnovnih sredstev.

Ugotovili smo, da je modul glavne knjige eden od osnovnih modulov RIS-a, ker se v njem

povzemajo vse informacije o poslovnih odsekih podjetja. Glavno knjigo moramo voditi po

načelu dvostavnega knjigovodstva. Vsebina modula glavne knjige je določena s konti in

kontnim planom. Podatki se lahko neposredno knjiţijo v modul glavne knjige, ali pa se

podatki prenesejo iz enega ali več pomoţnih modulov. Spremembe, ki se vnašajo v glavno

knjigo se hkrati vnašajo tudi v dnevnik glavne knjige. Ko so poknjiţeni vsi podatki o

poslovnih dogodkih za določeno obdobje lahko iz modula glavne knjige dobimo izpise

računovodskih izkazov.

24

V modulu glavne knjige v Sireni smo ugotovili, da vnos in vzdrţevanje podatkov poteka

interaktivno, pri čemer se avtomatsko izpisuje poseben dnevnik z vsemi podatkovnimi

spremembami. Podatki se lahko knjiţijo na različne načine, kot je interaktivno knjiţenje s

sprotno kontrolo, paketno knjiţenje z interaktivnim popravljanjem napačnih knjiţb, prenos

vknjiţb in avtomatska izdelava vknjiţb. Takoj po knjiţenju so vse informacije namenjene

ostalim uporabnikom podatkov. Vsi podatki se knjiţijo na konte v kontnem planu, ki je

šestmestni in je prilagojen za potrebe podjetja. Vse knjiţbe v modulu glavne knjige se

izvajajo na temeljnicah, katere morajo ob zaključku dogodka ali obdobja vsebovati kontroli

znesek in biti zaključene. S tem je omogočena nadaljnja obdelava za računovodska

poročila. Iz modula glavne knjige lahko uporabnik dobi najvaţnejše prikaze, kot so kontni

plan, kontna kartica, stanje kontov, postavke po temeljnicah in postavke po dokumentih.

Najvaţnejša poročila, ki si jih uporabnik lahko naroči so: kontna kartica, stanje kontov v

poljubni valuti, bruto bilanca in zaključni list v poljubni valuti.

V Sireni modula pomoţne knjige kupcev in dobaviteljev omogočata računalniško vodenje

analitičnih razvidov kupcev in dobaviteljev. Za modula pomoţne knjige kupcev in

dobaviteljev smo ugotovili, da lahko prikaţemo informacije o terjatvah in obveznostih za

določeno obdobje v celoti ali pa lahko prikaţemo kontno kartico za vsakega kupca in

dobavitelja posebej. Podatki, ki so knjiţeni v modula se avtomatsko prenesejo v modul

glavne knjige. Za laţji pregled kupcev in dobaviteljev podjetje vodi šifrant, kjer so zapisani

vsi matični podatki. Za knjiţenje na analitičnih razvidih kupcev in dobaviteljev so

uporabniku na voljo avtomatska kontrola ravnoteţja za knjiţene postavke, sprotno

zapiranje odprtih postavk, iskanje podatkov o kupcih in dobaviteljih tudi med knjiţenjem v

šifrantu, dupliciranje podatkov iz prejšnje knjiţbe in ostale funkcije, ki omogočajo večjo

produktivnost uporabnikov.

Ugotovili smo, da Sirena ne zajema modulov, ki so namenjeni za vodenje materialne

analitike. Analitika materialnega knjigovodstva se za skupino Impol vodi v PIS-u, kjer se

zbirajo vsi podatki o nakupu, porabi in zalogah materiala, surovin, polproizvodov in

proizvodov za določeno obdobje. S pomočjo vmesnika se podatki z PIS-a prenesejo na

konte glavne knjige.

Modul osnovnih sredstev računalniško vodi evidence in obdelave osnovnih sredstev za

podjetja, pri čemer se upoštevajo določila SRS. S pomočjo modula pomoţne poslovne

knjige osnovnih sredstev vzdrţujemo in spremljamo podatke o osnovnih sredstvih,

amortizacijskih stopnjah, njihovem nahajališču, vrsti gibanja osnovnega sredstva ter o

sedanji in odpisani vrednosti osnovnega sredstva. Obračun amortizacije se avtomatsko

prenese na konte glavne knjige. Iz modula pomoţne knjige osnovnih sredstev lahko

pridobimo izpise o registru osnovnih sredstev, mesečnem pregledu osnovnih sredstev po

vrstah gibanj, pregled osnovnih sredstev po stroškovnih mestih, kartico osnovnega

sredstva, rekapitulacija stanja osnovnih sredstev po amortizacijskih skupinah in kontih itd.

V primerjavi modula pomoţne knjige osnovnih sredstev s SRS smo ugotovili, da Sirena

ponuja moţnost izbire modela nabavne vrednosti ali modela prevrednotenja, ki ju

opredeljujejo SRS za pripoznavanje opredmetenih in neopredmetenih osnovnih sredstev.

Za amortiziranje osnovnih sredstev lahko v modulu pomoţne poslovne knjige osnovnih

sredstev zbiramo med tremi metodami amortiziranja, ki jih določajo SRS.

25

Za notranje kontrole smo ugotovili, da neposredno vplivajo na zanesljivost, popolnost,

točnost in zakonitost računovodskih razvidov in poročil. Notranje kontrole v programu

Sirena so vzpostavljene za pravilno prikazovanje, delovanje in varovanje podatkov. Za

vstop v Sireno potrebujejo zaposleni geslo in uporabniško ime. Ker se Sirena uporablja za

več različnih podjetij, moramo iz šifranta izbrati pravilno šifro podjetja, za katero

nameravamo knjiţiti poslovne dogodke.

Notranje kontrole so lahko vzpostavljene neposredno v modulih glavne knjige, pomoţnih

knjig kupcev in dobaviteljev in osnovnih sredstev, pri čemer nas opozarjajo na morebitne

napačno vnesene podatke, manjkajoče podatke, napačno izbrane konte glede na opredelitev

kontov, nedokončane temeljnice ipd. Zaposleni morajo poleg programskih kontrol, ki

zagotavljajo pravilno knjiţenje v modulih Sirene kontrolirati tudi verodostojnost poslovnih

dogodkov in knjigovodskih listin, ki morajo biti v skladu z zakoni in računovodskimi

standardi. Preveriti morajo ali se fizično knjigovodske listine ujemajo z programskimi

izpisi. Pravilnost knjiţb se preverja pred raznimi obračuni (DDV-ja, bilance stanja), kjer

napačno knjiţene postavke izpadejo iz obračuna in jih je potrebno popraviti.

Zaposleni morajo poleg programskih kontrol, ki zagotavljajo pravilno knjiţenje v modulih

Sirene kontrolirati tudi verodostojnost poslovnih dogodkov in knjigovodskih listin, ki

morajo biti v skladu z zakoni in računovodskimi standardi. Preveriti morajo ali se fizično

knjigovodske listine ujemajo z programskimi izpisi. Pravilnost knjiţb se preverja pred

raznimi obračuni (DDV-ja, bilance stanja), kjer napačno knjiţene postavke izpadejo iz

obračuna in jih je potrebno popraviti.

26

4 PRESOJA PREDNOSTI IN SLABOSTI INFORMACIJSKEGA SISTEMA

SIRENA/400 NA PRIMERU SKUPINE IMPOL

Presojo prednosti in slabosti IS Sirena na primeru skupine Impol smo opravili na podlagi

lastnih spoznanj, ki smo si jih pridobili v času študentskega dela ter z intervjujem z

zaposlenimi.

Zaposleni menijo, da je IS Sirena zelo hiter, uporabnikom pa nudi enostavno upravljanje,

delovanje in knjiţenje. Je zelo pregleden progam in usmerja uporabnika pri vnosov

podatkov.

IS Sirena je nezahtevna računalniška rešitev, zato ne zahteva močne strojne opreme, zaradi

česar podjetje nima potreb po novi stroji opremi vsakih nekaj mesecev. Ker IS Sireno

uporablja zelo malo odjemalcev je moţnost vdorov v sistem manjša, kar pa pripomore k

večji stabilnosti delovanja. Njegova stabilnost delovanja je zelo visoka, saj nepretrgano

deluje ţe dalj časa.

Sirena nudi uporabnikom moţnost hitrega pregleda poslovanja za vsa povezana podjetja v

skupini Impol, tudi tistega v Srbiji, od koder se podatki prenašajo preko satelita za izdelavo

konsolidiranih računovodskih izkazov.

V modulu glavne knjige in modulih pomoţnih knjig kupcev in dobaviteljev so glavne

prednosti Sirene v tem, da omogoča enostavno iskanje šifer kupcev in dobaviteljev,

kontov, davčnih skupin in stroškovnih mest neposredno med samim knjiţenjem podatkov.

Vsi podatki, ki se vnesejo v analitične razvide kupcev in dobaviteljev se enkratno in

hkratno poknjiţijo v glavno knjigo in za obračun DDV-ja.

Izdani računi se za skupino Impol izpisujejo v PIS-u. Sirena omogoča hiter in enostaven

avtomatski prenos preko vmesnika in hkratno avtomatsko knjiţenje vseh računov na

analitične razvide kupcev. Pri izdajanju računov znotraj skupine Impol se pri avtomatskem

prenosu izdanih računov v enem povezanem podjetju avtomatsko knjiţijo terjatve do

kupcev v analitiko kupcev, hkrati pa se v drugo povezano podjetje avtomatsko knjiţijo

obveznosti do dobaviteljev v analitiko dobaviteljev. Prenos računov med povezanimi

podjetji omogoča hitrejšo obdelavo podatkov, kot pa če bi vse račune knjiţili ročno.

Podpira tudi avtomatski prenos izdanih računov iz drugih računalniških rešitev v Sireno.

Sirena ima v svoje delovanje vključene dobre notranje kontrole. Izboljšujejo jih z nasveti

revizorjev in računovodkinj, za njihovo dobro delovanje pa skrbi programer.

Ob napačnem knjiţenju poslovnih dogodkov Sirena omogoča enostavno in hitro

popravljanje napak neposredno v samem dokumentu. Za odpravo večjih napak skrbi

programer.

Sirena omogoča uporabnikom, da se v programu shranjujejo večletni arhivi podjetij, kar

nam omogoča hiter dostop in pregled do starejših podatkov za razne inšpekcije in

razčiščevanja. V Sireno pa se shranjujejo tudi dnevniki, odprte postavke in letne kartice.

27

Poleg naštetih prednosti pa ima Sirena tudi nekaj slabosti oz. pomanjkljivosti.

Slabost Sirene je, da ne vsebuje modulov, ki so povezani s proizvodnjo, nabavo in prodajo

materiala in proizvodov. Skupina Impol za ta namen uporablja program PIS. Računovodja

mora izvesti prenos podatkov v Sireno, da dobi informacije o nabavi, prodaji in porabi in

zalogah materiala, proizvodov, polproizvodov… Ker je Sirena DOS-ov program so mogoči

avtomatski prenosi samo s pomočjo vmesnikov. Za prenos podatkov med programi je

skupina Impol oblikovala razne vmesnike, ki jih lahko uporabljamo pri prenosih podatkov

iz PIS-a v Sireno in iz Sirene v Excel, Word in beleţke. Prenesene podatke v Excelu in

Wordu lahko različno oblikujemo glede na ţelje in potrebe uporabnikov, oblikujemo razne

tabele in grafe ter te podatke elektronsko posredujemo drugim uporabnikom npr.

direktorjem v njim razumljivi obliki.

Kot smo ţe omenili deluje Sirena v DOS-ovem okolju, zato ima omejen krog razvijanja

programske rešitve in zato ne omogoča avtomatskega posodabljanja programa z novitetami

preko spleta. Vse novosti morajo preučiti računovodje, v program pa jih vključi programer.

Programer vključi novosti, oblikuje nastavitve po navodilu računovodij in izvede

posodobitve na zelo hiter način, kar predstavlja prednost za samo delovanje Sirene.

Programer, ki vzdrţuje in nadgrajuje Sireno pa je samo eden, kar predstavlja slabost in

nevarnost za vzdrţevanje in nadgrajevanje Sirene v primeru odsotnosti in bolezni

programerja.

Slabost Sirene se kaţe tudi v tem, da ne omogoča končnega avtomatskega izpisa bilance

stanja. Iz Sirene se pridobi samo delni izpis bilance stanja. Z dodatnimi nastavitvami in

izboljšavami bi bilo mogoče izpopolniti izpis bilance stanja neposredno iz Sirene, kar

podjetje namerava izboljšati v prihodnosti. Slabost je tudi to, da iz Sirene ne moremo

dobiti izpisov za potrebe revizije za letna poročila podjetij, zato morajo računovodje

vnašati podatke v revizijske tabele ročno, kar lahko zahteva precej časa.

Če bi Sirena omogočala povezavo s spletom, bi podjetja lahko hitreje pridobila podatke o

poslovnih partnerjih, transakcijskih računih, davčnih številkah, o cenah bencina, o

vrednosti kilometrine itd, ki so objavljeni na straneh AJPES-a, DURS-a in Banke

Slovenije.

Izboljšave in odpravljanje slabosti so v prihodnosti usmerjene k hitrejši pridobitvi

podatkov v čim krajšem času, poenostavljenemu vnosu podatkov in poročanju, pripravi

avtomatizma za prepoznavanje elektronskih podatkov in moţnost vpogleda strankam v

stanje podjetja tudi preko spleta.

28

5 SKLEP

Dandanes je na trţišču zelo veliko računalniških rešitev, ki so namenjene celovitemu

vodenju podjetja. Nekatere računalniške rešitve zajemajo module za vse poslovne funkcije

podjetja, nekatere pa samo za določene poslovne funkcije. Podjetja se odločijo za nakup ali

izgradnjo celotnega informacijskega sistema ali samo določenega modula na podlagi

njihove dejavnosti in potreb, ki jih bo zadovoljevala računalniška rešitev.

V diplomskem seminarju smo predstavili delovanje računovodskega informacijskega

sistema Sirena in njenih modulov na praktičnem primeru skupine Impol.

Skupina Impol je za celovito vodenje podjetja uvedlo dva informacijska sistema –

proizvodnji informacijski sistem - PIS in računovodski informacijski sistem – RIS. Za dva

različna informacijska sistema se je podjetje odločilo z razlogom, saj so funkcije

proizvodnje, nabave, prodaje in računovodstva ločeno organizirane. PIS je namenjen za

potrebe proizvodnje, nabave in prodaje, računovodski informacijski sistem Sirena pa za

zagotavljanje celotne slike podjetja in njegovega delovanja. Računovodski informacijski

sistem zagotavlja učinkovito posredovanje podatkov, ki so namenjeni notranjim in

zunanjim uporabnikom. Oba IS sta med seboj povezana. Podatki se prenašajo preko

vmesnikov, saj se v glavni knjigi knjiţijo tudi podatki o nabavi, porabi in zalogah

materiala, katere podatke pa pridobimo iz PIS-a in so pomembni za računovodska poročila

o poslovanju podjetja.

V diplomskem seminarju smo v programu Sirena proučili modul glavne knjige in module

pomoţnih knjig kupcev, dobaviteljev, osnovnih sredstev in povezavo med Sireno in PIS-

om ter notranje kontrole na modulih Sirene, ki zagotavljajo pravilno delovanje modulov za

pridobivanje natančnih podatkov o poslovanju podjetja.

Na podlagi presoje prednosti in slabosti, ki smo jih spoznali s pomočjo intervjuja

zaposlenih v računovodstvu in lastnih delovnih izkušenj smo prišli do ugotovitve, da ima

RIS Sirena veliko prednosti, ki zaposlenim omogočajo hitro in učinkovito delovanje ter

prikaz računovodskih informacij in poročil za celotno skupino Impol in zunanje

uporabnike. Slabosti, ki se v Sireni pojavljajo skuša podjetje odpraviti s pomočjo

nadgradenj, izboljšav, uvedbe raznih vmesnikov za hitrejše prenose podatkov med

različnimi informacijskimi sistemi. Zaposleni so z delovanjem Sirene zadovoljni in menijo,

da je kljub nekaterim slabostim ustrezen računovodski program in zadovoljuje potrebe

uporabnikov za proučevano podjetje, posebej za pripravo konsolidiranih skupinskih

računovodskih izkazov.

Na podlagi mnenj zaposlenih in lastnih ugotovitev smo trditev, da je računovodski

program Sirena, ki ga uporablja skupina Impol ustrezen in zadovoljuje potrebe

proučevanega podjetja, potrdili.

29

6 POVZETEK IN KLJUČNE BESEDE

Vsako podjetje, ki hoče biti v poslovnem svetu uspešno in konkurenčno mora imeti dober

informacijski sistem, v okviru tega pa dober računovodski informacijski sistem, s katerim

pridobiva pomembne informacije o delovanju, poslovanju in odločanju podjetja. Za

uspešno delovanje in pridobitev pravilnih informacij, mora podjetje poskrbeti tudi za

notranje kontrole na sistemu, ki preprečujejo napačne informacije in ščitijo informacije

pred nepooblaščenimi osebami.

V diplomskem seminarju smo spoznali in preučili module računalniške rešitve Sirena v

skupini Impol, notranje kontrole v teh modulih in njihovo delovanje. Proučili smo

prednosti in slabosti Sirene v modulu glavna knjiga in modulih pomoţnih knjig osnovnih

sredstev, kupcev in dobaviteljev.

Ključne besede: informacijski sistem, računovodski informacijski sistem, glavna knjiga,

notranje kontrole, pomoţne knjige kupcev in dobaviteljev, pomoţna knjiga osnovnih

sredstev

ABSTRACT

Each company that would like to be successful and competitive in the world of business

has to have good information system, and in addition to this also good accounting

information system. A good accounting information system provides important

information about performance, activity, working, business and decision making. In order

to achieve successful performance and to get the right information each company has to

have internal control of the system, which prevent disinformation and protect information

from unauthorized people.

In the diploma seminar we got to know and research modules for computer solutions

Sirena within Impol Group, internal control in those modules and their performance. We

studied the advantages and disadvantages of Sirena in general ledger module, accounts

payable module, accounts receivable and plant assets module.

Key words: information system, accounting information system, general ledger, internal

control, accounts payable, accounts receivable, plant assets

30

7 KRATICE, KI SO UPORABLJENE V DIPLOMSKEM SEMINARJU

AJPES – agencija republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve

DDV – davek na dodano vrednost

DN – delovni nalog

DURS – davčni urad republike Slovenije

IS- informacijski sistem

PIS – proizvodnji informacijski sistem

RIS – računovodski informacijski sistem

SM – stroškovno mesto

SRS – slovenski računovodski standardi

SURS – statistični urad republike Slovenije

ZDDV – zakon o davku na dodano vrednost

31

8 LITERATURA

1. Bobek, Samo prof., dr. 2003. Finančno-računovodski informacijski sistemi

[online]. Available: http://epf-oi.uni-mb.si:8000/clani/bobek/FI/FIN_RAC_IS.pdf

[9.3.2010]

2. Gelinas Ulric J. JR, Dull Richard B. 2010. Accounting Information System. 8e

Macmillan Publishing Solution: United States of America

3. Kokotec – Novak Majda, Korošec Bojana, Melavec Dane. 2002. Osnove

računovodstva z bilanciranjem. Kranj: Zaloţba Moderna organizacija

4. Koletnik Franc. 2004. Računovodstvo za notranje uporabnike informacij.

Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije

5. Koletnik Franc. 2008. Zunanje revidiranje. Maribor: Ekonomsko-poslovna

fakulteta, Inštitut za računovodstvo,revizijo in davčno svetovanje

6. Mamić – Sačer Ivana, Ţager Katarina. 2007. Računovodstveni informacijski

sustavi. Zagreb: Hrvatska zajednica računovoĎa i financijskih djelatnika.

7. Skitek, Mitja. 2001. Revizorjevo poročilo o kakovosti informacijskega sistema. 33.

Simpozij o sodobnih metodah v računovodstvu, financah in reviziji. Zveza

ekonomistov Slovenije. Ljubljana.

8. Turk Ivan, Melavec Dane, Korošec Bojana. 2004. Uvod v računovodstvo.

Ljubljana: Slovenski inštitut za revizijo

9. Turner Leslie, Weickgenannt Andrea. 2009. Accounting Information System.

United States of America

32

9 VIRI

1. Business dictionary, 2010. Accounting information system [oneline]. Availabel:

http://www.businessdictionary.com/definition/accounting-information-system-

AIS.html [10.3.2010]

1. Business town, 2003. Accounting - Basic Accounting - General Ledger [online].

Available: http://www.businesstown.com/accounting/basic-general.asp [3.3.2010]

2. Časopis skupine Impol – Metalurgov poročevalec, februar 2008.

3. Ekonomija on net, 2009. Računovodski sistem in sistem notranjih kontrol [online].

Available:http://www.sbaza.net/clanek_html.php?url_clanka=clanki_sb1/epf/str_ra

c_notranje_kontrole.sb&vsebina_replace=epf]. [9.3.2010]

4. Impol. [online]. Available: www.impol.si [1.3.2010]

5. Impol. Letno poročilo 2008. [online]. Available:

http://www.impol.si/uploads/files/LP%20Impol%2008%20SLOw.pdf [1.3.2010]

6. Interni viri skupine Impol – Notranje kontrole 2002

7. Interni viri skupine Impol 2009

8. Pravilnik o računovodstvu skupine Impol 2009

9. RC IRC Celje, 2007. Celovit poslovno informacijski sistem – finance,

računovodstvo, komerciala [online]. Available: http://www.rcc-

irc.si/STORITVE/irc-erp-frk.html#sto [25.3.2010]

10. Sirena/400 - integralni poslovno informacijski sistem, interni viri skupine Impol

11. Slovenski inštitut za revizijo, 2010. Spremembe Slovenskih računovodskih

standardov 2006 [online]. Available: http://www.si-

revizija.si/publikacije/srs/pojasnila/srs_2006/srs_2010-ul-spremembe.pdf

[24.5.2010]

12. SRS 2006. Neopredmetena osnovna sredstva [online]. Available: http://www.si-

revizija.si/publikacije/index.php#SRS [11.3.2010]

13. SRS 2006. Opredmetena osnovna sredstva [online]. Available: http://www.si-

revizija.si/publikacije/index.php#SRS [11.3.2010]

14. SRS 2006. Poslovne knjige [online]. Available: http://www.si-

revizija.si/publikacije/index.php#SRS [17.3.2010]

15. SRS 2006. Računovodsko informiranje [online]. Available: http://www.si-

revizija.si/publikacije/index.php#SRS [10.3.2010]

16. SRS 2006. Stroški amortizacije [online]. Available: http://www.si-

revizija.si/publikacije/index.php#SRS [12.3.2010]

17. Wikipedia. Accounting software [online]. Available:

http://en.wikipedia.org/wiki/Accounting_software. [10.3.2010]

18. Wise geek, 2010. What is a general ledger? [online]. Available:

http://www.wisegeek.com/what-is-a-general-ledger.htm [3.3.2010]