Direction des collectivités et de l’appui territorial Bureau des finances locales et de l’appui territorial

PLATE-FORME DE DÉMATÉRIALISATIONPAS À PAS

PORTEURS DE PROJETS

Cette téléprocédure est obligatoire pour les demandes de subventions : DETR – DSIL – DSIDFNADT / CPER

RAPPELS :- Seuls les dossiers complets pour des projets prêts à commencer doivent être télétransmis.- L'opération ne doit pas avoir débuté avant l'accusé de réception.- Aucun dossier ne sera plus accepté sous format papier.

Il est conseillé de bien préparer le dossier en amont de la télétransmission. Comme sous formatpapier ; il s'agit de s'assurer que les pièces, les informations, à transmettre sont toutes présenteset concordantes et correspondent à ce que souhaite envoyer le maître d'ouvrage.

ATTENTION :

Ne déposez qu'un seul dossier par projet (sauf si celui-ci relève de deux catégories d'opérations).Les services de la préfecture orienteront votre dossier en fonction des priorités et des instructionsen la matière.Si vous déposez plusieurs dossiers pour votre collectivité, vous devez les prioriser et lesnuméroter.

La terminologie employée diffère de celle pratiquée habituellement :

Dossier enregistré comme « brouillon » – Non transmis – Vous pouvez compléter – corriger ledossier – Vous pouvez le supprimer – Vous n’avez pas accès à la messagerie.

Dossier « en construction » – Soumis aux services instructeurs – Vous pouvez démarrer lestravaux – Vous pouvez compléter – corriger le dossier – Vous pouvez le supprimer – Vous avezaccès à la messagerie.

Dossier « en instruction » – Complet - Vous ne pouvez plus le compléter - corriger le dossier –Vous ne pouvez plus le supprimer – Vous avez accès à la messagerie.

Dossier « terminé » - Fin d'instruction – Il sera accepté ou refusé ou classé sans suite – Vousavez accès à la messagerie.

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Déposer une demande de subvention

Lien internet pour déposer un dossier : www.ain.gouv.frRubriques : « Politiques publiques »Puis « Collectivités locales »Puis « Aide à l'investissement des collectivités locales »Puis « DETR et DSIL 2022 »

La page-ci-dessous vous propose de vous connecter avec un identifiant et un mot de passe : Si vous n’avez jamais déposé de dossier via la plate-forme, créez un compte.➢

La confirmation par message n'est pas immédiate, vous devrez faire preuve d'un peu de patience Si vous avez déjà déposé un dossier via la plate-forme, utilisez vos identifiants.➢

L’adresse électronique que vous renseignez recevra les messages de la plate-forme (accuséréception, demande de compléments,…)Choisissez de préférence une adresse fonctionnelle consultable par plusieurs personnesafin de ne pas interrompre le suivi du dossier.

ATTENTION :

• Les courriels de la plate-forme peuvent parfois être redirigés en courriel indésirable, veillezà consulter vos courriels indésirables afin de vous assurer que les échanges ne soient pasbloqués.

• Il convient également de s'assurer que votre navigateur internet n'est pas trop ancien pourutiliser demarches-simplifiees.fr : certaines parties du site ne fonctionneront pascorrectement. Nous vous recommandons fortement de mettre à jour votre navigateur.

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Une fois connecté, saisissez votre n° SIRET puis cliquer sur « Continuer avec ces informations »ou « Utiliser un autre SIRET » (si vous avez commis une erreur de saisie).

Sur la page suivante complétez les champs du formulaire :

IDENTIFICATIONCARACTÉRISTIQUES DE l'OPÉRATION (prioriser si plusieurs dossiers)INFORMATIONS FINANCIÈRES ÉCHÉANCIER DE RÉALISATIONPIECES JUSTIFICATIVES

1. Les champs avec un astérisque (*) sont obligatoires pour transmettre votre demande. Si vousn'êtes pas concerné, vous devez choisir l'item « Sans objet ».A défaut, un message en rouge en haut de l'écran vous indiquera quel champ est à compléter etbloquera la validation de la page.

2. La cartographie : saisissez l'adresse du projet à minima le code postal dans « Ajouter unezone », puis "zoomer" / "dézoomer" sur la zone avec les touches + et - :

• Un clic sur la zone vous permet de modifier son périmètre • Un double clic sur la zone vous permet de la supprimer

NB : supprimer tous les espaces pour les nombres (informations financières, siret...) et ne pasd'indiquer de symbole (€ ou % par exemple) à côté des nombres. Ex : 15000

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3. Préparez vos pièces justificatives :

Pour une instruction rapide de votre dossier, utilisez les modèles mis à disposition sur le siteinternet des services de l'Etat dans l'Ain.Ainsi, pour certaines pièces, le modèle peut être téléchargé puis enregistré, et ensuite complétéavant d’être intégré en tant que pièce jointe.- Nommez distinctement vos documents.- Regroupez vos documents. Il ne peut y avoir qu’une seule pièce jointe par rubrique. La tailleest limité à 20 Mégaoctets (Mo) 20 Mo = 20 000 Ko.- Vous pouvez supprimer ou substituer une pièce jointe par une autre.

A la fin de la saisie, vous pouvez choisir :- d’« Enregistrer votre brouillon »,- ou de « Soumettre votre dossier ».

Enregistrer votre brouillon : permet de sauvegarder le dossier, sans le transmettre aux services dela préfecture ou des sous-préfectures.Après enregistrement de votre brouillon, vous recevez un courriel avec lien donnant un accèsdirect à votre dossier.En cliquant sur le dossier, vous pouvez compléter - corriger un dossier au stade « en brouillon ».

Soumettre votre dossier : permet de transmettre votre dossier aux services de la préfecture oudes sous-préfectures.Après soumission de votre dossier, vous recevez un accusé de réception automatique. Cemessage vous permet de démarrer les travaux.Le dossier passe au stade « en construction »

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Compléter - Corriger un dossier

En reprenant le lien de connexion envoyé lors de la création du dossier et en cliquant sur « Voirmes dossiers », dans l'onglet « mes dossiers » :

- Vous pouvez compléter - corriger un dossier au stade « en brouillon ».

- Vous pouvez également compléter – corriger un dossier au stade « en construction » : Cliquezsur le dossier puis dans l'onglet « Demande », aller sur « Modifier le dossier » (bas de page).

N'oubliez pas de valider en cliquant sur l'onglet «Enregistrer les modifications du dossier».

Partager un dossier

Vous avez la possiiblité d'« Inviter une personne à modifier ce dossier ». Cela signifie que lapersonne invitée par courriel peut consulter ledit dossier.

Le nom de ces personnes peut être retrouvé dans le dossier, en cliquant sur « Voir les personnesinvitées ».

Suivre un dossier par messagerie

La plate-forme met à la disposition des utilisateurs (porteurs de projet, services instructeurs etservices de l'Etat consultés pour avis) une messagerie unique. Elle permet d’échanger avec lesservices de la préfecture et des sous-préfectures qui instruisent les dossiers. L'espace de messagerie est à privilégier pour les échanges sur le dossier avant la décision finale.Par la messagerie, vous êtes informé de la date de réception de votre dossier (vous permettant decommencer les travaux), des pièces manquantes, de son étude, de l’acceptation ou du refus devotre dossier.

- Veillez à ce que les messages de la plate-forme ne soient pas considérés comme desindésirables.- Pour réduire le risque de passer à coté d’un message, transmettez un dossier complet.- A défaut, consultez régulièrement l’état d’avancement de votre dossier.

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ATTENTION :

En cas de dépôt de plusieurs dossiers. Ceux-ci ne sont pas classés en fonction de l'intitulé de vosprojets, mais en fonction des dernières modifications (horodatage).Il est donc recommandé de conserver le n° de dossier correspondant à chaque projet.

Comment envoyer un message ? Comment visualiser le fil des échanges ?

Après avoir cliqué sur le dossier correspondant, la messagerie apparaît en haut de page. Seul ledernier message s'affiche, alors que plusieurs messages ont pu être échangés :

Une fois complétée la case « Répondre ici », vous pouvez ajouter le cas échéant, les piècescomplémentaires demandées, puis cliquez sur « Envoyer le message », vous visualiserez le fildes échanges.

ATTENTION :

Pour demander le paiement de votre subvention, utilisez la messagerie : pref-subventions@ain.gouv.fr et les modèles proposés sur le site internet des services de l'Etat dansl'Ain.

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Messages types générés par la plate-forme

Création d'un compteObjet : Demande de création de compte

Bonjour,

Une demande de création de compte a été réalisée sur le site demarches-simplifiees.fr pour l'email *********.

Si vous n'êtes pas à l'origine de cette demande, vous pouvez ignorer ce mail.

Bonne journée,

L'équipe demarches-simplifiees.fr ---

Création du dossier – Dossier « brouillon »Objet : Retrouvez votre brouillon pour la démarche "demande de subvention DETR / DSIL - Exercice 2022 – préfecturede l'Ain"

Bonjour,

Vous pouvez retrouver et compléter le brouillon que vous avez créé pour la démarche demande de subvention DETR /DSIL - Exercice 2022 – préfecture de l'Ain à l'adresse suivante : https://www.demarches-simplifiees.fr/dossiers/*****

Bonne journée,

L'équipe demarches-simplifiees.fr

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Invitation d'une personne à modifier le dossier

Objet (1ère connexion) : *****@**** vous invite à consulter un dossier

Bonjour,

L'utilisateur *****@**** souhaite que vous participiez à l'élaboration d'un dossier pour la démarche demande desubvention DETR / DSIL - Exercice 2022 – préfecture de l'Ain sur demarches-simplifiees.fr.

Cette plateforme permet à ses utilisateurs d'établir des dossiers 100 % en ligne et de dialoguer avec plusieursinterlocuteurs privilégiés avant d'instruire un dépot.

Afin de répondre à cette invitation, merci de vous inscrire avec l'adresse email *****@**** sur https://www.demarches-simplifiees.fr/invites/*********

Bonne journée,

L'équipe demarches-simplifiees.fr

Objet (déjà identifié sur la plate-forme) : Participez à l'élaboration d'un dossierBonjour,

L'utilisateur *******@**** souhaite que vous participiez à l'élaboration d'un dossier sur demarches-simplifiees.fr.

Pour le consulter, merci de suivre ce lien : https://www.demarches-simplifiees.fr/invites/

Bonne journée,

L'équipe demarches-simplifiees.fr

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Transmission du dossier – Dossier « en construction » (accusé réception)Objet : Demande de subvention DETR et DSIL 2022 : votre dossier n° ***** a été bien reçu

Bonjour,

La préfecture de l'Ain vous confirme la bonne réception de votre dossier de demande de subvention n°--numéro dudossier--, déposé au titre de la DETR ou de la DSIL pour l'exercice 2022, relatif à --intitulé du projet et localisation--.

Conformément au décret n° 2018-514 du 25 juin 2018, il vous est désormais possible de commencer la réalisationde votre opération.

Attention, ce message et cette autorisation de démarrer les travaux ne valent pas promesse de subvention niconfirmation de l'éligibilité de votre dossier.

Le service instructeur va vérifier que votre dossier est complet.Au besoin, nous vous remercions de le compléter le plus rapidement possible avec les éléments qui vous serontdemandés dans un message prochain.

A tout moment, vous pouvez consulter le contenu de votre dossier et les éventuelles demandes d'informationscomplémentaires des services de la préfecture ou de la sous-préfecture à cette adresse : --lien dossier--

Pour application du décret 2020-1129 du 14 septembre 2020, vous trouverez les éléments à la rubrique Accueil >Politiques publiques > Collectivités territoriales > Aide à l’investissement des collectivités locales > Subventiond'investissement : publication et affichage.

Cordialement,Les services instructeurs de la préfecture et des sous-préfectures,---Ne répondez pas à ce courriel. Pour échanger utilisez la messagerie de la plate-forme.

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Echange sur le dossier – Messagerie Objet : Nouveau message pour votre dossier nº *****

Bonjour,

Un nouveau message est disponible dans votre espace demarches-simplifiees.fr.

Pour le consulter, merci de vous rendre sur https://www.demarches-simplifiees.fr/dossiers/*****/messagerie

Bonne journée,

L'équipe demarches-simplifiees.fr

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Merci de ne pas répondre à cet email. Pour vous adresser à votre administration, passez directement par votremessagerie. -> sous-entendu la messagerie de la plate-forme

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Passage en instructionObjet : Information concernant votre dossier nº *** déposé au titre d'une demande DETR ou DSIL

Bonjour,

Vous avez déposé une demande de subvention DETR ou DSIL.Je vous informe que votre dossier n°--numéro du dossier-- va être soumis à l'avis du corps préfectoral.

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Toutefois, je vous précise que ce message ne vaut pas décision de subvention.Une réponse définitive vous informant de la suite réservée à votre demande vous sera notifiée prochainement.

Cordialement,Les services instructeurs de la préfecture et des sous-préfectures,---Ne répondez pas à ce courriel. Pour échanger utilisez la messagerie de la plate-forme.

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Dossier terminéObjet : Votre dossier nº ****** : décision de programmation

Bonjour,

Une subvention vous a été accordée pour votre dossier n°--numéro du dossier-- relatif à --intitulé du projet etlocalisation--. Vous trouverez ci-joint l'arrêté attributif de subvention, qui vaut notification.

Pour rappel, les éléments nécessaires à l'application du décret 2020-1129 du 14 septembre 2020, se trouvent à larubrique Accueil > Politiques publiques > Collectivités territoriales > Aide à l’investissement des collectivités locales >Subventions d'investissement : publication et affichage. Je vous serai sobligé de m'informer du déroulement de l'opération subventionnée par l'envoi des documents, conformesaux modèles que vous trouverez sur le site www.ain.gouv.fr :

• la déclaration de commencement de début d’exécution des travaux (avec devis daté et signé portant lamention "bon pour accord", ordre de service...),

• le certificat d'achèvement de travaux,• l'état récapitulatif des factures,• ainsi que la copie des factures correspondantes.• la liste de la totalité des aides perçues et leur monant respectif.

Par ailleurs, il conviendra de nous avertir, sans délai, dans l’hypothèse où :

• le coût du projet est inférieur au coût prévisionnel ;• les co-financements obtenus sont supérieurs à l’estimation initiale ;• l’opération est abandonnée dans le courant de l'année (un modèle vous est également proposé).

Si vous décidiez de ne pas réaliser ce projet, il conviendrait de m'en informer impérativement avant le ** ***** 2022.Toute annulation ultérieure pourrait entraîner en effet, la perte des crédits au détriment des collectivités du départementet m'obligerait à en tenir compte lors de l'examen d'une nouvelle demande de subvention.

Cordialement,La préfète---Ne répondez pas à ce courriel. Pour échanger utilisez la messagerie de la plate-forme.

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Objet : Votre dossier nº ***** n'a pas été retenu

Bonjour,

Je vous informe que votre dossier de demande de subvention nº--numéro du dossier-- n'a pas été retenu au titrede la DETR et de la DSIL pour 2020, pour le motif suivant : --Motif du refus--.

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Si toutefois, votre opération n’a pas fait l’objet d’un commencement d’exécution et que vous souhaitiez à nouveausolliciter une subvention, la nouvelle demande pourra être déposée sur la plate-forme « démarches simplifiées » dèsque votre dossier sera finalisé, sous réserve que son objet s'inscrive dans l'une des catégories éligibles en 2022.

Cordialement,La préfète---Ne répondez pas à ce courriel. Pour échanger utilisez la messagerie de la plate-forme.

Comment connaître la décision ?

Trois possibilités :– accepté => un arrêté vous est transmis avec le montant accordé (visible 1ère page du

formulaire : cliquez sur le trombone)– refusé => un courrier explicatif est joint (visible 1ère page du formulaire : cliquez sur le

trombone)– classé sans suite -> cas d'abandon de projet avant la décision

Dans chacune de ces hypothèses, la décision correspondante sera disponible sur la plate-forme : l'arrêté attributif se trouver sur la première page, rubrique "Résumé".Un courriel automatique vous aura préalablement invité à consulter la plate-forme.

Comment supprimer un dossier ?

Seuls les dossiers au stade « brouillon » peuvent être supprimés. Toute suppression estdéfinitive.

En bas, à gauche, de la page d'un dossier « en brouillon », cliquez sur l'encadré « Supprimer lebrouillon ».Une fenêtre pop-up s'ouvre afin de vous demander confirmation de la suppression ; cliquez surOK.

Pour toute question technique sur l'utilisation de la plateforme, vous pouvez contacter l'aideproposée sur cette adresse : contact@demarches-simplifiees.fr

Vous avez la possibilité de donner votre avis sur cette plate-forme, en cliquant :

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