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L’appui aux acteurs L’appui aux acteurs de la fonction RHde la fonction RH

COPIL du 02 avril 2010

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Les @docLes bases de connaissances @docLes grandes caractéristiques Les extensions en cours

@doc RH Etude de l’existant et des besoinsClefDOCINFORLes instancesLes acteurs du projetLes circuitsPlanification des travaux

Un peu d’histoire Les grandes caractéristiques « @doc »

Les principaux résultats

Les extensions en cours

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L’analyse des besoins (en 2001… )- Dans le cadre d’un chantier institutionnel

• Une analyse des besoins en accompagnement et formation des techniciens-conseil CAF avec l’appui de 7 CAF de la région Rhône-Alpes

• L’urgence de disposer d’un appui documentaire qui regroupe l’ensemble des informations utiles en situation de travail.

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La construction d’une maquette (2002-2003)L’assemblage de compétences :

• Un pédagogue ; • Un expert législation et contentieux. • Des techniciens détachés des organismes en charge de

la « modélisation par les usages »

Un aller-retour permanent durant 6 mois avec :• les 7 Caf du diagnostic ;• 24 Caf expérimentatrices.

Une évaluation soutenue (grille, enquêtes, entretiens, etc.)

7

La construction de l’architecture institutionnelle (2004)- Dispositif de production- Circuits de validation- Modalités de publication- Gestion des retours « clientèle »

La généralisation (2005)- Communication. + ou - 70 présentations- Appui au déploiement

8

Une documentation métier - Intégrée au poste de travail ;

- Directement utilisable en situation de contact avec les usager

- Une page par écran (le plus souvent possible.. ) ; - Une taille de police de caractère adaptée ;- Une navigation facilitée : 3 « clics » ou moins d’une

minute

- Actualisée en continu, fiabilisée et adaptable localement.

- Publication hebdomadaire ;- validée par la Direction des prestations ;- Intégration de notes locales.

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@doc est généralisé à :- L’ensemble des organismes : Caf , Cnaf, Cnedi, Certi, PRM,

structures de formation, CRFP, Des gains pour :

- Les allocataires- Fiabilité des réponses ;- Complétude des réponses ;- Appui à l’orientation.

- Les agents- Plus de sécurité ;- Plus d’autonomie ;- Une « reconnaissance du métier »

- Les organismes- Cohérence de l’information distribuée- Homogénéisation des pratiques- Gains en gestion estimé à « 150 ETP ».

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Les autres @doc - En cours : Contentieux, formation, action sociale collective- En relance : RH, - En lancement : Budget/compta

Aux partenaires - Conseil général, CCAS, - CIRA-3939-documentation française, service-public.fr

Dans d’autres contextes - Aide en ligne de consultations : Rsa, simulation Paje, etc.

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Objectif :

- Mettre à disposition des acteurs de la fonction RH et principalement des Techniciens RH, l’ensemble de la documentation (informations législatives, pratiques, outils,… ) nécessaire à leur activité;

- Mieux gérer les connaissances et harmoniser les pratiques;

- Sécuriser les processus ;

- Faciliter l’évolution des organisations.

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Une partie nationale commune à toutes les CAF

SI - doc

Une partie locale aux contenus spécifiques à chaque CAFLocale

Nationale

Les @doc

Les partenaires

Les Organismes

Les aides en ligne

Les formations

Les notes locales

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15

Une étude menée par le cabinet Parker Williborg pour le compte de l’UCANSS (2008)

Rappel des objectifs prioritaires de l’étude :Recenser les pratiques opérationnelles des

techniciens RH et les besoins en terme de documentation associée,

Recenser les différentes natures de contenus à gérer dans l’application, la répartition de ces contenus par sources et producteurs,

Recenser et structurer des événements associés à l’utilisation de la documentation RH.

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Rappel de la démarche effectuée pour réaliser cette étude :

Etape 1 : Prise de connaissance du contexte et du projet

- Démarche : o Entretiens avec les chefs de projet, prise de

connaissance des documents existants

Etape 2 : Cartographie documentaire, analyse des usages et des besoins

- Démarche : o Entretiens avec les producteurs et

administrateurs de la documentation RH o Entretiens avec les utilisateurs

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Document SourceGuide d’administration du personnel UCANSS

Liste des documents, circulaires et barêmes disponibles sur le site internet de l’UCANSS

UCANSS

Statistiques sur les effectifs des organismes de l’institution UCANSS

Présentation du projet Ucanss 2010 UCANSS

Présentation du portail Extranet UCANSS UCANSS

Projet de cahier des charges @doc à destination de la CAF du Vaucluse

CNAF

Liste des questions posées sur le forum de RH.COM CNAF

Etude du métier de technicien en gestion du personnel CNAF

Présentation de l’outil SIDOC CNAF

Présentation de NIMS CNAF

Présentation @doc métiers du service à l’usager CNAF

Comité « Management des connaissances » du 21/06/2007 CNAF

Constitution des paquets @doc CNAF

Dates de mise à jour des différents fichiers composant la dernière version du GAP

CNAF

Maquette @docRH CAF Avignon

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Document SourcePrésentation des rubriques de l’espace RH de l’intranet de

branche IliadACOSS

Liste des documentations RH recensés dans les URSSAF ACOSS

Liste des procédures St@rh V2 CNAV/CRAM Nancy

Liste des éléments d’arborescence St@arh V5 CNAV/CRAM Nancy

Liste des procédures GDP URSSAF Rouen

Procédures RH locales URSSAF Rouen

Listes des sites Web de référence CAF Caen

Liste des abonnements CAF Avranches

Liste des documents utiles CRAM Rouen

Observations d’organismes émises lors d’une formation Convention collective

CRFP Marseille

Structuration de l’intranet RH interne Intr@DRH-EP CNAMTS

Structuration de l’intranet de branche Mediam CNAMTS

Plaquette de présentation de l’organisme UGECAM PACAC

Description des tâches associées aux quatre processus RH de l’organisme : Gestion des emplois et des compétences,

formation, relations sociale, gestion de la paie et administration du personnel

CPAM Evreux

Structuration de la rubrique SVP GRH de l’intranet de l’organisme Intrasud

DRSM Marseille

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Perception des personnes rencontrées dans le cadre de cette étude :

@docRH : Une nécessité au regard des sources d’informations actuellement disponibles,

L’approche « par les pratiques professionnelles » et la maquette actuelle de l’outil sont très bien perçues et correspondent aux attentes des utilisateurs,

Le projet apparaît néanmoins comme très ambitieux au regard de son périmètre,

Plusieurs interrogations sont émises sur le calendrier de réalisation et sur les conditions de mise à jour des contenus une fois le système opérationnel.

Population ciblée d’après l’étude : Techniciens RH, Cadres RH, Responsables RH, Comptables chargés de la vérification des paies et

des frais.

20

21

La CAF de Vaucluse est engagée en qualité de maîtrise d ’œuvre sur le projet @docRH depuis fin 2006.

Entre septembre 2006 et mars 2009, la CAF de Vaucluse a consacré 327 jours/homme pour l’écriture des situations événements.

Les situations événements à ce jour sont au nombre de 56 sachant que certaines d’entre elles nécessitent aujourd’hui une mise à jour législative (exemple : les instances du personnel écrites en 2007 mise à jour à faire par rapport à la loi d’août 2008.

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Sur ces 56 fiches événements :– 48 ont fait l’objet d’une analyse par le groupe miroir

constitué à l’époque de caisses des différentes branches.

– 7 réunions de travail avec le groupe miroir ont été réalisées.

Parmi ces 48 fiches, 31 ont été validées juridiquement par l ’UCANSS.

Toutefois, l’ensemble des fiches événements sera revisité par la CAF compte tenu de la mise en ligne toute récente (message du directeur de l’UCANSS le 29/03/2010) du nouveau guide d’administration du personnel.

Indépendamment de cette mise à jour, la CAF de Vaucluse a repris la production de nouvelles fiches événements

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LES SITUATIONS EVENEMENTS DEJA ECRITESLES SITUATIONS EVENEMENTS DEJA ECRITES

Je veux partir à la retraite

L'entreprise veut mettre un salarié à la retraiteRETR

AITE

J'attends un enfant

Je demande un congé parental

J'adopte un enfantPARE

NTA

LITE

Je suis malade

Je suis en longue maladie

Je suis inapte

Je suis déclaré invalide

Je suis victime d'un accident de travail / de trajet

MAL

ADIE

Je veux connaître mon droit à congés

Je veux ouvrir un compte épargne temps

Je bénéficie d'une indemnité compensatrice de congés payés

Je bénéficie d'une indemnité de congés payés

J'ai un enfant malade

Je me marie

Je déménage

Je siège au sein d'un jury de cour d'assise

Je demande un congé soutien familial

Je demande un congé solidarité familiale

J'apporte mon aide aux victimes de catastrophes naturelles

CO

NG

ES

La taille de l'entreprise implique de mettre en place des instances représentatives et d'organiser des élections professionnelles

Les délégués du personnel se mettent en place

Le comité d'entreprise se met en place

Le comité central d'entreprise se met en place

Le comité d'établissement se met en place

Le comité interentreprise se met en place

L'entreprise a moins de 200 salariés, la délégation unique se met en place

Le comité d'hygiène de sécurité et des conditions de travail se met en place

L'entreprise a plus de 50 salariés et des délégués syndicaux sont désignés

INST

ANCE

S PE

RSO

24

Je suis conseiller des prud'hommes

Le salarié est membre d'un conseil municipal, général ou régional

Je suis désigné assesseur au TASS

Je suis membre bénévoles d'association ou de mutuelle

Je demande un congé de formation économique, sociale et syndicale

J'ai un décès dans ma famille

Je demande un congé sans solde pour convenance personnelle

Je bénéficie d'un congé exceptionnel en compensation des fêtes légales

Je travaille de nuit

Je participe à la formation de cadres et d'animateurs pour la jeunesse

Je participe à une instance d'emploi et de formation professionnelle ou à un jury d'examen

Je demande un congé de solidarité internationale

Je demande un congé mutualiste de formation

Je suis candidat ou élu à l'assemblée nationale ou au sénat

Je suis tenu à des obligations militaires

Je vais acquérir la nationalité française

Je suis conseiller du salarié

Je demande un congé ou un temps partiel pour créer ou reprendre une entreprise

Je demande un congé sabbatique

Je me rends sur la tombe d'un militaire mort pour la France

Je participe au fonctionnement de l'institution prud'homale

Je participe à des missions de sécurité civile

Je suis candidat au parlement européen

Je suis représentant d'une association familiale

Je suis administrateur d'un organisme de sécurité sociale

Je demande un congé enseignement

CO

NG

ES

CO

NG

ES

25

LES LES SITUATIONS EVENEMENTS A SITUATIONS EVENEMENTS A VENIRVENIRJe suis embauché en CDI

Je suis embauché en CDD

-> Accroissement activité

-> Remplacement salarié

-> Contrat usage

-> Contrat saisonnier

-> Contrat professionnalisation

-> CAE

-> Contrat d'apprentissage

-> Contrat unique insertion

-> Contrat jeune et entreprise

-> CIE

-> Contrat avenir

-> CIRMA

-> Emploi jeune

REC

RU

TEM

EN

T

Je suis muté

Je pars en mutation

Je demande le remboursement des frais liés à ma mobilité

MO

BIL

ITE

Je demande un acompte ou une avance

J'ai une saisie sur salaire

Je veux connaître mon salaire

-> Salaire mensuel

-> Allocations vacances

-> Gratification

-> Primes et indemnités

. indemnités guichet

. prime fonction de 15 % agents itinérants

. majoration interprète

. indemnités responsabilité AC et FD

. indemnités responsabilité caissiers

. prime responsabilité des agents techniques exerçant une fonction de contrôle

. je travaille dans les DOM -TOM

. gardes et astreintes médecins salariés

. indemnité compensatrice de bonifications

REM

UN

ERATIO

N

26

Je bénéficie d'une prime transport

Je fais un déplacement professionnel

Je demande un prêt pour l'achat d'un véhicule à moteur

TRA

NSPO

RT

Je bénéficie d'une prime de crèche

Je demande la médaille d'honneur du travail

Je bénéficie des titres restaurant

Je bénéficie d'une prime d'intéressement

AV

AN

TA

GES

Temps de travail

-> Le travail effectif

-> La durée hebdo

-> La durée journalière

-> La journée solidarité

Temps de repos

-> Le repos hebdo

-> Le repos quotidien

-> Les temps de pause

Organisation du temps de travail

-> Je bénéficie de l'horaire variable

-> Je travaille à temps partiel

-> Je travaille dans le cadre de la modulation

-> Je travaille en cycles

-> Je bénéficie de jours de repos RTT

-> Je travaille en intermittence

-> Je travaille en équipes successives

-> Je bénéficie d'une convention de forfait

DU

REE

DU

TRA

VAIL

27

Je bénéficie de l'expérience professionnelle

J'ai droit au points de compétence

Je suis promu

Je remplace un autre salarié

J'ai un entretien annuel

Je bénéficie d'une prime de résultat

EVO

LUTIO

N P

RO

FESSIO

NN

ELL

E

Démission

Licenciement

Décès

Fin de CDD

Transaction

Rupture conventionnelle

RU

PTU

RE

DU

CO

NTR

AT

Les fautes

Les sanctions disciplinaires

La procédure disciplinaire

SAN

CTIO

NS

DIS

CIP

LIN

AIR

ES

Grève

Mutuelle

Participation à l'effort construction (1 % patronal)

Déclaration FAF

Les bilans

-> Bilan social

-> Rapport égalité professionnelle

-> Temps partiel

-> Rapport annuel Comité d'Entreprise

-> HandicapésD

IVER

S

28

Instances du personnel

J'attends un enfant

Instances du personnel

VEILLE SIRH

Congés

Représentants du personnel

VEILLE JURIDIQUE

Parentalité

Maladie

Retraite

FICHES SIRH

MAJ DU CODE DU TRAVAIL

MAJ DES FICHES JURIDIQUES EXISTANTES

29

30

Un projet inter branche piloté par la CNAF et l ’Ucanss,

Accompagner la mise en œuvre de l ’accord de branche de juin 2005, portant sur la réforme de la formation professionnelle,

Une démarche similaire à @doc métiers du service (branche famille) privilégiant une approche par événements,

Mise en ligne en juin 2007. Des retours positifs des utilisateurs,

Mises à jour en cours mais…

Des interrogations sur l ’avenir de l ’outil.

31

@docrh, volet formation: adaptation de CLEF (cnaf, caf de la Manche),

9 événements formation intégrés,

Des rubriques à compléter,

Nécessité d ’avoir des retours d ’autres Caf…

32

33

Le programme documentaire GRH du dispositif de gestion DocInfor [DSI de la BF (branche famille)] livre :- Aux organismes (nationaux et/ou régionaux et/ou

locaux) de la BF - De la BR (branche recouvrement)

L’ensemble de la documentation liée au fonctionnement des logiciels du dispositif GRH (applications GRH, GRH Notes, simulation budgétaire) + certaines informations spécifiques (Catalogue des règles de ‘valorisation’ et de ‘cotisation’, Catalogue des produits RH, catalogue des chaînes de traitement, spécificités de branche, etc.)

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Offre documentaire normalisée accessible depuis les supports de publication du dispositif documentaire DocInfor - Base lotus DocInfor pour la BF- Base HTTP Extranet DocInfor dédiée à ce jour principalement à la

BR (extraction sélective des documents GRH publiés dans la base Lotus DocInfor de la BF)

Contenus documentaires exploitables - Directement par les organismes via accès direct sur les bases

documentaires livrées par la DSI de la BF (livraison des contenus sous formats bureautiques à ce jour Word, Excel,…)

- Par le dispositif @docRH :• Exploitation direct des contenus pour livraison via ce support• Enrichissement possible en valeur ajoutée métier / segments

de contenus, compilation de contenus pour approche par événements par exemple,…

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Doc de référence

Doc de recette

Doc de version

36

37

Composition :- Animateurs, pilotes (DRHGEP, DR),- RRH CAF,- Représentants RH du réseau CERTI et des principaux

partenaires.

Missions : - Définir les orientations du projet,- Fixer et suivre les grandes échéances du

déroulement du projet,- Veiller au respect des principes définis,- Porter le projet au sein du réseau,- Piloter le bilan du projet et la généralisation de l’outil.

Réunions : Tous les 4 mois environ jusqu'à fin 2011

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Composition :- Agents représentant les principaux métiers du processus, - CAF des différentes régions impliquées dans la démarche

d’amélioration de la gestion des Ressources Humaines : Avignon, Avranches, La Rochelle, Lille, Paris, Lyon, Nantes, Dignes, 2 Caf (en cours), et CRFP Toulouse.

Missions : - Valider les pratiques proposées et rédigées par la CAF

d'Avignon (et la CAF d'Avranches pour la partie formation),- Apporter son concours pour capitaliser des outils ou

pratiques développées dans certaines CAF,- Tester et expérimenter les produits livrés.

Le membre du groupe miroir a une bonne connaissance des pratiques professionnelles sur l'ensemble du domaine RH et est à même de solliciter les personnes référentes sur

d'éventuelles activités spécialisées et sur le domaine formation.

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Comité de pilotage Groupe miroirCNAF DRS – Yves HIRRIEN (Animation) CAF Avignon – Jocelyne LEYDET

CNAF DRHGEP– Françoise BONNET (Animation)

CAF Avranches – Christophe LANGLOIS

CNAF DRHGEP –Nathalie THOMAS-CHAUVEAU

CAF Lille – Bruno DUBART

CAF Avignon – Jocelyne LEYDET CAF Lyon – Martine CHAPELAN

CAF Avranches – Christophe LANGLOIS CAF Paris – Sébastien BARRÉ

CNEDI de Metz – Eveline TENDANT CAF Nantes – Bertrand CHAPALAIN

CAF Yvelines – Gilles BRABANT CAF Dignes – Danièle DI BENEDETTO

CAF La Rochelle – Danièle JULIEN CAF La Rochelle – Danièle JULIEN

CAF Lille – Bruno DUBART CRFP Toulouse – Arnaud COLIN

CAF Lyon – Martine CHAPELAN CAF– (en cours)

CAF Dignes – Danièle DI BENEDETTO CAF– (en cours)

CAF Paris – Sébastien BARRÉ

CAF Nantes – Bertrand CHAPALAIN

CAF – (en cours)

CAF – (en cours)

IRFAF – Carol SIRET

PRM Bret./Norm. – François LE-CORFF

DOCINFOR – Patricia DALIGAULT

UCANSS – Laurence DEBRUYNE/Armelle LEBRIS

FAF – Magali BOUDIER

40

41

Une Maîtrise d’ouvrage : Pilotes du projet : Françoise Bonnet (DRHGEP), Yves Hirrien (DRS), Équipe projet : Nathalie Thomas-Chauveau (DRHGEP), Jocelyne Leydet (CAF Avignon), Gilles Brabant (CAF Yvelines), Christophe Langlois (CAF Avranches).

Une Maîtrise d’œuvre : CAF Avignon et CAF Avranches

Une équipe d’appui pour tous les aspects de documentation dématérialisée :

Équipe @doc : Correspondant auprès de la DSI (outils informatiques nécessaires, processus de circulation de l’information, appui aux CAF sur les aspects techniques,…), Groupe miroir

Des validateurs juridiques UCANSS et FAF

Des groupes utilisateurs CAF

• Piloter, coordonner, organiser, superviser, communiquer,

• Coordonner, accompagner.

• Recenser les besoins, concevoir, partager, produire les contenus,

• Assurer une cohérence d’ensemble.

• Partager le diagnostics, valider les contenus produits par la MOE,

• Assurer la cohérence et la qualité des intégrations techniques, concevoir le prototype.

• Rédaction de différents contenus par diverses équipes ou contributeurs CAF, PRM, CERTI, services de la CNAF…

• Valider sur un plan technique et réglementaire,

• Mettre à disposition les informations techniques et réglementaires,

• Tester les maquettes.

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COPIL : CadrageDétermination des lots

Aide préparation Cadrage et détermination des lots

CAF AvignonCAF Avranches

UCANSS / CNAF DDRH

Groupe miroir

Validation

UCANSSFAFAjustements

Prototype pour expérimentation

Suivi Processus

(Nathalie Thomas-Chauveau)

Publication sur site

de la maquette

Validation juridique CCNT ,

Droit travailsous 15

jours

Validation juridique

Droit Formation

sous 15 jours

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45

Échéancier prévisionnel

Missions à assurer Acteurs

2 avril 2010Lancement du projet

Mise en place des instances et définition des circuits

CNAF / Equipe projet

Fin 2010Reprise et validation de

l’existantCAF Vaucluse / Avranches

+ groupe miroir + équipe projet

Mi 2011 Maquettage

CAF Vaucluse+ groupe miroir+ équipe projet

+ UCANSS+ équipe @doc

Mi 2011 TestsCNAF

CAF Vaucluse + Groupe miroir + autres caisses

Fin 2011Prototypage : Production /

Validation / Diffusion Ensemble des acteurs

Fin 2011 Expérimentation Pilotage CNAF

Premier trimestre 2012

Généralisation de la première version de @doc RH

CNAF, CAF Vaucluse, PRM, CRFP

Autres organismes

PermanentSuivi Évaluation

Poursuite de la production des versions suivantes de @doc RH

Équipe permanente

Mise à dispositio

n

46

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