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Dispense del corso base di excel A cura del CeSMI
dell'Univesità Politecnica delle Marche
BARRA DEL TITOLO....................................................................................................................... .............................................. 2
BARRA DEI MENU' ....................................................................................................................... ................................................ 3
BARRA DELLA FORMULA ........................................................................................................................................................... 3
LA BARRA DEGLI STRUMENTI................................................................................................................................................... 3
LA GRIGLIA ................................................................................................................................................................................... 4
LA BARRA DI STATO........................................................................................................................ ............................................ 4
IL MENU' FILE ............................................................................................................................................................................... 5
MENU' MODIFICA......................................................................................................................................................................... 8
MENU' VISUALIZZA ................................................................................................................................................................... 11
MENU' INSERISCI .............................................................................................................................. ......................................... 13
MENU' FORMATO ....................................................................................................................................................................... 14
MENU' STRUMENTI.................................................................................................................................................................... 17
MENU' DATI ................................................................................................................................................................................ 18
MENU' FINESTRA ................................................................................................................................................. ...................... 19
MENU' HELP ................................................................................................................................................................................ 21
ALTRI ELEMENTI DI EXCEL...................................................................................................................................................... 22
I RIFERIMENTI.................................................................................................................. ........................................................... 23
LE FORMULE ............................................................................................................................................................................... 23
LA SOMMA................................................................................................................ ................................................................... 24
RIEPILOGO DELLE COMBINAZIONI DI TASTI ....................................................................................................................... . 26
I GRAFICI ...................................................................................................................................... ............................................... 27
OPERATORI.................................................................................................................................................................................. 32
VALORI DI ERRORE.................................................................................................................................................................... 32
FUNZIONI CONDIZIONALI................................................................................................................. ........................................ 33
PERSONALIZZAZIONE DELLE BARRE DEGLI STRUMENTI.................................................................................................. 34
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DESCRIZIONE DELL'AMBIENTE DILAVORO E DELLE FUNZIONI PRINCIPALI
BARRA DEL TITOLO E' un elemento comune a tutte le applicazioni windows.
Ci fornisce alcune informazioni:
• Il nome del programma che sto utilizzando
• Il nome del file attualmente in uso
Inoltre tramite le icone sulla destra consente di:
Ridurre il EXCEL ad un'icona sulla barra delle applicazioni Passare da una visualizzazione a schermo pieno ad una visualizzazione personalizzata Chiudere EXCEL
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BARRA DEI MENU' E' il cuore operativo di excel, tramite essa è possibile effettuare tutte le operazioni disponibili in excel.
BARRA DELLA FORMULA
Contiene al suo interno:
la casella nome, che mi indica qual è la cella attiva in quel momento, ovvero la cella sulla quale sto operando. La cella di inserimento della formula, che mi permette di inserire dati, etichette o formule nella cella attiva in
quel dato momento.
LA BARRA DEGLI STRUMENTI
Contiene al suo interno le icone per accedere alle "scorciatoie" delle funzioni di uso più comune.
Il suo limite è che tali funzioni hanno parametri predefiniti.
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LA GRIGLIA
L'insieme delle celle ognuna delle quali è identificata
dalla combinazione di lettere e numeri che
identificano rispettivamente la colonna e la riga cui appartiene.
LA BARRA DI STATO
Mi dice se excel è in attesa di una operazione da parte dell'utente o sta elaborando i dati perché impegnato in qualche operazione iterativa.
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IL MENU' FILE
Il menù file contiene al suo interno tutte le funzioni relative ai
file e alla stampante.
Sulla sinistra del nome della funzione si può osservare le icone che ritroveremo sulla barra degli strumenti.
Sulla destra del nome della funzione, quando previsto, troveremo la combinazione di tasti corrispondente ad essa.
Nuovo: apre un nuovo file e gli attribuisce il nome cartel(x). Dove (x) è un numero che varia in modo da non attribuirgli un
nome già esistente.
Apri: Apre un file esistente. Chiudi: Chiude la cartella di lavoro attiva.
Salva: Salva la cartella di lavoro attiva Salva con nome: Permette di cambiare il nome alla cartella di
lavoro attiva e/o di salvarla in un formato diverso da quello standard.
Salva come pagina web: Salva la nostra cartella di lavoro in un
formato pubblicabile su un sito web.
Salva ar ea di lavoro: E' un file in cui vengono salvate le informazioni di visualizzazione per le cartelle di lavoro aperte,
in modo da poter riprendere il lavoro in seguito con le stesse impostazioni di dimensione della finestra, area di stampa,
ingrandimento dello schermo e visualizzazione. Un file dell'area di lavoro non contiene le cartelle di lavoro.
Anteprima pagina web: Permette di vedere la formattazione del nostro documento qualora decidessimo di
salvarlo in un formato pubblicabile su internet.
Imposta pagina: Accede ad una finestra che ci permette di impostare le modalità di stampa.
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Area di stampa: Mediante le due voci imposta area di stampa e cancella area di stampa mi permette di
definire un sottoinsieme della cartella di lavoro da stampare.
Questa opzione per esempio mi permette di stampare solo i dati significativi di una cartella di lavoro tralasciando i calcoli intermedi.
Anteprima di stampa: ottengo a video un'anteprima della stampa secondo le modalità selezionate in "imposta pagina". Stampa: Tramite questa voce si accedo alle opzioni di stampa Invia a: Fondamentalmente mi consente di passare la mia cartella di lavoro ad un'altra applicazione come ad
esempio la posta elettronica.
Proprietà:Mi mostra una finestra in cui sono riepilogate alcune caratteristiche della nostra cartella di lavoro.
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Esci: Chiude excel chiedendo se necessario se salvare o meno le cartelle di lavoro aperte e non ancora salvate.
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MENU' MODIFICA Il menù modifica permette di accedere alle funzioni di modifica di uno degli elementi di excel. Quindi tramite esso posso modificare:
• una o più celle
• un foglio di lavoro
• il risultato di una ricerca
Annulla: Annulla l'ultima operazione effettuata
Ripristina: Ripristina l'ultima operazione annullata.
Taglia: cancella quanto selezionato e lo memorizza negli appunti per una futura operazione.
Copia: Copia quanto selezionato e lo memorizza negli
appunti per una futura operazione.
Incolla: preleva quanto copiato negli appunti e lo copia nella cartella di lavoro a partire dalla posizione del
cursore. Incolla speciale: Permette di copiare dagli appunti in
maniera più selettiva secondo i parametri della seguente finestra:
Incolla come collegamento ipertestuale: Inserisce quanto precedentemente copiato negli appunti come
collegamento. Il collegamento può identificare un file, una pagina web esistente, un indirizzo di posta
elettronica, una specifica posizione all'interno del documento corrente o di un altro documento.
Riempimento: Definisce come il contenuto è posizionato all'interno della cella ovvero quale è la sua
giustificazione orizzontale e verticale.
Inoltre consente di definire i criteri per la generazione di una serie di numeri da inserire nelle celle selezionate.
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Cancella: Permette di cancella selettivamente secondo i criteri visualizzati nel sottomenù seguente: Elimina: Elimina la o le celle selezionate proponendo la finestra sottostante per avere indicazioni su come gestire le celle circostanti la selezione.
Elimina foglio: Elimina il foglio attivo dalla cartella di lavoro.
Sposta o copia foglio: Propone una finestra per spostare il foglio di lavoro attivo all'interno della stessa
cartella di lavoro o in un'altra cartella di lavoro.
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Trova: Cerca una stringa all'interno della cartella di lavoro attiva.
Sostituisci: Cerca le occorrenze di una stringa e la sostituisce con quanto indicato dall'utente.
Sostituisci: sostituisce la stringa nella sua attuale occorrenza.
Sostituisci tutto: Sostituisce tutte le occorrenze della stringa indicata nella cartella di lavoro attiva.
Trova tutti: indica gli indirizzi (delle celle contenenti la stringa indicata. Trova successivo: Va alla prossima occorrenza della stringa indicata.
Vai a: Permette di indicare l'indirizzo della cella nella quale ci si vuole spostare.
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MENU' VISUALIZZA
Il menu' visualizza raggruppa al suo interno le funzioni
che gestiscono o la visualizzazione di alcuni elementi di
excel, come le barre degli strumenti,la barra della formula e la barra di stato o il tipo di visualizzazione
della pagina attiva. Permette inoltre di personalizzare l'intestazione o il piè
di pagina. Nor male: E' la modalità standard di excel.
Anteprima inter ruzioni di stampa: Permette di vedere
e di definire, mediante il trascinamento dei bordi evidenziati delle varie pagine, come i dati verranno
distribuiti in fase di stampa. Bar re degli strumenti: permette di scegliere quale
barre degli strumenti visualizzare e quali nascondere. Bar ra della for mula e Bar ra di stato: Se spuntati
visualizzano le rispettive barre.
Intestazione e piè di pagina: Visualizza una finestra che permette di definirne le caratteristiche
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Definisce le caratteristiche del carattere
Inserisce automaticamente il numero di pagina
Inserisce automaticamente il numero totale delle pagine
Inserisce automaticamente
la data e l'ora di stampa della cartella di lavoro
Inserisce automaticamente
• il percorso completo del file,
• il solo nome del file, •
il nome della scheda
Inserisce un'immagine e ne definisce le caratteristiche
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MENU' INSERISCI Il menù inserisci permette di modificare l'ambiente di lavoro inserendo celle , righe, colonne, fogli di lavoro, o di inserire funzioni,
grafici, immagini o "oggetti" nella nostra cartella di lavoro.
Inter ruzione di pagina:Forza un salto di
pagina per la stampante.
Funzione: Inserisce una funzione come
SOMMA, MEDIA ,MASSIMO, MEDIA, ecc.
Nome: Attribuisce un nome alla cella che da quel momento potrà essere individuata da quel
nome. Commento: Inserisce un commento.
Nell'angolo superiore destro della cella comparirà un triangolino rosso.
Posizionando il cursore dl mouse su tale
trianglino il commento verrà visualizzato.
Questa caratteristica può essere utilizzato come helpin fase di compilazione della cartella di
lavoro da terzi.
Immagine: Inserisce una immagine prelevandola da file esterno o dalla libreria di microsoft office. Oggetto: inserisce un oggetto inteso come file di altre applicazioni windows.
Collegamento ipertestuale: Inserisce un link ad un sito web o ad un file.
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MENU' FORMATO
Il menù formato consente di definire nel dettaglio
la formattazione di una cella o di un insieme di
esse. Tramite questo menù è possibile definire di un
etichetta per esempio il tipo di carattere , la sua dimensione, il colore , lo sfondo, il bordo.
Di un numero si può definire la visualizzazione esponenziale, quante cifre decimali ha dopo la
virgola, se si tratta di una valuta e di che tipo.
Inoltre è possibile definire il tipo di allineamento,
sia orizzontale che verticale e anche l'orientamento del testo.
Celle: tramite 6 finestr e consente di definire l'apparenza della cella e del suo contenuto
Tramite questa finestra è possibile di una o più caselle contenenti un
numero definire:
• Posizioni decimali
• Metodo di visualizzazione numeri negativi (rooso, segno
meno)
• Separatore delle migliaia
• Simbolo di valuta utilizzato.
• Se si tratta di una data
• Se si tratta di una percentuale
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Definizione dell'allineamento orizzontale o verticale Orientamento del testo
Testo a capo Unione di due o più celle
Caratteristiche del carattere come:
• Font
• Stile
• Dimensione del carattere
• Barrato, apice, pedice
• Colore
Definizione della bordatura della cella o delle celle selezionate
Colore dello sfondo della cella
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Protezione della cella
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MENU' STRUMENTI Al suo interno possiamo trovare Il controlla ortografico
Alcune funzioni avanzate di excel come la ricerca obiettivo,
gli scenari, le macro. Nel corso base l'unica funzione di questo menù che ci
interessa è il controllo ortografico che consente di verificare
se tutte le stringhe che abbiamo inserito sono state scritte
correttamente.
In caso di anomalie viene proposta un finestra che mi propone le possibili correzioni.
Le operazioni possibili sono: Ignora questa volta : Nel caso non si tratti di un errore
Ignora tutto: Nel caso questa stessa scritta compaia più volte nelle mia cartella di lavoro ma non si vuole venga
considerato un errore
Aggiungi al dizionario: Nel caso che per esempio
trattandosi del nome di una nuova tassa in futuro mi possa capitare di utilizzarla nuovamente e non si vuole venga più,
d'ora innanzi,considerato un errore Cambia: Per accettare il suggerimento proposto
Cambia tutto:Per sostituire con il suggerimento proposto tutte le occorrenze di tale stringa all'interno della mia
cartella di lavoro.
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MENU' DATI Possiamo trovare al suo interno alcune funzioni di
gestione dei dati che permettono di utilizzare excel
come un semplice data base. Ordina: Permette di ordinare alfabeticamente o
numericamente un insieme di celle della nostra
cartella di lavoro
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MENU' FINESTRA
Gestisce la visualizzazione contemporanea o meno delle cartelle di
lavoro.
Tramite questo menù è possibile visualizzare una o più cartelle di lavoro secondo le varie combinazione
proposte.
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MENU' HELP
Contiene al suo interno l'Help in linea, la guida
rapida e le informazioni sulla versione di excel.
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I file di excel si chiamano cartelle di lavoro e sono costituiti nel momento della loro creazione da tre fogli di
lavoro.
Altri elementi di excel
MANIGLIA
Il cursore del mouse assume forme diverse a seconda di dove si trova e quindi di che funzione è in grado di effettuare. Croce bianca vuota all'interno per selezionare una o più celle
Croce nera per trascinare la maniglia
Freccia bianca per copiare o spostare una o più celle.
Il trascinamento della maniglia permette di effettuare operazioni molto importanti come: Copiare celle.
Copiare formule.
Generare elenchi.
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I RIFERIMENTI Excel effettua operazioni matematiche tra i contenuti delle celle, ovvero accede al valore del numero contenuto in una cella attraverso l'indirizzo delle cella stessa.
Nell'esempio B3 =10
C3=15
D3=B3+C3=10+15
LE FORMULE
In una cella quindi è possibile inserire:
Un numero 10 e 15
Una formula =B3+C3 Le formule iniziano sempre con il carattere "=" Una etichetta un insieme di caratteri che descrive cosa è contenuto nelle celle vicine ( nell' esempio seguente
"TOTALE"
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LA SOMMA
Con excel è possibile effettuare l'operazione di somma in almeno 4 modi.
1° modo 2° modo SOMMA è una delle molte funzioni predefinite di excel.
Ha come argomento un intervallo di celle.
L'intervallo di celle in excel si definisce indicando la cella iniziale e la cella finale dell'insieme separati da ":".
Nell'esempio B3:C3 definisce l'insieme di celle che va da B3 a C3.
3° modo
Dalla barra degli strumenti è possibile dire ad excel di inserire la somma automatica in una cella
attraverso l'icona a sinistra
4° modo
Sempre dalla barra degli strumenti è possibile accedere alla finestra di inserimento delle funzioni, utilizzando il tasto a lato
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da questa finestra è possibile inserire tutte le
funzioni di excel compresa la somma.
5° modo
La finestra sopra è raggiungibile ovviamente anche dalla barra dei menù
alla voce inserisci funzione
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RIEPILOGO DELLE COMBINAZIONI DI TASTI
Annullare
Aprire
Calcolare il foglio di lavoro attivo
Calcolare tutti i fogli di tutte le cartelle di lavoro aperte.
Copiare
Creare un grafico che utilizzi l'intervallo corrente.
Incollare
Incollare una funzione in una formula
Inserire la data del giorno
Inserire l'ora corrente
Passare dalla visualizzazione di valori di cella a quella di formule di cella e viceversa.
Riempire l'intervallo di celle selezionato con l'immissione corrente. Salvare
Selezionare la colonna corrente
Selezionare la riga corrente
Selezionare tutto (quando non si immette o modifica una formula).
Spostarsi sull'ultima cella del foglio di lavoro, ovvero sulla cella in corrispondenza dell'intersezione della colonna in uso all'estrema destra e dell'ultima riga in uso (nell'angolo inferiore destro) oppure sulla cella di fronte alla cella iniziale, in genere la cella A1. Stampare
Tornare all'inizio del foglio di lavoro
Visualizzare la finestra della formula dopo aver digitato un nome di funzione in una formula.
Visualizzare la finestra di dialogo Formato celle.
Visualizzare la finestra di dialogo Vai a
CTRL+Z
CTRL+F12
MAIUSC+F9
F9
CTRL+C
F11 o ALT+F1
CTRL+V
MAIUSC+F3
CTRL+ MAIUSC+;
CTRL+MAIUSC+:
CTRL+MAIUSC+( (parentesi aperta) CTRL+INVIO MAIUSC+F12
CTRL+barra spaziatrice
MAIUSC+barra spaziatrice CTRL+A CTRL+FINE
CTRL+MAIUSC+F12
CTRL+HOME
CTRL+A
CTRL+1
F5
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I GRAFICI
Per realizzare i grafici oltre la
corrispondente voce del menù
INSERISCI, è disponibile la scorciatoia all'interno della barra degli
strumenti.
Dopo aver selezionato le celle contenenti i
dati che intendiamo usare per realizzare il
nostro grafico, tramite una delle possibilità
su indicate, accederemo alla
finestra mostrata nella
figura successiva.
Passaggio 1 di 4 Tramite questa finestra possiamo definire quale tipo di grafico vogliamo realizzare.
Dopo aver scelto il grafico che più si addice
alle nostre necessità cliccheremo con il mouse sul tasto che ci porterà alla
figura successiva.
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La finestra a lato mi consente di verificare
ed eventualmente modificare l'insieme di
dati di origine del grafico. Nell'esempio è impostato l'intervallo:
Foglio1!$C$3: $D$14 Che indica l'intervallo di celle che va da C3
a D14 del foglio1. Ho anche l'opportunità di definire se la
serie di dati e posto nelle colonne, per
visualizzare i dati come nella figura a fianco,
o nelle righe per vedere l'andamento delle due serie di dati separate. Tramite il tasto raggiungo la
finestra successiva.
Passaggio 3 di 4
Tramite questa finestra è possibile definire
molte caratteristiche del grafico come:
• Titolo del grafico e dei due assi.
• Assi
• Griglia
• Legenda
• Etichette dati •
Tabella dati.
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Mi permette di impostare se sono visibili o
meno gli assi X e Y.
Mi permette di impostare se è visualizzata o meno e a che livello la griglia
Mi permette di impostare dove è posizionata la legenda.
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Mi permette di impostare se sono visibili le
etichette all'interno dell'area del tracciato.
Mi permette di impostare se è visibile in combinazione con il grafico la tabella dei
dati di origine.
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All'interno dell'area del grafico è possibile individuare alcune aree.
Asse dei valori
160 140 120 100
80 60 40 20 0
TITOLO
Area del tracciato
Legenda
Serie1 Serie2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tit olo del'as s e X
Asse dele categorie
Passaggio 4 di 4
Con il 4° passaggio è possibile indicare al programma se il grafico deve essere generato all'interno del
foglio di lavoro che sto utilizzando o in un nuovo foglio al quale è possibile
attribuire un nome..
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Titolo
dell'
ase Y
OPERATORI
+ *
/
& =
>
<
>= <=
<>
Addizione Sottrazione Moltiplicazione
Divisione Elevamento a potenza
Concatenamento Confronto logico (uguale a)
Confronto logico (maggiore di)
Confronto logico (minore di)
Confronto logico (maggiore o uguale a) Confronto logico (minore o uguale a)
Confronto logico (diverso da).
VALORI DI ERRORE
#DIV/0! La formula sta cercando di eseguire una divisione per zero o per una cella vuota.
#NOME? La formula utilizza un nome che Excel non riconosce. #N/D La formula fa riferimento (direttamente o indirettamente) a una cella che utilizza la funzione ND
per segnalare che non sono disponibili dati.
#NULL! La formula utilizza un'intersezione di due intervalli che non sono intersecanti. #NUM! Esiste un problema con un valore; ad esempio, si è specificato un numero negativo dove avrebbe
dovuto trovarsi un numero positivo.
#RIF! La formula fa riferimento a una cella non valida. #VALORE! La formula include un argomento od operando di tipo sbagliato. Un operando è un valore o
riferimento di cella utilizzato da una formula per calcolare un risultato.
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FUNZIONI CONDIZIONALI
SOMMA.SE Effettua la somma del contenuto di un certo intervallo se i valori soddisfano la
condizione indicata.
La sintassi è: somma.se (intervallo;condizione)
n.b. la condizione è compresa tra
virgolette.
Funzione simile alla precedente che mi
dice quante sono le celle che
soddisfano la condizione indicata.
Conta.vuote
Di un intervallo mi dice quante sono le
celle vuote.
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PERSONALIZZAZIONE DELLE BARRE DEGLI STRUMENTI
Posizionare il mouse in un'area libera della barra degli strumenti e premere il
tasto sinistro del mouse.
Selezionare la voce "Personalizza."
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Attivare la scheda comandi e selezionare il comando per il quale si
intende creare la scorciatoia sulla barra degli strumenti.
Trascinare la voce selezionata
all'interno di una barra preesistente
della barra degli strumenti.
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E' anche possibile creare una nuova barra degli strumenti nella quale
inserire i nuovi pulsanti scorciatoia. Attivare la scheda "Barre degli
strumenti" e cliccare su Nuova. Attribuire un nome alla nuova barra
degli strumenti. P.e. Mia barra
A questo punto posso trascinare la nuova
barra appena creata nella zona propria
delle barre degli strumenti ed inserirvi i
miei tasti scorciatoia.
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