Documentos Electronic Os

8/2/2019 Documentos Electronic Os

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INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES

CONSEIL INTERNATIONAL DES ARCHIVES

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

DOCUMENTOS ELECTRNICOS:

MANUAL PARA ARCHIVEROS

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

COMIT DE ARCHIVOS DE GESTIN

EN ENTORNO ELECTRNICO

ABRIL 2005

16STU

DIES

-T

UDES


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Edita: SECRETARA GENERAL TCNICA

Subdireccin Generalde Publicaciones, Informacin y Documentacin

NIPO: 551-06-036-1

Depsito legal: M-28.162-2006

Imprime: Cyan, Proyectos y Producciones Editoriales, S.A.

Catlogo general de publicaciones oficiales

http://publicaciones.administracion.eshttp://www.mcu.es

MINISTERIO DE CULTURA


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Carmen Calvo Poyato

Ministra de Cultura

Antonio Hidalgo Lpez

Subsecretario de Cultura

Rogelio Blanco Martnez

Director General del Libro, Archivo y Bibliotecas

MINISTERIODE CULTURA


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ICA Study 16 M anual de documentos electrnicos 7

D ISTRIBUCINICA Study 16 se distribuye gratuitamente a todos los miembros del CONSEJO INTERNA-CION AL DE ARCH IVOS (IC A) y a todo el mundo a travs de la pgina web del Consejo Inter-nacional de Archivos.

COPYRIGHT International Council on Archives, 60, rue des Francs-Bourgeois, 75003 Paris, France.

RE PROD U CCI N Y T RADUCCINSe autoriza la reproduccin, mediante traduccin o reimpresin, de la obra completa o de algu-na de sus partes, salvo con fines comerciales, siempre que se cite la fuente bibliogrfica.

Publicado originalmente en ingls como Electronic Records: a W orkbook for Archivistpor el Comi-t de archivos de gestin en entorno electrnico del Consejo Internacional de Archivos(ICA/CER, 2000-2004). International Council on Archives, 2005.

Traduccin en espaol realizada por encargo de la Subdireccin General de los Archivos Esta-tales. Versin de M. Dolores Carnicer Arribas, revisada por Jos Ramn Cruz Mundet.

Este estudio ha sido elaborado por el Comit de archivos de gestin en entorno electrnico delConsejo In ternacional de Archivos (ICA/CER, 2000-2004).

MINISTERIODE CULTURA

SUBDIRECCIN GENERALDE LOS ARCHIVOSESTATALES

DIRECCIN GENERALDEL LIBRO,ARCHIVOSY BIBLIOTECAS


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ndice

Prefacio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Captulo 1: Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Captulo 2: Definiciones y conceptos bsicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Captulo 3: Influencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Captulo 4: Implementacin de los requisitos archivsticos . . . . . . . . . . . . . . 43

Captulo 5: Conservacin a largo plazo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Captulo 6: Acceso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Anexo A: Miembros del Comit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Anexo B: Bibliografa complementaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93



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PREFACIO

En 1997 el Consejo Internacional de Archivos public la Guide for M anaging Electronic

Records from an Archival Perspective (en adelante, la Gua) elaborada por el Comitsobre Documentos Electrnicos (1993-1996). Esa Gua sirve de contexto para estemanual, lo inspira. La Gua sostena que, en la actualidad, en todo el mundo los docu-mentos se producen cada vez con mayor frecuencia en formato electrnico. Desde lapublicacin de la Gua el uso de las tecnologas de la informacin en los procesos detrabajo y en la prestacin de servicios en empresas privadas e instituciones pblicas hallegado a un punto en que en muchas organizaciones del mund o, de hecho, el docu-mento ha adquirido forma electrnica1.

Dado el creciente nmero de documentos electrnicos presentes en los sistemas

ofimticos, incluyendo los entornos de red, existe un inters cada vez mayor en su man-tenimiento y conservacin a largo plazo. Para conservar los documentos electrnicos esimportante incorporar una serie de requisitos archivsticos cuando se disean los siste-mas y controlar los documentos durante su ciclo de vida para garantizar su calidad e inte-gridad permanentes. La Gua se dise para ayudar a las instituciones archivsticas areubicarse con respecto a la gestin de los documentos electrnicos de conservacin per-manente2 ante desafos organizativos y tecnolgicos cada vez ms complejos.

La primera parte de la Gua describe ese contexto y sus consecuencias en el tra-tamiento archivstico. Trata conceptos clave, en particular documento y tratamientoarchivstico y su significado en entornos electrnicos. Comienza proponiendo un conjun-to de polticas y estrategias generales para la gestin de documentos a lo largo de su ciclode vida y concluye con las implicaciones tecnolgicas de esas estrategias para los archivos.

Para aplicar cualquier estrategia se necesita un conjunto de herramientas y mto-dos. En el contexto de los documentos electrnicos, esto significa utilizar manuales,modelos de requisitos y normas. En la segunda parte de la Gua se realiz un primerintento en esta lnea: aborda los documentos en el entorno de una base de datos, ascomo el mantenimiento de su disponibilidad, accesibilidad e inteligibilidad en las eta-pas sucesivas de todo su ciclo de vida. Se entenda que ste era un trabajo en desarro-llo y se esperaba que los contenidos de la Parte II se ampliaran con el tiempo y sirvie-ran de base para el desarrollo de una serie de recomendaciones orientadas hacia losarchivos desde la perspectiva del cmo3.

Para la consecucin de este objetivo, el Comit de archivos de gestin en entornoelectrnico del CIA (en adelante, el Comit CIA 2000-2004) ha elaborado estemanual, que presenta enfoques tcticos para la gestin de documentos en los sistemasofimticos, incluyendo los entornos electrnicos de red, y aborda todos los tipos dedocumentos electrnicos a lo largo de su ciclo de vida. Este M anual pone ms nfasisen los aspectos prcticos que en los tericos.


1/ The de facto record in many organisations around the world has become electronic. JohnMcDonald, Archives and Current Records; Towards a Set of Guiding Principles, Janus,1999.1 (P ars, 1999), p. 110.2/ Consejo Internacional de Archivos (CIA), Guide for Managing Electronic Records from an Archi-val Perspectiv e (Gua para la gestin archiv stica de documentos electrnicos), Pars, 1997, p . 3.3/ Ibd., p. 3.


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AGRADECIMIENTOS

El Comit CIA desea agradecer a la UNESCO su apoyo en la financiacin de estapublicacin. Asimismo, nos gustara expresar nuestro agradecimiento a la oficina del

CIA en Pars por su respaldo a lo largo del proyecto.En este trabajo han contribuido muchas personas. El Anexo A recoge una lista

completa de los miembros del Comit que han participado. A continuacin, aparecenlos nombres de los autores de cada captulo:

Prefacio, captulos 1 y 2: Michael Wettengel.Captulo 3: Michael Miller.Captulo 4: Niklaus Butikofer.Captulo 5: Kevin Ashley4.

Captulo 6: Ivar Fonnes.Anexos: Kimberly Barata.

Andrew McDonald, presidente del Comit, actu como editor; Kimberly Baratacoordin el proyecto y se encarg de garantizar la calidad editorial.

El comit de edicin lo componan:

Kimberly Barata (2000-2004).Niklaus Btikofer (2001-2003).Ivar Fonnes (2000-2004).Hans Hofman (2000-2001).Elizabeth Honer (2000-2001).Andrew McDonald (2000-2004).Michael Wettengel (2000-2003).


4/ Kevin Ashley (University of London Computing Centre) trabaj para el Comit comoconsultor en lugar de como miembro.


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CAPTULO 1: INTRODUCCIN

1.1 Antecedentes

ElM anual toma sus principios rectores y objetivos de la Gua, pero la terminologa ylas definiciones que utiliza proceden de la ISO 15489-1 (Gestin de Documentos).Esta Norma Internacional se centra en la gestin de documentos: algunos aspectos seabordan con mayor profundidad desde una perspectiva de conservacin a largo plazoen el captulo 2,Definiciones y conceptos bsicos. Se recomienda a los lectores delM anualque estudien primero la Gua, la ISO 15489-1 y la ISO/TR 15489-2.

Los cuatro principios ya desarrollados por los autores de la Gua5 sirven de base aeste M anual:

Los archivos deberan facilitar el establecimiento de polticas, procedimientos, sistemas,

normas y prcticas diseadas para ayudar a los productores de documentos a crear y con-

servar documentos autnticos, fiables y susceptibles de conservacin a largo plazo.

Los archivos deberan participar en todo el ciclo de v ida de los documentos ( concepcin,

produccin, conservacin) para garantizar la incorporacin al sistema de archivo, conser-

vacin y disponibilidad de los documentos de valor permanente.

Los archivos deberan ser responsables de la valoracin de los documentos para identificar

aquellos que tengan valor permanente.

Los archivos deberan articular los requisitos de conservacin y accesibilidad para garan-

tiz ar que los documentos de archivo sigan estando disponibles y sigan siendo accesibles e

inteligibles a lo largo del tiempo.

Nuestro objetivo es prestar ayuda prctica a todos aquellos que estn interesadosen incorporar documentos electrnicos a un sistema de archivo, conservarlos y hacerque estn disponibles. No hemos emprendido una nueva investigacin, sino quehemos utilizado una gran variedad de normas, modelos de requisitos, manuales, direc-trices y otras publicaciones, que recomendamos a los lectores. Este manual tambin sebasa en nuestra propia experiencia profesional y en nuestras contribuciones a otrosproyectos internacionales en el campo de la archivstica, en concreto en el trabajo delISO/TC 46/SC 11 y del proyecto InterPARES (International Research on PermanentAuthentic Records in Electronic Systems). En los casos en que ya existen publicaciones ynormas t iles sobre un determinado tema, esteM anual hace referencia a esos trabajosen lugar de intentar reproducirlos.

1.2 mbito

ElM anual fija su atencin en los documentos que se producen o deberan producirseen los sistemas ofimticos o en entornos de red, es decir, en documentos o informa-cin documental, incluyendo bases de datos y objetos de cualquier forma y formato,siempre que sean resultado de actividades y operaciones de ent idades e individuos. D eah que nuestro trabajo se centre en documentos nacidos digitales o documentos quefueron d igitalizados como parte del proceso de trabajo. Este manual no trata de losdocumentos digitalizados por los archivos para promover la conservacin y el acceso,


5/ John M cDon ald, Archives and Current Records, p. 111.


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aunque las recomendaciones expuestas sobre conservacin podran tambin resultartiles para ese tipo de documentos.

Los documentos, ya sean privados o pblicos, estn sujetos a unas normas jurdicas

determinadas. La naturaleza de esas normas vara mucho de un ordenamiento jurdico aotro. Queremos llamar la atencin sobre este aspecto pero no se va a tratar en este trabajo.

ElM anual proporciona asesoramiento a nivel tcnico, pero no recomienda un soft-ware o un hardware especfico. Dados los rpidos cambios que se suceden en las tec-nologas de la informacin aplicadas por los sujetos productores, cualquier recomen-dacin a este respecto quedara rpidamente obsoleta. En lugar de ofrecer solucionesespecficas, elM anual trata de concienciar, estimular el debate y contribuir a la conti-nua mejora de la gestin archivstica.

El M anual no se ocupa de cuestiones de valoracin en detalle, sobre todo porquemuchos de los principios fundamentales relacionados con la valoracin son comunesa todos los soportes.

1.3 Destinatarios

ElM anual se ha escrito desde una perspectiva de conservacin a largo plazo. Es decir,se dirige a todos aquellos que estn interesados en la gestin y conservacin de docu-mentos electrnicos con vistas a mantenerlos accesibles a largo plazo. Muchas perso-nas que trabajan en esa tarea se autodenominarn gestores de documentos ms quearchiveros; nuestro trabajo se dirige tanto a ellos como a aquellos que utilizan otrasdenominaciones profesionales. Pretendemos proporcionar asesoramiento prctico,especialmente a las personas y entidades que tienen inters en los retos que planteanlos entornos electrnicos en constante evolucin.

La mayora de los autores conoce las Administraciones Pblicas Nacionales y elenfoque recomendado es particularmente interesante para los Archivos Nacionales amedida que van asumiendo su nuevo papel en el entorno electrnico. Pero el anlisistambin ser de inters para el resto del sector pblico y, por supuesto, para el sectorprivado y de voluntariado.

1.4 Ventajas

Los documentos electrnicos son un elemento cotidiano y en rpida evolucin de lavida moderna. ElM anual ayuda a los archiveros a enfrentarse a los retos que planteanlas modernas tecnologas de la informacin para los archivos. Ofrece orientacin en unentorno en rpido cambio y enfoques tcticos para problemas prcticos. Su objetivo esayudar a los archiveros a garantizar la conservacin de documentos electrnicos com-prensibles y accesibles a lo largo del tiempo.

Para conseguir este objetivo, el M anual muestra:

cmo influir en las prcticas de gestin de docum entos electrnicos desde una pers-pectiva estratgica (captulo 3);

cmo integrar las funciones archivsticas en sistemas nuevos o ya existentes (cap-tulo 4);

M anual de documentos electrnicos ICA S tudy 1616


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diferentes opciones para la conservacin de documentos electrnicos (captulo 5); cmo proporcionar acceso a los documentos electrnicos a corto y largo plazo

(captulo 6); y cmo y dnde encontrar m s informacin (anexo B).

ElM anual lleva a la prctica los principios de la Gua anterior. Los lectores encon-trarn ayuda para:

adoptar un enfoque estratgico frente a los documentos electrnicos; desarrollar polticas archivsticas en entornos electrnicos; cooperar en el diseo, la aplicacin y la administracin de los sistemas de archivo; establecer procedimientos prcticos para la conservacin y accesibilidad de docu-

mentos electrnicos a lo largo del tiempo.

1.5 Marco de referencia y contenido

Las bases de nuestro planteamiento se exponen en los captulos 3, 4, 5 y 6:

3. Influir en las estrategias de gestin de documentos

Este captulo hace referencia, desde una perspectiva estratgica, a los pasos necesariospara mejorar los resultados de la gestin de documentos. Aborda diferentes aspectos delentorno de gestin de documentos, a saber: polticas, contexto jurdico y normativo, coo-peracin con entidades e instituciones, posicin de los archivos y recursos. Este captulosostiene que los archiveros no podrn realizar su trabajo con xito si no cooperan y tratande influir en las personas clave que toman las decisiones en una organizacin.

4. Aplicacin de requisitos archivsticos en los sistemas existentes

Este captulo considera los sistemas que ya existen o se estn planificando. Infor-ma a los lectores de la mejor manera de incorporar a los sistemas los requisitos archi-vsticos.

5. Conservacin

Este captu lo estudia la conservacin a largo plazo tan to en archivos externos comopor el propio sujeto productor. Se consideran las ventajas de toda una variedad de tc-nicas, opciones de conservacin y opciones de almacenamiento (por ejemplo, instala-ciones, entorno, control de calidad, formatos, soportes, etc.). Este captulo tambinaborda la conservacin de metadatos.

6. Acceso

T al vez la bibliografa sobre documentos electrnicos tenga poco que decir sobre laaccesibilidad. Sin embargo, este captulo trata la cuestin de las necesidades de losusuarios, los costes y las opciones de prestacin de servicios. Excepcionalmente, rela-ciona el acceso con las estrategias de conservacin.

Todos los captulos delM anual estn interrelacionados y dependen los unos de losotros. Por un lado, las decisiones sobre los mtodos de conservacin y las estrategiasde acceso tienen un a importante repercusin sobre las estrategias de influencia y sobrela implementacin de los requisitos archivsticos; por otro lado, la perspectiva estrat-gica sobre el tratamiento archivstico y las decisiones adoptadas a la hora de imple-mentar los requisitos archivsticos en los sistemas de informacin tendrn una enormeinfluencia en el mbito de las opciones de conservacin y acceso.



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Captulo 1

Introduccin

Captulo 3

Influencia

Captulo 5

Conservacin

Captulo 6

Acceso

Anexos

Captulo 4

Implementacin

Sistemas nuevos Sistemas existentes

Gestinde documentos

Fondosde conservacinpermanente

Accesoy

conservacindeterminanestrategia

syrequisitos

Estrategasyrequisitosinfluyenenlosmtodosdeconservacinyacceso

Captulo 2

Definiciones y conceptos bsicos


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CAPTULO 2: DEFINICIONES Y CONCEPTOS BSICOS

2.1 Terminologa y conceptos bsicos

En general, la terminologa utilizada en este manual procede de la ISO 15489-1(Records management - Part 1: General6). Sin embargo, numerosos trminos funda-mentales para el enfoque adoptado se extrajeron de la Gua y se desarrollaron en mayorprofundidad en los debates del Comit CIA 2000-2004. Los conceptos que son msimportantes para los captulos posteriores se explican brevemente en ste.

Funcin archivstica

La Gua anterior defina el concepto de funcin archivstica de la siguiente manera:

La funcin archivstica es aquel grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen a ( yson necesarias para) lograr los objetivos de salvaguardia y conservacin de los documentos

de valor permanente, y garantizar que sean accesibles e inteligibles7.

La funcin archivstica existe con independencia de los archivos como institucin.Es muy frecuente que no slo stos se ocupen de la funcin archivstica. En un entor-no electrnico, las actividades relacionadas con la funcin archivstica comienzanmucho antes de la produccin de los documentos, con el diseo de un sistema dearchivo. Por lo tanto, diferentes participantes pueden intervenir (y de hecho lo hacen)en la funcin archivstica, incluyendo (aunque no con carcter exclusivo) producto-res de documentos, encargados de los registros y archiveros8.

Documento

En muchos pases, la legislacin nacional define documento, y esta definicin debe serrespetada y aplicada en su mbito legal correspondiente. Este M anual no est redacta-do desde una perspectiva jurdica, sino que presenta un enfoque archivstico respectode los documentos electrnicos. T anto la Gua como el M anual se basan en los con-ceptos clave de documento y de tratamiento archivstico. Esos conceptos se aplican atodos los documentos, con independencia del formato y del soporte. La Gua definedocumento como:

Informacin registrada producida o recibida durante la iniciacin, desarrollo o termina-

cin de una actividad personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estruc-

tura suficientes para servir como testimonio de esa actividad9.

Este amplio concepto cubre todos los tipos diferentes de docum entos produ cidosen un sistema ofimtico. Los documentos pueden adoptar varias formas y repre-sentaciones. Se suelen representar como elementos de informacin delimitados de formalgica, por ejemplo, como documentos diferenciados. Pero cada vez con mayor frecuen-cia encontramos documentos en forma de elementos de informacin distribuidos, comolas bases de datos relacionales y los documentos compuestos.


6/ NdT: Existe versin espaola. Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 1:Generalidades: Norma UNE-ISO 15489-1:2006 - M adrid: AEN OR, 2006. La traduccin de lascitas textuales de la norma se ha tomado de esta versin.7/Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective, p. 25.8/ Ibd., p. 25.9/ Ibd., p. 22.


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Los documentos pueden clasificarse en funcin de dos criterios:

por su funcin, es decir, en series derivadas de los diferentes tipos de actividades yoperaciones en un entorno de trabajo. Entre los ejemplos podemos encontrar series

de expedientes, procesos judiciales, dosieres temticos, expedientes personales,registros de correspondencia, pginas web, etc.; y/o, por su forma y formato. En tre los ejemplos podemos encontrar documentos de pro-

cesadores de texto, bases de datos, documentos de hipertexto, imgenes, hojas declculo, correos electrnicos, mensajes de voz, vdeo, etc.

Un documento tiene que estar relacionado con una actividad desarrollada por unaentidad o una persona, y esa actividad y la funcin que sustenta determinan la pro-cedencia del documento, siendo ste, a su vez, la prueba o reflejo de esa actividad 10.La Gua insiste en que todas las organizaciones necesitan incorporar a su sistema de

archivo y conservar documentos de sus operaciones para dar respuesta a las necesida-des operativas y cumplir los requisitos legales. Desde esa perspectiva, el principalobjetivo de la produccin de documentos y de su tratamiento archivstico es propor-cionar pruebas11 del funcionamiento de una organizacin o en caso de exigencia deresponsabilidades a una entidad o una persona.

Para servir de apoyo a las funciones de la organizacin y poder servir de prueba, undocumento debe poseer ciertas caractersticas. La Gua hace hincapi en dos de ellas:

autenticidad, entendida como la persistencia a lo largo del tiempo de las caracte-rsticas originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido,es decir, que u n documento sea lo que pretende ser; y

fiabilidad, entendida como la capacidad de un documento para servir de pruebafidedigna12 , aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los docu-mentos como prueba.

Otras fuentes, incluida la Norma Internacional ISO 15489-1 sobre Gestin deDocumentos, tambin han sealado la importancia de esas cualidades, a las que hanaadido otras dos ntimamente relacionadas:

integridad, entendida como el hecho de que un documento est completo y no hayasido alterado; y

disponibilidad, entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar einterpretar un documento13.

Los documentos que poseen estas caractersticas tendrn el contenido, la estructu-ra y el contexto suficientes para ofrecer una visin completa de las actividades y lasoperaciones a las que se refieren, y tambin reflejarn las decisiones, acciones y com-petencias. Si tales documentos se mantienen de forma que sean accesibles, inteligiblesy utilizables, podrn servir de apoyo a la gestin y utilizarse a efectos de justificacin alo largo del tiempo.


10/ Ibd.11/ Ibd.12/ Ibd.13/ ISO 15489-1 (Records M anagement), apartados 7.2.3 y 7.2.4.


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Estructura

Con respecto a lo que entendemos por documento, existen otros dos conceptos fun-damentales: estructura y contexto. El concepto de estructura est relacionado con laforma en que se registra el documento, lo que incluye la utilizacin de signos, el dise-

o, el formato, el soporte, etc.14

. En el caso de los documentos electrnicos, la Guadistingua entre una estructura fsica y una estructura lgica: la estructura fsica de undocumento tradicional resulta evidente para el usuario, lo que no ocurre en el caso delos documentos electrnicos. La estructura fsica de un documento electrnico esvariable y depende del hardware y el software; su estructura lgica (es decir, la relacinentre las partes que lo componen) lo hace inteligible15 .

Contexto y metadatos

La Gua mencionaba tres aspectos del contexto de un documento, pero esto no signi-fica necesariamente que sean los nicos:

En primer lugar, est la informacin contextual contenida en el documento (por ejem-

plo, la firma del director ejecutivo). En segundo lugar, est la relacin entre un docu-

mento y otro en un fondo. Y en tercer lugar, est la activ idad en la que se gener ese

documento16.

La informacin contextual vincula los documentos con el entorno administrativo yfuncional (actividades y procesos) en que han sido producidos, as como a otros docu-mentos. El objetivo es proporcionar:

la informacin necesaria para una comprensin completa y adecuada de los docu-mentos;

la informacin necesaria para una comprensin completa y adecuada de las activi-dades y operaciones a las que se refieren los documentos (por ejemplo, competen-cias, responsabilidad, etc.);

informacin sobre los procesos asociados a los documentos (por ejemplo, la valo-racin, la migracin, la transferencia, etc.);

informacin para la gestin y conservacin eficiente de los documentos a lo largodel tiempo; e

informacin para la recuperacin y el acceso eficiente de los documentos.

La informacin contextual tambin permite verificar la autenticidad, fiabilidad eintegridad de los documentos. Esto es de especial importancia en el caso de los docu-mentos electrnicos. Las funciones, los procesos de trabajo y el sistema de archivo delas organizaciones que los crean forman parte del contexto de sus documentos. El con-texto puede conservarse mediante elementos internos del documento (por ejemplo,documentos adjuntos, informacin adjunta, enlaces, nmeros y cdigos de referencia)o mediante elementos externos (por ejemplo, los metadatos).

Los metadatos son una parte esencial de la informacin contextual. En la Gua, losmetadatos se definen como datos sobre datos17, mientras que la Norma Internacional


14/Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective, p. 22.15/ Ibd., p. 24.16/ Ibd., p. 22. Este M anual se ocupa de los metadatos con detalle ms adelante. Ver especial-mente la seccin 5.317/ Ibd., p. 24.


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sobre Gestin de Documentos explica este concepto especficamente desde la perspecti-va de la gestin de documentos como:

Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestin

a lo largo del tiempo18

.

En el caso de los documentos electrnicos, el concepto engloba todos los tipos deinformacin que se necesitan para que el documento sea inteligible y utilizable (por ejem-plo la documentacin del sistema exigida en el caso de migracin de documentos a nue-vas plataformas, o de su transferencia a un archivo, etc.). Los metadatos pueden servirpara diferentes propsitos, como la recuperacin, la disponibilidad, la autenticidad, la fia-bilidad, el mantenimiento, la conservacin y la valoracin. La Gua sostiene que los meta-datos son particularmente importantes para los documentos electrnicos, dado que esta-blecen la relacin entre un documento y su contexto funcional y administrativo. Por

tanto, los documentos electrnicos dependen en buena medida, no slo de que el con-texto administrativo est bien documentado, sino de metadatos que describan cmo seregistra la informacin19.

Desde el punto de vista de una organizacin que produce y gestiona documentos,podran considerarse dos categoras de metadatos:

1. metadatos que proporcionan informacin contextual sobre las actividades; y2. metadatos que reflejan la gestin del documento despus de su incorporacin y

almacenamiento en el sistema de archivo.

Cada una de estas categoras exige elementos de metadatos distintos.

Sistemas electrnicos de archivo

En las organizaciones que producen y gestionan documentos se utilizan diferentes tiposde sistemas ofimticos. Esos sistemas pueden estar enfocados hacia la recuperacin deinformacin (por ejemplo, los sistemas de gestin de documentos de apoyo informati-vo) o hacia el apoyo a los procesos de trabajo de una organizacin (por ejemplo, los sis-temas de flujo de trabajo). Los sistemas electrnicos de archivo tambin pueden incluirsistemas autnomos o que no estn en red. Sin embargo, en el contexto de una oficinamoderna, esos sistemas suelen estar integrados en entornos de red repartidos en dife-rentes niveles. Se puede partir de un entorno cliente-servidor independiente en unaorganizacin, en el cual se compartan aplicaciones y servicios mediante estaciones detrabajo descentralizadas; seguir con la integracin de esta red en un entorno de Intra-net en la que puedan participar varias organizaciones (por ejemplo, varios departam en-tos gubernamentales), y terminar con una red de informacin basada en Internet. Enlugar de constituir diferentes etapas, los tres niveles de sistemas de red, descentraliza-dos e independientes, pueden existir de m anera simultnea y gestionar informacin condiferentes grados de confidencialidad y seguridad en entornos de red diferentes.

Concretamente, en los entornos distribuidos de red resulta cada vez ms compli-cado identificar, incorporar en el sistema de archivo y mantener documentos autn-ticos y fiables, sobre todo porque los cambios en las estructuras organizativas, losprocedimientos y las comu nicaciones, as como la interaccin entre tecnologa y orga-nizaciones, tienen una importante repercusin en la gestin de los documentos.


18/ ISO 15489-1 (Records M anagement), apartado 3.12.19/Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective, p. 24.


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Estas tendencias tambin estn cambiando los tipos de documentos que se produ-cen, las relaciones entre los docum entos electrnicos y los de formato t radicional, lasformas en que se controlan y gestionan los documentos y los patrones de acceso yutilizacin.

Para que los documentos pu edan tener valor probatorio, se necesitan herramientaspara conservarlos y hacer que estn disponibles para su utilizacin. Un sistema dearchivo debera ser un instrumento de control de las funciones de gestin de docu-mentos a travs de todo el ciclo de vida. La Gua describa sistema de archivo como:

Un sistema de informacin que ha sido desarrollado para almacenar y recuperar docu-

mentos, y organizado para controlar las funciones especficas de produccin y almacena-

miento de documentos y el acceso a los mismos, con el fin de salvaguardar su autenticidad

y fiabilidad20.

Los sistemas de archivo garant izan el man tenimiento y la conservacin de la auten-ticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo. Para que lossistemas cumplan estos requ isitos ser necesario implementar las funciones archivsti-cas adecuadas a lo largo del ciclo de vida de los documentos.


20/ Ibd., p. 23.


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CAPTULO 3: INFLUENCIA

3.1 Objetivos

Este captulo pretende:

proporcionar una lista bsica de verificacin de los aspectos estratgicos que losarchiveros deberan tener en cuenta cuando pretendan influir en sus organizacio-nes en lo que respecta a los temas relacionados con los documentos electrnicos;

describir los aspectos bsicos de la gestin de documentos que debera tener encuenta un programa archivstico y proponer tcticas para hacerlo;

sugerir enfoques para aplicar un programa archivstico de documentos electrnicos; identificar las capacidades y los recursos tcnicos necesarios para llevar a cabo el

programa; y proporcionar recursos a los archiveros para intervenir de manera eficaz en la pro-mocin de buenas prcticas de tratamiento archivstico.

3.2 Resumen

Uno de los objetivos de los archiveros es conservar los documentos de valor permanentey facilitar el acceso a dichos documentos. Sin embargo, eso no significa que los archiverosdeban mantenerse al margen hasta el momento en que una organizacin considere que yano necesita los documentos. Siempre ha sido un axioma de la ciencia archivstica que losbuenos archivos histricos se basan en documentos que han sido correctamente produci-dos y gestionados por parte del productor. Si esto era verdad para los documentos ensoporte papel, todava es ms importante en la era electrnica, en la que la ausencia deplanificacin puede condenar a los documentos electrnicos a una extincin temprana.Tambin es un axioma que los archiveros deben participar desde el principio del ciclo devida de los documentos si quieren tener alguna influencia en este tema.

Este captulo aborda las medidas que es necesario adoptar desde una perspectivaestratgica para mejorar la gestin de los documentos antes de su transferencia a unarchivo. Trata diferentes reas del mbito del tratamiento archivstico, incluyendo laspolticas, el marco jurdico y normativo, la cooperacin con organizaciones e institu-ciones, la posicin de las instituciones archivsticas y los recursos. T ambin se abord anlas ventajas de una intervencin temprana para influir en los debates y en las estrate-gias de gestin de documentos.

En resumen , los archiveros deben trabajar dentro de sus organizaciones para garan-tizar que:

se crean documentos autnticos y fiables como testimonio de las actividades de laorganizacin; y

se mant iene la integridad y utilidad de los documentos identificados como de valorpermanente hasta que stos se transfieren a un archivo.

En cuanto al enfoque elegido, nos referimos principalmente a la Administracinpblica y al papel de los archivos nacionales en un entorno electrnico. Pero la expo-sicin tambin ser interesante para el sector de los archivos privados y del voluntaria-do, y para los del resto del sector pblico.



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3.3 Cuestiones esenciales

Este captulo describe principalmente el entorno en que se encontrarn por regla gene-ral los archiveros cuando comiencen a trabajar con documentos electrnicos. El cap-

tulo se desarrolla en funcin de una jerarqua que permitir realizar un viaje deducti-vo sistemtico desde los principios archivsticos hasta el programa real. Los pasos queseguiremos son los siguientes:

identificar los principios archivsticos; determinar las consideraciones estratgicas; elegir el modo de implantacin; abordar cuestiones tcnicas; desarrollar ap titudes especficas.

Cada parte contendr tanto directrices generales como propuestas especficas.Identificar los principios archivsticos

Un programa archivstico de documentos electrnicos debe apoyarse de manera fir-me en los principios archivsticos. Los cuatro principios articulados por el comit ante-rior y citados en el captulo 1 constituyen la base de la exposicin siguiente. Pero parainfluir en la produccin y gestin de documentos en la Administracin, los archiverosnecesitan completar esos cuatro principios con otros enfocados especficamente a lagestin de documentos. Afortunadamente, la Norma ISO 15489-1, mencionada conanterioridad, enumera las reas de inters comunes y los puntos de posible actuacinconjunta de archiveros y otros profesionales de la informacin responsables de la ges-tin de documentos. Para los programas de gestin de documentos, la Norma ISOseala los tres principios siguientes21:

los documentos se crean, reciben y utiliz an durante la realizacin de las actividades pro-

pias de cada organiz acin. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con

el marco reglamentario y facilitar la necesaria rendicin de cuentas, las organiz aciones

deberan crear y mantener documentos autnticos, fiables y utiliz ables, y proteger la inte-

gridad de dichos documentos durante todo el tiempo que sea necesario22;

las reglas aplicables a la creacin y la incorporacin de documentos y metadatos relativos

a los mismos deberan incluirse en los procedimientos que rigen todos los procesos de nego-

cio en los que se requiere una evidencia de la actividad; y

los planes para asegurar la continuidad de las actividades de la organizacin y las medi-

das de emergencia, como parte del anlisis de riesgos, deberan garantizar la identifica-

cin, proteccin y recuperacin de los documentos que son esenciales para el funciona-

miento de la organizacin.

La ISO 15489-1 constituye un marco internacionalmente reconocido para el desa-rrollo de un programa de gestin de documentos. Esta norma puede servir de basepara promocionar el tratamiento archivstico de los documentos, independientementede que un pas tenga o no tradicin de gestin de documentos23. El valor de la Nor-


21/ Norma ISO 15489-1:2001(E), apartado 7.1.22/ La propia norma ofrece informacin adicional sobre la forma de proceder a este respecto.23/ La Norma ISO excluye especficamente de su mbito la gestin de archivos histricos. Sinembargo, su texto se inspira marcadamente en el pensamiento archivstico establecido (en parti-cular, sobre los documentos electrnicos de conservacin permanente). Por tanto, sirve de exce-lente base para programas integrales de gestin archivstica.


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ma ISO reside en que puede ser aplicada en mbitos muy distintos. El programa degestin de documentos descrito en la Norma ISO sirve de excelente base para la crea-cin y mantenimiento adecuados de docum entos de conservacin permanente de cali-dad. En concreto:

los documentos produ cidos de forma que cum plan los requisitos del apartado 7de la Norma ISO sern susceptibles tambin de conservacin a largo plazo;

las caractersticas de un adecuado sistema de archivo constituyen una base co-m n para el desarrollo de sistemas que den respuesta tanto a las necesidades pro-pias de las actividades del productor como a los requisitos de conservacin a lar-go plazo; y

las capacidades del sistema tratadas en la Norma (apartado 8.3) constituirn unabase suficiente para crear y mantener documentos que respondan tanto a las nece-sidades de los productores como a las de la conservacin permanente .

Determinar las consideraciones estratgicas

Los archiveros que quieran trabajar con documentos electrnicos deben recordar cua-tro aspectos bsicos que sern la clave de su xito. Esos aspectos constituirn la basede su visin estratgica:

las claves del xito de un programa son una clara visin estratgica, una compren-sin realista de las posibilidades del programa y flexibilidad para adaptarse a loscambios en las prioridades y a las necesidades del cliente;

para obtener buenos resultados, los archiveros deben aprovechar las oportunidadesy ser intervencionistas;

los archiveros deben potenciar el valor aadido y los servicios que prestan a susclientes;

ni las cuestiones archivsticas ni las concernientes a la gestin de documentospodrn considerarse como prioridades aisladas. Por el contrario, deberan enten-derse y promoverse como elementos esenciales para que las organizaciones alcan-cen sus objetivos ms am plios: los poderes pblicos y las empresas no pueden ope-rar de manera eficaz sin documentos y la gestin archivstica en su conjunto esfundam ental para lograr esos objetivos.

Desarrollar una visin estratgica

Una visin estratgica en relacin con los documentos electrnicos debe tener encuenta dos aspectos: la percepcin archivstica de lo que se espera conseguir y la rea-lidad del contexto organizativo.

La visin estratgica debera fundamentarse en los principios archivsticos presen-tados en el apartado Identificar los principios archivsticos. Sin embargo, las capa-cidades presentes y futu ras de los archivos y la situacin organizativa en que stos fun-cionan determinarn los objetivos de corto y medio alcance que deberan promover yel enfoque que deberan adoptar para tratar de influir en quienes toman las decisiones.Los principios archivsticos articulados ms arriba podran no ser alcanzables a cortoplazo y los archiveros necesitan pensar con claridad para ir introduciendo mejorassiguiendo una direccin constante.

Contexto administrativo

Los archiveros que trabajan en las Administraciones pblicas deben seguir la direccinestratgica marcada por la Administracin para la que trabajan. El punto de partida escomprender cules de los objetivos de la Administracin afectan o se ven afectados por



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el tratamiento archivstico de los documentos. De esa manera, los archivos puedensituarse y situar sus servicios en el contexto de esos objetivos. Entre las metas de las pol-ticas estratgicas comunes a largo plazo pueden encontrarse las de mejorar los servicioselectrnicos ofrecidos por la Administracin al ciudadano, aumentar el nivel de confian-

za de ste en aqulla promocionando la transparencia en sus actuaciones, facilitar el acce-so del ciudadano a la informacin de la Administracin, o perfeccionar la infraestructurade informacin. En el rea de las tecnologas de la informacin, los objetivos habitualesde la Administracin son mejorar las prcticas de gestin de datos e informacin, hacerun uso rentable de la tecnologa, aumentar el nivel de apoyo tecnolgico a aquellos queadoptan las decisiones en la Administracin y a los funcionarios, y aumentar la disponi-bilidad de los servicios electrnicos para el ciudadano.

Algunas o todas estas iniciativas se beneficiaran de la aplicacin de los principios archi-vsticos, pero es posible que quienes toman las decisiones no siempre se den cuenta de ello.

De qu forma y dnde traten los archiveros de influir en la poltica y en la prctica de la ges-tin de documentos depender de mltiples factores, entre los que se encuentran:

La infraestructura organizativa de la Administracin: est muy centralizado el pro-ceso de toma de decisiones o son relativamente independientes cada uno de losorganismos administrativos?

La infraestructura tcnica de la Administracin: la Administracin prefiere teneruna nica infraestructura o una infraestructura descentralizada donde cada orga-nismo tenga libertad para hacer lo que desee para dar respuesta a sus propias nece-sidades? Cuanto ms normalizada est la infraestructura de la Administracin, msfcil ser para los archiveros prestarle su apoyo para desarrollar un slido progra-ma archivstico.

Qu nivel de preparacin e inters existe por parte de la Administracin y sus orga-nismos respecto a la gestin archivstica? Si la Administracin tiene tradicin archivs-tica, los archiveros tendrn una base firme para trabajar y ejercer su influencia.

Qu desarrollo alcanzan los programas de gestin de documentos dentro de laAdministracin y de sus organismos?

En las Administraciones pblicas que tienen una estructura fuertemente centrali-zada y que adquieren y administran el equipamiento y las aplicaciones informticastambin de forma centralizada, los archiveros podrn optar por trabajar a travs de lapoltica central y los rganos competentes para la adquisicin para influir en las deci-siones administrativas que mejorarn el nivel del tratam iento archivstico de los docu-mentos dentro de la Administracin. Si sta est menos centralizada, los archiverostendrn que trabajar necesariamente a travs de cada uno de los organismos deinfluencia utilizando un enfoque de abajo a arriba, conquistando xitos que puedanservir de precedente para futuras iniciativas. Aunque los dos enfoques no son necesa-riamente excluyentes, los archiveros necesitarn valorar cul producir mejores resul-tados teniendo en cuenta los recursos disponibles para los archivos.

Contexto archivstico

Al desarrollar su enfoque para tratar de influir en la forma en que las Administracio-nes pblicas producen y gestionan los documentos electrnicos, los archivos deberanevaluar las siguientes cuestiones bsicas sobre s mismos:

Orientacin:

Cmo planean posicionarse los archivos respecto a la Administracin? Entre losposibles papeles que puede asumir un archivo estn los siguientes: presentarse



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como un tercero de confianza para custodiar los documentos, como una institucinde servicios, o como una entidad supervisora o inspectora. Estos papeles no sonmutuamente excluyentes, y dependern en cierta medida de las oportunidades deque dispongan los archivos.

A corto plazo, cul es el principal cliente de los archivos, la Administracin en suconjunto (por ejemplo, la Administracin central, organismos concretos dentro dela Administracin, unidades de tecnologas de la informacin de dentro de los orga-nismos, o unidades operativas de los organismos)? Aunque los archiveros puedandesear que la Administracin central sea su principal cliente, puede ocurrir que lasunidades operativas de dentro de los organismos sean los clientes que ms intere-sados estn en trabajar con ellos.

Cules son los objetivos a corto plazo de un archivo? Uno o varios de lossiguientes podran ser esos objetivos a corto plazo: salvaguardar documentosimportantes, construir una base de apoyo para la aplicacin de los principios

archivsticos dentro de la Administracin, reforzar el marco jurdico para que losarchivos trabajen con documentos electrnicos, promover iniciativas concretasde gestin de documentos, como la administracin electrnica o hacer que laAdministracin pase del nivel de gestin de datos o informacin al de gestinarchivstica.

Los archivos desean prestar servicios de custodia de documentos electrnicos, yasea a travs de servicios internos o a travs de contratos con proveedores comer-ciales o de otra ndole? La capacidad para prestar estos servicios conferir a losarchivos mayor flexibilidad a la hora de determinar su papel respecto a la Admi-nistracin, porque la ausencia de esas capacidades limitar el papel que podrndesempear los archivos.

Personal24:

Es capaz el personal de los archivos de influir en quienes toman las decisionesen el seno de la Administracin y de prestarles ayuda en el desarrollo de polti-cas, procedimientos y otras mejoras estructurales para apoyar la gestin dedocum entos electrnicos? D e ser as, esto permitir a los archivos emprender unprograma activo para influir en la Administracin desde una perspectiva dearriba a abajo.

Est el personal de los archivos en posicin de (y est capacitado para) pres-tar apoyo a las unidades administrativas para resolver problemas especficoscon los documentos electrnicos? Esto podra incluir prestar ayuda a las uni-dades para determinar la documentacin apropiada (por ejemplo, los metada-tos) para los documentos electrnicos o adoptar decisiones sobre su adecuadaconservacin.

Es capaz el personal de asesorar a las unidad es administrativas en la resolucin deproblemas tcnicos relacionados con la gestin archivstica, como la seleccin delmejor software para las funciones archivsticas o la determinacin de la mejor mane-ra de migrar docum entos de una plataforma a otra?

Los objetivos enumerados anteriormente no tienen que lograrse al inicio delproceso de transicin de una Administracin hacia un sistema electrnico dearchivo. En muchos casos, slo se alcanzarn esos objetivos en un largo periodode tiempo, cuand o las Adm inistraciones aprendan, a partir de la experiencia, elvalor de u na gestin de docu mentos adecuada.


24/ Para ms informacin sobre personal, ver apartado 3.4 (Aptitudes) ms abajo.


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Elegir el modo de implantacin

El tratamiento archivstico de los documentos es esencial para todas las actividades dela Administracin. Sin embargo, muchos altos cargos no consideran la documentacinque producen como susceptible de tratamiento archivstico, ni relacionan conscien-

temente el tratamiento archivstico con la gestin de documentos. Los archiveros seenfrentan a un proceso de tres etapas para llamar la atencin de los altos cargos de laAdministracin sobre la gestin archivstica. D eberan:

1. ayudar a los altos cargos a establecer la relacin entre el trabajo que desempean,la documentacin que guardan y el tratamiento archivstico;

2. explicarles las funciones de los archiveros y la experiencia y el apoyo que estos pro-fesionales pueden ofrecerles; e

3. incorporar la gestin archivstica al trabajo de las organizaciones en lugar de consi-derarla como una funcin independ iente.

Estos puntos ofrecen dos importantes lecciones. En primer lugar, la gestin de los docu-mentos y la planificacin archivstica para su conservacin a largo plazo resultan ms agra-dables para los altos cargos si se presentan destacando las ventajas que aportan en lugar dehaciendo referencia a los requisitos que exigen. Pocos proyectos de gestin de documentoso programas archivsticos poseen un fuerte atractivo de cara a su implantacin. Para losarchiveros resultar ms ventajoso presentarse como profesionales que ayudan a los altoscargos a desempear su trabajo que como auditores que comprueban si se cumplen losrequisitos exigidos25. En segundo lugar, el inters por la gestin de documentos y las cues-tiones archivsticas puede incorporarse a las prioridades de los responsables de la organiza-cin. El objetivo debera ser asegurarse de que stos se dan cuenta de que es necesario resol-ver las cuestiones relacionadas con los documentos para poder tener xito en su labor.

No existe ningn enfoque aprobado para la implantacin. A continuacin, seexponen algunas propuestas sobre cmo deberan abord ar los archiveros la cuestin dela implantacin dentro de la Administracin.

Marco jurdico y normativoEste apartado da por supuesto que los archivos gozan de reconocimiento legal dentrode la Administracin. Tambin es deseable que la gestin de documentos tenga unreconocimiento desde el punto de vista jurdico. La Gua y la Norma ISO 15489-1deberan ser suficientes para garantizar los principios articulados ms arriba. Si no esas, una de las prioridades ms urgentes debera ser el desarrollo de un marco legal.

En el diseo de un marco legal para el tratamiento archivstico de documentos elec-trnicos, surgen una serie de principios fundamentales:

definicin clara de documento: tanto la Gua como la Norma ISO ofrecen definicio-nes que pueden servir de base para la definicin de los documentos de la Adminis-tracin;

exigencia de responsabilidad en relacin con el tratamiento archivstico de los documentos:

las leyes deberan exigir que los funcionarios de la Administracin conservasendocumentos como justificacin de sus actividades;


25/ Esto no significa que los archiveros no deban evaluar si se cumplen las leyes y las normas.Las auditoras son una herramienta til y sus resultados pueden ser los nicos argumentos quelos altos cargos estn dispuestos a escuchar. Sin embargo, los programas de gestin de docu-mentos ms eficaces no se presentan con carcter fiscalizador.


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acceso adecuado a los documentos de la Administracin: el acceso por parte de tercerosinteresados y de miembros de la propia Administracin es una buena herramientapara promocionar el tratamiento archivstico de los documentos. Aunque los docu-mentos confidenciales deban estar protegidos y no puedan ser desvelados durante un

tiempo, los archiveros y otros responsables de la gestin de documentos deberancolaborar para garantizar finalmente el acceso a esos documentos si finalmente seintegran en un archivo histrico;

proteccin de la intimidad: la intimidad de las personas debe ser protegida. No obs-tante, los archiveros y otros profesionales de la informacin deberan cooperar paragarantizar que las leyes que protegen la intimidad no conduzcan a la reserva per-manente de los documentos con valor permanente o a su destruccin.

La Norma ISO sobre Gestin de Documentos identifica cinco niveles dentro delmbito normativo: leyes y normas administrativas; normas de obligado cumplimiento;

cdigos de buenas prcticas de aplicacin voluntaria, cdigos ticos y de conducta deaplicacin voluntaria, y expectativas de la sociedad 26 . Los archiveros deberan tratar deintroducir los principios archivsticos en algunos o en todos estos niveles del mbitonormativo, recurriendo a los modelos que estn disponibles actualmente a travs depublicaciones y sitios web. Aunque la autoridad legal pueda parecer el respaldo msfiable, desarrollar normas de aplicacin voluntaria en qu apoyarse puede resultar igualde efectivo y ms fcil de conseguir.

Polticas y responsabilidadesEn este contexto, las polticas se definen como prcticas obligatorias dentro de cadaorganizacin concreta o dentro de cada grupo de unidades de la Administracin (porejemplo, una oficina dentro de un departamento determinado). Los archiveros debe-ran trabajar junto a quienes toman las decisiones para garantizar que la organizacin haaplicado las polticas necesarias tanto para acometer la gestin de documentos como losprogramas archivsticos de conservacin a largo plazo. Esta labor puede culminar conxito tanto si se trabaja en el nivel ms alto, con las personas que toman las decisionesms importantes dentro de una organizacin, como si se colabora con cada uno de losgestores para resolver los problemas relacionados con la gestin de documentos, lo cualpuede servir de estmulo para cambios organizativos ms ambiciosos. Dependiendo de lasituacin en que se encuentre un archivo, podra resultar ms efectivo trabajar de formabilateral con entidades concretas que produzcan documentos especialmente importan-tes, en lugar de intentar desarrollar al principio una poltica de gestin de documentoselectrnicos que afecte a toda la Administracin. Los pequeos xitos pueden ofrecer alos archivos la posibilidad de ir dando pasos cada vez ms grandes.

Las polticas pueden elaborarse para toda la organizacin o estar basadas en unafuncin o componente. La clave de una poltica eficaz de gestin de documentos (y deuna poltica archivstica general) es que est fuertemente vinculada a los procesos detrabajo en que se producen los documentos y que stos deben documentar. Por tanto,las polticas pueden desarrollarse en varios niveles: el nivel ms general, el de la propiaorganizacin (por ejemplo, qu es un documento?, qu normas deben seguirse a lahora de adquirir o desarrollar sistemas electrnicos?), el de cada unidad orgnica (porejemplo, qu normas de datos deben utilizarse?, etc.) , o el de cada sistema (por ejem-plo, cmo va a garantizar el sistema el cumplimiento de los requisitos de seguridad,acceso y proteccin de la intimidad?).


26/ Norma ISO 15489-1, apartado 5.


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Los archiveros deben esforzarse especialmente por intervenir en los siguientesaspectos de la formulacin de polticas:

el desarrollo de una poltica de gestin de documentos que abarque todo su ciclo

de vida; la determinacin de funciones y responsabilidades con respecto a la gestin dedocumentos que han sido identificados como de conservacin permanente; y

el establecimiento de sanciones por la destruccin, alteracin, etc., de documentosque han sido identificados como de conservacin permanente.

Desarrollo de sistemas de archivoLas polticas proporcionan el marco para la adopcin de criterios archivsticos en la pro-duccin y la gestin de los documentos durante su tramitacin, pero su implantacin seproduce en el nivel de cada sistema de archivo. La Norma ISO 14589-1 contiene una

amplia lista de cuestiones de poltica y de propuestas de requisitos que los archiveros pue-den utilizar como punto de partida para la cooperacin con otros profesionales respon-sables de la gestin de documentos en la promocin de una adecuada gestin de docu-mentos como base para la produccin y conservacin de archivos histricos valiosos.Dentro del marco definido por la Norma ISO 15489, los archiveros deberan centrarseen un conjunto de cuestiones relacionadas con el ciclo de vida de los documentos:

el desarrollo de nuevos sistemas, de manera que puedan identificar aquellos queproducirn documentos de valor permanente, y puedan garantizar que tales siste-mas permitirn tanto su conservacin como el acceso a los mismos a lo largo deltiempo;

el funcionamiento de los sistemas en los que los archiveros necesiten controlar lossistemas de produccin de documentos con el fin de garantizar que se conservanadecuadamente todos los componentes de los documentos de valor permanente(por ejemplo, los propios documentos, los metadatos relacionados y la documen-tacin sobre cmo funciona el sistema que los gener) y que en dichos sistemas nose realizan cambios que puedan afectar a la calidad archivstica de los documentos;

las decisiones concernientes a la modificacin, mejora, migracin y otras alteracio-nes en el sistema (por ejemplo, el cambio de las plataformas de hardware o softwa-re) podran afectar a la autenticidad y a la integridad de los documentos, a la capa-cidad del sistema para conservarlos y a la capacidad de los archivos o de laorganizacin productora para facilitar el acceso a los documentos a largo plazo; y

las decisiones sobre interrupcin del funcionamiento de sistemas que contengandocumentos de conservacin permanente o de eliminarlos de esos sistemas.

CooperacinCuando se trabaja desde abajo hacia arriba, es fundamental forjar alianzas de xito.stas pueden surgir como consecuencia de d iferentes problemas (por ejemplo, la valo-racin de un conjunto acumulado de documentos o la necesidad migrar correctamen-te los datos). Las ventajas de este tipo de cooperacin pueden apreciarse en tres nive-les: como garanta de la conservacin de los documentos de valor permanente,sentando un precedente de xito que pueda conducir a futuras alianzas, y/o desa-rrollando una herramienta que pueda resultar til en otras situaciones.

Aunque lleva mucho tiempo, se ha demostrado que este micronivel de intervencines una m anera eficaz de garantizar la produccin y conservacin de documentos de valorpermanente autnticos. Un buen ejemplo de enfoque de abajo a arriba fue el trabajodel colectivo de los archiveros con el Departamento de Defensa de Estados Unidos



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(DoD) para desarrollar una norma de gestin de documentos (Norma DoD 5015.2).Esta norma ha fijado un conjunto de requisitos para cualquier software de gestin dedocumentos adquirido por los integrantes del DoD. Aunque no es vinculante ms alldel DoD, se ha convertido virtualmente en una norma del sector, utilizada por los fabri-

cantes de software en el desarrollo de productos.Los archiveros deberan siempre tratar de equilibrar este enfoque con una inter-

vencin a un nivel superior respecto a los rganos con competencia sobre el conjuntode la Administracin. Entre los ejemplos de dichos rganos destacan los que se ocu-pan de la poltica de informacin, de las normas que rigen las tecnologas de la infor-macin, de la estructura de informacin de toda la Administracin, del acceso a lainformacin administrativa, de las normas de funcionamiento de la Administracinpblica y de las auditoras de la Administracin.

La cooperacin con esas organizaciones puede reportar un conjunto de beneficios.En primer lugar, dichas organizaciones pueden ofrecer a los archiveros un apoyo de arri-ba a abajo que puede aumentar la eficacia del trabajo de abajo a arriba. En segundolugar, estas organizaciones pueden proporcionar una base poltica que ofrezca a los archi-veros el trampoln que podran necesitar para lograr la cooperacin inicial por parte dedeterminadas unidades administrativas o gestores. En tercer lugar, la experiencia hademostrado que si los requisitos archivsticos estn vinculados a los de otros rganos (porejemplo, en el caso de polticas de desarrollo de sistemas de informacin general), llegana un pblico ms numeroso y tienen ms posibilidades de ser implantados.

Para tener xito en el nivel superior, los archiveros tendrn que ser capaces no slode articular sus requisitos, sino tambin de explicar lo que pueden aportar de valiosoa sus futuros socios. Las contribuciones potenciales variarn en funcin de las cir-cunstancias concretas, pero stas son algunas de las ideas utilizadas con xito por par-te de los archiveros en otras situaciones:

los archiveros adoptan una amplia visin de cmo documenta sus actividades elconjunto de la Administracin. Esta perspectiva global es un recurso potencial paraquienes toman decisiones y para otras personas;

los archiveros han sido los primeros en aplicar muchos conceptos que son ahora deinters para la gestin de documentos y para los colectivos que trabajan en las tec-nologas de la informacin, como el concepto de documentos autnticos y fiables;

los archiveros pueden actuar como terceros de confianza que custodian documen-tos necesarios para la Administracin, pero que sta ya no utiliza con asiduidad ensus actividades; y

los archiveros son expertos en la identificacin del valor a largo plazo de los docu-mentos y de su u tilidad para otros, adems de para sus productores.

3.4 Abordar cuestiones tcnicas

En el apartado de las cuestiones tcnicas, nos fijaremos primero en cuestiones queafectan al conjunto de la Administracin para despus centrarnos en las dimensionesarchivsticas de los aspectos tcnicos.

Cuestiones que afectan al conjunto de la Administracin

Los archiveros deberan tratar de influir en las Administraciones para mejorar el trata-miento archivstico de los documentos en lo que respecta al desarrollo tecnolgico. Los



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principios archivsticos favorecen una adecuada gestin de la informacin y de los datosy viceversa27. Los archiveros deberan ser conscientes de que muchas Administracionesno estarn preparadas para poner en prctica una autntica poltica archivstica con res-pecto a los documentos electrnicos. Sin embargo, podran estar interesadas en la con-

tribucin de los archiveros para mejorar la gestin de informacin y de datos. Por ejem-plo, los gestores de datos esperarn la ayuda de los archiveros para resolver una tpicacuestin archivstica: qu documentos han de ser conservados y durante cunto tiempo.Los archiveros pueden ofrecer un servicio muy valioso ayudando a las organizacionesadministrativas a desarrollar calendarios de conservacin que afecten a sus sistemas elec-trnicos ms importantes.

A los archiveros les ser muy til hacer causa comn con los responsables del reatecnolgica que se ocupen, para la Administracin en su conjunto, de las normas deinteroperabilidad de sistemas, de la normalizacin de la gestin de datos y de iniciati-

vas similares. Entre las cuestiones comu nes que pueden ser objeto de especial atencinpor parte de los archiveros se encuentran las siguientes:

Informacin compartida: todos se benefician cuando la Administracin favorece laposibilidad de compartir la informacin entre los departamentos y con gruposexternos. Gracias a la posibilidad de compartir informacin se pueden desarrollarnormas comunes para los documentos electrnicos y una mejor documentacin delos sistemas. Adems, de esta manera, se pueden establecer definiciones y normascomunes de datos y normas de intercambio de documentos, lo que permitir unagestin ms adecuada.

Portabilidad de los documentos: una cuestin fundamental para los archiveros respec-to a los documentos electrnicos es la gestin y la conservacin de los documentosproducidos en las aplicaciones ofimticas (por ejemplo, los procesadores de texto,el correo electrnico, etc.). ltimamente este tema ha cobrado importancia paralos especialistas en tecnologas de la informacin, principalmente por las ventajaspara el intercambio de documentos en la Administracin. U no de los enfoques msprometedores es la utilizacin del etiquetado de contenidos (por ejemplo, utilizan-do el lenguaje XML, eX tensible M arkup Language). Los archiveros deberan apoyartales iniciativas porque dicha utilizacin ofrece ventajas para el tratamiento archi-vstico de los documentos.

Arquitectura comn de informacin: los requisitos impuestos por la ley o la normativaexigen enfoques comunes en cuanto a las firmas electrnicas, las comunicaciones yotras cuestiones similares. En definitiva, siempre es preferible la existencia de algu-nos componentes comunes en la arquitectura de los sistemas que su total ausencia.Es necesario que los profesionales que desarrollan los sistemas se den cuenta de queel tratamiento archivstico de los docum entos es un componente esencial de la ges-tin de la informacin y que exigir un mayor impulso para garantizar la autentici-dad y la fiabilidad de los documentos. El desarrollo de una arquitectura que permi-ta y simplifique esto facilitar el tratamiento archivstico de los documentos.

Paquetes de software estndar: la normativa de la Administracin que regula el desa-rrollo de paquetes de software comunes, sistemas de correo electrnico y otros com-ponentes comunes de infraestructura beneficiar a los archiveros.

Conversin de documentos: desde hace mucho tiempo los archiveros han proporcio-nado estndares para la conversin de documentos a microformas. Los archiveros


27/ Para una introduccin a las relaciones, ver Parer, Dagmar y Parrott, Keith, ManagementPractices in the Electronic Records Environment, A rchives and M anuscripts, volumen 22 (mayo1994): 106-22.


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deberan participar igual de activamente en el desarrollo de normas para la conver-sin de documentos y la identificacin de metadatos para la gestin de los docu-mentos de las Administraciones.

Conservacin de documentos: en un mundo dominado por el papel, los archiveros

se ocupaban de la conservacin fsica de los documentos, y eran consideradosexpertos en esa materia. En la Adm inistracin habr quienes se dirijan a ellos enbusca de consejo en este tema y el debate sobre las opciones de conservacines una excelente oportun idad para qu e los archiveros ejerzan su influencia ennumerosas cuestiones relacionadas con el tratamiento archivstico de los docu-mentos.

Directrices para el desarrollo de sistemas: para garantizar un adecuado tratamiento archi-vsticos los archiveros deben participar en el desarrollo de los sistemas electrnicos dearchivo, ya sea de manera directa o indirecta a travs de normativas y polticas queexijan la incorporacin de los requisitos archivsticos.

Cuestiones archivsticas

Los archiveros deben determinar si van o no a asumir una funcin de custodia de losdocumentos electrnicos, y en ese caso, si van a desempear esa funcin de manerainterna o contratando el servicio externamente.

Para poder desempear u n papel til en la conservacin d e documentos electr-nicos, los archiveros deben tener de algn modo la responsabilidad de conservarlos que tengan valor perman ente. U n enfoque de n o custodia podra resultar ade-cuado si la organizacin productora posee tanto la voluntad como la capacidad deencargarse de la conservacin a largo plazo de sus documentos electrnicos. Sinembargo, existen pocos ejemplos de organizaciones administrativas que estn dis-puestas a asumir el gasto y el esfuerzo de conservar y mantener la disponibilidad delos documentos electrnicos que ya no utilizan con regularidad. En cualquier caso,los archiveros deben estar preparados para encargarse de la conservacin y el acce-so, al menos como ltimo recurso porque ese ltimo recurso ser necesario ms tar-de o ms temprano.

La eleccin entre prestar los servicios internamente o contratarlos fuera dependerde las circunstancias concretas a las que se enfrenten los archivos. Antes de decidirsehabr que realizar un meticuloso anlisis. Ser necesario disponer de datos slidossobre el volumen de documentos que deben ser conservados, la tipologa de los datos,las solicitudes potenciales de acceso y la capacidad del archivo para contratar y man-tener el personal necesario para asumir la conservacin. En un primer momento, lacontratacin de servicios podra resultar ms fcil y menos cara. Pero sea cual sea elcoste, debera tenerse en cuenta a largo plazo si la Administracin va a dar una res-puesta estratgica al reto de los documentos electrnicos.

Desarrollo de una serie de aptitudes adecuadas

Los archiveros tienen que pensar en cuatro aptitudes bsicas: pericia archivstica, capa-cidad para trabajar con documentos electrnicos, aptitud tcnica y diplomacia. Lastres primeras son necesarias para conferir credibilidad al programa; la ltima es preci-sa para influir de manera efectiva en sus posibles socios y clientes de la Administracin,as como para promocionar la tarea archivstica. No existe una proporcin preestable-cida entre estas aptitudes, y tal proporcin depender mucho de qu tipo de servicioso de personal pueda contratarse o de si los archivos cuentan con personal que est dis-puesto a y capacitado para aprender las destrezas necesarias. Pero debemos dejar cla-ro que los archivos no tendrn xito en su misin a menos que cuenten con todas estas



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aptitudes. Por poner un ejemplo, un archivo tcnicamente competente que no puedainfluir en los gestores fracasar en su labor.

Pericia archivstica

El conocimiento de las tcnicas y los principios bsicos de gestin de documentos yarchivos resulta fundamental para todo el trabajo con documentos electrnicos. Lossocios y clientes de dentro de la Administracin esperarn que los archiveros poseanestas aptitudes y que puedan aplicarlas a las cuestiones y problemas que se les presen-ten. Muchos de estos retos son los mismos a los que la Administracin se enfrentaba enla era predigital: qu documentos son necesarios como testimonio de las actividades delas organizaciones, cmo pueden producirse y conservarse de la manera ms eficaz yefectiva, cundo pueden destruirse y cules resulta necesario conservar. Los archivos notendrn credibilidad para la Administracin a menos que puedan disponer de personalcapacitado en cuestiones de gestin de documentos y archivos. Esto significa que su

personal debe estar capacitado para asesorar a la Administracin en el desarrollo depolticas y prcticas archivsticas generales y tambin para resolver problemas concretosmediante la aplicacin de las mismas. Son dos habilidades diferentes (aunque relacio-nadas) y los archivos deben poseer ambas. Estos conocimientos deberan adquirirse odesarrollarse internamente.

Capacidad para trabajar con documentos electrnicosLos archivos y su personal deben estar capacitados para comprender las prcticas y losprincipios archivsticos fundamentales y cmo esos principios se modifican, reformu-lan y/o amplan para el trabajo con documentos electrnicos. Qu significa esto en laprctica? Entre los ejemplos destaca la capacidad para:

comprender y articular lo que significa el archivo electrnico de los documen-tos;

comprender y articular lo que significa la conservacin de los documentos electr-nicos a lo largo del tiempo, incluyendo la conservacin de cada uno de sus com-ponentes (por ejemplo, los datos, el software, la documentacin, etc.), as como lamigracin de documentos a nuevas plataformas;

determinar los requisitos del sistema de archivo electrnico y de la conservacin delos documentos electrnicos; y

dirigir al personal encargado del programa en el proceso de determinacin de lo quese conserva y debera conservarse como documento en un contexto electrnico.

Tambin sera preferible adquirir o desarrollar estas capacidades internamente.

Aptitud tcnicaLa pericia archivstica descrita anteriormente permitir a los archiveros explicar loque hay que hacer para producir y gestionar documentos electrnicos. En otraspalabras, estos conocimientos les facultarn para participar en la determinacin d elos requisitos del sistema. Sin embargo, esas capacidades no son necesariamentesuficientes para servir de gua sobre cmo cumplir los requisitos. Esa cuestin exi-ge capacidades tcnicas en las reas de diseo de sistemas, gestin de datos y desa-rrollo de software.

Es muy frecuente que se consulte a los archiveros qu tipo de software sera msconveniente para cumplir los requisitos del tratamiento archivstico de los documen-tos. La habilidad para elegir un software que se ajuste a esos requisitos es muy valiosay conviene disponer de ella bien sea internam ente o mediante contratacin externa. Sin



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embargo, prestar este tipo de servicio es demasiado laborioso para cualquier archivo,excepto en casos muy concretos para proyectos especficos. Convendra encontraralguna manera de reforzar la formacin archivstica para que el personal de los archi-vos no tuviera que participar directamente en las actividades de desarrollo de sistemas.

Una solucin sera ensear a los diseadores de sistemas los principios de la gestin dedocumentos para que sean capaces de desarrollar soluciones archivsticas eficaces paralas Administraciones que sean sus clientes. Otra opcin sera elaborar listas de verifi-cacin o conjuntos de herramientas que guen a las organizaciones en el proceso dedesarrollo de los requisitos archivsticos e identificacin de posibles soluciones. Mu-chos archivos han elaborado esas herramientas y el desarrollo o perfeccionamiento detales instrumentos podra efectuarse contratando a especialistas temporalmente paraque aporten su experiencia.

Capacidad de direccin y don de gentes

Encuestas recientes de los directores de archivo demuestran que la capacidad de direc-cin y el don de gentes son fundamentales para que el archivo ejerza su influencia en laAdministracin y en sus socios de la Administracin. Entre las habilidades ms deman-dadas se encuentran las siguientes:

visin general: capacidad de tener una visin d e conjunto, de comprender la direc-cin estratgica de la Administracin como unidad y de cada entidad , y de explicarcmo los principios archivsticos facilitan el trabajo de la Administracin;

dotes de comunicacin: capacidad para exponer el punto de vista archivstico oral-mente, en reuniones informativas y en sesiones de formacin, o por escrito en elcaso de las polticas, los requisitos o las directrices;

habilidad de negociacin: habilidad para negociar con los socios para alcanzar solucio-nes que resulten ventajosas para todos y que den un impulso a los objetivos de ambos;

aptitudes de consultora: capacidad de trabajar como consultores de las organizacio-nes clientes para resolver sus problemas al tiempo que se cumplen los objetivosarchivsticos; y

habilidades polticas y tcticas: capacidad para discernir cul es la mejor manera deinfluir en la Administracin y con quin se debera trabajar para garantizar los obje-tivos de los archivos.

Frecuentemente los archivos nacionales presentan debilidades en lo que respecta aeste tipo de habilidades. Es posible que su personal no haya trabajado en otro depar-tamento de la Administracin, sobre todo a un nivel superior. Sera conveniente obte-ner esas capacidades a travs de una seleccin de personal muy estudiada o a travs deuna comisin de servicios de personal procedente de otros departamentos. De nohacerlo, los archivos estarn abocados al fracaso.

3.5 Evaluacin del grado de preparacin

No se trata de saber si el archivo est listo o no para empezar a trabajar con docu-mentos electrnicos; nunca se est lo suficientemente preparado. La cuestin es msbien qu es lo que el archivo est preparado para intentar. Para poder tomar una deci-sin en este sentido, cualquier estudio que se realice debe considerar dos aspectos: elgrado de preparacin de la Administracin para implantar sistemas electrnicos dearchivo y el grado de preparacin de los archivos para asesorarle en ello. Sea cual seael grado de preparacin de la Administracin, siempre hay cosas que los archivos pue-den hacer para promover los fines archivsticos.



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Grado de preparacin de la Administracin

Puede que, en trminos generales, la Administracin no est preparada para la implan-tacin de un sistema de archivo totalmente electrnico, es decir puede no estar listapara producir documentos con las caractersticas de autenticidad, fiabilidad, integri-

dad y disponibilidad. La Administracin puede considerar esas cuestiones demasiadoremotas si todava no ha resuelto cuestiones ms bsicas relacionadas con la manerade proporcionar cualquierinformacin a lo largo del tiempo. Los archiveros deben par-tir del punto en que se encuentren las organizaciones y colaborar con ellas para resol-ver las cuestiones a las que tengan que hacer frente.

Las dos fases anteriores al tratamiento archivstico de documentos electrnicos sonla gestin de datos y la gestin de la informacin. Los archiveros pueden prestar unservicio muy til en ambas y, al hacerlo, promover los fines archivsticos:

Gestin de datos: los archiveros pueden ayudar a la Administracin y a cada entidada abordar las cuestiones bsicas de gestin de datos (por ejemplo, la migracin dedatos, la documentacin del sistema y la comprensin de los componentes de losdocumentos necesarios para poder acceder a los datos y para utilizarlos a lo largo deltiempo). El mero hecho de tener que convencer a los organismos administrativos deque los datos pueden ser documentos es ya una ardua tarea para los archiveros. Losarchivos pueden prestar servicios en cuanto a la conservacin, diferenciando lo quehay que conservar de lo que puede ser eliminado desde el punto de vista de los pro-cesos de trabajo, todo ello con vistas a una adecuada gestin archivstica.

Gestin de informacin: los archiveros deberan ayudar a los organismos administra-tivos que tienen problemas con la gestin de la informacin apoyando las iniciati-vas que impulse la Administracin para promover la informacin compartida, laseguridad y calidad de la informacin, el mantenimiento de la inteligibilidad, la por-tabilidad de los documentos y la interoperabilidad.

Tratamiento archivstico de documentos: para las Administraciones que estn preparadaspara implantar un sistema electrnico de archivo, ser de gran utilidad el apartado 8 de laNorma ISO sobre gestin de documentos, que ofrece las directrices bsicas para el desa-rrollo de sistemas electrnicos de archivo. Consultar tambin el captulo 4 de esteManual.

Grado de preparacin de los archivos

Cualquier estudio sobre el grado de preparacin de los archivos debera centrarse endeterminar cules son las necesidades y las oportu nidades de la Administracin y si losarchivos cuentan con los recursos necesarios para responder a ellas con eficacia. Entreesos recursos se encuentran tanto las aptitudes del personal como la infraestructurainstitucional necesaria para prestar apoyo a la Administracin a la hora de abordar susproblemas y/o difundir en ella la perspectiva archivstica.

3.6 Pasos siguientes

Los archiveros deberan enfrentarse con los documentos electrnicos siguiendo lospasos descritos a continuacin:

adoptar y promover la Norma ISO 15489-1 como base para la gestin de docu-mentos dentro de la Administracin;

analizar las cuestiones relacionadas con la estrategia archivstica de la Administracincon objeto de ofrecer un marco para el desarrollo de un plan tctico que permita ejer-cer influencia en esta materia;



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identificar las cuestiones tcticas que deben abordar los archivos y desarrollar un plan deactuacin con etapas diferentes para evaluar el progreso respecto a los objetivos;

desarrollar las capacidades tcnicas necesarias para alcanzar los objetivos tcticos yestratgicos;

evaluar y desarrollar posteriormente las aptitudes necesarias; y poner en prctica programas piloto para evaluar las aptitudes, ampliar la experien-cia y aprender.

3.7 Contextos de diferente grado de preparacin

Este apartado considera los tres contextos que suelen encontrarse los archiveros:

archivos de reciente creacin;

archivos ya establecidos que no han comenzado a trabajar con documentos elec-trnicos; y archivos con un programa incipiente de documentos electrnicos que tiene que

desarrollarse.

Cada uno presenta exigencias diferentes y ofrece distintas oportunidades. Esteapartado se centrar brevemente en cmo pu eden responder los archiveros de mane-ra eficaz ante cada una de las situaciones siguiendo los pasos expuestos en el apartadoanterior Pasos siguientes y el enfoque adoptado en el resto de este captulo.

Archivos de reciente creacin

Muchos archiveros se han dado cuenta de que cuando empiezan su andadura (ocomienzan a trabajar con organizaciones productoras de documentos) los documentoselectrnicos pueden hacerles acreedores de una influencia que no tendran con losdocumentos en papel. Acertada o desacertadamente, muchos productores de docu-mentos creen saber cmo gestionar los documentos en papel y se mostraran reticen-tes ante interferencias externas. Por el contrario, se dan cuenta con mayor facilidad deque no saben cmo gestionar documentos electrnicos y aprecian cualquier ayuda quese les pueda prestar en este sentido. La buena noticia para el archivero que est comen-zando en este campo es que, en m uchos casos, la ayuda que los productores de docu-mentos estn buscando no est relacionada especficamente con los documentos elec-trnicos. Suelen necesitar ayuda en la determinacin de los plazos de conservacin delos documentos, en la conservacin de documentos valiosos y en cmo mejorar la pro-duccin y gestin de los documentos en general.

Partiendo de la base de que los archivos poseen suficiente autoridad legal para tra-bajar con documentos electrnicos, un archivo de reciente creacin no tiene otraopcin que iniciar la tarea. Nunca habr un momento ideal para empezar a trabajarcon documentos electrnicos y por eso el mejor consejo es sencillamente ponersemanos a la obra. Esta situacin tiene sus ventajas. La mayora de los sistemas de archi-vo incluyen documentos tanto en papel como en formato electrnico y, por tanto, nohabr que elegir entre soportes. Los archivos sern considerados simplemente como lainstitucin que ofrece respuestas a las cuestiones archivsticas. Internamente, no habrpatrones preexistentes para com enzar y el personal empezar desde cero a trabajar conlos sistemas de archivo.

Como es evidente, cuando se est empezando es necesario aprovechar todas las opor-tunidades que surjan. Sin embargo, si se puede elegir (o no se encuentran oportunidades



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y es necesario crearlas), ser mejor centrarse en uno o dos sistemas de archivo con docu-mentos de evidente valor permanente, independientemente del soporte. Si los sistemasde archivo estn implantados y funcionan correctamente, ser aconsejable que el archi-vo se implique en la planificacin de la conservacin de documentos a largo plazo. Si

estn en desarrollo, el archivero tendr que participar en ese proceso de desarrollo paraejercer su influencia en la produccin de documentos.

Poner en prctica un programa piloto adecuado ofrecer innumerables ventajas.Podr sentar un precedente de xito de hondo calado dentro de la Administracin paraconseguir ms oportunidades y recursos, formacin y experiencia para el personal. Ylas lecciones aprendidas podrn utilizarse para ejercer presin a la hora de obtener msautoridad legal y normativa en las cuestiones archivsticas.

Archivos establecidos para los que la gestin

de documentos electrnicos resulta nueva

Si el archivo ya participa en la gestin de documentos en papel, el reto ms impor-tante podra ser encontrar una forma de hacer que los usuarios y el personal aceptenmodificar un sistema que funciona adecuad amente para incluir los documentos elec-trnicos. Esto exigir cambiar las actitudes dentro del conjunto d e la Administraciny del propio archivo. Puede que tanto los usuarios como el personal consideren elarchivo como la institucin que trabaja con los documentos en papel, y es necesariocambiar ese estereotipo.

Como primer paso, se recomienda iniciar un proceso de reorientacin del personalpara que se ocupe de cuestiones relacionadas con los documentos electrnicos, ade-ms de trabajar con documentos en papel. Esto exigir tanto formacin como lideraz-go. Puede que no resulte fcil pero es absolutamente necesario. Paralelamente, se debetransmitir a los usuarios internos la idea de que el archivo trabaja con todos losdocumentos y no slo con los de papel. La mejor manera de hacerlo es mostrar ejem-plos de cmo estn cambiando los docum entos que produce la Administracin y expli-car que los archiveros estn simplemente am pliando su funcin para seguir el ritmo delos cambios de la Administracin en general.

Aunque los programas piloto de gestin de docum entos para unidades concretas dela Administracin siempre son tiles, los archivos ya implantados deberan pensar enun proyecto de alcance ms amplio, que afecte a todos los usuarios. Una posibilidadsera aplicar una nueva normativa que contribuya a abordar problemas habitualescomo el de las firmas electrnicas, la conservacin de imgenes digitales u otros retosrelacionados con la tecnologa a los que deban enfrentarse diariamente los producto-res de documentos. Se pueden obtener frutos como un programa de formacin sobrela manera de gestionar los documentos electrnicos, una lista de verificacin paradesarrollar nuevos sistemas de archivo, u orientacin para seleccionar software o siste-mas de t ratamiento de imgenes.

Aunque esto pueda parecer demasiado ambicioso para un archivo que est empe-zando a adentrarse en la era electrnica, en este campo existen ya muchos buenosproductos que estn disponibles en otras Administraciones y, a menudo, se puedendescargar de sus sitios web. Habitualmente, esos productos necesiten ser adaptadospara cada contexto. El archivo, por tanto, se convierte en el que expende al pormenor la orientacin respecto a los documentos electrnicos, no en el productor.Al mismo tiempo, el personal del archivo puede aprender con el proyecto y sentirsecmodo prestando ayuda en cuestiones habituales sobre documentos electrnicos,



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combinando un slido conocimiento de los procesos de trabajo de sus clientes consu familiaridad respecto a soluciones a p roblemas archivsticos desarrolladas y com-probadas por la comunidad archivstica. Debe tenerse en cuenta que las leccionesaprendidas en u n entorno determinado deben ser adaptadas si los archiveros desean

trabajar en otros contextos.Archivos con un programa incipiente de documentos electrnicos

Si el archivo posee un activo programa de documentos electrnicos, la cuestin escmo seguir avanzando. A continuacin se exponen tres posibilidades:

desarrollar un plan de tres a cinco aos, de anlisis sistemtico de los sistemas exis-tentes en la Administracin y ejecucin de acciones archivsticas adecuadas respec-to a esos sistemas;

desarrollar un plan de tres a cinco aos que se cia al plan de inversin de la

Administracin en tecnologas

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