GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

 

 ALONSO CHAVARRIAGA

CAROLINA CASALLAS RODRIGUEZ

LUZ ANGELA GARCIA ZAMUDIO

PAULA ANDREA CARDONA

YURY VANESSA RIVERA SÁNCHEZ

 

 

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIA HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

BOGOTÁ D.C. II SEMESTRE 2013

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

 ALONSO CHAVARRIAGACAROLINA CASALLAS RODRIGUEZ

LUZ ANGELA GARCIA ZAMUDIOPAULA ANDREA CARDONA

YURY VANESSA RIVERA SÁNCHEZ

Grupo: 01  

Eje temático No. 1 

ProfesorJORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

Ingeniero de Sistemas.  

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOFACULTAD DE CIENCIA HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

BOGOTÁ D.C. II SEMESTRE 2013

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN 2. OBJETIVOS 3. EL DOCUMENTO ELECTRONICO4. COMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRONICO5. TIPOLOGIA DEL DOCUMENTO ELECTRONICO6. CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRONICO

 7. CICLO VITAL DE LA INFORMACION8. ¿QUE ES INFORMACION?9. ¿Qué ES UN DATO?10.¿PORQUE ES DIFERENTE LA INFORMACION

ELECTRONICA?11.CREACION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS12.REGLAS PARA LA CREACION DE DOCUMENTOS

ELECTRONICOS13.MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS14.ADQUISICION DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA

INFORMACION ELECTRONICA15.APLICACIONES ELECTRONICAS16.VENTAJAS Y DESVENTAJAS17.ADQUISICION DE EQUIPOS18.CONCLUSIONES19.REFERENCIAS

INTRODUCCIÓN

Los avances tecnológicos y el cuidado del medio ambiente han hecho que la información se maneje de forma electrónica generando un gran cambio en las políticas de archivo, por lo cual los archivistas se han tenido que adaptar a la era tecnológica.

Es de vital importancia ser conocedores de los componentes, tipología y características de los documentos electrónicos para garantizar la integridad y preservación de la información.

OBJETIVOS

Conocer las características de la información electrónica.

Identificar las fases del ciclo vital de la información.

Presentar la diferencia de dato e información y la relación que tienen estos dos conceptos.

Investigar el proceso para la creación de documentos electrónicos.

Explicar los modos para estructurar los datos.

EL DOCUMENTO ELECTRONICO

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. (Acuerdo 60 de 2001- AGN)

DEFINICION:

COMPONENTES DEL DOCUMENTO ELECTRONICO

1.CONTENIDO: Datos informativos en letras, números, imágenes, etc.

2.ESTRUCTURA: se refiere a una adecuada Organización de la información.

3.CONTEXTO: se relaciona o asocia con otros datos, metadatos.

4.PRESENTACION: apariencia del documento, que puede contener firma digital.

TIPOLOGIA DEL DOCUMENTO ELECTRONICO

1.DIGITALIZADOS: aquellos que han sido creados de un documento impreso.

2.DIGITALES PARA IMPRIMIR: se refiere a los documentos creados electrónicamente para luego ser impresos.

3.MULTIMEDIATICOS: Documentos creados exclusivamente para ser consultados electrónicamente.

CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO ELECTRONICO

- SON INTERACTIVOS: facilitan el acceso a la información y rápidamente.

- ES MULTIMEDIATICO: Puede combinar formas de información como texto con sonido, imágenes y otros simultáneamente.

- HIPERTEXTUALES: establece relaciones con otras palabras, frases, imágenes, etc.

- SUSTANCIALES: se consignan en soportes magnéticos generando menor ocupación de espacio.

CICLO VITAL DE LA INFORMACION

Existen tres fases principales en la vida de la información electrónica:

- Fase de diseño: durante la que se define una estrategia global.

- Fase de creación efectiva: Implica generalmente un número limitadode personas.

- Fase de mantenimiento: que incluye utilización y conservación delos datos.

La información es un conjunto de datos ordenados que generan un significado valido y un nuevo conocimiento.

La información es la base del conocimiento porque:

  Permite la solución de problemas. Facilita la toma de decisiones. Complementa ideas sobre algún

tema. Aclara dudas.

EL DATO INDIVIDUAL A LA INCORPORACIÓN ELECTRÓNICA

ESTRUCTURA¿ QUE ES INFORMACIÓN?

ES UNA REPRESENTACIÓN

SIMBOLICA DE ALGO Y UNA UNIDAD MINIMA Y

ELEMENTAL DE LA INFORMACIÓN

 

Cuando se organizan los datos, éstos ya no son solo símbolos, sino que son una Información que puede ser leída, interpretada y compartida, siendo entonces diferente este término al de su unidad.

EJEMPLO

EN UN DOCUMENTO SE

AGRUPAN NUMEROSOS

DATOS, QUE PRESENTAN

UNA ARGUMENTACION O

UNA ACCIÓN.

¿ QUE ES UN DATO?

La información electrónica es el conjunto de datos conservados en un formato que permite su tratamiento de manera automática; esta información se presenta en soportes electrónicos.

¿POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRONICA?

¿POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRONICA?

VENTAJAS: No es necesario recuperar su integridad en cuanto al

deterioro físico, como pasa con los documentos en soporte papel.

Los soportes electrónicos permiten el almacenamiento de más información en un volumen menor.

Es más fácil copiar un documento completo.

Es más fácil y rápido transferir información de un sitio a otro.

Un soporte como este permite una utilización más elaborada al recurrir a una estructura de tratamiento electrónica.

¿POR QUÉ ES DIFERENTE LA INFORMACIÓN ELECTRONICA?

DESVENTAJAS:

Es necesario utilizar un instrumento para que un operador pueda leer el dato.

Los soportes digitales tienen, generalmente, una vida más corta que el papel o el microfilms.

Es mas fácil duplicar o modificar un original ( Esto plantea problemas de estabilidad y perdurabilidad en los formatos ).

CREACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Es la creación electrónica del diseño de información de los documentos de una entidad, permitiendo agregar, quitar el dato que se requiera para que sea posteriormente impreso o enviado por correo, agregando así documentos al repositorio de documentos electrónicos.

Presentan unos beneficios como son estructura de los documentos, Ahorro en costo y tiempo, ahorro de papel, de fácil uso.

CREACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

INFORMACION

PUEDE ORIGINARSESOPORTE

PAPEL

FORMATO ELECTRONIC

O

PARA DIGITALIZARS

E

DE UN FORMATO ESTANDAR O

CONVERTIDA A ÉL

DIGITALIZARSE

Cada documento o base de datos debe estar identificado por el encargado de la gestión de la información electrónica

Realizar el respectivo proceso de control de información del cual se desconoce su procedencia.

REGLAS PARA LA CREACIÓN DE INFORMACIÓN

ELECTRONICA

Los documentos electrónicos al igual que los documentos físicos tienen valores y Tiempos de retención por lo cual no debe realizarse ninguna destrucción que no este contemplada.

Los documentos electrónicos se deben conservar en soportes Electrónicos y no imprimir para soporte.

Los documentos en papel pueden ser digitalizados para producir documentos electrónicos para enviarlo por correo, o para facilitar la consulta en base de datos.

REGLAS PARA LA CREACIÓN DE INFORMACIÓN

ELECTRONICA

MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS

Los datos se pueden estructurar de dos formas.Como documento y como base de datos.

1. Contenido:2. Estructura lógica:3. Contexto:4. Presentación:

Documento:

Según Ada Abdala, “un documento electrónico es generado, transferido, comunicado o archivado en medios electrónicos, ópticos y permite una representación material para reproducir las decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, políticas, etc., de una organización o una persona natural.”

MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS

Los datos se pueden estructurar de dos formas.Como documento y como base de datos.

Base de datos:

Una base de datos no es mas que un almacén donde se conservan y de donde se recuperan los documentos, garantizando controles específicos de producción, almacenamiento y acceso con el fin de conservar o salvaguardad su integridad.

MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS

Hoy en día es muy difícil identificar entre un documento y una base de datos, pues con el adelanto de la tecnología y la aparición de las paginas web, (tomándolas como ejemplo), estas están formadas por datos estructurados y organizados, de forma que cada uno de ellos puede estar siendo extraído de una o varias bases de datos. Creando un documento que no es por si solo documento sino también base de datos, porque de la actualización de la información en las diferentes bases de datos de donde estos se extraen, vamos a obtener como resultado un documento nuevo con diferencias significativas, perdiendo su autenticidad u originalidad.

ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA

INFORMACIÓN ELECTRÓNICA.En el mundo encontramos diversas tecnologías que aportan a nuestro diario vivir una amplia gama de información y de como tenerla al momento de necesitarla. La adquisición de software , equipos aplicaciones y servicios, son importante al momento de guardar datos electrónicos. Estos servicios basados en diferentes tecnologías estándares, normas y especificaciones técnicas entre otras.

APLICACIONES ELECTRONICAS

La Utilización De Aplicaciones En Nuestra Carrera

Para el AGN en el CAPITULO VI. REPROGRAFIA DE LOS DOCUMENTOS

ART 58. Nuevas tecnologías

ARTICULO 58. Nuevas tecnologías. En los archivos se podrán utilizar las tecnologías que permitan el registro y recuperación ágil de la información, siempre y cuando los sistemas no impliquen la destrucción de originales o copias únicas de documentos, excepto cuando la Ley lo autorice expresamente.

VENTAJAS Y DESVENTAJASEl intercambio electrónico de datos constituye un nuevo foco de atención que se perfila como la vía más decisiva a la oficina sin papel.

VENTAJAS: almacenar, gestionar y distribuir gran cantidad de información con diferentes formas (sonido, imagen, video, etc.), además de permitir una mayor organización en muy poco espacio.

DESVENTAJAS: Es más fácil de alterar el contenido de la información, existe incompatibilidad entre equipos tecnológicos, hay un alto riesgo de pérdida de información.

ADQUISICIÓN DE EQUIPOSEstos son algunos de los elementos que se pueden conseguir en el mercado para optimizar las labores: microfilmación, micrografía y en discos ópticos, scanner, correos electrónicos etc; de esta forma podemos tener un acceso mas fácil en cuanto a la búsqueda de información de documentos antiguos y los recientes.

EN EL CAMPO DE LAS APLICACIONES también existe diversidad dejando a cada necesidad un campo amplio de acción. Encontramos desde los software publico y los hechos a mediada de nuestro trabajo. Pero finalmente dejando al descubierto un vacío el cambio constante de la tecnología

CONCLUSIONES

Debemos aprender a garantizar la integridad y preservación de la información, es por ello que también nos adaptamos a la nueva era tecnológica.

La (GED) Gestión de Documentos Digitales nos aporta herramientas eficientes para controlar la producción organización, conservación y destino final de los documentos, además de ser una respuesta a las nuevas condiciones del entorno informático.

Los documentos electrónicos deben ser conservados en soportes electrónicos, y como profesionales de Ciencias de la información debemos ayudar a crear conciencia para que estos no sean impresos.

REFERENCIAS

http://ria.asturias.es/RIA/bitstream/123456789/116/1/guia_informacion_electronica.pdf

http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf

http://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdf

http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf