YURY DAYANA ALDANA RODRÍGUEZ

DIANA MILENA BOHÓRQUEZ CASTRO

LUIS ALFONSO CORTES ROMERO

MABEL ESPERANZA FERNÁNDEZ HERRERA

Eje temático No 2:

Definición

Componentes

Características

Clasificación

Problemática de la conservación de Documentos Electrónicos

Documento electrónico de archivo

• Conocer la definición, características,

clasificación, conservación y archivo de

los documentos electrónicos y la

importancia que tienen en la nueva era de

la información y las comunicaciones.

Asimilar el significado de documentos

electrónicos, su uso y aplicación.

Crear estrategias frente a la problemática que se

presenta en la conservación de los documentos

electrónicos.

El principal valor de los archivos se encuentra en la información de los

documentos que custodian y en el servicio que ofre­cen a todos sus

usuarios comunicando esos documentos. Este servicio es cada vez

más eficaz, gracias a los documentos electrónicos y a las nuevas

tecnologías de la información y las comunicaciones. Pero se presenta

una problemática entorno al mundo electrónico y es, que no existen

características que permitan diferenciarlos y ca­racterizarlos por los

sentidos o individualizarlos físicamente, ni poseen elementos

ostensibles que permitan apreciar a simple vista su autenticidad. La

localización física de los documentos electrónicos nos es dada por los

sistemas informáticos (pistas, sectores...).

Entendemos por documento electrónico el documento

generado o producido por cualquier persona o entidad

en el desarrollo de la gestión de sus intereses y que “ha

sido creado, o puede ser manipulado, transmitido o

tratado por un ordenador”. Son documentos cuyo

soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico

o magnético, y en el que el contenido está codificado

mediante algún tipo de código digital, que puede ser

leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de

detectores de magnetización.

Definición

“información registrada,

producida, recibida en

torno a la implantación,

realización y ámbito de

una actividad

institucional o personal

que engloba el

contenido, contexto y

estructura y permite

probar la existencia de la

actividad que lo generó”. (Definición del CIA)

Los componentes del documento electrónico pueden residir en diferentes partes del soporte e incluso del

sistema. Los principales son

Perdurables en el tiempo

Contiene un mensaje (texto alfanumérico, diseño gráfico, esquema, fotografía, etc.);

Está expresado en un lenguaje convencional (el de los bits);

Los encontramos plasmado en un soporte (cinta, disco, usb, dvd, disco optico etc.);

1· El contenido y estructura del documento

electrónico debe ser inalterable; es decir, su

contenido no debe poder ser manipulado

libremente una vez concluido, a menos que medie

el consentimiento de todas las partes interesadas.

2. Debe ser claramente legible, de manera directa o a

través de una herramienta adecuada.

3· Su contenido debe permitir la identificación del

lugar, nombres, dirección, fecha de redacción, de

envío y de recepción.

4· Debe ser estable; es decir, debe poseer una vida

útil igual mejor que la del papel, en términos de su

eventual deterioro.

La veracidad del texto de la cual depende la

posibilidad de darle al documento

electrónico la misma categoría como

evidencia que del documento escrito a

mano, depende de que se pueda demostrar

tres cosas:

• Que la información era cierta al momento

de insertarla en la computadora en la que

se produjo el documento.

• Que la información no haya sido

manipulada una vez insertada en esa

computadora

• Que la información que es leída en la

computadora de destino del texto es

cierta, no manipulada, imparcial, con

respecto a la información que se

encuentra en la computadora de origen.

Carácter interactivo:

*El documento electrónico permite que el usuario

pregunte por contenidos, ingrese comentarios, modifique o agregue contenidos. El documento digital puede, además, reaccionar ante exigencias del lector.

Puede, por ejemplo, cambiar aspectos del formato a petición de quién consulta, presentar parte de la

información que contienen como respuesta a preguntas, o hacer que determinados programas subyacentes corran cuando el usuario manipule

lugares, señales o aspectos del documento.

Funcionales

Carasteristicas de los Documentos Electrónicos

Carácter Multimediatico:

• Los documentos digitales permiten integrar en un sólo ambiente información registrada en forma de texto, de imágenes fijas o en movimiento, y de sonido.

•Los documentos digitales permiten que quién los elabora, combine distintas formas de presentar información en un sólo documento. El documento digital puede, así, combinar texto con sonido; sonido con imágenes; imágenes con texto, o las tres cosas simultáneamente.

Carácter Hipertextual

*Los documentos tradicionales obligan a lecturas lineales: un

libro se lee desde la primera página hasta la última; en un documento electrónico, es posible establecer relaciones entre una palabra, o una frase que aparezca en un lugar -párrafo, página o sección- con otra palabra o frase en otro lugar del documento.

*De hecho, en un documento digital, es posible establecer relaciones entre palabras, frases, imágenes, textos o sonidos ubicados en un documento, e información textual, visual o auditiva, ubicada en cualquier otro documento al cual se pueda acceder electrónicamente; es decir, con tal que se encuentre en el mismo disco, computadora o red. Es esta característica la que permite que se pueda navegar de una "Página Web" a otra a través de Internet.

Carácter “OMNIACCESIBLE”

Los autores de documentos tradicionales sienten la necesidad de extender su discursos por medios de recursos diversos que lo relacionen con otros discursos y otros autores. Para el lector resulta imposible, por si mismo, llegar hasta las fuentes que los autores utilizan, refieren o citan.

Con los documentos digitales esta limitación es superada. La posibilidad de establecer "hiperrelaciones" entre documentos ubicados en distintos sitios Web, no importa la región o país donde se encuentren, permite que los documentos electrónicos, ubicados no importa donde, si están en un medio conectado en red con Internet, puedan ser accedidos desde cualquier otro lugar. Son, en consecuencia, accesibles desde todas partes; son "omniaccesibles".

MUTABILIDAD E IDENTIDAD

EN LOS DOCUMENTOS DIGITALES:

Carácter “MUTABLE”

El documento digital se produce en el mismo

medio en que se publica: un medio electrónico.

Esto facilita enormemente efectuar cambios en

él. No es necesario reproducirlo por entero una

vez que se le hayan efectuado cambios al

documento, como es el caso en un documento

impreso o audiovisual tradicional.

“VOLATILIDAD”

*Un documento electrónico es fácilmente publicable

para que el mundo entero lo pueda consultar. Pero así como es fácil publicarlo, es igualmente fácil sacarlo de circulación.

*La relativamente corta vida de algunos "sitios Web", o por el contrario, la muy dinámica vida de otros, puede traer como consecuencia que el documento que consultamos hoy, a lo mejor mañana ya no esté ahí; a lo mejor a partir de mañana deja de ser accesible o sencillamente deja de existir. Los documentos electrónicos que no han sido guardados y procesados para hacerlos permanentemente recuperables, pueden tener una vida muy corta y contingente; una vida "volátil".

Clasificar es la operación de mayor relevancia de cuantas

integran la gestión documenta; sobre la clasificación

reposan la práctica totalidad de técnicas, recursos e

instrumentos archivísticos, por ser el modo en que se

organizan lógica y físicamente los documentos y

series documentales, cualquiera que sea su soporte, ya desde

el mismo instante de la producción en las oficinas.

Clasificación de los Documentos Electrónicos

Se clasifican en Carpetas, Series y Sub series, como un documento físico, así

mismo se usan para clasificarlos en los documentos electrónicos.

Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar

documentos en el disco duro de un computador. Para clasificar los

documentos en un archivo físico usamos los mobiliarios como base de

conservación, dentro de ellos encontramos las carpetas con las series y sub

series documentales, dentro de las sub series encontramos el documento o

información, esta documentación está relacionada en una Matriz Documental

o Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

Los documentos electrónicos

pueden ser de diversos tipos:

* DIGITALIZADOS

* DIGITALES PARA IMPRIMIR

* MULTIMEDIATICOS

*Digitalizados: Creados a partir de documentos impresos.

*Digitales para imprimir: Creados para ser impresos.

*Multimediaticos: Creados para ser exclusivamente consultados desde un computador.

La aparición del documento electrónico en el

campo archivístico, sin mencionar el campo

tecnológico propiamente dicho, ha derivado en una

serie de implicaciones para archivistas, ingenieros

de sistemas, abogados, administradores y otros

profesionales incluidos los historiadores, en cuanto

a la naturaleza del documento y su

correspondiente tratamiento archivístico e

informático, a la vez que ha traído serios

cuestionamientos sobre la forma como deben

manejarse los documentos electrónicos.

Estrategias de

conservación de los

documentos electrónicos

Estrategias de conservación a largo plazo de

objetos digitales.

¿Cuál es la mejor estrategia para conservar objetos

digitales a lo largo del tiempo?

• Son documentos virtuales, documentos dinámicos y fácilmente modificables

• Dependencia tecnológica para su lectura. • Diversidad y obsolescencia de programas y hw

• Diversidad de formatos y estándares poco asentados. Expedientes mixtos con documentos en papel y electrónicos.

PROBLEMATICA

Estrategia 3:

Emulación.

• El principal defensor de la emulación de la tecnología es Jeff Rothenberg.

• La teoría de la emulación parte la posibilidad de poder recrear la apariencia y

la funcionalidad originales de un objeto digital mediante la utilización de

aplicaciones que emulen (emuladores) el funcionamiento de los programas

(software) originales con los que fueron creados cuando éstos están ya

obsoletos.

• Es una manera de conservar los objetos digitales en sus formatos originales.

Debe ser entendido como el conjunto de documentos

producidos, recibidos o reunidos por una persona

física o jurídica de modo involuntario, natural y

espontáneo en el transcurso, y como apoyo, de su

actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la

electrónica, que se conservan y transmiten también

mediante medios electrónicos en depósitos de

conservación permanente tras efectuar una selección

a partir de la identificación y valoración de las series,

con medidas de autentificación y de preservación

adecuadas y con una organización respetuosa con su

modo de producción, con el fin de garantizar su valor

informativo, legal y cultural así como de permitir su

acceso y uso también mediante las tecnologías de la

información

El documento electrónico de archivo posee los mismos rasgos que el resto de

los documentos de archivo:

• Involuntariedad en la producción

• Unicidad e irrepetibilidad

• Organicidad: agrupaciones documentales

• Valor probatorio

Creación, conservación, transmisión y acceso mediante instrumentos de

codificación:

• materiales: ordenadores, periféricos y redes.

• Lógicos: sistemas operativos, aplicaciones informáticas y protocolos de

comunicaciones.

Soporte de fijación magnética u óptico.

Requisitos básicos para el archivo de Documentos

Electrónicos

Para realizar la conservación, los documentos deben ser:

• auténticos;

• completos;

• accesibles e inteligibles;

• procesables; y

• potencialmente reutilizables.

Las instituciones deberían ser capaces de asegurarse de que

estos requisitos se han cumplido y de demostrárselo a los

demás. También se pretende cumplir estos requisitos con el

mínimo esfuerzo y la menor perturbación posible en los

procesos normales relacionados con la producción y la

utilización de los documentos en el desarrollo normal de las

actividades.

A través de esta investigación concluimos que para el

establecimiento de la política de preservación de documentos

electrónicos, ésta debe ser estudiada y definida por las

Instituciones de acuerdo con sus necesidades , no olvidando

que los documentos cuentan la vida de ésta y no siempre deben

ser eliminado solamente por no poseer un valor legal

Es grande el volumen de documentos electrónicos presentes en los sistemas

ofimáticos, incluyendo los entornos de red, existe un interés cada vez mayor

en su mantenimiento y conservación a largo plazo. Para conservar los

documentos electrónicos es importante incorporar una serie de requisitos

archivísticos cuando se diseñan los sistemas y controlar los documentos

durante su ciclo de vida para garantizar su calidad e integridad permanentes.

*ABDALA BARCENAS, Adalgisa. Objetivos de un proyecto de administración de y

gestión de documentos y archivos electrónicos. Bogotá: Archivo General de la

Nación; Comité de Gestión de Documentos, 2000. 15 p.

*CASAS DE BARRAN, Alicia. Los expedientes electrónicos: un desafío. En:

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*CHAIN NAVARRO, Celia. La Gestión de Información en la Organizaciones.

*Murcia: Universidad de Murcia, 2000.

*DAVENPORT. Thomas. Ecología de la Información. México: Oxford University

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*UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. Internet, comercio electrónico y

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*GAETE GONZALEZ. Eugenio. Instrumento público electrónico. Barcelona:

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*WWW.DOCUMENTALISTAS.ORG