Author
others
View
32
Download
2
Embed Size (px)
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 0
Modul
Administrasi
Keuangan
Yunia Rahmawati
140412602653
Universitas Negeri Malang
Fakultas Ekonomi
S1 Pendidikan Administrasi
Perkantoran
Dokumen Pengajuan Uang Tunai
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 1
MODUL DOKUMEN PENGAJUAN UANG
TUNAI
MODUL
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH
Strategi Belajar Mengajar ADP Berbasis TIK
yang dibina oleh Bapak Drs. H. Mohammad Arief, M.Si
Oleh
Yunia Rahmawati
140412602653
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
November 2016
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 2
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur senantiasa terpanjatkan ke Hadirat-Nya, atas limpahan berkat,
rahmat, dan bimbingan-Nya, penulis telah dapat menyelesaikan modul ini.
Penulis menyadari bahwa selama dalam penyusunan tugas ini penulis banyak
mendapatkan bantuan dan dorongan baik moril maupun materil dari berbagai pihak,
semoga Tuhan melipat gandakan kebaikannya. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan
terima kasih sedalam-dalamnya dan sekaligus penghargaan kepada semua pihak yang telah
membantu terselesaikannya modul ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan modul masih banyak kekurangan baik
dari segi cara penulisan maupun materi kajiannya. Untuk itu penulis mengharapkan saran
dan kritik ataupun masukan yang bersifat membangun untuk perbaikan modul kedepan.
Akhir kata, semoga modul ini dapat bermanfaat bagi para guru SMK dibidang
keahlian Administrasi Perkantoran dan para peserta didik. Harapan penulis modul ini dapat
memenuhi kebutuhan guru dan peserta didik dalam meningkatkan prestasi dan kualitas
peserta didiknya sehingga memiliki keterampilan dan keahlian dalam bidang administrasi
perkantoran yang professional, bermartabat, unggul dan mulia. Semoga Allah SWT
senantiasa memberikan petunjuk, ilmu yang bermanfaat, serta ridha-Nya kepada kita. Amin
Ya Rabbal ‘aalamin
Malang, November 2016
Penulis
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 3
DAFTAR ISI
COVER ................................................................................................................................ 1
KATA PENGANTAR ......................................................................................................... 2
DAFTAR ISI ....................................................................................................................... 3
PENDAHULUAN ............................................................................................................... 4
Kegiatan Belajar .................................................................................................................. 8
Uraian Materi ....................................................................................................................... 9
Dokumen Pengajuan Uang Tunai ........................................................................................ 9
Pengertian Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil ................................................ 9
Dokumen-dokumen Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil ................................. 10
Mengelola Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil ............................... 13
Peralatan dan Perlengkapan yang Dibutuhkan Dalam Pengeloaan ......................... 27
Praktik Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Kas Kecil .......................... 28
Rangkuman .......................................................................................................................... 33
Latihan ................................................................................................................................. 34
Kunci Jawaban ..................................................................................................................... 37
Pedoman Penilaian .............................................................................................................. 41
Penutup ................................................................................................................................ 42
Daftar Pustaka ..................................................................................................................... 43
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 4
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Modul ini merupakan modul yang dibuat untuk menunjang guru dan peserta didik
dalam menunjang pembelajaran dari mata pelajaran Administrasi Keuangan. Dalam modul
ini akan diuraikan tentang dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil, cara mengelola
dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil, peralatan dan perlengkapan yang
dibituhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil dan praktik
pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil.
Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas.
Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) adalah formulir
pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang
tunai. Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk
pembayaran utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan
kas kecil. Uang tunai atau dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang
disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative
kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
Ada beberapa tujuan dibentuknya kas kecil adalah yang pertama untuk menangani
masalah perlengkapan atau perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor.
Yang kedua adalah untuk menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak
praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak. Yang ketiga adalah
untuk meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal
kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. Dan tujuan dibentuknya
kas kecil yang terakhir adalah untuk mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan
dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.
B. Deskripsi
Modul dokumen pengajuan uang tunai terkait dengan empat pembelajaran, yakni :
1. Dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 5
2. Cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil
3. Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan
uang tunai/kas kecil
4. Praktik pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil
Diharapkan setelah mempelajari modul ini, peserta didik dapat mengetahui tentang
dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil, mengatahui cara pengelolaan dokumen
pengajuan uang tunai/dana kas kecil, mengetahui berbagai macam peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas
kecil dan dapat mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil.
C. Kompetensi Inti
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli
(gotong-royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif, dan pro-aktif dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam
berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan
prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,
seni, budaya,dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan,
kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang
kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
4. Mengolah, menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung
D. Kompetensi Dasar
3.5 Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai
4.5 Mempraktikkan dokumen pengajuan uang tunai
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 6
E. Manfaat
1. Siswa dapat memahami dengan mudah tentang materi dokumen pengajuan uang
tunai
2. Kesempatan untuk belajar secara mandiri dan mengurangi ketergantungan terhadap
kehadiran guru.
3. Mendapatkan kemudahan dalam mempelajari setiap kompetensi yang harus
dikuasainya
F. Tujuan Pembelajaran
Setelah proses pembelajaran berakhir siswa diharapkan dapat :
1. Mengetahui dan memahami dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil
2. Memahami cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil
3. Mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam
pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil
4. Mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil
G. Petunjuk Penggunaan Modul
Langkah-langkah belajar yang ditempuh :
1. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat
kinerja yang diharapkan, kinerja keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam
rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini.
2. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “Cek
kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini.
3. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang
ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru /
instruktur sampai paham.
4. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dan
istilah-istilah sulit dan penting dalam modul ini.
5. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencanakan kegiatan belajar,
kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan tes, kemudian cocokkan dengan kunci
jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai anda tuntas menguasai hasil belajar yang
diharapkan.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 7
6. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan
dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru / intruktur.
7. Setelah anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini selanjutnya
pelajarilah modul selanjutnya.
8. Setelah mencapai satu kompetensi dipelajari secara tuntas maka ajukan uji
kompetensi.
Peran guru dalam proses pembelajaran :
1. Membantu siswa dalam merencakan proses belajar
2. Membimbing siswa melalui tugas-tugas latihan yang dijelaskan dalam tahap
belajar.
3. Membantu siswa dalam memahami konsep dan praktek serta menjawab pertanyaan
siswa.
4. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang
diperlukan untuk belajar.
5. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan.
6. Merencanakan seorang seorang ahli/ pendamping guru ditempat kerja untuk
membantu jika diperlukan.
7. Melaksanakan penilaian.
8. Menjelaskan kepada siswa mengenai bagian yang perlu untuk dibenahi dan
mendiskusikan rencana pemelajaran selanjutnya.
9. Mencatat pencapaian kemajuan siswa.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 8
KEGIATAN BELAJAR
KOMPETENSI DASAR
3.5 Mempersiapkan dokumen pengajuan uang tunai
4.6 Mempraktikkan dokumen pengajuan uang tunai
INDIKATOR
1. Mengetahui dan memahami dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil
2. Memahami cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil
3. Mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam
pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil
4. Mempraktikkan pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil
MATERI PEMBELAJARAN
1. Dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil
2. Cara mengelola dokumen pengajuan uang tunai/dana kas kecil
3. Peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam pengelolaan dokumen
pengajuan uang tunai/kas kecil
4. Praktik pengelolaan dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil
Cek Kemampuan
No. Sub Kompetensi Ya Tidak
1.
2.
3.
Dapatkah anda mendeskripsikan dokumen pengajuan uang
tunai/dana kas kecil ?
Dapatkah anda menyebutkan cara mengelola dokumen pengajuan
uang tunai/dana kas kecil
Dapatkah anda menyebutkan berbagai peralatan dan
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 9
4.
perlengkapan apa saja yang dibutuhkan dalam pengelolaan
dokumen pengajuan uang tunai/kas kecil ?
Dapatkah anda mempraltikkan pengelolaan dokumen pengajuan
uang tunai/kas kecil ?
Uraian Materi
DOKUMEN PENGAJUAN UANG TUNAI
1. Pengertian Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil
Pengajuan uang tunai/dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai
yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang
jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Misalnya:
pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air,
perlengkapan kantor, biaya keamanan, dan biaya kebersihan. Kas kecil adalah uang
yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif
kecil, dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek
Dana kas kecil diserahkan kepada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan
bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini
dilakukan untuk menjaga kelancaran penggunaan dana kas kecil dan menghindari
bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan
permintaan pemegang dana kas kecilsudah menipis atau dapat pula dilakukan secara
periodik.
Pengertian yang lainnya tentang pengajuan uang tunai/das kecil atau yang
sering disebut dengan istilah petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas
bisnis atau perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin
namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.
http://nichonotes.blogspot.com/2015/03/pengertian-kas.html
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 10
Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu :
Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah
nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya
masing - masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda
sesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan (biasanya antara Rp
500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- ).
Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi
setiap hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK
yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus
mengambil uang harus berprosedur prosedur dulu.
Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut
dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.
Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior
Cashier).
2. Dokumen-dokumen Pengajuan Uang tunai
Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formuli pengajuan dana
kas. Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash)
memiliki form sebagai berikut :
a. Formulir Pengajuan Uang Tunai
Form atau formulir pengajuan uang tunai atau pengajuan uang/dana kas kecil
memiliki bentuk sebagai berikut:
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 11
FORM PENGAJUAN DANA KAS KECIL
Dana untuk Bagian : ..................................................................................................
Periode Kas Kecil : .................................s/d............................................................
Dana Awal kas Kecil : ..................................................................................................
Saldo : ...................................................................................................
Keterangan Jumlah
Total
Disetujui oleh :.................. Diterima oleh :........................
Tanggal : ................................. Tanggal : ................................
Formulir pengajuan dana kas kecil berisikan :
1. Dana untuk bagian : diisi pengajuan uang untuk unit kerja tertentu
2. Periode kas kecil : diisi untuk periode tanggal bulan tahun tertentu
3. Dana awal kas kecil : diisi sejumlah uang tunai yang telah ditentukan
4. Saldo : jika memang ada uang yang tersisa periode yang
lalu masih tersisa maka diisi jika tidak ada ssaldo yang
tersisa maka dikosongkan
5. Kolom keterangan : diisi pengajuan uang tunai digunakan untuk apa
6. Jumlah : diisi dengan jumlah uang tunai yang diajukan
7. Total : jumlah keseluruhan uang tunai yang diajukan
8. Disetujui oleh : petugas di unit kerja yang berwenang mengesahkan atau
mengeluarkan pengajuan uang tunai
9. Diterima oleh : petugas administrasi keuangan yang mengajukan
pengajuan uang tunai yang
Penggunaan formulir pengajuan uang tunai digunakan jika uang tunai
yang ada di dalam kas kecil sudah habis atau saldo yang ada sudah
menipis. Pengajuan uang tunai dilakukan oleh unit kerja tertentu yang selanjut
formulir ini diajukan atau diserahkan kebagian petugas administrasi keuangan.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 12
b. Formulir Penerimaan uang tunai
Bentuk Formulir Bukti Penerimaan uang tunai sebagai berikut :
BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL
Telah diterima dari: No. Voucher :………................
Tanggal :……………........
Keterangan Jumlah
Total
Disetujui Oleh :…….. Diserahkan oleh :………. Diterima Oleh :………….
Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan :
1. Telah diterima dari : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai
diterima biasanya ditulis dari bagian keuangan
2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode
transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun
contoh 001/KM/ADM.KEU/V/2015
3. Tanggal diisi dengan tanggal transaksi
4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai
5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima
6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang
tunai yang dterima
7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang
mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui
8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang
tunai
Bukti penerimaan uang kas digunakan untuk sebagai bukti penerimaan uang
tunai yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 13
c. Formulir Bukti Pengeluaran Uang Tunai
Bentuk Pengeluaran Uang Tunai sebagai berikut:
BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL
Dibayarkan kepada :
No. Voucher :…………
Tanggal : ………………
Keterangan Jumlah
Total
Disetujui Oleh : ………………… Diterima oleh : ………
Formulir bukti penerimaan uang tunai berisikan :
1. Dibayarkan kepada : diisi dengan dari unit kerja mana uang tunai dibayarkan
2. No Voucher : diisi berdasarkan nomor urut, tanggal, kode
transaksi, bulan dalam bentuk romawi dan tahun
contoh 001/KK/ADM.KEU/V/2015
3. Tanggal diisi dengan tanggal transaksi
4. Keterangan diisi dengan penggunaan uang tunai
5. Jumlah diisi dengan jumlah uang tunai yang diterima
6. Disetujui ditandatangani oleh pejabat yang berwenang mensyahkan jumlah uang
tunai yang dibayarkan
7. Diserahkan oleh ditandatangani oleh petugas administrasi keuangan yang
mengeluarkan sejumlah uang yang telah disetujui
8. Diterima oleh ditandatangani oleh unit kerja yang mengajukan pengajuan uang
tunai
Bukti pengeluaran uang tunai digunakan untuk sebagai bukti
pengeluaran uang tunai atau kas yang diajukan sebagai bukti bahwa sejumlah uang
tunai telah dikeluarkan.
3. Mengelola Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil
Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi
kantor bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 14
terbatas yang digunakan untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saja dan
membantu kelancaran tugas-tugas atasan dalam jumlah relatif kecil.
Staf administrasi kantor atau sekretaris mendapat dana tersebut dari kasir atau
bendahara perusahaan yang bersangkutan. Adapun prosedur penangan kas kecil pada
suatu perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana kas
kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau
bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan
sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.
2. Jika permohonan disetujui, pegawai administrasi kantor atau sekretaris menerima
dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai atau cek.
3. Staf administrasi kantor mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas
Masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau
bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor atau
sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek).
Berilah nomor Bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal.
4. Catat pemasukan kedalam buku kas.
5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang
berukuran kecil, kemudian disimpan pada lemari yang dikunci.
http://2.bp.blogspot.com/-J9XwJeJrrnc/Vijpgg41DdI/AAAAAAAAD64/tU1EAu0ajfU/s1600/petty_cash_journal_example.png
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 15
6. Bukti Kas Masuk disimpan pada map ordner.
7. Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai
dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau sekretaris
harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil sebaik-baiknya.
Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang dapat
dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum.
8. Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat
pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas
Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi.
Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.
9. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar.
10. Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan
sistem yang digunakan.
11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner.
12. Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-
bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang
selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali
pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu seterusnya.
Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki
pernana yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil
terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan dipagi hari sampai akhir
jam operasional di sore atau malam hari.
Untuk itu, perusahan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik.
Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak
melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan
kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan
jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil
yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.
Karakteristik Kas Kecil
Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang
telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 16
menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan
(biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- ).
Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.
Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut
dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.
Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior
Cashier).
Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil
Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan
nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti
telah disampaikan di atas, nominl yang akan ditentukan disesuaikan dengan sekala
operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menggap perlu untuk mengubah
batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan
tetapi kebijakan baru itu hendaklah di umumkan secara resmi, dan disosialisasikan
kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan
bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau
pembelian barang.
Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil)
Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil
yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap
hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil
meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih
ada petugas kas keci lain yang dapat menggantikannya.
Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-krietria sebagai berikut :
Menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam
jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-perjaan
yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Excel).
Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai
mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 17
melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sanpai dengan
cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian.
Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana
kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Beberapa prosedur pengelolaan kas kecil
antara lain sebagai berikut:
a. Pembentukan dana kas kecil
Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan.
Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis
pengeluaran kas melibatkan bagian utang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam
prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian utang, bagian kasir, bagian jurnal
dan laporan, serta pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing bagian adalah
sebagai berikut:
1) bagian utang
2) bagian kasir
3) bagian jurnal dan laporan
4) pemegang dana kas kecil
Beberapa tahapan dalam pembentukan dana kas kecil :
1. Menafsir jumlah uang yang diperlukan untuk dana kas kecil.
Jumlah uang yang diperlukan untuk pembentukan dana kas kecil tergantung pada
hal-hal berikut :
Besar kecilnya perusahaan.
Kebijaksanaan dari masing-masing perusahaan.
Jumlah pengeluaran yang terjadi.
2. Setelah jumlahnya ditentukan, selanjutya ditarik sebuah cek dan diberi keterangan
untuk dana kas kecil.
3. Uang yang diperoleh dari pencairan cek tersebut, pemegang dana kas kecil
membuat laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.
4. Berdasarkan bukti-bukti transaksi tersebut, pemegang dana kas kecil membuat
laporan pertanggung jawaban dengan menyerahkan buku kas kecil.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 18
Contoh :
Penarikan cek untuk dana kas kecil sebesar Rp2.000.000,00. Penarikan cek
untuk dana kas kecil tersebut dicatat dengan ayat jurnal sebagai berikut.
Keterangan Debit Kredit
Dana kas kecil
Bank Rp 2.000.000,00
- -
Rp 2.000.000,00
Pengeluaran uang yang dilakukan melalaui dana kas kecil dibuatkan bukti
kas kecil, karena tidak semua pengeluaran yang melalui dana kas kecil dapat
dimintakan bukti pencatatan pembukuan seperti ongkos becak, ongkos bongkar muat
(kuli), dan sebagainya.
Dalam bukti kas kecil dicantumkan nama dan tanda tangan penerima uang
yang dapat berasal dari perusahaan. Apabila ada bukti pengeluaran dana kas kecil yang
berasal dari pihak luar perusahaan, maka bukti tersebut ditampilkan sebagai bukti kas
kecil. Bukti kas kecil tersebut disimpan oleh pemegang kas kecil sampai dana kas kecil
dipertanggung jawabkan.
Contoh bukti kas kecil
Pemegang kas kecil mencatat semua bukti kas kecil dalam buku kas kecil.
Buku kas kecil sebaiknya dibuat dua rangkap karena lembar yang asli digunakan untuk
pertanggungjawaban dana kas kecil, sedangkan tembusannya disimpan oleh pemegang
kas kecil sebgai arsip.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 19
BUKTI KAS KECIL
No : 022
Dibayarkan kepada: SPBU Jurug Tanggal : 16-09-10
Keterangan Jumlah
Pengisian bensin Rp175.000
Total Rp175.000
Disetuji oleh : Yurike Sarah Ambar Diterima oleh : Agus
b. Pengeluaran dana kas kecil
formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir
surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak
yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah penggunadana
kas kecil dan pemegang dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai
berikut:
1. Pemakai dana kas kecil
1) Mengisi surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar
untukselanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
2) Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar
pertama dari pemegang dana kas kecil.
3) Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan
pendukung bukti pengeluaran kas kecil.
4) Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti
pendukung.
5) Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat
permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana
kas kecil untuk ditukar dengan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil
lembar kedua.
6) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang
telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 20
2. Pemegang dana kas kecil
1) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari
bagian yang memerlukan dana (pemakai).
2) Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil
lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.
3) Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan
pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti
pertanggungjawaban.
4) Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti
pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.
5) Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah
dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil.
6) Menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat
permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut
diserahkan kepada bagian utang pada saat pengajuan permintaan pengisian
kembali dana kas kecil.
c. Pengisian kembali dana kas kecil
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil
dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai
dana kas kecil. Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian dana kas
kecil terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil, formulir
bukti pengeluaran kas, dan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen
pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengisian kembali dana kas kecil
adalah pemegang dana kas kecil, bagian utang, bagian kasir, serta bagian jurnal dan
laporan.
Mutasi Dana Kas Kecil
Pada Mutasi atau perubahan kas pada dasarnya terjadi akibat adanya penerimaan
dan pengeluaran dana. Dana kas kecil diterima dari kas umum dan dikeluarkan
melalui bagian-bagian pemakai dana.
1. Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil
Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah sebagai
berikut:
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 21
a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan
kepala bagian keuangan, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut:
Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang
Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung
b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana,
dokumen traksaksi tersebut adalah sebagai berikut:
Bukti pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana
ukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan, dan kuitansi yang dibuat
pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung
Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian
pemakai sebagai dokumen pendukung
c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksi tersebut adalah
sebagai berikut:
Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian utang
Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen
pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemegang dana kas kecil
Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh
bagian-bagian pemakai dana kas kecil
2. Dokumen/bukti pengelolaan dana kas kecil
Setiap transaksi yang akan memengaruhi posisi saldo kas kecil, harus dicatat
kedalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil.
Identifikasi mutasi dana kas kecil harus didukung oleh bagian-bagian yang berkaitan
dengan mutasi tersebut, agar pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil lebih
jelas. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan dana kas kecil adalah sebagai
berikut:
1) Dokumen/bukti penerimaan kas
2) Dokumen/bukti pengeluaran kas kecil
3) Bukti kas keluar (BKK)
4) Permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK)
5) Bukti pengeluaran kas kecil (BPKK)
6) Permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKKK)
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 22
Metode Pencatatan Kas Kecil
1) Metode Imprest
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil
selalu tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung
melalukan pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis
baru dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian
pemegang kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara
kas yang besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran,
sehingga dana kas kecil tetap dalam jumlah semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest sebagai berikut :
1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah
uang tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan
dapat memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.
2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .
3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana
kas kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.
Uraiannya adalah sebagai berikut :
1. Membentuk Dana
Dua tahap pokok dalam membentuk dana kas kecil adalah:
Menunjuk petugas kas kecil yang bertanggung jawab atas dana
Menentukan jumlah dana yang diperlukan
Umumnya, jumlah yang diperkirakan untuk menutup pengeluaran yang
diantisipasi adalah jumlah untuk periode 3-4 minggu ke depan. Untuk
membentuk dana, utang cek ke penjaga (kustodian) kas kecil diterbitkan
sebesar jumlah yang ditentukan tersebut. Contoh: jika Laird Company
memutuskan untuk membentuk dana sebesar $ 100 pada tanggal 1 Februari,
ayat jurnalnya:
Kustodian mencairkan cek dan menyimpan hasilnya pada kotak atau
tempat kecil kas kecil yang terkunci. Sebagian besar dana kas kecil dibentuk
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 23
dengan jumlah yang tetap. Tidak ada ayat jurnal tambahan yang dibuat untuk
akun Kas Kecil selama manajemen tidak mengubah jumlah dana yang
dikehendaki. Contoh: Jika Laird Company memutuskan pada tanggal 1 Juni
untuk menaikkan jumlah dana menjadi $ 250.
2. Melakukan Pembayaran Dari Dana
Penjaga (kustodian) dana kas kecil memiliki wewenang untuk
melakukan pembayaran dari dana kas sesuai dengan kebijakan manajemen.
Umumnya, manajemen membatasi besarnya pembelanjaan yang dilakukan.
Juga, mungkin tidak diizinkan menggunakan dana tersebut untuk transaksi
tertentu (seperti memberikan pinjaman jangka pendek kepada karyawan).
Setiap pembayaran dari dana harus didokumentasikan pada tanda terima kas
kecil yang telah diberi penomoran sebelumnya (atau Voucher kas kecil).
Tanda tangan kustodian dan pihak penerima pembayaran diperlukan pada
tanda terima tersebut. Jika dokumen pendukung lainnya seperti tagihan biaya
angkut atau faktur tersedia, maka harus dilampirkan juga pada tanda terima
kas kecil.
Tanda terima disimpan di kotak kas kecil hingga dana nyaris habis dan
perlu diisi ulang. Jumlah pada tanda terima kas kecil dan uang di dana
seharusnya sama dengan jumlah yang dibentuk setiap waktu. Perhitungan
dadakan dapat dilakukan kapan saja dengan pihak yang tidak terkait, seperti
auditor internal, untuk menentukan bahwa apakah dana yang dijaga masih
tetap utuh.
Tidak ada pencatatan akuntansi saat dilakukan pembayaran dari kas kecil.
Hal ini dianggap tidak diperlu. Sebagai gantinya, pengaruh akuntansi atas
setiap pembayaran diakui ketika dana diisi ulang.
3. Mengisi Ulang Dana
Ketika uang pada kas kecil mencapai tingkat minimum, dana diisi
ulang. Permintaan penggantian uang (reimbursement) diusulkan oleh penjaga
(kustodian) kas kecil. Pihak ini menyiapkan skedul (atau ringkasan)
pembayaran-pembayaran yang telah dilakukan dan memberikan skedul
tersebut, disertai dengan tanda terima kas kecil dan dokumentasi lainnya ke
bagian bendahara. Tanda terima dan dokumen pendukung dipelajari oleh
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 24
bagian bendahara untuk diverifikasi bahwa telah dilakukan pembayaran yang
memadai dari dana tersebut. Bagian bendahara kemudian menyetujui
permohonan itu dan sebuah cek disiapkan untuk mengisi ulang dana dengan
jumlah yang sama besar saat dana dibentuk. Pada saat yang sama, dokumen
pendukung diberi stempel (dicap) “lunas” sehingga tidak dapat dilampirkan
lagi untuk permohonan pembayaran.
Dana kas kecil seharusnya diisi ulang pada akhir periode akuntansi
tanpa memerhatikan uang tunai yang masih ada di dana. Pengisian ulang
pada saat ini diperlukan untuk mengetahui pengaruh pembayaran kas kecil
pada laporan keuangan.
Pengendalian internal atas dana kas kecil diperkuat dengan:
Memiliki supervisor untuk melakukan perhitungan mendadak atas
dana untuk menjamin apakah voucher yang dibayar dan dana kas
sama dengan jumlah di awal.
Membatalkan atau menarik voucher yang sudah dibayar sehingga
tidak bisa diajukan ulang atau diganti.
Keuntungan metode imprest :
Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali
terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil.
Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.
Contoh jurnal kas kecil dengan menggunakan metode imprest adalah sebagai berikut :
1 Kas Kecil Rp xxx,-
Kas Rp xxx,-
(Jurnal Untuk Mencatat Pembentukan Kas Kecil)
2 Pada saat terjadi pengeluaran pada kas kecil
perusahaan tidak mencatat dalam jurnal laporan
keuangan. Perusahaan hanya menyimpan faktur
pembelian atas sejumlah kas yang dikeluarkan.
Pembelian dan biaya dicatat ketika perusahaan
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 25
mengisi kas kecil kembali
3 Beban Perlengkapan Kantor Rp xxx,
Beban Perangko Rp xxx,
Beban Representasi Rp xxx,-
Kas Rp xxx,-
(Jurnal mencatat beban perusahaan apabila
perusahaan mengisi kas kecil kembali)
4 Kas Rp xxx,-
Kas Kecil Rp xxx,-
(Jurnal Untuk penutupan Kas Kecil Perusahaan
pada akhir periode)
2) Metode Fluktuasi
Sistem dana tidak tetap (Fluctuative System), merupakan sistem di mana
besarnya dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan pengeluaran dan
penerimaan atau penambahan kas kecil. Pada sistem ini, pengelola kas kecil
melakukan pencatatan pada buku kas kecil untuk setiap pengeluaran maupun
penambahan dana kas kecil yang akan dijadikan dasar untuk diposting ke
perkiraan-perkiraan buku besar.
Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi
pengeluaran. Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan dengan
mengkredit kas kecil setiap terjadi pengeluaran kas kecil.
Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana
kas kecil pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening
kas kecil akan selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 26
Kas Kecil Rp. xxx
Bank Rp. xxx
(Mencatat pembentukan Dana Kas Kecil)
Beban langganan Surat Kabar Rp. xxx
Kas Kecil Rp. xxx
(Mencatat pembayaran Langganan surat Kabar Pada Surat kabar
“langganan”)
Beban Listrik Rp. xxx
Kas Kecil Rp. xxx
(Membayar beban Listrik)
Kas Kecil Rp. xxx
Bank Rp. xxx
(Mencatat pengisian Kembali kas kecil)
Perhitungan Fisik Dana Kas Kecil
Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait
dengan tugas pengelolaan kas kecil. Uang tunai dan benda-benda yang tergolong
dalam kas kecil dihitung dan dilaporkan secara rinci mengenai jenis dan nilai
persatuan. Jumlah saldo kas kecil menurut perhitungan fisik harus sama dengan saldo
kas kecil menurut catatan.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 27
Selisih Dana Kas Kecil
Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan,
disebut selisih kas lebih (cash overage). Jika sebaliknya, disebut selisih kas kurang
(cash shortage). Selisih kas dapat terjadi karena hal-hal berikut:
Jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada
jumlah yang seharusnya dicatat, karena tidak terjadinya uang pecahan kecil
Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat
memberikan uang kembali
Adanya uang palsu
Kesalahan pencatatan dalam jurnal
Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui
Pada akhir periode pencatatan, selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatan
dan selisih kas kurang dianggap sebagai kerugian atau beban.
5. Peralatan dan Perlengkapan yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dokumen
Pengajuan Uang Tunai/Kas Kecil
a. Peralatan/Dokumen yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dokumen Pengajuan
Uang Tunai/Kas Kecil
1) Bukti Kas Keluar
2) Cek
3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil
5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
b. Perlengkapan yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang
Tunai/Kas Kecil
Dalam mengelola dana kas kecil pada perusahaan atau organisasi seorang
petugas keuangan (junior cashier) memerlukan beberapa perlengkapan seperti
bukti transaksi penerimaan atau pengisian dana kas kecil (misalnya: cek), bukti
transaksi dana yang dikeluarkan (dibelanjakan), peralatan menulis, alat hitung,
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 28
formulir jurnal, dan formulir penerimaan serta pengeluaran atau mutasi dana kas
kecil.
Sedangkan dokumen yang dibutuhkan antara lain seperti bukti kas keluar,
cek, permintaan atau pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, dan
permintaan pengisian kembali kas kecil.
Perlengkapan yang dibutuhkan dalam mengelola kas kecil:
1) Formulir bukti kas masuk
2) Formulir bukti kas keluar
3) Formulir permohonan pengisian kas kecil.
4) Berbagai macam bukti transaksi
5) Peti uang
6) Ordner
7) Buku kas
8) Alat tulis
9) Komputer
10) Alat untuk mrnghitung
11) Printer
12) Perforator
13) Stapler
14) Tab/guide
6. Praktik Pengelolaan Dokumen Pengajuan Uang Tunai/Kas Kecil
Gambar 1
1. Sekretaris membuat permohonan pengajuan dana kas kecil (mengisis formulir
pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan atau bendahara perusahaan.
http://3.bp.blogspot.com/-mi_0tSfGTOE/VLUQFqhob1I/AAAAAAAAABY/LinQiOrYWC8/s1600/CIMG6832.JPG
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 29
Jangan lupa melampirkan pembukuan kas kecil bulan sebelumnya yang telah
disetujui oleh pimpinan.
2. Jika permohonan disetujui, administrasi kantor atau sekretaris menerima dana
pengisian dana kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai / cek
3. Staff administrasi kantor atau sekretaris mencatat penerimaan dana tersebut ke
dalam Bukti Kas Masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris
dan kasir atau Bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan serta
dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan cek). berilah nomor Bukti kas
Masuk secara berurut.
Gambar 2
4. Catat pemasukan kas kecil ke dalam buku kas
5. Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang
berukuran kecil (cash box).
6. Bukti Kas Masuk disimpan dalam ordner
7. Sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil sesuai dengan keperluan atasan.
Segala pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti transaksi yang valid seperti
kuitansi, nota, faktur dll
8. Setiap terjadi pengeluaran, sekretaris harus mencatat pengeluaran tersebut ke dalam
bukti kas keluar, kemudian satukan Bukti Kas Keluar tersebut dengan bukti
transaksi seperti nota, kuitansi, dll. Beri nomor urut bukti berdasarkan tanggal
http://1.bp.blogspot.com/-d6sspzarGig/VLUR7f0KKGI/AAAAAAAAABk/UzU_tcbJevs/s1600/CIMG6840.JPG
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 30
Gambar 3
9. Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar
10. Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar kedalam Buku Kas sesuai dengan
sistem yang digunakan
11. Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner
12. Buat laporan pertanggung jawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-
bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang
selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali
pengisian dana kas kecil selanjutnya.
Gambar 4
http://4.bp.blogspot.com/-7ylWirOQrWM/VLUVPWhT_pI/AAAAAAAAABw/_LKnZEIh00A/s1600/CIMG6847.JPGhttp://3.bp.blogspot.com/-Ia_kOpmzjcI/VLUWnjhPdsI/AAAAAAAAAB8/V0atxi_qmek/s1600/CIMG6815.JPG
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 31
Gambar 5
Gambar 6
Gambar 7
http://2.bp.blogspot.com/-C0nOX5xkxQk/VLUXRKSa-bI/AAAAAAAAACE/U-UCm7v1wKU/s1600/CIMG6922.JPGhttp://3.bp.blogspot.com/-kPCFr-XFCQc/VLUYlUFLpyI/AAAAAAAAACg/oZQMsyDIl6o/s1600/CIMG6853.JPGhttp://1.bp.blogspot.com/-2ZljYNR2GdI/VLUYLSVauOI/AAAAAAAAACQ/FnuwMNTJoMg/s1600/CIMG6919.JPG
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 32
Gambar 8
http://4.bp.blogspot.com/-gESyLQwjyuQ/VLUYXn1UTXI/AAAAAAAAACY/MXh50puuGzY/s1600/CIMG6915.JPG
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 33
RANGKUMAN
Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas.
Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) adalah formulir
pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang
tunai. Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk
pembayaran utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan
kas kecil. Uang tunai atau dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang
disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative
kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas.
Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash). Ada tiga macam
dokumen pengajuan uang tunai yakni yang pertama adalah formulir pengajuan uang tunai.
Lalu yang kedua ada furmulir penerimaan uang tunai, dan yang ketiga ada formulir bukti
pengeluaran uang tunai.
Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor
bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan terbatas yang
digunakan untuk keperluan jabatan atasan atau pimpinan saja dan membantu kelancaran
tugas-tugas atasan dalam jumlah relatif kecil. Staf administrasi kantor atau sekretaris
mendapat dana tersebut dari kasir atau bendahara perusahaan yang bersangkutan.
Dalam mengelola dana kas kecil pada perusahaan atau organisasi seorang petugas
keuangan (junior cashier) memerlukan beberapa perlengkapan seperti bukti transaksi
penerimaan atau pengisian dana kas kecil (misalnya: cek), bukti transaksi dana yang
dikeluarkan (dibelanjakan), peralatan menulis, alat hitung, formulir jurnal, dan formulir
penerimaan serta pengeluaran atau mutasi dana kas kecil.
Sedangkan dokumen yang dibutuhkan antara lain seperti bukti kas keluar, cek,
permintaan atau pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, dan permintaan
pengisian kembali kas kecil.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 34
LATIHAN
Pilihan Ganda
Pilihlah jawaban yang paling benar dari pertanyaan dibawah ini dengan menyilang (X)
jawaban yang dianggap benar !
1. Pengajuan uang tunai/dana kas kecil sering juga disebut dengan istilah.....
a. Cash
b. Uang tunai
c. Petty cash
d. Kas kecil
e. Jurnal
2. 1) Formulir pengajuan uang tunai/dana kas kecil
2) Formulir pengelolaan uang tunai
3) Formulir penerimaan uang tunai/dana kas kecil
4) Formulir bukti pengeluaran uang tunai/dana kas kecil
5) Formulir pengisian kembali uang tunai/dana kas kecil
Yang termasuk dalam dokumen-dokumen uang tunai/dana kas kecil adalah nomor.....
a. 1, 3, 4
b. 1, 2, 3
c. 3, 4, 5
d. 2, 3, 4
e. 1, 2, 5
3. Formulir pengajuan uang tunai dapat digunakan apabila.....
a. Telah membeli barang secara tunai
b. Uang tunai yang ada dalam kas kecil masih banyak
c. Saldo yang ada masih banyak
d. Uang tunai yang ada dalam kas kecil sudah habis
e. Terjadi transaksi yang dilakuakan secara kredit
4. Digunakan sebagai alat bukti penerimaan uang tunai yang diajukan sebagai bukti
bahwa sejumlah uang tunai telah dikeluarkan, merupakan fungsi dari.....
a. Formulir pengajuan uang tunai
b. Formulir penerimaan uang tunai
c. Formulir bukti pengeluaran uang tunai
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 35
d. Formulir mutasi uang tunai/dana kas kecil
e. Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil
5. Prosedur penanganan keuangan kas kecil yang ditangani oleh administrasi kantor
bukanlah keuangan perusahaan dalam jumlah besar, melainkan keuangan terbatas
yang digunakan untuk keperluan.....
a. Bagian keuangan
b. Bagian administrasi
c. Bagian personalia
d. Bagian produksi
e. Pimpinan
6. dokumen yang dilampirkan oleh staf administrasi untuk membuat permohonan
pengisian dana kas kecil kepada bagian keuangan adalah.....
a. Jurnal khusus
b. Laporan laba/rugi
c. Neraca
d. Pembukuan kas kecil
e. Laporan keuangan
7. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah
ditentukan oleh manajemen perusahaan, merupakan salah satu dari.....
a. Fungsi kas kecil
b. Jenis-jenis kas kecil
c. Pengertian kas kecil
d. Batas maksimal dan minimal kas kecil
e. Karakteristik kas kecil
8. Dalam sebuah perusahaan sebaiknya terdapat ..... petugas pelaksana kas kecil (kasir
kas kecil).
a. 2
b. 1
c. 3
d. 4
e. 5
9. Dalam pencatatan kas kecil terdapat dua metode pencatatan. Dua metode pencatatan
tersebut adalah.....
a. Metode stagnan dan metode progress
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 36
b. Metode imprest dan metode fluktuasi
c. Metode aktif dan metode pasif
d. Metode statis dan metode dinamis
e. Metode progress dan metode imprest
10. Formulir pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai, dan formulir bukti
pengeluaran uang tunai merupakan contoh dari.....
a. Perlengkapan
b. Peralatan
c. Alat hitung
d. Alat bukti
e. Bukti transaksi
Uraian
Jawab pertanyaan dibawah ini dengan jawaban yang jelas dan singkat !
1. Sebut dan jelaskan beberapa karakteristik dari petty cash !
2. Coba gambarkan format dari :
a. Formulir pengajuan uang tunai/dana kas kecil
b. Formulir penerimaan uang tunai/dana kas kecil
c. Formulir bukti pengeluaran uang tunai/dana kas kecil
3. Sebutkan secara rinci mengenai prosedur penanganan kas kecil pada suatu
perusahaan!
4. Sebut dan jelaskan transaksi apa saja yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas
kecil !
5. Jelaskan apa yang anda ketahui tentang metode inprest dan metode fluktuasi !
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 37
Kunci Jawaban
Kunci jawaban pilihan ganda :
1. C
2. A
3. D
4. B
5. E
6. D
7. E
8. A
9. B
10. A
Kunci jawaban uraian :
1. Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu :
Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal
tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing -
masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan
kebijakan dan skala operasional perusahaan.
Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi
setiap hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK
yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus
mengambil uang harus berprosedur prosedur dulu.
2. Formulir Pengajuan Uang Tunai/Dana Kas Kecil
Dana untuk Bagian : ..................................................................................................
Periode Kas Kecil : .................................s/d............................................................
Dana Awal kas Kecil : ..................................................................................................
Saldo : ...................................................................................................
Keterangan Jumlah
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 38
Total
Disetujui oleh :.................. Diterima oleh :........................
Tanggal : ................................. Tanggal : ................................
Formulir Penerimaan Uang Tunai/Dana Kas Kecil
BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL
Telah diterima dari: No. Voucher :………................
Tanggal :……………........
Keterangan Jumlah
Total
Disetujui Oleh :…….. Diserahkan oleh :………. Diterima Oleh :………….
Formulir Bukti Penerimaan Uang Tunai/Dana Kas Kecil
BUKTI PENERIMAAN KAS KECIL
Telah diterima dari: No. Voucher :………................
Tanggal :……………........
Keterangan Jumlah
Total
Disetujui Oleh :…….. Diserahkan oleh :………. Diterima Oleh :………….
3.
1) Staf administrasi kantor atau sekretaris membuat permohonan pengisian dana
kas kecil (mengisi formulir pengajuan dana kas kecil) kepada bagian keuangan
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 39
atau bendahara perusahaan dengan melampirkan pembukuan kas kecil bulan
sebelumnya yang telah disetujui oleh pimpinan.
2) Jika permohonan disetujui, pegawai administrasi kantor atau sekretaris
menerima dana pengisian kas kecil dari bendahara perusahaan berupa uang tunai
atau cek.
3) Staf administrasi kantor mencatat penerimaan dana tersebut ke dalam Bukti Kas
Masuk, ditandatangani oleh administrasi kantor atau sekretaris dan kasir atau
bendahara serta diketahui atau disetujui oleh pimpinan dari administrasi kantor
atau sekretaris tersebut, serta dilampiri dengan fotokopi cek (bila menggunakan
cek). Berilah nomor Bukti Kas Masuk secara urut berdasarkan tanggal.
4) Catat pemasukan kedalam buku kas.
5) Uang disimpan dalam tempat yang aman. Ditaruh dalam peti uang khusus yang
berukuran kecil, kemudian disimpan pada lemari yang dikunci.
6) Bukti Kas Masuk disimpan pada map ordner.
7) Staf administrasi kantor atau sekretaris dapat mengeluarkan dana kas kecil
sesuai dengan keperluan atasan atau pimpinan. Staf administrasi kantor atau
sekretaris harus dapat mengelola dan mencatat penggunaan dana kas kecil
sebaik-baiknya. Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran yang
dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum.
8) Setiap terjadi pengeluaran, administrasi kantor atau sekretaris harus mencatat
pengeluaran tersebut ke dalam Bukti Kas Keluar, kemudian satukan Bukti Kas
Keluar dengan bukti transaksi penggunaan uang seperti nota, faktur dan kuitansi.
Berilah nomor bukti secara urut berdasarkan tanggal.
9) Minta tanda tangan pimpinan pada Bukti Kas Keluar.
10) Catat dan masukkan data Bukti Kas Keluar ke dalam Buku Kas sesuai dengan
sistem yang digunakan.
11) Simpan semua dokumen pengeluaran pada ordner.
12) Buat laporan pertanggungjawaban penggunaan kas kecil lengkap dengan bukti-
bukti transaksinya. Laporan ini harus mendapat persetujuan pimpinan yang
selanjutnya akan dilaporkan ke bagian keuangan untuk mendapatkan kembali
pengisian dana kas kecil berikutnya, begitu seterusnya.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 40
4. Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi dana kas kecil adalah sebagai
berikut:
a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan
kepala bagian keuangan, dokumen transaksi tersebut adalah sebagai berikut:
Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian utang
Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung
b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana,
dokumen traksaksi tersebut adalah sebagai berikut:
Bukti pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana
Bukti-bukti penggunaan dana seperti nota kontan, dan kuitansi yang dibuat
pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung
Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian
pemakai sebagai dokumen pendukung
c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksi tersebut adalah
sebagai berikut:
Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian utang
Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen
pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemegang dana kas kecil
Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh
bagian-bagian pemakai dana kas kecil
5. Metode imprest
Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu
tetap. Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan
pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.
Metode fluktuasi
Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran.
Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil
setiap terjadi pengeluaran kas kecil.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 41
Pedoman Penilaian
1. Nilai maksimal untuk pilihan ganda :
Soal No. 1 : 5
Soal No. 2 : 5
Soal No. 3 : 5
Soal No. 4 : 5
Soal No. 5 : 5
Soal No. 6 : 5
Soal No. 7 : 5
Soal No. 8 : 5
Soal No. 9 : 5
Soal No. 10 : 5
2. Nilai maksimal untuk uraian :
Soal No. 1 : 10
Soal No. 2 : 10
Soal No. 3 : 10
Soal No. 4 : 10
Soal No. 5 : 10
Total skor maksimal = 100
Nilai = jumlah skor yang diperoleh
jumlah skor maksimal × 100
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 42
PENUTUP
Kesimpulan
Dokumen pengajuan uang tunai biasa dalam bentuk formulir pengajuan dana kas.
Pengajuan uang tunai biasa nya digunakan dalam Kas Kecil (Petty Cash) adalah formulir
pengajuan uang tunai, formulir penerimaan uang tunai dan formulir pengeluaran uang
tunai. Pengeluaran kas yang dilakukan perusahaan umumnya meliputi pengeluaran untuk
pembayaran utang, dan operasional lainnya. Pembayaran digunakan dengan menggunakan
kas kecil. Uang tunai atau dana kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang
disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative
kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.
Kritik dan Saran
Penulis sangat menyadari bahwa penulisan modul ini masih sangat jauh dari
kesempurnaan yang telah dibaca oleh pembaca. Dari itu penulis sangat mengharapkan
adanya kritik dan saran dari pembaca guna untuk memperbaiki modul ini dimasa yang
akan datang.
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 43
DAFTAR PUSTAKA
Nurhayati. 2015. Administrasi Keuangan, (online),
(http://mynewblognoer.blogspot.co.id/2015/08/v-behaviorurldefaultvmlo.html),
diakses pada tanggal 9 November 2016.
Nopianti, Wati. 2015. Praktik Mengelola Dana Kas Kecil, (online),
(http://watinopianti.blogspot.co.id/2015/01/praktik-mengelola-dana-kas-kecil.html),
diakses pada tanggal 9 November 2016.
Januar, M Reyhan. Dokumen Pengajuan Uang Tunai Kas Kecil, (online),
(https://www.academia.edu/19670051/Dokumen_Pengajuan_Uang_Tunai_Kas_Keci
l), diakses pada tanggal 9 November 2016.
Pamungkas, Asep Ismail. 2014. Pengelolaan Dana Kas Kecil SMK AP XI 2014-2015,
(online), (https://asepismailpamungkas.wordpress.com/2014/10/09/pengelolaan-
dana-kas-kecil-smk-ap-xi-2014-2015/comment-page-1/), diakses pada tanggal 15
November 2016.
Pradipta, Aditya Juniorto. 2015. Pengelolaan Administrasi Keuangan, (online),
(http://www.belonomi.com/2015/10/pengelolaan-administrasi-keuangan-pada.html),
diakses pada tanggal 15 November 2016.
Bhavati, Augerah. 2015. Prosedur Penanganan Kas Kecil, (online),
(http://www.anugerahdino.com/2015/10/prosedur-penanganan-kas-kecil.html),
diakses pada tanggal 17 November 2016.
NP, Purnama. 2012. Mengelola Dana Kas Kecil, (online),
(http://purenama.blogspot.co.id/2012/03/mengelola-dana-kas-kecil.html), diakses
pada tanggal 17 November 2016.
Umala, Vanny. 2012. Perlengkapan dan Peralatan yang Dibutuhkan Dalam Pengelolaan
Dokumen Pengajuan Uang Tunai, (online), (http://vannyumal.blogspot.co.id/).
diakses pada tanggal 17 November 2016.
http://mynewblognoer.blogspot.co.id/2015/08/v-behaviorurldefaultvmlo.htmlhttp://watinopianti.blogspot.co.id/2015/01/praktik-mengelola-dana-kas-kecil.htmlhttps://www.academia.edu/19670051/Dokumen_Pengajuan_Uang_Tunai_Kas_Kecilhttps://www.academia.edu/19670051/Dokumen_Pengajuan_Uang_Tunai_Kas_Kecilhttps://asepismailpamungkas.wordpress.com/2014/10/09/pengelolaan-dana-kas-kecil-smk-ap-xi-2014-2015/comment-page-1/https://asepismailpamungkas.wordpress.com/2014/10/09/pengelolaan-dana-kas-kecil-smk-ap-xi-2014-2015/comment-page-1/http://www.belonomi.com/2015/10/pengelolaan-administrasi-keuangan-pada.htmlhttp://www.anugerahdino.com/2015/10/prosedur-penanganan-kas-kecil.htmlhttp://purenama.blogspot.co.id/2012/03/mengelola-dana-kas-kecil.htmlhttp://vannyumal.blogspot.co.id/
Dokumen Pengajuan Uang Tunai | 44
Sarach, Yurike. 2012. Dana Kas Kecil Administrasi Perkantoran, (online),
(http://yurikesarach22.blogspot.co.id/2012/11/dana-kas-kecil-administrasi-
perkantoran.html), diakses pada tanggal 20 November 2016.
Maharani, Nurindah. 2015. Pengelolaan Dana Kas Kecil, (online),
(http://maharaninurindah.blogspot.co.id/2015/01/v-behaviorurldefaultvmlo_9.html),
diakses pada tanggal 20 Noveber 2016.
Zha, Hani. 2015. Makalah Kas Kecil, (online),
(http://sitihanifahap.blogspot.co.id/2015/12/makalah-kas-kecil.html), diakses pada
tanggal 21 November 2016.
Yusuf, Ade Maulana. 2012. Praktik Pengelolaan Pengajuan Uang Tunai, (online),
(http://timezonenew.blogspot.co.id/2012/09/normal-0-false-false-false-en-us-x-
none.html), diakses pada tanggal 21 November 2016.
http://yurikesarach22.blogspot.co.id/2012/11/dana-kas-kecil-administrasi-perkantoran.htmlhttp://yurikesarach22.blogspot.co.id/2012/11/dana-kas-kecil-administrasi-perkantoran.htmlhttp://maharaninurindah.blogspot.co.id/2015/01/v-behaviorurldefaultvmlo_9.htmlhttp://sitihanifahap.blogspot.co.id/2015/12/makalah-kas-kecil.htmlhttp://timezonenew.blogspot.co.id/2012/09/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.htmlhttp://timezonenew.blogspot.co.id/2012/09/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html