Запровадження електронного документообігу в органах

державної влади:

досвід Головдержслужби

1. Нормативно-правова база;

Наявні передумови для впровадженняелектронного документообігу в органах державної влади

2. Акредитовані центри сертифікації ключів;

4. Корпоративні мережі. Доступ до зовнішніх електронних мереж обміну інформацією.

3. Системи, що мають можливість забезпечувати проходження безпаперового електронного документообігу;

Закони України "Про електронні документи та електронний документообіг"; "Про електронний цифровий підпис“.

постанови Кабінету Міністрів України від 28.03.2004 року № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади"; від 28.03.2004 року № 1452 "Про затвердження Порядку застосування

електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами,

установами та організаціями державної форми власності";

наказ Держкомархівів від 25.04.2005 року № 49 “Про затвердження Порядку зберігання електронних документів в архівних установах”

Нормативно-правове підґрунтя електронного документообігу

1. Чинні акти:

відсутність визначених норм щодо здійснення електронного діловодства та передачі даних до архівів;

відсутність єдиних уніфікованих форматів організації

безпаперового обміну електронними документами, насамперед, технічних форматів створення електронних архівів та алгоритмів генерації та підтвердження справжності (дійсності) електронних цифрових підписів;

2. Основні недоліки чинної нормативної бази:

Нормативно-правове підґрунтя електронного документообігу

1. Що таке електронний цифровий підпис?

Правовий статус електронного цифрового підпису

а) з правової точки зору, це різновид електронного підпису, який за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису за визначеного законом вичерпного переліку технічних умов

б) з фізичної точки зору, це унікальний електронний код, за допомогою якого

підтверджується цілісність та юридична сила електронного документа, а також однозначно ідентифікується особа, що його підписала.

2. Що таке акредитований центр сертифікації? Це установа, яка має право здійснювати генерацію

особистих електронних цифрових підписів для органів державної влади.

Політична воля керівника органу

Необхідні умови щодо забезпечення переведення внутрішнього діловодства

у безпаперовий вигляд

Забезпечення реєстраторів потужним

обладнанням

Створення відомчих нормативів, щодо

провадження переходу на електронний документообіг

Введення в експлуатацію системи електронного

безпаперового документообігу

Забезпечення усього персоналу юридично

значимими електронними цифровими підписами

Електронний документообіг: політичне рішення “за” чи “проти”

доступність інформації, прозорий рух документів, відсутність необхідності зберігати паперові копії

пришвидшення опрацювання документів, підвищення продуктивності роботи працівників

посилення виконавської дисципліни автоматизація контрольних функцій

керівника та самоконтролю забезпечення оперативної та одночасної

колективної роботи з документами

“ЗА”

2009 рік

2010 рік

Ікв ІІкв ІІІкв ІVкв Ікв ІІкв ІІІкв

23:5

7

14:1

7

8:35 5:

49

2:07 2:

04 1:59

психологічний бар'єр, пов'язаний з відходом від класичних паперових процедур

тимчасове падіння літературної якості документів

юридичні суперечності, пов'язані з одночасним існуванням паперового і електронного документообігу

“ПРОТИ”

1. Програма переведення документообігу у безпаперову форму;

2. Порядок організації безпаперового документообігу;

- посадові рольові інструкції користувачів; - інструкції з адміністрування системи.

3. Порядок застосування ЕЦП: - права користувача підпису; - повноваження відповідального

підрозділу.

4. Врегулювання окремих питань, пов'язаних із суперечностями процедур проходження паперових і електронних документів (управління змінами)

Типовий перелік відомчих нормативів

1. Проведення комплексу рольових навчань персоналу, які необхідно повторювати з певною періодичністю;

2. Відпрацювання основних навичок низхідного безпаперового руху документів на базі доведення до виконавців інформаційних документів;

3. Запровадження безпаперової підготовки внутрішніх документів;

4. Відхід від формування паперових архівів структурних підрозділів;

5. Запровадження повного циклу безпаперового проходження вхідних – вихідних документів.

6. Підтримка належного рівня якісних показників електронного документообігу.

Типовий перелік етапів запровадження електронного документообігу

Постійно з 1 місяця

Перші2 місяці

3 місяць

3-4 місяці

3-6 місяці

Постійноз 4 місяця

Примірнатривалість

Сервер БД та віртуальний сервер доступуСервер БД та віртуальний сервер доступу

Технічне забезпечення

Сервер БДСервер БД

Сервери Сервери доступудоступу

Робочі місця користувачівРобочі місця користувачів

ДілянкаДілянкареєстраціїреєстрації

ДілянкаДілянкадрукудруку

Рівень гарантій безпеки Г-2 Системний аудит2. Забезпечення цілісності даних у процесі

обробки/передачі інформації

Наявні гарантії інформаційної безпеки

1. Технічний захист інформації від несанкціонованого втручання

12

Що підтверджує сертифікат Г-2 ?

1. Базову адміністративну конфіденційність;2. Мінімальну адміністративну цілісність;3. Обмеженість “Політики відкату”;4. Стійкість системи до відмов:- надійність даних, що зберігаються;- стійкість СУБД.5. Можливість проведення модернізацій СЕД без втрати

рівня захищеності даних 6. Можливість ручного відновлення системи;7. Захищеність журналів реєстрації;8. Одиночна ідентифікація та аутентифікація;9. Достовірний канал між користувачем та БД;10. Розподіл обов'язків на підставі привілеїв;11. Системне самотестування.

Забезпечення цілісності даниху процесі обробки/передачі інформації

1. Електронний цифровий підпис:- юридична значимість;- гарантія цілісності документа;- однозначність ідентифікації підписувача.2. Свідоцтво про акредитацію центру сертифікації

ключів:- стандартизовані алгоритми криптозахисту даних;- захист від втручання у потоки даних;

3. Системні налаштування:- недопущення втручання користувачів у підписаний

документ;- автоматичне завантаження ЕЦП. 13

1. Навчання персоналу

Документи між структурними підрозділамиДокументи між структурними підрозділамиОкремі постановчі документи Ініціативні документиОкремі постановчі документи Ініціативні документи

Усі документи, окрім тих, проходження яких має особливості, Усі документи, окрім тих, проходження яких має особливості, відмінні від загального порядку розгляду документів (кадрові відмінні від загального порядку розгляду документів (кадрові документи, звернення громадян, фінансові документи та документи, звернення громадян, фінансові документи та документи, що містять інформацію з обмеженим доступом)документи, що містять інформацію з обмеженим доступом)

Окремі постановчі документиОкремі постановчі документи Накази, нормативно-правові актиНакази, нормативно-правові акти

-2 групових навчання керівництва Головдержслужби;-близько 10 рольових навчань для реєстраторів;-понад 20 групових навчань усіх працівників центрального апарату та підвідомчих установ Головдержслужби;

ДОСВІД ГОЛОВДЕРЖСЛУЖБИ

Реєстрація документа

Керівник 1

Керівники 2–3–4

Виконавець

Резолюція

Резолюції

3. Забезпечено 100% персоналу особистими електронними цифровими підписами.

2. Поетапність введення документів у електронний документообіг

Низхідний рух Висхідний рух

Ета

п

Інформаційні документиІнформаційні документи1.2.3.4.

5.

Керівник 1

Керівники 4–3–2

Погодження

Погодження

Затвердження

ЕЦ

П

1. Навчання персоналу

Ідентифікація особи-підписанта

4. Відпрацювання основних навичок роботи із низхідним документом

Автоматичне визначення автора резолюції

Формування змісту резолюції з шаблону

Автоматичне та ручне визначення типу і рівня контролю та контрольного терміну

Визначення переліку виконавців та їх рольовий розподіл

Обов'язкове підписання резолюції особистим електронним цифровим підписом

Фіксується дата і час підписання

Результат підтвердження дійсності підпису

2. Поетапність введення документів у електронний документообіг3. Забезпечено 100% персоналу особистими електронними цифровими підписами.

ДОСВІД ГОЛОВДЕРЖСЛУЖБИ

5. Організація робочого місця користувача

Підтвердження опрацювання документа

ТермінвиконанняРеквізити

документа

поле сортування

ДОСВІД ГОЛОВДЕРЖСЛУЖБИ

6. Підготовка електронних документів

Обов'язкові реквізити проекту

Додаткові реквізити проекту

Документ на виконання якого підготовлено проект

Реєстратор проекту

Після затвердження проекту, за його вказаними реквізитами здійснюється повністю автоматична реєстрація документа

Формування електронного вмісту проекту з файлів будь-якого формату, що

сприймається Windows

Формування маршруту узгодження

Фіксація часу погодження

За даним документом, 13 погоджень було зібрано за 5 годин не виходячи з кабінету

Протоколювання усіх подій із документом

Погодження здійснюється із обов’язковим застосуванням електронного цифрового підпису

Цікавий факт: За результатами аналізу е-документообігу Головдержслужби, на електронних документах було зібрано 59 тисяч електронних погоджень за останні 6 місяців !!!Отже, за відсутності електронного документообігу, для збору такої кількостіпідписів спеціалістам довелося б кожного дня проводити у чергах біля кабінетів керівників не менше 1,5-2 години, збираючи не менш ніж по 6 віз щоденно !!!

ДОСВІД ГОЛОВДЕРЖСЛУЖБИ

198

Забезпечення якості опрацювання електронних документів

Кількість помилок, допущених при роботі з е-документами, протягом 2009 року

569

334255

13753

49

травеньтравень червень

червень липеньлипень серпень

серпень вересеньвересень жовтень

жовтень листопадлистопад грудень

грудень

Сьогодні у Головдержслужбі наказом № 139 від 08.05.2009 року передбачено застосування персональної відповідальності, зокрема за:- створення власних електронних резолюцій без електронного цифрового підпису;- відправлення не підписаних електронним цифровим підписом документів та розгляд таких документів;- затримання розгляду працівником електронного документу, що надійшов до нього, понад 8 годин робочого часу без поважних причин;- неподання у визначений термін до Адміністратора інформації, необхідної для коректної роботи системи, зокрема інформації про відсутність працівників;-неправильне або неправдиве заповнення реквізитів проектів електронних документів;

9,34

0,49

2,11

4,95

6,425,89

7,178,16

9,12 9,13 9,15 9,21

0,00

2,00

4,00

6,00

8,00

10,00

січень лютий березень квітень травень червень липень серпень вересень жовтень листопад грудень

- аудити формуються на підставі системного протоколу усіх операцій,що здійснюються із електронними документами- на підставі аудитів визначається ступінь дотримання працівниками вимогщодо опрацювання е-документів та дотримання контрольних показників- за результатами аудиту проводиться оцінювання персоналу за 10-бальною шкалою із розрахунку “10” – виконання усіх вимог та настанов, а “0” – повне невиконання усіх вимог та настанов.

- середній час опрацювання документів керівником (сьогодні не більше 2 год.) - забезпечення 100% легітимності електронних документів та резолюцій- забезпечення рівня щоденного опрацювання документів не нижче 90%- моніторинг кількості допущених помилок

Методи боротьби із помилками

2. Проведення щотижневих аудитів1. Контроль основних показників якості

3. Стимулювання персоналу4. Запровадження персональної відповідальності

20

Частка безпаперового документообігу у загальному обсязі документообігу Головдержслужби

0,0%

81,3

%

63,5

%

32,4

%

50,8

%

81,4

%

0,0%

0,0%

76,2

%

53,1

% 61,5

%

73,7

% 82,3

%

80,7

%

81,4

%

0,0%

6,4%

80,2

%

59,8

%

42,5

%

59,4

%

76,4

% 81,4

%

67,6

%

73,1

%

19,6

%

16,9

%

20,5

%

14,3

%

22,7

%

19,4

%

19,3

%

72,2

%

20,7

%

17,2

%

20,1

%

0,0%

25,0%

50,0%

75,0%

100,0%

Січень Лютий Березень Квітень Травень Червень Липень Серпень Вересень Жовтень Листопад Грудень

Низсхідний рух Висхідний рух В цілому

Впродовж 2009 року

21

Частка безпаперового документообігу у загальному обсязі документообігу Головдержслужби

61,4

%

95,7

%

98,7

%

95,6

%

98,7

%

82,1

%

84,6

%

89,0

%

91,9

%

89,1

%

95,4

%

68,2

%

87,5

%

93,6

%

96,4

%

93,6

%

97,5

%

89,0

%

94,6

%

89,3

%

89,0

%

75,3

%85,8

%

81,8

%

84,2

%92,2

%

86,5

%

0,0%

25,0%

50,0%

75,0%

100,0%

Січень Лютий Березень Квітень Травень Червень Липень Серпень Вересень

Низсхідний рух Висхідний рух В цілому

Впродовж 2010 року

22

Е-документообіг:майбутні перспективи

суттєве заощадження ресурсів (кошти і час)

об’єктивна оцінка трудозатрат (внеску) кожного працівника

подолання комунікаційних бар’єрів

підвищення персональної конкурентоздатності працівника на ринку праці в умовах розвитку інформаційного суспільства

збереження “живої” інституційної пам’яті

працювати з електронними документами психологічно і фізично важченіж з паперовими

ніхто і ніколи не дасть гарантій безперебійної роботи системи

доведеться регулярно повертатися до питання надійності зберігання інформації та забезпечення доступу до неї у майбутньому

pro et contra

Перспективи подальшого (глобального) розвитку безпаперового електронного документообігу

створення реальних можливостей для зміни філософії і практики контролю з формального виконання документів до аналізу ступеня досягнення результату та якості кінцевого продукту внаслідок автоматизації традиційного контролю

поступовий відхід від необхідності застосування на робочих місцях потужних робочих станцій шляхом їх заміни лише технікою організації доступу до мережевих робочих ресурсів – майбутня економія капітальних видатків

створення єдиної мережі безпаперового обміну електронними документами між органами влади

введення до безпаперового документообігу документів, що мають інформацію із обмеженим доступом, за рахунок створення комплексної захищеної системи створення, обробки та обміну даних

створення єдиних уніфікованих довідникових баз органів влади, постійна актуальність яких підтримуватиметься централізовано і на належному рівні

www.guds.gov.ua