E-KAASAMISEHEA TAVA

KÄSIRAAMAT

2012

www.eparticipation.eu

Käsiraamat on valminud Interreg IVC poolt inantseeritud projekti „eCitizen II – Euroopa linnad ja regioonid

kodanikukeskse e-valitsemise suunas” tulemusena.

2

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

E-kaasamine – mis see on? Kui kaasamine on tegevus, mille eesmärk onk ll kanda kodanikele ja valitsusvälistele ühendustelevõimalus osaleda neid mõjutavate otsuste tege-misel, siis e-kaasamine on viis ja võimalus tehaseda tehnoloogiate kaasabil. Nagu viidatud, ei saaneid mõisteid üksteisest lahutada, ning e-kaasa-mine on vaid sisulise kaasamise täiendav viis jasiin keh vad samad kaasamise põhitõed. Teisalt on e-kaasamine tänapäeva kommunikatsioonihar-jumusi ja -oskusi arvesse võ es saamas paljudeinimeste jaoks peamiseks kaasamisvõimaluseks.

E-kaasamine on seega kohalikele omavalitsusteleka oluline ülesanne, mis võimaldab valitsemiseläbipaistvust ja inimeste osalust kohaliku elukorraldamisel oluliselt suurendada.

Enam ei saa kohalik omavalitsus piirduda vaid veebilehe vahendusel info jagamisega juba otsus-tatu kohta, sest kodanikud ootavad enamat. Nadon harjunud kasutama veebi ja sotsiaalmeediat kuisuhtluskeskkonda ning ootavad seda ka kohalikultomavalitsuselt. Soov olla kaasatud oma elu ngi-muste kujundamisse on iga loomulik ja tervitatav,e-kanalid loovad selleks käepärased võimalused.E-kaasamise käsiraamatu ja selle juurde kuuluvajuhendiga tahame kohalikele omavalitsustele appitulla ning pakkuda tuge ja nõuandeid, kuidas uuteülesannetega paremini toime tulla.

Mis?Käesoleva käsiraamatu ning kogu projek peamineeesmärk on arendada e-osaluse tavasid ja vahe-tada kogemusi, selleks et suurendada ja edendadaosalusvõimalusi Euroopa Liidu liikmesriikides.

Miks?Projek ajendiks on kasvav mure demokraa adefi tsiidi pärast ühiskonnas. Selle tulemusel onriikide haldusorganid hakanud ning looma eeldusi kodanike kaasamiseks polii listesse protsessi-desse ning tugevdama kaasamisvõimalusi. Nende hulka kuuluvad algatused, infokampaaniad, piloot-projek d ja mitmed eksperimendid. Nende projek- de tulemusena on tekkinud suur hulk vahendeid

demokraa a edendamiseks ja kaitsmiseks sellistes valdkondades nagu info edastamine ja suhtlemine.Siiski on veel vähe kontrollitud teadmisi sellisteprojek de ning kogemuste tõhususe kohta teistesEuroopa Liidu liikmesriikides. Käesolev käsiraamat püüab seda lünka täita ning tutvustada juhtumeid,mida võiks käsitleda kodanike ja kohalike omava-litsuste suhtlemisel kasutatavate e-demokraa a vahendite näidetena.

Käesolev hea tava tutvustamine koos iga teematsissejuhatava osaga on suunatud eelkõige kohalikeomavalitsuste ametnikele ning nendele ins tut-sioonidele, kelle ülesanne on tegeleda kohalike kodanike kaasamisega ning demokraa a küsimus-tega. Loodetavas inspireerib käesolev materjalsiiski ka laiemat avalikkust, kaasa arvatud kodani-kuühiskonna organisatsioonide esindajaid.

3

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

SisuI. Kaasava otsustusprotsessi kavandamine 4

1. SAMM. Taust, ootused 5

2. SAMM. Protsessi kavandamine 6

3. SAMM. Tegutsemine 8

4. SAMM. Kommunikatsioon 10

5. SAMM. Otsustamine, hindamine, tagasiside 12

Näidisjuhtum. Tartu linna bussihanke e evalmistamine 14

II. Juhised e-kaasamise käsiraamatu kasutamiseks 16

4

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

I. Kaasava otsustusprotsessikavandamineInterne keskkonna kasutuselevõ kodanikega ak ivse-maks suhtlemiseks nõuab sihipäraseid tegevusi, midaon võimalik kirjeldada viie sammuna. Iga sammu jaoks

on käsiraamatus ka seda illustreerivad juhtumid – niiedulood kui ka ebaõnnestunud juhtumid, millest onsiiski palju õppida.

5 sammu e-kaasamise protsessis

Alljärgnevalt on iga sammu täpsemalt kirjeldatud jaesitatud n.ö kontrollküsimused, millele tuleks püüdaenne kaasava otsustusprotsessiga alustamist vastusleida. Paljuski ka ub e-kaasamise üldine põhimõte tava-pärase kaasamisprotsessiga, aga uute kommunikatsioo-nikanalite kasutamine toob kaasa mõndagi uut.

Pärast kaasamiseks vajalike sammude kirjeldamistesitame näitena bussihanke korraldamise Tartu linnas,kus e-kaasamine oli oluline kaasamisviis otsuse kujun-damisel.

1 2 3 4 5

TAUST,OOTUSED

PROTSESSIKAVANDAMINE

TEGUTSEMINE KOMMUNIKAT-SIOON

OTSUSTAMINE,HINDAMINE,TAGASISIDE

5

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

Küsimused

1. Millistel juhtudel peaks peaks elanikkonnaga enne1. Millistel juhtudel peaks peaks elanikkonnaga enneotsuse langetamist konsulteerima?

2. Mis on (e-)kaasamise eesmärk: kas saada tagasisidetkohaliku võimu plaanide kohta või koguda uusi ideidja e epanekuid? Milliseid konkreetseid tulemusisoovime protsessiga saavutada?

3. Kas omavalitsuse organisatsioonikultuur ja tööprot-sessid võimaldavad kaasamisprotsessi edukaltkorraldada ja e-kaasamist rakendada? Millisedmuudatused on selleks vajalikud?

4. Milline on meie valla/linna elanike valmisolekkaasamisprotsessis osaleda, sealhulgas e-kanaleidkasutada?

Soovitused

- Kindlas ei tasuks piirduda kaasamisega vaid juhtudelja küsimustes, kus seadus seda nõuab (nt arengukava).Kaasata tuleb kõikides olukordades, kus mängus onavalik huvi. Eelnevalt tuleb see avalik huvi ühiseltdefi neerida. Kindlas on oluline kaasata inimesisellistesse protsessidesse nagu kesklinna planeering,uue silla ehitamine. Ent inimestele on olulised kaomavalitsuse seisukohalt n.ö vähem tähtsad teemad.Mõlema poole kaasamise õppimiseks ja kaasamisko-gemuse saamiseks võikski alustada sellistest. Näitekskonsulteerida linnaosa elanikega, kuhu ja millistmänguväljakut nad linnaosasse soovivad. Avalikuhuvi defi neerimiseks tasuks teha hedat koostöödavalike suhete osakonna või spetsialis ga, sest h on näiliselt vaid omavalitsuse sisemisi struktuurepuudutavate otsuste kohta kogukonnal suur huvi.Väiksemates omavalitsustes, kus selline eraldi struk-tuuriüksus või spetsialist puudub, võib soovitada igauue teema puhul kogu ametnikkonnaga üheskooslühidalt läbi arutada, milliseid elanikkonnagruppevõib üks või teine otsus puudutada.

- Üldine reegel on, et kindlas tuleks kaasata otsustepuhul, mis puudutavad paljusid inimesi. „Paljud“on muidugi suhteline mõiste, kuid linna konteks s„paljud“ on näiteks ühe keskmise tänava elanikud.Väikeses maaomavalitsuses võib ka 10 inimest ja

1 2 3 4 5

nende arvamusi oluliseks pidada. Kindlas ei saakedagi kaasata vägisi, kaasatavad peaksid selleks isesoovi avaldama, st enne on vaja jagada infot alustavateprojek de, protsesside kohta.

- Ala siiski ei saa kaasata ega peagi kaasama väga laiaringi inimesi. Kaasatavate ringi võib piirata juhul, kuitegemist on väga spetsiifi lise ja kitsa valdkonnaga.Aga h võiks algusjärgus olla kaasatavate ring siiskivõimalikult lai – et saada uusi ideid ja uut lähenemis-viisi. Hiljem võib detaile täpsustada ja erinevaid alter-na ive kaaluda juba kitsam ring spetsialiste.

- Vajalik on juhtkonna heakskiit ja pidev toetus.Kindlas on üks kaasamise peamine argument väljaselgitada organisatsiooniväliseid arvamusi, et saadauusi vaatenurki ja uusi teadmisi. Probleemid ontavaliselt mitmekülgsed ja üks otsustaja ei tea kõike.Oluline on kaasata mi e ainult formaalseid, nii öeldakohustuslikke kaasatavaid. Raamidest välja mõeldaaitab h just see, kui kaasatakse neid, keda seni eiole kaasatud. Näiteks linna planeeringute ja muudelinnaruumi puudutavate otsuste tegemisse võiks kaasata senisest ak ivsemalt kuns koolide õpetajaidja õppureid.

- Üks väga tugev argument on, et kaasates neid, kedaüks või teine otsus puudutab, saab välistada võivähemalt vähendada hilisemat nega ivset tagasi-sidet. Aga kaasamine ei vähenda ainult hilisema krii ka riski, vaid ka vigade ja valeotsuste riski.

- Vajalik on tugev organisatsioonisisene kompetent-sikeskus – see võib olla avalike suhete osakond,väiksemas omavalitsuses ka üks inimene (avalikesuhete juht, arendusnõunik jms).

- (E-)kaasamisprotsess eeldab kahtlemata, et organi-satsioon on valmis muutma ka oma töö- ja otsus-tusprotsesse laiemalt – paindlikumaks, kiiremaks, avatumaks.

- Kui lõppotsus on tegelikult juba tehtud ja kaasaminevõi kaasamata jätmine seda reaalselt enam (erine-vatel põhjustel) mõjutada ei saa, siis ei ole mõtetkaasamisprotsessiga alustada. Näiline kaasaminepigem kahjustab organisatsiooni suhteid erinevateelanikegruppidega, rääkimata mainest, ning teebraskemaks kõik edasised kaasamised.

1. SAMM. Taust, ootused

6

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

1 2 3 4 5

2. SAMM. Protsessi planeerimine

Küsimused

1. Keda me kavandatavasse protsessi kindlas peaksime1. Keda me kavandatavasse protsessi kindlas peaksimekaasama? Kes on sihtgrupid, keda e evalmistamiselolev küsimus otseselt puudutab? Kellel võiks ollaeksper eadmisi selles valdkonnas? Kes on sidus-grupid, kes aitavad sihtgrupini jõuda?

2. Kuidas nende siht- ja sidusgruppideni jõuda? Kase-kanalite abil info jagamine toimuva kohta on piisavvõi tuleb kasutusele võ a ka muud kanalid?

3. Milline on kaasamisprotsessi ajakava: algus, etapid jalõpp? Millal peaksime jõudma otsuseni?

4. Millised on kaasamisprotsessi reeglid? Kuidasosalejate panust kasutatakse ja neile tagasisidetantakse? Kes teeb lõpliku otsuse, kas protsessisosalejad (näiteks hääletuse teel) või kohalik võim?

5. Kuidas me e-kaasamist tehniliselt läbi viime?Milliseid tehnoloogiaid kasutame? Kas olemas-olevaid või tuleb kasutusele võ a midagi uut? Kustme neid saame? Kas kasutame vabavaralisi lahendusivõi tuleb vajalik lahendus tellida?

Soovitused

- Ala on soovitatav alustada (e-)kaasamisega pigemvara kui hilja. Oluline on, et igas etapis on kaasatutelpiisavalt aega, et end teema ja taus nfoga (võima-likud alterna ivsed valikud jne) kurssi viia.

- Kaasamise eesmärk peab olema sõnastatud arusaa-davalt ja lühidalt. Samu peab teada andma ajakavaja iga etapi soovitud tulemused.

- Algusest peale on oluline koostada väga kindladreeglid, millal ja mis kanalite vahendusel kaasatakse,kes ja kuidas koondab ja edastab kõigile osalejatelekogutud tagasisidet, millised alterna ivid jäävadedasiseks otsustamiseks jne. Oluline on reeglid ülekorrata igal kaasamisprotsessi etapil. Soovitatavalttuleb ka reeglid kaasavalt luua, läbi vaielda. Oluline on reeglites kajastada ka seda, kuidas lahendatakse lahkarvamusi (näiteks hääletamise teel) või kesteeb lõppotsuse. Kogu reeglis k ja üldse kogu infoprotsessi kohta peab olema hõlpsalt leitav ning igalhetkel kõigile osapooltele (elektrooniliselt) kä e-saadav.

- Ehkki kindel kava ja reeglis k on väga oluline, onoluline ka paindlikkus, sest erinevate tegurite tõ uvõib kavas e e tulla muudatusi. Need ei tohiks vägaoluliselt mõjutada lõpptulemust: kaasamisprotsessi juh ja peab endale selgeks tegema, mis meetodidtoimivad, ning olema valmis meetodit, kanalit vmsmuutma, kui ilmneb, et esialgu valitu ei tööta.

- Märksõnad igasuguse protsessi info edastamiselkaasatutele peaksid olema lihtsus, konkreetsus,lühidus, lööv sõnastus. Keegi ei hakka igas etapislugema pikki dokumente.

- Kavandatav osalusplatvorm peab olema usaldatavning samas tehniliselt väga lihtne ja kasutajasõbralik.

- Juba algsesse ajakavasse tuleb planeerida puhveraegselleks, et lõppfaasis saaks tegeleda eriarvamustegaja kui konsensust ei saavutata, oleks võimalik mingeidetappe korrigeeritult korrata.

7

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

JUHTUMID

• Interne kanalite kasutamine Tartu linna (Ees )bussihanke kavandamisel. Näidisjuhtum on toodudleheküljel 17.

• Vejle dialoogiportaal, Vejle (Taani)

Lühikokkuvõtewww.vejlesfrem d.dk on dialoogiportaal interne s, kuskodanikud ja e evõtjad saavad osaleda uue tööstuspo-lii ka kujundamisel. Vejle linn (asub Jüü maal, 50 000elanikku) on ajakirjanduse vahendusel julgustanud linnae evõtjaid deba s osalema. Idee algatajad olid kommu-nikatsiooniosakond ja linnadirektor. Vejlesfrem d.dk eiole ainult „ideede kogum“. See on ka portaal, kust leiabfakte, analüüse ja informatsiooni tööstuspolii ka alastekonverentside ning sündmuste kohta. Seda osa nimeta-takse portaali fookuseks.

Portaal on loodud avatud lähtekoodiga tarkvara aluselning selle looja on veebidisaini büroo Skybrud.dk koos-töös fi rmaga Seismonaut. Programmeerimisel on kasu-tatud veebiplatvormi Umbraco.

Peamine eesmärkLuua dialoogiportaal, mis samal ajal edastab infot ningpakub võimalust osaleda kaasamisprotsessides. Kaasa-mine toimub eri tasanditel: kasutaja saab valida, kas ta soovib osaleda oma visiooni ja ideedega või ta sooviblihtsalt lugeda kommentaare ning hääletada.

Vejlesfrem d.dk on loodud peamiselt polii liseks arute-luks tööstuse teemadel.l k töö t t d l

ÕppetunnidOli posi ivne kogemus kombineerida ühel veebilehel võimalus osaleda kaasamisprotsessis ning saada infot.Rohkem on olnud neid külastajaid, kes soovisid infotsaada. Iga päev on lehte lugenud umbes 30 inimest, omaideede ja visioonidega on osalenud kahjuks vähesed.

SoovitusedTurundustegevus on oluline. Vastasel korral inimesed eikasuta seda või ei tea, et selline võimalus on olemas. Onoluline teavitada inimesi portaali olemasolust nii koha-likus meedias kui ka rääkida sellest avalikel üritustel.

1 2 3 4 5

8

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

1 2 3 4 5

3. SAMM. E-kaasamise tegevused

Küsimused

1. Kas oleme valmis reaalselt alustama?1 Kas oleme valmis reaalselt alustama?

2. Kas protsessiga seotud ametnikud on oma ülesan-netest teadlikud? Kas oleme valmis võimalikekse etulevateks muutusteks protsessi jooksul (mõniinimene lahkub organisatsioonist, haigestub jne)?

3. Milliseid täiendavaid tegevusi tuleks e e näha, ettoetada kaasavat otsustusprotsessi?

Soovitused

- Kaasajad peavad esimese asjana tooma välja needtegurid, mida protsessi raames saab muuta, ja need,mida muuta ei saa, et ei hakataks tegelema ebaolu-liste ja asjasse mi e puutuvate probleemidega.

- Oluline on, et keegi organisatsioonist saab pidevaltkeskenduda käimasolevale kaasamisprotsessile, et seeei oleks lisaülesanne tegemiseks siis, kui teised asjadon tehtud ja kui midagi muud teha ei ole. Pidevalttuleb olla kaasatutele tagasisideks ja küsimustekskä esaadav, pidevalt kaasamiskeskkondi uue infogatäiendada, küsimustele vastata.

- Oluline on, et ka organisatsiooni enda liikmed oleksidpidevalt kursis, mis seisus on e-kaasamisprotsess.Mõistlik on luua osaluskeskkond (veebi, sotsiaalmee-diasse), kus saaks kogu protsessi kulgemist jälgida(nagu on ehitusalane info mõne omavalitsuse veebispraegu). Kindlas aitaks heale arusaamisele kaasa kagraafi lise lahenduse kasutamine, et näidata, millisesetapis ollakse, millised tegevused on tehtud, mis eesootab.

- Tuleb olla paindlik ja vajadusel teha ka mööndusi jakõrvalekaldeid algselt kokku lepitud plaanist.

- Korraga on mõistlik kasutada erinevaid meetodeidja keskkondi, sest iga sihtgrupi jaoks võib töötada erikanal (koosolekud, töögrupid, interne foorum).

- Esimestest etappidest alates on oluline sisse seada katabel kõigi eriarvamuste fi kseerimiseks.

- Olulise kaasamistegevusena tuleks omavalitsustelnäha kogu valitsusprotsessi läbipaistavamaks

muutmist avatud andmete kasutamise kujul. Üheksesimeseks sammuks võiks olla koostada nendeandmete ja andmebaaside nimekiri, mis on vabaks kasutuseks. Nimekiri võiks olla täiendatud lühikeseselgitusega iga andmebaasi kohta, ak ivseteotselinkidega andmetele jne. Nii luuakse eeldused,et e evõtjad või ka vabaühendused võiksid iseneid andmeid kasutades lahendusi ja teenuseidgenereerida. Näiteks võiks siinkohal tuua meieraha.eu, mis on tehtud ürituse Garage48 raames ja kus on visualiseeritud ja häs kergelt mõistetavakstehtud riigieelarve ja selle osad. Selles lahenduses onkasutatud vabalt kä esaadavaid andmeid.

- Tasuks pöörata tähelepanu lihtsa teavitusru iniloomisele (näiteks kodanike poolt vabalt valitud ja märgitud kanalis), kui mingid uued andmed on muudetud kä esaadavaks.

JUHTUMID

• Valma e evalmistav foorum, Tampere (Soome)

KokkuvõteValma e evalmistav foorum võimaldab Tampereelanikel avaldada oma arvamust e evalmistamiselolevate küsimuste kohta. Elanikel on võimalus kaasarääkida nii e evalmistusprotsessi alguses kui ka sellevältel. See muudab kaasamise linnavalitsuse e evalmis-tusprotsesside lahutamatuks osaks.

Laekunud arvamused edastatakse e-pos teel e e-valmistusprotsessiga tegelevatele linnaametnikele jaotsustajatele. Otsuse langetajad saavad oma seisukoha kujundamisel neid arvamusi arvesse võ a.

Valma on e-kaasamise vahend ehk foorum e evalmis-tustöö protsessis. Selle funktsioonid on järgmised:

• pos tab teemad, millele soovitakse kommentaare,kirjeldab protseduuri ning ütleb, millal tegutseda. Näitabkõiki asjassepuutuvaid dokumente, töötlemisinfot ja

9

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

GIS-andmeid (GIS – geographic informa on system).Saadab arvamused e evalmistamisega tegelevaleametnikule ja komisjoniliikmetele ning avaldabarvamused, mille saatjad on andnud oma kontak-tandmed. Arvamust võib avaldada varjunime all;

• Valma pos tab küsimused teemade kaupa. Uuemadteemad ja arvamused kajastuvad esilehel. Kui regist-reeruda kasutajaks, saadab Valma soovi korralteateid kasutajat huvitavate teemade kohta.d k h d k h

Informatsiooni avaldatakse koos ametlike andmetega,mis tähendab, et iga teema puhul saab samas interne- keskkonnas jälgida samal ajal nii seda, mis järgus prot-

sess parajas on, elektroonilisi dokumente kui ka tehtudotsuseid. Valmal on ühendus GIS-teenusega, mille abil saavad kasutajad neid huvitavat teemat lähedalt uurida.Registreerunud kasutajad saavad tellida neid huvitavateteemade kohta infobülletääne.

Avalikkusele konsultatsioonide andmine ja elanike taga-siside on kvaliteetse e evalmistustöö lahutamatu osa.Valma pakub täielikku ja kasutajasõbralikku lähenemisttagasiside kogumisele väga erinevatel juhtudel.

Peamine eesmärkValma tööta välja selleks, et täiendada esindusde-mokraa a tava Tamperes. Eesmärk oli anda inimesteleparem võimalus ise otsustamisprotsessides osaleda.

ÕppetunnidElanike kaasamise tõhustamiseks on väga oluline polii -line ja ppjuhtkonna toetus.

Kodanike arvamusi tuleks koguda võimalikult sobivalajal, st tavaliselt pigem varem kui hiljem. Üldiselt eiole vaja Valma pikemaajalisi küsitlusi. Tavaliselt piisabkahest nädalast. Kodanike kaasamine on võimalik ainultsiis, kui neid on piisavalt informeeritud osalemisvõima-lustest. Valma-küsimusi edastatakse vastavalt Tamperelinna kommunikatsioonitavadele. Iga Valma-teemakohta on avaldatud vähemalt pressiteade.

Kui mingi teema kohta langetatakse otsust, märgitaksee evalmistavas teks s, et Valmat on protsessi käiguskasutatud. Teks s on ka link Valma kodulehele, kus kõikkommentaarid on avaldatud. Näha saab kommentaaridearvu ning seda, millal kommentaarid laekusid. E eval-mistav tekst sisaldab ka laekunud kommentaaride lühi-kokkuvõtet.

Valma projek käigus kasuta töömeetoditena töörühmija tööpajasid. Seda pee tõhusaks meetodiks, kuigi üsnatöömahukaks.

Soovitused- Elanike kaasamist arendama hakates peab olema

piisavalt ressursse.

- Organisatsioonis peab olema keegi, kelle ülesanneon korraldada kodanike kaasamist.

- Valma arendusprojek juures oli väga oluline ppjuht-konna toetus, mis on ka avalikkuse kaasamise puhultavaline.

- Elluviimise järgus olid kõige olulisemad partneridlinnavalitsuse osakondade ametnikud. Selles faasismuutus väga oluliseks koostöö linnavalitsuse kommunikatsiooniosakonnaga. Elanikud vajavadenne kaasamisprotsessis osalemist infot osalemis-võimaluste kohta.

- On oluline, et e evalmistusprotsessi ajal on selgearusaamine, kuidas laekunud arvamusi kasutatakse. Kas me soovime uusi vaatenurki, koguda infot,selgitada erinevaid võimalusi või midagi muud? Sedatuleks arvestada juba siis, kui otsustatakse, mida ja kuidas Valma-taolise teenuse abil küsida.

- Elanike varane kaasamine on osa e evalmistavasttööst ja otsuste tegemisest. Oli oluline, et nii linnajuhtkond, valitud ametnikud kui ka riigiteenistujadtoetasid kaasamise propageerimise ideed. Ligipääsinformatsioonile on e-kaasamise arendamisepeamine eeldus.

Rohkem näidisjuhtumeid selle sammu kohta e-kaasa-mise käsiraamatus.

1 2 3 4 5

10

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

1 2 3 4 5

4. SAMM. Kommunikatsioon

Küsimused

1. Milliseid e-kanaleid tuleks kasutada, et jõuda võima-1 Milliseid e kanaleid tuleks kasutada et jõuda võimalikult paljude inimesteni? Milliseid muid kanaleidpeaksime kasutama, et teadvustada elanikkonnalekaasamist, sh e-osalemise võimalusi? Millist kanalitkasutades jõuame kõige tõhusamalt kaasamis-juhtumi peamise sihtgrupini?

2. Kuidas panna meedia toimuvast huvituma, kuidasuudiskünnist ületada, et jõuda meedia vahenduseloluliste elanikegruppideni?

3. Kas meie poolt edastatavad sõnumid ja info onavalikkusele arusaadav?

Soovitused

- Mõistlik oleks oma sõnumeid erinevate gruppidepeal tes da ja vaadata, kas need on mõistetavad,kutsuvad lugema ja kuulama, oma hoiakuid muutma.

- Keerukat infot võiks veebisuhtluse tarvis visuali-seerida (lisada pilte, infograafi kat, videoklippe),see tagab huvi info vastu ja parema mõistmise ningmeeldejäävuse.

- Uudiskünnise ületamiseks peab teema kõnetamapaljusid inimesi (vt lk 5 avalik huvi), olema huvitavavaatenurgaga, tooma välja seosed ja mõjud nii,et inimestel oleks võimalik ennast selle teema,probleemiga samastada, näha isiklikku puudutatust.

- Kindlas tasub toonitada, et ala on targem meedialeise esimesena infot jagada. Seda isegi olukorras, kussõnum ei ole omavalitsuse jaoks ngimata meele-pärane. Igal juhul tagab ausus ja koostöövalmidusmi e ainult paremad meediasuhted, vaid kõikidegruppide mõistvama suhtumise ja koostöösoovi.

- Kuna sugugi kõik inimesed ei kasuta sotsiaalmeediatja ei hakka seda tegema ka tulevikus, on omava-litsuse jaoks koostöö kohaliku meediaga väga oluline.

- Samas on sotsiaalmeedia kindlas väga hea platvormkiireks ja paindlikuks suhtluseks ning see võiksomavalitsuse jaoks olla samu ametlik infoedastuseja kaasamise kanal.

- Oluline on omavalitsuses väga selgelt otsustada,kes millistel teemadel sõna võtab. Meedia eelistabeksperte pressiesindajale, kuid avalike suheteosakond võiks jääda siiski meediaesinemiste koordi-neerijaks ja kõik sõnumid on mõ ekas üheskoosläbi arutada. Oluline on, et organisatsioonist väljaminevad sõnumid (eri ametnike kaudu) ei oleksüksteisele vastu rääkivad. Eri oluline on see kriisisi-tuatsioonis!

- Sotsiaalmeediakasutamine on kahtlemata tõsineproovikivi kogu organisatsiooni kultuurile ja senisteletööprotsessidele. Sellega toimetulekuks on vaja ennekokku leppida (ja soovitatavalt ka hõlpsas loetavaltkirja panna) reeglis k, kas ja kuidas ametnikud sotsiaalmeedias esinema peaksid. Küsimusi onsiin palju. Kas omavalitsuse Facebooki, Twi erit jaYoutube’i sisustab vaid avalike suhete osakond võiavalike suhete nõunik? Kas igal ametnikul peaksolema kohustus oma valdkonnaga seotud teemasidtõstatada, küsimustele vastata? Kas see kohustuspeaks olema vaid teatud ametnikel (sel juhul kellel)? Kui h ametnikud peaksid omavalitsuse Facebookikülastama? Kas ametnikul peaks olema eraldi konto isiklikuks otstarbeks või tohiks ta linna ja valla ellu puutuvatele küsimustele vastata ja neid tõstatadaka oma isiklikult kontolt? Need küsimused peaksiga omavalitsus oma inimestega läbi arutama javaidlema, sest tööprotsessid ja organisatsiooni-kultuur on omavalitsustes väga erinev.

- Enne kui sotsiaalmeediat kasutama hakata, onkõige olulisem vastata küsimusele, kas ametnikudon selleks ikka valmis. Oluline on meeles pidada, etsotsiaalmeedia kasutamine sunnib ametnikke võtmasenisest suuremaid riske, tegema ise kiirelt otsuseid,mida ja mis staadiumis edastada. Siin pole aegaavalikule sektorile iseloomulikeks pikkadeks kooskõ-lastusringideks – sotsiaalmeedia ajastul oodatakse vastuseid nüüd ja kohe.

- Sotsiaalmeedia rolli tasub igal juhul näha laiemanakui vaid infovahetuse või dialoogi pidamise kanalina.Nagu kaasamisjuhtum Tartu linna bussihanke e eval-mistamisest sotsiaalmeediakampaaniana tõestab,võimaldab see kanal omavalitsustel suurepäraselt kaveebikonsultatsiooni korraldada ja kaasavalt lõppot-suseni jõuda.

11

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

NÄIDISJUHTUMID

• Facebooki rühm nimega Odense + , Odense (Taani)

Odense linnavalitsusel oli plaan luua Facebookiskonto, et vahendada kultuuriinfot ning algatadakultuuriteemalisi diskussioone. Esialgu siiski kõheldi jaei oldud päris veendunud, kuidas konto haldamisegahakkama saadakse ning kuidas inimesed algatusegakaasa tulevad. Tuldi mõ ele n-ö osta seda teenustühelt kultuurielu häs tundvalt sotsiaalmeediafa-naa kust linnaelanikult. Linnavalitsus küll tõstatabteemasid, kuid samal ajal hoitakse üsna madalatprofi ili ja ei reklaamita eri , et tegemist on linnava-litsuse Facebooki-kontoga. Pigem jätab linnavalitsusteadlikult mulje, et see on kodanikult-kodanikule-keskkond, sest arvatakse, et tüüpilised sotsiaalmeediakasutajad võivad linnavalitsuse ametlikku lehteeeldamisi igavaks pidada. Linnavalitsus ise kinnitab, etkui lehel on piisavalt jälgijaskonda ja sisu ning endalkogemust, siis ollakse valmis ka ise kontot täielikulthaldama. Samas leiab ka linnavalitsus ise, et kunapraegune kontohaldaja ise ei ole ametnik, lubabkisee tal kasutada vabamat s ili ja kõnekeelsemaidväljendeid ning mi e olla ala polii liselt korrektne.

1 2 3 4 5

Selline lähenemine tundub õigustatud – kogutud onüle 13 000 fänni ja diskussioon lehel on ak ivne.

• Linnaelanike osalusvõimalustest teavitamine Facebooki abil, Tampere (Soome)

Tampere linnavalitsuse kohaliku demokraa ateenistus lõi Facebookis spetsiaalselt osalustee-malise lehekülje, kus vahenda väga opera ivseltkõiki jooksvaid kaasamisprotsesse, küsitlusi, noorte-parlamendi tööd. Peamine põhjus, miks seda teh ,oli tunne, et hoolimata Tampere pikaajaliselt kaasa-miskogemusest, puudub inimestel ikkagi teadmine,millised osalusvõimalused linnas on. Arva , et lihtsaltlinnauudiste konto puhul läheb konkreetne osale-misüleskutse kaotsi. Enne pelja küll nega ivsetekommentaaride tulva, kuid loomulikult luba kõigilesoovijatele vaba ligipääs kommenteerida, küsidajne. Kogemus tõestas, et nega ivseid kommentaare ei tasu peljata, kõige raskem on aga inimesi siiskiosalema meelitada.

Rohkem näidisjuhtumeid selle sammu kohta e-kaasa-mise käsiraamatus.

12

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

Küsimused

1. Kuidas me lõpliku otsuse teeme, kui protsessitulemusena on esitatud palju eriarvamusi?

2. Kuidas me oma otsusest teada anname ja sedapõhjendame? Kas meil on olemas kaalukad toetusar-gumendid (ning vastuargumendid eriarvamustejaoks)?

3. Kas me viisime ellu algse plaani? Mis muutus ja miks?Kui mingi asi ebaõnnestus, siis miks?

4. Kas protsessis osalenud on tulemusega rahul? Kas onrahul ka protsessiga tervikuna, isegi juhul kui tulemusei ole täpselt vastavuses nende poolt pakutuga? Kuidas osalejate arvamust teada saada?

1 2 3 4 5

5. SAMM. Otsustamine, hindamine, tagasiside

Soovitused

- Lõpliku valiku langetamisel erinevate arvamuste,lahenduste, kavade jms puhul on oluline veel kordanalüüsida iga otsuse mõju eri osapooltele (selleks vajadusel lisaks eksperte kaasates). See aitab kaparemini lõplikku valikut eri osapooltele selgitada japõhjendada.

- Oluline on mi e jä a kaasatuid unarusse pärast seda,kui on enda jaoks oluline (otsus, sisend) protsessistkä e saadud. Kõigile osalenutele tuleb edastadalõppotsus, põhjendada seda, valmistuda põhjalikultselgitama ka seda, miks ei saa arvestada kõigi eriar-vamustega. Tih tuleb anda personaalset tagasisidet,et väl da konfl ikte. Tuleb olla valmis pikaajalisekssuhtluseks eriarvamustel olijatega.

- Täh s on siiski silmas pidada, et kaasamine ei tohiviia otsustamatuseni. Kaasamisprotsess peab saamakonkreetse, n-ö käegakatsutava tulemi. Kompromissileidmine osapoolte vahel on küll oluline, kuid see eitohi olla eesmärk omae e. Oluline on mi e kaldudakõrvale põhieesmärgist.

- Oluline on välja selgitada kõigi kaasatute (kaasaarvatud organisatsiooni enda üksused, ametnikud)mulje ja hinnang mi e ainult tulemusele, vaid kogu toimunud protsessile. Ühtlasi võib siin võimaluselpaluda ideid ja e epanekuid edasisteks tegemisteks.

- Vaja on olla enda vastu aus ja hinnata krii liselt niialgset plaani, tegevusi kui ka reaalset tulemust. Kuimidagi ebaõnnestus, siis tuleb välja selgitada ja ka julgelt välja tuua konkreetsed põhjused.

- Lõplik kokkuvõtete ja tagasiside andmise kohtpeaks olema ühes kerges leitavas ning kasutatavas e-keskkonnas, kus on hea ka varasemaid kaasamis-protsesse ja nende tulemusi jälgida.

- Lõpuks tuleb kindlas tänada kõiki kaasatuid ja kuiselleks hetkeks on juba ideid uuteks kaasamisvõima-lusteks, on siinkohal sobiv hetk neist lühidalt teadaanda, mo veerides ühtlasi kõiki taas osalema!

13

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

NÄIDISJUHTUMID

• Lumelabidakampaania, Tartu (Ees )

Mõne aasta tagused väga lumerohked talved tõidTartusse uue traditsiooni. Juba neljandat kordakorraldas Tartu linnavalitsus jaanuaris-veebruaris2012 kampaania, kus tartlasi kutsu üles teatama2012 kampaania kus tartlasi kutsu üles teatamaoma naabermajadest või kodu- ja tööteele jäävatestmajadest, mille ees olev kõnnitee on talveperioodilpidevalt eeskujulikult korras, kus lumi on korra-likult koristatud ja libedus tõrjutud. 100 parimalemajaomanikule kinkis linnavalitsus lumelabida jatänukaardi ning nende majade aadressid avalda meedias, Tartu kodulehel ja Facebookis. Tublidestlinlastest sai teatada nii Tartu kodulehel, kuhu teh ülilihtne tagasisidemoodul, anda teada “vanamoe-lisel” viisil Tartu heakorratelefonile helistades võijä a kommentaar Tartu linna Facebooki. Kokkuandsid tartlased teada ligi 250 aadressist. Suuremosa teateid tuli Tartu kodulehe kaudu, võrdselt vähetuli neid heakorratelefonile ja Facebooki (sinna pandiüleskutse kahel korral). Facebookis avalda teadeteasemel hoopis kiitust kampaaniale ja arutle , kaslumelabidas tuleks kinkida hoopis neile, kes lumeko-ristusega hakkama ei saa.

PeaeesmärkKuna Tartus (ja ka Ees s üldiselt) on majaomanikelmajaesise kõnnitee korrashoidmine kohustuslik, siis onvarem lumistest kõnniteedest rääkides olnud teemaksenamas hoiatused, meeldetuletused ja trahvid, kuidselle kampaania peamine eesmärk on tublisid linlasi,kes kõnniteede korrashoidmise kohustust täidavad eri eeskujulikult, pigem tunnustada ja tänada. Samu onsoov kaasata teisi linlasi seda rasket tööd märkama jasellele rohkem mõtlema.

ÕppetunnidKuna Facebooki tuli üsna vähe teateid, siis näitas see,et sotsiaalmeediat (antud juhul Facebooki) ei võetanii ametliku kanalina kui linna kodulehte, vaid pigemkohana, kus saab väljendada oma toetust ja avaldadaarvamust. Kuna enamik tagasisidest an Tartu linnakodulehel, siis võib järeldada, et kodulehe usaldusväär-suses ei kahelda. Sama tendentsi on märgata ka teistestagasiside küsimistes – kodulehele tuleb mitu kordarohkem tagasisidet, Facebookis aga lihtsalt „laigitakse“ak ivselt erinevaid teemasid, kuid tõsist arutelu onvähem. Kodulehele jäetud tagasiside rohkus võrreldes

Facebookiga võib tähendada ka seda, et noorem põlv-kond, kes on just sotsiaalmeedias ak ivsem ja linna kodu-lehte külastab harvem, ei huvitu niivõrd linna igapäevas-test heakorraprobleemidest. Samas need inimesed, keson huvitatud linnatänavate korrashoiust ja selliseid asjutänu oma elukogemusele rohkem märkavad, ei pruugiFacebooki tagasiside kanalina piisavalt usaldada.

Soovitused• Tuleb arvestada, et sotsiaalmeediat ei võeta väga

ametliku infokanalina. See on pigem koht, kus saaboma poolehoidu näidata.

• Noorema sihtrühmani jõudmiseks peaksidüleskutsed sotsiaalmeedias erinema teistes kanalites edastavatest sõnumitest. Need sõnumid peaksidnoori paremini kõnetama.

• Noorema sihtrühma kaasamiseks võiks selliste kaasa-misjuhtumite puhuks luua ka sobiva noortepäraseapp’i.

1 2 3 4 5

14

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

Tartu linnavalitsus kavandas 2010. aastal uuendadaTartu bussiparki ja sõidugraafi kuid ning kaasas jubahanke e evalmistamise etapil protsessi linnaelanikke.

1. SAMM. Taust, ootusedKaasamise eesmärk oli koguda inimestelt tagasisidetbussigraafi kute kohta ning pakkuda võimalust inimestelendil otsustada busside kujunduse üle. Taust soosis sellejuhtumi puhul iga e-kaasamise läbiviimist. Oli kõrgen-datud avalik huvi, sest teema puudutas väga suurt osalinlastest. Oli konkreetne vajadus bussiparki uuen-dada ja seetõ u ka ametnikkonna kõrge valmisolekteemaga tegeleda. Tagatud oli polii line toetus, kunaühistranspordi kvaliteedi parandamine oli olnud 2009.aasta kohalikel valimistel üks olulisi valimislubadusi.Kuna otsustamiseks soovi pakkuda busside erinevaidvisuaalseid kujunduslahendusi, olid e-kanalid eri asja-kohased.

2. SAMM. Protsessi pla-neerimineKaasamise kavandamisel võe sihiks, et arutelu ühis-transpordi kvaliteedi üle oleks võimalikult avalik ning etkaasatud saaks võimalikult palju erinevaid sihtgruppe(polii kud, transpordiga seotud erafi rmad, linnava-litsuse ametnikud, õppejõud ja üliõpilased jt). Samalajal võe eesmärgiks ka laiema avalikkuse varajanekursisolek kogu hankeprotsessiga. Täpselt koosta prot-sessi ajakava, vali kanalid jne. Peamisteks kanalitekslinnaelanike e-kaasamisel vali Facebook ja Twi er.Valmista e e ka meediasuhtluse plaan ja eesmärgikssea teha hedat koostööd ajalehega Tartu Pos mees.

3. SAMM. E-kaasamise tegevusedKaasamist e e valmistades konsulteeri põhjalikultlinnavalitsuse spetsialis dega (liiklusteenistuse talitlus).Busside visuaalse lahenduse varian de autorid olidTartu Kõrgema Kuns kooli tudengid.

1 2 3 4 5

Näidisjuhtum. Tartu linna bussihanke ettevalmistamine

Kaasamisprojek avalöök planeeri samaaegsena niikohalikus meedias (Tartu Pos mees) kui ka linnavalitsuseveebilehel: 23. märtsil 2010 ilmusid ajalehes intervjuudlinnaametnikega, bussigraafi kud, erinevate visuaalsetelahendustega busside pildid. Sama info esita ka linnaametlikul kodulehel, kus oli võimalus kohe oma arvamustavaldada. Avaldatud materjalidele viida veel erinevatespressiteadetes ning Facebookis ja Twi eris. Avalikkuseloli võimalus e epanekuid teha 15 päeva. Kokku laekus233 e epanekut. Pidevalt kajastas protsessi käiku TartuPos mees (uued pakutavad bussigraafi kud jne).

Järgmises etapis pandi tudengite visuaalsed lahendusedhääletusele ja esita uus ülekutse osalemiseks Twit-teris ja Facebookis ning linna kodulehel. Ka Tartu Pos -mees esitas uue üleskutse, sel korral hääletada bussidevisuaalse lahenduse poolt. Hääletuseks an avalikku-sele aega 14 päeva. Kokku saadi tagasisidet 319 korral. Hääletuse lõpptulemusena said Tartu uued bussid kõikendale punase värvilahenduse, mida praegu Tartu täna-vatel näha võib.

4. SAMM. Kommunikat-sioonSõnumid erinevates kommunikatsioonikanalites märki-misväärselt ei erinenud, vaid toetasid üksteist (kana-litest on täpne ülevaade antud juba eespool). Ilmseltoleks osalus olnud veelgi suurem, kui olulise kommuni-katsioonipartnerina oleks nähtud ka näiteks Tartu info-punk (seal oleks võinud tekitada tagasiside andmise jahääletamise koha ka neile, kes e-keskkondi ei kasuta).

5. SAMM. Otsustamine, hindamine, tagasisideLisaks sellele, et tulemusena vali välja bussidevisuaalne lahendus ja arvesta laekunud tagasisidega ka uute bussigraafi kute koostamisel, tuleb e-kaasamiseseisukohalt olulisteks tulemusteks ja õppetundidekspidada järgmist:

15

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

- 8549 inimest tundis huvi ja külastas bussigraafi kutelehte (233 avaldas arvamust);

- 7046 inimest külastas visuaalse kujunduse lehte(319 inimest avaldas arvamust); need arvud annavadtunnistust üsna suurest hulgast e-osaluse huvigainimestest;

- tõestatud sai heda koostöö vajadus ja võimalikkuskohaliku ajalehega, aetakse ju ühte asja ja soovikohaliku ajalehega, aetakse ju ühte asja ja soovi-takse, et linnas oleks sujuv ja mugav ühistransport;

- rahalist lisaressurssi see e-kaasamisprojekt eivajanudki. Ka kohalik leht oli valmis kogu infot tasutavahendama. Lisatöötunde kogunes kogu kaasamis-projek jooksul umbes 15 täistööpäeva jagu;

- edasiseks õppetunniks peab linnavalitsus enda jaoksseda, et oleks võinud kohe ja personaalsemalt kõigileosalenutele tagasisidet anda ja tänada, see oleksvõinud veelgi enam osalust mo veerida;

- inimesed on rohkem valmis osalema „kergetelteemadel“ (busside välimus) kui keerukamatel teemadel (bussigraafi kud). See ei tähenda, etkaasamine peaks piirduma „kergete teemadega“,keerukamad teemad vajavad rohkem selgitustööd jak k d d d hk l dmeisterlikkust, et inimestes huvi äratada.

1 2 3 4 5

16

E-

KA

AS

AM

ISE

JU

HE

ND

, E

-K

AA

SA

MIS

E K

ÄS

IRA

AM

AT

U L

ISA

II. Juhised e-kaasamise käsiraamatu kasutamiseks

Projek „eCitzen II“ hea tava käsiraamat on loodud, j gveebikeskkonnana, kus on võimalik jagada hea tava

kogemusi ja näiteid.

Käsiraamatu avaleht asub aadressilh p://epar cipa on.eu/.

Tavakasutaja, kellel ei ole kasutajatunnust, saab tutvudalehekülje sisuga, st vaadata näidisjuhtumeid ja lisama-terjale. Tavakasutaja saab lehel liikuda sammude kaupavõi otsida juhtumeid teemade või riikide järgi.

Registreeritud kasutaja saab teha järgmisi toiminguid:

• lisada näidisjuhtumeid,li d äidi j ht id• hallata näidisjuhtumeid,• kommenteerida näidisjuhtumeid,• hallata oma kontot.

Täpsema juhendi, kuidas näidisjuhtumeid käsiraamatusselisada, leiab käsiraamatu videokanalisse lisatud videost:h p://www.youtube.com/watch?v=2rvanL4nUeU&feature=plcp