EbookOcthopus-Nole Digas a Tu Jefe

7/23/2019 EbookOcthopus-Nole Digas a Tu Jefe

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Índice

¡Logra más en menos tiempo! Aprovecha tu

nueva libertad para crecer personalmente.

Página

Introducción 3

1. Canaliza tu energía 4

2. Haz lo más importante 5

3. Controla tu tiempo 6

4. ¿Sigues tus listas? 7

5. Elimina las distracciones 8

6. Delega 9

7. Revisa tu correo sin que sea un estorbo 10

8. Utiliza las herramientas adecuadas 11

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IntroducciónEste pequeño manual contiene información relevante que nosotrosprocuramos usar diario para terminar más rápido todos nuestros

pendientes. O por lo menos terminar todo lo más importante antes de

medio día.

Nuestra experiencia nos muestra que por la tarde ya estamos cansadosy no somos tan efectivos ni productivos como quisiéramos, y por la

noche bueno ya no queremos saber de nada que tenga que ver connuestro trabajo. Esto es normal y lo mejor es aprender a usar las

primeras horas de nuestro día laboral de la mejor manera, para por lomenos terminar lo más importante y urgente primero.

Prueba las técnicas y consejos de este manual por una semana y verás

lo mucho que puedes avanzar y lograr mucho antes de que te vayas acomer…¡Sorprenderás a todos!

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1. Canaliza tu energía¿Haz notado cuál es la hora del día en la que tienes más energía?A pesar de haber personas más acostumbradas a trabajar temprano o

tarde, en las primeras horas del día es cuando estás más descansado.

Si tu rutina enfoca, en esas primeras horas, lo más importante del día,aprovechas una mente libre de preocupaciones y llena de nuevasideas.Así que si eres de lo que crees que trabajas mejor por la tarde o noche,

haz la prueba y trabaja lo más importante por la mañana por unasemana, verás que tu trabajo será mucho mejor. Y si no lo es,

escríbenos, también nos gustaría saber cómo le haces, siempreestamos dispuestos aprender nuevas técnicas.

Lo mejor es trabajar por la mañana pero sin embargo,¿qué sucede?Muchos de nosotros en las primeras horas del día nos gusta revisar

nuestro email, nuestras redes sociales o simplemente vamos por uncafé y leemos noticias antes de empezar a trabajar. Todo esto resta

productividad, hace que gastemos energía y nos llena depreocupaciones (muchas veces de otras personas) que nos

acompañan todo el día.¡NO hagas eso! Eso mejor hazlo a la mitad de tu día cuando yatrabajaste algo y estas algo cansado.

Algunos consejos para que esto no te suceda son:

Piensa en tu rutina diaria, y reserva las primeras horas de cada día

para hacer lo más importante, juntas y otras cosas mejor ponlas

en la tarde.

Si necesitas ir por un café, ve antes de que empiece tu día laboral,

no cuando ya empezó porque una vez que inicies es importante

que te enfoques.

Si es posible, revisa tu email después de las 11 am. Es común que

la bandeja de entrada amanezca llena de correos, eso distrae de

los objetivos. Fija la hora(s) en la que revisarás tu email y haz esto

parte de una rutina que busque mayor productividad.

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Establece un horario para revisar tus redes sociales. Si no lo

defines, podrás pasarte varias horas perdiendo el tiempo en

actualizaciones “divertidas”. De preferencia revisa tus redes

después de comer o por la noche, cuando ya estás más

cansado(a). Date un premio (puede ser un café o un helado) si logras

concentrarte y terminar el 90% de tus pendientes antes de medio

día.

Recuerda, conforme pasan las horas del día es natural que nuestra

energía disminuya. Utilízala sabiamente al comienzo de tu día. Dejapara el final las tareas más sencillas y de menor importancia.

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2. Haz lo más importanteSi quieres tener impacto en tu vida profesional o tu carrera, una vez quecanalices tu energía, debes enfocarte en lo que sea más importante

para ti, tu vida o negocio. Por ejemplo, si lo que haces gira alrededor de

desarrollar una herramienta, ése es tu foco. Si debes conseguirclientes, no hagas nada más en estas preciadas horas del día, más queconseguir clientes.

Este punto suena trivial pero es tal vez el que más impacto puede teneren tu vida. Es común que las prioridades de los demás nos consuman o

que las distracciones (de las que hablaremos más adelante) nosprevengan de hacer lo que originalmente queríamos lograr en el día. Si

logras decidir cuál es LA ACTIVIDAD que hará un cambio en tu día,semana y mes, estarás logrando que al culminarla todos reconozcan

que has cumplido tu objetivo.

Evalúa tus metas y cómo llegar a ellas. Día con día define cuál debe

ser tu foco y dedica al menos la mitad de tu tiempo a eso. Esimportante que al principio de cada día te preguntes y lo pongas por

escrito: ¿Que voy hacer hoy para acerarme más a mis metas? Y al final

del día pregúntate y escribe: ¿Qué hice hoy que me acercó a mismetas? Haz este ejercicio por una semana, y al final de la semanaverás lo mucho que haz logrado, y tal vez mucho más que en lassemanas anteriores. ¡Exígete a ti mismo cada día más para ser exitoso!

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3. Controla tu tiempoSi no das seguimiento a cómo transcurre el tiempo en tu día (porejemplo, usando un reloj), el día puede volar y lograrás poco.

Si quieres terminar más tareas y tener más tiempo, es indispensableque le asignes tiempo a cada una de tus actividades y constantementeveas la hora para que ejecutes según tu plan. Por ejemplo, a estecapítulo le asignamos 15 minutos para una primera versión. Si no

defines tiempo para tus actividades, puedes pasar todo un día en unade ellas o nunca terminar. Para esto, necesitas planear con anticipación

en base a tus mejores estimados.

A veces las distracciones son inevitables pero tú debes decidir ycontrolar cuánto tiempo les dedicarás. Recuerda, tú eres responsable

de utilizar tu tiempo de la mejor manera.

Cuatro consejos para controlar mejor tu tiempo y ser más efectivo:

Ten una agenda con horas por día. Observa cuánto tiempo te toma

hacer las cosas y piensa qué puedes hacer para disminuir ese

tiempo mientras mejor seas en ese tipo de tareas.

Utiliza la técnica Pomodoro, que dice que lo ideal es trabajar por

lapsos de 50 minutos y descansar 10. En los lapsos productivos

debes concentrarte y al terminar, alejarte de tu área de trabajo.

Camina, toma aire… Al principio de tu día utiliza esta técnica que

es muy efectiva porque al avanzar la jornada puede que ya no

funcione la energía que demanda.

Como hablamos antes, dedica al menos 50% de tu tiempo en

aquellas actividades que te produzcan más resultados.

Toma 5 minutos antes de empezar cada actividad o llamada para

pensar qué es lo que quieres lograr al terminar tu tiempo asignado.

Es decir, ¿cómo se verá el final de esta tarea al ser exitosa?

En el capítulo sobre herramientas mencionamos algunas que te pueden

ayudar a controlar más tu tiempo.

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4. ¿Sigues tus listas?Las listas nos sirven para recordarnos todas las cosas que tenemosque hacer en el día, enfocarnos y ponernos metas agresivas pero

factibles de alcanzar.

Revisa tus prioridades de manera mensual, semanal y diaria. En unanálisis mensual debes evaluar cómo avanzas a tus metas de medianoplazo. Si al final de seis meses quieres concluir un proyecto ambicioso,

¿cómo te has acercado a esa visión y qué debes cambiar? ¿Qué debeshacer, a quién debes contactar, necesitas contratar a alguien que te

ayude, qué debes preparar en el mes para avanzar?

Al revisar tu semana, evalúa qué reuniones tendrás, qué trabajo debeconcluirse cada día y asegúrate que tu calendario refleja esos

compromisos. Siempre dedica tiempo a pensar qué ha salido bien yqué debes ajustar. En estos momentos puedes darte cuenta de riesgospor mitigar o si debes cambiar la dirección de lo que haces.

Haz una lista de tareas todos los días, al final de la jornada. Considera

el tiempo que le vas a dedicar a cada una y que en verdad tengas

horas libres el día siguiente para asignar a esas tareas. Esta lista sevuelve una guía con metas claras por lograr.

Al hacer tu lista también piensa y selecciona las actividades que no

harás tú, para que sepas quién debería hacerlas.

No esperes a que sea domingo para empezar a planear tu semana.¡Empieza hoy mismo!

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5. Elimina las distracciones¿Hoy quieres terminar todos tus objetivos y metas? Seguro que sí,¿quién no? Sin embargo, esto no siempre es posible porque existen

distracciones que nos alejan de ellos y muchas veces no podemos

eliminarlos todos.

Haz lo siguiente para que el ruido cotidiano no sea un tema para ti y lodisminuyas lo más que puedas:

1. Teléfono. Establece horas en las que sí puedes recibir llamadas, a

menos que sea algo muy urgente. El resto del tiempo, debesenfocarte o desviar esas llamadas a correo de voz o con alguien que

trabaje contigo y pueda tomarlas.2. Celular. Silencia tus notificaciones y programas. Si tienes juegos

que te distraen, elimínalos de tu celular.3. Correo. Establece a qué hora(s) del día revisarás tu correo

electrónico.4. Internet. Si no necesitas internet para tu trabajo, bloquéalo para que

no sea una tentación para ti. Si lo necesitas para trabajar, sólo

piensa a qué páginas no es necesario que entres y bloquéalas.

5. Comida. Lleva contigo algunos snacks nutritivos a tu lugar detrabajo para que si te da hambre no tengas que ir a buscar algo decomer. Nueces, almendras o alguna fruta son excelentes opcionesporque te dan más energía y activan tu cerebro.

6. Personas. Si el problema es que la gente te busca y no tienes unaoficina cerrada, puedes usar audífonos para indicar que nadie puede

interrumpirte o puedes optar por ir a trabajar a otro lugar.

No uses como excusa estas distracciones, mejor busca cómo evitarlas.Siempre busca soluciones.

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6. ¡Delega!Todos sabemos que debemos delegar las tareas que no son vitales quehagamos nosotros, pero la realidad es que esto se nos dificulta. La peor

excusa que oímos (y tristemente muy seguido) es “porque no tengo

tiempo de explicar lo que hago”. Si continuamos pensando así nuncaseremos mejores porque todo lo acabaremos haciendo nosotrosmismos.

Piensa en tus actividades de un día normal y clasifícalas así…

Actividades en las que eres malo. No realices aquellas tareas en

las que no tienes la habilidad. Por ejemplo, si no tienes buenosresultados llevando tu contabilidad y registrando tus gastos, delega

estas actividades.Actividades que no te gustan. Todas aquellas tareas que no te

gusta hacer sólo logran presionarte al pensar que las tienes quehacer. Esto no te va ayudar a acabarlas más rápido ni a ser másproductivo, así que todas las que puedas asígnalas a alguien más.

Por ejemplo, si tienes que pedir cotizaciones y no te gusta, buscaquién te puede ayudar.

Actividades que te quitan tiempo. Hay actividades que tenemos

que hacer y que simplemente quitan tiempo. Piensa cómo puedesautomatizarlas o quitarlas de tu lista de pendientes. Por ejemplo, sinecesitas hacer reportes semanales, haz una muestra de cómo losquieres, pide ayuda y tú sólo revisa el resultado.

Cuando termines de clasificar, sólo realiza las actividades en las que

eres bueno, te gusten o que debas hacer tú por cuestiones estratégicaso de seguridad.

Si quieres crecer personal y profesionalmente cambia tu manera de

pensar hoy mismo y reparte varias de tus actividades.

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7. Revisa tu correo sin que sea un estorboEl correo electrónico y otras comunicaciones modernas merecen unamención aparte. Estos medios nos han permitido conectarnos con el

mundo, evolucionar cómo trabajamos y acelerar nuestra vida. Sin

embargo, generan importantes distracciones y pueden consumir tuproductividad.

Ya hablamos anteriormente de que debes asignar horas específicas

para revisar tu correo electrónico y redes sociales. Al hacer esto, evitasque consuman tu tiempo y energía en momentos en los que debes

realizar tareas de mayor prioridad. Si colaboras con personas queconsideran el email como un canal urgente, habla con ellos sobre tu

manera de trabajar. Hay otros canales más efectivos para actividadesurgentes.

Al revisar una sola vez al día (o un par) tu email, debes asegurarte queseas efectivo al hacerlo. Utiliza la técnica Inbox cero para que cada

correo sea contestado, eliminado, delegado o postergado (hayherramientas que te permiten hacer esto). No hagas de tu bandeja de

entrada una lista de pendientes.

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8. Utiliza las herramientas adecuadasHay muchas herramientas que te pueden ayudar a ser más productivoy acabar más rápido de lo que te imaginas. Nosotros te recomendamos

las siguientes…

Para tiempo:Toggle. Te ayuda a medir tu tiempo y saber cuánto le dedicaste a cada

tarea.Rescue time. Te indica cuántas horas pasas en redes sociales, tu

correo, etc. Puedes personalizar tus preferencias y ver qué tanproductivo fuiste por semana. También puedes crear alertas, por

ejemplo si te pasas más de 30 minutos en Facebook te llama la

atención.

Para listas:Todoist. Te ayuda a llevar tus listas y compartirlas. También hay otrasopciones de listas como any.do y wunderlist.

Para textos:Voice assistant. Con esta increíble aplicación tú hablas y todo lo

transcribe. Así por ejemplo, si vas manejando o estás haciendo otraactividad tus ideas quedan escritas al instante, tu sólo editas después(o no). Hay otras aplicaciones que hacen lo mismo como son Evernotey Dragon Dictation.

Para distracciones de internet:Keep me out. Te notifica si te pasas más del tiempo seleccionado en

algunos sitios web.

Stay Focusd. Limita el tiempo que estas en las páginas web. Es paranavegadores Chrome. Similares pero para Firefox esta LeechBlock, y

para windows Cold Turkey.

Para ser más productivo:Tomato Timer. Te ayuda a seguir la técnica Pomodoro (toma el tiempo

por 25 ó 50 minutos y te da 5 ó 10 minutos de descanso, indicándotecuando termina el tiempo).

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En Octhopus constantemente buscamos métodos que nos ayuden a

ser más efectivos, lograr más y tener más tiempo para hacer lo que nosgusta.

Si tienes alguna duda o requieres de mayor información, acércate anosotros en:

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