EBYS Eitim Dkman (Word)

Elektronik Belge Ynetim Sistemi Eitim Dokman

Belgenet

ELEKTRONK BELGE YNETM SSTEM

(Sistem Yneticisi Yardm Dokman)

Srm: 3.0

Aralk 2012

NDEKLER

1PROGRAMA GR5

1.1ANA EKRAN6

2SOL MEN8

2.1BRMLERM8

2.2KSEL ARV9

2.2.1Kiisel Arivde Yeni Klasr Oluturmak9

2.2.2Kiisel Arivde Alan Klasre sim Vermek9

2.2.3Kiisel Arivdeki Klasre Evrak Koymak10

2.2.4Kiisel Arivdeki Klasrden Evrak Kaldrmak10

2.2.5Kiisel Arivdeki Klasr silmek10

2.3LEM BEKLEYEN EVRAKLAR11

2.4LEM YAPTIKLARIM11

2.5BRM EVRAKLARI13

2.6KAPATMA LEMLER14

2.6.1Cevapl Kapattklarm: Kullanc tarafndan cevab yazlarak kapatlan evraklar listelenir.14

2.6.2mza Bekleyen: Kullancya kapatma imzasna gelmi olan evraklar listenir.14

2.6.3mzaladklarm: Kullanc tarafndan kapatma imzas atlm olan evraklar listelenir.14

2.6.4Kapattklarm: Kullanc tarafndan klasre kaldrlm olan evraklar listelenir.14

2.6.5Onaya Sunduklarm: Kullanc tarafndan klasre kaldrlmak zere onaya sunulan evraklar listelenir.14

2.6.6Paraf Bekleyen: Kullancya kapatma parafna gelmi olan evraklar listelenir.14

2.6.7Parafladklarm: Kullanc tarafndan kapatma paraf atlm olan evraklar listelenir.14

2.6.8Sreli Kapattklarm: Sreli olarak klasre kaldrlm olan evraklar listelenir. Kapatma sresi dolunca evrak bu listeden decektir.14

2.7BLDRMLER15

2.7.1ONAYLAR15

2.7.2MESAJLAR15

2.7.3TEBLLER16

3ORTA ALAN (EVRAK LSTELER) KULLANIMI17

3.1Filtreler ve lemler17

3.2Liste zerinde Yaplan lemler21

4EVRAK NZLEME23

4.1n zlemede Kullanlan Fonksiyonlar23

4.2Alt Men lemleri28

5ST MEN29

5.1EVRAK LEMLER30

5.1.1GELEN EVRAK LEMLER30

5.1.1.1Gelen Evrak Kayt 30

5.1.1.2Gelen Evrak Tarama/Havale35

5.1.1.3Gelen Evrakn Fiziksel Olarak Birimlere Gnderilmesi37

5.1.1.4Gelen Evrak - Birim Evrak lemleri38

5.1.1.5Evrakn Son Sorumlusuna Kadar Havale lemleri39

5.1.1.6Gelen Evrak Klasre Kaldrma (Hfsetme-Dosyasna Havale) 41

5.1.2EVRAK OLUTUR50

5.1.2.1Evrak Hazrlama50

5.1.2.2Evrak Paraflama/mzalama57

5.1.2.3Evrak Postalama59

5.1.3Giden Evrak Defter Kayt60

5.1.4OLUR YAZISI KAYDET 64

5.1.5BRM ERK ABLONLARI64

5.1.6EVRAK ARAMA66

5.2TEKLAT / K TANIMLARI69

5.2.1BRM YNETM69

5.2.2NUMARATR YNETM73

5.2.3TZEL K YNETM74

5.2.4GEREK K YNETM76

5.2.5KURUM YNETM78

5.3KLASR LEMLER80

5.3.1KLASR YNETM80

5.3.2KONU KODU YNETM82

5.3.3KLASR EVRAK LEMLER84

5.3.4SAKLAMA PLANI YNETM87

5.3.5ERM YNETM88

5.4KULLANICI LEMLER93

5.4.1KULLANICI YNETM93

5.4.2KULLANICI LSTES YNETM97

5.4.3ROL YNETM99

5.5YNETM SAYFALARI103

5.5.1DAITIM PLANI YNETM104

5.5.2PARAMETRE YNETM106

5.5.3MEN YNETM109

5.5.4DUYURU YNETM112

5.5.5VEKLET VER114

5.5.6KULLANICI EVRAK DEVRET118

5.6KSEL LEMLERM119

5.6.1SIK KULLANILANLAR119

5.6.2KULLANICI VARSAYILAN YNETM123

5.6.3FRE DETRME124

5.6.4KULLANICI ERK ABLONLARI125

5.7RAPORLAR126

5.7.1BRMLERDEK KLER RAPORU127

5.7.2SSTEM LOGLARI127

5.7.3KLASR AMA KAPAMA RAPORU128

5.7.4KAYDEDLEN GELEN EVRAK129

5.7.5KULLANICI STATSTKLER129

5.7.6EVRAK STATSTKLER130

5.7.7KULLANICI VE EVRAK STATSTKLER130

5.7.8PERSONEL STATST131

5.7.9GENEL EVRAK RAPORU131

5.7.10GELEN EVRAK ZMMET RAPORU132

5.7.11POSTALANAN EVRAK RAPORLARI133

PROGRAMA GR

Elektronik Belge Ynetimi ve Arivleme Sistemine ilk girildiinde balant ekran gelmektedir.

Bu balant ekrannda Kullanc Ad ve ifre alanlar doldurulduktan sonra butonuna baslarak sisteme giri salanr ve ana men ekranna geilir.

Kullanc Ad

Programa hangi kullanc ad ile girileceinin sorguland alandr. Kullanc ad tanmlamas Sistem Yneticisi tarafndan yaplarak aktif hale getirilmekle birlikte, her bir kullanc iin farkl bir tanmlama yaplmaktadr. Bylece kullanclar baznda farkllaabilen kayt, iptal, iade, dzeltme, izleme, onay, paraf ve imza yetkileri verilebilmektedir.

ifre

Giri yapan kullancya ait ifrenin sorguland alandr. Her kullancya ait ayr bir ifre bulunmaktadr. Kullancya ait bu ifre, kullanc tanmlanrken tanmlama ilemini yapam kii tarafndan verilmektedir. Programa giri ileminin gerekleebilmesi iin kullanc ad ve ifre bilgileri doru girilmelidir.

ANA EKRAN

Kullanclarn sisteme ifreleriyle giriinin ardndan aada rnei sunulan ana men ekran almaktadr.

Ana men ekran alt temel unsurdan olumaktadr. Bunlar;

1. st Men: Evrak oluturma, klasr ilemleri, raporlara eriim ve dier ynetim faaliyetleri st mende yer alan modllerden gerekletirilir. Bu mende kullancnn rlne gre modller gelir.

2. Sol men: Ana ekrann sol tarafnda yer alan sol men; Kullancnn rol dorultusunda yaplacak ilemlere gre evraklarn listelendii mendr.

3. Orta alan: Sol mene tklanan listeye ait evraklarn ve dier bilgilerin listelendii alandr.

4. Evrak n izleme: Orta alanda eilen evrakn n izlemesinin yapld blmdr.

5. Aksiyon Butonlar: n izlemede gelen evrak zerinde yaplacak ilemlere ait butonlardr. rnein, paraf bekleyen listesinde bekleyen evrakn zerine tklanarak nizlemesi aldnda; n izlemenin zerinde gelecek olan aksiyon butonlar; parafla, iade et ve sil olacaktr.

6. Sekmeler: Ana ekrann altnda yer alan sekmeler; kullancnn birden fazla ekranda ayn anda alabilmesini salamaktadr.

Yukarda belirtilen bu alt temel unsurun yansra; Ana ekrann sa stnde;

Sisteme giri yapan kullancnn Ad ve Soyad bilgileri

Yeni Oturum Ama: Kullancnn ak olan oturumu kapatarak sisteme giri ekranna dnmesi salar.

Yardm dokman: Sistem kullanmna ait yardm dokmannn yer ald ekrandr.

Hakknda: Kullanlan sistemin versiyonu hakknda bilginin yer ald ekrandr.

Kurulum lemleri: Sistem ile ilgili kullancnn bilgisayarnda olmas gereken srclerin ( e-imza, pdf, java, vb.) yer ald kerandr.

Sistemden k butonu: Kullancnn ak olan oturumundan k yapmas iin kullanlr.

Ana Ekran

st Men

Sol Men

ORTA ALAN

Evrak nzleme

sekmeler

aKSYonlar

SOL MEN

Ana mennn sol tarafnda yer alan Men alannda, belge ilemleri ile ilgili aadaki

balklar yer almaktadr.

1. Birimlerim

2. Kiisel Ariv

3. lem Bekleyen Evraklar

4. lem Yaptklarm

5. Birim Evraklar

6. Kapatma lemleri

7. Bildirimler

8. Fiziksel Ariv lemleri

Bu mende herhangi bir balk seildiinde, o baln alt detaylar alr. Seili olan baln

zerine tklandnda alt balklar tekrar gizlenir.

Sol Mende yer alan balklarn altnda okunmam bir evrak yer alyorsa ilgili balk KIRMIZI

renkte gsterilmektedir.

BRMLERM

Kullancnn birden fazla birimde grevli olduu veya zerinde vekalet bulunduu koullarda, birim ve vekalet bilgilerinin gsterildii listedir. Bu listede yer alan birim ve vekaletler ile ilgili ilem yaplmak istendiinde, birim veya vekalet bilgisine tklanmas gerekmektedir.

Aada rnei verilen ekran grntsne gre; birimlerim listesinde gelen bilgilerden ilk bilgi kullancnn kendi birimi, ikinci bilgi kullancya verilen vekalete ait bilgi ve son olarak da kullancnn grevli olduu dier birim bilgisi gelmektedir. Kullanc bu 3 bilgiden hangisine tklarsa ekran gncellenerek tklanan o birime veya vekalete ait evraklar ve yetkilere gre tekrar dolacaktr.

KSEL ARV

Kiisel Ariv fonksiyonu kullancya zg bir liste olup kullancnn oluturu olduu listeyi baka bir kullanc grntleyemeyecektir.

Kullanc, sol mende yer alan evrak listeleririnin ierisindeki evraklar kendi kiisel arivinde saklamak isterse, listede yer alan evrak Kiisel Arivine koyar. Kiisel Arive eklenen evraklar tamamen kopya niteliinde olup bu evraklar zerinde herhangi bir ilem yaplamaz, sadece evrakn kendisi ve evrakla ilgili dier bilgiler grntlenebilir.

Kiisel Arivde Yeni Klasr Oluturmak

Kiisel Ariv Klasr bal zerine gelinerek fare ile sa yapldnda kan seeneklerden butonuna baslarak yeni klasr alr.

Not: Alan yeni kiisel arive klasrnn altna bir tane daha klasr tanmlanmak istenirse yukardaki ilem tekrarlanmaldr.

Kiisel Arivde Alan Klasre sim Vermek

Oluturulan yeni Kiisel Ariv Klasrne isim vermek iin; fare ile zerine gelinerek sa klik yapldnda kan seeneklerden butonuna baslmak suretiyle alan ekrandan klasre yeni bir ad verilerek KAYDET butonuna baslr ve klasre yeni isim verilmi olunur.

Kiisel Arivdeki Klasre Evrak Koymak

Orta alanda listelenen evraklarn zerinde bulunan butonuna fare ile tklanp basl tutularak (srkle - brak), ilgili kiisel ariv klasr zerine gelinerek fare braklr ve evrak tama ilemi gereklemi olur.

Kiisel Arivdeki Klasrden Evrak Kaldrmak

Kullanclar tarafndan Kiisel Arive konulan evraklar, sa tarafta bulunan butonuna baslarak silinir.

Kiisel Arivdeki Klasr silmek

Silinmek istenen Kiisel Ariv Klasrnn zerine fare ile gelip sa klik yapldnda kan seeneklerden butonuna fare ile bir kez tklanarak silme ilemi gerekletirilir.

Not: Silinmek istenen Kiisel Ariv Klasrnn ierisinde evrak var ise silme ilemi gereklemeyecektir. ncelikli olarak silinmek istenen klasrn ierisindeki evraklar temizlenmeli ( Silme ya da baka klasre tama ) ardndan klasr silme ilemi gerekletirilmelidir.

LEM BEKLEYEN EVRAKLAR

lem Bekleyen Evraklar mensnde aada yer alan kategorilere giren evraklar bulunur:

1. Gelen Evraklar: Kullancya havele edilerek gnderilen evraklar listelenir.

2. mza Bekleyen: Kullancya imzalamas iin gnderilen evraklar listelenir.

3. Kontrol Bekleyen: Kullancya kontrol etmesi iin gnderilen evraklar listelenir.

4. Koordine Bekleyen: Kullancya koordinasyon paraf iin gnderilen evraklar listelenir.

5. Paraf Bekleyen: Kullancya paraflamas iin gnderilen evraklar listelenir.

6. Takibimdeki evraklar: Kullancnn takibine ekledii evraklar listelenir.

7. Taslak evraklar: Kullancnn hazrlam olduu ancak onaya kmam evraklar listesi

Orta alanda seili olan evraklar ile ilgili yaplabilecek ilemler ve n izleme ilemleri, ilgili blmde anlatlacaktr.

LEM YAPTIKLARIM

lem Bekleyen Evraklar listesinde yer alan evraklar zerinde gerekletirilen ilemler sonrasnda evraklar lem Bekleyen Evraklar listesinden decei iin evraklarn takibi ve grntleme ilemleri lem Yaptklarm listesinden salanacaktr. lem Yaptklarm mens aadaki unsurlardan olumaktadr.

1. Cevapladklarm: Kullanc tarafndan cevap yazlan evraklar listelenir.

2. Geri Gnderdiklerim: Kullanc tarafndan iade edilmi evraklar listelenir.

3. Havale Ettiklerim: Kullanc tarafndan havale edilmi evraklar listelenir. Havale edilmi evrakn geri alnma ilemi de bu listeden yaplmaktadr.

4. mzaladklarm: Kullanc tarafndan imzalanm evraklar listelenir. mzalanm evrakn bir sonraki kiiden geri alnma ilemi de bu listeden yaplmaktadr.

5. Klasre Kaldrdklarm: Kullanc tarafndan klasre kaldrlm (hfsedilen) evraklar listelenir.

6. Kontrol Parafladklarm: Kullanc tarafndan kontrol edilmi evraklar listelenir. Kontrol edilmi evrakn bir sonraki kiiden geri alnma ilemi de bu listeden yaplmaktadr.

7. Koordine Ettiklerim: Kullanc tarafndan koordine paraf atlm evraklar listelenir. Koordine paraf atlm evrakn bir sonraki kiiden geri alnma ilemi de bu listeden yaplmaktadr.

8. Parafladklarm: Kullanc tarafndan paraflanm evraklar listelenir. Paraflanm evrakn bir sonraki kiiden geri alnma ilemi de bu listeden yaplmaktadr.

Not1:lem Yaptklarm mensnn altnda listelenen evraklar sadece rapor amal listelenmekte olup bu evraklar zerinde herhangi bir ilem yaplamayacaktr.

Not2: Bu listede gerekletirilecek tek ilem evrakn gnderildii yerden (havale / paraf / imza/ koordine / kontrol) geri ekme ilemi gerekletirilebilecektir. Geri ekme ilemi iin; geri ekilecek evrakn bulunduu liste aldktan sonra; orta alandan evrak tklanarak n izleme ekran alacaktr. Akabinde, n izleme ekrannn zerinde bulunan butonuna baslarak geri alma ilemi gerekletirilebilecektir.

** Geri alma ilemini gerekletirebilmek iin evrakn gnderildii kii tarafndan okunmam olmas gerekmektedir. Okunduu taktirde butonu gelmeyecektir.

BRM EVRAKLARI

Birime ait olan evraklar ile ilgili ilemlerin gerekletirilecei listedir. Birim Evraklar mens aadaki unsurlardan olumaktadr.

1. Havale Onay Verdiklerim: Kullanc tarafndan havale onay verilmi olan evraklar listelenir.

2. Havale Onayna Gelenler: Kullanclar tarafndan havale onayna gnderilen evraklar listelenmekle birlikte, havale onay verme veya reddetme ilemleri de yine bu listeden gerekletirilmektedir.

3. Havale Onayna Sunduklarm: Kullanc tarafndan havale onayna sunulmu olan evraklar listelenir.

4. Kaydedilen Gelen Evraklar: Genel Evrak tarafndan kaydedilerek henz ilgili birime havale edilmemi kurum dndan gelen evraklar listelenir. Bu liste bir havuz niteliinde olup, burada listelenen evraklar kurum d gelen evrak kaydetme yetkisi olan btn kullanclar tarafndan grntlenebilecektir.

Ek olarak, burada listelenen evraklar henz havale edilmedii iin havale edilene kadar bu listeden gncellenebilecektir.

5. Postalanacak Evraklar: Son imzacs tarafndan elektronik imza atlarak ilemi tamamlanm ve kurum dna gidecek olan evraklar listelenir. Bu liste bir havuz olup Evrak Postalama yetkisi verilmi olan btn kullanclar tarafndan grntlenebilecektir.

6. Postaladklarm: Evrak Postalama yetkisi olan kullanc tarafndan postalanm olan evraklar listelenir.

7. Teslim Alnmay Bekleyenler: Birime Havale Edilen evraklar listelenir. Bu liste bir havuz olup burada yer alan evraklar birim evraklar tarafndan ilem grr.

8. Teslim Aldklarm: Birime havale edilen ve teslim alnmay bekleyenler listesinde yer alan evraklardan kabul edilip kullanc tarafndan teslim alnan evraklar listelenir.

Birim Evraklar listesinde yer alan evraklar zerinde gerekletirilebilecek ilemler ileriki sayfalarda anlatlacaktr.

KAPATMA LEMLER

Evrakn klasre kaldrma ilemleri ile detaylarn takip edilebilecei listedir.

Cevapl Kapattklarm: Kullanc tarafndan cevab yazlarak kapatlan evraklar listelenir. mza Bekleyen: Kullancya kapatma imzasna gelmi olan evraklar listenir. mzaladklarm: Kullanc tarafndan kapatma imzas atlm olan evraklar listelenir. Kapattklarm: Kullanc tarafndan klasre kaldrlm olan evraklar listelenir. Onaya Sunduklarm: Kullanc tarafndan klasre kaldrlmak zere onaya sunulan evraklar listelenir. Paraf Bekleyen: Kullancya kapatma parafna gelmi olan evraklar listelenir. Parafladklarm: Kullanc tarafndan kapatma paraf atlm olan evraklar listelenir. Sreli Kapattklarm: Sreli olarak klasre kaldrlm olan evraklar listelenir. Kapatma sresi dolunca evrak bu listeden decektir.

BLDRMLER

Kullancya gelen mesajlarn, teblilerin ve onaylarn listelendii ekrandr.

ONAYLAR

Sistem ierisinden verilen vekalet; vekaleti veren kullancnn st amirine onaya gnderilebilmektedir. te byle bir durumda; onaya gnderilmi olan bir vekalet, sol mende bildirimlerin altnda yer alan ONAYLAR listesinde listelenecektir.

Onaylar listesinde yer alan onay fare ile bir kere tklandktan sonra onaylanacak vekalete ait bilgi n izleme ekrannda gelecek, onay verecek olan st amir bu ekrandaki butonlar vastasyla gelen vekaleti onaylayp reddedebilecektir.

Onaya gelen vekaletler st amirin onaylama ileminden sonra aktif duruma gelmektedir.

MESAJLAR

Sistem ierisinde gerekletirilen faaliyetler dhilinde, yaplan fonksiyonlara karlk gelen ve sistem tarafndan retilen bilgilendirme mesajlardr. Sistem tarafndan otomatik olarak retilerek kullanclara gnderilen mesaj konular;

1. Veklet bildirimleri,

2. Onay aknda evrakn iade edilmesi,

3. Onay Aknda evrakn silinmesi,

4. Evrakn onay ak dahilinde son imzay alarak datlmas,

5. Evrakn postalanmas,

6. Kullanclara yaplan evrak teblilerinin btn kullanclar tarafndan gerekletirilmesi,

Yeni gelmi bir mesajn zerine fare ile tklandnda, n izleme alannda gelen mesajn ierii grntlenebilecektir.

Kullanc tarafndan okunan mesajlarn silinebilmesi iin, Gelen Mesajlar listesinde yer alan kaytlarn banda bulunan Mesaj Sil butonuna baslmas gerekmektedir. (Mesaj Sil butonu mesaj okunduktan sonra aktif olmaktadr.)

TEBLLER

Kullanclara tebli edilmek zere gnderilmi olan evraklarn listelendii mendr. Tebli iin gnderilmi olan bir evrak var ise, bu menye tklandktan sonra ana ekran orta alanda tebliler listelenecektir. Listelenen ebli zerine fare ile bir kere tklandnda tebliin ierii n izleme ekrannda gelecek ve butonuna baslarak evrakn tebell edilmesi salanacaktr.

ORTA ALAN (EVRAK LSTELER) KULLANIMI

Orta alan, sisteme giri yapldnda ekrann orta ksmnda konulandrlm olan ana ekrann ikinci temel unsurudur. Sol mende yer alan menlere ( imza bekleyen, paraf bekleyen vb. gibi ) fare ile tklandnda sol mende seilen seeneklerle ilgili evraklar orta alanda listelenecektir.

Filtreler ve lemler

Orta alann st tarafnda yer alan Filtre ve lemler alan, orta alanda listelenen evrak tiplerine gre deikenlik gstermektedir. rnein, orta alanda kullancya gerei/bilgi iin gnderilmi evraklarn listelendii GELEN EVRAKLAR listesinin filtre ve ilemleri alannda TOPLU HAVALE ve RAPOR AL butonlar gelmektedir. Ancak, sol mende yer alan paraf bekleyen listesine tklanarak orta alanda paraf bekleyen evraklar listelendiinde filtre ve ilemler alannda TOPLU E-PARAFLA ve RAPOR AL butonlarnn geldii grlecektir.

Sonu olarak, orta alanda listelenen evraklarn trne gre filtre ve ilemler alan deiiklik gsterebilmektedir.

Filtre: Kullanc setii listedeki evraklar gruplarna gre listelemek isterse bu kutuda bulunan seeneklerden birini seerek ilemi gerekletirir.

Bu alanda verilen filtre seenekleri;

Tm,

Miatl belgeler,

Miatsz belgeler,

ade Edilenler,

Kurum D,

Kurum i.

Tarih: Listelerde yer alan evraklar, evrak tarihine gre filtrelemek iin kullanlan fonksiyondur. Tarih filtresinin kullanlmas iin tarih alanna fare ile bir kez tklanmas ve alan takvim zerinden filtrelenmek istenen tarih seiminin yaplmas ile birlikte seilen tarihe ait belgeler otomatik olarak listelenir.

Tarih seimi yapldktan sonra, seilen tarih butonu baslmak suretiyle tarih silme ilemi gerekleir.

Tarih Aral: Baz menlerde tarih yerine balang ve biti tarihi girilebilmektedir. Bu durumda, sadece bir gne ait deil belirli bir tarih aralndaki evraklar listelenebilmektedir.

Ara: Orta alanda listelenen evraklarn konusu, says, evrakn geldii yer / gnderildii yer bilgilerine gre arama yaplmak istenirse, bu kutuya arama yaplmak istenen bilginin yazlmas yeterlidir. Yazlan arama bilgisine orta alandaki evraklarn zerinde sar renkte gsterilmektedir.

Toplu Seim: Orta alanda listelenen evraklarda toplu seim yapmak iin kullanlmacak olan filtredir. Toplu seim filtresinin altnda;

hepsi,

hibiri,

okunmular,

okunmamlar tercihleri seilerek ilgili durumdaki evraklarn topluca seilmesi salanr.

Rapor Al: butonu ile listelenen evraklarn excel formatnda raporu alnr.

Toplu Havale: Gelen Evraklar, Teslim Aldklarm, Kaydedilen Gelen Evraklar listelerinde havale edilmek zere bekleyen evraklarn toplu olarak havale edilmesi iin kullanlan fonksiyondur. Toplu havale ilemi gerekletirmek iin, sol mende ilgili liste seildikten sonra, listelenen evraklarn sol tarafnda yer alan kutucuu seilerek filtreler ve ilemler alannda yer alan toplu havalebutonuna fare ile bir kez tklanr. Alan havale ekrannda, evraklarn sevk edilecei birim/kii/kullanc listesi seildikten sonra (gerei/bilgi iin) butonuna tklanarak belgeler toplu olarak havale edilir.

Toplu E-mza: mza bekleyen listesinde yer alan evraklarn toplu imzalanmas iin kullanlacak olan butondur. mza bekleyen listesinde yer alan evraklarn sol tarafnda yer alan kutucuk seilerek filtreler ve ilemler alannda yer alan toplu e-imzala butonuna fare ile bir kez tklanr. Alan imzalama ekrannda imzalama ilemi ile ilgili gerekli bilgiler girildikten sonra butonuna baslmasyla birlikte toplu imzalama ilemi gerekleir.

Toplu E-Parafla: Paraf bekleyen listesinde yer alan evraklarn toplu paraflanmas iin kullanlacak olan butondur. Paraf bekleyen listesinde yer alan evraklarn sol tarafnda yer alan kutucuk seilerek filtreler ve ilemler alannda yer alan toplu e-parafla butonuna fare ile bir kez tklanr. Alan paraflama ekrannda paraflama ilemi ile ilgili gerekli bilgiler girildikten sonra butonuna baslmasyla birlikte toplu paraflama ilemi gerekleir.

Toplu Koordine: Koordine bekleyen listesinde yer alan evraklarn toplu koordine paraf ileminin gerekletirilmesi iin kullanlacak olan butondur. Koordine bekleyen listesinde yer alan evraklarn sol tarafnda yer alan kutucuk seilerek filtreler ve ilemler alannda yer alan koordine parafla butonuna fare ile bir kez tklanr. Alan paraflama ekrannda paraflama ilemi ile ilgili gerekli bilgiler girildikten sonra butonuna baslmasyla birlikte toplu paraflama ilemi gerekleir.

Toplu Kontrol: Kontrol bekleyen listesinde yer alan evraklarn toplu kontrol ileminin gerekletirilmesi iin kullanlacak olan butondur. Kontrol bekleyen listesinde yer alan evraklarn sol tarafnda yer alan kutucuk seilerek filtreler ve ilemler alannda yer alan kontrol parafla butonuna fare ile bir kez tklanmak suretiyle toplu kontrol ilemi gerekleir.

Toplu Teslim Al: Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarn toplu olarak teslim alnabilmesi iin kullanlacak olan butondur. Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarn sol tarafnda yer alan kutucuk seilerek filtreler ve ilemler alannda yer alan Teslim Al butonuna fare ile bir kez tklanarak evraklarn toplu teslim alma ilemi gerekleir.

Toplu Teslim Al ve Havale Et: Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarn toplu olarak teslim alnarak havale edilmesi iin kullanlacak olan butondur. Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarn sol tarafnda yer alan kutucuk seilerek filtreler ve ilemler alannda yer alan Teslim Al ve Havala Et butonuna fare ile bir kez tklanr. Alan havale ekrannda, evraklarn sevk edilecei birim/kii/kullanc listesi seildikten sonra (gerei/bilgi iin) butonuna tklanarak belgelerin toplu olarak teslim alnarak havale edilir.

Toplu Onayla: Havale Onayna Gelenler listesinde yer alan evraklara toplu olarak havale onay verilmesi iin kullanlacak olan butondur. Havale Onayna Gelenler listesinde yer alan evraklarn sol tarafnda yer alan kutucuk seilerek filtreler ve ilemler alannda yer alan toplu onayla butonuna fare ile bir kez tklanmak suretiyle toplu havale onay ilemi gerekleir.

Takibimden kar: Takibimdeki Evraklar listesinde yer alan evraklarn toplu olarak kullancnn takibinden kartlmas iin kullanlacak olan butondur. Takibimdeki Evraklar listesinde yer alan evraklarn sol tarafnda yer alan kutucuk seilerek filtreler ve ilemler alannda yer alan takibimden kar butonuna fare ile bir kez tklanmak suretiyle evraklar kullancnn takibinde kartlm olur.

Toplu Sil: Sol mende yer alan BLDRMLER listesinin altnda bulunan mesajlar ve tebliler listesinde yer alan bilgilerin toplu olarak silinmesi iin kullanlacak olan butondur. Mesajlar listesinde yer alan mesajlarn ve tebliler listesinde yer alan evraklarn sol tarafnda yer alan kutucuk seilerek filtreler ve ilemler alannda yer alan sil butonuna fare ile bir kez tklanmak suretiyle listede yer alan bilgiler toplu olarak silinmi olur.

Liste zerinde Yaplan lemler

Kiisel Arive Ekle: Evrak listelerinde yer alan kiisel arive ta butonu; srkle-brak yntemi ile ilgili evrak kiisel arivdeki bir klasre eklenir.

Takibime Ekle: Bu buton tklanarak evrak takibimdeki evraklar listesine alnr.

erik gster: Evrak listelerinde yer alan bu buton ile evrakla ilgili tm bilgilerin bulunduu ekran alr.

Versiyon Gster: Oluturulan evrakn onay aknda iade edilmesi ile birlikte oluan versiyon bilgilerinin grntlenmesini salayan butondur.

E-imza bilgisi: Evrakn zerinde paraf ve imzas bulunan kullanclarn bilgisini ierisinde barndran buton olup tklandnda e-imza sertifika dorulama ilemini de gerekletirmektedir. Renkli olmas durumunda evrakn zerinde e-imza olduunun gstergesidir.

Saysal mza Bilgisi: Evrakn saysal olarak parafland/imzaland bilgisini gsterir.

Not: Evrakn havale, iade etme, paraf/koordine/imza ilemlerinde kullanclar tarafndan eklenmi olan notlarn grntlendii butondur.

Kiisel Arivden kar: Kiisel arivde yer alan evrakn kiisel arivden kartlmas iin kullanlr.

Tebell Et: Tebli iin gnderilmi evrakn tebell edilmesi iin kullanlr.

Tebli Sil: Tebli listesinde kullancya tebli iin gnderilmi olan evraklarn tebli listesinden silinmesi iin kullanlr. Evraklarn tebli listesinden silinebilmesi iin nceden tebell edilmesi gerekmektedir.

Takibimden kar: Takibimdeki Evraklar listesinde yer alan evraklarn bu listeden kartlmas iin kullanlr.

Teslim Al: Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarn teslim alnmas iin kullanlr.

Teslim Al ve Havale Et: Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarn teslim alma ve havale etme ilemini tek ilemde gerekletirmek iin kullanlr.

Sil: Mesajlar listesinde yer alan mesajlarn silinmesi iin kullanlr.

Bilgi Butonlar:

Evrak listelerinde yer alan evraklarn zerinde yer alan bilgilendirme butonlar evraklarn tiplerine gre deiiklik gstermektedir. Bu butonlar aada listelendii gibidir.

Taslak evrak

Olur Yazs

Kurum i Giden Belge

Kurum D Giden Belge

Kurum i Gelen Belge

Kurum D Gelen Belge

- D Giden Belge

ade Edilen Evrak

Not: Oluturulan evrak son imzay almasyla birlikte belge nitelii kazanacaktr. Belge nitelii kazanan evrakta evtak tipi butonu rneinde grnd gibi evrak tipinin altna yeil renkli bir iaretle kullancya sunulmaktadr.

EVRAK NZLEME

Ana ekrann sa tarafnda yer alan evrak n izleme alannda, orta alanda seimi yaplan evrakn grntlenmesi salanr.

Aada verilen ekran grntsnde grld gibi, teslim aldklarm listesinde yer alan evrakn zerine fare ile bir kere tklandnda ana ekrann sa tarafnda, seilen evrakn n izlemesinin geldii grlmektedir.

n zlemede Kullanlan Fonksiyonlar

Evrak Gster: n izleme ekrannda yer alan butonlara basldktan sonra evrak tekrar grntlenmek istenirse bu butona baslmaldr.

Havale Yap: Gelen Evraklar, Teslim Aldklarm ve Kaydedilen Gelen Evraklar listesinde yer alan evraklarn ilgili kullancya havalesi iin kullanlr. Havale yap butonuna basldnda alan havale ekrannda, evrakn gnderilecei birim/kii/kullanc listesi bilgileri seildikten sonra gerei ya da bilgi seimi yapldktan sonra butonuna baslr.

Tebli Et: Gelen Evraklar listesinde yer alan evraklarn kullanclara tebli edilmesi iin kullanlr. Tebli et butonuna basldnda alan ekranda evrakn tebli edilecei kii/kullanc listesi bilgileri seildikten sonra butonuna baslr.

ade Et: ade etme butonu iki farkl ilemde kullanlmaktadr.

1. Gerei ya da bilgi iin gnderilen evrakn bir nceki kiiye iade edilmesi iin kullanlr. ade et butonuna basldnda alan ekranda zorunlu olan iade notu girildikten sonra butonuna baslarak iade etme ilemi gerekleir.

2. Onay aknda kontrol/koordine/paraf/imza iin gelmi olan evrakn tekrar hazrlanmak zere iade edilmesi ileminde kullanlr. ade et butonuna basldnda alan ekranda iade edilmek istenen kullanc seildikten sonra zorunlu olan iade notu girilerek butonuna baslarak iade etme ilemi gerekleir.

Cevap yaz: Gelen evraklar listesinde yer alan evraka cevap yazma ilemi iin kullanlr. Cevap yaz butonuna basldnda alan ekranda evrak ile ilgili gerekli bilgiler girilip evrak yazldktan sonra onaya sunma ilemi gerekletirilir.

Evrak Kapat: (Hfsetme) Gelen Evraklar listesinde yer alan evrakn ilgili klasre kaldrlmas iin kullanlr. Evrak kapatma ekrannda; evrakn konu kodu ve kaldrlaca klasr bilgileri girildikten sonra;

Kapatma Onay alnacaksa ONAY AKII alanndan kapatma imzas verecek kii seilmesinin ardndan butonuna baslarak evrak kapatma onayna gider. Kapatma onay alan evrak seilen klasre otomatik olarak kalkacaktr.

Kapatma Onay almayacak evrak ONAY AKII seilmeden sadece konu kodu ve kaldrlmak istenen klasr bilgileri girildikten sonra butonuna baslarak klasre kaldrlr.

Sil: Henz belge nitelii kazanmam evrakalrn sistemden silinmesi iin kullanlr.

Taslak Evraklar listesinde yer alan evrak silmek iin; SL butonuna basldnda alan ekranda silme notu girildikten sonra butonuna baslarak evrakn silinmesi gerekletirilir.

Onay aknda paraf/koordine/imza iin gnderilmi olan evrakn silinmesi iin kullanlr. SL butonuna basldnda alan ekranda silme notu girildikten sonra butonuna baslarak evrakn silinmesi gerekletirilir.

Kaydet: Gelen Evrak Kayt/Evrak Olutur/ Olur Yazs Olutur/ Giden Evrak Kayt ekranlarnda oluturulan evraklarn kaydetme ileminde kullanlr.

Kaydet ve Onaya Sun: Evrak Olutur/ Olur Yazs Olutur ekranlarndan oluturulan evrakn kaydedilerek onaya sunulmas iin kullanlr.

Havale Onay: Havale Onayna Gelenler listesinde yer alan evraklara havale onay vermek iin kullanlr. Havale Onay ekranna girildiinde butonuna basldnda evraka havale onay verilir.

Teslim Al: Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarn teslim alnmas iin kullanlr.

Teslim Al ve Havale Et: Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarn teslim alma ve havale etme ilemini tek ilemde gerekletirmek iin kullanlr.

Tebell Et: Tebli iin gnderilmi olan evraklar tebell etmek iin kullanlr.

Arive Kaldr: Fiziki arive kaldrlacaklar listesinde yer alan evraklar fiziksel arive kaldrmak iin kullanlr. Alan ekranda, evrakn kaldrlaca fiziki ariv bilgisi girildikten sonra butonuna baslarak evrak fiziki arive kaldrlr.

Ariv Bilgisi: Fiziki Arivde yer alan ve Fiziki Arivdekiler listesinde listelenen evraklarn fizilki ariv bilgisinin grntlenmesi iin kullanlr.

Evrak Postala: Son imzay alarak belge nitelii kazanm ve Postalanacak Evraklar listesine dm evraklar postalamak iin kullanlr.

Geri Al: zerinde ilem yaplan ve bir sonraki kullancya gnderilmi olan evraklarn geri alnmas iin kullanlr.

Havale edilen evrak geri alma ilemi havale ettiklerim listesinden yaplmaktadr.

Paraf/koordine/imza ilemi yaplan evrakn bir sonraki kullancdan geri alnma ilemi parafladklarm/koordine ettiklerim/imzaladklarm listesinden yaplmaktadr.

Geri al butonuna basldnda alan ekranda geri alma notu girildikten sonra butonuna baslarak geri alma ilemi gerekletirilir.

Not: Evrak bir sonraki kii tarafndan okunmamsa geri alnabilecektir. Aksi halde geri al butonu gelmeyecektir.

mzala: mza iin gnderilen evrak imzalamak iin kullanlr.

Parafla: Paraf iin gnderilen evrak paraflamak iin kullanlr.

Koordine Paraf: Koordine Paraf iin gnderilen evrak koordine paraflamak iin kullanlr

Kontrol et : Kontrol iin gnderilen evrakn kontrol edilerek bir sonraki kullancya gndermek iin kullanlr.

Kapatma Parafla: Kapatma Paraf iin gnderilen evrak paraflamak iin kullanlr.

Kapatma mzala: Kapatma mzas iin gnderilen evrak imzalamak iin kullanlr.

Alt Men lemleri

n izlemede st butonlarn altnda kalan mendr.

Evrak nizleme: Evrakn st yazsnn grntlendii ekrandr.

Suret: Hazrlanan evrakn parafl nshasnn grntlendii ekrandr.

D suret: Hazrlanan evrakn darya gidecek olan imzal nshasnn grntlendii ekrandr.

E-yazma Paketi: Evrakn e-imza ilemiyle oluan paket bilgilerinin grntlendii ekrandr.

Evrak Gemii: Evrakla ilgili daha nce yaplm ilemlerin grntlendii ekrandr.

ST MEN

Yazlmn st mensnde evrak ilemleri, tanmlama ilemleri ve raporlamaya ynelik modllerin yer ald men olup bu mende yer alan unsurlar kullanclarn yetkisi dahilinde gelmektedir.

st mende yer alan modllerin ierisinde alt uygulamalar da yer almaktadr. Bunlar,

1. Evrak ilemleri

a. Evrak Olutur

b. Giden Evrak Kayt

c. Gelen Evrak Kayt

d. Olur Yazs Olutur

e. Birim erik ablonlar

f. Evrak Arama

g. Fiziksel Ariv Arama

2. Tekilat/Kii Tanmlar

a. Birim Ynetimi

b. Numaratr Ynetimi

c. Tzel Kii Ynetimi

d. Gerek Kii Ynetimi

e. Kurum Ynetimi

3. Klasr lemleri

a. Klasr Ynetimi

b. Konu Kodu Ynetimi

c. Klasr Evrak lemleri

d. Saklama Plan Ynetimi

e. Eeriim Ynetimi

4. Kullanc lemleri

a. Kullanc Ynetimi

b. Kullanc Listesi Ynetimi

c. Rol Ynetimi

5. Ynetim Sayfalar

a. Datm Plan Ynetimi

b. Duyuru Ynetimi

c. Vekalet Ver

d. Kullanc Evrak Devret

e. Parametre Ynetimi

f. Men Ynetimi

6. Kiisel ilemlerim

a. Sk Kullanlanlar

b. Kullanc Varsaylan Ynetimi

c. ifre Deitirme

d. Kullanc erik ablonlar

7. Raporlar

EVRAK LEMLER

Gelen, giden evrak ve olur yazs kayt ilemi, ablon ilemleri ve arama ilemlerinin gerekletirildii modl olup bu modln altnda gelen butonlar kullancnn yetkisi dahilinde gelmektedir.

GELEN EVRAK LEMLERGelen Evrak Kayt

Kurum D Gelen Evraklarn ksisteme kaydedilmesi iin kullanlacak olan ekrandr. Genel evrak kayt grevlileri, kurum dndan gelen evraklarla ilgili bilgileri sisteme girerek tarama ncesi ilemleri tamamlarlar.

Kayt ileminde girilecek olan bilgiler gelen evraka ait defter kayt bilgileridir.

Genel Evrak Kayt grevlisi, bir evrakla ilgili olarak zorunlu alanlarn hepsini dier alanlarn da uygun olanlarn girdikten sonra butonuna basarak kaydeder. Bunun dnda st yaz ekleme ve havale ilemlerini yapmaz. Kayt ilemi ile birlikte sistem tarafndan verilen kayt numaras evrakn zerine yazlr.

Kaydedilen evrak sol mende birim evraklar listesinin altnda yer alan Kaydedilen Gelen Evraklar listesinde listelenecektir.

Dolaysyla kaydedilmi bir gelen evrak havale edilmeden gncellenmek istenirse; kaydedilen gelen evraklar listesinden gncellenmek istenen evrak bulunarak butonuna baslr. Alan ekranda gncelleme yaplmak istenen alanlarda deiiklik yapldktan sonra tekrar butonuna baslarak yaplan deiiklikler kaydedilir.

Zorunlu alanlar : Gelen Evrak Kayt ekrannda yer alan renkli alanlar zorunlu alanlar olup bu alanlar bo geilerek kayt ilemi gerekletirilemez.

Konu : Gelen evran konusunun girilecei alandr. Konu kodu seildikten sonra, konu otomatik olarak gelmekle beraber, ilgili konu adna ekleme yaplabilir veya silinip farkl bir konu yazlabilir.

Kayt Tarihi: Kayt Tarihi evrakn kaydedildii tarih olup sistem tarafndan otomatik verilmektedir. Kullanc mdahale edemez.

Evrak Tarihi: Gelen evran tarihinin girilecei alandr. Evran kayt tarihi girilmek istendiinde, fare ile evrak tarihi alanna bir kez tklandnda, kullancnn karsna bir takvim alacak ve kullancnn evrak tarihini girmesi bu takvim ile salanacaktr.

Kii - Kurum: Gelen evrakn, geldii kii ya da kurum bilgilerinin seilecei alandr. Kii - Kurum alannn yannda yer alan butonuna baslmasnn ardndan alan listede, evran geldii yer olarak;

1. Kullanc,

2. Birim,

3.Gerek Kii,

2.Tzel Kii

3. Kurum,

seeneklerinden biri seilecektir. Bu seimin ardndan, Kii - Kurum sahasnn altndaki seim alan, kii ya da kuruma gre deiecektir.

Geldii Kurum: Kii - Kurum alannda Kurum seilmesi durumunda altta bulunan Geldii Kurum alannn sanda bulunan butonundan kurum seimi yaplmaldr. butonuna basldnda sistem ierisinde tanml olan kurumlarn listelendii ve kurum seiminin yaplabildii liste almaktadr. Kullanc, semek istedii kurumu bu aa yapsndan fare ile bir kez tklayarak setikten sonra, Geldii Kurum alanna bu kurumun ad gelir. Kullanc Geldii Kurum alannda kendisi arama yapmak istiyorsa, Geldii Kurum alanna karakter girerek, istedii kurumu seebilir.

** Kii - Kurum alannda evrakn geldii yer Gerek Kii olarak seilirse, altta bulunan Geldii Kii alanna gelinip, gerek kiinin ad yazlmaldr. Girilen kiinin ad sistemde yer almyorsa; Geldii Kii alannn sanda bulunan butonuna fare ile bir kez tklanarak, yeni kii kaydetme ilemi yaplacaktr.

Alan ekranda, gerek kii bilgileri girildikten sonra butonuna baslarak kayt ilemi tamamlanr.

** Kii - Kurum alannda evrakn geldii yer Tzel Kii olarak seilirse, altta bulunan Geldii Tzel Kii alanna tzel kiinin ad yazlmaldr. Girilen tzel kiinin ad sistemde yer almyorsa; Geldii Tzel Kii alannn sanda bulunan butonuna fare ile bir kez tklanarak, yeni tzel kii kaydetme ilemi yaplacaktr.

Alan ekranda, tzel kii bilgileri girildikten sonra butonuna baslarak kayt ilemi tamamlanr.

Evrak Say: Evrakn, geldii yer tarafndan verilen evrak numaras olup, bu numara evrak say alanna tanmlanacaktr.

Not: Zorunlu alanlar girilmeden kayt ilemi gerekletirilmek istendiinde srasyla;

Kurum Bo deer alamaz,

Ltfen Evrak Tarihi Giriniz,

Evrak says girilmedi,

Evrak konusu bo olamaz uyarlar alnacaktr.

Dier Alanlar

Konu Kodu: Gelen belgenin konu kodunun girilecei alandr. Konu kodu, butonuna fare ile bir kez tklanarak, alan listeden seilebilir ya da Konu Kodu alanna en az karakter girilerek arama yaplabilir.

Konu neri: Konu Kodundan ayr olarak, kaydedilen gelen evraka Hazine Mstearlna ait bir konu bilgisi girilecekse butonuna fare ile bir kez tklanarak, alan listeden seilebilir ya da Konu Kodu alanna en az karakter girilerek arama yaplabilir.

Evrak Tr: Resmi Yaz veya Dileke olmak zere 2 farkl evrak tr olup, gerek kiilerden gelen yazlarda Dileke seimi yaplr.

Evrak Dili: Gelen evrakn dilinin seilecei alandr. Kayt esnasnda Trke otomatik gelmektedir.

Gvenlik Kodu: Gelen Evrakn gizlilik derecesinin seimi buradan yaplr.

ok Gizli

Gizli

zel

Kiiye zel

Hizmete zel

Tasnif D

Normal

Evrak Geli Tipi: Evrakn Kuruma geli trnn seildii alandr.

vedililik: Gelen Evrakta ivedilik durumu var ise seimi burada yaplr.

Normal

Gnl

vedi

ok vedi

Miat: Gelen Evrak gnl bir evrak ise sresinin girilecei alandr.

Aklama: Gelen Evrak ile ilgili herhangi bir aklamann girilebilmesi iin kullancya sunulmu alandr.

Gelen Evrak Tarama/Havale

Tarama ve havale yetkilisi sol mende birim evraklar listesinin altnda yer alan Kaydedilen Gelen Evraklar listesini tklayarak kaydedilen evraklar listeler.

Evrak tarama ile ilgili srayla aadaki ilemleri gerekletirir.

1. Evrak Tarama

Kayd yaplm evrak, tm zmba, tel ve kat d dier unsurlardan arndrlr.

Evraklar orjinal sras bozulmadan taraycya yerletirilir.

Tarama ilemi gerekletirilir.

Taranan dosyaya evrak zerinde yazlan giri numaras verilir.

Evrak eki varsa, bunlar ayrca taranr ve taranan dosyalara evrak giri numaras- ek1 gibi adlar verilir.

2. Evrak kayd ile taranm belgeyi eletirme

lgili evrak sitemden bulunur.

st yaz ekleme ilemi gerekletirilir.

Gelen evraka st yaz eklemek iin butonuna tklanr ve alan ekrandan, ilgili belge seilir. Ardndan eklenen dosyann konusu yazlr ve butonuna tklanarak st yaz eklenir.

Dosya eklendikten sonra, ekrann sanda gstermek iin , gizlemek iin ise butonuna tklanmaldr.

Eklerin elenmesi

Evrakn taranm eki varsa; evrak ierik ekrannda evrak ekleri alannn yannda bulunan + butonuna baslarak ek ekleme sayfas alr.

Taranm olan ek butonuna baslarak alan ekrandan bulunur ve ardndan ekin konusu girildikten sonra butonuna tklanarak evrak eki eklenir.

Evrak eki taranmayacaksa; Fiziksel Ek Ekle sekmesine geilerek alacak olan ekrandaki aklama alanna eke ait bilgiler girilerek butonuna tklanarak evrak eki eklenir.

3. Evrakn ilgili birime havalesi gerekletirilir.

Gelen evrakn ilgili birime havalesi 3 farkl yntem ile gerekletirilebilir.

i. Gelen Evrak Kayt ekrannda yer alan Havale lemleri alannn yannda bulunan + butonuna baslarak evrak havale ekran alr. Alan ekranda evrakn havale edilecei yer bilgisi girildikten sonra butonuna baslarak evrakn havalesi gerekletirilir.

ii. Kaydedilen Gelen Evraklar listesinde; havale edilecek evrakn n izlemesi alr. Evrakn n izlemesinin zerinde yer alan butonuna baslarak alan havale ekrannda, evrakn havale edilecei yer bilgisi girildikten sonra butonuna baslarak evrakn havalesi gerekletirilir.

4. Evrak dosyas orjinal haline getirilir.

Gelen Evrakn Fiziksel Olarak Birimlere Gnderilmesi

Raporlar mensnden gelen evrak zimmet raporu seilir. Alan ekranda havale edilen birim bilgisi seildikten sonra butonuna baslarak raporun listelenmesi salanr. Rapor listelendikten sonra listenin zerinde yer alan butonuna baslarak birimlere gre rapor karlarak, bu raporda listelenen evraklarn kat formlar birimlere gnderilir.

Birimler, alnan fiziksel evraklar kendi uygulamalarna gre arivler.

Gelen Evrak - Birim Evrak lemleri

Genel Evrak tarafndan havalesi yaplan evraklar, havale edildii birimin Teslim Alnmay Bekleyenler listesine dmektedir. Bu evraklar sadece birimin birim evrak yetkisine sahip olan kullanclar grntleyebilecektir. Bu liste bir havuz olduu iin o birimin btn birim evraklar tarafndan grntlenebilecektir.

Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarda yaplacak ilemler aadaki gibidir.

Teslim Al: Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarn teslim alnmas iin kullanlr. Bu butona baslmasnn ardndan evraklar TESLM ALDIKLARIM listesine dmektedir. Kullanc teslim aldklarm listesinde yer alan evrak daha sonra havale edebilecektir.

Teslim Al ve Havale Et: Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarn teslim alma ve havale etme ilemini tek ilemde gerekletirmek iin kullanlr. Bu butona baslmasnn ardndan havale ekran alacaktr. Kullanc evrak havale edecei yer bilgisi girdikten sonra butonuna baslarak evrakn teslim alma ve akabinde havale etme ilemi gereklemi olur.

3. ade Et: Teslim Alnmay Bekleyenler listesinde yer alan evraklarn birime ait olmad ve iade edilmesi gereken durumlarda kullanlmas gereken butondur. ade et butonuna basldnda alan ekranda zorunlu olan iade notu girildikten sonra butonuna baslarak evrak iade etme ilemi gerekleir.

** Evrak iade edildiinde bir nceki evrakn geldii yere dnecektir.

Evrakn Son Sorumlusuna Kadar Havale lemleri

Birim evrak tarafndan birim amirine havale edilen evraklar, ilem bekleyen evraklar gelen evraklar listesinde grlr. Buradan seilen evraklar, sras ile ilgililere hiyerarik olarak havale edilir. Son kullancsna kadar havale edilen evraklar; gnderildii kullancnn ekrannda sol menlem Bekleyen EvraklarGelen Evraklar listesinde listelenecektir.

Kullanc Gelen Evrklar listesinde listelen evraklarda yapmas gereken ilemleri n izleme alannn stnde yer alan butonlardan ya da evrak ierii ekranndaki butonlardan gerekletirebilecektir.

Havale Yap: Gelen Evraklar listesinde yer alan evraklarn ilgili kullancya havalesi iin kullanlr. Havale yap butonuna basldnda alan havale ekrannda, evrakn gnderilecei birim/kii/kullanc listesi bilgileri seildikten sonra gerei ya da bilgi seimi yapldktan sonra butonuna baslr.

Tebli Et: Gelen Evraklar listesinde yer alan evraklarn kullanclara tebli edilmesi iin kullanlr. Tebli et butonuna basldnda alan ekranda evrakn tebli edilecei kii/kullanc listesi bilgileri seildikten sonra butonuna baslr.

ade Et: Gerei ya da bilgi iin gnderilen evrakn bir nceki kiiye iade edilmesi iin kullanlr. ade et butonuna basldnda alan ekranda zorunlu olan iade notu girildikten sonra butonuna baslarak iade etme ilemi gerekleir.

Gelen Evrak Klasre Kaldrma (Hfsetme-Dosyasna Havale)

Gelen bir belge zerinde herhangi bir ilem yaplmayacaksa veya ilemi biten bir belge kullancya sadece bilgi amal gnderilmise Belgenin Detay ekrannda veya belgenin n izlemesinde yer alan Evrak Kapat butonuna tklanr. Evrak Kapat butonuna tklandktan sonra alan ekranda belgenin kaldrlaca klasr ve konu kodu seimi yapldktan sonra klasre kaldrma ilemi gerekletirilir.

Klasre kaldrma ilemini sadece yetki verilen amirler yapabilir. Evrak, bu amirden sonra baka bir personele havale edildiyse ve klasre kaldrlmas dnlyorsa, bu yetkiye sahip amire kadar geri iade edilir.

Sreli kapatma ve evrak kapatma ilemi olmak zere evrak kapatma ilemi 2 farkl ekilde gerekletirilebilmektedir.

a. Sreli Kapatma: Gelen Evraklar listesinde yer alan ve ilemi belli bir sre sonra yaplacak olan evraklarn kullancnn istei dahilinde belli bir sreliine klasre kaldrlmas iin kullanlr. Evrak kapat butonuna basldnda alan ekranda KAPATMA TP olarak Sreli Kapatma seilerek ilem gerekletirilir. Bu seenek seildiinde ekranda gelen Kapatma Sresi bilgisi girildikten sonra butonuna baslacaktr. Girilen bu bilgiler ve girilen tarih nda evrak belirtilen tarihe kadar seilen klasrde listelenecek, girilen tarih dolduunda da tekrar gelen evraklar listesine otomatik olarak decektir.

b. Kapatma: Gelen Evraklar listesinde yer alan evraklar klasre kaldrmak iin kullanlacak olan butondur. Evrak kapatma ekrannda; evrakn konu kodu ve kaldrlaca klasr bilgileri girildikten sonra;

Kapatma Onay alnacaksa ONAY AKII alanndan kapatma imzas verecek kii seilmesinin ardndan butonuna baslarak evrak kapatma onayna gider. Kapatma onay alan evrak seilen klasre otomatik olarak kalkacaktr.

Kapatma Onay almayacak evrak ONAY AKII seilmeden sadece konu kodu ve kaldrlmak istenen klasr bilgileri girildikten sonra butonuna baslarak klasre kaldrlr.

Cevap yaz: Gelen evraklar listesinde yer alan evraka cevap yazma ilemi iin kullanlr. Cevap yaz butonuna basldnda alan ekranda evrak ile ilgili gerekli bilgiler girilip evrak yazldktan sonra onaya sunma ilemi gerekletirilir. Cevap yazma ileminde;

Cevap yazlan evrak otomatik olarak ilgi tutulur,

Cevap yazlan evrakn konusu cevap evraknn konusuna otomatik olarak eklenir,

Evrakn geldii yer otomatik olarak gerei alanna seili olarak gelir,

Yazlan cevap evraknn hitab, evrakn geldii yer olacak ekilde otomatik olarak gelir.

Cevap yazma ileminde, butonuna basldnda evrak bilgilerinin kayt edilecei ekran almaktadr.

Alan ekranda, yazlan cevap evrak ile ilgili gerekli alanlarn girilmesi gerekmektedir.

a. Konu Kodu: Yazlan evraka, standart dosya plannda yer alan konu kodunun verilecei alandr. Verilecek olan konu kodu, konu kodunun ad ya da konu kodu alannn yannda yer alan butonuna baslarak alan konu kodu listesinden konu kodu seimi yaplr.

b. Konu: Yazlan cevap evraknn konusunun girilecei alandr.

c. Eklenecek Klasrler: Evrakn son imzay aldktan sonra parafl suretinin otomatik olarak kaldrlaca klasr veya klasrlerin seiminin yapld alandr. Klasr kodu, klasr ad veya butonuna baslarak alan klasr listesinden klasr seimi yaplr. Not: Klasr kodunun evrak say alannda gelmesi istendiinde seilen klasrn altnda yer alan Sayy Aktar kutucuunun seilmesi gerekmektedir.

d. Gvenlik Kodu: Yazlan evrakn gizlilik derecesinin seiminin yapld alandr. Burada yaplan seime gre, evrakn gizlilik derecesi evrak zerinde gsterilecektir.

e. vedilik: Cevaben yazlan evrakn bir ivedilik durumu var ise seiminin yaplaca alandr.

f. Miat: Yazlan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat sresi bu alandan girilir.

g. Bilgi: Evrakn bilgi iin gnderilecei bir yer var ise seimi buradan yaplacaktr. Not:Bilgi alannda kullanc/Birim/Gerek kii/Tzel Kii/ Kamu Kurumu ve Datm plan seimi yaplabilmektedir.

h. Gerei: Evrak, cevap evrak olduu iin gelen evrakn geldii yer sistem tarafndan otomatik olarak gerei alanna gelecektir. Evrak, bunun dnda baka bir yere daha gerei in gnderilecekse seimi yine bu alandan yaplacaktr. Not: Gerei/Bilgi alannda kullanc/Birim/Gerek kii/Tzel Kii/ Kamu Kurumu ve Datm plan seimi yaplabilmektedir.

Gerei ya da bilgi alannda evrakn gidecei yer seimi yapldktan sonra;

a. Evrakn imzalandktan sonra ne ekilde postalanmas gerektii bilgisi girilmelidir. (Adi posta, Elden teslim, APS, Kargo, vs.)

b. butonuna baslarak cevaben yazlan evrakn hitab dzenlenmelidir. Alan ekranda evrakn hitab dzenlendikten sonra KAYDET butonuna baslmaldr.

i. Onay Ak: Yazlan cevap evraknn kimler tarafndan paraf/koordine ve imza atlaca bilgisinin seiminin yaplaca alandr. Onay ak seimi 3 farkl ekilde yaplabilmektedir.

a. Onay Ak alannn yannda yer alan butonua baslarak ekrann sa st tarafnda alan kullanclar alannda paraf ve imzac olacak kiilerin isimleri sras ile girilerek paraf, koordine veya imza olarak seimi yaplr. Kii seimi yapldktan sonra Kullan veya Kaydet butonuna baslarak yaplan seim evrak zerine eklenmi olur.

b. Onay Ak alannn yannda yer alan butonua baslarak kullancnn hiyerarik olarak st amirlerinin yer ald otomatik onay aknn seimi yaplabilir. Kii seimi yapldktan sonra Kullan veya Kaydet butonuna baslarak yaplan seim evrak zerine eklenmi olur.

c. Kullancnn kaytl bir onay ak var ise Onay Ak alannda kaytl olan onay aknn ad girilerek onay ak seilmi olur.

Evrakn Onay Aknn da girilmesi ile birlikte evrakn bilgileri ekran tamamlanm olmaktadr. Bir sonraki aama olan evrakn ieriinin yazlmas ilemi iin cevap yazma ekrannn stnde yer alan butonuna baslarak ileme devam edilecektir.

butonuna basldnda alan ekranda; 3 farkl ekilde evrak oluturulabilecektir. Bunlar;

a. Kullancnn manuel olarak evrak metnini yazmas,

b. Baka bir yerden kopyala/yaptr ilemi ile evrakn metninin oluturulmas,

c. Sistemde tanml ablon var ise editrn sol st tarafnda yer alan butonuna basarak ablonlarn listelenmesi salanr, akabinde, evraka eklenmek istenen ablonun seimi yaplarak evrak metni oluturulur.

ablon seimi yapldktan sonra butonuna baslarak seilen ablonun evraka eklenmesi salanr. Evraka eklenen ablon metninde istenilen gncellemeler yapldktan sonra evrakn metni tamamlanm olur. Evrakn eki, ilgisi ve ilikili belgesi var ise bunlarn tanmlamas yine cevap yazma ekrannn zerinde yer alan ilgili butonlardan yaplacaktr.

Ekleri: Evrakn eklerinin eklenmesi iin kullanlr. Evraka 3 farkl ek ekleme yntemi vardr.

a. Dosya ekleme yntemi ile kullanc bilgisayarnda yer alan bir dokman evraka ek olarak ekleyebilir,

b. Evraka ait fiziki bir ek var ise, fiziksel ek ekle butonuna basldnda alan ekranda eke ait aklama girilerek fiziksel ek eklenir ( r: 1 adet Kitap ),

c. Sistemde yer alan bir evrakn ek olarak eklenmesi. Bunun iin de Sistemde Kaytl Evrak Ekle butonuna baslarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir.

lgileri: Evraka ilgi olarak baka bir evrak eklenmesi iin kullanlr. Evraka 3 farkl ilgi ekleme yntemi vardr.

a. Dosya ekleme yntemi ile kullanc bilgisayarnda yer alan bir dokman evraka ilgi olarak ekleyebilir,

b. Evraka ait fiziki bir ilgi var ise, metin ekle butonuna basldnda alan ekranda ilgiye ait aklama girilerek fiziksel ilgi eklenir ( r: 23/11/2012 tarih ve 156 sayl yaznz.),

c. Sistemde yer alan bir evrakn ilgi olarak eklenmesi. Bunun iin de Sistemde Kaytl Evrak Ekle butonuna baslarak ilgili evrak bulunur ve ilgi olarak eklenir.

likili Evrak: Cevaben yazlan evrak ile ilgili bir evveliyat ya da gemite yazlm olan evraklar var ise paraflayacak veya imzalayacak olan kullanclara sunulmak iin eklenebilir. . Evraka 2 farkl ekilde ilikili evrak ekleme yntemi vardr.

a. Dosya ekleme yntemi ile kullanc bilgisayarnda yer alan bir dokman evraka ilikili evrak olarak ekleyebilir,

b. Sistemde yer alan bir evrakn ilikili evrak olarak eklenmesi. Bunun iin de Sistemde Kaytl Evrak Ekle butonuna baslarak ilgili evrak bulunarak eklenir.

Not: Ek, ilgi veya ilikili evrak eklendiinde grnt aadaki gibi olacaktr.

Evrakn eki, ilgisi, ilikili evrak eklendikten sonra kaydet butonuna basldnda evrak taslak evraklara atlacaktr. Taslak evraklara atlan bu evrak daha sonra onaya sunulabilecektir. Ancak, kaydet ve onaya sun butonuna baslarak evrak seilen onay akndaki ilk kiiye gnderilmesi salanr.

Sil: Evraka eklenen ekin veya ilginin evraktan kaldrlmas iin kullanlr.

ndir: Evraka eklenen dosyann gittii yerdeki kullanc tarafndan indirilebilmesi iin kullanlr.

Detay: Evraka eklenen bir ekin ya da ilginin grntlenmesi iin kullanlr.

Datm Yerleri: Evrakn eklerinin datm yerlerine gre farkllk gsterdii taktirde kullanlacak olan fonksiyondur. Bir ek, seilen datm yerlerine gre farkllk gsteriyorsa bu butona baslarak ilem yaplr.

Sralama: Evraka eklenen ek veya ilgilerin sralamasnda deiiklik yaplamk iin kullanlr.

Hareket Gemii: Evrakn gemii ile ilgili bilgiler grntlenir.

Evrak Kopyala: Oluturulan evrakn bir kopyasnn taslak evraklara atlmas iin kullanlr. Evrak kopyalandnda bir btn olarak kpyalanr ve taslak evraklar listesinde listelenir.

EVRAK OLUTUR

Giden evrak yazmak iin kullanlacak olan butondur. Bu ekranda yaplan ilemler cevap yazma ilemi ile ayndr.

Yeni bir evrak kaydetmek iin Evrak lemlerievrak olutur butonuna baslr. Alan editr ekrannda, evrak metni hazrlanr.

Evrak Hazrlama

butonuna basldnda alan ekranda; 3 farkl ekilde evrak oluturulabilecektir. Bunlar;

a. Kullancnn manuel olarak evrak metnini yazmas,

b. Baka bir yerden kopyala/yaptr ilemi ile evrakn metninin oluturulmas,

c. Sistemde tanml ablon var ise editrn sol st tarafnda yer alan butonuna basarak ablonlarn listelenmesi salanr, akabinde, evraka eklenmek istenen ablonun seimi yaplarak evrak metni oluturulur.

ablon seimi yapldktan sonra butonuna baslarak seilen ablonun evraka eklenmesi salanr. Evraka eklenen ablon metninde istenilen gncellemeler yapldktan sonra evrakn metni tamamlanm olur. Evrakn eki, ilgisi ve ilikili belgesi var ise bunlarn tanmlamas yapmak iin evrak oluturma ekrannn stnde yer alan ilgil butonlar kullanlacaktr.

Evrak Bilgileri

Editr ekrannda yaznn metninin oluturulmasnn ardndan evrak bilgilerinin girilmesi iin bir sonraki ekran olan ekranna geilir.

Alan ekranda evrak ile ilgili defter kayt bilgileri aada belirtildii gibi girilir.

a. Konu Kodu: Yazlan evraka, standart dosya plannda yer alan konu kodunun verilecei alandr. Verilecek olan konu kodu, konu kodunun ad ya da konu kodu alannn yannda yer alan butonuna baslarak alan konu kodu listesinden konu kodu seimi yaplr.

b. Konu: Yazlan evrakn konusunun girilecei alandr.

c. Eklenecek Klasrler: Evrakn son imzay aldktan sonra parafl suretinin otomatik olarak kaldrlaca klasr veya klasrlerin seiminin yapld alandr. Klasr kodu, klasr ad veya butonuna baslarak alan klasr listesinden klasr seimi yaplr. Not: Klasr kodunun evrak say alannda gelmesi istendiinde seilen klasrn altnda yer alan Sayy Aktar kutucuunun seilmesi gerekmektedir.

d. Gvenlik Kodu: Yazlan evrakn gizlilik derecesinin seiminin yapld alandr. Burada yaplan seime gre, evrakn gizlilik derecesi evrak zerinde gsterilecektir.

e. Kanun Kapsam Tipi: Oluturulan belge Bilgi Edinme Kanunu Kapsamnda veya Kiisel Verilerin Korunmas Kanunu kapsamnda yazlyorsa gerekli seim bu alandan yaplr.

f. vedilik: Yazlan evrakn bir ivedilik durumu var ise seiminin yaplaca alandr.

g. Miat: Yazlan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat sresi bu alandan girilir.

h. Bilgi: Evrakn bilgi iin gnderilecei bir yer var ise seimi buradan yaplacaktr. Not:Bilgi alannda kullanc/Birim/Gerek kii/Tzel Kii/ Kamu Kurumu ve Datm plan seimi yaplabilmektedir.

i. Gerei: Evrakn gerei iin gnderilecei yer seimi bu alandan yaplacaktr. Not: Gerei/Bilgi alannda kullanc/Birim/Gerek kii/Tzel Kii/ Kamu Kurumu ve Datm plan seimi yaplabilmektedir.

Gerei ya da bilgi alannda evrakn gidecei yer seimi yapldktan sonra;

c. Evrakn imzalandktan sonra ne ekilde postalanmas gerektii bilgisi girilmelidir. (Adi posta, Elden teslim, APS, Kargo, vs.)

d. butonuna baslarak cevaben yazlan evrakn hitab dzenlenmelidir. Alan ekranda evrakn hitab dzenlendikten sonra KAYDET butonuna baslmaldr.

j. Onay Ak: Yazlan evrakn kimler tarafndan paraf/koordine ve imza atlaca bilgisinin seiminin yaplaca alandr. Onay ak seimi 3 farkl ekilde yaplabilmektedir.

a. Onay Ak alannn yannda yer alan butonua baslarak ekrann sa st tarafnda alan kullanclar alannda paraf ve imzac olacak kiilerin isimleri sras ile girilerek paraf, koordine veya imza olarak seimi yaplr. Kii seimi yapldktan sonra Kullan veya Kaydet butonuna baslarak yaplan seim evrak zerine eklenmi olur.

b. Onay Ak alannn yannda yer alan butonua baslarak kullancnn hiyerarik olarak st amirlerinin yer ald otomatik onay aknn seimi yaplabilir. Kii seimi yapldktan sonra Kullan veya Kaydet butonuna baslarak yaplan seim evrak zerine eklenmi olur.

c. Kullancnn kaytl bir onay ak var ise Onay Ak alannda kaytl olan onay aknn ad girilerek onay ak seilmi olur.

Not: Eer seilen onay ak, sadece bir seferlik kullanlmak isteniyorsa, butonuna baslr. Eer seilen onay ak, daha sonra kullanlmak zere kaydedilmek isteniyorsa,butonuna baslr.

Ekranda alan alanna kaydedilecek onay aknn ad girildikten sonra butonuna baslr.

Ekleri: Evrakn eklerinin eklenmesi iin kullanlr. Evraka 3 farkl ek ekleme yntemi vardr.

a. Dosya ekleme yntemi ile kullanc bilgisayarnda yer alan bir dokman evraka ek olarak ekleyebilir,

b. Evraka ait fiziki bir ek var ise, fiziksel ek ekle butonuna basldnda alan ekranda eke ait aklama girilerek fiziksel ek eklenir ( r: 1 adet Kitap ),

c. Sistemde yer alan bir evrakn ek olarak eklenmesi. Bunun iin de Sistemde Kaytl Evrak Ekle butonuna baslarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir.

lgileri: Evraka ilgi eklenmesi iin kullanlr. Evraka 3 farkl ilgi ekleme yntemi vardr.

a. Dosya ekleme yntemi ile kullanc bilgisayarnda yer alan bir dokman evraka ilgi olarak ekleyebilir,

b. Evraka ait fiziki bir ilgi var ise, metin ekle butonuna basldnda alan ekranda ilgiye ait aklama girilerek fiziksel ilgi eklenir ( r: 23/11/2012 tarih ve 156 sayl yaznz.),

c. Sistemde yer alan bir evrakn ilgi olarak eklenmesi. Bunun iin de Sistemde Kaytl Evrak Ekle butonuna baslarak ilgili evrak bulunur ve ilgi olarak eklenir.

likili Evrak: Yazlan evrak ile ilgili bir evveliyat ya da gemite yazlm olan evraklar var ise paraflayacak veya imzalayacak olan kullanclara sunulmak iin eklenebilir. . Evraka 2 farkl ekilde ilikili evrak ekleme yntemi vardr.

a. Dosya ekleme yntemi ile kullanc bilgisayarnda yer alan bir dokman evraka ilikili evrak olarak ekleyebilir,

b. Sistemde yer alan bir evrakn ilikili evrak olarak eklenmesi. Bunun iin de Sistemde Kaytl Evrak Ekle butonuna baslarak ilgili evrak bulunarak eklenir.

Not: Ek, ilgi veya ilikili evrak eklendiinde grnt aadaki gibi olacaktr.

Evrakn eki, ilgisi, ilikili evrak eklendikten sonra butonuna basldnda evrak taslak evraklara atlacaktr. Taslak evraklara atlan bu evrak oaya sunulana kadar hazrlayan kullanc tarafndan gncellenebilecek ve daha sonra onaya sunulabilecektir.

Ancak, butonuna baslarak evrak seilen onay akndaki ilk kiiye gnderilmesi salanr.

Not: Evrak hazrlayan kullanc onay aknda ilk kii ise Kaydet ve Onaya SUn butonu gelmeyecektir. Akta yapaca ilem ne ise (kontrol/paraf/koordine/imza)

Sil: Evraka eklenen ekin veya ilginin evraktan kaldrlmas iin kullanlr.

ndir: Evraka eklenen dosyann gittii yerdeki kullanc tarafndan indirilebilmesi iin kullanlr.

Detay: Evraka eklenen bir ekin ya da ilginin grntlenmesi iin kullanlr.

Datm Yerleri: Evrakn eklerinin datm yerlerine gre farkllk gsterdii taktirde kullanlacak olan fonksiyondur. Bir ek, seilen datm yerlerine gre farkllk gsteriyorsa bu butona baslarak ilem yaplr.

Sralama: Evraka eklenen ek veya ilgilerin sralamasnda deiiklik yaplamk iin kullanlr.

ablon lemleri

ablonlarda kaytl olan bir evrak var ise, bu ablonun oluturulan evraka yanstlmas iin kullanlr. ablon ilemlerinde yer alan evrak ablonunun yannda bulunan ablonu Evraka Uygula butonuna basldnda ablonda yer alan evrak, oluturulan evraka eklenmi olur.

ablonda yer alan bu evrakn ierisinde yer alan btn bilgiler oluturulan evraka yanstlm olacaktr.

Not: Aka dahilinde onaya sunulan evrak ilk paraf almasyla birlikte say alacaktr. Ancak evrak son imzay almasnn ardndan tarih almaktadr.

Evrak Paraflama/mzalama

Onaya sunulan belge, evrak hazrlayan kiinin onay aknda setii kullanclara sras ile gidecektir.

Belgenin Paraflanmas: Paraflanmak zere gelen belge, sol men lem Bekleyen Evraklar Paraf bekleyen evraklar listesine der.

Kullanc, Paraf Bekleyen Belgeler listesinde bulunan belgelerden, belgenin detay bilgilerine bakmakszn sadece belgenin st bilgilerini grntlemek isterse, belge n izlemeyi kullanmaldr. Kullanc belge paraflama ilemini n izleme ekranndan veya detay ekranndan gerekletirebilir.

Evrak paraflamak iin evrak nizleme ekrannda veya evrak detay ekrannda yer alan butonu kullanlr. butonuna basldnda alan ekranda kullanc elektronik imzasnn ifresini girerek evrak paraflama ilemini gerekletirir.

Elektronik paraflanan evrak say alarak akta yer alan bir sonraki kullancya gidecektir.

Bir sonraki paraf da yukarda anlatlan ilemlerin aynsn yaparak evrakn paraflanmasn salar ve evrak imzacya geer.

Belgenin mzalanmas: mzalanmak zere gelen belge, sol men lem Bekleyen Evraklar mza bekleyen evraklar listesine der. mzac yukarda belirtilen admlar izleyerek evrakn imzalanmasn salar.

Not: **Parafa / imzaya gelen evrak paraflanmadan veya imzalanmadan silinmek istenirse butonuna baslr. Sil butonuna baslnca alan ekranda silme notu girilerek evrak silme ilemi gerekleir.

** Evrak ilk parafn ardndan onay aknda varsa ikinci parafnn paraf bekleyen listesine der. kinci paraf ilk parafdan farkl olarak evrak iade edebilmektedir. kinci paraf evrakn detayna girerek evrakta dzeltme yapabilecektir.

** Paraf iin gelen evrak zerinde butonuna baslarak evrakn detay ekranna gidilerek editrn gelmesi salanr. Evrak editr zerinde deiiklik yapldktna sonra butonuna baslarak deiiklikler kaydedilir. Evrak zerinde yaplan deiikliin ardndan bir nceki paraflarn paraflar dt iin deiiklii yapan kullancnn paraf / imza butonu eklinde olacak ve paraflama/imzalama ilemi gerekletiremeyecektir. Burada kullancnn yapmas gereken ilem butonuna basarak evrakn ilk parafya dnmesini salar. Ayn ilem imzac iin de geerlidir.

Evrak son imzayda almasyla birlikte postalanmak zere birimin postalama yetkilisinin sol men Birim Evraklar Postalanacak evraklar listesine der.

Evrak Postalama

Ana ekran sol men Birim Evraklar Postalanacak evraklar listesi, elektronik ortamda gnderilemeyen belgelerin listelendii alandr. Fiziki olarak gnderilecek olan evrakalar bu listeden kts alnarak gerekli postalama ilemleri yaplr. Bu ilemi sadece Postac yetkisi verilen kullanc yapabilmektedir. Evraklarn postalama ilemi iin;

Postalanacak evraklar listesine tklanr.

Alan ekranda; postalama ilemi yaplacak olan evrakn detay ekrannda veya n izleme ekrannda yer alan butonuna baslr. Alan ekranda evrakn gidecei yer bilgileri gelecektir.

Alan ekranda butonuna baslarak evrakn st yazsnn kts alnarak belgenin zerine elektronik imza kaesi ve kurumun mhrn baslr. Postalama yetkilisi evrakn zerine imzasn attktan sonra varsa evrakn eklerinin de kts alnarak birletirilir, zarflayarak gidecek olan d kuruma postalanmas ilemini gerekletirir.ve ardndan butonuna basarak belgenin durumunun postaland olarak deimesi salanr.

Giden Evrak Defter Kayt

Belge lemleri modlnn altnda yer alan Giden Belge Defter Kayt uygulamas, kullancya sistem dnda belge oluturup bu belgenin numarasn sistem iinden alma imkn tanr. Kullanc

sistem dnda belge oluturmak isterse veya

gizli belgeleri sistem iinde tutmak istemezse bu modl kullanmaldr.

Sistem dnda oluturulmu belgeyi sisteme kayt edebilmek iin ilk olarak Giden Evrak Kayt simgesine fare ile bir kez tklanarak kayt ekran alr. Alan ekranda, belge ile ilgili girilmesi gereken bilgilerin girilmesinin ardndan butonuna baslarak belge kaydetme ve belgeye say verme ilemi ayn anda gerekletirilmi olur.

st Yaz

Belgenin st yazsnn eklendii alandr. st yaz eklemek iin butonuna tklanr ve alan ekranda eklenecek olan st yaz iin ilgili belge seilir. Ardndan eklenen dosyann konusu yazlr ve butonuna tklanarak st yaz eklenir.

Dosya eklendikten sonra, ekrann sanda gstermek iin , gizlemek iin ise butonuna tklanmaldr.

* Kullanc yazlan yazy st yaz olarak sisteme kaydetmek istemezse, st yaz ekleme ilemini yapmadan direkt olarak belgeye say alabilir.

Alan ekranda evrak ile ilgili defter kayt bilgileri aada belirtildii gibi girilir.

a. Konu Kodu: Yazlan evraka, standart dosya plannda yer alan konu kodunun verilecei alandr. Verilecek olan konu kodu, konu kodunun ad ya da konu kodu alannn yannda yer alan butonuna baslarak alan konu kodu listesinden konu kodu seimi yaplr.

b. Konu: Yazlan evrakn konusunun girilecei alandr.

c. Kaldrlacak Klasrler: Kaydedilen evrakn kayt ileminin ardndan otomatik kaldrlaca klasr bilgisinin girilecei alandr. Klasr kodu, klasr ad veya butonuna baslarak alan klasr listesinden klasr seimi yaplr.

d. Gvenlik Kodu: Yazlan evrakn gizlilik derecesinin seiminin yapld alandr.

e. vedilik: Yazlan evrakn bir ivedilik durumu var ise seiminin yaplaca alandr.

f. Miat: Yazlan evraka ait bir miat bilgisi var ise, miat sresi bu alandan girilir.

g. Bilgi: Evrakn bilgi iin gnderilecei bir yer var ise seimi buradan yaplacaktr. Not:Bilgi alannda kullanc/Birim/Gerek kii/Tzel Kii/ Kamu Kurumu ve Datm plan seimi yaplabilmektedir.

h. Gerei: Evrakn gerei iin gnderilecei yer seimi bu alandan yaplacaktr. Not: Gerei/Bilgi alannda kullanc/Birim/Gerek kii/Tzel Kii/ Kamu Kurumu ve Datm plan seimi yaplabilmektedir.

Gerei ya da bilgi alannda evrakn gidecei yer seimi yapldktan sonra;

a. Evrakn imzalandktan sonra ne ekilde postalanmas gerektii bilgisi girilmelidir. (Adi posta, Elden teslim, APS, Kargo, vs.)

b. butonuna baslarak cevaben yazlan evrakn hitab dzenlenmelidir. Alan ekranda evrakn hitab dzenlendikten sonra KAYDET butonuna baslmaldr.

Bu ilemlerin tamamlanmasnn ardndan butonuna baslarak, belge kaydedilerek evrak saysn aada grld gibi alr.

Benzer Kayt: Benzer kayt butonuna baslarak kayd yaplan evrak bilgilerinin ekranda tekrar dolu gelmesi salanr. Bu seri evrak kaydetme ilemlerinde kullanlr.

Yeni Kayt: Yeni kayt butonuna basldnda evrak kayt ekranna girilen bilgiler temizlenerek yeni evrak kaydedilebilmesi iin kullancya bo ekran sunulur.

Kapat: Bu butona baslarak Evrak kayt ekrannn kapatlarak ana ekrana dnlmesi salanr.

Ekleri: Evrakn eklerinin eklenmesi iin kullanlr. Evraka 3 farkl ek ekleme yntemi vardr.

a. Dosya ekleme yntemi ile kullanc bilgisayarnda yer alan bir dokman evraka ek olarak ekleyebilir,

b. Evraka ait fiziki bir ek var ise, fiziksel ek ekle butonuna basldnda alan ekranda eke ait aklama girilerek fiziksel ek eklenir ( r: 1 adet Kitap ),

c. Sistemde yer alan bir evrakn ek olarak eklenmesi. Bunun iin de Sistemde Kaytl Evrak Ekle butonuna baslarak ilgili evrak bulunur ve ek olarak eklenir.

lgileri: Evraka ilgi eklenmesi iin kullanlr. Evraka 3 farkl ilgi ekleme yntemi vardr.

a. Dosya ekleme yntemi ile kullanc bilgisayarnda yer alan bir dokman evraka ilgi olarak ekleyebilir,

b. Evraka ait fiziki bir ilgi var ise, metin ekle butonuna basldnda alan ekranda ilgiye ait aklama girilerek fiziksel ilgi eklenir ( r: 23/11/2012 tarih ve 156 sayl yaznz.),

c. Sistemde yer alan bir evrakn ilgi olarak eklenmesi. Bunun iin de Sistemde Kaytl Evrak Ekle butonuna baslarak ilgili evrak bulunur ve ilgi olarak eklenir.

OLUR YAZISI KAYDET

Olur Yazs kaydetme ilemi iin kullanlr. Daha nce anlatlan evrak oluturma ilemleri ile ayn yntemler izlenerek olur yazs oluturma ilemi gerekletirilir.

Olur yazs ekil itibariyle i yazma ile baz farkllklara sahiptir. Bu farkllklar;

Olur Yazsnda gerei/bilgi alan zorunlu alan deildir,

Olur Yazsnda gerei/bilgi alannda kurum d unsurlar seilemez,

Son imzacnn zerinde OLUR ibaresi gelmektedir.

BRM ERK ABLONLARI

Evrak lemleri modlnn altnda bulunan erik ablonlar, standart yazmalarn ablon olarak kaydedilmesi iin kullanlr.

Kullanclar standart yazmalarn evrak oluturma ileminde tekrar tekrar yazmak yerine ablon olarak kaydederek bu ablonlar evrak oluturma ilemi esnasnda kullanabilirler. Birim ierik ablonlar sadece yetkisi olan kullanc tarafndan kaydedilebiecektir.

Yeni bir ablon oluturmak iin, Evrak lemleri modlnn altnda yer alan Birim erik ablonlar butonuna baslarak ablon kayt ekran alr.

Birim ierik ablonlar ekrannda 2 farkl ilem yaplr.

erik ablon Kayt: Yeni ablon Olutur Butonuna baslr. Aktif olan alanlardan ablon Ad ve Kullanlacak Birimler bilgisi girilerek ekranda yer alan editre kaydedilecek ablonun ierii girilir. Ardndan KAYDET butonuna baslarak ablon sisteme kaydedilir.

erik ablon Gncelle: Birim ierik ablonlar ekranna girildiinde; ekrann sol tarafnda sistemde kaytl ablonlar listelenecektir. Gncellenmek istenen ablon listeden bulunarak ablonun yannda bulunan butonuna baslarak ablonun grntlenmesi salanr. Ardndan, ablon ile ilgili gncellemeler yapldktan sonra tekrar butonuna baslarak ablon gncellenir.

EVRAK ARAMA

Kullancnn sistem ierisinde yer alan ve kendi eriimine izin verilen evraklar arasnda arama yapabilmesi iin kullanlr. 2 farkl arama seenei mevcuttur.

a. Hzl Evrak Arama: Arama ekrannda ilk alan ekrandr. Kullanclarn evraka ait temel bilgileri girerek hzl evrak arama gerekletirmesi salanr. Hzl Evrak Arama ekrannda; evrak tipi, evrak tarihi ve arama kriteri bilgileri girildikten sonra butonuna baslarak evrak arama ilemi gerekletirilir. Evraklar listelendikten sonra butonuna baslarak listelenen evraklarn detayna gidilebilir, butonuna baslarak evraklar kullancnn takibimdeki evraklar listesine eklenebilecektir.

b. Detayl Evrak Arama: Alan ekranda gerekli arama kriterleri girilip butonuna baslarak girilen kriterlere uyan evraklar listelenecektir.

Evrak Tarihi: Evrak tarihi girilerek arama yaplmas iin kullanlr. Bu alan zorunludur.

Arama Kriteri : Belge arama ilemi iin; tm belge tipleri iin belge konusu ile, gelen belgeler iin belge says ve belge tarihi ile arama yapabilmek iin kullanlr.

Evrak Kayt Says: EDYS'nin belgeye verdii kayt says ile arama yaplmas iin kullanlr.

lem Yaptklarm: Eer kullanc, kendi ilem yapt belgeler iinde arama yapmak isterse, lem Yaptklarm alannda bulunan kutuyu, fare ile bir kez tklayarak iaretlemesi ve daha sonra butonuna basmas gerekmektedir.

Arama Tipi: Arama ilemi;

1. Belge,

2. Tebli

arasndan yaplabilir. Hangi tipte arama yaplmak istenirse, Arama Tipi alannda bulunan butonuna baslarak arama amac dorultusunda seim yaplr.

Oluturulma Tarihi: Belli tarihler arasnda oluturulan bir belge aramak iin, Arama Detaylar ekrannda Oluturulma Tarihi alannda bulunan butonuna fare ile bir kez tklanarak alan takvimden istenilen tarih girilmelidir.

Miat Gn: Evrakn miat gnne gre arama yapmak iin kullanlr.

Miat Tarihi: Evrakn miat tarihi veya miat tarih aral girilerek arama yapmak iin kullanlr. Miat alannda bulunan iaretine fare ile bir kez tklanarak alan takvimden istenilen tarih girilmelidir.

Evrak Tipi: Evrakn tipine gre arama yaplmak istenirse;

1. Gelen Belge,

2. Giden Belge,

3. Onay,

4. Giden Belge Kayt Defteri

olmak zere drt farkl seenek seilerek arama ilemi yaplabilir. Btn evrak trlerinde arama yaplmak istenirse bu alandan herhangi bir kayt seilmesine gerek yoktur.

Gizlilik derecesi: Evrakn gizlilik derecesine gre arama yapmak iin kullanlr. Gizlilik derecesi seildikten sonra butonuna baslarak arama ilemi gerekletirilir.

Silinenlerde Ara: Onay ak dahilinde paraf/koordine/imza iin gnderilmi ve son imzay almadan (belge nitelii kazanmadan) silinmi evraklarda arama yaplmas iin kullanlr. Silinenlerde ara kutucuu iaretlenerek arama ilemi yaplmaldr.

Gnderildii Yer: Evrakn gnderildii yere gre arama yaplmak istenirse, bu alana gnderildii yerin en az harfi yazlr. Ardndan alan listeden gnderilen yer seilir.

Geldii Yer: Evrakn geldii yere gre arama yaplmak istenirse, bu alana geldii yerin en az harfi yazlr. Ardndan alan listeden gnderilen yer seilir.

erik Arama: Evrakn ierisinde geen bir kelimeden arama yaplabilmesi iin kullanlr. Arama kriteri alanna evraklarn ierisinde aramak istenen kelime girildikten sonra butonuna baslarak arama ilemi gerekletirilir.

Klasrde Arama: Klasrlerde arama fonksiyonu ile kullanc, srelerini tamamlayarak klasre kaldrlan belgelerin arama ilemini gerekletirebilecektir. Klasre kaldrlma tarihi veya evrakn kaldrld klasrler seilerek butonuna baslr ve ilgili evraklar listelenir.

Ek Ara: Ek Ara fonksiyonu ile kullanc evraklarn ierisine ekledii eklerin ierisinde arama yapabilmektedir. Ek arama ilemi;

Ek eklerken girilen aklama bilgisine gre,

Evraka eklenen dosyann adna gre ve,

Evraka eklenen ekin dosya tipine gre olmak zere 3 farkl ekilde yaplabilmektedir. Dosya tipi girilmedii taktirde yukardaki 2 kritere uyan btn ekler listelenecektir.

Dosya tipleri olarak;

1. txt,

2. rtf,

3. jpg/jpeg,

4. doc,

5. docx,

6. pdf,

7. xls,

8. xlsx

9. vb.

Evraklar listelendikten sonra butonuna baslarak listelenen evraklarn detayna gidilebilir, butonuna baslarak evraklar kullancnn takibimdeki evraklar listesine eklenebilecektir.

Ve/Veya Kriteri

Evrak arama ekrannda, birden fazla arama kriteri girilerek arama ilemi gerekletirilebilecektir. yleki, arama alanlarnn sol tarafnda yer alan , kriterleri bunun iin kullanlacaktr.

kriteri: Birden fazla alana girilen arama kriterinin ayn evrakta var olmas durumunda evraklar listelenecektir. rnein, arama ileminde 3 farkl alanda arama yapyor olalm. Evrak tarihi olarak 11/12/2012 girilsin evrak konusu olarak faaliyet raporu girilsin evrakn geldii yer olarak da Babakanlk seilmi olsun. Kullanc butonuna bastnda arama kriterleri arasnda olduu iin girilen 3 kriter ayn anda bir evrakta yer alyorsa, o evrak arama sonucunda listelenecektir. Ancak, bu 3 kriterden herhangi bir tanesi tutmaz ise ozaman arama sonucu bo gelecektir.

kriteri: Kullancnn birden fazla alana girdii arama kriterlerinden herhangi birine uyan bir evrak olmas durumdunda evraklar listelenecektir. Yukardaki maddede verilen rnee gre, girilen 3 farkl arama kriterinin arasna eklenmi olmas durumunda, 3 kriterden herhangi birisine uyan evrak arama sonucunda listelenecektir.

TEKLAT / K TANIMLARI

Sadece yetkisi olan kullanclar tarafndan eriilebilecek olan bu modlde;

1. Birim Ynetimi,

2. Numaratr Ynetimi,

3. Tzel Kii Ynetimi,

4. Gerek Kii Ynetimi,

5. Kurum Ynetimi ilemleri gerekletirilmektedir.

BRM YNETM

Sisteme yeni bir birim kaydetmek, var olan birimi de gncelleme ya da pasifletirme ilemleri iin kullanlacaktr.

Birim Gncelleme: Birim ynetimi ekrannda; sorgulama ve filtreleme alannda gncelleme yaplmak istenen birim seildikten sonra butonuna baslarak birim listelenir. Birimin gncellenebilmesi iin listede birimin yannda bulunan baslarak birim bilgilerinin ekrann sa tarafnda gelmesi salanr. Ardndan birime ait bilgiler girildikten sonra butonuna baslmaldr. Yaplan gncellemeler kaydedilmeden ekrandan klmak isteniyorsa butonuna baslmaldr.

Yeni Birim Kayt: Sisteme yeni bir birim kaydetmek iin kullanlr. Yeni birim kaydetmek iin birim ynetimi ekrannda bulunan butonuna baslarak alacak olan birim bilgileri alanlar doldurulduktan sonra butonuna baslarak yeni birim kaydetme ilemi tamamlanacaktr.

Antet Bilgisi: Birimde oluturulacak giden evraklarda gelecek olan antet bilgisinin girildii alandr.

Ksa Ad: Birimin ksa adnn tanmland alandr.

Ad: Birimin adnn tanmland alandr.

Haberleme Kodu: Birimin haberleme kodunun tanland alandr. Burada tanmlanan haberleme koduna grebirimde oluturulacak evraklarn say alannda bu haberleme kodu bilgisi gelmektedir.

Kurum Kimlik Kodu: Birimlerin DTVT de yer alan kurum kimlik kodu bilgisinin tanmlanaca alandr.

st Birim: Tanmlanan birim bir baka birimin altnda yer alyorsa, st birim bilgisi buradan seilecektir.

Birim Tipi: Tanmlanan birimin tipinin seilecei alandr.

Bakanl,

Bakan Yardmcl,

Bakanlk makam,

Blge Mdrl, vs seimi yaplacaktr.

Gelen Evrak Numaratr: Birimde kayt edilen gelen evraklarn, kayt ileminden sonra sistemde hangi numaratrden gelen evrak says alacann seimi yaplr.

Giden Evrak Numaratr: Birimde kayt edilen giden evraklarn, ilk parafla birlikte hangi numaratrden giden evrak says alacann seimi yaplr.

Birim Ba Tr: Merkez tekilat, tara tekilat, yurtd tekilat vb. olacak ekilde birimin ba trnn seilebildii alandr.

Grnrlk Tipi: Tanmlanan birimin birim listesinde seilip seilememesi durumlarnn ynetilecei alandr.

Grnr: Tanmlanan birim, evrak havlesi iin birim listelerinde gelecekse seilecek olan seenektir.

Grnr Seilmez: Organizasyon emasnda yer alacak ancak evrak havale ileminde birim listesinde gelmeyecek olan birimler iin seilecek olan seenektir.

Hiyerarik: Bir birimin altnda yer alacak olan sanal birim/alma gruplar iin seilecek olan seenektir.

Bal Birim: Birimin bal birim olmas durumunda nerenin bal birimi olduuna dair seiminin yapld alandr.

Fiziki Ariv Birimi: Birime gelen slak imzal evraklarn fiziki ariv ilemlerinin hangi birim tarafndan yaplacana dair bilginin seilecei alandr. Bu alanda sadece Ariv Birimi niteliinde olan birimler arasndan seim yaplabilmektedir.

Posta Birimi: Birimden darya yazlan yazlar iin, son imza ile birlikte bu evraklarn posta ilemini hangi birim yapacaksa o bilginin girilecei alandr.

Posta ekli: Gnderim ekli olarak da geer. Burada 2 farkl seim yaplabilmektedir.

Otomatik: Birimin yazd bir i yazma, son imzadan sonra yazlan birime elektronik olarak gnderilecekse seilecek olan seenektir.

Manuel: Birimin yazd bir i yazma son imzadan sonra posta kanal ile gnderilecekse seilecek olan seenektir. Bu seenek seiliyse evrak son imzay aldktan sonra nce posta birimine, posta birimi postaladktan sonra da evrakn yazld birime elektronik olarak gidecektir.

Belgenet Kullanyor mu?: Evrak Al ekli olarak da gemektedir. Tanmlanan birim belgeneti kullanyorsa EVET, kullanmyorsa HAYIR seenei iaretlenmelidir.

Evet: Birim belgeneti kullanyorsa ve birime gnderilen evraklarn elektronik olarak gelmesi isteniyorsa seilecek olan seenektir.

Hayr: Birim belgeneti kullanmyorsa ve birime gnderilen evraklar evrak elektronik olarak gelmeyecekse seilecek olan seenektir.

Ariv Birimi: Tanmlanan birim bir ariv birimi ise bu kutucuk seilecektir.

Genel Evrak: Tanmlanan birim genel evrak birimi ise bu kutucuk seilecektir.

Birim Amiri: Birim amiri ve birim amir yardmcsnn seiminin yaplaca alandr. lgili tanmlamann yaplabilmesi iin birim amiri alannn yannda bulunan butonuna baslr. Alan ekranda;

Kullanc: Amir ya da amir yardmcs olarak atanacak olan kullancnn ismi girilir.

Grev: Kullancnn birimdeki grevi girilir. Girilen grev sistemde tanml deil ise sistem yneticisine gerekli tanmlama yaptrlmaldr.

Balang Tarihi: Kiinin grevinin balang tarihinin girildii alandr.

Biti Tarihi: Kullancnn grevinin biti tarihinin girildii alandr.

Ba Tipi: Tanmlanan kullancnn, Amir, amir yardmcs, vekaleten amir ya da vekaleten amir yardmcs olduuna dair seeneklerin yapld alandr.

Gvenlik Kodu: Tanmlamas yaplan kiinin birimde hangi gizlilik derecesine kadar evraklar grntleyebileceine dair seimin yapld alandr. Burada gizlilik derecesinin verilmesinin ardndan kullancya klasr yetkisi de verilmelidir. aksi halde kullanc arad evraklar bulamayacaktr.

Yukarda belirtilen tanmlamalar yapldktan sonra butonuna baslr.

Yaplan amir tanmlamas ile ilgili detay ekrannn almasn salar.

Yaplan tanmlama zerinde gncelleme yaplmas iin kullanlr.

Yaplan amir tanmlamasnn silinmesi iin kullanlr.

letiim Bilgileri: Birime ait iletiim bilgilerinin girilmesi iin kullanlr. butonuna baslmasnn ardndan alacak olan ekranda iletiim bilgileri girildikten sonra butonuna baslarak iletiim bilgisi kayt ilemi tamamlanm olur.

Birim Ynetimi ekrannda btn tanmlamalar bittikten sonra butonuna baslarak birime ait yaplan tanmlamalar kaydedilmi olur.

** Birim pasifletirme ilemi iin;, birim ynetimi ekranna girildikten sonra butonuna baslacaktr. Listelenen birimlerin ierisinde pasif yaplacak olan birimin yannda bulunan butonuna baslarak birim pasif yaplacaktr. Pasif yaplan birimi aktif yapma ilemi iin de ayn yntem izlenecektir.

NUMARATR YNETM

Kullanlacak olan numaratrlerin tanmlamasnn yapld fonksiyondur. Numaratr ynetimi ekranna girildiinde alan ekranda yeni bir numaratr tanmlayabilmek iin butonuna baslacaktr.

Alan tanmlama ekrannda ilgili alanlar girilerek butonuna baslarak numaratr tanmlama ilemi gerekletirilir.

Ad: Tanmlamas yaplan numaratrn ad girilir.

Geerlilik Tarihi: Tanmlanan numaratrn geerlilik tarihinin girildii alandr.

Balang Deeri: Numaratrn balang saysnn girildii alandr.

Deer: Numaratrn mevcut kald deerin grntlendii alandr.

Aklama: Numartr tanmlanrken aklama girilebilmesi iin kullanlacak alandr.

Gelen Evrak Olarak Balanan Birimler: Numaratr gelen evrak numaratr olarak kullanan birimlerin listesidir. butonuna baslarak numaratre birim eklemesi buradan da yaplabilir.

Giden Evrak Olarak Balanan Birimler: Numaratr giden evrak numaratr olarak kullanan birimlerin listesidir. butonuna baslarak numaratre birim eklemesi buradan da yaplabilir.

** Tanmlanm olan numaratrlerin gncellenebilmesi iin numaratr ynetimi ekranna girildikten sonra butonuna baslacaktr. Listelenen numaratrlerin ierisinde gncellenecek olan numaratrn yannda bulunan butonuna baslarak gncelleme ekran alacak, gerekli gncellemeler yapldktan sonra butonuna baslarak numaratr gncellenecektir.

** Numaratr pasifletirme iin ise, numaratr ynetimi ekranna girildikten sonra butonuna baslacaktr. Listelenen numaratrlerin ierisinde pasif yaplacak olan numaratrn yannda bulunan butonuna baslarak numaratr pasif yaplacaktr. Pasif yaplan numaratr aktif yapma ilemi iin de ayn yntem izlenecektir.

TZEL K YNETM

Sistem ierisine yeni bir Tzel Kii kaydetmek veya gncellemek iin kullanlacak olan arayzdr.

Yeni bir tzel kii bilgisi kaydedebilmek iin; tzel kii ynetimi ekrannda yer alan butonuna baslarak alan ekranda tzel kiiye ait bilgiler girildikten sonra butonuna baslacaktr.

Tzel Kii Tipi: Tanmlanan tzel kiinin tipi seilir. (vakf, A., Dernek, vs.)

Vergi Kimlik No: Tzel kiinin vergi kimlik numarasnn girilecei alandr.

Ad: Tzel kiinin adnn girilecei alandr.

Ksa Ad: Tzel kiinin varsa ksa adnn girilecei alandr.

letiim Bilgileri: Tzel Kiiye ait iletiim bilgilerinin girilmesi iin kullanlr. butonuna baslmasnn ardndan alacak olan ekranda iletiim bilgileri girildikten sonra butonuna baslarak iletiim bilgisi kayt ilemi tamamlanm olur.

Tzel Kii Ynetimi ekrannda btn tanmlamalar bittikten sonra butonuna baslarak Tzel Kiiye ait yaplan tanmlamalar kaydedilmi olur.

** Tanmlanm olan Tzel kiilerin gncellenebilmesi iin tzel kii ynetimi ekranna girildikten sonra butonuna baslacaktr. Listelenen tzel kiilerin ierisinde gncellenecek olan tzel kiinin yannda bulunan butonuna baslarak gncelleme ekran alacak, gerekli gncellemeler yapldktan sonra butonuna baslarak kayt gncellenecektir.

** Sistemden tzel kii kayd silmek iin, tzel Kii yneimi alanndan seim yaplr ve butonuna baslarak ilem tamamlanr.

GEREK K YNETM

Sistem ierisine yeni bir gerek Kii kaydetmek veya gncellemek iin kullanlacak olan arayzdr.

Yeni bir gerek kii bilgisi kaydedebilmek iin; gerek kii ynetimi ekrannda yer alan butonuna baslarak alan ekranda gerek kiiye ait bilgiler girildikten sonra butonuna baslacaktr.

TC Kimlik No: Gerek kiinin TC kimlik no bilgisi girilir.

Ad: Gerek kiinin adnn girilecei alandr.

Soyad: Gerek kiinin soy adnn girilecei alandr.

letiim Bilgileri: Gerek Kiiye ait iletiim bilgilerinin girilmesi iin kullanlr. butonuna baslmasnn ardndan alacak olan ekranda iletiim bilgileri girildikten sonra butonuna baslarak iletiim bilgisi kayt ilemi tamamlanm olur.

Gerek Kii Ynetimi ekrannda btn tanmlamalar bittikten sonra butonuna baslarak Gerek Kiiye ait yaplan tanmlamalar kaydedilmi olur.

** Tanmlanm olan Gerek kiilerin gncellenebilmesi iin gerek kii ynetimi ekranna girildikten sonra butonuna baslacaktr. Listelenen gerek kiilerin ierisinde gncellenecek olan gerek kiinin yannda bulunan butonuna baslarak gncelleme ekran alacak, gerekli gncellemeler yapldktan sonra butonuna baslarak kayt gncellenecektir.

** Sistemden gerek kii kayd silmek iin, gerek Kii yneimi alanndan seim yaplr ve butonuna baslarak ilem tamamlanr.

KURUM YNETM

Sisteme yeni bir Kamu Kurum Kuruluu tanmlamak veya var olan bir kurumu gncelleme ilemlerinde kullanlr.

Yeni bir Kurum bilgisi kaydedebilmek iin; kurum ynetimi ekrannda yer alan butonuna baslarak alan ekranda kuruma ait bilgiler girildikten sonra butonuna baslacaktr.

Tip kodu - alt birim kodu 4 alanlar: Tanmlamas yaplan kurumun haberleme kodu girilir.

dari Birim Kimlik Kodu: Kurumun DTVT de yer alan idari birim kimlik kodu girilir.

st Kurum:: Tanmlanan kurum bir st kuruma bal ise seimi buradan yaplacaktr.

Kurum Ad: Tanmlanan Kurumun ad girilir.

Paket Kullanm: Tanmlanan kuruma, sistemden yazlan evraklar elektronik olarak gnderilecekse seilecektir.

letiim Bilgileri: Kuruma ait iletiim bilgilerinin girilmesi iin kullanlr. butonuna baslmasnn ardndan alacak olan ekranda iletiim bilgileri girildikten sonra butonuna baslarak iletiim bilgisi kayt ilemi tamamlanm olur.

Kurum Ynetimi ekrannda btn tanmlamalar bittikten sonra butonuna baslarak Kurum tanmlamas yaplm olur.

** Tanmlanm olan Kurum bilgisinin gncellenebilmesi iin kurum ynetimi ekranna girildikten sonra gncellenmek istenen kurum bilgisi filtrede bulunduktan sonra butonuna baslacaktr. Listelenen Listelenen kurumun yannda bulunan butonuna baslarak gncelleme ekran alacak, gerekli gncellemeler yapldktan sonra butonuna baslarak kayt gncellenecektir.

** Kurum pasifletirme ilemi iin;, kurum ynetimi ekranna girildikten sonra butonuna baslacaktr. Listelenen kurumlarn ierisinde pasif yaplacak olan kurumun yannda bulunan butonuna baslarak kurum pasif yaplacaktr. Pasif yaplan kurum aktif yapma ilemi iin de ayn yntem izlenecektir.

KLASR LEMLER

Sadece yetkisi olan kullanclar tarafndan ulalacak olan bu modlde;

Klasr Ynetimi,

Konu Kodu Ynetimi,

Klasr Evrak lemleri,

Saklama Plan Ynetimi ve

Eriim Ynetimi ilemleri gerekletirilmektedir.

KLASR YNETM

Klasr tanmlama, gncelleme ve pasif yapma ilemlerinin gerekletirildii modldr.

Yeni bir klasr tanmlama iin klasr ynetimi ekrannda yer alan butonuna baslr. Alan ekranda gerekli olan bilgiler girildikten sonra butonuna baslarak klasr kaydetme ilemi gerekletirilir.

Birim: Klasrn tanmlanaca birim seilir.

Klasr Kodu: Tanmlanan klasrn kodu girilir.

Klasr Ad: Tanmlanan klasrn ad girilir.

st Klasr: Tanmlanan klasr bir st klasrn altna tanmlanyorsa bu alandan klasrn bal olduu st klasr seilir.

Saklama Sresi Balatma Aksiyonu: Seilen saklama plannn sresinin ne zaman geri saymaya balayacann seimi yaplr.

Belge retim Tarihi: Klasre kaldrlan her evrak ayr deerlendirilir. Her evrakn retim tarihinin zerine saklama plan sresi eklenir, dolduunda gerekli ilem yaplr.

Klasr Al Tarihi: Klasr al tarihinin zerine saklama plan sresi eklenir, dolduunda gerekli ilem yaplr.

Klasr ine Yerletirilen lk Belgenin retim Tarihi: Klasrn ierisine kaldrlan ilk belgenin retim tarihi alnarak zerine saklama plan sresi eklenir, dolduunda gerekli ilem yaplr.

Klasr ine Yerletirilen Son Belgenin retim Tarihi: : Klasrn ierisine kaldrlan son belgenin retim tarihi alnarak zerine saklama plan sresi eklenir, dolduunda gerekli ilem yaplr.

Klasr Kapan Tarihi: Klasr kapan tarihinin zerine saklama plan sresi eklenir, dolduunda gerekli ilem yaplr.

Saklama Plan: Klasre ait saklama plan seilir.

Klasr Al Kapan Tarihi:: Klasrn aktif olaca tarih aral girilir.

Blmleme Kriteri: Tanmlanan klasr boyut, tarih veya barndrd evrak saysna gre boyutlandrlabilecektir.

Saklama Ortam: Klasrn ierisine kaldrlan evraklarn saklama ortam seilir.

Elektronik: Sadece elektronik ortamda saklanacaksa bu seim yaplr.

Fiziki: Fiziki ortamda saklanacaksa seilerek saklama yeri bilgisi girilir.

Hibrid: Hem Elektronik hem fiziki ortamda saklanacaksa seilir.

Aklama: Tanmlanan klasr ile ilgili bir aklama var ise bu alana girilecektir.

Yukardaki alanlara ait bilgiler girildikten sonra butonuna baslarak klasr kaydetme ilemi tamamlanr.

Klasr Gncelleme: Tanmlanan klasr gncellenmek istenirse; klasr listesinde yer alan butonuna baslarak alan ekranda ilgili deiiklikler girildikten sonra butonuna baslacaktr.

Klasrn Pasif Yaplmas: Klasrn pasif yaplmas iin listelenen klasrlerin yannda yer alan butonuna baslarak klasr pasif yaplacaktr.

Klasr kopyala/ta: Tanml olan bir klasrn baka