ECMサミット2013 ECMによる情報基盤の再構築と業務への展開ecm-portal.jp/down/pdf/ecmsummit20130221_opentext.pdf · 2013-10-24 · ecm&sap営業本部居原貴紀

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オープンテキスト株式会社 ECM&SAP営業本部居原貴紀

ECMサミット2013

ECMによる情報基盤の再構築と業務への展開～情報の集約から基幹連携、グローバル化対応まで事例を絡めてご紹介

2013年2月21日

オープンテキスト会社紹介と最近の活動

ECMソリューションと昨今のニーズ

製造業 - 導入事例1


ECMの更なる活用に向けてのヒント

アジェンダ

Copyright © Open Text K.K. All rights reserved. Slide 2 2013/2/21

オープンテキスト会社紹介

本社所在地：カナダオンタリオ州ウォータールー

主要業務：企業情報管理ソフトウェア（EIM）の開発、販売、導入コンサルティング、保守

設立年：1991年（日本法人は1997年設立）

NASDAQ：OTEX

従業員数：約5000名

年間売上高：12億7百万USドル

OpenTextは世界最大の独立系ECMベンダー

コンテンツ管理、プロセス管理、FAXソリューション、Webソリューション、基幹システム情報のアーカイブなど、様々な情報管理領域で、日本国内でも多くの企業様にご利用いただいております。


オープンテキストの最近の活動

2012年4月：SAP連携の仕入先請求書処理ソリューションの国内本格展開

請求書のOCRによる入力自動化から、例外チェック、ワークフローによる電子承認、請求・支払業務の効率化

2012年12月：セキュアな企業向けファイル共有ソリューション「OpenText Tempo Box」の展開

企業内外での利用、様々なデバイスからの利用など、様々なビジネスシーンでセキュアにファイルを共有、活用するニーズが高まっており、

実現ソリューションを提供

2012年9月：CEM(Customer Experience Management) ソリューションの国内本格展開

請求書やお客様向けレター、DMなど、各配信先に最適な情報を組み合

わせた帳票作成、配信機能や、ポータルやウェブサイト管理、Webに

よる様々なソリューションを提供

2012年7月：BPMソリューションの国内本格展開 Microsoftテクノロジーとの連携に強みを持つProcess360を

オープンテキストとして国内本格展開







アジェンダ



・仕入先請求書管理経理業務のシェアード化やアウトソーシングなどとあわせ、請求書の電子化から電子承認プロセスを実現

・得意先/仕入先ポータル得意先や仕入先との契約や見積、納品、請求処理など、Webポータルを介して電子的に処理

各関係企業間での情報共有を効率化

・品質管理 SOPなどの品質管理ドキュメントの管理と変更プロセスなどの管理実現

・各種申請/審査業務出張申請、稟議、休暇申請、マスタ登録・

変更申請など、様々な申請業務を電子化

業務アプリケーションとしての活用

・セキュリティー

社内に留まらず、社外の協力会社との情報共有するニーズが高まり、セキュリティが守られ、かつ容易に共有ができる基盤が必要

・グローバル化事業所、工場の海外展開に合わせて、グローバルでの共通基盤を構築する要件が拡大

・事業継続性（災害対策）事業継続性を確保すべく、情報の電子化と

情報管理基盤の統合を促進。情報の一元化により、容易に情報の冗長性を確保

・現行システムの刷新/統合グループウェアでの情報管理からの移管や部門情報管理からの統合

情報基盤としての活用







アジェンダ


導入事例1：製造業

背景と課題

事業継続性確保への対策各拠点ごとにグループウェアシステムを導入し、情報管理、共有、各種業務運用していたが、自然災害により、事業停止・大きな損失を経験。会社としての情報管理と事業継続性の確保を目指す個別管理による、データ保全の徹底できず、復旧対応が遅れ

情報管理、管理プロセスの統制各拠点単位での情報管理となっていたため、全社統制が取れず、また情報ごとのセキュリティ制御ができず、個人PCへの複製も容易で、トレーサビリティ機能もなく情報漏えいリスクが高い環境となっていた。

情報の整合性が取れず、統一化・全社統制の確保が困難

危機発生時に事業継続ができる堅牢で、また全社情報統制が取れる情報共有基盤の構築が急務



情報管理基盤のコンセプト

縦型発信情報と横型共有情報を整理

ポータルを活用したビジョンや方針などの縦型情報発信と、規定文書やノウハウなどの情報共有を融合した全社情報共有基盤とする（縦型情報発信は構築済みで、横型情報共有をECMで構築し連携）

既存グループウェアやファイルサーバで実現していた機能/業務を再整理、最適再配置

グループウェアやファイルサーバ内に蓄積された情報や業務フローを整理し、基幹システム、ポータル、ECMのどこで実現するのが最適なのかを再検討。最適な仕組みの上で、情報と業務フローを実現する。



対象とする文書・記録・業務（例）規定書類、SOP、手順書

ISO文書

会議資料・調整情報

業務依頼フロー

電子稟議

ノウハウ

入手資料

仕様書、技術資料、技術報告書

企画書

各種ツール類など

※その他の文書・記録、業務プロセスも積極的に、情報管理基盤上で管理していく

特許情報図面・設計図

Web コンテンツ

製造記録

ノウハウ研究資料

証憑書類

クレーム情報

契約書

顧客情報



情報管理基盤に求められた主な要求仕様（例）

（1）分散システムの統合とデータセンターの活用

各拠点のグループウェア上に保存された情報共有系のデータを、ECM情報共有基盤へ移行、一元化。また一元化したシステム基盤を24時間365日体制で、運用保守。またデータセンターで管理することにより、安全性を確保し、バックアップ運用も徹底

（2）文書・ファイル単位の権限制御および詳細な監査履歴保持

グループウェア上では、DB単位でのセキュリティ管理しかできず、また詳細な監査履歴を取得できず、情報漏えいのリスクを持ち、また調査も困難だったため、文書・ファイル単位に詳細な履歴を取得し、通知することにより、不正を抑止

（3）情報の一元化と、業務プロセス間をまたがる情報管理

同一の情報が、業務ごとに重複して保管されていた。情報を一元化し、業務プロセスをまたがって、一つの情報を使用。情報の検索、利用の切り口を多く持つことにより、最新の情報を組織、業務横断的に情報共有を実現

（4）ISO文書管理に対応

ISOに関しての指摘事項に対する対応（例：文書単位の承認、配付記録の管理）



効果

情報伝達の標準化による業務効率改善と生産性の向上情報伝達機能の標準化による情報検索性の向上、文書の承認や回覧、更新通知の自動化、不要な承認プロセスの廃止と業務のスリム化、テンプレートの有効活用などを実現

情報管理の一元化によるガバナンス強化、運用体制の整備リスク管理の強化（データセンターへの移行による災害や情報漏洩への対応）。運用のアウトソーシングの実現（データセンター）、競争力強化（情報提供のスピードアップ）

大幅なコスト削減

システムごとにかかっていた運用費用、障害・災害対策などへの対応費用、情報検索や情報発信にかかる時間の大幅短縮による業務コストの削減など、情報管理、利用に対するコストを大幅に削減







アジェンダ



背景と課題

個別最適で作られた部門毎の情報管理システムの限界複数部門で、様々な異なる文書管理システムを有しており、システム運用、ハードウェアリプレイス、バージョンアップ、機能追加などシステムごとに予算を取り、対応を行っていた。利便性、運用、投資コストの観点で、重要な課題と認識

情報管理、管理プロセスの統制電子文書、電子記録は、全社的なポリシーとルールに基づき、管理される必要があり、品質の向上、品質管理の効率化を考えた場合、全社統一の情報管理基盤の整備が必要。統制の観点から、標準化、情報の一元化が必要

事業継続性確保への対策バックアップの取得・管理や災害対策などが部門単位の責任になっており、徹底されているシステムとそうでないシステムも存在。企業の重要な情報をロスするリスクを改善するとともに、災害対策の徹底を行う。情報ロスによる業務停止など大きなリスクが存在

全体統制と個別業務要件を満たすことが可能な情報管理基盤を設けるまた事業継続性を考慮した基盤とする



情報管理基盤のコンセプト

情報管理基盤の整備と個別業務システムへの展開

全社での情報管理基盤を構築し、基盤を活用した個別業務アプリケーションを、ECMの機能/APIをベースにして構築

様々な要件に標準機能として対応できるパッケージを選択

個別業務システムに展開するために、必要十分な機能を標準としてサポートするパッケージを選択。現行システムの確認、各部門へのヒヤリングを通して、情報管理基盤に求める要件を抽出。パッケージの標準機能を最大限活用し、アドオン開発は行わない。

グローバルでの情報管理基盤に展開

将来の積極的な業務の海外展開を見据えて、グローバルでの情報管理基盤に展開できることを必須とする



対象とする文書・記録（例）規定書類、SOP、手順書

試験関連文書

経理証憑書類（請求書、領収書）

申請関連文書

品質関連文書

教育関連、文書・記録など

対象とする業務プロセス（例）品質管理業務プロセス

経理支払承認プロセス

プロジェクト文書管理・共有

契約書管理など

※その他の文書・記録、業務プロセスも積極的に、情報管理基盤上で管理していく

特許情報図面・設計図

Web コンテンツ

製造記録

ノウハウ研究資料

証憑書類

クレーム情報

契約書

顧客情報



効果（※一部プロジェクト中にて期待される効果を含む）

情報管理基盤による情報の統制が取れる全社方針、ルールに則った情報管理を実現。また方針、ルールの変更時の柔軟な対応を実現

円滑な情報共有、活用による業務の効率化部門をまたがる情報共有、活用が容易になり、各種業務を効率化

新たな情報管理、文書管理系システムへの投資の抑制

個別システムに対して投資してきたコストを大幅に削減。また開発の標準化により個別業務システムの新規構築や新要件、新技術への対応コストも大幅削減

情報セキュリティの対応、事業継続性の確保など企業バリューの向上

情報セキュリティリスクの軽減および事業継続のリスクを軽減することにより、企業の安全性、バリューを向上







アジェンダ



各経営課題の観点からも、非構造化データの管理基盤は重要である。業務効率化コスト削減（システム運用・開発コスト、業務コスト）コンプライアンス・セキュリティ事業継続性（BCP）

ただし情報管理基盤を作っただけで、利用はユーザ部門任せでは、使われないシステムと化してしまう。（今までの多くの文書管理システムの失敗）

そこで、各種業務プロセスの中でECMを積極的に活用することにより、更なる業務効率化への展開が可能になります。



OpenTextでは、ECMによる情報管理基盤をベースとした、業務ソリューションを多く提供し、またSAPなどの基幹システムと連携することにより、更なる業務改善につなげるソリューションをご提供しています。

基幹システム連携でのECM活用業務の例経理支払承認プロセス・証憑管理・シェアードサービス得意先・仕入先情報管理製品・品目情報管理プロジェクト管理設備保全・品質検査・記録管理クレーム情報・対応履歴管理

ECM単体での活用業務の例購入稟議・審査業務契約書管理各種申請業務規定管理（登録、変更などの管理）品質管理プロジェクトドキュメント管理など


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