eCTRL Factoring Midt lp/Documents/Debitor... · PDF file3 eCTRL Factoring – Midt factoring Introduktion til factoring I eCTRL er der oprettet en factoring-funktion, som er tilpasset

eCTRL Factoring – Midt factoring

eCTRL-vejledning

Indholdsfortegnelse

Introduktion til factoring 3

Oprettelse af debitorer 4

Ændring af debitorer 6

Oprettelse af fakturaposter til Midt factoring 7

Genvejstaster 14

3 eCTRL Factoring – Midt factoring

Introduktion til factoring

I eCTRL er der oprettet en factoring-funktion, som er tilpasset Midt Facto-

ring. Ved factoring forstås, at virksomheden aftaler en debitorfinansiering,

hvor Midt Factoring stiller likviditet til rådighed mod sikkerhed i virksomhe-

dens tilgodehavender hos sine kunder. Man får typisk udbetalt 80 % af faktu-

rabeløbet ved faktureringen og de sidste 20 % frigives, når kunden betaler sit

tilgodehavende.

I praksis foregår det på den måde, at de kunder, hvor fakturaerne ønskes

overført til factoring hos Midt Factoring, oprettes med factoring-koder. Når

virksomheden udskriver fakturaer til disse kunder, indsættes en tekst på for-

mularen om, at fakturaen er overdraget til Midt Factoring, hvortil kunden skal

betale sit skyldige beløb.

Når dagens/periodens fakturaer er opdaterede, oprettes en betalingskladde,

hvor alle åbne fakturaposter med factoring-kode overføres. Fra denne kladde

oprettes de nødvendige filer til Midt Factoring. Filerne skal du efterfølgende

uploade til Midt Factoring på deres hjemmeside. Til sidst bogføres betalings-

kladden, så de enkelte fakturaer udlignes på debitorerne og i stedet bogføres

som et tilgodehavende hos Midt Factoring.

Når beløbet efter få dage modtages fra Midt Factoring, udlignes beløbet på

Midt Factoring-kontoen.

Bemærk: For at udlæse fakturaerne i PDF-format skal en registreret version

af programmet ”Win2PDF” være installeret på den persons computer, som

foretager udlæsningen. Programmet downloades og registreres hos:

http://www.daneprairie.com – prisen er ca. 225 kr.


Oprettelse af debitorer

Debitor/Kunder

Nedenstående vejledning beskriver kun de ekstra oplysninger, der skal tilfø-

jes en factoring-debitor.

Ved oprettelse af en debitor til factoring eller tilknytning af en eksisterende

kunde som ny factoring-kunde, skal følgende felter udfyldes.

Fanebladet Betaling

Feltet Betalingsbetingelser udfyldes med den ønskede betalingsbetingelse

til kunden.

Feltet Betalingsmåde udfyldes med betalingsmåden for Midt Factoring. Se

eventuelt beskrivelsen under afsnittet Betalingsmåder.

Betalingsmåden kan vælges ved at klikke på den knækkede pil.

Hvis man har flere klientnumre, vælges den aktuelle betalingsmåde med

reference til klientnummeret for debitoren.


Knappen Opsætning/Factoring

I feltet Factoring vælges værdien Opret. Når data på kunden overføres til en

kundefil til Midt Factoring, sættes feltet automatisk til værdien Factoring.


Ændring af debitorer

Debitor / Kunder

Hvis kundedata ændres i eCTRL (eksempelvis adresse), så kan der ikke

foretages opdatering af disse ændringer ved hjælp af filoverførsel.

Der skal du i stedet logge på Midt Factorings hjemmeside for at ændre

dataene på kunden.


Oprettelse af fakturapo-ster til Midt factoring

Debitor/Kladder/Betalinger/Betalingskladde

Efter dagens eller periodens fakturaer er opdaterede, kan de efterfølgende

overføres til Midt Factoring.

Opret en ny betalingskladde (CTRL + N) – det er en god ide at navngive

kladden, så den beskriver indholdet.

Åbn kladden ved at trykke på knappen Linjer. Herefter åbnes en ny tom be-

talingskladde.


I kladden vælges knappen Betalingsforslag og underpunktet Forslag efter

forfald.

I debitorbetalingsforslag er der kun et enkelt felt, der skal være udfyldt, feltet

Betalingsmåde. Det er ikke muligt at skrive eller ændre data i feltet fra dette

skærmbillede – det skal gøres ved hjælp af knappen Udvælg.

I afgrænsningen for Betalingsmåde vælges betalingsmåde-id for factoring.

Klik på den knækkede pil i feltet afgrænsning for at vælge værdien for facto-

ring. Klik OK for at lukke vinduet.


Tilbage i debitorbetalingsforslaget vælges knappen OK. Herefter vises de

åbne fakturaer, som opfylder udvælgelsen (er åbne og har betalingsmåden

for factoring tilføjet).

Fakturaer, som af en eller anden grund ikke ønskes overført til Midt Facto-

ring, slettes ved at stille sig på linjen og klikke CTRL + F9. Bemærk, at slet-

tede fakturaer vil dukke op ved næste udvælgelse under forudsætning af, at

de ikke er udlignet (eksempelvis med en kreditnota eller indbetaling).


En oversigt over betalingsforslaget kan udskrives ved at trykke på knappen

Udskriv.

Når fakturaerne er gennemgået, lukkes skærmbilledet (CTRL + F4). Alle

fakturaer, som ikke er slettet i betalingsforslaget overføres efterfølgende til

betalingskladden.

Hvis man har flere klientnumre hos Midt Factoring, skal ovenstående forløb

køres igennem på hvert klientnummer, som har sit eget betalingsmåde-id.

Eksempelvis kan klientnummer 1 være betalingsmåde ”mf1”, klientnummer 2

være betalingsmåde ”mf2” osv.

Posteringstekst, der eventuelt kan skrives med en forkortelse (fx ”mf” for

teksten ”Overført til Midt Factoring”), oprettes under knappen Funktio-

ner/Kladdetekster. Efterfølgende skrives forkortelsen, fx mf i posterings-

tekstfeltet og hele teksten skrives automatisk, når der trykkes enter eller tab

efter mf.


I kladden indsættes automatisk kontoen for Midt Factoring som modkonto, så

beløbene overføres som en åben post fra de enkelte debitorer til en åben

post på Midt Factoring, indtil afregning fra Midt Factoring modtages og bogfø-

res.

For at oprette filer til Midt Factoring klikkes på knappen Funktioner og un-

derpunktet Opret betalinger.

Vælg betalingsmåden for factoring i feltet Betalingsmåde.

Klik OK i skærmbilledet Opret betalinger.

Herefter oprettes de nødvendige filer til Midt Factoring – efterfølgende vises

et infoskærmbillede, hvor der vises, hvad der er overført. Desuden ændres

datoen på posterne i kladden til dags dato.

I ovenstående eksempel er der kun fakturaposter. Hvis der havde været nye

eller ændrede kundedata, ville der også være oprettet en fil for disse og info i

skærmbilledet om antal kundeposter.

Efterfølgende skal der udskrives en overdragelsesrapport til Midt Factoring. I

kladden vælges knappen Udskriv og underpunktet Midt Factoring.


Herefter dannes der i Word et overdragelsesdokument, som skal underskri-

ves og faxes til Midt Factoring eller sendes med en mailkonto med digital

signatur. Overdragelseserklæringen gemmes i den mappe, som er opsat

under dokumentstyringen (vil normalt være: ”C:\Midtfact\”).

Navnet på dokumenter er: ”Fakturaoverdragelse_klientnummer_dato.doc” –

eksempelvis: ”Fakturaoverdragelse_9906_20070412.doc”.


Efterfølgende skal du uploade filerne til Midt Factoring på deres hjemmeside.

Når filerne er modtaget hos Midt Factoring, kan du bogføre betalingskladden,

så kunderne bliver udlignet.


Genvejstaster

Hvis du taster Flyttes markøren:

Venstre pil Ét tegn til venstre

Højre pil Ét tegn til højre

Pil op En linje op

Pil ned En linje ned

Home Til start af linje

End Til slutning af linje

PgUp Til forrige side/forrige post

PgDn Til næste side/næste post

Ctrl + Home Til første post i kartoteket

Ctrl + End Til sidste post i kartoteket

Tab Hop mellem felter fremad

Shift Tab Hop mellem felter tilbage

Kartotekposter:

Alt + F9 Slet post/linje

Ctrl + N Opret ny post/linje (*ud for posten = ej opdat.)

Ctrl + F3 Filtre poster

Ctrl + Shift + F3 Fjern filter på poster


Ctrl + C Kopier

Ctrl + V Sæt ind

Ctrl + X Klip

Ctrl + S Gem/opdater

Ctrl + F Søg/find post

Ctrl + P Print/dan rapport

Menufunktioner:

Ctrl + F4 Luk et skærmbillede ned

Ctrl + Alt + F4 Hop til hovedkartotek

Ctrl + Tab Hop mellem faneblade fremad

Ctrl + Shift + Tab Hop mellem faneblade tilbage

Ctrl + O Åbn menu

Ctrl + D Åbn udviklingsmenu

Alt + F4 Afslut programmet

Alt + Enter Egenskaber

Alt + pil ned Henter pickliste til reference kartotek

Ctrl + F6 Skift mellem åbne aktiviteter

Ctrl + PgDn Skift blok (fx ordrehoved til linjer)

Om Deloitte

Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private kunder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 140 lande sikrer, at vi kan trække på stærke kompeten-cer foruden en dybtgående lokal indsigt, når vi skal hjælpe vores kunder overalt i verden. Deloittes mere end 170.000 medarbejde-re arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloittes medarbejdere understøttes af en virksomhedskultur, der frem-mer integritet og merværdi til kunderne, en forpligtelse over for hinanden og en styrke gennem forskellighed. De arbejder i et miljø præget af konstant udvikling, udfordrende oplevelser og berigende karrieremuligheder. Deloittes medarbejdere arbejder målrettet på at styrke ansvarlighed, opbygge tillid og sikre positiv indflydelse i deres lokalsamfund.

Deloitte Touche Tohmatsu Limited

Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer.

© 2013 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited