Effective Communication

MARKPLUS INSTITUTE OF MARKETING

Segitiga Emas Business Park, CBD B 01/01 ▪ Jl. Prof. Dr. Satrio Kav. 6 ▪ Jakarta 12940 – Indonesia

Tel. +62 21 5790 2338 ▪ Fax. +62 21 5790 2339

EFFECTIVE COMMUNICATION SKILL

Practical Guide to Deliver The Key Message Effectively

SesiEffective Communication Skill

Valentino Simanjuntak, SH. MHExclusive Facilitator

MarkPlus Institute of Marketing

Komunikasi yang efektif akan memberikan manfaat, antara

lain:

1. PEMECAHAN MASALAH secara lebih cepat

2. PENGAMBILAN KEPUTUSAN yang kuat

3. PRODUKTIFITAS yang meningkat

4. HUBUNGAN BISNIS yang lebih kuat

5. Meningkatkan CITRA PROFESIONAL

Kemampuan Komunikasi yang Efektif

Membutuhkan penguasaan yang baik atas

keahlian intrapersonal dan interpersonal, mendengarkan, mengamati,

berbicara, bertanya, menganalisa, dan mengevaluasi.

Melalui komunikasi, kolaborasi yang baik dapat terjalin…

Kemampuan Komunikasi yang Efektif

Komunikasi yang efektif dapat meningkatkankemampuan antar divisi di perusahaan dalam

menghilangkan mis-komunikasi

Meningkatkan produktivitas perusahaansecara tidak langsung

Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi

1

Body Language : 55 %

Vocal/ Voice : 38 %

Verbal : 7 %

2

3

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Non Verbal

Marah


Ekspresi Wajah

MurungTertawaSedihMalu Senyum Bahagia

Wajah �� Sumber komunikasi�� Cerminan suasana emosi seseorang��

Menandakan kondisi pikiran �� Membentukpersepsi

Membuat ekspresiwajah bersinar

Berpikir positifMenanamkan rasa

ramah pada dirisendiri

Rileks

Ada 3 halyang harus

diperhatikan

Berikan senyuman

• Menandakan : Keterbukaan, apa adanya, terus terang.

• Manfaat :

- Meningkatkan kepercayaan lawan bicara pada kita dengan cara

selalu bertatapan dengan mata lawan bicara secara hangat

(senyum).

• Tatapan di daerah sekitar area mata dan hidung.

• Jangan main mata atau “piknik“.


Kontak Mata

Lihatlah keseluruhan wajah ketika berbicara, bukan

hanya satu bagian saja.

Pastikan melakukan kontak mata dengan ramah dan

tanpa meninggalkan kesan negatif

TipsTips


Business Gaze Social Gaze Intimate Gaze

• Business gaze: pada diskusi bisnis, usahakan pandangan mata tetap pada area segitiga di dahiuntuk menunjukkan keseriusan dan kesungguhan

• Social gaze: jika gerak mata jatuh antara mata, hidung dan mulut (segitiga) maka atmosferpembicaraan akan mengarah ke pembicaraan sosial atau lebih santai dari business gaze

• Intimate gaze: Jika pandangan jatuh antara mata, dagu sampai dada maka pembicaraan akanmenjadi lebih intim, terutama bagi lawan jenis yang melakukannya berarti menunjukkan

ketertarikan terhadap lawan bicaranya

Menjaga Tatapan Mata

CARA BERDIRI

• Tegak, bahu relaks

• Wanita :

Posisi kedua kaki merapat

• Pria :

Lebar kedua kaki tidak melebih bahu


Postur Tubuh

Benar Salah


Sentuhan

• Pastikan tangan Anda dalam keadaan kering sebelum berjabat tangan.

• Pegang telapak tangan lawan bicara, jangan hanya jarinya.

• Untuk memperoleh perhatian lawan bicara, jabat tangannya beberapa detik lebih

lama, dan mulailah bicara sebelum melepaskannya.

JABAT TANGAN

Taking The Control

Giving The Control

Shake Like A Man

The dead fish

The Hauckle

Grinder

Benar Salah


Bahasa Tubuh

TUBUH CONDONG KE DEPAN

• Menandakan :

Lawan bicara tertarik pada pembicaraan kita

• Manfaat : Membuat lawan bicara merasa

nyaman.

Posisikan menghadap lawan bicara, bila posisi anda di sampingnya, lakukan dengan agak miring

ANGGUKAN KEPALA

• Menandakan :

Persetujuan, afirmasi, akrab, suka

• Manfaat : Memberikan persetujuan

Dilakukan pada saat jeda diantara kalimat yang diucapkan oleh pihak lain

Dilakukan pada saat mengucapkan kalimat untuk mendapatkan persetujuan

MENGERUTKAN DAHI DENGAN JARI

• Menandakan :

• Kondisi seseorang sedang menganalisa

pembicaraan orang lain dengan sentimen tidak

puas

• Hindari menopang dagu dengan tangan ketika

mendengarkan pihak lain bicara


Bahasa Tubuh

MENOPANG DAGU DENGAN JARI

• Menandakan :

• Kondisi seseorang sedang menganalisa /

menimbang pembicaraan orang lain dengan

lebih teliti

• Hindari menopang dagu dengan tangan ketika

mendengarkan pihak lain bicara


Jarak Bicara

INTIMATE ZONE

15 – 46 CM

PERSONAL ZONE

46 CM – 1,2 M

SOCIAL ZONE

1,2 – 3,6 M

PUBLIC ZONE

OVER 3,6 M

Komunikasi Verbal

Artikulasi1

Audibilitas2

Diksi Suara3

Kelancaran4

Intonasi5

Tinggi Nada6

Langkah Suara7

Warna Suara8

Volume9

Nada Suara10

Kecepatan Suara11

Penekanan Suara12

Bagaimana Cara Berkomunikasi yang Efektif Secara Verbal


• Kemampuan mengkombinasikan

kata dengan ucapan

(enunciation)

• Ucapan sering dipengaruhi oleh

budaya atau bahasa ibu

Artikulasi

• Sebuah kondisi dimana audiens mampu

mendengar dengan baik setiap kata

yang diucapkan oleh pembicara

• Pembicara memiliki kemampuan untuk

melakukan variasi volume suaranya

Audibilitas

• Kemampuan untuk memproduksi

suara jernih yang sangat

menunjang kemampuan untuk

berbicara dan bernyanyi

Diksi Suara

• Suara dalam presentasi yang

baik lahir dari fasihnya kalimat

• Kegagapan dalam berbicara

membuat pendengar merasa

terganggu dan terusik

Kelancaran

• Kemampuan pembicara dalam

mengatur nada suara menjadi naik dan

turun

• Intonasi akan menjadi peranan penting

ketika menggunakan bahasa lain,

misalnya inggris

Intonasi

• Ketika Anda gugup maka suara

Anda akan lebih tinggi

• Pembicara yang baik memiliki

kemampuan untuk mengatur

emosi dalam berbicara

Tinggi Nada


• Semakin cepat Anda berbicara

dapat menyebabkan pendengar

tertinggal

• Jadi, jangan terlalu lambat dan

terlalu cepat

Langkah Suara

• Kualitas warna suara dipengaruhi oleh

suasana hati

• Libatkan perasaan Anda dalam

mengucapkan kata persetujuan dan

penolakan

Warna Suara

• Penekanan volume pada kata-kata akan mempengaruhi persepsi pendengar

Volume

• Kualitas suara yang

menunjukkan perasaan hati

seorang pembicara.

• Contoh :

“Bagus sekali tindakan Anda.”

dapat bermakna pernyataan

yang tulus atau menyindir

Nada Suara

• Kecepatan dalam berbicara tergantung

dari pembicara

• Variasi kecepatan untuk meningkatkan

gejolak emosi dan penegasan poin yang

penting

Kecepatan Suara

• Cara penekanan bicara yang

dilafalkan tepat pada kata

sendiri.

• Penekanan terhadap sebuah

kata diperlukan dalam presentasi

• Hanya poin-poin yang penting

saja yang perlu penekanan

Penekanan Suara

Mengatasi Rasa Cemas, Tegang dan Sungkan

Perasaan cemas muncul pada saat kita sedang dalam keadaan tertekan atau mengalami stress

Hal yang mengurangikemampuan

berkomunikasi

STRESS

Hal – Hal yang menyebabkan rasa cemas :

Efek psikologis Efek fisik

Ketika diminta untuk memberikanpresentasi kepada klien

Ketika harus melakukan lobikepada calon klien

Cemas

Ketika harus merespon kepadaklaim/ gugatan klien

Ketika diminta untuk menjelaskanproduk baru di depan forum

Video : Presentasi di Depan Klien

Video Click at the middle





berkomunikasi

STRESS

Hal – Hal yang menyebabkan rasa tegang :


Ketika diminta untuk memberikanlaporan kepada atasan

Ketika harus memberikan laporandengan kinerja yang tidak baik

Tegang

Ketika harus menjelaskan laporankepada kantor pusat

Ketika diminta untuk menjelaskanprogram baru di depan atasan

Video : Berinteraksi dengan Partner Senior





berkomunikasi

STRESS

Hal – Hal yang menyebabkan rasa sungkan :


Ada perasaan segan kepadasesama teman kerja

Tidak merasa dekat dengan teman kerja

Sungkan

Terlalu menutup diri terhadapteman kerja

Khawatir terhadap pertimbangandari orang lain

Video : Berinteraksi dengan Sesama Teman Kerja


Video : Berinteraksi dengan Pegawai Kantor



Tips MengurangiRasa Cemas dan Tegang


Persiapakan segala sesuatuyang berhubungan dengan

presentasi

Visualisasikan tahapan apa sajayang akan dilalui pada saat

melakukan presentasi

1 2 3 4

Tarik Nafas Panjang

sebelum bertemu klien atau atasan


Latihan dan latihan secara rutin



Usahakan relaks(bebaskan pikiran dari penat

dan tekanan pekerjaan)

Renggangkan otot– otot yang kaku

untuk mengurangirasa tegang

sebelum bertemu klien atau atasan

Video : Persiapan yang Tidak Baik



Tips MengurangiRasa Sungkan

Tips MengurangiRasa Sungkan

sebelum bertemu teman kerja

Usahakan santai, dan tidakperlu terlalu banyak memikirkan

hal – hal yang lain

Lakukan ice breaking sebelummembicarakan sesuatu yang

lebih serius mengenai pekerjaan

Berikan sedikitcandaan untuk

mencairkansuasana

Mulai buka pembicaraan dari hal – hal yang paling

sederhana

Mulai hari dengan senyuman,karena

akan dapat memberikan dorongan

yang positif dan membuat kita lebih santai

Tukul � Humor � Lucu

� Inspirasi untuk

bahan humor

Menyampaikan Presentasi/ Laporan

Handout

1. Berisi poin – poin penting

2. Tidak perlu banyak

pemakaian kata - kata

3. Poin tersebut dapat

memudahkan kita dalam

menyampaikan laporan/

presentasi

4. Dapat berupa kertas kecil

atau handout ppt

Mempersiapkan handout/key notes

Mempersiapkan handout/key notes


Pembukaan Isi Presentasi Penutup

1. Pembukaan : Ceritakan tentang apa yang akan disampaikan di dalam presentasi

2. Isi Presentasi : Sampaikan pesan tersebut

3. Penutup : Katakan tentang pesan yang sudah disampaikan


Pembukaan

Dapatkan perhatian dari audiens atau peserta

rapat dan buat mereka berkonsentrasi kepada

pembicara

Lakukan Ice breaking

Berikan latar belakang mengenai hal - hal

yang akan dibicarakan atau dilaporkan

Perkenalkan diri kepada audiens/ peserta rapat

Gunakan penekanan

“tone of voice” yang baik

1

4

2

3

Eye Contact

Body Language


Video : Presentasi & Bahasa Tubuh

Video : Pembukaan Presentasi yang Tidak Baik



Isi Presentasi

Jika kehilangan perhatian audiens, ada beberapa cara untuk

menarik

kembali perhatian mereka:

• Berhenti bicara

• Lebih banyak bergerak, jangan terpaku pada satu posisi

• Bertanya kepada audiens

• Berikan break, terutama pada saat presentasi berjalan lama


Karakter dan Kualitas Suara yang Baik :

• Menyenangkan untuk didengar

• Dinamis, memberikan impresi penuh

tenaga dan kekuatan

• Jelas, segar, dan punya power kuat untuk didengar

• Ekspresif, kaya akan nuansa

• Mengalir wajar dan tidak dibuat-buat

Barrack Obama

Isi Presentasi“Diperlukan mengatur nafas dengan baik dalam

menciptakan intonasi dan kecakapan dalam

berbicara ketika melakukan presentasi”

“Diperlukan pengaturan waktu dengan

seksama ketika melakukan presentasi agar

pelaksanaan presentasi, mulai dari

persiapan, penyampaian pengantar, isi, dan

penutupan, berlangsung secara TEPAT”

“Latihan untuk Manajemen Waktu“

Untuk mengatur waktu dalam

memberikan presentasi/ laporan

“If you fail to prepare, you

are prepared to fail”

”Perhatikan tempo perkataan yang diucapkan

dengan volume nafas yang dikeluarkan”


Jangan biarkan

presentasi datar dan tidak menarik

atau

arah pembicaraan datar dan tidak

mampu menyampaikan sesuatu

Akhiri dengan suatu kalimat yang

KUAT dan POSITIF

Penutup

Terima Kasih: [email protected]

Documents

Effective Communication