Einzigartige Transparenz für Planung, Analyse und .Einzigartige Transparenz für Planung, Analyse

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    Einzigartige Transparenz fr Planung, Analyse und Reporting

    Fr einen erfolgreichen Vertrieb ist es entscheidend, die richtigen Ziele zu verfolgen, den Vertriebsplan genau zu kennen sowie den Auendienst optimal zu strukturieren und einzusetzen. Dazu mssen Unternehmen erst den Begriff Erfolg definieren und festlegen, an welchen Kennzahlen sie ihn festmachen. In der Praxis dauert es aber oft viel zu lange, die relevanten Basisdaten aufzubereiten. Hufig existieren mehrere Parallelwelten, es sind viele verschiedene Bereiche und Abteilungen beteiligt und ein einheitliches Zahlenverstndnis fehlt. So ist eine Menge an Herausforderungen zu meistern, ehe Zahlen auch wirklich aussagekrftig werden. Wie lsst sich aber eine operative und strategische Lsung fr das Vertriebscontrolling auf effiziente Weise realisieren?

    Unternehmen mssen zusehends ihre Geschftsttigkeit an die Vernderungen im Markt ausrichten. Daten sollen transparent, schnell und verlsslich zur Verfgung stehen, um bei Schieflagen besser reagieren zu knnen. Doch wissen Sie, welcher Vertriebskanal der effizienteste ist? Welche Tarife oder Produkte den grten Deckungsbeitrag liefern? In welcher Region Sie verstrkt Ihre Neukunden gewinnen und wo Sie Marktanteile verlieren? Wie entwickeln sich Kosten und Marge? Welcher Tarif entwickelt sich zur Cash Cow und welcher zum Poor Dog?

    Fragen, die ein stringentes und durchdachtes Vertriebscontrolling beantworten kann. Vertriebscontrolling ist daher von entscheidender Bedeutung: Es dient zum einen als Basis fr strategische Entscheidungen. Zum anderen macht es den Erfolg der Strategien messbar, sodass gegebenenfalls der eingeschlagene Kurs gendert werden

    kann. Aber nicht nur die Bedeutung des Vertriebscontrollings wchst aufgrund von Vernderungen im Markt. Auch die Anforderungen, die an ein Vertriebscontrolling gestellt werden, steigen. Nur ein effizientes Vertriebscontrolling kann folgende hufige Fragen in Unternehmen beantworten:

    Mit welchen Produkten/Tarifen und in welchen Regionen und Kundensegmenten verdiene ich am besten?

    Wie verhlt sich mein Plan zu Ist und Prognose?

    Wie entwickeln sich Kosten und Marge und welcher Trend lsst sich daraus ableiten?

    Welcher Vertriebskanal ist der beste?

    Welche Performance bringt mein Auendienst?

    Welche Angebote wurden gelegt und wie hoch ist die Abschlusswahrscheinlichkeit?

    Wie verhlt sich die Ratio zwischen Angeboten und Abschlssen und mit welchen Mengen, Preisen und Margen?

    Wie ist der Status meiner aktiven Vertrge und wann laufen diese aus oder mssen verlngert werden? Auch hier interessieren vor allem Mengen, Preise und Margen.

    Welches sind meine Top-/Flop-Sondervertragskunden?

    Wie lassen sich relevante Basisdaten effizient bereitstellen, gegebenenfalls auch fr die Erfolgsbeteiligungen?

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    Die Herausforderungen bei der Beantwortung dieser Fragen liegen meist in einer hohen Intransparenz durch mehrere Parallelwelten im Unternehmen. So sind viele Abteilungen und Bereiche an wichtigen Vertriebsthemen beteiligt. Diese arbeiten meist getrennt voneinander, teilweise mit verschiedenen Systemen und Prozessen im schlimmsten Fall sogar mit unterschiedlichen Daten. Manuelle Kopien der bentigten Daten aus Vorsystemen und Weiterverarbeitung in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel sind da keine Seltenheit. Diese wurden jedoch nicht fr umfangreiche Controlling- und Steuerungsprozesse konzipiert, so dass umstndliche Workarounds an der Tagesordnung sind.

    Durch die komplexen Arbeitsschritte, manuelle Bearbeitung und die fehlende Bercksichtigung aller relevanten Daten werden Fehlern Tr und Tor geffnet. Entsprechend verwenden die Abteilungen unterschiedliche Datenstze, die noch dazu unzuverlssig und lckenhaft sind. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter meist nur wenig Zeit fr Analysen haben und kaum ber Simulationsmglichkeiten verfgen. Sie besitzen auch in der Regel kein einheitliches Verstndnis zu Unternehmenszahlen oder Key Performance Indikatoren, so dass jede Abteilung mit anderen Daten operiert. Fehlende Performance und geringe Effizienz der Systeme sind weitere Hindernisse.

    Einzigartige Transparenz fr Planung, Analyse und Reporting

    Umfassende Lsung

    Eine Lsung fr ein effizientes Vertriebscontrolling muss daher einen integrierten Ansatz fr Planung, Analyse und Reporting bieten. Die Planungsfunktion bildet dabei die Basis fr die Ermittlung von Anforderungen, Bedarf und Prozessen fr den Vertrieb sowie die Produktion. Die Lsung sollte dabei die Definition optimaler Vertriebsdimensionen wie Kunden, Produkte oder Regionen ermglichen sowie die Entwicklung konkreter Empfehlungen fr einzelne Segmente und Kunden.

    Ein umfassendes System verbindet mit einem integrierten Ansatz nicht nur die verschiedenen Planungshorizonte (kurz-, mittel- und langfristig) miteinander, sondern auch alle Typen von Planung. Unternehmen knnen dann alle vorhandenen Daten zuverlssig wie in einem Data Warehouse nach dem Prinzip Single Point of Truth integrieren. Dabei sollte sie die Lsung ber den gesamten Reportingprozess hinweg assistentengesteuert begleiten.

    Idealerweise berechnet das System den Kundenwert nach mehreren Methoden, zum Beispiel mittels einer mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung. Das Planen sollte auf beliebigen Ebenen mglich sein, wie etwa ber eine Kombination aus Produkt und Kunde oder ber alle Kunden mit Verteilungen analog zu einer beliebigen Referenzperiode wie Forecast. Eine automatische Verteilung von Jahreswerten auf Monate, eine Planung gegen Top-down-Ziele (etwa auf Segmentebene) sowie einfache Simulationen sind ebenfalls hilfreich. Die automatische Datenbernahme aus SAP und anderen blichen Vorsystemen ist dabei selbstverstndlich.

    Einige oft unterschtzte Punkte sollten dabei besondere Bercksichtigung finden. Einer davon ist die Visualisierung der Daten. Schlielich knnen Mitarbeiter nur dann effizient mit der Lsung arbeiten und diese akzeptieren, wenn die Ergebnisse anschaulich und intuitiv verstndlich dargestellt werden. Dazu sollte die Lsung klassische, individuell anpassbare sowie moderne Darstellungsformen beherrschen. Zu den klassischen Varianten zhlen etwa Tabellen, Symbole, bedingte Formate, Sulen, Flchen, Kreisdiagramme und Ampeln. Individuelle Visualisierung bieten Radar, Wasserfall, Blasendiagramme oder Sparklines. Moderne Darstellungsformen sind Icicle, Sunburst View oder Treemaps.

    Abbildung 1: Sales Report Geochart

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    Die Lsung sollte auch mglichst viele Analyseformen beherrschen, um sich flexibel an genderte oder neue Fragestellungen anpassen zu lassen. Dazu gehren Ist-Plan-, Zeitreihen-, Top-Ten-, Top-Value-, Break-Even- und Abweichungsanalyse, die visuelle Analyse von Massendaten oder die Fortgeschrittene Trendanalyse. Forecasts, Histogramme und Klassenvergleiche sind ebenso wichtig wie Ad-hoc-Auswertungen, Slice & Dice, Roll-up, Drill-down, Drill-through und Rollierender Forecast.Um alle Anforderungen zu erfllen, sind zustzlich folgende Eigenschaften hilfreich:

    Einfach nutzbare, bersichtliche KPI-Dashboards

    Automatisierte Berichtsverteilung

    Konsistente Daten in IST und PLAN

    Einheitliche Steuerung aller Manahmen

    Umfangreiche Datenvalidierungen und Logs

    Assistent fr Text-, Datenraum- oder Teilbaumfilter

    Anpassung von Budget, Ressourcen und Zeit

    Dezentrale Datenerfassung ber das Web

    Mobile Nutzung ber Smartphones und Tablets

    Einzigartige Transparenz fr Planung, Analyse und Reporting

    Zahlreiche VorteileEin solches einheitliches Performance Management Tool fr Berichtswesen, Analyse, Dashboards und Planung bietet zahlreiche Vorteile. Dazu gehren eine hohe Datensicherheit und -transparenz sowie die Automatisierung bislang manueller Prozesse. Dies fhrt neben praktischen Kommentierungs- und Nachvollziehbarkeitsmglichkeiten zu einer optimalen Usability. Die Folge sind eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der Nutzer sowie eine deutliche Effizienzsteigerung.

    Die nahtlose Integration in komplexe Systemlandschaften wird durch definierte Schnittstellen untersttzt. Dadurch und durch weitestgehende Automatisierung erhlt das Unternehmen eine hohe Performance auch bei groen Datenmengen sowie Investitionssicherheit durch flexible Skalierbarkeit. Zudem lsst sich die Lsung Schritt fr Schritt sowie in verschiedenen Modulen fr alle Controllingthemen einfhren und anpassen. Als Ergebnis knnen Unternehmen Analysen, Simulationen, Szenarien und Reports in Echtzeit realisieren und damit ein optimales, effizientes operatives und strategisches Vertriebscontrolling.

    Abbildung 2: Unit4 prevero Dashboard Abbildung 3: Unit4 prevero Dashboard

    ber unsprevero, ein Unit4 Unternehmen, bietet Corporate Performance Management (CPM)- sowie Business Intelligence (BI)-Lsungen fr die Bereiche Unternehmensplanung, Budgetierung, Forecasting, Daten-Analyse, Dashboarding und Reporting. Mit seinem Portfolio untersttzt der Hersteller die nachhaltige Verbesserung von Entscheidungs- und Steuerungsprozessen in Unternehmen jeder Gre und Branche.

    www.prevero.com, info@prevero.com

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