Ejemplo práctico sobre rangos tridimensionales y ... · Contenido desarrollado por Luis Ángel Gil Gambarte Ejemplo práctico sobre rangos tridimensionales y vínculos de celdas

Contenido desarrollado por Luis Ángel Gil Gambarte

Ejemplo práctico sobre rangos tridimensionales y vínculos de celdas

Mediante un ejemplo práctico y real, vamos a aplicar los conceptos estudiados en los dos apartados previos para ver su practicidad y tratar de entender en qué situaciones particulares de trabajo podríamos aplicar estos conocimientos.

Supongamos que tenemos en la empresa un equipo de vendedores compuesto por María, Miguel y Carlos . Cada uno tiene su ordenador en su despacho para trabajar. Dichos ordenadores se encuentran en red con otro ordenador a modo de servidor . Como sabemos, un servidor es un equipo de acceso permanente desde los demás puestos de la red. En una configuración de planteamiento más sencillo podrían ser 3 archivos enlazados con otro dentro de un mismo ordenador.El trabajo consistirá en ubicar en el servidor, un libro para cada uno de los comerciales (los libros se llamarán María.xlsx , Miguel.xlsx y Carlos.xlsx respectivamente). Por otro lado crearemos otro archivo llamado Responsable.xlsx desde el cual y mediante vínculos se podrá supervisar la evolución de las ventas de cada uno de los vendedores por separado y del equipo en conjunto, por parte de la persona responsable del equipo que bien podría ser el director (o directora) comercial.

Los pasos para organizar este trabajo deberán ser lo siguientes:

- Definir los 3 archivos en los que cada comercial i ntroducirá sus datos de ventas .

- Crear el libro de resumen para el director comercia l en donde se reflejarán las evoluciones de cada uno de los vendedores así como resúmenes globa les de todo el equipo de trabajo.

CONSEJO: Para comprender perfectamente esta aplicac ión real y práctica, es muy recomendable realizarla en paralelo sobre el propio programa. Esta será la forma de

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Definir archivos de vendedores

Serán 3 archivos de idéntica estructura en los que se dejarán preparadas las fórmulas respectivas de cara a que solo con introducirse las ventas diarias se vayan calculando totales, acumulados, etc. Deberemos, una vez definidos proteger las celdas que no debieran ser modificadas por parte del usuario. Al final protegeremos cada archivo con su password correspondiente para que como los tres comerciales tienes acceso al servidor ninguno pueda abrir otro libro que no sea el suyo, a excepción del Responsable que conocerá todas las contraseñas de los vendedores de su equipo.

Los datos a introducir serán, por ejemplo, resúmenes diarios de ventas realizadas tanto a nivel de venta directa (cliente final), como a distribución (otras empresas distribuidoras de nuestros productos).

Tras analizar la disposición y organización de la información se decide que cada vendedor disponga de una hoja para plasmar en ella las ventas de cada mes y por trimestres poder tener otra hoja de resumen, con unas gráficas de columnas y sectores, por ejemplo en la que poder estudiar las ventas y resultados.

Para comenzar, crearemos un libro con todas las fórmulas de cálculo dispuestas y posteriormente mediante la opción Guardar como , lo iremos guardando con los diferentes nombres de los usuarios, en el servidor de red. Para terminar con el trabajo concerniente a los vendedores crearemos accesos directos en cada uno de SUS ordenadores para que con un solo doble clic y desde su escritorio, cada uno pueda abrir su libro para entrar y administrar sus datos.

Realizaremos el planteamiento de datos para cada vendedor para un semestre. Hacerlo para todo el año sería más de lo mismo.

1) En un nuevo libro, crearemos tantas hojas como meses y resúmenes desea mos . Veamos:

Desarrollaremos para todos los días del mes, una tabla vertical hacia abajo con tres columnas: Venta directa , venta indirecta y venta total para cada día. Debajo, sumaremos las tres columnas para obtener las ventas directas, indirectas y totales para todo el mes.

2) Pero como deseamos esta estructura, de forma idéntica para los 6 meses del año, seleccionaremos esas 6 hojas antes de proceder a su diseño , de esta manera lo que hagamos, se hará para las 6 hojas de la misma e idéntica manera.

Para ello, como sabemos mantendremos pulsada la tecla CTRL mientras hacemos clic en cada hoja:

3) Ahora diseñaremos el modelo :

afianzar estos conceptos de forma definitiva.



Es posible que al crear la fórmula de los totales por día, aparezca un triangulito verde en la esquina superior izquierda de la celda sugiriendo algo: Que la celda contiene una fórmula de resumen (la suma) que omite datos adyacentes de contenido numérico (los números de los días) que no se quieren, evidentemente, sumar. Se soluciona, desplegando el icono de la sugerencia y eligiendo la opción de Omitir el error :

Tenemos el modelo definido con las fórmulas de resumen para los 6 meses del año. Evidentemente en



febrero reduciremos la tabla a 29 días y de igual modo para los meses de 30 días.

4) Ahora diseñaremos la hoja de resumen primer trimestre que aludirá a las celdas de las hojas de esos tres primeros meses. Trabajemos con rangos tridimensionales :

En primer lugar copiaremos toda la tabla, por ejemplo de Enero a 1ER TRIMESTRE y a 2º TRIMESTRE, ya que deseamos saber también los totales de cada trimestre, incluso por día (cuánto se ha vendido los días 15 de los tres meses de ese trimestre).

Nos interesa inicialmente la estructura de la tabla pero, o bien sumando rangos tridimensionales o bien mediante consolidación de datos , sumaremos para la posición de cada día en venta directa e indirecta de la tabla resumen trimestre, las celdas respectivas de las tres hojas de los meses correspondientes a las ventas directas e indirectas de ese día. Posteriormente las copiaremos al resto del mes -hacia abajo-, obteniendo así el resumen por días del trimestre:

NOTA: Podríamos haber incluido en la primera operac ión de selección múltiple de hojas, también estas dos hojas para disponer ya del modelo de ventas por día, también en las hojas de resumen trimestral desde el primer momento



Las celdas inicialmente aparecen a cero, porque en ellas hay fórmulas que arrojan ese resultado.

CONSEJO: La diferencia estética entre el formato Mo neda y el formato Contabilidad es que, si bien en ambas el sufijo monetario que ap arece es el del país (en España el €), con el formato moneda aparece 0 € y las celdas con formato contabilidad presentan - €.

Si elegimos el formato moneda y previo seleccionar las hojas de los dos resúmene s trimestrales entramos el en Menú principal de Excel -menú MO-, elegimos Opciones de Excel, y bajo la categoría Avanzadas, desmarcare mos la opción de que las celdas que contengan un valor cero, se visualice el cero. Con esto conseguimos que la tabla esté llena de fórmulas, esté "sembrada" de fó rmulas pero no se verá nada. Solo se visualizarán los datos cuando las respectiv as fórmulas arrojen valores distintos de cero. Estéticamente el trabajo gana en "limpieza". Esta opción de la configuración de Excel, atípicamente, afecta solo a las celdas con valores cero, de las hojas seleccionadas en ese momento, no para tod as las hojas del libro actual.

El resultado será:



Una forma de comprobar que el trabajo está bien planteado es introducir datos de ventas -a modo de prueba- en las celdas de las ventas de algunos días de algunos meses. Los resúmenes resumirán.

5) En las hojas de resumen trimestral, también se desea ver la suma de ventas totales de los tres meses para poder comparar y analizar la evolución de las ventas en ese trimestre. Para ello dispondremos una tabla anexa como la que se muestra en la siguiente imagen:

6) En el rango de celdas en donde presentar los totales de enero (rango G3:I3), pegaremos con vínculos en este caso, los resultados de los totales de la hoja de ENERO. Procederemos de igual modo para febrero y marzo. En este caso aplicamos por lo tanto el uso del pegado especial con vínculos :

Seleccionaremos de la hoja de ENERO el rango B33:D33 y lo pegaremos con vínculo en las celdas G3:I3 de la hoja 1ER TRIMESTRE.

SEGÚN VERSIONES: La forma en la que el programa nos presenta las diferentes opciones de pegado ha cambiado de forma aunque siguen siendo las mism as opciones de siempre. Ahora aparecen en forma de ico nos que al sobrevolarlos presentan un pequeño letrero que nos informa de la acción que realizan. Para un pegado con vínculos, con enlace, con link, es el bo tón de los eslabones de cadena.Siempre tendremos la opción de pasar al panel de pe gado especial mediante la opción inferior Pegado especial .



Lo mismo desde las celdas de totales de las hojas FEBRERO y MARZO. El resultado es de nuevo un resumen, esta vez por meses que refleja y resume los totales de las ventas de cada mes. Añadimos a la tabla también, una fila inferior donde se suman las ventas directas, indirectas y totales para todo el trimestre (rango de celdas G6:I6):

Se procederá de igual modo para el cálculo de resúmenes del segundo trimestre con los datos del trimestre ABRIL, MAYO y JUNIO.

7) En cada una de las hojas de resumen trimestral y dada la organización de tabla cruzada (disposición de datos correcta y apropiada para generar gráficos basados en esos datos), podremos crear unas gráficas para que cada vendedor pueda observar su evolución, por ejemplo comparándolas con los objetivos de ventas que pudiera tener marcados. Desde luego, el planteamiento que estamos proponiendo se susceptible de muchas mejoras y ampliaciones. Dichas gráficas, inicialmente aparecerán vacías pero, a medida que se introduzcan ventas diarias para cada mes, las tablas se irán alimentando con datos de resumen y como los gráficos se basan en esos datos de



resumen mostrarán y manifestarán esos datos gráficamente de una forma más contundente y visual:

8) A continuación y para plasmar también en este libro inicial -recordemos que habrá uno para cada vendedor-, definiremos la hoja de RESUMEN SEMESTRE . En ella pegaremos a su vez, las tablas de resumen trimestral de forma consecutiva para poder disponer de los resúmenes de ventas directa, indirecta y total para estos 6 primeros meses:

El procedimiento será el mismo que hemos utilizado para los cálculos de resúmenes trimestrales solo que el resumen semestral se basará en los de cada uno de los dos trimestres (primer trimestre y segundo trimestre).

9) Evidentemente, deberemos probar con datos de entrada "de prueba" que todo funciona correctamente. Validaremos por lo tanto que las fórmulas operan correctamente con los datos pertinentes obteniendo así los resultados deseados.

MUY IMPORTANTE: Un error muy grave trabajando en Ex cel, es el de haber aplicado una fórmula en la que se realiza una operación erró nea -por ejemplo se involucra la celda que no es, se hace la operación equivocada, s e opera con datos redondeados visualmente mediante un formato de decimales y no c on datos redondeados mediante la función redondear-, de modo que el resu ltado mostrado en la celda no es un mensaje de ERROR, sino que es un resultado, e quivocado, resultado que además, en muchas ocasiones "se parece" mucho al da to esperado del resultado...



9) Una vez ubicadas las fórmulas y funciones pertinentes que hacen de este libro que a partir de los datos introducidos de las ventas diarias para cada día del mes y para cada uno de los meses se resumen los datos incluso se representen gráficas que indican la "marcha de las ventas", protegeremos las celdas con las fórmulas y dejaremos "liberadas" las celdas de entrada de datos para evitar así borrar o modificar accidentalmente los datos de resultado aportados por las fórmulas fijadas.

Recordemos que para que el contenido de una celda no se pueda modificar deberemos establecer en ella dos características: Que a nivel de rango la celda esté bloqueada y a nivel de hoja o a nivel de libro, la hoja u hojas, por ejemplo, éstas se encuentren protegidas (con contraseña o no).

- El bloqueo se aplica desde la ficha Inicio - Ficha Inicio - Grupo Fuente - Abridor de cuadro de diálogo - Ficha Proteger - Casilla de verificación de Bloqueada :

- Para proteger la o las hojas seleccionadas acudiremos a la Ficha Revisar - Grupo Cambios , botón Proteger hoja :

10) Borraremos las celdas con datos de prueba con el fin de dejar vacío de datos el modelo de libro para cada uno de los vendedores. Quedará como planilla de entrada de datos de las ventas y el punto da partida, evidentemente será que se encuentre vacío de datos, eso sí, cuajado de fórmulas y funciones de resumen pero "limpia" inicialmente de datos.

Dar por bueno ese resultado puede resultar nefasto para el proceso y el trabajo: MUCHO CUIDADO Y PROBAR SIEMPRE MINUCIOSAMENTE LAS F ÓRMULAS ANTES DE DARLAS POR BUENAS .



11) Guardaremos el libro con el nombre María.xlsx mediante la opción del menú principal Guardar .

Desde el botón Herramientas que se dispone en la esquina inferior izquierda del panel Guardar como, accederemos a Opciones generales y desde el cuadro de diálogo estableceremos las contraseñas pertinentes - en este caso nos interesa tan solo la contraseña de apertura-:

A continuación y de la misma forma, mediante la opción Guardar como lo guardaremos con el nombre Miguel.xlsx y de igual manera lo guardaremos con el nombre Carlos.xlsx. Así, tendremos en disco los 3 modelos de libros, cada uno para un vendedor.

En este punto, tenemos tres libros de idéntica estructura, ubicados en un servidor y protegidos mediante contraseñas de apertura:

Crear el libro de resumen equipo

Para crear el libro de resumen, es importante diseñar el modelo de información que se desea analizar

NOTA: Como seguridad, a cada uno de estos libros gu ardados le adjudicaremos una contraseña de apertura para que, puesto que se encuentran en una carpeta de red, de querer ser accedidos por un usuario que no fuera su propietario, solo pudiera abrirlo quien conociera dicha contraseña: En este c aso, el director comercial que tendrá acceso a los libros de sus vendedores y el v endedor comercial propietario del libro.



desde este libro. En este casó qué información deseamos observar de cada vendedor.

Por ejemplo, desearemos disponer de tantas hojas como vendedores desde donde observar la evolución particular de cada uno de ellos. Posteriormente definiremos otras hojas son resúmenes de todos ellos con gráficas ilustrativas incluso, de la marcha de las ventas...

El procedimiento será el mismo que para el montaje realizado para los vendedores solo que en este caso, los vínculos, además de existir entre celdas del mismo libro también y fundamentalmente van a "hilvanar" celdas de otros libros, los libros de los vendedores.

Para conseguirlo, sigamos los siguientes pasos:

1) Abriremos los libros de María, Miguel y Carlos y crearemos un libro nuevo en blanco. Para abrir varios libros a la vez mantendremos pulsada la tecla CTRL mientras hacemos clic en cada uno de ellos:

Evidentemente, se nos solicitará la contraseña dispuesta para cada uno de ellos en el momento de abrirlos. Tras abrirlos y definir el nuevo, la situación debe ser esta:

En la propia barra de tareas de Windows, también podemos apreciar tantos botones de acceso a libro como libros y procesos tenemos abiertos en este momento:

2) Situados en el libro nuevo (en este caso Libro2 o cualquier otro nombre de libro nuevo), diseñaremos las hojas, y las estructuras de resumen deseadas. Por ejemplo pueden ser estas para cada uno de los vendedores comparándolas incluso frente a unos posibles objetivos marcados para cada vendedor:



Las fórmulas vinculadas que aportan los resultados de cada libro de cada vendedor serán de la forma:

De este modo, enlazaríamos las celdas pertinentes desde el libro pertinente a la hoja correspondiente de este libro de resumen equipo ., pero sabemos que hacerlo por este procedimiento consigue que las referencias sean fijas. Si lo hacemos mediante pegados especiales con vínculo, podremos vincular todo el bloque de datos. Se puede realizar de las dos maneras pero lo importante es tener claros los matices diferenciadores entre los dos métodos.

3) Para los totales de equipo, bien se podrá realizar una consolidación de datos o bien una hoja con operaciones de resumen basadas en rangos tridimensionales . En este caso utilizaremos rangos 3D:



4) Generaremos unos gráficos basados en datos -en este caso los ubicaremos en la misma hoja que resume los datos de todo el equipo de vendedores-, en su hoja correspondiente. Así podremos analizar a todo detalle la trayectoria y evolución de las ventas de nuestro equipo de comerciales:

5) Si bien, en el momento de abrir el libro denominado en este caso EQUIPO.xlsx se actualizan los vínculos entre celdas de los libros, explícitamente es posible refrescarlos y actualizarlos utilizando el botón que para tal efecto presenta Excel en la ficha Datos - Grupo conexiones - Actualizar todo .



Este proceso vuelve a hacer fluir los datos actuales desde las celdas vinculadas hacia las celdas en donde se encuentran las fórmulas con expresiones de referencia a otras celdas en otras hojas o en otros libros.

EN RESUMEN: Vincular hojas y libros es una potente posibilidad de trabajo que aporta globalidad a los mismos y una forma diversif icada de procesarlos.


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