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CURSO – TALLER

Formación de

Auditores InternosANEXOS

GERENCIA SISTEMAS DE CALIDAD

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Técnicas de Auditoría

Desarrollo de rutas de auditoría Preparación de la auditoría Muestreo de la auditoría Condiciones controladas Conformidad y no conformidad Evaluación de la efectividad Técnicas para entrevistas Registros de auditoría

La obtención de la información

precisa (objetiva – hechos)depende del conocimiento y

aplicación adecuada de las

técnicas de auditoría. 

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Preparación de la Auditoría

Auditar sin preparar = falta deprofesionalismo

El principal enemigo de la auditoría= el tiempo Prácticamente es imposible auditar

la totalidad de los sistemas decalidad

Se deben seleccionar las partesrelevantes y más importantes delsistema

Preparación adecuada =

certidumbre de auditoría efectiva

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Rutas de Auditoría

Es la estrategia de la auditoría Secuencia lógica, caminos para

lograr el objetivo

Su combinación correcta permite lacontinuidad e integración deinformación

Facilitan el entendimiento del

sistema por auditar

Las rutas de auditoría conforman

la estructura de la auditoría en síy maximizan los recursos

disponibles.

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Rutas de Auditoría

Clases de rutas:

auditorias verticales (ascendenteso descendentes)

auditorias horizontales auditorias aleatorias auditorias libres auditorias cláusula por cláusula

(no es una ruta verdadera deauditoría)

auditorias por departamento

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Rutas de Auditoría

ACCIÓN CORRECTIVA 

AUDITORÍA INTERNA 

VENTAS 

DISEÑO 

COMPRAS 

INSPECCIÓN 

PRODUCCIÓN 

INSPECCIÓN 

BODEGAS 

TRANSPORTE 

RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD 

RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD 

RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD 

RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD 

RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD RASTREABILIDAD 

RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD 

ASCENDENTE 

RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD CALIBRACIÓN RASTREABILIDAD 

RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD CALIBRACIÓN 

RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD CALIBRACIÓN 

RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD 

RUTA DE AUDITORÍA VERTICAL

(ASCENDENTE) 

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Rutas de Auditoría

Auditorias ascendentes – ventajas

buen uso del tiempo

verificación por lo general es mucho más veloz

se obtienen muchos conocimientos sobre laefectividad de un sistema antes de auditar losmecanismos de apoyo, por ejemplo controles deauditoría interna y de acción correctiva

no existen “callejones sin salida” 

la continuidad nos da un buen panorama sobre elcontrol global del sistema en las muestras

seleccionadas.

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Rutas de Auditoría

Auditorias descendentes  – desventajas

se puede llegar a “callejones sin salida” 

se necesita remuestrear, se pierde continuidad, seusa tiempo extra

no se tiene conocimiento de la eficacia del sistemaantes de auditar las cláusulas de mejoría, porejemplo el sistema de acción correctiva, el sistema

de auditoría, el sistema de revisión de la dirección

puede hacer perder mucho tiempo.

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ACCIÓN PREVENTIVA

 

ACCIÓN CORRECTIVA

NO CONFORMIDAD

CAPACITACIÓN

 

CONTROL DE DOCUMENTOS

RASTREABILIDAD

CALIBRACIÓN

COMPRASCOMPRAS

INSPECCIÓNINSPECCIÓN

PRODUCCIÓPRODUCCIÓN

INSPECCIÓNINSPECCIÓN

BODEGASBODEGAS

RUTA DE AUDITORÍAPRINCIPAL (VERTICAL)

RUTA DE AUDITORÍA HORIZONTAL

RUTA DE AUDITORÍASECUNDARIA (HORIZONTAL)

Rutas de Auditoría

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Rutas de Auditoría

Auditorias aleatorias  Selección aleatoria de los procesos y los puntos

de control

No hay continuidad Resultados sin coherencia Valor limitado Confiabilidad baja

Auditorias libres Combinación de técnicas anteriores Investigación de problemas específicos

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Rutas de Auditoría

Auditorias cláusula por cláusula Examen individual de cada cláusula No hay continuidad

Pérdida de tiempo por repetición de ubicaciones Para auditores incompetentes

Auditorias por departamento Auditores con poca experiencia Evaluación sin integración No hay continuidad Duplicidad

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Rutas de Auditoría

Puntos clave para evitar dificultades con lasrutas de auditoría:

a)  La ruta de auditoría debe ser lógica, con losdiversos procesos auditados unidos en formasecuencial cuando sea posible, es decir utilizandolas mismas muestras para auditar procesosdiferentes (continuidad de muestras).

b) Debe hacerse hincapié en los aspectos más

críticos o fundamentales del sistema operativo.c) Deben cerrarse tanto las rutas de auditoría

verticales como las horizontales.

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Rutas de Auditoría - Ejercicios

Seleccione el tipo de ruta de auditoríaque considere más efectiva para lograrel objetivo que le indique el instructor

Diseñe la ruta de auditoría para lograrel objetivo que le indique el instructor

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Listas de Verificación

Una de las herramientas más útilespara auditar

Nos permiten ahorrar muchotiempo

Dan sentido y dirección Mantienen el enfoque No debemos ser “cuadrados” con

las listas de verificación

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Listas de Verificación

Dos tipos: Listas de verificación de

criterios = auditoría deescritorio

Listas de verificación deimplantación = auditoría encampo

Contemplan todos los requisitos Evitan concentrarse en los

requisitos favoritos

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Listas de Verificación - Beneficios

1.  Es un constante recordatorio del objetivo delproceso.

2.  Mejora la comprensión de la norma deadministración de calidad.

3.  Mejora la comprensión del sistema que seaudita.

4.  Puede vincularse a la ruta de auditoría paraobtener una secuencia lógica a través del

sistema.5.  Ahorra mucho tiempo antes de la auditoría ydurante ésta.

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6.  Actúa como punto de referencia si se“atasca”, es decir si no se está seguro de lospasos siguientes.

7.  Actúa como una breve guía del sistema de

administración.8.  Ayuda a darle mayor sustancia a la ruta de

auditoría.9.  Puede incluir una lista de los “insumos” de un

proceso o parte del mismo, lo que puedeayudar a enfocarse sobre su efectividad.

10.  Ofrece un mecanismo de control que puedeusarse para distribuir el tiempo.

Listas de Verificación - Beneficios

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Listas de Verificación - Ejercicios

Identifique los requisitos delprocedimiento que le asigne elinstructor.

Elabore la lista de verificación queaplicaría para auditar los requisitosidentificados en el punto anterior.

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Muestreo de Auditoría – Tipos de Muestra

La auditoría es un ejercicio demuestreo

Representativo del desempeño yefectividad

Determina el control ejercido en elsistema - proceso

Debe incluir las 4 P’s 

Personas Procesos Productos Papel

Debe incluir las interfases

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Continuidad de las Muestras

Todas las muestras recolectadasestán relacionadas con un contratoo pedido de los clientes

Ofrece un buen panorama delcontrol global que se ejerce sobreun contrato o pedido específico

Da una indicación de la efectividad

colectiva del sistema de calidadLa auditoría es un ejercicio demuestreo

Mientras más contratos - pedidosse seleccionen, más amplio será elpanorama de dicha eficacia

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Cantidad de Muestras

Cientos o miles para escoger

La continuidad implica la

reducción del número de muestras

Regla empírica = mínimo 3,máximo 8, usar sentido común

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Cantidad de Muestras

Auditar el tamaño de muestramínimo, ¿Cumplimiento yefectividad? Si = pasar al siguiente proceso No = tomar muestras

adicionales y confirmar Incumplimiento = no tomar más

muestras, considerarsignificancia y fundamentar

El objetivo de la auditoría no esbuscar incumplimiento

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Tips para el Muestreo

Las muestras se seleccionan paracubrir un período razonable

La muestra deberá serrepresentativa de la operaciónauditada

La muestra deberá ser

seleccionada por el auditor

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Muestreo - Ejercicios

Identifique la cantidad y tipo demuestras que tomaría para verificarlos requisitos de la ruta de auditoríaque le asigne el instructor.

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Conformidad y No conformidad

En la vida real la perfección noexiste

La perdida de control es síntomade incumplimiento

El incumplimiento tiene que serevaluado

La significancia del incumplimientodepende de: El impacto de los efectos El riesgo que representa

No conformidad (ISO 8402)

“Incumplimiento de un requisito 

especificado ” 

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No conformidad - Redacción

Identificar el requisito motivo delincumplimiento

Establecer por que no se cumple elrequisito

Indicar la evidencia objetiva delincumplimiento

Evidencia Objetiva (ISO 8402)

“Informaci ón que puede ser probada 

como verdadera, basada en hechos obtenidos por medio de 

observaciones, mediciones,pruebas u otros medios ” 

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No conformidad

Evitar ideas preconcebidas Evitar trivialidades

Diferenciar entre observaciones yno conformidades

Observación (ISO 8402)

“Declaraci ón de un hecho, efectuada 

durante una auditor ía de calidad y 

soportada con evidencias objetivas ” 

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No conformidad - Ejercicios

Identifique las no conformidadespresentes en las notas de auditoríaque le asigne el instructor.

Comente la validez de cada una de lasno conformidades en la lista que leproporcione el instructor.

Redacte las no conformidades de loscasos que le indique el instructor.

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Evaluación de la Efectividad

Quizás el mayor reto para elauditor

Considerar la significancia de loshallazgos en forma colectiva

Se basa en las muestrasseleccionadas

El sistema es efectivo cuando

alcanza sus objetivos de

manera controlada.

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Evaluación de la Efectividad

JUICIO DEL AUDITOR

VARÍA EL UMBRALDE

EVALUACIÓN SE HALLA UN100% DE

CUMPLIMIENTO

EL SISTEMASE DECLARA NO

EFECTIVO

EL SISTEMASE DECLARA

EFECTIVO?

0% NO HAYCUMPLIMIENTO

Debe estar basado en la evidenciaobjetiva

Considerar tanto el cumplimientocomo el incumplimiento

Considerar los indicadores delsistema

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Como Obtener Información

Lectura

Observación

Entrevista

“Los mejores entrevistadores son quienes dicen lomínimo y poseen la habilidad de escuchar y oír lo queles dicen, combinando esto con la actitud y tonocorrectos. Los mejores auditores generan esta clasede ambiente en el que puede producirse una buena

comunicación” . 

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Técnicas de Entrevistas

Preguntas abiertas

Preguntas cerradas

Preguntas guiadas

Preguntas hipotéticas

Preguntas estúpidas

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Preguntas Básicas para Verificar el Control

OBSERVE LOQUE SE REALIZA

P. ¿CUÁL ESSU TRABAJO?

P. ¿POR QUÉ SEHACE ASÍ?

COMPARE LARESPUESTA

¿ ALGUNADIFERENCIA?

P. ¿QUÉCAPACITACIÓNRECIBIÓ USTED?

COMPARE CONEL REGISTRO DECAPACITACIÓN

P. ¿QUÉ HACE USTEDCUANDO SE PRESENTA

UNA NO CONFORMIDAD?

CON EL PROCEDIMIENTO,INSTRUCCIÓN DE TRABAJO,

ESPECIFICACIONES,APTITUD DE MANO DE OBRA,

NORMA, ETC.

AUDITORÍA DE PERSONAS

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Preguntas Básicas para Verificar el Control

¿ PROCESODEFINIDO?

¿ESPECIFICACIONESINSTALADAS?

PARÁMETROSDE OPERACIÓN

DEFINIDOS

RESPONSABILIDAD

POR LAINSTALACIÓN

¿ DEFINIDA LAAUTORIDAD PARA

MODIFICAR?

¿ SE SUPERVISAEL

REQUISITO?

¿ CONDICIONESOPERACIONALES

REALES?

CONTROL DE SERVICIO:PLAN

ESPECIFICACIONESEQUIPO

INGENIERÍA.

AUDITORÍA DECONTROL DE

MÁQUINAS

OBSERVE:

LA MÁQUINA OPERADE ACUERDO CON...?

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Preguntas Básicas para Verificar el Control

¿ EL MATERIAL ENTRANTEESTA DE ACUERDO

CON ESPECIFICACIONES?

CONTROLDE

MATERIALES

¡PRUEBE ALGUNOS!¿ EL MATERIAL EN PROCESO

ESTA DE ACUERDO CONESPECIFICACIONES?

¿ LA “ENTIDAD” ESTÁCONFORME A LAESPECIFICACIÓN?

¿EL MANEJO ESTÁCONFORME A LAESPECIFICACIÓN?

OBSERVE