El Flujo de Caja - Enfoque 1

EL FLUJO DE CAJA

A: La historia

En este ejercicio, los participantes simulan las operaciones de los negocios, regis-trando todas las transacciones y declarando un balance de caja para algunos perío-dos operativos.

Comienza con una breve explicación de los conceptos básicos del flujo de caja.

Luego, los participantes se separan en cuatro grupos a través de un ejercicio de agrupación. Esos cuatro grupos serán las cuatro empresas que funcionan en este mercado. Van a producir Guías de despacho, de acuerdo con una descripción deta-llada del producto.

Las empresas tendrán 45 minutos para planificar la producción y ventas para cumplir con el pago de recibos al momento de su vencimiento. Si esos recibos no se pagan a tiempo, se impondrán penalidades.

Después de la simulación, el facilitador compra toda la producción y paga con dinero en efectivo contra entrega. Luego cada empresa debe preparar el flujo de caja real.

Habrá otra vuelta, pero esta vez sólo el 50% de la producción será comprada al con-tado y el saldo “al crédito”.

El procesamiento debe resaltar las variaciones entre el actual flujo de caja estimado y real. Cada motivo de variación debe ser comentado.

Algunas de las respuestas que dan los participantes a las preguntas clave, escritas en las tarjetas, servirán para construir algunas “estrategias para el manejo del efecti-vo”.

Este es un ejercicio muy útil que instruye fácilmente sobre la administración del flujo de caja.

Se utiliza en la parte financiera del curso del plan de negocios.

B: Información básica

Objetivos de aprendi-zaje

Objetivos básicos que deben alcanzar los parti-cipantes

Los participantes

Aprecian la importancia del flujo de caja en la evalua-ción de la viabilidad de las empresas planteadas

Aplican pasos fáciles en la preparación de las proyec-ciones del flujo de caja;

Se ven motivados a utilizar la metodología del flujo de caja en la preparación de sus planes de negocio.

Objetivos adicionales de mayor nivel dependiendo de la situación y condi-ciones actuales del gru-po meta

Usos Administración financiera, preparación y desarrollo del plan de negocios

C: Información Adicional

Duración 4h

Preparación del lugar Al inicio, los participantes se sientan formando una U

Durante el ejercicio van a trabajar en cuatro grupos y estarán distribuidos en el aula

Para el procesamiento, regresan a la formación inicial

Requerimientos

Facilitadores/asistentes Un facilitador principal, dos asistentes

Ayuda didáctica a prepa-rar

Transparencias para la explicación, como se sugiere en el anexo 1

Separata “Instrucciones para el Flujo de caja” (anexo 2)

Rotafolio “Lista de equipos y materiales” (anexo 3)

4 juegos de “Lista de recibos” (anexo 4)

Recibos preparados de acuerdo con el anexo 4

Separata “Método de Flujo de caja” (anexo 5)

Separata “Pautas para los observadores” (anexo 6)

Materiales para los facili-tadores (durante el ejer-cicio)

Tarjetas

Rotafolio

Panel

Proyector

Pautas para el debate

Materiales para los parti-cipantes (durante el ejer-cicio)

Papel tamaño A-4

Engrapadora

4 juegos para confeccionar guías de despacho (que consiste en un impreso con el formato de la hoja de despacho – ver especificaciones del producto en el anexo 2 – tampones para el sello y tinta para tampón)

tijeras

recibos

4 libros de caja

Condiciones del lugar espacioso para que los cuatro grupos trabajen aparte

Suficientes sillas para todos los participantes

Cuatro mesas (una por grupo)

D: Proceso de Aprendizaje - Visión general

Pasos Dur. Contenido principal

Breve explicación 20’ Explicar la definición del flujo de caja básico utilizando transparencias como se sugiere en el anexo 1.

Separación en grupos e instruc-ciones

15’ Formación de cuatro grupos (empresas), describir la situación de acuerdo con el anexo 2.

Fase de planifica-ción

45’ Cada empresa planifica sus operaciones

1ª fase de simu-lación

40’ Se realizan las actividades de compra y venta.

1ª fase de la con-tabilidad

20’ El facilitador, actúa como patrocinador, compra toda la producción, y paga al contado contra entrega.

Cada empresa prepara el flujo de caja real.

2ª fase de simu-lación

40’ Nuevamente, se realizan actividades de compra y ven-ta.

2ª fase de la con-tabilidad

20’ El facilitador, actúa como patrocinador, compra toda la producción, pero esta vez paga 50% al contado y el saldo “a crédito”.

Nuevamente, cada empresa prepara el flujo de caja real.

Procesamiento

Generalización

40’ Resaltar las variantes entre el flujo de caja proyectado y el real. Comentar el motivo de cada variación.

Construir las “Estrategias en la administración del efectivo” con las respuestas dadas a las preguntas cla-ve.

E: Organización del Proceso Integrado de Aprendizaje (OPIA)

Pasos Dur. Contenido principal Actividades del Facilita-dor

Actividades de los Parti-cipantes

Materia-les nece-sarios

Consejos

Introducción 5' Motivar a los participantes Explicar Escuchar Introducir el ejercicio como una oportunidad para practicar el flujo de caja y mejorar sus proyectos de negocios.

Breve expli-cación

15’ explicar la definición básica del flujo de caja

Explicar Escuchar, ha-cer preguntas

Transpa-rencias (anexo 1)

Se explican y aclaran los términos de transacciones de “caja” y lo que “no es caja”. Se da a conocer a los participantes el concepto de “no-caja” en la depreciación.

Se presenta el formato de flujo de caja con una transparencia. Tam-bién se puede presentar un ejem-plo, de manera breve.

Finalmente, examine la diferencia y relación entre los estados de G&P (ganancias y pérdidas) y los estados de flujo de caja.

Separación en grupos

5’ Los participantes se separan en cuatro grupos para formar em-presas. Solicite a los participan-

Coordinar la formación de los gru-

Formar gru-pos; ponerle nombre a las

La separación en grupos se pue-de hacer mediante un ejercicio.




Consejos

tes que inviertan en sus empre-sas. Deben poner nombre a sus empresas y esperar instruccio-nes adicionales.

pos empresas

Descripción de la situa-ción y de las instruccio-nes genera-les

15’ El facilitador describe la situación de acuerdo con el anexo 2 y aclara cualquier duda que los participantes aun tienen.

El facilitador muestra los bazares de material y las guías de despa-cho (anexo 3, los precios de los materiales deben estar muy a la vista) a las empresas y describe el libro de caja (que el gobierno entrega gratis a las empresas competidoras).

Explicar; mostrar los bazares; aclarar du-das

E4scuchar; observar; ha-cer preguntas

Anexo 2; anexo 3; papel ta-maño A-4; engrapa-doras; tije-ras; se-llos; tam-pón; re-glas; tinta

Fase de pla-nificación

45’ Anunciar el inicio del ejercicio. Informar a los participantes que van a comenzar con la planifica-ción. Distribuir los siguientes ma-teriales:

Condiciones de los présta-

Observar Debatir, plani-ficar

El facilitador controla el tiempo. Pero es posible otorgar tiempo extra si es necesario.




Consejos

mos;

Escribir cuándo se vencen los pagos y

Preguntas guía.

Cada empresa debe preparar un balance de caja planificado al comienzo de cada vuelta y luego compararlo con el flujo de caja real al final de la vuelta.

Los siguientes rubros deben es-tar claramente declarados: ven-tas, pagos y préstamos en efec-tivo estimados (y reales).

1ª fase de simulación

40’ Después de terminar la fase de planificación, el facilitador da préstamos y vende materiales y equipos a todas las empresas. Permita que las actividades de producción y ventas se realicen bajo observación de un asistente que actúa como observador.

Distribuir recibos (ver anexo 4) y

Dar présta-mos; vender materiales; distribuir re-cibos;

Asistente re-gistra los datos finan-cieros;

producir; ven-der; observar

materiales y equipos; “Pautas para ob-servado-res” (anexo 6); recibos (anexo 4);

En caso haya participantes con formación en contabilidad, pue-den actuar como observadores, en lugar del segundo asistente. Sus observaciones deben seguir las pautas del anexo 6.




Consejos

cobrar a cada empresa cuando se vencen los pagos. Mientras tanto, uno de los asistentes ac-túa como gerente de informática y debe comenzar a registrar en un rotafolio grande los datos fi-nancieros de cada empresa (es decir, los balances iniciales y fi-nales, las ventas estimadas, gas-tos totales y préstamos utilizando el formato de flujo de caja, como en el anexo 5).

Guiar a ob-servadoes

rotafolio con for-mato de flujo de formato de caja, (como en el anexo 5)

1ª fase de la contabilidad

20’ Después de la fase de simula-ción, el facilitador principal que representa al patrocinador, com-pra la producción y paga al con-tado contra entrega.

Cada empresa debe preparar el flujo de caja real.

Comprar producción y pagar contra en-trega

Vender pro-ducción; pre-parar el flujo de caja real

2ª fase de simulación

40’ Se repite la simulación.

A la mitad de la fase, anuncie que el gobierno ha promulgado

Ver la simu-lación de la 1ª fase

Ver la simula-ción de la 1ª fase




Consejos

el aumento del salario mínimo para los trabajadores de la pe-queña empresa en un 50%.

2ª fase de la contabilidad

20’ Se repite la fase de la contabili-dad, sólo que esta vez, el pago es 50% al contado y el saldo “a crédito”. Nuevamente, cada em-presa prepara el flujo de caja real.

Ver la con-tabilidad de la 1ª fase

Ver la conta-bilidad de la 1ª fase

Procesa-miento

30’ Preguntas clave:

¿Cómo hizo cada empresa la planificación del efectivo? ¿La tarea fue asignada a uno o muchas personas? ¿Tuvieron dificultades? ¿Cuáles fueron? ¿Cómo superaron esas difi-cultades?

¿Cómo administraron las em-presas el efectivo? ¿Se regis-traron todas las transaccio-nes? ¿Cómo fueron registra-das? ¿Las transacciones re-

Hacer las preguntas clave;

Tomar notas para el pa-nel

Responder y debatir

Rotafo-lios, pa-nel, tarje-tas

Comparar las variantes entre el flujo de caja estimado y el real. Examinar las causas de esas va-riaciones. Comente cada causa. Extraer los puntos relevantes y ponerlos dentro del contexto de la planificación del flujo de caja.

Involucre a los observadores pi-diéndoles que registren sus co-mentarios.

Escribir las respuestas a las pre-guntas clave en tarjetas.




Consejos

gistradas pueden ser com-prendidas por todos en la em-presa?

¿Las empresas cumplieron con todos sus pagos en la fe-cha de su vencimiento? ¿Al-guien pagó al contado con di-nero de su propio bolsillo? ¿Tuvieron dificultades? ¿Có-mo se superaron estas dificul-tades?

¿Qué hizo cada empresa para evitar la escasez grave de efectivo?

Generaliza-ción

10’ Resaltar las principales respues-tas dadas a las preguntas clave y construir un cuadro con esas respuestas en las tarjetas, bajo el título de “Estrategias para la Administración de la Caja”.

Reunir las respuestas dadas por los partici-pantes

El facilitador puede orientar a los participantes para que comple-menten el cuadro “Estrategias en la administración de caja” con al-gunos aspectos importantes que fueron obviados, aunque debe evitar hacer una explicación en esta fase.




Consejos

Síntesis Ver lista de artículos que se re-fieren a este tema

F: Consejos, situaciones típicas y riesgos

Se deben utilizar recibos reales y no tarjetas. Los recibos deben ser numerados y fe-chados.

Si no hay disponibilidad de libros de caja en el área, utilice el formato que se sugiere en el anexo 5.

Para todos los períodos, solicite a cada empresa que prepare flujos de caja proyec-tados y reales. En general, las presentaciones son opcionales, excepto cuando se detecte que las habilidades en contabilidad de los participantes son deficientes.

G: Sustituciones

1) Usos y objetivos alternativos

Ninguno

2) Reducción/Ampliación

Si el tiempo lo permite, es posible agregar nuevas fases de simulación y de contabili-dad a fin de reforzar los conocimientos adquiridos haciendo anuncios del gobierno, como:

El gobierno ha aprobado las demandas del sindicado de la pequeña empresa so-bre la bonificación de la movilidad que llega a ML 2.00 por trabajador por período;

Seguridad social fue incrementada en 5%.

3) Sustituciones

Es posible utilizar el bloc de anotaciones como producto principal.

Otra variación es utilizar un caso práctico. El caso utilizado por el Instituto de Ad-ministración de Kenya se muestra en el anexo 7.

ML= moneda local

H: Anexos

Transparencia

Anexo 1 Flujo de caja

Transparencias para la breve explicación

Empresa$$$(Ventas, Présta-mos, Capital So-

cial)

$$$Pagos (Materiales, Salarios, Al-

quiler, Electricidad, Agua, Interés, Suministros, Transporte, etc)

El flujo de caja es importante para poder estimar el efectivo necesario– cuanto dinero se necesita y cuándo se va a necesitar – o para estimar el su-

perávit de efectivo y planificar las inversiones.

Los activos fijos se DEPRECIAN con el tiempo para reflejar la disminución del valor de esos activos. La depreciación es un gasto de la empresa, deducible de impuestos, pero no es efectivo. A mayor depreciación de la empresa, menor

sus impuestos y a flujos de caja mayores, otras cosas se mantienen constantes.

Separata


Instrucciones para el flujo de caja Su empresa acaba de celebrar un contrato para suministrar guías de despacho pa-ra..... (Patrocinador). La descripción detallada del producto es como sigue:

1. Descripción del Producto: (Patrocinador) Guías de despacho

Especificaciones:

páginas................. blancas y limpiastamaño.................. papel tamaño ¼ A-4encuadernado...... 2 grapas al costado (no se muestran en dibu-

jo)extremos................ recortados de manera parejapáginas/juego....... 10

Impresión y diseño (no se muestra a escala):

(Nombre del Patrocinador)GUÍAS DE DESPACHO

Fecha:

Ruta de:

Iniciales Acción que se necesita Firma

TACHE SU NOMBRE Y PASE CUANDO HAYA TERMINADO

Precio: (Vale en $) 10.00 por cada guía de despacho aceptado.

2. La Tarea: El (Patrocinador) comprará todos los juegos de guías de despacho que cumplan con las especificaciones y puede otorgar los préstamos que considere justi-ficados. El importe del préstamo no puede exceder el capital registro por la empresa antes de comenzar el funcionamiento. Se cobrará 50% de interés por período. Apar-te del costo por la materia prima y los equipos, cada empresa debe pagar los si-guientes pagos por cada período: Electricidad, Teléfono, Licencias, Sueldos, Sala-rios, Seguros, Alquiler, Seguridad Social, Intereses, Agua, Correos y Comunicacio-nes, así como los Honorarios del Auditor.

La tarea de cada empresa es planificar su producción y ventas para cumplir con los pagos de sus recibos en el momento de su vencimiento. No cumplir con los pagos en la fecha de su vencimiento conlleva el pago de penalidades que puede poner en peligro a la empresa.

3. Producción: El ejercicio otorgará 45 minutos para la planificación y 40 minutos para la operación. Después del paso para la operación, habrá un período de 20 mi-nutos para registrar las transacciones en efectivo. El período de la operación y la contabilidad se repetirá una vez más.

4. Las Pautas para la Planificación: Las siguientes preguntas pueden ser útiles pa-ra planificar la posición y estrategias de cada empresa: a) ¿Cuántos juegos de Guías de despacho tienen planificado producir y vender en

cada período? ¿Cuánto efectivo va a requerir ese estimado?b) ¿Cuáles son los gastos para cada vuelta y cuándo vencen esos gastos?c) ¿Las ventas estimadas van a cubrir todos los gastos de la empresa cuando éstos

venzan?d) ¿Cuánto necesita prestarse? ¿Cuándo van a ocurrir esos préstamos?e) ¿Cuánto efectivo va a tener al inicio y al final de cada período?

Cuadro

Anexo 3 Flujo de caja ejercicio

Lista de equipos y materiales

1. Equipos: engrapadoras $ 10.00 c/u tijeras $ 5.00 c/u sellos $ 15.00 c/u tampones $ 15.00 c/u reglas $ 5.00 c/u

A cada empresa se le permite una unidad de cada uno de los equipos

2. Materiales Papel blanco (A-4) $ 0.50 c/u Grapas $5.00 por engrapadora cargada tinta Cargas gratis

Nota: Sólo se venderá a las empresas con un estimado de flujo de caja apro-piado.

Documento

de la Sesión


Lista de recibos

1. Electricidad: $ 15.00 por período. Que vence en cualquier momento hacia el final del período.

2. Teléfono: $ 30.00 por período. Puede vencer al comienzo o al final de cada perío-do.

3. Licencia: $ 50.00 por período. La cobranza de la licencia es muy irregular.4. Correos: $ 5.00 por período. Cobrado al final de cada período.5. Salarios: $ 20.00 por período. El banco (de propiedad del patrocinador) cobra es-

te rubro para cada ejecutivo de la empresa, todos son titulares de cuenta. La co-branza siempre es hacia el final de cada período.

6. Seguridad Social: $ 15.00 por persona, por período. Se cobra regularmente al co-menzar cada período.

7. Seguros: $ 10.00 por período. Se cobra hacia mediados del período.8. Alquiler: $ 50.00 por período. Se cobra después que la empresa comienza a ope-

rar. Se paga por adelantado cubriendo todo el período.9. Agua: $ 5.00 por período. Se cobra cerca al final del último período de Limpieza.10. Intereses: sobre la cantidad prestada de (Patrocinador) al 50% por período. Pa-

gaderos al final del tercer período.11.Honorarios del Auditor: $ 50.00 por período. Cobra hacia fines de cada período.12.Sueldos: $ 3.00 por período por trabajador. Pagaderos a fines de cada período.

Nota: Todos los gastos son pagaderos en la fecha del vencimiento o cuando lo soliciten. Se cobrará una penalidad de un juego de Guías de despacho (o su equivalente en materia prima) cada vez que no se paga una obligación.

Separata


Método del flujo de caja

El efectivo en una empresa se compara al agua que corre en un río. El efectivo fluye de las ventas, préstamos y capital social. Esto hace que la empresa dependa en gran parte de sus clientes, acreedores y accionistas.

Pero en el proceso de producir bienes y servicios, el efectivo fluye hacia el pago de materiales, salarios (que incluye el del empresario), alquiler, electricidad, agua, inte-reses, suministros, transporte, etc.

Si hay más agua que sale del río que la que entra, entonces, pronto el río se secará. Igualmente, las empresas que tienen más egresos en efectivo que ingresos, pronto estarán en problemas. No podrán pagar sus gastos cuando éstos venzan. Es una si-tuación difícil que todo futuro empresario debe evitar. Es por eso, la importancia de la planificación del flujo de caja.

Pero muchos empresarios no se dan cuenta de esto. Constantemente corren el ries-go de no poder cubrir el pago de sus recibos. Un mal ejercicio en la planificación del efectivo es una de las causas principales del fracaso de muchas pequeñas empre-sas.

El proceso de planificación del efectivo comienza por sacar cuentas de cuanto efecti-vo se genera de los recibos por ventas, así como de otras fuentes como préstamos, etc. por cierto período. Esa cifra representa las entradas en efectivo. Obviamente, las ventas al crédito están excluidas pues no son efectivo hasta que estén totalmen-te pagadas. Luego, calcule cuánto efectivo va a necesitar para cubrir todos los gas-tos de materiales, alquiler, salarios y otros. Esta cifra representa los egresos en efec-tivo. Las compras a crédito están excluidas pues no son transacciones en efectivo hasta que se pagan totalmente.

La diferencia entre las entradas en efectivo y los egresos en efectivo representa el efectivo en caja final. Este efectivo de caja dentro de un período, digamos un mes, se convierte automáticamente en el balance inicial para el siguiente mes.

La preparación del estimado de un flujo de caja es fácil y divertido. Consistirá en las entradas de efectivo (o ingresos de caja) y egresos de caja (o pagos al contado). Asimismo, tendrá espacios para el saldo de caja inicial y final. El objetivo es asegu-rar que el efectivo disponible será suficiente para cubrir las necesidades y obligacio-nes del negocio que se propone. Si hay más egresos que ingresos de caja, entonces

se deben tomar medidas como vender más productos, convertir activos personales en efectivo, prestarse algo de dinero, etc. El formato del estado de flujo de caja se muestra en la página siguiente.

La cifra de ganancia que se genera por el estado de G&P (Ganancias & Pérdidas) no es efectivo en el negocio, En realidad, algunos negocios pueden tener altas ga-nancias pero carecer de efectivo. ¿Por qué?

Recuerde que la ganancia incluye el rubro de efectivo y no efectivos. Efectivo se re-fiere sólo a moneda, depósitos bancarios, notas y cheques. El rubro de no efectivos, en las ganancias, consiste en: ventas al crédito, compras al crédito, gastos impagos, stocks y depreciación.

Considere una situación en la cual todas las ventas se dan a un mes de crédito. Utili-zando la fórmula: las Ventas menos los Costos equivale a la Ganancia y si la situa-ción produce más ventas que costos, entonces se registra una cifra por ganancia. Pero en vista que todas las ventas son al crédito (es decir, los clientes aún no han pagado), entonces, existe ganancia, pero no hay efectivo.

Separata


Estado del flujo de caja

MesesEne Feb Mar Abr May

SALDO DE CAJA INICIAL (A)

INGRESOS DE CAJA:VentasCapital SocialPréstamosCobranza de Ventas al Crédito

TOTAL INGRESOS (B)

CAJA DISPONIBLE PARA USO (A+B)

PAGOS AL CONTADO:

MaterialesSueldos/SalariosAlquilerPapelería de oficinaTransporteOtros gastos

TOTAL PAGOS ( C )

SALDO MINIMO (D)

TOTAL EFECTIVO REQUERIDO (C+D)

SUPERAVIT/DEFICIT DE CAJA(A+B) – (C+D)

FINANCIACION (E)

SALDO DE CAJA FINAL (A+B+E-C)

Adaptado del Instituto de Administración de Kenya

Separata


Pautas para los observadores

Cuando observe el desarrollo de este ejercicio, sugerimos que algunas preguntas se registren de manera especial:

a) Al inicio de cada período, ¿cuál fue el efectivo en caja de cada empresa?b) Al final de cada período, ¿cuáles fueron las ventas reales y el efectivo en caja de

cada empresa?c) ¿Cuáles fueron los pagos totales efectuados por cada empresa?

Separata


Flujo de caja Caso: El taller de sandalias de Félix

Al 31 de diciembre, Félix tuvo una caja que sumaba $ 100 más las herramientas por un valor de $1,000. Decidió abrir una empresa para producir y vender varios tipos de sandalias de madera.

Mantuvo la práctica de vender 80% al contado y el saldo de 20% al crédito a clientes de confianza. En promedio, vende 100 pares de sandalias al mes a $ 20 por unidad. Igualmente, incurre en los siguientes costos mensuales:

Materia Prima $700Mano de obra $300Alquiler $200Movilidad $ 50Papelería de oficina $ 20 Depreciación $ 10

El alquiler se paga tres meses por adelantado, comenzando en enero. La mano de obra se paga el primer día de cada mes. Todos los demás costos se pagan inmedia-tamente luego de la transacción. Félix no pretende retirar ningún dinero hasta marzo. De ahí en adelante, tiene planeado retirar $700 por mes. Igualmente, Félix piensa que debe tener en caja chica un mínimo de $200 por mes para hacerse cargo de cualquier emergencia.

Prepare el flujo de caja para el Taller de Sandalias de Félix desde el 1º de enero al 31 de marzo de ese año.

Adaptado del Instituto de Administración de Kenya.

FLUJO DE CAJA Solución para el caso

(Para ser distribuido por separado del Problema del Caso)

MESESSALDO DE CAJA INICIAL: (A) 100 330 1260

INGRESOS DE CAJA:Ventas 1600 2000 2000Otros - - -

TOTAL INGRESOS (B) 1600 2000 2000

CAJA DISPONIBLE PARA USO (A+B) 1700 2330 3260

PAGOS AL CONTADO:Materiales 700 700 700Sueldos/Salarios - 300 1000Alquiler 600 - -Papelería de oficina 20 20 20Movilidad 50 50 50Otros gastos - - -

TOTAL PAGOS (C) 1370 1070 1770

SALDO MINIMO (D) 200 200 200

TOTAL EFECTIVO REQUERIDO (C + D) 1570 1270 1970

SUPERAVIT /(DEFICIT) DE CAJA(A + B) - (C + D) 130 1060 1270

FINANCIACIÓN (E) - - -

SALDO DE CAJA FINAL (A + B + E - C)330 1260 1470

Nota: Flujo de caja de una empresa en actividad.

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El Flujo de Caja - Enfoque 1