Elaboration de tableaux de bord

Elaboration tableaux de bords 2015 1

Table des matières

I. Objet ................................................................................................................................................ 2

II. Domaine d’application .................................................................................................................... 2

III. Responsabilités ............................................................................................................................ 2

IV. Document de référence .............................................................................................................. 2

V. Termes et Définitions ...................................................................................................................... 3

VI. Descriptif ..................................................................................................................................... 4

1. Prérequis ..................................................................................................................................... 4

1.1. Identification des destinataires du Tbd (identifier) ............................................................. 4

1.2. Utilisation prévue du Tbd .................................................................................................... 4

1.3. Périodicité du Tbd ............................................................................................................... 4

1.4. Disponibilité des objectifs ................................................................................................... 4

2. Mise en place du projet de tableau de bord ............................................................................... 5

2.1. Identification et mobilisation des acteurs ........................................................................... 5

2.2. Constitution des groupes de travail .................................................................................... 5

3. Elaboration des tableaux de bord ............................................................................................... 5

2.1. Formalisation des objectifs mesurables .............................................................................. 5

2.2. Sélection des éléments de mesure ...................................................................................... 6

2.3. Élaboration des indicateurs ................................................................................................. 6

2.4. Constitution des tableaux de bord ...................................................................................... 6

2.5. Élaboration des procédures d’alimentation ........................................................................ 6

2.6. Validation des tableaux de bord.......................................................................................... 6

4. Exploitation des tableaux de bord ............................................................................................... 7

4.1. Mise en œuvre des tableaux de bord .................................................................................. 7

5. Evolution des tableaux de bord .................................................................................................. 7

5.1. Suivi des tableaux de bord .................................................................................................. 7

5.2. Suivi des modifications du contexte ou des objectifs ......................................................... 7

Annexes (Document séparé)

Annexe 1 : tableau découpage des destinataires du tableau de bord

Annexe 2 : tableau récapitulatif des documents relatifs au tableau de bord

Annexe 3 : Connaissance du Système étudié

Annexe 4 : Formalisation des objectifs mesurables

Annexe 5 : Elaboration des indicateurs

Elaboration tableaux de bords 2015 2

I. Objet

Un Tableau de bord constitue en effet un outil de synthèse et de visualisation indispensable

pour suivre toutes les actions liées au système. Il contribue à contrôler que la stratégie définie dans la

politique de Management est mise en œuvre par les niveaux de pilotage et opérationnel, et à la

remontée d’informations pertinentes jusqu’aux décideurs.

L’objet principal du dit document est de Définir les indicateurs de performance et élaborer les

tableaux de bord

II. Domaine d’application

L’élaboration et la mise en du tableau de bord s’applique à tous les processus (services) de

l’entreprise et à tous les projets y afférents

La méthodologie proposée par ce document peut être appliquée à tout système d’information,

quelle que soit sa finalité. Elle pourra être utilisée pour mettre en œuvre un tableau de bord qui couvre

un système d’information unique ou un ensemble de systèmes d’information distincts partageant la

même politique de Management générale.

III. Responsabilités

Le Directeur Général (pilote de processus)

Les leaders des services distinctifs

Le responsable de planning (contrôleur de gestion)

Le responsable des contrôles opérationnels

IV. Document de référence

Norme ISO 9001

Documentation FDX 50-171

Les nouveaux tableaux de bord des managers - Alain FERNANDEZ - 6e édition - 2013-EYROLLES

L’essentiel du tableau de bord -4e édition - 2013- EYROLLES

Master Data Management enjeux et méthodes de la gestion des données – DUNOD 2008

Plan Stratégique de l’entreprise

Fiche d’identité des processus

Elaboration tableaux de bords 2015 3

V. Termes et Définitions

Critère : caractère, signe qui permet de distinguer une chose, une notion, de porter un jugement

d'appréciation

Indicateur : Donnée statistique combinant la mesure d’un ou plusieurs points-clés et utilisée en

comparaison avec un historique, une (des) valeur(s) cible(s) et/ou une (des) valeur(s) seuil(s).

Information : donnée, fait susceptible d’améliorer notre connaissance et de nous aider dans la prise de décision Objectif : Un but à atteindre

Paramètre : Donnée nécessaire à la compréhension d’un indicateur mais qui n’est pas directement

liée à la mesure d’un objectif

Système d’information(SI) : Ensemble constitué par la définition des processus des métiers et par celle des flux d’information associés. Un SI comprend l’ensemble des moyens (organisation, acteurs, procédures, systèmes informatiques) nécessaires au traitement et à l’exploitation des informations dans le cadre d’objectifs définis au niveau de la stratégie de l’entreprise, des métiers, de la réglementation. Tbd : tableau de bord

Tableau de bord : outil de pilotage et d’aide à la décision regroupant une sélection d’indicateurs

Valeur cible : Valeur d’un indicateur reflétant l’atteinte d’un objectif

Valeur seuil : Niveau au-delà (ou en deçà) duquel la valeur d’un indicateur indique qu’un objectif

n'est plus couvert ou qu'un objectif ne peut plus être atteint.

Elaboration tableaux de bords 2015 4

VI. Descriptif

L’élaboration d’un tableau de bord nécessite de prendre en compte certains aspects techniques

et de respecter un canevas de conception si l’on veut aboutir à des résultats probants

Cette élaboration passe par des étapes assez précises que sont :

Les prérequis

La mise en place du projet de tableau de bord

L’élaboration des tableaux de bord

L’exploitation des tableaux de bord

L’évolution des tableaux de bord

1. Prérequis

1.1. Identification des destinataires du Tbd (identifier)

Les personnes en charge de l’élaboration du Tbd se chargeront à chaque niveau d’identifier et

ressortir la liste des destinataires des tableaux de bord et le niveau d’utilisation

1.2. Utilisation prévue du Tbd

La méthodologie prévoit d’Interroger les destinataires sur l’usage qu’ils envisagent des

tableaux de bord qui leur seront fourni, au travers de leurs prérogatives vis à vis de la sécurité du

système étudié quels types de décisions peuvent-ils être amenés à prendre ? , quelles actions

peuvent-ils mener et sur quels points un tableau de bord peut-il les informer au mieux pour les aider

dans leurs tâches ? Le choix des indicateurs dépendra du type d'utilisation prévue.

Cette activité est du ressort des personnes en charge de l’élaboration du Tbd

1.3. Périodicité du Tbd

La périodicité souhaitée d’un tableau de bord doit être définie avant sa conception de manière

à ce que le choix des indicateurs y soit adapté

Les personnes en charge de l’élaboration du Tbd devront interroger les destinataires du Tbd sur

leurs besoins en termes de périodicité et notifier que leur réponse doit autant que possible être en

phase avec l’usage des informations reçues et la mise à jour qu’elles doivent respecter.

1.4. Disponibilité des objectifs Il s’agit de collationner les éléments qui permettent de rassembler les objectifs définis pour le

système étudié. Elle est sanctionnée par l’établissement d’une liste des objectifs

1. Connaissance du système (périmètre étudié)

Définir le champ de la mesure revient à déterminer le cadre et les limites dans lesquelles va

s’appliquer la mesure. Il s’agit soit d’une action que l’on a décidé de mener, soit d’un domaine que l’on

veut surveiller en particulier.

Elaboration tableaux de bords 2015 5

L'essentiel des renseignements collectés est issu de l’étude du contexte définie, de la

documentation existante et des interviews sur les domaines concernés. Ces informations permettent

d'obtenir une bonne compréhension du système, de ses enjeux et de ses évolutions.

2. Mise en place du projet de tableau de bord

2.1. Identification et mobilisation des acteurs

Identifier tous les acteurs du projet et initier des actions d’information sur les tableaux de bord

afin d’expliquer les enjeux du projet et d’impliquer les acteurs. Ainsi le choix des acteurs participants

à ce projet doit refléter une implication de l’organisme au plus haut niveau. La hiérarchie au plus haut

niveau doit servir de relais autant pour convaincre leurs utilisateurs de l’utilité des tableaux de bord

que pour leur permettre d’intégrer la participation au projet de tableaux de bord dans leurs tâches.

2.2. Constitution des groupes de travail

Afin de simplifier la gestion de projet et créer une véritable synergie autour du projet de tableaux

de bord, les acteurs sont répartis en groupes de travail qui interviendront dans les différentes étapes

du projet.

Pour des raisons de coordination et d’efficacité, il est préférable que les groupes de travail

soient composés d’un nombre réduit mais représentatif de participants.

En fonction du contexte on pourra avoir les groupes de travail suivant :

Groupe de travail « utilisation » : s’assure que les tableaux de bord élaborés correspondent aux

besoins fonctionnels identifiés et qu’ils sont d’une utilisation aisée .Il regroupe des destinataires, des

acteurs au niveau fonctionnel du système cible

Groupe de travail « technique » : il s’assure de la faisabilité des tableaux de bord ainsi que de leur

pertinence par rapport aux réalités techniques du système d’information. Il regroupe des acteurs du

système d’information.

Groupe de travail « pilotage » : il est associé au suivi de l’élaboration du Tbd et s’assure aussi de la

maîtrise des coûts et des charges récurrents associés aux tableaux de bord en phase de production. Il

regroupe des représentants de la hiérarchie, des acteurs financiers

Groupe de travail « exploitation » : il s’assure que les tableaux de bord et les procédures associées

pourront être exploités aisément autant dans leur aspect constitution que dans leur aspect utilisation

3. Elaboration des tableaux de bord

3.1. Formalisation des objectifs mesurables Les objectifs devront respecter les critères de choix suivant :

Borné : l’objectif est limité dans le temps.

Mesurable : Comme pour toute mesure, on définit une métrique.

Accessible : Identification exhaustive des moyens d'actions, des contraintes liées et des risques

potentiels.

Elaboration tableaux de bords 2015 6

Réaliste : Quelle méthode d'accès : le programme des actions à engager pour atteindre le résultat.

Fédérateur : Adhésion globale. L'équipe au grand complet est en parfait accord avec ces choix.

Constructif : Contribue aux objectifs globaux. Ils sont conformes à la stratégie de l'entreprise

3.2. Sélection des éléments de mesure Avant de sélectionner les sources de données susceptibles d’alimenter les indicateurs,

l’ensemble des éléments du système d’information pouvant fournir des données de sécurité peut être

recensé avec les données mesurables par chacun ainsi qu’une indication de la facilité (et de coût)

d’obtention de chaque donnée selon la source

A l'issue de cette tâche, une synthèse des éléments de mesure est rédigée.

La validation de la tâche est assurée par le groupe de travail "technique".

3.3. Élaboration des indicateurs L’élaboration des indicateurs permet de préciser le fond (calcul des données, valeurs seuils et

cibles, plage de tolérance) et la forme (échelle choisie, représentations graphiques proposées) des indicateurs. Elle permet aussi de prévoir l'utilisation des indicateurs dans des tableaux de bord (périodicité du calcul, tableaux de bord). La validation de la tâche est assurée par les groupes de travail "technique", "exploitation" et "utilisation". À l'issue de cette tâche, une synthèse des indicateurs est rédigée.

3.4. Constitution des tableaux de bord

Cette tâche consiste à revoir les regroupements d'indicateurs afin de créer des tableaux de bord

cohérents en fonction des destinataires et de la périodicité.

Ensuite, la description des indicateurs est affinée sous la forme de fiches descriptives

Enfin, l'agencement pertinent des différents indicateurs composant chaque tableau de bord est

étudié afin d'élaborer une maquette

3.5. Élaboration des procédures d’alimentation

Chaque tableau de bord doit disposer d'une procédure d'alimentation ; Une procédure

d’alimentation d’un tableau de bord regroupe l’ensemble de procédure d’alimentation des indicateurs

qui le compose, ainsi que sa propre procédure d'alimentation.

Pour chaque indicateur composant un tableau de bord, la procédure d'alimentation est

formalisée de façon détaillée. Chaque procédure d’alimentation d’indicateur présente des rubriques

décrivant les données et sources de données, l'élaboration de l'indicateur, la gestion de l'indicateur et

l'automatisation des procédures

NB : confère annexe procédure alimentation de tableau de bord et procédure alimentation indicateur

3.6. Validation des tableaux de bord

Les tableaux de bord sont édités en utilisant les procédures d’alimentation en se basant sur les

données réelles du système étudié. Les acteurs des groupes de travail « technique », « utilisation » et

« exploitation » valident : la pertinence et l’applicabilité des procédures d’alimentation ; la pertinence

des indicateurs par rapport aux objectifs formalisés ; la pertinence de la présentation des indicateurs

pour leur interprétation (forme, unités, échelle, positionnement dans le tableau de bord…) ; la validité

des valeurs des indicateurs au regard de la sécurité du système d’information.

Elaboration tableaux de bords 2015 7

Les ajustements révélés lors de la validation doivent être acceptés par tous les groupes de travail

qui s’attacheront à préserver l’objectivité et la pertinence des tableaux de bord lors de la finalisation.

4. Exploitation des tableaux de bord

4.1. Mise en œuvre des tableaux de bord

Cette étape est une étape récurrente qui est réalisée à chaque fois qu’un des tableaux de bord

est à éditer selon la périodicité prévue.

L’on se servira des procédures d’alimentation des tableaux de bords validées et de la maquette

des tableaux de bords validées pour éditer et diffuser ceux-ci

Celles-ci (édition et diffusion) permettront suite aux interprétations de proposer des actions

correctives et éventuellement d’alerter la direction

5. Evolution des tableaux de bord

5.1. Suivi des tableaux de bord

Le suivi du Tbd doit être assuré régulièrement afin de garantir la pertinence et l'utilité des

tableaux de bord

La tâche de suivi consiste à :

Vérifier la qualité des indicateurs et tableaux de bord (ergonomie, cohérence...) ;

Vérifier la pertinence des indicateurs et des valeurs ;

Vérifier l'adéquation des indicateurs et tableaux de bord par rapport aux évolutions des

objectifs de sécurité ;

Vérifier le besoin de mise à jour des tableaux de bord;

Vérifier que des compléments d'information ne sont pas nécessaires pour certains indicateurs.

Il doit être assuré par les principaux destinataires du Tbd et l’équipe en charge de l’élaboration

du dit Tbd

5.2. Suivi des modifications du contexte ou des objectifs

L’équipe en charge de l’élaboration du Tbd avec le concours des principaux destinataires et des

différents groupes de travail procèdera à l’étude de l’élément nouveau et de son impact sur l’efficacité

des tableaux de bord, suivra les évolutions des Tbd

Les modifications éventuellement apportées doivent être intégrées au niveau du projet (mise à

jour de la documentation, modification des procédures…).