Embed Size (px)
Citation preview
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w nowej instrukcji kancelaryjnej(na dzień 4.10.2010 r.)
dr Ewa Perłakowska (NDAP)
XV edycja FORUM INFORMATYKI W ADMINISTRACJI
„PRAKTYKA DOKUMENTU ELEKTRONICZNEGOW ADMINISTRACJI”
Falenty k. Warszawy, 19-20 października 2010 r.
Omówieniekluczowych aspektów przyjętychw projekcie rozporządzeniai nowej instrukcji kancelaryjnej
Zakres podmiotowy
• organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy i związki,
• organy powiatu i starostwa powiatowe,
• organy samorządu województwa i urzędymarszałkowskie,
• organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy,
zwane w rozporządzeniu „podmiotami”
Zakres przedmiotowy
• jedna instrukcja kancelaryjna,
• cztery jednolite rzeczowe wykazy akt,
• jedna instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Kardynalna zasada (1)
Instytucja ma prawo wyboru sposobu dokumentowania załatwiania i rozstrzygania spraw
„Czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym albo w systemie EZD”
Kardynalna zasada (2)
System EZD System tradycyjny
system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacjąumożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych
system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci
Kardynalna zasada (3)
• Kierownik podmiotu wskazuje, który ze sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla danego podmiotu.
• Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.
• Dokonując wyboru systemu kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć oraz wskazanie w jakim systemie będą prowadzone.
Kardynalna zasada (4)
• Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postacinieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.
• Dokumentacja w postaci nieelektronicznejzawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.
Ważniejsze definicje (1)
• kierownik podmiotu
wójt (burmistrz, prezydent), przewodniczący związku, starosta, marszałek województwa, kierownik zespolonych służb, inspekcji i straży, wojewoda
Ważniejsze definicje (2)
akta sprawy sprawa
cała dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca sposób jej załatwiania
zdarzenie lub stan rzeczy, nie tylko z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości
Ważniejsze definicje (3)
• metadane
zestaw logicznie powiązanych z przesyłką lub sprawą usystematyzowanych informacji opisujących tę przesyłkę lub sprawę, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie
Ważniejsze definicje (4)
naturalny dokument elektroniczny
odwzorowanie cyfrowe
dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeńelektronicznych, nieposiadającypierwowzoru w postaci nieelektronicznej
dokument elektroniczny będący kopią elektronicznądowolnej treści zapisanej w postaci innej niżelektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru
Ważniejsze definicje (5)
pismo przesyłka
wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całośćznaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia
dokumentacja otrzymana lub wysyłana, w szczególności za pomocąlistu, paczki, telefaksu, środków komunikacji elektronicznej, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP
Ważniejsze definicje (6)
punkt kancelaryjny prowadzący sprawę
komórka organizacyjna (w tym sekretariat, kancelaria) lub stanowisko pracy, których pracownicy sąuprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek
pracownik załatwiający merytorycznie danąsprawę, realizujący w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, a w szczególnościrejestrujący sprawę, przygotowujący projekty pism w sprawie, dbający o terminowość załatwiania sprawy i kompletujący akta sprawy
Ważniejsze definicje (7)
skład chronologicznyskład informatycznych nośników danych
utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD, uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznejw układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD
uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej
Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione organizacyjnie lub lokalowo
Ważniejsze definicje (8)
• archiwista
pracownik podmiotu, realizujący zadania archiwum zakładowego
• Do bieżącego nadzoru nad prawidłowościąwykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
• Funkcję tę powierza się archiwiście.
Ważniejsze definicje (9)
• teczka aktowa
materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw w postaci nieelektronicznej, objętych tą samą klasąustaloną wykazem akt, jak również teczkęobejmującą akta jednej sprawy oraz teczkęzbiorczą
Ważniejsze definicje (10)
• rejestr
narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju, które w systemie tradycyjnym może byćprowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport
Ważniejsze definicje (11)
• spis spraw
narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym, służące do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej
Ważne rozwiązania (1)
W rozporządzeniu reguluje się postępowanie z dokumentacją niezależnie od techniki jej wykonania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, o ile przepisy odrębne nie stanowiąinaczej
Ważne rozwiązania (2)
• znak sprawy
stała cecha rozpoznawcza całości akt danej sprawy
ABC. 123.77.2011
oznaczenie komórki
organizacyjnej
symbol klasyfikacyjny z wykazu akt
kolejny numer sprawy,
wynikający ze spisu spraw
cztery cyfry roku
kalendarzo-wego, w którym
sprawa sięrozpoczęła
Ważne rozwiązania (3)
• znak sprawy
można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę;
dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej znaku rozdzielającego minus „-”
ABC-C-V. 123.77.2011.JK2
symbol prowadzącego
sprawęzastosowanie znaku „-”
Ważne rozwiązania (4)
w systemie EZD•komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tęsprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji, stanowiącej akta sprawy, będzie udostępniona tym komórkom.•opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niżmerytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.
Ważne rozwiązania (5)
w systemie tradycyjnym•komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.•opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkęmerytoryczną. •dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.•jeżeli dokumentacja, o której mowa wyżej, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii Bc
Ważne rozwiązania (6)
w systemie EZD
•Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona
Ważne rozwiązania (7)
w systemie tradycyjnym
•Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji archiwalnej
Załączniki do instrukcji
• struktury metadanych� przesyłki wpływającej
� przesyłki wychodzącej
� pozostałych elementów akt sprawy
� sprawy
• minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych
