Elektronik Belge / Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi ... · Elektronik Belge / Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi Teknik Şartnamesi Şartname Sayfa 5 4.10. Web üzerinden

Elektronik Belge / Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi Teknik Şartnamesi

Şartname Sayfa 1

İçindekiler Tablosu

1. İŞİN KONUSU ........................................................................................................... 2

2. TANIMLAR ................................................................................................................ 2

3. TARAFLAR ................................................................................................................ 4

4. PROJENİN KAPSAMI .................................................................................................. 4

5. GENEL HÜKÜMLER .................................................................................................... 5

6. SİSTEM GENEL ÖZELLİKLERİ ..................................................................................... 6

7. SİSTEM MODÜLLERİ ................................................................................................ 10

8. BELGE YÖNETİM MODÜLÜ ....................................................................................... 18

9. İŞ AKIŞI YÖNETİM MODÜLÜ .................................................................................... 21

10. DIŞ SİSTEMLERLE ENTEGRASYON ............................................................................ 26

11. FORM YÖNETİM MODÜLÜ ........................................................................................ 27

12. YARDIM MODÜLÜ .................................................................................................... 29

13. KULLANICI YÖNETİM MODÜLÜ ................................................................................. 29

14. ERİŞİM HAKLARI YÖNETİM ...................................................................................... 30

15. SİSTEM PERFORMANS YÖNETİMİ ............................................................................. 30

16. SİSTEM AYARLARI YÖNETİMİ ................................................................................... 31

17. IP GÜVENLİĞİ YÖNETİMİ ......................................................................................... 31

18. EĞİTİM ................................................................................................................... 32

19. YÜKLENİCİ YETERLİLİĞİ .......................................................................................... 32

20. PROJE PLANI ........................................................................................................... 33

21. KABUL SÜRECİ ........................................................................................................ 33

22. DEMOSTRASYON ..................................................................................................... 33

23. TEKLİFLERİN DEĞERLEDİRİLMESİ ............................................................................ 34

24. GARANTİ VE GARANTİ SÜRECİNDE VERİLECEK HİZMETLER ...................................... 36

25. BAKIM HİZMETLERİ ................................................................................................. 37


Şartname Sayfa 2

1. İŞİN KONUSU

Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi kapsamında; TS 13298 Bilgi ve Dokümantasyon - Elektronik Belge Yönetimi Standardı gereğince, 16.07.2008 tarihli 26938 sayılı 2008-16 sayılı Elektronik Belge Standartları konulu Başbakanlık Genelgesine uygun, elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, kurum içi ve kurum dışı organizasyonlara iletilecek, saklanacak (Arşivleme), ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin, formların; kayıt altına alınması, korunması, arşivlenmesi, paylaşılması, imha edilmesi, dosyalanması, raporlanması, 15.01.2004 tarih ve 5070 sayılı kanuna uygun olarak elektronik imza ile imzalanması için ihtiyaç duyulan bileşenlerin bütünleşik olarak çalışmasını sağlayacak yazılımın bilişim teknolojilerine uygun olarak temini, uygulamaya geçirilmesi, gerekli eğitimin verilmesi, uygulama sonrası teknik destek, son kullanıcı kılavuzları ve eğitim konularında dokümantasyon işidir.

2. TANIMLAR

KURUM: Türkiye Kızılay Derneği

YÜKLENİCİ: KURUM tarafından sözleşme imzalanan ve Türk Kızılayı EBDY ve Arşivleme

Sistemi Şartnamesi kapsamındaki konuları yürütmekle görevli firma.

EBDYS: Elektronik Belge ve Doküman Yönetim Sistemi

API: Uygulama Geliştirme Ara yüzü

Birim: Organizasyon şemasında belirtilen her kademe, makam.

Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da

toplanan her türlü bilgidir.

Belge: Herhangi bir bireysel işlemin kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine

getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından üretilmiş içerik, ilişki, formatı ile ait olduğu

fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek mülkiyet zincirini muhafaza eden ıslak imzayla ya

da elektronik imza ile imzalanmış her türlü kayıtlı bilgi.

Standart Dosya Planı: Kurumun iş ve işlemleri sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin

üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını

sağlamak amacıyla geliştirilen ve Türk Kızılayı tarafından yayımlanan sınıflama şeması.

Full Text Search: Tam metin arama. Elektronik doküman içerisinde geçen kelimeler üzerinde

arama yapma.

Ek: Belgenin anlaşılmasını sağlayacak yardımcı belge ve dokümanlardır.

Belge Tarihçesi: Belgenin oluşturulmasından tasfiye edilmesine kadar geçen safhanın

izlenmesini sağlayan görüntü ve çıktılardır.

İlgi: Yazılan yazının önceden yazılan bir yazıya ek veya alınan bir yazının karşılığı ya da yazının

tetkiki esnasında müracaat edilmesi gereken belgenin mevcudiyetini ifade eder.

Üstveri / Metadata: Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi elemanlarını

tanımlayan bilgilerdir.


Şartname Sayfa 3

PDF: Taşınabilir Belge Formatı; platformlar arası taşınabilir ve yazdırılabilir belgeler oluşturmak

amacı ile üretilmiş sayısal bir açık dosya biçimidir.

PNG, BMP, JPEG, GIF, PCX: Resim formatındaki dosya türleri.

TIFF/TIF: Tekil ya da çoklu sayfaları da destekleyen resim formatı.

Numaratör: Belge defteri tarzında tek kullanımı garanti eden numara üretici sistem parçası.

Birim Arşivi: KURUM’a bağlı birimlerin görevleri ile ilgili faaliyetleri sonucunda oluşan,

aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde kullanılan arşivlik

malzemenin belirli bir süre saklandığı, aynı birimin sorumluluğundaki arşivlerdir.

Kurum Arşivi: KURUM’un merkez teşkilatı içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik

malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli saklandığı merkezi arşivlerdir.

İmha: Belgenin yasal saklama süreleri sonunda sistemden çıkarılıp yok edilmesidir.

İmha Listeleri: Ayıklama ve İmha Komisyonunca imhaya ayrılan dosyaların bilgilerini içeren

listelerdir.

İmha Tutanağı: İmha listelerindeki dosyaların imha edildiğini gösteren belgedir.

İş Akışı: Belge hazırlanması, dağıtılması ve havale işlemleri süreçlerini kapsayan ve işin

tamamlanması için izlenen yoldur.

Onay: Taslak belgenin yetkili mercii tarafından kabul edilme işlemidir.

Paraf: Bakıldı, görüldü, onaylandı işlemlerine karşılık gelen imza niteliği taşımayan onaydır.

Vekâlet: Bir personelin, izin ve görev gibi nedenlerle görevden ayrı kalması halinde bu kadro

görevinin geçici bir süre, başka bir personel tarafından yürütülmesidir.

Versiyon: Uyarlama, sürüm, düzeltme.

OCR: Optical Character Recognition. El yazısı, daktilo yazısı ve elektronik ortamda üretilmiş

belgelerin elektronik ortamda işlenebilir biçime çevrilmesi.

Elektronik İmza (e-imza): 5070 sayılı elektronik imza kanunu gereğince ıslak imza ile aynı

hukuksal etkiye sahip hale getirilmiş olan başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik

veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veri.

Elektronik Sertifika: İmza sahibinin imza doğrulama verisini ve kimlik bilgilerini birbirine

bağlayan elektronik kayıt.

Mobil İmza: Cep telefonu ve GSM SIM kart kullanılmak sureti ile 5070 sayılı Elektronik İmza

Kanunu gereğince, ıslak imza ile aynı hukuksal etkiye sahip hale getirilmiş olan güvenli

imzadır. Elektronik belgenin üretim, iletim, kullanım, saklama ve imhasının sorumlu kişi veya

kişiler tarafından gerçekleştirildiğini gösteren dijital bir işarettir.

Elektronik İmza Damgası: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa göre Zaman Damgası: Bir

elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve / veya kaydedildiği zamanın

tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla

doğrulanan kaydı, ifade eder.

Dosya: Sayısallaştırılmış bilgi kümesidir.


Şartname Sayfa 4

Klasör: Belge veya belgelerin elektronik ya da fiziksel olarak içinde bulunduğu ortamı ifade

eder.

Dosya Tasnif Planı: Kurumsal faaliyetlerin ve bu faaliyetler sonucunda oluşan belgelerin

kurumsal yapıya ve hiyerarşiye uygun olarak sınıflandırılması için geliştirilmiş belge yönetim

aracıdır.

Standart Dosya Planı: 25.03.2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak,

2005/7 sayılı genelge ile yürürlüğe konulan plandır.

TS 13298 Standardı: 16.07.2008 tarih ve 26938 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan

Başbakanlık genelgesinde belirtilmiş olan TS 13298 sayılı Elektronik Belge Yönetimi

Standardıdır.

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik: Elektronik

Belge ve Elektronik İmza tanımları ile resmi yazışmalarda Bilişim Sistemlerinin kullanımına

ilişkin düzenlemelerin yer aldığı, 02.02.2015 tarihli, 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak

yürürlüğe giren yönetmeliktir.

3. TARAFLAR

Şartname metninde, Türk Kızılayı (KURUM), şartname kapsamındaki konuları yürütmekle görevli firma (YÜKLENİCİ) olarak anılacaktır.

4. PROJENİN KAPSAMI

4.1. KURUM belge akış süreçlerinin analizinin yapılarak bu analize göre ürünün KURUM’a uyarlanması,

4.2. KURUM’daki Türk Kızılayı Genel Müdürlüğüne bağlı tüm yapılarda devreye alınması, 4.3. Eğitim belgelerinin hazırlanması ve eğitici eğitimlerinin verilmesi, 4.4. Son kullanıcı kılavuzlarının hazırlanması, 4.5. Garanti sürecinde verilecek hizmetler, 4.6. Teknik Dokümantasyonun hazırlanarak KURUM’a verilmesi, 4.7. Elektronik ortamda kurumun ürettiği ve dışarıdan elektronik ya da basılı olarak gelen

belgelerin sisteme dahil edilip yaşam döngülerini tamamlanmasını sağlayarak, belgenin oluşumundan nihai ayıklama-imha, transfer ve arşivlenmesine kadar olan süreçler ile iş akış ve form yönetim süreci ihtiyaçlarını karşılayacak bir sistem.

4.8. YÜKLENİCİ, KURUM’ da kullanılacak aşağıdaki süreçleri, belge tanımlarını ve şablonlarını proje kapsamında KURUM’ a temin edecektir. YÜKLENİCİ bu süreçleri ve şablonları KURUM’un yapısına göre uyarlayacaktır.

a. Kurum Dışı Gelen Belgenin Tüm Süreci b. Kurum Dışı Giden Belgenin Tüm Süreci c. Kurum İçi Gelen Belgenin Tüm Süreci d. Kurum İçi Giden Belgenin Tüm Süreci e. E-Posta ile Gelen / Giden Belge Tüm Süreci f. Faks ile Gelen / Giden Belge Tüm Süreci

4.9. KURUM' un belge/dokümanlarının yaşam döngüsü süreçlerinin kurulacak olan platformda

yönetilmesi,


Şartname Sayfa 5

4.10. Web üzerinden çalışacak EBYS yazılımının, bilgilerin ve belgelerin çoklu-kullanıma imkân veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılabilmesini sağlaması.

4.11. Kurulan platform içerisindeki iş süreçleri üzerinde güncelleme yapılabilen veya ihtiyaç dâhilinde sisteme dâhil edilecek yeni iş süreçlerinin oluşturulmasına imkân sağlayacak sistemin kurulması.

4.12. KURUM bünyesinde kullanılan teknolojilerle uyumlu çalışacak, Madde 6.2.5’de belirtilen web tarayıcıları ve mobil cihazlar ile erişebilecekleri sistemin oluşturulması.

4.13. KURUM’un mevcut sistemleri ile entegrasyonun sağlanması 4.14. KURUM bünyesindeki belge /doküman yönetimi, arşivleme ve süreç yönetimi sistemlerinin

raporlanmasını sağlayacak uygulamanın temin edilmesi.

5. GENEL HÜKÜMLER

5.1. Bu proje kapsamında yüklenici tarafından yapılacak işler; yürürlükte olan geçerli KURUM Tüzük ve Yönetmeliklerine uygun olacaktır.

5.2. YÜKLENİCİ’ nin teklif edeceği yazılımlar tek bir platform üzerinde birlikte çalışmalıdır, ayrı ayrı önerilen yazılımlar dikkate alınmayacaktır. Yazılımda Tarayıcı ara yüzü, yazılım kütüphaneleri, e-imza kütüphaneleri, iş süreçleri yönetimi ve OCR dışında üçüncü parti yazılımlar bulunmamalıdır, bunların dışında teklif edilecek tüm yazılımlar YÜKLENİCİ’ nin kendi ürünü olmalıdır.

5.3. Ürün KURUM’un yerel ağı ve donanım altyapısı üzerinde çalışacaktır. 5.4. YÜKLENİCİ çözümü projelendirecek, tüm yazılım tedariki ve şartnamede belirtilen tüm

gereksinimleri bu süre zarfında tamamlayarak kullanıma hazır halde ürünlerin tamamını KURUM’ un gösterdiği yere kurulumunu gerçekleştirecek, sistemi çalışır halde anahtar teslim bir sistem olarak teslim edecektir.

5.5. YÜKLENİCİ, iş planı dosyasına, KURUM tarafından kullanılması istenilen yazılım ile ilgili broşürleri ve açıklayıcı belgeleri ekleyecektir.

5.6. Teklif edilecek Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi Ürünü Performans Testlerinden en az 1 Milyon Belge ile Geçmiş TSE 13298/T1 belgeli olmalıdır. TSE 13298/T1 testleri Performans Raporunu TS 13298/T1 Belgesi ile sunulmalıdır.

5.7. Bu ihalede benzer iş olarak; Kamu veya Özel Sektör için Geliştirilmiş ve Kesin Kabul Çalışmaları Tamamlanmış en az 4000 kullanıcılı Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi benzer iş olarak kabul edilecektir ve bu iş veya işler için iş bitirme belgesi KURUM’a ibraz edilecektir.

5.8. Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi, elektronik imza kullanımı hususunda, 23 Ocak 2004 tarih ve 25355 sayılı Resmi Gazete’ de yayınlanan 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’na istinaden çıkmış ya da çıkacak mevzuatları tamamen destekleyecektir. Uygulama bir bütün olarak TÜBİTAK UEKAE Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin belirleyeceği uygulama standartlarını sağlayacaktır.

5.9. YÜKLENİCİ sözleşme hükümlerine göre sağlayacağı tüm sistemler (yazılım vb.) ile bunların herhangi bir parçasına ait marka, patent, endüstriyel tasarım ve faydalı model hak bedellerini ödeyecektir. Sözleşmeye göre üstlendiği yükümlülüklerini yerine getirmesi sırasında veya yerine getirmesi nedeniyle, ilgili mevzuat hükümleri gereğince koruma altına alınmış fikri ve/veya sınai mülkiyet konusu olan bir hak ve/veya menfaatin ihlal edilmesi halinde, bundan kaynaklanan her türlü idari, hukuki, cezai ve mali sorumluluk kendisine aittir. YÜKLENİCİ bu konuda KURUM’ dan herhangi bir istemde bulunamaz. Buna rağmen KURUM hukuksal bir yaptırımla karşı karşıya kalırsa, diğer hakları saklı kalmak kaydıyla YÜKLENİCİ’ ye rücu eder. KURUM’ un talebi üzerine YÜKLENİCİ, sözleşme imzalanmadan önce, üstleneceği hizmetin fikri ve sınai mülkiyet konusu olup olmadığını, eğer bu kapsamda ise, konuya ilişkin kendisine


Şartname Sayfa 6

ve üçüncü kişilere ait hak ve yükümlülükleri, KURUM’ a tam olarak bildirmek ve belgelendirmek zorundadır. Bu ödevin hiç veya gereği gibi yerine getirilmemesi nedeniyle KURUM herhangi bir zarara, zarar tehlikesine veya hak kaybına uğrarsa, bu nedenle uğradığı her türlü zararı diğer hakları saklı kalmak üzere (yoksun alınan kar ve kaçırılan fırsatlar dâhil) YÜKLENİCİ’ den tahsil ve tanzim eder.

5.10. YÜKLENİCİ teklif edeceği yazılımların, KURUM' un gelecekteki ihtiyaçlarına da cevap vermesi gereken, açık, modüler, ölçeklenebilir, genişleyebilen mimari yapıda bir çözüm olmasına önem verecektir.

5.11. Proje esnasında YÜKLENİCİ tarafından üzerinde çalışma yapılan dosyaların ilgili birimler tarafından talep edilmesi durumunda bu dosyaların ödünç verilmesi ile ilgili her türlü yükümlülük ve dosyaların takibi YÜKLENİCİ 'ye ait olacaktır. İlgili ödünç dosya kayıtları YÜKLENİCİ tarafından tutulacak, iş tesliminde bu tür dosyalar raporlarda belirtilecektir.

5.12. Sistem sınırsız kullanıcının aynı anda kullanımını (sorgulama, belge/belge alışverişi, iş süreci başlatma, onaylama vb.) desteklemelidir.

5.13. Proje için önerilecek sistemde depolanabilecek dosyaların toplam sayısı ya da boyutları ile ilgili kullanımı kısıtlayıcı bir limit olmamalı, gerektiğinde kapasite artırılabilir olmalıdır.

5.14. KURUM, proje kapsamında teslim edilecek ürünler (yazılım v.b) ve sistem içerisinde oluşturulacak olan her türlü iş akışı, belge, şablon ve belgeler için sınırsız süreli kullanım hakkına sahip olmalıdır.

5.15. Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi; elektronik ortamda belge teşekkülüne altyapı oluşturmak, gerek fiziksel gerekse elektronik ortamda oluşan belgelerin tüm KURUM bünyesinde aynı usul ve esaslar çerçevesinde dosyalanması ve saklanmasını sağlayarak her türlü bilgi ve belgeye kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânını sağlayacak, Türk Kızılayı Saklama Süreli Standart Dosya Planının sisteme uyarlanmasını ve kullanılabilirliğini sağlayacaktır.

5.16. YÜKLENİCİ tüm personel bilgilerini, unvanlar, yetkiler ve yetki alanlarını sisteme tanımlayacak ve gerekli rol bazlı erişim profillerini planlayarak sistem üzerinde tanımlayacaktır.

5.17. Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi’ne dâhil edilen bütün belgeler şifreli bir şekilde diskler veya dosya sistemi üzerinde saklanmalıdır. Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme içerisinde kullanılan şifreleme algoritması ve bunu açacak uygulama KURUM’a teslim edilmelidir.

5.18. Yüklenici, sınırsız sayıda kullanıcı için teklif verecektir. 5.19. YÜKLENİCİ tarafından teklif edilecek olan yazılım ve hizmetler, işbu Teknik

Şartnamede belirtilen maddelerin tümünü sağlamalıdır.

6. SİSTEM GENEL ÖZELLİKLERİ

6.1. SİSTEM MİMARİSİ 6.1.1. Planlanan yapı dikey ve yatay genişlemeye imkân vermelidir. 6.1.2. Planlanan yapı meta verilerini ilişkisel veri tabanında barındırmalıdır. 6.1.3. Planlanan yapı taranmış belgeleri dosya sisteminde barındırmalıdır. 6.1.4. Planlanan yapı Oracle, MS SQL Server veya Sybase veri tabanlarında sorunsuz

çalışacaktır. 6.1.5. Uygulama sunucusu yazılımı olarak Microsoft veya Java uygulama sunucularından biri

kullanılmalıdır. 6.1.6. Yazılım Windows tabanlı sunucularda çalışacaktır. 6.1.7. Yazılımın çalışacağı veri tabanı, uygulama sunucuları ve bunlar üzerinde kurulu işletim

sistemine ilişkin lisanslamalar KURUM yükümlülüğünde olacaktır.


Şartname Sayfa 7

6.2. SİSTEM ERİŞİMİ 6.2.1. Planlanan yapı web tabanlı olacak, kullanıcı bilgisayarlarında herhangi bir kurulum

işlemine gerek kalmaksızın internet tarayıcısı üzerinden kullanılabilecektir. İstendiği durumda yazılım, kurum dışından erişebilecek yapıda olmalıdır. İş akışı başlatma, belge onaylama vb. işlemler web arabiriminden yapılabilmelidir.

6.2.2. E-imza ve tarayıcı haricinde ActiveX gibi kullanıcı bilgisayarlarına web üzerinden program modülü veya parçası indirilmeyecektir.

6.2.3. Kurum içi kullanım, İntranet üzerinden gerçekleştirilip, İnternet’e çıkmadan sistem erişimi sağlanabilecektir.

6.2.4. Kurum dışından erişime, herhangi bir harici donanım ya da yazılım gerektirmeksizin, planlanan yapı içerisinde kullanıcı ve IP bazında kısıtlama getirilebilmelidir. Belirli bir kullanıcının sadece belirtilen bir IP den ya da IP aralığından erişimine izin verilmesi, yine planlanan yapı içerisinden sağlanabilmelidir.

6.2.5. Planlanan yapı sadece belirli bir İnternet tarayıcısı üzerinde değil, bütün modern internet tarayıcılarının son versiyonları (IE Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Opera, Chrome vb) üzerinde sorunsuz çalışmalıdır.

6.2.6. Planlanan yapı mobil cihazlar üzerinden erişime olanak sağlayabilmeli, uygulamaların, ara yüzleri “Responsive” özelliğe sahip olmalı ve her türlü bilgisayar, akıllı telefon ve tablet üzerinde görüntülenirken uygun görünüme geçmelidir. IOS ve Android mobil cihazlarda native client yapısını desteklemelidir. Android için geliştirilen Native Uygulama vasıtasıyla e-imza kullanımına olanak vermelidir.

6.2.7. Veri tabanına erişim açık olmalı ve KURUM’ un farklı uygulamaları içerisinden veri tabanına ulaşılarak veri alma/verme işlemleri gerçekleştirilebilmelidir.

6.3. SİSTEM ESNEKLİĞİ 6.3.1. Sistem, tüm kullanıcılar tarafından etkili ve kolay bir biçimde öğrenilebilecek ve

kullanılabilecek, kolay ve kullanışlı bir ara yüze sahip olmalıdır. Ekranlar standart bir görünüme sahip olmalıdır.

6.3.2. Planlanan yapı aynı anda birden fazla dil (lisan) üzerinden kullanılabilecek bir ara yüz sağlamalıdır. Sistem, kuruma Türkçe ve İngilizce ara yüzleri hazır olarak teslim edilmelidir. Kullanıcı arabirimi için Türkçe ve İngilizce desteği olmalıdır.

6.3.3. Yeni diller eklemek için gerekli araçlar uygulama ile birlikte teslim edilmelidir. 6.3.4. Planlanan yapı kullanıcı bazında menü görünümü düzenlenmesine olanak sağlamalıdır. 6.3.5. Sisteme kullanıcı ve/veya yöneticinin istekleri doğrultusunda ilave alanlar

tanımlanabilmelidir. Tanımlanan özel alan sayısında bir sınırlama bulunmamalıdır. Bu özel alanların ileriki bir tarihte pasif hale getirilmesi veya yeni özel alan tanımlanması da mümkün olmalıdır. Özel alanların tarih, karakter, sayısal gibi farklı içerikte olması mümkün olmalı ve uzunluk, ön değer, zorunlu alan olması gibi parametreler sistemde bir kodlamaya gerek duymadan verilebilmelidir.

6.3.6. Sistemin ara yüz tanımlama ve düzenleme için gerekli bir geliştirme arabirimi olmalıdır. Bu geliştirme arabirimi sadece yetkili kullanıcılar tarafından çalıştırılabilmeli ve dışarıdan farklı bir kullanıcının bu kısma müdahalesi mümkün olmamalıdır. İstenildiğinde ara yüz sistem yetkilisi tarafından kolayca değiştirilebilecek şekilde açık bir mimariye sahip olmalıdır. Ara yüz üzerinde yapılacak değişiklikler otomatik olarak web istemcisinde de güncel hale gelmelidir.

6.3.7. Sistem Unicode karakter setini kullanmalıdır. Özel karakterlerin kullanımı da bu şekilde sağlanmalıdır.

6.3.8. Hazırlanan iş süreçleri, belge ve belge şablonları vb. içe aktarım(import)/dışa aktarım(export) yöntemleriyle bir sunucudan diğerine taşınabilmelidir. Böylece test


Şartname Sayfa 8

amaçlı kullanılan bir sunucuda hazırlanan iş süreçleri ve şablonlar gerçek ortamda çalışan sunucuya aktarılabilmelidir.

6.3.9. Web arabiriminde bir belge görüntülendiğinde onay tarihçesi ve süreç içerisinde kişilerin eklediği notlarda görüntülenmelidir. Onay tarihçesinde kişi, statü, onay istek ve cevap tarihi, imzası gibi bilgiler görüntülenmelidir.

6.3.10. Kullanılacak belge ve süreç yönetim uygulamalarının; iş süreçlerinin yönetilebilir ve yeniden tasarlanabilir olması için gerekli araçları sağlaması gerekir.

6.3.11. Sistem dinamik belge listeleme özelliğiyle kullanıcıların kendi listelerini yetkileri dahilinde kendilerinin hazırlamasına imkan vermelidir. Üretilen listeler csv, xls, xlsx, pdf, doc, docx, dosya formatlarına dönüştürülebilmelidir.

6.3.12. ODBC veya JDBC uyumlu olmalıdır. 6.3.13. SMTP protokolü ile standart mail sunucular üzerinden otomatik gönderilmesi gereken

mesajlar için bir çözüm sunulmalıdır. 6.3.14. Web arabirimi içerisinden, gerektiğinde doküman/belge tarama ve ekleme işlemleri

yapılabilmelidir. 6.3.15. İş akışları ve doküman/belgeler dinamik olarak gruplanarak görüntülenebilmelidir. 6.3.16. Kullanıcılar web arabiriminde kendilerine onaya gelen belgeleri bir sekmede

görebilmelidir. 6.3.17. Kurulum ve yazılımın kolay olması için sistem modüler olmalı, ihtiyaca göre

büyüyebilmelidir. 6.3.18. Sistem/uygulama üzerinde çalıştığı işletim sistemi ve/veya güvenlik duvarı (firewall)

vb. gibi ağ güvenlik uygulamaları ile sorunsuz çalışabilmelidir.

6.4. SİSTEM GÜVENLİĞİ 6.4.1. Planlanan yapıda içereceği bilgi ve belgelerin güvenliğine ilişkin gerekli önlemler

alınmış olmalıdır. Belgelerin en az 128 bit şifreleme algoritmasıyla korunması mümkün olmalıdır. Web arabirimi ve diğer tüm arabirimler için SSL iletişimi desteklemelidir.

6.4.2. Planlanan yapı üzerinde gelen şifreleme algoritması sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir.

6.4.3. Planlanan yapı kullanıcıların yaptığı işlemleri, sistemde oluşan hata raporlarını kayıt altına almalı, yetkili kullanıcılar tarafından bu raporlar takip edilebilmelidir.

6.4.4. Planlanan yapı çalışan bir kullanıcı eğer belirli bir süre işlem yapmaz ise program güvenlik nedeniyle oturumu otomatik olarak kapatmalıdır.

6.4.5. Planlanan yapı kurum dışından erişim yapıldığı takdirde CAPTCHA (Resim Doğrulama) veya farklı doğrulama olanaklarının kullanmasına imkan vermelidir. Böylece robot yazılımların sisteme kullanıcı adı ve şifre deneyerek saldırmaları engellenmiş olacaktır. Kurum içerisinden erişimlerde CAPTCHA veya farklı doğrulama olanaklarının kullanılıp kullanılmayacağı sistem yöneticisi tarafından belirlenebilmelidir.

6.4.6. Tercihen, kullanıcıların WAN ve LAN yetkilendirmeleri ayrı ayrı yapılabilmelidir. Bir kullanıcının, kurum içerisinde iken yapabilecekleri ile kurum dışarısından yapabilecekleri, ayrı ayrı ya da birlikte kontrol edilebilmeli ve kısıtlanabilmelidir.

6.4.7. Tercihen, Planlanan yapı belirli bir IP den gelen hatalı girişleri kayıt altına almalıdır. Şüpheli IP’leri otomatik olarak geçici veya kalıcı olarak bloklamalıdır. Şüpheli IP listesi e-mail ile sistem yöneticisine bildirilmelidir.

6.4.8. Planlanan yapı ara yüzlerinde yer alan menüler, kullanıcı yetkilerine göre dinamik olmalı, kullanıcılar yalnızca yetkilerinin olduğu işlemlere ait seçenekleri görebilmelidir.

6.4.9. Sistem içerisinde veri tabanı bütünlüğünü koruyacak denetimler bulunmalı ve tutarsız veri girişi engellenmelidir.

6.4.10. Sistemin uygulama kodlarına erişimlerde gereken güvenlik önlemleri alınmalıdır.


Şartname Sayfa 9

6.5. YETKİLENDİRME 6.5.1. Kullanıcıların erişebileceği menü ve işlemleri belirleyip kısıtlayan kullanıcı rollerinin

sistem yöneticisi tarafından tanımlanmasına olanak sağlamalıdır. 6.5.2. Planlanan yapı menü yetkilendirmeleri için rol tabanlı bir mekanizma kullanmalıdır. Bir

kullanıcı birden fazla role sahip olabilmelidir. Kullanıcı sahip olduğu rollerin birleşimi şeklinde yetkiye sahip olmalıdır.

6.5.3. Sistemde, yönetim arabiriminden kolay bir şekilde kullanıcılar ve/veya gruplar yaratılabilmelidir. Sistemde tanımlanan her bir kullanıcı için isteğe bağlı olarak kurum, e-posta adresi, unvan v.b. gibi özellikler tanımlanabilmeli, üye olunan gruplar, yönetici ve diğer bilgiler, yönetici tarafından kullanım sırasında değiştirilebilmelidir.

6.5.4. Kurumsal yetki yapısına uygun olarak yetki bölümü, yetki gurubu tanımlama ve bu gruplara yetki seviyeleri atama (görme, değiştirme, silme gibi) olanakları sağlamalıdır.

6.5.5. Bir kullanıcı birden fazla yetki bölümü/grubuna dâhil olabilmelidir. 6.5.6. Planlanan yapıda, yönetim modülü kullanıcılar ve kullanıcı grupları için hangi işlemlerin

yapılabileceğini ve hangi ekranlara ulaşılabileceğini gösteren, değiştirme, silme, görüntüleme, e-posta ile gönderme, faks ile gönderme gibi işlemlerin her birine özel olarak tanımlamaların yapılabileceği bir arayüz sunmalıdır.

6.5.7. Gruplar, kategoriler, klasörler hiyerarşik yapıda olmalı ve yetki tanımlamaları, kalıtım mantığı ile de çalışabilmelidir.

6.5.8. Yetkilendirme her bir modül için ayrı ayrı ve detay yetki tanımlarına sahip olmalıdır. 6.5.9. Sistem organizasyon yapısının tanımlanabileceği bir fonksiyon/ ekran içermelidir. 6.5.10. Organizasyon yapısında birimler tanımlanıp yöneticileri belirtilebilmelidir. 6.5.11. Her bir kullanıcının ve birimin amiri tanımlanabilmelidir. 6.5.12. Kullanıcı/unvan/pozisyon ilişkileri tanımlanabilmelidir. Organizasyon yapısı ayrıntılı

biçimde sisteme girilebilmeli ve yönetilebilmelidir. 6.5.13. Kullanıcıların dosyaların tutulduğu depolama alanına ulaşarak klasör ve dosya içeriğine

ulaşmaları engellenmelidir. Erişim sadece sistem üzerinden yetkiler dâhilinde yapılabilmelidir.

6.5.14. Bir kullanıcı tarafından herhangi bir belge üzerinde düzenleme yapılırken, aynı belgenin başka bir kullanıcı tarafından değiştirilmesi engellenmelidir.

6.5.15. Uygulama içerisinde vekalet verilebilmelidir. Vekalet verilirken hangi rollerin vekaleten bırakılabileceği seçilebilmelidir. Örneğin kullanıcı hem bölüm müdürü hem de sistem yöneticisi ise bu kişinin sadece bölüm müdürlüğü rolünün vekaleti bir başka kişiye verilebilmelidir.

6.5.16. Uygulamada bir kişi, bir başka kişiye vekâlet verebilecek ve bu işlemi şahıslar kendileri yapabilecektir. Vekalet bırakacak kişinin bu iş için onay alması gerekiyorsa vekalet işlemi bu onaydan sonra gerçekleşecektir. Vekil olan kişi, vekili olduğu kişinin işlem bekleyen görevlerini görebilecek, onun yerine işlem yapabilecektir. Vekalet veren kullanıcı, verdiği vekaletin hangi tarih ve saate kadar geçerli olacağını belirleyebilecektir.

6.5.17. Yazılım yetkili kişilerin vekalet vermiş olan kullanıcıları listeleyebilmesini ve hangi nedenle vekalet verdiğini görebilmesini sağlayacaktır.

6.5.18. Kullanıcı vekaleten işlem yaptığı belgeleri vekalet sona erdiğinde de görebilmelidir.

6.6. DIŞ SİSTEMLERLE ENTEGRASYON 6.6.1. Planlanan yapı, Exchange ve SMTP sunucuları ile entegre çalışabilecektir. 6.6.2. Planlanan yapı diğer sistemlerle entegre olabilmesi için gerekli olan web servisleri ve

API’leri barındırması gerekmektedir. 6.6.3. Kullanıcı doğrulaması için farklı bir uygulamanın (LDAP, Active Directory vb. kimlik

denetimi sistemleri) kullanıcı tablosu kullanılabilmelidir.


Şartname Sayfa 10

6.6.4. Kullanıcı doğrulama metodunun sistem yöneticisi tarafından belirlenebilmesi için sistem yönetim modülünde ilgili ekranlar sunulmalıdır.

6.6.5. İş akışı içinde yazılan kodlar için etkili bir API desteği bulunmalıdır. Veri tabanlarına erişim, e-mail gönderme, harici uygulamalardan iş akışı fonksiyonlarını çağırabilme, ODBC bağlantısı kurabilme, DLL çağırma vb. türdeki işlemlerde kolaylıklar sağlayacak bir API ye sahip olmalı ve bu API fonksiyonları yardım dokümantasyonunda örnek kullanımlar ile detay açıklamalı olarak bulunmalıdır

6.6.6. API aracılığı ile KURUM tarafından yazılmış olan uygulamalarda sistem iş akışı motoru gibi kullanılabilmelidir.

6.6.7. Harici uygulamalar içerisinden iş akışları hakkında bilgi, herhangi bir belge ile ilgili onay bilgileri ve herhangi bir belge ile ilgili ekli dosyalar ve dosya bilgilerini alabilmek için XML web servislerine sahip olunmalıdır.

6.7. GÜNLÜK KAYITLARI (LOG) 6.7.1. Log bilgileri uygulama içerisinden hiçbir kullanıcı tarafından değiştirilemeyecek ve

silinemeyecek şekilde tutulmalıdır. 6.7.2. Log bilgileri yetki verilen kullanıcılar tarafından görüntülenebilmelidir. 6.7.3. Sistem içerisinde gerçekleştirilen etkinlikler (kayıt ekleme, değiştirme, silme, taşıma

vb.) ve bu etkinlik tarihi, saati, kullanıcı ve iç dış erişim ip bilgisi tutulmalıdır. 6.7.4. Loglar anlık izlenebilmelidir. 6.7.5. Loglar işlem yapan kullanıcı, birim, yapılan işlem ve tarih aralığına göre filtrelenebilmeli

ve raporlanabilmelidir.

7. SİSTEM MODÜLLERİ

7.1. BELGE/DOKÜMAN YÖNETİM MODÜLÜ 7.1.1. Klasör İşlemleri

7.1.1.1. Planlanan yapı bilgi ve belgeleri arşivlemek üzere sınırsız sayıda klasör oluşturma özelliğine sahip olmalıdır.

7.1.1.2. Klasörler, hiyerarşik ağaç yapıda oluşturulabilmeli ve erişim hakları gibi belirlemeler, bu hiyerarşiyi kalıtım amacıyla da kullanabilmelidir

7.1.1.3. Planlanan yapı KURUM’un organizasyon yapısına uygun olmalıdır. 7.1.1.4. Planlanan yapı, klasörler için özel tanım alanları oluşturulmasına izin vermelidir.

Eklenecek özel alanlar, sistem kullanıcısı tarafından sınırsız sayıda ve alfabetik/sayısal/mantıksal veri türünde olabilmelidir. Sistem Yöneticisi bu değişiklileri, hiç bir programlamaya veya veritabanı değişikliğine gerek kalmaksızın uygulama üzerinden ara yüzler ile yapabilmelidir.

7.1.1.5. Planlanan yapı klasörler için Organizasyon yapısını destekleyecek özel unvan tanımlaması yapılabilmelidir. Eklenecek unvanlar için kısıtlayıcı bir sayı olmamalı, sınırsız sayıda unvan sisteme eklenebilmelidir. Eklenen bu unvanlar gerektiğinde iş akışlarında ve sorgulamalarda kullanılabilmelidir.

7.1.1.6. Erişim yetkileri, kullanıcı grubu bazında verilebilmelidir. Hiyerarşik yapıdaki klasörlerde, eğer alt klasör için tanımlanmış erişim hakları yok ise, üst klasörlerdeki erişim hakları, kalıtım şeklinde kullanılmalıdır.

7.1.2. Belge/Doküman Meta Veri İşlemleri 7.1.2.1. Planlanan yapı sınırsız format ve sayıda değişik belge tipi tanımlamasına imkân

sağlayacaktır. Farklı belge tipleri farklı meta verilere sahip olabilecektir ve ilgili ekranlarda meta verilerin hangi sırada görüneceği de belge tipine göre ayrı ayrı belirlenebilecektir.


Şartname Sayfa 11

7.1.2.2. Sistem yöneticisi tarafından sınırsız sayıda farklı meta veri tanımlaması yapılabilecektir.

7.1.2.3. Tanımlanabilecek meta veriler en az aşağıda sıralanan formatlarda olacaktır: a) Bağlı Liste: İl-İlçe gibi b) Evet/Hayır Kutucuğu c) Liste Alanı d) Maske Alanı e) Metin Alanı f) Nümerik Alan g) Ondalık Sayı Alanı h) Tarih Alanı i) Uzun Metin Alanı j) Veri Listesi

7.1.2.4. Tanımlanan meta verilerin zorunlu olup olmayacağı ve tekil olup olmayacağı tanım ekranlarından yetkili kullanıcılar tarafından belirlenecektir.

7.1.2.5. Harici uygulamaların yapılandırılmış verileri de sisteme belge olarak kazandırılabilmelidir.

7.1.2.6. Belge sisteme kazandırılmadan önce bazı alanlar için zorunlu olarak doldurulma mecburiyeti tanımlanabilir olmalıdır.

7.1.2.7. Planlanan yapı sınırsız sayıda numaratör tanımlanmasına imkân verecektir. 7.1.2.8. Tanımlanan numaratörler manüel, otomatik, harici ve damga numaratörü (YIL-

BİRİM-NUMARA gibi) olarak tanımlanabilecektir. 7.1.2.9. Belgeleri sınıflamak için klasörler kullanılabileceği gibi aynı klasör içerisindeki

belgeleri gruplamak için kategori mantığı da kullanılabilecektir. 7.1.2.10. Planlanan yapı sınırsız sayıda ve hiyerarşik yapıda kategori oluşturulmasına

imkân verecektir. Bir belge birden fazla kategori içerisinde bulunabilecektir 7.1.2.11. Dosya isimlerindeki Türkçe karakterler için sistem herhangi bir sorun

çıkartmamalıdır. 7.1.2.12. Belgelerin fiziksel olarak nerede tutulduğunu takip etmek için belge meta verisi

olarak lokasyon bilgisi tutulabilecektir. 7.1.2.13. Planlanan yapı meta veri olarak Dosya Tasnif Planını kullanabilecektir.

Kurumunun kullandığı Dosya Tasnif Planı Planlanan yapı üzerinde bulunacak, tanımlanacak belge tiplerine Dosya Tasnif Kodunu seçmek için kullanılabilecek kontrol sistem üzerinde bulunacaktır. Sistem yöneticisi tanımladığı belge tipine bu kontrolü ekleyebilecektir.

7.1.2.14. Devlet Organizasyon yapısında bulunan Organizasyon kodları Planlanan yapı içerisinde bulunacaktır. Tanımlanacak belge tiplerine Organizasyon kodunu seçmek için kullanılacak gerekli kontrol sistem üzerinde bulunacaktır. Sistem yöneticisi tanımladığı belge tipine bu kontrolü ekleyebilecektir.

7.1.2.15. Belge meta verileri kullanıcı grubu bazında yetkilendirilebilecektir. Yetkiler görme ve değiştirme şeklinde olacaktır. Görme yetkisi olmayan kullanıcılar ilgili belge meta verisini görüntüleyemeyecektir. Yetkilendirme işlemi sistem yöneticisi tarafından yapılabilecektir. Yetkilendirme, belge meta verilerinin tamamı için ya da kontrollerin her biri için ayrı ayrı belirlenebilmelidir.

7.1.2.16. Bir belgeye sınırsız sayıda ilgili belge eklenebilecektir. 7.1.2.17. Belge veya Belge Listeleme sayfalarının görünümü sistem yöneticisi tarafından

ayarlanabilmelidir. Listelerde gösterilecek kolonların sırası, kolonların rengi, büyüklüğü, belge detaylarına ulaşmak için hangi kolona link verileceği gibi ayarlamalar uygulama üzerinden yapılabilmelidir.

7.1.2.18. Farklı belge tipleri için sistem farklı gösterim şekillerini desteklemelidir. Desteklenen şekiller asgari olarak Sekmeli, Tek Sayfa, Tekli Açılan Panel ve Çoklu


Şartname Sayfa 12

Açılan Panel şeklinde olmalıdır. Böylece belgenin içereceği meta verilere göre optimum gösterim şekli uygulama üzerinde değişiklik yapılmadan sağlanabilecektir.

7.1.2.19. Belge veya Belge Meta Verilerinden istenilen alanlar barkod olarak çıktısı alınabilecektir. Farklı belge tipleri için farklı alanlar barkod üzerine basılabileceğinden ilgili ayarlama sistem yöneticisi tarafından uygulama üzerinden yapılabilmelidir.

7.1.3. Tarama 7.1.3.1. Kâğıt ortamında bulunan belgeler sistem içerisinde bulunan belge tarama ara

yüzü kullanılarak doğrudan sisteme eklenebilecektir. Tarama ara yüzü TWAIN ve ISIS destekli tüm tarayıcılar ile çalışabilmelidir.

7.1.3.2. Tarama arayüzü üzerinde tarama özelliklerinin seçilebileceği kontroller olacaktır. 7.1.3.3. Belgenin sisteme kazandırılması esnasında, belgeler üzerinde tüm belge için OCR

(Optik karakter tanıma), ve Barcode teknolojileri sistem tarafından desteklenmelidir.

7.1.3.4. Sistem, birlikte kullanılan tarayıcılar ile uyumlu olan kâğıt boyutlarını desteklemelidir.

7.1.3.5. Türkçe, İngilizce ve özel karakterleri tanıma (OCR) yetenekleri bulunmalıdır. 7.1.3.6. Tarama işlemi sırasında sayfa çıkarma ve birleştirme yapılabilmelidir. 7.1.3.7. Taranan belgelerin kopyası kullanıcı makinesinde saklanmadan doğrudan

sunucuya gönderilecektir. 7.1.3.8. Tarama ara yüzünde taranan belgeler üzerinde yakınlaştırma, uzaklaştırma,

eleme, döndürme ve ters görüntüleme özellikleri gibi standart resim görüntüleme özelliklerini desteklemelidir.

7.1.3.9. Taranan belgeler tercihe göre minimum olarak PDF ve TIFF formatında saklanabilmelidir.

7.1.3.10. Taranan belgelere Türkçe dosya ismi vermede sorun olmayacaktır. 7.1.3.11. Sistem üzerinde bulunan belgelere ilgi olarak eklenecek belgeler, belge meta

veri ekranı üzerinden taranıp eklenebilecektir. 7.1.3.12. Aylık 5.000 Sayfa OCR RunTime Lisansı teklif edilmelidir.

7.1.4. Belge Seçme

7.1.4.1. Planlanan yapı, istemci bilgisayarların dosya sisteminde bulunan dosyaların seçilmesi, tanımlama alanlarının girilmesi ve belge yönetim sistemine yüklenmesi işlevi (file upload) için bir arayüz sağlamalıdır.

7.1.4.2. Planlanan yapı, dijital olarak yüklenen bir dosyanın birebir eşleniğinin sistemde zaten var olması durumunda kullanıcıya uyarı mesajı verebilmelidir.

7.1.4.3. Her türlü formattaki belge tipi ve türü sisteme eklenebilecektir. Her belgenin bir tip, tür ve iş akışı olarak aidiyeti ve yaşam döngüsü olmalıdır.

7.1.4.4. Kurumun iş ve işlemleri süreçlerinde kullanılması gereken kurumsal yönetmelik, yönerge, genelge, talimat vb. iç ve dış kaynaklı yasal ve idari düzenlemelerin sistematik bir yapıda yer aldığı ve yönetildiği bileşen olmalıdır.

7.1.5. Belge Yazma 7.1.5.1. Belge yazmak için sistem içerisinde gelişmiş bir metin editörü bulunacaktır. Metin

editörü, güncel kelime işlem yazılımlarının sunduğu genel işlevlere sahip olmalıdır. 7.1.5.2. Metin editörü tam olarak Türkçe destekli olmalıdır. 7.1.5.3. Metin editörü ile oluşturulan metinler sisteme belge olarak kaydedilebilecektir. 7.1.5.4. Metin editörü ile oluşturulan belgeler sistem üzerinde PDF formatına

çevrilebilecektir. 7.1.5.5. Metin editörü ile oluşturulan metinler için ön izleme yapılabilecektir.


Şartname Sayfa 13

7.1.5.6. Metin editörü sayesinde istenildiğine daha önceden hazırlanan şablonlar da kullanılarak sisteme belge kazandırılabilmelidir.

7.1.6. Klasör Gözetleme 7.1.6.1. Sistem yöneticisinin belirleyeceği bir network dizinine eklenen belgeler otomatik

olarak sisteme dâhil edilebilmelidir. 7.1.6.2. Meta verisi olmadan sisteme yüklenen belgeler bilgileri eksik belgeler başlığı

altında listelenmeli ve sistemde belirlenmiş olan kişi ya da kişilere, metaları tamamlamaya yönelik olarak görev atayabilmelidir.

7.1.7. Belge İzi Ekleme 7.1.7.1. Taranması ve Elektronik olarak sisteme katılması mümkün olmayan veya katılmak

istenmeyen video-ses kasetleri, kanun kitapları, kullanım kılavuzları vb. kaynak ve belgelerin takibi için künye bilgileri ile bulundukları yer, referans numarası vb. bilgilerin yer aldığı adres kayıtları tanımlanabilmeli ve bütün belge fonksiyonları bu kayıtlar üzerinde uygulanabilmelidir.

7.1.7.2. Sistemin e-posta özelliği bulunmalı, bir veya birden fazla belge direkt olarak e-posta ekinde gönderilebilmeli veya sadece ilgili belge ya da belgelere veya künye bilgisine işaret eden bir kısa yol gönderilebilmelidir.

7.1.8. Faks Entegrasyonu 7.1.8.1. Planlanan yapı, bağlantısı yapılan yazılımsal faks cihazları üzerinden, KURUM'a

faks ile gelen belgeleri doğrudan veya manuel sisteme kaydedebilmeli, kaydedilen belgelerin tanımlama bilgilerinin yetkili kullanıcılar tarafından tamamlanmasına olanak sağlamalıdır.

7.1.9. Belge İndeksleme İşlemleri 7.1.9.1. Sisteme eklenen belgelerin bütün meta verileri indekslenecektir. 7.1.9.2. Sistem içerisine kazandırılacak olan belgeler (hangi yolla kazandırılırsa

kazandırılsın) indeks bilgileriyle beraber sisteme kazandırılmalıdır. 7.1.9.3. Uygulama ileri indeksleme ve arama özellikleri bulundurmalıdır. İndeksleme

alanları ve full-text indeksleme bulunmalıdır. 7.1.9.4. İsteğe bağlı olarak sisteme katılan belgelerin daha sonra indekslenmesi veya

tekrar indekslenmeleri de mümkün olmalıdır. 7.1.9.5. Sistem yöneticileri belge indeks şablonuna ek sütunlar ekleyebilmelidirler. 7.1.9.6. Sisteme atılan belgelerin metin içerikleri indekslenmeli ve aramalarda

kullanılabilmelidir. Önerilen sistem en az PDF, Word, Excel, PowerPoint, Visio, HTML, TXT formatlarındaki belgelerin metin içeriklerini indeksleyebilmelidir.

7.1.9.7. Belgeler sisteme kazandırma işlemi esnasında otomatik olarak OCR’dan geçirilerek belge içerisindeki herhangi bir kelimeye göre aranabilir (full text search) şekilde sisteme kazandırılmalıdır.

7.1.9.8. Dijital olarak yüklenen dosya, resim formatında ise, OCR tekniği ile içerdiği metin bilgisi sistem tarafından otomatik olarak çıkartılarak indekslenebilmelidir. Kullanılacak OCR aracı/yöntemi Türkçe içeriği desteklemeli ve Türkçe harflerde sorun yaşanmamalıdır.

7.1.9.9. Tüm indeksleme ve OCR işlemleri, sistem yöneticisi tarafından belirlenebilecek özelliklerine göre, gerçek zamanlı olarak ya da sıra mantığı ile gerçekleştirilerek, sistemin anlık yükü kontrol altında tutulabilmelidir.

7.1.9.10. OCR işlemi, hem uygulama sunucusu üzerinde, hem de yük dağıtımı yapabilmek amacı ile harici bir sunucu üzerinde çalışabilmelidir.


Şartname Sayfa 14

7.1.10. Belge Arama 7.1.10.1. Planlanan yapı Basit Arama ve Detaylı Arama yapabilmelidir. 7.1.10.2. Planlanan yapı tam metin arama (full-text search), benzerlik arama, kullanıcı

tarafından basit içerik yönetimi ile kolay arama özelliği, içerik arama, meta verileri doğrultusunda özel arama yapabilmelidir.

7.1.10.3. Basit arama ile girilen kriter, bütün meta veriler (metin içeriği de dahil) üzerinde aranacaktır.

7.1.10.4. Arama yapmak için kullanılan ekran, her türlü bilgi girişini desteklemelidir. 7.1.10.5. Detaylı arama ekranında ise kullanıcı hangi meta veriler üzerinde arama

yapacağını kendisi belirleyecektir. Detaylı arama ekranı, hangi tipteki belge için yapılıyorsa, o tip belge üzerinde tanımlı meta verileri ayrı ayrı kriter girişine izin verecek şekilde gösterebilmelidir. Kullanıcılar, kendilerine özel olarak hangi kriterlerin detaylı aramalarda görünmesi istediklerini belirleyebilmeli ve istedikleri zaman kriter listelerini güncelleyebilmelidirler.

7.1.10.6. Detaylı aramada kullanılan parametreler birbirleri ile kullanıcı tercihine bağlı olarak “VE” ve “VEYA” bağlaçları ile bağlanabilecektir.

7.1.10.7. Sistem tarafından sağlanan sorgu imkânı, web servisleri aracılığı ile diğer kurumsal uygulamalar tarafından kullanılabilir olmalıdır.

7.1.10.8. Belgenin tüm künye bilgilerinden bir veya birden fazlasıyla arama yapmak mümkün olmalıdır. Sisteme eklenen tüm özel alanlar, arama ekranlarında da eklenebilmeli ve bu eklenen özel alanlarda belge bulmak için kullanılabilmelidir.

7.1.10.9. Kaydın doğası (e-posta, kağıt veya elektronik format, belge, vs..) fark etmeksizin, yetkili tüm kullanıcılar tarafından dosyalar havuza kayıt edildikten sonra indekslenmiş ve aramaya hazır olmalıdır.

7.1.10.10. Arama sonuçları, aramayı yapan kullanıcının yetkileri dâhilinde görüntülenmeli ve aramayı yapan kullanıcının yetkisi dâhilinde olmayan kayıt ve belgeler, arama sonucu olarak bile görüntülenmemelidir.

7.1.10.11. Sistem belgelerin içeriğinde de arama yapabilmelidir. İçerik tabanlı aramada belgeler aranabilir formatta (MS Office, PDF ve S-PDF, metin belgeleri, e-posta vb.) olmaları halinde daha sonra metin içerisinde geçen herhangi bir kelimeden bulunmaları mümkün olmalıdır.

7.1.10.12. İçerik arama e-postaların hem içeriğinde hem de ekindeki belgelerinde yapılmalıdır.

7.1.10.13. Birden fazla versiyonu bulunan belgelerin en son versiyonunda mı yoksa bütün versiyonlarında mı arama yapılacağı kullanıcı tarafından belirtilebilecektir.

7.1.10.14. Arama sonuçları PDF, Excel veya Text formatında dışa alınabilecektir. 7.1.10.15. Planlanan yapı, liste sayfalarında en az PDF, TIFF/TIF, XPS, GIF, JPEG/JPG,

PCX, PNG, BMP, HTML/HTM, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio, MS Word, MS Works, PS, EPS, RTF formatlarındaki belgelerin ilk sayfalarını resim formatında ikon olarak gösterebilmeli, aynı zamanda kullanıcı bilgisayarında belgenin oluşturulduğu araca gerek duymadan hızlı ön izleme imkânı sunabilmelidir.

7.1.11. Belge Görüntüleme 7.1.11.1. Sisteme eklenen belgelerden en az PDF, TIFF/TIF, XPS, GIF, JPEG/JPG, PCX,

PNG, BMP, HTML/HTM, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio, MS Word, MS Works, PS, EPS, RTF formatlarında olanları, sistem içerisinde bu belgelerin oluşturulduğu araca gerek duyulmaksızın, sunucu tarafında PDF formatına çevrilebilmeli ve bu


Şartname Sayfa 15

sayede bu belgelerin görüntülenmesi için kullanıcı bilgisayarlarında harici bir araca ya da yazılıma gerek duyulmamalıdır. Sistem, aynı zamanda bu belgelerin orijinal formatlarındaki hallerini de saklamalı ve kullanıcıların yetkileri dâhilinde orijinal formattaki belgeler erişimleri de mümkün olmalıdır.

7.1.11.2. Belge indirme yetkisi olmayan fakat görme yetkisi olan kullanıcılar belgeleri sistem üzerinde bulunan belge görüntüleme aracı sayesinde salt okunur bir şekilde görüntüleyecektir.

7.1.11.3. Görüntüleme aracı, sistem ayarlarına ve kullanıcı yetkilerine göre belirlenmiş olan filigranların da görüntülenen belgenin arka planında bulunmasına olanak sağlamalıdır.

7.1.11.4. Belgeyi görüntülemek için belgeyi oluşturan editöre veya programa ihtiyaç duyulmayacaktır.

7.1.12. Üzerine Alma (Sahiplenme) / Bırakma (İade) 7.1.12.1. Sistem üzerinde bulunan belgeleri yetkisi olan kullanıcılar değiştirebilecektir.

Değiştirme işlemini yapmadan ilgili kullanıcı üzerinde değişiklik yapmak istediği belgeyi kendi üzerine alacaktır.

7.1.12.2. Belgeler listelenirken hangi kullanıcının belge üzerinde çalıştığı bilgisi gösterilebilmelidir.

7.1.12.3. Bir kullanıcı üzerine alınan belge, diğer kullanıcılar tarafından değiştirilememelidir ve iade edilmediği sürece kilitli olmalıdır. Ancak ilgili yetkiye sahip bir sistem yöneticisi, başka bir kullanıcının üzerine almış olduğu belgenin sahiplenme durumunu iptal edebilmelidir.

7.1.12.4. Belge değiştirme işlemi bittikten sonra, kullanıcı belgeyi iade edebilmeli ve belge için yeni bir versiyon oluşturulmalıdır. Belgenin önceki versiyonları da sistemde saklanmalı ve gerektiğinde sistem üzerinden yetkiler dahilinde erişilebilmelidir.

7.1.13. Versiyonlama 7.1.13.1. Sistem otomatik olarak ana ve alt versiyonları, kullanıcılar veya gruplar bazında

oluşturabilmelidir. Kullanıcı tarafından versiyon yönetimini desteklemelidir. 7.1.13.2. Üzerine Alma/Bırakma işlemleri ile sistemde bulunan belge güncellendiği zaman,

belgenin yeni bir versiyonu oluşturulmalı, belgeye veya belge yapısına ilişkili tüm süreçler kayıt altında tutulmalıdır {Kim güncelledi, kayıt etti, vb.)önceki versiyonlar da sistemde saklanmalı ve gerektiğinde sistem üzerinden yetkiler dâhilinde erişilebilmelidir.

7.1.13.3. Sadece belgenin içeriği değil, belgenin meta verileri de versiyonlanmalıdır. 7.1.13.4. Bir belgenin bütün versiyonları listelenebilmeli, kullanıcı birden çok temel ve alt

versiyonu bulunan bir belgeyi görüntülemek istediği zaman, ekranda tüm versiyonları ve en son güncellenmiş olan versiyonu görüntüleyen bir ekran çıkmalıdır, gerektiği takdirde istenilen her hangi bir versiyona geri dönülebilmelidir.

7.1.13.5. İstenildiği takdirde sadece uç (en son) versiyon üzerinde veya bütün versiyonlarda arama yapılabilmelidir.

7.1.13.6. İlk ve alakalı tüm versiyonlar ilişkilendirilmeli ve yeni versiyon önceki veya farklı belgelerle ilişkilendirilebilmelidir.

7.1.14. Belge Silme 7.1.14.1. Planlanan yapı, yetki dâhilinde bir belgenin sistemden silinmesine olanak

sağlamalıdır. 7.1.14.2. Belge silme işlemi mantıksal bir silme olarak gerçekleştirilmeli, silinmiş belgeler,

gerektiğinde yetki dâhilinde geri yüklenebilmelidir.


Şartname Sayfa 16

7.1.15. Kilitleme 7.1.15.1. Belgenin değiştirilmemesini sağlamak için kilitleme imkânı sunulmalıdır.

Kilitlenmiş bir belgenin üzerindeki kilidi, yalnızca kilitleyen kullanıcı ya da yetkili bir sistem yöneticisi yapabilmelidir.

7.1.15.2. Kilitleme işlemi kullanıcı tarafından yapılabildiği gibi iş akışlarında gerektiği durumlarda sistem tarafından da otomatik olarak yapılabilmelidir veya kaldırabilmelidir.

7.1.15.3. Belgeler listelenirken kilitli olup olmadıkları gösterilebilmelidir. 7.1.15.4. Sistem, iş akışları gibi süreçlerle ilgili olarak, gerektiği durumlarda belgeleri

otomatik olarak kilitleyebilmeli ve kilidini kaldırabilmelidir.

7.1.16. Belge Yayınlama 7.1.16.1. Planlanan yapı, bir belgenin tanımlama bilgilerinin değiştirilmesi yoluyla yetkili

kullanıcıların erişim ve kullanımına sunulmasını sağlamalıdır. 7.1.16.2. Yayından kalkmış statüsündeki bir belge sadece belgeyi oluşturan kullanıcı ya da

ilgili yetkiye sahip sistem yöneticisi tarafından görülüp, değiştirilebilmelidir. 7.1.16.3. Belge yayınlama statüsü, iş akışı üzerinde tanımlanan bir işlem yoluyla da

gerçekleştirilebilmelidir.

7.1.17. Belge Yayından Kaldırma 7.1.17.1. Planlanan yapı, bir belgenin tanımlama bilgilerinin değiştirilmesi yoluyla

kullanıcıların erişim ve kullanımına kapatılmasını sağlamalıdır. 7.1.17.2. Yayından kalkmış statüsündeki bir belge, sadece belgeyi oluşturan kullanıcı ya

da ilgili yetkiye sahip sistem yöneticisi tarafından görülüp, değiştirilebilmelidir. 7.1.17.3. Belgeyi yayından kaldırma işlemi, iş akışı üzerinde tanımlanan bir işlem yoluyla

da gerçekleştirilebilmelidir.

7.1.18. Onaylama 7.1.18.1. Planlanan yapı ile belge yönetim sistemine eklenen belgeler için kullanıcı onayı

istenebilmelidir. 7.1.18.2. Onay istenen kullanıcılar, sistem mesajı ve/veya e-posta üzerinden

bilgilendirilebilmelidir. 7.1.18.3. Onay işleminde, birden fazla kullanıcı ya da kullanıcı grubu da seçilebilmeli, ve

seçilen kişilerin tümünün, seçilen kişilerden birisinin ya da seçilen kişilerden kullanıcının belirleyeceği sayıda kişinin onayının gerektiği belge bazında tanımlanabilmelidir.

7.1.18.4. Çok seviyeli ve daha karmaşık onay süreçleri için iş akışı yönetiminde bu işlevleri gerçekleştirmeye yönelik özellikler bulunmalıdır.

7.1.19. Bilgilendirme 7.1.19.1. Planlanan yapı, belge yönetim sistemine eklenen belgeler için seçilen

kullanıcılara otomatik bilgilendirme olanağı sağlamalıdır. 7.1.19.2. Bilgilendirme, sistem mesajı ve/veya e-posta şeklinde gerçekleştirilmelidir. 7.1.19.3. Bilgilendirme için gönderilecek mesajlar, kullanıcı ya da kullanıcı grubu şeklinde

belirlenebilmeli ve mesajın gönderileceği kişi sayısında bir kısıtlama olmamalıdır.

7.1.20. Belge Gönderimi


Şartname Sayfa 17

7.1.20.1. Belgeler tek tek veya klasör olarak sistem kullanıcılarına veya dış kullanıcılara e-posta olarak gönderilebilmelidir. Birden çok belgenin gönderiminde, sıkıştırma özelliği kullanılabilmelidir.

7.1.20.2. Sistem kullanıcılarına belgeler hem ek hem de bağlantı olarak gönderilebilmelidir.

7.1.20.3. Sistem dışı kullanıcılara belgeler hem ek olarak hem de bağlantı olarak gönderilebilmelidir.

7.1.20.4. Bağlantı şeklinde gönderilen belgeler için erişim, süreye bağlı olarak aktif kalabilmeli ve ilgili süre dolduktan sonra bu bağlantı kullanılamamalıdır.

7.1.20.5. Birden fazla belge aynı anda gönderirken belgeler sıkıştırılarak gönderilmelidir. 7.1.20.6. Belge e-posta işleminde belgenin yanı sıra mesaj da gönderilebilmelidir. 7.1.20.7. Belgeler sistem üzerinden faks olarak gönderilebilmelidir.

7.1.21. Belge Zimmetleme

7.1.21.1. Belgelerin kimin üzerine zimmetlendiği bilgisi sistemde tutulabilmelidir. 7.1.21.2. Zimmetleme yapılan personele göre sorgulama yapılabilmelidir. 7.1.21.3. Zimmetleme işlemi iş akışlarında işlem olarak kullanılabilmelidir. 7.1.21.4. Zimmet işlemi, aynı anda sadece bir kullanıcı için tanımlanabilmeli ve üzerinde

zimmet bulunan bir belge, bu zimmet kaldırılmadan başka bir kullanıcıya zimmetlenememelidir.

7.1.22. Belge Paraflama 7.1.22.1. Sistem üzerinde dijital imza kullanılarak paraflama işlemi yapılabilmelidir. 7.1.22.2. Sistem üzerinde dijital imza kullanmadan fakat elektronik olarak paraflama

işlemi yapılabilmelidir. 7.1.22.3. Belge üzerinde bulunan paraflar listelenebilmelidir. 7.1.22.4. Belge paraflama işlemi iş akışlarında işlem olarak kullanılabilmelidir.

7.1.23. Belge İmzalama

7.1.23.1. Planlanan yapı kullanıcıların sisteme ekledikleri belgeleri elektronik imza ile imzalamalarına olanak sağlamalıdır, tam entegre olmalıdır ve Elektronik imzalama sistemin ayrılmaz bir parçası olmalıdır.

7.1.23.2. Sistem, en az TIFF/TIF, XPS, GIF, JPEG/JPG, PCX, PNG, BMP, HTML/HTM, MS Excel, MS PowerPoint, MS Visio, MS Word formatındaki belgelerin PDF formatına çevrilerek imzalanmasına olanak sağlamalıdır.

7.1.23.3. Elektronik olarak imzalanacak belge, taranmış belge ve dijital dosya imzalamadan önce sunucu tarafında PDF formatına çevrilmeli daha sonra çevrilen PDF imzalanmalıdır. Sistem PadES ve CadES imzalama yapabilmelidir.

7.1.23.4. Elektronik imza ile imzalama yapılırken kullanıcının elektronik imzasının geçerliliği kontrol edilmelidir. Geçersiz imza ile imzalama işlemine izin verilmemelidir.

7.1.23.5. Planlanan yapı aynı belge üzerine seri olarak farklı kullanıcıların imza atmasına olanak sağlamalıdır.

7.1.23.6. Planlanan yapı hem kurum dışında hem de kurum içinde elektronik olarak imzalanan belgeleri sisteme dahil ederken aşağıda belirtilen bilgileri belge üzerinde bulunan imzalardan otomatik olarak alabilmeli ve bu bilgilere erişime olanak sağlamalıdır.

a) İmzalayan Kişinin TC Kimlik Numarası b) İmzalayan Kişinin Adı, Soyadı c) İmzalayan Kişinin e-posta adresi d) İmzalayan Kişinin Bağlı Olduğu yapı


Şartname Sayfa 18

7.1.23.7. Elektronik imzalama işlemine eklenecek Zaman Damgası istenildiği takdirde bir Zaman Damgası sunucusu kullanılarak eklenebilecektir.

7.1.23.8. Teklif edilen sistemin padES ve CadES imzalama için TUBİTAK denetiminden geçtiğini gösteren rapor teklif zarfında sunulacaktır.

7.1.23.9. Elektronik imzayı görüntülemek için ek bir yazılıma ihtiyaç duyulmamalıdır.

7.1.24. İşlem Günlüğü 7.1.24.1. Planlanan yapıda, belgelerin kullanımına yönelik(görüntüleme, güncelleme,

ekleme, sahiplenme, silme vb.) kullanıcı erişim günceleri oluşturulmalıdır. 7.1.24.2. Belgelerin iş akışları üzerinde kullanımına yönelik olarak, iş akışı tarihçeleri

tutulup, izlenebilmelidir. 7.1.24.3. Kullanıcılar tarafından, birimlerin yaptığı tüm işlemlere ait performans belirleme

işlemi takip edilebilmelidir.

7.1.25. Kişisel Şifreleme Özel veya gizli belgeler, sahibinin belirleyeceği özel bir anahtar ile ikinci kez şifrelenebilmeli ve anahtar kelimeyi bilmeyen kişilerin belgeyi okuması engellenebilmelidir. Sistem yöneticisinin kişisel şifrelenen belgeleri raporlama, şifreyi kaldırma ve değiştirme yetkisi olmalıdır.

8. BELGE YÖNETİM MODÜLÜ

8.1. GELEN BELGE İŞLEMLERİ 8.1.1. Gelen belge meta (künye) bilgileri, Kurum’un Belge Birimi gereksinimlerine göre,

sistem yöneticisi tarafından dinamik olarak oluşturulabilmelidir. Meta bilgileri değiştirmek için yazılım üzerinde kodlama ve yazılım güncellemesi gerekmemelidir.

8.1.2. Gelen belge kayıt süreci devam ederken, yeni meta bilgisi ekleme/çıkarma/etiketini değiştirme yapılabilmeli, eski veriler bozulmadan yeni belge kaydına devam edilmelidir.

8.1.3. Gelen belge taranarak ve meta bilgileri belirtilerek kaydedilebileceği gibi, tarama yapılmadan sadece meta bilgileri belirtilerek de kaydedilebilmelidir.

8.1.4. Gelen belgenin hangi meta bilgilerine hangi kullanıcıların veya kurum birimlerinin veri girişi yapabileceği yetki grupları üzerinden düzenlenebilmelidir.

8.1.5. Gelen belge için genel bir kurum numeratörü üzerinden ‘gelen belge numarası’ verilebilmelidir.

8.1.6. Gelen belge numarasının manüel olarak ya da otomatik olarak verilmesi sağlanabilmelidir.

8.1.7. Kamu kuruluşlarından gelen belgenin kaydı sırasında, belge üzerindeki sayı girildiğinde, hangi kurumun, hangi biriminden geldiği otomatik olarak gösterilmelidir.

8.1.8. Belgenin dosya kodu girildiğinde, hangi dosya tasnif planına karşılık geldiği otomatik olarak gösterilmelidir.

8.1.9. Belgenin eki istenirse taranarak belgeye dâhil edilebilmelidir. 8.1.10. Belgenin ilişkili olduğu başka belge var ise seçilerek, bu belge üzerinden erişilmelerine

olanak sağlanmalıdır. 8.1.11. Gelen belge bir cevap yazısı ise, hangi belgeye cevap olduğu seçilerek, bu belge

üzerinden erişim sağlanmalıdır. 8.1.12. Belgenin gizlilik derecesi, öncelik durumu gibi kategorileri belirtilebilmelidir. 8.1.13. Belge için belirtilen bir kategoriye bağlı olarak otomatik bir akış süreci

başlatılabilmelidir. 8.1.14. Gelen belge bir veya birden fazla kurum birimine sevk edilebilmelidir.


Şartname Sayfa 19

8.1.15. Belge sevkinde, birimlerdeki hangi unvandaki personele sevk edileceği belirtilebilmelidir.

8.1.16. Belgenin sevk edildiği birimler, birim nümeratörü üzerinden ‘birim gelen belge numarası’ verebilmelidir.

8.1.17. Belgenin sevk edildiği birim, gerekirse bunu kendi alt birimlerine sevk edebilmeli, bir personele zimmetleyebilmelidir.

8.1.18. Gelen belgenin hangi işlem süreçlerinden geçtiği ve mevcut statüsü yetki dahilinde sorgulanabilmelidir.

8.1.19. Kendisine belge sevk edilen birim, gerektiğinde sevki iptal edip belgeyi iade edebilmelidir.

8.1.20. Kurumun belge akış sürecinde bir değişiklik olduğunda, yazılım güncellemesi gerekmeden yeni belge akış süreci tanımlanıp, belge kaydına devam edilebilmelidir.

8.1.21. Gelen belge için, Kurum Genel Belge birimi tarafından ve ayrıca sevk edildiği birimler tarafından Gelen Belge Defterleri oluşturulabilmelidir.

8.1.22. Gelen belge için hem meta bilgiler, hem de taranmış içeriği üzerinden arama yapılabilmelidir.

8.1.23. Full text arama yapılabilmeli.

8.2. GİDEN BELGE KAYIT İŞLEMLERİ 8.2.1. Giden belge meta (künye) bilgileri, Kurum’un Belge Birimi gereksinimlerine göre,

sistem yöneticisi tarafından dinamik olarak oluşturulabilmelidir. Meta bilgileri değiştirmek için yazılım üzerinde kodlama ve yazılım güncellemesi gerekmemelidir.

8.2.2. Giden belge kayıt süreci devam ederken, yeni meta bilgisi ekleme/çıkarma/etiketini değiştirme yapılabilmeli, eski veriler bozulmadan yeni belge kaydına devam edilmelidir.

8.2.3. Giden belge taranarak ve meta bilgileri belirtilerek kaydedilebileceği gibi, tarama yapılmadan sadece meta bilgileri belirtilerek de kaydedilebilmelidir.

8.2.4. Belge hazırlama birimi, uygulama üzerinde sunulan ve Web tarayıcısı üzerinde işleyen metin düzenleyici yoluyla bir belge oluşturabilecek ve giden belge sürecine dahil edebilmelidir.

8.2.5. Dijital olarak hazırlanmış bir belge e-imza ile imzalanabilmeli ve giden belge sürecine dahil edilebilmelidir.

8.2.6. Giden belgenin hangi meta bilgilerine hangi kullanıcıların veya kurum birimlerinin veri girişi yapabileceği yetki grupları üzerinden düzenlenebilmelidir.

8.2.7. Giden belge için genel bir kurum numaratörü üzerinden ‘giden belge numarası’ verilebilmelidir.

8.2.8. Giden belge numarasının manüel olarak ya da otomatik olarak verilmesi sağlanabilmelidir. Ayrıca, numaratör olarak harici bir kaynak (veri tabanı, üçüncü parti sistem vb.) kullanılabilmelidir.

8.2.9. Kurumdan giden belgenin kaydı sırasında, belge üzerindeki sayı girildiğinde, hangi kurumun, hangi birimine ait olduğu otomatik olarak gösterilmelidir.

8.2.10. Belgenin dosya kodu girildiğinde, hangi dosya tasnif planına karşılık geldiği otomatik olarak gösterilmelidir.

8.2.11. Belgenin eki istenirse taranarak belgeye dâhil edilebilmelidir. 8.2.12. Belgenin ilişkili olduğu başka belge var ise seçilerek, bu belge üzerinden erişilmelerine

olanak sağlanmalıdır. 8.2.13. Giden belge bir cevap yazısı ise, hangi belgeye cevap olduğu seçilerek, bu belge

üzerinden erişim sağlanmalıdır. 8.2.14. Belgenin gizlilik derecesi, öncelik durumu gibi kategorileri belirtilebilmelidir. 8.2.15. Belge için belirtilen bir kategoriye bağlı olarak otomatik bir akış süreci

başlatılabilmelidir. 8.2.16. Giden belge bir yöneticinin onayı veya parafı alınarak gönderilebilmeli; onay ve paraf

bilgileri sorgulanabilmelidir.


Şartname Sayfa 20

8.2.17. Giden belge üst birimlere ve Kurum Genel Belge birimine sevk edilebilmelidir. 8.2.18. Belge sevkinde, birimlerdeki hangi unvandaki personele sevk edileceği

belirtilebilmelidir. 8.2.19. Belgeyi gönderen birimler, birim numaratörü üzerinden ‘birim giden belge numarası’

verebilmelidir. 8.2.20. Giden belgenin hangi işlem süreçlerinden geçtiği ve mevcut statüsü yetki dahilinde

sorgulanabilmelidir. 8.2.21. Belgeyi sevk alan birim, gerektiğinde sevki iptal edip belgeyi iade edebilmelidir. 8.2.22. KURUM' un belge akış sürecinde bir değişiklik olduğunda, yazılım güncellemesi

gerekmeden yeni belge akış süreci tanımlanıp, belge kaydına devam edilebilmelidir. 8.2.23. Giden belge için, belgeyi gönderen birim ve ayrıca Kurum Genel Belge birimi

tarafından Giden Belge Defterleri oluşturulabilmelidir. 8.2.24. Giden belge için hem meta bilgiler, hem de taranmış içeriği üzerinden arama

yapılabilmelidir. 8.2.25. Full text arama yapılabilmeli.

8.3. İÇ YAZIŞMA İŞLEMLERİ

8.3.1. KURUM bünyesindeki birimler arası yazışmalar Birim Giden İç Yazışma ve Birim Gelen İç yazışma olarak kaydedilmelidir.

8.3.2. İç yazışma belgenin meta (künye) bilgileri, KURUM'un gereksinimlerine göre, sistem yöneticisi tarafından dinamik olarak oluşturulabilmelidir. Meta bilgileri değiştirmek için yazılım üzerinde kodlama ve yazılım güncellemesi gerekmemelidir.

8.3.3. İç yazışma belge kayıt süreci devam ederken, yeni meta bilgisi ekleme/çıkarma/etiketini değiştirme yapılabilmeli, eski veriler bozulmadan yeni belge kaydına devam edilmelidir.

8.3.4. Giden iç yazışma belge taranarak ve meta bilgileri belirtilerek kaydedilebileceği gibi, tarama yapılmadan sadece meta bilgileri belirtilerek de kaydedilebilmelidir.

8.3.5. Belge hazırlama birimi, uygulama üzerinde sunulan ve Web tarayıcısı üzerinde işleyen metin düzenleyici yoluyla bir belge oluşturabilecek ve iç yazışma giden belge sürecine dâhil edebilmelidir.

8.3.6. Dijital olarak hazırlanmış bir iç yazışma e-imza ile imzalanabilmeli ve giden iç yazışma sürecine dâhil edilebilmelidir.

8.3.7. Bir birimden diğer bir birime sevk edilen Giden İç Yazışma türündeki belge, sevk edildiği birime Gelen İç Yazışma türünde kaydedilmelidir. Yani, iç yazışmalar, gönderen birim için ‘giden belge’, alan birim için ‘gelen belge’ olmalıdır.

8.3.8. Giden İç Yazışma belgeyi bir yöneticinin onayı veya parafı alınarak gönderilebilmeli; onay ve paraf bilgileri sorgulanabilmelidir.

8.3.9. KURUM dışından birime gelen belge ile gelen iç yazışmalar aynı Birim Belge numaratöründen numara alabilmelidir.

8.3.10. KURUM dışına giden belge ile başka birime giden iç yazışmalar aynı Birim Belge numaratöründen numara alabilmelidir.

8.3.11. Gelen/giden iç yazışma belgenin hangi işlem süreçlerinden geçtiği ve mevcut statüsü yetki dahilinde sorgulanabilmelidir.

8.3.12. Giden belge için hem meta bilgiler, hem de taranmış içeriği üzerinden arama yapılabilmelidir.

8.3.13. Full Text Arama yapılabilmelidir.

8.4. BELGE KAYIT DEFTERLERİ 8.4.1. Kuruma gelen belge için Genel Belge Kayıt Birimi tarafından belge meta bilgileri

kullanılarak ‘Kurum Gelen Belge Defteri’ oluşturulabilmeli ve yazdırılabilmelidir. 8.4.2. Birimlere gelen belge için belge meta bilgileri kullanılarak ‘Birim Gelen Belge Defteri’

oluşturulabilmelidir.


Şartname Sayfa 21

8.4.3. Birim Gelen Belge defteri, Kurum dışından gelen belgeleri ve gelen iç yazışmaları listelemelidir.

8.4.4. Kurum dışına giden belge için Genel Belge Birimi tarafından belge meta bilgileri kullanılarak ‘Kurum Giden Belge Defteri’ oluşturulabilmeli ve yazdırılabilmelidir.

8.4.5. Birimlerden giden belge için belge meta bilgileri kullanılarak ‘Birim Giden Belge Defteri’ oluşturulabilmelidir.

8.4.6. Birim Giden Belge defteri, Birimlerden Kurum dışına giden belge ve birimlerden diğer birimlere giden iç yazışmaları listelemelidir.

9. İŞ AKIŞI YÖNETİM MODÜLÜ

9.1. İŞ AKIŞI TASARIMI 9.1.1. Planlanan yapı kurumun iş akışı süreçlerini tanımlanabilmesi ve iş süreçlerinin takip

edilebilmesi için entegre bir iş akışı tasarım aracı ve motorunu barındırmalıdır. 9.1.2. İş akışları grafiksel bir ortamda sürükle-bırak teknolojisi kullanılarak görsel bir yönetim

aracından tasarlanabilmelidir. Her bir adımın parametrelerine ve akışın tamamına müdahale edilebilmelidir.

9.1.3. Kullanıcı dostu ara yüzlerle karmaşık süreçler dahi programlama yapmadan geliştirilebilmelidir.

9.1.4. Tüm akışlar seviyesinde kurumsal iş kuralları tanımlanabilmeli ve yönetilebilmelidir. 9.1.5. Grafiksel ara yüz belli işlemleri gerçekleştiren hazır parçalara (component) sahip

olmalıdır. 9.1.6. İş akışı tasarımında başka iş akışları kullanılmasına imkân vermelidir. 9.1.7. İş akışı içerisinden başka iş akışlarının tetiklenmesine imkân vermelidir. 9.1.8. İş akışı içerisinde web servisleri çağrılmasına imkân vermelidir. 9.1.9. Planlanan yapı iş süreçleri içerisinde KURUM'un kullanmakta olduğu programlar ve veri

tabanları ile web servisler ile entegrasyon kurabilmelidir. 9.1.10. Planlanan yapı, bir iş akışı tasarımı yapılırken, kurumun ileride çıkabilecek ihtiyaçlarını

karşılayabilmek ve esneklik sağlamak için sistem dışında geliştirilen program parçacıklarını eklenti olarak kullanabilecektir. Bu eklentiler, bağımsız olarak KURUM tarafından da geliştirilebilecek ve sistem içerisinde kullanılmaları için hiçbir kodlama gerektirmemelidir.

9.1.11. İş akışı içerisinde tanımlanan her bir aktivite için statik veya dinamik (iş akışı çalıştırma aşamasında) süre tanımlanabilmelidir.

9.1.12. İş akışı içerisinde tanımlanan her bir aktivite için statik veya dinamik kullanıcı veya unvan tanımlanabilmelidir.

9.1.13. İş akışlarındaki iş tanımları, gecikme/tamamlanma/iptal edilme durumlarına göre akışın farklı yollar üzerinden ilerlemesine olanak sağlamalıdır.

9.1.14. Tanımlanan iş akışlarının bir menüye bağlanarak kullanıcılar tarafından doğrudan çalıştırılma olanağı sağlanabilmelidir

9.1.15. Herhangi bir sürecin modellemesi mümkün olmalıdır. Yani paralel, şartlı, sıralı süreçlerin tanımlanmasına izin vermeli; süreçler diğer alt süreçleri çağırabilmeli, farklı süreç aktiviteleri arasında bağlantı kurulabilmelidir.

9.1.16. Planlanan yapı, belge yaşam döngüsü boyunca kullanılabilen tüm belge işlevlerini (belge onayla, kilitle, yayınla gibi) iş akışı tanımlarında da kullanılabilmelidir. İş akışı tasarımında, iş akışını yönetmek için kullanılan (iş akışını kes, paralel akışı birleştir, iş akışını tamamla gibi) işlemler kullanılabilmelidir. İş akışı tasarımında, kullanıcı işlevlerine yönelik (görev atama, mesaj gönderme gibi) işlemler yapılabilmelidir.

9.1.17. İş akışı tasarımında sistem üzerinde bulunan belge ve form işlemleri kullanılabilmelidir.


Şartname Sayfa 22

9.1.18. İş Akışı Tasarım aracında asgari olarak aşağıdaki tasarım öğeleri bulunmalıdır. İş akışı tasarlanırken aşağıda bulunan fonksiyonları yerine getiren tasarım parçacıkları sürükle bırak yöntemi ile kullanılarak iş akışları modellenecektir.

a) Belge/ Doküman İşlemleri 1. Belge Bilgilerini Güncelle: Bu işlem ile iş akışında geçen belgenin

bilgilerinin bir kullanıcı tarafından güncellenmesini sağlanacaktır. 2. Belge Ekle: Bu işlem ile iş akışında kullanıcının, belirlenen türde bir belgeyi

sisteme eklemesini sağlanacaktır. 3. Belge Detayları Görüntüleme: Bu işlem ile iş akışında seçilen bir

belgenin künye bilgilerinin bir kullanıcı tarafından görüntülenmesini sağlanacaktır.

4. Yeni Belge Versiyonu Yükle: Bu işlem ile dijital bir belge için yeni sürüm yüklenmesini sağlanacaktır.

5. Belge Türü Değiştir: Bu işlem ile bir belgenin türünün değişmesi sağlanacaktır.

6. Belgeyi Kopyala: Bu işlem ile bir belgenin kopyasının çıkartılması sağlanacaktır.

7. Belgeyi Sil: Bu işlem ile bir belgenin silinmesi sağlanabilecektir. 8. Belgeyi İmha Et: Bu işlem ile bir belgenin imha edilmesi sağlanacaktır.

Türk Kızlayı Ayıklama ve İmha Yönergesi’ nde belirtilen süreçler tamamlandıktan sonra belgeler imha edilebilmeli.

9. Belgeyi PDF Formatına Çevir: Bu işlem ile bir belgeyi PDF formatına çevrilmesi sağlanacaktır.

10. Numaratörden Değer Al: Bu işlem ile bir belgenin, belirlenen bir otomatik numaratörden numara alması sağlanacaktır.

11. Belge Tarihçesine Bilgi Ekle: Bu işlem ile bir belgenin tarihçesine özel bir bilgi ya da açıklama kaydedilmesi sağlanacaktır.

12. Belgeye Not Ekle: Bu işlem ile bir ya da birden çok belgeye not eklenmesi sağlanacaktır.

13. Belgedeki Tüm Notları Kaldır: Bu işlem ile bir ya da birçok belgedeki tüm notların silinmesi sağlanacaktır.

14. Belge Alanına Değer Ata: Bu işlem ile bir belgenin üzerindeki indeks alanlarına değer ataması yapılabilecektir.

b) Belge / Doküman Sevk ve Dağıtım İşlemleri

1. Belgeyi Zimmetle: Bu işlem ile bir belgeyi, seçilen bir kullanıcıya

zimmetleme sağlanacaktır. 2. Belgenin Zimmetini Kaldır: Bu işlem ile varsa belge üzerindeki zimmetin

kaldırılması sağlanacaktır. 3. Belgeyi Toplu Sevk Et: Bu işlem ile bir veya birden fazla belgeyi birden

fazla birime gereği ve bilgisine sevk edilmesi sağlanacaktır. 4. Belgeyi Sevk Et: Bu işlem ile bir belgenin seçilen bir birime ya da kişiye

sevk edilmesi sağlanacaktır. 5. Belge Sevkini İade Et: Bu işlem ile yanlış sevk edilmiş bir belgenin iade

edilmesi sağlanacaktır.

c) Belge / Doküman Durum İşlemleri


Şartname Sayfa 23

1. Belge Statüsünü Değiştir: Bu işlem ile bir belgenin statüsünü Dağıtıldı, Dağıtımda Bekliyor ve Dağıtılmayacak şeklinde değiştirilmesi sağlanacaktır.

2. Belge Versiyon Türünü Değiştir: Bu işlem ile bir belgenin versiyonunu Belge Statüsü ile Dağıtıldı, Paraf ve İmza Tamamlandı, İmza Aşamasında, Oluşturma Aşamasında, Paraf Aşamasında ve Paraf/İmza Reddedildi şeklinde değiştirilmesi sağlanacaktır.

3. Belgenin Öncelik Durumunu Değiştir: Bu işlem ile seçilen belgenin öncelik durumunun değiştirilmesi sağlanacaktır.

4. Belgeyi Beklemeye Al: Bu işlem ile bir belgenin bekletilmesi sağlanabilecektir.

5. Belgeyi Beklemeden Çıkart: Bu işlem ile bir belgenin bekletmesinin kaldırılması sağlanabilecektir.

6. Belgeyi Sonlandır: Bu işlem ile bir belgenin sonlandırılması sağlanabilecektir.

7. Belgeyi Sonlanmamış Yap: Bu işlem ile bir belgenin sonlandırılma statüsünün kaldırılması sağlanacaktır.

8. Belgeyi İptal Et: Bu işlem ile seçilen belgenin iptal edilmesi sağlanabilecektir.

9. Belge İptalini Kaldır: Bu işlem ile seçilen belgenin iptalinin kaldırılması sağlanacaktır.

d) Paraf ve İmza İşlemleri

1. Belge İçin Paraf İste: Bu işlem ile seçilen belgenin bir ya da birden çok

kullanıcının parafına sunulmasını sağlanacaktır. 2. Belge Paraflarını Kaldır: Bu işlem ile belge üzerindeki tüm parafların

kaldırılması sağlanacaktır. 3. Belge İçin Islak İmza İste: Bu işlem ile seçilen belgenin bir ya da birden

çok kullanıcının ıslak imzasına sunulması sağlanacaktır. 4. Belge Islak İmzalarını Kaldır: Bu işlem ile belge üzerindeki tüm ıslak

imzaların kaldırılması sağlanacaktır. 5. Belgeyi E-İmzaya Sun: Bu işlem ile bir belgenin bir ya da birden çok

kullanıcı tarafından imzalanması sağlanabilecektir. 6. Belge İçin Elektronik Paraf İste: Bu işlem ile bir belgenin bir ya da

birden çok kullanıcı tarafından elektronik olarak paraflanması sağlanabilecektir.

e) Onay, Yayın ve Kilitleme İşlemleri

1. Belgeyi Onaya Gönder: Bu işlem ile belgeyi bir ya da birçok kullanıcının

onayına gönderilmesi sağlanacaktır. 2. Belgeyi Onay Bekliyor Yap: Bu işlem ile bir belgeyi onay bekliyor

durumuna geçirilmesi sağlanacaktır. 3. Belgeyi Onaylandı Yap: Bu işlem ile bir belgenin onaylanmış statüsüne

getirilmesini sağlanacaktır. 4. Belgeyi Onayını Ret Yap: Bu işlem ile bir belgenin onay statüsü

reddedilmiş olması sağlanacaktır. 5. Belgeyi Kilitle: Bu işlem ile bir belgeyi kilitli konuma getirip, güncellenmesi

engellenecektir. 6. Belgeyi Yayınla: Bu işlem ile bir belgenin yayınlanması sağlanacaktır. 7. Belgeyi Yayından Kaldır: Bu işlem ile bir belgenin yayından kaldırılması

sağlanacaktır.


Şartname Sayfa 24

8. Kurum Haberi Yayınla: Bu işlem ile bir kurum haberi yayınlanması sağlanacaktır.

f) İlişkilendirme İşlemleri

1. Belgeyi İlişkilendir: Bu işlem ile iki belgenin birbiri ile ilişkilendirilmesi

sağlanabilecektir. 2. Belgenin İlişkisini Kaldır: Bu işlem ile iki belgenin birbiri ile olan ilişkisinin

kaldırılması sağlanabilecektir. 3. Belge Eki Belirle: Bu işlem ile bir belgenin eki olarak kullanılacak ek-

belgenin belirtilmesi sağlanabilecektir. 4. Belge Ekini Kaldır: Bu işlem ile belgenin seçilen ekini kaldırılması

sağlanacaktır. 5. Belge Cevabı Belirle: Bu işlem ile bir belgenin cevabının belirlenmesi

sağlanacaktır. 6. Belge Cevabını İptal Et: Bu işlem ile bir belgenin cevabının iptal edilmesi

sağlanacaktır.

g) Gönderim İşlemleri

1. Belgeyi E-Posta ile Gönder: Bu işlem ile seçeceğiniz bir belgeyi e-posta ile bir e-posta adresine gönderilmesi sağlanacaktır.

2. Belgeyi Faks ile Gönder: Bu işlem ile seçeceğiniz bir belgeyi faks ile bir faks numarasına gönderilmesi sağlanacaktır.

3. E-Posta Gönder: Bu işlem ile bir kullanıcıya e-posta gönderilmesi sağlanacaktır.

4. Mesaj Gönder: Bu işlem ile bir kullanıcıya mesaj gönderilmesi sağlanacaktır.

5. Toplu Bilgilendirme Gönder: Bu işlem ile kullanıcının iş akış çalışırken seçeceği birim ve unvandaki kullanıcılara Bilgilendirme mesajı gönderilmesi sağlanacaktır.

6. SMS Gönder: Bu işlem ile bir kullanıcıya SMS gönderilmesi sağlanacaktır. 7. Belge Geri Bildirimi Gönder: Bu işlem ile bir belge için eğer geri bildirim

talebi var ise, SMS veya e-posta ile geri bildirim gönderilmesini sağlanabilecektir.

h) Arşiv Yönetim Sistemi

Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sisteminin Arşiv Yönetim Modeli Kurumun yaptığı iş ve işlemler sonucunda üretilen veya üretilmiş olan elektronik/ basılı belgelerin Kurum mevzuatı ve saklama planlarına uygun olarak arşivlenmesi, görüntülenmesi, dosyalanması, yönetilmesi, ayıklama ve imha işlemlerinin yönetilmesidir.

1. Arşiv Yönetim Sistemi’nde yer alan belgelere sadece arşiv yetkisi olanlar erişim sağlamalıdır.

2. Arşiv belgeleri hiçbir kullanıcı tarafından değiştirilememelidir. 3. Arşiv yerleri Arşiv ve Belge Yöneticisi tarafından tanımlanabilmelidir. 4. Sistem kabul edilen tüm belge ve belgeler uygulamanın formatları ne olursa

olsun arşivlenebilmelidir. 5. Arşivde saklanan bilgi ve belgeler zaman damgalı olarak tutulmalıdır.


Şartname Sayfa 25

6. Fiziksel ortamda bulunan belgelerin kimlik ve yer bilgilerinin kayıt edilmesine, sorgulama yapılmasına, rapor alınmasına kullanıcıların kayıt bilgilerinin tutulmasına, tanımlama verilerine göre barkod üretilmesine imkân sağlamalıdır.

7. Arşiv belgelerinin aslı sistemde bir kopya olarak tutulmalıdır. 8. Belge ve belgelerin arşiv yapısı içinde bir dizinden başka bir dizine veya bir

dizinden başka bir ortama aktarım sağlanabilmeli. 9. Birden fazla standart dosya planı oluşturulabilmeli ve yetkisi Arşiv ve Belge

Yöneticisi’nde olmalıdır. 10. Saklama süreleri otomatik görülebilmelidir. 11. Birim Arşivinde saklama süresi dolan belgeleri sistem uyarı vermeli

oluşturulacak komisyon üyelerinin tümünün onayından sonra imha veya arşive intikali gerçekleştirilebilmelidir.

i) İş Akışı İşlemleri

İş Akışını Kes: Bu işlem ile iş akışının iptal edilmesi sağlanacaktır.

İş Akışını Baştan Başlat: Bu işlem ile iş akışının baştan başlatılması sağlanacaktır.

Harici Eklenti Kullan: Teklif edilecek sistem kurum tarafında daha sonra geliştirilecek program parçacıklarını iş akışında kullanabilmelidir. İş akışı tasarımında Harici eklentilerin kullanılmasına olanak sağlayan bir iş akışı tasarım parçacığının bulunması gerekmektedir. Web Servis Kullan: Teklif edilecek sistem kurum tarafında daha sonra geliştirilecek web servislerini iş akışında kullanabilmelidir. İş akışı tasarımında Web Servis kullanılmasına olanak sağlayan bir iş akışı tasarım parçacığının bulunması gerekmektedir. Performans Kriteri Belirleme: Her bir akış için ölçülecek performans değerleri iş akışı tasarım aracı üzerinden girilebilmelidir. İş akışları çalıştığında ilgili performans değerleri sistem tarafından toplanmalı ve raporlanabilmelidir.

9.1.19. İş akışı tasarımlarına, sistemde tanımlanmış dinamik formlar da dâhil edilebilmelidir. 9.1.20. Planlanan yapı ile kâğıt üzerinden yürütülen kurumsal form işlemlerinin dijital ortamda

yürütülmesi, iş akışlarına bağlanarak kullanılması sağlanmalıdır. İş akışları üzerinde, form alanlarına girilen değerlere göre iş akışlarının koşullu olarak değişik yollardan ilerlemesi sağlanmalıdır.

9.1.21. Formlar üzerinde tanımlanan yetki bölümlerinin erişim kontrolü iş akışları üzerinde kontrol edilebilmelidir. Formlar, bütün olarak ya da parça parça farklı kullanıcı veya kullanıcı gruplarına yetkilendirilebilmelidir.

9.1.22. Planlanan yapı, iş akışı tasarımlarını güncelleme ve görüntüleme olanakları sunmalıdır. İş akışı tanımları, sonradan kopyası çıkartılabilecek, yazıcıya gönderilebilecek ya da üzerinde değişiklik yapılabilecek şekilde veritabanında saklanmalıdır.

9.1.23. Planlanan yapı üzerinde çalışan süreçler ile ilgili dinamik performans bilgilerini gerçek zamanlı olarak izlenmesine imkan sağlamalıdır.

9.1.24. Aktiviteler grafiksel çevrimiçi olarak izlenebilmeli (işlem süresi, sürecin hangi adımının o an işletildiği, vb.) ve loglanabilmelidir.

9.1.25. Tasarımı tamamlanmamış iş akışları geçici olarak kaydedilebilmelidir. 9.1.26. Planlanan yapı, tanımlanan iş akışları için yetkilendirme imkânı sunmalıdır.

Yetkilendirme Görme, Değiştirme, Silme, Çalıştırma şeklinde olmalıdır. 9.1.27. Planlanan yapıda, tasarlanan iş akışları için hangi kullanıcı grubunun ne tür erişim

hakkı olduğu grafiksel bir ara yüz üzerinden belirlenebilmelidir.


Şartname Sayfa 26

9.1.28. Planlanan yapı, güncellenen iş akışı tanımları için iş akışının yeni bir versiyonunu yaratmalıdır. Eski iş akışı üzerinde devam eden iş akışları eski versiyon üzerinde işlemeye devam etmelidir.

9.1.29. Planlanan yapıda, yetkisi olan tüm kullanıcılar iş akışı tanımlayabilmelidir.

9.2. İŞ AKIŞI ÇALIŞTIRILMASI

9.2.1. İş akışı ana menü üzerinden çalıştırılabilmelidir. 9.2.2. Planlanan yapı, belli bir klasöre ve/veya belge kategorisine, belge eklendiğinde, bir iş

akışının otomatik olarak başlatılmasını sağlayabilmelidir. 9.2.3. Otomatik başlayacak bir iş akışı için, tetiklemenin kaynağı olan belge ile ilgili bilgilerin

iş akışındaki parametreler ile eşleştirme tanımları kaydedilebilmeli ve sonrasında otomatik çalışacak iş akışlarında bu eşleştirme, sistem tarafından kullanılmalıdır.

9.2.4. Çalışmakta olan aktif iş akışlarının statüsü hem grafiksel olarak hem de liste formunda izlenebilmelidir.

9.2.5. Planlanan yapı, bir iş akışı çalışırken, (kullanıcıların verilen sürede tamamlamadıkları işlevlerden kaynaklanacak) gecikmeler için uyarılar oluşturulmasına olanak sağlamalıdır.

9.2.6. Planlanan yapıda, belge iş akışı içerisinde bir ya da birden çok kullanıcıya, kullanıcı grubuna veya unvana gönderilebilmeli, bu gönderimlerde açıklamalar girilebilmeli, süre belirtilebilmeli, görev zamanı gelmeden önce uyarılar gösterebilmeli, gecikme durumunda iş akışında farklı işleyişler tanımlanabilmelidir.

9.2.7. İş akışlarının yaşam döngüsüne ve aşamalarına ilişkin, işe başlama ve bitirme zamanlarının aşılması durumundan amirlerin haberdar olabilmeleri sağlanmalıdır. Amirler kendilerine bağlı personelin süreçlerini kontrol edebilmelidir.

9.2.8. Kullanıcılar iş akışlarında kullanılmak üzere belirli tarihler arasında kendilerine vekâlet edecek kullanıcıları sistemde tanımlayabilirler.

9.2.9. Aktif vekâleti olan kullanıcılar üzerine atanan görevler otomatik olarak vekâlet verilen kullanıcılara da atanır. Vekâlet eden kullanıcı veya asıl kullanıcı görevi tamamladığı zaman görev tamamlanmış olarak kabul edilir.

9.2.10. Planlanan yapıda, iş akışlarının kullanımına yönelik kullanıcı erişim günceleri oluşturulmalıdır.

9.2.11. Tekrarlayan iş akışları tanımlanabilmelidir. Tekrarlama periyotları (her N günde bir, her haftanın N. günü, her ayın N. günü vb.) sistem yöneticisi tarafından belirlenebilmelidir.

9.2.12. Tekrarlayan iş akışları kullanıcı müdahalesine gerek duymadan sistem tarafından başlatılabilmelidir.

10. DIŞ SİSTEMLERLE ENTEGRASYON

10.1. WEB SERVİS ENTEGRASYONU 10.1.1. Planlanan yapı, iş akışı tasarımında ve çalıştırılmasında web servisleri kullanabilmelidir. 10.1.2. Kullanılmak istenen web servisin adresi iş akışı tasarım aracı üzerinden sisteme

girildiğinde web servisin sağlamış olduğu fonksiyon listesi kullanıcıya sunulmalıdır. 10.1.3. Kullanıcı web servisi hangi parametrelerle çağrılacağını dinamik ve statik olacak şekilde

tanımlayabilmelidir. 10.1.4. İş akışı, web servisinden dönen sonuca göre farklı yollar izleyebilmelidir. 10.1.5. İş akışı, web servislerini hem senkron hem de asenkron çağırabilmelidir.

10.2. SMS ENTEGRASYONU

10.2.1. Uygulama üzerinden iş akışlarında SMS göndermek mümkün olmalıdır. 10.2.2. SMS göndermek için uygulamaya SMS sağlayıcılarının sunmuş olduğu Web Servisleri

çağırmak için pluginler yüklenebilmelidir. Yeni plugin yüklemek için kodlama yapmaya veya sistemi durdurmaya gerek olmaması gerekmektedir.


Şartname Sayfa 27

10.2.3. Teslim edilecek sistem en az 3 farklı servis sağlayıcı ile entegre olmuş şekilde teslim edilecektir.

11. FORM YÖNETİM MODÜLÜ

11.1. FORM TASARIM MODÜLÜ 11.1.1. Planlanan yapı, kurumsal formların sistem üzerinde tanımlanmasına olanak sağlayan

web tabanlı bir form tasarım modülüne sahip olmalıdır. Akıllı web form tasarımcısı ile elektronik formları kolayca tasarlama ve kullanma yeteneği olmalıdır.

11.1.2. Form tasarım modülü sistemin ayrılmaz bir parçası olmalıdır. 11.1.3. Form tasarım modülü tamamen web tabanlı olmalıdır, tamamen HTML tabanlı olmalıdır

ve ActiveX gibi kullanıcı makinelerine kurulum yapmaya gerek olmamalıdır. 11.1.4. Yetkisi olan her kullanıcı form tasarımı yapabilmelidir. 11.1.5. Metin girişi, liste tipi verilerin girişi, seçimlik verilerin girişi için çeşitli nesneler olmalıdır.

Dinamik form tasarımı için, tablo, tablo üzerinde aritmetik işlemler, seçme kutuları, seçmeli kutu, tek seçmeli liste, ağaç yapıları, kullanıcı/belge bilgileri gibi zengin GUI bileşenleri sağlanmalıdır.

11.1.6. Form tasarımı ekranı; tanımlanabilecek formüller ile otomatik hesaplamalara olanak tanımlamalı, formu dolduran kullanıcının veri girişi sırasında ilgili alana bilginin girilmesiyle birlikte hesaplama sonucu otomatik olarak ilgili alanda görüntülenmelidir.

11.1.7. Dinamik form tasarımı içerisinde, sistemde tanımlı kullanıcılar ve sitemdeki mevcut belgeleri liste olarak ekleyecek kontroller sağlanmalıdır.

11.1.8. Form tasarımı sırasında yetki bölümlemesi yapılıp, farklı bölümlere farklı kullanıcılar için görme/değiştirme yetkisi tanıma olanağı sunulmalıdır.

11.1.9. Planlanan yapı üzerinde bir formun belli bölümlerine farklı kullanıcıların görme/güncelleme yetkilerini belirlemek amacıyla dinamik form tasarımları üzerinde yetki bölümlemesi yapılabilmelidir. Yetki bölümlerinin erişim kontrolü iş akışları üzerinde kontrol edilebilmelidir.

11.1.10. Formlar üzerinde birden fazla sekme tanımlanıp nesneler sekmeler içinde gruplanabilmelidir. Sekmeler görsel olarak tanımlanabilmeli ve her bir sekme için yetkilendirme yapılabilmelidir.

11.1.11. Veri giriş nesneleri için zorunluluklar tanımlanabilmelidir. Ayrıca zorunluluklar başka bir nesnenin doldurulma durumuna göre zorunlu olabilmelidir.

11.1.12. Veri türleri tanımlanabilmeli ve yanlış formatta veri girişinde kullanıcı uyarılabilmelidir.

11.1.13. Form tasarımlarında tarih, kullanıcı adı gibi parametrik alanlar tanımlanıp, form kullanımı sırasında formu dolduran/tarih bilgileri forma otomatik getirilebilmelidir.

11.1.14. Form alanlarının doğrulama kriterlerinin tanımlanmasına izin vermelidir. 11.1.15. Form üzerinde bulunan kontroller için özel .net, JAVA, javascript veya benzeri

scripting dilleri ile tasarım ekranı üzerinde doğrulama kodu yazılabilmelidir. Harici bir kod yazma programı gerektirmemelidir. Kod içinde form üzerindeki nesnelere erişim yapılabilmelidir. Ayrıca veri tabanına bağlanma veya daha önce yazılmış olan dll dosyalarına erişim imkanı bulunmalıdır.

11.1.16. Formlar iş akışının herhangi bir adımında Microsoft Word, Writer ve Pdf formatlarına aktarılabilmelidir. Bu aktarım şablon bazında olmalıdır. Şablonlar isteğe bağlı olarak formdan farklı bir görünümde de oluşturulabilmelidir. Daha sonra güncellenerek bu şablonlar üzerinden aktarım yapılabilmelidir. Aktarım sonrası oluşan belge e-posta ile gönderilebilmeli veya belge yönetim sistemine aktarılabilmelidir.

11.1.17. Form üzerinde bulunan kontroller için değişiklik gibi olaylar tanımlanabilmeli ve bu olaylar gerçekleştiğinde yapılacaklar belirlenebilmelidir.


Şartname Sayfa 28

11.1.18. Formların verileri veri tabanında saklanmalıdır. Form üzerinde veya dosya sisteminde belgelere ilişkin herhangi bir veri olmamalıdır.

11.1.19. Tanımlanan formların bir menüye bağlanarak doğrudan çalıştırılma olanağı sağlanabilmelidir.

11.1.20. Formlara dosya ekleyebilme imkânı sağlayan bir nesne olmalıdır. 11.1.21. Eklenen bu dosyalar form üzerinden tek tıklama ile açılabilmelidir. 11.1.22. Form üzerine yerleştirilen kontrollerin renkleri, fontlar, çerçeveleri, fon renkleri gibi

görsel özellikleri olalı ve form tasarımını gerçekleştiren kullanıcı tarafından belirlenebilmelidir.

11.1.23. Form tasarımı esnasında, tasarımı yapan kullanıcıya hizalama, ortalama, dağıtım, gruplama, sürükle-bırak yöntemi ile tekli ya da çoklu olarak kontrolleri taşıma gibi işlevler sunulmalıdır.

11.1.24. Form tasarımı esnasında, tasarımı yapan kullanıcı klavye yön tuşlarını kullanarak da tekli ya da çoklu taşıma gibi işlemlerini yapabilmelidir.

11.1.25. Form tasarımında kontrolleri gruplamaya yönelik panel ve sekme gibi kontroller de bulunmalıdır.

11.1.26. Form tasarımları için yardım dosyası eklenebilmeli ve formu dolduran kişiler gerektiğinde, ilgili form tasarımı için hazırlamış olan yardım dosyasını görebilmelidirler.

11.1.27. Özelleştirilmiş veri tabanı sorgulamaları ve filtrelemelere izin vermelidir. 11.1.28. Doldurulmuş (kullanılmış) formlar, form alanlarına girilmiş değerler üzerinden

sorgulanıp, listelenebilmelidir. 11.1.29. Doldurulmuş (kullanılmış) formlar yetki dâhilinde görüntülenebilmelidir. 11.1.30. Doldurulmuş (kullanılmış) formlar yetki dâhilinde güncellenebilmeli veya

silinebilmelidir. 11.1.31. Planlanan yapıda, formların kullanımına yönelik kullanıcı erişim günceleri

oluşturulmalıdır. 11.1.32. Planlanan yapıda formlar için oluşturulan kullanıcı erişim güncelerini görüntüleyen bir

arayüz sunulmalıdır 11.1.33. Formlar üzerinden ilişkili diğer formlara erişim kolaylıkla yapılabilmelidir. 11.1.34. Formların ve şablonların sürüm kontrolü, değişiklik takibi ve erişim yetkisi yönetimi

yapılabilmelidir. 11.1.35. Formlara birden fazla şablon bağlanabilmelidir. Aynı verinin farklı gösterimleri

şablonlar sayesinde sağlanabilmelidir. Şablonlar Microsoft Office araçları ile tasarlanabilmelidir.

11.1.36. Planlanan yapı, güncellenen form tasarımları için formun yeni bir versiyonunu yaratmalıdır. Eski form üzerinde devam eden işlemler eski versiyon üzerinde işlemeye devam etmelidir.

11.1.37. Planlanan yapı, yetki dâhilinde mevcut form tasarımları için listeleme/görüntüleme/değiştirme olanakları sağlamalıdır.

11.1.38. Uygulama üzerinde tasarlanan formlar, istenildiği takdirde kurumun internet sayfası üzerinden yayınlanabilmeli, bu formlara erişimde kullanıcı doğrulaması yapılmasına gerek olmamalıdır. Örneğin, uygulama üzerinde tanımlanan bir Şikayet Formu, otomatik olarak kurumun internet sayfalarından yayınlanabilmeli ve ilgili akış otomatik olarak çalıştırılabilmelidir.

11.1.39. Onaya gelen formlar e-posta ile iletilebilmeli, sisteme giriş yapılmadan gelen e-posta üzerinden onaylama, reddetme ve revizyon işlemleri yapılabilmelidir.

11.2. DIŞ SİSTEMLERLE ENTEGRASYON 11.2.1. Form üzerine yerleştirilen ve veri barındıran (Liste, seçmeli kutu vs) kontrollerin

değerleri Web Servislerinden gelebilmelidir. 11.2.2. Veri alma/verme amacıyla değişik veritabanlarına (Oracle, SQL Server, MySQL, Access)

erişim yapılabilmelidir.


Şartname Sayfa 29

11.2.3. Form üzerine yerleştirilen ve veri barındıran (liste, seçmeli kutu vs) kontrollerin değerleri kurumun kullandığı diğer uygulama veri tabanlarından gelebilmelidir.

11.2.4. Diğer veri tabanlarına bağlanmak ve veri çekmek için program üzerinde değişiklik yapılmasına veya yeniden derlemeye gerek olmamalıdır.

11.2.5. Diğer veri tabanlarına bağlanmak ve veri çekmek için bağlantı bilgisinin alınacağı ve hangi tablodan hangi verilerin çekileceği sistem üzerinde bulunan ekranlar sayesinde yapılmalıdır.

11.2.6. Diğer veri tabanlarından karmaşık veri çekim işlemleri için harici program parçacıklarının kullanılmasına imkân vermelidir.

11.2.7. Form verisi kurumun kullandığı diğer veri tabanlarına sistem üzerinden yazılabilmelidir. 11.2.8. Diğer veri tabanlarına bağlanmak ve veri yazmak için bağlantı bilgisinin alınacağı ve

hangi tabloya hangi verilerin yazılacağı sistem üzerinde bulunan ekranlar sayesinde yapılmalıdır.

12. YARDIM MODÜLÜ

12.1. Uygulama çevrim içi yardım sistemine sahip olmalıdır. 12.2. Yardım sayfaları tamamen Türkçe olmalıdır. 12.3. Kullanıcı çalıştığı ekran üzerindeki yardım düğmesine bastığı zaman o ekran ile ilgili

yardım sayfası açılmalıdır. 12.4. Yardım sistemi web temelli (html) olmalıdır ve sunucu üzerinde tutulmalıdır. İstemci

bilgisayarlara yüklenmesi gerekmemelidir. 12.5. Sunucu üzerinde uygulama güncellemeleri yapıldıkça, sunucu üzerindeki yardım

sayfaları da güncellenmelidir. 12.6. Yardım sayfaları, görsel öğelerle desteklenmiş ve açıklayıcı olmalıdır. 12.7. Yardım modülü üzerinde farklı sayfalara erişim olanağı sunulmalı, kullanıcının eğitim

belgeyi amaçlı kullanımını desteklemelidir.

13. KULLANICI YÖNETİM MODÜLÜ

13.1. Uygulama üzerinden sistem üzerinden kullanıcıların tanımlanabileceği, şifrelerinin ve yetkilerinin ayarlanabileceği kullanıcı tanımlama ekranları olacaktır. Kullanıcı tanımlama ekranında hangi bilgilerin olacağı, hangi bilgilerin zorunlu olacağı, hangi bilgilerin normal kullanıcılar tarafından görüntülenebileceği ve değiştirilebileceği sistem yöneticisi tarafından bir yönetim ekranından ayarlanabilecektir. Kullanıcılar birden fazla kimliğe sahip olabilecekler ve birden fazla kimliğe sahip kullanıcılara sisteme giriş anında sahip olduğu kimliklerin tamamı gösterilecek, seçilen kimliğe göre giriş sağlanacaktır.

13.2. Birimler bazında sistem yöneticisi atanabilecek, birim sistem yöneticileri kendi biriminde çalışan kullanıcıların hesaplarını yönetebilecek, diğer birimlerin kullanıcılarına müdahale edemeyeceklerdir.

13.3. Kullanıcı yetkilendirmesi WAN ve LAN için ayrı yapılabilecektir. Kullanıcının sahip olduğu roller ve içinde bulunduğu gruplar WAN ve LAN için ayrı olabilecektir.

13.4. Kullanıcılar yetkileri dâhilinde belirli zaman aralığı için kendilerine Vekil atayabileceklerdir. Vekil olarak atanan kullanıcı Vekil olarak atayan kullanıcı üzerine gelen görevleri görebileceklerdir.

13.5. Kullanıcı doğrulaması için en az şu metotlar desteklenecektir. a) Uygulama Doğrulaması: Kullanıcı adı ve şifresi uygulama tarafından doğrulanır. b) Windows Doğrulaması: Kullanıcı, kullanıcı adı ve şifresi girmeden Windows’ a

girdiği kullanıcı adı ve şifre kullanılarak otomatik doğrulama yapılır.


Şartname Sayfa 30

c) LDAP/Active Directory: Kullanıcı doğrulaması kurumun sahip olduğu LDAP veya Active Directory sunucuları üzerinden yapılır.

d) Harici Uygulama Doğrulaması: Kullanıcı Adı ve Şifresi başka bir programın kullandığı veri tabanı üzerinden doğrulanır.

e) Web Servis Doğrulaması: Kullanıcı Adı ve Şifresi sağlanan bir web servis üzerinden sağlanır. Hangi doğrulama metodunun kullanılacağı sistem yöneticisi tarafından seçilebilmesi ve ilgili parametrelerin girilebilmesi için Kimlik Doğrulama Metodunun seçilebileceği ekranlar Uygulama üzerinde olacaktır.

14. ERİŞİM HAKLARI YÖNETİM

14.1. Erişim hakları grup bazında ve rol bazında yetkilendirme ile yapılacaktır. 14.2. Kullanıcılar bir veya birden fazla grup veya rol içerisinde olacaklardır. 14.3. Gruplara sistem içerisinde bulunan belgeler üzerinde Listeleme, Görme, Değiştirme,

Ekleme, Silme hakları, 3 kademeli (İzin Ver, İzin Verme, Başka Gruplardan Gelen Haklarını Ezerek İzin Verme) şeklinde tanımlanabilecektir.

14.4. Kullanıcının sahip olduğu birden fazla grubun hakları kesiştiğinde haklarının birleşimi alınarak hak verilebilecektir. Yani kullanıcının bir belge üzerinde bir gruptan görüntüleme hakkı varsa diğer gruptan hakkı yok ise belgeyi görecek, eğer diğer gruptan Ezerek İzin Verme Şeklinde bir hakkı var ise görmeyecektir.

14.5. Kullanıcı Uygulama menülerine Erişim için Roller sahip olacaktır. Bir kullanıcı bir veya birden fazla Role sahip olabilecektir.

14.6. Kullanıcıya gösterilecek menüler sahip olduğu Roller ile kısıtlanacaktır. 14.7. Kullanıcı, pasif statüsüne alınabilmelidir. Pasif olduğunda uygulamaya girişi

engellenmelidir. 14.8. Uygulama üzerinde sınırsız sayıda Rol tanımlanabilecektir. 14.9. Rollere atanabilecek işlemler ağaç yapısında gösterilecek, seçilen işlem veya menüler

ilgili kullanıcıya gösterilecektir. 14.10. Otomatik oturum kapatma olmalıdır. Tanımlanan sürenin sonunda işlem yapmayan

kullanıcının oturumu uygulama tarafından kapatılmalıdır.

15. SİSTEM PERFORMANS YÖNETİMİ

15.1. Uygulama üzerinden sistem yöneticisinin kullanabileceği performans takip raporları ya da ekranları olmalıdır.

15.2. Bu altyapı sayesinde aşağıdaki parametreler takip edilebilmelidir: a) Anlık olarak bağlanan kullanıcıların listesi (Birimler bazında ağaç yapısında) b) Sistemin process bazında tükettiği anlık hafıza miktarı c) Sistemin tükettiği toplam hafıza miktarı d) Toplam yapılan arama sayısı e) Ortalama arama süresi f) Son bir aydaki arama sayısı g) Son bir aydaki arama süresi h) Son bir haftadaki arama sayısı i) Son bir haftadaki arama süresi j) Anlık açık iş akış sayısı k) Anlık açık görev sayısı l) Toplam çalıştırılan iş akışı sayısı m) Toplam sonlanan iş akışı sayısı n) Son bir ayda çalıştırılan iş akış sayısı o) Son bir ayda sonlanan iş akış sayısı


Şartname Sayfa 31

p) Son bir haftada çalıştırılan iş akış sayısı q) Son bir haftada sonlanan iş akış sayısı r) Toplam belge sayısı s) Son bir ayda eklenen belge sayısı t) Son bir haftada eklenen belge sayısı u) Anlık kullanıcı sayısı v) Son bir ayda giriş yapan kullanıcı sayısı w) Son bir haftada giriş yapan kullanıcı sayısı x) Sistem hiç giriş yapmamış kullanıcı sayısı

16. SİSTEM AYARLARI YÖNETİMİ

16.1. Sistemin bütünü ilgilendiren parametrelerinin yönetilebileceği alanlar olmalıdır. 16.2. Bu sayede asgari olarak aşağıdaki bilgiler yönetilebilmelidir.

a) Gelen belgeler için basılacak barkod etiketinin özellikleri b) Sistem üzerinden e-posta gönderilirken kullanılacak E-posta hesap bilgileri c) E-posta gönderiminde kullanılacak SMTP adresi d) Yerel ağda varsa resim doğrulama kullanılıp kullanılmayacağı e) Internet üzerinden erişimde varsa resim doğrulama kullanılıp kullanılmayacağı f) Faks Entegrasyon ayarlarının yapılabileceği arayüzler olmalıdır. Bu arayüzler

sayesinde faks olarak gönderilecek belgelerin faks sunucusuna nasıl iletileceği bilgisi yönetilebilecek, ayrıca gelen faksların hangi akışlara sokulacağı ve hangi belge tipinden sisteme kaydedileceği bilgisi yönetilebilecektir.

g) SMS Entegrasyon ayarlarının yapılabileceği arayüzler olacaktır. Bu arayüz sayesinde sistem üzerinden gönderilecek SMS’lerin hangi servis sağlayıcısı tarafından gönderileceği, gönderilirken hangi pluginlerin yüklenebileceği gibi bilgiler yönetilebilecektir.

h) E-posta Entegrasyon ayarlarının yapılabileceği arayüzler olacaktır. Bu arayüz sayesinde sistem üzerinden gönderilecek e-postaların hangi hesaptan gönderileceği gibi bilgiler yönetilebilecektir.

17. IP GÜVENLİĞİ YÖNETİMİ

17.1. Teklif edilen sistem hem kurum içinden hem kurum dışından saldırılara karşı gerekli önlemleri alabilmelidir. Bu kapsamda Hatalı Giriş yapan IP adresleri loglanmalıdır.

17.2. Aşağıdaki işlevler tercihen yerine getirilebilmelidir. a) Geçici Bloklama: Sistem Yöneticisinin belirleyeceği sayıda hatalı girişler geçici

olarak bloklanabilmelidir. Bloklama süresi ve hata sayısı gibi parametreler bu ekran sayesinde sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir.

b) Kalıcı Bloklama: Sistem Yöneticisinin belirleyeceği sayıda hatalı girişler kalıcı olarak bloklanabilmelidir. Hata sayısı bu ekran sayesinde sistem yöneticisi tarafından değiştirilebilmelidir.

c) Bloklanmış IP’lerin listesi bu ekran sayesinde Sistem Yöneticisine sunulmalıdır. Sistem Yöneticisi gerektiği durumlarda manuel olarak da istediği IP’ yi blok listesine ekleyebilmelidir.

d) Güvenilir IP Listesi bu ekran sayesinde Sistem Yöneticisine sunulmalıdır. Sitem Yöneticisi manuel olarak istediği IP’yi bu listeye dahil edebilmelidir.

e) Girişe İzin Verilen WAN IP Yönetimi, bu ekran sayesinde sadece sistem yöneticisi tarafından eklenen WAN IP’lerden sisteme girişe izin verilebilmelidir. WAN IP’leri eklenirken * gibi maskeleme özellikleri kullanılabilmelidir.


Şartname Sayfa 32

18. EĞİTİM

18.1. Eğitimler aşağıda açıklanan detaylar kapsamında, YÜKLENİCİ tarafından verilecektir. 18.2. Eğitim türleri; “Sistem Yöneticisi Eğitimi”, “Eğitici Eğitimi” ve “Yönetici Bilgilendirme ve

Farkındalık Eğitimi” olarak 3 çeşit olacaktır. 18.3. Eğitim yeri KURUM tarafından belirlenecek ve hazırlanacaktır. 18.4. Eğitim tarihleri YÜKLENİCİ ve KURUM tarafından ortak karar verilip, belirlenecektir. 18.5. Eğitim donanımları (bilgisayar, projeksiyon gibi.) KURUM tarafından temin edilecek

olup, eğitim belgeleri (kullanım kılavuzu gibi) basılı ve dijital olarak YÜKLENİCİ tarafından temin edilecektir.

18.6. EĞİTİCİ EĞİTİMİ 18.6.1 Eğitimin içeriği, Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi’nin genel kurgusu, her bir ara yüzün arka plandaki sistematiği, mevzuatlarla ilişkisi ve kullanımına ilişkin olacaktır. 18.6.2 Eğitici eğitimi KURUM’un belirleyeceği 130 (yüzotuz) personele verilecektir. 18.6.3 Eğitim toplu olarak verileceği gibi gruplar halinde de verilebilir. (Grupta eğitim alacak personel sayısı ve eğitim grup sayısı KURUM tarafından belirlenir.) 18.6.4 Her bir grup eğitim ( ya da toplu tek eğitim) en az 3 (üç) gün sürecektir.

18.7. SİSTEM YÖNETİCİSİ EĞİTİMİ 18.7.1 KURUM’un Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi sistem yöneticisi olarak görevlendirdiği en fazla 5 (beş) personele, işbu şartnamede sistem yöneticisine verilen tüm işlemleri yapmak için gerekli eğitimler verilecektir. 18.7.2 Eğitim en az 3 (üç) gün sürecektir.

18.8. YÖNETİCİ BİLGİLENDİRME VE FARKINDALIK EĞİTİMİ 18.8.1 KURUM yöneticilerine yönelik, yapı hakkında farkındalık eğitimi verilecektir. 18.8.2 Eğitim yeri ve zamanı KURUM tarafından belirlenecektir. 18.8.3 Eğitim tek oturumda yapılacak olup, yarım gün sürecektir. 18.8.4 Eğitim KURUM ve YÜKLENİCİ tarafından ortak yapılacaktır.

19. YÜKLENİCİ YETERLİLİĞİ

19.1. YÜKLENİCİ, tercihen ISO 9001 Kalite Güvence Belgesine sahip olacak ve teklif dosyasında sunacaktır.

19.2. YÜKLENİCİ, tercihen ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Belgesine sahip olacak ve teklif dosyasında sunacaktır.

19.3. YÜKLENİCİ, tercihen ISO 20000 Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetim Sistemi Belgesine sahip olacak ve teklif dosyasında sunacaktır.

19.4. YÜKLENİCİ’nin sunacağı Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi yazılımı geçerli bir TS 13298 sertifikasına sahip olacak ve bu belge teklif ile birlikte sunulacaktır. TS13298/T1 Performans testleri minimum 1 milyon belge yükü ile yapılmış olmalıdır.

19.5. TS 13298 sertifikası YÜKLENİCİ’nin kendisine ait olacaktır. Alt yüklenicilerin sahip olduğu TS 13298 belgesi kabul edilmeyecektir.

19.6. YÜKLENİCİ en az bir kamu kurumunda veya özel kurumda benzer iş olarak Elektronik Belge/Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi projesi gerçekleştirmiş olmalıdır. İş deneyim belgesi oranı tek sözleşmeyle teklif edilen bedelin en az %25'i olacak ve bununla ilgili iş bitirme belgesini teklifi ile birlikte sunacaktır.

19.7. YÜKLENİCİ teklifi ile birlikte sunduğu personellerin en az 3 (üç) aydır YÜKLENİCİ firmanın bordrolu çalışanı olduğunu gösteren SGK bildirgelerini teklifi ile birlikte sunacaktır.


Şartname Sayfa 33

19.8. YÜKLENİCİ, Bilişim ve İletişim Sektöründe en az 5 (beş) yıl faaliyet gösterdiğini teklifinde belgeleyecektir.

20. PROJE PLANI

20.1. YÜKLENİCİ; Madde 1 ve Madde 4’te konusu ve kapsamı belirtilen işe; sözleşme imzalanmasından sonra 5 (beş) işgünü içerisinde başlayacaktır.

20.2. Söz konusu iş anahtar teslimi olup, Madde 20.1’te belirtilen başlama gününden en geç 120 (yüzyirmi) takvim günü sonra teknik şartnamede belirtilen koşullar sağlanarak bitmiş, KURUM’a teslim edilmiş ve kullanıma hazır halde teslim edilecektir.

21. KABUL SÜRECİ

21.1. Yüklenici işbu şartnamenin Madde 20.1 ve 20.2 alt maddelerini tamamladıktan sonra muayene ve kabul için KURUM’a başvuracaktır.

21.2. Madde 21.1’de belirtilen başvurudan sonra KURUM 10 (on) takvim günü içerisinde muayene ve kabul sürecini tamamlayacaktır.

22. DEMOSTRASYON

22.1. İhale sürecinde ihaleye katılan isteklilerde mutlaka demonstrasyon istenecektir. İstekliler demonstrasyonlarını (DEMO) yapacaklar ve teknik yeterliliklerini, yazılım için istenilen özellikleri taşıyıp taşımadıklarını teknik komisyonuna kanıtlayacaklardır.

22.2. Bu şartnamede belirtilen teknik özellikler asgari şartları içermektedir. Teklifler, bu asgari şartlar göz önüne alınarak hazırlanacaktır. Belirtilen teknik şartlardan daha düşük veya teknik şartları sağlamayan teklifler değerlendirme dışında bırakılacaktır.

22.3. İhale aşamasında ihaleye katılan isteklilerin teklifleri kabul edilip idari ve teknik şartnamede istenilen belgelerin öncelikli olarak kontrolü yapılacak belge eksiği olmayan firmalar için başvuru sırasına göre demonstrasyon için gün ve saat verilecektir.

22.4. Demonstrasyon için gün verme teknik komisyonunun takdirindedir. Demonstrasyon için verilen gün ve saatte, firma başvuru ile birlikte demonstrasyon ve teknik inceleme için hazır olmalıdır. Herhangi bir nedenle demonstrasyonu komisyonca verilen gün ve saatte yapmayan firma hakkında teknik şartnameye uygunsuzluk işlemi yapılacaktır. Yapılacak olan demonstrasyon sonucunda teknik şartnamede yer alan maddelerini birebir karşılayan isteklilerin fiyat değerlendirilmesine geçilecek, demonstrasyonu geçemeyen firmaların fiyat teklifleri değerlendirmeye alınmayacaktır. Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilecek, ve hiçbir muğlak cevap kabul edilmeyecek, demonstrasyonun tamamlanmasını engelleyen hiçbir arıza ya da teknik bilgi eksikliği demonstrasyonun yapılamamasını haklı kılmayacak olup ilgili firmanın demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecek ve demonstrasyon kesilerek firmanın teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.

22.5. Demonstrasyon için gerekli olan tüm donanım (Bilgisayar, tarayıcı,PDA vs.), yazılım ve personel Yüklenici tarafından tedarik edilecektir. Projeksiyon cihazı ile internet bağlantısı KURUM tarafından temin edilecektir.

22.6. Komisyon aşağıda belirtilen maddelerin kontrollerini yaparak, programın uygunluğunu test etmiş olacaktır. DEMO Yazılımın kabulü için bu işlemlerin %100 başarı ile gerçekleşmesi gerekmektedir. Demo yazılımı teknik komisyonunca uygun görülmeyen isteklilerin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.


Şartname Sayfa 34

22.7. Demonstrasyon sırasında Teknik Şartnamenin özellikle aşağıdaki maddeleri tek tek kontrol edilecektir:

• Sistemin genel özelliklerinin kontrolü: 6.1.5, 6.1.6, 6.2.3, 6.2.5, 6.3.6, 6.3.10 nolu maddelerin uygunluğu

• Sistemin Güvenlik kontrolü: 6.4.4, 6.4.6, 6.4.7, 17.1, 17.2 • Belge Yönetim Modülü: 7.1.1.6, 7.1.2.2, 7.1.2.3 • Belge Yazma: 7.1.5.1, 7.1.5.3, 7.1.5.4 • Belge Arama: 7.1.10.2, 7.1.10.12 • Belge Görüntüleme: 7.1.11.1 • Belge Silme: 7.1.14.1 • Belge Kilitleme: 7.1.15.1 • Bilgilendirme: 7.1.19.1 • Belge İmzalama: 7.1.23.1, 7.1.23.3, 7.1.23.4, 7.1.23.6, 7.1.23.9 • Gelen Evrak İşlemleri: 8.1.2, 8.1.6, 8.1.8, 8.1.9, 8.1.10, 8.1.14, 8.1.16 • Giden Evrak İşlemleri: 8.2.2, 8.2.4, 8.2.8, 8.2.9, 8.2.11, 8.2.16, 8.2.19, 8.2.21 • İç Yazışma: 8.3.1, 8.3.6, 8.3.7, 8.3.8, 8.3.10 • İş Akışı Yönetimi: 9.1.1, 9.1.5, 9.1.7, 9.1.12, 9.1.17, 9.1.18, 9.1.20 • Form Yönetimi: 11.1.1, 11.1.3, 11.1.5, 11.1.11, 11.1.19, 11.1.20, 11.1.22, 11.1.32,

11.1.34, 11.1.37, 11.1.38 • Kullanıcı Yönetimi: 13.3, 13.5 • Erişim Hakları: 14.1, 14.3 • Sistem Performans Yönetimi: 15.1, 15.2 • Sistem Ayarları: 16.1, 16.2

23. TEKLİFLERİN DEĞERLEDİRİLMESİ

23.1. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif edilen fiyatın %30’ı ile İstekli ve İsteklinin belirttiği ürünün değerlendirilmesi sonucunda oluşan teknik değerlendirme puanının %70’i alınarak belirlenecektir.

23.2. Değerlendirme işlemi sonucunda toplam puanı aynı olan birden fazla istekli olması durumunda teknik değerlendirme puanı en yüksek olma şartı uygulanacaktır. Teknik değerlendirme puanı da eşit ise, iş deneyim belgesinin sözleşme bedeli en yüksek isteklinin teklifi ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak kabul edilecektir.

23.3. Teknik değerlendirme puanının hesaplanmasında kullanılmak üzere, istekliler gerekli belgeleri “Teknik Değerlendirme Puan Tablosundaki sıralamaya göre teklif zarfı dosyasında sunacaktır.

23.4. İsteklilerin teklifleri toplam puan hesaplama formülüne göre değerlendirilerek puanlanacaktır. Değerlendirme ağırlık yüzdeleri aşağıdaki gibi olacaktır; Teklif fiyatı %30 Tablodaki Teknik değerlendirme puanı %70

23.5. Toplam puanın hesaplanmasında kullanılan formül ve tanımlamalar aşağıda gösterilmektedir;

S = (F min / F) x 30 + TDP S: Toplam Puan F: Teklif Fiyatı F min: Tekliflerde en düşük fiyat TDP: Teknik değerlendirme puanı


Şartname Sayfa 35

TEKNİK DEĞERLENDİRME PUAN TABLOSU

FİRMANIN DEĞERLENDİRİLMESİ

KRİTER PUAN TEKLİFTE İSTENEN BELGELER

İsteklinin Kendisine Ait TS 13298 T1 Belgesi

Performans Testlerinden 1 Miyon Belge İle Geçmiş İse

5 TSE den alınmış İstekli Adına Düzenlenmiş TS 13298 T1 belgesi ve Performans Test Sonuçları

İsteklinin Kendisine Ait TS 13298 T1 Belgesi



İstekli Kendisine Ait TS 13298 T1 Belgesi



İstekli Kendisine Ait TS 13298 T1 Belgesi



Firmanın kalite standart belgelerine sahip olması

ISO 27001:2005

10 Sertifikalar (asılları veya KURUM veya noter onaylı suretleri)

Firmanın kalite standart belgelerine sahip olması

ISO 20000

10 Sertifikalar (asılları veya KURUM veya noter onaylı suretleri)


Şartname Sayfa 36

İş Bitirme Belgesi Kamu veya Özel Sektör için Geliştirilmiş ve Kesin Kabul Çalışmaları Tamamlanmış en az 5000 kullanıcılı Elektronik Belge Yönetim Sistemi

10 Kamu Kurumu için Kullanıcı Sayısı Belirtilmiş İş Bitirme Belgesi,

Özel Sektör için Fatura ve Kullanıcı Sayısını Belirten Sözleşme

24. GARANTİ VE GARANTİ SÜRECİNDE VERİLECEK HİZMETLER

24.1. Projenin kabulü yapıldıktan sonra Garanti süreci başlayacak olup, süresi 12 aydır. 24.2. YÜKLENİCİ’ nin, garanti süresi boyunca teslim ettiği tüm yazılımlar, KURUM’a hiçbir

maliyet getirmeksizin 12 ay garantiye sahip olmalıdır. Garanti süresi boyunca, analiz, tasarım ve kodlama hatalarından kaynaklanan performans ve işleyiş sorunları ücretsiz olarak giderilecektir.

24.3. YÜKLENİCİ, önerdiği ürünlerin yazılım güncellemelerini garanti süresi boyunca ücretsiz olarak yapacaktır.

24.4. YÜKLENİCİ, teklifinde yer alan ürünlerin yeni sürümleri ve yama dosyalarının, ürünün üreticisi tarafından piyasaya sürülmesinden itibaren 15 (onbeş) gün içinde KURUM ’de kurulup çalıştırılmasından sorumludur.

24.5. YÜKLENİCİ, garanti süresi içinde saptanan uygulama yazılım hatalarının ve performans yetersizliklerinin düzeltilmesi amacıyla, yazılımda düzeltici, uyarlayıcı ya da iyileştirici değişiklikler yapacaktır. Yazılımda yeni ekran eklenmesi, modül eklenmesi ya da işlevlerin değiştirilmesi gibi yeni istekler garanti kapsamına dahil değildir. Ancak “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” in değişmesi halinde yazılımda yapılması gerekebilecek değişiklikler YÜKLENİCİ tarafından ücretsiz yapılacaktır. Kurum organizasyon şemasında ve yönetmeliklerinde yapılan değişikler neticesinde yazılımda yapılması gerekebilecek değişiklikler ise 25.1 maddesinde belirtilen sözleşmeye istinaden yapılacaktır.

24.6. Yazılımlarda kullanıcılar tarafından belirlenecek sorunlar derlenerek, KURUM tarafından YÜKLENİCİ’ye iletilecektir.

24.7. Proje garanti sürecinde KURUM’un hata bildirimini ve hata takibini sağlaması için web tabanlı bir Yardım Masası uygulaması YÜKLENİCİ tarafından sağlanacaktır.

24.8. YÜKLENİCİ sorumluluğundaki yazılımlarda olabilecek sorunlar aşağıda verilen seviyelere göre değerlendirilecektir.

Arıza Seviyesi Açıklama İş Günü İçerisinde

Arıza Seviyesi Açıklama Müdahale

Süresi

Çözüm

Süresi

Seviye 1 Sistem çökmüş, durmuş veya operasyon devam etmiyorsa

2 saat 8 saat

Seviye 2 Sorun çalışmayı engellemiyorsa, fakat genel anlamda tekrar eden sorunlara yol açıyorsa

6 saat

48 saat


Şartname Sayfa 37

24.9. YÜKLENİCİ, garanti süresince, geliştirilen yazılım ile ilgili olarak ortaya çıkan TS13298 ile ilgili mevzuat değişikliklerini uygulama yazılımına ücretsiz olarak yansıtacaktır.

25. BAKIM HİZMETLERİ

25.1. Proje garanti süresinin bitmesinden sonra uygulanacak bakım hizmetleri KURUM ve YÜKLENİCİ tarafından gerçekleştirilecek ayrıca bir sözleşme ile detayları belirlenip, uygulanacaktır.

25.2. YÜKLENİCİ, Bakım süresi içerisinde, kendi sağladığı yazılımların, gelişen yeni teknolojiler doğrultusunda çıkan tüm üst ürünlerini; KURUM’un talep etmesi halinde ücretsiz olarak sağlayacaktır.

Documents

Elektronik Belge / Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi ... · Elektronik Belge / Doküman Yönetim ve Arşivleme Sistemi Teknik Şartnamesi Şartname Sayfa 5 4.10. Web üzerinden