Upload
others
View
16
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Elektronisch documentenbeheer bij de
KMO
Themasessie, 2 december 2004, Leuven
Agenda
• Inleiding–Waarom zou u er aan beginnen?
• Voordelen van EDB• Typische toepassingen in KMO
–Diverse kanten van EDB
• Waar op letten bij implementatie?
Waarom zou ik?
Noodzaak documentenbeheer
Documenten, hun inhoud (informatie) en de kennis om er iets mee te bereiken vormen een
belangrijke productiefactor.
Documentenbeheer verdient uwaandacht!
Functies van het registreren van documenten
• Toegankelijkheidsfunctie.• Hergebruikfunctie.• Juridische bewijs- en (interne en
externe) verantwoordingsfunctie.• Werkprocesondersteunende functie• Managementinformatie in het
kader van voortgangsbewaking.
Of loopt u te denken …?
• “Als ik ziek ben, moet iemand anders het werk over kunnen nemen.”
• “ Brand of inbraak mag niet het eindevan mijn bedrijf betekenen. ”
• “Ik wil onze marketing en klantbenadering vernieuwen.”
• “Dat gesleep met al die paperassen, dat moet toch efficiënter kunnen.”
Belangrijkste doelen van EDB
• het verbeteren van de efficiëntie van documentverwerking
• het verhogen van de servicegraad.
Voordelen van EDB (1)
• Minder kostbare, fysieke opslagruimte nodig.• Makkelijker te beschermen tegen brand en
diefstal. • Makkelijker een schaduw/kopieversie te
realiseren van essentiële data. • Eénmaal invoeren en vervolgens onbeperkt
raadpleegbaar/herbruikbaar.• Minder papier nodig.• Makkelijker managementinformatie uit de
bedrijfsdocumenten af te leiden.
Sneller inzicht, gemakkelijker activiteiten monitoren
Voordelen van EDB (2a)
• Sneller en makkelijker kunnenterugvinden van documenten en de informatie daaruit; altijd meer zoeksleutels dan in papieren archief.
• Naast centraal afgesproken ordening is rangschikking op basis van decentrale werkbehoefte makkelijker te realiseren.
Documenten terugzoekbaar via vele kenmerken
Voordelen van EDB (2b)
• De grotere beschikbaarheid van documenten – voor alle bevoegden, op alle tijden en tegelijkertijd!
• Het voorkomen van menselijke fouten– opbergfouten– vereiste acties in een werkproces zijn niet over te
slaan– de installatie is niet veilig als de mensen van
operations niet beschikken over of toegang hebben tot de laatste processchema's.
• Genoeg greep op versiebeheer.• Makkelijker de toegang tot documenten regelen
(autorisatie).
Voordelen van EDB (3)
• Medewerkers kunnen elkaar gemakkelijker vervangen in geval van verlof of ziekte.
• Medewerkers kunnen makkelijker samenwerken aan één project.
• Vaste werkprocedures zijn makkelijker te ondersteunen.
• Automatische attendering op basis van eigen criteria.
• Doorgaans beter inzicht in de werkvoorraden van medewerkers.
Voorbeeld van mail beheer
Voordelen van EDB (4)
• Documenten, inclusief de daarin herbruikbare kennis, op het juiste moment op de juiste plaats.
• Meetbare vermindering van de inproductieve zoektijd van uw medewerkers– in Windows Verkenner– in de mailapplicatie– in bakjes op bureaus van collega’s– in dossierkasten per medewerker.
• Meetbare toename productiviteit doordat vaker de bestaande, herbruikbare kennis is aan of toe te passen.
Kennis toepassen gebeurt bij het maken van elkeofferte of berekening of technische tekening.
Typische toepassingen EDB
–postregistratie- en volgsysteem–relatiebeheer met klantendossiers–archief van de technische tekeningen–werkstroombeheersing–samenwerken in projecten of in ‘after
sales service’– foto- of dia-archief voor drukwerk–een offerte archief
Werkstroom behandelen klantvraag
Voorbeeld van een service portal
Vele kanten aan elektronisch documentenbeheer
Elke kant kan voor u dé reden zijnom er aan te beginnen.
Overwegingen aanvoerkant
• Formulieren met een vaste indelingmaken (semi-)automatische verwerkingvan ingevulde gegevens mogelijk.
• De aanvoer komt van zoveel diverse bronnen dat centrale dossiervormingefficiënt is.
• Meer dan één medewerker moet de dossiers binnen handbereik hebben.
Overwegingen verwerkingskant
• Het routeren van documenten zou de gewenste communicatielijnen binnenhet bedrijf versterken en ondersteunen.
• Zodanig veel notities en memo’s die samenhangen met product, klant of opdracht, dat volledigedoorzoekbaarheid en inzicht in samenhang gewenst is.
Inhoud elektronische documenten visualiseerbaar
Inhoud databank geanalyseerd
Overwegingen fysiekeopslagkant
• Er gaan zodanig veel documentenbinnen uw bedrijf om, dat automatischenaamgeving en fysieke opslag wenselijkis.
• Voor de buitendienstmedewerkers of andere medewerkers ter plaatse is eencd-rom als naslag bij de hand gemakkelijker dan al die ordners. En een online verbinding is niet altijdpraktisch mogelijk.
Overwegingen E-businesskant
• Hergebruik van documenten en gegevens in de communicatie met klanten of leveranciers vraagt om eengemakkelijk communicatieplatform via intranet of extranet.
• Publiceren vanuit de eigen documentenof dossiers (elektronisch archief) op de eigen website zou heel makkelijk zijn.
Waar op letten bij implementatie (1)
• Onderzoek de informatiebehoefte binnen uw bedrijf:–Hoe wordt er onderling gewerkt?–Welk takenpakket hoort bij welke
werknemer?–Wat is er nodig aan informatie om het
werk te doen?
Waar op letten bij implementatie (2)
• Op basis van dat onderzoek vaststellen hoe de informatiebehoefte het beste te ondersteunen:–een postregistratiesysteem–een relatiebeheersysteem–een elektronisch archief of een DIS–etcetera
Waar op letten bij implementatie (3)
• Begin klein.• Begin daar waar u de meeste
profijt verwacht.• Behoud het verband tussen
papieren en elektronische documenten.
• Kies voor centrale opslag.
Waar op letten bij implementatie (4)
• Veilige bewaring, backup & restore.
• Toekomstbestendigheid bestandsformaat.
• Zorg voor een geordende staat.• Waak over de beschikbaarheid
van oudere elektronische documenten.
Problematiek is breder
De mate waarin u greep heeft op de documentstromen binnen uw
bedrijf hangt niet alleen af van software en hardware.
documenten/informatie/kennis-beheer is teamwerk
Waar op letten bij implementatie (5)
• Stimuleer sociaal gedrag en groepsgeest.
• Houd consequent de afgesproken ordening en kenmerken aan.
• Aandacht voor documentenbeheer en het benutten van kennis en informatie bewust inplannen.
Waar op letten bij implementatie (6)
• Aanpasbaarheid software aan het primaire proces.
• Niet afwijken van bewezen werkwijze, wel van applicatiegebonden gewoontes.
• Reduceer dubbele invoer waar mogelijk; let op uitwisselbaarheid van data tussen applicaties.
• Kies de meest logische bron voor elk type informatie.
Alles scannen is niet voldoende, dan kun je nog niks terugvinden
• Zorg ervoor dat iedereen hetzelfdeonderwerp ook hetzelfde noemt.
• Verwerk de afgesproken termen/taal in de keuzelijsten van het informatiesysteem.
• Ontwerp standaardformulieren zodat de vereiste kenmerken steeds overal ingevuld worden.
Waarom zou ik?