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Eléments de gestion de projet
A. Beugnard 1996
© A. Beugnard ENST Bretagne
1Gestion de projet
Projet/Gestion de projet
• La technique ? nécessaire, mais pas si importante que ça !
• Le VRAI problème difficile : l'organisation, la gestion– difficulté de formalisation
– multitude de paramètres, facteurs
– gestions des humains
• Qu'est ce qui est le plus facile à enseigner ?• Ne peut-on apprendre que "sur le tas" ?
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2Gestion de projet
Vue d’ensemble
Introduction
classification
évaluation
estimation
planification
contrôle
gestion technique
gestion du risque
le rôle du chefde projet
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Eléments de gestion de projet
A. Beugnard 1996
© A. Beugnard ENST Bretagne
3Gestion de projet
Introduction
• Pourquoi de la gestion de projet ?
• Qu'est-ce qu'un projet ?
• Qu'est-ce que la gestion de projet ?
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4Gestion de projet
Pourquoi de la gestion de projet ?
• Les projets n'atteignent pas souvent leurs objectifs– dépassement de délais
– surcoûts importants
– qualité technique du produit insuffisante
• Les projets se déroulent dans un milieu complexe– acteurs divers dans une entreprise : étude, production, marketing
– environnement extérieur non maîtrisable : marché, social, politique,concurrence
3
Eléments de gestion de projet
A. Beugnard 1996
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5Gestion de projet
La solution : une méthode
• Le déroulement du projet est formalisé– par l'entreprise qui capitalise son expérience
– par le client qui impose des contraintes pour garantir le bondéroulement du projet
• Des spécifications de management sont édictées par :– des entreprises
– les états
• Stratégiques, beaucoup de ces informations sontconfidentielles ; elles représentent le savoir-faire desentreprises.
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6Gestion de projet
Des principes fondateurs
• La gestion par objectifs• La gestion des éléments critiques• Des besoins clairement exprimés• Les hommes, les méthodes, les moyens• Un seul point de responsabilité• La délégation d'autorité (confiance)• La communication entre fonctions et niveaux• Il est plus important d'être clair que parfait• Le droit à l'erreur
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Eléments de gestion de projet
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7Gestion de projet
Projet
Action spécifique, nouvelle, qui structure méthodiquement etprogressivement une réalité à venir pour laquelle on n'apas encore d'équivalent exact.
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8Gestion de projet
Evaluation
Projet
• C'est une réponse apportée à une demandeélaborée pour satisfaire aux besoins d'un maîtred'ouvrage.
• Il implique :– un objectif physique ou intellectuel,
– des actions à entreprendre avec des ressources données.
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Eléments de gestion de projet
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9Gestion de projet
Rôle du chef de projet
Caractéristiques
• Généralement novateur (technique, dimension,géographie, procédé,…).
• Non répétitif, donc organisation spécifique, temporaire• Début et fin propre, bilan propre non forcément annuel• Tourné vers l'objectif final• Adaptable à des modifications fréquentes• Equilibrer les contraintes techniques, de coût et de délais
Management de projet par une équipe pluridisciplinaire
Classifications'opposent à la structure permanente del'entreprise :
• hiérarchie• bilan annuel• pérennité
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10Gestion de projet
Acteurs du projet
• Maître d'ouvrage personne physique ou moralepropriétaire de l'ouvrage. Il détermine les objectifs, lebudget et les délais de réalisation.
• Maître d'œuvre personne physique ou morale quireçoit mission du maître d'ouvrage pour assurer laconception et la réalisation de l'ouvrage.
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Eléments de gestion de projet
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11Gestion de projet
Phases et implication des acteurs
Maître d'ouvrage
organisation
conception
réalisation
Maître d'œuvre
créativité
verrouillage
mise en œuvre
exploitation
maintenance
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12Gestion de projet
Les types de contrat
• Forfaitaire (plutôt grands projet)– le travail doit être clairement défini
– les interfaces entre contractants doivent être contrôlés
– le maître d'œuvre assume les risques
• Régie (plutôt étude)– les coûts et la charge doivent être gérés par le client
– le maître d'ouvrage assume les risques
• Mixte
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Eléments de gestion de projet
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13Gestion de projet
Gérer le projet
• Définir les objectifs, la stratégie, les moyens,l'organisation
• Les adapter aux changements internes au projetmais aussi externes (socio-politico-économique)
• Dans la mesure du possible les optimiser
Décider
PrévoirRéagir
Gérer
Apprendre
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14Gestion de projet
Objectifs et Moyens
• Les objectifs sont :– Techniques
– Economiques
– Délais
• Ils sont obtenus par des moyens :– Humains
– Matériels
– Financiers
Décider
PrévoirRéagir
Gérer
Evaluation
Planification
Contrôle
Estimation
gestion du risque
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Eléments de gestion de projet
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15Gestion de projet
Dilemme du management de projet
Défaut = non Qualité
Délais
Coût
X
A ressource égale, vouloir améliorer un paramètre,influe négativement sur les autres …
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16Gestion de projet
Points de vue
• Une modélisation du projet
• Le point de vue du management
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Eléments de gestion de projet
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17Gestion de projet
Une modélisationProcessus de gestion
Processus de production
Estimation, planification, suivi, analyse
ProcessusQualité
DocumentationProcessus qualité
organisation
conception
réalisation
exploitationCycle de vie
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18Gestion de projet
Le processus
Prévision Analyse
Processus
Apprentissage
Contrôle
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19Gestion de projet
niveau caractéristiques problèmes clés résultat
5. optimisé feed-back dans le automatisation
processus
4. géré mesures anal. et préven.
des problèmes
3. défini mesures définies utilisation
2. répétable intuition formation, std
1. initiation ad hoc/ chaotique AQL, gestion,...
Niveau de maturité des entreprises(Capability Maturity Model - CMM)
risque
product. &qualité
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20Gestion de projet
Management de projet
Gestiondes hommes
OrganisationCommunicationAnimation
Directionde projet
Gestiontechnique
ObjectifMéthodeQualité
Gestiondes moyens
PlanificationContrôleCoût-délais
ConduitePilotage
Analyse et reporting
Synthèse et décision
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21Gestion de projet
Axes du management
• Planification• Contrôle• Management humain
Prévoir
Suivre
Animer
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22Gestion de projet
Planification
• Construction d'un scénario de référence décrivant :– les objectifs
– le contenu (les activités,…)
– les moyens (ressources humaines, financières,…)
– l' organisation (circulation de l'information, …)
On contrôle par rapport à ce qui est prévu…
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23Gestion de projet
Contrôle
• mise en œuvre du système d'information
• mesurer la situation du projet• comparer à la référence
• prévoir les conséquences (délais, coûts, qualité)• définir des actions correctives si nécessaire• appliquer ces actions
Détecter les problèmes et les anticiper
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24Gestion de projet
Management humain
• Mettre en place les conditions optimales departicipation au projet :
– définir clairement les responsabilités
– délimiter les zones conflictuelles
– motiver, animer
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Eléments de gestion de projet
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25Gestion de projet
En bref
• Notions simples et techniques de gestionde "bon sens" mais ...
• Interaction complexe
• Vocabulaire commun, outil de communication• Arbitrage objectif en contexte multiprojet
• Humain• Technique• Risques• Coûts• Délais
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26Gestion de projet
La notion de projet
Introduction
classification
évaluation
estimation
planification
contrôle
gestion technique
gestion du risque
le rôle du chefde projet
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27Gestion de projet
Typologie des projets
Projet Entreprise
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28Gestion de projet
Formes d ’organisation
• Facilitateur• Coordonnateur• Matriciel• Task-Force
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29Gestion de projet
Facilitateur
Rapports Décisions
Suggestions / Informations
Direction
Marketing Production Vente R&D
Facilitateur Intervenant Intervenant Intervenant
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30Gestion de projet
Coordonnateur
Rapports / DécisionsDirection
Marketing Production Vente R&D
Intervenant Intervenant Intervenant Intervenant
Coordonnateur
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31Gestion de projet
Matriciel
Direction
Marketing Production Vente R&D
Intervenant Intervenant Intervenant Intervenant
Projets
Chef de projet A
Intervenant Intervenant Intervenant Chef de projet B
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32Gestion de projet
Task-force
Direction
Marketing Production Vente R&D
Intervenant Intervenant Intervenant Intervenant
Projets
Chef de projet A
Intervenant Intervenant Intervenant Chef de projet B
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Eléments de gestion de projet
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33Gestion de projet
ComparaisonCritères Facilitateur Coordonnateur Matriciel Task-force
Incertitude Faible Faible Importante Importante
Complexité Techno. Standard Standard Forte Nouvelle
Taille du projet Faible Faible Moyenne Importante
Importance relative Très faible Faible Moyenne Importante
Durée Faible Faible Moyenne Importante
Nombre de clients Important Important Faible Unique
Complexité des relations Très faible Faible Moyenne Importante
Nombre de projets Faible Faible Important Moyen
Criticité des délais Faible Faible Moyenne Importante
Diff. avec autres projets Faible Faible Importante Moyenne
BC ACType de projet
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34Gestion de projet
La notion de projet
Introduction
classification
évaluation
estimation
planification
contrôle
gestion technique
gestion du risque
le rôle du chefde projet
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Eléments de gestion de projet
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35Gestion de projet
Evaluer un projet
• Objectifs• Faisabilité technique• Utilité• Formalisation de l'évaluation
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36Gestion de projet
Objectifs
• De la bonne définition des objectifs dépendra engrande partie le succès réel du projet.
• Les questions à se poser :– Quel est le besoin que doit satisfaire le produit fini du projet ?
– Quels besoins sont essentiels, secondaires, superflus ?
• Les décisions sont prises par référence aux objectifs.• Les objectifs sont hiérarchisés.
Analyse des besoins
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37Gestion de projet
Faisabilité technique
• Une fois les objectifs définis, quelle solution choisir :– la moins coûteuse,
– la plus sûre,
– la plus rapide
• Tout dépendra des objectifs fixés et des risques analysés.
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38Gestion de projet
Utilité du projet
• Comparaison du coût du projet et ses coûts d'exploitationaux avantages apportés par sa réalisation.
• Que prendre en compte ? comment chiffrer ?– la satisfaction du client
– la non-pollution
– le recyclage
• Des critères classiques :– valeur actuelle nette
– retour sur investissement
– taux de rentabilité interne
=> Les critères de rentabilité ne sontque des aides à la décision.
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Eléments de gestion de projet
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39Gestion de projet
Actualisation
• Recevoir un franc aujourd'hui ou dans un an n'est paséquivalent, même toute idée de risque écartée.
• Un franc placé au taux d'intérêt r deviendra (1+r) en1 an, (1+r) dans n ans.
• Donc S1 reçu dans un an correspond à S1/(1+r) reçuaujourd'hui.
• Actualiser consiste à :– Choisir un taux r
– Calculer la valeur actuelle (t=0) à partir des paiements étaléS0, S1, …, Sn
n
S0 +S1
1+r+
(1+r) 2S2
+ +(1+r) n
Sn…
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40Gestion de projet
Valeur actuelle nette
Somme sur la durée de vie de n années
VAN = -Investissement + Σ(revenus - dépenses) + Valeur de récupération(1+k) n(1+k) i
n
n
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Eléments de gestion de projet
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41Gestion de projet
Retour sur investissementPériode de remboursement actualisé
• C'est la valeur du n qui annule la valeur actuelle nettepour un k fixé.
• Le PRA représente le nombre d'années nécessairespour rentrer dans ses fonds.
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42Gestion de projet
Taux de rentabilité interne
• C'est la valeur du taux d'actualisation qui annule la valeuractuelle nette (ROI, Return On Investment).
• Le TRI représente l'intérêt perçu sur les sommes investies.Il permet de caractériser, par un nombre unique, la qualitéd'un investissement, en évitant de définir, a priori, un tauxd'actualisation.
(Rmq le TRI n'est pas forcément unique)
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Eléments de gestion de projet
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43Gestion de projet
Synthèses de l'évaluation1. Résumé de direction2. Justification du projet
– besoin à satisfaire, étude marketing, impact attendu sur le CA, justifications économiques,analyse des risques
3. Description technique– performances, description des installations, impact sur l'existant, description des solutions
étudiées
4. Conditions d’exploitation– coûts d'exploitation, estimation des frais de démarrage, courbe prévisionnelle d'évolution de la
production
5. Programme de réalisation– Planning et étapes clés du projet
6. Coûts d'investissement– montant total du projet et estimation détaillée, courbe prévisionnelle des engagements et
paiements
7. Annexes– plans et documents supports des points précédents
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44Gestion de projet
La notion de projet
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classification
évaluation
estimation
planification
contrôle
gestion technique
gestion du risque
le rôle du chefde projet
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Eléments de gestion de projet
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45Gestion de projet
L’art de l’estimation
Il est difficile de prévoir...surtout l'avenirB.Shaw
• Pourquoi estimer ?
• La démarche d'estimation
• Qualité
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46Gestion de projet
Pourquoi estimer ?
• Connaître le coût d'une "vue de l'esprit" qui deviendrapeut-être réalité ... au bout d'un temps qu'on espère fini.
• On estime :– Les immobilisations corporelles (terrains, bâtiment, équipement, ...)
– Les immobilisations incorporelles (frais d'études, frais dedémarrage, frais financiers,...)
– Les dépenses d'exploitation (frais liés à l'activité, frais financiers,...)
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Eléments de gestion de projet
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47Gestion de projet
Niveau d’informationvolume nécessaire niveau de précision %
+-
30
20
10
5
30
20
10
5
Ordre de grandeur
Avant projet
Préliminaire
Courants
Détaillé
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48Gestion de projet
Type d’estimation
Ordre degrandeur
Avant projet
Préliminaire
Courants
Détaillée
ObjectifsEtude préliminaire
Faisabilité
Justifier l'engagementdes études
Autoriser lesdépensespréliminaires
Autoriserl'investissement
Contrôler les coûtd'exécution
TonneCourbe
FacteurGrands ensembles
FacteursCoûts unitairesQuelques offres
FacteursCoûts unitairesNombreuses offres
MètresCoûts unitairesTarifs
Temps
Heures
Jours
Semaine
Semaine oumois
Semaine oumois
Technique
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Eléments de gestion de projet
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49Gestion de projet
Démarche d'estimation
Entrées– Objectifs techniques
– Objectifs de délais
– Environnement
– Période
– Historique
– Références
Sortie– Estimation
Comparaison avec le résultat
Augmentation de l'information
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50Gestion de projet
Pièges à éviter
• Faire trop précis– travailler avec des marges d'erreur importantes
• Sous-estimer– être exhaustif dans la liste des choses à estimer
• Sur-estimer– ne pas intégrer systématiquement tous les coûts des aléas
possibles
• Confondre objectif et estimation– résister à "Il ne faut pas que ça coûte plus de ..."
• Vouloir tout estimer– savoir avouer son ignorance
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Eléments de gestion de projet
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51Gestion de projet
Qualités de l'estimation
• Rendue dans les délais• Homogène en précision• Honnête• Complète• Afficher les hypothèses• Réaliste• Proche du coût réel
Best Estimate
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52Gestion de projet
Qualités de l'estimateur
• Utile au client• Organisé• Objectif• Compétent• Créatif• Réaliste• Manier l'analogie
Peut faire faux, pas idiot
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Eléments de gestion de projet
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53Gestion de projet
Outils d’estimation
Ajustements
- inflation
- révision
- localisation
Méthodes
- globale (expert/oracle)
- par analogie
- analytique (PERT)
- paramétrique
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54Gestion de projet
Quelques conseils
Toute information est bonne àprendre et classer
Les projets déjà réalisés sontla meilleure source
Exploiter les offres de sesfournisseurs
Adhérer aux associationsprofessionnelles
Lire les revues spécialiser desa profession
Etre organisé
Etre créatif, affûter ses outils
Constituer une check-list
Vérifier ses estimations
Remettre à jour ses données
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Eléments de gestion de projet
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55Gestion de projet
La notion de projet
Introduction
classification
évaluation
estimation
planification
contrôle
gestion technique
gestion du risque
le rôle du chefde projet
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56Gestion de projet
La planification du projet
• Découpage technique• Planification• Budget de ressources• Plan directeur
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Eléments de gestion de projet
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57Gestion de projet
Décomposition du projet
• Découpage technique : PBS : Product Breakdown Structure– Eléments livrables au client (équipement, documentation,
installation,…)
• Décomposition des activités : WBS : Work…– Activités nécessaires à la réalisation de chacun des éléments du
PBS (étude, coordination, spécification, tests, …)
• Décomposition des coûts : CBS : Cost…– Représentation des lignes budgétaires
• Décomposition des ressources : OBS : Organization…– Hiérarchie
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58Gestion de projet
Work Breakdown Structure
projet
définitionsystème
réalisations-système 1
intégrationsystème
réalisations-système 2
réalisations-système 3
Description structurée de toutes les tâches du projet, rapportées au découpage du produit.
définitions-système 1
réalisationensemble 21
intégrations-système 2
réalisationensemble 22
réalisationensemble 23
définitionensemble 21
réalisationensemble 21
intégrationensemble 21
définitionensemble 22
réalisationensemble 22
intégrationensemble 22
définitionensemble 23
réalisationensemble 23
intégrationensemble 23
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Eléments de gestion de projet
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59Gestion de projet
Problèmes liés à la décomposition
WBS-type :
liste des activités recensées dans l'entreprise.
• comment ne pas oublier des activités ? WBS-type• jusqu'où aller dans le découpage ? Ca dépend !• quels critères pour le découpage ? Géographiques,
fonctionnels, budgétaires, techniques, responsabilités.
Les éléments peuvent être plus ou moins détaillés selon leur nature :
- réalisation externalisée, si pas de contrôle de dépense très précis
- précision du détail voulu en interne
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60Gestion de projet
Procédure de décomposition
1 - Etablir les décompositions par le chef de projet2 - Revue par les différents responsables de chaque
sous-projet et/ou activité3 - Identifier toutes les tâches élémentaires4 - Pour chaque tâche élémentaire définir
– le responsable
– l'estimation durée (cf planification), coût (cf budget)
– les ressources
– les contrats de sous-traitance et les achats
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Eléments de gestion de projet
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61Gestion de projet
Planification
• La planification permet de calculer la durée du projet etles différentes marges des activités.
• La technique la plus employé (PERT) consiste en :– établir les liens logiques entre activité
– estimer le temps de réalisation de chacune d'elles
– calculer les dates au plus-tôt et au plus tard
– déduire les marges, et le chemin critique
– élaborer un scénario qui permette d'atteindre les objectifs en :» modifiant la durée des tâches» modifiant la logique d'enchaînement des tâches
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62Gestion de projet
Planning
t
def. sys
réalisation s-système 1
réalisation s-système 3intégration sys
intégration s-sys 2
def. s-sys 2
ensemble 21
ensemble 22
ensemble 23
32
Eléments de gestion de projet
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63Gestion de projet
Jalons
• Les jalons (événements clés) servent de points de repèreset d'objectifs "macroscopiques" pour le projet.
• Ils doivent être non ambiguë et leur franchissementpouvoir être constaté sans discussion possible.
• Leur nombre va de quelques unités (petits projet), à unecentaine (très gros projets).
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64Gestion de projet
Budget de ressources
• estimer le coût "sec"(sans marge) de réalisation dechacune des tâches
• consolider sur l'ensemble du projet• élaborer un budget qui permette d'atteindre les
objectifs en :– recherchant les marges cachés
– modifiant les objectifs initiaux du projetEstimation
Analyse de risques
Essayer différentes méthodes d'évaluation, une convergence de chiffreaugmente la confiance.
Prévoir des prévisions pour aléas, au niveau le plus global du projet.
Son utilisation demande une vision complète du projet.
33
Eléments de gestion de projet
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65Gestion de projet
Prévision budgétaire$$
Temps
Coûttotal prévu(Budget à Date)
Durée Date de finDate contractuelle de début
Courbe en S
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66Gestion de projet
Plan directeur/Plan de développement
• Emis par le responsable du projet, le plan directeurcontient :
– les objectifs
– les clauses contractuelles (client externe, sous-traitance)
– organisation (responsabilité, hiérarchie)
– circuit d'information et de décision
– format et périodicité des comptes rendus
– codification des activités
– découpage du projet (organigramme technique)
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Eléments de gestion de projet
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67Gestion de projet
La notion de projet
Introduction
classification
évaluation
estimation
planification
contrôle
gestion technique
gestion du risque
le rôle du chefde projet
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68Gestion de projet
Le contrôle du projet
• Contrôle des délais
• Contrôle des coûts
• Contrôle de la qualité
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Eléments de gestion de projet
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69Gestion de projet
Contrôle des délais
• Par rapport à la référence prévisionnelle, à une datedonnée, mesurer pour chaque activité :
– début
– fin
– avancement
• Le réseau montrera les implications pour les tâchesdépendantes
• A-t-on une surestimation (ou une sous-estimation)systématique des durées ?
=> Nouvelles prévisions
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70Gestion de projet
• Mettre en évidence et expliquer– l'écart
– la dérive
– les tendances
Mesure de l’avancement
Ce qui est prévu
Ce qui est fait
Ce qui reste à faire
Ce qui est ré-estimé
• prise en compte de la valeur observé de la productivité• ré-estimation budgétaire
36
Eléments de gestion de projet
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71Gestion de projet
Métriques d'avancement
• 0/100 Une chose est faite, ou non. On sous-estimeune activité en cours de réalisation.
• 20/80 Une chose commencée est mesurée à 20%tant qu'elle n'est pas finie.
• Par jalons Un pourcentage d'avancement est associé àchaque jalon.
• Linéaire Associé à une mesure objective, physique.
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72Gestion de projet
Diagramme Temps/Temps
Tempsprévisionnel
Temps effectif
Réalisation
JalonB
JalonC
Aujourd’hui
JalonA
37
Eléments de gestion de projet
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73Gestion de projet
Contrôle des coûts
$$
Date de fin prévueDate contractuelle de début
Aujourd’hui
prévu
réalisé
dépensé
Date de fin effective
écart de coût
écart de délai
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74Gestion de projet
Contrôle des coûts
$$
Date de fin prévueDate contractuelle de début Aujourd’hui
prévu
réalisé
dépensé
BCWP
BCWS
ACWP
SV
CV
ETC
EAC
VAC
ETC
BAC
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Eléments de gestion de projet
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75Gestion de projet
Indicateurs de coûts
• BCWP Budgeted Cost of Work Performed• BCWS Budget Cost of Work Scheduled• ACWP Actual Cost of Work Performed• CV Cost Variance• SV Schedule Variance• BAC Budget At Complete• EAC Estimate At Complete• ETC Estimate To Complete• VAC Variance At Complete
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76Gestion de projet
Qualimétrie
Contrôle de la qualité
• La référence : un plan qualité du projet– Définition des objectifs
– Définition des processus
– Définition des moyens
• Contrôle technique• Contrôle des processus de gestion
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77Gestion de projet
Contrôle qualité technique
• Portée– documents de spécification, de conception, plans, produit
• Modalités– lecture simple ou croisée, inspection, revue
– tests
• Fond– détection de contradiction, de silence, d'ajouts
fonctionnels,etc
• Forme– redondance, bruit, non-respect des normes, etc
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78Gestion de projet
Contrôle qualité de la gestion
• Portée– processus de gestion
– processus qualité lui-même
– démarche technique (méthode)
• Modalités– revue, audit
• Fond– existence des processus, respect des procédures, etc
• Forme– conformité des contenus, des circuits de validation, etc
40
Eléments de gestion de projet
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79Gestion de projet
La notion de projet
Introduction
classification
évaluation
estimation
planification
contrôle
gestion technique
gestion du risque
le rôle du chefde projet
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80Gestion de projet
La gestion du risque
• Définition et perception du risque
• Gestion opérationnelle du risque
• Exemples
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Eléments de gestion de projet
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81Gestion de projet
Risque, problème, cause
• Les praticiens de la gestion de projet considèrent leurmétier comme un art, où l'expérience et le bon sensprédominent.
• Les outils communs (organigramme technique pourdéfinir les tâches, diagrammes PERT, GANTT, outilsde contrôle de gestion) sont orientés vers la détectionde problèmes.
• On pense en général que peu de choses peuvent êtredites sur les risques encourus (causes de problèmes)compte tenu de leur diversité.
• Des classifications on pourtant déjà été esquisséeséchec -> causes possibles -> actions envisageables (5)
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82Gestion de projet
Définition du risque
• Possibilité qu’un projet n’aboutisse pas conformémentaux prévisions de date d ’achèvement, de coûts et despécifications, ces écarts aux prévisions étantconsidérés comme difficilement acceptables voireinacceptables.
détection < analyse diagnostic < analyse prévention
Ordonnancement, suivi d ’exécution
Contrôle de gestion
Qualité et technique
Gestion de projet
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83Gestion de projet
Importance relative du risque (ref 4)Auto Phar Arme BTP Aéro LaHague Eurotunnel
Spécifications ++ ++ ++ ++ +++ +++ +++Coûts +++ ++ + ++ + + +
Import.durespectdes… délais +++ +++ + ++ + + ++
Clients/projet +++ +++ + 1 + 1 +Unités produites +++ +++ ++ + + 1 1
marché
concurrence +++ ++ + ++ + + +# projets simul. + + + ++ 2 1 1Corrélation desprojets
++ ++ + ++ +
Carac.duprotef.Deprojets Innovation
techno.+ ++ ++ + +++ ++ +
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84Gestion de projet
La gestion du risque
• Diminution en phase d ’élaboration– Amélioration du niveau d ’information– Externalisation du risque
• Diminution en phase d ’exécution– Réactivité par modification de la définition du projet
» par anticipation» par adaptation aux dérives constatées
– Réactivite de l ’organisation
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85Gestion de projet
Externalisation du risque
• Choix des risques assumés par l ’entreprise• Choix des risques transférés vers d’autres entités
– externes (fournisseurs, sous-traitants)
– proches (filiales, GIE) -- possibilité de responsabilité plusvague, contrats moins formels, et assurance illusoire...
• Elaboration d ’un cahier des charges spécifiant lesobjectifs économiques, techniques et les délais
• Sinon, obligation de moyen, pas de résultat, et lerisque n’est que partiellement couvert...
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86Gestion de projet
Réactivité en phase d ’exécution
• Capacité à modifier rapidement la définition du projetpour tenir compte d ’informations nouvelles remettant encause de manière significative des hypothèses de travailsur lesquelles le planning courant est fondé
– détection des aléas (alertes)
– décision de modification (ressources, contenu, liens, délais)
– éviter le renouvellement des aléas
• Peut-on réagir ? Qui ? Comment ? Avec quels moyens ?Quand ? Quels objectifs privilégier ? Etc.
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Eléments de gestion de projet
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87Gestion de projet
Réactivité par anticipation
• En progressant, l'information sur le projet augmente(sous-tâches, délais, coûts mieux définis)
– prise en compte des nouveaux éléments
• Vérifier régulièrement la disponibilité des ressourcesréservées.
– Interaction entre projets => arbitrages
– pannes, départs, ...
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88Gestion de projet
Réactivité par rapport aux dérives (1/3)
• Réajustement des objectifs– délais augmente => négociation avec le client
– spécification technique baisse => accord du client
– coût augmente
Constat d'échec, donc on préférera– modifier la liste des tâches, leurs liens ou leur contenu
– ou s'adjoindre des ressources additionnelles.
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89Gestion de projet
Analyse de la valeur
Réactivité par rapport aux dérives (2/3)
• Chevauchement de tâches critiques– Travail en condition dégradée. Par exemple, on commence
une activité avant que celle lui fournissant toutes ses entréessoit terminée, validée.
• Suppression de tâches "accessoires"– Associée à une démarche analyse de la valeur
• Adjonction de tâches– Tâches de surveillance sur des paris technologiques, pour
pouvoir prendre des décisions plus tôt
• Contenu différent– Abandon d'un procédé nouveau au profit d'un mieux maîtrisé
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90Gestion de projet
Réactivité par rapport aux dérives (3/3)
• Adjonction de ressources additionnelles– internes (heures supplémentaires, dimanches, personnel d'autres
projets, ...)
– externes (intérim, sous-traitance)
• Attention aux problèmes des compétences et desconnaissances requises
– formation coûteuse, perturbatrice et longue.
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91Gestion de projet
Réactivité de l'organisation
• Acquisition collective de compétence en gestion du risque.• Mettre en place une structure de gestion de projet.
– Procédures de détection et surveillance du risque
– Procédures de suivi des temps et des coûts
• Procédures de circulation de l'information fiable et rapide.– communication ascendante, descendante et transversale
– rapide => formelle (relance) et moyens (réseaux, pré-imprimés)
– fiable => recoupement, relecture et moyens informatiques
• Dynamique de groupe– Intérêt de chacun = intérêt du groupe, du projet de l'entreprise
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92Gestion de projet
Exemple : Arianespace
• Analyse du risque pour les campagnes de lancement Ariane 4– 680 opérations, 2000 heures de travail, 1600 PCQ*
– récurrence => accumulation d'expériences
– pas d'analyse probabiliste "Loi de murphy" => politique du pire
• Ariane 4, mise en place de l'analyse de risque=> catalogue des actions correctives/ opération
• Ariane 5, utilisation des expériences Ariane 4=> actions préventives
*PCQ = point clé qualité
P sécurité des personnes ****
M perte de mission/objectif ***
D report de lancement **
S perturbation, dégradation *
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93Gestion de projet
Exemple : Pharmacie (R&D)
Compétitivité concurrence
Effort financier
Attrait du marchéVraisemblancetechnologique
• Evolution du barycentre• (Quelle interprétation ?)• + Avis d'experts régulièrement• + Analyse multicritère
• + Capitalisation (comparaison entre projets)
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94Gestion de projet
Exemple : CEGELEC
Le profit d'une affaire est limité au montant de lacommande enregistrée...mais pas la perte
• Gérer un portefeuille d'affaires=> suppression des affaires catastrophiques
=> limité le montant des pertes des affaires à risque accepté
• Processus d'analyse du risque hiérarchique à l'aided'une grille standard.
– Analyse par les experts
– Commission d'analyse des risques
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Eléments de gestion de projet
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95Gestion de projet
La notion de projet
Introduction
classification
évaluation
estimation
planification
contrôle
gestion technique
gestion du risque
le rôle du chefde projet
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96Gestion de projet
La gestion technique/de configuration
• Objectifs• Gestion
– Des modifications
– Des matériels
– Des documents
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97Gestion de projet
Objectifs de la gestion de configuration
• Garantir que tout les participants au projet savent– ce qui est décidé
– ce qui est spécifié
– ce qui est développé
– ce qui est assemblé
– ce qui est testé
– ce qui est livré
• Etre la mémoire du projet– traçabilité
– réutilisabilité (capitalisation)
– documentation
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98Gestion de projet
La documentation
• Les documents ont une nomenclature centralisée• Les liens entre documents doivent être gérés• Un même document peut exister sous plusieurs
versions• Les liens entre produit livrés et documents doivent
être gérés• Les documents doivent être relus, validés, diffusés• Les documents doivent êtres sauvegardés, archivés,
protégés
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Eléments de gestion de projet
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99Gestion de projet
Organisation de la gestion dedocumentation
• secrétariat du chef de projet• documentation type• procédures de relance• outils de gestion de documentation
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100Gestion de projet
Les matériels
• Comme tous les documents, les matériels/produitsdoivent
– être identifiés
– répertoriés
– leurs versions gérés
– la cohérence avec la documentation assurée
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101Gestion de projet
L’impact des modifications
Gestion des documents
Gestion de configuration
• Pour maîtriser délais et coût, il faut maîtriser lesmodifications, inévitables dans un projet.
• Processus décisionnel de modification• Conserver une liste des modifications et le suivi du
processus décisionnel apporté.• Certaines modifications peuvent amené à revoir des
choses déjà livrées…
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102Gestion de projet
1. Demande d'étude par le client, ou un participant auprojet
– description de l'état d'origine, de l'état final, et des motivations
– décision de poursuivre par le responsable du projet
2. Etude de l'impact technique puis sur les délais et lescoûts
noter la durée de validité de l'étude, date au dela de laquelle, siaucune décision n'est prise, il faudra réévaluer la modification
3. Décision ou non après accord avec le client, et diffusionaux participants concernés
4. Suivi de la mise en œuvre des modifications
Processus décisionnel de modification
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Eléments de gestion de projet
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103Gestion de projet
La notion de projet
Introduction
classification
évaluation
estimation
planification
contrôle
gestion technique
gestion du risque
le rôle du chefde projet
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104Gestion de projet
Le rôle du chef de projet
Positionnement par rapport au projet
Leurs responsabilités
Les leviers à leur disposition
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105Gestion de projet
Positionnement (1/2)
• Cadre temporel– durée limitée
– avancement continu (bâtiment) ou par à coup (pharmacie)
• Qui assume le risque économique du projet ?– le client s'engage (aéronautique, bâtiment)
– le client est virtuel (pharmacie, automobile) => marketing, design.Plus de paramètres à prendre en compte, plus de risques, plus decomplexité
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106Gestion de projet
Positionnement : Rapport aux métiers
Direction métier
Acteurs métiersur le projet
Direction métier
Acteurs métiersur le projet
Chef de projetmétier
liaison non-hiérarchique
Facilitateur
Coordinateur de projet
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107Gestion de projet
Positionnement : Rapport aux métiers
Direction métier
Acteurs métiersur le projet
Chef de projetmétier
capacité d'intervention
Intervenant hors entreprise(partenaires, marché,...)
Directeur de projet
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108Gestion de projet
Positionnement : Rapport aux métiers
Direction métier
Acteurs métiersur le projet
Chef de projetmétierDirecteur de projet
capacité d'intervention
Intervenant hors entreprise(partenaires, marché,...)
Projet sorti"Task-force"
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109Gestion de projet
Organisation hiérarchique
• Les grands projets induisent une organisationtransversale, on parle d'organisation matricielle
• Mais, selon la nature du projet, sont privilégiés– Les aspects métier (hiérarchie habituelle de l'entreprise)
– La décomposition du projet en sous projets
• Des solutions intermédiaires, mettent en pratique cesdeux approches en fonction des différentes phases duprojet.
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110Gestion de projet
Missions et responsabilités
• Incarner l'identité du projet– Ni plus (d'autres projets de l'entreprise),
– Ni moins (des sous ensembles du projet)
• Gérer la convergence du projet– Définir l'objectif
– Etre la mémoire du projet
– Agir pour converger
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111Gestion de projet
Evolution d’un projet
capacitéd'action
niveau deconnaissancesur le projet
déroulement du projet
exploration despossibilités :objectif : mieuxconnaître le projet
gels, décisionsl'entreprise secompromet
décisions globalessimulatnées ettardives pour diminuerles risques
passage à l'actegestion des délaiset des coûts
risquesd'obsolescencecommerciale
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112Gestion de projet
Rôle en phase de créativité
• Définition initiale : objectif et méthodes– Participation à la définition du cahier des charges. Définition (ou remise en
cause) des méthodes de travail.
• Mobilisation– Recrutement des ressources nécessaires.
• Adaptation des normes métiers– Lien entre projet et normes et stratégies des métiers participants ; adaptation.
• Recherche de compromis inter-métiers optimaux– Styliste, ingénieur d'étude, commercial n'ont pas les mêmes critères
d'évaluation. Le chef de projet a pour rôle d'accorder tous les points de vue.
– Homme de communication pour détecter les problèmes avant quel'irréversibilité du projet ne dicte une solution.
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113Gestion de projet
Rôle en phase de verrouillage
• Stabilisation progressive du projet– Il faut clore les débats ouverts dans la première phase. Le
désir de retarder le plus possible les prises de décisions,pour avoir le plus d'information possible, doit être tempérer.
– De même l'arrivée probable et incessante de nouvellesdonnées par la hiérarchie quant à la conjoncture, auxalliances, aux stratégies ne doit pas faire oublier la nécessitéde converger.
• Mise sous contrôle et mémorisation– Une fois le projet stabilisé, le processus de développement
doit être continûment suivi.
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114Gestion de projet
Rôle en phase de mise en œuvre
• Améliorer la dynamique du système– Fini le temps des prospectives, des prévisions, voici venu le
pompier.
– Le directeur de projet se mobilise sur les innombrables raisonsapparemment dérisoires qui pourraient entrainer des pertesimportantes. Il faut accroître la vitesse de réaction du système quitteà modifier les procédures de fonctionnement standards :
» limiter les remonté hiérarchiques,
» gérer les problèmes par lots plutôt qu'au cas par cas,» ...
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115Gestion de projet
Evolution du type de management
déroulement du projet
OuvertPropice à la créationRecherche de compromis
directifarbitrepompier
chercher à stabiliser le projet
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116Gestion de projet
Spécificités diverses
• Profils individuels improbables– Stratège créatif et volontariste au départ,
– il doit se muer en gestionnaire réaliste et scrupuleux,
– puis en pompier expéditif.
• Solution : un collectif. Il n'est pas question de changerd'équipe (rôle de mémoire).
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117Gestion de projet
Spécificités diverses
• Apprentissage permanent et accéléré– Le rôle évolue en permanence, et les compétences mises en
œuvre à plein régime font que l'apprentissage ne peut êtreque rapide. Une stratégie de prise de fonction lente est vouéeà l'échec : ce qui ne peut être fait à l'instant T ne peut plusl'être à T+1, puisqu'il faut faire autre chose.
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118Gestion de projet
Spécificités diverses
• Contradiction de la gestion du reste-à-faire– Les décisions prises en amont du projet peuvent être
remises en cause en aval. Les critères de qualité évoluentavec le temps. Ce qui compte est ce qui reste à faire.
– On s'intéresse moins à justifier les décisions passées qu'àrésoudre les problèmes à venir.
– Socialement, il faut avoir la force d'assumer cescontradictions apparentes.
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119Gestion de projet
Leviers de l’influence
• Communication• Secrétariat de projet• Action commando• Méthodologie structurante• Contractualisation• Le langage des objets physiques• La gestion symbolique des projets• L'art de l'influence
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120Gestion de projet
Communication
• Création et mobilisation de réseaux– Connaissance approfondie du milieu professionnel.
– Sortir des circuits formels.
• Il ne doit pas faire mais influencer pour faire faire– Rôle important, ampleur du terrain disproportionnés par
rapport aux moyens mis à disposition du directeur de projet.
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121Gestion de projet
Secrétariat de projet
• Rôle de reporting et d'animation des instancesdécisionnelles. C'est la légitimité de base du directeur deprojet. L'influence passe par le circuit hiérarchique ets'appuie sur les outils et méthodes de contrôle de projet.
• Les limites résident dans l'inertie du processus décisionnel,l'opacité et la non-exhaustivité de l'information traitée, laforte séparation entre ceux qui contrôlent et ceux qui font.
• Efficace surtout en mode de projet B. Sinon, on cherche àalléger le processus de reporting, pour trouver des modesd'infuence plus directs.
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122Gestion de projet
Action commando
• Prise de décision directe. Mais attention à ne pasdéresponsabiliser les structures opérationnelles. Cesinterventions sont plus fréquentes
– au début (pour marquer les orientations du projet) ou
– à la fin (pour parer au plus pressé)
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123Gestion de projet
Méthodologie structurante
• Emploi de méthode dans les processus de développement, eten particulier pour les processus de certification.
• "Mieux vaut un bout de planning simple mais fait et signé parle responsable de la tâche à des PERTs impressionnantsmais peu en prise avec la réalité de la vie du projet."
• "Mieux vaut connaître dès les premiers croquis des ordres degrandeurs économiques qui seront ensuite affinés, qu'avoirdes chiffrages précis mais tardifs émanant de servicesspécialisés, dont on se demande parfois à quelle réalitéphysique ils s'attachent."
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124Gestion de projet
Contractualisation
• Responsabilisation des acteurs projets. "Des acteursimpliqués, pas consultés".
• Effets pervers des méthodes : inflation de procédures,de coûts. déresponsabilisation
– "j'ai respecté à la lettre les procédures, donc je suis quitte"
• Contrat implique un engagement individuel important.Naturel pour des projets de type B, se développemême pour les autres.
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125Gestion de projet
Le langage des objets physiques
• Concrétiser le but du projet pour augmenterl'implication, l'intérêt. Aller sur le terrain, utilisermaquettes et prototypes.
• La proximité physique accélère et enrichit lacommunication, limite les ambiguïtés et lesmalentendus.
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126Gestion de projet
La gestion symbolique des projets
• Utilisation de techniques issues de la communicationet de la publicité pour améliorer l'efficacité del'influence.
• Le chef de projet est un homme de communicationqui manie la formule ou l'image pour convaincre etmobiliser.
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127Gestion de projet
L’art de l’influence
• Mélange de genres parfois contradictoires...• Méthode rationalisatrice vs manipulation d'images, de
formules• La pureté théorique n'est pas source d'efficacité• Développement de la contractualisation, même intra-
organisation
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128Gestion de projet
En bref
• Etendue des compétences du chef de projet large– Maîtrise technique
– Maîtrise de gestion
– Capacité à motiver
• Improbable chez un seul individu=> Equipe projet
• Mais l'équipe projet, si elle est le maillon le plusvisible, ne doit pas être le seul à être analysé et àévoluer pour améliorer l'efficacité du projet...direction,métiers doivent s'impliquer
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129Gestion de projet
Conclusion
évaluation
estimation
planification
contrôle
gestion technique
gestion du risque
management
technique
délais et coût
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130Gestion de projet
Cycle de vie
organisation conception réalisation
créativité verrouillage mise en œuvre
exploitation
maintenance
évaluation
estimation
planification
gestion technique
gestion du risque
contrôles
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131Gestion de projet
Bibliographie
(1) R. E Westney, Gestion de petits projets, Techniques de planification, d’estimation et decontrôle, Paris, afnor gestion, 1991
(2)Christophe Midler, "L'acteur projet, portrait d'un rôle d'influence", in Actes de la 8econvention de l'AFITEP : Direction et contrôle de projet", Paris, octobre 1992, pp 13-28
(3) L. Sayles, M. Chandler, "The project Manager : Organizational Metronome", inManaging Large Systems, New York, Harper & Row, 1971, pp 204-226
(4) P.J. Benghozi, Innovations et gestion de projets, Paris, Eyrolles, 1990
(5) Vincent Giard, "Les gestions du risque dans les projets", in Actes de la 8e conventionde l'AFITEP : Direction et contrôle de projet", Paris, octobre 1992, pp 175-191
(6) Vincent Giard, Gestion de projet, Economica, 1992
(7) Jean-Louis Muller, "L'estimation : un métier ou un art ?", in Actes de la 8e conventionde l'AFITEP : Direction et contrôle de projet", Paris, octobre 1992, pp 175-191
(8) Progèspace, "Guide méthodologique de gestion de projet", Support de formation 1990