Elementy składowe pisma

Elementy składowe pismaNagłówek – pole nadawcy,

Miejscowość, data,

Nazwa i adres odbiorcy – adresat,

Numer pisma (znaki powoławcze),

Formuła grzecznościowa rozpoczynająca,

Treść pisma,

Formuła zakończenia,

Podpisy,

Załączniki,

Rozdzielniki,

Wzory pism,

Nagłówek

Umieszczamy go w lewym górnym rogu lub pośrodku arkusza. Informacje w nagłówku dotyczą nadawcy. Można je tam podać z użyciem prostokątnego stempla firmowego (obecnie uważa się to za nieeleganckie i stosuje się tylko w dokumentach urzędowych typu: protokół, umowa, decyzja); lepiej wygląda, gdy dane te wpiszemy za pomocą maszyny do pisania lub komputera (edytora tekstu) albo gdy występują na papierze firmowym jako nadruk stały.

Powrót Dalej

Nagłówek cd. Nagłówek wpisujemy wiersz pod wierszem – bez dodatkowych odstępów (wierszak nr1)

w układzie blokowym, umieszczając jak najwięcej danych, które mogą przyśpieszyć

odpowiedź, a mianowicie:

Imię i nazwisko (nazwa instytucji)

ul. ........................................

Kod, miejscowość

Tel. .............................

Fax .....................

PRZYKŁAD NAGŁÓWKA

Agnieszka Piasek

ul. Grzeczna 78 m. 24

12-154 Elbląg

Tel. (0-32) 14-05-11

Fax (0-32) 14-03-12

Powrót Menu główne

Miejscowość, data

Miejscowość, data

Piszemy je z prawej strony, w tym samym wierszu, w którym rozpoczynamy pisanie nagłówka. Informacja tradycyjnie umieszczona w tym miejscu to miejscowość. Po miejscowości stawiamy przecinek, a po przecinku piszemy cyframi arabskimi, w układzie dwucyfrowym: dzień, miesiąc i rok (rok można napisać czterema cyframi). Ostatnio odchodzi się od skracania lub pisania cyfrą miesiąca, pisze się go słownie – jest to eleganckie i wyklucza pomyłki.

UWAGA: Amerykanie piszą datę w kolejności miesiąc – dzień – rok, dlatego w korespondencji ze Stanami Zjednoczonymi należy zawsze pisać miesiąc słownie.

Do wypełniania formularzy, druków statystycznych i ewidencyjnych, a więc w przypadku dokumentów, które sortuje się według dat, wpisuje się kolejno: rok – miesiąc – dzień, np. 2004-10-26.

Powrót

Pole adresata

Pole adresata

Dane dotyczące adresata wpisujemy na wierszaku nr 1 (najmniejsza odległość interlinii) w układzie blokowym po prawej stronie arkusza papieru, w odległości 1 cm od osi symetrii pisma, poniżej adresu nadawcy, nie używając interpunkcji. Między nazwą instytucji a adresem dajemy dodatkowy odstęp. Nad polem adresata można wpisać rodzaj korespondencji pocztowej, np.: POLECONY, LOTNICZY itp.. Jeżeli piszemy do konkretnej osoby (osób), to nad imieniem i nazwiskiem wpisujemy: Pani, Pan, Państwo itp..

POLECONYPaniKarolina Przemyska

ul. Piękna 12 m. 13435-90 Kutno

Podany powyżej sposób pisania pola adresata jest zgodny z PN-76/P-55315, często jednak dokładne dane dotyczące adresata umieszczamy wtedy, gdy pismo będzie wysyłane w kopercie z okienkiem; jeżeli list będzie wysyłany w kopercie bez okienka , to piszemy tylko dokładną nazwę adresata i miejscowość, bez ulicy i kodu miejscowości.

Powrót Dalej

W zależności od potrzeb pismo kieruje się do przedsiębiorstwa bez wskazania konkretnego odbiorcy lub jego działu, np.:

Wydawnictwo Szkolne i Pedagogicznepl. Dąbrowskiego 800-950 Warszawa

lub ze wskazaniem działu, np.:

Przedsiębiorstwo Handlowo Usługowe„Forma”Dział HandlowyŁódź

Jeżeli piszemy do konkretnej osoby, to czynimy to następująco:

Pan dr Krzysztof KrukDyrektor Generalny Przedsiębiorstwo Handlowe „Tur”w Krakowie

Pole adresata 1

DalejPowrót Menu główne

Nazwę firmy można pisać w mianowniku lub w dopełniaczu, imię i nazwisko (nazwiska)poprzedza się wyrazami Pan, Pani, Państwo. Nie skracamy nazw stanowisk służbowych. Do niektórych osób piszemy z zastosowaniem specjalnego tytułu, np.:

– papież – Jego Świątobliwość,– król, królowa – Jego (Jej) Wysokość,– kardynał – Jego Eminencja,– rektor wyższej uczelni – Jej (Jego) Magnificencja,– biskup, arcybiskup Jego Ekscelencja,– ambasador, wyższy urzędnik ambasady – Jej (Jego) Ekscelencja.

PRZYKŁADY ADRESOWANIA ZE SPECJALNYMI TYTUŁAMI:

Pole adresata 2

Powrót DalejMenu główne

PRZYKŁADY ADRESOWANIA ZE SPECJALNYMI TYTUŁAMI:

Jego Magnificencja Jej Ekscelencjadr Szymon Lipiński Agnieszka PiasekRektor Wyższej Szkoły Pedagogicznej Ambasador Polski w USAw Łodzi

W treści pisma zwracamy się do adresata: Pani Rektor, Panie Ambasadorze.Dopuszczalna, chociaż dość niezręczna, jest forma adresowania pisma do konkretnej osoby, ale bez wskazania jej nazwiska, np.:

Pan Dyrektor Naczelny„Klik” S.A.Łódź

Zasadą jest jednak, że nadawca, jeśli chce zaadresować pismo do konkretnej osoby, powinien dowiedzieć się jej danych personalnych.Zdarza się też sytuacja odwrotna: piszemy, np. do dyrektora, bez podania stanowiska służbowego. Tak zaadresowane pismo świadczy o jego prywatnym charakterze, np.:

Pani Grażyna BąkZakłady Chemiczne w Zgierzu

Pole adresata 3


Znaki powoławczeNależą do nich: znak adresata (Wasz znak), data pisma, na które piszemy odpowiedź, znak własny (nasz znak), data naszego pisma. Znak pisma jest to skrót literowy – numer kolejnego pisma w roku łamany przez rok, np.: PZU 22/04 oznacza pismo z PZU, kolejność w rejestrowaniu – 22 w roku 2004. Jeżeli jest to pierwsze pismo w danej sprawie to piszemy tylko nasz znak.Coraz częściej jest stosowana taka właśnie forma: Znaki powoławcze są umieszczone przy lewym marginesie, poniżej adresu odbiorcy.

ZNAKI POWOŁAWCZE – PRZYKŁAD 1

Nazwa instytucji, status prawny Łódź, 10-03-2004 r.ul. .....................kod miejscowośćtel., fax

PaniAgnieszka MiarekPrezes Spółki z o.o. „Krak”w Łodzi

Nasz znak:Wasz znak:

Sprawa: zapytanie o ofertę

Znaki powoławcze 1

Powrót Dalej


Nazwa instytucji, status prawny Wrocław,dnia 10-03-2004 r.ul. .....................kod miejscowośćtel., fax.

PaniWanda SkatPrezes Spółki z o.o. „Krak”w Sieradzu

id.22/04

Sprawa: odpowiedz na zapytanie o ofertęC/34/04 z 20 października 2004 r.

Znaki powoławcze zostały umieszczone przy lewym marginesie, poniżej adresu odbiorcy; data i znak pisma, na które list odpowiada, podano po wyrazie „Sprawa:”

Znaki powoławcze 2

Powrót DalejMenu główne

Coraz rzadziej jest stosowane tradycyjne rozmieszczenie znaków powoławczych – przykład nr 3.

Znaki powoławcze 3


Nazwa instytucji, status prawny Łódź, 10-03-2004 r.

ul. .....................

kod miejscowość

tel., fax

Pani

Izolda Domierzalska

Prezes Spółki z o.o. „KAAS”

Szczecin

Wasze pismo z dnia Wasz znak Nasz znak Data

Sprawa:


Formuła grzecznościowa rozpoczynająca Po napisaniu pola adresata wpisujemy z lewej strony (od marginesu) formułę grzecznościową rozpoczynającą:

Szanowna Pani Szanowny PanieSzanowne panieSzanowni Panowie Szanowni Państwo

Po napisaniu tego zwrotu można napisać przecinek i wtedy treść rozpoczynamy małą literą. Jeżeli po tym zwrocie nie postawimy przecinka, treść zaczynamy wielką literą. Jeżeli znamy adresata to możemy się zwrócić następująco:

Szanowna Pani PrezesSzanowna Pani DoktorSzanowny Panie DyrektorzeSzanowny Panie Profesorze

Zwierzchnik może zwrócić się do podwładnego (nigdy odwrotnie):

Szanowny Panie Kowalski

(zwrot ten ma charakter oficjalny i oschły, i na ogół niczego dobrego nie możemy się spodziewać po takim pismie)

Formuła grzecznościowa 1

Powrót Dalej

Nie łączymy zwrotów rozpoczynających grzecznościowych z tytułem służbowym i nazwiskiem, a także z imieniem i nazwiskiem (np. nie należy pisać: Szanowny Panie Dyrektorze Kruk).

W żadnym piśmie nie wolno nadużywać nazwiska, ponieważ jest ono prawnym sposobem identyfikacji człowieka. Nazwisk używamy ostrożnie, tak żeby nie dotknąć adresata. Można jednak – w razie potrzeby – użyć w treści imienia i nazwiska, np.:

Pani Rektor Anna Król

Do Pań, które zajmują stanowiska o charakterze męskim lub wykonują zwyczajowo męskie zawody, zwracamy się, używając form męskich i nie odmieniając ich, np.:

pani mecenas, pani prezes, pani inżynier, pani magister, pani dyrektor, pani kierownik

(chociaż pani dyrektorka i pani kierowniczka są również przyjętymi formami).

Przy składaniu życzeń w zaproszeniach lub podczas zwracania się do powszechnie znanych osób szczególny szacunek można wyrazić słowami:

Wielce Szanowna pani, Wielce Szanowny Panie, Wielce Szanowne Panie, Wielce Szanowni Panowie, Wielce Szanowni Państwo.

Formuła grzecznościowa 2


Treść

Pismo piszemy albo w układzie blokowym, albo z wcięciem akapitowym. Nie wolno mieszać układów i jeżeli rozpoczynamy pisanie w którymś z układów, to stosujemy go konsekwentnie do końca.

Można w treści stosować punktację, wyróżnienie ważniejszych fragmentów tekstu. Można również zatytułować pismo (np. „Oferta”, „Podanie” itp.. ) lub napisać od lewego marginesu: „Dotyczy:” albo „Sprawa:” i w jednym zdaniu napisać, czego dotyczy pismo. Jest to temat pisma. Najczęściej jest on wyrażony hasłowo, ułatwia szybkie zorientowanie się w treści pisma oraz umożliwia sprawne skierowanie go do właściwego działu.

Treść

Menu główne

Formuła zakończeniowa

Po treści w odległości 3 odstępów na wierszaku nr 1, po prawej stronie, piszemy formułę grzecznościową pożegnalną, np.:

Z poważaniem (elegancka i najczęściej spotykana forma),

Łączę wyrazy szacunku,

Z wyrazami szacunku,

Pozdrawiamy (wtedy gdy znamy odbiorcę pisma).

W pismach do osób, którym należy się szczególny szacunek, lub w dyplomacji, możemy użyć zwrotów:

Z wyrazami najgłębszego szacunku,

Z wyrazami wdzięczności,

W smutnych okolicznościach są stosowane zwroty:

Z wyrazami współczucia,

Z wyrazami żalu itd.

Formuła zakończenia

Menu główne

PodpisyW odległości 2 do 3 odstępów na wierszaku nr 1 od formuły pożegnalnej, z prawej strony arkusza piszemy formułę podpisową, w której skład wchodzi stanowisko oraz imię i nazwisko podpisującego (może być wpisany również tytuł naukowy).Formułę podpisową można sporządzić w układzie blokowym:

Dyrektor

(mgr Janina Stopka) lub w układzie symetrycznym

Prezes

(mgr Anna Knot)

Jeżeli pod podpisem podpisują się dwie osoby, to można podpisy rozmieścić na równej linii jeden z lewej, a drugi z prawej strony:

Główny Księgowy Dyrektor Naczelny

(Jan Bober) (Krystyna Grab)

Podpisy 1

Dalej Powrót

Podpisy

Z lewej strony umieszczamy osobę o niższej, z prawej o wyższej randze w hierarchii służbowej. Można tez umieścić podpisy z prawej strony jeden pod drugim, wtedy podpis osoby niższej rangą w hierarchii służbowej umieszczamy według tych samych zasad co przy jednym podpisie, a podpis osoby wyższej rangą – pod pierwszym podpisem, w odległości 3 odstępów na wierszaku nr 1, jeden podpis pod drugim:

Główny Księgowy

(Jan Krakowski)

Dyrektor Naczelny

(Agnieszka Pławek)

Podpisy 2

Dalej Menu głównePowrót

Odległości między zwrotem pożegnalnym a treścią i podpisami zachowujemy takie same, jak przy rozmieszczeniu jednego podpisu.

Jeśli pismo jest podpisywane przez dwie osoby równorzędne stanowiskami, to z lewej strony składa podpis osoba bliżej związana służbowo z poruszanymi w liście sprawami, np.:

Z poważaniem

Główny Księgowy Dyrektor ds. handlowych

(mgr Ewa Adamczyk) (mgr Anna Włodarczyk)

Jeżeli pismo podpisuje nie właściwy autor pisma, lecz osoba do tego upoważniona, to należy zamieścić odpowiednie oznaczenie: z up. – z upoważnienia, wz. – w zastępstwie, p.o. – pełniący obowiązki, np.:

Z poważaniem

Dyrektor Generalny

z up. Alicja Siuda

(mgr Michał Polot)

Podpisy 3


ZałącznikiZ lewej strony na tej samej wysokości co jeden podpis umieszczamy z prawej strony, piszemy wyraz „Załączniki:” umieszczamy pod podpisem z lewej strony. Pod tym wyrazem wymieniamy załączniki, wpisując je na wierszaku nr 1 i uważamy, aby z nazwami załączników nie wyjść poza oś symetrii pisma.

Jeśli dołączymy informatory, Katalogi lub ulotki reklamowe, zapowiadamy to w tekście pisma, np.:

Jako załączniki otrzymują Państwo....,

Proszę zapoznać się z załączoną ulotką ....,

Dane techniczne znajdą Państwo w załączonym informatorze.

PRZYKŁAD ROZMIESZCZENIA INFORMACJI O ZAŁĄCZNIKACH W PIŚMIE, KTÓRE JEST OPATRZONE JEDNYM PODPISEM

Załączniki: Odręczny podpis

Kopia świadectwa maturalnego,

Kopia dyplomu za zajęcie

trzeciego miejsca w olimpiadzie gramatycznej.

Załączniki 1

Menu główne Dalej

PRZYKŁAD ROZMIESZCZENIA INFORMACJI O ZAŁĄCZNIKACH W PISMIE, KTÓRE ZOSTAŁO PODPISANE PRZEZ DWIE OSOBY

Z poważaniem

Główny księgowy Dyrektor ds. handlowych

(mgr Ewa Bil) (mgr Małgorzata Kowalczyk)

Załączniki:

Załączniki 2


ROZDZIELNIK

Jest to informacja o tym, kto powinien się zapoznać z treścią pisma. Wpisujemy tę informację z lewej strony, pod „Załącznikami”. Po wyrazach „Otrzymują:” lub „Do wiadomości:” wpisujemy informacje o tym, kto otrzymuje nasze pismo, kto powinien się zapoznać z jego treścią i nie przechodzimy z tekstem poza oś symetrii. Instytucje lub osoby wpisujemy według ważności w hierarchii służbowej lub w kolejności alfabetycznej, np.:

PRZYKŁAD ROZDZIELNIKAZałączniki:

Kopia mapki geodezyjnej

Otrzymują: (lub Do wiadomości:)

Sąd Rejonowy w Zgierzu

Antoni Banan

Sławoy Gwóźdź

Alantolyna Molak

Marcin Warzywniak

Edwarda Zgnilak

Te informacje, które odnoszą się do wzorcowego pisma, będą wykorzystywane w większości pism. Zmienne mogą być tylko szczegóły, natomiast zasadnicza część pozostanie bez zmian.

Rozdzielnik

Menu główne

Wzory pism

Menu główne

Wzory pism

Menu główne

Wzory pism

Menu główne

Wzory pism

Menu główne

Wzory pism

Menu główne

Wzory pism

Menu główne

Wzory pism

Menu główne

Wzory pism

Te informacje, które odnoszą się do wzorcowego pisma, będą wykorzystane w większości pism. Zmienne mogą być tylko szczegóły, natomiast zasadnicza część pozostaje bez zmian.

- Elementy pisma w układzie europejskim- Wzór pisma w układzie europejskim- Elementy pisma w układzie amerykańskim- Wzór pisma w układzie amerykańskim- Wzór blankietu BR lub Firmowego- Wzór pisma według blankietu BZ- Wzór pisma według blankietu BU

Menu główne

Documents

Elementy składowe pisma