Ems Guide v1 0

Page 1 of 19

PANDUAN UMUMEmployee Management System, versi 1.0

© IT Corporate – December, 2008Bahasa Indonesia

Kawasan Karyadeka Pancamurni Blok A Kav.3 Lemahabang, Bekasi 17550 Jabar – INDONESIAPhn. +62-21 8990-8111 Fax. +62-21 8990-8110

Page 2 of 19

DAFTAR ISI

1. Memulai Sistem …………………………………. 4

2. Menu dan modul pada EMS versi 1.0 …………………………………. 6

3. Keterangan Menu Master Employee …………………………………. 7

3.a. Modul User Guide (PDF) …………………………………. 7

3.b. Modul PSN Organization …………………………………. 7

3.c. Modul Employee Profile View …………………………………. 7

3.d. Modul Employee Maintenance …………………………………. 9

3.e. Modul Entry Employee Shift …………………………………. 11

4. Keterangan Menu Attendance …………………………………. 12

4.a. Modul Absence Entry …………………………………. 12

4.b. Modul Individual Report …………………………………. 13

4.c. Modul Daily Report …………………………………. 14

4.d. Modul Monthly Report …………………………………. 16

5. Keterangan Menu Leave …………………………………. 17

5.a. Modul Annual Leave Entry …………………………………. 17

5.b. Modul Approval Transaction …………………………………. 18

5.c. Modul Other Leaves Entry …………………………………. 19


Page 3 of 19

Hallo.

Selamat datang di EMS (Employee Management System) versi 1.0.

Panduan umum ini ditulis dalam Bahasa Indonesia. This User Guide is in Bahasa.

EMS adalah pengembangan dari HRMS yang sudah dikembangkan sejak beberapa

tahun yang lalu. Semua feature yang ada pada HRMS secara berangsur-angsur akan

diakomodasi oleh EMS, dengan beberapa pengembangan lainnya lebih lanjut.

Berikut ini adalah panduan singkat tata cara pemakaian EMS untuk kebutuhan users

dalam lingkup PT. Pasifik Satelit Nusantara.

Beberapa istilah yang digunakan dalam panduan ini,

• Mandatory, artinya wajib (diisi), pada modul umumnya ditandai dengan warna

text merah.

• Optional, artinya tidak wajib (diisi).


Page 4 of 19

1. Memulai Sistem.

Masuk ke website PSNCorner, dengan alamat http:\\corner.psn.co.id.

Sistem akan meminta username dan password, jika belum dirubah, maka username

adalah frase pertama dari email anda, dan password adalah frase tersebut ditambah

"2009".

Contoh 1 : email anda = [email protected]

maka username : fulan

password : fulan2009

Contoh 2 : email anda = [email protected]

maka username : fulan.guritno

password : fulan.guritno2009

Gambar : Tampilan awal PSNCorner

Jika username dan password sudah terdaftar, maka anda akan segera masuk ke dalam

PSNCorner. Untuk keamanan dan kenyamanan bersama, maka segera ganti password


Page 5 of 19

anda pada link "Change Password", atau click "Logout" jika anda tidak ingin

melanjutkan.

Gambar : Tampilan jika login sukses

Click icon "Employee Management System", maka anda akan masuk ke dalam sistem

yang akan memberikan layanan khusus terkait dengan kepegawaian.

Segera rubahpassword anda!


Page 6 of 19

2. Menu dan modul pada EMS versi 1.0

Menu dan modul-modul yang disediakan pada EMS versi 1.0 masih terbatas, dapat

digambarkan sebagai berikut,

Hal-hal lain yang sedang dikembangkan dan akan segera tersedia, diantaranya:

Medical maintenance (termasuk reimburse, medical report untuk karyawan kontrak

atau dari Asuransi untuk karyawan permanen, bantuan kacamata).

Online surat HRD (Surat Keterangan Pegawai, Surat Ijin, dll).

Pengembangan jangka panjang, diantaranya:

Online Performance Appraisal.

Candidates database and maintenance.

dll.

Gambar : Menu dan Modul yang disediakan pada EMS versi 1.0

Terkait dengan distribusi sistem, menu dan modul yang anda terima bisa saja lebih

banyak daripada gambaran tsb. Menu dan modul diatas sifatnya dasar, dapat diakses

oleh kebanyakan user saat ini.


Page 7 of 19

3. Keterangan Menu Master Employee.

3.a. Modul User Guide (PDF).

Berisi dokumen PDF yang sedang anda baca ini. Selain berupa panduan umum,

dokumen ini juga menjelaskan features dan update apa saja yang ditambahkan atau

terjadi pada EMS pada setiap versi.

3.b. Modul PSN Organization (available soon).

Pada modul ini anda (akan) dapat melihat struktur organisasi dalam tubuh PT.Pasifik

Satelit Nusantara, dan dapat melakukan pencetakan dalam format PDF (tabular).

Pencetakan dalam bentuk bagan struktur organisasi sedang dikembangkan.

3.c. Modul Employee Profile View.

Pada modul ini, users dapat melihat informasi seluruh karyawan PSN (beserta foto,

jika sudah ada).

Gambar : Tampilan awal Employee Profile View


Page 8 of 19

Karena pertimbangan privacy, maka hanya data-data umum yang dapat dilihat oleh

users. Data lengkap hanya dapat dilihat dan dikelola oleh HRD.

Karyawan yang akan dilihat profile-nya dapat anda pilih dari list yang ada (diurutkan

berdasarkan abjad). Anda juga dapat mencari nama karyawan dengan memanfaatkan

fasilitas search yang sudah disediakan, masukkan nama (atau sebagian frase dari

nama), lalu tekan tombol “Search”.

Dan Untuk menampilkan profile karyawan, tekan pada nama karyawan yang

bersangkutan.

Gambar : Tampilan Employee Profile View

Tidak seluruh informasi dari seorang karyawan dapat dilihat oleh user, hanya

sebagian saja yang bersifat umum yang akan ditampilkan.


Page 9 of 19

3.d. Modul Employee Maintenance.

Pada modul ini, user dapat me-maintain (memelihara) data-data tertentu yang terkait

dengan dirinya. Tidak semua data dapat dirubah oleh user, dan user hanya dapat

membuka datanya sendiri (tidak dapat membuka data karyawan lainnya). Data

lengkap seluruh karyawan hanya dapat dikelola oleh Administrator (HRD).

Jika user mengharapkan perubahan pada bagian tertentu tetapi tidak dapat

dilakukannya sendiri, silahkan hubungi HRD.

Gambar : Employee Maintenance

User dapat melakukan pencetakan resume standar dalam bahasa Inggris (curriculum

vitae) dari modul ini (available soon). Resume ini dapat digunakan untuk keperluan

tender project atau hal-hal lainnya yang terkait dengan kebutuhan PT. Pasifik Satelit

Nusantara.

Selain informasi utama yang dapat dipelihara, terdapat beberapa informasi tambahan

yang juga dapat dilengkapi oleh user. Data-data tersebut diantaranya data keluarga,

alamat, dan seterusnya.


Page 10 of 19

Makin lengkap data yang ada, makin baik resume yang dihasilkan (meskipun tidak

seluruh data ditampilkan oleh sistem sebagai resume, melainkan data yang memang

dibutuhkan sebagai informasi teknis / profesional).

Gambar : Informasi pendukung pada Employee Maintenance


Page 11 of 19

3.e. Modul Entry Employee Shift.

Pada modul ini, users dapat memasukkan daftar karyawan di bagiannya jika karyawan

tertentu mengikuti pola shift. Users tidak dapat merubah atau memasukkan data diluar

bagiannya.

Gambar : Employee Shift

Untuk mendaftarkan karyawan sebagai shift, lengkapi beberapa parameter yang

sifatnya mandatory (Start Date, Start Time, End Time). Khusus parameter Start Time

dan End Time, meskipun harus diisi, tidak akan digunakan oleh sistem secara khusus.

Hal ini mengingat kompleksnya perhitungan jam shift di setiap departemen yang

berbeda-beda (terkait juga dengan long-shift, shift pengganti, dsb).


Page 12 of 19

4. Keterangan Menu Attendance.

4.a. Modul Absence Entry.

Modul ini menyediakan fasilitas untuk user jika ingin memasukkan data

ketidakhadiran. Modul dapat diakses secara langsung melalui menu, atau, modul ini

juga dapat diakses melalui report (individual dan daily report, lihat penjelasan

selanjutnya pada bagian report).

Gambar : Absence Entry

Anda dapat memasukkan data ketidakhadiran kapan saja, umumnya dilakukan setelah

karyawan masuk kembali (misalnya esok hari-nya).

Data ini dapat bermanfaat terutama untuk atasan dari karyawan (misalnya melihat

kedisiplinan anggotanya dalam menjelaskan ketidakhadiran), dan dapat digunakan

pula oleh HRD untuk kebutuhan lainnya.


Page 13 of 19

4.b. Modul Individual Report.

Individual Report digunakan untuk melihat data kehadiran per-individu / perorangan.

Data yang ditampilkan dapat dicetak atau disimpan dalam format PDF. Sistem

mengijinkan semua karyawan dapat melihat seluruh laporan individu.

Gambar : Individual Report

Hal-hal yang harus dilakukan oleh user sebelum menjalankan Individual Report :

• Pilih nama karyawan yang akan dilihat laporannya (mandatory).

• Masukkan Start Date untuk data yang akan ditampilkan (mandatory).

• Masukkan End Date untuk data yang akan ditampilkan (mandatory).

• Tekan tombol "Query", sedangkan tombol "Cancel" digunakan untuk

mengosongkan parameter tanpa menjalankan report.

User dapat menuju tanda tanya (“?”) pada kolom “Out” untuk memasukkan

keterangan tertentu jika diperlukan. Tanda tanya ini muncul jika karyawan belum /

tidak melakukan transaksi pulang pada mesin absen sidik jari.


Page 14 of 19

4.c. Modul Daily Report.

Daily Report digunakan untuk melihat data kehadiran per-hari. Data yang ditampilkan

dapat dicetak atau disimpan dalam format PDF.

Gambar : Daily Report

Hal-hal yang harus dilakukan oleh users sebelum menjalankan Daily Report :

• Masukkan tanggal yang akan dilihat laporannya (mandatory), dengan format

dd-mm-yyyy, misalnya 23-12-2008. Dapat menggunakan bantuan tombol

calendar di sisi kanan input-text.

• Masukkan Section yang diinginkan (optional). Section dapat bermacam-

macam tingkatannya, dari sub departemen, hingga direktorat. Kosongkan jika

ingin melihat seluruh Section.

• Masukkan Employee Status yang diinginkan (optional). Employee Status

dapat bermacam-macam, misalnya Permanent, Contract, Outsource, Student

Program, atau Kerja Praktek. Kosongkan jika ingin melihat seluruhnya.


Page 15 of 19

• Masukkan Vendor yang diinginkan (optional). Vendor ini terkait dengan

parameter sebelumnya (Employee Status). Hanya Employee Status

"Outsource" yang terkait dengan parameter vendor ini. Kosongkan jika ingin

melihat semua data tanpa terkait nama vendor.



Pada beberapa kasus, report ini tidak dapat menggambarkan kinerja pegawai shift

(terutama shift 3/malam).

User dapat menuju tanda tanya (“?”) pada kolom “Out” untuk memasukkan

keterangan tertentu jika diperlukan. Tanda tanya ini muncul jika karyawan belum /

tidak melakukan transaksi pulang pada mesin absen sidik jari.

User (non-shift) dapat melakukan transaksi sidik jari berkali-kali (meskipun tidak

dianjurkan), sistem hanya akan mengambil transaksi terpagi dan tersore sebagai data

IN dan OUT.

Pada modul-modul report ini (Individual, Daily, Monthly), data yang ditampilkan

dapat diurutkan sesuai kolom yang diinginkan. User cukup menekan judul kolom

(contoh: “Employee Name” pada Daily Report).


Page 16 of 19

4.d. Modul Monthly Report.

Monthly Report digunakan untuk melihat data kehadiran per-bulan. Data yang

ditampilkan dapat dicetak atau disimpan dalam format PDF.

Gambar : Monthly Report

Hal-hal yang harus dilakukan oleh users sebelum menjalankan Monthly Report :

• Masukkan bulan yang akan dilihat laporannya (mandatory), dengan format

mm-yyyy. Misalnya : 12-2008.

• Masukkan Section, Employee Status, Vendor yang diinginkan (optional).

Keterangan seperti pada Daily Report.




Page 17 of 19

5. Keterangan Menu Leave.

5.a. Modul Annual Leave Entry.

Modul Annual Leave digunakan untuk memasukkan request cuti tahunan (12 hari

kerja). Pada modul ini user dapat mengetahui jatah cuti yang tersisa, berikut carry

forward jatah cuti dari tahun sebelumnya (jika ada), dan berapa cuti yang sudah

terpakai.

Gambar : Annual Leave Entry

Pada modul ini, user harus melengkapi nama atasannya dan jika dibutuhkan dapat

memasukkan juga nama atasan tidak langsung sebagai tembusan email.

Seluruh cuti yang akan atau pernah diambil oleh karyawan ditampilkan pada history

cuti, berikut statusnya (pending, approved).


Page 18 of 19

5.b. Modul Approval Transaction.

Modul Approval Transaction khusus disediakan untuk melakukan approval

(persetujuan / penolakan) atas cuti yang diajukan. Modul ini digunakan sebagai

pendamping atau bantuan jika atasan/supervisor tidak dapat melakukan approval

melalui email.

Gambar : Approval Transaction

Melalui email atau melalui modul ini, cuti di-approve sekali saja (segera status akan

berubah menjadi disetujui atau tidak disetujui, dan history approval akan

ditampilkan).


Page 19 of 19

5.c. Modul Other Leaves Entry.

Modul Other Leaves Entry digunakan untuk memasukkan request cuti khusus (tidak

termasuk cuti annual 12 hari kerja). Pada modul ini user dapat memilih cuti apa yang

akan diambilnya. Pilihan yang ada saat ini adalah cuti melahirkan, cuti unpaid, cuti

yang ada kaitannya dengan keagamaan, cuti menikah.

Gambar :Other Leaves Entry

Cuti melahirkan diberikan selama 3 bulan (termasuk Sabtu, Minggu, dan hari libur).

Misalnya cuti dimulai pada tanggal 1 Juni, maka tanggal selesai adalah 1 September.

Cuti menikah adalah 3 hari (di dalam kota) dan 5 hari jika pernikahan dilakukan di

luar kota. Sedangkan untuk cuti lainnya user dapat menghubungi HRD dahulu

sebelum melakukan transaksi pada modul.


Documents

Ems Guide v1 0