Engineering With Save Cost in Purchasing

วศวกรรมกบการประหยดคาใชจายในการจดซอ

12 กนยายน 2557

ประสบการณรอบดานกวา 20 ปครอบคลม งานจดซอ/จดจาง, การพฒนาระบบงานจดซอ, งานขนสง, งานโครงการดานวศวกรรม ดงน

• กวา 10 ปสาหรบงานจดซอ/จดจางในประทศและตางประเทศ (จางงานบรการ/ซอมบารง, งานกอสราง/วศวกรรม, อะไหล และสนคาทวไป) รวมถงการพฒนาระบบงานและรายงานจดซอ/จดจาง และ โครงการ ERP-SAP-MM, MAXIMO รวมถงการบรหารสายงานจดซอ

• 10 ป สาหรบงานโครงการดานงานกอสราง/วศวกรรมมากวา 20 โครงการตงแตเรมจนสนสดโครงการ (ประเมนราคา, เตรยมเอกสารขอกาหนด, ประมลงาน, สงซอเครองจกร/วสด, ควบคมงานกอสราง จนจบโครงการ) ในตาแหนงวศวกรอาวโส

Pallop Satjaraxaปลลพ สจจรกษVP-Procurement & Sourcing – Ananda DevelopmentE-mail : [email protected] Mobile : 089-200-4646

MBA (General Management) Kasetsart UniversityMSC (Information Technology) King Mongkut University of Technology ThonburiB.Eng (Mechanical Engineering) Chiang Mai University

pallops.blogspot.com

Document Sharing

pallops.com

เอกสารวนน thai.org/amc

Pallop Satjaraxa ปลลพ สจจรกษ B.Eng, Msc.IT, MBA

[email protected]

Professional Summary More than twenty years diverse experience in purchasing, procurement

system development, logistics, and engineering project controlling as following:- - More than ten years hand on experience in local and oversea purchasing

(services, construction, spare part and supply materials), procurement system development (MAXIMO/SAP) as Manager and Leader

- Ten years hand on experience in more than twenty construction projects from end to end in engineering project processes starting from cost estimation, material and machinery procurement, scheduling, tender/bidding document preparation, control contractor to fabrication and installation, until plant commissioning as Senior Project Engineer.

ประสบการณรอบดานก วา 2 0 ปครอบคลม งานจด ซอ /จด จ าง , การพฒนาระบบงานจด ซ อ , งานขนสง , งานโครงการ ดานวศวกรรม ด ง น

- ก ว า 1 0 ปส าหรบงานจด ซอ /จด จ าง ในประทศและตางประเทศ ( จ างงานบรการ / ซอมบ า ร ง , งานกอส ราง /วศวกรรม , อะไหล และ สนคาท ว ไป ) รวมถงการพฒนาระบงานและรายงานจด ซอ /จด จ าง และ โครงการ E RP - SAP -MM, M AXIMO ในต าแหนง ผ จดการ และ หวหนาทมงาน

- 10 ป ส าหรบงานโครงการ ดานงานกอส ราง /วศวกรรมมาก วา 2 0 โครงการต ง แ ต เ รมจน สนสดโครงการ (ประ เมนราคา , เต รยม เอกสารขอก าหนด , ประมลงาน , ส ง ซอ เค รองจกร /วส ด , ควบคมงานกอส ราง จนจบโครงการ ) ในต าแหนงวศวกรอา ว โส

Education

MBA (General Management) Kasetsart University MSC (Information Technology) King Mongkut University of

Technology Thonburi B.Eng (Mechanical Engineering) Chiang Mai University

Experience

Vice President (Procurement &Sourcing) Ananda Development (Public) Co. , Ltd. Purchasing Manager (Direct Non-Raw) Cargill Meats (Thailand) Ltd. Purchasing Manager Bangkok Metro (Public) Co. , Ltd. Purchasing Manager (Construction) BB Technology Co. ,Ltd (Benchachinda) Spare Part Management Consultant DTB Pumping ,Australia ERP SAP-MM Team Leader IRPC (Public) Co. , Ltd. Asst. Purchasing Manager IRPC (Public) Co. , Ltd. Senior Project Engineer Thai Petrochemical Industry (Public) Project Engineer Siam Cement (Public) Co. , Ltd.

Training

Construction Estimator, Price Negotiation, KPI Measurement, Spending Analysis

and Supply Positioning Model, ERP Software (SAP, Oracle, MAXIMO) A dvance MS.

Access and SQL etc.

mailto:[email protected]

A : มบางงานทไมมผ รบผดชอบ

จดซอ(Procurement

วศวกรรม(Engineering)

B : แบงงานกนชดเจนมขอบเขตทแนนนอน



C : มงานบางสวนทตองชวยกนทา หรอ เกยงงาน



D : ใหวศวกรเปนผจดซอ/จดจางเอง

จดซอ(Procurementวศวกรรม(Engineering)

Roles and Responsibilities DOUBLE-BARRELED

Requirement/TOR/Specification Sheet

Budget/Estimate Cost/Reference Price/Historical

Price/Price Compare

สามเหลยมแหงการจดซอจดจางRequire Date/Project Time Line/Schedule

หวงโชคณคา (Value Chain) – วศวกร และ จดซอ อยทไหนขององกรณ

ผลตสงมอบสนคาและ/หรอบรการไปยงลกคา

SIPOC Model - ใครเปนลกคาใคร

Suppliers Inputs Outputs CustomersProcess

SS II PP OO CC

StartStart EndEnd

SIPOC Model - ใครเปนลกคาใคร

Supplier Input Process Output Customer

วศวกร / ผใชงาน

แผนการซอมบารง/โครงการ/สงซออะไหล

กาหนดรายละเอยด/รางขอกาหนด/แบบ

ใบขอซอ/ขอกาหนด/แบบ

จดซอ

จดซอ ใบขอซอ/ขอกาหนด/แบบ

-หาผขาย/ผใหบรการ

-กระบวนการจดซอ จดจาง

ใบสงซอ/สญญา วศวกร / ผใชงานผขาย/ผใหบรการ/ผรบเหมา

ผขาย/ผใหบรการ/ผรบเหมา

ใบสงซอ/สญญา ผลตสนคา/ใหบรการ/กอสราง

สนคา/บรการ/สงกอสราง

จดซอ / วศวกร / ผใชงาน

ตวอยาง – ความรวมมอและมองเปาหมายรวมกน

ฝายวศวกรรม ฝายจดซอ ขอเสนอแนะกาหนดความตองการใหชดเจน ทาความเขาใจ/หาความรใน

งาน/สนคา เบองตนกาหนด Template/Check

List/Form

ไมกาวกายเรองราคาและเงอนไข ไมทา Back Door

Selling

มทกษะการตอรองราคาและมแหลงอางอง

อบรมสมนา/เกบประวตขอมลราคา

/มระบบ ERP/กฏระเบยบ

กาหนดทางเลอก แนะนาสนคาใกลเคยง/ทดแทน/แหลงขาย/

ผ รบเหมา

ศกษาหาความรในงาน/สนคา มขอมลลวงหนา

Sourcing อยางสมาเสมอโดยเฉพาะสนคา/บรการหลกขององกรณ นดผขายมานาเสนอสนคา/บรการใหม

สมาเสมอ


ฝายวศวกรรม ฝายจดซอ ขอเสนอแนะรวบรวมความตองการ/วางแผนการใขสนคา/บรการระยะ

ยาว

ทา Blanket Order/Call-Off Contract (Price Catalog)

Spending Analysis/Supply Positioning Model เพอ

วางแผน กลยทธ / ใชระบบ ERP

ใหขอเสนอแนะกรณทมความแตกตางกนในตวสนคา/บรการ

/ประเมนเทคนค

ใชหลกการในการพจารณาคดเลอกผขาย/ผใหบรการทเหมาะสม ไมใชเกณฑราคา

เพยงอยางเดยว

กาหนดเกณฑ และวธคดเลอกไวลวงหนา เชน AHP, Price Performance E-Auction

ชวยเหลอสนบสนน/ตดตาม/ทกทวงกรณไมเปนไปตาม SLAใหขอมลกลบโดยเรวเมอรองขอ

กาหนดระยะเวลามาตรฐานการทางาน (Standard Time/SLA) เพอชวยลดตนทนการจดเกบ และเพมความพงพอใจ

กาหนดจากประวต/วเคราะห กาจดงาน/กระบวนการซาซอน

ไมจาเปนใช ERP/Paperless


ฝายวศวกรรม ฝายจดซอ ขอเสนอแนะวเคราะห Inventory เชน ABC Analysis กรณ Store Spare

Part/Warehouse

ใหขอมลสนบสนน และรวมกาหนด กลยทธในการจดหา ใน

แตละกลม

ใชระบบ ERP เขามาชวยในการบรหารจดการ

แจงความตองการ/ความชวยเหลอกรณงานเรงดวน แตไมควรนามาเปนเหตในการลด

ขนตอน

ใหความรวมมอ/ใหคาแนะนาประสานงานเพอใหไดสนคา/บรการโดยเปนไปตามกฏเกณฑ

กาหนด Policy/Procedure ใหรดกมแตมความยดหยนกรณ

ฉกฉน/เรงดวนหาผขาย/ผ รบเหมาลวงหนา

(Unit Price)

ใหจดซอเขาไปมสวนรวมตงแตในขนตอนการออกแบบ/การทา

งบประมาณ

มความยดหยน เปนทพงเรองราคา/แหลงขาย ไมเพยงทางาน

ตามใบขอซอ

เกบสะสมขอมล/ประวต เตรยมขอมล ใหเปนหมวดหม

สงเคราะหเพอพรอมใชงาน/หาขอมลไดในเวลาอนสน

คนในแผนกอนมความรสกวาถาเขาจดซอกนเองหรอตดตอวาจางกนเองนาจะไดผลดกวาเอางานนนมาใหฝายจดซอทาให เปนตนวา ฝายชางตดตอซออะไหลกนเอง เพราะเชอวาตนเองนาจะมความรเรองอะหลยลกซงดกวาฝายจดซอทไมไดเรยนมาทางสายชาง ผจดการโรงงานตดตอเรองเครองจกรกบผขายโดยตรง เพราะมนใจวาคยกนรเรองดกวาใหฝายจดซอไปคย หรอฝายไอทตองการซอคอมพวเตอรเขาบรษท 100 เครอง กไปคยกบผขายโดยตรง เพราะมนใจวามความรทางเทคนคเหนอกวาฝายจดซอ

• นใบเสนอราคา ตอราคามาแลวเปด PO ไดเลย

• ดวนมาก รอไมได เอาเจาน ราคาน

• เอาเจาน ยหอน คณภาพด แพงกวาผมจะเอาตงงบไวแลว

• ถาเปลยนยหอ เครองจกรพง รบผดชอบไหวไม

Back Door Selling – Don’t do

Cost Reduction (“Hard-Cost Saving”) เปนการลดตนทน/ราคาทสามารถจบตองได เชน การตอรองราคาสนคา/บรการ การซอของในปรมาณทประหยดทสด (EOQ)

Cost Avoidance (“Soft-Cost Saving”) เปนการหลกเลยงตนทนทคาดวาจะเกดขนในอนาคต เชน การชะลอการชนราคาสนคา/บรการ การตอรองทเพมขน(FOC) การเพมมลคาของสญญา การรบประกน การหลกเลยงตนทนแฝงในอนาคต

Cost Saving (Reduction or Avoidance) การจดซอโดยพจารณาตนทนรวมของการเปนเจาของ (TOC/LCC)

อยากจดซอแบบพจารณาตนทนรวมของการเปนเจาของตาสดวศวกร หรอ จดซอ ทาคนเดยวไดไม?

หนาทจดซอไปซอมาเอาแบบตนทนรวมตาสด

Processing time PR to PO (Days) Extra time (Days)

Item Description

Blanket Order/Call-Off

Repeat Order

General Supply(Spot)

Spare Part(Spot)

Made to Order Bidding (>1MB) Oversea

1 ตรวจสอบความครบถวน/หาผขาย

2 2 1 2 2

2 ชแจงรายละเอยด/ดหนางาน 0 0 1 2 3

3 ทา TOR/Inquiry/Quotation 0 0 1 5 5 +5 +5

4 พจารณาขอเสนอ/เทคนค 0 0 1 1 2

5 เทยบ/ตอรองราคา 0 0 1 2 2 +5 Days (Contract)

6 ปรบเพมเวลาวนหยด 1 1 2 4 4 2 2

Total Standard Time PR to PO 3 3 7 16 18 7 7

15

Internal Standard Time VS Inventory Control Stock Level

ระยะเวลามาตรฐานตงแตออกใบขอซอ(PR) ถงออกใบสงซอ(PO)

Creation of requisition t

PO date Delivery date Availability

Processing timein Purchasing

Planned delivery time

GR processingtime


ระยะเวลาตงแตออกใบขอซอ(PR) ถงสนคาตรวจรบ (GR) = Lead Time

17


Safety stock = (Maximum Lead Time ‐ Normal Lead Time) x Normal Consumption rate

Safety Stock = K x √(Average Consumption During Lead Time)

Replenishment level (Reorder Point) = Safety stock + Consumption Rate x Lead Time 18

Housing (building) cost 6%

Material handling costs 3%

Labor cost 3%

Inventory investment costs 11%

Pilferage, scrap, & obsolescence 3%

Total holding cost 26%


ตนทนการจดเกบสนคา/อะไหล

EOQ - ปรมาณการสงซอทประหยด

19

TC = CD + SD/Q +IcQ/2TC = คาใชจายรวมประจาป (บาท)

C = คาใชจายแตละรายการ (บาท)

D = ความตองการประจาป (ชน/ป)

S = คาใชจายในการสงซอ (บาท/ครง)

Q = จานวนการสงซอ (ชน)

Ic = คาใชจายในการดาเนนการสนคาคงคลง (บาท/ชน)

dTC/dQ = 0 – SDQ-2 + Ic/2 = 0 (Min TC , Slope = 0)

0 = – SDQ-2 + Ic/2

SDQ-2 = Ic/2

Q* (EOQ) = √2DS/Ic

เพอจดแบงประเภทของอะไหลคงคลง ในการบรหารจดการและการสงซอตารางการกาหนดแบงประเภทอะไหลคงคลง

Class % $ % Items A 70-80 10-20 B 15-20 20-30 C 5-10 50-60

20

ABC Analysis

ABC Analysis - ตวอยาง

รายการ ตนทนตอ

หนวย

(บาท)

อปสงคตอป

(ชน)มลคารวม

(บาท)

1 60 90 5400

2 360 40 14400

3 30 130 3900

4 80 60 4800

5 30 100 3000

6 20 180 3600

7 10 170 1700

8 320 50 16000

9 510 60 30600

10 20 120 24001,000 85,800

Sort Descending by “มลคารวม”

ABC Analysis - ตวอยาง

รายการ

อะไหลมลคารวม

%ของ

มลคารวม

%ของ

ปรมาณรวม

%ของ

มลคาสะสม

%ของ

ปรมาณ

สะสม

ABC กลยทธ

9 30,600 36% 6%

8 16,000 19% 5%

2 14,400 17% 4%

1 5,400 6% 9%

4 4,800 6% 6%

3 3,900 5% 10%

6 3,600 4% 18%

5 3,000 3% 13%

10 2,400 3% 12%

1 1,700 2% 17%85,800

12.5 60 C

ระบบ EOQ

หรอ Two-Bin

System

71 15 A ควบคม

ตดตามใกลชด

16.5 25 B

Computerize

- Reoder

Point

การควบคมพสดแตละประเภทประเภท A : ควบคมอยางเขมงวดมาก เกบของไวในทปลอดภย หาผขายไวหลายรายเพอลดความเสยง จากการขาดแคลนสนคาและสามารถเจรจาตอรองราคาได รวมถงอาจใหผขายเกบ Stock ให

ประเภท B : ควบคมอยางเขมงวดปานกลาง ใชระบบ Computer ชวยในการบรหารจดการกาหนดจดสงซอ (Reoder Point) ทเหมาะสม ใชขอมลรอบ 3-4 เดอนเพอพจารณาปรบจดสงซอ

ประเภท C : วางใหหยบใชไดตามสะดวกเนองจากเปนของราคาถกและปรมาณมาก ถาทาการควบคมอยางเขมงวด จะทาใหมคาใชจายมากซงไมคมคากบประโยชนทไดปองกนไมใหสญหาย จะกาหนดจดสงซอ (ReoderPoint) ทเหมาะสม ไมตองปรบบอย อาจใชระบบ EOQ หรอ Two-Bin System

23

ABC Analysis

ผออกแบบ(Designer)

จดซอ(Procurement)

ผรบเหมา

เจาของงาน(Owner)

ผควบคมงาน(Project Manager)

“Over Budget ?”

Cost Over Run - เกนงบประมาณ

ทาอยางไรเมอมาถงทางตน ลดราคาไมไดแลว แตเกนงบประมาณจาง/ซอไมได

ลดตนทน = ลดราคา

วศวกรรมคณคา - VE (Value Engineering)

จดมงหมายหลกของวศวกรรมคณคา (Value engineer) คอ การลดตนทนการผลต หรอขจดคาใชจายทเกนความจาเปนหรอไมจาเปนออกไป โดยทผลตภณฑนนยงคงมคณภาพและความนาเชอถอไวได ดงนนคณคาทดเกดขนเมอหนาทนน ๆ ไดตอบสนองความจาเปนดวยตนทนทตาลง

วศวกรรมคณคา หรอ VE (Value Engineering) คอ การนาหลกทางทางวศวกรรมเขามาชวยในการวเคราะห กระบวนการตางๆ โดยมจดมงหมายหลกคอ “การลดตนทนการผลต”


ผเกยวของงาน VE กอสรางDesigner + User/Owner + Project Manager + Contractor + Procurement

Designer-ปรบแบบ/หาวสดเทยบเคยงUser/Owner-พจารณาลดสงทเกนจาเปนProject Manager-อานวยความสะดวก/ลดขนตอนทซาซอน-เกนจาเปนContractor-ปรบกระบวนการทางานใหมประสทธภาพ / เสนอแนวทาง-วสดทดแทนProcurement- ลดขนตอน-คาใชจายทเกนจาเปน / ตอรองราคา-แนะนา Supplier ของ Supplier


Efficiency Effectiveness

1. Working under high volume of PR/PO

3. Concentrate lead time in PR and PO

5. Develop price agreement/Contract

2. Efficiency in delivery on time

6. Number of Certified Suppliers

4. Procurement Early/Engineering Involvement

TransactionFocus

CommercialFocus

ProductivityFocus

28

การออกแบบตามงบประมาณ (Cost Control at Source)

PRSourceDetermination

Inquiry/Quotati

on

Negotiation

PO/Contrac

t

SourceDetermination

Inquiry/Quotation

Negotiation

On Shelf Material Catalog Designer/Product Design VS Procurement

การออกแบบตามงบประมาณ (Cost Control at Source)

1. พจารณาเฉพาะ ผ ทผานเกณฑ และพจารณาราคาตาสด2. Evaluation Score = 0.4 Cmin/Cx + 0.6Bx/Bmin

(กาหนดสตรเปนเปอรเซนตระหวางเทคนคและราคา เชน 40:60)3. Price Performance E-Auction (Min Price/Performance Index)4. Benefit Cost Ratio (Benefit-AHP/ราคา Normalization)5. กาหนดสดสวนราคาและเทคนครวมกนเปนหนงเกณฑประเมน

การประเมนดานเทคนครวมกบราคา

ซอรายทแพง และดอยางสมเหตผลไดอยางไร?

ตวอยางการ คดเลอก ผทผานเกณฑ และพจารณาราคาตาสด

เกณฑ บรษท A บรษท B บรษท C บรษท D

ทนจดทะเบยน (10) 8 9 6 8

ผลงานอาอง (30) 24 26 24 26

การประเมนผลงานทผานมา(20) 20 20 14 18คณภาพของสนคา/บรการทจะสงมอบ(40)

36 36 30 32

รวมคะแนนดานเทคนค 88 91 74 84ผลการประเมนเทคนค(ผาน 80 คะแนน)

ผาน ผาน ไมผาน ผาน

ราคาทเสนอ (ลานบาท) 11.1 12 9.5 11ผชนะ ผานเกณฑ 80 คะแนน และเสนอราคาตาสด

ชนะการประมล

ตวอยางการ คดเลอก ผทไดคะแนนสงสด

เกณฑ บรษท A บรษท B บรษท C บรษท Dทนจดทะเบยน (10) 8 9 6 8ผลงานอาอง (30) 24 26 24 26การประเมนผลงานทผานมา(20) 20 20 14 18คณภาพของสนคา/บรการทจะสงมอบ(40) 36 35 30 32รวมคะแนนดานเทคนค 88 90 74 84ราคาทเสนอ 11.1 12 9.5 11Evaluation Score = 0.4 Cmin/Cx + 0.6Bx/Bmin 1.06 1.05 1.00 1.03

ผชนะ ไดคะแนนสงสดชนะการประมล

ตวอยางการ E-Auction โดยใชเกณฑดานเทคนคมาถวงนาหนก

AB A B

ตวอยาง การคดเลอกทเกณฑซบซอน–ดวย วธ AHP (Soft Ware Expert Choice)(ตวอยาง งานประมลลฟต)

Brand ABrand B

Brand C

Goal : Select Elevators

ตวอยาง การคดเลอกทเกณฑซบซอน–ดวย วธ AHP (Soft Ware Expert Choice)(ตวอยาง งานประมลลฟต)

Brand Benefit Cost(MB) Cost Ratio Benefit/Cost

Ratio

A 0.373 12.5 0.34 1.11

(ชนะการประมล)

B 0.317 12.4 0.33 0.95

C 0.31 12.3 0.33 0.94

Total 37.2

Supporting Activities

- KM/Database/Report Development

- KPI/SLA

- Spending Analysis & Strategic Design

- Procedure/WI Improvement

6 Rs1. Right Quality2. Right Quantity3. Right Price4. Right Time5. Right Place6. Right Source

Ethics, Standardize, Control and Development

Standard Purchasing Process

โครงสรางของงานจดซอสมยใหม

Documents

Engineering With Save Cost in Purchasing