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ENTENDA OS SINAIS DE QUE SUA EMPRESA
ESTÁ PERDENDO DINHEIRO
INTRODUÇÃO 3
ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? 5
COMO POTENCIALIZAR A GESTÃO? 16
CONCLUSÃO 19
SOBRE A SANKHYA 21
SOBRE A ZILLION 22
INTRODUÇÃO
- 4 -
- INTRODUÇÃO -
Que toda empresa busca a sustentabilidade financeira
ninguém duvida, certo?
Mas ao analisar a fundo os processos e o dia a dia das
organizações com fins lucrativos, não é raro se perguntar
por que tanto é gasto se os mesmos objetivos poderiam
ser alcançados com menos investimentos. E a resposta, na
maioria das vezes, é extremamente simples: os gestores
não administram suas empresas com a devida atenção,
por isso desconhecem os furos nos processos por meio
dos quais sua verba se esvai.
Portanto, especialmente durante crises e momentos de
economia instável, a primeira atitude a se tomar é revisar
cuidadosamente seus processos antes mesmo de buscar
reduzi-los. E é para ajudá-lo nessa tarefa que resolvemos
elaborar este e-book, listando alguns dos pontos mais
importantes que você deve validar antes mesmo de pensar
em cortar qualquer investimento.
Então continue acompanhando os próximos tópicos.
ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO
DINHEIRO?
- 6 -
- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -
Na verdade, como os pontos falhos
dos processos de uma empresa podem
estar presentes em diversos aspectos,
setores e etapas, nem sempre são de
fácil identificação. Por essas e outras, é
essencial revisar seus processos não
só com o máximo de cuidado, mas
também com frequência. De toda forma,
já podemos adiantar que a maior parte
desses gaps está relacionada a uma gestão
ineficiente, podendo afetar as vendas e
prejudicar a rentabilidade geral da empresa.
Elencamos a seguir alguns dos principais
aspectos que precisam de mais atenção
para evitar prejuízos e a perda de
investimentos.
Que tal montar uma checklist? Veja só:
- 7 -
- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -
NÃO DAR ATENÇÃO AO PLANEJAMENTO
Planejar se resume à capacidade de
estabelecer processos, definir prazos e
prever possíveis dificuldades pelo caminho,
já inclusive cogitando quais podem ser as
respectivas soluções.
E é justamente a falta de planejamento
o principal motivo de perda de dinheiro
em grande parte das empresas. Gastos
desnecessários e investimentos com riscos
equivocadamente calculados esvaziam
facilmente o caixa do negócio. Por isso,
é fundamental que todas ações sejam
devidamente estudadas.
Ao realizar uma projeção das etapas
do seu negócio e um minucioso
levantamento de custos, definindo
metas e traçando as expectativas de
retorno, você automaticamente se torna
bem mais preparado para lidar com
eventuais imprevistos. Além disso, esse
processo também ajuda bastante os
gestores a estabelecer prioridades de
investimentos.
Com todos esses benefícios, simplesmente
não tem porque negligenciar o
planejamento, não concorda?
- 8 -
- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -
NÃO CONTAR COM A MÁXIMA PRODUTIVIDADE
Velha conhecida de todo administrador
de empresas e gestor de pessoas, a baixa
produtividade dos colaboradores pode
afetar significativamente as finanças
de qualquer negócio. Os profissionais
podem deixar de render da forma
esperada pelos mais diversos problemas,
que vão desde a desmotivação, passando
por remunerações insatisfatórias,
falta de desafios e dificuldades de
relacionamento interpessoal no trabalho
até chegar à falta de infraestrutura
adequada. Então como fazer para cortar
o mal pela raiz?
Algumas possibilidades de correção para esse problema são: atentar-se ao clima organizacional, criar campanha de incentivo, e adotar
softwares que otimizam processos na empresa, como as soluções Office 365. Isso permitirá perceber que, geralmente, a baixa produtividade
está relacionada a algum outro indicador negativo - como a sobrecarga de rotinas, uma liderança despreparada ou até o grau de dificuldade
no uso das soluções contratadas. Você também pode contar com a utilização de um sistema inteligente com baixa complexidade, que
contemple diversos canais, como e-mails, reuniões gerenciais, calendários e intranet, a fim de otimizar e acelerar o fluxo de informações.
- 9 -
- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -
NÃO PRIMAR PELO CONTROLE DE ESTOQUE
É fato: a dificuldade em controlar estoques é muito mais
comum do que você imagina. E ela não se resume apenas
ao controle de entradas e saídas. Na maior parte das
vezes, as empresas até contam com um sistema de gestão
de estoque, mas que não está bem parametrizado ou
abastecido com informações de qualidade duvidável.
Além disso, quando há a integração do sistema com outras
soluções, é muito comum que (por diversos motivos) a
comunicação entre as ferramentas encontre problemas.
Tudo isso resulta em dados inconsistentes e redundantes,
afetando diretamente a gestão não apenas do estoque,
mas de toda a empresa.
Para evitar o desperdício de dinheiro com essas
redundâncias, o ideal é primar pelas boas práticas
na gestão de estoque, optando sempre por soluções
compatíveis e fornecedores que ofereçam a possibilidade
de automatizar corretamente todo o processo, além de
prestar o devido suporte e treinar adequadamente a
equipe. Entre as diversas boas práticas, podemos citar:
- 10 -
- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -
# Mapeamento de processos: o funcionamento do estoque
só será eficaz se você tiver os processos mapeados
e internalizados por toda a equipe. Com os fluxos de
atividades bem desenhados, ganha-se tempo, produtividade
e eficiência, o que impacta na satisfação do cliente.
# Dimensionamento e endereçamento: trata-se de
organizar o armazém de modo que a ficar mais fácil
encontrar os produtos e se deslocar pelo local. Para tanto,
mapeie o ambiente, segmentando-o em setores, ruas ou
módulos, sem se esquecer de identificar cada canto para
que sejam rapidamente reconhecidos pela equipe.
# Conferência: após o recebimento, é preciso conferir as
notas fiscais e os produtos recebidos para verificar se
os pedidos estão alinhados. Esse processo parece fácil,
mas demanda um trabalho minucioso e exige uma equipe
bastante atenta. É necessário verificar não só a quantidade
como a qualidade do que foi entregue, devolvendo ao
fornecedor qualquer mercadoria danificada ou fora dos
padrões de conformidade.
# Previsão de demandas: saber exatamente quando é
necessário repor o estoque pode aumentar seu controle e
ainda reduzir desperdícios com compras sem necessidade
e, consequentemente, estoque em excesso. Para tanto,
faça uma programação de compras com base no seu
histórico de saídas, conhecendo, é claro, o tempo médio de
permanência de cada produto em estoque.
# Recepção de produtos: é o processo de organizar as
entregas evitando que vários fornecedores fiquem
esperando para descarregar em frente às docas. Quanto
mais espaçado for o tempo entre um descarregamento e
outro, maior será a qualidade do controle de entradas, sem
falar que sua equipe terá tempo para descansar.
# Rastreabilidade: é imprescindível que todos os produtos
que entram no seu estoque sejam facilmente rastreados, a
fim de facilitar não só a separação dos pedidos dos clientes
como também monitorar o trajeto até a entrega final.
Existem recursos inteligentes que cumprem muito bem
esse papel — como etiquetas RFID.
- 11 -
- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -
NÃO APERFEIÇOAR OS PROCESSOS E A EQUIPE
Conforme a tecnologia evolui e novos
conhecimentos são difundidos, é natural que
tenhamos processos obsoletos em pouco
tempo, assim como profissionais estagnados em
competências, habilidades e atitudes essenciais
para o desempenho da empresa. Se você não
tem investido na atualização dessas 2 peças
fundamentais para o sucesso do seu negócio, é
hora de repensar sua estratégia de crescimento.
No que se refere aos processos, é mandatório
estar a par das novas tecnologias e facilidades
que podem ser incorporadas ao negócio, de
fato as acrescentando a seu parque tecnológico.
Ferramentas de gestão e automação de
processos são essenciais para otimizar o
trabalho da equipe e tornar sua empresa mais
ágil no atendimento às demandas do mercado.
Já em relação às pessoas, mais que profissionais
formados no ensino superior, você precisa de
colaboradores que estejam constantemente
em busca de atualização pessoal e profissional.
Competências e habilidades técnicas são sempre
bem-vindas, mas podem deixar a desejar se o
colaborador não tiver a atitude necessária e os
comportamentos certos.
Procure capacitar seu time para manter
bons relacionamentos interpessoais, mediar
conflitos, realizar negociações, falar bem em
público e desenvolver um comportamento ético
na organização. Falando no campo técnico,
incentive também a busca por certificações,
como a CPIM, a CIRM e a CSCP, que não só
complementam conhecimentos como aumentam
a expertise da sua equipe.
- 12 -
- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -
NÃO ANALISAR O MERCADO E AS TENDÊNCIAS
Normalmente por excesso de segurança, muitos gestores se acomodam no mercado e não ficam atentos às movimentações. A
curto prazo, essa postura pode até não prejudicar os resultados, mas a estagnação, mais cedo ou mais tarde, resultará em perdas
consideráveis de investimentos. Aí o negócio se verá na situação de ter que injetar cada vez mais dinheiro para manter seu
funcionamento e sua posição no mercado.
Para ilustrar, imagine uma gravadora de CDs de músicas.
Com a popularização dos serviços de venda de músicas
digitais, como o iTunes, o uso dos compact disks deixou de
ser a preferência dos consumidores. Ao passar dos anos, o
iTunes também vem perdendo força depois do lançamento
e da popularização do Spotify. Se as gravadoras não
investiram a tempo na modernização do seu negócio, por
exemplo, certamente cavaram suas próprias covas. Outro
exemplo que faz parte do nosso dia a dia é a Netflix, que
levou as locadoras de DVDs a fecharem suas portas. Os
serviços de streaming são baratos e podem ser acessados
até mesmo pelo celular, uma evolução que as locadoras
jamais esperavam.
Entendeu agora por que estar atento às tendências de
negócio e às projeções do mercado é tão importante?
- 13 -
- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -
NÃO CONHECER INDICADORES DE NEGÓCIO
Apesar de parecer meio óbvio que os gestores tenham a
obrigação de conhecer indicadores de negócio, vale lembrar
que muitos deles administram suas empresas há muito tempo
e boa parte provavelmente começou a traçar seu caminho
nesse universo sem planejamento e até sem conhecimentos
estratégicos. São gestores natos, que tendem a administrar suas
empresas quase por intuição.
Contudo, em um mercado cada vez mais competitivo e em
tempos recheados de incertezas, não só ter conhecimento dos
indicadores do seu negócio como saber analisá-los permite
que o gestor tenha capacidade de realizar investimentos
mais assertivos, eliminando gastos desnecessários e fazendo
projeções mais próximas da realidade. Afinal, se você não
consegue medir, não saberá se seu negócio está melhor ou pior
que ontem, tampouco conseguirá controlar os gastos.
É primordial, portanto, que todo gestor tenha conhecimento dos processos da empresa de forma geral e não apenas do que se refere ao setor
financeiro. Então, anote aí: porcentagens de lucratividade, indicadores de vendas e faturamento, valor do ticket médio, ROI, custo real
do produto, dentre outros, devem ser considerados recursos básicos de gestão para que você finalmente seja capaz de definir estratégias que
maximizarão os rendimentos do seu negócio. Para saber quais KPIs você deve acompanhar, fique de olho neste infográfico.
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- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -
NÃO INVESTIR EM AUTOMAÇÃO
Como você já pôde observar até aqui, o trabalho de gestão
é bastante amplo. Imagine então o tempo gasto para
gerar todos esses indicadores de negócio. Mesmo que o
gestor conte com uma equipe grande e extremamente
competente, gerar esses dados e elaborar gráficos
manualmente é um desperdício de tempo descomunal. Esse
tempo (ou investimento) poderia ser direcionado a outras
atividades, como a inovação dos processos internos ou a
ampliação dos negócios com a criação de novos produtos
para se atuar em mercados antes não explorados.
Para isso, maximize a produtividade da sua equipe por meio
da automatização de serviços rotineiros — e não apenas na
produção, mas também na gestão da empresa. As soluções
são diversas: softwares para automação de processos
financeiros, comerciais, contábeis e até gestão de pessoas.
Como dito, todas essas soluções facilitam as rotinas
dos profissionais ao mesmo tempo em que minimizam a
possibilidade de erros nos processos de gestão da empresa.
NÃO APROVEITAR AS OPORTUNIDADES
Quando a gestão do negócio não é feita considerando o
todo, há grandes chances de que ótimas oportunidades
deixem de ser corretamente identificadas e, por isso,
acabam desperdiçadas. Se você pensar bem, pode concluir
que por mais que uma negociação que depende da
aquisição de determinado maquinário não seja rentável a
curto prazo, por exemplo, pode trazer imensos benefícios
para a empresa a longo prazo.
Essa perspectiva reforça a importância de dominar
todos os dados gerados pelo negócio e por sua atuação
no mercado, justamente para que seja possível
compreender as oportunidades e avaliar seu retorno
a curto, médio e longo prazo.
Ao ser capaz de fazer isso, você poderá atuar
estrategicamente e garantir a possibilidade de otimizar
os investimentos, consequentemente maximizando os
lucros da organização.
- 15 -
- ONDE VOCÊ PODE ESTAR PERDENDO DINHEIRO? -
NÃO PROCURAR POR CUSTOS OCULTOS
Quando você controla seus investimentos da forma correta,
consegue facilmente identificar os custos ocultos do negócio,
que são causados por aquelas variações entre o resultado potencial
e o realizado de fato. Representam um grande gargalo na gestão
devido à inerente dificuldade de mensuração. As origens desses
custos podem ser externas, associadas a eventos macroeconômicos
que fogem do controle da gestão da empresa, como a variação
cambial, ou internas, como no caso de falha nos processos.
Outro aspecto que precisa de atenção para possibilitar a
eliminação dos custos ocultos é a qualidade tanto do trabalho da
sua equipe como do seu produto. As necessidades de retrabalho
ou os gastos com reparos de mercadorias danificadas inflam as
contas dos custos desnecessários. E mesmo que esses custos
não reduzam o lucro da empresa, ao geri-los adequadamente
você pode maximizar os ganhos e aumentar a lucratividade do
seu negócio.
COMO POTENCIALIZAR
A GESTÃO?
- 17 -
- COMO POTENCIALIZAR A GESTÃO? -
Se você chegou até aqui, é bem provável que já tenha entendido que a gestão da sua empresa pode ser otimizada com a identificação dos
pontos falhos que a fazem perder dinheiro, não é verdade? Mas para potencializar essa gestão, não basta apenas corrigir os erros.
É preciso tomar decisões mais assertivas, baseando-se no histórico de dados e na atual situação do negócio. Para isso, os gestores de
empresas de sucesso têm cada vez mais contado com as soluções tecnológicas.
- 18 -
- COMO POTENCIALIZAR A GESTÃO? -
O ERP (Enterprise Resource Planning) é uma tecnologia que ajuda na
automação do negócio, trazendo grandes benefícios, como a redução de
custos, a integração entre setores e a otimização de processos.
Algumas ferramentas que compõem o ERP, como o CRM (Customer Relationship Management) e o BPM (Business Process Management),
também prometem um crescimento mais rápido do negócio, com
otimização de estoques com eficiência superior ao normal, além de
possibilitar o aumento das vendas de novos produtos para novos clientes.
Outra ferramenta importante que contribui para potencializar a gestão
das empresas é o BI (Business Intelligence). Ele representa um conjunto
de informações integradas de diferentes negócios e áreas do negócio, que
possibilitam uma análise de dados mais ágil e eficiente, assim como uma
tomada de decisão mais assertiva.
Essas soluções são responsáveis por consolidar todos os dados gerados
pelos diversos processos e atividades da empresa. Com isso, o gestor fica
munido de informações para fazer uma análise holística do negócio,
desde a aquisição de matérias-primas, passando pelos investimentos em
capital humano até a prestação de serviços de pós-venda.
CONCLUSÃO
- 20 -
- CONCLUSÃO -
Como você viu com a leitura deste e-book, os sinais de
que sua empresa está perdendo dinheiro são variados
e podem estar presentes em todos os processos do seu
negócio — ou mesmo serem dificilmente mensuráveis,
como no caso dos custos ocultos. Além de retardar o
crescimento das empresas, esses furos podem até
mesmo levá-las à falência, caso não recebam a devida
atenção e sejam tratados a tempo.
Não podemos nos esquecer de que, na maior parte das
vezes, a redução de investimentos não necessariamente
é a saída mais adequada, mesmo em tempos de crise
e economia instável. Ao fazer a correta administração
dos recursos, você será capaz de converter os gastos
(aqueles investimentos que não prosperam) em
investimentos reais e rentáveis.
Para isso, é importante buscar respaldo em ferramentas
de Business Intelligence (BI), que auxiliam o gestor na
análise dos indicadores do negócio e proporcionam
tomadas de decisão mais assertivas e com um menor grau
de riscos aos investimentos. Pronto para revolucionar
positivamente sua empresa?
Atuando em todo o mercado nacional desde 1989, a Sankhya Gestão de
Negócios é uma das maiores empresas de sistema de gestão (ERP) do Brasil,
com mais de 6.000 clientes dos segmentos de Atacado Distribuidor, Indústria,
Varejo, Serviços e Agronegócios.
Por meio de intensa análise, conhecimento e identificação da real necessidade
do cliente, a Sankhya dimensiona o conjunto de sistemas e serviços ideais para
a gestão de cada empresa. As soluções foram desenvolvidas com estruturas
modulares, flexíveis, customizáveis, totalmente WEB e mobile para facilitar a
tomada de decisão e resultar em ganhos de produtividade e rentabilidade da
sua empresa. Entre em contato com a Sankhya e conheça todos os benefícios!
0800 940 0750 | www.sankhya.com.br
SOBRE SUA EMPRESA
- 22 -
- CONCLUSÃO -
A Zillion Tecnologia foi fundada em 1994, em Uberlândia-MG, com a
proposta visionária de tornar-se uma das principais empresas de tecnologia da
informação (TI) do interior do Brasil. Com o objetivo de atender organizações
de diversos segmentos e portes, a Zillion especializou-se no suporte, na
implementação e na venda de soluções baseadas em computação em nuvem,
segurança digital e infraestrutura de TI, com diversos casos de sucesso que
ajudam empresas a superar seus desafios.
www.zillion.com.br