ELOprofessional 11 Enterprise Content Management

ELOprofessional 11Software for Enterprise Content Management

ELOprofessional 11

Enterprise Content Management · www.elo.com

38

Met een systeem voor Enterprise Content Management (ECM) maakt u zich op voor digitale processen, en zo voor de business van de toekomst.

Ons ECM-systeem ELOprofessional 11 gaat hier nog een stapje verder: u kunt daarmee niet alleen gegevens en documenten beheren, maar wordt ook met busi-ness-intelligentie uitstekend ondersteund bij uw dagelijks werk.

ELOprofessional 11 biedt u een groot aantal functies waarmee u uw business perfect voorbereidt op uw digitale toekomst: naast diverse mogelijkheden voor efficiënt samenwerken en eenvoudig voldoen aan eisen m.b.t. gegevensbescher-ming zoals de EU-AVG is ELO Analytics een speciale highlight van versie 11. Met de standaard geïntegreerde analysecomponent maakt u heel eenvoudig uitvoerige analyses van uw lopende processen en de status van uw gegevens. Door de over-zichtelijke grafische weergave krijgt u zo bliksemsnel belangrijke informatie om direct de juiste beslissingen te kunnen nemen.

Zo kunt u met ELOprofessional 11 een belangrijk concurrentievoordeel krijgen dat u voor uw bedrijf profitabel kunt benutten.

Uw toekomst is digitaal

Met een vriendelijke groet vanuit Stuttgart

Karl Heinz MosbachCEO, ELO Digital Office GmbH

39

Intelligent postvak InELO WorkflowELO AnalyticsELO e-mailmanagement

ELO iSearchCollaboration met ELOMobiel werken met ELOELO Clients

Werken volgens wettelijke voorschriften en complianceGegevensbescherming met ELO

Systeemoverschrijdende processen

ELO Invoice ELO Contract ELO VisitorELO KnowledgeELO HR RecruitingELO HR Personnel File

ELO businesspartners ELO webseminarsELO referentiesELO evenementen

06070809

12131415

18

19

22

262728293031

34343535

Inhoud

Digitalisering en automatisering

ECM-highlights

Veiligheid en gegevensbescherming

Informatiestroom zonder grenzen

ELO Business Solutions

Meer informatie

40

41

Digitalisering en automatisering

Uw business wordt digitaalBedrijfsprocessen en informatie digitaliseren, automatiseren, analy-seren: ELOprofessional 11 onder-steunt u op weg naar de digitale toekomst.

42

Digitaliseer uw postvak In

Binnenkomende documen-ten digitaliseren en voorgeautomatiseerde processen beschikbaar stellen

Automatiseringsgraad op elk moment zelf bepalen

Aanvullende modules en interfaces gecombineerd gebruiken

Met ELOprofessional 11 kunnen binnenkomende documenten, onge-acht het ontvangstkanaal en medium, geautomatiseerd geregistreerd, geclassificeerd en voor daaropvolgende processen beschikbaar gesteld worden. Of het nu gaat om het vrijgeven van facturen, het maken van offertes of het afhandelen van opdrachten: dit kan allemaal met de functies van ELOprofessional 11 perfect digitaal worden gestuurd.

Onze modules en interfaces vereenvoudigen de ontvangstverwerking precies volgens uw wensen en voorstellingen: zo zorgt de ELO DocXtractor voor een geautomatiseerde intelligente classificatie van binnenkomende facturen en vergelijkt de relevante documentgege-vens direct met een verbonden ERP-systeem. Ook de module ELO Bar-code versnelt de ontvangstverwerking door binnenkomende docu-menten procesgerelateerd toe te wijzen.

Intelligent postvak In

Van het begin af aan geautomatiseerd

Meer informatie op: www.elo.com/nl/postontvang-stmanagement

vastleggen sturen

43

Automatiseer uw business

Individueel configureerbare geautomatiseerde processen

Op elk moment traceerbare besluitvormingen

Talrijke mogelijkheden voor procesanalyse

De snelheid van bedrijfsprocessen is tegenwoordig een beslissende factor in de concurrentie. Daarvoor zijn bepaalde automatismen be-langrijk, zodat documenten en informatie bliksemsnel daar in het be-drijf terechtkomen waar ze nodig zijn. Dat is precies waar ELO Work-flow begint en de beste voorwaarden biedt voor het modelleren en automatisch sturen van uw bedrijfsprocessen. Zo kunnen processen sneller voltooid, beslissingen betrouwbaar genomen en vrijgaven snel verstrekt worden.

In ELOprofessional 11 is een formulier-designer geïntegreerd die tal-rijke mogelijkheden biedt om individuele scripts op te nemen. Samen met de vele servergebaseerde verwerkingsregels wordt ELO Workflow zo uw individuele tool voor de automatisering van uw bedrijfspro-cessen. De status van een proces kunt u op elk moment via de diverse opties vooranalyse en visualisatie volgen.

ELO Workflow

Versnel uw processen

Ook mobiel heeft u op elk moment zicht op uw processen met ELOprofessional 11 en kunt u belangrijke beslissingen direct ter plekke nemen.

Digitalisering en automatisering

Meer informatie op: www.elo.com/nl/workflow

beslissen

44

Om succesvol te zijn in de huidige zakenwereld, is het noodzakelijk op elk moment een uitgebreid overzicht over alle relevante feiten te hebben. ELOprofessional 11 bevat hiervoor de component ELO Analy-tics: breng daarmee samenhangen tussen gegevens uit verschillende bronnen binnen uw ELO-systeem tot stand en krijg belangrijke kennis over uw business.

Door de individueel configureerbare overzichten van uw bedrijfsgege-vens legt u zelf vast hoe u informatie wilt analyseren en gebruiken. Met maar enkele muisklikken maakt u overzichtelijke dashboards, bijvoor-beeld voor eigen boeken voor binnenkomende facturen, contractma-nagement- of personeelsdossierrapporten.

De veiligheid van uw gevoelige bedrijfsgegevens is daarbij op elk mo-ment gewaarborgd. Het geperfectioneerde ELO gebruikersrechtensys-teem zorgt ervoor dat alleen gegevens worden geanalyseerd waarvoor de gebruiker ook de juiste rechten heeft.

ELO Analytics

Zicht op uw business

Digitalisering en automatisering

Informatiemanagement met een klik

Vrij configureerbare analyse-mogelijkheden van uw ELO-systeem

Visualisaties met behulp van diagrammen, tag-clouds of kencijfers

Dashboards worden in real time bijgewerkt

Meer informatie op: www.elo.com/nl/analytics

45

ELO e-mailmanagement

Eindelijk grip op e-mails

Elk bedrijf kent de uitdaging om e-mails volgens de wettelijke voor-schriften op te slaan. Daarbij spelen twee factoren een belangrijke rol: de wettelijke bewaarplicht van zakelijk relevante documenten en ge-gevensbescherming met betrekking tot persoonsgegevens. Met ELO-professional 11 en de oplossingen voor e-mailmanagement ELOxc for Microsoft EWS en ELO for IBM Notes bent u wat dat betreft uitstekend voorbereid.

Naast de langetermijnarchivering volgens wettelijke voorschriften kunnen e-mails met ELOprofessional 11 procesgerelateerd geautoma-tiseerd worden beheerd. E-mailmanagement wordt zo een vast be-standdeel van de ECM-strategie van uw bedrijf. Dankzij de geautoma-tiseerde, regel- en servergebaseerde e-mailarchivering kan de complete correspondentie op elk moment volledig aangetoond en het naleven van de richtlijnen m.b.t. gegevensbescherming zoals de EU-AVG gewaarborgd worden.

Benut het informatiepo-tentieel van e-mails

Integratie van e-mails in bedrijfsprocessen

Geautomatiseerde archive-ring volgens wettelijke voor-schriften

Naadloze integratie in Micro-soft Outlook en IBM Notes

Langetermijnarchivering

Automatisering

Transparantie

Volgens wettelijke voorschriften

Op basis van regels

Digitalisering en automatisering

Meer informatie op: www.elo.com/nl/e-mail

Verschillende bestands- en documentformaten

46

47

ECM-highlights

De basis voor uw succes

ELOprofessional 11 is de perfecte basis voor uw bedrijfssucces: met een snelle zoekfunctie, talrijke tools voor samenwerking evenals diverse clients en mobiele apps.

48

ELO iSearch

Vinden in plaats van zoekenMet het in ELOprofessional 11 geïntegreerde ELO iSearch vindt u zakelijk relevante informatie, en documenten bliksemsnel – tijdrovend zoeken behoort zo tot het verleden. ELO iSearch doorzoekt daarbij niet alleen uw gehele ELO-archief, maar betrekt er ook geïntegreerde externe toepassingen zoals ERP-, CRM- en e-mailsystemen bij. De kwa-liteit en het nut van de zoek-resultaten nemen zo duidelijk toe en u profiteert van de juiste informatie in de correcte context.

ELO iSearch beschikt over talrijke functies waarmee u informatie nog sneller vindt. Met intelligente en vrij te combineren zoekfilters beperkt u gericht uw zoekresultaten. Reeds bij het invoeren van een zoekbe-grip krijgt u passende suggesties te zien die hiermee samenhangen. Bovendien stelt ELO iSearch synoniemen van een ingevoerd zoekbe-grip voor.

Natuurlijk wordt bij het zoeken in ELOprofessional 11 niet al-leen gezocht in de metagege-vens of indexinformatie, maar ook in de eigenlijke document- inhoud, de fulltext.

Met ELOprofessional 11 heeft u op elk moment zicht op alle relevante informatie en kunt u zich concentreren op uw ker-nactiviteiten.

ECM-highlights

Contract

Contractuitbreiding

Contract- en onderhoudspapieren

Contractmanagement

Contractovername

Contractverlenging

Contractaanpassing

Contractant

Contractondertekening

Contractdossier

Overeenkomst

Informatie vinden in plaats van documenten zoeken

Intelligente zoekfuncties

Geïntegreerde externe toe-passingen erbij betrekken

Informatie vinden in fulltext en in de metagegevens

Meer informatie op: www.elo.com/nl/isearch

49

Schrijf een commentaar ...

Schrijf een commentaar ...

Schrijf een bijdrage ...

Vandaag

juli 2017

Factuur vrijgegeven!

02 juli 2017, 11:47 uur

Nadine Bauer

Levering uitgevoerd!02 juli 2017, 13:19 uur

Anton Maier

Factuur gearchiveerd, controleren a.u.b.

02 juli 2017, 10:23 uur

Anton Maier

Moeten wij nog meer bestellen?Nadine Bauer

22 september 2017, 14:41 uur

Voor het succes van een bedrijf is het van cruciaal belang dat mede-werkers optimaal samenwerken. De noodzakelijke tools hiervoor stelt ELOprofessional 11 met de ELO Collaboration-tools ter beschikking.

De basis voor de content- en documentgebaseerde informatieuitwis-seling vormt de ELO Feed. Hier kunt u direct bij het document bijdragen maken, uw collega's vermelden en daarmee attent maken op bepaalde informatie en processen.

Collaboration met ELO

Perfecte samenwerking op alle niveaus

ECM-highlights

Bovendien heeft u de mogelijk-heid enquêtes uit te voeren en koppelingen met andere docu-menten te maken. Via hashtags kunt u documenten bovendien aan bepaalde onderwerpen toewijzen op de manier waarop u dat al kent uit sociale net-werken.

Het gedeelte 'Mijn ELO' vormt uw persoonlijke informatie- centrale die u op elk moment wijst op taken die moeten worden afgehandeld, nieuwe bijdragen in de ELO Feed of ook laatst gebruikte documenten. Op deze manier heeft u altijd een overzicht van alles wat be-langrijk is.

Meer efficiëntie in het teamwerk

Vergemakkelijkt de infor-matieuitwisseling direct in het ELO-archief

Actuele bewerkingsversies op elk moment traceerbaar

'Mijn ELO' zorgt voor een overzicht van relevante in-formatie

Meer informatie op: www.elo.com/nl/collaboration

50

Tegenwoordig is het in de zakenwereld vanzelfsprekend om mobiel te zijn en belangrijke beslissingen ook onderweg te nemen. Met ELOpro-fessional 11 stellen wij u daarom de juiste tools ter beschikking om al-tijd en overal flexibel te kunnen werken.

Met onze apps voor smartphones en tablets ELO for Mobile Devices, ELO QuickScan en het nieuwe ELO Connect heeft u alle ECM-functies altijd bij de hand en blijft u zo altijd op de hoogte. Het maakt niet uit of u thuis aan het werken bent, in de trein op weg naar een meeting bent of onderweg documenten met uw smartphonecamera naar uw ELO- archief overbrengt: de mobiele oplossingen met ELOprofessional 11 maken het mogelijk.

Mobiel werken met ELO

Mobiliteit creëert nieuwe mogelijkheden

op elk moment in contact met uw gegevens en uw collega’s

De ELO ECM-apps voor iOS en Android

ELO for Mobile DevicesELO QuickScan

ELO Connect

ECM-highlights

Functiegebieden

Feed-kroniek

Filter

Meer informatie op: www.elo.com/nl/mobiel

51

Verdere basisfuncties voor modern ECM

Documentarchivering volgens wettelijke voorschriften

Versionering en versiehistorie

ELO gebruikersrechtenconcept

Automatisering via servergebaseerde verwerkingsregels

Uitchecken en inchecken van documenten

Individueel configureerbare notities en stempels

Eenvoudige documentuitwisseling via ELO links

Doubletcontrole ter voorkoming van dubbele gegevensarchivering

Workflowfunctionaliteit voor geautomatiseerde processen

… en nog veel meer!

Voor bedrijven is het tegenwoordig vanzelfspre-kend om met verschillende apparaten en plat-formen te werken. Met de Multi-Client-strategie ondersteunt ELO dit in hoge mate. Enerzijds hebben we speciaal clients voor verschillende besturings-systemen ontwikkeld. Anderzijds bieden we met de ELO Web Client de volledige flexibiliteit: deze on-dersteunt alle gangbare browsers en mobiele plat-formen.

Alle ECM-functies en componenten zijn clientover-schrijdend beschikbaar. Workflow, ELO Feed, ver-schillende archiefweergaven of de menustructuur, het maakt niet uit: u vindt altijd automatisch de weg. Welke ELO Client u ook op dat moment ge-bruikt.

Bovendien stellen wij u ECM-functies voor de meest gebuikte Microsoft Office-toepassingen ter be-schikking: de ELO DMS Desktop integreert ELO Clients in Microsoft Word, Excel en PowerPoint. Ook in Microsoft Outlook kan een eigen ELO Client worden geïntegreerd, daarmee gebruikt u ELOpro-fessional 11 zonder uw vertrouwde werkomgeving te hoeven verlaten. Meer flexibiliteit kan niet!

ELO Clients

Echte flexibiliteit ervaren

Individuele ELO Clients voor alle behoeften

ELO for Mobile Devices01 iPad Client + iPhone Client02 Android Tablet Client + Phone Client

Desktop Clients03 Web Client04 Java Client voor Windows 05 macOS Java Client

1

2

3

5

4

ECM-highlights

52

53

Veiligheid en gegevensbescherming

Uw gegevens veilig in de handVoldoen aan bewaarplicht en voorschriften m.b.t. gegevensbe-scherming? Dankzij talrijke func-ties van ELOprofessional 11 bent u daarbij uitstekend voorbereid.

54

Werken volgens wettelijke voorschriften en compliance

Gegevensbeveiliging volgens alle regels

De eisen aan gegevensbeveiliging en rechtszekerheid worden steeds belangrijker. ELOprofessional 11 biedt de noodzakelijke platformen en tools, zodat u betrouwbaar voldoet aan wettelijke voorschriften zoals de GoBD (in Duitsland geldende grondbeginselen inzake een correcte boekhouding) voor wat betreft het bewaren van zakelijk relevante stukken. Bovendien kunt u bedrijfsinterne compliance-richtlijnen snel, transparant en veilig met talrijke ELO-functionaliteiten realiseren.

De volgende basisfuncties dragen bij aan een archivering van uw ge-gevens en documenten volgens wettelijke voorschriften: versionering, toegangscontrole, documenteren, gebruikersrechtenstructuren en co-deringsalgoritmen. Als vast bestanddeel van ELOprofessional 11 cre-eren deze functies de beste voorwaarden en kunnen tevens op elk moment individueel worden geconfigureerd.

Compliance

GoBD

EU-AVG

Veiligheid en gegevensbescherming

Volgens wettelijke voor-schriften archiveren met ELOprofessional 11

Bescherming tegen gegevensverlies

Traceerbaarheid van wijzi-gingen en onveranderbare historie

Naleven en bewaken van be-waarplichten en -termijnen

Permanente leesbaarheid van documenten

55

Gegevensbescherming met ELO

Efficiënt management van persoonsgegevens

Uiterlijk met het in werking treden van de nieuwe Europese algemene verordening gegevensbescherming (EU-AVG) op 25 mei 2018 is de be-scherming van persoonsgegevens voor bedrijven in alle branches en van alle grootten een centraal thema: wie bij de omgang met persoons- gegevens de juiste maatregelen heeft getroffen, loopt niet alleen drei-gende boetes mis, maar bereikt daarmee een beslissend concurrentie-voordeel.

ELO biedt bedrijven en functionarissen voor gegevensbescherming standaard al een uitgebreid functiepakket voor het naleven van de nieuwe wettelijke eisen. Zo wordt bijvoorbeeld via de gebruikers- rechtenbeveiliging gewaarborgd dat informatie alleen ter beschikking staat van medewerkers met de juiste rechten. Bovendien kan ELOprofessional 11 via een speciale aanduiding van gegevens per-soonsgegevens met een druk op de knop afzonderen en conform de EU-AVG na een bepaalde tijd wissen.

Gegevensbeschermings-management met ELOprofessional 11

Toegangsbeveiliging via gebruikersrechten

Versleuteling van gevoeligegegevens

Documenteren van de toegangsactiviteiten

Handmatige en automa-tische aanduiding van persoonsgegevens

Tijd- en gebeurtenisgestuurd wissen van gegevens

Documenteren van betref-fende processen

Doelgericht afzonderen van gegevens

Formulier-database voor verwerkingstaken

Veiligheid en gegevensbescherming

Met ELOprofessional 11 beschermt u de persoonsgegevens van uw medewer-kers, heel eenvoudig met een druk op de knop.

56

57

Informatiestroom zonder grenzen

Naadloze integratie van uw processenVoor een systeemoverschrijdende informatiestroom: profiteer van talrijke modules en interfaces en integreer ELOprofessional 11 in uw bestaande IT-structuur.

58

ELOprofessional 11 is het perfect geïntegreerde ECM- systeem waarmee u afzonderlij-ke informatie-eilandjes combi-neert tot een centraal informa-tiesysteem. Het communiceert via intelligente interfaces opti-maal met beschikbare program-ma's en brengt de verbindin-gen voor uw bedrijfssucces tot stand.

Systeemoverschrijdende processen

Optimaal geïntegreerd werken

De beste samenwerking met SAP en Salesforce

ELOprofessional 11 werkt via de aanvullende module ELO Business Logic Provider (BLP) naadloos samen met uw ERP-systeem of uw CRM-oplossing. Alle relevante informatie – documenten uit het ECM-systeem, records uit het ERP-sys-teem of klantgegevens, bijvoorbeeld uit Salesforce – wordt via ELO BLP samengevoegd en voor verdere processen ter beschikking gesteld. Op deze manier werkt u systeemover-schrijdend en geheel zonder onderbrekingen door meer-dere media.

ELOprofessional 11 – uw centrale informatie-platform

Integratie van verschillende softwaresystemen en -com-ponenten

Snel systeemoverschrijdend werken

Integrale overzichten van zakelijk relevante informatie

Natuurlijk kan ELOprofessional 11 met een groot aantal andere systemen gecombineerd en optimaal in elke denkbare infrastructuur geïntegreerd worden. Alleen al in het ERP-segment hebben wij nu al meer dan 70 verschillende koppelingen gerealiseerd.

Maar dat is nog niet alles: maak van ELOprofessional 11 met onze modules en interfaces uw individuele ECM-systeem – geheel volgens uw eisen en behoeften.

Informatiestroom zonder grenzen

Meer informatie op: www.elo.com/nl/integratie

59

2.0 basisfunctionaliteitenInformatiestroom zonder grenzen

ELO Backup ServerEenvoudig beheer van uw docu-mentbestanden op langetermijnge-heugens

ELO BarcodeGescande documenten geautoma-tiseerd indexeren, aan een proces toewijzen en archiveren

ELO Business Logic Provider (BLP)

De intelligente middleware voor overkoepelende processen

ELO COLDVolledig geautomatiseerd overne-men van grote hoeveelheden spool- en printgegevens

ELO DocXtractor (DocX)Intelligente analyse en geautomati-seerde verwerking van uw binnenko-mende documenten

ELO for Mobile DevicesMobiel werken – overal en altijd

ELO for SAPKrachtige koppeling van ELO aan SAP ECC

ELO for SharePointTwee systemen – één wereld

ELO Notebook ClientUw bedrijfskennis mee ingepakt

ELO Notes Server (SAND)Modern e-mailmanagement voor IBM Notes

ELO QuickScanDocumenten onderweg scannen en archiveren

ELO ReplicatieAutomatische gegevensvergelijking tussen meerdere locaties

ELO XML ImportDe turbo voor de bulkimport van uw gegevens

Leer de diverse mogelijkheden met onze aanvullende modules kennen en configureer ELOpro-fessional 11 op maat:

www.elo.com/nl/modules-en-in-terfaces

Modules en interfaces voor uw business

60

61

ELO Business Solutions

Onze oplossingen voor uw businessUw standaardprocessen zijn de basis voor onze Best-Practice-oplossingen: leer de uitgebreide portfolio met ELO Business Solutions kennen.

62

Dat heeft u aan digitaal factuurmanagementmet ELO Invoice

Factuurcontrolling en termijnbe-waking

Perfect overzicht over alle facturen met de cockpit voor binnenkomende facturen

Geautomatiseerde factuur- bewerking

Formaatonafhankelijk, snel en efficiënt

Integratie in bestaande ERP- systemen

Eenvoudige koppeling van SAP, MS Dynamics NAV, DATEV en veel andere ERP-oplossingen

Overzichtelijke factuur- formulieren

Snellere vrijgaven door formulierweergaven

Wie bij binnenkomende facturen het overzicht houdt, heeft grip op zijn business en bespaart tijd en kosten. Het vaak grote aantal bin-nenkomende facturen, hetzij elektronische of op papier gebaseerde facturen, stukken in PDF- of ZUGFeRD-formaat, moet snel, veilig en ef-ficiënt worden bewerkt. Dit betreft enerzijds de registratie, controle, kostentoewijzing en vrijgave van facturen. Anderzijds moeten binnen-komende facturen met bestaande ERP-systemen worden vervlochten. Bij dit alles helpt een oplossing voor de geautomatiseerde factuurver-werking: de Business Solution ELO Invoice.

Maak rapportages en analyses met maar één klik: dat is digitaal factuur-management in perfectie.

Met ELO Invoice kunt u binnen-komende facturen volledig ge-automatiseerd verwerken, de betreffende factuurgegevens met uw ERP-systeem vergelijken en daarin overnemen. Boven-dien zorgt een cockpit voor bin-nenkomende facturen ervoor dat u op elk moment het over-zicht houdt over alle facturen.

ELO Invoice

Met ELO wordt u niet het kind van de rekening

Meer informatie op: www.elo.com/nl/factuurmanage-ment

ELO Business Solutions

63

Dat zijn uw voordelen met ELO Contract

Praktische kalenderweergavenHerinnerings- en opzegtermijnen compact weergegeven

Digitaal contractdossierContracten en aanvullende docu-menten contextgerelateerd beheren

Contractcontrolling en analyse-opties

Lopende contracten gedetailleerd bewaken

Contractbeheer volgens wettelijke voorschriften

Naleven van compliance en revisievoorschriften

Geïntegreerde informatie- beschikbaarheid

Contractgegevens uit andere toepassingen erbij betrekken

Meer informatie op: www.elo.com/nl/contract

Contracten zijn de basis van elke zakenrelatie. Ze definiëren afspraken en verplichtingen tegenover klanten, verwachtingen tegenover dienst-verleners of arbeidsverhoudingen binnen het eigen bedrijf. Des te be-langrijker is een transparant contractbeheer volgens de wettelijke voorschriften – vooral bij een groot aantal lopende contracten in het bedrijf. Er moet op elk moment zicht zijn op afspraken, looptijden en deadlines. Geautomatiseerde processen en intelligente zoekmecha-nismen kunnen hier een belangrijke bijdrage leveren: u bespaart tijd en kosten.

ELO Invoice

Met ELO wordt u niet het kind van de rekening

ELO Contract

De kleine lettertjes in het oog houden

Dat is precies waar het digitale contractmanagement met ELO Contract begint en is gebaseerd op beproefde methoden uit de praktijk. Met ELO Contract be-heert u uw contracten blijvend en betrouwbaar in elke fase – van het contractconcept tot en met de afsluiting en de latere archivering – gedurende de ge-hele levenscyclus. Bovendien houdt u dankzij talrijke analyse- mogelijkheden altijd overzicht over alle contracten in het bedrijf: de geïntegreerde con-t ractmanagement-cockpi t maakt dit mogelijk.

ELO Business Solutions

64

Wie zijn bezoekers in het bedrijf al bij de ontvangst professioneel be-groet, zorgt voor een perfecte eerste indruk. Bovendien is het net zo belangrijk om altijd het overzicht over momenteel in het bedrijf aan-wezige bezoekers te houden. En ten slotte moeten er rondom geplande bezoeken heel veel voorbereidingen worden getroffen: afspraken moeten afgestemd, randvoorwaarden vast-gelegd, verga-derruimtes geboekt en eventueel catering georganiseerd worden.

Met het digitale bezoekersmanagement ELO Visitor kunnen deze processen geautomatiseerd en gestructureerd worden weerge-geven.

ELO Visitor

De eerste indruk telt

Via een welkomstscherm en in-dividuele bezoekerspasjes be-groet u uw bezoekers persoon-lijk direct bij de receptie.Bovendien registreert u met ELO Visitor informatie over af-spraken en bezoekers en slaat u deze gestandaardiseerd, ge-structureerd en veilig in ELOprofessional 11 op. Met be-hulp van een dashboard voor bezoekersbewaking houdt u op elk moment zicht op alle be-zoekers en heeft u de mogelijk-heid dienovereenkomstige ana-lyses te maken.

Individuele bezoekerspasjes – in een handomdraai gemaakt en geprint.

ELO Business Solutions

Zo functioneert digitaal bezoekersmanagement met ELO Visitor

Comfortabel plannen van bezoeken

Bezoekers al op voorhand aanmelden en gegevens registreren voor een persoonlijke ontvangst

Persoonlijke begroetingWelcome-screens heten uw bezoe-kers welkom

Individuele bezoekerspasjesEenvoudig maken op basis van de verzamelde gegevens

Actuele bezoekerslijstenIn geval van nood met één klik een lijst met alle aanwezige bezoekers maken

Gegevensbescherming waarborgen

Bezoekersgegevens met een druk op de knop wissen conform de EU-AVG

Meer informatie op: www.elo.com/nl/bezoekersman-agement

65

De in het bedrijf beschikbare kennis bundelen en profitabel benutten is een van de beslissende succesfactoren van de digitale toekomst. Wie zakelijk relevante informatie als zodanig herkent en deze snel voor me-dewerkers toegankelijk en bruikbaar maakt, bereikt de beste resul-taten. Een uitgebreide bedrijfskennis kan echter alleen ontstaan, wan-neer alle relevante informatie beschikbaar is.

De Business Solution ELO Knowledge bundelt beschikbare gegevens en informatie tot een centrale en intelligente kennisdatabase. Ver-spreide informatie-eilandjes en geïsoleerde gegevenssilo's worden met behulp van een groot aantal interfaces verbonden tot een bedrijfsbreed informatie- en kennisplatform, over de afdelingsgrenzen heen.

ELO Knowledge

Winnen door delenMet ELO Knowledge creëert u een community waarin mede-werkers hun kennis graag delen en goede ideeën samen tot bloei brengen – geheel in de zin van het bedrijfssucces.

Comfortabele kennisuitwisseling in het team – dankzij de ELO Community.

ELO Business Solutions

Modern kennis- management met ELO Knowledge

Kennis bedrijfsbreed delenProductief teamwerk en eenvoudige informatie-uitwisseling met de ELO Collaboration-tools

Ideeën samen tot bloei brengenNieuwe oplossingen vinden met het geïntegreerde ideeënmanagement

Medewerkers motiverenVia een beloningssysteem prikkels creëren om kennis te delen

Informatie snel vindenMet ELO iSearch binnen de kortste keren relevante informatie vinden

Centraal kennisportaal opbouwen

Informatie-eilandjes samenvoegen in een bedrijfsbrede kennisdatabase

Meer informatie op: www.elo.com/nl/kennismanage-ment

66

Met de Business Solution ELO HR Recruiting beheert u de sollicitatiecy-clus in uw bedrijf transparant en efficiënt. Personeelsvraag wordt een-voudig gemeld, sollicitaties worden in ontvangst genomen en alle in-formatie over de sollicitant indien nodig comfortabel in uw leidende HR-systeem of in het digitale personeelsdossier van ELO overgenomen. Automatische wisfuncties en een userafhankelijk gebruikersrechten-concept zorgen daarbij voor het voldoen aan actuele eisen m.b.t. gegevensbescherming volgens de EU-AVG.

De procesoptimalisatie met ELO HR Recruiting bespaart tijd en verlaagt de kosten. Van de melding van de personeelsvraag tot en met onboarding richt u uw processen nog efficiënter in.

ELO HR Recruiting

Sollicitatieprocessen optimaliseren

Dankzij het geïntegreerde job- portaal kunt u met een druk op de knop automatisch vacatures uitschrijven, bijvoorbeeld op uw eigen bedrijfswebsite. Via controlelijsten en configureer-bare herinneringsfuncties be-houdt u in de gehele sollicitatie-cyclus altijd het overzicht. Een visueel voorbereide groepering en beoordeling van sollicitanten ondersteunt u bij de selectie-procedure.

Digitaal sollicitanten- management met ELO HR Recruiting

Naleven van voorschriften m.b.t. gegevensbescherming

Bestanden geautomatiseerd wissen en conform de EU-AVG werken

Comfortabel overbrengen van sollicitantengegevens

Eenvoudige integratie in bestaande systemen

Geautomatiseerd sollicitatie-proces

Efficiënte processen van de melding van de personeelsvraag tot en met onboarding

Uitgebreid rankingsysteemFunctieomschrijvingen en vaar-digheden van sollicitanten systema-tisch afstemmen

ELO HR Recruiting ondersteunt u ook mobiel – zo houdt u tijdens een sollici-tatiegesprek zicht op relevante ge-gevens.

Meer informatie op: www.elo.com/nl/sollicitantenman-agement

ELO Business Solutions

67

De digitalisering en automatise-ring van bedrijfsprocessen bieden ook bij personeelszaken nieuwe kansen en mogelijk-heden. Met de Business Solu-tion ELO HR Personnel File bouwt u een elektronisch per-soneelsdossier op waarin alle

ELO HR Personnel File

Personeels- werk nieuw vormge-geven

pesoneels- documenten onafhankelijk van hun formaat worden samengevoegd. E-mails, sollicitatiestukken, getuigschriften of verlof-aanvragen, het maakt niet uit: alles wordt gestructureerd en centraal bewaard.

Bovendien biedt ELO HR Personnel File de mogelijkheid om processen op het gebied van personeelszaken te automatiseren en zo de mede-werkers te ontlasten. Zo kunnen bijvoorbeeld via workflows op basis van formulieren bij het in dienst en uit dienst treden van medewerkers standaardprocessen op gang worden gebracht. Ook deadlines en vrij-gaveprocessen houdt u met het digitale personeelsdossier altijd in het oog. Bewerkingstijden worden daardoor duidelijk verkort en kosten verlaagd. En ten slotte ondersteunt ELO HR Personnel File u bij het voldoen aan de eisen m.b.t. gegevensbescherming van de EU-AVG.

Het digitale personeels-dossier – ELO HR Personnel FilePersoneelsgegevens registreren en veilig beheren

Alle documenten centraal beheren en daarbij voldoen aan de eisen van de EU-AVG

Organigrammen makenPersoneelsstructuren overzichtelijk weergeven

PersoneelscontrollingOverzichtelijke dashboards voor de visualisatie van personeelsprocessen

Eenvoudige procesbesturingPersoneelsprocessen in bestaande processen en HR-systemen inte-greren

Deadlines aanhouden en ge-gevensbescherming naleven

Zicht houden op wistermijnen volgens wettelijke voorschriften

Zelfs medewerkerspassen kunt u dankzij ELO HR Personnel File met maar een paar klikken maken.

Meer informatie op: www.elo.com/nl/digitaal-per-soneelsdossier

ELO Business Solutions

68

69

Meer informatie

Goed zicht op uw succes Met ELOprofessional 11 kiest u voor de digitale toekomst. Maar hoe ziet uw volgende stap eruit? Graag geven wij u nog meer uitvo-erige informatie.

70

Onze klanten en hun succesverhalen

Talrijke bedrijven van allerlei groottes en in alle branches werken al succesvol met ELO producten en oplossingen. Maak kennis met onze klanten en kom meer te weten over hun succesverhalen met ELO.

Meer informatie op:www.elo.com/nl/referentiezoeker

Meer informatie

71

De juiste partner voor uw eisen

Met meer dan 1000 gecertificeerde ELO busines-spartners wereldwijd vindt u altijd en overal een competent en betrouwbaar aanspreekpunt.

Meer informatie op:www.elo.com/nl/partnerfinder

ELO live ervaren op talrijke evenementen

Wij zijn aanwezig op veel beurzen en evene-menten in binnen- en buitenland. Bovendien organiseren wij eigen evenementen, zoals de ELO ECM-Tour, het ELO ECM-vakcongres en veel meer – wij zien u graag komen!

Meer informatie op:www.elo.com/nl/evenementen

Meer informatie

ELOprofessional 11Voor het plezier in de digitale voorsprong

ELO®, ELOprofessional®, ELOenterprise®, ELOoffice® en ELO ECM-Suite® zijn gedeponeerde merken van ELO Digital Office GmbH in Duitsland en/of andere landen.  Daarentegen zijn SAP®, SAP NetWeaver® en SAP S/4HANA® gedeponeerde merken van SAP en SAP-concernondernemingen in Duitsland en andere landen; Microsoft®, Windows® en Excel®, PowerPoint®, SharePoint® zijn wederom gedeponeerde merken van Microsoft Corporation in de VS en/of andere landen. Andere bedrijfs-, product- of servicenamen kunnen merken van andere fabrikanten zijn. Bovendien dient deze publicatie alleen ter vrijblijvende algemene informatie en niet ter vervanging van een gedetailleerd individueel advies. De informatie in deze publicatie kan op elk moment, ook zonder voorafgaande kennisgeving, worden gewijzigd. Met name technische eigenschappen en functies kunnen ook per land variëren. Actuele informatie over ELO® softwareproducten, contractvoorwaarden en prijzen is verkrijgbaar bij de ELO® maatschappijen en de ELO® businesspartners en/of ELO® channelpartners. De productinformatie geeft de huidige stand van zaken weer. Inhoud en omvang van de producten en diensten zijn uitsluitend afhankelijk van de desbetreffende overeenkomsten. De naleving van bepaalde rechtsvoorschriften van producten en overige diensten wordt door ELO® noch gewaarborgd, noch gegarandeerd en noch als eigenschap toegezegd. De klant is verantwoordelijk voor de naleving van toepasselijke veiligheidsvoorschriften en overige voorschriften van nationaal en internationaal recht. Wijzigingen, vergissingen en drukfouten voorbehouden. Nadruk en vermenigvuldiging, ook gedeeltelijk, uitsluitend met schriftelijke toestemming van ELO Digital Office GmbH. © Copyright ELO Digital Office GmbH 2018-2019. Alle rechten voorbehouden. I Artikelnr.: A011-PP-NL I 20181221

ELO® is verkrijgbaar bij:

BelgiumELO Digital Office Benelux, Oktrooiplein 1, bus 201, 9000 Ghent, Belgium; elo-benelux@elo.com

DuitslandELO Digital Office GmbH, Tübinger Strasse 43, 70178 Stuttgart, Duitsland; info@elo.com