ELO for SAP® ERP Rendszerek összekapcsolása – az intelligens vállalatért

ELO for SAP® ERPRendszerek összekapcsolása – az intelligens vállalatért

ELO for SAP® ERP

Vállalati tartalomkezelés · www.elo.com

A hatékony tartalomkezelés alapja egy cég meglévő szoftver alkalmazásaiban tárolt adatainak átfogó integrációja. Ahol ezzel szemben sziget-megoldásokat használnak, melyek csekély összeköttetésben állnak egymással, ott fennáll a manuális, hibákkal tűzdelt egyeztetési folyamatok veszélye – ugyanazok az adatok ugyanis gyakran különböző rendszerekben kerülnek felhasználásra. Ebben segíthetnek az illesz-tőfelületek.

Az ELO for SAP® ERP terméksorozattal egyrészt egyszerűen összekapcsolható az ECM rendszer az SAP®– rendszerrel, és kényelmesen átvihetőek a dokumentumok az ELO archívumba. Másrészt az ELO megoldásvilág tökéletesen összefűzhető az SAP megoldásokkal és támogat minden az SAP-ben tör-ténő rögzítési forgatókönyvet – bármilyen profilú és méretű cégnél.

Ügyfélként Ön profitál cége folyamatainak átlát-ható leképezéséből. Az információk villámgyorsan rendelkezésre állnak a teljes rendszert átfogóan és revízióbiztos módon archiválódnak. Így bármikor gyorsan, egyszerűen és áttekinthetően lehívhatóak a fontos tartalmak. Ez nem csak időt takarít meg, hanem az üzemi költségeket is csökkenti – különösen nagy mennyiségű dokumentum esetén. Az ELO és az SAP összekapcsolásával a legmagasabb színvonalon realizálható a haszon maximalizálása.

ELO for SAP® ERP: ECM funkciók és GDPR megfelelőségAz ELO for SAP® ERP két fő részből áll: az egyik az ELO Suite for SAP ArchiveLink®, mellyel dokumen-tumokat archiválunk és ECM funkciókat biztosít az SAP ArchiveLink® környezetben. A másik rész az ELO WebDAV for SAP® ILM interfész, mely a GDPR-kon-form archiválást támogatja.

Rendszerek összekapcsolása – az intelligens vállalatért

2 Vállalati tartalomkezelés

ELO Smart Link for SAP® ERP

ELO Connectivity Pack for SAP® ERP

ELO for SAP® ERP illesztőfelület

ELO Suite for SAP ArchiveLink®:Hozzáférés a teljes ECM-spektrumhoz

Az ELO Suite for SAP ArchiveLink® önmagában három termékből áll össze: az ELO Smart Link for SAP® ERP, az ELO Connectivity Pack for SAP® ERP és az ELO Toolbox for SAP® ERP termékekből. Ez a három termék többet kínál a „szimpla” SAP ArchiveLink® funkcionalitásnál. Együtt az ECM funkciók teljes spektrumát – pl. workflow, csapatmunka vagy fulltext keresés – biztosítják az SAP platformra, központi ECM szolgáltatások formájában.

SAP bizonylatok archiválása és összekapcsolása az ELO-banAz ELO Smart Link for SAP® ERP egy SAP által hitelesített illesztőfelület, amellyel az ELO beviteli rendszerként használható az SAP rendszer tartalom-tárolóin keresztül: a felhasználó közvetlenül az SAP rendszerből (In-Place-megjelenítés) vagy az ELO-ba ugorva kap hozzáférést – ott találhatóak archiválva bizonylatok, komplett reorganizációs adatok, nyomtatási listák, kimenő bizonylatok vagy egyéb üzleti vonatkozású dokumentumok, és ezek össze vannak kapcsolva az SAP rendszerrel. Az aktuális hitelesítés az SAP NetWeaver® és SAP S/4HANA® rendszerekre érvényes. A Smart Link segítségével így gyors és teljes információelérés áll rendelkezésre minden fontos üzleti folyamathoz. Az ELO Smart Link for SAP® ERP ezen felül platformot kínál az aktuális és jövőbeni ELO Suite for SAP ArchiveLink® termékekhez.

Metaadatok előhívása, bevitele és átadásaAz ELO Connectivity Pack for SAP® ERP két elemből áll, melyek létrehozzák az adatáramlás különféle irányait: az Indexdownload és a Datatransfer részekből.

Az Indexdownload komponens általános metaadatokat hív elő egy-egy doku-mentumhoz, mint rendelési szám, vevőnév etc. és ezeket automatikusan beírja a besorolási sémába. Ily módon minden elemhez nagyszámú információt kapunk az SAP rendszerben. SAP fejlesztésre nincs szükség, illetve csak speciális esetekben kellhet. Amint a dokumentum megkapta a metaadatait, automatikusan archiválásra kerül az ELO-ban egy megfelelő mappa struktúrába. Az ELO Connectivity Pack for SAP® ERP Indexdownload komponensével vége a dokumentumok munkaigényes keresgélésének: minden egymáshoz tartozó információ központilag van archiválva és villámgyorsan lekérdezhető.

A második, Datatransfer komponens lehetővé teszi az összegyűjtött adatok SAP rendszerbe, és különösen minden távoli elérésű funkció-elembe, ill. BAPI-ba történő átadását. Az összegyűjtött adatok származhatnak pl. egy workflow-ból és egy bizonyos funkciót kell kiváltaniuk az SAP környezetben – mondjuk egy számla lekönyvelését vagy egy rendelés jóváhagyását. Itt sem szükséges SAP-fejlesztés ill. csak speciális esetekben kellhet, mivel az adatmezők mapping-je közvetlenül az ELO-ban történik. Az ELO Connectivity Pack for SAP® ERP -ben történő adat-transzferrel véget érhet az egyéni vagy projektspecifikus kommunikációs csatornák költséges fejlesztése: minden összetartozó információt az ELO-ból lehet mappingelni a megfelelő SAP paraméterekhez.

ELO for SAP® ERP

3Vállalati tartalomkezelés www.elo.com

Dokumentumok kényelmes bevitele és kezeléseAz ELO Toolbox for SAP® ERP gondoskodik a kényelmes SAP® GUI-vezérelte bevitelről: a Toolbox használatával a már archivált, eredeti SAP bizonylatok – fájlok vagy e-mailek – egyrészt automatikusan megtalálják az utat az ELO-ba. A Toolbox másrészt lehetővé teszi a direkt váltást az ELO-ból az SAP környezetbe: például ha Ön egy ELO-ban archivált számláról az SAP rendszerében található FI-bizonylathoz szeretne ugrani. Így nem csak időt takarít meg, hanem minden szükséges informácót átlát.

ELO Toolbox for SAP® ERP

4 Vállalati tartalomkezelés

„Szállítói feltételek” példaAz ELO Suite for SAP ArchiveLink® tökéletesen hatékony együttműködést garantál az ELO Smart Link for SAP® ERP alapján: ha például új szállítói feltételek érkeznek e-mailben, ezeket egyszerűsítve lehet összekapcsolni az SAP objektummal – ebben az esetben a szállítóval – az ELO Toolbox for SAP® ERP-n keresztül. Ezután a szállítói feltételek automatizáltan továbbadódnak az ELO-ba. Ott az ELO Connectivity Pack for SAP® ERP index-letöltés funkciója ellátja a dokumentumot meta-adatokkal, melyeket az SAP rendszerből hív le. Végül az ELO Toolbox for SAP® ERP támogatja a felhasználót abban, hogy közvetlenül az ELO-ból újra a megfelelő SAP-tranzakcióhoz ugorhasson – például hogy ott kezelje a szállító törzsadatait.

„Bejövő számla” példaTovábbi példa az ELO Suite for SAP ArchiveLink® termékek együttműködésére a bejövő számlák feldolgozásának folyamata: a számlák kézi, papíralapú feldolgozása nemcsak az esetleges kedvezmények elvesztésével és a hibákkal bosszulja meg magát, hanem nagy mennyiségű bizonylat esetén felfelé tornázza a folyamatok bonyolításának költségeit is. Segítséget jelent a bejövő számlák automatizált feldolgozása.

Például ha érkezik egy beszállítói számla, archiválni lehet az ECM-rendszerbe az ELO sztenderd funkcióival vagy az ELO DocXtractor használatával, és a továbbiakban fel lehet dolgozni a Business Solution ELO Invoice modullal. A metaadatok lehívása mellett az ELO Connectivity Pack for SAP® ERP Indexdownload komponensen keresztül a könyvelési adatok átadása is funkciója az adatátvitelnek. Ez az adat-át-adás egy megfelelő BAPI-n keresztül történik az SAP rendszerben, mely ott egy bejövő számla rögzítésére szolgál. Egy könyvelési státusz kiolvasása is történhet például az ELO Connectivity Pack for SAP® ERP Datatransfer komponensén keresztül. Mindezen funkciók kommunikációs alapjaként az ELO Smart Link for SAP® ERP szolgál.

ELO for SAP® ERP

Az ELO és az SAP összjátéka „Bejövő számla” példáján keresztül

ELO importfunkciók

Mail/Postafiók/XML-Importer ...

ELO ECM rendszer ELO Invoice

SAP rendszer

ELO Smart Link for SAP® ERP: minden funkció alapja

Számla

Adatátvitel RFC funkció-elemeknek/BAPIKönyvelési adatok Dokumen-

tumok összekapcsolása

ELO Connectivity Pack for SAP® ERP

Meta-adatok lehívásaRendelés részleteiKönyvelési státusz

ELO Connectivity Pack

for SAP® ERP

ELO Suite for SAP ArchiveLink®

ELO Suite for SAP ArchiveLink®

5Vállalati tartalomkezelés www.elo.com

A siker garanciája az automatizálás

ELO Suite for SAP ArchiveLink®: a legnagyobb hatékonyság automatizációval

Ha az üzleti folyamatokat manuális tevékenység szakítja meg, csökken a folyamat hatékonysága. Ha ezzel szemben teljesen automatizáljuk a folyamatokat, nemcsak időt nyerünk, de a minőség is jobb lesz.

Az ELO Workflow: folyamatok egyéni irányításaA médiumok ütközésének elkerüléséhez átjárható digitális folyamatokra van szükség. Az ELO alapfunkcióként kínálja a nagyteljesítményű workflow rendszert. Ennek nagy előnye: az ELO rendszertől függetlenül képezi le az üzleti folyamatokat és olyan személyeket is bevon a bonyolításba, akiknek nincs SAP munkaállomása. A rendszer automatikusan a helyes folyamatot generálja ehhez és kiosztja az érintett személyeknek ill. területeknek a mindenkori feladatokat. Így például a megrendelő, a könyvelő és a számlát ellenőrző személy is hozzáférhet egyazon bizonylathoz és ezzel lehetővé válik a zökkenőmentes jóváhagyási folyamat

Minden üzletileg releváns bizonylat és dokumentum össze van kötve az SAP rendszerrel és az ott hozzárendelt belső könyveléssel az ELO Smart Link for SAP® ERP illesztőfelületen keresztül. Az ELO workflow további előnyei a gyors hasz-nálatbavétel és az a lehetőség, hogy egy grafikus dizájner segítségével komplex folyamatok is modellezhetőek, leképezhetőek és ellenőrizhetőek. Ha szükséges, az SAP-workflow-val való vegyes üzemmód is lehetséges.

Adójogi követelmények automatikus teljesítéseAz ELO minden adózási szempontból fontos, könyveléshez tartozó dokumentumot a jogszabályoknak megfelelően archivál. Ugyanakkor ezzel az archiválással tartósan csökken a produktív SAP adatbázis terhelése. Ez javítja a rendszerteljesítményt, mivel a dokumentumok már nem az SAP környezetben, hanem az ELO-ban tárolódnak. További előny adódik verzióváltáskor: az SAP rendszerben csak azon adatok kerülnek archiválásra, melyekre online üzemmódban is szükség van. Minden egyéb dokumentum az ELO-ban archiválódik. Ezek az adatok bármikor rendelkezésre állnak későbbi hozzáféréshez (pl. kiérté-keléshez). Az ELO rendszer revízióbiztosan kezeli a dokumentumokat a hosszútávú archiváláshoz, szünetmentesen működő RAID ill. optikai Jukebox rendszereken.

ELO for SAP® ERP

§

6 Vállalati tartalomkezelés

Mindenkori GDPR megfelelőség

ELO WebDAV for SAP® ILM: jogilag megfelelő archiválás és dokumentumkezelés

A 2018. májusában életbe lépett európai uniós általános adatvédelmi rendelet (GDPR) szabályozza a személyes adatok kezelését. Azóta az adatokat és doku-mentumokat GDPR-konform módon kell archiválni – itt lép színre az SAP informá-ció-életciklus menedzsmentje (SAP ILM). Az információ-életciklus menedzsment tartalmazza a szabályzatokat, folyamatokat, eljárási módokat és eszközöket, az adatok rögzítésétől kezdve a végleges megsemmisítésükig.

Egy SAP-ILM projekt sikeres megvalósításához ILM-képes dokumentumtárolóra van szükség. Ez azt jelenti, hogy a tároló-/beviteli rendszernek egy WebDAV-alapú illesztőfelületen keresztül alkalmasnak kell lennie a fogadott tárolási tulajdonságok átvételére és használatára. Az ELO WebDAV for SAP® ILM illesztőfelületünkkel az ELO ILM-képes tárolóként áll az Ön SAP rendszere rendelkezésére. Így minden adat GDPR-konform módon archiválható és kezelhető – és természetesen tanúsított rendszerben.

ELO for SAP® ERP

ELO WebDAV for SAP® ILM

7Vállalati tartalomkezelés www.elo.com

ELO for SAP® ERPRendszerek összekapcsolása – az intelligens vállalatért

Az ELO®, ELOprofessional®, ELOenterprise®, ELOoffice® és ELO ECM-Suite® márkák az ELO Digital Office GmbH bejegyzett márkái Németországban és/vagy más országokban. Az SAP®, SAP NetWeaver® és SAP S/4HANA® márkák viszont az SAP és SAP-konszern tagvállalatok bejegyzett márkái Németországban és más országokban; a Microsoft®, Windows® és Excel®, PowerPoint®, SharePoint® márkák a Microsoft Corporation márkái az USA-ban és/vagy más országokban. A további cég-, termék- vagy szolgáltatás elnevezések más gyártóhoz tartozhatnak. Ez a dokumentum csak általános információként szolgál és nem helyettesíti a személyes tanácsadást. Az itt megjelent információk bármikor és előzetes értesítés nélkül megváltozhatnak. Különösen a műszaki jellemzők és funkciók változhatnak országonként. Az ELO termékekre vonatkozó aktuális információkat, szerződési feltételeket és árakat az ELO képviseletektől és az ELO Business-Partnerektől kaphat. A termékinformációk a kiadvány megjelenésekor érvényes állapotot tükrözik. A szolgáltatások tárgyát és terjedelmét kizárólag a mindenkori szerződések határozzák meg. Az ELO se nem biztosítja, se nem garantálja vagy szavatolja tulajdonságként, hogy termékei és egyéb szolgáltatásai betartanak bizonyos jogszabályi előírásokat. A nemzeti és nemzetközi jog szerint alkalmazandó biztonsági és egyéb előírások betartásáért az ügyfél felelős. A változtatások, tévedések és nyomtatási hibák jogát fenntartjuk. Másolás és sokszorosítás (akár részletekben is) csak az ELO Digital Office GmbH írásos engedélyével lehetséges. © Copyright ELO Digital Office GmbH 2019. Minden jog fenntartva. I   Artikel-Nr. A000-SAPALG-HU  I  20191009

Itt találja az ELO®-t:

További információk:www.elo.com/hu/sap

MagyarországELO Digital Office Kft.Kékperje u. 6 C1 épület Fszt. 1.1112 Budapest, Magyarországinfo-hungary@elo.com

NémetországELO Digital Office GmbHTübinger Strasse 4370178 Stuttgart, Németországinfo@elo.com