Especial Software Contable - Wolters Kluwer

36 Estrategia Financiera Nº 248 • Marzo 2008

Especial Software Contable

Cuestionario de

Evaluación

La conversión de datos

en el software contable

La conversión de datos


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Nº 248 • Marzo 2008 Estrategia Financiera 37

l 1 de enero de 2008 marca el inicio de una

nueva etapa en la contabilidad española que

asesores, contables, directivos y desarrollado-

res de software contable tardarán tiempo en olvidar.

La publicación del nuevo Plan General Contable, apro-

bado en el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviem-

bre, acaba con largos meses de espera e incertidum-

bre. Con la entrada en vigor de la reforma contable se

abre otro período caracterizado por la necesidad ge-

neralizada de adaptarse a la nueva gestión contable

sin problemas y con la mayor rapidez posible. Precisa-

mente, del buen hacer de los fabricantes de aplicacio-

nes informáticas contables depende esa facilidad y

tranquilidad que asesores y profesionales de la conta-

bilidad ansían. Por ello, resulta clave que el programa

que utilicemos no sólo nos garantice el estar adap-

tado al nuevo marco normativo, sino que además re-

suelva las modificaciones con procesos ágiles y auto-

máticos que nos ahorren trabajo y errores. Otro requi-

sito importante es que el software incorpore

información legal en sí mismo (acceso directo a nor-

mativa, comentarios, noticias de interés, etcétera), lo

que nos ayudará a resolver dudas sobre el nuevo PGC,

así como sobre los cálculos que el programa realice.

Un servicio de calidad, además de años de experiencia

en el sector como fabricante de software especiali-

zado en la gestión contable, son otros valores que de-

bemos tener en cuenta a la hora de elegir el programa

que nos servirá de apoyo en nuestra labor diaria.

La implantación del nuevo modelo contable ha

comportado para los desarrolladores de software un

arduo y minucioso trabajo de análisis para resolver

con éxito la conversión de datos entre el PGC de 1990

y el nuevo PGC de 2008. Un buen programa contable

guía al usuario en este proceso, de forma que aún con

escasos conocimientos sobre la reforma, sea posible

realizar la apertura del ejercicio 2008 y traspasar el

saldo de la cuenta del PGC 1990 a la cuenta asociada

al nuevo modelo contable. Además, si la aplicación in-

corpora una breve explicación de por qué y cómo hace

el traspaso, nuestra seguridad y garantía de hacer

frente a la reforma contable con éxito es total.

LA CONVERSIÓN DE DATOS PASO A PASO

Para aplicar de forma correcta las modificaciones

que establece el nuevo Plan General de Contabilidad

en 2008, todo desarrollador de software ha tenido

que trabajar en los siguientes procesos:

1. Cierre del año 2007. En realidad el cierre del

ejercicio 2007 se ha podido hacer con normali-

dad, puesto que está al margen de la nueva nor-

mativa, cuya fecha de entrada en vigor era a par-

tir del 1 de enero de 2008.

2. Realizar el asiento de apertura del año 2008.El proceso de apertura del nuevo ejercicio varía

en función de la aplicación contable que se uti-

lice, pero en cualquier caso, el programa ha de te-

ner en cuenta algunos de los principales cambios

del nuevo Plan General de Contabilidad:

a. Reclasificación de activos y pasivos no per-mitidos en el nuevo PGC. A partir de este ejer-

cicio 2008 se establece un nuevo criterio que

define la naturaleza de un activo y se instauran

también modificaciones respecto al concepto de

pasivo. Ante esta nueva situación, y con el obje-

tivo de facilitar al máximo el trabajo al usuario,

los programas de contabilidad se han dotado de

mecanismos inteligentes que detectan automá-

ticamente los activos y pasivos que dejan de ser

w

Ficha Técnica

E

www.estrategiafinanciera.es[ ]

AUTORES: Regojo Martín, Ricardo; Tormo Benavent, Ruth

TÍTULO: La conversión de datos en el software contable

FUENTE: Estrategia Financiera, nº 248. Marzo 2008

LOCALIZADOR: 18/ 2008

RESUMEN: Con motivo de la entrada en vigor del nuevo Plan General Con-table a partir de 1 de enero 2008, se analiza el trabajo que han tenido querealizar los desarrolladores de software para adaptar sus programas de con-tabilidad al nuevo marco normativo español. En concreto, se detallan los as-pectos más significativos de la reforma en cuanto a la conversión de datos,destacándose especialmente los principales valores que debe tener unabuena solución contable para cumplir con los nuevos requisitos normativos.El artículo pretende ser más práctico que teórico, por lo que más que detallartodas y cada una de las modificaciones o correspondencias entre las cuentascontables, repasa los principales cambios como consecuencia del nuevo PGCy las mejores soluciones que debe incorporar un programa de contabilidad,siempre con el objetivo de hacer más fácil y rápido el trabajo al profesionalque lo utiliza.

DESCRIPTORES: Especial Software Contable, Plan General Contable, software contable, conversión de cuentas, alta y baja de activos y pasivos.

Cuanto mejores sean las soluciones informáticas para hacer frente al cambio contable másfácil y rápido podrán llevar a cabo su trabajo los profesionales. Descubra los principales

valores que debe tener una buena solución contable para cumplir con los nuevos requisitosnormativos y evalúe, gracias a un breve cuestionario, su aplicación de contabilidad

, Ricardo Regojo Martín , Ruth Tormo Benavent

Responsable Desarrollo de Negocio A3 Software Departamento de Marketing A3 Software



La conversión de datosen el software contable


válidos como tal con la entrada en vigor del

nuevo PGC. Partiendo de la base de que to-

dos los proveedores de software contable

han incorporado a sus soluciones

procesos que identifican correc-

tamente los activos y pasivos

invalidados y los reclasifican

según el nuevo marco legal,

el valor que convierte a un

programa informático mejor

que a otro radica en lo fácil y

rápido en que se realizan dichos

ajustes, así como en la transpa-

rencia hacia el usuario para po-

der comprobar o revisar las mo-

dificaciones. Otro aspecto de in-

terés es la flexibilidad del software,

en el sentido de que permita al

usuario modificar, en caso de que lo

desee, cualquiera de las opciones pro-

puestas por la aplicación.

Algunos ejemplos de la reclasificación de acti-

vos y pasivos más comunes son:

• Gastos de constitución.- Dejan de ser

considerados activos para ser tratados como

gastos, salvo alguna excepción puntual. To-

dos aquellos gastos de constitución que

existan al final del ejercicio 2007 serán ajus-

tados contra reservas.

• Intereses diferidos en leasing.- En este

caso, el tratamiento correcto es dejar de

considerarlos como pasivos y desviarlos

contra el proveedor de leasing.

En el mercado hay aplicaciones de contabili-

dad que cuentan con una solución específica

para la gestión de inmovilizado que permite

realizar la reclasificación de los activos de

forma conjunta. Obviamente, estas herramien-

tas están enlazadas con las soluciones de con-

tabilidad propiamente dichas.

b. Alta de activos y pasivos exigidos en elnuevo PGC. Igual que hay activos y pasivos

que con la reforma contable pierden esta con-

dición, ocurre también lo contrario. En este

sentido, las aplicaciones de contabilidad se han

tenido que adaptar para ganar en flexibilidad y

permitir estas modificaciones. En general, el

usuario del programa es quien debe ejercer

aquí un papel activo para dar de alta cada uno

de los activos y pasivos, cumpliendo con los

nuevos requisitos legales.

Por citar algunos de los cambios más impor-

tantes, cabe destacar la consideración como

activo de los arrendamientos financieros que

no siendo leasing cumplan las siguientes con-

diciones:

• Arrendamientos financieros con opciónde compra: Se considerarán activos aque-

llos sobre los que no existen dudas razona-

bles de que se vaya a ejercitar la opción de

compra.

• Arrendamientos financieros sin opciónde compra: Se considerarán activos aque-

llos sobre los que no haya opción de com-

pra, siempre que se dé cualquiera de estas

circunstancias:

— La propiedad se transfiere al finalizar el

plazo del arrendamiento.

— Contratos de arrendamiento en los que

el período de alquiler coincida con la vida

económica del activo (por ejemplo, en el

caso del renting de un ordenador a tres

años).

— Al inicio del arrendamiento, el valor ac-

tual de los pagos mínimos acordados su-

pone la práctica totalidad del valor razo-

nable del activo.

— Cuando las especiales características del

activo hagan que su utilidad quede res-

tringida al arrendatario (por ejemplo, en

el caso de las máquinas a medida).

— El arrendatario tiene la posibilidad de

prorrogar el arrendamiento durante un

segundo período con unos pagos que

sean sustancialmente inferiores a los ha-

bituales de mercado.

Otra modificación que es consecuencia del

nuevo PGC es la consideración como acti-

vos de las concesiones (por ejemplo, una

concesión administrativa).

También es significativo el nuevo trata-

miento del valor de las obligaciones deriva-

das del desmantelamiento, retiro o rehabili-

tación del lugar donde se asienta el activo,

que formarán parte del valor del mismo - y

deberán ser amortizadas- siempre que den

lugar al registro de provisiones.

c. Reclasificación de las cuentas contables se-gún el nuevo PGC. El nuevo marco normativo

español de contabilidad ha comportado el

cambio en la codificación de numerosas cuen-

tas contables. Por ello, los desarrolladores de

software han tenido que ajustar sus aplicacio-

nes e integrar en ellas las equivalencias entre

las cuentas del PGC de 1990 y las nuevas

cuentas propuestas en el PGC de 2008. Cada

fabricante ha adaptado la correspondencia en-

tre cuentas según su mejor criterio, pero qui-

zás la solución más ágil y funcional es dotar al


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programa de una tabla general o tabla madre

en la que están detalladas todas y cada una de

las cuentas contables antiguas con su nueva

numeración. El programa hace la conversión

entre cuentas de forma automática basándose

en dicha tabla.

En cualquier caso interesa trabajar con aplica-

ciones que estén dotadas de cierta flexibilidad

y permitan al usuario modificar aquellas cuen-

tas que constituyen excepciones, es decir,

cuentas que pueden ser interpretadas de dis-

tinta forma y, por tanto, tener correspondencia

con más de una cuenta contable. Un buen

software debe permitir añadir nuevas cuentas

y disponer de listas desplegables con la rela-

ción de cuentas equivalentes cuando hay más

de una alternativa, como por ejemplo en el

caso del leasing, que se atribuye a una cuenta

distinta en función de la naturaleza del activo.

Al margen de la tabla general de correspon-

dencia entre cuentas, la mayoría de aplicacio-

nes de contabilidad disponen también de ta-

blas con las equivalencias para cada una de las

empresas que se den de alta durante el ejerci-

cio 2008, lo que facilita al usuario el trata-

miento de los casos excepcionales.

Otro aspecto muy valorado por asesores y con-

tables es poder trabajar con un programa lo

suficientemente inteligente como para que

avise al usuario de las cuentas contables que

debería revisar, porque pueden tener más de

una correspondencia.

En el mercado hay algunas soluciones infor-

máticas que disponen de un asistente que

ayuda al usuario a realizar la apertura del ejer-

cicio. Este proceso es realmente útil y cómodo

puesto que evita errores y pérdidas de tiempo

innecesarias. Al abrir el año 2008 el programa

realiza la equivalencia de las cuentas contables

de forma automática. Además, un informe de

gestión permite revisar las diferencias entre el

cierre del ejercicio 2007 y la apertura de 2008.

Por citar algún ejemplo de cuentas que cam-

bian su codificación con la entrada en vigor del

nuevo PGC de 2008, cabe mencionar las cuen-

tas relacionadas con Inmovilizado:

• Inmovilizado intangible pasa de la 21 a la 20.

• Inmovilizado material pasa de la 22 a la 21.

En relación al Fondo de Comercio destacar que,

a partir de 1 de enero de 2008, ya no será

amortizable, contabilizándose en todo caso su

deterioro. En este sentido, es importante que

la aplicación informática con la que trabaje-

mos detecte los fondos de comercio y los mar-

que de forma que no se amorticen.

Por otro lado, también cabe destacar la impor-

tancia de trabajar con aplicaciones informáti-

cas que integran software e información legal.

Nos referimos a soluciones que,

por ejemplo, con motivo del

nuevo PGC 2008 han incor-

porado comentarios en la ta-

bla de equivalencias sobre co-

rrespondencia entre cuentas con-

tables. Hay también programas que

cuentan con servicios de información

legal on-line que permiten al usuario

conocer las disposiciones aparecidas

en el BOE y saber cómo afectan éstas

a su programa de contabilidad. Este

servicio incluso proporciona la rela-

ción de afectados (empresas, emplea-

dos) por las disposiciones publicadas.

Adjuntamos dos capturas de pantalla

de un programa de contabilidad en las

que se ve la tabla de correspondencia

entre las cuentas contables del PGC

1990 y las del PGC 2008. En la parte

inferior de la pantalla, el usuario

puede leer una breve explicación sobre

la equivalencia entre las cuentas sobre las que

Especial Software ContableLa conversión de datos


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el usuario está posicionado. Además, el pro-

grama marca en rojo las cuentas a revisar por si

al usuario le interesa modificar la asignación de

cuentas que el programa le ha realizado de

forma automática, puesto que se trata de casos

excepcionales que pueden ser tratados de di-

versas formas.

d. Valoración conforme a los nuevos criteriosdel PGC. La reforma contable ha comportado

también cambios en la valoración de los ins-

trumentos financieros, cuyas principales varia-

ciones se resumen en la tabla 1.

Si aplicamos este nuevo marco normativo, en

la apertura del ejercicio 2008 podremos reva-

lorizarlos según las siguientes reglas:

• Los activos financieros mantenidos para ne-

gociar o disponibles para la venta los podre-

mos valorar a su valor razonable en la aper-

tura. Esta modificación se ajustará contra

reservas.

• En cambio, los préstamos e inversiones

mantenidos hasta el vencimiento podremos

optar por seguir valorándolos a importe en-

tregado o a coste amortizado. Hay que tener

en cuenta que si sólo modificamos la valo-

ración de uno, deberemos hacerlo obligato-

riamente de todos.

A pesar de que las aplicaciones de contabili-

dad se han adaptado a la nueva normativa

contable para permitir la valoración de los

instrumentos financieros según los nuevos

criterios vigentes, lo cierto es que ésta es

una tarea que el profesional debe realizar en

gran medida manualmente. De todos modos,

hay programas que aún cuando resulta difí-

cil automatizar las valoraciones, incorporan

mecanismos inteligentes que ayudan al pro-

fesional a realizar su labor, por ejemplo,

identificando las cuentas 540 (correspon-

dientes a activos financieros mantenidos

para negociar). 9

Gestión inteligente de la información.El ejemplo de Crèdit Andorrà


Préstamos y partidas a cobrar(inversiones crediticias)

Inversiones mantenidas hasta elvencimiento

Activos financieros mantenidos paranegociar

Inversiones en el patrimonio deempresas del grupo, multigrupo yasociadas

Activos financieros disponibles para laventa (PYMES no)

A coste amortizado

A coste amortizado

A valor razonable (sin deducir ningún

coste de transacción en que pudiera

incurrirse por su venta)

Al coste

A valor razonable (excepto los

instrumentos de capital -acciones- cuyo

valor razonable no pueda ser estimado de

forma fiable)

TIPO DE CARTERA VALORACIÓN POSTERIOR

Tabla 1. Valoración de los instrumentos financieros

1. ¿Incorpora su programa una tabla de correspondencias entre el plan contable antiguo y el nuevo

con comentarios normativos según la nueva legislación?

2. ¿Dispone de un proceso guiado que le ayude a realizar la apertura del ejercicio 2008 proponiéndole

las conversiones a realizar?

3. ¿Su programa le avisa de las cuentas contables que debe revisar porque pueden tener más de una

correspondencia?

4. ¿Detecta automáticamente su aplicación los gastos de constitución y se los muestra para darlos de

baja?

5. ¿Su aplicación informa directamente los ajustes en la cuenta de reservas?

6. ¿Puede obtener un informe que compare las diferencias entre el cierre del ejercicio 2007 y la

apertura del 2008?

7. ¿Puede trabajar paralelamente con el ejercicio actual sin haber cerrado el anterior?

8. ¿Puede reabrir ejercicio tantas veces como quiera de forma automática sin necesidad de borrar

aperturas anteriores y haciendo las conversiones de cuentas de forma automática?

9. ¿Detecta automáticamente su aplicación los fondos de comercio y se los muestra para que no los

amortice?

10. ¿Dispone de un servicio de información legal que le avisa de las disposiciones publicadas en el BOE

y de cómo afectan a su aplicación de contabilidad?

SÍ NO

Evaluación. 10 preguntas para evaluar su software de contabilidad

¿Está adaptado al nuevo PGC?

Resultados: Si su respuesta a la mayoría de estas preguntas es "NO" debería cambiar de proveedor de software para hacer frente

al nuevo Plan General Contable con todas las garantías. Sin duda, usted necesita buscar una aplicación para la gestión contable

que esté a la altura de sus necesidades y que le facilite su trabajo al máximo.

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