ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN PARA EL FORTALECIMIENTO DE …

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA EN EL ÁREA DE COMUNICACIONES E N LA

SOCIEDAD COLOMBIANA DE JUEGOS Y APUESTAS S.A. GANE, EN LA CIUDAD DE CALI

MAURICIO HERRERA YEPES

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN

PROGRAMA COMUNICACIÓN SOCIAL - PERIODISMO

SANTIAGO DE CALI

2011

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA EN EL ÁREA DE COMUNICACIONES E N LA

SOCIEDAD COLOMBIANA DE JUEGOS Y APUESTAS S.A. GANE, EN LA CIUDAD DE CALI

MAURICIO HERRERA YEPES

Pasantía Institucional para optar al título de

Comunicador Social-Periodista

Director

MARÍA FERNANDA NAVARRO

Comunicador Social

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS DE LA COMUNICACIÒN

PROGRAMA COMUNICACIÓN SOCIAL – PERIODISMO

SANTIAGO DE CALI

2011

3

Santiago de Cali, Julio de 2011

Nota de aceptación:

Aprobado por el Comité de Grado en cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Autónoma de Occidente para optar al título de Comunicador Social-Periodista

MARISOL GÓMEZ SALINAS

Jurado

PATRICIA NAVARRO

_________________________________________Jurado

4

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 9

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 11

1.2 PREGUNTA PROBLEMA 13

2. JUSTIFICACIÓN 14

3 OBJETIVOS 16

3.1 OBJETIVO GENERAL 16

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 16

4. MARCOS DE REFERENCIA 17

4.1 MARCO TEÓRICO 17

4.1.1 La comunicación interna en las organizaciones 17

4.1.2 Clima y cultura organizacional 19

4.1.3 La evolución de la comunicación 21

4.2 MARCO CONTEXTUAL 23

5. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 25

5.1. MARCO HISTÓRICO DE LA EMPRESA 25

5.1.1 Número de empleados 25

5.1.2 Ubicación de la empresa 26

5.1.3 Misión 26

5.1.4 Visión 26

5.1.5 Objetivos Organizacionales 26

5.1.5.1 Objetivo Financiero 26

5

5.1.5.2 Objetivos del Área de Mercadeo 26

5.1.5.3 Procesos claves de los objetivos de la orga nización 27

5.1.6 Organización y funcionamiento 28

5.1.6.1 Capital Tecnológic o 28

5.1.6.2Organigrama 29

5.1.7 DEFINICIÓN DE LOS CARGOS 30

6. MARCA REGISTRADA – LOGO 34

6.1 COLORES CORPORATIVOS QUE REPRESENTAN A LA ORGANIZACIÓN

34

7. ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA 35

8. INTERESES DE LA PASNTÍA 40

9. DISEÑOMETODOLÓGICO 43

9.1 METODOLOGIA 43

9.1.1 Desarrollo del plan metodológico que tuvo la pasantía 43

10. CRONOGRAMA 85

11. RECURSOS 86

12. CONCLUSIONES 88

13. RECOMENDACIONES 90

BIBLIOGRAFÍA 92

ANEXOS 93

6

LISTA DE CUADROS

Pág.

Cuadro 1. Técnicas y Herramientas de Recolección de Información

45

Cuadro 2 Ficha técnica de las encuestas. Proceso de

investigación

48

Cuadro. 3 Ficha técnica de las Entrevista 58

Cuadro 4. Recopilación de datos y Variables de Inve stigación 59

Cuadro 5. Ficha técnica de las encuestas 62

Cuadro. 6 Plan Estratégico de Comunicación Sociedad

Colombiana de Juegos y Apuestas S.A. GANE

70

Cuadro 7. Relación de los Recursos Financieros 87

7

LISTA DE GRAFICOS

Grafico 1. Logo de la organización 34

Grafico No. 2 Análisis de las encuestas realizadas en la empresa

Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A. Gane.

49



51



52



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56



57



63



64



65


Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A. Gane

66


Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A. Gane

67



68

8

LISTA DE ANEXOS

ANEXO A. Entrevistas realizadas a los colaboradores de Gane 94

9

INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo se presenta el diseño de estrategias de comunicación para

el fortalecimiento de la cultura organizacional y la comunicación interna en la

empresa Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A GANE, con el fin, de

integrar a los empleados de la organización para que de este modo se fortalezca

el clima organizacional, mejorando los sistemas de difusión de la información y

sentido de pertenencia hacia la misma.

Mediante la construcción de técnicas de interacción entre observante y

participante, se recopiló información del estado en que estaba la comunicación

interna y el clima laboral de la empresa.

El trabajo que se desarrolló fue diseñado para mejorar la comunicación

organizacional, mediante la implementación de estrategias de comunicación para

fortalecer el clima organizacional y la comunicación interna de la compañía.

El clima organizacional se refiere al ambiente existente entre los miembros de la

organización, y está ligado al grado de motivación de los colaboradores, buscando

satisfacer las necesidades personales y grupales en la organización.

Es importante, tener en cuenta que los individuos dentro de cualquier organización

interactúan constantemente y establecen relaciones con sus compañeros,

superiores o del mismo rango, el conjunto de estas relaciones conforman el clima

organizacional precisándose como el estado de salud de la empresa. Es por tal

razón, que a través del proyecto se pretende relacionar la motivación, percepción

y comunicación entre el emisor y receptor.

Plan estratégico para mejorar la comunicación organ izacional

A través de la aplicación de instrumentos de investigación en todas las áreas y

departamentos de la empresa, se identificaron elementos relacionados con el

análisis de los problemas comunicacionales, para realizar y desarrollar una

estrategia de comunicación con sus respectivos planes de implementación y

efectividad del programa de comunicación corporativa.

10

Se diseñó un plan estratégico de comunicación que busca ser implementado a

partir del segundo semestre de 2011, en la empresa Sociedad Colombiana de

Juegos y Apuestas S.A GANE, asimismo se diseñaron los mecanismos para

establecer un seguimiento a las estrategias realizadas y medir su grado de

eficacia a través de indicadores de gestión.

Los temas abordados en esta pasantía fueron la comunicación interna, clima

organizacional, estrategias de comunicación en las organizaciones, relaciones

públicas y formas de laborar, sentir y actuar dentro de las áreas y departamentos

para el fortalecimiento de la comunicación interna y cultura organizacional.

11

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

El problema de investigación presente en el proyecto de pasantía institucional

desarrollado en la Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas GANE, fue el

fortalecimiento de la comunicación interna de la empresa a través del diseño de

estrategias, considerando que la organización presentaba falencias de

comunicación a nivel interpersonal y en el reconocimiento de los medios

comunicativos ya existentes al interior de la misma.

Estas falencias consistían por una parte en que los colaboradores no identificaran

los medios presentes en la organización y por lo tanto no se apropiaran de los

mismos, disminuyendo el grado de participación de los públicos internos. En

GANE no había una definición de los canales de comunicación adecuados para la

transmisión de información, por lo tanto no había una cultura comunicacional entre

los empleados en torno a las noticias, actividades y entre otros aspectos que se

presentaban en la empresa. Ante este panorama la proliferación de medios y

acciones sin contenido y sin planeación son esfuerzos de recurso humano y

económico perdidos para la organización.

Por otra parte, en la observación preliminar, se detectaron barreras en la

comunicación interpersonal lo cual incidía en que los colaboradores no se

integraran entre sí, no hubiese oportunidad en la transmisión de los mensajes, no

se generara una comunicación efectiva entre los colaboradores y no se

incrementara una participación en los procesos de concertación, de toma de

decisiones y de apropiación de la cultura organizacional.

Teniendo en cuenta que toda organización tiene su propia cultura que la identifica,

la caracteriza, la diferencia y le da imagen, es importante que a través de la

implementación de nuevas estrategias los colaboradores conozcan, expandan y

consoliden una cultura que integre sus comportamientos hacia metas comunes

12

mediante el desarrollo del proyecto el cual busca la aplicación de nuevas técnicas

en la comunicación organizacional. En este sentido las empresas cada vez más

son y se comportan diferente y la gestión de los recursos humanos no se puede

quedar corta ante la complejidad, pasando a ser un tema de primer orden, tanto

como el tema de direccionamiento corporativo, donde el comunicador debe ser

aliado de gestión.

Con relación a lo antes mencionado, se vio la necesidad de diseñar, crear y

ejecutar un plan estratégico de comunicación, que contribuyera en la solución de

esta problemática, si tenemos en cuenta que aunque los colaboradores no tenían

la cultura de utilizar los medios de comunicación de la Sociedad Colombiana de

Juegos y Apuestas S.A GANE, y la comunicación interpersonal y grupal no era

adecuada para los propósitos corporativos, no había una eficiente difusión de la

información y diferentes aspectos relacionados a la comunicación, fue por esto

que se vio la necesidad de implementar este plan estratégico de comunicaciones

(PEC).

Es importante considerar que este tipo de estrategias de comunicación aplica con

mayor fuerza cuando se maneja dentro de un contexto de cambio organizacional.

Durante algunas investigaciones realizadas anteriormente se logró destacar las

problemáticas que ha generado la empresa desde su creación hasta la

actualidad, había un desconocimiento de los medios de comunicación y de igual

manera el acceso a internet era limitado por un número considerable de

colaboradores, también los canales de comunicación no eran lo suficientemente

eficientes, factor que impedía que la información fuera emitida de manera fluida.

Por lo tanto se obtuvo dentro del diagnóstico que la empresa debe mejorar y

fortalecer los medios de comunicación internos y su clima laboral.

13

Por lo tanto es oportuno hacer referencia a la tesis planteada por Kurt Lewin

“Campo de Fuerza”, 1 en la cual explica la presencia de unas fuerzas impulsoras y

moderadoras del cambio en una organización mediante la aplicación de nuevas

técnicas que logren la liberación de la tensión de los empleados.

Estas técnicas permitirían que la comunicación interpersonal en la organización

mejore y de este modo los colaboradores liberen esa tensión generada por los

superiores de la organización, para que así todos los procesos y actividades que

se realicen tengan un mejor resultado, y las relaciones se consoliden en pro del

bienestar de todo el personal de la compañía.

Al no tener una estrategia de comunicación contundente, la organización pierde la

oportunidad para que el colaborador genere unos lazos de afecto en sentido con la

organización, los cuales se evidenciarían en cada una de las actividades y

procesos que el colaborador realice en su jornada laboral, como en las actividades

lúdicas de la misma, haciendo que la organización mejore en cuanto a la

comunicación y relaciones entre la comunidad, y así mismo se genere un sentido

de pertenencia que permita mejorar en los aspectos antes mencionados.

1.2 PREGUNTA PROBLEMA

¿Cómo generar un cambio para fortalecer la comunicación interna y el clima

laboral en la empresa Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A, GANE

través del diseño de un Plan Estratégico de Comunicación?

1. LEWIN, Kurt: Diagrama de Campo de Fuerza. Berlin Alemania, 1938, pág. 2. Campo de fuerza. (Filosofo). Universidad Múnich. En línea http://www.actiongroup.com.ar/download/diagramadecampodefuerzas.pdf {Citado en enero del 2011}

14

2. JUSTIFICACIÓN

El problema de investigación presente en el proyecto de pasantía institucional

desarrollado en la Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A GANE, es el

fortalecimiento de la comunicación interna y el clima laboral de la empresa a

través del diseño de estrategias, considerando que la organización presentaba

falencias de comunicación a nivel interpersonal y grupal y en el reconocimiento de

los medios comunicativos ya existentes al interior de la misma.

Por lo tanto este problema de comunicación interna presente en la empresa,

generaba que los colaboradores no conocieran a cabalidad los medios presentes

en la organización.

Teniendo en cuenta que toda organización tiene su propia cultura que la identifica,

la caracteriza, la diferencia y le da imagen, es importante que a través de la

implementación de nuevas estrategias los colaboradores conozcan, expandan y

consoliden una cultura que integre sus comportamientos hacia metas comunes

trabajando bajo un mismo objetivo.

Con relación a lo antes mencionado, se vio la necesidad de diseñar, crear y

ejecutar un plan estratégico de comunicación, que contribuyera a la solución de

esta problemática, si tenemos en cuenta que aunque los colaboradores no tenían

la cultura de utilizar los medios de comunicación que tiene la empresa y la

comunicación interpersonal no era buena, no había una eficiente difusión de la

información, pues muchos de los colaboradores no tenían acceso a los canales de

comunicación que ofrecía la empresa, por tal razón se vio la necesidad de

implementar un plan estratégico de comunicaciones(PEC), para contribuir en la

solución de esta falencia y a futuro hubiera un sentido de pertenencia más

evidente entre la comunidad laboral.

El proyecto de investigación busca identificar las falencias de la comunicación

interna, para así mismo poder contribuir aportando posibles soluciones respecto al

clima laboral con sus funcionarios internos, con el fin, de fortalecer la

organizacional dentro la empresa GANE.

15

Es de vital importancia y especial interés dentro de la comunicación el

mejoramiento de las relaciones interpersonales y grupales entre los mismos

colaboradores y/o subordinados para el buen funcionamiento de cada área y

departamento que conforman la empresa.

Es por eso que, este documento presenta una solución que plantea el diseño de

estrategias para el mejoramiento de la comunicación interna y el clima laboral,

basado en los estudios realizados mediante sondeos de análisis y opinión.

16

3 OBJETIVOS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar estrategias de comunicación para el fortalecimiento de la comunicación

interna en la empresa Sociedad Colombiana de Juegos y Apuesta S.A, Gane

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Realizar un análisis en la Comunicación interna de la empresa para generar la

aplicación de nuevas estrategias.

• Identificar mediante un diagnóstico de comunicación las necesidades del

público interno de la empresa, hábitos de comunicación entre los

colaboradores y sus relaciones personales.

• Diseñar e implementar estrategias que fortalezcan el clima laboral, la

comunicación interna y la buena relación entre los colaboradores de la

empresa.

17

4. MARCOS DE REFERENCIA

4.1 MARCO TEÓRICO

Para la elaboración de este documento, fue necesario aplicar conceptos

aprendidos en la academia con el fin de realizar un diagnóstico que diera fe de las

falencias en el área de comunicación presentes en la organización; por lo tanto fue

necesario indagar aspectos como la comunicación interna para identificar qué

factores de esta índole debían ser reevaluados y rediseñados para que la

información tuviera mayor fluidez y participación entre los colaboradores.

4.1.1 La comunicación interna en las organizaciones . De acuerdo con la tesis

abordada por Germán Caicedo en su artículo “Los 40 drivers que movilizan el

compromiso de los colaboradores”2, en la cual afirma que hay aspectos

fundamentales que determinan la comunicación interna en una organización, que

consisten en brindar una comunicación directa, oportuna y eficaz al público interno

para que esté al tanto de lo que sucede en la empresa; otro factor importante es el

de brindar a los empleados las noticias antes de ser emitidas al público externo, y

de este modo se garantice la prudencia y confiabilidad de la información

suministrada, y no sea manipulada por personas ajenas a la organización.

Estos aspectos abordados por Germán Caicedo, son de suma importancia para

tener claro de qué forma realizar las estrategias, orientadas hacia el mejoramiento

de la comunicación interna de la empresa Sociedad Colombiana de Juegos y

Apuestas S.A. GANE. Por esta razón es importante trabajar de la mano con los

colaboradores de la empresa así poder realizar las estrategias de comunicación

para el fortalecimiento de la comunicación interna y clima laboral en la empresa.

2 CAICEDO, Germán: Los Cuarenta Drivers que Movilizan el Compromiso de los Colaboradores. Cali, febrero del 2011, pág., 2. (Comunicador Social). En línea http://www.comunikandonos.com/sitio/comunicacion-interna/473-los-40-drivers-que-movilizan-el-compromiso-de-los-colaboradores-.pdf {Citado en marzo del 2011}

18

Por otra parte, es necesario abordar el tema de la productividad que se genera en

la organización a partir de la gestión de la comunicación “La información y el

diálogo por separado son de por sí importantes y harto complejos de lograr

cuando se busca calidad y excelencia en cada uno de estos procesos, pero la

unión de la información y la retroalimentación para servir a un conjunto de

individuos unidos a su vez para servir un fin superior que rebasa sus necesidades

e intereses individuales, obliga a la difusión de la información y a los mecanismos

de retroalimentación a trabajar a su máxima capacidad para lograr, en el mejor de

los casos, la calidad de vida a la que ese grupo humano aspira.”3 Por esta razón

es importante retroalimentar a todos los colaboradores de la empresa, realizando

actividades para el fortalecimiento de la comunicación interna y el clima laboral de

la empresa.

Como dice Abraham Nosnik al lograr que cada individuo de la organización se una

y trabaje bajo un mismo objetivo, se puede difundir la información de la empresa

de manera eficaz y adecuada, así se logrará una calidad de vida y un excelente

clima laboral en la empresa.

La productividad de la comunicación organizacional comprende la actividad de

desarrollo de medios, herramientas y procesos de comunicación; el uso de

tecnologías y todo tipo de formas comunicativas más tradicionales y no

convergentes como circulares, reportes y revistas, o comunicaciones digitales

como intranet y extranet.

En este sentido es evidente la importancia de la comunicación organizacional en

una empresa como GANE, para poder satisfacer una necesidad sentida en la

organización y en la cual se está incursionando como lo es el área de

comunicación.

3 ABRAHAM NOSNIK. Comunicación Productiva: Un Nuevo Enfoque Teórico. Revista Razón y Palabra no.

34. [EN LÍNEA] http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n34/anosnik.html [fecha de consulta: enero 20 de

2011]

19

Si bien la Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A GANE, cuenta con

buenos medios y herramientas de comunicación como lo son la intranet, extranet,

boletines, correos corporativos y carteleras, aún hace falta incursionar mas en este

ámbito para mejorar aspectos como la desinformación en la empresa, y las

relaciones interpersonales, por lo tanto se creyó conveniente crear estrategias que

permitieran el fortalecimiento de los medios internos y externos, y otras estrategias

para mejorar el clima y la cultura organizacional.

4.1.2 Clima y cultura organizacional. El Clima y la Cultura Organizacional son

dos elementos fundamentales en una organización debido a que determinan la

identidad y el ambiente laboral de la misma.

Estos aspectos determinan una serie de componentes de suma importancia, en el

caso de la Cultura Organizacional abarca las siguientes características:

• Identidad de los miembros: si los individuos se identifican más con la

organización, su trabajo, su puesto o su disciplina.

• Énfasis de grupo: si las actividades se organizan en grupo o si las realizan

individuos aislados.

• Perfil de la decisión: si la toma de decisiones prioriza las actividades o los

recursos humanos.

• Integración: si las unidades funcionan en forma coordinada o independiente.

• Control: si existe una tendencia hacia una reglamentación excesiva o se

orienta hacia el autocontrol.

• Tolerancia al riesgo: si se fomenta o no la creatividad, la innovación, la

iniciativa y el ímpetu para acometer la realización de las tareas, etcétera.

• Criterios de recompensa: si se basan fundamentalmente en el rendimiento o

en el favoritismo, la antigüedad u otros factores.

• Tolerancia al conflicto: si se fomenta o no el conflicto funcional como

elemento del desarrollo organizacional.

• Perfil de los fines o medios: si la gerencia prioriza los fines o los medios para

llegar a ellos.

20

• Enfoque de la organización: si la gerencia se orienta hacia el mundo exterior

o hacia lo interno de la organización. 4

Por otro lado el clima organizacional comprende factores relacionados al bienestar

de los colaboradores, a que haya un buen entorno y se desarrollen buenas

relaciones entre cada uno de los miembros de la organización, en este orden de

ideas el Clima Organizacional al igual que la Cultura Organizacional tiene un valor

preponderado en las empresas actualmente, y por lo tanto cuenta con las

siguientes características o elementos que contribuyen a que en la compañía haya

un Clima Organizacional adecuado:

• Ambiente físico: comprende el espacio físico, las instalaciones, los equipos

instalados, el color de las paredes, la temperatura, el nivel de contaminación,

entre otros.

• Características estructurales: como el tamaño de la organización, su

estructura formal, el estilo de dirección, etcétera.

• Ambiente social: que abarca aspectos como el compañerismo, los conflictos

entre personas o entre departamentos, la comunicación y otros.

• Características personales: como las aptitudes y las actitudes, las

motivaciones, las expectativas, etcétera.

• Comportamiento organizacional: compuesto por aspectos como la

productividad, el ausentismo, la rotación, la satisfacción laboral, el nivel de tensión,

entre otros. 5

4 http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol20_4_09/aci041009.htm (en lineas) Dr.C. José Guadalupe Salazar Estrada.

Centro Universitario de Ciencias de la Salud. Universidad de Guadalajara. Paseo de la Colina Nte. No. 94 CP.

45640. Lomas de Santa Anita Tlajomulco de Zúñiga Jalisco, México.

5 http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol20_4_09/aci041009.htm (en lineas) Dr.C. José Guadalupe Salazar Estrada.

Centro Universitario de Ciencias de la Salud. Universidad de Guadalajara. Paseo de la Colina Nte. No. 94 CP.

45640. Lomas de Santa Anita Tlajomulco de Zúñiga Jalisco, México.

21

Estos componentes mencionados anteriormente son propios de la Comunicación

Organizacional, y fueron tenidos en cuenta para la realización y ejecución de este

proyecto en la Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A GANE, y debido a

que en la compañía estaban un poco débiles en esos aspectos fue necesario

diseñar un PEC(Plan Estratégico de Comunicación), para de cierto modo contribuir

a la solución de esta problemática que giraba en torno al Clima y Cultura

Organizacional, cuyo propósito es mejorar paulatinamente la comunicación interna

en la organización.

4.1.3 La evolución de la comunicación. En la actualidad son muchas las

empresas que están implementando estrategias de la comunicación

organizacional para que la información que circule se presente de una forma

planead, consistente y creíble, además de permitir a los colaboradores un mayor

grado de participación en la organización y asimismo generar un mayor

compromiso y sentido de pertenencia entre toda la comunidad laboral.

Se realizó un diagnóstico de comunicación para identificar que problemas de

comunicación están visibles en la organización, a los cuales se dio una propuesta

para su mejoramiento a partir de un análisis de comunicación con la

implementación de estrategias.

De esta manera, se diseñó un plan de medios cuyo propósito era orientar a la

empresa y reconocer la importancia de implementar estrategias de comunicación

que permitan el crecimiento de la organización con relación a la comunicación

interna.

También fue muy importante consultar algunas tesis que abordaran tópicos

relacionados con la elaboración de estrategias en las organizaciones.

“En Materia de comunicación, las relaciones interpersonales y la cultura

organizacional busca reafirmar las relaciones internas de la organización”6 con el

6 NIÑO, Teresa del Pilar: II SIMPOSIO LATINOAMERICANO DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL. Cali, 1996,

pág., 23. Magister en comunicación Organizacional. Facultad de comunicación Social.

22

fin de mejorar el clima laboral y su identidad, para poder observar los rituales que

se dan dentro de la organización, espacios de comunicación, incentivos para los

colaboradores, remuneración entre otros factores, que contribuyen a la

implementación de estrategias de comunicación que para el fortalecimiento del

cultura organizacional y la comunicación interna.

Para empezar se debe mantener el flujo de información interno mediatizado,

controlado, totalmente actualizado y bien distribuido, y de esta manera, contar con

herramientas donde comenzar a incentivar a los colaboradores con nuevas

estrategias comunicacionales.

Sólo cuando los empleados tengan conocimiento de la información que se quiere

brindar y el objetivo de la implementación de las nuevas herramientas de

comunicaciones que se llevaron a cabo, la empresa podrá obtener tentativamente

un aumento en la calidad laboral de sus colaboradores y mayor sentido de

pertenencia hacia su empresa.

Es necesario difundir la información interna en los departamentos y áreas para

que los colaboradores se apropien de ella. Además de apoyar con la creación,

implementación y la difusión de estrategias entorno al clima laboral y la

comunicación interna de la empresa.

Comunicar y fortalecer la comunicación interna en la organización contribuye al

mantenimiento o al cambio de la cultura organizacional que implica tanto a los

directivos como a los empleados para conocer la percepción de sus diferentes

públicos internos y externos, como dirigir estrategias para cada uno de ellos, entre

otras necesidades, para eso se diseñó un plan de estudio al interior de la

empresa, buscando el fortalecimiento de aspectos importantes para fomentar una

cultura organizacional dentro de la organización 7 “El concepto de clima

organizacional, en consecuencia, se refiere a las percepciones compartidas por

los miembros de una organización respecto al trabajo, el ambiente físico en que

7 TORRECILLA, Oscar Donato: Clima Organizacional y su relación con la productividad laboral. año 2001, Pág. 5. (Profesor Titulado). Profesor facultad comunicaciones.

23

éste se da, las relaciones interpersonales que tienen lugar en torno a él y las

diversas regulaciones formales que afectan a dicho trabajo”.

Se tomaron en cuenta las estrategias de comunicación que se realizaron a lo largo

de la pasantía institucional en la empresa como 8 “El desarrollo para promover

estrategias de cambio social mediante la divulgación de mensajes que interpelan

al público interno de la organización”.

Así poder tener una interacción entre los colaboradores de la compañía por la

implementación de estrategias de comunicación para cada área y departamento.

Se abordó el clima organizacional, las relaciones personales, áreas directivas,

festejos de la empresa, rituales, espacios de comunicación, capacitaciones,

incentivos, concursos entre otros aspectos propios del clima laboral de la

empresa, de este modo poder hacer un análisis previo al clima organizacional por

medio de encuestas estructuradas para el personal interno de la empresa.

4.2 MARCO CONTEXTUAL

El proceso de legalización del juego de chance en Colombia se inició en los años

70, pero sólo obtuvo vida jurídica con la Ley Primera de 1982.

Fue a partir de ese momento que se empezó a hablar de las apuestas

permanentes como una fuente de ingresos para financiar el sistema de salud de

los Departamentos.

La normatividad impuesta al negocio del chance obligó a que las estructuras de

las empresas se fueran modificando, volviéndose más sólidas en los aspectos

económicos y administrativos.

En Cali había una unión temporal donde se agrupaban las empresas que

manejaban el negocio del chance en la ciudad. 8 SERVAES, Jean: Comunicación para el desarrollo. Editorial latinoamericana. año 2003, Pág. 7. Comunicación de la universidad Nacional (Argentina).

24

Está unión temporal fue la que contrató la Beneficencia del Valle para que los

empresarios adscritos pudieran manejar independientemente su comercialización.

Al prohibirse las uniones temporales, 19 de las 20 empresas de chance existentes

en Cali se agruparon en una sola, llamada Sociedad Colombiana de Juegos y

Apuestas S.A., con su marca registrada GANE, una gran sociedad con solidez

económica y experiencia, que ofrece respaldo y confianza a los apostadores.

El sitio donde se realizó la primera investigación es al interior de la Sociedad

Colombiana de Juegos y Apuestas S.A Gane a sus colaboradores pertenecientes

a la sede principal que se encuentra ubicada en la Calle 13 No. 4 – 17 Edificio

Carvajal 1er. Piso Tel: 6823434 en Cali. . 9

9. SOCIEDAD COLOMBIANA DE JUEGOS Y APUESTAS S.A GANE. Ubicación de la empresa [en línea]. <http://intranet.gane.com.co/intranet/index.php?p=nuestras_reas_y_dptos/gerencia/estructura_del_rea& > [citado el 14 de diciembre de 2010]

25

5. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 10

5.1. MARCO HISTÓRICO DE LA EMPRESA

El proceso de legalización del juego de chance en Colombia se inició en los años

70, pero sólo obtuvo vida jurídica con la Ley Primera de 1982.

Fue a partir de ese momento que se empezó a hablar de las apuestas

permanentes como una fuente de ingresos para financiar el sistema de salud de

los Departamentos.

La normatividad impuesta al negocio del chance obligó a que las estructuras de

las empresas se fueran modificando, volviéndose más sólidas en los aspectos

económicos y administrativos.

En Cali había una unión temporal donde se agrupaban las empresas que

manejaban el negocio del chance en la ciudad. Está unión temporal fue la que

contrató la Beneficencia del Valle para que los empresarios adscritos pudieran

manejar independientemente su comercialización.

Al prohibirse las uniones temporales, 19 de las 20 empresas de chance existentes

en Cali se agruparon en una sola, llamada Sociedad Colombiana de Juegos y

Apuestas S.A., con su marca registrada GANE, una gran sociedad con solidez

económica y experiencia, que ofrece respaldo y confianza a los apostadores.

5.1.1 Número de empleados. La Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A. Gane cuenta con 365 empleados directos, estos son todos de la sede principal, administradores de las 16 zonas de servicios, cajeras, directivos y recaudadores.

Los 9000 empleados indirectos son las “Estrellas de la Suerte” así se les dice a las

personas que venden chance, son fijas y móviles.

10 SOCIEDAD COLOMBIANA DE JUEGOS Y APUESTAS S.A GANE. Nuestra identidad corporativa [en línea]. <http://intranet.gane.com.co/intranet/index.php?p=nuestra_identidad/planeacin_estratgica_y_de_la_calidad/misin&> [citado el 14 de diciembre de 2010]

26

5.1.2 Ubicación de la empresa. Calle 13 No. 4 – 17 Edificio Carvajal 1er. Piso

Tel: 6823434 – Cali

5.1.3 Misión. Somos una organización de juegos de suerte y azar con la más extensa red de comercialización en el Suroccidente Colombiano. Estamos comprometidos en satisfacer los sueños y necesidades de nuestros clientes, colaboradores y accionistas contribuyendo, con responsabilidad social al desarrollo de la comunidad. . 11

5.1.4 Visión. Para el 2012 seremos la empresa líder en la creación y

comercialización de juegos de suerte y azar en el Suroccidente Colombiano,

reconocida por la solidez económica, la satisfacción de los clientes, la óptima

tecnología en los procesos, la diversidad e innovación en los productos y la

responsabilidad social. . 12

5.1.5 Objetivos Organizacionales

5.1.5.1 Objetivo Financiero

Creación de valor:

- Maximizar la rentabilidad de los accionistas.

- Aumentar el EBITDA

- Incrementar ventas

- Generar flujo de caja positiva

5.1.5.2 Objetivos del Área de Mercadeo

• Propuesta de valor

11. SOCIEDAD COLOMBIANA DE JUEGOS Y APUESTAS S.A GANE. Nuestra misión [en línea]. <http://intranet.gane.com.co/intranet/index.php?p=nuestras_reas_y_dptos/gerencia/estructura_del_rea& > [citado el 14 de diciembre de 2010]

12. SOCIEDAD COLOMBIANA DE JUEGOS Y APUESTAS S.A GANE. Nuestra visión [en línea]. <http://intranet.gane.com.co/intranet/index.php?p=nuestras_reas_y_dptos/gerencia/estructura_del_rea& > [citado el 14 de diciembre de 2010]

27

- Brindar una oferta innovadora en la comercialización de productos y servicios.

• Resultados del Mercadeo

- Mejorar el nivel de satisfacción del cliente

- Fortalecer posicionamiento de marca

- Aumentar participación en el mercado

5.1.5.3 Procesos claves de los objetivos de la orga nización

• Operativos

- Mejorar eficiencia operativa

• Manejo de clientes

- Fortalecer red de comercialización

- Mejorar sistemas de comunicación e información hacia la fuerza de venta y los

clientes.

• Regulatorios

- Generar desarrollo social en la comunidad

- Cumplir requisitos contractuales y legales

-

• Capitales estratégicos

• Capital Humano

- Contar con colaboradores con alto nivel de desempeño

- Mejorar el ambiente laboral

28

5.1.6 Organización y funcionamiento

- Consolidar una cultura de servicio y compromiso hacia los resultados en los

colaboradores.

5.1.6.2 Capital Tecnológico

- Fortalecer la plataforma tecnológica.

29

5.1.6.2Organigrama 13

13. SOCIEDAD COLOMBIANA DE JUEGOS Y APUESTAS S.A GANE. Nuestras áreas y departamentos [en línea]. <http://intranet.gane.com.co/intranet/index.php?p=nuestras_reas_y_dptos/gerencia/estructura_del_rea& > [citado el 14 de diciembre de 2010]

30

5.1.7 DEFINICIÓN DE LOS CARGOS

La Sociedad Colombiana de Juegos y Apuesta S.A. Gane, posee 17 áreas y

departamentos que requieren de constante información, en las cuales se diseñará

estrategias de comunicación en pro de estas.

Área de Comunicaciones

El área de Comunicaciones tiene la responsabilidad de comunicar toda la

información que se produce tanto a nivel interno como externo de la organización.

Así mismo, debe generar estrategias y proyectos con el fin posicionar y

potencializar la marca de la empresa a nivel interno y externo. Es aquí donde se

desarrollarán estrategias de comunicación conformadas por el pasante Mauricio

Herrera, dependiendo de las falencias que la organización tenga en estos

momentos.

Departamento Comercial

El departamento Comercial está orientado hacia el planteamiento, dirección,

ejecución y seguimiento de las diferentes actividades comerciales de la compañía,

asegurando una excelente atención al usuario, reducción de los niveles de cartera

y diseño de estrategias de mercadeo que permitan mantener y/o aumentar los

niveles de venta, no sólo en nuestra actividad primaria, sino además en diferentes

y nuevas líneas de negocio.

Área de Mercadeo

El área de Mercadeo de la Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A.,

cumple dentro de sus funciones la de diseñar ATL y BTL dirigida a los apostadores

de nuestra empresa, para lograr la satisfacción de sus sueños, buscando el

incremento de las ventas y la rentabilidad en los productos a través de las

campañas y promociones enfocadas al cubrimiento de nuevos mercados y mayor

fidelización de los apostadores actuales.

31

Área de Venta y Recaudo

La función de esta área, es el requerimiento, administración y seguimiento a los

recursos necesarios para la prestación del servicio, generación de ingresos por

medio del proceso de ventas, y la administración y ampliación de los diferentes

canales de distribución.

Área de Atención Al Usuario

Atender de manera oportuna y eficaz las peticiones, quejas, reclamos o

sugerencias presentadas por los usuarios internos y externos acerca de los

servicios prestados por la empresa con el fin de satisfacer sus necesidades y

lograr su fidelidad.

Área de Gestión Humana

El área de Gestión Humana es un área de apoyo, en la que se realizan los

siguientes procesos:

• Selección

• Capacitación

• Bienestar

• Salud Ocupacional

• Compensaciones

Gestión Humana, provee el mejor personal para la Compañía, vela por que

exista un buen clima organizacional.

Área de Logística

El área de Logística, tiene como rol el suministro de bienes y servicios, con el

objetivo de generar un proceso fluido de venta de apuestas (chance).

32

Dichos bienes deben ser adquiridos con costos, oportunidad y calidad, en

beneficio de la organización.

Área de Escrutinio

Garantizar el buen funcionamiento de los procesos correspondientes a registros

de venta e identificación de los formularios ganadores, cumpliendo con las

directrices de la compañía y adoptando todas las medidas de seguridad

encaminadas a reducir los riesgos en beneficio del patrimonio de la empresa.

Área de Calidad

El área de Calidad es la encargada de Implementar el Sistema de Gestión de la

Calidad en la empresa, basado en la Norma Técnica de Calidad ISO 9001:2000.

La importancia de implementar el SGC es ayudar a la empresa a mejorar su

capacidad de competir, gestionar y lograr la satisfacción de sus clientes e

introducir cambios que le agreguen valor a sus procesos.

Área de contabilidad

El área de Contabilidad tiene como función administrar los recursos financieros de

la empresa, suministrando la información oportuna y veraz que sirva de base para

la toma de decisiones.

Área de Tesorería

Nuestra empresa ha tenido un importante crecimiento durante los últimos años,

incluso ha generado reconocimiento y confianza en todo el sector de las apuestas

y apunta a ser la pionera del Suroccidente Colombiano.

La Tesorería de la compañía, por su parte, ha jugado un papel protagónico en ese

crecimiento por ser el área donde se culmina el cumplimiento de los sueños de

nuestros Ganadores, adicionalmente nuestra razón de ser es custodiar el efectivo

33

de una forma segura, minimizando los riesgos para la pérdida del mismo;

ofreciendo el pago oportuno de premios.

Departamento de Tecnología de la Información

La función del departamento de Tecnología de la Información es diseñar,

desarrollar, administrar y proteger la infraestructura tecnología y la información de

la empresa, para soportar la operación y mejoramiento del negocio.

Departamento de Auditoría

El departamento de Auditoria en la Organización, es el encargado del grado de

conformidad de los procesos frente a las disposiciones establecidas por la

Organización, con el fin de apoyar el mejoramiento continuo y reducir los niveles

de riesgo de los procesos mediante la formulación de controles, sugerencias y

recomendaciones que ayuden al fortalecimiento de las Políticas.

Adicionalmente, apoya el Direccionamiento Estratégico basados en el

conocimiento del negocio y en las directrices de los accionistas.

34

6. MARCA REGISTRADA - LOGO

Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas GANE S.A

Grafico 1. Logo de la organización

6.1 COLORES CORPORATIVOS QUE REPRESENTAN A LA ORGAN IZACIÓN.

El logotipo se ha diseñado teniendo en cuenta como base una “G” enorme, remata

por una estrella que simboliza el movimiento del juego y el éxito del ganador

cuando se convierte en una estrella por haber ganado el premio, ya que la

promesa de la empresa es que el consumidor gane.

Se escogieron los colores Azul y Amarillo en sus tonalidades más profundas ya

que esa combinación hace referencia a una empresa seria y estructurada pero a la

vez muy dinámica con proyección hacia el futuro.

La letra tiene una inclinación hacia adelante lo que sugiere es que la empresa

siempre va hacia adelante.

35

7. ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA

Con el fin de crear nuevas estrategias de comunicación para el fortalecimiento de

la cultura organizacional y la comunicación interna en la empresa Sociedad

Colombiana de Juegos y Apuestas S.A. GANE, se retomó el proyecto de grado

“Análisis de la comunicación organizacional DOFA en Gane” realizado por la

estudiante Lina Giraldo, practicante durante el periodo junio 2008 a marzo 2009,

de la PUJ, para tomar como referencia la investigación aplicada en la empresa

como el sondeo de opinión y evaluación del clima laboral mediante el análisis

DOFA.

De acuerdo con la revisión investigativa, documental y virtual realizada en la

empresa en el periodo 2008, se identificaron algunos aspectos importantes del

Clima Organizacional dando referencia a la propiedad del ambiente laboral, que

influye en el comportamiento del colaborador hacia la empresa.

En ese tiempo Gane sólo contaba con 14 departamentos a los cuales se les

realizaron:

- Encuestas para evaluar e identificar la cultura, el clima y la motivación de los

colaboradores.

- Manejo de cultura organizacional

- Clima laboral

- Motivación laboral

Los resultados que arrojó este proyecto fueron desfavorables debido al

desconocimiento de algunas herramientas o canales de comunicación creados

para el manejo de la comunicación interna como lo son la intranet, extranet,

boletines de prensa, carteleras, correo institucional: estos aún no han logrado

tener un buen uso por parte de los colaboradores de la empresa. De igual manera,

es importante tener en cuenta que durante la investigación apenas se estaba

comenzando a implementar uno de los canales con mayor acogida dentro de la

36

comunicación interna de la organización como lo es la intranet y en este caso

específico “VirtualGane”.

Anteriormente, la empresa no utilizaba los canales de comunicación que ésta

ofrecía, debido a que el personal no reconocía los medios existentes, por lo tanto,

el desconocimiento de estos canales se convertía en un impedimento para la

apropiación de los colaboradores.

Durante esta investigación se logró demostrar que el clima organizacional es

positivo en la empresa, que existe una buena relación y colaboración entre los

empleados y subordinados, permitiendo de esta manera que la empresa cumpla

con sus objetivos estratégicos y que, por la buena disposición de sus

colaboradores, además sea flexible a la hora de realizar cambios y ajustes en la

compañía.

Otra pasantía institucional realizada en la empresa fue implantada por el señor

Oscar Bustamante estudiante de Comunicación Social en la Universidad Pontificia

Javeriana, en el año 2007, esta persona realizó un análisis de comunicación a

toda la empresa.

Después de una búsqueda de documentos, fotografías entre otros, se encontró

que la empresa Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas GANE, contaba con

un área de comunicaciones, la cual se fue introduciendo como una parte

fundamental en la empresa.

Los resultados del estudio realizado, dieron a conocer que el área de

comunicaciones en la empresa ha tomado una mayor importancia tanto en su

componente de imagen e identidad visual corporativa que se evidencia en el

posicionamiento de marca en todo el Valle y también en el fortalecimiento de su

cultura organizacional mostrando un 76% del público interno con un alto nivel de

afecto hacia la organización y con sus colaboradores.

37

Así mismo los resultados del estudio dieron a conocer que el 50% de los

colaboradores de la empresa no sabían qué hacia el área de comunicaciones en

la empresa, pero después de los excelentes resultados en ventas y

reconocimiento de la empresa para el público externo, los colaboradores se dieron

cuenta que el área de comunicaciones es de suma importancia para la empresa y

su desarrollo.

Por otro lado, para la elaboración de este proyecto se diseñó un Plan estratégico

de Comunicación, fue necesario indagar acerca de experiencias similares en

diferentes organizaciones, las cuales fueron de suma importancia para el diseño

de las estrategias, en esta búsqueda se obtuvieron los siguientes resultados.

• Diseño de un plan de comunicación interna para la Institución Educativa

Boyacá, Sedes Escuela Independencia y Escuela Santo Domingo Savio de la

ciudad de Cali. Este plan de comunicación fue realizado por Carolina Rubiano

Pretel, en el cual se implementan unas estrategias de comunicación para

fortalecer la comunicación interna y el desarrollo de los proyectos transversales

de las instituciones antes mencionadas.14

De acuerdo con lo revisado documentalmente el objetivo de este trabajo, realizado

en dichas instituciones educativas, fue dar a conocer tanto a estudiantes como

colaboradores, los medios de comunicación interna y a partir de allí implementar

una serie de actividades con el fin de tener mayor interacción con la comunidad y

de este modo se pudieran cumplir los objetivos propuestos a cabalidad.

• Implementación de estrategias interactivas de comunicación para el incremento

de la participación de los usuarios del periódico digital institucional del CIAT,

14 RUBIANO PRETEL, Gloria Carolina: DISEÑO DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA PARA LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA BOYACÁ, SEDES ESCUELA INDEPENDENCIA Y ESCUELA SANTO DOMINGO SAVIO. Cali, año 2010, Pág. 26. Trabajo de grado (Comunicadora Social). Universidad Autónoma de Occidente. Facultad de Comunicación Social y Periodismo. Departamento de Comunicaciones.

38

esta experiencia fue realizada por María Fernanda Mejía Castaño, pero antes

de mencionar en que consistió la implementación de estas estrategias como

tal, es importante hacer una breve contextualización con relación al CIAT

(Centro Internacional de Agricultura Tropical).15

El CIAT es una organización de investigación agrícola sin ánimo de lucro

con sede en Palmira (Valle del Cauca), y oficinas regionales en América

Central, África y Asia, su función es reducir el hambre y la pobreza en los

trópicos mediante una investigación colaborativa, que mejore la

productividad agrícola y el manejo de los recursos naturales.

Este trabajo fue orientado hacia el fortalecimiento del periódico digital, a

través de unas estrategias interactivas que consistían en tener un lazo de

comunicación que permitiera incrementar la participación de los usuarios en

este medio virtual. Para llevar a cabo este plan estratégico, se diseñaron

nuevas secciones en el este medio digital, para que despertara el interés de

la comunidad por los medios de la organización, en este caso el periódico

digital.

A pesar que la temática de las estrategias en esta experiencia es diferente

a la abordada en esta pasantía, hay cierta relación en la búsqueda de

incentivar el interés de los colaboradores hacia los medios de la

organización que les permita estar al tanto de los procesos y actividades de

la compañía y simultáneamente se dé una mayor participación.

15CASTAÑO MEJÍA María Fernanda: Implementación de estrategias interactivas de comunicación para el incremento de la participación de los usuarios del periódico digital institucional del CIAT. Cali, año 2008, pág. 17. Trabajo de grado (Comunicadora Social). Universidad Autónoma de Occidente. Facultad de Comunicación Social y Periodismo. Departamento de Comunicaciones.

39

• Diseño de un Plan Estratégico para en la Empresa Social del Estado María

Auxiliadora, este plan fue elaborado por Hernán Darío Lotta Monrroy y revisado

por el gerente de la compañía Alejandro Rodríguez Posada.16

La experiencia realizada por esta organización consistía en mantener un

plan de comunicaciones que permita que tanto la información que se reciba

y se procese, como aquella que se produce al interior de la entidad, que

fluya ágilmente entre los funcionarios, la comunidad y las partes

interesadas para garantizar la adecuada comunicación.

Con la información adquirida por medio de las estrategias implementadas

en esta institución, se pudieron aclarar muchas dudas que se tenían en

cuanto al diseño, creación e implementación de las estrategias, gracias a

que este era un proyecto más riguroso e implementado directamente por

las directivas de la organización, lo cual fue muy valioso para poder

interpretar de manera concisa y clara como argumentar las estrategias, de

modo que los colaboradores demostraran su interés por participar de

manera más activa en los procesos de la empresa.

16 LOTTA MONRROY, Hernán Darío: Plan Estratégico de Comunicaciones en la Empresa Social del Estado María Auxiliadora. Cali 2009, pág. 10 – 21. Plan estratégico de comunicación. (Profesional universitario). Empresa Social del Estado María Auxiliadora. disponibilidad en línea: http://www.esemariaauxiliadora.gov.co/Portals/0/descargas/PEC-003%20PLAN%20%20ESTRATEGICO%20%20DE%20COMUNICACIONES%202009.pdf\ {citado el 14 enero de 2011}.

40

8. INTERES DE LA PASANTÍA

¿Cuál fue el interés académico que tuvo la pasantía para el estudiante?

El interés académico para la realización de esta pasantía institucional está

orientado principalmente para aplicar los conocimientos adquiridos en la

universidad, con énfasis en el área organizacional, además de lo anterior es

importante haber tenido esta experiencia de realizar un proyecto para una

empresa real, debido a que el grado de responsabilidad era muy alto.

Además en este proyecto de pasantía institucional se retomaron temas vistos en la

academia en el ámbito organizacional, como el diseño e implementación de

estrategias en las organizaciones, comunicación organizacional I y II, relaciones

públicas y cultura organizacional, estos aspectos fueron de un alto nivel de

relevancia para poder comprender, relacionar y analizar las falencias de

comunicación interna presentes en la compañía, y asimismo tener un diagnóstico

que arrojará posibles soluciones con relación a esta problemática.

¿Cuál fue el interés profesional que tuvo la pasant ía para el estudiante?

La experiencia que se realizó como pasante ayudó a reforzar la formación a nivel

profesional, teniendo en cuenta que para hacer este trabajo fue necesario aplicar

no solo los conocimientos adquiridos en la academia, sino también la experticia

obtenida previamente, este factor de una u otra forma fue un medidor importante;

para conocer cuanta madurez profesional y responsabilidad se tenía para afrontar

esta pasantía y poder sacar adelante los objetivos propuestos.

Durante la realización de las estrategias y el diagnostico que se hizo al interior de

la Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A, GANE, se tuvo la posibilidad

en el transcurso de la pasantía de estar vinculado a la organización en este caso

41

como pasante, en el proceso de ejecución del proyecto al estar en contacto con

personas profesionales ayuda a conocer y afianzar aspectos relacionados al

comportamiento de una persona en una empresa, en resumen el interés principal

con relación al ámbito profesional fue reforzar los conocimientos obtenidos,

trabajar con responsabilidad, y aprender los comportamientos y el discurso de un

comunicador en una organización.

Gracias a la buena labor ejercida en la organización se establecieron muy buenas

relaciones con los colaboradores Después de realizar la pasantía institucional en

la Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A GANE, se aplicaron los

conceptos propios de la comunicación organizacional aprehendidos en la

academia, y de este modo se pudo adquirir una experiencia a nivel profesional

debido a que las estrategias propuestas en la organización tienen posibilidad de

realizarse en un mediano plazo, además se pudo demostrar ante las directivas de

la empresa las capacidades que se han adquirido y el manejo de los conceptos,

para que en un futuro se tenga en consideración dichas habilidades y soliciten los

servicios ya como profesional y también se pueda obtener una recomendación de

acuerdo al resultado con posibles organizaciones que necesiten implementar

estrategias de comunicación tanto internas como externas.

¿Cuál fue el interés laboral que tuvo la pasantía p ara el estudiante?

El interés laboral que representó esta pasantía fue haber tenido la posibilidad de

trabajar en de la organización para conocer las falencias que habían al interior de

la misma, igualmente se adquirió la responsabilidad de trabajar para una empresa

ya consolidada a nivel nacional y poder aprender también de los errores que se

cometieron en la etapa inicial de identificación del problema.

Además de conocer como es el mundo de las organizaciones y de qué manera se

da la comunicación en la misma, también es de suma importancia la experiencia

laboral como carta de presentación para competir en la búsqueda de un empleo,

El nivel de responsabilidad que se maneja es muy alto lo cual hace que se exija al

42

máximo en el momento de realizar todas las actividades correspondientes para la

realización de este documento, como la experiencia previa en la organización,

estos aspectos antes mencionados ayudan a que se genere un crecimiento no

solo a nivel laboral, sino también a nivel personal, en la elaboración ded este

proyecto se lograron establecer relaciones que a futuro pueden ser de mucha

ayuda en el ámbito laboral.

Sería de gran importancia poder replicar este trabajo en otras organizaciones a

nivel nacional y obtener algún reconocimiento, además de obtener experiencia que

da herramientas en el campo laboral, y así poder experimentar la creatividad como

estrategia de trabajo.

Interés y aporte productivo para la organización do nde se desarrolló la

propuesta

Mediante la implementación de nuevas estrategias de comunicación se pretende

fortalecer la comunicación interna, con el fin de mejorar las relaciones

interpersonales y grupales entre los colabores y/o subordinados, y asimismo,

incentivar para que los colaboradores utilicen los medios de comunicación como

herramientas básicas que les permita mejorar la calidad de desempeño laboral de

los funcionarios en la Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A. GANE.

Teniendo en cuenta que se realizo la práctica y la pasantía institucional en la

empresa, se cumplió con muchas metas propuestas por la organización en el área

de comunicaciones de la compañía, de tal manera se estuvo presente en varios a

aportes positivos para empresa..

43

9. DISEÑO METODOLÓGICO

9.1 METODOLOGÍA

9.1.1 Desarrollo del plan metodológico que tuvo la pasantía. De acuerdo con

los temas abordados en el marco teórico, que orientan a una presente

investigación, diseño y elaboración de un diagnóstico de comunicación para los

colaboradores de la empresa, presentando a continuación el enfoque investigativo,

técnicas e instrumentos que se utilizaron para la recolección de datos y análisis

para el desarrollo del diagnóstico de comunicación quien arrojó varios datos

importantes para realizar el proyecto.

El enfoque investigativo utilizado fue el histórico hermenéutico dado que se

buscaba generar una interpretación de la realidad de la organización en cuanto a

sus procesos de comunicación. El método aplicado fue el cuantitativo y cualitativo,

para los cuales se utilizaron diferentes técnicas de investigación para poder

obtener un diagnóstico que evidenciara de las falencias de comunicación

presentes en la empresa. A partir de los hallazgos , se propuso el diseño de un

plan estratégico, el cual tendrá en cuenta el uso que le dan los colaboradores a los

canales de comunicación ya preestablecidos en la empresa, así poder tener una

estadística de qué canal de comunicación es más utilizado por los colaboradores

en la empresa.

Fortalecer la cultura organizacional tomando como referencia el clima laboral, la

comunicación interna, sus rituales, festejos todo lo relacionado a la cultura de la

empresa, así poder realizar un análisis riguroso de los actos que desarrolla la

compañía.

En busca de llegarles a los colaboradores, tener interacción con todo el personal

de la empresa se ha planteado la implementación de nuevas herramientas para la

comunicación, así poder fortalecer las relaciones personales de los colaboradores

y realizar un despliegue de información por cada canal que posea la empresa.

44

Fue de vital importancia la realización de encuestas y entrevistas para poder

comprender de qué manera se estaba dando la comunicación interna en la

organización y que tanto los colaboradores conocían las dinámicas, procesos y

actividades que se realizaban al interior de la Sociedad Colombiana de Juegos y

Apuestas GANE.

¿Qué se cumplió de lo pactado y cómo? Gracias a la compatibilidad que hubo desde un principio con todos los

colaboradores de la organización se pudieron cumplir todos los objetivos trazados.

Desde el principio de la pasantía hubo afinidad con las directivas lo cual ayudó a

que se lograra varios objetivos, a pesar de que existieron dificultades para la

realización de las estrategias, se pudo llegar a un acuerdo mutuo entre las partes

para poder aplicar las estrategias en el segundo semestre del año 2011.

A través del área de comunicaciones se gestionó, la aprobación de las estrategias

de comunicación interna, para desarrollar y ejecutar dichos objetivos. Los cuales

serán de gran ayuda para el fortalecimiento de la cultura, clima organizacional y

comunicación interna de la compañía.

¿Qué no se cumplió y porqué?

Todo lo pactado se cumplió.

¿Qué técnicas y herramientas de investigación utili zó?

45

Cuadro 1. Técnicas y Herramientas de Recolección de Información

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓ N TÉCNICA HERRAMIENTA CONTENIDO Encuesta Se realizó una prueba

piloto en cada área y departamento de la organización evaluando los canales de comunicación internos, en forma de formulario, con el fin de poder establecer los medios de comunicación más utilizados.

Preguntas cerradas, para el público interno de la empresa.

Entrevista Estructurada Para el plan estratégico fueron de suma importancia las respuestas de los colaboradores, así poder ver sus virtudes y falencias de que las repuestas de algunos directivos permitieron llevar a cabo este plan estratégico de comunicación en la empresa Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A, GANE

Sondeo de opinión

Se desarrolló una entrevista estructurada para los directivos de la empresa, evaluando el clima laboral en forma de cuestionario. Los directivos que se les realizó la entrevista arrojaron datos importantes para la elaboración del plan estratégico de comunicación. Se realizó un sondeo de opinión en todas las áreas y departamentos de la empresa.

Escrita, acerca del clima laboral de la empresa.

46

Observación

Se realizó registro sonoro a varios colaboradores de la empresa.

Registro sonoro a colaboradores y clientes.

Análisis de documentos Se cuenta con varios documentos internos de la empresa, materiales que pueden ser útiles para el desarrollo del proyecto.

Medios impresos, fotos, grabaciones de audio e Internet.

¿Qué procedimientos fueron utilizados para cumplir con la pasantía?

Para poder ejecutar el proyecto de pasantía en la organización fue necesario

realizar ciertos procedimientos para llegar al público objetivo.

Se realizó una observación al interior de la organización con el fin de identificar las

necesidades más sentidas de la comunidad en el ámbito de la comunicación,

posteriormente se diseñaron unas estrategias como posible solución a los

problemas de comunicación existentes.

Una vez realizado el diseño de las estrategias de comunicación fue necesario

acordar una reunión con las directivas para socializar dichas estrategias, y de este

modo evaluar la viabilidad de las mismas al interior de la organización. En este

proceso de observación, investigación, y realización se estableció una muy buena

Cuadro 1 (Continuación)

47

relación con todos los colaboradores de GANE, lo cual permitió que el trabajo

desarrollado allí se diera de la mejor manera.

Por lo tanto se realizaron los siguientes pasos:

• Paso 1: se realizó una investigación preliminar, recolección de datos,

fotografías, videos, gráficos y archivos para tener conocimiento de las lógicas

de funcionamiento de la organización.

• Paso 2: después de realizar el paso uno, fue necesario realizar un

anteproyecto, el cual fue presentado tanto a las directivas de la compañía

como a los encargados de revisar el documento en la universidad.

• Paso 3: realización de encuestas y entrevistas estructuradas a los

colaboradores.

• Paso 4: acompañamiento a una salida de campo con los colaboradores de la

empresa, para identificar que actividades y procesos realizaba la organización

cuando se planeaban este tipo de eventos.

• Paso 5: Diseñar las estrategias de comunicación para posteriormente

retroalimentarlas con las directivas de la organización.

• Paso 6: a partir del segundo semestre del año 2011, se pondrán en marcha las

estrategias faltantes.

48

Cuadro 2 Ficha técnica de las encuestas. Proceso de investigación

Nombre del realizador: Mauricio Herrera Yepes

Total de empleados: 400 colaboradores

Encuestados: 100 colaboradores

Objetivo: Con el fin de medir en qué estado

se encuentra la comunicación

interna en la empresa y el clima

laboral.

Fecha de realización de la

encuesta:

diciembre del 2010

Lugar: Sociedad Colombiana de Juegos y

Apuestas S.A. Gane

Publico objetivo: personal interno

Atributos o variables a Investigar Medio de Comunicación con mayor reconocimiento

Medio a través del cuál se informa el área.

Fluidez de la información

Medio de comunicación a fortalecer

Medio de comunicación más frecuentado.

Pertinencia de Intranet

Frecuencia de visitas a Intranet

49

Resultados

¿Cuál medio de comunicación se reconoce más en la empresa?

Grafico No. 2 Análisis de las encuestas realizadas en la empresa Sociedad

Colombiana de Juegos y Apuestas S.A. Gane.

Se realizo una encuesta a la empresa Sociedad Colombiana de Juegos y

Apuestas S.A. Gane, se logró percibir que el medio de comunicación que mayor

reconocimiento tiene la empresa, fue la Intranet porque es la herramienta más

utilizada por todos los colaboradores dentro de las áreas y departamentos.

Dentro de la investigación se realizaron 100 encuestas que arrojaron el siguiente

resultado:

• Intranet con un 49%

• Correo corporativo con un 26%

• Carteleras con 12%

• Teléfono con 8%

50

• Personalmente con 5%

Por otro lado, el resultado de esta encuesta también dio a conocer que el medio

de comunicación menos utilizado por los colaboradores de la empresa es la

comunicación verbal. Por lo tanto, podemos deducir que puede ser por las

limitantes labores diarias dentro de la empresa o porque no se conocen unos con

otros. Por tal motivo, es importante realizar una estrategia de comunicación para

que los colaboradores tengan una mayor interacción y una participación más

activa en las actividades de la empresa, con esta estrategia se pretende fortalecer

los vínculos para que la comunicación circule con mayor fluidez, y de igual manera

se cree una identidad institucional entre los colaboradores de la Sociedad

Colombiana de Juegos y Apuestas Gane.

Por consiguiente, es necesario ofrecer un rediseño en algunas de las políticas

establecidas en el área de comunicaciones de GANE. De igual manera, es

importante establecer los distintos roles, funciones y alcance del área para poder

fortalecer los otros medios de comunicación que son de suma importancia para las

personas de la empresa.

Durante el diagnóstico de comunicación que se realizó en la empresa es

importante resaltar la iniciativa de Gane al ofrecer a sus colaboradores

numerables formas de comunicarse. Sin embargo, deben existir unos parámetros

que permitan medir continuamente la eficacia.

¿La información que se publica en la intranet semanal es?

51



La segunda pregunta en la encuesta realizada fue para medir la importancia de la

información que se publica en la intranet semanalmente y arrojó los siguientes

resultados:

• Pertinente con un 55%

• Suficiente con un 33%

• Insuficiente con un 8%

• No conozco la intranet con un 4%

Dentro de la encuesta se logró destacar que los colaboradores de la empresa

respondieron que la información que se publica en la intranet semanalmente es

pertinente, por lo tanto, se puede afirmar que los colaboradores son informados a

través de la intranet porque es el medio de comunicación más utilizado entre ellos

para enterarse de los eventos, actividades y campañas con fotos, gráficas y

videos.

52

Por consiguiente, las diferentes áreas y departamentos deben comprometerse a

participar aportando información valida continuamente al área de comunicaciones

para mantener informados a todos los colaboradores.

La empresa debe evaluar que el 100% de los colaboradores mantengan

informados a través de la intranet teniendo en cuenta que es el medio de

comunicación más utilizado por ellos. También es necesario que la organización

diseñe mecanismos de mayor participación a través de este medio.

¿A través de cuál medio de comunicación interna está informada su área?



La tercera pregunta realizada a la empresa Sociedad Colombiana de Juegos

Apuestas S.A. GANE, fue para medir de qué manera las áreas de trabajo de la

compañía se informaban de lo que sucedía en la empresa.

Los resultados de la encuesta realizada a 100 colaboradores de la empresa fueron

así:

• Correo Electrónico con un 41%

53


• Carteleras con un 20%

• Teléfono con un 3%

• Personalmente con un 2%

A través de esta encuesta se pudo observar que las áreas de la empresa se

enteran de las actividades, eventos, y demás información de la empresa por medio

del correo corporativo de la empresa, ya que cada uno de sus colaboradores de la

compañía posee su propia cuenta de correo electrónico.

De esta manera se puede decir que el medio de comunicación interno que más

frecuenta los colaborares de la empresa es el correo electrónico, los otros medios

de comunicación interna que posee la empresa son utilizados pero no con tanta

demanda como lo es el correo corporativo empresarial.

¿Cómo califica la fluidez de la comunicación que utiliza la empresa para dar a

conocer las actividades a los colaboradores?



La cuarta pregunta que se realizó en esta investigación fue para calificar la

comunicación que se utiliza en la empresa y dar a conocer la importancia de las

actividades que realiza la empresa.

54

Los resultados de esta encuesta fueron los siguientes:

• Excelente con un 57%

• Regular con un 23%

• Buena con un 17%

• Mala con un 3%

A través de esta pregunta se pudo percibir que la comunicación interna de la

empresa está bien, los colaboradores de la compañía se relacionan de manera

adecuada.

Aunque hay que mejorar varias cosas como la comunicación interna, enfatizando

en la difusión de la información, y el adecuado uso de los medios de comunicación

existentes al interior de la compañía para que la comunicación de toda la empresa

y todos los colaboradores trabajen bajo un mismo objetivo, haciendo más fácil la

convivencia entre todos.

¿Cuál medio de comunicación interno cree que se debe fortalecer?



55

La quinta pregunta se realizó con el objetivo de fortalecer un medio de

comunicación interno en la empresa, los colaboradores de Gane respondieron de

esta manera.

• Cartelera con un 36%



• Correo electrónico con un 11%


El medio de comunicación interno que se debe fortalecer según los colaboradores

es la cartelera. Este medio de comunicación es muy importante para todos los

trabajadores tanto directo como indirectos, pues es la única forma de que las

Estrellas de la Suerte, es decir, las vendedoras de chance se den cuenta de las

actividades que realiza la empresa para ellas, cumpleaños, regalos, pagos, etc.

De este modo es de suma importancia fortalecer las carteleras de la empresa,

tanto en la principal como en las sedes de servicio que posee Gane. Este medio

de comunicación se deben tener actualizado, informado, bien presentado para

todas las personas que se interesan por la empresa, esto dará más

responsabilidad y seguridad tanto para el cliente como para el trabajador.

¿Cuál medio de comunicación interno es el que más frecuenta?

56


Colombiana de Juegos y Apuestas S.A. Gane .

En la sexta pregunta realizada a la compañía fue para calcular el medio de

comunicación interno que más frecuentan los colaboradores de la empresa el que

más le llama tención para visitar.

Los colaboradores respondieron de esta manera:

• Correo electrónico con un 44%


• Carteleras con un 13%



En esta encuesta se pudo ratificar que el medio de comunicación interno que

frecuentan más las aéreas y departamentos de la empresa fue el correo

electrónico, ya que para ellos es eficiente enviar correos electrónicos por sus

diversas ocupaciones en la empresa.

57

Este medio de información es seguro y rápido, todos los colaboradores de la

empresa deben tener su propio correo electrónico para poder comunicarse dentro

de la empresa con sus jefes y compañeros de la misma.

Ya que el trabajo de estas de personas es estar todo el día ocupados con sus

trabajos, le es muy duro comunicarse personalmente con sus compañeros, de

esta manera se debe tomar el tema de fortalecer la comunicación personal entre

todos los colaboradores de la empresa.

¿Con qué frecuencia visita la Intranet?



En la última encuesta realizada a los colaboradores de la empresa, se midió la

eficiencia de la intranet, esto para saber con qué frecuencia visitaban la intranet.

Las personas respo

ndieron de esta manera.

• Diario con un 78%

• Semanal con un 9%

58

• Eventual con un 8%

• Mensual con un 5%

Con esta encuesta se pudo medir que el medio de comunicación virtual es de

suma importancia para los colaboradores, la intranet es el medio donde todas las

personas se enteran de lo que sucede en la empresa.

De esta manera los colaboradores de la compañía se enteran de las actividades

que realiza la empresa, la intranet se debe visitar todos los días sin falta, pues

aquí se encuentra las noticias, actividades y la actualización de lo que sucede en

La empresa.

Cuadro. 3 Ficha técnica de las Entrevista

Nombre del realizador:

Mauricio Herrera Yepes

No. De personas entrevistadas:

10 personas

Objetivo: Entrevista a los directivos y

administradores para evaluar de qué

manera transmiten la información de la

empresa a sus colaboradores.

Fecha de realización de la encuesta:

Enero del 2011


Apuestas S.A. Gane

Publico objetivo:

Personal interno de Auditoría, Gestión

Humana, Gestión de Calidad,

Comunicaciones, Tecnología de la

Información y Comercial.

Se entrevistaron 10 personas pertenecientes a la empresa, los cuales eran jefes

que manejaban un grupo de trabajo y ellos son quienes divulgan la información a

59

sus subordinados, por este motivo se creyó conveniente entrevistar a estas

personas para conocer de qué forma estaban manejando la comunicación interna.

Los resultados arrojados por la entrevista se presentan a continuación en la

siguiente ficha de recolección y análisis de datos.

Cuadro 4. Recopilación de datos y Variables de Inve stigación

Variables de Investigación Fortalezas encontradas y

puntos convergentes

Debilidades encontradas

puntos convergentes

Rituales más comunes

Participación

Apropiación sentido de

pertenencia.

Interacción.

Compromiso.

Fiesta fin de año

Fiesta de cumpleaños

Actividades navideñas

Falta de compañerismo.

Falta de conocimiento de los

medios de comunicación

existentes.

A pesar que la organización

cuenta con rituales como se ha

mencionado anteriormente no

hay un ritual como tal que

permita que el colaborador se

identifique con la compañía.

Actividades de bienestar Reuniones

Capacitaciones

Retroalimentación para los

colaboradores.

Reuniones sociales.

Falta de compromiso con la

organización.

No hay suficiente interés en

aplicar los conceptos

adquiridos en las

capacitaciones.

Relaciones colaborador – jefe Hay un respeto recíproco entre

colaborador y jefe.

Posibilidad de proponer ideas,

sin temor a no ser escuchados.

A pesar que existe una buena

interacción entre los directivos

y colaboradores, todavía hay

falencias de comunicación

interpersonal.

Relaciones interpersonales Buena relación entre los

colaboradores.

Existe una falta de

comunicación entre las

60

Solidaridad entre ellos.

Capacidad de trabajar en

grupo.

Respeto de las directrices de la

organización.

diferentes dependencias de la

organización.

Ausencia de espacios de

esparcimiento.

Falta de difusión de la

información correspondiente, a

las actividades lúdicas y de

integración 1ue realiza la

organización.

Medios de comunicación mas

utilizados

Disposición de la organización

por fortalecer los medios

internos de comunicación.

Falta de reconocimiento hacia

los medios de comunicación

internos.

Falta de apropiación de los

medios de comunicación.

No existe una buena fluidez de

la información en la

organización lo cual genera

que la comunicación se de

manera informal por medio de

voz a voz..

Impacto de los medios de

comunicación

La información es oportuna a

pesar que no fluya bien.

Esfuerzos por fortalecer la

intranet.

Falta de reconocimiento de los

medios de comunicación.

El impacto de la información no

es eficaz.

Los colaboradores no se

sienten familiarizados con los

Cuadro 4 (Continuación)

61

medios.

Existen limitantes para acceder

a la información.

Que actividades realiza la

empresa

Reuniones

capacitaciones

Actividades lúdicas

Celebración de cumpleaños

Actividades de

retroalimentación

Celebración de fin de año

Celebración de las actividades

navideñas.

Celebración de aniversario

Falta de divulgación de las

actividades

Falta de un buen desplegué de

información.

Modelo de Preguntas

¿Cuáles son los rituales más comunes en la organización?

¿Cómo se dan los procesos de comunicación en la organización (relación entre

colaborador – jefe)?

¿De qué manera se da la comunicación entre todos y cada uno de los

colaboradores?

¿Qué medios de comunicación interna, cuenta actualmente la organización?

Si existen medios de comunicación interna ¿Cuál es el impacto y reconocimiento

que esté tienen entre la comunidad perteneciente a la compañía?

Cuadro 4.(continuación)

62

¿Qué tipo de actividades realiza la organización, para el bienestar de los

colaboradores?

Encuestas para medir la comunicación en la organiza ción

Estas encuestas fueron exclusivamente para miembros del área de recaudo, los

cuales se les preguntó acerca de la comunicación interna en la organización y el

clima laboral en la empresa.

Esta área cuenta con 50 empleados directos que realizan su labor de trabajo en la

calle, son las personas que reciben el dinero de los servicios que presta la

empresa.

Lo que se busca con esta encuesta es saber cómo estas personas reciben

información de la empresa, de qué manera se enteran de las actividades y

proyectos que realiza la organización, y que tan familiarizados están con los

medios existentes en la compañía.

Cuadro 5. Ficha técnica de las encuestas

Nombre del realizador:

Mauricio Herrera Yepes

Encuestados:

20 personas

Objetivo: De qué manera reciben información de la

empresa los colaboradores el área de

recaudo

Fecha de realización de la encuesta:

marzo del 2011


Apuestas S.A. Gane

Publico objetivo: personal interno área recaudo

63

¿Cómo le gustaría enterarse de la información en Gane?

• Comunicación directa

• Reuniones

• Boletines

• Carteleras

• Carta personalizada



Los colaboradores del área de recaudo, respondieron de manera positiva al

trabajo de que se estaba realizando al interior de la organización.

Expresando que la comunicación de estas personas es interpersonal por razones

de trabajo, pues estos colaboradores no tienen acceso a un computador para

satisfacer sus necesidades de estar actualizado en la organización de las

actividades o proyectos que esta realice.

64

Es importante reconocer la unión de estas personas, porque la mayoría de ellos

permanecen cumpliendo con sus labores fuera de la empresa, y la única

herramienta de información es interactuar con sus compañeros de trabajo, para

estar al tanto de lo que sucede al interior de la organización, convirtiéndose de

este modo en un medio de comunicación informal que hace que la información

pierda su verdadero sentido y se desoriente causando desinformación entre la

comunidad laboral de esta área.

¿Cuándo usted tiene una pregunta acerca de su trabajo acude a?

• Compañero de trabajo

• Administrador

• Secretaria de gerencia

• Reuniones



65

En la segunda pregunta, los colaboradores al ver la necesidad de informarse

acuden a un compañero de trabajo para que les dé información de lo que sucede

en la empresa.

Los quehaceres de estas personas se realiza en las calles de la ciudad, pues el

área de recaudo es quien se encarga de recoger el dinero de cada punto de venta

de la ciudad.

Por esta razón el personal del área de recaudo cuando siente la necesidad de

informarse acude a sus compañeros de trabajo.

¿Qué tipo de información sobre Gane le gustaría recibir?

• Administrativa

• Económica

• Actividades culturales y recreativas

• Actividades sociales



66

Los colaboradores de la empresa del área de recaudo, prefieren las actividades

sociales por la integración e interacción de todo el personal de la organización.

De este modo es importante generar actividades de lúdicas, para que el publico

interno de la compañía trabaje en un ambiente laboral bueno.

Es importante satisfacer las necesidades de los colaboradores, para que se

desempeñen con mayor motivación y realicen sus labores de manera óptima,

agilizando así los procesos y generando sentido de pertenencia entre los

colaboradores.

¿La información que recibe de Gane la aplica para?

• Actividades para la empresa

• Beneficio personal y familiar

• Tomar decisiones

• Sentirse parte de la empresa

• Mejorar su actividad laboral



67

Los colaboradores de la Empresa reciben la información de la compañía para el

mejoramiento de su actividad laboral el benéfico personal y familiar.

De esta manera se puede evidenciar que las actividades de la empresa sirven

para el bienestar de los colaboradores, así que se debe incrementar más la

difusión de la información en la organización, para que todo el personal de la

empresa se entere de lo que sucede en la compañía y lo ponga a prueba.

Esta retroalimentación que genera la empresa para el bienestar físico, mental y

laboral del empleado, es de suma importancia para el buen funcionamiento de las

personas dentro de la empresa.

¿Se siente orgulloso de trabajar en Gane?

• Si

• No



68

El 100% de los colaboradores se sienten orgullosos de trabajar en la empresa,

pues es muy importante que estas personas se sientan bien con la organización,

esto genera sentido de pertenencia.

Por otro lado es muy relevante que cada colaborador de la empresa, se sienta

bien en donde trabaja, esto genera un clima laboral armonioso en toda la

compañía y contribuye a que se genere un vinculo de confiabilidad mutua entre los

colaboradores y los directivos de la organización

¿Usted asiste a las actividades que programa la empresa?

• Si

• B. no



Estas personas asisten a todas las actividades y capacitaciones que realiza la

empresa, pues es una retroalimentacion para cada uno de los colaboradores que

desempeña su labor en Gane.

69

Aunque no es obligatorio asistir a estas capacitaciones y actividades los

colaboradores de la empresa siempre asisiten a estas reuniones para interactuar

con los demas compañeros y afirmar relaciones.

CONCLUSIONES DE LAS ENCUESTAS

Los colaboradores del área de recaudo respondieron de manera participativa, y

argumentaron que la información llegaba a través del voz a voz, por lo tanto no

había interés en visitar la intranet, sumado a esto la falta de acceso que tienen a

un computador hacia que el mejor medio para estar informado saliera de la

interacción que se daba entre los colaboradores, este factor hacia que en

ocasiones la información fuera volátil y de fácil olvido, ya que al no haber un

interés en consultar los medios de comunicación de la compañía, la información se

manipulaba de manera que en vez de informar desinformara acerca de las

actividades que se llevan a cabo en la organización.

Por otro lado la comunicación de voz a voz es importante para el bienestar del

empleado dentro de la empresa, es una forma de interactuar y afirmar relaciones

de trabajo estables.

70

Cuadro. 6 Plan Esrategico de Comunicación Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A. GANE

Objetivos

corporativos:

Contribuir al direccionamiento de la comunicación interna a través del fortalecimiento y creación de escenarios y espacios de comunicación para el fomento de la cultura organizacional de La Sociedad Colombiana de Juegos y Apuestas S.A GANE

Objetivos de

comunicación:

Estrategias de

comunicación

Acciones y/o

Producto de

Acción

Actividades,

temas y/o

contenidos de

cada acción y/o

producto

Audiencias Indicador Áreas y personas responsables

Tiempo /

Fechas

Promover el Fortalecimiento de la CULTURA ORGANIZACIONAL a través del fomento de la participación, la integración y la convivencia de la organización.

“EN GANE

TODOS

GANAMOS”

Estrategia para

la divulgación y

el

posicionamiento

las normas,

principios y

valores de la

compañía. Se

busca generar

sentido de

Jornadas de re

inducción al

personal

antiguo de la

compañía

Diseño de

material gráfico

donde se

establezcan

temas como

historia, áreas y

servicios,

normas, valores

y los principios

de la empresa.

Diseño de

presentación en

Power Point para

Público Interno Jornadas realizadas/jornadas programadas x100%

Área de comunicaciones

Área de gestión humana

Segundo

semestre 2011

71

publicar en la re

inducción con

temas y casos

alusivos a

conductas

proactivas que

refuercen los

valores y

principios de la

empresa

Diseño de

Banners en

Intranet donde

se expongan

cada semana los

valores y

principios de la

empresa.

pertenencia.

Jornadas

capacitación a

personal nuevo

Diseño de power

point donde se

establezcan

contenidos como

historia, áreas y

servicios,

Cuadro 6 (continuación)

72

normas, valores

y los principios

de la empresa.

Creación de un

espacio lúdico

llamado Gana

Confianza en

la sede

principal donde

través del

juego de la

Rifa de

Botones los

colaboradores

adquieran un

botón que lo

identificará

durante un

mes como

promotor de

valores.

Diseño de Botón

Inducción sobre

los valores a

promover.

Entrega de

stickers a

colaboradores

promovidos.

Diseño de

galardón para

promotor de

valores

Cuadro 6 ( continuación)

73

Estrategia

lúdica

"Diviértete con

GANE", Esta

campaña

busca que los

colaboradores

fortalezcan su

relación

interpersonales

y grupales

para que el

ambiente

laboral sea

más armónico.

Taller de

liderazgo para

el personal

interno.

Diseño banner

para informar en

la intranet sobre

el objetivo del

taller.

Diseño de pawer

point informado

las actividades

del taller de

liderazgo.

Reunión con los

jefes de cada

área

invitándolos a

promover el

taller con sus

colaboradores.

Público Interno No. Total de asistentes/ no. De convocados x100%



Diseño gráfico

Segundo

semestre 2011

Cuadro 6 (continuación)

74

Creación

participativa de

la cartilla

“decálogo” de

convivencia

Gane.

Convocatoria

informativa a los

colaboradores

para que aporten

al contenido de

la cartilla.

Concurso para

definir los diez

principios para

convivencia

Gane.

Diseño de la

cartilla

“decálogo”.

Lanzamiento de

la cartilla en la

celebración del

día del amor y la

amistad.

Público Interno 1 cartilla realizada/ 1 cartilla propuesta x100%



Diseño gráfico

Colaboradores in ternos.

Segundo

semestre 2011

Las estrellas

de la suerte en

acción.

Convocatoria a

las estrellas de

la suerte que

quieran

Público Interno Obra de teatro organizada/ obra de teatro programa x100%


Área de gestión

Segundo

semestre 2011

Cuadro 6(continuación)

75

Realización de

obra de teatro

donde se

conceptualice

el trabajo en

equipo.

participar en la

obra de teatro.

Selección del

grupo de teatro y

contratación de

un profesor de

teatro para

coordinar la

actividad.

Promoción para

la obra de teatro,

a través de una

campana de

expectativa.

Diseño de una

encuesta para

evaluar la

actividad.

No. Total de asistentes/ no. De invitados x 100%

humana

Diseño gráfico

Estrellas de la suerte.

En GANE la

calidad gana

Realizar un

Banner de información en la intranet sobre el

Reunión con el personal perteneciente a las áreas de

Publico interno Número de visitas a la plataforma virtual donde se encuentra el

Área de comunicaciones y diseño gráfico

Octubre del

2011

76

concurso por

medio de la

intranet, para

que los

colaboradores

participen dando

conocer lo que

saben acerca de

las políticas de

calidad de la

organización

concurso de calidad.

gestión de calidad, diseño y comunicación, con el fin de establecer las temáticas en el concurso, el diseño y ejecución del concurso.

Distribución de la

información al

interior de la

empresa, para

dar a conocer el

concurso y por

consiguiente la

participación de

los

colaboradores

Diseño del

banner final.

concurso.

Duración de los visitantes en la aplicación del concurso para determinar si desarrollan el concurso como tal o simplemente echan un vistazo.

Visitas/duración *100%

No. de colaboradores participantes/ total de colaboradores de la organización x 100%.

Gestión de Calidad

77

Cartelera exclusiva para información de calidad

Realización afiche para cartelera.

Diseño de contenidos para la cartelera.

Actualización semanal de la cartelera.

Público Interno 1 cartelera realizada/ una cartelera propuesta x 100%


Área de Calidad

Diseño gráfico

Segundo

semestre 2011

Objetivos de

comunicación:

Estrategias de

comunicación

Acciones y/o

Producto de

Acción

Actividades,

temas y/o

contenidos de

cada acción y/o

producto

Audiencias Indicador Áreas y personas responsables

Tiempo /

Fechas

Programa

FORTALECIMIENTO

DE LOS MEDIOS

DE

COMUNICACIÓN

INTERNOS

Objetivo: •Ffortalecer medios y canales de

Estrategia de

comunicación

"Al día con

GANE" dar a

conocer el

trabajo realizado

por la

organización,

Tablero

electrónico

informativo

Reunión con las

directivas de la

organización,

para que den el

aval a esta

iniciativa.

Recopilación de

Público Interno Para el segundo semestre del 2011 se espera que la organización cuente con este dispositivo electrónico. Y en el primer trimestre d 2012 el 60% del público tenga un mayor sentido de

* Director financiero * Coordinadora de comunicaciones * Diseño gráfico * Practicante de comunicación

Octubre del

2011

78

comunicación existentes para la contribución al logro de las metas organizacionales.

la información de

la empresa para

redactarla, y

posteriormente

publicarla.

Informar al

público interno

por medio de la

intranet esta

iniciativa.

pertenecía por la organización.

con el fin de que

cada uno de los

colaboradores

tenga

conocimiento de

los diferentes

procesos que se

dan al interior de

la compañía.

Boletín

“Entérate con

Gane ”

Objetivo: dar a

conocer a

todos los

colaboradores

de Gane sobre

las actividades

y eventos de la

empresa.

Rediseñar los

medios

impresos.

Reunión con el

coordinador de

comunicaciones

y el diseñador,

para definir la

nueva estructura

del boletín

Generar

Información

sobre eventos o

Público interno Un boletín semanal realizado/ boletín semanal entregado *100


Julio del 2011

79

inauguración de

proyectos.

Informa sobre

acontecimientos

que hacen

noticia durante la

semana en la

empresa

Reconstrucción

virtualGane.

Rediseño de la

intranet,

actualización

de todos los

datos de la

intranet.

Jornadas de

reuniones y/o

capacitación.

Recopilar

información de

toda la empresa.

Nuevo registro

fotográfico y

video.

Generar más

procesos de

retroalimentación

de la Intranet

Rediseñar los

medios

digitales

Actualización

de datos,

noticias,

fotografías,

videos de las

actividades más

recientes.

Hacer más

dinámicos e

interactivos los

contenidos de

Público interno Diseño

realizado/

diseño

propuesto x

100%

Banco de

fotografías

realizado/banco

de fotografías

esperado

x100%

Área de

comunicaciones

y diseño

gráfico.

Área de

Gestión

Humana

Noviembre

del 2011

80

la Intranet

Hacer

seguimiento

diario a las

publicaciones

del portal

interno

Reunión con el coordinador de comunicaciones y el diseñador, para definir la nueva estructura de la Intranet.

VIRTUAL

GANE

Noticiero

interactivo en

la intranet,

donde se

presenta todo

lo relacionado

Jornadas de

reuniones y

capacitaciones.

Casting para el

presentador del

noticiero,

colaborador de

Definir

presentador

Temas abordar

cada mes.

Distribución de

contenidos por

ubicación del

Público interno Número de

visitas al

noticiero/mes

de noticia *100

Área de

comunicaciones

y diseño

gráfico.

Área de

mercado.

Área comercial

Noviembre

diciembre

de 2010

81

con la

empresa,

actividades,

proyectos entre

otros.

la empresa.

Promover a

través de los

otros medios de

comunicación el

noticiero.

noticiero.

Definición de la

estructura del

noticiero.

82

Correo

corporativo.

Creación de un

manual con las

normas para el

buen uso del

correo

corporativo.

Socialización del

manual con los

colaboradores.

Diseño de una

encuesta, para

medir el uso

adecuado del

manual.

Uso eficiente del

manual.

Público interno

Un manual

realizado / un

manual propuesto

x 100%

Total de encuestas

realizadas / total de

encuestas

programas x 100%

Según variables de

encuetas medir la

efectividad del uso

del correo

corporativo.

* Área de

comunicación y

diseño gráfico

Enero de 2011

83

Relacione y describa los productos que generó su pr opuesta.

En el periodo noviembre y diciembre del año 2010, se realizó una estrategia de

comunicación con el fin de implementar un nuevo medio de comunicación interno

en la empresa.

El medio de información debía ser digital, sería un noticiero informativo acerca de

todos los eventos que genera la empresa, tanto como actividades de integración y

el estado de la organización en ventas y productos.

El noticiero se llamó “VIRTUAL GANE” es llamativo, espontáneo y con mucha

interacción, para la creación de este nuevo medio de comunicación se realizaron

casting para el presentador, ensayos, reuniones con directivos y recopilación de

datos.

El objetivo del noticiero era inculcar a todos los colaboradores de la empresa los

servicios y productos de la compañía, fomentar los valores y políticas con GANE.

A pesar de que esta propuesta fue aceptada por las directivas de la organización,

no pudo ser llevada a cabo por motivos correspondientes a la consecución de

recursos para financiar el noticiero.

Otro producto generado en la propuesta, fue la estrategia de implementar normas

para el buen uso de los correos corporativos.

En esta estrategia se realizo un sondeo de opinión en todas las sedes de servicio

de la empresa, observando cómo recibían los correos corporativos los

colaboradores de la compañía.

Esto generó que en muchas ocasiones las personas que recibían el correo no

sabían quién era el remitente de la información enviada. Por tal razón fue de suma

importancia crear unas normas para el uso del correo corporativo como:

84

Nombre.

Área.

Correo

Teléfono y ext.

La estrategia de comunicación fue muy útil para el publico interno de la empresa,

pues la información que se suministraba en el correo corporativo, siempre debía

ser validada por la persona que lo enviaba.

Los otros productos y estrategias que se generaron en esta propuesta están

previstos para realizar en el segundo semestre del año 2011.

85

10. Cronograma

MESES SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE – MARZO

SEMANAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Actividades

Diagnóstico de la organización

x X X

Recolección de información

X X X

Análisis de la información

X X x

Desarrollo de las estrategias

x X x

Realizar ajustes x x

Elaboración de las estrategias

x x x x

Visita a las diferentes puntos GANE de Cali.

x x x

Desarrollo de la propuesta

x X

Presentación de las estrategias.

X X x

86

11. RECURSOS

Talentos humanos

Directivos de la empresa, personas de las Áreas y Departamentos de la compañía,

clientes, vendedoras, profesores de la universidad.

Primarias

Para el trabajo de pasantía institucional fue necesario indagar fuentes primarias,

como Ingrid Liliana Antury Jefe de comunicación, personal de Gestión Humana

que siempre apoya al área de comunicaciones, directivos, clientes y demás

personal para desarrollar un sondeo de opinión e implementar varias estrategias

de comunicación.

Testimonios de colaboradores de la empresa como entrevistas, relatos, encuestas

y observaciones.

Secundarios

Para la pasantía Institucional se obtuvieron documentos internos de la empresa

como: plan estratégico de la organización, políticas de calidad, normas de la

empresa, valores, registro fotográfico, festejos y análisis de documentos, toda esta

información fue de gran importancia realizar las estrategias de comunicación, e ir

elaborando el plan estratégico interno.

87

Recursos físicos empleados en el proceso, especialm ente los aportados por

la organización oferente de la pasantía.

Recursos financieros

Cuadro 7. Relación de los Recursos Financieros

Unidad Concepto V/ Unitario

1 Copias $100

1 Transporte Ida/Regreso $ 3.000

1 Papelería $ 8.400

1 Viáticos (Almuerzo) $ 4.900

1 Equipo de computo $ 1.500.000

1 Cámara Fotográfica $850.000

1 Grabadora $ 80.000

1 Insumos de escritorio $ 20.000

1 día Horas laborales $ 23.000

TOTAL $ 3.430.000

88

12. CONCLUSIONES

• Gracias a las bases teóricas adquiridas en la academia se pudo llevar a cabo

la realización de este documento, pero no solo los aspectos teóricos son

importantes la parte practica también jugó un papel muy relevante en esta

pasantía, debido a que mediante la práctica se pudo identificar las falencias

que tenia la organización en comunicación.

• Se puede concluir que el clima organizacional son de suma importancia para el

crecimiento y progreso de una empresa, el bienestar mental, físico y social de

los colaboradores dentro de la organización debe ser ameno y de dialogo para

poder crecer como persona en un entorno laboral.

• Por lo tanto mediante las estrategias realizadas se busca que GANE aborde la

comunicación de manera más participativa y enfoque un poco mas sus

esfuerzos hacia el mejoramiento y fortalecimiento de los medios de

comunicación ya existentes, lo cual permitiría que los colaboradores tuvieran

una participación más activa en la organización. De este modo es considerable

evaluar el área de comunicación y cambiar ciertos aspectos en pro de la

comunicación interna de la compañía generando un sentido de pertenencia por

parte de toda la comunidad laboral.

• La comunicación interna en una organización debe estar consolidada para que

los colaboradores estén al tanto de las actividades y procesos que se llevan a

cabo en la organización, por lo tanto con este proyecto de pasantía se puede

decir que se identificaron las falencias de comunicación en la organización, y

posteriormente se diseñaron unas estrategias para dar contribuir a fortalecer la

comunicación interna, y así los colaboradores puedan ser identificados con la

compañía y sentirse parte activa de la organización, así tenerlos en cuenta

para participar de los diferentes procesos, la comunicación interna actualmente

ocupa un papel importante en todas las organizaciones que cuentan con esta

área, y cada vez se está consolidando mas demostrando lo útil y necesario que

89

es para una empresa en la actualidad poder contar con un departamento de

comunicación que maneje la comunicación interna y externa de la

organización.

• Los colaboradores mostraron un gran interés en participar de las entrevistas y

encuestas, por medio de estas herramientas dieron a conocer sus diferentes

opiniones en torno a cómo se daba la comunicación en la empresa.

• El diagnóstico fue elemento efectivo para poder determinar que procesos

comunicacionales se daban en GANE, y así poder hacer un análisis en el que

se destacaran tanto las debilidades como fortalezas, para determinar de qué

modo implementare el plan estratégico de comunicación en la organización.

• A pesar que los colaboradores destacan la presencia de medios de

comunicación interna en la organización, el interés por familiarizarse e

involucrarse con estos es mínimo, debido a una serie de impedimentos y

falencias comunicacionales presentes en la compañía.

90

13. RECOMENDACIONES

Con la realización del presente documento se espera haber contribuido a

fortalecer la comunicación interna de GANE, por lo tanto se sugiere a los directivos

y demás colaboradores de la organización dar continuidad y llevar a cabo las

estrategias propuestas para el mejoramiento de la comunicación, trabajando de

manera mancomunada con las diferentes áreas de la compañía con el objetivo de

que la comunidad se involucre y participe en la ejecución de este proyecto de

comunicación.

Es de suma importancia que la organización lleve a cabo este plan estratégico de

comunicación, para darle una mayor fluidez a la información y generar un sentido

de pertenencia entre los colaboradores, permitiendo así que toda la comunidad

laboral este informada acerca de las actividades y diferentes procesos que realiza

la organización, también para que conozcan las políticas de calidad, valores,

cultura organizacional y demás factores de la organización que son relevantes

para que los colaboradores se identifiquen con la misma.

Para que lo mencionado anteriormente se cumpla es importante que la

organización haga uso óptimo de los espacios de comunicación, es decir que se

realicen evaluaciones de desempeño esporádicamente, capacitaciones sobre

cómo usar los medios de comunicación de GANE, para que los colaboradores

alcancen un mayor nivel de reconocimiento hacia la organización, y por medio de

estos espacios de comunicación se de la participación de toda la comunidad con

el fin de llevar a cabo las estrategias de manera positiva.

Se deben programar rituales corporativos que le permitan a cada colaborador

conocer todo lo relacionado a la organización, dichos rituales consistirían en

realizar una reunión semanal en donde se evalué el trabajo de los colaboradores,

bajo las políticas y diferentes estamentos impuestos por la organización, por lo

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menos sería interesante la composición de un himno que identificara a la

organización para que los colaboradores se apropien del mismo y en cada jornada

que haya reunión se empiece entonando el himno de la empresa, esto genera

reconocimiento por parte de toda la comunidad.

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BIBLIOGRAFÍA

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ANEXOS

ANEXO A. Entrevistas realizadas a los colaboradores de Gane.

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