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Établissement d’un budget d’immobilisations
priorisées Méthode d’établissement des
priorités guidées par les données et axée sur les missions
Ordre du jour
La BFC Esquimalt et le Cadre de Gestion des BI MDN
Défis et buts du budget d’immobilisations Méthode et approche Modèle d’établissement des priorités Résultats Q&R
Portefeuille de BI du MDN
L’un des plus grands (nombre/superficie/valeur) et des plus complexes du GC. Dicté par les besoins en évolution des FC liés à l’entraînement, à la mise sur pied, au maintien et à l’appui des opérations actuelles et future, le portefeuille comprend ce qui suit :
21 000 immeubles (maisons, bureaux, casernes, manèges militaires, entrepôts, garages, hangars, écoles, hôpitaux, gymnases, installations d’entreposage, postes de police/pompiers, bureaux de poste, etc.) couvrant 11,1 millions de mètres carrés de surface utile et représentant 47 pourcent de toute la superficie utile des immeubles appartenant au gouvernement fédéral.
13 500 ouvrages de nature municipale (routes, ponts, réseaux de distribution électrique, lampadaires, systèmes d’aqueduc, systèmes d’égout sanitaire/pluvial, réservoirs d’entreposage et systèmes pour les déchets solides) et opérationnelle (terrains d’aviation, quais, jetée, structures de communications et secteurs d’entraînement).
800 parcelles de terrain couvrant plus de 2,25 millions d’hectares (plus de quatre fois la superficie de l’Ile-du Prince-Édouard).
La BFC Esquimalt
Le port d’Esquimalt a été établi par la Marine royale en 1848 Le bureau du génie construction de la base (GCB) supervise ce qui
suit : • 23 emplacements comportant 869 immeubles totalisant environ
425 K BFG • 1299 éléments d’actif de travail, y compris des ponts, des quais,
des routes, des jetées, un réseau de distribution de services publics et des terrains
• Mission : La BFC Esquimalt contibue à la capacité opérationnelle en plus de fournir des services, d’assurer le soutien et d’aider les opérations maritimes et des Forces canadiennes
Méthodes d’hier
STRATÉGIE DU MDN POUR SES BI
VISION OBJECTIFS STRATÉGIQUES RÉSULTATS
Bons éléments d’actif 1. Exercer une intendance rigoureuse 1.1 Gestion du cycle vie 1.2 Saines pratiques de gestion 1.3 Conformité et supervision 1.4 Gestion intégrée du risque
5. Portefeuille rationalisé des biens immobiliers au cours d’une période de 20 ans de SDCD. 6. Un portefeuille pertinent pour la mission de la Défense et de ses priorités.
Bon endroit 3. Optimiser l’impact et l’investissement 3.1 Gestion intégrée du portefeuille 4. Optimiser l’investissement 4.1 Rationaliser la gestion des éléments d’actif et la planification de l’élaboration 4.2 Planification de l’investissement en fonction du risque
5. Portefeuille de biens immobilier adapté aux besoins en évolution de la Défense.
6. Portefeuille harmonisé stratégiquement avec les lois fédérales et avec le cadre, les politiques et les procédures du Conseil du Trésor et de la Défense.
Bon moment 1.0 Renforcer la responsabilisation 1.1 Gouvernance claire et cadre de politiques 1.2 Méthodes et systèmes respectant les normes de l’industrie 1.3 Gestion de l’information pertinente, à temps et complète. 1.4 Mesure vigoureuse du rendement
2.0 Portefeuille de biens immobiliers adapté aux besoins en évolution de la Défense.
3.0 Portefeuille harmonisé stratégiquement avec les lois fédérales et avec le cadre, les politiques et les procédures du Conseil du Trésor et de la Défense.
Bonne main-d’œuvre 4.0 Augmenter notre capacité de diriger 4.1 Gestion de la communauté 4.2 Cadre de formation sur les biens immobiliers
5.0 Une main-d’œuvre professionnelle, fière et
capable d’avoir un rendement élevé.
CADRE DE GESTION DES BI DU MDN
PNGP Vision/Intention
Perspective stratégique
PNABI De quoi avons-nous besoin?
Perspective opérationnelle
PGBS Qu’est-ce qui doit être fait? Dans quel ordre
de priorité? Perspective tactique (CE)
De la stratégie aux tactiques : Gestion totale des BI
Défis présentés par l’établissement du budget des immobilisations
Comment utiliser les données d’évaluation de l’état des installations ? Comment établir la priorité des besoins ?
• Tout le monde veut que ses besoins soient comblés
Comment optimiser nos ressources limitées ? Comment rester flexible ?
• Les situations changent Comment intervenir pour s’assurer que les fonds de renouvellement des immobilisations sont affectés aux projets ayant la plus haute
priorité ?
Prise Des DÉCISIONS OPTIMISÉES (PDO) Et Comment Y Parvenir
La PDO porte sur l’équilibre entre différents compromis. Lorsqu’on prend des décisions, il faut évaluer le pour et le contre des différentes options et faire un choix.
La PDO tient compte de l’utilisation de techniques d’analyse quantitative pour produire le résultat économique le plus efficace.
La PDO doit fournir un portefeuille d’investissement équilibré qui reflète les politiques et les objectifs stratégiques du MDN.
Nous optimiserons notre prise des décisions à l’aide d’un outil de soutien des décisions.
Même si on utilise des facteurs de pondération pour établir le rang des critères (éléments d’actif, priorités, besoins), les décisions complexes d’investissement/financement seront bientôt réduites à une série de comparaisons simples. Par ces comparisons, et avec l’aide du logiciel, le décideur pourra établir objectivement la priorité des projets pour mieux refléter la vision et la mission de l’organisation.
Le but final sera des plans d’investissement à long terme plus efficaces et fondés sur une information précise et intelligente des BI.
But du projet d’immoblisations à la BFC Esquimalt
Mettre en application une méthode qui permettra de faire ce qui suit : • Établir la priorité IM&R pour respecter les objectifs stratégiques et
les conditions physiques • Réduire la subjectivité • Réduire le temps de réalisation • Augmenter la transparence du processus de sélection • Produire un système qui puisse être adapté à un grand nombre de
projets Préparer des budgets plus crédibles Gérer proactivement l’entretien différé
Planifier pour les besoins futurs en renouvellement des capitaux
Méthodologie : modèle d’établissement des priorités guidé par les données et axé sur la mission
Comparer les caractéristiques de tous les projets pour déterminer l’importance de chacun relativement à la mission
Le favoritisme en faveur d’un projt particulier est retiré Les décisions sont simplifiées et codées à l’aide d’un processus
mathématique Un modèle évolutif peut être utilisé pour évaluer tous les
besoins identifiés dans le portefeuille
Élaboration du budget d’immobilisations – Approche
Revoir et évaluer les critères de sélection qui permettent le mieux à l’équipe GCB d’établir la priorité des projets d’immobilisations conformément à la mission et au but de la BFC Esquimalt
Faciliter l’établissement du rang et de la pondération des critères choisis par l’équipe
Créer un modèle d’établissement des priorités guidé par les données et axé sur la mission
Illustrer un processus destinés à enrichir le données sur les conditions actuelles par des renseignements additionnels, comme la pertinence par rapport à la mission et l’impact du GCB sur les RH; c’est requis pour avoir une meilleure harmonisation des données avec la mission et les buts de la BFC Esquimalt.
Appliquer le modèle à un ensemble échantillon de données exitantes de la BFC Esquimalt pour faire une révision et obtenir des commentaires
4 Questions de base pour l’équipe interfonctionnelle
Quel est le processus utilisé actuellement à la BFC Esquimalt pour prendre les décisions sur le financement des projets d’immobilisations ?
Quels sont les paramètres jugés critiques pour la prise des décisions ?
Quels changements faut-il apporter au processus décisionnel pour aider la BFC Esquimalt
à réaliser ses buts de gestion des installations et de planification du financement ? Quels renseignements faudrait-il avoir pour faciliter encore plus le processus décisionnel ?
7 principaux critères d’évaluation
Par ordre d’impact : 1. Pertinence pour la mission 2. Priorité des besoins 3. Système principal des besoinss Prime System 4. Utilisation des éléments d’actif de la BFC Esquimalt 5. Catégorie des besoins 6. Impact du GCB sur les RH 7. ICF des éléments d’actif
1. Pertinence pour la mission
Mesure à quel point un projet aura un impact sur la mission de la BFC Esquimalt. Quatre valeurs ont été établies :
Direct sur la mission Soutien général Soutien indirect de la mission Formation
2. Priorité des besoins
Priorité Nom Description 1 Actuellement critique Danger pour la vie
Violation actuelle du code Remettre en état une installation/équipement
2 Peut être critique Corriger prochainement pour maintenir l’intégralité d’un immeuble, y compris les systèmes qui ne fonctionnent pas correctement ou pas du tout
3 Nécessaire, pas encore critique
Comprend les systèmes qui ont dépassé leur durée de vie utile prévue mais qui fonctionnenent encore
4 Recommandé Améliorer l’utilisation globale ou réduire les coûts d’entretien à long terme
5 Ne respect pas les codes/normes actuels
« Hérité sans changement » - Aucune intervention n’est requise pour l’instant. La quantité de travail requis pour respecter les codes est typiquement laissée à la discrétion des représentants locaux du bâtiment
6 Sismique non structural Point qui ne sont pas conformes aux codes sismiques non structuraux
2. Priorité des besoins
3. Système principal des besoins
Sites, routes et terrains d’entreposage Amélioration des sites, clôtures, etc. Structural Enveloppe Construction intérieure Finis intérieurs Systèmes de convoyeurs Accessoires de plomberie Distribution de la plomberie Production pour le chauffage, la ventilation et la climatisation Distribution et contrôles pour le chauffage, la ventilation et la climatisation Protection contre les incendies Équipement et ameublement intégré/encastré Distribution électrique Éclairage et alimentation électrique Communications Alimentation électrique du site Équipement mécanique du site Systèmes de chauffage par district Mesure corrective HAZMAT
3. Système principal des besoins
4. Utilisation des éléments d’actif à la BFC Esquimalt
Manège militaire Poste de police/pompiers Travaux maritimes Biens non publics Immeubles à bureaux Soutien du personnel Entreposage Entreposage – carburant et matières dangereuses Formation et recherche Services publics et usines Travaux Ateliers
4. Utilisation des éléments d’actif à la BFC Esquimalt
5. Catégorie des besoins
Raison pour laquelle un projet d’immobilisations devrait être entrepris. Dans certains cas, plusieurs catégories pourraient s’appliquer; la catégorie la plus irrésistible est choisie pendant l’évaluation
Apparence Code du bâtiment Environnement Fonctionnalité Code et accessibilité comportant des droits acquis
5. Catégorie des besoins
6. ICF des éléments d’actif
Plus la valeur ICF est basse meilleur est l’état de l’élément d’actif. Les gammes d’ICF ont été créées pour établir le rang des besoins (voir ci-dessous) :
7. Impact sur les RH du GCB
Voit l’impact que les projets ont sur la dotation en personnel, comme inchangé, pas d’impact, exige un recrutement additionnel ou réduit les besoins en dotation
Pas de changement important Réduit l’impact sur les RH Augmente l’impact sur les RH
Analyse par paire et pondération
Les critères sont classés à la suite d’une analyse par paire pour les pondérer les uns p/r aux autres
Pertinence par rapport à la mission et priorité des besoins de l’importance opérationnellle la plus élevée
Résultats : modèle de priorités
Montre les projets des données pilotes classés par critère
Montre ce qui doit être fait en premier
Création d’un scénario de budget
Choix des critères Établissement des paramètres
• Choix de la stratégie • Choix des options de financement • Ajout d’options de coûts, au besoin • Taux d’inflation
Calcul des résultats
Plan du budget d’immobilisations – Prochaines étapes
En se basant sur le modèle pilote, revoir les critères et ajuster les modèles au besoin
Utiliser le modèle par rapport à l’utilisation des données résiduelles sur les besoins
Identifier les tendances ou les anomalies dans les données pour s’assurer de l’applicabilité par rapport au processus décisionnel GCB
Passage des plans traditionnels “mes tripes me disent” de mise en application des projets à un nouveau modèle analytique axé sur la mission.
Résultats du processus d’établissement de budgets d’immobilisations
Fournir un cadre permettant de structurer le processus de planification à court à et long terme
Préparer des budgets d’immobilisations qui soient:
• Guidés par les données • Objectifs • Flexibles • Défendables • Optimisés pour appuyer la mission de la BFC Esquimalt
Questions ?
Peter MacInnis (QGDN-Ottawa) [email protected] Marcel Gingras (BFC Esquimalt) [email protected]