Excel Profesional Revizuit

Nr. 1/noiembrie 2006

EE CL_profesionalSUMARwww.rs.roR&SRENTROP & STRATONExcel [i managementul eficient . . . . . . . . . . . . . . .al proiectelor 1Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1Definirea foilor de calcul cu date de intrare . . . . . . . . . . . .2Restric]ionarea introducerii de date la valorile dintr-o list` . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5Introducerea datelor \n Excel \ntr-o structur` asem`n`toare unei baze de date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8Crearea din punct de vedere vizual 9a unui Grafic Gantt . . . . . . . . . . .Folosirea formulei matrice SUM(IF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10Formatarea condi]ional` . . . . . .12Ascunderea valorilor de . . . . . . . . . . . . . . . . .13zero inutile Ascunderea valorilor din celulele colorate . . . . . . . . . . . . .14Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14activitateCrearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe lun` 15 . . . . .Avantajele [i dezavantajele aplica]iei . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Trucuri [i sfaturiProbleme [i solu]iiFormulare|ntreb`ri [i r`spunsuriAplica]iiScurt`turi de tasteFormule utileErori [i explica]iiUnica revist` cu sfaturi practice pentru speciali[tii \n calcul tabelar

EDITORIALPentru a EXCELa

Excel este unul dintre programele cel mai des folosite in intreaga lume. In orice firma ati merge, gasiti fisiere Excel, incercand sa raspunda nevoilor particulare ale celor mai diverse departamente, de la resurse umane la contabilitate, de la vanzari la logistica, de la achizitii la financiar. In orice loc, o situatie realizata in Excel vine sa completeze ceea ce sistemele informatice integrate din firma pot oferi.In firmele din Romania, cei mai multi utilizatori folosesc programul Excel la un nivel mediu. Dupa invatarea conceptelor si tehnicilor de baza, se construiesc diferite fisiere in Excel pentru a eficientiza munca si a obtine diverse rapoarte, esentiale pentru activitatea angajatilor si a companiilor. La un moment dat insa, fisierele create ajung sa fie insuficiente pentru nevoile existente. Uneori se iveste un raport urgent, aveti toate datele, dar nu stiti ce formule sa folositi. Alteori constatati ca operatiunile pe care le efectuati sunt repetitive si va ganditi ca ar trebui sa existe o modalitate de a le automatiza, dar nu stiti de unde sa incepeti. {i, desigur, exista momente in care simtiti ca dureaza prea mult timp crearea unei situatii si nici nu sunteti sigur daca nu cumva ati gresit pe undeva... Intuitiv, realizati ca ar trebui sa existe pe undeva o metoda mai simpla, dar... In toate aceste situatii si altele similare, cunostintele medii de Excel nu va sunt suficiente. Aveti nevoie de ceva mai mult.Florian Filatredactor-[ef

Materialele existente pe piata nu ajuta prea mult in aceasta privinta. Cele mai multe se adreseaza unui grup-tinta foarte eterogen. In acest sens, firmele au de suferit. Datorita specificului firmei, apar particularitati care tin de natura datelor de afaceri, neabordate intr-o lucrare obisnuita. Pe de alta parte, pe piata gasiti lucrari pentru nivelul incepator/mediu si aproape deloc pentru mediu/avansat. Dar lipsa cea mai mare este de fapt in alta parte. Lucrarile obisnuite prezinta in special tehnici disparate care rezolva probleme in mare parte simple. Intr-o firma, problemele sunt insa complexe si utilizatorul trebuie sa combine diversele tehnici Excel. Nu este intotdeauna usor sa alegeti din multitudinea de facilitati Excel. Cele alese trebuie sa lucreze impreuna. Ineficienta celor mai multe foi de calcul de aici provine. Foile folosesc tehnici bune luate fiecare in parte, dar ineficiente luate impreuna.Excel_profesional isi propune sa rezolve aceste dificultati. Excel_profesional este mai mult decat o simpla revista. Este un proiect complex care are ca scop sprijinirea utilizatorilor Excel in dobandirea unor tehnici avansate de folosire a programului Excel pentru rezolvarea problemelor concrete cu care se confrunta. Revista nu se adreseaza maestrilor in Excel. Nici celor multumiti cu nivelul pe care il au. Este destinata celor care cauta permanent solutii de imbunatatire, care stiu ca pentru problemele concrete cu care se confrunta exista cu siguranta rezolvari ingenioase. Celor care nu spun asa ceva nu se poate, ci inca nu stiu cum se face, dar voi afla.Exemplele care vor fi prezentate in revista se bazeaza toate pe realitatea unor firme din Romania. {i vor acoperi pe cat posibil probleme diverse cu care se confrunta toate departamentele. Prezenta in lucrare a unui caz ce aparent nu are legatura cu activitatea dvs. nu este o pierdere, ci, din contra, un castig. Tehnicile prezentate (chiar daca nu se refera concret la situatia dvs.) pot fi usor adaptate altor contexte. Pentru ca aceasta revista reprezinta undita ce va slujeste oricand la pescuit, nu portia de peste pentru o singura masa.{titi ca sansele de crestere a procentului de 10% de exploatare a creierului sunt aproape nule? Macar programul Excel sa-l folosim in proportie mai mare!

Problema & Solutie

Excel [i managementul eficient al proiectelor


EXCEL_profesionalnoiembrie 2006 pag. 1

pag. 6 noiembrie 2006EXCEL_profesional

EXCEL_profesionalnoiembrie 2006 pag. 5Excel si managementul eficient al proiectelorraim in prezent intr-o societate a proiectelor. Aproape ca nu mai putem desfasura nici o activitate daca nu este inclusa intr-un proiect. Planificarea unui proiect este o sarcina foarte laborioasa de care depinde, de cele mai multe ori, succesul sau insuccesul unui proiect. {i dupa ce a durat cateva zile sa corelati cat de cat datele, se intampla sa vina seful si sa solicite cateva mici modificari. Este inutil sa ii spuneti ca toate schimbarile, aparent mici si inofensive, pot inseamna alte ore de calcule si, in plus, nu puteti fi 100% sigur ca operati modificarile peste tot.T

Cu ajutorul programului Excel puteti crea insa o mini-aplicatie extrem de puternica care face aproape automat toata planificarea de care aveti nevoie pentru un proiect. Nu este complicata, contine doar cateva foi de calcul, formule si formatari conditionale. Va va lua circa doua ore ca sa creati aplicatia si apoi circa treizeci de minute ca sa o adaptati pentru oricare alt proiect. Eficienta, nu?ProblemaT.R. lucreaza intr-o agentie de publicitate si este responsabil de implementarea de campanii de constientizare pentru diferiti clienti. Are permanent mai multe campanii in derulare, aflate in diferite etape ale implementarii. Echipa pe care o are la dispozitie este implicata aproape in fiecare proiect, intr-o masura mai mare sau mai mica. Fara o planificare foarte atenta, proiectele lui T.R. sunt extrem de dificil de implementat. Problema este ca planificarea unui proiect este foarte laborioasa, iar T.R. uneori face si erori mici, dar care afecteaza apoi intregul proiect. Pe de alta parte, ii ia prea mult timp, in loc sa se concentreze pe lucrurile cu adevarat importante...In prezent, T.R. doreste sa implementeze o campanie nationala de constientizare a publicului privind pericolele consumului de droguri. Proiectul este complex, are mai multe componente si activitati, se deruleaza pe 11 luni si sunt implicate circa 20 de persoane. Un potential cosmar... Dar T.R. s-a decis sa-si creeze un instrument in Excel care sa-l ajute acum si pe viitor in planificarea proiectelor.T.R.: Mi se pare atat de complex incat nici nu stiu de unde sa incep. La inceput trebuie sa stabiliti foarte clar care sunt datele de intrare si care sunt datele de iesire. Cu alte cuvinte, ce date trebuie sa aveti disponibile, pe care sa le luati in considerare si care sunt datele pe care doriti sa le obtineti.Datele de iesireRENTROP & STRATONR&S

In fiecare proiect, exista practic minimum 3 tipuri de rapoarte pe care doriti sa le aveti:1 Grafic Gantt (care arata intinderea in timp a fiecarei activitati);2 Alocarea resurselor umane pe activitati (in ce activitati se implica fiecare persoana alocata pe proiect si care este contributia respectivei persoane la fiecare activitate, in zile om de munca);3 Alocarea resurselor umane in timp (cat lucreaza fiecare persoana alocata pe proiect in fiecare luna de implementare a proiectului).Ar mai putea exista si alte rapoarte, dar pentru simplificarea exemplului ne vom limita la cele de mai sus.Problema:In fisierul atasat (PONTAJ.xls) as dori sa calculez automat numarul de ore de concediu medical (BO) sau concediu de odihna (CO)Solutie:In domeniul AL10:AM34 se introduc formulele care calculeaza totalul de ore pentru CO (concediu de odihna) si BO (concediu medical). Pornim de la prezumtia ca ziua de BO/CO are 8 ore, similar cu zilele care sunt pontate.Ce face formula folosita:1. numara de cate ori apare BOsau CO in linia aferenta unui angajat functia COUNTIF;2. rezultatul il inmulteste cu 8 (numarul de ore pentru BO sau CO).COUNTIF are urmatoarea sintaxa foarte simpla:COUNTIF(domeniu_celule; criteriu)domeniu_celule = domeniul de celule in care se va face numaratoarea criteriu = ce criteriu doriti sa aplicati pentru numaratoareIn cazul nostru, domeniul de celule este C10:AH10 pentru un angajat, iar criteriul BO (se pun ghilimelele pentru ca se cauta o valoare text), adica numara de cate ori apare BO in domeniul de celule respectiv.Formula care se inscrie in celula AM10

Trucuri & SfaturiFormularTransformarea rezultatelor formulelor in valoriDaca in foile de calcul pe care leconstruiti folositi multefoarte formule si doriti s` transforma]i\n formulelor rezultatele valori,atunci cnd nu mai ave]i nevoiede actualizarea leg`turilor cre-ate... iat` cum proceda]i:1. selecta]i formulele fie manual,fie cu +Special,G, CTRL Formulas;2. copia]i formulele cu CRTL +C sau ap`sndCopy;3. alege]i Paste Edit, Special(Lipire special`);de care apare4. In dialog caseta bifa]i op]iunea Values (Valori);5. ap`sa]i OK[i formulele sunt\nlocuite cu rezultatele lor.Inten]iona]i s` lua]i un \mprumut [idori]i s` stabili]i suma maxim` pe careo pute]i primi [i durata de timp pecare se poate \ntinde \mprumutul, \nfunc]ie de posibilit`]ile de rambursarea sumei pe care le ave]i. V` oferim uninstrument care v` ajut` s` v` face]i oimpresie \nainte de a merge la banc`pentru a cere detalii. Formularul v` ofer` posibilitatea de aidentifica rapid sumele anuale ce tre-buie rambursate \n urma efectu`riiunui \mprumut.Tot ce ave]i de f`cut este s` intro-duce]i \n formular suma \mprumutat`C2), dobnda anual` (C3) [i durata(\mprumutului \n ani (C4).Datele de intrareAnaliznd datele de ie[ire, putem vedea c` acestea reprezint` combina]ii\ntre: activit`]i \n proiect resurse alocate (exper]i implica]i \n proiect) lunile de desf`[urare a activit`]ilorles` trebuie pe de persoan` o care pe om zile de num`rul proiect lucreze pentru a implementa o activitate.Activit`]ile-exper]ii-lunile-num`rul de zile om reprezint` practic datele-cheie pe care trebuie s` le ave]i \n vedere pentru a face o planificare corect`[i cuprinz`toare.Acum toate aceste informa]ii trebuie transformate \n tabel Excel. Esterecomandat ca fiecare tip/grup de informa]ie s` fie stocat \ntr-un ta-bel/foaie de calcul separat`.Definirea foilor de calcul cu date de intrareFoaia de calcul ComponentePune]i drept cap de tabel Componenta, Activitate i [Numar activitatei apoi introduce]i datele aferente. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos[:Rambursare \mprumut

Trucuri & SfaturiCalcule matematice f`r`formule \n ExcelPoate p`rea surprinz`tor, dar nuunor utilizarea \ntotdeauna for-mule este cel mai eficient modde a manipula datele \n Excel.Dac` ave]i o coloan` cu pre]urileproduselor, cre[terea lor cu 5%poate c` nu vi se pare o sarcin`chiar imposibil de realizat.Metoda clasicèste urm`toa-rea: o coloanìnsera]i g`si]i sau goal` lng` coloana de pre]uri; care introduce]i sò formul` \nmul]easc` pre]ul ini]ial cu1.05; selecta]i coloana ob]inut`, CtrlC +apoi , Special Paste Valuespe coloana ini]ial`. A]i ob]inut ceea ce dorea]i, dar a]if`cut destul de multe opera]iuni.Exist` simplò metod` mai pentru a face acela[i lucru: -. introduce]i \ntr-o celul` oare1care valoarea 1.05 (cu care artrebui s` se \nmul]easc` pre]u-rile ini]iale); . selecta]i celula [i apoi 2Ctrl +Csau EditCopy;3domeniul de . selecta]i celuleini]iale. Alege]icu pre]urile EditPaste SpecialMutiplyi ap`sa]i [OK. darrezultat, acela[i ob]inut A]i mult mai repede.|n exemplul nostru, proiectul are 4 componente, fiecare component` avndmai multe activit`]i. Fiecare activitate a fost numerotat` de la 1 la 4 ca 1.1, 1.2,2.1, 2.2 [.a. Toate numerele activit`]ilor (coloana C) au fost formatate ca text.R.T.: De ce trebuie numerele formatate ca text?Este \ntotdeauna recomandat ca atunci cnd numerele nu func]ioneaz` ca\n folosite sc`deri,adun`ri, matematice: opera]ii numere (adic` nu sunt \nmul]iri etc.) s` fie formatate ca texte. |n cazul nostru, 1.1, 1.2 nu sunt practic ni[te numere, ci mai degrab` ni[teetichete ale activit`]ilor. Puteam foarte bine s` le denumim a1, a2, b1, b2 [.a.[i atunci era clar c` sunt texte. A[a, formatarea coloanei C ca text evit` oriceambiguitate cu privire la tipul de date care sunt introduse.Dac` datele ar fi stocate ca num`r (a[a cum le consider` \n mod pre-definit Excel), atunci folosirea lor \n anumite formule ar da erori.Foaia de calcul Expertisimplu: cap Avnd un de tabel Experti [Pozitiedateleintroduce]i , respective. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos:Func]ia economico-finan-ciar` PMT calculeaz` valoarea ratelor bazat` pepl`]i ale acestora la intervaleegale de timp [i la o rat` adobnzii constant`. Sintaxa func]iei este:PMT(dobanda_anuala,dura=ta_de_imprumut,valoarea_prezenta_a _imprumutului)Formularul este flexibil,existnd chiar [i posibilitateade a modifica durata derambursare a \mprumutului.Instruc]iuni pentrumodificarea duratei\mprumutuluiIntroduce]i \n sec]iuneaCaracteristicile \mprumutu-lui: suma \mprumutat`,dobnda anual` [i durata\mprumutului \n ani.Not`: desc`rca]i formularul de pe Internet (www.rs.ro)

Intrebare & RaspunsIntrebare:Cum elimin dublurile de date dintr-o lista?Raspuns:Puteti rezolva asta in cateva secunde utilizand comanda Advanced Filter (Filtru avansat) din Microsoft Excel. Sa presupunem ca aveti urmatoarea lista: selectati o celula din lista, apoi, in meniul Data, selectati Filter (Filtru) si Advanced Filter (Filtru avansat); in fereastra care se deschide selectati Copy to another location (Copiaza intr-o alta locatie) si in caseta List range (Limitele listei) introduceti: $A$1:$A$12. Bifati optiunea Unique records only (Doar inregistrarile unice); alegeti locatia unde vor fi afisate datele dumneavoastra unice. In cazul nostru, alegem coloana B, cu incepere chiar din celula B1. Pentru a realiza acest lucru, introduceti valoarea $B$1 in caseta Copy to (Copiaza la). Rezultatul va fi afisat imediat. In coloana B aveti datele dumneavoastra, fara dubluri.Observati ca acolo unde nu s-a cunoscut numele expertilor sau erau mai multi experti, pentru a fi relevant, in coloana A s-a inscris denumirea generica a expertilor (de exemplu, intervievatori, operatori interviu, coordonatori control calitate etc.)!Foaia de calcul PlanificareEste poate cea mai importanta foaie de calcul din instrumentul pe care doriti sa il creati.Capul de tabel este unul la fel de simplu ca si in cazul celorlalte: Activitate, Expert, Luna, Zile om input.In coloana Activitate vom introduce numarul activitatii (1, 1.1, 1.2 s.a.), in coloana Expert vom introduce numele expertului, in coloana Luna vom introduce luna in care se desfasoara activitatea respectiva, iar in coloana Zile om input vom trece numarul de zile om pe care ar trebui sa-l lucreze expertul respectiv in luna respectiva si pentru activitatea respectiva.Figura urmatoare prezinta cateva date introduse deja:

Cum se traduc aceste informatii?Linia 2 Diana Andone lucreaza pentru activitatea 1 in luna 1 un numar de 8 zile om.Linia 5 Tot pentru activitatea 1 si tot in luna 1 lucreaza si Irina Pomeanu, dar cu o contributie de 10 zile om.Linia 6 Pentru activitatea 1.1, Florin Pascu lucreaza in luna 2 a proiectului timp de 15 zile om.Dupa introducerea celorlalte date pentru celelalte activitati, toate resursele umane din proiect (experti) sunt alocate pe o activitate si pe o anumita luna si le-a fost estimata o anumita contributie in numar zile om pe fiecare activitate.R.T.: Constat ca imi ia destul de mult timp pentru introducerea tuturor datelor si exista si riscul de a gresi introducerea unui nume sau a unei activitati. Banuiesc ca dupa aceea datele sunt folosite la diferite calcule si imi poate afecta toate rapoartele pe care doresc sa le obtin.Asa este, calitatea datelor din acest tabel este esentiala si riscul introducerii gresit de date trebuie minimizat. Facilitatea Excel cea mai usoara de folosit pentru acest lucru este validarea datelor.

Restrictionarea introducerii de date la valorile dintr-o listaAr trebui sa restrictionam datele introduse pe coloana A la etichetele pe care le-am dat activitatilor in foaia Componente si de asemenea ar trebui sa restrictionam datele din coloana B la numele expertilor introdusi in foaia de calcul Experti.Trebuie parcursi urmatorii pasi:1. Denumiti listele cu date de etichete activitati si cu nume de experti.Recomandat este ca listele sa fie denumite dinamic pentru a putea actualiza usor lista in cazul in care se mai adauga o activitate sau un expert sau pentru cazul in care folositi acelasi instrument Excel pentru planificarea altui proiect.Selectati InsertNameDefine Namesi se va deschide o caseta de dialog:

In Names in workbook introduceti numele listei nr_list, iar in caseta Refers tointroduceti o formula folosind functia OFFSET care permite denumirea dinamica a domeniului de celule. Formatarea subtotalurilor|n mod predefinit, Excel for-mateaz` subtotalurile cu bold. vre]i Dac` s` modifica]i for-matarea subtotalurilor proceda]i\n felul urm`tor:1. ascunde]i liniile care cuprindvalorile ce au fost adunate pen-tru subtotal, ap`snd butonul 2situat sus, \n stnga coloanelor;2. selecta]i domeniul de celulecare con]ine subtotalurile [i pecare dori]i s`-l formata]i;. ap`sa]i 3CTRL + Gpentru aafi[a fereastra de dialog GoTo[i alege]i Special;4. selecta]inou` \n fereastra onlycells Visible Doar(celulele vizibile);i[subtotalurile doar . selecta]i 5aplica]i formatarea dorit`. Formatarea va fi valabil` doari pentru subtotaluri, nu [pentruvalorile care au stat la bazasubtotaliz`rii.Trucuri & SfaturiAp`sa]ibutonul 2

Functia returneaza un domeniu de celule.Sintaxa functiei este:=OFFSET(referinta, randuri, coloane, inaltime, latime), unde: referinta = referinta celulei care va fi baza pentru functia OFFSET; randuri = numarul de randuri, in sus sau in jos, fata de referinta la care doriti sa se refere celula din stanga sus a domeniului returnat. Numarul 5 la randuri inseamna ca celula din stanga sus pe care o va returna functia OFFSET va fi cu 5 randuri mai jos de celula fixata ca referinta; coloane = numarul de coloane, la stanga sau dreapta, fata de referinta la care doriti sa se refere celula din stanga sus a domeniului returnat. Numarul 2 la coloane inseamna ca celula din stanga sus pe care o va returna functiaOFFSET va fi cu 2 coloane mai la dreapta de celula fixata ca referinta; inaltime este inaltimea, in numar de celule, pe care doriti sa o aibadomeniul de celule pe care il va returna functia OFFSET; latime este latimea, in numar de celule, pe care doriti sa o aiba dome-niul de celule pe care il va returna functia OFFSET.In cazul nostru, formula folosita inseamna:=OFFSET(Componente!$C$2;0;0;COUNTA(Componente!$C:$C)-1;1), undeRENTROP & STRATON




R&S


pag. 12 noiembrie 2006EXCEL_profesionalR&S

EXCEL_profesionalnoiembrie 2006 pag. 13Trucuri & SfaturiActualizarea automata a formulei care insumeazaPentru a insuma, de exemplu, celulele A1:A4, folositi functia SUM(A1:A4). Problema este ca, daca introduceti date pe randul 5, formula nu se actualizeaza automat si trebuie sa o editati din nou. Exista o solutie ca actualizarea sa se faca automat, indiferent cate randuri mai introduceti intre randul 4 si randul care contine formula!Se poate folosi o combinatie intre functia SUM si functia OFFSET. In celula A5 introduceti formula:=SUM(A1:OFFSET(A5,-1,0)si rezultatul va ingloba si randurile nou-introduse. Componente!$C$2 = celula de referinta, prima celula din domeniul de celule care cuprinde etichetele activitatilor;0 = randuri, adica domeniul pe care il dorim nu incepe mai jos sau mai sus fata de celula de referinta;0 = coloane, adica domeniul pe care il dorim nu incepe mai la dreapta sau mai la stanga fata de celula de referinta;(pana aici inseamna ca domeniul pe care il dorim incepe exact de la celula de referinta, adica C2)COUNTA(Componente!$C:$C)-1 = inaltimea. Functia COUNTA numara cate celule care nu sunt goale exista in coloana C. Intrucat lista noastra incepe de la al doilea rand, primul fiind ocupat cu capul de tabel, trebuie sa scadem 1, pentru a avea exact inaltimea listei. Functia COUNTA este cea care fixeaza limita de jos a listei. Daca mai adaugam un element la lista, rezultatul functiei COUNTA se va modifica si implicit va modifica inaltimea listei din functia OFFSET;1 = latimea, adica domeniul de celule care contine lista are o latime de 1 coloana.In felul acesta, functia OFFSET returneaza un domeniu de celule incepand de la celula C2 si pana la capatul listei (aflat cu COUNTA) si avand o latime de 1 coloana. Adica exact domeniul de celule care contine lista noastra.Este bine sa va insusiti aceasta tehnica pentru ca este esentiala in momentul in care lucrati cu tabele/liste/baze de date a caror dimensiune se modifica de-a lungul perioadei in care sunt introduse date.In mod similar procedati si pentru definirea listei cu numele expertilor, pe care denumiti-o nume_list.

2. Selectati celula A2 din foaia de calcul Planificare si alegeti Data Validation. AplicatieProgram de trimis e-mail-uriAti fost probabil deseori pus in situatia de a trimite prin e-mail acelasi mesaj unei liste lungi de adrese. Cunoasteti, cu siguranta, solutiile clasice BCC (undisclosed receipents) sau lista lunga de adrese la To sau CC. Problema este ca nici una dintre aceste solutii nu este eleganta. Ideal este ca fiecare destinatar sa primeasca un mesaj personalizat, adresat doar lui, si nu un e-mail la care se vede din avion ca a mai fost trimis inca la 1.000 alte persoane.Este evident ca a sta si a concepe cate un e-mail pentru fiecare persoana din lista nu este solutia optima. Dar in lipsa de altceva, poate functiona.Totusi exista si ceva mai simplu, care doar printr-o apasare de buton rezolva problema.Aplicatia Excel creata special pentru acest scop va permite sa transmiteti prin e-mail un mesaj personalizat catre un numar aproape nelimitat de adrese si incluzand numele destinatarului in corpul mesajului. Economie imensa de timp! Acum puteti sa trimiteti, de exemplu, un mesaj cu prilejul sarbatorilor de iarna catre toti furnizorii dumneavoastra, in doar 3 minute!Trucuri & SfaturiIntroducerea datelor \n foide calcul multipleDe multe ori apare situa]ia de aintroduce acelea[i date \n foi dede diferite, calcul exempluExcel are ocapuri de tabel. op]iune care v` poate ajuta cadatele s` fie introduse automat \n\n calcul de foile toate caredori]i.Ap`sa]i tasta CTRLi executa]i[clic pe fiecare din foile de calculcon]in` acelea[is` care trebuie date. Foile de calcul respective vorfi marcate ca \n figura urm`toare:foaia|n Sheet1,s`\ncepe]i introduce]i datele. Datele vor fiintroduse [i \n celelalte foi selec-tate (\n exemplul nostru Sheet2,Sheet3) exact \n aceea[i pozi]ie.selectarea prin Termina]i uneialte foi dect cele din selectareacu CTRLini]ial` (\n cazul nos-tru Sheet4).Se va deschide o c`su]` de dialog ca mai jos: Din lista derulant` AllowPermite) alege]i (List. |n c`su]a Sourceintroduce]i nr_list=(adic` numele listei domeniuluicare con]ine etichetele activit`]ilor). Nu uita]i semnul =pentru c` altfelExcel nu va [ti la ce v` referi]i! Selecta]i [i op]iunile Ignore blanki [In-cell dropdowndac` nu sunt\n mod predefinit selectate de c`tre Excel. Ap`sa]i OKi \n acest moment \n c`su]a [A2nu sunt permise dect va-lori din lista de etichete ale activit`]ilor. Observa]i c` \n momentul \n care selecta]i celula A2 apare o mic` s`geat`la dreapta care ap`sat` afi[eaz` o list` cu toate etichetele de activit`]i dinlist`. Pute]i introduce o dat` fie manual, fie prin selectarea din lista deru-lant`. Dac` introduce]i o valoare gre[it`, Excel va afi[a un mesaj predefinit:Instruc]iuniBaza de date cuadresele de e-mail

Trucuri & SfaturiEliminarea spatiilor in plus dintre cuvintePrimiti fisiere Excel pe care trebuie sa le procesati. Constatati uneori ca in anumite celule informatia are intre cuvinte mai mult de un singur spatiu. Cum pot fi eliminate spatiile in plus, fara sa fie nevoie sa parcurgeti fiecare celula in parte?Se poate folosi functia TRIM care elimina toate spatiile dintrun text, cu exceptia spatiilor singulare intre cuvinte. Sintaxa este simpla: TRIM(text). Procedati astfel:1. creati o coloana noua langa coloana cu texte cu mai multe spatii;2. in prima celula din coloana noua, introduceti formula TRIM(text), unde text este celula din coloana cu texte cu mai multe spatii;3. copiati formula in toata coloana noua. Veti obtine toate textele doar cu un singur spatiu intre cuvinte (cele care au un singur spatiu sunt lasate asa, pentru celelalte se elimina spatiile in plus);4. copiati coloana noua;5. selectati prima celula din coloana veche;6. selectati Paste Special, Values si apoi OK. Textele corecte (cu un singur spatiu) din coloana noua au fost lipite peste coloana veche;7. stergeti coloana noua.Mesajul inseamna ca valoarea introdusa in celula nu este valida si ca nu puteti introduce orice valoare pentru ca exista restrictii. Daca apasati pe Cancel, in celula A2 va fi pastrata valoarea anterioara, daca apasati pe Retry aveti posibilitatea sa mai introduceti inca o data o valoare in celula A2.3. Copiati celula A2 si lipiti-o cu Paste Special Validation pe celulele A3 pana la A1000.4. Repetati pasii 2 si 3 pentru restrictionarea datelor in coloana B cunumele expertilor.

Introducerea datelor in Excel intr-o structura asemanatoare unei baze de dateO modalitate mai usoara de a introduce datele este de a incepe cu fiecare activitate. Se selecteaza activitatea, se stabileste in ce luni se desfasoara, apoi se aleg expertii care lucreaza in fiecare luna si la final se pune numarul de zile om pe fiecare expert si luna. Practicand putin, veti reusi sa manuiti Copysi Paste foarte bine pentru a introduce rapid datele pentru o activitate. Apoi treceti la activitatea urmatoare.In cazul in care doriti sa faceti verificari, puteti sa filtrati lista dupa diferite criterii. Puteti observa foarte usor daca ati uitat sa introduceti ceva sau exista dublari. Cateva filtrari incrucisate sunt mai mult decat recomandate pentru a fi sigur ca datele introduse in tabel sunt corecte si nu exista erori.De exemplu, facand o filtrare dupa expertul Florin Pascu (vezi figura), se poate observa foarte usor ca pentru activitatea 3.1 in luna 8 s-au facut doua inregistrari care probabil se refereau la acelasi lucru (liniile 45 si 65), iar una dintre ele ar trebui stearsa.

Intrebare & RaspunsCrearea din punct de vedere vizual a unui Grafic GanttGraficul Gantt este un grafic foarte simplu, care arata intinderea unei activitati in timp. Stabiliti, din punctul de vedere al layoutului, cum doriti sa arate Graficul Gantt. O posibila abordare este prezentata in figura urmatoare.

Observati urmatoarele aspecte: tabelul a fost formatat astfel incat componentele si activitatile aferente acestora sa fie cat mai usor de citit; in coloana A au fost trecute etichetele activitatilor separat de denumirile activitatilor care au fost introduse in coloana B. Coloana A a fost formatata ca text, exact cum au fost formatate etichetele activitatilor in foile de calcul anterioare. Acest lucru este justificat de faptul ca dorim sa folosim etichetele activitatilor in formule si sa facem referire la etichetele situate in alte foi de calcul;|ntrebare:Cum creez un buton pentrulansarea automat` a unui macro?R`spuns:Pentru crearea unui buton \n ve-derea lans`rii automate a unuimacro, parcurge]i urm`torii pa[i:selecta]i View Toolbars Forms; stnga peface]i clic icoana care arat` unbuton n miniatur`;deplasa]i cursorul mouse-uluisuprafa]a foii de calcul.pe se va modifica dinCursorul s`geat` obi[nuit` ntr-o crucesub]ire;]innd mouse-ul ap`sat (clicun dreptunghi.stnga) desena]i Elibera]i [i un buton va fi creat;n mod automat apare o caset` dedialog numitÀssign Macro; selecta]i macro-ul [i ap`sa]i peOK;dac` dori]i s` schimba]i denu-mirea butonului n mod presta-bilit aceasta este Button1 face]iclic dreapta pe buton, selecta]iEdit Text[i apoi modifica]i tex-tul care apare pe buton.continuare \n pag. 10

pe randul 2, de la C2 la M2 a fost trecuta Luna, iar separat, pe randul 3, exact sub acestea, au fost trecute numerele lunilor, de la 1 la 11. Separarea pe doua randuri este justificata din nou de dorinta noastra de a utiliza lunile in formule; formatarea a fost facuta in asa fel incat separarea etichetelor de numele activitatilor si a lunii de numarul acesteia sa nu fie aproape deloc observata. Este intotdeauna recomandat sa faceti aceasta separare, pentru ca nu stiti cand aveti nevoie sa le folositi in formule. Daca cele doua ar fi in aceeasi celula, referirea la etichete sau numarul lunii ar fi imposibila. {i de multe ori acest lucru este foarte necesar. Daca ar fi sa facem Graficul Gantt manual, atunci ar trebui sa coloram celulele din dreptul activitatilor si al lunilor respective cu o culoare distincta pentru a fi mai usor de observat. In exemplul nostru, luand in considerare lunile in care am spus ca se desfasoara activitatile (in foaia de calcul Planificare), Graficul Gantt ar arata ca mai jos:RENTROP & STRATON

Intrebare & Raspunscontinuare din pag. 9 n plus, iata care sunt si la ce va ajuta controalele disponibile n bara de instrumente Forms:Label (Eticheta)Introduce in foaia de calcul o eticheta care va fi utilizata ulterior la denumirea altor controale.Option Button (Buton optiune)Permite alegerea unei optiuni din mai multe disponibile. De regula se foloseste in combinatie cu alte butoane de optiune.Group Box (Caseta de grupare)Grupeaza mai multe butoane de optiune.Button (Buton)Permite lansarea unui macro la clic pe buton.Check box (Caseta de selectare)Selectarea sau deselectarea acestuia permite functionarea diferita a unor elemente din foaia de calcul.List Box (Caseta lista)Permite selectarea dintr-o lista a unui element.Combo Box (Caseta combo)Este similara cu caseta lista, cu diferenta ca lista este afisata doar la clic pe caseta combo.Scroll Bar (Bara de defilare)Este o bara care permite modificari incrementale, intre o valoare minima si una maxima.Spinner (Buton de incrementare/ decrementare)Este similar cu bara de defilare, avand insa un aspect diferit (ca un contor).R.T.: In cazul in care colorez manual fiecare celula, Graficul Gantt nu se mai actualizeaza automat la diferite modificari. As vrea sa pot modifica in foaia de calcul Planificare si apoi, automat, in foaia Gantt activitati-luna, Excel sa coloreze celulele care trebuie, in functie de modificari. Cum trebuie procedat?Din capul locului trebuie spus ca nu este chiar simplu. Daca am fi avut un alt design al foii de calcul ar fi fost aproape imposibil. Asa, vom folosi o combinatie intre o formula matrice si formatarea conditionala si problema este rezolvata.Folosirea formulei matrice SUM(IF)Ca o pregatire pentru folosirea formulei vom numi mai intai domeniile de celule care contin etichetele activitatilor si numarul lunilor din foaia de calcul Planificare. Pentru a putea considera si eventualele modificari in foaia de calcul Planificare (fie stergerea unor linii, fie adaugarea altora noi), denumirea se va face dinamic, dupa pasii aratati anterior. Domeniul cu etichetele activitatilor va fi denumit plan_activitate:

Domeniul continand numerele lunilor va fi denumit plan_luna:

Domeniul cu numarul de zile va fi denumit plan_zile:

Formula matrice SUM(IF) este mai putin cunoscuta si folosita de utilizatorii Excel. Are o sintaxa mai putin obisnuita, dar merita sa fie inteleasa si aplicata. Ea va poate scoate din necaz atunci cand simtiti ca functiaEroare & Explicatie Formule utileSUMIF este limitat`, [i asta nu se \ntmpl` chiar rar. De exemplu, atuncicnd ave]i mai mult de un criteriu dup` care trebuie calculat` o sum`. {ti]ic` func]ia SUMIF nu poate lua \n considerare dect un singur criteriu. Dacàve]i mai multe, folosi]i func]ia matrice SUM(IF)!Sintaxa este:SUM(IF((domeniu1=condi]ie1)*(domeniu2=condi]ie2)*s.a.);=domeniu_suma)), undedomeniu1, domeniu2, domeniuNsunt domeniile de celule unde veri-fica]i \ndeplinirea unor condi]ii;condi]ie1, condi]ie2, condi]ieNsunt condi]iile care trebuie \ndeplinitede c`tre domeniile de mai sus;domeniu_sumaeste domeniul de celule ale c`rui valori vor fi \nsumatedac` sunt \ndeplinite simultan cele dou` sau mai multe condi]ii.Pentru a nu p`rea prea teoretic, vom reveni la exemplul nostru pentru omai u[oar` \n]elegere. Dorim s` calcul`m, \n luna 1 [i pentru activitatea 1 cte zile om au pla-nificate cumulat to]i exper]ii. O solu]ie u[oar` ar fi filtrarea pe luna 1 [iactivitatea 1 \n foaia de calcul Planificare[i calcularea sumei aferente.Observa]i \n dreapta jos suma Sum=43.Acela[i lucru poate fi realizat [i cu func]ia SUM(IF), \n Graficul Gantt.Introduce]i \n celula C4 formula:=SUM(IF((plan_activitate=$A4)*(plan_luna=C$3);plan_zile))[ive]i ob]ine aceea[i valoare, 43.Eroare de tip #####Apare pentru celule care con]indat`,tip format sau numere respectiv timp (or`), \n momen-celuleitul dimensiunea care \n nu este suficient de mare pentru anum`ruluiacoperi dimensiunea introdus \n celul` sau valoarea nueste \n concordan]` cu formatulpentru dat` [i timp. De exemplu,exist` situa]ia \n care introduce]i\ntr-o celul` cu format dat` sautimp o valoare negativ`. Pute]i rezolva \n mai multe mo-duri aceast` eroare:M`ri]i dimensiunea celulei. Tra-ge]i cu mouse-ul c`tre dreaptade linia de delimitare dintrecelule, att ct este necesar pen-tru ca num`rul s` poat` fi afi[at.Modifica]i formatul num`ruluisau datei. Da]i clic dreapta pecelul` [i selecta]i din meniulderulant Format Cells. Selec-ta]i Number, Datesau Time.|n cazul unui num`r, pute]imic[ora num`rul de zecimalecare se afi[eaz` dup` virgul`.Eventual pute]i debifa [i op]iu-nea de utilizare a separatoruluipentru ordin. Urm`ri]i modifi-c`rile \n caseta Sample dinaceea[i fereastr`. cu aten]ie formulaVerifica]i pentru cazul formulelor de tipdat` [i timp, \nainte de a intro-duce informa]ia. Dac` forma-tul datei este luna/ziua/anuli[inversa]i valorile, va fi afi[atàceast` eroare.Sum=43RENTROP & STRATON

Gasirea numelui folderului in care se afla un fisierExcelDaca doriti sa aflati in ce folder se afla un anumit fisier, fara a apela la Visual Basic sau a verifica acest lucru din File, Properties, puteti folosi urmatoarea formula:=LEFT(CELL(Filename, $A$1),FIND(s,CELL(Filename,$A$1))-1)In cazul in care abia ati creat un nou registru de lucru si nu l-ati salvat, formula va returna eroarea #VALUE!.Dupa salvarea fisierului, rezultatul formulei va arata calea in care se afla fisierul.Utilizarea operatorilor INDEX si MATCH pentru a gasi o informatieSa presupunem ca aveti o lista foarte lunga de nume carora le sunt asociate varsta si departamentul in care persoana respectiva lucreaza. Pe coloana A este numele, pe B departamentul si pe C varsta.Puteti afla foarte repede varsta unei anumite persoane fara a cauta printre date sau a apela la filtre complexe. Tot ceea ce trebuie sa faceti este sa introduceti intr-o celula urmatoarea formula (pentru a afla varsta angajatului Valentin, de exemplu):= I N D E X ( $ A $ 1 : $ C $ 5 ,MATCH(Valentin,$A$1: $A$5,),3)Rezultatul va aparea imediat in celula in care ati introdus formula.Nota: 5 din $A$5 este ultimul rand al listei in care sunt numele, 3 din functia INDEX este a treia coloana din domeniul A1:C5 in care este inregistrata varsta.Atentie! Fiind o formula matrice, ea trebuie introdusa prin apasarea simultana a tastelor CTRL + SHIFT + ENTER. O introducere corecta va fi evidentiata prin aparitia unor acolade la inceputul si finalul functiei.Ce face functia? Se uita in domeniul de celule plan_activitate (cu etichetele activitatilor), se uita in domeniul de celule plan_luna (cu numerele lunilor) si de fiecare data cand celula din plan_activitate este egala cu A4 (adica egala cu 1) si simultan celula din plan_luna este egala cu C3 (adica egala cu 1) aduna valoarea din celula din domeniul plan_zile.R.T.: De ce in celula apare $A4 si C$3, si nu, simplu, A4 si C3?Intentia este ca formula sa fie copiata prin Copysi Pastein tot Graficul Gantt. Introducerea $ la referinta celulei ingheata fie linia, fie coloana, in functie de locul unde se plaseaza semnul $.$A4 absolutizeaza coloana unde se afla A4, adica coloana A. Daca copiem formula in celula C7, referinta va fi $A7; daca o copiem in celula H7, referinta va fi $A7. Adica ramane tot pe coloana A, unde avem etichetele activitatilor.In mod similar, C$3 absolutizeaza randul 3, acolo unde avem numerele lunilor.Astfel, copierea formulei va face corect referinta fie la coloana cu etichetele activitatilor, fie la randul cu numerele lunilor.Copiati celula C4 si lipiti-o in domeniul de celule C4:M4, C7:M11,C14:M17, C20:M22, C25:M25. Ve]i ob]ine rezultatele din figur`:

Observati ca: in lunile in care a fost planificata o activitate, rezultatul este mai maredecat 0; in lunile in care nu a fost planificata nici o activitate, rezultatul este 0.Formatarea conditionalaAvand in minte aceste 2 criterii, putem crea o formatare conditionala in care daca in celula este o valoare mai mare decat 0, celula este colorata intr-o anumita culoare.Se vor parcurge urmatorii pasi:Excel [i managementul eficient al proiectelor




pag. 16 noiembrie 2006EXCEL_profesionalR&S

EXCEL_profesionalnoiembrie 2006 pag. 171. selectati domeniul de celule C4:M25;2. alegeti FormatConditional Formattingpentru a afisa urmatoarea caseta de dialog:

3. alegeti conditia is greater than din lista derulanta si introduceti 0 in casuta din dreapta (cu alte cuvinte, daca valoarea din celula este mai mare decat 0);

4. apasati pe Format, iar in tabul Patternsalegeti culoarea in care doriti sa se coloreze celula;5. apasati OKpentru a inchide prima casuta si apoi din nou OKpentru a o inchide pe cea de-a doua. Foaia de calcul va arata ca mai jos:

Cu siguranta veti spune ca foaia de calcul nu arata exact asa cum ati dorit, dar trebuie sa recunoasteti ca suntem totusi aproape.Mai trebuie facute 2 lucruri: eliminate zerourile, pentru ca incarca Graficul Gantt; ascunse valorile din celulele colorate (in lunile in care sunt planificate activitati), desi s-ar putea ca in anumite situatii aceste valori sa fie utile chiar pe grafic.Ascunderea valorilor de zero inutile Exista 2 posibilitati:RENTROP & STRATONR&S

Trucuri & SfaturiConversia in numar a unui sir de text care reprezinta un numarCand copiati date din alte programe in Excel, constatati uneori ca valorile numerice sunt copiate ca text, desi ele arata ca numere. Pentru a putea lucra cu ele, trebuie sa le transformati din texte in numere. Cum se procedeaza?Se poate folosi functia Value care face conversia in numar a unui sir de text ce reprezinta un numar. Sintaxa este simpla: Value(text). Procedati astfel:1. creati o coloana noua langa coloana cu numere texte;2. in prima celula din coloana noua, introduceti formula Value(text), unde text este celula din coloana cu numere texte;3. copiati formula in toata coloana noua. Veti obtine toate valorile convertite in numere;4. copiati coloana noua;5. selectati prima celula din coloana veche;6. selectati Paste Special, Values si apoi OK. Valorile numerice din coloana noua vor fi lipite peste coloana veche;7. stergeti coloana noua.Trucuri & SfaturiAscunderea continutului unor celule la imprimareEste posibil sa doriti sa tipariti o foaie de calcul fara continutul unor celule (nu doar randuri sau coloane acestea pot fi ascunse in intregime). Daca lucrati cu date care pentru anumite persoane sunt confidentiale, puteti printa foaia de calcul fara aceste date. Iata un truc extrem de simplu, dar deosebit de util:1. selectati celula (celulele);2. mergeti in meniul Format, Cells (Formatare, Celule);3. in fereastra Format Cells mergeti in registrul Font;4. din lista de culori selectati culoarea Alb; 5. clic pe OK;6. printati foaia de calcul. Textulscris cu alb nu se va vedea; 7. reveniti la culoarea initiala.Specialistii nostri va raspund la intrebarile dvs. legate de utilizarea programului Excel.Adresa de corespondenta:[email protected]. selectati ToolsOptionsViewsi debifati optiunea Zero values;Debifa]iop]iuneaZero values

Astfel Excel nu va mai afisa in registrul de calcul nici o valoare de zero;2. selectati domeniul C4:M25 si setati culoarea textului alb. In felul acesta, valorile zero vor exista, dar fiind albe vor fi invizibile.Ascunderea valorilor din celulele colorateCea mai simpla metoda este de a colora fontul cu aceeasi culoare ca si celula in care este valoarea.In Conditional Formatting definit anterior (dupa selectarea C4:M25, Format Conditional Formatting), apasati Format si alegeti din tabul Fontaceeasi culoare ca si cea folosita in tabul Patterns.Apasati OKde doua ori, iar rezultatul va fi cel dorit.Graficul Gantt va arata foarte simplu si curat, desi este plin de formule si formatari. Marele avantaj este ca celulele se vor colora diferit daca schimbati planificarea activitatilor in foaia Planificare. In plus, aceste operatiuni nu trebuie sa le faceti decat o singura data, pentru ca formulele sunt suficient de flexibile pentru a putea fi usor copiate pentru un alt proiect. Pur si simplu trebuie sa pastrati acelasi format al Graficului Gantt si sa adaugati alte activitati.Crearea unei foi de calcul care sa arate alocarea resurselor umane pe activitateAceasta foaie de calcul va urmari alocarea resurselor umane (expertii) pe fiecare dintre activitatile proiectului. Formatul ar putea arata ca in figuraurm`toare:Conceptul foii de calcul a fost p`strat acela[i ca la Graficul Gantt, avnd

pe coloana A etichetele activitatilor si pe o singura linie numele expertilor.Excel [i managementul eficient al proiectelor





EXCEL_profesionalnoiembrie 2006 pag. 23Scurtaturi de tasteAtentie! Numele expertilor din aceasta foaie trebuie sa fie identic cu numele expertilor din foaia de calcul Experti. Pentru a fi siguri ca nu se strecoara greseli, copiati numele expertilor din foaia Experti si lipiti-o cu Paste Special Transpose in foaia de calcul Alocare resurse-activ.De aici inainte se procedeaza similar cu foaia de calcul Grafic Gantt:1. se introduce formula matrice SUM(IF): =SUM(IF((plan_activitate=$A3)*(plan_expert=C$2);plan_zile));2. se copiaza in tot domeniul aferent;3. se ascund valorile zero;4. se adauga formulele de totaluri pentru componente, total proiect sitotal activitati. Rezultatul este cel de mai jos:

{i aceasta foaie de calcul va fi automat actualizata in momentul in care modificam ceva in planificare.Func]iile tastelor FAfi[eaz` fereastra deajutor sau AsistentulOfficePermite editareacelulei selectate (simi-lar cu BACKSPACE)Permite introducereaunui nume de dome-niu \ntr-o formul`Repet` ultima ac]iuneDeschide fereastra desalt la o anumit`celul` (GO TO)Trece de la un panoula altul \n sensul acelorde ceasornic (cnd fereastra este \mp`r]it`\n panouri, dar nu este\nghe]at`)Verific` ortografiaPermite selectareacelulelor de jur\mprejur cu ajutorultastelor s`geat`Calculeaz` toate for-mulele din toate foilede calcul ale tuturorfi[ierelor deschiseActiveaz` bara demeniuri (similar cutasta ALT sau /)Creeaz` un graficDeschide fereastraSave As (similar cuALT + F2)F1F2F3F4F5F6F7F8F9F10F11F12

Crearea unei foi de calcul care sa arate alocarea resurselor umane pe lunaA treia foaie de calcul urmareste alocarea resurselor pe fiecare luna in parte. Cu alte cuvinte, poate raspunde la intrebarea referitor la cand si cat lucreaza expertul de-a lungul proiectului.Pasii care trebuie parcursi sunt similari cu cei de la foile anterioare:1. creati layoutul raportului;2. introduceti formula matrice SUM(IF) in celula C5:=SUM(IF((plan_expert=$A5)*(plan_luna=C$3);plan_zile));3. copiati formula in tot domeniul C5:M24;RENTROP & STRATONR&S

Trucuri & SfaturiIdentificarea rapida a tipului de formatTrebuie sa procesati deseori cu Excel date introduse de alti utilizatori si aveti nevoie sa stiti care date sunt texte si care numere, pentru ca functionarea unor formule depinde de tipul valorii. De obicei luati fiecare celula in parte, selectati Format Cells si va uitati la tipul de format. Dar acest lucru dureaza foate mult. Exista o modalitate mult mai simpla!Functia TYPE returneaza o astfel de informatie. Sintaxa este simpla: TYPE(value). Pentru a avea o imagine dintr-o privire, introduceti formula pe o coloana situata langa coloana care contine valorile pe care vreti sa le verificati. Rezultatul formulei este interpretat astfel: daca este 1, atunci valoarea este numar; daca este 2, atunci valoarea este text.Aflarea unui raspuns, identificarea unei solutiiPentru aceasta trebuie doar sa intrati in dialog cu autorii revistei.Va macina o intrebare, aveti o problema in lucrul cu programul Excel? Autorii revistei va stau la dispozitie! Transmiteti prin e-mail, la adresa [email protected], o intrebare sau descrierea unei probleme cu care va confruntati, eventual impreuna cu fisierul Excel ce are legatura cu aceasta. Veti primi pe aceeasi cale, intr-un timp cat mai scurt, raspunsul/solutia specialistilor nostri in Excel. Nu ezitati!4. formatati conditional domeniul de celule C5:M24 pentru a colora celulelecare au valori mai mari decat zero;5. ascundeti valorile zero;6. adaugati un total pe fiecare expert.Veti obtine un tabel ca in figura urmatoare:

Lunile in care lucreaza si contributia fiecarui expert sunt foarte usor de observat. Aici puteti sa va dati seama imediat: ce experti sunt sub-alocati; ce experti sunt supra-alocati.{i va permite sa faceti foarte usor modificari in planificare.Daca aveti foarte multi experti si vreti sa nu faceti aceste verificari la ochi puteti adauga o alta conditie la formatarea conditionala, de exemplu sa colorati cu rosu toate celulele care sunt mai mari decat 22 (adica o luna de munca).Avantajele si dezavantajele aplicatieiAvantaje este foarte flexibila. Odata creata, poate fi replicata pe orice alt proiect in cateva minute (schimbati doar numele si etichele activitatilor, numele expertilor si planificarea si mai operati cateva modificari in formatele celor 3 rapoarte, iar apoi copiati formulele); permite actualizarea automata a celor 3 rapoarte, fara nici o alta interventie din partea dvs.Dezavantaje formulele matrice au o viteza mai mica si pot ingreuna foaia de calcul. Daca nu aveti un proiect foarte mare, atunci viteza mai mica nu va va deranja. Daca totusi exista multe activitati si actualizarea foii de calcul se face in timp mai mare, blocandu-va lucrul dupa fiecare modificare pe care o operati, solutia este: Tools Options Calculationsi selectati Manual. Foaia de calcul va fi actualizata doar cand salvati sau cand apasati tasta F9 (calculeaza).

Descarcati de pe Internet (www.rs.ro) fisierele, formularele, aplicatiile construite de autori pentru prezentarea informatiilorwww.rs.ro Lucrari Newsletter tiparit Revista Excel_profesionalClic aicisauClic dreapta Save Target AS...

E CEL _profesionalUnica revista cu sfaturi practice pentru specialistii in calcul tabelarRedactor-sef: Florian FilatColectivderedactie: Monica Gearba, Sanda VladescuManagerprodus: Tudor MihalacheManagerCentrudeProfit: Claudia BrebanArt Director: Cristina StratonDTP: Mirela Vasilescu, Carmen Ilinca Corectura: Elvira PanaitescuRedactia: Bdul Natiunile Unite nr. 4, etaj 1, sector 5, Bucuresti; Telefon: 021/317.25.87 E-mail: [email protected]; Internet: www.rs.roCorespondenta: Ghiseul extern 3 O.P. 39, sector 3, BucurestiPublicatie editata de: RENTROP & STRATONGrup de Editura si Consultanta in Afaceri Membru fondator al B.R.A.T.Presedinte-Director General: George StratonDirector Executiv: Cipriana TanaseDirector Editorial: Florin CampeanuDirector Economic: Mariana NetoiuDirector Comercial: Valentin TanaseDifuzare: Sofica Costea tel.: 021/205.57.47, 0744.647.602ISSN: 1842-4252 2006 RENTROP & STRATON Toate drepturile rezervate. Nici o parte din aceasta lucrare nu poate fi reprodusa, arhivata sau transmisa sub nicio forma si prin nici un fel de mijloace, mecanice sau electronice, fotocopiere,inregistrare audio sau video, fara permisiunea in scris din partea editorului. Autorii sau editorii nu sunt responsabili pentru nici o pierdere ocazionata vreunei persoane fizice sau juridice care actioneaza sau se abtine de la actiuni ca urmare a citirii materialelor publicate in aceasta lucrare.

Documents

Excel Profesional Revizuit