EXHIBITOR/SPONSOR CONTRACT 2015 Southwest Conference & Expo 

April 9th­11th, 2015 Omni Mandalay Hotel in Las Colinas ­ Irving, Texas  

Deadline for  all submissions is March 9th, 2015 

Exhibitor Packet  

New Features of the DLAT 2015 Conference and Expo

● Larger Expo Room  ● Larger Booths Available ● New Center Courtyard Booth* ● Dedicated Schedule for the Expo 

Room Sat. 8­12pm ● Electricity included in the price of the 

Booth ● Premiere Executive Tables* in the 

Foyer of the Mandalay Ballroom  ­Position yourself right in front of the main classroom during non­expo hours! 

New online Booth Selector! ● New online Registration! ● Check out your Exhibitor Portal* at 

DLAT.org ● Reserve the booth you want 

immediately. First come first serve!  ● Have your logo displayed on our site ● Share your social links with our 

members ● Connect with our members before 

the conference 

Table clinics will be held Saturday 8-12pm.

● Consider giving a hands on clinic to attract attendees to your booth 

● Each clinic should be 30 mins in duration.  ● You may present up to 4 times, and even 

on different Products/services. ● Attendees will receive Continuing 

Education while in the Expo room.  CE registration will be done by the DLAT through the NBC.   

● Online Table Clinic Registration 

Are you a Member? Each Vendor will receive 6 mo. free membership to DLAT and DLAT.org* ● DLAT Associate Members will be receiving added 

recognition at the Fri luncheon.  ● Associate Members will be recognized at their 

booth with the Texas DLAT Seal of Member Acknowledgement. 

● As an Associate member of the DLAT your logo will be displayed on our website year round. 

● You can become an Associate Member at dlat.org Just click “Join DLAT” on the front page. 

● You also have the opportunity to easily create Online Deals . 

Keynote Speaker Bryan T. Harris, DMD, CDT 

2015 Southwest Conference Expo Straumann will sponsor our Keynote speaker, Bryan T Harris, DMD, CDT from Louisville, KY. Dr Harris is a Prosthodontist limiting his practice to fixed and removable Prosthodontics, teaching the importance of diagnosis, interdisciplinary treatment with other specialists and evidence based treatment. He will address us on dental implants and restorative dentistry. his lectures will be of interest to all disciplines.  

Conference Contact: Keith Wilson, Exhibitor Chair In charge of Booths and Exhibit Hall Cell: 214­679­3194 Email: KwilsonGold@verizon.net  DLAT Contact info: Phone/Fax: 800­376­2955 DLATmembers@gmail.com P.O. Box 119832, Carrollton, TX 75007 

 

*Bonus Information­ please read the new contract revisions 1 

EXHIBITOR/SPONSOR CONTRACT 2015 Southwest Conference & Expo 

April 9th­11th, 2015 Omni Mandalay Hotel in Las Colinas ­ Irving, Texas  

Deadline for  all submissions is March 9th, 2015 

Please select booth space size:  

Center Courtyard Booth 16x20 $4600  Corner booths ~15x15 $ 2400  Wall Booths 8x20 $2400   Center endcaps 16x10 $2400  Standard Wall booths 8x10 $1250  Standard Center Booths 8x10 $1175  

  Premiere Executive Tables $2000 Mandalay Foyer(only 4 available) 

Booth  Choices:  1st______ 2nd _____ 3rd _____ *2nd & 3rd booth choices will be used to determine booth assignment in case your 1st booth choice was reserved online before this paper contract was received. See paragraph 5 below for more details

 

*Bonus Information­ please read the new contract revisions 2 

EXHIBITOR/SPONSOR CONTRACT 2015 Southwest Conference & Expo 

April 9th­11th, 2015 Omni Mandalay Hotel in Las Colinas ­ Irving, Texas  

Deadline for  all submissions is March 9th, 2015 

Note: you can now purchase your booth online at DLAT.org and its the fastest way to confirm your booth choice.

1. DLAT will provide an exhibit area in the hotel. Electricity to your booth is included in the price*.  Refer to the provided floor plan for your booth number.  2. Exhibitor understands payment is due in full when this signed contract is submitted to DLAT Board of Directors, which is requested by March 9, 2015 to reserve space. Online registration is available and immediate. Reservations are on a first come basis. Contracts received via Fax or mail, may take up to 1­2 days to process upon receipt of the contract*.  3. Exhibitor understands there are additional charges for special decorations, shipping, and storage and handling as described in the Exhibitor Information.  4. Exhibitor understands it is limited to products and services used and/or are useful in dental laboratory services. The DLAT Board of Directors is the final determiner as to whether the Exhibitor adheres to this rule.  5. Exhibitor agrees to accept a space assignment other than choices indicated in the event the spaces are unavailable or are in conflict with previously assigned adjacent exhibitors and that DLAT reserves the prerogative to move an exhibitor to improve the appearance of the show.   6. Exhibitor may cancel the Exhibitor/Sponsor Contract and receive a full refund less a $35.00 service fee, provided request is made to the DLAT Board of Directors in writing by March 9, 2015. After March 9, 2015, refunds will not be considered.  7. Exhibitor understands that neither the Hotel nor DLAT will be liable for any injury to Exhibitor’s personnel or for damage to, or for loss or destruction of an exhibit or any property of the Exhibitor by fire or other casualty, whether caused by negligence of the Hotel or DLAT, or by their officers, agents, servants, employees, or otherwise. All claims for any such loss are expressly waived by the Exhibitor and the Exhibitor shall indemnify and hold harmless the Hotel and DLAT from such claims.  8. Exhibitor agrees neither to drive tacks, nails, or screws in the walls, woodwork, or floor of the Hotel property nor to deface in any other manner. If such damage is evident, the Exhibitor is liable to the owner of the property so damaged.  9. DLAT reserves the right to refuse any exhibit or Exhibitor and further reserves the right to close and remove any exhibit and the Exhibitor for breach of the Contract or for cause. In such event, DLAT’s liability is limited to the refund of monies paid for contracted space.  10. Exhibitor understands that all persons in the booth must be employees or official exhibit representatives. Name badges will be prepared and are required for entry into the exhibit area.  11. Exhibitor understands booth sharing is not permitted. Manufacturing representatives are permitted.  12. Exhibitor agrees to use sound devices in a manner so as not to disturb other Exhibitors or their patrons. 

*Bonus Information­ please read the new contract revisions 3 

EXHIBITOR/SPONSOR CONTRACT 2015 Southwest Conference & Expo 

April 9th­11th, 2015 Omni Mandalay Hotel in Las Colinas ­ Irving, Texas  

Deadline for  all submissions is March 9th, 2015 

  13. Exhibitor understands that all exhibits must conform to local fire regulations.  14. Exhibitor agrees that should the Conference and exhibits be canceled for reasons beyond the control of DLAT, the Exhibitor is entitled only to a refund of monies already paid to DLAT. Furthermore, DLAT would not be liable for any consequential losses, lost profits, travel, lodging, or food costs, or any other such losses.    I have read the requirements above and the accompanying Exhibitor Information, and agree to abide by same.   Date: _____________________Authorized by: ________________________________  Completed contracts must be received by March 9, 2015, to be recognized in the Official Conference Program.   Please return these forms to the address below. Your may also fax them to the number provided below. You may also email the scanned completed form to the email: DLATmembers@gmail.com   Only complete and properly executed Contracts including the Addendum will be processed and booth/table confirmation returned to Exhibitor. Retain a copy of forms submitted for your records.   

 

The Dental Laboratory Association of Texas P. O. Box 118932, Carrollton, Texas 75007 Phone/ Fax: 1.800.376.2955   www.DLAT.org  

Elyese Anderson, CDT 2015 President, DLAT 

DLATelyeseanderson@gmail.com 

If need to, contact: Questions about the Conference? Keith Wilson Exhibitor Committee Chair kwilsongold@verizon.net Cell:214­679­3194 

Help With the Website? Cade Tippett, CDT 

Software/Finance Committee DLATmembers@gmail.com 

*Bonus Information­ please read the new contract revisions 4 

EXHIBITOR/SPONSOR CONTRACT 2015 Southwest Conference & Expo 

April 9th­11th, 2015 Omni Mandalay Hotel in Las Colinas ­ Irving, Texas  

Deadline for  all submissions is March 9th, 2015 

Addendum

A completed Addendum is required with each contract

           Company_________________________________________________________________________________ 

Exact wording for booth sign___________________________________________________________________ 

Mailing Address___________________________________________________________Phone________________ 

City________________________________________State________________________Zip_______________ 

Email_______________________________________Website_______________________________________ 

 

Person to Receive Follow­up 

Name____________________________________________________________________________________ 

Mailing Address___________________________________________________________Phone________________ 

City________________________________________State________________________Zip_______________wa 

Email_______________________________________ 

 

Name Badges ­ Full Name of Representatives to Work in Booth 

Name__________________________________________ Title _____________ Badge Name__________________ 

Mailing Address___________________________________________________ Phone________________________ 

City ____________________________________________________________ State ___________ Zip__________ 

 

Name__________________________________________ Title _____________ Badge Name__________________ 

Mailing Address___________________________________________________ Phone________________________ 

City ____________________________________________________________ State ___________ Zip__________ 

 

Name__________________________________________ Title _____________ Badge Name__________________ 

Mailing Address___________________________________________________ Phone________________________ 

City ____________________________________________________________ State ___________ Zip__________ 

 

Please list any exhibitor or product you prefer NOT to be located near you 

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________  

 

 

*Bonus Information­ please read the new contract revisions 5 

EXHIBITOR/SPONSOR CONTRACT 2015 Southwest Conference & Expo 

April 9th­11th, 2015 Omni Mandalay Hotel in Las Colinas ­ Irving, Texas  

Deadline for  all submissions is March 9th, 2015 

Please list any exhibitor or product you prefer to be located near 

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________ 

 

           

Please describe briefly (29 words or less) your services and/or products you plan to exhibit in your booth 

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________ 

 

           

Please describe any giveaways you plan to distribute at the booth 

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________ 

 

Table Clinics: more info (+ online form)*

Saturday 8AM­12PM will be Expo only time! So that the Attendees can get CE credit for the time in the Expo hall, we will need to submit your Table Clinic info to NBC. Attendees will be directed to attend the Table Clinics in a certain order, Make sure you get on the schedule! Submit your speaker and subject info for your product or service. You may present up to 4 times even on 4 different subjects. Here are 2 forms for 2 different subjects more can be found online. 

1.Speaker/Presenter Name:___________________ 2.Is Presenter a CDT? __Yes __No 3.Table Clinic Title:__________________________ 4.Description of Product / Service to be Presented:   5. We can present this ___Time(s) (Up to 4 times) 6.Primary Discipline: ________________________ (ex: Crown & Bridge, Dentures Ceramics, Lab Business etc.) 7.Secondary Discipline:__________

1.Speaker/Presenter Name:___________________ 2.Is Presenter a CDT? __Yes __No 3.Table Clinic Title:__________________________ 4.Description of Product / Service to be Presented:   5. We can present this ___Time(s) (Up to 4 times) 6.Primary Discipline: ________________________ (ex: Crown & Bridge, Dentures Ceramics, Lab Business etc.) 7.Secondary Discipline:______________________

  

*Bonus Information­ please read the new contract revisions 6 

EXHIBITOR/SPONSOR CONTRACT 2015 Southwest Conference & Expo 

April 9th­11th, 2015 Omni Mandalay Hotel in Las Colinas ­ Irving, Texas  

Deadline for  all submissions is March 9th, 2015 

Payment Summary Payment Items  

Exhibit Booth / Type ________ Booth No. ________  $___________ 

    ­Meals for Extra Booth Personnel ________ X $50   $___________ 

Program Ad      Size:_______        Position:_____________  $___________ 

Cash Sponsorship  $___________ 

Event Sponsorship for_______________________  $___________ 

   

Golf Tournament __________x $100 per person  $___________ 

Please list members of your group or individuals you would like to be paired with below:

 

__________________________  ______________________   

Total Due:  $___________ 

  

Payment Options By Check: Check Number_______  

By Credit Card: Number___________________________ 

Payable to DLAT  Expiration Date___/_____  CVC ________ 

Mail Exhibitor Registration To:  Name on Card______________________________ 

The Dental Laboratory Association of Texas P.O. Box 118932 Carrollton, TX 75007 

Address for Card_____________________ City______________State____Zip______ 

  Signature__________________________ 

Please Submit to DLAT by March 9th, 2015  Date________Amount Authorized $_________  

*Bonus Information­ please read the new contract revisions 7