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Ponencia de Esker Ibérica en el ExpoCloud 2013
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© Esker 2013
Eficiencia Empresarial gracias a los procesos automatizados…en la Nube
el Caso SANOFI
Jesús Midón – DG Esker IbéricaMartes 12/03/2013 - SaaS – Sala 9
11:00- 11.30
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Elimine el Papel en los principales ciclos de negocio de su organización y consiga la ECO-EFICIENCIA ESKER
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¿Cómo se automatizan los ciclos de venta y los de compra?
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MAPA GENERAL DE LA AUTOMATIZACIÓN DE FLUJOS DOCUMENTALES
Captura Lee redirige Formatea Envía
ERP, CRM,Aplicaciones legadas
Pedidos de Ventas
Confirmaciones Propuestas Contratos Facturas de
Proveedores Solicitud de
Compras …
Documentos Papel (scan)
Emails
Impresión
Faxes
E-documentos (XML, idocs,…)
Fax & Mail on DemandEmailFaxImpresiónAlmacenamientoXMLSMSPublicación Web
Facturas Pedidos de Compra Confirmaciones de
Pago Cartas Propuestas Reportes …
Datos extraídosImagen del Factura
ABC253.9919.6%Smith
Archivos Electrónicos
Servicio al Cliente
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Y esto, en la NUBE
FRANCIAEE.UU
AUSTRALIA
3 Centros de Datos50,000+
Usuarios SaaS4,000+Clientes SaaSEn más de 8 países
Páginas procesadas en curso… y subiendo.
ESPAÑA
UK
SINGAPUR
7 Centros de Correo
Controles físicos de Seguridad y
Entorno
Seguridad Lógica
Desarrollo de Aplicación y gestión del
cambio
Gestión de incidentes
Gestión de datos
Monitoreo & Reportes
FRANCIAEE.UU
AUSTRALIA
3 Centros de Datos
BELGICA
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Automatización de procesos: envío de documentos críticos
ALBARANES, FACTURAS Y CONFIRMACIONES: Envío automático de facturas a clientes, junto con sus
albaranes en papel o electrónicas. Control del proceso gracias a una trazabilidad de cada
uno de los documentos: quién, dónde, cómo, cuándo Portal de gestión documental desde donde se ven,
renvían, descargan las facturas y otros documentos Indexación de cada documento para no perder tiempo
buscando, en un potente gestor documental Archivo durante hasta 11 años de todos los
documentos críticos para las auditorías Ahorro de hasta un 70%* en los costes de gestión de
Cuentas a Recibir (*encuestas entre clientes Esker) Reducción de los tiempos de gestión y de la DSO
(tiempo de recuperación del Cobro) Digitalización (Cero papel) para la eliminación de
máquinas, archivos, consumibles…)
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Algunas Referencias de Facturas a Clientes
American Red Ball Transit Base Bihr Céramiques de France Cousin Bioserv Ebara España Bombas Groupe Sni Hibon Ingersoll Rand Air Solutions
Legoueix One Touch Global Technologies Socomec Tessenderlo Kerley Anuntis Segundamano Y muchos más…
Así como:
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Automatización de procesos: captura y recepción de documentos críticos
FACTURAS DE PROVEEDORES Y PEDIDOS DE CLIENTES:
Captura automática de documentos: Esker detecta los faxes o documentos escaneados entrantes y sabe si es un pedido o una factura de proveedores.
Extracción dinámica de los datos: los datos claves son reconocidos y extraídos, para validación por el personal administrativos (Cuentas a Pagar o Admin de Ventas)
Flujo automático de validación: un email será enviado automáticamente a las personas encargadas de validar los datos extraídos
Inyección de los datos validados, en el sistema de gestión: con un simple clic, se acabaron los errores y las listas de espera de documentos a tratar.
Trazabilidad y Control: cada documento tratado queda registrado así como cualquier actuación sobre él.
Organización: gestión de prioridad y de carga por personas de los departamentos para evitar los cuellos de botella.
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Allison Transmission Cooperlat S.C.R.L Hachette Rusconi S.P.A INEOS Phenol Maxim integrated products McCormick & Company Inc Mercedes Benz Financial Services PaperLinX Ltd
Plastipak Packaging Inc RTI International Metals Inc SOCOMEC Spectrum Brands Tenaris Thales Australia Group Fagor Ederlan Hijos de Juan y Garay Grupo Número Uno Y muchos más…
Algunas Referencias de Facturas de Proveedores
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Desmaterialización de pedidos de Clientes en la Nube
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¿Quién es Sanofi?
Uno de grupos farmacéuticos más grandes del mundo. Dispone de un modelo de I+D para mejorar la salud mundial y
ofrecer al paciente soluciones terapéuticas. Sus áreas de actividad:
Diabetes, Oncohematología Transplantes Enfermedades Cardiovasculares Trombosis
Sanofi cotiza en París (EURONEXT: SAN) y en Nueva York (NYSE: SNY).
Cerca de 1.000 personas en España (110.000 en 100 países) Cerca de 90 millones de unidades equivalentes de venta producidas
en España (Girona) Se exporta el 78% de lo que se produce en España, abasteciendo a
120 países
Enfermedades Renales Biocirugía Sistema Nervioso Central Medicina Interna Productos Maduros Consumer Healthcare
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Contexto del proyecto
Unos 1.100 clientes
300 referencias de producto
70.000 pedidos al año
Un cliente, un layout de pedido.
EDI
Muy poca evolución del EDI en los últimos años
EDI cubre un bajo porcentaje en el volumen total de pedidos.
Gran cantidad de papel archivado
Reducida visibilidad en el flujo del pedido
Dificultad en absorber los aumentos imprevistos de pedidos
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Objetivos del Proyecto
“El objetivo era optimizar nuestro proceso, aportar valor añadido e
incrementar la calidad de servicio en beneficio del paciente, de los
profesionales sanitarios y de los centros hospitalarios”
Luis Calabuig, Jefe Servicio Cliente & Inteligencia de Canal de
Sanofi España
Optimizar la calidad del servicio al cliente. Evolucionar y mejorar el flujo del pedido desde el envío del cliente
hasta la integración con SAP. Evolucionar el trabajo del personal administrativo hacia tareas de
mayor añadido para ellos y para la empresa. Mayor transparencia, flexibilidad, eficiencia y competitividad. Compromiso con la protección del medio ambiente.
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Requisitos prácticos
Automatización de la integración de pedidos de fax hospitales en SAP
Posibilidad de redirigir automáticamente los pedidos a diferentes
interlocutores. Balance de cargas.
Captura automática de los datos.
Proceso automático de validación (validado por el usuario)
Almacenamiento automático de los documentos digitales (reducir costes
del almacenamiento del papel físico)
Adopción en modo SaaS de una herramienta sólida, intuitiva y fiable Capaz de integrar 800 pedidos/día de media y hasta 1200
pedidos/día Fácil de utilizar Capaz de responder a las características propias del sector
farmacéutico
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La solución adoptada
Routing
Reconocimiento y extracción
Publicación
1RECEPCIÓN RECONOCIMIENTO, EXTRACCIÓN Y ROUTING
2PRIORIZACIÓN
3
PUBLICACIÓN Y ARCHIVADO
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Palabra clave
detectada
Ningunaintervención
Excepción detectada
Fax
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Factores Claves de éxito
Algoritmo de reconocimiento del artículo
si encontrado: Búsqueda en la tabla de correspondencia código artículo en SAP
Búsqueda en la tabla de correspondencia código cliente en SAP
si no encontrado: Búsqueda a partir de su denominación (descripción, molécula, forma, dosis…)
Cálculo del porcentaje de coincidencia para determinar la mejor opción
Determinación de la cantidad
Ergonomía del formulario de validación
Teaching
Archivado
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Beneficios
Impacto en la organización Incrementar el valor añadido de los colaboradores.
La herramienta automatiza la captura pero el administrador sigue teniendo la responsabilidad de la validación del pedido.
Colaborar en la protección del medio ambiente
Impacto en el nivel de Servicio Reducir el tiempo de gestión de los pedidos de nuestros clientes incremento
del nivel servicio.
Reducir los costes de no calidad.
Visibilidad completa del flujo del pedido. Optimización de recursos.
Impacto en el paciente Mayor accesibilidad a los productos de la compañia
05 sept 2012
Han dejado el Papel + el Software
Han dejado el Papel
Datos Clave de Esker
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Gracias por su atención
Jesús MidónDirector General
Telef. 91 552 92 65Móvil. 607 716 [email protected]