F O R R Á S - S Q L Eszköz moduloeko.miskolcph.hu/forrasdoc/OKT_KE/ESZKOZ_KEZIKONYV.pdfGriffSoft Zrt. ESZKOZ_KEZIKONYV 2/114 oldal Tartalomjegyzék 1 BEVEZETŐ 5 1.1 Forrás SQL

F O R R Á S - S Q L

Eszköz modul

Verziószám: 1.1

A dokumentáció anyaga lezárva: 2009.12.17. 23:51:00

Gyártó: Griffsoft Zrt.

Szeged, Thököly út 101.

Telefon: (62) 401-501

Telefax: (62) 401-417

GriffSoft Zrt. ESZKOZ_KEZIKONYV 2/114 oldal

Tartalomjegyzék

1 BEVEZETŐ .................................................................................................................... 5

1.1 Forrás SQL integrált ügyviteli rendszer rövid bemutatása ......................................... 5 1.2 Az eszköz modul ...................................................................................................... 5

2 A Forrás SQL rendszer indítása ....................................................................................... 6 2.1 Belépés a rendszerbe ................................................................................................ 6

2.1.1 Bejelentkezés választás ........................................................................................ 6 2.1.2 Adatforrás választás............................................................................................. 6

2.1.3 Munkakör (Csoport) választása............................................................................ 7 2.1.4 Modul választás ................................................................................................... 7

2.2 Program kezelése, alapvető beállítások ..................................................................... 8 2.2.1 F2-es segítség beállítása ...................................................................................... 8

2.2.2 Szűrés/Keresés funkció működése: .................................................................... 10 2.2.3 Nyomtató beállítása ........................................................................................... 12

3 Eszköz modul törzsadatai .............................................................................................. 14 3.1 Eszköz jellemzők ................................................................................................... 15

3.1.1 Tárolási hely típusa............................................................................................ 15 3.1.2 Műszaki csoportok ............................................................................................ 16

3.1.3 Egyéb jellemzők típusai ..................................................................................... 17 3.1.4 Műszaki csoportok egyéb jellemzői ................................................................... 17

3.1.5 Jogi szempontok ................................................................................................ 18 3.1.6 Ingatlanok fekvése ............................................................................................. 18

3.1.7 Állatok ivara ...................................................................................................... 19 3.1.8 Építmény jegyzék .............................................................................................. 19

3.1.9 Beruházási statisztikai besorolás ........................................................................ 19 3.1.10 BTO kódok jegyzéke ......................................................................................... 20

3.2 Terület és leltár ...................................................................................................... 21 3.2.1 Felelős szervezet ............................................................................................... 21

3.2.2 Tároló ingatlan .................................................................................................. 22 3.2.3 Leltárkörzetek ................................................................................................... 22

3.3 Eszközcsoport (számviteli) ..................................................................................... 24 3.4 Eszköz bruttó mozgásnemek .................................................................................. 24

3.5 ÉCS mozgásnemek ................................................................................................ 25 3.6 Értékhelyesbítés mozgásnem .................................................................................. 26

3.7 Bruttó / Écs kontírozási mód típusok ...................................................................... 26 3.8 Kontírozási szabályok ............................................................................................ 27

3.9 Karbantartási jogosultságok ................................................................................... 29 4 Eszköznyilvántartás ....................................................................................................... 30

4.1 A Forrás-SQL tárgyi eszköz nyilvántartásának elve, felépítése ............................... 30 4.2 Eszköz nyilvántartásba vétele ................................................................................. 32

4.2.1 Eszköz alapadat rögzítése .................................................................................. 32 4.2.2 Kiegészítő adatok rögzítése (Ingatlan, Jármű/Gép, Tenyészállat) ....................... 36

4.2.3 Tárolási hely adatok .......................................................................................... 37 4.2.4 Tartozékok ........................................................................................................ 39

4.2.5 Jogi adat ............................................................................................................ 42 4.2.6 Biztosítási adat .................................................................................................. 43

4.2.7 Forgalmi érték ................................................................................................... 43 4.2.8 Nyilvántartásba vételi okmány ........................................................................... 43

5 Eszköz analitika ............................................................................................................ 45 5.1 Eszközmozgások általános szabályai ...................................................................... 45

5.1.1 A bizonylatolás rendszere .................................................................................. 45 5.1.2 A bruttó változás és a könyvszerinti értékcsökkenés elszámolásának elve .......... 45

5.1.3 A főkönyvi kontírozás vezérlése ........................................................................ 46


5.1.4 Könyvelés hó közi ideiglenes feladásai .............................................................. 46

5.1.5 Havi záró feladások ........................................................................................... 46 5.2 Eszköz állományba vétele (aktiválás) ..................................................................... 47

5.2.1 Az eszköz számviteli besorolása (karton nyitás): ............................................... 48 5.2.2 Mozgás bizonylat rögzítése................................................................................ 51

5.3 Beruházás nyilvántartásba vétele ............................................................................ 56 5.3.1 Új eszköz-beruházás .......................................................................................... 56

5.3.2 Meglévő eszközön beruházás / felújítás ............................................................. 58 5.4 Beruházás aktiválása .............................................................................................. 59

5.4.1 Új eszköz esetén, amennyiben a beruházásból egy eszköz kerül

aktiválásra. ................................................................................................................... 59

5.4.2 Meglévő eszközre folytatott beruházás aktiválása .............................................. 61 5.5 További vásárlási események: ................................................................................ 62

5.5.1 Csoportos aktiválás többszörözéssel .................................................................. 62 5.5.2 Tartozék vásárlás / ráaktiválás ........................................................................... 69

5.5.3 Felújítás ............................................................................................................. 69 5.5.4 Az eszközhöz nem aktiválandó ÁFA tételek kezelése ........................................ 69

5.6 Egyéb növekedések ................................................................................................ 70 5.6.1 Leltár többlet ..................................................................................................... 70

5.6.2 Térítésmentes átvétel ......................................................................................... 70 5.6.3 Idegen eszköz bevételezése................................................................................ 75

6 Eszköz csökkenések ...................................................................................................... 77 6.1 Értékesítés .............................................................................................................. 78

6.1.1 Értékesítése ....................................................................................................... 78 6.1.2 Vagyonrész értékesítése ..................................................................................... 80

6.2 Selejtezés ............................................................................................................... 82 6.2.1 Teljes vagyon selejtezése ................................................................................... 82

6.2.2 Vagyonrész selejtezése ...................................................................................... 82 6.3 Leltár hiány ............................................................................................................ 82

6.4 Térítésmentes átadás .............................................................................................. 83 6.5 Káresemény ........................................................................................................... 83

7 Átsorolások ................................................................................................................... 84 7.1 Tartozék áthelyezés ................................................................................................ 85

8 Csoportosan nyilvántartott eszközök megosztása ........................................................... 86 8.1 Kartonok megosztása ............................................................................................. 86

8.2 Az új eszközök létrehozása..................................................................................... 88 9 Időszaki zárás menete .................................................................................................... 91

9.1 Értékcsökkenés számolás ....................................................................................... 91 9.2 Eszközök értékhelyesbítése .................................................................................... 93

9.3 0-ra leírt eszközök csoportos átsorolása .................................................................. 94 9.4 Könyvelés .............................................................................................................. 95

9.5 Kartonok kontírozása ............................................................................................. 95 9.5.1 Kartonok gépi kontírozása ................................................................................. 95

9.5.2 Kartonok képernyős kontírozása ........................................................................ 96 9.6 Bruttó kontírozás .................................................................................................... 96

9.6.1 Bruttó gépi kontírozás ....................................................................................... 96 9.6.2 Bruttó képernyős kontírozás .............................................................................. 97

9.7 Értékcsökkenés kontírozása .................................................................................. 100 9.7.1 Értékcsökkenés gépi kontírozása ..................................................................... 100

9.7.2 Értékcsökkenés képernyős kontírozás .............................................................. 100 9.8 Napló nyitás ......................................................................................................... 101

9.9 Főkönyvi feladás .................................................................................................. 102 9.9.1 Kontír lista nyitott naplóról .............................................................................. 102

9.9.2 Főkönyvi feladás nyitott naplóban ................................................................... 102


9.9.3 Főkönyvi feladás utáni ellenőrzés – Nyitott időszak állapotvizsgálata .............. 103

9.9.4 Főkönyvi feladás naplózárással ........................................................................ 103 10 Leltározás .................................................................................................................... 104

10.1 Kézi leltár ............................................................................................................ 104 10.1.1 Leltárfelvételi ív készítés ................................................................................. 104

10.1.2 Leltárjegyek generálása ................................................................................... 107 10.1.3 Leltár kiértékelés ............................................................................................. 108

10.1.4 Leltáreltérés kezelés ........................................................................................ 108 10.1.5 Leltár zárása .................................................................................................... 109

10.2 Vonalkódos leltározás a Forrás SQL rendszerrel .................................................. 109 11 Évzárás ........................................................................................................................ 110

11.1 Eszközkivezetés bejegyzése ................................................................................. 110 11.2 Évzárás feltételvizsgálata ..................................................................................... 110

11.3 Zárási adatok lekérdezése ..................................................................................... 110 11.4 Év zárása és új év nyitása ..................................................................................... 111

12 Elírások, hibák javítása ................................................................................................ 112 12.1 Rögzített eszköz alapadatok nem jelennek meg az eszköz teljes

nyilvántartásánál, kivezetésnél nem található meg a keresett leltári szám.............. 112 12.2 Módosítás lezárt bizonylaton ................................................................................ 112

12.3 Bruttó érték javítása ............................................................................................. 112 12.4 Elszámolt értékcsökkenés javítása ........................................................................ 113

12.5 Kartonon szereplő adatok javítása ........................................................................ 113 12.6 Leltári szám utólagos módosítása ......................................................................... 114

12.7 Kartonon törlés .................................................................................................... 114


1 BEVEZETŐ

1.1 Forrás SQL integrált ügyviteli rendszer rövid bemutatása

A FORRÁS-SQL rendszer modulokból - alrendszerekből - álló windows-os kezelői

felületű, SQL adatbázisra épülő integrált ügyviteli és bonyolítási rendszer. A

rendszerben lévő modulok egymásra építkeznek, számuk tetszőlegesen bővíthető.

Egy adott gazdálkodó szervezet adminisztrációja alapvetően két jól elkülöníthető

részre osztható. Az egyik a felhasználó tevékenységeinek bonyolítása, amely

magában foglalja a rendelések nyilvántartását, előkalkuláció készítését, árajánlat

készítését, anyag- vagy árubeszerzést, termék előállítást, valamint az áruértékesítést.

Az adminisztráció másik része az ügyviteli elszámolások köre.

A Forrás SQL olyan általános ügyviteli keretet biztosít, amelyet a felhasználó egyedi

igény szerint tölthet ki konkrét tartalommal, azaz határozhatja meg a számára fontos

kimeneteket.

A Forrás-SQL szoftver központi modulja a pénzügyi-számviteli alrendszer, amely

tartalmazza a szállító-, vevő-, bank-, pénztár- és folyószámla analitikákat, továbbá

ellátja a keretek, előirányzatok nyilvántartását. Alapmoduljai közé tartozik a tárgyi

eszközök és immateriális javak nyilvántartási és érték nélküli készletek alrendszer, a

készletnyilvántartás és -könyvelés alrendszer, valamint a kereskedelmi és beszerzési

alrendszer.

1.2 Az eszköz modul

A FORRÁS-SQL eszközök modulja teszi lehetővé az eszközökkel kapcsolatos

nyilvántartási és könyvelési feladatok megoldását. Tartalmazza az eszközökkel

kapcsolatos szokásos események (aktiválás, selejt, kár, eladás, átsorolás, megosztás

stb.) kezelését, a könyv- és adó szerinti értékcsökkenés számítását, illetve az

eszközfüggetlen tartozékkezelést.

Az eszköz modul biztosítja az immateriális javak és tárgyi eszközök mennyiségben

és értékben vezetett nyilvántartását, értékelését mind számviteli, mind egyéb

értékelési szempontok szerint, biztosítja az eszközök műszaki adatainak, jogi és

egyéb ismérveinek, használati helyének nyilvántartását, a számviteli és adótörvény

szerinti ÉCS számítást és annak főkönyvi könyvelését, a maradványérték kezelését,

az értékhelyesbítést, az eszközök leltározását, valamint az évzárlati tevékenységek

végrehajtását. A rendszer eleget tesz a szigorú számadású bizonylatok kezelésére

vonatkozó követelményeknek. Lehetővé teszi a bizonylatok, kimutatások egyszerű,

gyors lekérdezését, tetszőleges formátumú outputok előállítását. a felhasználó által

definiált, tetszőleges adattartalmú, formátumú és rendezettségű beállításokkal,

képernyőre, lista-, adatbázis-, vagy Excel formátumban.


2 A Forrás SQL rendszer indítása

2.1 Belépés a rendszerbe

Az alábbi ikonra kétszer kattintva indíthatjuk el

2.1.1 Bejelentkezés választás

Felhasználó választás: A nyíllal jelzett legördülő menüre kattintva tudjuk

megkeresni és kiválasztani a felhasználó nevet. A Jelszó adatmezőre kattintva

beírjuk a megfelelő jelszót. A fentiek jóváhagyása és a programba történő

belépés az OK gombra kattintással történik meg.

2.1.2 Adatforrás választás

A bejelentkezést követően ez a menüpont csak akkor jelenik meg, ha a

felhasználónak több adatbázishoz van jogosultsága!

Az adatforrás kijelölésével tudjuk kiválasztani, hogy melyikben kívánunk

dolgozni. A kijelölést az OK gombra kattintva fogadjuk el.


2.1.3 Munkakör (Csoport) választása

Ez az ablak csak akkor jelenik meg, ha a felhasználónak több munkakörhöz van

jogosultsága, ellenkező esetben automatikusan a megfelelő munkacsoportba lép

a program!

A megfelelő munkakörre kattintva kijelöljük, majd az OK gombra kattintva

elfogadjuk a kiválasztást.

2.1.4 Modul választás

Ez a menü akkor jelenik meg, ha korábban kiválasztott munkakörhöz több

modul van hozzárendelve, ellenkező esetben automatikusan a megfelelő

modulba lép a program!

A kívánt modulra kattintva kijelöljük azt, majd az OK gombra kattintva

véglegesítjük a kijelölést.


2.2 Program kezelése, alapvető beállítások

2.2.1 F2-es segítség beállítása

Az F2 funkció billentyű segítségével törzsek hívhatók meg a Karbantartó

felületeken, mely segítség a rögzítés során. Ennek beállítását a File menü, Opciók

állítása ( ) ikon, Képernyő mappaútvonalon érhetjük el.

Az F2-es segítség jelzése-nél tudjuk beállítani, hogy a rendszer jelezze (piros négyzet

a mező bal felső sarkában), hogy hol van törzskapcsolat.


Lehetséges értékek:

Nincs a táblákon nincs jelzés

Aktív mezőn a táblákon csak az aktuális mezőn állva jelzi.

Minden mezőn folyamatosan látszik minden mezőn.


2.2.2 Szűrés/Keresés funkció működése:

A modulok különböző tábláiban történő gyors illetve specifikus kereséshez a

Pozícionálás illetve a Szelekció funkciókat használhatjuk. A következőkben az

előbbi használatát mutatjuk be. A kiválasztott adattáblában állva rákattintunk a

Pozícionálás ikonra (lásd alább)

Az előugró „Pozícionálás…” ablakban első lépésként kitöröljük a benne lévő értéket,

majd F2-t nyomunk.


A megnyíló ablakban tudjuk definiálni illetve elvégezni a pozícionálást (keresést),

melynek szabálya, menete a következő:

Mindig arra az értékre tudunk szűrni, amelyik oszlopfejlécen áll a sárga nap alakzat

( ) - jelen esetben a leltárkörzet kódjára lehetne szűrni. Ha rákattintunk egy másik

mezőre, akkor az adott oszlop tartalmára lehet szűrni. Figyeljünk arra, hogy másik

mezőre kattintva nem törlődik az előzőleg beírt szűrés, azt szükség esetén előtte

törölnünk kell, ellenkező esetben többszörös szűrésként értelmezi azt a program. A

keresendő tétel azonosítójának begépelésekor már az első karakter leütésére

megkezdi a program a szűrést, amely a további karakterek bevitelével egyre szűkül.

Abban az esetben, ha keresünk, de nem tudjuk pontosan az elnevezését akkor „%” jel

leütése után tudunk szűrni azokra az értékekre, amelyeket tartalmazza. Ennek

működését szemlélteti a lenti ábra.


2.2.3 Nyomtató beállítása

A különböző riportok, lekérdezések kinyomtatásához szükség van egy csatolt

hálózati nyomtatóra. Ennek beállítását az alábbi módon végezzük el. (A hálózati

nyomtató elérhetőségének biztosítását jelen fejezet nem tárgyalja, annak megléte

feltétele a lenti beállításnak)

A kiválasztott modulban az Opciók beállítása ikonra kattintva megnyitjuk a lokális

beállító ablakot.

Az ablakban a Nyomtatás fülre kattintva jutunk a kívánt beállító felülethez, ahol a

telepített nyomtatók listáját láthatjuk az egyéb paraméterezési lehetőségek mellett.


A Hozzáad gombra kattintva a lenti ablakban található listából választhatjuk ki a

megfelelő nyomtatót, majd az OK gombra kattintva véglegesítjük a kijelölést.

A fentiek hatására a Telepített nyomtatók listában megjelenik az újonnan felvett

eszköz.

Befejező lépésként alapértelmezetté kell tennünk nyomtatónkat. Először rákattintunk

a kívánt nyomtatóra a listában, majd a kijelölés után az Alapértelmezés gombra

kattintva egy kis grafikus ikon megjelenése jelzi a beállítás meglétét, amelyet az OK

gombbal fogadtatunk el.


3 Eszköz modul törzsadatai

Ebben a fejezetben röviden bemutatjuk a lényegesebb törzsadatokat, funkciójukat, az

egyes mezők jelentését.

Az eszköz modul speciális törzsei:

- az eszköznyilvántartás alapadatainak törzsállományai,

- a mozgásokat vezérlő mozgásnem törzsek,

- a könyvelési előírásokat tartalmazó kontírozási mód és kontírozási szabály

törzseket, valamint

- a bizonylatok formátum definícióját leíró állományok.

Ezeket a speciális törzseket csak akkor lehet törölni a rendszerből, ha nincsen

hivatkozás rá.

A következőkben használt fogalmak tisztázása:

a) Forrás SQL közös törzsek (a továbbiakban: közös törzsek), a Forrás SQL

terminológiájával azonosan, az egyes alrendszerekben (modulokban) és a

főkönyvi modulban egyaránt megjelenő és alkalmazható, a főkönyvi feladás

dimenzióiként megjelenő törzsek (szakfeladat részletező, szervezeti egység,

pénzforrás, ügylet kód, forgalomképesség, keretgazda).

b) Alrendszerek/modulok sajátos törzsei (a továbbiakban sajátos törzsek) a

Forrás SQL terminológiájával azonosan, csak egyes modulokban

használandó, nem minden modulban látható törzsek (leltárkörzet, felelős

szervezet, eszközcsoport stb.)

c) Az egyes alrendszerekben azonos néven megjelenő törzsek logikailag és

fizikailag is egy ugyanazon táblára mutató törzsek, ezek csak egy helyen

kerülnek feltüntetésre, értelemszerűen a többi modul esetében is a feltüntetett

helyen meghatározott módon működik (pl. leltárkörzet, személy, cikk,

tárolási hely típus stb.).


3.1 Eszköz jellemzők

3.1.1 Tárolási hely típusa

Feladata: Az eszközök tárolási helyeinek típusba sorolása, az egyes

kimutatások könnyebb elkészíthetősége végett.

Tárolási hely típusa: A tárolási hely típus kódja

Megnevezés1: A tárolási hely típusának megnevezése

Megnevezés2: A tárolási hely típusának egyéb megnevezése (vagy egyéb

megjegyzés)

Megnevezés3: A tárolási hely típusának egyéb megnevezése (vagy egyéb megjegyzés)

Karbantartó: Griffsoft Zrt


3.1.2 Műszaki csoportok

Feladata: A törzs az eszközök műszaki szempontú csoportosítására szolgál.

Az eszköz műszaki csoportjához lehet az egyéb jellemzők adatait

megadni az eszköznyilvántartásban. A műszaki csoportkódot az

eszköz analitikában a különböző kimutatások (belső igények

szerint, KSH kimutatásokhoz) lehet alkalmazni, az eszközök

alapvető műszaki szempontú besorolását adja. Megajánlott törzs,

szükség esetén bővíthető.

Műszaki csoport kódja: A felhasználó által definiált műszaki csoport kódja. 6-

hosszú, karakteres;

Megnevezés1: A műszaki csoport megnevezése. 40-hosszú, karakteres;

Megnevezés2: A műszaki csoport egyéb 1. szint csoportosítása;

Megnevezés3: A műszaki csoport 2. szintű csoportosítása; Tartozék leltár csoportos: I\N; Bekapcsolt állapotban az eszköz tartozékainak

leltározását segíti



3.1.3 Egyéb jellemzők típusai

Feladata: Mindazon jellemző típusok definiálása, melyeket az egyes műszaki

csoportba sorolt eszközöknél nyilvántartásba kíván venni a

felhasználó. Tetszőlegesen kialakítható törzs.

Egyéb jellemző típusa: A felhasználó által definiált egyéb jellemző típusa.

Jellemző típ. megnevezése: Az egyéb jellemzőtípus megnevezése;

Jell. típus megnevezése2: Az egyéb jellemzőtípus egyéb megnevezése;

Jell. típus megnevezése3: Az egyéb jellemzőtípus egyéb ;

Mennyiségi egységkód (F2): A jellemzőhöz tartozó mennyiségi egység kódja.

Kitöltése nem kötelező. F2 –es gombbal

meghívható a mennyiségi egység törzs.

3.1.4 Műszaki csoportok egyéb jellemzői

Feladata: Az egyéb jellemző típusaihoz hozzá lehet rendelni azokat a

műszaki csoportokat, amelyeknél az egyes jellemzők értékeinek

nyilvántartását meg kívánjuk valósítani. Egy jellemző típus több műszaki

csoporthoz is hozzárendelhető, egy műszaki csoporthoz valamennyi

jellemzőtípus hozzárendelhető (m:n kapcsolat).

Kezelése: A kiválasztott egyéb jellemzőhöz a műszaki csoport

kiválasztásával azt hozzá kell rendelni. Egy jellemzőhöz tetszőleges számú

műszaki csoport hozzárendelhető. Az eszköznyilvántartásban csak az egyes

műszaki csoporthoz rendelt egyéb jellemzők értékei adhatók meg.

Egyéb jellemző típusa: F2-es billentyűvel meghívható az egyéb jellemzők típusai törzs.

Műszaki csoport kód: F2-es billentyűvel meghívható a műszaki csoportkód törzs.

Karbantartó: Intézmény


3.1.5 Jogi szempontok

Feladata: Az eszköznyilvántartásban előforduló jogi szempontok

meghatározása (pl. jelzálogkölcsönnel terhelt, árverés alatt, stb.)

szolgál. Vagyonkataszteri nyilvántartásban alkalmazottal

megegyező törzs.

Jogi szempont kódja: A jogi szempont azonosítója, vagyonkataszteri törzzsel megegyező.

Jogi szempont megnevezése: Jogi szempont megnevezése.


3.1.6 Ingatlanok fekvése

Feladata: Az ingatlanok fekvés típusának meghatározása.

Vagyonkataszteri nyilvántartásban alkalmazottal megegyező

törzs.

Fekvés típusa: Az ingatlan fekvés azonosító kód, vagyonkataszteri törzzsel megegyező.

Megnevezés: A fekvés típus megnevezése.



3.1.7 Állatok ivara

Feladata: Az állatok ivarának meghatározása szolgáló törzs

Állatok ivara: A felhasználó által definiált azonosító kód.

Megnevezés: Az állatok ivarának megnevezése


3.1.8 Építmény jegyzék

Feladata: Az építmények, építményjegyzék szerinti besorolását biztosítja,

hatályos építmény jegyzéknek megfelelően feltöltve.

Építmény jegyzék: A hatályos építményjegyzék kódja.

Jegyzékszám megnevezése: A hatályos építményjegyzék szerinti megnevezés.


3.1.9 Beruházási statisztikai besorolás

Feladata: A beruházási statisztika elkészítéséhez szükséges besorolásokat

tartalmazó törzs.

Kezelése: A törzset a felhalmozási előirányzatnak megfelelően feltöltött.

Az import, ill. belföldi beszerzést, ill. az új vagy használt tárgyi

eszköz megjelölést az eszköz alapadatokban szereplő két másik

mező határozza meg.


Beruházás statisztikai bes.: A Griffsoft által kialakított kód.

Megnevezés: A kialakított kód megnevezése.


3.1.10 BTO kódok jegyzéke

Feladata: Vagyonkataszteri nyilvántartásban alkalmazott törzsadat.

Központilag karbantartott törzs.

BTO kód: A központilag kialakított kód.

Megnevezés1: A BTO (Belföldi Termék Osztály) kód megnevezése.



3.2 Terület és leltár

Feladat: Eszközök helyének meghatározására szolgáló törzsadatok.

Az Ország, Főterület, Terület/Megye, Településtípus, Település Forrás SQL közös

törzsei közé tartozik, minden egyes alrendszer közösen használja. Központilag

karbantartott.

3.2.1 Felelős szervezet

Feladata: Az eszközt használó szervezeti egység definiálására szolgál. A

leltárkörzetnél nagyobb egység definiálásra szolgál.

Felelős szervezet kód: Felhasználó által definiált szervezet kód.

Munkahely megnevezése: Szervezet megnevezése

Településkód: Település azonosító F2-es billentyű segítségével,

amennyiben szükséges

Pontos cím: Szervezet címe, amennyiben szükséges. Feldolgozási hely: Nem kötelező mező (jogi személyiségű szervezeti

egységek esetén intézményi kódot definiál) F2



3.2.2 Tároló ingatlan

Feladata: Nagyobb épületek / objektumok meghatározására szolgál,

leltározás szempontjából van jelentősége. Több ingatlannal

rendelkező intézményeknél célszerű használni.

Tároló ingatlan kód: Ingatlan/objektum kódja.

Tároló megnevezés: Ingatlan/objektum megnevezése.


3.2.3 Leltárkörzetek

Feladata: Az egyes helységek (szoba, folyosó, oktatóterem stb.)

definiálására szolgál, amelyek a leltározásunk alapja,

helymeghatározó törzsek legkisebb egysége.


Leltárkörzet kódja: Leltárkörzet azonosító kódja, felhasználó által

definiált.

Leltárkörzet típusa: Körzetnek megfelelő jellemző, kötelezően kitöltendő F2 (helységek esetében mindig „M”)

Leltárkörzet megnevezése: A leltárkörzet megnevezése.

Tároló ingatlan: Épület/objektum amelyben a helység található. F2

Tárolási hely típusa: Leltárkörzet típusa. F2

Felelős szervezet: Szervezet kód, amelyhez a helység tartozik. F2

Feldolgozási hely kód: Nem kötelező mező (jogi személyiségű szervezeti

egységek esetén intézményi kódot definiál) F2

Aktív-e: Lehetséges értékek Igen vagy Nem. Nem-re

módosítás esetén tehetjük inaktívvá a megszűnt

leltárkörzetünket. F2


Helymeghatározó törzsek felépítése

Leltárkörzet

Felelős szervezet

Tároló ingatlan Keszkenő irodaépület

Informatika Ig.

203. szoba 204. szoba

Gazdasági Ig.

112. szoba 113. szoba


3.3 Eszközcsoport (számviteli)

Feladata: Az eszközök számviteli nyilvántartásának csoportosítása. Ezen törzs

segítségével sorolhatjuk be eszközeinket, mely Bruttó, ÉCS, illetve

Terven felüli ÉCS nyilvántartási számlára kerüljenek és milyen leírási

kulccsal amortizálódjanak. Minimálisan a főkönyvi nyilvántartási

számláknak megfelelő csoport kialakítása szükséges, de

természetesen, ha az egyes számlákon nyilvántartott eszközök

könyvszerinti ÉCS leírási kulcsa eltér, az további bontást igényel.

Központilag kialakított törzs. Intézményi kezdeményezés alapján

lehetőség van a törzs korlátozott bővítésére. Karbantartó: Griffsoft Zrt.

Eszközcsoport

kezdete Állományi számlák

1… Aktivált állományi számlák

4U… Kisértékű tárgyi eszközök állományi számlája (13179)

4H… Használatba vett kisértékű eszközök nyilvántartási számlája (0-ás szla.)

5… Idegen eszközök nyilvántartási számlája

6… Üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök

69… Teljesen nulláig leíródott, üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök

7… Folyamatban lévő, befejezetlen beruházás

8… Nem aktiválandó ÁFA technikai eszközcsoport

9… Teljesen nulláig leíródott eszközök állománya

3.4 Eszköz bruttó mozgásnemek

A tárgyi eszközökkel kapcsolatos gazdasági események leírására szolgál, illetve ezen

belül azokat a lehetséges állományváltozási mozgásnemeket írja le, amelyek a bruttó

értéket érintik. Az eszköz bizonylatok mozgásnemei meghatározzák a bruttó és

mennyiségi változások mozgásának irányát (bizonylat típuson keresztül), a

bizonylatokon az alapértelmezett, ill. az inicializálandó mezőket, valamint a

megadandó, ill. kötelezően kitöltendő mezőket. A mozgásnemek határozzák meg,

hogy a mozgás könyvelendő-e. A bruttó mozgásnemek a 38-as kimutatás bruttó érték

nyitó, növekedések, csökkenések sorait határozzák meg. A törzs egységes elven


alapul, a Griffsoft által kerül kialakításra.

Feladata: Az eszközök mennyiségi és bruttó érték változása mozgásnemeinek

meghatározása, mozgásnemekhez bizonylattípus hozzárendelés, alapértelmezett,

inicializálandó mezők, szerkesztendő és kötelezően kitöltendő mezők meghatározása.

Kezelése: A helyes bizonylattípus meghatározása fontos, mert az egyes

mozgástípusok karbantartásánál csak a meghatározott bizonylat típusnak megfelelő

mozgásnemek választhatók.

Karbantartó: Griffsoft Zrt.

3.5 ÉCS mozgásnemek

Feladata: Az értékcsökkenés mozgásnemek törzse az eszközök

értékcsökkenésével kapcsolatos változások (elszámolás, kivezetés stb.) leírására

szolgál. Magába foglalja a terv szerinti és terven felüli értékcsökkenés

mozgásnemeket. Mozgásnemenként kell meghatározni, hogy az adott esemény

könyvelendő-e. Az értékcsökkenés mozgásnemek alapján válogatja össze a

rendszer a 38-as tábla terv szerinti, terven felüli értékcsökkenések sorait. A törzs

egységes elven alapul, a Griffsoft által kerül kialakításra.


Kezelése: Az egyes események (kivezetések, megosztások, átsorolások)

karbantartásakor a programok csak a megfelelő kategóriájú mozgásnemek közül

engedélyezik a választást.


3.6 Értékhelyesbítés mozgásnem

Feladata: A törzs feladata az eszközök elszámolt értékhelyesbítésének

kategóriánkénti és egyéb, a számviteli szempontoknak megfelelő

megkülönböztetése. A korábbi mozgásnem törzsekhez hasonlóan

itt is minősíteni kell az adott eseményt, hogy az könyvelendő-e.

Kezelése: Az egyes események (kivezetések, megosztások, átsorolások)

karbantartásakor a programok csak a megfelelő mozgásnemek

közül engedélyezik a választást. A törzs egységes elven alapul.


3.7 Bruttó / Écs kontírozási mód típusok

A táblában közvetlenül definiálhatók a gazdasági eseményekhez (mozgásnemhez)

tartozó megfelelő ellenszámla számok, vagy kontírozási szabályok. Az eszközök

nyilvántartási számláit az eszközcsoport törzs határozza meg.



3.8 Kontírozási szabályok

A törzs biztosítja mozgásnemenkénti tételes kontírozási szabályok előírását. Például


eszköz csoportonként vagy akár eszközönként is eltérő ellenszámlaszámok adhatók

meg, az ellenszámlaszámot meghatározhatja az is, hogy az adott eszköz mely

elszámolási egységhez, analitikus kódhoz stb. tartozik. A Bruttó/ÉCS kontírozási

mód tábla select utasításában (Memo mező) hivatkozás adható meg a kontírozási

szabályok táblára. Karbantartó: Griffsoft Zrt.


3.9 Karbantartási jogosultságok

Feladata: Kezelő szervezeti egységenként az eszközök felhasználónkénti

karbantartási jogosultságának beállítása.

Kezelése: Az eszközök kezelésével (nyilvántartása, események vezetése,

elszámolások, stb.) megbízott szervezeti egység kódjához hozzá

kell rendelni külön-külön azon felhasználók azonosítóit (userid),

akik az szervezeti egységhez rendelt eszközök karbantartására

(karbantarthat I – igen-be állítva), illetve lekérdezésére jogosultak.

A kezelő szervezeti egység az eszköz alapadataiban van letárolva.

Kezelő szervezeti egység: Annak a szervezeti egységnek az azonosítója, mely jogosult az eszközök, vagy az eszközök egy

csoportjának karbantartására F2.

Felhasználó azonosító: Annak a felhasználónak az azonosítója, aki a kezelő

szervezeti egységhez tartozó eszközök karbantartására, vagy lekérdezésére jogosult. F2

Karbantarthat ? (I/N): ’I’gen-re állítva a felhasználó jogosult a kezelő

szervezeti egységhez tartozó eszközök karbantartására, ha

’N’em-re állítva a felhasználó csak lekérdezésre

jogosult a kezelő szervezeti egységhez tartozó eszközök körére F2



4 Eszköznyilvántartás

4.1 A Forrás-SQL tárgyi eszköz nyilvántartásának elve, felépítése

A nyilvántartási funkció a számviteli nyilvántartás szempontjain túl lehetővé teszi az

eszközök műszaki és egyéb szempontú csoportosítását, a felhasználó által

szükségesnek tartott és szabadon definiálható műszaki jellemzők felvitelét.

Lehetőséget teremt az eszközök használati helyének időrendi nyomon követésére,

biztosítja az eszközhöz kapcsolódó jogi események (pl. jelzálog) időrendi

regisztrálását, a naptári forgalmi értékek vezetését, biztosítási adatok felvezetését,

költségvetési intézmények esetén támogatja a kincstári vagyonkezelés funkcióit is.

A tárgyi eszközök nyilvántartásával szemben sokrétű, nagy mennyiségű adat logikus

rendben történő kezelése fogalmazódik meg. Ez a Forrás SQL-ben a következőképp

valósul meg:

Az eszköznek – besorolásuktól, fajtájuktól függetlenül – vannak olyan adatai,

amelyek mindegyikükre jellemzőek. Ezeket az „Eszköz alapadatok” tábla

tartalmazza.

Az „Eszköz alapadatok” táblához közvetlenül kapcsolódnak az „Eszköz kartonok”. Ezek az eszközök számviteli szempontú besorolását határozzák meg.

Jellemzői: - Egy eszközhöz tetszőleges számú besorolási karton rendelhető a

számviteli és nyilvántartási igényeknek megfelelően.

- Az eszközkartonra mennyiségi és értékadatokat felvinni, vagy

módosítani csak eszköz mozgás bizonylatainak segítségével lehet.

- A kartonhoz kapcsoltak az eszköz mennyiségében, értékében és

elszámolt értékcsökkenésében bekövetkezett változások is, valós

időben

Szintén az „Eszköz alapadatok” táblához kapcsolódnak még (információs lánc)

speciális táblák, amelyek a tárgyi eszközök, immateriális javak tulajdonságait,

jellemzőit írják le:

Gazdasági események rögzítése bizonylatok segítségével történik. A bizonylatok

fej és soradatokból állnak. Egy bizonylati fejhez tetszőleges számú bizonylati sor

(tétel) tartozhat.

A Forrás-SQL tárgyi eszköz nyilvántartásának felépítése

Nyilvántartásba vétel Állományba vétel

4.2 Eszköz nyilvántartásba vétele

A nyilvántartásba vétel folyamán létrehozzuk az eszköz alapadatait és a hozzá

tartozó egyéb kiegészítő adatokat (jármű/gép kiegészítés, tartozékok, tárhely

adatok stb.). Nagyobb szervezeteknél (pl. regionális szervezeteknél), ahol

fizikailag nem ugyanoda érkezik az eszköz, ahol a könyvelést végzik vagy

ahol raktárba kerül először az eszköz ezt a rögzítést a szakanyaggazda

(raktáros) is végezheti, mivel számviteli ismeretet nem igényel.

4.2.1 Eszköz alapadat rögzítése

Az eszköz modul nyitó képernyőjén a Nyilvántartás >> Eszköz teljes

karbantartása menüpontra kell kattintani.

Karbantartó felületen megjelenő ikonok jelentése

Az eszköz állomány első

tétele

Az eszköz állományon

belül visszalépegetés

Az eszköz állományon

belül előrelépegetés

Az eszköz állomány utolsó

tétele

Pozicionálás

Módosítás

Új tétel felvitele


Duplikálás

Összes tétel

Lekérdezés

Eszköz törzslap

nyomtatás

Nyilvántartásba vételi

okmány

Új tétel felvitele ikonra kattintva az alapadat-táblát feltöltjük a

rendelkezésre álló, illetve kötelező adatokkal.

Az alábbi adatmezők találhatók a táblán:

Eszköz azonosító: Rendszer által generált folyamatos sorszám. (az

adatrögzítés befejeztével automatikusan adja a rendszer)

Eszköz státusza (F2): Adatlap nyitáskor Aktív = aktivált eszköz

Eszköz típus (F2): Nyilvántartásba vett eszköznek megfelelő, ez

határozza meg mely kiegészítő fül lesz aktív.

Lehetséges értékei A Tenyészállat (Tenyészállat fül)

B Egyéb eszköz (Jármű/gép kieg. fül) E Épület (Ingatlan)

F Földterület (Ingatlan)

G Gép, berendezés, felsz. (Jármű/gép fül) I Immateriális jószág (Jármű/gép kieg. fül)

J Jármű (Jármű/gép kieg. fül)

L Lakás (Ingatlan)

P Építmény (Ingatlan) U Bútor (Bútor)

X Nem használjuk!!!

Műszaki csoport kódja (F2): Vásárolt eszköznek megfelelő, mező kitöltése kötelező.

Vagyonelem leírása: (memo) space billentyűvel lehet módosítani eszköz


egyéb szöveges információt lehet rögzíteni.

Leltári azonosító: Az új eszköz leltári száma (az adatrögzítés

befejeztével adja a rendszer: Kivétel: ha másik intézménytől átvett eszköz már vonalkóddal ellátott,

ez esetben kitölthető)

Megnevezés 1: Az eszköz megnevezése

Megnevezés 2: Az eszköz bővebb leírása

Megnevezés 3: Az eszköz bővebb leírása

Ber. stat besorolás (F2): Célszerű tölteni, a beruházási statisztika könnyebb

előállítása végett.

Új eszköz?(F2): A megvásárolt eszköz új, vagy használt. Célszerű

tölteni, a beruházási statisztika könnyebb előállítása

végett.

Várható élettartam (év): A vásárolt eszköz várható élettartama, szintén a

beruházási statisztikához szükséges.

Importból származik?: Az eszköz import beszerzésből származik-e. Célszerű

tölteni a beruházási statisztika könnyebb előállítása végett.

Használatba vét. dátuma: Év, hó, nap (aktiválás, üzembehelyezés)

Nyilvántartásba vétel/ Aktiválás éve: Az aktiválás évszáma, automatikusan töltődik,

módosítható, folyamatban lévő beruházás esetén a

nyilvántartásba vétel dátuma.

Lejárat dátuma: Az eszköz nullára íródásának tervezett dátuma (Nem

kötelező)

Kivezetés dátuma: Az eszköz kivezetésekor bizonylat alapján

automatikusan generálódik, kézzel nem karbantartható.

TEÁOR/TESZOR: Statisztikai adatszolgáltatáshoz használható.

ÁFA kulcs százaléka: Beszerzés ÁFA %-a.

Újkori egységár: A vásárlás szerinti bruttó összeg. Későbbi bruttó

változás esetén is változatlan marad.(Tájékoztatásul

szolgáló összeg, nem számviteli adat!!)

Part. kód (szárm.)(F2): Beszállító kódja a partner törzsből.

Rögzítő: Az adatfelvivő azonosítója. Csak az hozhat létre

eszköz adatokat, akinek jogosultsága van,

automatikusan adja a rendszer.

Kezelő szervezeti egység (F2): Az a szervezeti egység, akinek jogosultsága van az

eszköz adatainak karbantartására, az eszközzel

kapcsolatos események rögzítésére. Nem feltétlen azonos a szervezeti egységgel (ahol az eszköz

fizikailag van), a rendszerben a jogosultság

szabályozására használatos. A nyilvántartó

személyekhez hozzá kell rendelni a kezelő egységeket és egy-egy felhasználó csak azokat az eszközöket

láthatja, vezetheti a nyilvántartást, amelyeknél a

megadott kezelő egység van beírva. Pl.: gondnokság, számítástechnika, számviteli osztály

Vonalkód: Intézmény (paraméter) függő!


1.) Ha a vonalkódot az intézmény nyomtatja, a leltári

számmal megegyező kód, automatikusan

kitöltésre kerül, nem karbantartható.

2.) Ha előre gyártott vonalkódot használ az

intézmény akkor kézzel karbantartható a mező.

Leltározás módja(F2): E – egyeztetéssel (pl. ingatlan, szoftver licensz

esetében)

S – számbavételezéssel (általános esetekben)

Hálózat/gytsor/öt.ber(F2): Több eszköz összerendelésére szolgál (pl. védelmi

berendezés)

Törzslapos? Lehetséges értékei: Igen / Nem

A törzslapos eszközre fizikailag vagy esztétikai okok

miatt nem ragasztunk vonalkódot, vonalkódos leltárkor a törzslapjáról olvassuk le a bárkódot.

Leltározási csoportkód: Leltározás támogatására szolgáló törzs, ha valamilyen

ismérv szerint el akarjuk különíteni a leltározandó

eszközök körét. (pl. kisértékű / nagyérétkű vagy informatikai eszközök / egyéb eszközök). Töltése nem

kötelező, amennyiben nincs ilyen irányú igény

Utolsó beolvasás dátuma Vonalkódos leltár program tölti fel.


4.2.2 Kiegészítő adatok rögzítése (Ingatlan, Jármű/Gép, Tenyészállat)

Kiegészítő adatok vihetők fel, annak megfelelően, hogy a nyilvántartásba vett

eszköz milyen típusú. Az eszköz alapadat táblán töltött eszköz típusa határozza meg,

hogy mely kiegészítő tábla aktív.

Az adatrögzítés módja az alapadatoknál leírtakkal azonos (+ jel).

Ingatlan kiegészítés

Jármű, gép kiegészítés

Tenyészállat


4.2.3 Tárolási hely adatok

Feladata: Az adott eszköz helymeghatározására szolgál, amely a

leltározásunk alapja. Kronologikusan mutatja, hogy az eszköz

egy adott idő intervallumban, melyik szobában / személynél /

szervezetnél stb. használták.

Az ablak mezőre kattintva a tárolási hely adatokat jelöljük ki vagy

az eszköz alapadaton állva kattinthatunk a Tárhely fülre.

Új tárolási hely adat rögzítése a szokásos módon történik (+ ikon vagy +

billentyű):


Eszköz azonosító: Automatikus az eszköz alapadatból.

Elhelyezés dátuma: Az adott tárolási helyen történő elhelyezés napja. Egy

adott napra csak egy tárhely adat rögzíthető!

Leltárkörzet (F2): A beszerzett eszköz leltárkörzete. Kötelező a kitöltése a leltározás lefolytatásához. Helységek definiálásra

szolgál, ha az eszköz nem rendelhető egyértelműen

helységhez (pl. immatjavak, gépjármű stb.) akkor is

kötelező kitöltése! (pl. SZERV – Szervezetre kiadott eszk.)

Tároló ingatlan Nem karbantartható, automatikusan tölti a program,

ha a leltárkörzet törzsben az adott leltárkörzethez hozzá van rendelve.

Tárolási hely típus (F2): Töltése kötelező, ha a leltárkörzet törzsben

hozzárendelt a tárhely típus (lsd. Leltárkörzet törzs) automatikusan feltölti (inicializálja) a program.

Partner kód(F2): Partner azonosító, ha az eszköz partnernél (idegen

helyen) lelhető fel az adott időpontban. (pl.

Üzemeltetésre átadott eszközök esetében). Nem

azonos a Szállítóval!

Raktár kód (F2): Raktár kódja, ha az eszköz az adott időpontban

raktárban van elhelyezve. (pl. használt vagy új raktáron)

Lelt. személy (F2): Személynek a kódja, akinél az eszköz az adott

időpontban található, személyre kiadott eszközök

esetén.

Országkód (F2): Ingatlanok esetében kötelező, vagyonkataszteri

jelentéshez szükséges!

Megye: F2 Ingatlanok esetében kötelező, vagyonkataszteri jelentéshez szükséges!

Településkód (F2): Ingatlanok esetében kötelező, vagyonkataszteri



Helyrajzi száma: Ingatlanok esetében kötelező, vagyonkataszteri

jelentéshez szükséges! Minden esetben az eszköz

helyrajzi szám, vagyis épület esetén nem a földterület helyrajzi száma (Hordozó ingatlan hrsz. az Ingatlan

kieg. fülön töltendő)

Cím: Ingatlanok esetében kötelező, vagyonkataszteri


Felelős szervezet (F2): Minden esetben kötelező, az eszköz az adott

időpontban fizikailag mely szervezetnél lelhető fel.

Amennyiben a leltárkörzet törzsben hozzárendelt a felelős szervezet (lsd. Leltárkörzet törzs)

automatikusan feltölti (inicializálja) a program.

Megjegyzés: Tetszőlegesen tölthető!

Leadás határideje: Az a dátum, amikortól az adott tárolási helyről

visszavételezést kell kezdeményezni.

Jegyzőkönyv aláírva?: ’I’gen esetén a tétel már nem módosítható

’N’em esetén még van lehetőség módosításra.

Rögzítő: A rögzítő azonosítója.

4.2.4 Tartozékok

Az eszközhöz kapcsolódó tartozékokat rögzíthetjük, melyeket a fő eszközzel együtt

szeretnénk leltározni. A vagyonvédelemben van jelentős szerepe, ezért nem feltétele,

hogy a főeszköz bekerülési értékének része legyen vagy sem. Lehet tartozéka pl. egy

gépjárműnek dologi kiadásokból finanszírozott téli gumi, amely értékében nem kerül

ráaktiválásra.

Eszköz azonosító: Automatikus az eszköz alapadatból.

Sorszám: A főeszköz, amelyhez kapcsolódik hányadik számú

tartozéka.

Cikkszám kód (F2): Amennyiben törzsesítették az eszközöket akkor kötelező töltése.

Megnevezés Tartozék megnevezése.

Nyilv. vétel dátuma: Töltése kötelező!


Nyilv.bizonylatszáma: Rögzítés, nyilvántartásba vétel bizonylat száma.

(Rögzítés alapja)

Mennyiségi egység(F2): Tartozék mennyiségi egysége.

Nyilv.mennyiség: Főeszközhöz tartozó mennyiség.

Beszerzési érték: Információs, nem számviteli mező!

Leszerelés dátuma: Amennyiben megrongálódik, nem használható már

vagy átszerelik egy másik főeszközre akkor kell feltölteni.

Vonalkód: Felépítése főeszközé vonalkódja-tartozék sorszám,

vagy külső előállítású (karbantartható).

Javaslat: Azokat az eszközöket rögzítsük tartozékként:

leltárkötelesnek ítéljük meg

melyeket önmagukban nem használhatóak rendeltetésüknek

megfelelően;

a főeszköz kivezetése után másik főeszközhöz

hozzákapcsolhatunk;

leltárkor feltehetően együtt leljük fel;

4.2.4.1 Tartozéknyilvántartás módszerei

a.) A tartozéknak nincs értéknövelő hatása az eszközre, csak a Nyilvántartás >

Eszközök tartozékai menüpontban kerül berögzítésre.

b.) A tartozék megnöveli főeszköze értékét. Ebben az esetben a fenti

nyilvántartásba vételen túl az értéknövekedés mozgásbizonylat útján

vezetődik az eszköz kartonjára. A bizonylatot az Esemény > e. Szállítótól

eszközbe menüpontban rögzítjük a szokásos módon.


Mozgásnem az eseménynek megfelelő:

Növekedési eszközkarton a főeszköz kartonja, amely az F2 billentyű leütése

után a listából választható ki.

A külső bizonylatszám és partner mező kitöltését követően a

növekedési/raktári mennyiség a gazdasági esemény jellegéből fakadóan 0 (a

rögzítés programmenete nem is ajánlja fel annak kitöltését).

Az érték megadása a korábban már ismertetett módon, a Bruttó ikon

segítségével történik (Fontos! A beárazott mennyiség itt is 0!)


c.) A harmadik esetben a tartozéknak külön kartont nyitunk a főeszköz

nyilvántartási lapján, erre könyvelődik annak értéke is.

A bizonylat felvitelét a b) pontban leírtak szerint kell elvégezni annyi

különbséggel, hogy a növekedési karton az újonnan létrehozott lesz.

4.2.5 Jogi adat

Az eszközhöz kapcsolódó (jellemzően ingatlanokhoz) jogi szempont törzsben

definiált jogi adatok adhatóak meg. A törzs megegyezik a vagyonkataszteri

jelentésben alkalmazott törzzsel.


4.2.6 Biztosítási adat

Az eszközhöz kapcsolódó biztosítási adatok adható meg.

4.2.7 Forgalmi érték

Az eszköz piaci értéke, vagyonbecslő által meghatározott értéke stb. adható meg.

4.2.8 Nyilvántartásba vételi okmány

Célja:

Abban az esetben, ha az eszköz nyilvántartásba vétele és a számviteli

aktiválása (állományba vétele) nem egy időben, nem egy helyen, nem azonos

személy által történik ezen okmány segítség az analitikusok számára, hogy

melyek azok az eszközök, melyeket használatba vettek / üzembehelyeztek és

aktiválni kell.

Nem azonos az Állományba vételi / Üzembehelyezési okmánnyal!


ikonra kattintva a nyilvántartás dátum megadás után a program csak

azokat az eszközöket gyűjti le, amelyeket a bejelentkezett felhasználó az

adott nappal nyilvántartásba vett.


5 Eszköz analitika

Fejezet célja az alábbi főbb témák bemutatása:

1. Eszközök állományba változása

Eszközhöz tarozó besorolási karton létrehozása (eszköz csoport

szerinti besorolás, amortizációs kulcs és számítási mód

meghatározás)

Gazdasági események rögzítése. A bruttó és értékcsökkenés értéket

érintő változások rögzítése mozgás bizonylatok útján.

2. Időszaki záráshoz kapcsolódó feladatok

Értékcsökkenés számolás

Kartonok / Mozgások / ÉCS kontírozása

Időszaki mozgások feladása a főkönyvbe

3. Leltározás kezelése

leltár bizonylatkészítés,

leltárjegy generálás;

leltár kiértékelés

leltár eredmény

5.1 Eszközmozgások általános szabályai

Az eszköz modul eseményként azokat az állományban bekövetkezett változásokat

tekinti, melyek ún. számviteli események, tehát könyvelendők. Az eszközmozgások

bizonylatolásával egyidejűleg az eszköz nyilvántartási kartonja is vezetődik. A

gazdasági események rögzítése, bizonylatolása kézi úton, illetve program által

vezérelt (generatív) módon történhet.

5.1.1 A bizonylatolás rendszere

Minden mennyiségi, ill. bruttó érték változás bizonylatolt. A bizonylatoknak

három fő kategóriája létezik:

- eszköz állomány növekedési bizonylatok - az eszköz azonnali aktiválás

/ beruházás forrása a “külvilág”, célállomása egy előre definiált besorolási

karton

- eszköz állomány csökkenési bizonylatok - az eszköz kivezetés forrása

egy besorolási karton, célállomása a “külvilág”

- átsorolási bizonylatok - az átsorolás két besorolási karton között

történhet egyetlen bizonylati tétellel.

Minden bizonylatnak tetszőleges számú sora lehet és a szokásos formában

kinyomtatható. A bizonylatkezelés zárt rendszerű, azaz szigorú számadású, és

lezárt bizonylat adatai nem módosíthatók. A lezárt bizonylatok szükség

esetén stornírozhatók, az eredeti mozgásnemmel és negatív előjelű

mennyiséggel. Ezáltal a forgalmi kimutatások valósághűek lesznek.

Az elszámolt könyv szerinti értékcsökkenések a besorolási kartonhoz

tartoznak.

5.1.2 A bruttó változás és a könyvszerinti értékcsökkenés

elszámolásának elve

Az eszközök állományváltozásának sajátossága, hogy az esetek egy részében

mennyiségi változás nélkül következik be változás a bruttó értékben

(ráaktiválás, részleges kivezetés,stb). Ennek ellenére a rendszer megköveteli,


hogy a bruttó érték változás mennyiségileg is bizonylatolt legyen, viszont

megengedi a nulla mennyiségű növekedést, vagy csökkenést.

Az aktiválások mennyiségi bizonylati tételsorához több ártétel tartozhat,

melynek lehet oka, hogy az ártételek különböző időpontokban és különböző

számlákon jelenhetnek meg. A kivezetések bruttó ártételei az aktuális

egyenleg alapján kerülnek meghatározásra.

A könyvszerinti értékcsökkenés elszámolása napi bruttó egyenleg alapján

történik, mely lehetővé teszi, hogy az aktiváláson később jelentkező ártétel

hatását az elszámolt értékcsökkenésben utólagosan érvényesítsük.

5.1.3 A főkönyvi kontírozás vezérlése

Az eszközváltozások kontírozásának vezérlését az úgynevezett kontírozó törzsek

biztosítják.

Az eszközcsoport törzs határozza meg a bruttó és ÉCS nyilvántartási

számlaszámot. Adott gazdasági eseményhez tartozó ellenszámla közvetlenül

meghatározásra kerül a mozgásnemekhez (Bruttó, ÉCS) rendelt kontírozási mód,

szabályok alapján.

5.1.4 Könyvelés hó közi ideiglenes feladásai

Amennyiben hónap közben is szükség van eszközérték információkra, de ez még

nem tekinthető végleges adatnak, a rendszer biztosítja az ideiglenes feladások

végrehajtását. A nyitott naplóból történő feladást hónap közben bármikor meg

lehet ismételni. Ekkor ugyanis az előző nyitott naplós feladás értékei törlődnek

a főkönyvből, és a hónap elejétől a program az értékbeli változásokat

újraszámolja az éppen aktuális/addig rögzített változások alapján. Mindaddig,

míg a feladás nyitott naplóból történik, az időszak bizonylatai, ártételei is

módosíthatók, karbantarthatók.

5.1.5 Havi záró feladások

Amennyiben az adott időszakra a könyvelést szükséges lezárni, a feladásokat az

időszakra végleges értékben kell végrehajtani. A zárt naplóból történő feladás

biztosítja az előző ideiglenes feladás törlését a főkönyvből, és az időszakra

vonatkozó tételek feladását oly módon, hogy az időszakra vonatkozó

bizonylatok és ártételek a továbbiakban nem módosíthatók. Az időszak

könyvelési zárása biztosítja, hogy az adott időszakra könyvelési tételt a

továbbiakban ne lehessen feladni. Ez természetesen nem jelenti azt, hogy egy

adott, zárt időszakra vonatkozó ártételt nem lehet rögzíteni, csak a zárt időszakra

vonatkozó árkorrekciós tételek a főkönyvön a következő, nyitott időszakban

fognak megjelenni.

5.2 Eszköz állományba vétele (aktiválás)

Eszköznövekedési mozgások fajtáit az alábbi ábra részletezi:

Esemény

Nyilvántartásba vétel Állományba vétel Aktiválás

Üzembe helyezés

időpontja Eszköz státusza Tárhely Eszközcsoport

kezdete Esemény menüpont

Bizonylati

tömb

Esemény menüpont Bizonylati

tömb egyedi csoportos

Azo

nn

ali

ak

tiv

álá

s

Új eszköz

vásárlás

Nyilvántartással egyidejűleg

Aktív eszköz Szervezet / Személy / Leltárkörzet

1-,4H-,5-,9-

e.)Szállítótól eszközbe

b.)Csoportos beléptetés

többszörözéssel >> c.)Csoportos aktiválás

karbantartás

többszörözéssel

EAKX-

Ráaktiválás

Idegen eszköz

átvétel

f.)Egyébből eszközbe

b)Csoportos beléptetés

többszörözéssel >> c.)Csoportos aktiválás

karbantartás többszörözéssel

EENX-

Leltár többlet ELTX-

Térítés

nélküli átvétel

f.)Egyébből eszközbe


többszörözéssel

>> a.)Csoportos nyitó karbantartás többszörözéssel

ETEX-

Nyitó ENYX-

Bef

ejez

etl

en

ber

uh

ázá

s Beruházás Nyilvántartásba vételkor nem ismert

Befejezetlen beruházás

Raktár 7-, 4U

g.)Beruházásra


többszörözéssel >> a.)Csoportos nyitó

karbantartás többszörözéssel

ENBX-

p.)Beruházás

aktiválása

>>a.)Beruházás

aktiválása

(egyedi)

p.)Beruházás

aktiválása

>>b.)Beruházás

aktiválása

(csoportos)

EBAX-

IRM_ÖTM Verzió: 1.0


5.2.1 Az eszköz számviteli besorolása (karton nyitás):

Első lépésként arra az eszközre kell pozícionálni, amelyet aktiválni szeretnénk. Ezt követően kell

az Ablak menüpontban az Eszköz kartonokat kiválasztani,

vagy az eszköz karbantartási ablakon a Besorolási karton fülre kattintani.

A karton ablakon a szokásos módon (+ gomb) nyitunk új kartont. A Cikkszámot – általában -

nem töltjük. A Feldolgozási hely kitöltéséhez (amennyiben szükséges), használhatjuk az F2-es

segítséget. Az Eszközcsoport meghatározásához az F2 gombbal előugró listából választhatjuk ki

a megfelelőt. Ezt követően a program a szükséges adatok nagy részét automatikusan feltölti

(ÉCS, főkönyvi számlaszámok). Végül a kötelezően kitöltendő mennyiségi egység

meghatározása van hátra (F2 használható), valamint a szükség esetén megadható főkönyvi

dimenziók mezői tölthetők fel adatokkal (partner kód, szervezeti. egység, szakfeladat részl.,

stb.).

FONTOS! A kartonon mennyiséget és értéket kizárólag csak mozgás bizonylat útján vihetünk fel,

módosíthatunk!


Az eszköz (besorolási) karton felépítése, tartalma

Karton azonosító: A rendszer automatikusan generálja. Az eszköz azonosítóból és a

folyamatos, generált sorszámból áll. Nem módosítható.

Eszköz: Eszköz alapadat száma, automatikusan generálódik, nem módosítható.

Cikkszám: Használata az eszköz állomány törzsesítése esetén szükséges. Ez

intézményenként eltérő lehet. Alapbeállításként nem töltjük.

Kivezetés dátuma: Karton megszűnésének napja, események (kivezetési bizonylat) alapján

generálódik

Feldolgozási hely: Töltése paraméterfüggő, amennyiben kötelező, a program nem enged tovább. Egyéb esetekben nem szükséges.

Eszközcsoport: Kötelező mező! (F2) A nyilvántartásba vett eszköznek megfelelő

számviteli besorolás, az egyes állományi számlákat, ÉCS elszámolás

módját, típusát, mértékét (%) határozza meg. Fokozott figyelmet fordítsunk a helyes kitöltésre! Ellenkező esetben problémákat okozhat

mind az analitikában mind a főkönyvben!

Écs elsz. mód.: Az értékcsökkenés elszámolási módja, az eszközcsoport alapján automatikusan kitöltődik, nem módosítható.

Könyv écs típ: Az elszámolandó értékcsökkenés típusa, az eszközcsoport alapján

automatikusan kitöltődik, nem módosítható.

Könyv écs %: Az értékcsökkenés leírási %-a, az eszközcsoport alapján automatikusan

kitöltődik, nem módosítható.

Bruttó nyilv.szsz: Az eszköz eszközcsoport-besorolásának megfelelő állományi

számlaszáma, automatikusan kitöltődik, nem szerkeszthető.

Terv sz. Écs. szla: Az értékcsökkenés nyilvántartási számlaszáma, eszközcsoport kódból

automatikus kitöltődik, nem szerkeszthető.

Terven f. ÉCS. szla: A terven felüli értékcsökkenés nyilvántartási számla, eszközcsoport kódból automatikus kitöltődik, nem szerkeszthető.


Értékh nyilv.szla: Értékhelyesbítés nyilvántartási számla. Automatikusan töltődik, nem

szerkeszthető.

ÉCS ktgnemszámla: Ne töltsük! Értékcsökkenés költségnem számlaszáma. Feltöltése nem

javasolt, helytelen használata hibát okozhat a könyvelésben!

ÉCS ktghelyszámla: Ne töltsük! Értékcsökkenés költséghely számla. Feltöltése nem javasolt,

helytelen használata hibát okozhat a könyvelésben!

ÉCS másodl. átvez.: Ne töltsük! Értékcsökkenés másodlagos átvezetési számlaszám. Feltöltése nem javasolt, helytelen használata hibát okozhat a

könyvelésben!

Menny. egyenl: Kötelező mező! (F2) Nyilvántartásba vett eszköznek megfelelő mennyiségi egység kód választása. Az előtte lévő mennyiségi egyenleg

mező automatikusan töltődik, nem szerkeszthető, nem módosítható.

Főkönyvi dimenziók

Ezen mezők szerepe abban áll, hogy az alább részletezett dimenziók szerinti bontásban kaphassunk

információt kartonjainkról a főkönyvben. Fontossága illetve hasznossága intézményenként változó

lehet, az eszközcsoportokkal vezérelhető kitöltésük szabálya. Ugyan ezeket az információkat adhatjuk meg a mozgásbizonylatokon is illetve a kartonon rögzített adatok automatikusan

átkerülnek a bizonylati sorokra is. Amennyiben a dimenzió-mezőn lévő információ nem karton-

specifikus (pl. partnerkód), úgy javasoljuk azok bizonylati tételeken rögzítését.

Partnerkód (F2): Partnertörzsből, akitől származik az eszköz. Amennyiben az adott

eszközt több beszállító is szállítja, a partnerkódokat a bizonylati

sorokon rögzítsük.

Szervezeti egység (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat szervezeti egység bontásban kívánjuk látni a főkönyvben.

Szakf. r. kód (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat

szakfeladat bontásban kívánjuk látni a főkönyvben.

Pénzforráskód (F2): A költségvetési intézményeknél a finanszírozási források

azonosítására szolgál. EU-s támogatások, pályázati pénzből

vásárolt eszközök kimutatásokhoz szükséges.

Ügyletkód (F2): A gazdálkodási tevékenység során létrejött szerződések, keretszerződések, projektek egyedi elkülönítését biztosító kód.

Kötváll- kontroll. (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat kiemelt

előirányzat szerinti bontásban kívánjuk látni a főkönyvben. Tevékenységi kód: Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat

keretgazda bontásban kívánjuk látni a főkönyvben.

Forgalomképesség: Vagyontörvényben előirt bontás (Forgalomképes, Korlátozottan forgalomképes, Forgalomképtelen) kimutatására szolgál. Töltése

kötelező.


5.2.2 Mozgás bizonylat rögzítése

Mozgás bizonylatok útján tudunk az eszközök esetében bekövetkezett gazdasági

eseményeket, mennyiséget és bruttó érétket adni eszközeinknek. Az esemény menüpont

alatt rögzíthetjük.

Azonnali aktiválást pénzforgalommal kapcsolatos állományváltozást az e. Szállítótól

eszközbe menüpont alatt, a pénzforgalom nélküli állományváltozást az f. Egyébből

eszközbe menüpont alatt kell rögzíteni.

Bizonylattömb első bizonylata

Bizonylattömb választás

Előre lépegetés

Hátra lépegetés

Bizonylattömb utolsó tétele

Pozicionálás konkrét bizonylat

számra

Új tétel felvitele

Módosítás nyitott bizonylat esetén

Rontott státuszra állítás nyitott,

soradat nélküli bizonylat esetén

Bizonylat zárás

Sorablakba lépés

Sorablak eldobása

Állományba vételi bizonylat

megtekintése


Új bizonylat felvitele:

Új bizonylat rögzítésekor bizonylati tömböt kell először választani, amennyiben több bizonylati

tömb is tartozik az adott menüponthoz. Amíg nem határozzuk meg, hogy melyik bizonylati

tömbben szeretnénk dolgozni addig inaktívak az ikonok.

Bizonylati fej

Bizonylatszám: A fej kitöltésekor a bizonylat tömbből automatikusan töltődik, szigorú számadású.

Biz. státusz: N - NYITOTT, automatikusan adja a rendszer, mindaddig

módosítható, amíg nyitott a bizonylat. Rögzítés befejeztével

nyitottan nem maradhat a bizonylat! Z – ZÁRT, kulcs ikon segítségével lehet lezárni bizonylatot.

amely után nem lehet módosítani.

R – RONTOTT, bizonylati sor nélküli bizonylati fejeket lehet rontottá tenni

Rögzítő: A bizonylatot rögzítő felhasználó azonosítója

FONTOS! A bizonylatot csak a rögzítő felhasználó módosíthatja, ronthatja, zárhatja le.

Bizonylat dátuma: Gazdasági esemény dátuma (számla, vagy szállító levél,


térítésmentes átvét jegyzőkönyv, leltár dátuma stb.)

Időszak: A bizonylat dátumból automatikusan kitöltődik, de eltérhet a

gazdasági esemény dátumhoz tartozó időszaktól. Javaslat:

pénzforgalmi állományváltozás esetén célszerű a banki teljesítés dátumához tartozó időszakot megadni, könnyebb egyeztethetőség

végett.

Ha az alábbi üzenetet kapjuk, akkor vagy már zárt az időszak, vagy még nincs megnyitva. (Időszak nyitása: KÖNYVELÉS >>

q. Időszak nyitása)

Megjegyzés: Tetszés szerinti szöveg

Átlépés a sorba:

1 sor:

Bizonylatszám: A bizonylat fejből automatikusan töltődik.

Biz. tételszám: Automatikus sorszám.

Mozgásnem (F2): Gazdasági eseménynek megfelelő mozgásnem. A számla nettó

összegének mozgásneme.

Megjegyzés: Mozgásnemből inicializálódik, de kiegészíthető, átírható.

Növ. készletkarton (F2): Annak az eszköznek a kartonja, amelynek értékét / mennyiségét

növelni szeretnénk.

Eszköz: A karton alapján automatikusan beíródik.

Cikkszám: Ha a kartonon kitöltöttük, akkor automatikusan feltöltődik.

Külső bizonylatszám: A beszerzett eszköz szállítói számlaszáma vagy szállítólevél sorszáma.

Kötváll. kontroll.. (F2): Töltése nem szükséges!


Partnerkód (F2): Partnertörzsből, akitől származik az eszköz.

Ügyletkód (F2): A gazdálkodási tevékenység során létrejött szerződések,

keretszerződések, projektek egyedi elkülönítését biztosító kód.

Szakfeladat részl. kód (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat

szakfeladat bontásban kívánjuk látni a főkönyvben.

Pénzforrás (F2): A költségvetési intézményeknél a finanszírozási források

azonosítására szolgál. EU-s támogatások, pályázati pénzből vásárolt

eszközök kimutatásokhoz szükséges.

Szervezeti egység (F2): Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat szervezeti

egység bontásban kívánjuk látni a főkönyvben.

Tev. kód:(F2) Töltése akkor szükséges, ha az 1-es állományváltozásokat

keretgazda bontásban kívánjuk látni a főkönyvben.

Forgalomképesség(F2) Vagyontörvényben előirt bontás (Forgalomképes, Korlátozottan

forgalomképes, Forgalomképtelen) kimutatására szolgál. Töltése

kötelező.

Növekedés / raktár: A vásárolt eszköz mennyisége. Csak a nettó sornál töltendő ki. A

kiválasztott mozgásnemtől függ, hogy a mennyiség megadható-e.

Immateriális javak kivételével mindig csak egy lehet, vagy nulla!

2. sor

Mozgásnem: A számla ÁFA összegének mozgásneme.

Növ. készlet karton: F2 amit megnyitottunk az aktiváláshoz, ha az ÁFA összegét is aktiválni

kell az eszközre. Ha az ÁFA az eszköz bekerülési értékének nem része,

akkor aktiválni kell a 38-as tábla oszlopainak megfelelően megnyitott 0-s

eszközcsoportba sorolt „ technikai” kartonra.

Növekedés / raktári: A vásárolt eszköz mennyisége: ÜRES

A többi adat azonos az első tétellel!

Aktiválás sorok beárazása:

bruttó: beárazás

eldob: sor adatablak bezárása – és visszatérés a fej ablakhoz - a beárazás után

Az eszköz vásárlás bizonylat első sorában (Biz. tételszám=1) állva a ’Bruttó’

ikonra kell kattintani!


Bizonylatszám: A vásárlás bizonylatból automatikusan

Bizonylati tételszám: Az a tétel, amelyik bizonylatsoron állunk

Értékmegadási tételszám: Adott bizonylati sor értéktétel száma

Értékmegadás dátuma: Az a dátum amikor az eszköz értékét megadjuk

Időszak: A bizonylat dátumból automatikusan, ez a könyvelési

időszak határozza meg, hogy mely időszakra kerül fel a

főkönyvben. Javaslat: pénzforgalmi állományváltozás

esetén célszerű a banki teljesítés dátumához tartozó

időszakot megadni, könnyebb egyeztethetőség végett.

Dátum ÉCS. elszámoláshoz: Az az időpont amikortól a megadott érték érvényes, az

értékcsökkenés számítás kezdete. Techniaki okok miatt 1

nappal korábbi, mint az esemény dátuma, így tudja

biztosítani, hogy az akitválás napjára is számoljon ÉCS a

program. NE ÍRJUK FELÜL!

Ártétel típusa: T – tárgyi eszköz. A rendszer automatikusan kitölti.

Rögzítő: A rögzítő azonosítója. A rendszer automatikusan kitölti.

Számlahivatkozás: F2 A vásárlás szállító számla hivatkozása, amelyet a FORRÁS

SQL pénzügyi moduljában berögzítésre került.

PÉNZFORGALOMI ÁLLVÁLT. ESETÉN A TÖLTÉSE

KÖTELEZŐ!

Beárazott mennyiség: Az, a mennyiség, amire a megadott ár érvényes

Egységár: Egyedi értéke az eszköznek.

Érték a növekedés oldalon: A számla NETTÓ összege, ez az érték kerül feladásra a

főkönyvben.

Könyvelési státusz: N nincs feladva zárt naplóval.

Kontir hibakód: ******* nincs kontírozva

Eldob ikonra kattintva vagy az ESC-pel kilépünk az egyes tétel árazásából.

A bevételezési bizonylat 2-es sorára lépünk

Ismét az 1-es (bruttó) ikonra kattintunk


A kettes tételt is beárazzuk:

A mennyiség 0

Az egységár 0 !

A beárazási értékbe a vásárlás ÁFA összegét kell megadni

Visszalépés a bizonylat fejbe:

Képernyős megtekintése a bizonylatnak: sárga lapon nagyító ikon

Bizonylatzárás: kulcs ikon

Bizonylat nyomtatás: nyomtató ikon (grafikus formátumban)

5.3 Beruházás nyilvántartásba vétele

5.3.1 Új eszköz-beruházás

A beruházások adatainak rögzítése hasonló az azonnali aktiváláshoz, a folyamat az alábbiak

szerint módosul:

Nyilvántartás menü >> Eszköz teljes karbantartása menüpontban alapadat nyitás. Az

eszköz státusza nem Aktív, hanem Befejezetlen beruházás, a használatba vétel dátuma

ez esetben értelemszerűen nem kell megadni.

A besorolási karton esetében az eszköz csoport 7-essel vagy 4U-val kell, hogy kezdődjön,

mert ezek kontíroznak befejezetlen beruházás főkönyvi számlákra, illetve ezeknél az

eszközcsoportoknál nem számol ÉCS-t.

Bizonylat rögzítése az Esemény menü, Beruházásra menüpontban:


Bevételezéshez bizonylattömb választás.

Új bizonylat felvitele: + ikon

Bizonylat fej adatok kitöltése értelemszerűen.

Bizonylat sor adatok kitöltése:

Mozgásnemek: szintén külön a NETTÓ és ÁFA sort

A kiválasztandó karton: a korábban már megnyitott.

A többi adatot az ismertetett szerint.

Bruttó érték megadása az ismertetett szerint.

Bizonylat lezárása

Megjegyzés: Amennyiben a beruházáshoz több számla érkezik, akkor csak a bizonylat rögzítést

kell megismételni, a megfelelő bizonylat adatokkal (dátum, számlahivatkozás, érték, stb.). A

bizonylat sor adatainál pedig a meglévő beruházási kartonra kell hivatkozni.


5.3.2 Meglévő eszközön beruházás / felújítás

A meglévő eszközhöz is lehet egy új beruházási kartont nyitni, amelyről az aktiválás történik.

Ebben az esetben egy új kartont kell nyitni, amelyen külön lehet gyűjteni a beruházás /

felújításhoz kapcsolódó számlák összegeit. Az eszköz státusza marad A, a bizonylat rögzítése a

új eszköz beruházásnál leírtaknak megfelelően történik (Esemény >> Beruházásra), a különbség

csak a mozgásnemben van (Meglévő eszk.re beruházás)


5.4 Beruházás aktiválása

5.4.1 Új eszköz esetén, amennyiben a beruházásból egy eszköz kerül aktiválásra.

A beruházás aktiválása tulajdonképpen egy átsorolás jellegű mozgás, amelynél a csökkenési

oldalon a beruházási karton áll, míg a növekedés az aktivált állományi főkönyvi számlaszámra

történik.

A aktiválási folyamat főbb lépései az alábbiak:

Nyilvántartás menü, Eszköz teljes karbantartása menüpontban alapadat módosítás

Alapadatoknál az eszköz státuszának módosítása:

- U-ra (üzembe helyezve, aktiválandó)

A használatba vétel dátumába az üzembe helyezés dátumát írjuk be, ha új eszközt

aktiválunk és ez az adat beruházás rögzítésekor még nem volt ismert

Az eszköz alapadat új kartont kell nyitni (Besorolási karton fül).

A kartonon szereplő eszközcsoport kód az aktivált eszköznek megfelelő.

Aktiválás adattáblájának megnyitása: Esemény menü, Beruházás aktiválása menüpont.

Eszközazonosító (F2) Az aktiválandó eszköz azonosítója.

Időszak (F2): Az aktiválás időszaka.

Aktiválás dátuma: Az aktiválás napja, a program az alapadaton rögzített

használatba vétel napját ajánlja fel.

Aktiválás bizonylati tömb (F2): Beruházás aktiválása

Aktiválás mozgásneme (F2): Eseménynek megfelelően

Külső bizonylatszám: Ami alapján aktiválunk.

Aktiváláshoz új karton (F2): Az aktivált állományi számlákkal megnyitott új karton kódja.

Nyomtatás típusa: N esetén nem nyomtat bizonylatot,

B: bizonylat nyomtatás grafikus formátumban,


L: bizonylat nyomtatás karakteres formátumban.

Új tárolási helyre: Igen vagy Nem lehet (F2).

Igen esetén bekéri az alábbi információkat és az aktiválás

dátumával egyidejűleg áthelyezi az eszközt a megadott

tárolási helyre.

A további mezőkre vonatkozó szabályok a Tárolási helynél ismerteteknek megfelelően.

Az adatok kitöltését követően az Aktiválás gombra kattintva a program elkészít

Az eszköz alapadat státuszát A- Aktívra állítja

Létrehozza az Aktiválási mozgás bizonylatot, mely megtalálható az Esemény >> Kézi

kivezetések >> u) Beruházásból aktiválás

Lekönyveli (csökkenti) a befejezetlen beruházást, így a beruházási karton mennyiségi és

érték egyenlege 0 lesz

Kivezeti a befejezetlen beruházású kartont.

Az új kartonra pedig átkönyvelésre kerülnek a mennyiségi és bruttó egyenlegek.

FONTOS!

Minden program által vezérelt funkcióról (generatív), ugyanúgy készül mozgás bizonylat!

Az így elkészített bizonylat az Esemény menü Beruházásból aktiválás menüpontjában található

meg:


5.4.2 Meglévő eszközre folytatott beruházás aktiválása

Az aktiválás folyamata az alábbi lépésekből áll:

Új karton nyitására nincs szükség, az aktív eszköz meglévő kartonjára történik az aktiválás! A

generatív funkció esetében megegyezik az előzőekben leírtakkal, azonban egy fontos különbség

van, hogy az aktiválás dátumát a program automatikusan feltölti az alapadaton lévő dátummal,

amit felül kell írni az értéknövelő beruházás / felújítás aktiválásának dátumával.

A kézi bizonylat elkészítés menete kerül most bemutatásra:

Esemény menü, u.) Beruházásból aktiválás menüpont.

Bizonylattömb választás.


Bizonylat fej adatok kitöltése (Bizonylat dátuma = Aktiválás dátuma)

Bizonylat sor adatok kitöltése

Csökk. karton: a beruházási karton a meglévő alapadat beruházási kartonja (7-es

eszközcsoport)

Növ. karton: az aktivált áll. szla. kontírozó karton

Mennyiség (növ., csökk.): a csökkenési oldalon a beruházási kartonon szereplő

mennyiséget kell megadni, a növekedési oldalon pedig abban az esetben kell kitölteni,

ha az aktív eszköz állomány mennyisége ténylegesen megnő.

A többi adat az ismertetett szerint.

A bruttó érték átvezetésénél az aktiválandó összeget kell megadni. Ez lehet a beruházási

karton egyenlege, de előfordulhat, hogy annál kisebb összeget kell aktiválni

(részaktiválás esetén).

Természetesen ezt a bizonylatot is le kell zárni.


5.5 További vásárlási események:

5.5.1 Csoportos aktiválás többszörözéssel

Ha az intézményhez több, azonos ismérvű eszköz érkezik, akkor ezen funkció segítségével

egyszeri berögzítéssel meg lehet sokszorozni. Egy jóval egyszerűbb, könnyebb rögzítést biztosít

mivel egy 2 oldalas tábla kitöltése, majd generálása után a program a nyilvántartáshoz, valamint

állományba vételhez szükséges alábbi táblákat készíti el, sokszorozza meg.

eszköz alapadat

jármű/gép kiegészítés

tárolási hely

tartozékok

besorolási karton

bizonylati fej

bizonylati sor

értékelési tábla

A funkció az alábbi menüpontban érhető el:

Ezen táblába berögzített adatállomány csak a kigenerálás után szerepel, jelenik meg a

nyilvántartásban.


1. oldal

Az első oldalon olyan adatok töltése szükséges, melyek a kigenerálás után az alapadaton,

kartonon, illetve bizonylati sorokon szerepel majd.

Fontos!

Rögzítéskor az eszköz státusza E – előkészítés alatt, mindaddig módosítható.

Az itt rögzítendő mennyiség a bizonylatsoron, illetve kartonon szerepel majd, tehát

mindig szigorúan csak egy db lehet!

A bruttó érték mezőben az eszköz egyedi bekerülési értékét kell rögzíteni!

A többi mező tartalma a már korábban ismerteteknek megfelelően.

Az első oldal rögzítésének befejeztével automatikusan a második oldalra ugrik a

program.


2. oldal

A második oldal fontosabb tudnivalói:

A tábla felső blokkjában tárhely információkat kell megadni (Címmel bezárólag), tehát

ha a megtöbbszörözni kívánt eszközök nem azonos helyre kerülnek, akkor érdemes

gyűjtő szervezet kódot megadni és kigenerálás után módosítani a valós tárhelyre.

Ugyanaz igaz, mint a tárolási helyen leírtakba, hogy ha a leltárkörzet törzsben a

megfelelő törzsek (tárhely típus, tároló ingatlan, munkahely) hozzárendeltek akkor

automatikusan felkínálja a program rögzítés során.

Fontos!

A Partner kód (hely) mezőt kizárólag ha az eszköz idegen helyen található akkor kell

tölteni, nem azonos a szállítóval.

Az Újkori egységár mező kizárólag csak információs mező, az eszköz alapadaton

megjelenő adat, töltése nem kötelező.

ÁFA értéke mező egy számított érték az 1.oldalon megadott bekerülési érték (Bruttó

érték) és az ÁFA kulcs % szorzata, felülbírálható. Pl. Egy gépjármű beszerzés esetén a

regisztrációs díj a bekerülési érték része, azonban áfamentes.

Beléptetendő db mezőnél kell rögzíteni, hogy hány egyedi eszköz készítsen a program.

Javaslat: Mivel ez egy gyorsabb rögzítési mód, mint a korábbiakban bemutatott

nyilvántartásba-, valamint állományba vétel érdemes alkalmazni egy eszköz beléptetése

esetén is. Ebben az esetben a Beléptetendő db mezőben 1 db


Az eszközök gép kiegészítési adatait, valamint ha a vonalkód külső előállítású (előre

gyártott címkét használ az intézmény) a Lelt./Gyáriszám fülre kell kattintva

rögzíthetjük:

Fontos!

A beléptetendő db-bal megegyező tételszámot kell felrögzíteni, a gyári számok,

vonalkódok (ha előregyártott) különbözősége miatt. Ajánlott a duplikálás (++) funkció

használat, így csak a gyári számokat / vonalkódot kell változtatni. Gyorsan áttekinthetően

leellenőrizhetjük munkankat, ha rögzítés után az egysoros üzemmódra kattintunk.

Leltári számot / illetve vonalkódot, ha nem külső előállítású a generálás után ad a

program.


A főeszköz tartozékot is akarunk rendelni akkor azt a Tartozék fülre kattintva tehetjük

meg:

Fontos!

Tartozékot csak egyszer kell felrögzíteni és a program automatikusan mindegyik

eszközhöz hozzárendeli ugyanazon tartozékot. Ha azonban a tartozékok gyári számmal

rendelkeznek vagy ha a vonalkódjaink előre legyártott abban az estben azokat tételesen a

Tart.vonalkód fül alatt kell berögzíteni.

A vonalkód mező csak a külső előállítású esetén tölthető egyébként a generálás után

képzi a program. Itt is célszerű gyorsan leellenőrizni az egysoros üzemmóddal.


Mindaddig módosítható a csoportos belépetésünk, amíg a kulcs ikonnal nem állít juk át a

státuszt generálhatóvá, ha ezt már megtettük és utólag kívánunk módosítani akkor ezt

visszanyitás után megtehetjük a sárga lapon kéz ikonnal. A két oldal közti lépkedést a

lenyíló kék mappa segítségével tudunk.

Az ellenőrzést követően kigenerálhatjuk a berögzített adatokat. Az Esemény >>

Csoportos beléptetések többszörözéssel >> Csoportos aktiválás generálása

többszörözéssel menüpontra kattintva.

Figyelem!

A program csak az általunk létrehozott, G státuszú tételeket generálja ki.!


A bizonylati tömbnél, illetve a mennyiségi változás mogásnemnél a gazdasági

eseménynek megfelelőt kell választani.

Törzslapos nyomtatást kér? I/N Igen esetén a generálással egyidejűleg

kinyomtatja az eszközök törzslapját.

Eszközre aktiválandó áfa? I/N Igen esetén az ÁFA a bekerülési érték része és az

áfa változás mozgásnemre ugrik a program, amelyet a nettó mozgásnem alapján

automatikusan feltölt. Nem esetén a Áfa aktiválás kartonjánál kiválasztani a

megfelelő Áfa technikai kartont (lsd. később a nem aktiválandó áfa kezelésénél).

Bizonylat nyomtatás I/N – Igen esetén generálással egyidejűleg nyomtatásra

kerül az eszközök állományba vételi bizonylata.

Generálásra kattintva, ha az alábbi üzenetet kapjuk vagy valóban minden ki lett

generálva vagy nem lett Generálhatóvá téve.

A generálás sikeresen megtörtént üzenő panel után az általános lekérdezővel kilistázható,

hogy milyen eszközöket generált ki a program.

Az általános lekérdezés bezárása után a program a címke nyomtatást ajánlja fel.


A fentiekben bemutatott funkciót természetesen mind a pénzforgalmi, mind a

pénzforgalmi nélküli állomány változás esetében alkalmazható csak a generáláskor más

bizonylati tömböt, illetve mozgásnemet kell választani.

5.5.2 Tartozék vásárlás / ráaktiválás

Nem kell új eszköz alapadatot és kartont nyitni, hanem a bevételezési bizonylaton

kell másik mozgásnemet választani, és azt az eszköz kartont, amire a tartozék értékét

aktiváljuk. A beárazása az előzőekben ismertetett szerint történik.

Fontos!

Csak azoknak a tartozékoknak az értékét aktiválhatjuk rá, amelyeket felhalmozási

előirányzatból finanszíroztunk, ha nem (kisértékű te. esetén), akkor csak tartozékként

kell felvenni a nyilvántartásunkba leltározás szempontjából, de mozgás bizonylatot

nem szabad készíteni.

5.5.3 Felújítás

Nem kell új eszköz alapadat és kartont nyitni, hanem a bevételezési bizonylaton kell

a felújítás mozgásnemet választani, és azt az eszköz kartont, amire a felújítás értékét

aktiváljuk. A beárazása az előzőleg ismertetett szerint történik.

5.5.4 Az eszközhöz nem aktiválandó ÁFA tételek kezelése


Eszköz alapadatot, és hozzá kartont kell nyitni a nettó összeg bevételezéséhez,

valamint az Immateriális javak; Ingatlanok és ingatlanokhoz kapcsolódó

vagyonértékű jogok; Gépek, berendezések; Járművek, Tenyészállatok technikai

eszköz alapadatot és kartont a nem aktiválandó ÁFA összegének gyűjtésére, melyre

egész költségvetési évben lehet gyűjteni a nem aktiválandó ÁFÁ-k értékét.. (Az

eszköz csoportokban kialakított, 8A-kezdetű eszközcsoportot kell választani a

kartonnál.)

Az Események, Szállítótól eszközbe menüpontot választva kell a beszerzési

bizonylatot kitölteni. A mozgásnemek a bizonylat első sorában a gazdasági

eseménynek megfelelőek, az eszköz kartonazonosító a megnyitott kartonazonosító.

A bizonylat második sorában a kartonok közül azt a technikai kartont kell választani,

amelyik számla csoportba tartozik az aktivált eszköz.

A bizonylati tételek beárazása majd a bizonylat zárása az ismertetett módon történik.

5.6 Egyéb növekedések

5.6.1 Leltár többlet

Hasonlóan történik, mint az azonnali aktiválás

Nyilvántartás menü, Eszköz teljes karbantartása menüpontban alapadat nyitás

Az alapadathoz, tárolási hely megadás azokkal az adatokkal, ahol az eszköz fellelték.

Az alapadat, egyéb jellemzők megadása. (Ingatlan kiegészítés, Jármű, gép kiegészítés,

Tartozék, Jogi adat, Biztosítási adat)

Esemény menü, Egyébből eszközbe menüpontban:

- Bevételezéshez bizonylattömb választás. (Eszköz leltár többlet)

- Új bizonylat felvitele: + ikon

- Bizonylat fej adatok kitöltése

- Bizonylat sor adatok kitöltése

- Mozgásnemek: Leltár többlet

- Növekedési karton a fellelt eszköz kartonja.

- A többi adat az ismertetett szerint.

- Bruttó érték megadása az ismertetett szerint.

- Bizonylat lezárása

5.6.2 Térítésmentes átvétel

Nyilvántartás menü, Eszköz teljes karbantartása menüpont.


Új alapadat-lap nyitása:

Az alapadathoz, tárolási hely megadás azokkal az adatokkal, ahol az eszköz fellelték.

Az alapadat, egyéb jellemzők megadása. (Ingatlan kiegészítés, Jármű, gép kiegészítés,

Tartozék, Jogi adat, Biztosítási adat)

Esemény menü, Egyébből eszközbe menüpontban:

- Bevételezéshez bizonylattömb választás

- Eszköz térítésmentes átvétel, ha azonos felügyeleti szerv alá tartozó

intézménytől kapjuk


- Eszköz egyéb növekedés, ha fejezeten kívülről

- Új bizonylat felvitele: + ikon

Bizonylat fej adatok kitöltése a korábban ismertetett módon, majd a bizonylat sor

adatok kitöltése az alábbiak figyelembe vételével:

- Mozgásnemek: Eseménynek megfelelően


- Növekedési karton a térítésmentesen átvett eszköz kartonja, F2 leütése után a listából

választható ki.

- A külső bizonylatszám megadása javasolt (pl szállítólevél szám)

- A kötváll. kontroll főkönyvi dimenzió állományi számlák vonatkozásában nem

releváns. Nem töltjük.

- Partner kitöltése javasolt. F2 leütése után kiválasztható a partnertörzsből.

- Ügyletkód, Szakfeladat részletező kód, Pénzforráskód főkönyvi dimenziók

intézményenként eltérően töltendők. Részletek a besorolási karton ismertetésénél

taláhatók.

- Bruttó érték megadása: a bizonylat során állva a Bruttó ikonra kattintva az értékelési

táblát a korábban ismertetett módon a szükséges adatokkal feltöltjük.


- Átadó által közölt halmozott ÉCS (ha azonos felügyeleti szerv alá tartozó

intézménytől bruttó módon vételezzük be az eszközt). A bizonylati soron állva az

ÉCS tételek kék mappára kattintva tudjuk felrögzíteni az átadó által közölt halmozott

ÉCS-t. A nyilvántartási karton és az Écs tételszám automatikusan kitöltésre kerül. Az

écs változás dátuma az átvétel napja, időszaka pedig a megfelelő könyvelési időszak.

A mozgásnemnél a térítésmentes átvételt kell választani. Az écs növekedésnél kell

megadni az átvett eszközre korábban elszámolt écs összegét, az écs csökkenés mező

üresen marad. A többi mező nem karbantartható, a kontírozásnál, főkönyvi

feladásnál használja a program.

A rögzítés után az (eldob) ikonnal lehet visszatérni a bizonylat sorába, majd a

fej adatokhoz történő visszalépés illetve a felvitt adatok leellenőrzése után zárjuk a

bizonylatot.


5.6.3 Idegen eszköz bevételezése

5.6.3.1 Nyilvántartásba vétel

Nyilvántartás > Eszköz teljes karbantartása menüpontban a már ismert módon alapadat-lap

felvétele (szükség esetén kiegészítő adatokat is), tárolási hely adatok rögzítése.

5.6.3.2 Állományba vétel

Első lépésként besorolási kartont nyitunk az eszköznek. Nyilvántartás > Eszköz teljes

karbantartása menüpontban a korábban létrehozott alapadat-lapra pozícionálás után a besorolási

karton fülre kattintunk majd a + ikonnal kezdhetjük meg a karton létrehozását.

Általános szabály és kitöltési útmutató az 5.2.1 fejezetben részletesen megtalálható, jelen esetben

arra kell figyelnünk, hogy a kiválasztott eszközcsoport kódja 5-vel kezdődjön, azaz idegen

eszközként vegyük állományba.


Második lépésként rögzítjük a kapcsolódó mozgásbizonylatot. Esemény > Egyébből eszközbe

menüpontban az Eszköz egyéb növekedés bizonylati tömböt kell választani.

Fontos! Idegen eszköz esetén az állomány növekedést mindig az egyéb növekedés, az állomány

csökkenést mindig az egyéb csökkenés bizonylati tömbbe kell rögzíteni!

A bizonylat rögzítése a korábban már ismertetett módon történik, arra kell figyelnünk, hogy az

eseménynek megfelelő mozgásnemet válasszuk, illetve a szükséges főkönyvi dimenziók is ki

legyenek töltve.

Az értékrögzítés és szokásos képernyős ellenőrzés után zárjuk a bizonylatot. Fontos! Idegen

eszköznél ÉCS számítás nem alkalmazható!


6 Eszköz csökkenések

Az eszköz állomány csökkenések esetében az Esemény menüpont alatt kell a gazdasági

eseménynek megfelelő menüpontra kattintani. A kivezetéseket két nagy csoportra oszthatjuk:

1. Eszközre teljes

Ha az eszközt ki akarom vezetni a

nyilvántartásból.

2. Kartonra teljes

Ha a csoportosan nyilvántartott

eszközöknek csak egy részét akarjuk

kivezetni, ritkábban használatos (pl.

immatjavak)

Mindkét menüpont alatt két módszer közül kell választani a gazdasági eseménynek megfelelően:

Kivezetés

- Értékesítés

- Térítésmentes átadás

- Egyéb csökkenés

Kivezetés terven felüli ÉCS elszámolással

- Leltárhiány

- Selejtezés

- Káresemény stb.

-

Ezek a kivezetések program által vezérelt funkciók (generatív), amely során az alábbi

műveleteket hajtja végre a program:

Elkészíti a kivezetési bizonylatot (megtalálható a Esemény >> Kézi kivezetések

megfelelő menüpontja alatt)

Kivezeti a mennyiséget, bruttó értéket

Elszámolja a kivezetés dátumáig az időarányos tervszerinti ÉCS

Fennmaradó nettó érték mértékéig a terven felüli ÉCS-t (ha kivezetés terven felüli ÉCS

elsz.)

Kivezeti a halmozott ÉCS-t

Kivezeti az elszámolt terven felüli ÉCS

Bejegyzi a kivezetés dátumát a kartonra

Bejegyzi a kivezetés dátumát az eszköz alapadaton

Inaktívra állítja az eszköz státuszát

Az alábbiakban bemutatásra kerül a Kivezetés, illetve a kivezetés terven felüli ÉCS

elszámolással


6.1 Értékesítés

6.1.1 Értékesítése

Esemény >> Eszközre teljes >> h) Kivezetés: (az eszköz fizikálisan kikerül a nyilvántartásból)

Az Adatok mezőre kattintva lehet az adatokat kitölteni.

Csoportosan vagy eszköz (C/E): Lehetőség van egy eszköz (E) vagy egy lépésben

egyszerre több eszköz csoportos (C) kivezetésére

Eszköz csoport (F2): Csoportos kivezetés esetén lehet szűrni a

kivezetendő eszközök körére.

Eszközazonosító (F2): A kivezetendő eszköz azonosítója.

Időszak: Időszak, amelyikben az értékesítés történt.

Kivezetés dátuma: év, hó, nap

Elszámolandó időa. écs mn(F2): A kivezetés napjáig ezzel a mozgásnemmel számolja

el a program az értékcsökkenést.

Écs kivezetés mozgásneme (F2): Halmozott ÉCS kivezetésének mozgásneme

Terven felüli écs kivezetés mn (F2): Ha korábban számoltak el terven felüli ÉCS

kivezetés mozgásneme.

Bruttó kiv. bizonylattömbje (F2): Gazdasági eseménynek megfelelő (Értékesítés)

Bruttó kivezetés mozgásneme (F2) A gazdasági eseménynek megfelelő.

Partner: A jelen esetben a vevő, kitöltése nem kötelező.

Számlahivatkozás: Értékesítés esetén a pénzügy modulban rögzített

kimenő számla sorszáma, kitöltése nem kötelező.

Külső bizonylatszám: Szállítólevél, kivezetés alapja.

Értékhelyesbítés kivezetés mn: F2 Nem kötelező

Bizonylat nyomtatás: Értéke Igen vagy Nem lehet, annak megfelelően,

hogy szükség van-e a bizonylat kinyomatatására.

Generálás mezőre kattintva elkészül a kivezetés bizonylat, melyet az Esemény

menü, Kézi kivezetések, Eszköz eladás, átadás menüpontban lehet megtekinteni.


Csoportos kivezetés esetén egy szelekciós ablakot kínál fel program:

Itt ha van olyan ismérv, ami lehet szűrni akkor csökkenthetjük leválogatott eszközök

halmazát. A Mégsem vagy az OK gombra kattintva leválogatja a nyilvántartásban lévő

teljes vagy ha szelekciót adtunk meg részhalmazát, ahol ki kell jelölni a kivezetendő

eszközöket. Itt is lehet tovább szűrni a baloldalt található mezőkre. A kivezetendő eszközre

kattintva ki kell jelölni a Sor jelöl gombbal, melynek következtében a Jelöl oszlop az

IGEN jelenik meg. A felső sorban láthatjuk a kijelölt tételek számát. A kijelölést

befejeztük a Tovább gombbal tudunk továbblépni. Innentől a kivezetés megegyezik az

előbbiekben leírtakkal.


6.1.2 Vagyonrész értékesítése

Karton megosztása:

A Nyilvántartás menü, Eszköz teljes karbantartása sorra kell kattintani. A

megosztandó adatlapra pozícionálni. Az ablakra kattintva kijelöljük az eszköz

kartont. A kartont duplikáljuk, annyiszor, ahány felé osztani akarjuk.

Megosztás: Az Események menü, Kartonra teljes, Megosztás menüpontjára kell kattintani.

Megosztandó, megszűnő eszköz karton: Az a karton, amit szeretnénk felosztani.

Időszak: Amelyik időszakban felosztjuk

Megosztás dátuma: év, hó, nap

Megosztás típusa: F2 E – érték szerinti;

M – mennyiség alapján;

R – megadott mennyiség + érték szerint;

S – százalékos arányban;

Elszámolandó időarányos écs. Mozgásnem: Átsorolás dátumáig

Écs kivezetés megosztandóról mozgásneme: Lekönyveli a megosztandó kartonról

Tf. Écs kivezetés átsorolandóról mozgásnem: Lekönyveli a megosztandó kartonról

Új eszközkarton1 (ahova): az első új karton, amelyre szeretnénk a

megosztást elvégezni.


Mennyiség1 vagy arány %1 vagy érték1: a választott típusnak megfelelő érték,

mennyiség, %, amely a fent megadott 1. új

kartonra kerül.

Új eszközkarton2 (ahova): F2-vel választható, a második új karton,

amelyre szeretnénk a megosztást elvégezni.



kartonra kerül.

Az Új eszközkartonok közül annyit kell kitölteni, ahány felé történik a megosztás. A

mennyiség, illetve az érték mezőknél mindig felajánlja a program a megosztandó kartonon

lévő vagy maradó mennyiséget / értéket. %-os megosztásnál is figyeli a rendszer, hogy az

összes % 100 legyen.

Écs. Rávezetés mozgásneme: Rákönyveli az új kartonokra a megosztott

ÉCS értéket

Tf. Écs rávezetés megosztottra mozgásnem: Rákönyveli az új kartonokra a megosztott

ÉCS értéket

Megosztás bizonylati tömb: Átsorolás

Megosztás mozgásneme: Átsorolás megosztás miatt

Külső bizonylatszám: nem kell kitölteni. (esetleg a megosztás

miatti bizonylat száma)

Bizonylat nyomtatás: Értéke Igen – nyomtat bizonylatot –, vagy

Nem –nem nyomtat – lehet.

Generálás:

A Rendben mezőre kattintva a megosztás megtörténik, mely az Esemény >> Kézi

kivezetések >> Átsorolások sorában megtekinthető, és a megszerkesztett bizonylat

kinyomtatható.

Megosztott karton kivezetése

Az Esemény >> Kartonra teljes >> Kivezetés menüpontba kell belépni. Kezelése azonos az

eszközre teljesnél leírtakkal. Mivel nem az egész eszközt értékesítjük, így itt azt a kartont

kell kiválasztani, amelyiket szeretnénk kivezetni.


6.2 Selejtezés

6.2.1 Teljes vagyon selejtezése

Esemény, Eszközre teljes kivezetés terven felüli écs elszámolással menüpont:

A különbség a Kivezetés között a Terven felüli ÉCS mozgásnem mező, ahol a program

elszámolja a program a nettó érték mértékéig a terven felüli ÉCS-t.

Generálás mezőre kattintva elkészül a kivezetés bizonylat, melyet a Kézi kivezetések, Egyéb

eszköz kivezetés menüpontban lehet megtekinteni.

6.2.2 Vagyonrész selejtezése

Karton megosztása: a vagyonrész értékesítésnél leírt módon.

Megosztás: a vagyonrész értékesítésnél leírt módon.

Megosztott karton kivezetése

A kartonra teljes csökkenéseknél a Kartonra teljes, Kivezetés terven felüli écs elszámolással

menüpontba kell belépni. Kezelése azonos az eszközre teljesnél leírtakkal. Mivel nem az

egész eszközt értékesítjük, így itt azt a kartont kell kiválasztani, amelyiket szeretnénk

kivezetni.

6.3 Leltár hiány

A hiányzó eszközök kivezetése a teljes, illetve vagyonrész selejtezésnél leírtakkal azonos módon

történik. (Egyedi nyilvántartás esetén az eszközre teljes kivezetést kell elindítani, míg

vagyonrész hiányakor a megosztást és a kartonra teljes kivezetést.) A különbséget a kiválasztott

bizonylati tömb illetve mozgásnemek jelentik.


6.4 Térítésmentes átadás

Akár teljes vagyon vagy vagyonrész átadásáról legyen szó, mindkét esetben a selejtezésnél leírt

lépéseket kell elvégezni. A különbség: a térítésmentes átadás mozgásnemeket kell kiválasztani

6.5 Káresemény

A teljes vagyon megsemmisülése esetén az eszközre teljes kivezetés, terven felüli écs

elszámolással menüpontban kell kivezetni az eszközt, káresemény bekövetkezésekor pedig a

kartonra teljes kivezetés, terven felüli écs elszámolással menüpontot. A különbség itt is a

mozgásnemekben van: a káresemény vagy a megsemmisülés mozgásnemeket kell kiválasztani.


7 Átsorolások

Ez a generatív funkció a kartonok közti átsorolást támogatja, az alábbi esetekben történhet:

Eszközcsoport (ÉCS%, főkönyvi számlaszám) változás miatt

Üzemeltetésre átadáskor, visszavételkor

Teljesen 0-ig leírt eszköz visszasorolása aktivált állományira, ráaktiválás miatt

Beszámolóval lezárt időszak utáni főkönyvi szla. javítása stb.

Főkönyvi dimenzió változás miatt

Átsoroláshoz új karton létrehozása

A Nyilvántartás menü, Eszköz teljes karbantartása sorra kell kattintani. Az átsorolandó

eszköz megkeresése után új karton hozunk létre a megfelelő eszközcsoporttal, főkönyvi

dimenzióval.

Átsorolás

Átsorolandó eszközkarton (Honnan): F2 Az átsorolandó eredeti eszköz karton.

Átsorolt eszközkarton (hova): F2 Az újonnan létrehozott eszköz karton.

Időszak: Átsorolás időszaka

Átsorolás dátuma: év, hó, nap

Elszámolandó időarányos écs. mozgásneme: F2 Utolsó ÉCS számítás és az átsorolás

dátumáig (TSEL)

Écs kivezetés átsorolandóról mozgásneme: F2 Lekönyveli az ÉCS értéket

Écs rávezetés átsorolandóra mozgásneme: F2 Rákönyveli az új kartonra az ÉCS

értékét

Terven felüli Écs kivezetés átsorolandóról mn: F2 Lekönyveli az ÉCS értéket

Terven felüli Écs rávezetés átsorolandóra mn: F2 Rákönyveli az új kartonra az ÉCS

értékét

Átsorolás mozgásneme: F2 Átsorolás okának megfelelő

Külső bizonylatszám: Átsorolás alapja

Értékhelyesbítés kivezetés mozgásnem: F2 Nem töltjük!


Értékhelyesbítés rávezetés mozgásnem: F2 Nem töltjük!

Bizonylat nyomtatás: Értéke Igen – nyomtat bizonylatot –,

vagy Nem –nem nyomtat – lehet.

Generálás:

A kigenerált bizonylat az Események, Kézi kivezetések, Átsorolás pontjában

megtekinthetők, és a megszerkesztett bizonylat kinyomtatható. A generálás során az új

kartonra kerülnek a mennyiségi és érték egyenlegek, a korábbi kartonra beíródik a

kivezetés dátuma.

7.1 Tartozék áthelyezés

A Nyilvántartás, Eszköz teljes karbantartása menüpontra kattintunk.

Itt meg kell keresni az adott eszközt (az eszköz azonosító vagy leltári szám alapján

pozícionálással), és a tartozék fülre kattintva annál a tartozéknál, amelyet szeretnénk

áthelyezni, a Leszerelés dátumába be kell írni az áthelyezés napját.

A Nyilvántartás, Tartozék áthelyezés menüpontra kell kattintani

Az Adat gombra kattintva az alábbiakat kell megadni:

Régi eszköz száma: F2-vel azon eszköz azonosítók közül lehet választani,

amelyeknek van kivezetett tartozéka (ki van töltve a lejárat

dátuma). A leltári szám alapján ki kell választani azt az

eszközt, ahol a tartozék az áthelyezésig volt.

Régi tartozék sorszáma: F2-vel választható, az a tartozék, amelyet át kell helyezni.

Új eszköz azonosító: F2-vel annak az eszköznek a sorszáma, ahová került a

tartozék.

Az Áthelyezés gombbal megtörténik a tartozék áthelyezése.


8 Csoportosan nyilvántartott eszközök megosztása

8.1 Kartonok megosztása

Megosztáshoz karton létrehozása

A Nyilvántartás, Eszköz teljes karbantartása menüpontban pozícionálni kell,

arra az eszközre, amelynek a kartonján lévő értékeket / mennyiséget szeretnénk

megosztani. Az Ablak menü Eszköz kartonok sorra kell kattintani. Annyi új

kartont kell nyitni az eszközhöz, ahány részre szeretnénk szétosztani. (Például:

egy kartonon van 3 db, és ezt úgy szeretnénk megosztani, hogy az egyik

kartonon legyen 2 db a másikon pedig 1 db, akkor két új kartont kell

létrehozni, mivel az a karton, amelyen a 3 db eddig szerepelt, az meg fog

szűnni a megosztással.)

Megosztás: Az Események menü, Kartonra teljes, Megosztás menüpontjára kell kattintani.

Megosztandó, megszűnő eszköz karton: Az a karton, amit szeretnénk felosztani.

Időszak: Amelyik időszakban felosztjuk

Megosztás dátuma: év, hó, nap

Megosztás típusa: F2 E – érték szerinti;

M – mennyiség alapján;


R – megadott mennyiség + érték szerint;

S – százalékos arányban;

Elszámolandó időarányos écs. Mozgásnem: Átsorolás dátumáig

Écs kivezetés megosztandóról mozgásneme: Lekönyveli a megosztandó kartonról

Tf. Écs kivezetés átsorolandóról mozgásnem: Lekönyveli a megosztandó kartonról

Új eszközkarton1 (ahova): az első új karton, amelyre szeretnénk a

megosztást elvégezni.



kartonra kerül.

Új eszközkarton2 (ahova): F2-vel választható, a második új karton,

amelyre szeretnénk a megosztást elvégezni.



kartonra kerül.

Az Új eszközkartonok közül annyit kell kitölteni, ahány felé történik a megosztás. A

mennyiség, illetve az érték mezőknél mindig felajánlja a program a megosztandó kartonon

lévő vagy maradó mennyiséget / értéket. %-os megosztásnál is figyeli a rendszer, hogy az

összes % 100 legyen.

Écs. Rávezetés mozgásneme: Rákönyveli az új kartonokra a megosztott

ÉCS értéket

Tf. Écs rávezetés megosztottra mozgásnem: Rákönyveli az új kartonokra a megosztott

ÉCS értéket

Megosztás bizonylati tömb: Átsorolás

Megosztás mozgásneme: Átsorolás megosztás miatt

Külső bizonylatszám: nem kell kitölteni. (esetleg a megosztás

miatti bizonylat száma)

Bizonylat nyomtatás: Értéke Igen – nyomtat bizonylatot –, vagy

Nem –nem nyomtat – lehet.

Generálás:

A Rendben mezőre kattintva a megosztás megtörténik, mely az Esemény >> Kézi

kivezetések >> Átsorolások sorában megtekinthető, és a megszerkesztett bizonylat

kinyomtatható.


8.2 Az új eszközök létrehozása

Alapadatok / kartonok létrehozása

Az eszköz nyilvántartásba vételénél leírtak szerint létre kell hozni az eszközök alapadatait,

tárolási hely, tartozék, egyéb jellemzőit és a kartonokat.

Eszközök közötti átsorolás

Az átsorolási bizonylat kiállítása az Esemény, Kézi kivezetések, Átsorolás menüpontjában

történik.

A rögzítés lépései:

Átsorolási bizonylattömb választás.


Bizonylat fej adatok kitöltése

Bizonylat sor adatok kitöltése

- Mozgásnemek: Átsorolásnak megfelelő mozgásnem

Csökkenési karton: az előző lépésben megosztott karton, amiről szeretnénk

levenni a mennyiséget / értéket,

Növekedési karton: az újonnan létrehozott eszköz kartonja, amelyre

kerül a mennyiség és az érték (a most megnyitott).

A többi adat az ismertetett szerint.


Bruttó érték megadása a nyíllal jelzett (Bruttó) ikonnal. Soronként történik, vagyis azt

az értéket kell megadni, amely a kiválasztott csökkenési / növekedési kartonhoz

tartozik.

Az ÉCS rögzítése a nyíllal jelölt ikonnal a következő ablakban történik:


Az écs tételekhez két tételt kell felvinni. Az első tétel a csökkenési kartonról az átsorolás

napjáig elszámolt értékcsökkenés levétele, a második pedig az új kartonra történő áttétel.

A nyilvántartási kartont F2-vel kell kiválasztani. A program csak azt a két kartont ajánlja

fel, amely a bizonylat során szerepel. Az Écs tételszám automatikusan kitöltésre kerül. Az

écs változás dátuma a megosztás napja, időszaka pedig a megfelelő könyvelési időszak.

Adatok a csökkenési kartonnál:

- Écs. mozgásnem: értékcsökkenés levétel,

- Écs. csökkenés: az elszámolt écs értéke az adott kartonon.

Adatok a növekedési kartonnál:

- Écs. mozgásnem: értékcsökkenés rátét,

- Écs. növekedés: megegyezik a csökkenési kartonnál megadottal.

Bizonylatszám: automatikusan beírja a program az átsorolási bizonylat számát.

A többi mező nem karbantartható, a kontírozásnál, főkönyvi feladásnál használt.

Bizonylat lezárása


9 Időszaki zárás menete

9.1 Értékcsökkenés számolás

Az ÉCS könyvelés havi ciklusában igazodik a főkönyvi időszakokhoz, de bármely időpontra

kiszámíttatható. Az aktiválásokat követően a könyveléssel párhuzamosan automatikusan

elvégezhetjük a könyvszerinti ÉCS számítását és könyvelését is, amennyiben az ÉCS

mozgásnemekben és egyéb törzsekben a könyvelési utasítások megfelelő információt

biztosítanak a program számára.

Az értékcsökkenés számítása minden esetben a bruttó érték után számítódik (a

maradványérték figyelembevételével), tehát az utólagos árkorrekciók átvezetése, azok bruttó

értékben figyelembe vétele nem okoz könyvelési nehézségeket. A tervszerinti ÉCS számítása

lehet lineáris és teljesítmény arányos, a lineáris lehet napra arányos (az aktiválás napjától

kezdve), havi (a hó első napján meglévő tárgyi eszközök állománya után), negyedéves

(negyedév első napján meglévő tárgyi eszközök állománya után).

A tartozékokat az eszközhöz rendelten ugyan, de önálló egységekként kezeli, ezért azok

mozgatása, értékesítése esetén egyértelmű információt biztosít azok bruttó, nettó értékéről és

elszámolt értékcsökkenésükről.

Az Elszámolá >, Terv sz. ÉCS. elsz. költségvetés sz. menüpontra kell kattintani.

Az Adatok gombra kattintva lehet az indítási paramétereket beírni.

Időszak: Amikorra az ÉCS feladásra kerül. (Negyedéves esetén csak

3,6,9,12 havi időszakra engedi a program elszámolni)

Számolás végdátuma: év, hó, nap amilyen dátummal az adatoknak be kell kerülni a

feladásba. A program automatikusan felajánlja a beírt időszak

utolsó napját, amely átírható. – Ne írjuk át!

ÉCS. Tételek mn: F2; az elszámolandó időarányos értékcsökkenés mozgásneme.


Eszköz: F2; ha kitöltjük, akkor csak arra az eszközre számít

értékcsökkenést a program. Ha üres, akkor minden adatlapra

számol.

Karton: F2; ha az eszköznek megadjuk valamelyik kartonját is, akkor nem

az egész eszközre számol értékcsökkenést a program, csak a

kiválasztott kartonra.

A Számolás mezőre kattintva történik meg az értékcsökkenés számítás. A funkció

többször indítható, nem fogja ugyanazon ÉCS-t duplán elszámolni! A kigenerált

értékcsökkenés adatok megtekintése:

Az Elszámolás, Könyv sz. ÉCS. karbantartása menüpontra kell kattintani.

Az elszámolt értékcsökkenés itt még karbantartható. ill. kontírozható tételenként. Az

értékcsökkenés automatikus kontírozásához a Könyvelés > ÉCS gépi kontírozása

menüpontját kell használni.


9.2 Eszközök értékhelyesbítése

Amennyiben a költségvetési szerv saját döntése alapján a tevékenységét tartósan szolgáló

vagyoni értékű jog, szellemi termék, ingatlan, gép, berendezés, felszerelés, jármű és tenyészállat,

tulajdoni részesedést jelentő befektetés esetén a piaci értékelést választotta és azt számviteli

politikájában megfelelően szabályozta, úgy bizonyos esetekben élhet az értékhelyesbítés

eszközével, a Forrás SQL rendszer a lentebb ismertetett módon kezelni tudja azt.

A funkciót az Elszámolás > Eszközök értékhelyesbítése menüpontban érhetjük el.

Az előugró ablakban kell megadni (+ gomb) az értékhelyesbítés elszámolásához szükséges

adatokat, majd az utolsó mező kitöltése után (Enter) indul az elszámolás.

Besorolási karton: (F2) Annak az eszköznek a besorolási kartonja, amelyre az

értékhelyesbítés történik. Kötelező kitölteni!

Sorszáma: A karton kiválasztása után automatikusan adja a program. Nem

módosítható.

Pénzügyi év: Automatikusan generálódik, Nem módosítható!


Értékhelyesb. mozgnem: (F2) Értékhelyesbítés mozgásneme; listából választható ki a

megfelelő. Kötelező mező!

Értékelés dátuma: Az értékhelyesbítés elszámolásának dátuma. Alapesetben az aktuális

dátum.

Könyvelési időszak: Az értékelés dátuma alapján automatikusan generálódik. Szükség

esetén módosítható (F2)!

Növekedés összeg: Az elszámolt értékhelyesbítés összege

Csökkenés összeg: A visszaírásra kerülő értékhelyesbítés összege

Kontírozási hibakód: Kontírozási hiba kódja.

Könyvelt?: I/N Az értékhelyesbítés feladásra került-e a főkönyvbe.

Könyvelési napló: A főkönyvi napló azonosítója

Nyilvántartási számla: A nyilvántartási számlaszám

Elsődleges ellenszámla: Az elsődleges ellenszámla száma

Elszámoló: A rögzítő felhasználó azonosítója

Kivez/átvez. bizszám: (F2) Az értékhelyesbítés elszámolásához tartózó mozgásbizonylat

száma. Előugró listából választható.

9.3 0-ra leírt eszközök csoportos átsorolása

A csoportos átsorolás feltétele, hogy az Eszközcsoport fordítótábla (0-ásokhoz) törzs fel legyen

töltve. Ezt a Griffsoft Zrt. tölti fel, tartja karban.

A nullára írt eszközök listáját – az átsorolás elindítását megelőzően és utána is – a Lekérdezés,

Összetett lekérdezések, Összetett lekérdezések karton szerint menüpontban lehet kinyomtatni

A program funkció elindítása után minden olyan eszköz átsorol, amely nullára íródott, de még

nem a nullára leírt főkönyvi szlakon szerepel.

Az Elszámolás menüben a 0-ra írtak csoportos átsorolása fordítótábla alapján pontot kell

választani:

Adatok gombra kattintva az alábbiakat kell megadni:

Időszak: F2 Választható, a negyedév utolsó

hónapja.

Átsorolás dátuma: A negyedév utolsó napja.

Écs kivezetés régi eszközcsoportról mn: F2-vel választható.

Écs ráveetés új eszközcsoportra mn: F2-vel választható.


Tervenfelüli écs kiezetés átsorolandóról mn: F2-vel választható.

Tervenfelüli écs rávezetés átsorolandóra mn: F2-vel választható.

Átsorolás bizonylati tömb: F2-vel választható.

Átsorolás mozgásneme: F2-vel választható.

Külső bizonylatszám:.

Értékhelyesbítés kivezetés mozgásnem: F2-vel választható.

Értékhelyesbítés rávezetés mozgásnem: F2-vel választható.

Generálás:

A Generálás gombbal lehet elindítani az átsorolást. Az átsorolási bizonylatok az Esemény,

Kézi kivezetések, Átsorolás menüpontjában találhatók meg.

9.4 Könyvelés

9.5 Kartonok kontírozása

9.5.1 Kartonok gépi kontírozása

Könyvelés menü, Kartonok gépi kontírozása menüpont:

A Kontírozás gombra kattintva lehet az adatokat kitölteni.(K) kontírozás (U) újrakontírozás

közül az U-t kell választani.

A Kontírozás hatására a még kontírozatlan tárgyi eszközök kartonjaira a számviteli csoportok

alapján beíródnak megfelelő főkönyvi számlaszámok.

Újrakontírozást esetén az összes, még feladatlan kartonokat újra kontírozza

Csak azoknál a kartonoknál végzi el a program a kontírozást, illetve újrakontírozást,

amelyekről még nem történt főkönyvi feladás!


9.5.2 Kartonok képernyős kontírozása

A funkciót a Könyvelés menü, Kartonok képernyős kontírozása menüpontból indíthatjuk és

többnyire csak az esetlegesen hibás eszközcsoport javítására használatos.

A módosítás mindaddig engedélyezett, amíg a kartonnak nincs könyvelt sora. Ha a kontírozási

hibák között főkönyvi dimenzió (pl.: szervezeti egység) hiba fordul elő az értékcsökkenési

tételeknél, akkor itt kell javítani (pótolni) és utána megismételhető az écs gépi kontírozása.

Tilos az eszközcsoporthoz tartozó főkönyvi számlák javítása, módosítása

9.6 Bruttó kontírozás

A rögzített bizonylatok könyvelési információkkal történő kiegészítése a kontírozási funkció

elindításával történik. Az adatok felvitele során már minden információ adott a főkönyvi

könyvelési számlaszámok meghatározásához, amennyiben a kontírozási információkat

tartalmazó törzsek fel vannak töltve. A kontírozás történhet automatikusan, a megfelelő

programfunkciók elindításával, de természetesen a kézi beavatkozás lehetősége is adott. Ez a

funkció biztosítja a kontírozott tételek főkönyvi feladását is. A mozgás bizonylatokon rögzített

mozgásnemekhez rendelt ellenszámlaszámokat rendeli az értéktételeket.

9.6.1 Bruttó gépi kontírozás

A mozgások könyvelését a Könyvelés menü, Bruttó gépi kontírozása menüpontban végezhetjük

el.

Az Adatok mezőre kattintva lehet az indítási paramétereket megadni. Az időszak F2-vel

választható ki, amire a kontírozást el akarjuk végeztetni. Negyedéven belül mind a három

időszakra el kell indítani. (K) kontírozás (U) újrakontírozás közül mindig U-t kell megadni!

A Kontírozás mezőre kattintva a könyvelendő bruttó mozgásnemek alapján az

ellenszámlaszámok beíródnak a könyvelési táblába.


9.6.2 Bruttó képernyős kontírozás

Bruttó képernyős kontírozás megtekintése:

A kikontírozott tételeket a Könyvelés menü Bruttó képernyős kontírozása menüpontban lehet

megtekinteni és javítani.


Hibás kontírozási tételek szelektálása

A jelű (Szelekció megadása) ikonra kattintva lehet a szelekciós feltételt megadni az alábbi

szelekciós ablakban a következő képpen:

Kontírozási hiba nem egyenlő „üres” érték.

Könyvelési időszak egyenlő a kontírozási, ill. főkönyvi feladási idővel.

A szelekciókat a Hozzáadás gombra kattintva véglegesítjük, amit a bal oldali ablakban történő

megjelenésük igazol vissza.

Végül az OK gombbal fogattatjuk el a szűrési feltételeket. A szelekció eredményeként csak a

kontírhibás tételeket jelenítjük meg a képernyőn, amelyek között a gombokkal vagy a

fel-le billentyűkkel mozoghatunk.

Hibás tételek javítása:

- Hibakód:****** esetén az adott tétel még nem lett kikontírozva, vagyis az adott időszakra

még nem lett elindítva a gépi kontírozás, vagy a gépi kontírozást követően keletkezet az

adott tétel.

Utóbbi esetben a (Gépi kontírozás) ikonra kattintva a mozgásnem alapján beíródik a

főkönyvi számlaszám. Ha több ilyen tétel fordul elő, akkor célszerű elindítani a Könyvelés

menü Bruttó gépi kontírozása parancsot.

- Kontírozási hibakód: f_eek, f_ank, f_rovat, f_besszazo, f_ugylet (szervzeti egység,

szakfeladat, pénzforráskód, kiemelt ei., ügyletkód hiányzik a bizonylatról).


A javítás lépései:

Az adott tételen állva File menü, Eszközbizonylatok nézegetése parancs:

A megfelelő bizonylati tételnél módosítással ( ikon) javítjuk a tételt. A készletkartonok

megtekinthetők a ikonok (Növekedési/Csökkenési készletkartonok megtekintése)

segítségével.


9.7 Értékcsökkenés kontírozása

9.7.1 Értékcsökkenés gépi kontírozása

A Könyvelés menü, ÉCS. gépi kontírozása menüpontra kell kattintani.

Az Adatok mezőre kattintva lehet az indítási paramétereket megadni. Az időszak F2-vel

választható ki, amire a kontírozást el akarjuk végeztetni. Negyedéven belül mind a három

időszakra el kell indítani.

(K) kontírozás (U) újrakontírozás közül mindig U-t kell megadni!

A Kontírozás mezőre kattintva a könyvelendő ÉCS mozgásnemek alapján az ellenszámlaszámok

beíródnak a könyvelési táblába.

9.7.2 Értékcsökkenés képernyős kontírozás

A funkciót a Könyvelés menü ÉCS. képernyős kontírozása menüpontban lehet elérni, amely a

ÉCS kontírozási hibák megtekintésére illetve javítására használható. Módszere, lépései

megegyeznek a Bruttó képernyős kontírozásánál bemutatottakkal.


9.8 Napló nyitás

A funkció elérési útvonala: Könyvelés menü, Könyvelési napló nyitása menüpont.

A naplónyitás lépései a következők:

Az Adatbevitel mezőre kattintva aktiválódik a beviteli adattábla.

Napló betűjele: EF, mely az Eszköz Feladás kifejezést takarja

Felhasználó: létrehozó azonosítója, automatikusan kitölti a program.

Könyvelési időszak: F2; azt az időszakot válasszuk, amelyik időszak adatát fel kívánjuk adni

a főkönyv felé

Nyitó, Forgalom, Záró: Minden esetben F (forgalom).

Nap: a napló létrehozás dátuma, amely módosítható, jelentheti a feladási

sorszámát is. Javasolt az időszak utolsó dátuma.

Fontos!

Minden időszakra csak egy napló nyitható!

Az OK mezőre kattintva az alábbi (előugró) ablakban tájékoztat a program az elkészítendő napló

azonosítójáról,

amit az Igen gombbal hagyhatunk jóvá. Az elkészített naplóról újabb üzenet-ablak tájékoztat

minket.

Az OK gombbal bezárhatjuk az ablakot, a napló a megadott névvel létrejött.


9.9 Főkönyvi feladás

9.9.1 Kontír lista nyitott naplóról

A funkciót a Könyvelés menü, Kontírlista nyitott naplóról menüpontban érjük el.

Az előugró ablakban az Adatok mezőre kattintva adhatjuk meg a napló azonosítóját vagy

választhatjuk ki az F2-vel megnyíló listából.

A Lista gombra kattintva megjelenik az általános lekérdező, amellyel a lista elkészíthető.

9.9.2 Főkönyvi feladás nyitott naplóban

A kikontírozott tételeket, ha nyitott naplóban feladjuk a főkönyv felé, akkor ott már

lekérdezhetők. Ez csak előzetes feladás, az analitikában történt javításokat követően akár

többször is megismételhető.

Az Adatok gombra kattintva lehet szerkeszteni, kitölteni a beviteli mezőket.

Könyvelési napló (F2): a korábban nyitott napló, amibe az adatokat belerakjuk (a

főkönyvből is lekérdezhető)

Könyvelési dátum: amilyen dátummal az adatokat szerepeltetni akarjuk a főkönyvben.

A Feladás mezőre kattintva történik meg a feladás a főkönyv felé, ami összevontan történik,

tehát főkönyvi számokra, szervezti egységre, szakfeladat kódra, stb.

A feladást követően lehet egyeztetni az analitikát a főkönyvi adatokkal. Eltérés csak olyan

esetben lehet, ha valamilyen adat nem lett lekönyvelve. Pl.: a bizonylat nincs lezárva, a

kontírozási hibakód nem üres, stb. Az egyeztetés alapját a főkönyvi modulból készített

(összevont) lista és az összetett lekérdezésből összeállítható tételes lista jelenti.


9.9.3 Főkönyvi feladás utáni ellenőrzés – Nyitott időszak állapotvizsgálata

A nyitott naplóban történő főkönyvi feladást követően ellenőrizni lehet az időszak zárásának

feltételeit. Az ellenőrzés az időszak bekérésével indul.

A rendszer az utolsó nyitott időszakot ajánlja fel, de ez természetesen átírható kisebb hónapra.

A vizsgálat eredményét egy általános lekérdező segítségével lehet elérni, kinyomtatni. A

program ellenőrzi, hogy az adott időszakban illetve az azt megelőző időszakokban

- Van-e nyitott bizonylat,

- Van-e könyveletlen bruttó / écs tétel,

- Van-e kontírhibás (bruttó/ÉCS) tétel.

A lekérdező Megjegyzés mezőjében találhatjuk meg az adott tétel problémáját. (Például:

Könyveletlen érték, Nyitott bizonylat, Könyveletlen értékcsökkenés.)

9.9.4 Főkönyvi feladás naplózárással

A naplók zárását megelőzően célszerű minden esetben az évzárás feltételvizsgálatát

ellenőriztetni a rendszerrel! (Így már havonta kiderülhetnek az esetleges könyvelési hibák.)

A végleges feladás ebben a menüpontban történik, az előzőnél ismertetett módon. A feladás után

a napló zárt lesz, így az abban szereplő tételek már nem módosíthatók. Amennyiben mégis

szükség van az adatok visszamenőleges javítására, akkor azt új bruttó ill. écs tételek rögzítésével,

majd egy új napló megnyitásával lehet megtenni. Természetesen ebben az esetben meg kell

ismételni a kontírozás, feladás lépéseit.


10 Leltározás

10.1 Kézi leltár

10.1.1 Leltárfelvételi ív készítés

A Leltár, Leltározások menüpontra kell kattintani.

Új leltár azonosító a’+’ ikonra kattintva hozható létre. (leltár azonosító = ES és egy

tetszőleges azonosító; pl.: adott időszak).

Tartozékok?: (I/N) Igenre a tartozékokkal készül el a lista. Nem esetén a nélkül.

Vonalkódos leltár?: (I/N) A leltározás módját határozzuk meg vele. Kézi leltár

esetén az értéke Nem

Fordulónap: a leltározás dátuma.

Fordulónap minősítése: F2; E- a leltár fordulónapjával rögzített bizonylatok nem

lesznek figyelembe véve a kiértékeléskor. U – a leltár napi mozgások is figyelembe

veendők.

Leltár csop. szűrés: (F2) Az eszköz alapadatoknál meghatározott csoportok közül

választhatunk (amennyiben korábban a mező kitöltésre került)

Műszaki csop. szűrés: (F2) Amennyiben csak a kiválasztott csoportba tartozó

eszközök kerülnek leltározásra.

Tár. ing. szűrés: (F2) Megadhatjuk, szűkíthetjük a leltározandó területet.

Eszköz szűrőfeltétel: További egyedi szűrés megadására van lehetőség (pl.

leltárkörzet) az előugró szelekciós ablakban.

Leltárfelvétel állapot: Automatikusan kitöltésre kerül. Nem módosítható.

Leltár státusza: Automatikusan töltődik, nem módosítható; F – folyamatban lévő

leltár; Z – lezárt leltár.

Rögzítő: a tételt rögzítő user (felhasználó) azonosítója. Automatikusan töltődik ,

nem módosítható.


Leltárfelvételi ív készítése:

A Leltár, Leltárfelvételi ív menüpontra kell kattintani, majd az Adat gombra kattintva adhatjuk

meg a leltár azonosítóját

Leltár azonosítója: (F2); amelyik – a fentebb meghatározott - körzetről el akarjuk készíteni a

felvételi ívet.

A megjelölt leltár jóváhagyása után ha a fenti ablakban Igent választunk, úgy a Leltározás

menüpontban megadott feltételekkel készülnek a leltárfelvételi ívek. Nem esetén az alábbi

felbukkanó ablakokban adhatunk meg szűrő feltételeket.

A hagyományos szelekciós ablak az első lépcsős szűrésre alkalmas a már ismert módon.


További – végleges – definíciót az alábbi képernyőn adhatunk meg.

Itt a bal oldali oszlopban található szűrő mező-kre kattintva majd a szűrő feltétel mezőben a

kívánt részletességig szűrve szűkíthetjük a leltározandó eszközök listáját. A kívánt eredmény

elérése után az alsó Sor jelöl ileltve Mindet igen gombokkal jelölhetjük ki a megfelelő tételeket,

majd a Tovább gombra kattintva visszatérünk az induló ablakhoz, ahol a Leltárív gombra

kattintva elkészíthetjük a leltárfelvételi íveket, amelyeket az általános lekérdező ablakban

szerkeszthetünk meg illetve nyomtathatunk ki.


10.1.2 Leltárjegyek generálása

Leltár jegyek generálása:

A Leltár, Leltár jegyek generálása menüpontra kell kattintani.

Leltár azonosítója: F2; amiről a leltárfelvételi ív is készült.

Miután kiválasztottuk és Enter-rel jóváhagytuk, az előugró szelekciós ablakban

adhatunk meg szűrő feltételeket (pl. leltárkörzetet). Amennyiben nem szűrűnk

semmire, úgy a teljes állományra készülnek a leltárjegyek.

Bizonylati tömb: F2 Jelen esetben az eszköz leltárjegy biz. tömböt válasszuk

A Generálás mezőre kattintva leltár bizonylatok generálódnak.

A kigenerált bizonylatokat a Leltár menü, Leltárjegyek rögzítése menüpontban lehet

megnézni.

Ezek a bizonylatok nyitottak, és azoknál a tételeknél, ahol eltérés van a könyv

szerinti és a leltározott mennyiség között, itt lehet módosítani a leltározott mennyiség

adatokat.

Módosítás után a bizonylatot le kell zárni.


10.1.3 Leltár kiértékelés

Leltár kiértékelés:

A Leltár, Leltárkiértékelés menüpontra kell kattintani.

Leltár azonosítója: F2; amiről a leltár ív is készült.

Leltárkörzet azon.: F2; amiről a leltár ív is készült.

Előzetes kiértékelés?: F2; ha az értéke I, akkor a megadott leltárhiány és

többlet mozgásokhoz tartozó bizonylatokat nem válogatja le a program, így

visszamenőleg is előállítható az eredeti eltérés lista.

Leltárhiány mozgásnem: F2; csak abban az esetben kell megadni, ha a

kiértékelés előzetes.

Leltártöbblet mozgás: F2; csak abban az esetben kell megadni, ha a

kiértékelés előzetes.

A Kiértékelés mezőre kattintva megjelenik az általános lekérdező, ahol a listát beállítva

megjelenik a kiértékelés.

Leltár kiértékelés értékkel:

Azonos az előző menüponttal, csak itt érték adatok is szerepelnek.

10.1.4 Leltáreltérés kezelés

Leltár eltérés kezelés:

Hiány, vagy többlet esetén az Esemény, Egyéb növekedés, ill. (Eszközre teljes

vagy Kartonra teljes) Kivezetés menüpontban az eltérésről bizonylatot kell

felrögzíteni. A bizonylatnak zártnak kell lenni. Ezután történhet a leltár zárása.


10.1.5 Leltár zárása

Leltár lezárása:

Leltár azonosító:F2; amiről a leltár ív készült

Leltár körzet: F2; amiről a leltár ív készült

A Zárás gombra kattintva megtörténik a leltárunk zárása.

10.2 Vonalkódos leltározás a Forrás SQL rendszerrel

Lásd: a vonalkódos eszközleltár dokumentációban.


11 Évzárás

Az évzárás funkció biztosítja az év végi zárlati tevékenységek elvégzését, az adó szerinti

értékcsökkenés elszámolását, következő év analitikus nyitását mennyiségben és értékben.

11.1 Eszközkivezetés bejegyzése

A funkció az év közben leíródott és kivezetésre került eszközök kartonjaira illetve adatlapjaira

a bizonylati tételekben szereplő dátumot viszi fel a Kivezetés dátuma mezőbe.

A feladathoz rendelt menüparancs az Évzárás menü, Kivezetések bejegyzése Eszközkivezetés

bejegyzése menüpontban érhető el. A funkció elindulásakor a következő ablak jelenik meg:

Az Igen gombra kattintva hajtódnak végre a fent említett bejegyzések.

11.2 Évzárás feltételvizsgálata

Az évzárás feltételvizsgálatával ellenőrizhetjük, hogy van-e kontírozatlan, feladatlan tételünk.

Amennyiben találunk ilyen tételt (tételeket), úgy csak azok javítása után zárható az év.

A funkciót az Évzárás, Évzárás feltételvizsgálata menüpontra kattintva érhetjük el.

A megjelenő ablakban az Adatok mezőre kattintva adhatjuk meg az ellenőrizendő (zárandó) évet.

Az Ellenőrzés gombra kattintva lefut a vizsgálat. Ha a képernyőn megjelenik az általános

lekérdező, akkor nem zárható az év. A lekérdezővel a hibák tételére lekérdezést lehet

összeállítani.

Az általános lekérdező ablakot, ha lehúzzuk, akkor látjuk, hogy az ellenőrzés milyen ponton

akadt el. (bizonylatok zártságának vizsgálata: van nyitott bizonylat, van könyveletlen tétel,

nyitott napló)

11.3 Zárási adatok lekérdezése

Évzárás menü, Zárási adatok lekérdezése menüpontban indítható a funkció, amely egy általános

lekérdező ablakot nyit meg. Itt tetszés szerint határozható meg a látni kívánt információ illetve

lista.


11.4 Év zárása és új év nyitása

Az Évzárás menü, Év zárása és új év nyitása menüpontra kattintunk, majd a megnyíló ablakban

az Adatok gombra kattintva tudjuk kitölteni a beviteli mezőket.

Az alábbi lista a mezők kitöltéséhez nyújt segítséget a vonatkozó információcsoport

megnevezésével:

Zárás paraméterei:

Pénzügyi év: a zárandó év száma

Bizonylati tömb (F2): a záró bizonylattömb

Mozgásnem (F2): bruttó záró mozgásnem

ÉCS mozgásnem (F2): értékcsökkenés záró mozgásnem

Terven felüli ÉCS mozgásnem (F2): terven felüli értékcsökkenés záró mozgásnem

Értékhelyesbítés mozgásnem (F2): értékhelyesbítés záró mozgásnem

Időszak (F2): a zárás év, hó, pl.: 200912

Zárás dátuma: MINDEN ESETBEN A LEZÁRT ÉV UTOLSÓ NAPJA! (12.31.)

Nyitás paraméterei:

Pénzügyi év: amit nyitunk

Bizonylati tömb (F2): nyitó bizonylattömb

Mozgásnem (F2): bruttó nyitó mozgásnem

ÉCS mozgásnem (F2): értékcsökkenés nyitó mozgásnem

Terven felüli ÉCS mozgásnem (F2): terven felüli értékcsökkenés nyitó mozgásnem

Értékhelyesbítés mozgásnem (F2): értékhelyesbítés nyitó mozgásnem

Időszak (F2): a nyitás év, hó, pl.: 201001

Nyitás dátuma: MINDIG A MEGNYITÁSRA KERÜLŐ ÉV ELSŐ NAPJA (01. 01)

A Végrehajtás mezőre kattintva megtörténik az év zárása és az új pénzügyi év nyitása.


12 Elírások, hibák javítása

12.1 Rögzített eszköz alapadatok nem jelennek meg az eszköz teljes

nyilvántartásánál, kivezetésnél nem található meg a keresett leltári szám.

Ebben az esetben az eszköz alapadatoknál olyan kezelő egység lett megadva, amely eszközeinek

karbantartására a felhasználó nem jogosult. Ennek ellenőrzése:

Lekérdezések menü, Eszköz nyilvántartás nézegetése menüpont.

Itt pozícionálással (pl.: leltári szám alapján) meg kell keresni az eszközt, és meg kell nézni, hogy

mely kezelő egység lett beírva. Ezt követően a Törzs Karbantartási jogosultság menüpontban

ellenőrizni kell, hogy az a felhasználó, akinek a nevével bejelentkeztünk a Forrásba hozzá van-e

rendelve a kezelő egységhez, és a Karbantarthat? kérdésre Igen a válasz.

12.2 Módosítás lezárt bizonylaton

Zárt bizonylaton módosítani nem lehetséges, javítás csak visszanyitás után történhet. Bizonylatot

visszanyitni az Ügyviteli szerviz modul Visszanyitás(EK) menü Zárt készletbizonylat

visszanyitása menüpontban lehet.

Az adatok gombra kattintva lehet megadni a Bizonylat azonosító-t, majd a Visszanyit gombbal a

bizonylat státusza Zártról Nyitottra áll. Ezt követően lehet a bizonylaton szereplő adatokat

(mennyiség, dátum, időszak, szervezeti egység, szakfeladat kód, ügyletkód, pénzforráskód,

karton stb.) javítani.

12.3 Bruttó érték javítása

A bruttó érték mindaddig módosítható, amíg a tétel könyveletlen. Utólagos javítás csak új tétel

rögzítésével (+, vagy – összeg hozzáadásával) történhet.

A javítás abban a menüpontban történhet, ahol a bizonylat rögzítésre került (pl.: Esemény menü

Szállítótól eszközbe menüpont).

Amennyiben főkönyvi feladást követően történt az értékek javítása, akkor meg kell

ismételni a kontírozás – ellenőrzés – főkönyvi feladás lépéseit az adott időszakra.


12.4 Elszámolt értékcsökkenés javítása

Az értékcsökkenés összege is csak addig módosítható, amíg a tétel könyveletlen. Utólagos

javítás csak új tétel rögzítésével (+, vagy – összeg hozzáadásával) történhet.

A javítás helye: Elszámolás Könyv sz. ÉCS. karbantartása. Itt hivatkozni kell arra a kartonra,

amelynél javítani szeretnénk.

Amennyiben főkönyvi feladást követően történt az értékek javítása, akkor meg kell

ismételni a kontírozás – ellenőrzés – főkönyvi feladás lépéseit az adott időszakra.

12.5 Kartonon szereplő adatok javítása

A kartonon szereplő főkönyvi dimenziók (elszámolási egység, pénzforráskód, stb.),

eszközcsoport kódja csak addig javítható, ameddig a kartonhoz nem tartozik könyvelt tétel. Ezt

követően már csak egy új kartonra történő átsorolással lehet javítani.

Az eszközcsoport kódot javítani a Könyvelés menü Kartonok képernyős kontírozása

menüpontban lehet, a módosítás ikon ( ) használatával.


12.6 Leltári szám utólagos módosítása

A Könyvelés menü Eszköz leltári szám módosítása menüpontban az adattábla kitöltésekor

(eszköz beazonosítása) az új leltári szám megadásával lehetséges.

FIGYELEM! Amennyiben használjuk a leltári szám automatikus kiosztását, rendszergazdai

segítségre is szükség lehet a módosításhoz. (Mivel a rendszer rögzíti az utolsó kiadott sorszámot

és ezt már az új leltári szám kiosztása nem módosítja, ezért lehet szükség a rendszergazdai

beavatkozásra.)

12.7 Kartonon törlés

Előfordulhat, hogy véletlenül megnyitásra kerül olyan karton, amelyre a továbbiakban nincs

szükség. Kartont mindaddig lehet törölni, amíg nincs rá bizonylat rögzítve, illetve nincs hozzá

tartozó értékcsökkenés vagy értékhelyesbítés tétel.

A Nyilvántartás menü, Eszközök besorolása (karton) menüpontban lehet a törlendő kartonra

pozícionálás után törölni a „–„ gomb (vagy ikon) lenyomásával.

Documents

F O R R Á S - S Q L Eszköz moduloeko.miskolcph.hu/forrasdoc/OKT_KE/ESZKOZ_KEZIKONYV.pdfGriffSoft Zrt. ESZKOZ_KEZIKONYV 2/114 oldal Tartalomjegyzék 1 BEVEZETŐ 5 1.1 Forrás SQL