Facturación web para Autónomos y Profesionales....eSIgest es una aplicación web orientada a solucionar las necesidades sencillas de facturación de los autónomos y profesionales

Facturación web para Autónomos y Profesionales.

Manual de Usuario

© CESILABS 2012

www.esigest.com Página 1

Tabla de contenido Presentación ........................................................................................................................... 2

Primeros Pasos ........................................................................................................................ 2

Registrarse gratuitamente .................................................................................................. 2

He olvidado mi contraseña ................................................................................................. 5

Primera configuración ........................................................................................................ 7

Logotipo .............................................................................................................................. 9

Pedir ayuda ....................................................................................................................... 10

Comprar la versión completa ............................................................................................... 10

Gestión de Maestros ............................................................................................................. 12

Vendedores ....................................................................................................................... 12

Clientes ............................................................................................................................. 12

Artículos ............................................................................................................................ 13

Tipos de IVA ...................................................................................................................... 14

Gestión de Ventas ................................................................................................................. 15

Presupuestos .................................................................................................................... 15

Duplicar presupuesto .................................................................................................... 16

Traspasar presupuesto a albarán ................................................................................. 16

Listados de presupuestos ............................................................................................. 17

Albaranes .......................................................................................................................... 18

Duplicar albarán ............................................................................................................ 19

Listados de albaranes ................................................................................................... 19

Facturas ............................................................................................................................ 20

Series de venta .................................................................................................................. 23

Gestión de Cobros ................................................................................................................ 24

Extractos de cobros/deuda de clientes ............................................................................ 25

Cuadro Gerente .................................................................................................................... 27

Análisis de actividad ......................................................................................................... 27

Análisis de ventas ............................................................................................................. 27

Análisis clientes por ventas (Ránking – Top 100) ............................................................. 28

Análisis del volumen de datos .......................................................................................... 29


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Presentación eSIgest es una aplicación web orientada a solucionar las necesidades sencillas de

facturación de los autónomos y profesionales.

Primeros Pasos

Registrarse gratuitamente El programa ofrece la utilización de una versión gratuita y completamente funcional. La

única limitación en la versión gratuita son 50 albaranes por año.

https://www.cesilabs.com/esigest

Al acceder a la página principal del programa, tenemos un botón de “ayuda” que nos llevará a la página de video-tutoriales de ayuda divido por capítulos, donde tenemos ejemplos en video de todos los pasos y prestaciones del programa.

https://www.cesilabs.com/esigest�


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Para registrarse introduciremos la dirección web del programa, y clicaremos en el texto “regístrate gratuitamente”. El programa nos llevará a la siguiente pantalla:

Todas las casillas de esta pantalla deben rellenarse obligatoriamente, excepto el “Nombre

comercial” que es opcional.

• NOMBRE: En caso de ser una sociedad, introduciremos el nombre fiscal completo de la sociedad (Ej. PINTURAS GARCIA SL). En caso de ser un autónomo o persona física introduciremos los apellidos y el nombre propio (Ej. GARCIA LOPEZ, JUAN).

• NOMBRE COMERCIAL: Es opcional. • PAIS: Seleccione el país desde el cual accede al programa. • CORREO ELECTRONICO: Su dirección de correo electrónico, se utilizará tanto para

mandarle correos en caso que sea necesario, como para entrar en el programa. Es decir, su correo electrónico es a la vez su usuario para acceder al programa. Debe introducirlo dos veces para confirmar que se ha escrito correctamente.

• CONTRASEÑA: La contraseña debe cumplir los siguientes requisitos: Entre 6 y 20 caracteres, como mínimo debe contener 1 letra minúscula, 1 mayúscula y 1 número.

• SEGURIDA: Dentro del cuadro le aparecerán 2 palabras. Este sistema de reconocimiento visual se utiliza para evitar que sistemas informáticos automatizados puedan registrarse y asegurar que lo hace un humano. Debe


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escribir las 2 palabras que ve en el dibujo. Si no se ven claramente, puede clicar en el botón , y el sistema le mostrará 2 palabras nuevas en el dibujo.

• LICENCIA E USO: Debe clicar en “condiciones del servicio”, leer el contrato, y luego marcar “He leído y acepto las condiciones del servicio”. La aceptación de las condiciones es obligatoria para poder registrarse.

Una vez rellenadas todas las casillas clicaremos en el botón “Registrar usuario

gratuitamente”. El sistema procesará nuestros datos y cuando finalice nos mostrará una ventana como esta:

Ahora tenemos que revisar nuestro correo electrónico y recibiremos un mensaje que nos

indica que para activar nuestra cuenta recién creada debemos clicar en un enlace que viene en el texto del correo.

Simplemente clicamos en el enlace y automáticamente se nos abrirá una pantalla que nos

dirá que nuestra cuenta se ha activado correctamente y que ya podemos acceder al programa.


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He olvidado mi contraseña Si olvidamos la contraseña de nuestra cuenta de usuario, podemos solicitar un cambio de

la misma a través del botón “He olvidado la contraseña” que aparece en la pantalla principal de entrada al programa. Nos llevará a una venta como esta:

Aquí introduciremos nuestro correo electrónico (recordemos que coincide con nuestro

nombre de usuario), y las 2 palabras de la imagen de seguridad (explicadas en el capítulo


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“registrarse gratuitamente”). Clicaremos en el botón “Enviar” y nos aparecerá una pantalla similar a esta, indicando que vamos a recibir un correo electrónico con las instrucciones a seguir:

Debemos comprobar la bandeja de entrada de nuestro correo y veremos un mensaje

similar a este:

Para poder poner una contraseña nueva, deberemos clicar en el enlace que hay adjunto

dentro del mensaje, y automáticamente se nos abrirá esta ventana:

En esta pantalla simplemente debemos, introducir nuevamente nuestra dirección de

correo electrónico, y ya podemos poner una nueva contraseña escribiéndola 2 veces. Clicamos en el botón “Enviar nueva contraseña” y ya podemos volver a entrar en el programa con los nuevos datos.


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Primera configuración La primera vez que accedemos al programa con nuestro usuario y contraseña, vamos a ver

como el programa nos muestra una ventana con la versión de la base de datos con la que vamos a trabajar. Esta pantalla nos aparecerá la primera vez, y siempre que el programa tenga una versión nueva disponible.

Una vez dentro , puesto que no hemos configurado todavía nada del programa, automáticamente nos aparece la ventana de configuración. Esta pantalla dispone de varias pestañas que veremos a continuación:

El programa permite que el usuario que lo compra tenga unos datos fiscales distintos a los datos fiscales con los que se van a emitir las facturas hacia nuestros clientes. Aunque lo más habitual será que coincidan los datos fiscales.

• DATOS FISCALES DE FACTURACION: Es obligatorio rellenar el nombre fiscal, el nif y la dirección.

• LOPD: Es obligatorio rellenar todos los campos. • SMTP: Explicado en la imagen siguiente. • PDF: Son datos que se guardan en las facturas electrónicas que enviamos a nuestros

clientes. • MONEDA: Símbolo y decimales de la moneda con la que va a facturar nuestro

programa. • IMPUESTO: Nombre del impuesto es nuestro país o zona (Por ejemplo en Canarias hay

que cambiar el texto “IVA” por “IGIC”. • FACTURA ELECTRÓNICA:


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o ACTIVO: Podemos activar o no el sistema de envio por correo electrónico de facturas.

o SALIDA DEFECTO: Al imprimir una factura de venta, el programa nos permitirá: imprimir en papel y enviar por mail, solo imprimir en papel, solo enviar por mail. En este apartado podemos poner que valor de los 3 queremos como predeterminado.

o MAIL EMISOR: Debe ser el mismo mail que configuramos en la pestanya SMTP. o COPIA CC/BCC: Si queremos que la factura se mande duplicada a algún otro

destinatario. o RESPONDER A: Introduciremos una dirección de correo electrónico si

queremos que el cliente al hacer “responder al correo” mande la respuesta a este otro mail.

o ACUSE RECIBO: Marcar para pedir acuse de recibo al cliente. o ASUNTO Y MENSAJES: Podemos personalizar los mensajes del correo con el

que se manda la factura.

• SMTP: En esta pestaña debemos introducir los datos de configuración de nuestro servidor de correo electrónico (SMTP). Estos datos se usarán para poder enviar las facturas en formato PDF de forma automática a nuestros clientes por correo electrónico. Si tiene cualquier duda para configurar estos datos contacte con [email protected]

mailto:[email protected]�


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• REGISTRO ACTIVIDADES: En esta pestaña podemos activar o desactivar las informaciones que queremos que el programa registre del trabajo diario. Estas actividades se pueden ver en la pantalla de inicio del programa.

• VALORES PREDETERMINADOS: En esta pestaña seleccionar los valores que queremos predeterminar para las serie de venta y el vendedor. También podemos seleccionar los formatos de papel de los presupuestos de venta, albaranes y facturas. Podemos escoger el color y si queremos el papel con rayas verticales y/o pautas horizontales.

Logotipo

En el apartado Herramientas -> Logotipo podemos subir a la web la imagen del logo de nuestra empresa.


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Los formatos aceptados son PNG y JPG Los tamaños recomendados son los que mantengan una proporción de 200 pixeles de

ancho por 75 pixeles de alto (o similar)

Pedir ayuda

Si en cualquier momento necesitamos pedir ayuda, tenemos varias opciones: • Dentro del menú “AYUDA”

o SOPORTE TECNICO: Nos permite enviar una consulta escrita directamente al equipo de soporte técnico.

o VIDEOS AYUDA ESIGEST: Nos abrirá el canal Youtube con todos los video-tutoriales de ayuda del programa. Es muy recomendable que el usuario los visualice para aprender los detalles del programa.

o BLOG ESIGEST: En el blog se publicarán las novedades y artículos referentes al programa

• Enviando un correo electrónico a [email protected]

Comprar la versión completa La versión gratuita del programa es completamente funcional. La única limitación que

tiene es que no permite introducir más de 50 albaranes de venta por año. Para comprar la versión completa clicaremos en el texto de la parte superior de la pantalla

“Comprar versión completa”



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Todos los campos son obligatorios. Es obligatorio leer y aceptar la licencia y condiciones de servicio. Hay que tener en cuenta de las subscripciones se facturaran a nombre de la persona o

entidad fiscal que se introduzca en esta pantalla. Los datos fiscales con los que se compra la subscripción al programa, pueden ser distintos de los datos configurados en el programa para emitir facturas.

Para aquellos usuarios que no sean residentes en España o que no tengan un cuenta de un banco español (20 digitos), deberán ponerse en contacto con [email protected] para poder adquirir la subscripción.



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Gestión de Maestros El programa nos permite gestionar las siguientes tablas maestras:

• Vendedores • Clientes • Artículos • Tipos de Iva

Todas las pantallas siguen una uniformidad funcional y de diseño que consiste en un

mantenimiento de fichas y sus correspondientes listados.

Vendedores

Los datos de la ficha de un vendedor son muy sencillos. Contiene información personal,

dirección, teléfonos y correo electrónico de contacto. Cada documento de venta se debe asignar a un vendedor. Los listados de ventas se pueden obtener agrupados por vendedor.

Clientes


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Los datos de la ficha de un cliente incluyen información personal (o nombre fiscal),

dirección, teléfonos y correo electrónico de contacto. Hay que destacar dos campos. E-fac mail: En esta casilla introduciremos la dirección de

correo electrónico para mandar las facturas en PDF de forma automática. Tipo Iva: En esta casilla seleccionaremos si es un cliente al que se le aplica o no recargo de equivalencia o si está exento de iva.

Cada documento de venta se debe asignar a un cliente. Los listados de ventas se pueden obtener agrupados por cliente.

Los listados de clientes se pueden filtrar por múltiples campos.

Artículos


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Los datos de la ficha de un artículo incluyen un código alfanumérico, su descripción, el

precio de venta (sin iva), y el tipo de iva aplicable. Es muy recomendable codificar los artículos siguiendo algún tipo de estructura. En caso

que necesitar ayuda al respecto pueden contactar con soporte. En el caso que se vayan a codificar sólo usando números, recomendamos poner ceros a la izquierda para que la ordenación sea correcta ya que es un campo alfanumérico. Por ejemplo 00001, 00002, y así sucesivamente.

Los listados de artículos permiten varios filtros.

Tipos de IVA

Los datos de la ficha de un tipo de iva son simplemente el porcentaje de iva y el porcentaje

de recargo de equivalencia. A través del apartado de configuraciones se puede modificar el nombre del impuesto (por

ejemplo IGIC).


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Gestión de Ventas El circuito de ventas del programa es el siguiente: Presupuesto → Albarán → Factura o Albarán → Factura El documento básico del modelo de ventas es el Albarán. Para poder emitir una factura es

imprescindible haber creado un albarán con los artículos/servicios a facturar.

Presupuestos

Un presupuesto está formado por una cabecera, que incluye los datos de : serie de venta, fecha, cliente, vendedor y totales; y un detalle de líneas, que incluyen los datos de: código de artículo, descripción, cantidad, precio, descuentos, iva y total de línea.

Para crear un presupuesto primero crearemos una cabecera nueva

y luego crearemos las líneas de detalle.


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En cualquiera de los campos que tienen una lupa el programa nos permite buscar de forma

sencilla escribiendo una parte del nombre a buscar o simplemente moviéndonos por las lista.

Duplicar presupuesto Podemos seleccionar un presupuesto y clicando en el botón “Duplicar presup.” el sistema

creará un nuevo presupuesto copiado del original. Es una opción muy útil si presentamos presupuestos iguales o muy parecidos a diversos

clientes, para evitar tener que introducir todos los datos cada vez.

Traspasar presupuesto a albarán Una vez entregado un presupuesto a un cliente, si es aceptado, para generar el

correspondiente albarán de venta, tenemos una opción muy práctica que consiste en seleccionar el presupuesto y clicar en “Traspasar a albarán”.

Nos aparecerá una pantalla para introducir las unidades de cada línea que queremos traspasar y automáticamente se generará el correspondiente albarán de venta.


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Listados de presupuestos

Los listados de presupuestos los podemos obtener filtrando por múltiples campos y a su vez con datos impresos resumidos o detallados, y agrupados por cliente, vendedor o serie.


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Albaranes

Un albarán está formado por una cabecera, que incluye los datos de : serie de venta, fecha, cliente, vendedor, fecha y numero de factura asignado y totales; y un detalle de líneas, que incluyen los datos de: código de artículo, descripción, cantidad, precio, descuentos, iva y total de línea.

Para crear un albarán podemos hacerlo traspasando de un presupuesto previo o creando

directamente una cabecera nueva sin presupuesto previo.


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y luego crearemos las líneas de detalle.

En cualquiera de los campos que tienen una lupa el programa nos permite buscar de forma

sencilla escribiendo una parte del nombre a buscar o simplemente moviéndonos por las lista. (Igual que en los procesos de presupuestos)

Duplicar albarán Podemos seleccionar un albarán y clicando en el botón “Duplicar albarán” el sistema

creará un nuevo albarán copiado del original. Es una opción muy útil si tenemos clientes a los que periódicamente les facturamos los

mismos conceptos, y así evitamos tener que escribirlos cada vez.

Listados de albaranes

Los listados de albaranes los podemos obtener filtrando por múltiples campos y a su vez con datos impresos resumidos o detallados, y agrupados por cliente, vendedor o serie.


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Facturas


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Una factura está formada por un conjunto de albaranes de venta sumados. Para poder crear una factura es imprescindible que previamente exista un albarán de

venta con su serie, cliente, fecha y sus líneas de artículos/servicios. El proceso para facturar empieza clicando en “Generar nuevas facturas”

En esta pantalla podremos marcar los albaranes pendientes de facturar que queremos

incluir en las nuevas facturas. Una vez marcados clicamos en “Facturar los albaranes marcados”. El programa agrupará los albaranes en una única factura siempre que tengan la misma

serie y el mismo cliente. En caso contrario emitirá facturas separadas. Una vez emitidas las facturas nos aparecerá la pantalla de impresión/envío.


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En esta venta podremos escoger si queremos imprimir las facturas en papel (pdf) y enviarlas por mail, o solo papel o solo mail.

En papel obtendremos un PDF similar a esta imagen

Y luego nos mostrará la ventana para iniciar el envío de facturas por correo electrónico.

Clicando en “Iniciar envio(s)” se mandaran los correos y nos mostrará si cada envío ha sido correcto o erróneo.


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Series de venta

La series de venta son el mecanismo que nos permite llevar numeraciones de documentos de venta separados según nuestras necesidades.

Por ejemplo contadores nuevos para cada ejercicio, separar los abonos y devoluciones en otro contador, etc…


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Gestión de Cobros La gestión de cobros del programa ha sido concebida como un extracto contable, pero

mucho más sencillo de usar que una contabilidad. En el mantenimiento de cobros introduciremos todos los cobros de un cliente,

independientemente que nos paguen facturas enteras, partes de ellas, o toda la deuda de golpa.

Asimismo, también introduciremos pagos a cuenta que recibimos de clientes, aunque todavía no se hayan creado las correspondientes facturas.

Para saber la deuda de los clientes, tenemos un extracto que mostrará en una columna los importes facturados y en otra los importes cobrados. Entonces, la diferencia entre ambas será la deuda del cliente.

Los datos a introducir en un cobro son muy simples: fecha, cliente, importe y una descripción opcional para nuestro propio control.

Los listados de cobros como en todo el programa se pueden obtener filtrando múltiples

campos y agrupados o no por cliente.


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Extractos de cobros/deuda de clientes El extracto es la herramienta ideal para controlar todo lo facturado a un cliente y ver todo

lo cobrado en un formato de extracto contable, con su saldo final que corresponde a la deuda del cliente.

Lo podemos obtener filtrando por múltiples campos en un formato resumido o detallado.


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Cuadro Gerente

El cuadro gerente nos muestra al entrar en el programa un resumen de los principales datos del mismo, gráfico de ventas, etc..

Análisis de actividad En esta pestaña podemos ver todas las actividades de entrada/salida del programa,

altas/ediciones/bajas de fichas de maestros, de ventas, etc… En la parte inferior se muestra un gráfico de las actividades por días.

Análisis de ventas En la pestaña de ventas podemos ver un gráfico de la evolución mensual de las ventas del

año actual y los dos años anteriores. Asimismo en la parte inferior tenemos una lista con los detalles numéricos de las ventas de

cada mes y año. Se muestran en verde los incrementos positivos, y en rojo los negativos.


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Análisis clientes por ventas (Ránking – Top 100) En la pestaña de clientes podemos ver una lista de los 100 mejores clientes ordenados

como un ranking de mayor a menor importe de ventas en el año actual. Se muestran en verde los incrementos positivos, y en rojo los negativos. En la parte inferior para aquellos usuarios que hayan comprado el uso de mapas digitales,

se muestra la distribución geográfica de los 10 primeros clientes del ranking.


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Análisis del volumen de datos

Es una simple lista con gráfico de los registros y la ocupación en disco de nuestros datos.

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